O QUE O Outlook ?

Instalado juntamente com o Microsoft Internet Explorer, o Outlook um sofisticado aplicativo que permite alm da utilizao de outros servios on-line, gerenciar uma ou mais contas de e-mail com plena autonomia, tornando muito mais agradvel e simples a execuo desta tarefa que cada vez mais, faz corriqueiramente parte do nosso cotidiano. Atravs de um layout simples que pode ser personalizado pelo usurio, o Outlook apresenta na sua janela de trabalho, os seguintes controles que podem ser alternados atravs do pressionamento da tecla Tab:

Uma lista hierrquica para a navegao por entre as pastas onde as mensagens podem ser organizadas segundo critrios de classificao. Uma lista com as mensagens disponveis dentro da pasta previamente selecionada. Um painel para a visualizao da mensagem selecionada na lista de mensagens. Uma lista com os contatos cadastrados no catlogo de endereos. O layout descrito acima permite uma navegao rpida pelas mensagens dispostas nas diversas pastas, onde a manuteno das principais aes do correio eletrnico, como ler, excluir, criar, encaminhar e responder mensagens, so facilitadas pelas opes disponveis em itens na barra de menus, atravs de menus popups ou ainda atravs de comandos executados diretamente atravs de teclas de atalho.

Por padro, o Outlook cria automaticamente a seguinte estrutura de pastas:

Outlook Express (nvel hierrquico 0) - o ponto inicial da estrutura hierrquica das pastas. Pastas locais (nvel hierrquico 1) - Apresenta a estrutura das demais pastas com o nvel hierrquico 2 ou superior. Caixa de entrada (nvel hierrquico 2) - Armazena por padro as mensagens recebidas. Caixa de sada (nvel hierrquico 2) - Armazena por padro as mensagens redigidas e prontas para serem enviadas. Itens enviados (nvel hierrquico 2) - Armazena por padro as mensagens j enviadas. Itens excludos (nvel hierrquico 2) - Armazena por padro as mensagens excludas das demais pastas. Rascunhos (nvel hierrquico 2) - Armazena por padro as mensagens salvas durante o processo de edio para serem continuadas posteriormente.

Alm da possibilidade de se criar novas pastas para organizar e classificar as mensagens, podemos tambm configurar regras de mensagens para colocar automaticamente em uma pasta especfica o e-mail de entrada que atenda a seus critrios.

Com o Microsoft Outlook podemos configurar mais de uma conta de correio eletrnico em uma nica janela do aplicativo, ou ainda organiz-las em identidades individuais. Cada identidade apresenta o seu prprio catlogo de endereos, suas pastas e listas de mensagens e isso favorece a separao do e-mail de trabalho do e-mail pessoal, alm da separao do e-mail de usurios distintos, possibilitando que cada usurio tenha um acesso privado s suas mensagens mesmo que compartilhem o mesmo computador com outras pessoas. Para personalizar a edio de mensagens, possvel inserir planos de fundo diferenciados, um trecho de texto como assinatura do usurio, bem como definir a formatao padro do texto para o envio de mensagens que pode ser em HTML ou em texto puro etc. As facilidades citadas acima e a vasta quantidade de opes que nos do a flexibilidade de configurar o Outlook conforme a nossa preferncia, o fazem um dos aplicativos de maior uso popular para o gerenciamento e manuteno do servio de correio eletrnico da atualidade.

CONFIGURANDO O Outlook

Ao ser instalado geralmente inserido um cone do Outlook na rea de trabalho do computador e para abri-lo, basta selecionar este cone e pressionar o Enter. Caso no haja um cone do Outlook Express disponvel na sua rea de trabalho, siga estas instrues:

Acesse o menu Iniciar teclando Control + Esc. Desa com a seta at o item referente lista de programas. Pressione uma vez a seta para a direita. Desa com a seta at localizar o item Outlook Express e em seguida, pressione Enter para abri-lo.

O Outlook Express ao ser aberto pela primeira vez aps ter sido instalado, apresentar um assistente para que voc configure a sua conta de e-mail. Para isso, voc dever ter obtido do seu provedor de acesso ou do administrador da sua Rede informaes como: O seu endereo de e-mail, o endereo do servidor de sada (POP3) e de entrada (SMTP), o nome da conta e a sua senha de acesso. Com estes dados em mos, preencha as informaes solicitadas pelo assistente, conforme a descrio abaixo:

Primeiramente informe um nome para exibio (este nome ser apresentado para os seus destinatrios) e pressione o boto Avanar. Digite o seu endereo de e-mail e pressione o boto Avanar.

Informe o endereo do servidor de entrada de e-mails (POP3) e pressione Tab. Informe o endereo do servidor de sada de e-mails (SMTP) e pressione o boto Avanar. Entre com o nome da conta e pressione o Tab. Digite a sua senha e na seqncia, pressione o boto Avanar. Por ltimo, pressione o boto Concluir e pronto, a sua conta de e-mail j est configurada.

Para configurar uma outra conta posteriormente, voc dever seguir estes passos:

Pressione o Alt da esquerda para acessar a barra de menus. Desloque com a seta para a direita at o menu Ferramentas (o atalho para abrir diretamente este menu Alt + F). Desa com a seta at o item Contas e pressione Enter para abrir a janela de gerenciamento das contas de Internet. Estando posicionado na guia E-mail, tecle Tab at o boto Adicionar e aperte a Barra de Espaos. Caso o assistente para configurao da coneco no tenha sido aberto automaticamente, pressione em seguida a tecla Enter e preencha as informaes solicitadas pelo assistente conforme o descrito acima.

Aps ter concludo o processo de configurao de suas contas de e-mail, agora voc j pode fazer algumas personalizaes no Outlook . Para isso, acesse o menu Ferramentas (atalho Alt + F), desa com a seta at o item Opes e tecle Enter para abrir a janela. A janela de Opes est dividida em guias, onde inicialmente focalizada a primeira opo de configurao da guia Geral. Para alternar entre as guias, pressione uma vez as teclas Shift + Tab e com o uso das setas para a direita ou para a esquerda voc consegue mudar de uma guia para outra. Aps selecionar uma entre as guias disponveis, para navegar pelas suas opes de configurao, utilize a tecla Tab para avanar pelos controles e Shift + Tab para retornar. No final de cada guia existe um boto OK para confirmar as alteraes e sair da janela, o boto Cancelar para simplesmente sair e o boto Aplicar que confirma as alteraes, mas no fecha a janela (Este ltimo boto somente habilitado caso tenha ocorrido alguma alterao nas opes disponveis). Observe algumas das configuraes que podem ser realizadas na guia Geral:

Na inicializao, ir direto para a pasta 'Caixa de entrada': Com esta opo marcada, sempre que o Outlook Express for aberto, o foco ser dado automaticamente na Caixa de Entrada, facilitando a

leitura de novas mensagens.

Tocar um som quando uma mensagem nova chegar: Com esta opo marcada, caso voc tenha configurado um arquivo de som referente a esta opo nas configuraes de som do Painel de Controles do Windows, sempre que receber uma nova mensagem, este som ser tocado. Enviar e receber mensagens na inicializao: Caso esta opo seja marcada, toda vez que o Outlook Express for aberto, automaticamente ser executado o procedimento de envio e recebimento de mensagens. Verificar se h novas mensagens a cada: Esta opo interessante para usurios que recebem uma grande quantidade de e-mails e que ficam por muito tempo conectados Internet, pois com ela marcada, habilitada uma caixa de texto na seqncia, onde voc deve informar a cada quantos minutos o Outlook Express deve executar o procedimento para o recebimento de novas mensagens (Para que esta opo surta efeito necessrio que mesmo sem estar utilizando o Outlook Express, voc o mantenha aberto em segundo plano).

Existem uma srie de outras possibilidades de personalizaes no Outlook e com certeza ao longo do tempo de utilizao deste aplicativo, voc vai sentir a necessidade de explor-las.

CRIANDO, ENVIANDO E RECEBENDO MENSAGENS DE E-MAIL

Para criar uma nova mensagem no Outlook Express, estando preferivelmente na lista de mensagens da pasta Caixa de Entrada, siga os passos descritos abaixo:

Pressione a tecla (Alt da esquerda) para acessar a barra de menus. Desloque com a seta para a direita at o menu Mensagem. Desa com a seta at o item Nova mensagem e tecle Enter para abrir a janela de edio (a tecla de atalho que corresponde a esta ao Ctrl + N).

Acessando tanto pelo menu como pela tecla de atalho, o foco ser posicionado no campo Para, onde voc dever digitar o endereo do destinatrio principal da mensagem. Pressione a tecla Tab para acessar o campo CC (Com Cpia), onde voc dever informar o endereo dos demais destinatrios da mensagem, caso haja. Pressione mais uma vez a tecla Tab para que no prximo campo voc possa informar o Assunto da mensagem. Por ltimo, pressione a tecla Tab para acessar a rea de edio onde voc deve redigir normalmente o

contedo da mensagem a ser enviada. Leia atentamente as instrues abaixo sobre como enviar uma mensagem aps t-la redigido, pois este procedimento idntico tanto para a ao de enviar uma nova mensagem, como para responder ou encaminhar uma mensagem recebida. Dentro da janela de edio, para voc enviar a mensagem aps a ter redigido, pressione o (Alt da esquerda) para acessar a barra de menus, posicionado no menu Arquivo, desa com a seta at o item Enviar mensagem e tecle Enter (a tecla de atalho correspondente a esta ao Ctrl + Enter). Caso o Outlook Express esteja configurado para enviar imediatamente a mensagem, esta ser enviada automaticamente. Caso contrrio, a mesma ficar armazenada na pasta Caixa de Sada at que seja executado o comando Ctrl + M para atualizar, onde sero enviadas as mensagens da sua Caixa de Sada e recebidas todas as mensagens disponveis para voc no seu servidor de servios de correio eletrnico (a mesma ao ocorre com o pressionamento da tecla F5). Aps ter executado o procedimento descrito acima para o envio e recebimento de novas mensagens, pela configurao padro do Outlook Express, uma cpia das mensagens enviadas ser armazenada na pasta Itens enviados e as mensagens recebidas estaro disponveis na pasta Caixa de Entrada, caso no tenham sido criadas regras para a manipulao e distribuio de mensagens para outras pastas. Lembre-se que para enviar e receber mensagens, necessrio que o seu computador esteja conectado a Internet. Caso ocorram problemas ao enviar e receber as mensagens, o Outlook Express apresentar uma mensagem relatando os erros ocorridos. importante ressaltar que: Caso a opo (Todos os cabealhos) esteja marcada, entre o campo CC e o campo Assunto, acrescentado o campo CCO (Com Cpia Oculta), onde voc pode inserir os endereos eletrnicos que deseja omitir durante a visualizao da mensagem pelos seus destinatrios. Para marcar ou desmarcar a opo (Todos os cabealhos) estando dentro da janela de edio de mensagens, siga os passos descritos abaixo:

Acesse a barra de menus pressionando o Alt da esquerda. Desloque com a seta para a direita at o menu Exibir. Desa com a seta at o item (mostrar todos os cabealhos) e pressione Enter para inverter o seu estado atual de marcado para desmarcado ou vice-versa (o atalho para acessar diretamente o menu Exibir Alt + X).

Observe que: Quando houver a necessidade de informar mais de um destinatrio nos campos Para, CC e CCO, utilize os sinais vrgula ou ponto e vrgula para separar os endereos eletrnicos.

LENDO, EXCLUINDO, RESPONDENDO OU ENCAMINHANDO UMA MENSAGEM DE E-MAIL

Para ler as mensagens recebidas, posicione-se na lista de mensagens da pasta Caixa de Entrada. Execute o comando do Virtual Vision para ler a barra de status do Outlook (9 do teclado numrico) para saber quantas mensagens voc recebeu. Na lista de mensagens, utilize as setas para cima ou para baixo para navegar pelas mensagens recebidas. A cada mensagem selecionada, ser falado inclusive o nome do remetente da mensagem e caso deseje ouvir mais informaes, execute o comando do Virtual Vision para obter as propriedades do controle atualmente focado (+ do teclado numrico). Aps selecionar uma entre as mensagens existentes, siga as instrues abaixo para ler o seu contedo:

Tecle uma vez o Tab para focalizar o painel de visualizao. Pressione Ctrl + A para selecionar o contedo da mensagem. Por ltimo, execute o comando equivalente do Virtual Vision para ler o texto selecionado (. "ponto" Do teclado numrico) e para retornar lista de mensagens, pressione Shift + Tab.

Caso alm do contedo voc deseje ler tambm as informaes do cabealho da mensagem, ao selecionla na lista pressione diretamente o (. "ponto" do teclado numrico) que ser falado o remetente da mensagem, a lista de destinatrios, o assunto etc. Caso aps ler uma mensagem voc deseje exclu-la, basta pressionar a tecla Delete com a mensagem selecionada na lista de mensagens e ela ser enviada para a pasta Itens Excludos. Para apagar definitivamente uma mensagem sem que ela v para a pasta Itens Excludos, aps selecion-la na lista de mensagens pressione simultaneamente as teclas Shift + Delete e como resposta pergunta que lhe for apresentada na caixa de dilogo, confirme pressionando Enter no boto Sim (para alternar entre o boto Sim e No, utilize a tecla Tab). Para Responder a uma mensagem aps selecion-la na lista de mensagens, siga as instrues abaixo:

Pressione a tecla (Alt da esquerda) para acessar a barra de menus. Desloque com a seta para a direita at o menu Mensagem. Desa com a seta at o item Responder ao remetente e tecle Enter para abrir a janela de edio (a tecla de atalho que corresponde a esta ao Ctrl + R). Posicionado na rea de edio do corpo da mensagem, redija normalmente a sua resposta e em seguida a envie seguindo as instrues conforme foi apresentado no texto anterior.

Caso a mensagem selecionada tambm tenha sido enviada para outros destinatrios e voc deseje que a sua resposta seja lida por todos que a receberam, no menu Mensagem desa at o item Responder a todos e pressione Enter para abrir a janela de edio (a tecla de atalho correspondente a esta ao Control +

Shift + R). Redija a sua resposta e a envie. Estando na rea de edio do contedo de uma mensagem, para retornar aos outros campos como Assunto, CC e Para, voc dever pressionar simultaneamente as teclas Shift + Tab. Aps ter selecionado e lido uma determinada mensagem, caso voc deseje encaminh-la para outros destinatrios, siga os passos descritos abaixo:

Pressione a tecla (Alt da esquerda) para acessar a barra de menus. Desloque com a seta para a direita at o menu Mensagem. Desa com a seta at o item Encaminhar e tecle Enter para abrir a janela de edio (a tecla de atalho que corresponde a esta ao Ctrl + F) e O foco do cursor ser posicionado no campo Para. Informe o endereo do destinatrio ao qual deseja encaminhar a mensagem e tecle Tab. No campo CC informe os demais destinatrios caso haja e pressione Tab para acessar o campo Assunto. Caso deseje, altere o assunto da mensagem e pressione mais uma vez a tecla Tab. Por fim, caso julgue necessrio, digite algum comentrio referente mensagem que est encaminhando e a envie.

EXECUTANDO A CORREO ORTOGRFICA

Estando no modo de edio e aps ter redigido a sua mensagem de e-mail, antes de envi-la interessante executar uma verificao ortogrfica para detectar possveis erros. Para realizar a correo ortogrfica, pressione a tecla de atalho F7 que abrir a janela de dilogo "Verificar ortografia", contendo os seguintes controles:

No consta no dicionrio - Nesta caixa de texto, ser exibido o erro encontrado. Alterar para - Nesta caixa de texto, ser apresentada a correo selecionada na lista de sugestes (ao abrir a janela, este controle recebe o foco do cursor). Sugestes - Nesta lista so apresentadas as possveis sugestes para a correo do erro detectado. Ignorar - Pressionando este boto o erro detectado ser ignorado. Ignorar todas - Pressionando este boto sero ignoradas todas as situaes idnticas apresentada como erro.

Alterar - Pressionando este boto, o erro apresentado ser substitudo pela correo indicada na caixa de texto "Alterar para". Alterar todas - Pressionando este boto, todas as ocorrncias do erro apresentado sero substitudas pela correo indicada. Adicionar - Caso voc tenha certeza de que a palavra apresentada como erro est correta, pressione este boto para que esta palavra seja includa ao dicionrio. Cancelar - Pressionando este boto, voc encerrar a verificao ortogrfica antes de conclu-la. Pressionando o Tab voc avanar pelos controles disponveis e Shift + Tab voc retornar aos anteriores.

Para executar a ao de um determinado boto, ao focaliz-lo pressione a tecla Enter. Caso o corretor ortogrfico no lhe apresente sugestes, voc poder editar a correo diretamente na caixa de texto "Alterar para" e em seguida pressionar o boto "Alterar". Caso o corretor no encontre erros ou a verificao ortogrfica seja concluda, uma mensagem informativa ser apresentada e no contrrio, ser apresentado um outro erro para a continuidade da correo. INSERINDO ANEXO E TEXTO DE ARQUIVO EM E-MAILS

Para que voc possa inserir anexos ou um texto de arquivo como o contedo de um e-mail, necessrio que a janela de edio esteja aberta, seja respondendo, encaminhando ou criando uma nova mensagem. A possibilidade de se inserir anexos a uma mensagem de e-mail muito interessante, pois alm das informaes legveis em texto, podemos transferir para outras pessoas, diferentes tipos e formatos de arquivos. importante saber que: Quanto maior for o tamanho do arquivo a ser enviado como anexo a um e-mail, mais demorado ser o seu envio e a sua recepo por parte do destinatrio, por este motivo, caso necessite enviar um arquivo ou vrios arquivos que ocupem uma grande quantidade de bytes, use uma ferramenta de compactao para comprimi-los. Para anexar um arquivo mensagem, siga estas instrues:

Pressione o Alt da esquerda para acessar a barra de menus. Desloque com a seta para a direita at o menu Inserir (o atalho para abrir diretamente este menu Alt + I). Desa com a seta at o item Anexo e pressione Enter para abrir a janela de dilogo para a seleo do arquivo. Caso saiba, digite o caminho completo do arquivo ou o selecione atravs das listas de pastas e arquivos.

Aps ter indicado o arquivo, pressione Tab at o boto Anexar e tecle Enter.

Pronto, caso deseje anexar outros arquivos, repita os passos descritos acima. Observe que: Entre o campo do Assunto e da rea de edio do contedo da mensagem, ser inserida a lista com os arquivos anexados. Caso voc tenha inserido um arquivo por engano, voc dever selecion-lo com as setas nesta lista e pressionar a tecla Delete para remov-lo dali. Caso voc receba um e-mail contendo anexo, aps estar com ele selecionado na lista de mensagens, para salvar os arquivos siga os passos abaixo:

Pressione o Alt da esquerda para acessar a barra de menus, posicionando-se no menu Arquivo. Desa com a seta at o item Salvar Anexos e tecle Enter para abrir a janela de dilogo correspondente. Pressione Shift + Tab e estando sobre o boto Selecionar Tudo, tecle Enter. Desloque-se com o Tab at a caixa de texto Salvar Em, digite o caminho completo da pasta onde deseja salvar os arquivos (caso desconhea a localizao exata da pasta de destino, utilize o prximo boto Procurar para selecion-la). Aps ter indicado a pasta de destino onde sero salvos os arquivos, pressione Tab at o boto Salvar, tecle Enter e pronto.

Nota importante: Apenas salve anexos vindo de fontes conhecidas e confiveis, pois pessoas mal intencionadas negativamente utilizam este interessantssimo recurso para fazer a disseminao de vrus pela Internet. Para inserir diretamente na rea de edio da mensagem de e-mail o contedo de um arquivo de texto puro ou no formato HTML, siga as instrues abaixo:

Pressione o Alt da esquerda para acessar a barra de menus. Desloque com a seta para a direita at o menu Inserir (o atalho para abrir diretamente este menu Alt + I). Desa com a seta at o item Texto de Arquivo e pressione Enter para abrir a janela de dilogo para a seleo do arquivo. Caso saiba, digite o caminho completo do arquivo. Caso desconhea a localizao exata do arquivo, tecle uma vez o Tab. Na caixa combinada "Arquivos do Tipo", escolha (TXT) ou (HTML) de acordo com o formato desejado. Navegue pela lista de pastas e arquivos at selecionar o arquivo em questo. Aps ter indicado o arquivo, pressione Tab at o boto Abrir, tecle Enter e pronto.

APLICANDO PAPEL DE CARTA, IMAGEM E SOM COMO PLANO DE FUNDO A UMA MENSAGEM DE E-MAIL

Para aplicar um papel de carta, uma imagem ou um som como plano de fundo, necessrio que voc

esteja na janela de edio da mensagem. A aplicao do papel de carta consiste em uma maneira rpida e simples de decorar com imagens preestabelecidas, o plano de fundo de uma mensagem. Para aplicar um papel de carta a uma mensagem, basta executar as seguintes aes:

Pressione o Alt da esquerda para acessar a barra de menus. Desloque com a seta para a direita at o menu Formatar (o atalho Alt + O abre diretamente este menu). Desa com a seta at o item Aplicar papel de carta e pressione uma vez a seta para a direita. Escolha a opo desejada e tecle Enter para aplic-la mensagem.

Para inserir uma imagem como plano de fundo de uma mensagem de e-mail, siga os passos descritos abaixo:

Pressione o Alt da esquerda para acessar a barra de menus. Desloque com a seta para a direita at o menu Formatar (o atalho Alt + O abre diretamente este menu). Desa com a seta at o item Plano de fundo. Pressione uma vez a seta para a direita e no item Imagem tecle Enter para abrir a janela de dilogo Imagem do plano de fundo.

Caso conhea, digite o endereo completo da imagem e no contrrio, pressione Tab e no boto Procurar tecle Enter e selecione o arquivo de imagem desejado. Aps ter indicado a imagem, pressione Tab at o boto OK, tecle Enter e pronto, a imagem ser inserida como plano de fundo da mensagem. Caso deseje definir um som de fundo para a mensagem, siga as instrues abaixo:

Pressione o Alt da esquerda para acessar a barra de menus. Desloque com a seta para a direita at o menu Formatar (o atalho Alt + O abre diretamente este menu). Desa com a seta at o item Plano de fundo e tecle uma vez a seta para a direita. Desa com a seta at o item Som e pressione Enter para abrir a janela de dilogo Som de fundo.

Caso conhea, digite o endereo completo do som e no contrrio, pressione Tab e no boto Procurar tecle Enter e selecione o arquivo de udio desejado. Pressione Tab e no controle Configuraes de repetio, selecione com o uso das setas, a opo desejada.

Caso selecione a opo "Tocar o som", pressione uma vez o Tab e informe a quantidade de repeties ao qual o som dever ser executado. Pressione Tab at o boto OK, tecle Enter e o som de fundo ser inserido mensagem.