O QUE FAZER PARA VENCER A TENDNCIA PROCRASTINAO Alpio Silva Pereira( consultor organizacional da Leme Consultoria e Crescer Group

p apereira@crescergroup.com qualipio@gmail.com , www.qualidadeonline. 07.11.11)

Nesse ponto pode-se entrar na rea dos empecilhos pessoais administrao do tempo. Para combater a tendncia procrastinao ou protelao, necessrio entender suas causas. Elas so todas de natureza psicolgica. A principal causa da procrastinao a falta de vontade de fazer determinada coisa. Isto se d, como vimos, quando e porque a tarefa a ser realizada muito difcil, complexa, longa, ou desagradvel. Em relao a esse tipo de tarefa, todos temos uma inclinao natural a seguir o conselho de Mark Twain: Nunca deixe para amanh o que voc pode deixar para depois de amanh. Recordemo-nos de quando ramos crianas. Muitas crianas detestam espinafre e a maioria delas, quando obrigadas a com-lo, deixam-no para o fim (na esperana, talvez, de que alguma coisa acontea que as desobrigue da detestada tarefa). Algo semelhante acontece com executivos. A forma de lidar com essa causa enfrentar o problema com coragem e determinao: comer o espinafre primeiro, e ento dedicar-se quilo que nos causa maior prazer. Assim sendo, quando confrontados com uma tarefa desagradvel ou difcil, mas necessria, devemos procurar realiz-la imediatamente e, se possvel, de uma s vez (remdio ruim se toma de um s gole). Caso contrrio, ela se torna vtima de nossa tendncia procrastinao. A experincia tem mostrado que as pessoas de maior sucesso so as que tratam o mais rpido possvel das tarefas desagradveis ou particularmente difceis. Fazer o resto, depois, torna-se um prazer. Outra causa da procrastinao o perfeccionismo. Os perfeccionistas, porque desejam fazer tudo com a maior perfeio, frequentemente tm dificuldade para comear tarefas que no dominam bem ou para as quais no existam critrios explcitos de desempenho. Sentem-se obrigados a se capacitar primeiro, adquirindo as habilidades necessrias, ou ento a buscar critrios de desempenho. Como dificilmente esto contentes com o domnio que possuem de qualquer habilidade, e como os critrios de desempenho em determinadas reas so difceis de definir, nunca comeam a realizar determinadas tarefas, porque no se consideram prontos, ou nunca as concluem, porque nunca esto satisfeitos com o produto. A melhor maneira de lidar com essa causa da procrastinao reconhecer que num contexto gerencial no existem muitas tarefas que possam ser desempenhadas com perfeio, mesmo que existam critrios de desempenho bem definidos. Devemos tambm reconhecer que, a maior parte das vezes, o que fazemos poderia ser feito melhor, mas apenas com um maior investimento de tempo, que, talvez, no compense. Perfeccionistas precisam aprender a conviver com o fato de que frequentemente preciso fazer o que tem de ser feito, mesmo que em nvel de qualidade aqum do desejado, porque a alternativa realista o mais das vezes no um produto de melhor qualidade, mas, sim, nenhum produto. Procure se compenetrar do fato de que nem todas as tarefas precisam ser feitas com o mesmo nvel de qualidade, e, portanto, nem todas elas precisam receber quotas equivalentes de tempo. Um relatrio interno, por exemplo, no precisa ser muito burilado. Se voc se contentar com uma reduo de 10% na qualidade do produto, e isso lhe poupar 40% do tempo que seria gasto no relatrio, ento o tempo poupado provavelmente poder ser melhor utilizado em outra tarefa.Por outro lado, se o relatrio for dirigido presidncia da empresa, ou aos acionistas, ou ao pblico em geral, uma reduo de 10% na qualidade e 40% no tempo de elaborao pode no ser aceitvel. Considere tudo isso. Uma terceira causa da procrastinao a iluso de que no fazemos a tarefa que estamos procrastinando por falta de tempo. Para manter a iluso, procuramos nos manter ocupados mas geralmente com trivialidades (coisas sem importncia) ou com coisas que no tm muita urgncia. Resolvemos, por exemplo, limpar nossa mesa, arrumar nosso arquivo ou armrio, colocar em dia nossa contabilidade pessoal, etc. Assim, damos a ns mesmos a impresso de que estamos ocupadssimos, para poder justificar a no realizao da tarefa procrastinada, mascarando nossa procrastinao de falta de tempo. A eliminao dessa causa envolve reconhecer que, por mais hbeis que sejamos em enganar-nos a ns mesmos, no fundo sabemos que o problema real no falta de tempo. Essa ttica, na verdade, nos causa stress, porque sabemos que estamos engajados em um teatro do qual somos atores e audincia, e do qual s poderemos sair perdendo. Uma quarta causa de procrastinao pode ser detectada em jovens de talento que, aparentemente por acharem que sua competncia to bvia e visvel, acreditam que nunca precisam demonstr-la. Afirmam que poderiam ter realizado maravilhas, se apenas tivessem querido. O problema que nunca querem, talvez por medo de fracassar e assim destruir a imagem de competncia que tm procurado criar. Alimentam essa imagem com a alegao de que nunca fracassaram. O que no dito que nunca se engajaram em fazer nada. O enfrentamento dessa causa da procrastinao envolve, novamente, honestidade com ns mesmos. No fundo, conhecemos nossos receios mais profundos. A nica forma de venc-los enfrentando-os. Na verdade, o temor do fracasso , em geral, uma causa independente da procrastinao e da indeciso. Quem no tenta no falha mas tambm no alcana sucesso. H, por fim, uma srie de tticas que podem nos ajudar a derrotar a procrastinao. A primeira delas dividir um problema complexo e difcil em vrios problemas menores, ou estgios, e atacar imediatamente os mais simples e fceis. Mesmo a jornada mais longa comea sempre com o primeiro passo. A lembrana disso nos dar um certo sentido de realizao, medida que progredimos, que pode nos ajudar a enfrentar o restante do problema. A segunda nos dar um prmio ou uma recompensa pela concluso de cada parcela ou estgio da tarefa. Mas devemos manter a honestidade: a recompensa deve vir depois da concluso, no antes ou em vez dela. Na verdade, a honestidade com ns mesmos o fator chave na luta contra a procrastinao. No devemos tentar mascarar a realidade: isso sai frequentemente caro, em termos objetivos ou psicolgicos.