Gerenciando documentos digitais

Os documentos digitais, assim como os papis, precisam ser armazenados para que sejam encontrados e usados quando necessrio. Para um escritrio sem papel, ou melhor, um quase sem papel, voc ir precisar de uma maneira de transformar os papis em documentos digitais ou eletrnicos. Esse tipo de transformao de comunicao feita por um sistema de criao de documentos. Como no usar papel improvvel, voc provavelmente vai perceber uma necessidade constante de transformar papel em arquivos eletrnicos. Um sistema de gerenciamento de documentos geralmente vai alm dessa transformao para lidar com todos os documentos, tanto os gerados pelo computador quanto os escaneados ou enviados por fax e e-mail. O sistema bsico de criao de documentos consiste de um scanner e um programa que permita que os documentos em papel sejam escaneados, convertidos em imagens eletrnicas e salvos em PDF, TIFF ou outros formatos para serem armazenados em CDs, DVDs, disco rgido de um computador ou em um servidor de rede. A maioria dos sistemas de criao de documentos inclui reconhecimento ptico de caracteres (OCR). Isso permite que as imagens sejam reconhecidas como texto quando so salvas em PDFs que podem ser encontrados ou copiadas para programas como Microsoft Word ou Excel. Com OCR, voc tambm pode procurar por palavras ou frases especficas dentro de um documento escaneado. Os sistemas de gerenciamento de documentos fornecem os armrios para os arquivos eletrnicos e as ferramentas de sistema para o arquivamento. Eles unem espao para armazenamento de dados com um programa que vai alm da criao de documentos e inclui funes como trilha de auditoria e ferramentas de informaes, controles de expirao de documentos para apag-los em datas especificadas e exibio de documentos online. Sistemas de gerenciamento de documentos mais avanados oferecem opes extras como: Autenticao de usurio para aumentar a segurana; Notificao de e-mail automtica; Assinaturas digitais; Criptografia de dados para um envio seguro; Chaves personalizadas que oferecem comandos para indexao

correta; Solues direcionadas para indstrias como as de assistncia mdica, financeira ou manufatura; Arquivamento multimdia, unindo vrios tipos de arquivos como imagens visuais, vdeo, texto e planilhas eletrnicas. Se voc tem grandes quantidades de documentos em papel para transformar em arquivos eletrnicos ou precisa de ajuda para realizar essa tarefa rapidamente, talvez seja bom contratar empresas para fazer a criao de documentos. E se voc no tem um servidor grande o suficiente ou se quiser armazenar os arquivos eletrnicos fora do local de trabalho, muitas empresas de criao de documentos oferecem um servidor para hospedagem. A hospedagem de documentos online permite que voc armazene e faa backup de seus arquivos no servidor deles e depois tenha acesso aos arquivos com segurana em qualquer lugar e a todo o momento. A vantagem que os arquivos valiosos ficam fora do local de trabalho no caso do servidor da empresa cair ou no puder ser acessado dentro da empresa.
por Diane Dannenfel

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