Excel 2007

EXCEL
Fernando Andrade
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ndice
Frmulas simples .................................................................................................................... 3 Usando porcentagem ......................................................................................................... 3 Copiando frmulas ............................................................................................................. 4 Referncia relativa e absoluta ............................................................................................ 4 Funes ................................................................................................................................... 6 Funo Mdia ..................................................................................................................... 6 Outras funes estatsticas ................................................................................................. 7 Trabalhando com datas ...................................................................................................... 7 Funo SE ............................................................................................................................ 9 Funo Procv .................................................................................................................... 11 Funo SomaSE ................................................................................................................. 13 Funes Cont.Num e Cont.Valores ................................................................................... 14 Formatao ........................................................................................................................... 15 Bordas em clulas ............................................................................................................. 15 Tabelas .............................................................................................................................. 16 Alinhamentos .................................................................................................................... 17 Formatando nmeros ....................................................................................................... 17 Formatao com estilo ..................................................................................................... 18 Formatao condicional ................................................................................................... 19 Formatos personalizados para clula ............................................................................... 20 Lista de AutoPreenchimento ................................................................................................ 21 Grfico .................................................................................................................................. 22 Banco de dados .................................................................................................................... 23 Banco de dados .................................................................................................................... 23 Classificao ...................................................................................................................... 23 AutoFiltro .............................................................................................................................. 24 Filtro avanado ..................................................................................................................... 25 Como utilizar a pesquisa E ................................................................................................ 26 Como utilizar a pesquisa OU ............................................................................................. 27 Subtotais ........................................................................................................................... 28 Tabela Dinmica ................................................................................................................... 30 Criar uma tabela dinmica ................................................................................................ 31 Adicionar nveis de grupo ................................................................................................. 32 Agrupando dados.............................................................................................................. 33 Modificar o formato de campo ......................................................................................... 34 Modificar a aparncia do relatrio ................................................................................... 35 Criar um grfico dinmico ................................................................................................. 36 Proteo ............................................................................................................................... 37 Protegendo seus arquivos ................................................................................................ 37 Proteo de planilhas ....................................................................................................... 38 Desprotegendo clulas ..................................................................................................... 39 Estrutura de tpicos ............................................................................................................. 40 Organizao automtica ................................................................................................... 40 Organizao manual ......................................................................................................... 41
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Frmulas simples
Usando porcentagem
Vamos preparar nossa planilha de exemplo para o assunto porcentagens: 1. 2. Insira trs linhas entre o ttulo e os campos. Na clula A3 escreva Reajuste e na clula B3 digite 4%. Escreva Total Reajustado na clula E5. Vamos fazer o primeiro clculo. 4. Na clula E6, crie a frmula =(D6*B3)+D6 ATENO A figura ao lado mostra parnteses na multiplicao entre D6 e B3. Fizemos esta figura desta forma para mostrar o que normalmente feito DESNECESSARIAMENTE nas planilhas. No h necessidade destes parnteses na frmula, o Excel segue a regra matemtica, a multiplicao de D6 por B3 feita primeiro MESMO SEM OS PARNTESES. Experimente e voc chegar a esta concluso! 5. Como exerccio, faa os demais clculos e coloque bordas na planilha inteira.
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PESSOAS E TECNOLOGIA
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Copiando frmulas
Depois de definir uma frmula para uma clula, a melhor alternativa copi-la para as demais que precisam desta mesma frmula. O Excel faz os reajustes necessrios. Na planilha da pgina anterior, teria mais rpido copiar a frmula da clula E6 para as clulas inferiores (E6:E13). Vamos refazer estas clulas. DICA Em Excel, em vez de falar clula E6 at clula E13, usamos dois pontos para isso. Desta forma, indicamos E6:E13. 1. 2. Apague as frmulas da faixa E7:E13. Ateno, mantenha a frmula na clula E6. Posicione o mouse sobre o canto inferior direito da clula E6, ele assume o formato de uma cruz fina. Pressione o mouse e arraste-o para baixo at a ltima clula. O Excel copia a frmula, fazendo respectivas alteraes nas clulas - linha a linha.
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Referncia relativa e absoluta

Quando uma frmula copiada de uma clula para outra, normalmente as referncias de clula so atualizadas para o novo local. Por exemplo:
frmula a ser copiada frmula errada frmula certa
Para evitarmos o problema ocorrido na frmula da clula E4 no exemplo acima, precisamos usar uma referncia absoluta. Em vez de corrigir frmula por frmula, como foi feito na clula E5 na figura acima, o problema teria sido evitado se a frmula na clula E3 usasse um cifro antes do 8, assim: =D3/C$8. O $ cifro transforma C$8 em referncia absoluta o 8 no muda quando a frmula arrastada para baixo.
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O cifro pode ser digitado normalmente, ou inserido atravs da tecla F4 durante a digitao da frmula. Endereo $L$20 L$20 $L20 L20 Fixar referncia coluna L e linha 20 linha 20 coluna L no fixa referncia Tipo (referncia absoluta) (referncia mista) (referncia mista) (referncia relativa) Pressionar F4 1 vez 2 vezes 3 vezes 4 vezes
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Funes
Funo Mdia
Uma funo pode ser entendida como uma frmula pronta. Nesta apostila j vimos a funo AutoSoma. H vrias outras. Na figura ao lado, por exemplo, poderamos precisar do valor mdio da coluna E, Valor total corrigido. Vamos trabalhar ento com a funo Mdia do Excel. 1. Escolha o comando Colar funo. No quadro Colar funo que aparece, vemos as funes organizadas em categorias. 2. 3. Clique na categoria Estatstica. Escolha em Nome da funo a funo Mdia. Em Nm1 selecione a coluna que ser tirada a mdia, no caso, E6:E13. Feito isso clique no Ok. Sua mdia foi calculada com xito. DICA 1 Para calcular a mdia em vrias colunas, coloque cada uma em um campo Nm. DICA 2 Depois de inserir uma funo, verifique a barra de frmulas e veja como o Excel a inseriu em outras palavras, veja a sintaxe desta funo. Assim voc entender melhor ainda seu funcionamento.
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Outras funes estatsticas

A figura ao lado contm clulas com a mdia da cesta, produto mais caro, produto mais barato e total da cesta. Todas estas clulas podem ser preenchidas com as funes do Excel: Mdia(), Mximo(), Mnimo() e Soma (). 1. Escolha Colar Funo... e pratique a utilizao destas funes.
Trabalhando com datas

Na figura ao lado, precisamos calcular o tempo transcorrido em anos a partir da data de admisso do funcionrio. Um timo exemplo de uso para as funes da categoria Data. 1. 2. 3. 4. Clique na clula C2. Clique no boto Colar funo. Escolha a categoria Data e hora e depois a funo Hoje. Clique em OK e OK novamente para fechar os quadros de dilogos. Veja a barra de frmulas no alto da planilha, aparece a frmula =HOJE() na clula C2. Tempo = Hoje B2, certo? 5. 6. 7. 8. Digite B2 na barra de frmulas. Pressione Enter. Com o cursor na clula C2, clique no boto Separador de milhares. Melhorou, mas ainda no isso que queremos. Diminua as casas decimais. Sabemos quantos dias Mrcia trabalhou, mas quantos anos ela trabalhou?
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Divida o resultado por 360 (ou 365, dependendo se voc quer trabalhar com o ano corrido ou ano comercial). ATENO No basta digitar /360 no final da frmula. Assim o Excel dividiria apenas B2 por 360. Queremos dividir por 360 toda a subtrao. Coloque a subtrao entre parnteses: =(HOJE()-B2)/360.
10. Arraste a frmula para as clulas inferiores. 11. Se necessrio diminua as casas decimais utilizando o boto Diminuir casas decimais.
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Funo SE
Funo SE: Funo que toma uma deciso e insere um valor na clula conforme esta deciso. Explicada assim a funo parece complicada. E no ! Na planilha acima a funo SE olha a mdia do aluno e decide: se ela for maior ou igual a 5, o aluno est aprovado; seno est reprovado. Vamos ver como funciona? 1. Digite a planilha ao lado e formate-a como necessrio. A mdia calculada usando a frmula =Mdia(B4:E4). Clique no Colar Funo... Escolha a Categoria da funo: Lgica e selecione o Nome da funo: SE. Clique em OK. O aluno Fbio (na linha 4, onde estamos agora) s ser aprovado se sua mdia (em F4) for maior ou igual a 5. Vamos informar isso funo SE.
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Na caixa Teste_lgico digite F4>=5. A funo SE dever inserir Aprovado ou Reprovado na clula G4, conforme o resultado do teste.
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Ento, na caixa Valor_se_verdadeiro, digite Aprovado. Na caixa Valor_se_falso digite Reprovado. Clique em OK e arraste a funo para preencher as outras clulas. Dica 1: No passo 4 na pgina anterior voc escolheu a categoria Lgica e l selecionou a funo SE. Se voc no souber qual categoria contm a funo, escolha a categoria Todas que mostra todas as funes.
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Funo Procv
A funo Procv procura valores em uma tabela baseado em um valor que voc fornece. Na planilha ao lado a funo Procv procura a nota do aluno (A, B, C...) conforme sua mdia. Vamos ver como. 1. Na planilha usada na explicao da funo SE, acrescente a coluna Nota entre Mdia e Situao e digite o quadro que est faltando (G12 a H17). Clique na clula G4, a que teremos a primeira nota. Clique no menu Inserir, Funo. Em Categoria escolha Procura e referncia e em Nome da funo escolha Procv.
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Onde est a mdia do aluno? Em F4. Ela o Valor procurado. Coloque no quadro. Onde esto as mdias e notas? Em $G$13:$H$17. Informe em Matriz_tabela. Dica: Digitamos $ em $G$13:$H$17 porque a funo Procv ser arrastada para outras clulas. E no queremos que a referncia G13:H17 mude.
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A matriz_tabela tem duas colunas. Em qual coluna est a nota do aluno? Na coluna nmero 2. Informe na caixa Num_indice_coluna.
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Se a primeira coluna de matriz_tabela no estiver em ordem crescente, voc precisa digitar falso em Procurar_intervalo. Caso contrrio, s deixar esta caixa vazia. Nossa matriz est classificada por mdia, deixe Procurar_intervalo vazia. Clique em OK. Pronto! Veja que a nota do primeiro aluno j apareceu na planilha. S falta mostrar a nota dos outros.
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Arraste a funo Procv para as outras clulas. Dica: Existe uma funo muito semelhante a funo Procv Seu nome Proch. A diferena entre elas est na disposio da matriz_tabela. Na funo Procv a tabela apresentada na vertical (dados em colunas); na funo Proch ela apresentada na horizontal (dados em linhas).
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Funo SomaSE
SomaSE soma os valores de clulas se elas satisfizerem uma condio estabelecida. No exemplo ao lado queremos inicialmente somar as quantidades se a venda tiver sido feita na regio Norte. 1. Digite a planilha e formate-a como necessrio. Clique na clula G5 onde teremos a soma das vendas da regio Norte. Clique em Colar Funo... Escolha a Categoria: Matemtica e trigonometria e o Nome da funo: SOMASE. No campo Intervalo selecione o intervalo das regies B4:B13. No campo Critrios digite Norte. No campo Intervalo_soma selecione os intervalos com as quantidades vendidas D4:D13. Pronto! Clique em OK. Siga o mesmo processo para as demais regies (Nordeste e Sudeste nas clulas G6 e G7).
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Funes Cont.Num e Cont.Valores

1. Na planilha ao lado (que voc j digitou h algumas pginas atrs), selecione a clula B11. Clique em Colar Funo... Na Categoria escolha Estatstica e no Nome da Funo escolha Cont.nm. No campo Valor1 selecione o intervalo B2:B8. Clique em OK. A est: Cont.Num conta quantos nmero h naquela seleo. Vamos ver agora como usar a funo Cont.Valores. Na verdade, o processo muito semelhante. 6. Selecione a clula A11 da planilha acima. Clique no menu Inserir, Funo... Na Categoria escolha Estatstica e no Nome da Funo escolha Cont.valores No campo Valor1 selecione o intervalo A2:A8. O Excel conta quantas palavras existem neste intervalo. Comentrio: Qual a diferena entre as duas funes? Cont.Num vale s para nmeros. Cont.Valores vale para nmeros e palavras. Se voc tiver uma regio com nmeros e palavras e quiser contar s os nmeros, Cont.Num conta s os nmeros, mesmo que as palavras estejam selecionadas.
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Formatao
Bordas em clulas
1. 2. Selecione a regio da planilha que deseja formatar. Na guia Incio, grupo Fonte, clique no comando Bordas. Escolha entre as opes apresentadas 3. Caso deseje mais opes de formatao, clique no comando Mais Bordas. Voc ter opes de Contorno, borda Interna, Estilos e Cores. 4. Escolha Contorno mais grosso e linha Interna mais fina. Indique a cor desejada para a borda. Clique OK e veja como ficou sua planilha.
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Tabelas
O Excel oferece vrios modelos prontos para a formatao de clulas como tabela. Alm da aparncia, aps formatar a planilha como Tabela possvel executar muitas outras aes, como por exemplo, Excluir linhas duplicadas. 1. Selecione um conjunto de clulas que voc quer formata como Tabela. Na guia Incio, grupo Estilo, clique no comando Formatar como Tabela. Selecione o estilo de tabela desejado.
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importante observar que as cores que so apresentadas nos estilos seguem o tema que est aplicado ao arquivo. Para explorar os comandos relacionados s tabelas, clique em qualquer clula da tabela que ser exibida a guia contextual Ferramentas de Tabela.
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Alinhamentos
1. Selecione qualquer ttulo de uma planilha. Na guia Incio, grupo Alinhamento, clique no alinhamento desejado.. DICA 1 Voc pode controlar a inclinao das palavras. DICA 2 A opo Quebrar Texto Automaticamente serve para quebrar uma frase em duas linhas em uma mesma clula. Caso deseje mais opes basta acionar a caixa de dialogo Fonte clicando no canto direito inferior do grupo.
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Formatando nmeros
1. 2. Selecione uma clula com nmero. Na guia Incio, grupo Nmero clique na opo desejada.
Caso deseje mais opes basta acionar a caixa de dialogo Fonte clicando no canto direito inferior do grupo..
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Formatao com estilo

Estilo: Conjunto de formatos aplicados a uma planilha. Atravs de estilos voc pode mudar a formatao da planilha como um todo, de uma nica vez.
Vamos mudar o estilo de sua planilha? 1. Selecione a clula ou as clulas para aplicar o estilo. Na guia Incio, grupo Estilo clique no comando Estilo de Clula e selecione o Estilo Desejado.
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Formatao condicional
Formatao condicional: Permite definir formatao diferenciada para clulas diferenciadas, tudo conforme uma condio estabelecida. Na figura ao lado todos os menores do que 100 aparecem em vermelho.
Vamos simular esta planilha? 1. 2. Selecione as clulas onde a regra ser aplicada. Na guia Incio, Grupo Estilos, clique no comando Formatao Condicional. Em Realar Regras de Clulas, clique em Menor do que. Digite 100 e escolha o formato desejado.
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Formatos personalizados para clula

Personalizando: No exemplo ao lado, temos o nmero da nota como 0001. O Excel no apresenta este formato, ele foi criado. Aprenda como fazer. 1. Digite o exemplo ao lado e formate-o. Quando digitar o N da Nota em B3, voc ver apenas o nmero 1. 2. Clique com o boto direito do mouse sobre a clula B3. Em Formatar clulas, clique na guia Nmero. Escolha a categoria Texto. Clique em OK. No formato Texto, voc pode digitar o nmero com zeros esquerda. Outra forma... 7. Clique com o boto direito do mouse sobre a clula B3. Em Formatar clulas, clique na guia Nmero. Escolha a categoria Personalizado.
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10. Na caixa Tipo digite a quantidade necessria de zeros. No nosso caso 0000, pois temos quatro dgitos. Pronto! Agora um nmero digitado nesta clula aparece sempre com 4 dgitos. 1 aparece como 0001, 21 como 0021, por exemplo.
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Lista de AutoPreenchimento
Voc j sabe que o Excel preenche dias da semana e meses atravs do recurso de AutoPreenchimento. Ele tem listas internas com estes dias e meses. Mas voc pode tambm criar outras listas de seu interesse. 1. 2. Escreva a seqncia de dados ao lado. Clique no Boto do Office e selecione o comando Opes do Excel. Na categoria Mais Usados, clique em Editar Listas Personalizadas. Selecione a lista que digitamos. Clique em Importar. Clique em OK. Pronto! Clique em qualquer outra clula e escreva a primeira palavra da lista. Use agora o Auto-Preenchimento: o Excel preenche o restante. .
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Grfico
Um grfico pode ser uma forma muito eficaz de representar os dados de uma planilha. E o Excel conta com um excelente Assistente de Grficos, que facilita a criao dos mais variados tipos de grfico. 1. Selecione os dados que deseja exibir como Grfico. Na guia Inserir, grupo Grfico, clique no tipo de grfico e selecione o desejado. Para alterar o tipo de grfico, posicionamento de legenda ou estilo entre outras opes, selecione o grfico para exibir a guia contextual Ferramentas de Grfico.
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300
250
200
Qtde 150 100 Valor
50
0 Caneta Lpis Borracha
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Banco de dados
Banco de dados um conjunto de clulas com caractersticas especiais: a primeira linha contm o ttulo das colunas e as clulas ao redor ficam vazias. O Excel tem uma srie de recursos que se aplicam a clulas dispostas desta forma.
Classificao
A planilha ao lado um exemplo tpico de banco de dados. Um recurso muito til a classificao de clulas. Vamos colocar os dados ao lado em ordem alfabtica. 1. Deixe o cursor posicionado em qualquer clula do banco de dados. Na guia Dados, Grupo Classificar e Filtrar, Clique sobre o comando Classificar. Adicione os Nveis de classificao e clique em OK. possvel adicionar + de 100 nveis de classificao.
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AutoFiltro
AutoFiltro: Recurso usado para exibir apenas os dados que atendem a um determinado critrio.
Vamos filtrar nosso banco de dados? 1. 2. Na guia Dados, grupo Classificar e Filtrar clique em Filtro. Para exibir os registros somente do Andr Luiz, por exemplo, basta clicar na seta que apareceu no campo do Vendedor. Na lista que se abre, escolha Andr Luiz. Dica: Podemos fazer mais de uma pesquisa ao mesmo tempo. Para isso clique nos filtros correspondentes aos campos desejados (as setas em Departamento, Produto etc). 4. Para retirar essa filtragem, clique na seta de filtro e escolha Selecionar Tudo. A filtragem no se limita apenas a selecionar nomes em uma lista. Voc pode ir muito alm. Veja. 5. 6. Clique no filtro do campo Valor, Filtro de Texto e selecione Personalizar Filtro. Vamos exibir valores maiores do que 500. Para isso, na caixa Valor, escolha maior do que e na caixa ao lado digite 500. Clique em OK.
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Filtro avanado
Filtro avanado: Enquanto o AutoFiltro exibe apenas os dados filtrados, o Filtro Avanado pode extrair os dados filtrados e lev-los para outro lugar da mesma planilha ou at de uma planilha/arquivo diferente.
Na planilha acima, vamos extrair do banco de dados original apenas os registros que dizem respeito ao Antnio Carlos. A primeira tarefa definir uma rea de critrios. nesta rea que informamos ao Excel que queremos os dados do Antnio Carlos. 1. Para termos os ttulos das clulas da rea de critrios, copie o intervalo de A2:E2 e cole-o a partir de G3. Clique na clula G3 e digite Antnio Carlos. hora de iniciar a filtragem. Deixe o cursor em qualquer lugar do banco de dados. Na guia Dados, grupo Classificar e Filtrar, selecione Filtro avanado. No quadro Filtro avanado ative a opo Copiar para outro local. Desta forma o Excel levar os dados filtrados para outro lugar na planilha. Se a opo Filtrar a lista no local ficar selecionada, os dados filtrados aparecero no banco de dados original, tal como acontece com o AutoFiltro.
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Na caixa Intervalo da lista, indique o banco de dados original, $A$2:$E$25. Dica: Se voc estava com o cursor no banco de dados antes de escolher o comando de Filtro Avanado, a caixa Intervalo da lista j vem preenchida corretamente.
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Na caixa Intervalo de critrios, selecione o intervalo $G$3:$K$4, onde aparece o nome Antnio Carlos e a coluna onde ele est (coluna Vendedor). Na caixa Copiar para indique a primeira clula onde ficaro os dados filtrados. Pronto, s clicar em OK para filtrar os dados, tal como mostra a figura ao lado.
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Como utilizar a pesquisa E

Nesta pesquisa que voc acabou de fazer, o critrio de filtragem foi apenas Antnio Carlos. Mas poderamos ter uma pesquisa que mostrasse o vendedor Antnio Carlos E o departamento tica. Os dois critrios so atendidos ao mesmo tempo. Voc define uma pesquisa como E digitando os critrios todos em uma mesma linha. 1. Digite na clula G4 Antnio Carlos e na clula H4 tica.
Daqui para frente os passos so os mesmos que voc j conhece.
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Como utilizar a pesquisa OU

Outra necessidade poderia ser exibir os dados do Antnio Carlos OU da Maria Izabel. Esta uma pesquisa do tipo OU, onde sero filtrados os dados que atenderem um critrio ou outro. Voc define uma pesquisa OU digitando os critrios em linhas separadas na rea de critrios. Dica: Por segurana, sempre melhor comear uma nova pesquisa com a rea de critrios vazia. 1. Limpe a rea de critrios, digite Maria Izabel em G5 e Antnio Carlos em G4. Daqui para frente, os passos so os mesmos que voc j conhece.. Dica 1: Voc pode colocar os dados filtrados em outra planilha. Para isso, voc precisa comear o processo nesta outra planilha. S quando for preencher as caixas do quadro Filtro avanado que voc indica a planilha onde est o banco de dados original. Dica 2; Na rea de critrios voc pode indicar expresses do tipo >30 ou <=40 quando os campos filtrados forem numricos.
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Subtotais
Subtotais: Exibe totais parciais e total geral em um banco de dados. Na figura ao lado, voc v subtotais de vendas para cada vendedor.
Ateno: Veja que um subtotal criado para cada vendedor. Para que o recurso funcione adequadamente, o banco de dados precisa estar classificado em ordem de vendedores. 1. Para calcular os subtotais, coloque o cursor em qualquer lugar do banco de dados. Na guia Dados, grupo Classificar e Filtar, selecione Subtotais. Queremos subtotais para cada vendedor. Indique Vendedor na caixa A cada alterao em. 3. Precisamos da soma das vendas. Indique Soma na caixa Usar funo. Dica: Subtotais podem ser criados baseados na mdia, mximo, mnimo etc das informaes no banco de dados. 4. Ainda no indicamos o que deve ser somado. So os valores das vendas. Indique Valor na caixa Adicionar subtotal a. Comentrio: As caixas Substituir subtotais atuais e Resumir abaixo dos dados, aparecem assinaladas. Mantenha-as assim, elas no sero analisadas neste exemplo. 5. Clique em OK.
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Observe como ficou sua planilha. Apareceram trs novos botes, 1, 2 e 3, esquerda. Eles alteram a forma de visualizao dos subtotais. 6. Clique sobre o boto 1. Esta uma viso executiva, mostra apenas o total geral da listagem. Clique no boto 2. a viso gerencial, mostra somente o total de cada registro (cada vendedor neste nosso exemplo). Clique no boto 3, a viso operacional. Mostra a listagem com todos os registros e os seus respectivos totais. Para entender definitivamente o recurso de subtotal do Excel, vamos mudar o subtotal calculado: de soma para mdia de cada vendedor. 9. Mantenha o cursor em qualquer lugar do banco de dados e clique no menu Dados, Subtotais...
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10. Na caixa Usar funo, indique Mdia. Mantenha as outras caixas como esto. Elas esto com as definies usadas no exemplo anterior, e so adequadas para este novo exemplo. 11. Para mostrar tanto a soma quanto a mdia, desative Substituir subtotais atuais. 12. Clique em OK e veja o resultado ao lado. Dica: Voc pode ativar Quebra de pginas entre grupos se quiser imprimir os subtotais em folhas separadas.
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Tabela Dinmica
Imagine uma planilha do Excel de nmeros de vendas com centenas ou milhares de linhas de dados. A planilha mostra todos os dados sobre os vendedores em dois pases e quanto eles venderam em dias individuais. Mas uma quantidade muito grande de dados para se lidar listados linha aps linha e divididos em vrias colunas. Como voc pode obter as informaes da planilha? Como dar sentido a todos esses dados? Quem vendeu mais no geral? Quem vendeu mais por trimestre ou por ano? Que pas possui mais vendas? Voc pode obter respostas para todas essas perguntas com relatrios de tabela dinmica como transformar um multido em uma banda de marcha. Um relatrio de tabela dinmica transforma todos os dados em relatrios pequenos, concisos, que o informam exatamente o que voc precisa saber. Antes de comear a trabalhar com um relatrio de tabela dinmica, d uma olhada em sua planilha do Excel para garantir que ela est bem preparada para o relatrio: Quando voc cria um relatrio de tabela dinmica, cada coluna dos dados de origem se torna um campo que voc pode usar no relatrio. Os campos resumem vrias linhas de informaes a partir dos dados de origem. Os nomes dos campos do relatrio vm dos ttulos de coluna dos dados de origem. Verifique se voc possui nomes para cada coluna na primeira linha da planilha nos dados de origem. As linhas restantes abaixo dos ttulos devem conter itens semelhantes na mesma coluna. Por exemplo, o texto deve estar em uma coluna, os nmeros em outra coluna e as datas em outra coluna. Em outras palavras, uma coluna que contm nmeros no deve conter texto, e assim por diante. Finalmente, no deve haver colunas vazias nos dados que voc est usando no relatrio de tabela dinmica. Tambm recomendamos que no haja linhas vazias; por exemplo, linhas em branco que so usadas para separar um bloco de dados de outro devem ser removidas.
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Criar uma tabela dinmica

Criar uma tabela dinmica um procedimento muito simples. Os prximos exemplos sero baseados em uma planilha que lista as vendas em diversos pases contendo os seguintes campos: Pas, Vendedor, Valor do Pedido, Data do Pedido e Cdigo do Pedido. 1. 2. Selecione qualquer clula contida no banco de dados Na guia Inserir, grupo Tabelas, clique em Tabela Dinmica e selecione Tabela Dinmica. Certifique-se que o intervalo foi selecionado corretamente e se a opo Nova Planilha est selecionada. Clique em OK. Agora necessrio definir como as informaes sero resumidas no relatrio. 5. No painel Lista de Campos da Tabela Dinmica, arraste o campo Vendedor para a rea Rotulos de linha. Arraste o campo Valor do Pedido para a rea Valores. Com poucos cliques j possvel saber o total de vendas de cada vendedor. Tambm podemos filtrar no relatrio apenas os vendedores desejados atravs do campo vendedor.
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Adicionar nveis de grupo

A ordem em que os campos so arrastados nas reas de Rtulos de linha ou coluna que determina os nveis de agrupamento do relatrio. Se desejar ver os valores de vendas resumidos primeiro por pas e depois por vendedor, basta arrastar o campo Pais para a rea de Rtulos antes do campo Vendedor. Automaticamente o relatrio j exibe este novo cenrio. Este procedimento vale para quantos nveis voc precisa criar em linha ou coluna.
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Agrupando dados
Ao definir que um campo ser resumido em linha ou coluna o Excel automaticamente agrupa as informaes. Mesmo assim ainda pode ficar muita informao na linha ou coluna, dificultando a leitura do relatrio. Nestes casos aplicar novos agrupamentos aos rtulos do relatrio. 1. Arraste o campo Data do Pedido para a rea de Rtulos de Coluna. Observe que o Excel exibe um alerta referente a grande quantidade de itens (mais do que 256). Clique em Continuar e Descartar e depois em OK. Clique com o boto direito do mouse sobre a primeira data que aparece no relatrio e selecione o comando Agrupar. Assinale Ano e Ms. Clique em OK.
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Modificar o formato de campo

Modificar o formato de um campo muito importante para facilitar a leitura do relatrio. 1. No painel Lista de campos da tabela dinmica, clique em Soma de Valor e selecione Configuraes do campo de valor. Clique em Formato de Nmero e selecione Moeda. Clique em Ok duas vezes.
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Estes mesmos passos podem ser utilizados para alterar a funo de resumo do relatrio.
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Modificar a aparncia do relatrio

O Excel oferece vrios estilos para a tabela dinmica. 1. Clique em qualquer clula do relatrio. Este procedimento habilita a guia contextual Ferramentas de Tabela Dinmica. Na guia Design, grupo Estilos de Tabela Dinmica, expanda a lista e selecione o estilo desejado. Como exerccios, explore as demais opes exibidas na guia Design.
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EXCEL 2007
Criar um grfico dinmico

Os passos necessrios para criar um relatrio de tabela dinmica so os mesmos de um grfico comum. A diferena que depois de criado o grfico dinmico, ele apresentar configuraes adicionais de filtragem e a cada modificao no relatrio o grfico automaticamente exibe as modificaes. 1. 2. Clique em qualquer clula do relatrio. Insira o grfico com o tipo desejado.
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Proteo
Protegendo seus arquivos
Voc tambm pode atribuir uma senha para seus arquivos, veja: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Escolha os comandos Arquivo, Salvar como e indique nome e pasta. Clique no boto Ferramentas. Escolha Opes gerais... Indique a senha e confirme-a. Clique em OK. Para encerrar, clique em Salvar. Pronto! Sua planilha est protegida com senha. Sempre que for abrir a planilha, aparecer um quadro onde voc informar a senha.
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Proteo de planilhas
Proteo de planilhas: Uma planilha protegida pode ser visualizada, mas no pode ser modificada (a planilha toda ou algumas clulas).
1.
Na guia Reviso, clique em Proteger planilha. Coloque uma senha de sua preferncia. Comentrio: Desproteger uma planilha fcil, voc ver a seguir. Mas se voc informar uma senha aqui, sua planilha s poder ser desprotegida por quem souber esta senha.
2.
3.
Clique em OK para fechar o quadro Proteger planilha. No quadro Confirmar senha, reinsira a senha. apenas uma confirmao de segurana. Clique em OK para encerrar. Agora tente fazer alguma alterao em qualquer clula. Uma mensagem de alerta aparecer.
4.
5.
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Desprotegendo clulas
Se a planilha estiver protegida, todas as clulas ficam bloqueadas. No entanto, se voc quisesse liberar o acesso a apenas algumas clulas, seria s desligar o status Bloqueada destas clulas Como fazer isso? Comentrio: Se sua planilha estiver protegida, voc precisar primeiro desproteg-la para fazer o passo-a-passo abaixo. 1. Selecione as clulas que no devem ficar protegidas. Na Guia Incio, Grupo Clulas, clique em Formatar. Desative o comando Bloquear Clula.
2.
3.
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Estrutura de tpicos
Organizao automtica
Veja as duas planilhas acima. Qual melhor: aquela que mostra todas as informaes ou aquela que mostra apenas os totais? Depende da utilizao, no ? A grande notcia que o Excel pode organizar a planilha da esquerda (a maior) em tpicos e exibi-la como a planilha da direita (a menor) e tudo automaticamente!
1.
Clique em uma clula preenchida qualquer da planilha que voc quer organizar e na guia Dados, grupo estrutura de tpicos, clique em Agrupar. Escolha AutoTpicos no menu que aparece. Aparece uma barra lateral esquerda em sua planilha.
2.
3.
Para esconder os detalhes da Loja 1 e deixar apenas o total de unidades vendidas, clique no sinal - esquerda da linha de total (linha 4). Para esconder todos os detalhes e deixar visveis apenas as linhas com totais, clique no nmero 1 que aparece nas colunas esquerda em sua tela. Para ver tudo novamente, clique no nmero 2 nestas mesmas colunas.
4.
5.
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Organizao manual
Muitas vezes voc no precisa agrupar automaticamente os dados de uma planilha at porque o conceito s vezes nem se aplica. Veja a figura ao lado. Vamos imaginar que por algum motivo voc no queira mais ver os produtos alimentcios. A estrutura de tpicos do Excel tambm vai ajudar aqui, veja. 1. 2. 3. 4. Selecione as linhas que voc no quer mais ver. Na guia Dados, Organizar estrutura de tpicos, Agrupar. Selecione Agrupar. Agora voc j sabe, para ocultar as linhas desejadas, basta clicar no sinal - que aparece nestas colunas.
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Referncia relativa e absoluta

frmula a ser copiada frmula errada frmula certa

Outras funes estatsticas

Trabalhando com datas

Funes Cont.Num e Cont.Valores

Formatao com estilo

Formatos personalizados para clula

Como utilizar a pesquisa E

Daqui para frente os passos so os mesmos que voc j conhece.

Como utilizar a pesquisa OU

Criar uma tabela dinmica

Adicionar nveis de grupo

Modificar o formato de campo

Modificar a aparncia do relatrio

Criar um grfico dinmico

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