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So conhecidos os fracassos que muitas pessoas realizadoras amargaram antes de alcanar o sucesso. Eis alguns exemplos que servem para nos lembrar de que somos seres falveis e ainda imperfeitos, graas a Deus! Thomas Alva Edison detm um recorde de quase 10 mil "fracassos" antes de chegar lmpada eltrica; Albert Einstein era um estudante medocre antes de sua Teoria da Relatividade; Clarence Darrow tornou-se uma lenda, nos tribunais americanos, perdendo uma causa aps outra, mas forou com isso uma reavaliao das concepes jurdicas sobre religio, relaes trabalhistas e conflitos raciais; Leonardo Da Vinci, o maior inventor de todos os tempos, teve projetos que nunca foram realizados e nem mesmo funcionariam, mas que apontaram solues e possibilidades em campos nos quais nenhum homem sequer sabia que havia problemas. Todos ns j tivemos oportunidades de presenciar fracassos que resultaram grandes sucessos. O fato que as pessoas neles envolvidas compreenderam, toleraram e at mesmo cultivaram o insucesso. Conforme o momento sentiam-se satisfeitas, confiantes e apavoradas, mas no se permitiram assimilar o fracasso como um estigma. Alis, a maioria delas nem tinha a palavra "fracasso" em seu vocabulrio. Usavam sinnimos atenuantes ou ressignificaes inteligentes para essas situaes; por exemplo, Thomas Edison sempre respondia aos seus crticos, "no foi mais um fracasso; na verdade, descobri mais uma maneira de no inventar a lmpada eltrica." Thomas Watson, o fundador da IBM, reagiu assim diante de um jovem, dinmico e assustado diretor que acabara de dar um prejuzo de quase 10 milhes de dlares num projeto de risco: "O qu? Despedi-lo? Agora que acabei de investir 10 milhes de dlares no seu treinamento? ''

Todas essas pessoas com certeza se manifestavam assim: "Certo, aquilo no funcionou, mas... olhe s para isto!".

Eles encararam o insucesso no como sinal de derrota, mas como preldio para o sucesso, um estgio ou degrau a ser compreendido e depois usado de forma melhor. O fracasso como um sucesso retardado. E essas pessoas abraaram o fracasso e o transformaram num agente criativo para impulsionar seu trabalho. Mas a maioria de ns tende a igualar o fracasso inadequao ou rejeio. como uma vergonha a ser carregada em segredo. Erros na escola, no trabalho ou na vida social/emocional so os chicotes com que nos surramos. Para essas pessoas... adquirir novas informaes ou tcnicas significa aventurar-se no domnio do desconhecido, onde h grandes riscos que elas no querem assumir. Outros persistem, mas o medo do fracasso s ir dificultar a aquisio de novas informaes. bom ter em mente que pessoas extraordinrias esperam o fracasso porque sabem que o sucesso nasce das sementes plantadas pelo fracasso e que grandes realizaes foram construdas sobre os alicerces da inadequao e do erro. Vivemos numa cultura na qual vencer importante. A cultura, atravs das regras esportivas e educacionais, se encarrega diariamente de nos lembrar disso. E espera-se que todos amem o vencedor. Todos participamos diariamente de eventos muito mais importantes e que jamais so encontrados nas pginas esportivas. Se a vida uma escola, ela tambm um jogo, de que todos participam com muito pouca compreenso das regras e de como marcar os pontos.

Seja disciplinado

Um dos maiores problemas que as pessoas enfrentam a falta de disciplina. Todos tm objetivos a serem alcanados, mas a falta de disciplina impede muitas vezes essa conquista. Por conta disso, nos penalizamos ou achamos que no somos disciplinados o suficiente para alcanarmos nossos objetivos. E esse pensamento nos conduz a mais falha, porque estamos moldando uma mentalidade que no temos a disciplina necessria. 6 Simples Passos Para Combater a Falta de Disciplina Aqui est o que fazer quando voc enfrentar uma situao como essa: #1 Perdoe-se

Voc no perfeito. Ningum . Entenda que se recriminar apenas tornar a situao ainda pior. Respire fundo, lentamente, e deixe isso pra l. Perdoe-se. E siga em frente.

#2 Entenda que disciplina uma iluso Mesmo a disciplina sendo um conceito largamente conhecido, ele na verdade no existe. No uma coisa que voc possa realmente fazer. Pense sobre isso: as pessoas dizem que ter disciplina se esforar para fazer algo que no querem fazer. Mas como voc faz isso? Que habilidade necessria? No h uma habilidade. Trata-se apenas de se comprometer a fazer algo que voc no quer fazer. E isso requer motivao. Sem motivao, voc no ser capaz de se comprometer com absolutamente nada. Ento a motivao o principal conceito. E isso algo real, que voc pode aprender como fazer. #3 Foquem na motivao Qual a sua motivao para perseguir determinado objetivo? Como voc mantm a motivao quando est fazendo um grande esforo? Tenha motivaes bastante fortes para fazer algo. Quando as coisas ficarem complicadas, lembre-se de sua motivao. Foque nisso. Ela vai te colocar pra frente que mais poderoso do que tentar focar no esforo da disciplina. Ao invs de tentar ficar se controlando para no gastar (apenas porque economizar importante), lembre-se que qualquer despesa suprflua vai te afastar do carro que pretende trocar, da to sonhada viagem ou mesmo da sua casa prpria. Focar no que te motiva bem mais efetivo que focar no esforo exigido pela disciplina. #4 Tornem mais fcil A disciplina rdua porque qualquer que seja a tarefa que voc pretende fazer, ela dura. Ao invs disso, torne essa tarefa mais fcil. Remova barreiras. Voc est tendo dificuldade em se exercitar? Torne isso ridiculamente fcil, exercitando-se apenas por 5 minutos. Mas qual a utilidade em se exercitar por apenas 5 minutos?

Voc estar criando um hbito, e no entrando em forma da noite para o dia. Os 5 minutos de exerccio ter um mnimo impacto na sua sade, mas far com que se exercitar se torne super fcil. Utilize as dicas do captulo um sobre como instalar novos hbitos. Se voc conseguir fazer isso por 30 dias consecutivos, ter agora um hbito de exerccio. Voc detesta se acordar cedo para ir academia? Exercite-se em casa. Malhe no horrio de almoo ou aps o trabalho.

#5 Foquem no prazer difcil se esforar para ter disciplina quando voc detesta fazer algo. Se voc detesta correr ou malhar, tente fazer isso ouvindo uma boa msica ou encontre um amigo para se exercitar contigo. E foque nesse aspecto divertido. Encontre meios de transformar suas tarefas em algo divertido e sempre mantenha o foco no que te motiva a fazer aquilo, e no em simplesmente fazer porque tenho que fazer. #6 Repita Voc certamente vai deslizar algumas vezes, no importa quo disciplinado voc seja. Infelizmente as pessoas tendem a interpretar isso como se no tivessem disciplina, e ento elas se recriminam e desistem. Bem, isso apenas um obstculo no caminho. Levante-se, sacuda a poeira e faa novamente. Comece do passo #1 e faa tudo novamente.

Seja produtivo Voc com certeza conhece ou j ouviu falar de algum que consegue executar inmeras tarefas em tempo recorde: cumpre suas obrigaes de forma rpida e ainda atinge os desafios obtendo bons resultados de maneira eficaz. Como ele consegue? Voc provavelmente tambm j deve ter se perguntado isso, no mesmo? A resposta simples: produtividade. Existem pessoas que simplesmente conseguem afastar as distraes que desviam do foco, tornando o dia a dia mais produtivo. Passamos a maior parte do nosso tempo dentro do ambiente de trabalho. Se ele no for agradvel e bem aproveitado, alm de desmotivar os profissionais, pode acarretar males como a insatisfao e o estresse. Allen consultor de produtividade e autor do best-seller A Arte de Fazer Acontecer (no original, Getting Things Done), que apresenta o sistema de listas de afazeres que os adeptos chamam pela sigla GTD.

Para te ajudar a ser mais produtivo ele da algumas dicas valiosas. Confira algumas dicas valiosas: #1- Se antecipe Segundo Allen uma pesquisa foi realizada pela Universidade da Califrnia Irnive, os profissionais conseguem se concentrar, em mdia, por trs minutos e cinco segundos em uma tarefa antes que se distraiam. Ainda de acordo com a pesquisa, 44% destas distraes so causadas principalmente por fatores internos como a fome, tdio, estresse ou sono. Para evit-las, procure se antecipar e identificar quais sero as fontes de desateno. Se for a fome, se alimente de forma adequada e nos horrios corretos, caso seja o tdio ou o estresse, descubra os causadores antes que a situao fique fora de controle. Se o problema for mesmo o sono, busque descansar e desfrutar de uma boa noite de sono antes de ir para o trabalho. #2- Foquem em suas tarefas De acordo com a mesma pesquisa, 56% das desatenes esto ligadas a fatores externos como conversas paralelas, barulhos, emails pessoais, ligaes foras de hora e etc. Para cortar de uma vez esses descuidos, primeiro preciso deixar bem claro para voc mesmo e para os outros colaboradores, que horrio de trabalho no hora para conversinhas, nem o momento adequado para ler emails pessoais ou receber ligaes. Procure deixar seu telefone desligado ou em modo silencioso enquanto estiver no expediente. Durante o seu intervalo, voc ter tempo suficiente para retornar as ligaes, bater um papo com os colegas ou dar uma olhada rpida em sua caixa de entrada. #3- Aprenda a administrar seu tempo Se voc daquelas pessoas que sentem dificuldade em administrar o tempo, procure fazer um planejamento das tarefas que sero executadas e separe-as por ordem de prioridade, assim ficar mais fcil saber o que fazer em cada momento do seu dia.

#4- Aprendam a dizer no Se voc estiver ocupado em alguma tarefa solicitada que precisa ser entregue em um tempo determinado e outros colaboradores pedirem sua ajuda para outras funes, aprenda a dizer no. No pegue atividades que no conseguir cumprir. Nestes casos, o que vale o bom senso. #5- Crie presso Quer realmente se empenhar para alcanar suas metas? Ento pea que algum lhe cobre. Pode ser um amigo, um familiar ou um colega, desde que esteja disposto a desempenhar esse papel. Diga o que deseja fazer e fale o seu prazo. Por exemplo, se pretende escrever um livro, diga quantas pginas ou captulos vai concluir at tal data. Caso no consiga chegar ao seu objetivo, importante conversar com seu "chefe" sobre o assunto e determinar o que deu errado, estabelecendo ajustes. #6- Deixem as desculpas de lado Todos tm "razes" para no poder fazer as coisas ou perder metas. Elas no passam de desculpas, que devem ser esquecidas. Procure solues. #7- Esquea o "no consigo" Dificilmente o "no consigo" ou "no possvel" corresponde realidade. Normalmente, s um cdigo para substituir o "no quero" ou o " muito trabalho". Elimine as frases negativas do seu vocabulrio e faa acontecer o que almeja.

#8- Comprometam-se a fazer melhor Se voc no est mentalmente empenhado em executar mudanas, as coisas vo ficar sempre do mesmo jeito. Comprometa-se com o que quer. Aproveite as dicas do David Allen e Sucesso!

A rotina, mesmo nas pequenas empresas, propicia uma lgica de funcionamento que fundamental para que as pessoas possam ter um bom planejamento de seu tempo e de suas atividades. Entretanto, tudo o que muito burocrtico cansa, desmotiva e induz zona de conforto. Para ter um dia a dia produtivo, mas sem monotonia, sugiro as seguintes dicas de Christian Barbosa autor do Best Seller A Trade do Tempo e do Aplicativo para gesto do tempo Neotrade.

1. Seja acessvel Uma das maiores vantagens de se trabalhar em empresas de pequeno ou mdio porte a proximidade com o dono do negcio. Por isso, esteja disponvel sempre que possvel para se relacionar com seus colaboradores. To importante quanto ouvir as pessoas, dar retorno a respeito de suas sugestes e crticas. Isso demonstra deferncia e respeito.

2. Seja flexvel Estimule sua equipe a criar alternativas aos procedimentos corriqueiros. Ser flexvel d uma margem de manobra que as grandes companhias no costumam ter. Voc pode, por exemplo, liberar as pessoas para fazer alguns trabalhos em casa um ou dois dias por ms ou ter um banco de horas informal em que os colaboradores possam compensar um trabalho extra com folgas.

3. Tenha momentos informais Comemorar o aniversrio das pessoas, fazer um happy hour, promover pequenos campeonatos esportivos, assistir juntos um filme inspirador, por exemplo, so aes que geram um esprito de camaradagem e refora o trabalho de equipe. A maioria das pessoas trabalha mais disposta e motivada quando conhece o lado humano de seus colegas, chefes e subordinados. 4. D feedbacks assertivos Ser franco e justo muito melhor do que ser omisso e complacente, pois d s pessoas a percepo de que o clima agradvel, mas a indolncia e os maus resultados no sero tolerados. Procure dar feedbacks frequentes para todos os seus colaboradores: elogie o bom desempenho e aponte as falhas com objetividade e clareza dizendo em que a pessoa pode melhorar e os caminhos que voc sugere para que isso ocorra.

5. Premie o bom desempenho Trabalhos ou desempenhos consistentemente acima da mdia devem ser reconhecidos e premiados. Valorize explicitamente os indivduos mais dedicados e comprometidos com os resultados da empresa. No comeo, isso pode gerar um pouco de competio, mas, com o passar do tempo, se os critrios forem justos, essa cultura tende a se espalhar pela empresa e contaminar positivamente o ambiente de trabalho.

Gesto do tempo A primeira ao para se comear a praticar a gesto de tempo pode ser resumida em uma nica palavra (no imperativo): organize-se! No difcil e traz resultados rpidos! Voc j sabe o que tem para fazer hoje? E o que vai fazer depois? Ser que voc no est esquecendo-se de nada? O primeiro passo anotar ou coletar tudo o que voc deve fazer. Voc pode fazer isso em uma folha de papel, em caderno, em agenda, em planilha Excel, nas Tarefas do Outlook, em uma das centenas de ferramentas existentes para esse fim: a criao e o controle de listas de coisas a fazer (to-dos). Coloque uma atividade por linha, deixe um espao esquerda para marcar quando estiver completado cada uma delas. Fazendo assim voc consegue ter uma ideia do que tem a fazer. O segundo passo, que requer um pouco mais de tcnica, priorizar o que ser feito. Ao criar uma lista, voc perceber que h atividades urgentes que devem ser realizadas to logo quanto for possvel, enquanto outras pode esperar um pouco mais pode ser que voc ainda deva esperar algum lhe entregar algo para que voc comece a execut-las, ou ainda algo que pode ser feito posteriormente. Priorizando voc consegue fazer com que o que mais relevante seja executado primeiro. O terceiro passo planejar como ser feito. Usando a lista e a priorizao de suas atividades, voc deve pensar em como e quando poder execut-las.

Um exemplo: de manh voc ter uma reunio externa em um cliente. H alguma outra atividade que pode ser feita nesse cliente, como procurar uma informao sobre outro projeto com a mesma empresa? Existe algo que possa ou que deva ser conversado no caminho para o cliente? Outro exemplo: devo entregar um relatrio at meio-dia. O que eu preciso para ter esse relatrio entregue? Preciso da ajuda de algum? Eu tenho todo o material que preciso? Se no tenho, o que eu preciso fazer para t-lo? O quarto passo fazer. Tente sempre se manter focado na atividade, evitando interrupes. Interrupes acontecem, pode ser um telefonema, um colega que chega ao lado de sua mesa ou mesmo um e-mail que pipoca em sua tela. Tente evit-las, muitas vezes basta um posso lhe procurar daqui a meia hora para falar sobre isso? j resolve desde que voc, claro, retorne o contato Programe tambm pequenos intervalos at chegar ao fim da atividade, caso ela seja muito longa. Muitas vezes podemos perder o foco caso o que fazemos no seja algo prazeroso. O quinto passo revisar a sua lista. Em algum momento do dia, veja como est o andamento, replaneje se for necessrio. Particularmente trabalho com listas grandes, principalmente quando estou em consultoria com um cliente, costumo fazer uma reviso no comeo do dia, antes de comear a trabalhar e antes de fazer a coleta (o primeiro passo), e logo depois da hora do almoo. Se a sua lista for menor, voc pode tentar fazer uma reviso a cada 2-3 dias, ou at uma reviso semanal. Existem inmeras tcnicas para cada um desses passos, elas podem ser encontradas na Internet, no deixe de pesquisar.

Ladres de tempo, quem so e como evit-los.

Os ladres de tempo so os eventos que acontecem e que tm o poder de nos distrair muitas vezes nos rendemos sem perceber a eles. Mensagens instantneas, barulhos, telefonemas, o colega ao lado, tudo parece conspirar para minar a nossa produtividade.

Mensagens instantneas (Skype, Google Talk, etc).

Os programas de mensagens instantneas so excelentes facilitadoras de comunicao. Eles tm a vantagem de avisar ao usurio assim que uma mensagem chega, e permite a resposta imediata de forma simples e rpida, registrando em tela todo o desenrolar da conversa algo que ficaria muito estranho por email. Por outro lado, esses programas tm uma caracterstica marcante: eles fazem com que um item de tela fique piscando at que voc leia ou feche a janela. Isso muitas vezes irresistvel: o item piscando acaba atraindo nossa viso e acaba tirando a concentrao de algo que estvamos fazendo. No digo aqui que tais programas sejam inteis ou perigosos. Eles s precisam de algumas configuraes para que possam ser uma ferramenta de trabalho e no um tirador de ateno compulsivo:

Desligue as notificaes desde as janelas que aparecem e somem informando que uma nova mensagem chegou at o item piscando, que tanto incomoda;

Quando estiver em uma atividade que requer concentrao, deixe o seu status em Ocupado ou No perturbe. Costumo fazer isso quando estou em um pomodoro;

Crie uma rotina de observar se h alguma mensagem nova de tempos em tempos normalmente eu fao isso ao fim de um pomodoro.

Email

Explicando melhor: o e-mail em si no um ladro de tempo, mas dependendo do hbito de cada um, pode se tornar. O Outlook, por exemplo, sempre que chega uma mensagem, emite uma notificao. Por padro ele toca um som, mostra uma pequena janela com o assunto da mensagem e o comeo do texto e ainda coloca um item em forma de carta ao lado do relgio. Esses recursos so teis quando se est esperando algo urgente e se quer fazer um monitoramento para tomar uma ao assim que o e-mail esperado chegar. O fato que no precisamos dessas notificaes, salvas excees raras. Para evitar que o e-mail roube o seu tempo:

Desligue todas as notificaes do seu programa de correio; Evite ler o e-mail mais que quatro ou cinco vezes por dia, salvo se voc for de uma rea de atendimento verificar a caixa de entrada a cada 5 minutos s atrapalham e trazem ansiedade;

Quando ler o e-mail use-o como caixa de coleta.

Internet (sites em geral, Youtube, redes sociais como Facebook, Twitter e outros).

Quantas vezes no vemos colegas navegando na Internet, vendo sites de compras, de produtos pessoais, redes sociais, blogs, chat? O problema no acess-los, o problema o tempo se gasta os acessando. As dicas para evitar que a Internet roube o seu tempo:

No seu planejamento dirio, procure reservar um tempo para acessar sites de interesse pessoal (no relacionados com a sua atividade), redes sociais, etc;

Consulte esses sites apenas nos horrios que voc determinou e apenas pelo tempo que voc planejou;

O melhor deixar o acesso a esses sites em casa ou em algum horrio de intervalo (na hora do almoo, por exemplo);

Procure se disciplinar: no comeo difcil, mas o resultado na produtividade pode ser percebido em menos de uma semana.

Feeds RSS

Essa para os mais antenados, que assinam feeds RSS. Para quem no conhece, os leitores de feeds monitoram blogs e sites que voc informa. Eles lhe notificam das ltimas atualizaes nos blogs e sites que voc segue. importante ter uma hora do dia para se atualizar e ler o que h de novo e interessante. O que errado ficar consultando por atualizaes compulsivamente. As dicas so as mesmas para mensagens instantneas e e-mail: basta desligar o notificador e deixar para ler as atualizaes em um horrio planejado.

Procrastinao ou a arte de deixar para amanh Procrastinao ou a arte de deixar para amanh algo corriqueiro e que atrapalha (muito!) o nosso dia-a-dia, medida que tudo se acumula. Um grande problema para a organizao, gesto do tempo e produtividade. Assim como a GTD A arte de fazer acontecer, procrastinar a arte de deixar para amanh. Quantas vezes no adiamos o que temos a fazer? Por que to difcil seguir o que diz o ditado no deixe para amanh o que pode fazer hoje?

O fato que procrastinar adiar algo que, em um futuro prximo, ir se tornar uma urgncia. Esse algo precisar ser feito com menor planejamento, maior presso e muitas vezes fora do horrio em que deveria ser feito. Isso explica em parte as jornadas de trabalho estendidas no escritrio ou em casa. Explica tambm porque temos que fazer coisas pessoais no horrio do trabalho ou da aula. Alm de tudo, a procrastinao atrapalha demais a gesto de tempo, uma vez que a lista de prximas aes vai ficando grande, a ponto de causar desmotivao e comear a mostrar desconforto, ansiedade e descontrole.

A Wikipdia tem uma definio excelente: Procrastinao o deferimento ou adiamento de uma ao. Para a pessoa que est procrastinando, isso resulta em estresse, sensao de culpa, perda de produtividade e vergonha em relao aos outros, por no cumprir com suas responsabilidades e compromissos. Adiar pode (mas no deve) ser procrastinao. Voc pode adiar um projeto, voc pode adiar uma tarefa porque est muito sobrecarregado, ela no faz parte de suas prioridades e h como cumpri-la mais tarde sem correr riscos. Procrastinar quando voc adia algo que poderia fazer hoje, evitando cumprir o que voc precisa fazer. O que leva a procrastinar O procrastinador crnico, aquele que sempre adia e nunca entrega, sempre tem desculpas para se explicar. Pensando mais a fundo, podemos chegar a uma lista de grandes motivos. Eles esto abaixo.

Excesso de confiana ou otimismo: a vulgar sndrome do estudante. O sujeito se convence de que consegue fazer a tarefa muito mais rpido do que o tempo que lhe foi delegado. Se tem 5 dias de prazo, ele comear a fazer na vspera ou, pior ainda, no dia da entrega;

Dificuldades, como tarefas longas, tarefas complexas ou falta de conhecimento; Perfeccionismo: a vontade de fazer tudo com perfeio acabam levando o sujeito a procrastinar. isso que normalmente acontece quando algum diz S vou comear quando eu souber tudo sobre X ou -Estou procurando a melhor ferramenta para Y. J vi muita gente dizer que no fala Ingls porque v ai se matricular no semestre que vem em um curso ou que no usa a GTD porque est procurando a melhor ferramenta;

Hostilidade: quando no gostamos do tema, quando no gostamos da pessoa que nos pediu ou mesmo casos de vitimizao (eu estou sempre ocupado) ou pura preguia, costumamos procrastinar.

Aqui vo algumas dicas que me ajudam a no procrastinar e que j vi ajudarem outros colegas que me traziam o problema e contaram como resolveram:

Tenha objetivos e metas: muita gente fica deriva, levados pela mar. Qual o seu objetivo? Aumento? Reconhecimento? Promoo? Tapa nas costas? Ter mais tempo livre? Buque sempre a sua motivao, ela levar voc ao seu objetivo e uma arma poderosa para evitar a procrastinao. Eu costumo deixar mo uma imagem de algo que quero comprar ou que quero alcanar. Sempre que perco o foco, esse estmulo me faz retom-lo;

Antes de exceder, procure concluir. Por incrvel que parea, muitas vezes atrasamos ou entregamos pela metade porque nos esforamos muito mais em entregar algo perfeito, esquecendo-se dos prazos e do que deve ser realmente feito. O ideal fazer o contrrio: primeiro se tenta acabar (mas acabar benfeito, com qualidade, no prazo e cobrindo o que era esperado) para depois, se sobrar tempo, aprimorar a entrega. J vi muita gente que no consegue terminar uma apresentao porque perdeu tempo escolhendo o template mais bonito e as animaes mais interessantes, mas esqueceu de fazer o contedo inteiro;

Planeje hoje o que voc far amanh. Comece o dia com uma lista do que deve fazer hoje. Termine o dia vendo o que no pde ser feito hoje e planeje o que voc far amanh. Alinhe as tarefas com seus objetivos e metas. Atente-se aos prazos. Costumo fazer um planejamento dirio e j ver se algo pode sair do planejado, tentando me preparar para resolver logo. Algo que importante no planejamento deixar algum tempo para imprevistos como atividades urgentes que aparecem por motivos de fora maior;

Dividir para conquistar: tarefas grandes e complexas podem ser quebradas em tarefas menores e mais fceis. Escrever uma proposta comercial pode ser complexo, mas pode ser quebrado em apresentar a empresa, escrever o problema a resolver, escrever a soluo proposta e custos e cronograma. Se ainda no ficou fcil, voc pode quebrar em tarefas ainda menores;

Foco: quando estiver executando algo, procure marcar um tempo onde voc ficar focado. Com isso voc consegue afastar as distraes, adiando-as para logo que o prazo que voc estipulou terminar (sim, existe procrastinao positiva, mas so excees!). H uma tcnica chamada Five Minutes Focus que prega que voc deve ficar focado por 5 minutos. Eu j prefiro a Pomodoro Technique a tcnica permite que voc varie o tempo que dedica. Costumo usar intervalos de 20 minutos ao invs dos 25 originais.

GTD Getting Things Done (ou A Arte de Fazer Acontecer)

GTD uma metodologia de gesto de tempo e organizao que tem sido cultuada como a grande descoberta da idade da informao e, para muitos, a salvao de suas carreiras, uma vez que ajuda (e muito!) a aumentar a produtividade e melhorar o nosso foco. Pensada e documentada pelo consultor David Allen no livro A Arte de Fazer Acontecer, Allen explica as suas ideias no livro Getting Things Done (traduzido no Brasil como A Arte de Fazer Acontecer), publicado em 2002. uma leitura deliciosa e o preo se paga s pelo prazer de sua leitura. Ao longo de pouco mais de 200 pginas, Allen discorre sobre suas ideias levantadas ao longo de sua vasta experincia, das quais gosto de ressaltar:

Usar sempre a memria externa, anotando tudo o que deve ser feito, tudo o que deve ser lembrado;

Usar de um fluxo de trabalho prprio que o livro apresenta

Criar caixas de entrada para receber novas atividades e reserve algum ou algumas horas do dia para coloc-las em sua lista. Eu uso a prpria caixa de entrada do Outlook que deixo sempre vazia depois que coleto. Uso como auxiliar o meu smartphone.

Se algo puder ser feito em menos de dois minutos, faa! Revise a sua lista periodicamente o livro fala em revises semanais, eu costumo fazer revises dirias dado o nmero de atividades que costumo ter;

Separe a sua lista em contextos, como casa, trabalho, ligaes e procure neles concentrar as atividades que esto relacionadas com um lugar ou com certo

tipo de trabalho. Tenho listas para cada um dos lugares em que trabalho, assim quando chego a um deles eu j tenho planejado o que devo fazer. Algo que David Allen sempre comenta e que os grupos de discusso sempre ecoam: GTD no depende de ferramenta! Vejo muita gente postergando o uso do GTD porque est procurando o melhor software ou o melhor site. GTD pode ser feito com um caderno universitrio! O que importa mesmo usar a disciplina e a organizao que a metodologia prega!

Usando Pomodoro Technique

Pomodoro Technique, que ajuda a manter o foco e a concentrao na execuo de tarefas. A tcnica funciona muito bem quando se tem uma lista j planejada e complementar a outras tcnicas.

Essa tcnica de gesto, gerenciamento e administrao do tempo nos ajuda a manter o foco, lidar com interrupes e conter a ansiedade que sempre aparece quando se tem muitas atividades ou atividades complexas. Sua simplicidade permite que ela possa ser aprendida e possa ser usada em menos de uma hora. A Pomodoro Technique nasceu das preocupaes do italiano Franesco Cirillo nos anos 80 e a tcnica tomou forma e foi publicada em 1992. Na poca, Francesco era um estudante preocupado em tornar mais produtivo o seu tempo de estudo. O nome Pomodoro aqui no Brasil nos remete a um molho de tomate, mas significa tomate. Francesco perguntou a si mesmo ser que eu consigo estudar, realmente estudar, por cerca de 10 minutos? Ele ento usou um timer em forma de tomate e batizou a tcnica com esse nome. Normalmente temos listas com vrias atividades, ou atividades complexas que requerem ateno. Quando essas atividades comeam a se acumular, normal sermos tomados pela ansiedade o que nos desmotiva! A Pomodoro Technique nos mostra um caminho a seguir e nos manter focado, adiando as interrupes para os intervalos ou para os prximos minutos de foco chamados de Pomodoros. Como usar A tcnica em um pargrafo Para os imediatistas (e tambm para os ansiosos): Monte uma lista de tarefas. Use um cronmetro e fique focado por 25 minutos na lista. Pare por 5 minutos e retome o trabalho por mais 25 minutos. Depois de 4 Pomodoros de 25 minutos, faa uma pausa mais longa. Bem fcil, no? Preparando a sua lista Preparar uma lista significa listar as atividades e planejar o que deve ser feito em uma sequncia.

Voc pode usar a GTD uma planilha Excel ou uma folha de papel simples. Como o tempo que a Pomodoro Tecnique sugere de 25 minutos (isso pode ser ajustado), voc pode juntar tarefas pequenas para caber em 25 minutos, ou dividir tarefas longas em pedaos de 25 minutos. No seja rigoroso no comeo estimativa de tempo uma arte, com a experincia voc melhora as suas estimativas. Comece usando a tcnica para experiment-la, voc ver que mais fcil do que do que aparenta.

Foco! Agora a hora de comear! 1. Programe um timer para 25 minutos esse um Pomodoro; 2. Concentre-se na sua tarefa, s na sua tarefa e apenas na sua tarefa; 3. Se for interrompido, procure se desinterromper; 4. Terminados os 25 minutos (parabns, voc terminou um Pomodoro!), faa uma pausa, reprograme-se e volte ao passo 1; 5. Depois de 4 Pomodoros, faa uma pausa mais longa. Eu costumo fazer uma pausa de 20 min. Lidando com interrupes As interrupes so as que mais atrapalham o desenrolar dos trabalhos e isso algo importantssimo que a Pomodoro Technique trata. As interrupes podem ser internas (sentir fome, pensar em coisas que devem ser feitas, etc) e externas (telefonemas, colegas que vm pedir algo, etc). Procure adiar as interrupes para depois de cada Pomodoro voc pode anotar em uma lista para no esquecer, dessa forma voc volta ao seu foco. Em sua maior parte, as interrupes podem ser negociadas ou postergadas para serem respondidas em alguns minutos. Use isso para se manter focado ao longo de seu Pomodoro.

A tcnica sugere que voc marque em sua lista um apstrofo () para cada interrupo que voc fez. Dessa forma, voc pode medir e se disciplinar a no faz-las. Dicas Algumas dicas da minha experincia com Pomodoros:

Voc pode mudar o tempo do Pomodoro e no precisa ficar preso aos 25 minutos;

H interrupes que no podem ser postergadas so urgncias que surgem e voc precisa resolver. O Pomodoro no o escraviza quando for realmente importante, pare e resolva;

O Pomodoro complementar ao GTD. Voc pode usar GTD para montar a sua lista e depois seguir a execuo com a tcnica Pomodoro;

Aproveite os intervalos d uma volta, tome um caf eles foram feitos para voc descansar!

Planeje alguns Pomodoros pulmo, onde voc possa fazer replanejamentos e atender s tarefas que surgiram nas interrupes;

Voc pode tambm planejar Pomodoros para ler e-mails e limpar a sua caixa de entrada, para ler notcias, para procurar algo novo O Pomodoro vai fazer com que voc consiga fazer coisas com um limite de tempo estabelecido assim voc consegue estabelecer limites.

H uma variedade razovel de ferramentas para Pomodoro. A que eu uso e mais gosto uma soluo brasileira, que funciona em desktops, a Tomighty. Desenvolvida em Java, ela multiplataforma. No celular (Android), uso o Pomodroido. No h dvida que organizao um dos principais desafios dos profissionais de hoje em dia. Excesso de reunies, presso por resultados, e-mails e falta de prioridades. Nada melhor do que encerrar este e-book indicando um livro que aborda trs temas fundamentais: Administrao do Tempo, Gesto do Conhecimento e Tecnologia.

O livro A Trade do Tempo do autor Christian Barbosa um livro interessantssimo e extremamente aplicvel ao nosso dia a dia. A Trade do Tempo um modelo atualizado de classificao que mostra grfica e percentualmente, a forma como ns utilizamos nossas horas. Dentro do processo de Coaching, uma das ferramentas comumente empregadas para anlise e avaliao de como distribumos qualitativamente o nosso tempo. O gerenciamento do tempo, um recurso limitado em nossas vidas, de fundamental importncia para o sucesso que qualquer pessoa.

Neste livro o autor enfatiza a necessidade de classificar as tarefas e compromissos do dia como Importante, Urgente e Circunstancial.

Diferentemente da matriz convencional de gerenciamento de tempo que classifica as atividades como Importante e Urgente, Importante e No Urgente, Urgente e no Importante e No Importante e No Urgente, o autor acredita que qualquer atividade Urgente deve ter prioridade sobre qualquer atividade Importante, pois essa atividade Urgente j foi Importante algum dia, j as atividades circunstanciais so atividades que esto sendo realizadas porm no tero nenhuma influncia positiva em nenhum aspecto da vida, ou seja, no fazem diferena se forem ou no realizadas, apenas esto sugando o seu tempo. A Trade Ideal de tempo gasto em cada atividade de acordo com Christian Barbosa composta por 70% do tempo gasto com atividades Importantes, 20% gasto com atividades Urgentes e 10% gasto com atividades Circunstanciais. Porque devemos gastar tempo com atividades Urgentes e Circunstanciais ao invs de gastar todos os 100% do nosso tempo com atividades importantes? Isso se d por no ser possvel prever se todas as atividades sero urgentes, e por ser impossvel eliminar todas as atividades circunstanciais da vida, sendo necessrio apenas controlar as mesmas para que no tomem conta da maior parte do nosso tempo.

s vezes nos Encontramos ainda, tomando o tempo disponvel, atividades e tarefas classificadas como circunstanciais, ou seja, desnecessrias ou excessivas, quando considerado o tempo real que dispomos. Com elas, so geralmente gastas inteis horas, por comodidade ou por serem socialmente aprovadas, estando por vezes na moda. o tempo gasto sem resultado nenhum, quando subtrado daquele disponvel para gerar melhor qualidade de vida ou para o nosso preparo e desempenho profissional (o uso exagerado da internet, reunies sem propsito, emails que vinculam apenas brincadeiras ou tratam de nada, horas incontveis perdidas diante da TV ou com conversas fteis, so bons exemplos disto). Um ponto importante e diferente, quando considerada a concepo desta Trade do Tempo em relao a outros conceitos sobre o assunto, o fato de que cada uma destas trs concepes (importante, urgente e circunstancial), no se mistura. Logo, no existe nada que seja importante e urgente ao mesmo tempo. Quando separamos o importante do urgente em nossa vida e no dia-a-dia de nossa carreira profissional, fica muito mais fcil entender e resolver os problemas e a forma como utilizamos nosso tempo. importante definir quais papis voc desempenha durante a vida, como papel de pai, de filho, de aluno, de profissional... E faz parte do processo de definio dos seus papis identificar as pessoas-chave pertencentes a cada um deles. Deve-se escrever uma lista das pessoas verdadeiramente importantes s quais voc gostaria de dedicar seu tempo. Esta atividade tem o objetivo de direcionar os esforos para as pessoas que realmente faro a diferena na sua vida e parar de gastar tempo com pessoas que no fazem nenhuma diferena.

Outros fatos importantes citados pelo autor so a definio de uma estratgia pessoal atravs da definio de misso de vida, valores e estabelecimento de objetivos e metas a serem alcanadas. J comentados no captulo dois deste e-book. As metas sempre que possvel devem atender ao critrio SMART:

S Especficas (O que) M Mensurvel (Quanto) A Alcanvel (Como) R Relevante (Porque) T Temporal (Quando)

E sugerido o uso da regra 8-4-2, definir oito metas para serem trabalhadas durante o ano, quatro durante o ms e duas durante a semana. muito importante que as metas estejam conectadas e alinhadas estratgia pessoal. Outras sugestes que ajudam a otimizar o prprio tempo so fazer a taxonomia pessoal, dos documentos e objetos, materiais e virtuais, usar duas bandejas de papis, uma para tarefas que esto espera de ao, outra para tarefas e serem delegadas ou que esto aguardando alguma nova informao, fazer a dieta da informao, ou seja, ler apenas o que interessante e no todo o contedo do documento e criar uma slida base de conhecimento. Eu acredito que esse livro foi de fundamental importncia para o melhor uso do meu tempo e direcionamento das minhas tarefas e compromissos. Sinto-me uma pessoa mais disciplinada e organizada, consigo direcionar melhor meus esforos para meus objetivos, tenho metas claras e tenho noo de meus valores, pontos fracos e pontos fortes. Esta uma leitura recomendada para pessoas que desejam fazer melhor uso do prprio tempo e organizar-se melhor.

5 dicas essenciais para fazer mais em menos tempo

1 Tenha objetivos claros de carreira Sim, a falta de metas de carreira pode estar contribuindo para a sua baixa produtividade. Ideal ter metas definidas no curto, mdio e longo prazo, ou seja, para 3, 5 e 10 anos, recomenda Flora. Depois disso, verifique as suas metas de trabalho, aquelas mais ligadas rotina no escritrio. Com objetivos definidos, voc ter como avaliar se as atividades que voc est desempenhando esto relacionadas s suas metas de carreira ou de trabalho ou a nenhuma das duas. Muitas vezes a pessoa perde tempo com tarefas que no tem relao nem com o trabalho nem com a carreira dela. 2 Defina prioridades No adianta falar de prioridades se a pessoa no tem objetivos. A priorizao das atividades e tarefas est intimamente ligada s suas metas definidas. Analise quais atividades vo acelerar o cumprimento dos objetivos. So elas que devem ser colocadas na frente das outras. Exemplo: voc precisa fazer ligaes de trabalho para marcar reunies na prxima semana, responder emails para os clientes e tem tambm um questionrio do RH sobre satisfao para finalizar. Seria um erro, o profissional comear fazendo o relatrio do RH, colocando-o na frente das outras atividades.

Saber separar o que urgente do que importante e do que no nem urgente nem importante fundamental na hora de elaborar a lista de prioridades.

3 Quais so as metas meio? O objetivo final de um profissional tcnico poder ser a promoo para gerente. Mas para isso, ele precisa definir as suas metas meio, isto , o caminho que ele deve percorrer para chegar ao destino. s vezes, a pessoa fica to focada no objetivo final que esquece que de estabelecer o passo a passo para chegar l. Quais estratgias existem para conquistar maior produtividade em direo aos seus objetivos? O que as pessoas altamente produtivas fazem? O que ir funcionar melhor para voc? Comece respondendo a estas perguntas para estabelecer as suas metas meio. Lembre-se de que h uma forte ligao entre elas e seus objetivos finais. 4 Mude Agora iniciar o processo de mudana. Mas como possvel criar uma agenda de mudana? H duas formas: ou por um evento intenso que force a mudana ou por meio de repetio e perseverana. Por exemplo, um profissional improdutivo pode mudar esse comportamento ao perder o emprego. A demisso seria o evento de intensidade capaz de provocar uma reflexo e lev-lo mudana de comportamento. Mas, tambm possvel mudar sem ter que aguardar que algo de gravidade ocorra. Perseverana o ponto central. Para a mudana ocorrer necessrio empenho e muita repetio. Caso o profissional no consiga sozinho deve procurar algum que o apoie e o lembre de que ele precisa mudar. 5 Foco na soluo Surgiu um problema, um imprevisto? Mantenha o foco na soluo e no no problema. Muitas pessoas dizem que no conseguem mudar, e isso mostra que ela est mais focada no problema do que na soluo dele.

O que possvel fazer para melhorar a sua produtividade? j presenciei um caso de uma profissional que teve ganho de produo de 20% ao estabelecer 3 horrios durante o dia para checar redes sociais, sem deixa-las ligadas durante todo o expediente. Por isso, pense na soluo para melhorar o seu desempenho e aumentar a sua produtividade, em vez de prestar ateno apenas no problema. Parabns! Se voc chegou at aqui por que absolutamente voc uma pessoa que ir alcanar o sucesso. Enfim chegamos ao fim desta jornada em busca do equilbrio nas cinco reas da vida: Espiritual; fsica; social; profissional e financeira. Busque o quanto antes atingir excelncia nestas cinco reas e Boa Sorte na sua caminhada rumo ao sucesso!