Cdigo deontolgico do secretariado

19 Jun 2013 por admin 0

O profissional de secretariado, pelo lugar que ocupa, tem de ser um elemento de confiana da direco da empresa. Assim, o exerccio das suas funes deve pautar-se sempre por uma rigorosa observncia de princpios ticos e deontolgicos. A ASP Associao das Secretrias Profissionais Portuguesas sistematizou alguns desses princpios organizado-os sob a forma de um CdigoDeontolgico . O seu conhecimento poder no trazer novidades para pessoas bem formadas, pois baseia-se em princpios gerais de conduta/comportamento. Todavia, com a sua leitura, a sua reflexo e a sua discusso, pretende-se a interiorizao e a adeso do futuro profissional. O articulado est divido em 5 seces, mencionando os deveres do profissional de secretariado em relao a ele mesmo, em relao aos colegas, em relao entidade patronal, em relao s empresas com as quais a sua tem relaes negociais, e finalmente, em relao comunidade.

Deveresda secretriaprofissionalem relaoa si prpriae s suasfunes

Avaliar a sua competncia e limitaes, recorrendo, sempre que necessrio, a conselho e apoio apropriados e qualificados; Aproveitar todas as oportunidades razoveis para melhorar a sua capacidade, competncia e comportamento profissionais, no descurando a cultura geral, o desenvolvimento da personalidade e o fortalecimento do carcter atravs de contactos e apoios apropriados e qualificados e do aproveitamento de aces de formao, reciclagem e aperfeioamento profissional; No aceitar cargo ou tarefa que sinta no poder conscientemente assumir ou desempenhar; Assumir integralmente a responsabilidade das suas decises e aces, de modo a inspirar completa confiana a todos os membros da equipa em que se integra prestando contas dos seus actos em bases pr-estabelecidas e aceitando as suas consequncias;

Utilizar devidamente, com discernimento e com legtimo sentido de produtividade, os seus conhecimentos, a sua experincia e os meios e recursos postos sua disposio;

Tomar em considerao, na prossecuo das suas legtimas ambies profissionais, os interesses dos outros, da Empresa ou Organismo e os da Sociedade em geral;

Comportar-se e pronunciar-se com veracidade e sensatez, no se envolvendo em actos que possam afectar a sua imagem pessoal ou a imagem da Secretria Profissional;

Manter o sigilo profissional em relao a todos os domnios considerados reservados ou confidenciais;

Privilegiar a lealdade organizao, o sigilo profissional, a assiduidade, a disciplina e a produtividade, como valores fundamentais para o estabelecimento e a manuteno de ss relaes no trabalho;

No utilizar de forma abusiva ou em benefcio prprio o poder inerente sua posio na Empresa ou Organismo em que trabalha;

Deveresda secretriaprofissionalem relaoaos colegasde trabalho

Contribuir para que todos os colegas de trabalho estejam conscientes dos seus direitos e deveres, em relao a si prprios, aos outros e empresa ou Organismo, promovendo o respeito pela dignidade da pessoa humana em todas as circunstncias em que o possa fazer; Encorajar e contribuir de forma activa para a valorizao pessoal e profissional dos colegas de trabalho, prestando orientao, auxlio e conselho, sempre que pressinta audincia para tal e esteja ao seu alcance faz-lo; Transmitir activamente e em especial pelo exemplo as formas de comportamento e as tcnicas de trabalho s colegas Secretrias principiantes; Dedicar a ateno devida s condies e ao ambiente de trabalho que possam afectar a sade, segurana, bem estar psicolgico e fisiolgico, e eficcia no trabalho; Comunicar e transmitir com a maior clareza e objectividade em todos os sentido: ascendente, descendente e horizontal. Promover boas relaes de trabalho e actuar por forma a minimizar os mal-entendidos; Tomar em considerao, sempre que seja devido e lhe incumba, ideias, sugestes, problemas e necessidades dos outros; Promover o exerccio da liberdade com responsabilidade no trabalho, o desenvolvimento da personalidade, a formao do carcter, o sentido da eficincia e da auto-disciplina, nas relaes de trabalho;

Deveresda secretriaprofissionalem relao empresaou organismoem que trabalha

Empenhar lealmente o melhor da sua competncia, experincia e capacidade na prossecuo dos objectivos da empresa ou Organismo e na promoo do seu

desenvolvimento e da sua imagem, mediante uma actuao sensata, sistematizada e perseverante, de acordo com as polticas, orientaes basilares e normas internas em vigor; No se envolver em qualquer tipo de actividade que possa pr em risco o desempenho da sua aco profissional na empresa ou Organismo, dando conhecimento chefia de interesses pessoais que possam colidir explcita ou implicitamente com os interesses da empresa ou Organismo;

Zelar pela correcta utilizao e manuteno de instalaes, equipamentos, materiais e processos sua disposio e no utilizar esses meios ao servio prprio a no ser de acordo com autorizaes expressas;

Agir sempre com recta inteno e discernimento de julgamento, inclusivamente em eventuais situaes de conflitos de interesses decorrentes do facto de ser membro de uma associao profissional, particularmente da ASP;

Ser fiel ao compromisso explcito de manter sigilo profissional em relao a todos os domnios considerados reservados ou confidenciais pela empresa ou Organismo em que trabalha;

Deveresda secretriaprofissionalem relaoaos clientese fornecedoresda empresa

Privilegiar a clareza e a objectividade na comunicao, de modo a preservar uma permanente relao de respeito e confiana mtuos; Proporcionar igualdade de tratamento e de oportunidades e rejeitar qualquer envolvimento pessoal em medidas ou actuaes que possam afectar o princpio da livre concorrncia;

Deveresda secretriaprofissionalem relao comunidade

Actuar de acordo com a conscincia do sentido de responsabilidade e de solidariedade sociais da Empresa ou Organismo em que trabalha, tendo sempre presente a envolvente sociocultural que enquadra a actividade da Secretria Profissional; Contribuir para que o processo de comunicao da Empresa ou Organismo com a Comunidade seja idneo, transparente e contnuo; Estar disponvel para pr ao servio do Bem Comum a influncia e os conhecimentos prprios da Secretria Profissional, promovendo o desenvolvimento na justia e a solidariedade social; Cumprir esclarecidamente a Lei e respeitar a Moral, usos e costumes legtimos vigentes no local em que se situa a Empresa ou Organismo em que trabalha.

1. PRINCPIOS DE CARCTER GERAL

Dignidade: O(a) secretrio(a) deve-se abster de qualquer comportamento que pressuponha infraco ou descrdito e desempenhar o exerccio da sua profisso com honra e dignidade.

Integridade: Deve agir com honradez, lealdade e boa f.

Sigilo profissional: Deve observar rigorosamente o princpio de confidencialidade nos factos e notcias que conhecer por razes ligadas ao exerccio da sua profisso. 1.OBRIGAES PROFISSIONAIS ESPECFICAS

Do sigilo profissional: Alm de um dever, observar o sigilo profissional um direito que apoia o exerccio da profisso de secretrio(a), sem esquecer que existem leis que o protegem. O direito e a obrigao do sigilo profissional compreende:

* As confidncias e informao pessoal da parte do seu superior a que puder ter acesso no mbito do exerccio da sua profisso;

* Os factos de conhecimento limitado que afectem os seus superiores, colegas ou quaisquer membros do colectivo em que o(a) secretrio(a) realize o seu trabalho. Por exemplo: dossiers pessoais, profissionais ou mdicos;

* A informao cujo contedo tenha um valor especfico para um leitor autorizado; ou qualquer outra informao que esteja classificada como confidencial, reservada ou com uma distribuio a pessoas especficas. O(a) secretrio(a) evitar fazer cpias de informao confidencial e conserv-la fora dos arquivos oficiais sem conhecimento do seu superior. O sigilo profissional no deve entrar em conflito com a lealdade entidade para a qual trabalha o(a) secretrio(a), que deve corresponder confiana que o seu superior deposita nele(a) ao confiar-lhe e partilhar com ele(a) informao confidencial. Por isso, deve comunicar ao seu superior qualquer informao que possa prejudic-lo ou benefici-lo a ele prprio ou entidade para a qual trabalha. Os limites desta divulgao so marcados

pelo sentido de lealdade e pela integridade que conformam o perfil pessoal do(a) secretrio(a). 1.OBRIGAES PROFISSIONAIS ESPECFICAS

Relaes com os colegas O(a) secretrio(a) deve abster-se de qualquer concorrncia desleal em relao aos seus colegas. A discrio um elemento especfico nas relaes externas do(a) secretrio(a) o fundamento essencial da sua capacidade de salvaguarda do sigilo profissional. O(a) secretrio(a) deve ter conscincia de que a discrio de uma importncia fundamental. O que para outros membros do colectivo podem ser leves faltas de respeito ou problemas de convivncia (comentrios de desprezo para com colegas, comentrios ofensivos, jocosos ou em tom de brincadeira; ou duvidar publicamente da qualidade tcnica de um superior), para o(a) secretrio(a) algo que est vinculado ao seu comportamento profissional. obrigao de qualquer secretrio(a) oferecer a sua colaborao a todos os seus colegas, quando a sua interveno for necessria, para que no se produzam atrasos no trabalho e no se prejudique o funcionamento normal da entidade onde presta os seus servios.

1.OBRIGAES PROFISSIONAIS ESPECFICAS

Relaes com a empresa O(a) secretrio(a) deve estar sempre pronto(a) a oferecer apoio e cooperao sua empresa e deve conhecer, igualmente, os objectivos e a poltica interna da mesma. O(a) secretrio(a) no aceitar uma remunerao profissional que no corresponda ao seu salrio, nem incentivos e bnus que a sua empresa destine para tal fim. -lhe proibido aceitar gratificaes econmicas ou outras compensaes que estejam directamente relacionadas com a transmisso de informao. O(a) secretrio(a) tem o dever de contribuir para a celeridade do trabalho, no devendo aceitar sugestes nem coaces que vo no sentido de evitar o seu cumprimento.

1.Obrigaes Profissionais Especficas

Relaes relativas profisso

* O(a) secretrio(a) deve cultivar as suas capacidades e actualizar os seus conhecimentos, a fim de que o seu trabalho seja feito com o mais alto nvel de rendimento. Demonstrar permanentemente um esforo de superao e de produtividade, tanto no plano pessoal como na sua contribuio para com a empresa.

* O(a) secretrio(a) deve abster-se de realizar qualquer prtica que possa prejudicar a reputao da sua profisso.

* Nenhuma secretria se deve valer da sua influncia sobre os seus superiores, nem apelar a vnculos de amizade ou a recomendaes para obter: Promoes imerecidas e, como consequncia, uma remunerao maior do que a que lhe devida pelo trabalho que desempenha, impedindo a promoo de outras pessoas que, pela sua experincia, os seus conhecimentos e anos de servio, as merecem mais. Conseguir que pessoas que no esto preparadas para o exerccio do secretariado executem as tarefas prprias desta profisso.

* Deve ter conscincia de que representa um colectivo que tem obrigao de defender e de enaltecer.

* Deve fazer com que se respeite o Cdigo Deontolgico da sua profisso. Neste sentido, conveniente que seja instrumento de divulgao deste documento, tanto para afirmar os valores contidos no cdigo como para se apoiar no mesmo.