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INFORMÁTICA APLICADA À
RECEPÇÃO I
ÍNDICE
Apresentação e objectivos…………………………………………………………………………………………2
Bibliografia………………………………………..……………………………………………………………………41
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Operações Técnicas de Recepção
Apresentação
A informática representa, no nosso quotidiano uma importância cada vez maior, na
medida em que nos permite o acesso cada vez mais fácil e rápido a um conjunto
significativo de informação generalista.
Objectivos de Aprendizagem
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Operações Técnicas de Recepção
É basicamente uma folha formada por filas e colunas. Nas colunas detalham-se os
números de quartos em ordem ascendente, e nas filas apontam-se por essa ordem os
seguintes dados (a organização inversa é perfeitamente válida):
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Operações Técnicas de Recepção
8) Uma vez comprovado o total geral, o cliente vai decidir a forma de pagamento
(crédito ou débito directo), e dependendo desta opção anotaremos o total a cobrar
na fila apropriada. Os pagamentos a crédito são considerados igualmente vouchers
e cartas de empresa.
9) Observações (ex. voucher, % de desconto, outros)
Actualmente caiu em desuso, pois a maioria dos hotéis, salvo os mais pequenos, já
adoptaram os sistemas automáticos. Este sistema, para além de fazer perder muito tempo
a preencher, pois tinha que efectuar-se diariamente a escrituração e fecho do mesmo, não
era viável.
Os softwares utilizados estão ligados em rede o que impossibilita perdas, pois se o cliente
almoçar fica automaticamente registado e na altura do check-out, a recepção já tem essa
informação. Possibilitam que a conta do cliente, desde que faça o check-in até sair esteja
disponível, da mesma forma, para todos os sectores, o que facilita a facturação e na altura
do check-out permite ao recepcionista ser mais rápido a atender o cliente.
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Operações Técnicas de Recepção
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Operações Técnicas de Recepção
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Operações Técnicas de Recepção
Segurança e confidencialidade dos arquivos, pois o acesso aos mesmos poderá ser
condicionado mediante uma palavra-passe e podem ser efectuadas diversas cópias
de segurança.
Não há deterioração, como sucede com o papel, podendo-se consultar a
documentação o número de vezes que for necessário.
Reproduzir, sem dificuldade, e com exactidão, os documentos.
Este último, por sua vez, é composto por várias peças com individualidade própria, as
quais trabalham em conjunto.
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Operações Técnicas de Recepção
Software
Hoje em dia, praticamente todas as instalações de software aplicacionais de Gestão
Hoteleira baseiam-se em produtos standard, que são vendidos no mercado por empresas
especializadas.
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Operações Técnicas de Recepção
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Operações Técnicas de Recepção
Exemplos de software:
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Operações Técnicas de Recepção
Mercados Alvo
O PROTEL destina-se à gestão comercial de todo o tipo de unidades hoteleira, como por
exemplo:
Hotéis
Aparthotéis
Aldeamentos
Residenciais
Características
Adaptação a qualquer tipo de unidade hoteleira (Hotel, Aparthotel, Residencial,
Albergaria, etc.).
Suporta até 9999 alojamentos.
Suporta até 99 postos ligado em rede.
Facilidade de utilização (user-friendly).
Parametrização do tipo de cobrança do alojamento: por pessoa, por alojamento ou
misto.
Possibilidade de criar 8 departamentos (Aposentos, Food & Beverage ,
Telecomunicações, etc.) e 700 sub-departamentos. Por exemplo, no departamento
Food & Beverage poderiam haver os sub-departamentos Bar da Piscina, Bar do
Terraço, Restaurante Chinês, Restaurante Italiano, etc..
Em qualquer movimento de lançamento, alteração de ficheiro, emissão de
documento ou outra operação de movimentação, será registado o nome do
empregado que o efectuou, bem como a respectiva data.
Possibilidade de controlo do "ponto" dos empregados.
Ajuda de códigos em qualquer altura com a tecla F1.
Ligação a outras aplicações externas, tais como: F & B, Time-Sharing, POS, etc..
Possibilidade de criar reservas "mestre" para grupos e definir quais os
departamentos e sub-departamentos que a conta do grupo aceita.
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Operações Técnicas de Recepção
Quer seja responsável por um hotel boutique ou por uma cadeia hoteleira internacional,
com várias marcas, a MICROS-Fidelio consegue criar uma solução que se adequa
perfeitamente às suas necessidades específicas.
A carteira de produtos inclui soluções para front office, back office, CRM, vendas e
catering, gestão de receitas, reservas, distribuição e muito mais. Com mais de 1000
interfaces certificados para outros sistemas, garantimos a melhor conectividade e
processos de execução sem falhas.
Hotéis particulares
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Operações Técnicas de Recepção
Do mesmo modo que cada propriedade tem a sua identidade única, cada empresa tem as
suas necessidades específicas.
Cadeias hoteleiras
O OPERA Enterprise Solution da MICROS é um conjunto de programas de software
verdadeiramente completo para a gestão de propriedades e sistemas centralizados.
Oferece aos operadores hoteleiros a capacidade para partilhar informações entre várias
aplicações e propriedades numa única base de dados.
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Operações Técnicas de Recepção
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Operações Técnicas de Recepção
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Operações Técnicas de Recepção
Permite gerir cartões, chaves electrónicas, sistemas pay TV, mini-bar, centrais de
reservas, gestão de energia, Internet, contabilidade e comunicações;
Permite conexão inteligente das infra-estruturas do hotel, controlando o ar-
condicionado, a iluminação, elevadores, segurança, colocando um hotel como um
edifício inteligente;
Disponibiliza aos clientes um quiosque de informação que pode ser colocado em
qualquer ponto do hotel, disponibilizando aos clientes, informações sobre os
serviços do hotel, programas de animação, restaurantes, bares, informações
turísticas, serviços de interesse público e, através de um código personalizado,
permite ao cliente consultar a sua conta;
Permite aceitar reservas pela Internet;
Disponibiliza o serviço de clientes estrangeiros para o SEF pela Internet.
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Operações Técnicas de Recepção
Acesso ao Sistema
1. O sistema possui um forte controlo de acessos já que para cada Utilizador é possível
limitá-lo a: Consultar, Inserir, Alterar e/ou Apagar.
2. Para aceder ao sistema o utilizador deve inserir:
Utilizador: Código de até 6 caracteres alfanuméricos (deve respeitar as maiúsculas e as
minúsculas).
Senha: Chave do utilizador.
3. Primir o botão
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Operações Técnicas de Recepção
Barra de Estado
BARRA DE FERRAMENTAS
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Operações Técnicas de Recepção
3.1. Reservas
2. Pressionar a tecla F5
3. Pressionar o botão
3. Pressionar o botão ou
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Operações Técnicas de Recepção
Também é possível fazer uma selecção com o botão que está ao lado de “Tipo
de Alojamento”.
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Operações Técnicas de Recepção
CONSULTA DE RESERVAS
Numa janela podem ser efectuadas as operações de uso frequente na recepção, tais
como:
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Operações Técnicas de Recepção
2. Pressionar a tecla F7
3. Pressionar o botão
Mostra todas as reservas dentro de um intervalo de ocupação onde a data inicial e a data
final é a data de trabalho do sistema.
Mostra todas as reservas em estado Check-In que têm saída igual à data de trabalho.
Mostra todas as reservas em estado de reserva que têm entrada igual à data de trabalho.
Limpa todos os parâmetros de entrada da selecção actual para efectuar uma nova
pesquisa.
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CANCELAR UMA RESERVA
2. Pressionar o botão
Os motivos do cancelamento serão os mesmos para todas as que se cancelem mediante esta
opção. Para seleccionar as mesmas utilizam-se os botões Ctrl ou Shift, de maneira similar ao
que é usado no Explorador do Windows.
IMPRESSÃO DE RESERVAS
EXTRACTOS
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Operações Técnicas de Recepção
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Operações Técnicas de Recepção
ltima linha corresponde ao “Total” de Alojamentos do hotel (no exemplo 207 quartos no total).
2. Mostram-se 9 dias na janela.
3. Cada quadro por tipo de Alojamento tem a seguinte informação:
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Operações Técnicas de Recepção
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Operações Técnicas de Recepção
3.2. Front-Office
1. Recepção – Check-In
2. Pressionar a tecla F8
3. Pressionar o botão
4. Desde o menu de consulta de reservas, premindo o botão da fecla Verde que se encontra na
parte superior direita:
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Operações Técnicas de Recepção
Procedimentos:
1.2. Se não especifica nenhuma condição o resultado da procura é todas as reservas com
Entrada = Hoje pendentes de Check-In.
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Operações Técnicas de Recepção
1.3. A reserva deve ter um alojamento atribuído. Para atribuir um alojamento pressione o botão
Prima o botão
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Operações Técnicas de Recepção
4. Na janela que aparece a seguir deve especificar o Apelido, Nome, Nacionalidade, Tipo e
Número de Documento dos hóspedes da reserva, e além disso é necessário definir quem é o
Titular da Conta.
O sistema assume que se fará o Check-In a todas as pessoas definidas na reserva pelo que
aparece sempre activo o check box Check-In. Se alguém vai entrar mais tarde ou num dia
diferente desactiva-se este check box.
5. Pressionar o botão
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Operações Técnicas de Recepção
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Operações Técnicas de Recepção
Por defeito mostram-se na janela todas as reservas com Data de Saída igual à data de trabalho
do sistema.
2. Pressionar o botão
3. É visualizada a janela que se mostra a seguir, onde são visualizados dados gerais dos clientes
da reserva e dá-se a possibilidade de Aceitar ou Cancelar o processo de Check-Out.
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Operações Técnicas de Recepção
No entanto, o sistema permite que seja efectuado o Check-Out com Saldo nas Contas Master
de Reservas de Entidades (isto se estiver activa a opção “Check-Out com Valores Pendentes em
Contas Entidades”) porque serão facturadas posteriormente.
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Operações Técnicas de Recepção
4.2. Todos os movimentos da conta estão facturados. É pedida uma confirmação para continuar
o processo.
2. Pressionar o botão
3. Em seguida aparece a seguinte janela contendo a informação dos hóspedes do alojamento
seleccionado.
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Operações Técnicas de Recepção
Check-Out Múltiplo
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Operações Técnicas de Recepção
Os botões aqui apresentados são tratados de igual forma, sendo inclusivé possivel consultar a
Anulação de Check-Out
3. Pressionar o botão
4. Seleccionar a reserva
5. Pressionar o botão para passar ao segundo bloco de botões
Diz-se que uma conta corrente está aberta desde o momento em que é criada a reserva. Não é
necessário que a reserva esteja em estado de Check-In.
Por exemplo, uma reserva pode receber um pagamento antecipado antes da sua data de
entrada e para isso necessita ter um lugar onde possa receber esse depósito antecipado e/ou
inserir a informação referente ao mesmo.
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Operações Técnicas de Recepção
Ao pressionar o botão “Sim” a conta ficará fechada, se pressionar “Não” continuará aberta. Em
qualquer dos casos a operação de Check-Out liberta o alojamento.
No caso de ter seleccionado “Não”, se desejar fechar depois a conta, no menu de consultas de
Reservas deve procurar as reservas que tenham a conta aberta.
Por exemplo, pode activar o critério de para procurar as reservas com data de
saída igual à data de trabalho:
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Operações Técnicas de Recepção
Quando se fecha a conta corrente o sistema não permite realizar movimentos nessas contas.
A necessidade de reabrir uma conta corrente, na maioria dos casos é para corrigir o processo
de facturação. O hóspede pode voltar a reclamar sobre um erro na liquidação da sua conta.
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Operações Técnicas de Recepção
Para efectuar uma correcção a uma factura que pertence a uma conta que está fechada, esta
última terá de ser reaberta.
Para abrir a conta deve procurar a reserva desejada no menu de consultas de reserva,
Pode verificar que a conta está aberta porque o botão estará activo ao
seleccionar a reserva.
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Bibliografia
Mata, Américo, Front Office, Operação e Gestão, Prefácio – Edição de livros e revistas,
2003
Webgrafia
http://www.micros.fidelio.pt
http://www.newhotel.com
http://www.protel-hotel-software.com
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