Excel: Como inserir grficos em clulas

Se voc est pensando que ns erramos ao escrever grficos em clulas no ttulo do artigo, em vez de grficos em planilhas, fique tranqilo, pois o que ensinaremos no a utilizao da ferramenta de grfico que todos j conhecem. Este artigo mostrar como utilizar o recurso de formatao condicional do Excel 2007 para inserir grficos dentro da prpria clula onde o dado est contido. Se isso parece muito estranho para voc, continue lendo e desmistifique esta ferramenta. Inovao muito bem-vinda Cada nova verso do Microsoft Office incorpora inmeras funes antes inexistentes algumas at inimaginveis e melhoramentos daquelas que no cumpriam totalmente seu papel. Exemplo disso o recurso de formatao condicional do Excel, que nas verses anteriores 2007 era extremamente limitada. Agora, alm de no ter mais o limite de trs condies, a ferramenta de formatao condicional permite que voc crie grficos dentro das clulas. Isso particularmente til quando voc tem uma planilha grande, com escassez de espao e a necessidade de mostrar os dados de uma forma mais enxuta.

*Vale lembrar que o recurso de formatao condicional do Excel no serve somente para criao de grficos. Aqueles que j tm alguma experincia na utilizao do programa j devem saber que a formatao condicional um timo recurso para se destacar dados, de acordo com regras que voc mesmo pode criar e sua utilizao, que j era simples, ficou muito fcil no Excel 2007. Compare nmeros rapidamente Para inserir grficos dentro de clulas, selecione o intervalo de dados que voc deseja formatar e, na guia Incio, clique no boto Formatao Condicional, que fica dentro do grupo Estilo, para ver as opes disponveis. Apontando para a terceira opo (Barra de Dados), voc ver seis cores diferentes de barras. Passe o mouse sobre cada uma delas e o Excel mostrar como os dados selecionados sero exibidos com cada tipo de barra. Note que o tamanho das barras ser calculado de acordo com uma comparao que o Excel faz entre os dados, de acordo com seus valores. A primeira coluna da imagem abaixo foi preenchida com as barras mencionadas.

Outros tipos de formatao lgico que o Excel sempre muito mais complexo do que parece. Assim, tambm bvio que no h s uma opo de grfico em barra que voc pode usar. Dependendo da sua necessidade, possvel definir regras para a exibio das barras. Para que voc mesmo estipule como o Excel deve avaliar os dados e depois mostrar o grfico, clique no boto Formatao Condicional, aponte para Barras de dados e clique em Mais Regras. Na janela que aparece voc pode definir os critrios de exibio das barras. *Note que para usar a opo de Barras de Dados, voc deve manter marcado o primeiro tipo de regra (Formatar todas as clulas com base em seus respectivos valores), pois as demais regras tm outras finalidades. No quadro Edite a Descrio da Regra voc escolher de que forma quer que os dados sejam avaliados para que o Excel calcule o tamanho de cada barra. Certifique-se de no campo Estilo de formatao esteja selecionada a opo Barra de dados. Se voc quiser, pode fazer com que os dados da clula fiquem ocultos e somente as barras apaream, assim como na ltima coluna da imagem de exemplo. O campo Tipo permite que voc selecione que critrio o Excel dever utilizar para determinar qual o tamanho da barra de cada clula. Voc definir o valor da barra mais curta, o valor da barra mais longa e os tamanhos intermedirios sero calculados por proporcionalidade. Os tipos disponveis so: valor mais baixo e valor mais alto; nmero; porcentagem; frmula; e percentil. No necessrio que a barra mais curta e a barra mais longa tenham os mesmos critrios de verificao.

Veja abaixo como funciona cada opo: Valor mais baixo: escolha esta opo para que o Excel verifique qual a clula de menor valor dentro do intervalo e use-a para definir a barra mais curta. Valor mais alto: similar ao item acima. Porm, selecionando-o, voc far com que o Excel calcule o tamanho da barra mais longa a partir da clula com maior valor dentro do intervalo selecionado. Nmero: use esta opo para definir o tamanho da barra mais longa e da barra mais curta de acordo com nmeros mnimos e mximos quaisquer que voc digitar. Voc pode fazer vrios testes nessa opo para ver os diferentes tamanhos das barras, conforme os nmeros inseridos. Porcentagem: quando a distribuio dos valores for proporcional, voc pode utilizar esta opo. Caso os valores das clulas no sejam proporcionais, o grfico ficar distorcido, como na imagem de exemplo. Este campo s pode variar de 0 a 100. Frmula: para aqueles que desejam utilizar o recurso de forma mais complexa, esta uma boa opo, j que voc pode definir frmulas para os valores de barra mais curta e barra mais longa, tornando-os desta forma, ainda mais dinmicos. Percentil: esta opo usada para clculos estatsticos. No confunda percentil com porcentagem. Percentil relacionado posio relativa de uma observao. Voc poder ver quais regras esto definidas para o intervalo selecionado ou para a planilha inteira, clicando no boto Formatao Condicional e depois em Gerenciar Regras. Clicando duas vezes na regra ou selecionando-a e clicando em Editar Regra, voc pode modific-la.

*Vale lembrar que o valor definido para a Barra Mais Curta deve ser sempre menor que o da Barra Mais Longa. Entendendo o exemplo Perceba que na planilha de exemplo que fizemos est a produo de cinco funcionrios, durante quatro meses. Abaixo de cada ms h o total produzido pelos cinco funcionrios em cada ms. Os dados esto sendo comparados dentro do mesmo ms. Ou seja, a primeira coluna compara a produo de cada funcionrio e mostra um grfico para cada um deles, assim como as demais colunas. Os grficos em verde foram criados usando a opo Valor Mais Baixo para a barra mais curta e Valor Mais Alto para a barra mais longa. Perceba que valores intermedirios tm barras medianas. Quem faz isso o Excel, atravs da proporo definida por voc. Na segunda coluna (Ms 2), elegemos o nmero 6000 como a meta mnima de produo e definimos o nmero 9000 como o maior possvel. Os funcionrios que produziram menos que a meta mnima ficaram com seu grfico mostrando a barra menor. Perceba que os grficos da coluna Ms 1 e da coluna Ms 2 esto muito parecidos. Isto se d devido proporcionalidade do critrio de clculo para criao das barras. No Ms 3 utilizamos a comparao por porcentagem. Veja que o tamanho das barras no dividido proporcionalmente de acordo com a porcentagem que cada nmero tem em relao ao total da produo do ms. O que o Excel considerou foi que o menor nmero o 0% e o maior o 100%. O Ms 4 tem os mesmos nmeros que o Ms trs, porm foi usada a opo Mostrar Barra Somente e no campo Tipo foram inseridos os nmeros 0 e 10000 como o mnimo e o mximo, respectivamente. Perceba que, como a produo individual est mais prxima de 10000 do que de 0, todas as barras esto praticamente cheias. A ttulo de curiosidade, criamos grficos para a linha de totais. Eles esto mostrando exatamente a porcentagem de produo que cada ms teve em relao ao outro. Perceba que em vez de digitarmos um nmero, inserimos uma frmula que soma o valor de todos os totais. Isso fez com que as barras ficassem proporcionais, como se representassem a porcentagem que cada ms representou na produo total do quadrimestre.

O recurso de formatao condicional do Excel finalmente chegou onde deveria chegar. Alm de ter inmeras opes e critrios de formatao, voc ainda pode sobrepor vrias regras para que, se as clulas tiverem valores que tornem a regra verdadeira, elas sejam formatadas de acordo, podendo ter mais de um estilo ao mesmo tempo.

Excel: Usando a formatao condicional de clulas

O pacote de aplicaes Microsoft Office 2007 trouxe como novidade, alm da interface renovada, a facilidade para o uso de suas ferramentas. Muitos usurios passaram a utilizar principalmente o Microsoft Excel principalmente para o controle de finanas, criando tabelas, grficos, etc. Mas o que muitos destes usurios no sabem, que possvel criar filtros, para que alguns dados sejam destacados dos demais. Para estes filtros damos o nome de formatao condicional, pois as clulas onde se encontram determinado tipo de dados ter uma formatao diferente das demais, ou seja, as cores de fundo e de texto, assim como borda, etc. sero diferenciadas. Por que usar? Muitas vezes voc quer localizar um determinado valor em uma tabela e acaba usando o recurso de busca do Excel. Quando o volume de dados for pequeno no h problema algum em faz-lo, afinal ele existe para ser usado. Mas e se forem dezenas ou at centenas de valores? O recurso de formatao condicional possibilita a diferenciao de clulas com dados que possuam as caractersticas por voc determinadas. Por exemplo, possvel filtrar os dados de forma que apenas os valores iguais a zero sejam destacados, ou os valores maiores de dois mil. Cada um dos filtros com um tipo de formatao, permitindo o destaque de clulas que possuam as condies impostas.

Como fazer A criao de formataes muito simples. Primeiramente preciso selecionar as clulas nas quais deseja que o filtro seja aplicado. Em seguida, na guia Incio, clique em Formatao Condicional presente no grupo Estilo.

Dentre as opes de formatao voc pode escolher: Barra de Dados, Escalas de Cor e Conjuntos de cones. A opo Barra de Dados o Baixaki j abordou em outro artigo que voc pode acessar clicando aqui. Escala Bicolor e Escala Tricolor fazem com que todas as clulas tenham cores diferentes, de acordo com o valor nelas contido. Tais clulas podem ser destacadas com duas ou trs escalas de cor, ou seja, desde o tom mais claro at o mais escuro das referidas cores.

E finalmente Conjunto de cones, o qual possibilita que as clulas sejam diferenciadas das demais por meio de cones de marcao como os mostrados ao lado. Clicando sobre qualquer um das opes voc pode criar suas prprias condies de formatao ou usar algumas prontas que o Excel oferece. Para criar suas prprias condies e estilos, basta clicar na opo Mais Regras.... As condies so distribudas nas seguintes categorias:

Formatar todas as clulas com base em seus respectivos valores: cada clula ter uma cor diferente, com exceo as clulas que apresentarem mesmo valor. Formatar apenas clulas que contenham: permite impor condies de valor por exemplo: se o valor da clula for maior que zero, ou estiver em um intervalo determinado, e assim por diante. Formatar apenas os primeiros ou ltimos valores: destaca os primeiros ou os ltimos valores presentes na planilha. Formatar apenas valores exclusivos ou duplicados: destaca apenas valores no repetidos na tabela, ou valores que estejam dulpicados. Usar uma frmula para determinar quais clulas devem ser formatadas: esta opo permite que voc crie suas prprias frmulas para determinar quais valores sero destacados.

Qualquer que seja a opo escolhida por voc, ser necessrio indicar cor de fundo e da letra das clulas diferenciadas. Para isto, cliquem no boto Formatar presente ao final da tela de edio das regras, escolha as cores e forma de exibio da clula, em seguida clique no boto Ok. Aps terminar esta etapa, clique em Ok novamente e pronto, agora seus dados esto destacados de acordo com os filtros criados.

Caso alguma das regras no esteja de acordo com o que deseja voc pode edit-la. Basta acessar a opo Formatao Condicional novamente e escolher a opo Gerenciar Regras. Na tela apresentada na sequncia, clique duas vezes sobre a regra que deseja alterar e pronto.

Para elimiar de sua planilha todas as formataes criadas, clique em Limpar Regras e em seguida escolha a opo que mais lhe convir. O uso do Excel no tem segredo, a maioria das ferramentas por ele oferecidas so muito mais fceis de manipular do que aparentam. O Baixaki vai dar uma fora para os usurios criando novos tutoriais como este para que voc possa usar o Microsoft Excel da melhor forma possvel.