OCL-VOLUX

Gerncia MKT/Vendas
(Verso 2.2) Abril de 2013

Introduo
O mdulo "Gerncia de MKT/Vendas" oferece ferramentas diversas para o hotel definir suas estratgias de Marketing e vendas atendendo s reais necessidades do cliente, maximizando a lucratividade. Neste mdulo do OCL-VOLUX, possvel acompanhar a evoluo do resultado operacional do hotel, gerenciar a produtividade dos clientes e representantes, cadastrar as tarifas utilizadas e associ-las aos seus respectivos clientes, alm de permitir o cadastramento de todas as interaes com os clientes.

Ao longo deste material, iremos descrever as principais funes deste mdulo: Teclas de Atalho; Cadastro de Clientes; Historico/Atividades; Associa/Desassocia Clientes a um Executivo; Cadastro de Tarifas; Associa/Desassocia Clientes a Tarifas; Controle de Comisso; Anlise de Produtividade; Anlise de Indicadores de Vendas <F9>; Anlise de Produtividade <F10> ; Posio Operacional/Consolidado <F11>; Relatrios/Consultas; Pesquisa Avanada; Excluir Anotao de reserva . Painel de Controle <Ctrl+Shift+P>

Teclas de Atalho
CTRL+C - Cadastro de Clientes

Ctrl+Shift+C - Manuteno e Pesquisa de Clientes CTRL+F F5 F8 CTRL+F8 F9 F10 Ctrl+F10 F11 Ctrl+F11 CTRL+H CTRL+L CTRL+T CTRL+X CTRL+W - Perfil Detalhado de Ocupao - Lista Geral de Hspedes - Previso de Ocupao - Estatstica de Histrico x Previso de Ocupao - Gerncia de Vendas - Anlise de Produtividade - Gerncia de Disponibilidade - Posio Operacional/Consolidado - Posio Mensal Consolidada - Histrico de Ocupaes/Reservas - Lembrete das Atividades - Cadastra Tarifas - Tarifas X Clientes - Controle de No-Show

Ctrl+Shift+F - Perfil do Cliente Ctrl+Shift+F4 - Troca Usurio Ctrl+Shift+P Painel de Controle Ctrl+Shift+T - Troca Empresa Padro
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Cadastro de Clientes
Sero apresentados a seguir os procedimentos para pesquisa, cadastro e excluso de clientes no OCL-VOLUX. Adicionalmente, apresentaremos a descrio dos principais campos contidos em cada uma das guias que compe a janela principal do cadastro de clientes no sistema. Quando pertinente, descreveremos quais so as informaes relacionadas ao campo (por exemplo, no caso de cadastro de comisses das agncias, que vo alimentar os relatrios de contas a pagar e os relatrios gerenciais do cliente).

Pesquisa de Cliente
Para evitar duplicidade de cadastro, antes de incluir um novo cliente, importante que seja feita uma pesquisa no banco de dados para verificar se o cliente j foi anteriormente cadastrado. A janela de consulta e cadastro de clientes est disponvel em todos os mdulos do sistema e pode ser acessada pela tecla de atalho <CTRL+C>. Para iniciar uma pesquisa ou incluso de cliente basta digitar ?? e pressionar o boto de pesquisa.

Neste instante, o sistema apresenta a tela abaixo que proporciona algumas formas de pesquisa: por nome, sobrenome ou CNPJ/CPF.

Alm desta tela de pesquisa, o sistema OCL-VOLUX possui a opo de pesquisa rpida utilizando o caractere "%", na tela inicial de consulta.

Esse smbolo indica "qualquer letra ou nmero a partir deste ponto". Assim, caso desejemos procurar os clientes com o sobrenome "Moraes" e que tenham o "J" como a primeira letra do nome, pode-se digitar:

Uma vez digitado o nome deve-se pressionar o boto de procura (representado pela lupa) e o sistema trar todos os clientes que tiverem seus nomes dentro do padro estipulado. O nmero de clientes recuperado mostrado no retngulo existente direita dos botes. A lista de nomes recuperada pode ser vista teclando-se <F4> o sistema mostrar os clientes localizados para a sua pesquisa. Outras Formas de Pesquisa: Posicionando o cursor na primeira posio do campo principal da tela inicial de consulta, diversas formas de pesquisa podem ser feitas: Pelo CPF/CNPJ do cliente: basta digitar o numero do CPF ou CNPJ do cliente e pressionar o botao de pesquisa. O CPF/CNPJ devem ser digitados sem os pontos, barras ou traos. Pelo Cdigo do cliente: mesmo procedimento anterior. Pelo cdigo Fidelidade do cliente: Digitar a letra F seguida do cdigo de fidelidade (Exemplo: F1235) Pelo numero do Telefone do cliente: Digitar a letra T seguida do nmero de telefone (sem o DDD) (Exemplo: T32412828). possivel nesse caso digitar uma parte do numero de telefone, seguido do caractere de pesquisa especial %

Pesquisa pela Matrcula: para efetuar a pesquisa pelo campo de documento, quando o tipo escolhido for MATRICULA, basta seguir o exemplo abaixo (colocando o caractere # para efetuar a pesquisa):

Neste caso, o sistema vai pesquisar todos os clientes que possuem a matrcula comeando pelos nmeros 123456. Note que para essa pesquisa, o sistema acrescenta a cada nome da lista encontrada o nmero da matrcula para facilitar o processo de identificao.

Vale lembrar que a matrcula do cliente cadastrada a partir dos campos TIPO DOCUMENTO e NUM DOCUMENTO, conforme mostrado abaixo:

Incluso de Cliente
Para realizar a insero de um cliente, dever ser feita a pesquisa ou digitao do nome do cliente e pressionado o boto de pesquisa. Somente se o cliente digitado no for encontrado na base de dados do hotel, que o boto de insero ficar habilitado. Na opo de pesquisa onde digitado o texto ?? no campo Cliente tambm temos a opo de inserir novo cadastro. O sistema mostrar a janela abaixo e os dados cadastrais do cliente podero ser informados.

Nesta janela, as informaes so organizadas em guias. So elas:

1. Informaes Bsicas Nome, sobrenome, CPF, Endereo, Nacionalidade, Idioma, status, qtde ocupaes, data da ltima estada, etc. 2. Informaes Adicionais Janela disponvel para clientes cadastrados com campo <Status> diferente de Temporrio. Esta guia importante para o Departamento Financeiro, pois contm o endereo de cobrana do cliente que utilizado na impresso de boletas e etiquetas a partir da janela Gerncia de Contas a Receber. Uma rotina fcil para preench-lo, igualando-o ao endereo residencial/comercial, pode ser acionada clicando no cone existente na guia <Info. Adicionais> ao lado do cone <Salvar>. Nesta janela possvel solicitar anlise de crdito para faturamento da reserva. Ferramenta descrita no anexo I deste manual. 3. Preferncias/Restries - Informaes disponveis para clientes cadastrados com campo Status diferente de Temporrio. Sero visualizadas em todos os pontos de venda e listas de check-in para maior personalizao do atendimento ao cliente; 4. Ocupaes do Hspede - Contendo para cada uma: data/hora do check-in e check-out, apartamento ocupado, diria lanada, tarifa utilizada, responsveis pelo pagamento das contas; 5. Reservas feitas pelo Cliente / Produtividade - Room-nights produzidas pelas reservas do cliente; 6. Tarifas Visualiza as tarifas associadas a este cliente e permite associar novas tarifas vigentes; 7. Eventos - Podem ser aqueles realizados pelo cliente ou em que o cliente apenas participou;

8. Fidelidade - Mostra a participao do cliente no plano de fidelidade do hotel, as pontuaes geradas e j utilizadas; 9. Familiares - Permite que seja criado o relacionamento entre um determinado cliente e seus familiares no sistema.

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Histrico/Atividade
Registra no sistema qualquer interao Hotel X cliente. Esta informao ser utilizada para cadastro em vrios mdulos do OCL-VOLUX para futuras pesquisas gerenciais. Exemplo: Visita ao cliente, Sales Britz, Vinda ao Hotel, Ps Venda, envio de tarifrio, etc. As atividades podem ser registras para: Cliente Quando se refere a uma atividade geral. Contato Atividades que envolvem um contato do cliente. Booking Atividades inerentes para acompanhamento do evento. Para inserir uma nova atividade, na Guia <Atividade> clique em novo e ir ser visualizada a janela abaixo:

<Func Resp.> Para qual usurio ser criada a atividade. <Tipo Histrico/Atividade> Qual ser a atividade cadastrada (Os itens deste campo so criados no modulo Gerncia de MKT/Vendas).

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<Evento Associado> Quando a atividade criada atravs de um evento o sistema insere o nmero do booking automtico.

<Lembrete>

Indica

se

sistema

ir

visualizar

atividade

automaticamente para o Usurio no momento do login. A atividade visualizada a partir da data agendada para a sua execuo e tambm pode ser acessada atravs do CTRL L. Nesta janela as atividades em atraso so visualizadas em vermelho. <Pblico> Informa se a atividade ser visualizada por outros usurios atravs do CTRL+ L na guia <Atividades Gerais>. <DH Exec Prev> Data prevista para execuo da atividade. <DH Exec Efetiva> Data da execuo da atividade. Para agilizar, este campo preenchido automaticamente quando o usurio clica no cone Marca como concludo o lembrete. Para excluir uma atividade basta clicar na borracha. Somente o usurio que criou a atividade tem permisso para exclu-la. Relatrios de atividades Os relatrios das atividades podem ser gerados pelos mdulos: a. Gerncia MKT/Vendas Relatrios/Consultas Atividades Por Representante no Perodo. b. Gerncia de Eventos - Relatrios/Consultas Eventos Atividades Por Representante no Perodo (CTRL+A)

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No Mdulo Financeiro, as seguintes opes esto disponveis na janela do cadastro do Cliente CTRL+C:

Info Financ Guia disponvel para acesso e alterao somente pelos mdulos Financeiro, Fiscal e Contbil. Importantes para a rea financeira, a guia de Informaes Financeiras permite consultar o CPF/CNPJ e controlar o faturamento do cliente. A fim de auxiliar na anlise de aprovao de faturamento, possvel consultar, atravs do boto de lupa, se o CNPJ/CPF do cliente selecionado possui algum cheque devolvido no hotel ou se ele est no cadastro dos sistemas de consulta de CNPJ/CPF de empresas comerciais que possuem integrao com o OCL-VOLUX. O faturamento do cliente pode ser controlado atravs das informaes de faturamento, determinando se est autorizado, pendente ou no autorizado, do valor limite e dos dias de crdito concedidos. A data de validade do faturamento calculada automaticamente considerando-se a data corrente mais o nmero de dias de crdito informado. Essas informaes relativas a faturamento so determinantes na autorizao de faturamento e no total de crdito concedido durante o cadastro de uma reserva a ser faturada. O campo 'Dias para Faturamento' utilizado para o clculo do vencimento das contas a receber geradas a partir de notas fiscais faturadas para o cliente.

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Hist. Financ - Disponvel para acesso e alterao somente pelos mdulos Financeiro, Fiscal e Contbil. Auxilia concesso de crdito, o sistema mostra, atravs da guia de Histrico Financeiro, as contas em aberto e as j baixadas do cliente selecionado, e os detalhes de cada uma delas atravs de um duplo clique na linha que estiver selecionada.

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Informaes principais para Pessoa Fsica

1. <Nacionalidade> - No caso de clientes pessoa fsica, quando a nacionalidade for brasileira, o sistema exige o CPF na impresso das notas fiscais. 2. <Cidade> - No caso dos hspedes estrangeiros, segundo orientao do Fisco Federal e, conseqentemente, do Municipal, deve ser utilizado o nome do pas e no a cidade onde o hspede reside. 3. <CEP> - No caso dos hspedes estrangeiros esse campo no pode ser preenchido. 4. <CPF> - No caso dos hspedes estrangeiros esse campo no pode ser preenchido. 5. <Gnero> - (Masculino, Feminino) Permite ao sistema sinalizar a alocao de hspedes do mesmo sexo em quartos com apenas cama de casal. 6. <Fumante> - (Sim / No) Permite ao sistema sinalizar, dentro da janela de rooming-list, a alocao de hspedes fumantes em apartamentos no fumantes; 7. <Voto CONF> - (Sim / No) Por ocasio do check-out permite verificar se para o hspede em questo pode ser dado o voto de confiana ou no (utilizado em conjunto com os comandos VC ou "VS" nos pontos de venda); 8. <CHD> - Quando o hspede for uma criana cuja idade indica que ser cobrado um valor de diria, o sistema lana automaticamente o valor correspondente diria para CHD definida no cadastro de tarifas no Mdulo Gerncia de Vendas; 9. <Status> - (Temporrio, Comum, VIP, Residente, e outras classificaes definidas pelo hotel) Permite ao hotel estabelecer polticas diversificadas de atendimento. Apenas o cliente "temporrio" no possui as chamadas "informaes adicionais"; 10. <Idioma> - (portugus, ingls e outros idiomas definidos pelo hotel) Em funo do tipo de PABX que o hotel possui, caso exista uma interface com o OCL-VOLUX, as mensagens de boas vindas e de despertar podem ser comandadas no idioma aqui cadastrado;

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11. <Observaes> - Caso sejam cadastradas informaes neste campo, ao efetuar uma reserva para este cliente, sero visualizadas para o usurio as informaes contidas neste campo nas janelas de Cadastro de Rooming-list e Check-in de Reservas. 12. <Tratamento> - Forma de tratamento a ser utilizada pelo sistema quando da criao dos DOCs.

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Informaes principais para Pessoa Jurdica

Na Guia de Informaes Bsicas: 1. <Tipo> - (cadastrado de acordo com o desejo do hotel) Permite ao hotel segmentar seus clientes e alimenta os relatrios do tipo "Perfil de Reservas" detalhem a origem das reservas conforme as categorias cadastradas pelo hotel. As categorias so cadastradas atravs do mdulo de Gerncia de Vendas. Podem ser Particular, Agncia, Empresa, Operadora, Promotor ou Representante. Normalmente, o "Particular" utilizado apenas para as pessoas fsicas (hspedes). 2. <CT Principal> Conta Principal - Este campo responsvel por definir se o cliente em questo uma conta principal ou no. No caso em que o cliente no for conta principal, deve ser definido na guia de Informaes Adicionais qual o cliente que representa a conta principal; 3. <Classificao Jurdica> - No caso de clientes pessoa jurdica, quando a classificao for diferente de ESTRANGEIRA, o sistema exige o CNPJ na impresso das notas fiscais. Na Guia de Informaes Adicionais: 1. <Exec Vendas Resp> Informa ao sistema qual o executivo de vendas responsvel por esse cliente. Durante a criao de uma reserva, o usurio aqui definido copiado para o campo de mesmo nome existente na janela de cadastro de reservas. No caso do relatrio de produtividade de um executivo de vendas, com base em sua CARTEIRA, a partir deste campo que o relatrio construdo. 2. <Comissionamento> - Define quais os percentuais de comisso a serem pagos para o cliente. Este campo preenchido automaticamente pelo sistema, a partir de um parmetro existente no Modulo de MKT/Clientes, quando tipo do cliente for AGENCIA ou REPRESENTANTE e tenha um CNPJ vlido. 3. <Conta Principal Associada ao Cliente> - O cliente cadastrado neste campo ter o seu CNPJ utilizado na gerao das notas fiscais quando o cliente no tiver CNPJ cadastrado. De

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maneira similar, o cliente conta principal ser aquele que receber as comisses geradas pelo sistema quando o cliente atual no possuir CNPJ ou percentuais de comisso. 4. <Endereo de Cobrana> - Endereo a ser utilizado pelo sistema para impresso dos documentos de cobrana (fatura). 5. <Roteiro> - Informao utilizada pelos relatrios disponveis na Modulo de MKT/Clientes, permitindo o sistema agrupar as informaes dos clientes em funo dos roteiros de visita utilizados pelos executivos de venda.

Na Guia de Tarifas: 1- Permite associar tarifas vigentes ao cliente.

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Na Guia de Informaes Financeiras: Informaes para Faturamento 1. <Fatura?> - Permite definir se ser possvel faturar para o cliente (Sim/No). O valor Pendente indica que a autorizao de faturamento venceu, o sistema passou -a de Sim para Pendente ao executar as rotinas de auditoria e o usurio dever revalidar esta autorizao. 2. <Limite> - Valor total das contas a receber que o sistema permitir que fiquem em aberto antes de bloquear a venda faturada. 3. <No. Dias Val> - Nmero de dias da validade de faturamento. Uma vez ultrapassado esse nmero de dias, o sistema marca como Pendente sua autorizao de faturamento. A data base para clculo a existente no campo Data Aut. 4. <Data Aut> - Data base utilizada para clculo da validade da autorizao de faturamento. Esse valor alterado em funo da modificao do campo <Fatura>. 5. <NF Detalhada> - Para clientes que no possuem nota fiscal eletrnica de servios, esse campo informa ao sistema se, ao imprimir a nota fiscal para o cliente, os itens sero agrupados ou no. 6. <Data/Dias Maior Atraso> - Se definido o parmetro por conta da instalao do sistema, esses campos indicam qual foi a maior data e quantos dias de atraso o cliente levou para quitar sua fatura em atraso. 7. <Dias Fat> - Indica o nmero de dias que o sistema ir considerar aps a emisso da nota para gerar a cobrana de faturamento. 8. <Dias/Ms Fatura> - Para clientes que efetuam o faturamento em dois perodos fixos no ms, indica quais os dias o sistema utilizar para criar as faturas na composio do contas a receber. Retenes na Fonte e Repasse

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Indicam para esse cliente se haver reteno ou repasse dos impostos durante a criao das notas fiscais/contas a receber. O campo que indica se haver reteno de ISS obrigatrio, caso o endereo do cliente seja a mesma cidade do hotel. Comissionamento 1. <Percentual Origem> - Permite informar o percentual de comisso para o cliente quando ele for cadastrado como origem de uma reserva. 2. <Percentual Solicitante> - Permite informar o percentual de comisso para o cliente quando ele for cadastrado como solicitante de uma reserva. 3. <Comisso Boleta> (Sim/No) - Permite informar se a comisso gerada para esse cliente ser descontada no boleto ou no. Informaes para Cobrana/Faturamento: 1. <Tipo de Cobrana Padro> (Cobrana Bancria / Em Carteira / Deposito Bancrio): Indica qual a forma de cobrana a ser utilizada para este cliente. Esta informao impressa na Fatura gerada para o cliente. 2. <E-mail Resp Cobrana> - Endereo eletrnico a ser utilizado no envio das cobranas para o cliente. 3. <Instrues Pagto Fatura> - Instrues que devero ser observadas pelos clientes e que sero impressas na capa de fatura gerada pelo sistema a partir do Modulo de Contas a Receber. 4. <Instrues Faturamento> - Instrues que devero ser observadas pelos usurios do sistema no momento da impresso das notas fiscais no momento do check-out. Estas informaes so apresentadas na janela de check-out.

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Excluso de Cliente
Um cliente cadastrado no OCL-VOLUX pode ser excludo desde que no tenha nenhuma reserva, ocupao (hospedagem efetivada) ou nota fiscal emitida em seu nome. Existe a opo de se colocar o cliente como inativo caso seu cadastro no v ser mais utilizado e ele no possa ser excludo por alguma das razes mencionadas acima.

Manuteno de Cliente Ctrl+Shift+C

1. Clientes - Homnimos e Similares e Data cadastro/Alterao- Nesta opo pode ser efetuada uma pesquisa por nome/sobrenome ou razo social e o sistema visualize a data que o cliente foi cadastrado, o nmero de vezes que se hospedou no hotel, alm de endereo, telefone de contato e e-mail.

2. Pesquisas Podem ser efetuadas vrias formas de pesquisa. Para acessar o cadastro do cliente bata clicar duas vezes no cliente selecionado. Para excluir um cliente da pesquisa clique na borrachinha

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Associa/Desassocia Clientes a um Executivo

Esta ferramenta possibilita associar executivos de vendas a seus respectivos clientes possibilitando a emisso de relatrios de produtividade da carteira do executivo.

A janela pode ser acessada no menu Cadastro => Cliente X Executivo Vendas

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Para associar clientes a um executivo:

Efetuar a consulta de clientes que deseja associar ao executivo; Selecionar <Executivo de Vendas> a ser associado; Selecionar os clientes que deseja associar ao executivo selecionado; Clicar no cone associar ou desassociar no canto direito da janela.

Para alterar clientes de um executivo para outro executivo:

Na guia <Clientes X Executivos> pesquisar os clientes associados a um determinado executivo, para trocar o executivo destes clientes visualizados; Selecionar os clientes que deseja efetuar a troca de executivo; Selecionar novo executivo a ser associado; Clicar no cone associar no canto direito da tela;

Para desassociar um executivo de todos os clientes visualizados:

Clicar no cone desassociar.

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Cadastro de Tarifa
Este mdulo permite o cadastro das tarifas a serem utilizadas no mdulo de Reservas e Front-Desk. Para realizar o cadastro de uma tarifa, necessrio seguir os passos descritos a seguir:

Menu Espaos/Tarifas.
1. Definir a quantidade de pessoas padro que o hotel ter em seus apartamentos (single, double, dentre outros); 2. Definir o chamado "preo base" para cada unidade bsica de cobrana que o hotel trabalha (single, double, triple), ou seja, os valores da tarifa Balco alm de definir a idade considerada para CHD pagante; 3. Cadastrar os modelos de tarifa, que representam um grupo de tarifas que possuem as mesmas caractersticas; 4. Cadastrar a tarifa;

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Tarifa <CTRL T>

Inicialmente, o sistema mostra apenas as tarifas que esto vigentes. Caso seja necessrio visualizar as tarifas j vencidas ou inativas, deve-se utilizar a opo existente na parte superior da janela. Para criar uma tarifa nova clique novo, ser disponibilizada a janela principal para incluir as informaes da tarifa.

Nesta janela as tarifas cadastradas so visualizadas agrupadas pelo modelo e dentro desse agrupamento, esto em ordem alfabtica pelo NOME. Os campos principais desta janela so: 1. <Segmento Mercado> Este campo associado automaticamente a reserva alimentando o relatrio Rns por segmento de mercado para futuras anlises gerenciais. Tambm utilizado para criao de allotment por segmento; 2. <Tarifa Base> - Campo utilizado para criar uma tarifa com base nos dados e valores de uma tarifa j existente.

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3. <Desc Base (%)> - - Indica qual percentual de desconto ser aplicado sobre a tarifa base para gerar a grade de preos da nova tarifa. 4. <Decimais> - Indica como ser feito o arredondamento. 0 indica que no tem centavos. 1 indica os centavos redondos (0,10, 0,20, 0,30, etc) e 2 considera exatamente o valor que foi calculado. 5. <Preo Varivel> - Indica se a tabela de preo da tarifa pode ter seus preos alterados de forma manual pelo usurio no Front ou reservas; 6. <Freq. Lancto Dia> - Indica a frequncia em que a diria ser lanada automaticamente na conta do hspede: diariamente ou uma nica vez; 7. <Plano Hosp.> - Define quais itens esto inclusos na diria (caf da manh ou refeies). a. "European Plan" ou Plano Europeu (EP) --> onde refeies e caf da manh no esto inclusos; b. "Continental Plan" ou Plano Continental (CP) --> apenas o caf da manh est includo na diria; c. "Modified American Plan" (MAP) --> caf da manh e uma refeio esto includos na diria. Esse plano tambm conhecido "meia-penso". O sistema considera o jantar para fins de gerao automtica dos preos; d. "Full American Plan" (FAP) --> caf da manh e duas refeies fazem parte da diria. Conhecido tambm como "penso completa"; e. All Inclusive (ALL) --> Todas as refeies inclusas Observao: O tipo de hospedagem (CP, MAP, FAP) impresso na "Lista Geral de Hspedes" para informar aos pontos de venda quais refeies esto inclusas na diria dos hspedes.

8. <Rateio Diria> - Informa como ser a apropriao dos custos aos centros de resultado responsveis pelo fornecimento das refeies.

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a. Automtico A receita apropriada diariamente ao rodar a diria. O valor do caf da manh obtido de forma automtica, em funo do valor cadastrado, pelo Depto Financeiro/Controladoria. b. Ticket/PDV A receita apropriada no momento que o item consumido no PDV. Os itens utilizados neste rateio devem ser cadastrados no mdulo Gerncia de Alimentos e Bebidas.

Obs.: O rateio, quando o hotel no usa ticket, feito da seguinte forma: 1. na tabela de preos da tarifa: busca, para o tipo de espao e o servio de cobrana indicado na ocupao, o valor do rateio e a quantidade de pessoas; 2. divide o valor do rateio pela quantidade de pessoas, obtendo o valor do rateio por pessoa; 3. multiplica o valor do rateio por pessoa, obtido no item 2, pela quantidade de hspedes + quantidade de hspedes adicionais registrados na ocupao. Assim, se for dado upgrade atravs de um servio de cobrana que no corresponde quantidade de pessoas ocupando o espao, ainda assim o rateio ser feito para a quantidade total de hspedes pagantes dentro do apartamento. Da mesma forma, se for fechado um pacote para x pessoas nos apartamentos e algum deles ficar com menos que essa quantidade previamente negociada, o sistema tambm far o rateio para menos pessoas.

9. <Tempo Per. Min.> - Tempo de permanncia mnimo permitido para o hspede utilizar esta tarifa. 10. <Disp WEB> - Disponibiliza a tarifa para reservas atravs do mdulo VOLUXNET.

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Seguem abaixo descries das funcionalidades de cada cone apresentado na janela do CTRL+T: 1. - Revalidar uma tarifa e suas respectivas tarifas dependentes (no caso de tarifa base) ou criar uma nova tarifa baseada nas informaes de uma tarifa j existente.

2.

- Esta opo exibe uma janela que permite o usurio realizar as alteraes nos
valores das dirias nos dias ou perodos que desejar. Para os funcionrios que trabalham com reservas e recepo, a grade de dirias facilita a negociao no momento da reserva ou no check-in, pois possibilita negociar um valor diferenciado em determinados dias da permanncia do cliente no hotel. O valor da grade s pode ter seu valor alterado quando no cadastro da tarifa utilizada para a ocupao/reserva o campo Preo varivel for = Sim

3.

- Permite fechar perodos especficos para venda na tarifa selecionada.

4.

- Relao de reservas efetuadas com a tarifa selecionada.

5.

- Valor base original utilizado na criao da tarifa selecionada.

6.

- Permite apagar a tabela de preo original (se existir), e cria outra baseada no
preo da tarifa balco. Ao criar uma tabela nova a grade tambm gerada automaticamente.

7.

- Disponvel nas janelas de <Grade> e <Pr. Base>. Permite alterar rateios existentes ou incluir novos rateios .

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Cadastro de Tarifas Grades e Bloqueios

Completando o controle de allotment existente no sistema, na janela de cadastro de tarifas existem duas outras funcionalidades: Variao do preo das tarifas dia a dia (Grade); Bloqueio da utilizao de uma determinada tarifa em um perodo especfico. Com isso, flexibiliza-se a utilizao das tarifas existentes, j que ser possvel fechar ou no a tarifa em um perodo, sem que seja necessrio, para isso, coloc-la ativa/inativa. Esta segunda funcionalidade pode ser acessada conforme ilustrado na janela abaixo:

Ao pressionar o boto de PERODO, o usurio tem acesso a uma relao dos dias da tarifa em que eles podero estar abertos ou fechados. Para alternar entre um ou outro estado, basta selecionar um ou mais dias (utilizando a opo de seleo mltipla atravs das teclas CTRL/SHIFT e do mouse) e pressionar o boto para fechar (vermelho) ou abrir (verde). Ao fechar um determinado perodo, qualquer nova reserva que seja definida para utilizar o hotel neste intervalo no poder utilizar a tarifa em questo, pois na lista de tarifas disponveis na janela de reservas ela no aparecer.
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Segmento da tarifa
A partir do momento em que a funcionalidade de controle de allotment fica disponvel, a segmentao das tarifas passa a definir qual cliente ou grupo de clientes (por segmento) podem utilizar estas tarifas em uma reserva proveniente de um allotment. Na janela abaixo, a segmentao de tarifa circulada em vermelho pode ser cadastrada a partir da opo Cadastro Tipos Segmento de Mercado

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Segmento do Cliente
Esta mesma classificao ser mostrada quando da aplicao do segmento de mercado ao cliente, atravs da janela:

A combinao desses cadastros possibilitar controles mais apurados dos allotments, na medida em que apenas os clientes atrelados a um determinado segmento, podem se utilizar dos allotments associados a esse segmento. Observao: Para associar uma tarifa especfica um cliente basta acessar a guia <Tarifas> (vide figura) conforme descrito no item cadastro de clientes deste manual.

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Controle de Comisses

Para um controle automtico de comisses, algumas informaes previamente cadastradas so determinantes e, por isso, devem ser atentamente observadas pelas reas envolvidas no processo a fim de se evitar clculos incorretos. So dois os momentos durante os quais o sistema avalia as informaes para clculo e gerao das comisses: Quitao de Notas de Hospedagem Gerao de Contas a Receber

Quitao da Nota de Hospedagem: Durante o processo de quitao de uma nota de hospedagem, o sistema verifica qual ser a base de clculo do comissionamento (usualmente, as dirias). Essa base dada pelos itens que esto nesta nota fiscal e tambm pelas informaes definidas na reserva. As seguintes informaes (e nessa ordem) so observadas pelo sistema para o clculo da comisso: Tipo do Cliente O sistema no comissiona empresas, mas apenas agncias, operadoras e representantes. Percentuais de comisso para o cliente Para cada cliente pode ser definido um percentual diferente de comisso. Estes percentuais so cadastrados atravs do Mdulo Financeiro, na janela de cadastro de clientes, na guia de Informaes Financeiras. Para postos, que no possuem CNPJ, em informaes bsicas o campo CT Principal deve estar cadastrado = No e em informa es adicionais no campo Conta Principal informar qual o cliente a conta Mster. Tarifa A tarifa associada deve ter sido definida como comissionvel. Reserva A reserva a qual o apartamento pertence tambm deve ter sido definida como comissionvel.
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Itens associados nota / Percentuais Para cada item constante na nota, o sistema consulta o seu cadastro para verificar se ele comissionado. Em caso afirmativo, o sistema consulta os percentuais cadastrados na reserva (no momento da definio de contas) para efetuar o clculo.

Gerao da Conta a Receber: O segundo passo para a gerao das comisses feito no momento da gerao das contas a receber provenientes das notas fiscais emitidas pelo Front-Desk. As informaes analisadas so: Parmetros do sistema A definio feita nos parmetros de configurao do sistema. H um parmetro que determina se o OCL-VOLUX ir ou no calcular automaticamente as comisses. No caso de gerao automtica de comisso, o parmetro deve ser preenchido como Sim. Comisso descontada no boleto ou no A definio feita no cadastro do cliente, atravs da guia Informaes Adicionais. Se descontado no boleto, a conta de comisso gerada estar automaticamente baixada, caso contrrio, ela ficar autorizada para posterior pagamento. Esse parmetro somente ser considerado quando a comisso gerada for para o mesmo fornecedor responsvel pelo ttulo. Controle de Conta/SubConta a. Se o cliente solicitante/origem no estiver associado a nenhuma conta principal, no haver comisso, mesmo com os valores base correspondentes calculados; b. Se o cliente solicitante/origem estiver associado a uma conta principal e seus percentuais no estiverem preenchidos, o sistema ir gerar comisso para a conta principal baseando-se nos seus percentuais de comisso. Entretanto, se os percentuais do cliente estiverem preenchidos, mesmo estando associado a uma conta principal, a comisso ser gerada para ele; c. Se o prprio cliente solicitante/origem for a conta principal, os percentuais e a comisso gerada considerados so dele mesmo; d. Para evitar o clculo duplicado de comisso para um cliente quando ele for, ao mesmo tempo, o cliente solicitante e origem de uma nota fiscal, ou
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melhor, se os clientes para os quais existe comisso forem iguais, o sistema ir considerar apenas o percentual de comisso de origem desse cliente; As Contas a Pagar de Comisso so automaticamente criadas como Previso de Pagamento. Nesse sentido, ao receber a nota fiscal referente comisso gerada, o usurio dever alterar a Conta a Pagar de Previso SIM para Previso NO.

ATENO:

Reservas

com

pagamento

antecipado,

como

conta

receber

gerada

antecipadamente, antes da emisso da nota fiscal, a comisso deve ser gerada manualmente pelo mdulo Financeiro no F7.

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Pesquisando as Comisses Geradas: A janela de Controle de Comisses, disponvel atravs do cone pelo hotel. Ela permite pesquisar as contas a pagar de comisso a partir dos dados da CPA ou da Ocupao. A guia <Dados da Ocupao> disponibiliza cinco formas diferentes de pesquisa a fim de facilitar a visualizao das comisses. existente na janela Gerncia de

Contas a Pagar, no mdulo Financeiro, de grande utilidade para consultar as comisses a pagar

Ainda nessa janela, possvel a impresso de um relatrio completo que auxilia o financeiro na conferncia das comisses geradas para um determinado fornecedor, contendo alm dos valores, todas as notas fiscais que compuseram os clculos. Na opo Relatrios, do menu Contas a Pagar, tambm possvel emitir o relatrio completo das comisses geradas. O relatrio est disponvel em Contas a Pagar Relatrios Comisses.

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Outra opo de pesquisa a utilizao do cone a seguinte janela mostrada:

existente na janela principal. Ao clicar no cone

Para listar as Contas a Pagar de Comisso, basta marcar a opo <Comisso> no campo referente ao tipo de documento. O filtro adicional permite incluir ou no a relao de Contas a Pagar que esto cadastradas como Previso. Ao marcar esta opo, o sistema listar apenas as Contas a Pagar que no esto definidas como Previso.

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Baixa das Contas a Pagar de Comisses:

A baixa de Contas a Pagar de Comisso segue o mesmo procedimento da baixa de Contas a Pagar Comum e realizada atravs do cone . O usurio dever pesquisar as Contas a Pagar de

Comisso e selecion-las para efetuar a baixa. Para os clientes que desejam limitar o pagamento das Comisses ao Recebimento das Contas a Receber, existe um parmetro que inclui tal consistncia no sistema. O parmetro est disponvel no mdulo Financeiro, em Manuteno Parmetros, e tem a seguinte descrio: Indica se pode baixar a CPA que comisso de agncia se a CRE que a originou ainda no tiver sido baixada. Alm da consistncia mencionada anteriormente, ao alterar o parmetro mencionado para impedir a baixa das Contas a Pagar de Comisso, o sistema tambm ir bloquear a associao do numero do documento caso a Conta a Receber que originou a Conta a Pagar de Comisso no tiver sido baixada.

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Estatsticas
Anlise de Indicadores de Vendas <F9>
Permite ao usurio realizar uma anlise dos resultados operacionais do hotel, em funo do esforo de vendas realizado por tarifa, tipo de hospedagem ou tipo de UH. As opes disponveis so: 2) Clientes X tarifas: mostra para cada cliente as tarifas associadas e o nmero de rooming-nights produzidas em cada uma delas; 3) Histrico de ocupao do hotel; 4) Evoluo da diria mdia no perodo solicitado; 5) Quadro comparativo entre a evoluo da diria mdia e sua influncia na da taxa de ocupao; 6) Margem de contribuio de cada tipo de UH na ocupao total do hotel; 7) Nmero de roomnights gerado para cada tarifa disponvel; 8) Nmero de roomnights para cada tipo de segmento (em funo das tarifas);

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Anlise de Produtividade <F10>

Permite consultar a produtividade por Executivo de Vendas, Clientes e Hspedes: 1. Total de vendas (valores e grfico) em room-nights de cada executivo em um determinado perodo; 2. Reservas efetivadas de um cliente (Solicitante ou Origem); 3. Produtividade em room-nights de uma conta principal, associada as suas sub-contas; 4. Produtividade (em nmero de ocupaes) de cada hspede, permitindo anlisar os hspedes mais freqentes que no retornam ao hotel; 5. Na opo <Anlise Vendas> e <Reservas Solicitante/Origem> o usurio pode ainda consultar ou alterar diversas informaes adicionais, bastando para isso, pressionar o boto direito do mouse sobre a linha desejada.

Consolidado

Terminada a execuo da rotina diria que consolida as informaes operacionais do hotel (Receitas, Repasses, Recebimentos ou Estatsticas de operao), o sistema permite a gerao de diversos relatrios, tanto a partir do Mdulo Front-desk quanto do Financeiro. Com a nova verso do Consolidado, algumas distines importantes devem ser feitas:

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1) As receitas no sistema passam a ser apropriadas a partir do lanamento dos itens, seja nos PDVs, seja nas contas dos hspedes. Anteriormente, as receitas provenientes dos PDVs s apareciam no Consolidado depois que as notas eram quitadas. Agora, no mais. Uma vez lanado e comandado um item (qualquer que seja) no PDV, sua receita j apropriada. 2) A baixa do estoque, que antes era efetuada no momento da quitao da NF de venda/cupom, passa tambm a ser calculada no momento do lanamento dos itens nos PDVs (quando houver sua associao a uma baixa automtica). 3) As receitas provenientes do repasse de ISS e da taxa de servio, que antes eram apropriadas no momento da emisso das notas fiscais, passam tambm a ser geradas no momento do lanamento dos itens nas contas dos hspedes (tanto no PDV quanto na conta final CTRL-L) 4) Os estornos no Consolidado sero gerados: a. No cancelamento de comanda (j que no caso dos PDVs as receitas passaram a ser apropriadas no momento do lanamento dos itens no prprio PDV CTRL-P); b. No lanamento de um estorno na conta final do cliente (CTRL-L), tal como era anteriormente (nesse caso, no houve mudana); c. Ao cancelar uma nota de PDV/comprovante de passante, a partir da janela da Tesouraria no Mdulo Financeiro (como as comandas associadas so canceladas, temos a mesma situao do item (a)); d. Ao excluir uma nota de PDV/comprovante das contas especiais

(independentemente de ela ser cancelada ou no). Nesse caso, importante observar que como o hotel no receber por esses consumos, deveremos sinalizar no Consolidado que essa receita tambm no pertinente. Com isso, as comandas atreladas so canceladas, remetendo novamente ao item (a); 5) O cancelamento das notas quando da abertura de uma conta no PDV, sejam elas de servios ou de vendas/cupons, no influenciam os valores apresentados no Consolidado (diferentemente do que era antes, quando o cancelamento de uma NF gerava estorno no Consolidado);

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6) Para que os itens sejam excludos das contas especiais, a partir de rotina existente no Mdulo Financeiro, eles devem ser antes estornados, de forma que o valor final do lanamento seja zerado.

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Relatrios do Consolidado Front-desk Como resultado do processo de auditoria, o sistema permite a gerao de dois relatrios diferentes a partir do Mdulo Front-desk, conforme figura a seguir:

A primeira opo apresenta a consolidao das receitas e recebimentos gerados no hotel na data solicitada, sendo que a segunda opo (analtica) permite ao usurio conferir de forma detalhada o resumo mostrado no primeiro. O correspondente a essa segunda opo o relatrio conhecido tambm como Histrico de Lanamentos.

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Relatrios do Consolidado Financeiro J a partir do Mdulo Financeiro um nmero maior de opes est disponvel. So elas:

Vale notar que as opes que fazem referncia contabilidade (Classif. Contbil) esto disponveis apenas para os clientes que utilizam o Modulo Contbil do OCL-VOLUX. As demais opes so variaes sobre as informaes bsicas de Grupos de Centro Resultado, Classe Gerencial e Centros de Resultado, sendo que combinadas com as opes de filtro acima, permitem diversas opes de anlise para os usurios.

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Estrutura dos relatrios: De uma geral, os relatrios esto estruturados de forma a apresentar as informaes conforme exemplo abaixo:

Onde o Grupo de Centro de Resultado uma nova estrutura disponvel no VOLUX, que permite ao hotel agrupar seus centros de resultado em reas, por exemplo: HOSPEDAGEM, A&B, EVENTOS, REPASSES. Essa classificao livre e cada hotel opta por agrupar seus centros de resultado conforme convenincia a partir da opo no Financeiro: Cadastros Grupos de Centro de Resultado

Cada grupo pode ser do tipo Receita, Repasse ou Recebimento. Essa divisao vai permitir mais uma opo de filtro, conforme ilustrado na janela de parmetros mostrada anteriormente. As colunas do relatrio mostram, em linhas gerais, os valores referentes a: - Receitas / Rateios / Repasses - Totais do Dia / Ms - Percentuais do Dia / Ms
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- Utilizao dos Antecipados Dia / Ms Dessa maneira, passamos a relacionar de forma mais clara, principalmente, os estornos, rateios e as utilizaes dos antecipados. Na ltima parte do relatrio so relacionados os recebimentos, tal como mostrado abaixo:

Sendo que diferentemente das linhas anteriores desse relatrio, os Estornos relacionados referem se a cancelamento das notas fiscais.

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Estatsticas associadas: Para facilitar a compreenso das estatsticas apresentadas no Consolidado (disponveis em algumas opes de relatrio), passamos a relacionar nessa nova verso uma memria de clculo para as principais medidas apresentadas no prprio relatrio. No exemplo abaixo, a estatstica (14) (taxa de ocupao) calculada pela frmula: 4 + 5 + 6 + 7 + 8 + (opcionalmente (9)) ----------------------------------------------(3) Desta maneira, poderemos identificar que se somarmos as UHs alugadas (4), ADM (5), Free (6), Day-Use (7), Double-Use (8), e, opcionalmente, os no-shows gerados (9), e o resultado final dividirmos pelas UHs disponveis para venda (3), encontraremos a taxa de ocupao total do hotel.

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Ao acionar essa opo, o relatrio mostrado permitir a verificao: De cada um dos lanamentos efetuados no perodo; Dos valores (sendo que o dbito/crdito sob a tica de aumentar (dbito) ou diminuir (crdito) o saldo da conta de hspedes na casa); Do horrio/usurio/apartamento.

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Relatrios de Conferncia Tesouraria: Outra alterao que no Mdulo Financeiro os relatrios de conferncia de valores disponveis nas opes Tesouraria Relatrio Faturamento (Analitico ou Sinttico) passaram por alteraes. No h mais a opo de Caixa/Competncia, uma vez que a apropriao das receitas no sistema passou a ser exclusivamente por competncia (ou seja, no momento em que houve o lanamento, a receita gerada). Nesse caso, o relatrio de faturamento sinttico passou a ter um formato semelhante ao novo Consolidado, para facilitar a conferncia dos valores:

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Conferncia do Caixa (F5): Como a apropriao das receitas passa a ser apenas por competncia, torna-se necessrio que exista um relatrio de conferncia de caixa, que vai permitir verificar todos os relatrio: lanamentos associados a um determinado turno. O boto marcado abaixo permite a gerao desse tipo de

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Relatrios/Consultas
Fornece informaes para anlise de produtividade para definio de aes de Marketing e Vendas. Nesta opo possvel emitir relatrios: Cliente Hspede Ocupao Espaos Reservas Tarifas Atividades.

Os relatrios mais usados so:

Produtividade
1. Clientes - O sistema possui vrias opes de pesquisa dentre outras: por cidade, por estado, por segmento, por origem, etc.. 2. Por Executivo de Vendas a) Produtividade do Executivo: O sistema gera o relatrio atravs das rooming nights produzidas pelas reservas que contm o executivo informado no campo Exec. Vendas Resp. b) Produtividade da Carteira do Executivo: O sistema gera o relatrio atravs das rooming nights produzidas pelos clientes que contm em seu cadastro o executivo informado no campo Exec. Vendas Resp.

Hspede
1. Perfil Gerado atravs da nacionalidade informada no cadastro do cliente

(No inclui CHD) 2. - Origem - Gerado atravs da cidade informada no cadastro do cliente

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Painel de Controle
A ferramenta Painel de Controle tem por objetivo auxiliar o Hotel na obteno de estatsticas que podero ser utilizadas em seu Revenue Management. As informaes desta janela so atualizadas aps a execuo das rotinas da auditoria, quando o hotel faz uso da rotina manual (para os hotis em que a auditoria automtica, estas estatsticas no so acumuladas). A janela que mostra os indicadores de controle pode ser acessada atravs do menu: Relatrios/Consultas Gerenciais Painel de Controle Ou pela tecla de atalho <Ctrl+Shift+P>

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Para melhor entendimento das estatsticas, segue abaixo a descrio de cada coluna apresentada nesta janela: Perm Est: Ocupaes que estendem a data de check-out original definida na reserva Sada Ant: Ocupaes que anteciparam a data de check-out original definida na reserva Los: Mdia de Permanncia dos apartamentos que efetuaram check-in no dia Rsv Dia Dia: Reservas efetuadas no dia para entrada no mesmo dia Canc Rsv Dia: Reservas canceladas no dia de chegada do hspede Ocup I: Ocupaes Individuais Ocup G: Ocupaes de Grupo No Show: Reservas garantidas que no efetuaram check-in no dia Day-Use: UHs com data de check-in e check-out no mesmo dia Check-in: Check-in realizado no dia Reserva: Dos check-ins realizados no dia, quantos foram feitos atravs de reservas Walk in: Dos check-ins realizados no dia, quantos foram walk in Check-out: Check-outs realizadas no dia Rec Dia: Recusas de reservas no dia Rec P Dia: Recusas de reservas para o dia

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Observaes:
1. As informaes sobre as ocupaes individuais ou ocupaes de grupo so determinadas no momento do cadastro dos tipos de reserva/segmento. O cadastro destas informaes feito no mdulo gerncia de clientes atravs do menu: Cadastro Tipos Tipo/Segmento Reserva

Para cada tipo de reserva/segmento criado define-se se um Grupo ou Individual.

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2. Para que o registro de Recusas seja efetuado faz-se necessrio o cadastro do motivo. Este cadastro deve ser feito no mdulo Gerncia de Clientes atravs do menu: Cadastro Tipos Recusa/Cancelamento Reserva

Nesta janela possvel cadastrar tanto os motivos de recusa quanto os motivos de cancelamento de reservas. Para isso, no momento do cadastro, basta informar se o tipo Recusa ou Cancelamento.

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CRM

Pessoa Fsica

Preferncias e Restries

Origem / Perfil

Front Desk Central de Reservas PDV MKT/Vendas

Database Marketing
Pessoa Jurdica

Potencial

Produtividade Executivos Venda

Agenda das atividades dirias

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