O SISTEMA DE INFORMAO CONTBIL SOBRE O ENFOQUE DA CONTROLADORIA PARA TOMADA DE DECISES EMPRESARIAIS

Amilton Fernando Cardoso Brusque SC Mestre em Cincias Contbeis pela FURB1 Professor da FATEC SENAI Brusque (SC) E-mail: amilthon@terra.com.br Clio Corra dos Santos Blumenau - SC Mestre em Cincias Contbeis pela FURB1 Professor da UNIASSELVI2 E-mail: clio_santos@albint.com Jorge Ribeiro de Toledo Blumenau - SC Doutor em Cincias Contbeis pela USP Professor do Programa de Ps-Graduao em Cincias Contbeis da FURB1 E-mail: proftoledo@sigmanet.com.br Blumenau - SC Mestre em Cincias Contbeis pela FURB1 Professor da UNIASSELVI2 E-mail: valmor_souza@albint.com Artigo recebido em 05/04/2006 e aceito em 22/05/2006.

RESUMO O sistema de informao contbil integra todo o fluxo operacional. No mdulo de Distribuio temos o Cadastro, Endereo/Impostos, Recebimento Fiscal/Financeiro/ Fsico, a contabilizao do recebimento, atravs da nota fiscal de entrada e Faturamento, com a emisso da nota fiscal de sada E no mdulo Financeiro temos Custo, Contas a Pagar, Contas a Receber, Contabilidade com seus planos de contas, centro de custo, perodos fiscais, calendrio contbil e oramentos. O objetivo do sistema fornecer informaes relevantes, para que cada usurio possa tomar suas decises e realizar seus julgamentos com segurana. Para tanto, necessrio um conhecimento sobre o sistema contbil computadorizado. Utilizou-se neste trabalho o apoio do sistema MFG/Pro verso eB, pois, o assunto em questo no foi encontrado em pesquisa bibliogrfica. E, pode-se concluir que a gesto da informao em uma empresa de fundamental importncia para o seu desenvolvimento. Palavras-chave: Informao Contbil; Fluxo Operacional; Sistema.
1 2

FURB Universidade Regional de Blumenau CEP 89.012 -900 Blumenau SC. UNLASSELVI Centro Universitrio Leonardo da Vinci CEP 89.065-000 Blumenau SC.

Revista de Contabilidade do Mestrado em Cincias Contbeis da UERJ, Rio de Janeiro, v.11, n.1, p.1, jan./jun. 2006

Amilton Fernando Cardoso, Clio Corra dos Santos, Jorge Ribeiro de Toledo eValmor de Souza

ABSTRACT The system of accounting information integrates the whole operational flow, in the module of Distribution, the Filing, Address/Taxes, Fiscal/Financial/Physical Receiving to the accountancy of the receiving inbound the entrance Fiscal Note and Invoicing, with the issuing of the outbound Fiscal Note and in the Financial module, Costs, Accounts Payable, Accounts Receivable, Accounting with its accounts plans, cost center fiscal periods,accounting calendar and budgets. The objective of the system is to supply important information so that each user can make his/her decisions and assess it safely. Therefore, it is necessary some knowledge on the computerized accounting system. It was used in this work the support of the system MFG/Pro version eB, because the subject was not found in bibliographical research. It can be concluded that managing information in a company is of fundamental importance for its development. Keywords: Accounting information, Operational Flow, System. 1. INTRODUO

Neste trabalho ser apresentado um assunto que tem sido pouco abordado nos currculos dos cursos de Contabilidade e pelos escritores desta cincia, mas que de fundamental importncia no cotidiano do contador. Trata-se dos sistemas contbeis computadorizados, que se aplica na contabilidade como ferramenta para facilitar o trabalho do profissional contador. Este assunto ser desenvolvido com o apoio do sistema MFGPRO verso eB, onde ser abordado o sistema financeiro que o final da linha das transaes contbeis, geradas nos mdulos de Distribuio e Manufatura. No Menu financeiro geram-se alguns relatrios como: Balano, Demonstrativo, Fluxo de Caixa e Oramentos, que do suporte ao gestor, na tomada de deciso. Pela grande dificuldade que se encontrou na obteno de obras que tratam sobre o assunto, a fundamentao terica limitou-se a poucos autores, que incursionaram nesta rea, prejudicando o aprofundamento no tema. As informaes, para serem objeto de tomada de deciso, devem ser oriundas de uma base de dados confiveis e essa base de dados pode ser a Contabilidade. A Contabilidade, sendo um estoque de informao, poder fornecer, aos seus usurios, informaes, que podem auxili-los no processo decisrio, para o melhor gerenciamento da companhia. Segundo Guerreiro (1989) apud Figueiredo e Moura (2000, P.3): Os programas que regem a conduta do tomador de deciso so em muitos casos altamente complexos, variveis, instveis, indefinidos e sujeitos as circunstncias do contexto Ou seja, o tomador de decises est inserido em contexto e muitas vezes objetivo, pois, diversas circunstncias externas influenciam as atividades da empresa, e esses gestores precisam estar munidos de informaes, extradas de um sistema contbil computadorizado, que os auxiliem a um bom desempenho na tomada de decises. A contabilidade vem tentando contribuir para uma melhor compreenso desse ambiente empresarial. Para que se melhore essa compreenso, necessrio passar pelas teorias de deciso, mensurao e informao, que constituem o trip, que sustenta a Cincia Contbil, conforme afirma BEUREN (1996:54). No momento, alguns fatores influenciam numa deciso, como a forma e a que se destina. Independente do profissional, o ideal seria que a informao sempre refletisse a realidade dos fatos que a compem.

Revista de Contabilidade do Mestrado em Cincias Contbeis da UERJ, Rio de Janeiro, v.11, n.1, p.2, jan./jun. 2006

O Sistema de Informao Contbil sobre o Enfoque da Controladoria para Tomada de Decises Empresariais

2.

MENU DISTRIBUIO ENDEREOS/IMPOSTOS

Uma vez o sistema de impostos estando selecionado no arquivo de controle do sistema/Contas, as funes dos mdulos Endereos/Impostos so usadas para se efetuar toda a parametrizao. Clientes, fornecedores, linhas de produto e itens possuem campos que determinam suas situaes de tributao, que so utilizadas em Ordens, Memos e Voucher. No Brasil, a Nota Fiscal o documento legal obrigatrio que suporta os processos de recebimento e faturamento. Dessa forma, as transaes de entrada e de sada de estoques necessitam efetuar os clculos dos impostos incidentes para cada tipo de Operao. Qualquer que seja o tipo de operao envolvido na transao, o agente de clculo dos impostos possui importncia fundamental em todo o processo de emisso de notas fiscais, sejam elas de sada ou de entrada e, ainda, na validao de notas fiscais recebidas de terceiros. O gerenciador global de impostos, GTM, uma ferramenta poderosa de clculo para impostos, e, devido sua imensa flexibilidade, tambm, em contrapartida, uma ferramenta complexa. Da a grande importncia do processo de modelagem e parametrizao fiscal. Ao implementar o GTM, a empresa deve se familiarizar com seus conceitos, tais como: Tipo de Impostos, Classe de Imposto, Tipo de Operao, Zona Fiscal, Local/Estabelecimento, Classificao Fiscal IPI NBM, Cdigo de Origem, Ambiente Fiscal, Taxas, Mtodos de Clculo, Acrscimos/Decrscimos Base de Calculo, Critrios de Arredondamento. importante avaliar todos os impostos envolvidos nas transaes comerciais da empresa (entradas/sadas), considerando, ainda, detalhes levantados no processo de planejamento e modelagem. 3. MENU DISTRIBUIO RECEBIMENTO

O recebimento localizado tem como objetivo adequar as funcionalidades originais do MFG-PRO realidade brasileira, que possui em especial um tratamento fiscal diferenciado e um documento legal especfico, a Nota Fiscal. Para que seja possvel a utilizao do recebimento localizado necessrio que o mdulo gerenciador de impostos, o qual passar a referenciar como GTM, esteja ativo e adequadamente parametrizado; Como iniciar a operao do Recebimento Localizado: GTM ativo e definido do ponto de vista de impostos Cadastro de fornecedores atualizado Cadastro de itens atualizado Ordens de compra colocadas. No recebimento localizado integrado com: Interface para Livros Fiscais Contas a Pagar, somente quando o Tipo de Operao indicar lanamento nas Contas a Pagar. Custo Localizado Controle de Estoques Compras

Revista de Contabilidade do Mestrado em Cincias Contbeis da UERJ, Rio de Janeiro, v.11, n.1, p.3, jan./jun. 2006

Amilton Fernando Cardoso, Clio Corra dos Santos, Jorge Ribeiro de Toledo eValmor de Souza

A digitao da Nota Fiscal de Entrada poder ser efetuada tanto a partir do recebimento Fiscal/Financeiro, como pelo recebimento fsico. Com a digitao da Nota Fiscal de Entrada, teremos a criao do Aviso de Recebimento, que o espelho da Nota Fiscal de Entrada. Durante a digitao da Nota Fiscal sero emitidos avisos das divergncias verificadas nas Ordens de Compras Somente no fechamento do aviso de recebimento que teremos a atualizao das Ordens de Compras, Estoque, Contas a Pagar e a gerao dos lanamentos Contbeis e a emisso automtica de um relatrio de divergncias. O Objetivo da opo de consulta das Ordens de Compras em aberto, principalmente pelo CNPJ do fornecedor, permitir visualizar os saldos a receber, alm de permitir o conhecimento da existncia de avisos de recebimentos criados e no fechados. 3.1 Recebimento Fiscal/Financeiro

O Recebimento Fiscal/Financeiro tem com objetivo possibilitar a digitao dos dados Fiscais/Financeiro da nota fiscal de Entrada. Por meio da identificao do documento, que, originalmente, se d atravs do CNPJ do fornecedor e da Nota Fiscal do mesmo, inicia-se a digitao da Nota Fiscal de entrada. Aps a digitao dos dados gerais da Nota, ser gerado o nmero do Aviso de recebimento. Se existirem despesas acessrias, essas sero rateadas, conforme o critrio adotado (peso, valor, etc). Ex.: despesas de armazenagem. 3.2 Recebimento Fsico

O Recebimento Fsico tem objetivo de possibilitar a digitao da contagem fsica do recebimento. A partir do Recebimento Fsico, possvel realizar um recebimento unificado, ou seja, abrangendo o Fsico e o Fiscal/financeiro de uma vez, sem precisar mudar de funo. 3.3 Fechamento do Aviso

O Objetivo do sistema atualizar as informaes dos avisos de recebimentos selecionadas. o fechamento quem atualiza os estoque, ordens, ordens de compra, contas a pagar e indiretamente gera os lanamentos contbeis. O fechamento do Aviso tambm emite um relatrio de divergncias dos avisos, que so processados. O Estorno do aviso consiste em efetuar um lanamento reverso nos estoques, contabilidade, ordens de compras e excluir documentos nas contas a pagar. A Consulta por Nota Fiscal ou Aviso de recebimento obter todos os dados sobre o recebimento fiscal/financeiro e recebimento fsico. A Consulta do Aviso de recebimento por fornecedor possvel visualizar os documentos que esto pendentes de fechamento, facilitando o fechamento do perodo. A Emisso do Aviso de Recebimento pode ser efetuada aps o recebimento fsico ou Fiscal/Financeiro, podendo, ainda, ser emitido mesmo aps o fechamento do aviso. O Relatrio de Divergncias poder ser emitido a qualquer momento, aps a digitao da Nota Fiscal, independente do Fechamento do Aviso de Recebimento.
Revista de Contabilidade do Mestrado em Cincias Contbeis da UERJ, Rio de Janeiro, v.11, n.1, p.4, jan./jun. 2006

O Sistema de Informao Contbil sobre o Enfoque da Controladoria para Tomada de Decises Empresariais

A Tolerncia por Linha de Produto permite definir um limite contra o excesso no recebimento ao nvel de linha de produtos, que sobrepe quela estabelecida nos parmetros do Arquivo de Controle de Compras. O Paramento para as Despesas Transitrias permite definir critrios de rateio a ser utilizado pelas despesas acessrias que constas na Nota fiscal de entrada. 3.4 Rateio de Notas Fiscais de Despesas

Este rateio possibilita a distribuio do valor lquido de nota fiscal de despesas em um conjunto de notas fiscais de mercadorias. Todas as notas fiscais de despesas podero ter o seu valor lquido distribudo, para agregar custo em itens de outros documentos. O documento a ter valor distribudo, bem como, os documentos que recebero a distribuio dever ser vlido, ou seja, pertencentes a um perodo ainda aberto, no podendo estar cancelados e devendo ter sido previamente fechados. 4. FATURAMENTO

Na venda de um produto, ou servio, a emisso de um documento fiscal obrigatrio por lei (Nota Fiscal). Alm dessas citadas, outras transaes exigem a emisso de notas fiscais, como a remessa de produtos para demonstrao, produtos para beneficiamento (subcontrao) Qualquer tipo de operao envolvido na transao, o agente de clculo dos impostos possui importncia fundamental em todo o processo de emisso de notas fiscais, sejam elas de sadas ou de entradas. Da a importncia do processo de modelagem e parametrizao Fiscal do Gerenciador Global de Impostos (GTM). 4.1 Ordens de Venda

A Ordem de Venda pode ser utilizada para todas as transaes da empresa, onde o tipo de operao afete a necessidade de reposio de inventrio (clculo do MRP). Isto permite a criao de ordens, no somente para as vendas propriamente dita, mas, tambm, para operaes como remessas de Amostras Grtis e Bonificaes, entre outras. A utilizao de uma Ordem de Venda, como instrumento de suporte para outras operaes, possibilita, ainda, a utilizao das funes de separao e embarque, suportando o processo de expedio de materiais, assim como, se processa uma preparao de materiais de uma venda. Todos os produtos transacionados pela empresa, representados por Itens cadastrados, possuem informaes fsicas complementares, que passam a ser armazenados atravs da Manuteno de Dados Fiscais do Item. Os itens Memo, ou no cadastrado, solicitam que esses dados sejam informados em tempo de Manuteno da Ordem de Venda. 4.2 Solicitao de Emisso de Notas Fiscais

A solicitao de emisso de Nota Fiscal suporta as transaes da empresa, onde o tipo de operao no se refere s operaes bsicas de sada, suportada pela Ordem de Venda. Possui toda semelhana com
Revista de Contabilidade do Mestrado em Cincias Contbeis da UERJ, Rio de Janeiro, v.11, n.1, p.5, jan./jun. 2006

Amilton Fernando Cardoso, Clio Corra dos Santos, Jorge Ribeiro de Toledo eValmor de Souza

a Ordem de venda, quanto sua manipulao, porm, possui caractersticas especficas vinculadas s suas diversas variaes. 4.2.1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 4.3 Espcies de Solicitao de Emisso de Notas Fiscais SENFS Nota Fiscal complementar de Preo Nota Fiscal complementar de IPI Nota Fiscal Complementar de ICMS Nota fiscal Complementar de ISS Nota Fiscal de Devoluo de Vendas Nota Fiscal de Devoluo de Compras Nota Fiscal de Entrega Futura Nota Fiscal de Triangulao Nota Fiscal de Servios Nota Fiscal de remessa para Beneficiamento Nota Fiscal de Outras Entradas Confirmao da Solicitao de Emisso de Notas Fiscais

Assim como para as Ordens de Vendas, a preparao de um aviso de embarque, antes da emisso da Nota Fiscal necessria, para as operaes originadas a partir de uma solicitao de emisso de notas fiscais, necessria a confirmao desta. Havendo necessidade de registro em papel, possvel a impresso da confirmao da Solicitao de Emisso de Notas Fiscais. 4.4 Notas Fiscais

A funo de gerao da nota fiscal executa a gerao e gravao das mesmas, sua impresso e os respectivos lanamentos para os sistemas e subsistemas integrados ao processo Contas a Receber/Pagar, Contabilidade, Estoques, Ordens de Venda, anlise de Vendas, Comisso de Vendedores e Custos. A gerao de nota fiscal a atividade final do processo que se inicia por uma ordem de venda, ou, uma solicitao de emisso da nota fiscal, em algumas situaes especficas, como o caso de venda para Entrega Futura e Venda ordem (Triangulao), ambas so exigidas, de forma a suportar todo o tratamento necessrio ao processo de gerao dos respectivos documentos fiscais. Apesar de haver uma formatao bsica definida por lei, cada empresa possui flexibilidade de compor o layout se sua Nota Fiscal, com uma conotao personalizada, desde que obedecendo aos padres legais. Assim sendo, os programas fontes de impresso de nota fiscal so fornecidas s empresas usurias para lhes permitir os ajustes necessrios impresso de suas notas fiscais, segundo seu formato prprio. 4.5 Consideraes e Restries

O sistema trabalha com nota fiscal futura para as operaes de vendas e apenas uma Srie/Subsrie para cada estabelecimento. Possibilita, no entanto, a utilizao de notas fiscais de entrada com srie
Revista de Contabilidade do Mestrado em Cincias Contbeis da UERJ, Rio de Janeiro, v.11, n.1, p.6, jan./jun. 2006

O Sistema de Informao Contbil sobre o Enfoque da Controladoria para Tomada de Decises Empresariais

exclusiva. Existe, ainda, a opo de se utilizar ambos os documentos sob a mesma numerao. A emisso de nota fiscal exige que todo o destinatrio/remetente esteja cadastrado. Recomenda-se, portanto, a adoo de intervalos especficos de codificao para um melhor controle pela rea de vendas do cadastro de clientes. Como apoio adicional, a funcionalidade de endereos miscelneas evita a poluio dos cadastros de clientes e fornecedores com dados espordicos. 5. CUSTO PERIDICO

O sistema de clculo de custo peridico tem como ponto principal o fato de no afetar as formas de clculo de custo original do MFG/Pro, ou seja, os dados necessrios so extrados e tratados separadamente, utilizando parmetros especficos, que so definidos pelo prprio usurio. Existe, porm, uma lgica a ser seguida neste processo de clculo de custo peridico, bem como dados mnimos que devem ser informados ao sistema. Desta forma, este captulo foi dividido em dois grandes blocos: um de preparao, onde ser abordado o aspecto propriamente dito, que diz respeito s funes que devero ser executadas. 5.1 Preparao do Custo Peridico

O arquivo de controle mantm os dados bsicos para o processo de reclculo do custo, este parmetro pode ser alterado a qualquer momento, porm, criteriosamente, uma vez que podem gerar diferenas de custos entre perodos. Como, por exemplo, uma alterao de moeda. A moeda determinada dever estar, previamente, cadastrada no mdulo de Mltiplas Moedas. 5.2 Taxas por Centro de Trabalho

No clculo original de custo, os custos de mo-de-obra direta e indireta so absorvidos pela produo, a partir do apontamento das atividades de fbrica e das taxas (custo-hora) do centro de trabalho, onde a operao foi executada. Neste contexto, o objetivo desta funo permitir que sejam apontados os valores reais de mo-deobra direta e indireta do perodo, para o qual est sendo feito o reclculo. Os valores sero assumidos como taxas ou totais, dependendo da parametrizao definida na opo do sistema. 5.3 Ajuste de Custos de Estoque e Produo

Esta funo gera uma transao de ajuste de custo para estoque, ou, para produo, que ser processada no reclculo corrigir no saldo contbil de custos de um item no estoque, ou, de um componente no processo de alguma ordem de produo. O cdigo que identifica esse tipo de transao CST-ADJ, quando o ajuste no estoque, ou, WIP-ADJ quanto o ajuste no processo contbil. Estes dois tipos de transao so os nicos que podem ser gerados pelo usurio, dentro do mdulo de custo peridico.

Revista de Contabilidade do Mestrado em Cincias Contbeis da UERJ, Rio de Janeiro, v.11, n.1, p.7, jan./jun. 2006

Amilton Fernando Cardoso, Clio Corra dos Santos, Jorge Ribeiro de Toledo eValmor de Souza

5.4

Extrao das Transaes do Perodo

Executa-se a extrao das transaes de estoque e produo geradas dentro de um mesmo perodo de custo. O processo de extrao gera transaes para o reclculo, a partir das seguintes origens: 1. Histrico das transaes de estoque geradas a partir dos subsistemas de Distribuio e Manufatura (recebimento, produo, vendas, etc); 2. Histrico das transaes de produo geradas a partir do mdulo de Controle de Produo ou do mdulo Repetitivo, ou seja, apontamentos de horas de execuo, preparao, no produtiva etc. Esta extrao depende do parmetro Extrao Operaes de Produo definido no Arquivo de Controle. 5.5 Gerao de Lanamentos Contbeis

As transaes de estoques e produo que tiveram os custos recalculados, no perodo, geraram uma contabilizao, que pode ser lanada na Contabilidade do sistema. Essa contabilizao est baseada nas contas de ajuste previamente definidas. O valor de ajuste baseado na diferena entre o custo original da transao (padro) e o custo reclculo. Essa funo carrega os lanamentos de ajustes do Custo Peridico na Contabilidade como transaes no lanadas e seu prefixo de referencia contbil da transao de ajuste ser JL.
Figura 1 - Fluxo bsico para recalculo do custo peridico

Reviso das contas de ajuste

Ajuste custo de estoque e produo (se necessrio)

Atualizar as taxas ou valores de mo-de-obra direta e indireta por centro de trabalho/mquina

Extrair transaes do perodo

Executar reclculo do custo peridico

Analisar resultado atravs de consultas e relatrios

Rever taxas e/ou transaes lanadas no sistema (se necessrio)

Fonte: os autores
Revista de Contabilidade do Mestrado em Cincias Contbeis da UERJ, Rio de Janeiro, v.11, n.1, p.8, jan./jun. 2006

O Sistema de Informao Contbil sobre o Enfoque da Controladoria para Tomada de Decises Empresariais

5.6

Transaes de Estoque por Item

Esta funo apresenta de forma resumida a movimentao custeada de um item para um determinado perodo do calendrio de custos. Permite consultar as transaes de estoque que ainda no foram submetidas ao reclculo de custos, ou, que no puderam ter o custo recalculado por algum problema, neste caso, o campo erro aparecer com um cdigo referente mensagem de erro. A descrio da mensagem de erro pode ser consultada no menu atravs de sua funo e o nmero da transao pode ser utilizado como chave para uma consulta mais detalhada. O detalhe de transao de estoque apresenta todos os dados de uma determinada transao de estoque. Para transaes geradas pelos subsistemas de distribuio e manufatura no campo Origem informar M, no caso de transao com ajuste de valor gerada pelo custo peridico, informar C. Uma transao, com o contedo dos campos Ano/Perodo/Seqncia zerados, caracteriza que a mesma ainda no foi custeada. 5.7 Inicia o Custo pelo Saldo Atual

Este utilitrio tem como objetivo gerar uma posio inicial de estoque e produo para os casos em que no existem histricos de transaes. Esta funo simula um inventrio fsico, gerando transaes de ajuste de quantidade (TAG-CNT), apenas dentro do mdulo de custos. As transaes de ajuste de quantidade geradas pela funo esto baseadas na posio de estoque fsico do mdulo de controle de estoques, assim, antes de execuo deste utilitrio, deve-se ter a posio fsica do estoque fechado contabilmente, ou seja, os saldos devem corresponder ao estoque final do perodo. A seguir, passos recomendados para execuo deste utilitrio: 1. Fechamento da movimentao de estoque e produo para o perodo n-1; 2. Fechamento contbil de todas as ordens de produo e cumulativas para o perodo n-1; 3. Bloqueio, via calendrio contbil, da movimentao de estoque e produo para todos os perodos (isto garante o congelamento da posio fsica de estoque que corresponde posio inicial para custos); 4. Execuo deste utilitrio; 5. Execuo de reclculo de custos para o perodo n-1; 6. Verificao do resultado do reclculo; 7. Liberao, via calendrio contbil, da movimentao de estoque e produo para o perodo n; 8. Inserir o custo contbil de estoque para o perodo n-1, atravs da opo Ajustes de Custos de Estoque e Produto; 9. Re-execuo de reclculo de custos para o perodo n-1; 10. Reviso do resultado do reclculo; 11. Fechamento do perodo n-1 atravs da opo Fecha custo do perodo na execuo do recalculo de custos. n identifica o primeiro perodo de custos n-1 identifica o perodo anterior a inicializao de custos.

Revista de Contabilidade do Mestrado em Cincias Contbeis da UERJ, Rio de Janeiro, v.11, n.1, p.9, jan./jun. 2006

Amilton Fernando Cardoso, Clio Corra dos Santos, Jorge Ribeiro de Toledo eValmor de Souza

5.8

Libera Transaes para Clculo a Mdio Esta funo permite que transaes pendentes com erro possam ser liberadas para clculo a custo

mdio. Neste caso a transao escolhida para liberao poder ter seu Tipo Ord alterado para INV, no caso de mdio, ou, para MC0, no caso de zero, e, somente, ser re-processada, aps a execuo do reclculo do custo peridico. Podem existir situaes em que mesmo este recurso no consiga liberar uma transao com erro, por exemplo, uma transao em que a quantidade de sada maior que a quantidade contbil. 6. CONTAS A PAGAR

Quando uma empresa adquire produtos ou servios, ela, automaticamente, assume uma obrigao a pagar com seu fornecedor, e este por sua vez envia um ttulo fiscal/fatura, para comunicar a obrigao de pagamento. Esse documento atesta quais itens foram vendidos/recebidos e valor devido, declara-se, neste ttulo, os termos de crdito tais como: data de vencimento, descontos que a empresa oferece, taxas de juros, em caso de atraso, etc. Conseqentemente, o gerenciamento de contas a pagar efetivo otimiza o fluxo de caixa e mantm relaes satisfatrias com os credores, simultaneamente. Os dois elementos que tornam isso possvel so os vouchers e os relatrios agings. Os voucheres so obrigaes a serem pagas, onde esto todos os detalhes relevantes sobre a natureza da obrigao e de seu pagamento. O sistema MFG/Pro, os vouchers podem ser utilizados para processar qualquer obrigao em qualquer situao que seja conveniente para gerar pagamentos no sistema. Os relatrios agings so utilizados para identificar valores pendentes, a fim de que os pagamentos sejam priorizados, baseando-se na data do voucher, ou, na data de vencimento do mesmo. Pode-se utilizar, tambm, o modulo contas a pagar para registrar os chamados pagamentos No AP, criados fora do sistema, para itens como pequenos gastos financeiros, taxas bancrias, servios ou pequenos gastos com fornecedores eventuais. Isso permite rastrear pagamentos na contabilidade (Dirio Auxiliar Fornecedor). 6.1 Fluxo de Contas a Pagar

Todo e qualquer ingresso de ttulo fiscal/fatura deveria ser feito atravs do recebimento fiscal/financeiro, pois, este estar gerando todas as informaes para posteriores pagamentos. Neste caso, o ponto de partida para processamento de pagamento o pedido de compra. O pedido de compra um contrato que confirma a inteno de comprar e nele se lista itens, quantidades e preos, conta contbil, bem como, qualquer cobrana relacionada, tais como: impostos ou frete. Este documento indica, tambm, os endereos de cobrana e entrega, os termos de crdito negociados com o fornecedor. Quando os produtos so entregues no departamento de recebimento, um documento fiscal registrado. O recebimento Fiscal/Financeiro confirma os itens e quantidades recebidas com o pedido de compra. Durante o processo de recebimento, o sistema estar criando o voucher. De acordo com a forma de pagamento, informada no pedido, ser possvel detectar a necessidade da criao de um ou mais vouchers para um mesmo recebimento, pois, este pode possuir vrias parcelas a serem pagas (Ex. Vencimento para 30/60/90 dias).
Revista de Contabilidade do Mestrado em Cincias Contbeis da UERJ, Rio de Janeiro, v.11, n.1, p.10, jan./jun. 2006

O Sistema de Informao Contbil sobre o Enfoque da Controladoria para Tomada de Decises Empresariais

6.2

Efeitos na Contabilidade

Todas as transaes de contas a pagar, com exceo dos vouchers confirmados, criam transaes dirias na contabilidade. Podem ser criadas como transao de contas a pagar CP, ou resumidas por dia. No sistema MFG/Pro, pode-se optar por no atualizar o balano de caixa at que o pagamento seja descontado pelo banco, com o lanamento dos pagamentos, em uma conta para pagamento em processo, tambm chamado de conta de caixa em transito. Quando os pagamentos so liquidados com o extrato do banco, o sistema credita, automaticamente, a conta de caixa das contas a pagar. 6.3 Registro de Voucher

Muitas empresas preferem registrar o voucher assim que o ttulo fiscal/fatura recebido, mesmo quando os itens comprados ainda no foram recebidos. Isso ajuda a evitar perda e facilita o rastreamento. Na Europa, onde IVA (VAT) sobre os Ttulos Fiscais/Faturas pode ser compensado pelo IVA recebido em vendas, importante registrar as contas a pagar o mais rpido possvel. Outro uso para o registro de voucher registrar, previamente, os vouchers para gastos fixos. Por exemplo, a empresa quer entrar com o valor de um ano de vouchers para pagamentos mensais de aluguis; um para janeiro, outro para fevereiro, e assim por diante. O registro das contas a pagar permite que isso seja feito sem provocar conseqncia indesejada na contabilidade. Outra utilizao deste relatrio prevenir o problema que algumas empresas sofrem com Engavetamento . O responsvel pelo recebimento guarda um aviso, durante um perodo, incluindo-o no sistema com uma data muito prxima ao seu vencimento, acarretando problemas no fluxo de caixa da empresa. Para prevenir este problema o sistema MFG/Pro aconselha o seguinte procedimento: 1. Registre o voucher como no confirmado. 2. Execute a confirmao automtica de voucher para uma faixa de datas, utilizando a critrio Data de Vencimento com um perodo inicial, a data de hoje mais 5 dias, ou qualquer outra quantidade de dias, indique Confirma = Sim, desta forma o usurio estar confirmando todos os vouchers que possuem vencimento maior ou igual data indicada, ou seja, estar visualizando quais os vouchers, que foram ingressados no sistema no prazo correto. 3. Com a execuo diria destes procedimentos, os vouchers lanados fora do prazo, so prontamente indicados, podendo, assim, melhorar o problema de engavetamento. 6.4 Processo de Pagamento

Todo e qualquer voucher, antes de chegar no momento de ser selecionado para pagamento, deve possuir todas as informaes necessrias para poder gerar um valor correto Qualquer informao no fornecida, ou mesmo informada de forma errada, poder estar implicando em valor a ser pago errado. Caso o pagamento esteja sendo efetuado em atraso, o sistema poder estar aplicando um juro, portanto, dever ter um respectivo lanamento contbil, ou mesmo quando estiver pagando com uma antecedncia o sistema poder aplicar um desconto se houver, gerando, tambm, seu respectivo lanamento. Portanto, alm das informaes para gerar o valor de pagamento, antes de estar selecionando o voucher, as contas, em que sero gerados os possveis lanamentos, devem ser verificadas.

Revista de Contabilidade do Mestrado em Cincias Contbeis da UERJ, Rio de Janeiro, v.11, n.1, p.11, jan./jun. 2006

Amilton Fernando Cardoso, Clio Corra dos Santos, Jorge Ribeiro de Toledo eValmor de Souza

Assim como as demais contas, no caso de lanamento diferente das contas j pr-estabelecidas, o usurio poder alterar, no momento da manuteno do voucher, ou, caso o usurio esteja fazendo um pagamento com cheque manual, tambm, poder informar ou mesmo alterar essas contas. 7. CONTAS A RECEBER

Contas a receber, contabilmente, so os direitos financeiros de uma empresa contra indivduos ou organizaes, resultantes de transaes comerciais. Quando uma empresa compra produtos ou servios, isto gera uma obrigao a ser paga a seu fornecedor, comunica-se este direito ao cliente, atravs de uma fatura, documento que declara qual o item vendido e valor devido. O mdulo de contas a receber do MFG/Pro permite criar memos de DB/CR (dbitos/crditos), processar pagamentos, calcular encargos financeiros, acompanhar os balanos de cliente, emitir duplicatas e cartas de cobrana. Pode-se utilizar os memos de dbito/crdito para registrar condies, ou, ajustes de crdito especiais e para registrar contas a receber no inventariadas, nestes casos, os memos, apenas, atualizam os registros para os mdulos de contas a pagar e livro dirio geral. A empresa poder monitorar os balanos de clientes devedores, utilizando os relatrios aging do MFG/Pro. Esses relatrios podem ser executados pela data da fatura, ou, pela data prevista para pagamento. Todas as transaes de contas a receber iro criar transaes de livro dirio, estas podem ser geradas como transaes detalhadas, ou, resumidas por lote. O sistema armazena todas as transaes de contas a receber em um mesmo arquivo, ele designa um cdigo para identificar cada transao visto que o sistema trabalha com cada tipo de transao de forma diferente,. O sistema utiliza este cdigo para determinar quais as informaes que aparecem nos relatrios e se pode alterar, ou, adicionar informaes a uma transao existente. 7.1 Bancos

A empresa precisa definir pelo menos uma conta bancria para receber os pagamentos de cliente, este cadastro feito atravs do menu - manuteno de bancos. necessrio definir uma conta bancria distinta para cada moeda em que se pretende receber os pagamentos. Um cdigo com dois caracteres designado para cada banco, preciso ter em mente que, quando o sistema define os cdigos dos bancos, se faz seqencialmente, isso significa que quando os pagamentos so registrados, o banco padronizado para o primeiro cdigo de banco na moeda do cliente, alguns relatrios de crdito, tambm, oferecem a opo de seleo por cdigo de banco. 7.2 Portador

Visando atender as mais variadas formas de cobrana, o sistema MFG/Pro criou o conceito de portador e praa. Este sistema se aplica distribuio de cobrana para portadores tipo vendedor, carteira, bancos, entre outros. Desta forma o usurio poder associar sua cobrana adequando a praa do cliente ao banco/portador de cobrana de seu ttulo.

Revista de Contabilidade do Mestrado em Cincias Contbeis da UERJ, Rio de Janeiro, v.11, n.1, p.12, jan./jun. 2006

O Sistema de Informao Contbil sobre o Enfoque da Controladoria para Tomada de Decises Empresariais

7.3

Cobrana Eletrnica

Neste ponto ser montado o Layouts de impresso, ou gerao de arquivos de remessa, retorno de cobrana e pagamento, ou mesmo, cheques e borders, cada um dos layouts gerados dever estar relacionado a um banco, ou portador. A composio do layouts conter tipos de linhas configuradas, conforme definio do banco, ou portador. 7.4 Gerao do Arquivo Remessa

Aps a alocao dos ttulos por portador e montagem do layout de troca de informaes eletrnicas para os diversos portadores, chegou o momento de se gerar os arquivos de remessa de ttulos. Como todas as definies de alocao de portadores j foram estabelecidas, estas rotinas iro gerar todos os arquivos de remessa, simultaneamente, e, ento, ser emitido um relatrio de gerao de arquivo. Pode-se processar duplicatas, utilizando-se as transaes de duplicata, que se encontram no menu pagamentos/duplicatas do cliente, abaixo temos uma pequena descrio do fluxo de processamento das duplicatas.
Figura 2 - Fluxo de Processamento das Duplicatas

Faturas
Conta Corrente
Cliente

Memos Registro da Duplicata Cliente

Impresso da Duplicata

Registro de Aprovao da Duplicata

Zera o saldo em aberto do cliente. Gera lanamentos contbeis Debita Duplicatas e Credita Contas A Receber

Aprovao da Duplicata pelo Cliente

Registra Pagamento
Fonte: os autores

Cancela Duplicata

Revista de Contabilidade do Mestrado em Cincias Contbeis da UERJ, Rio de Janeiro, v.11, n.1, p.13, jan./jun. 2006

Amilton Fernando Cardoso, Clio Corra dos Santos, Jorge Ribeiro de Toledo eValmor de Souza

8.

CONTABILIDADE

O mdulo de contabilidade o final da linha das transaes contbeis geradas nos mdulas Contas e Pagar, Contas a Receber, Faturamento e Recebimento, como so coletados e organizados estes valores para gerar relatrios financeiros. Segundo Perez Jr e Begalli (1999, p.13) A contabilidade deve ser vista como um sistema de informao que auxilia no processo de tomada de deciso pela administrao por meio de um fluxo contnuo de informaes, [...] A contabilidade usada para gerar relatrios como Balano, Demonstrativos e Oramentos, estes relatrios ajudam a responder algumas questes sobre a sua empresa: Qual o lucro do ano passado? Quanto foi gasto em imobilizado e estoques? Quanto a diviso A lucrou em relao a diviso B? Qual foi o comportamento de sua diviso em relao ao oramento? Informaes, com impacto financeiro, so encaminhadas via transaes, que so um conjunto de dbitos e crditos, que indicam qual parte da atividade ser afetada e qual o valor monetrio da atividade e como esta atividade afeta os estoques, as entregas, caixa, ou outros aspectos das operaes da companhia. Tambm indica qual diviso, centro de custo ou projeto gerou a atividade. 8.1 Fluxo de Processamento

A principal atividade da contabilidade coletar transaes e reorganiz-las em relatrios. No final do perodo, o usurio dever se certificar se todos os sub-mdulos enviaram suas transaes para a contabilidade e se elas foram contabilizadas corretamente. Posteriormente, o contador fecha o perodo fiscal para evitar que os submdulos gerem novas informaes para perodos j encerrados, o que poderia comprometer os relatrios financeiros. Se as transaes no foram contabilizadas, corretamente, o usurio precisar ajust-las. Neste momento, necessrio registrar todos os lanamentos pertinentes a um fechamento mensal. A partir deste ponto, os processos podem variar, em uma empresa que usa mltiplas moedas, voc executar tarefas para atualizar as contas de ganhos e/ou perdas na moeda estrangeira. Em empresa com mltiplos bancos de dados, se transfere transao para a base de dados consolidadora, para gerao de relatrios corporativos. Uma vez que todas as transaes foram contabilizadas, corretamente, o usurio pode imprimir seus relatrios financeiros do perodo, como balanos, balancetes e demonstrativos. Depois que todos estes documentos forem checados e aprovados, o usurio deve fechar o perodo, tambm, para a contabilidade, para evitar atualizaes que possam comprometer a integridade dos dados contbeis. 8.2 Plano de Contas

Todas as transaes so dirigidas obrigatoriamente para uma entidade e conta. Opcionalmente, o usurio pode apontar estas transaes para um detalhamento ainda maior, indicando sub-contas e centros de custos e, ainda, projetos. As contas contbeis sero usadas em todas as companhias que tenham de atualizar seus ativos, passivos, suas receitas e despesas.
Revista de Contabilidade do Mestrado em Cincias Contbeis da UERJ, Rio de Janeiro, v.11, n.1, p.14, jan./jun. 2006

O Sistema de Informao Contbil sobre o Enfoque da Controladoria para Tomada de Decises Empresariais

Sub-Contas so, tipicamente, usadas por empresas de grande porte, quando precisam de detalhes maiores. Podem ser usadas para dividir os relatrios financeiros por diviso. Os centros de custos so usados, tipicamente, para relatrios departamentais. O uso de sub-contas e centros de custos so indicados no arquivo de controle de contabilidade. Tanto as sub-contas, como os centros de custos esto ligados aos cdigos das contas, quando demonstrados em relatrios. As contas e sub-contas e centros de custos estaro separados por um hfen. 8.3 Centro de Custo

A empresa poder usar o recurso de centro de custo para criar setores, ou departamentos, dentro de uma combinao de conta/sub-conta, gerando, ainda, relatrios mais analticos. Por exemplo, pode-se precisar de relatrios distintos das despesas dos departamentos de RH, treinamento, segurana, cria-se a conta, por exemplo, conta 55100 entidade 001 subconta 1230 (RH), Cada centro de custo estar ligado a uma, ou mais contas, ou, combinaes de conta/sub-conta. Nas transaes, o usurio s conseguir informar centros de custo que forem vlidos para a combinao conta/subconta. O usurio jamais deve eliminar de sua base de dados, o centro de custo, que est em branco, mesmo que no seja usado nas transaes. O sistema MFG/Pro o usar para transaes retroativas e de encerramento anual. 8.4 Calendrio Contbil

Para atualizarem saldos, contbeis as transaes devem ter uma data efetiva vlida e aberta. No calendrio da contabilidade, at 999 perodos podem ser definidos, para cada ano, e, nenhum dia poder fazer parte de dois perodos. Cuide para no omitir nenhum dia, o mesmo calendrio ser usado por todas s entidades da instalao. Entretanto, pode-se abrir, ou, fechar perodos por entidade. Para evitar que transaes sejam inadvertidamente liberadas para perodos futuros, defina o calendrio para o ano em curso, com todos os perodos fechados, exceto o corrente. 8.5 Mdulo de Transaes

As transaes contbeis so criadas por todo o MFG/Pro, como se pode verificar, Pedidos de Vendas /Faturamento e Contas a Receber, assim que processarem as faturas e pagamentos, geram informaes, que iro alterar vendas, contas a receber e caixa. As transaes contbeis, tambm, podem ser registradas diretamente no mdulo contbil. O registro manual usado em atividades no relacionadas manufatura ou distribuio, como depreciaes de equipamentos e provises da folha de pagamento.

Revista de Contabilidade do Mestrado em Cincias Contbeis da UERJ, Rio de Janeiro, v.11, n.1, p.15, jan./jun. 2006

Amilton Fernando Cardoso, Clio Corra dos Santos, Jorge Ribeiro de Toledo eValmor de Souza

Figura 3 Fluxo de transaes contbeis

Contas a Receber Contas a Pagar

Faturamento

Recebimentos

Inventrio Fsico

Contabilidade

Repetitivo

Vendas/ Distribuio

Controle Fabril

Custos

Consolidao

Ordens de Produo

Fonte: os autores

Outros mdulos tambm criam lanamentos contbeis, qualquer alterao de estoque ou mudana em custos, sero tambm refletidas contabilmente. Uma vez contabilizadas, as transaes podem ser exportadas para outro banco de dados, para serem consolidadas com outras transaes, oriundas de outras entidades. Estes so os possveis caminhos para as transaes contbeis, que podem ser gerados na prpria contabilidade, nos sub-mdulos do MFG/Pro, ou ainda, serem importadas de outros bancos de dados ou sistemas. Antes da contabilizao, as transaes ficam numa espcie de Caixa Postal (Unposted Transactions), aguardando que o usurio faa uma reviso/contabilizao, ou, um procedimento batch faa a contabilizao. As transaes oriundas de outros bancos de dados, ou sistemas, devem ser importadas para depois serem manipuladas. Depois que usurio concluiu todas as atividades que manipulam as transaes, pode-se imprimir seus relatrios financeiros e fechar o perodo. 9. CONSIDERAES FINAIS

Com o . artigo, possvel compreender um pouco mais do que vem a ser sistema contbil computadorizado, desde o modulo distribuio, manufatura e financeiro e suas importncias. As empresas de uma maneira geral, possuem problemas para obteno de relatrios efetivos nos sistemas contbeis para maximizar seus resultados, a questo que, em muitos casos, no se utilizam ferramentas adequadas para a busca da soluo. O sistema MFG/pro na verso e B d suporte ao usurio para identificar e contabilizar a movimentao fiscal e financeira, obtendo os relatrios em uma linguagem simples, de fcil entendimento para os gestores, na tomada de decises.

Revista de Contabilidade do Mestrado em Cincias Contbeis da UERJ, Rio de Janeiro, v.11, n.1, p.16, jan./jun. 2006

A Considerao do Custo de Capital Prprio no Clculo do Ponto de Equilbrio e na Estrutura do Custeio Varivel ou Direto

A informao eficaz, ou seja, comunicada de forma clara e objetiva, com credibilidade por quem recebe e no momento adequado, produz, sem duvida, uma deciso acertada. Conclui-se que os sistemas devem estar adequados s necessidades da empresa de acordo com o momento e o ambiente em que estas esto inseridas. A implantao de um sistema contbil computadorizado to importante quanto o uso da informao para a tomada de deciso, levando em conta as necessidades dos executivos e a integrao de todas as reas da empresa. 10. REFERNCIAS

FIGUEIREDO, Sandra M.A. de; MOURA, Heber J. de. A utilizao dos mtodos quantitativos pela contabilidade para otimizao de receitas e racionalizao de custos. Anais do VII Congresso Brasileiro de Custos. 02 a 04.08.2000 Recife:PE BEUREN, Ilse Maria. A informao como suporte ao processo de avaliao do desempenho da estratgica empresarial. Revista Brasileira de Contabilidade. N.108, p.53-56, nov/dez.1996. QAD Inc: Banco de em Dados. Disponvel: < http:// www.Qad.com> Acesso em 04 abril.2003. QAD inc: Manual. Reviso 01. verso 7.4/8.4. Localizao Brasil. Janeiro 1998. PEREZ Jr. Jose Hernandez e BAGALLI, Claucos Antonio. Elaborao das demonstraes contbeis. 2 ed. So Paulo: Atlas,1999.

Revista de Contabilidade do Mestrado em Cincias Contbeis da UERJ, Rio de Janeiro, v.11, n.1, p.17, jan./jun. 2006