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TCNICO EM SECRETARIADO

TCNICAS SECRETARIAIS III


DOCUMENTAO
Documentao um conjunto de tcnicas cujo objetivo primordial a produo,
sistematizao, distribuio e utilizao de documentos. Do ponto de vista bibliogrfico, documento qualquer obra
manuscrita ou impressa. Juridicamente falando, representa uma prova a favor de fato ou afirmao.
Tem como caracterstica reunir informa!es escritas acumuladas numa srie sucessiva de
anota!es, quando dizem respeito a uma organizao ou a um indivduo, assumem a caracterstica de documento.
" conjunto dos documentos passa a constituir a documentao, com fins comerciais,
industriais, jurdicos, escolares, etc.
# documentao procura oferecer o m$imo no que se refere % facilidade de acesso %s informa!es e
con&ecimentos especializados e ser 'til em todos os setores da atividade profissional.
(m seu conceito mais amplo, documentao envolve todas as tcnicas de controle de
informa!es, anlise da produo bibliogrfica, mecanizao das informa!es, reproduo de documentos, controle e
produo de tradu!es, trabal&os de refer)ncia em todas suas formas, publicao e divulgao de informa!es.
# documentao aceita como decorrente do desenvolvimento dos trabal&os de
*iblioteconomia e da *ibliografia, conseq+)ncia natural do crescimento e evoluo dos con&ecimentos tcnicos e
cientficos.
IMPORTNCIA
, cada vez maior o grau de comple$idade da vida moderna, devido principalmente ao progresso
industrial e ao desenvolvimento da tecnologia em todos os setores da atividade do &omem.
-ma das conseq+)ncias l.gicas desse fato foi o surgimento de novas teorias, processos e sistemas
de trabal&o que, de um lado, procuram e$plicar os fen/menos sociais e, de outro, visam atingir as metas dos
empreendimentos coletivos, dentro do mel&or rendimento possvel (specialmente nas empresas, nos .rgos p'blicos e
de investigao cientfica.
, crescente a necessidade de estabelecer servios especializados, voltados para o objetivo de
facilitar a obteno de informa!es e dados atualizados.
(lemento au$iliar do estudo, da pesquisa e do planejamento, em qualquer campo ou nvel, a
documentao assume vital import0ncia em nossos dias, &aja vista o aparecimento e desenvolvimento da informtica,
que pretende colocar % disposio de todos, e principalmente dos administradores, toda sorte de informa!es e
refer)ncias necessrias % tomada de deciso.
1#T-2(3#
(m princpio, a documentao pode ter natureza comercial, cientfica ou oficial, conforme
sua organizao, utilizao e finalidade.
# documentao apresenta natureza comercial quando , principalmente, organizada e
utilizada pelas empresas e destina4se a fins estritamente comerciais.
# natureza cientfica da documentao est presente quando o objetivo principal o de
proporcionar informa!es cientficas ou mesmo didticas, sem visar diretamente a lucro.
# documentao assume natureza oficial quando sua organizao e utilizao t)m por
finalidade au$iliar e assessorar a #dministrao 5'blica, atual e futura, pressupondo a coleta e a classificao de
documentos oficiais, como, por e$emplo6 7eis, 7eis 8omplementares, Decretos, Tratados, 8onv)nios, 8onven!es,
5ortarias, 2esolu!es e demais atos normativos pr.prios da #dministrao, seja 9ederal, (stadual ou :unicipal.
9;1#7;D#D(
(m sentido amplo, a documentao tem por finalidade reunir e organizar todos os
con&ecimentos que o &omem adquiriu atravs dos tempos e com isso permitir sua divulgao e utilizao,
proporcionando o desenvolvimento da ci)ncia e da tecnologia. 5rocura, tambm, facilitar o acesso e a obteno de dados
atualizados de modo que oferea mel&or rendimento dos estudos e trabal&os.
1uma abordagem restrita, a finalidade da documentao, na maioria dos casos, depende
da forma como foi organizada e de como utilizada. #ssim, quando elaborada e usada nas empresas, tem finalidade
comercial. # documentao oficial, por sua vez, tem por objetivo au$iliar e assessorar a #dministrao 5'blica em todos
os nveis6 federal, estadual e municipal.
1a documentao de natureza cientfica ou didtica, a finalidade a obteno de dados
para realizao de pesquisa tcnico4cientfica ou pedag.gica. :as, sem d'vida, a principal finalidade a de au$iliar e
influir, direta ou indiretamente, na tomada de deciso pelo administrador de empresa, ou pela autoridade p'blica, ou
pelo pesquisador.
CARACTERSTICAS
1o passado, a documentao era tipicamente esttica, j que significava uma colet0nea de dados
&ist.ricos, de papis e documentos, % disposio de poucos, ou funcionava apenas como simples arquivo.
1os dias atuais, porm, a documentao assume uma caracterstica predominantemente
din0mica, que a impulsiona a alcanar com mais rapidez e eficcia sua principal finalidade, pois, atendendo de imediato
%s in'meras e$ig)ncias da pesquisa, levantamento de dados e informa!es, direta ou indiretamente, au$ilia e influi na
tomada de decis!es.
:odernamente, entretanto, surgiram grandes pol)micas entre os bibliotecrios e os
documentalistas quanto ao campo de atuao de cada um. # principal diferena entre a *iblioteconomia e a
Documentao reside no grau em que uma ou outra penetram nos pr.prios documentos em busca de informa!es, e no
interesse que se coloca na disseminao dessas informa!es.
#ssim, enquanto a *iblioteconomia encontra nos livros, jornais, revistas etc. sua base de trabal&o,
pode4se observar que os modernos servios de documentao t)m como unidade de trabal&o a informao
propriamente dita e tudo o que ela representa. # documentao, ainda, como base de todo trabal&o cientfico, pressup!e
a pesquisa.
NORMALIZAO
# normalizao procura racionalizar a produo, organizao e difuso das informa!es
que se encontram nos vrios documentos. Dessa maneira, estabelece condi!es para o bom andamento da pesquisa,
elaborao de projetos, preparao de relat.rios, realizao de servios, obras etc.
# documentao encontrou na normalizao os elementos bsicos que facilitam e tornam
os resultados intelectuais acessveis a todos. #ssim, a normalizao contribui decisivamente para o desenvolvimento da
comunicao, fazendo com que um pesquisador consiga entender ao outro.
5ortanto, indispensvel para o progresso da ci)ncia que todos os documentos sejam normalizados, ou
mel&or, produzidos e divulgados segundo normas aceitas internacionalmente. " *rasil est representado na "rganizao
;nternacional de 1ormalizao pela #ssociao *rasileira de 1ormas Tcnicas <#*1T=, com sede no 2io de Janeiro.
A ERA DA INFORMAO
" desejo do &omem de ordenar e sistematizar o con&ecimento, os enormes avanos
tecnol.gicos dos dois 'ltimos sculos e as realiza!es alcanadas em termos de decifrar, registrar, reproduzir e
disseminar a informao fizeram surgir uma e$presso designativa de nosso tempo6 a era da informao.
(la provocou verdadeira revoluo, tendo como conseq+)ncia o que se pode c&amar de e$ploso
do con&ecimento. "s progressos no desenvolvimento e na utilizao do computador e das informa!es
computadorizadas sugerem medidas quase revolucionrias nesse campo, tal a magnitude do potencial de
armazenamento e distribuio das informa!es.
" con&ecimento acumulado adquire novo e vasto significado, % medida que se aprende a
pesquisar, armazenar e utilizar a informao. Dessa forma, por um lado, a informao torna4se um novo recurso bsico, %
disposio de todos e com a vantagem de que no e$aurida nem destruda.
5or outro lado, o controle das informa!es e o processamento de dados podem vir a ser mais
importantes que os recursos materiais ou energticos, como fonte de poder econ/mico e social.
" fcil acesso %s informa!es pode, tambm, trazer equilbrio entre concorrentes intelectuais
tradicionalmente desiguais e, consequentemente, reduzir a import0ncia de uns poucos especialistas que det)m o poder,
em virtude de con&ecimentos at ento especializados.
# era da informao um fato indiscutvel e j envolveu e influenciou a todos nestas 'ltimas
dcadas. ( o futuro promete um desenvolvimento ainda mais notvel nesse campo. ( recomendvel que cada um aceite e
se adapte a essa realidade, procurando, ao mesmo tempo, tirar o mel&or proveito e desenvolver4se em sua especialidade.
A INFORMAO A SERVIO DA EMPRESA
Toda empresa se beneficia se uma informao transmitida corretamente e no tempo certo. #s informa!es
procuram alcanar diversas finalidades6
> acompan&ar a realidade do ambiente?
> prever situa!es futuras no s. de mercado, mas tambm conjunturais?
> con&ecer as inova!es tecnol.gicas?
> identificar as tend)ncias do mercado?
> oferecer treinamento e estudos de especializao, a fim de desenvolver o nvel do pessoal?
> facilitar a obteno e a troca de informa!es? e
> obter dados que proporcionem boa tomada de deciso.
@o in'meras as fontes de informao que se encontram % disposio das empresas6
livros, manuais, jornais, revistas, publica!es especializadas, relat.rios, noticirios tcnicos, anlises, estudos de
tend)ncias, monografias, disserta!es, confer)ncias, simp.sios, informa!es pessoais, correspond)ncia, dados
estatsticos, ndice de produo e outras.
, difcil determinar a quantidade das informa!es necessrias a uma empresa? por isso, tal
fato depende principalmente do taman&o, da estrutura, da rea de atuao e dos objetivos da empresa a curto, mdio e
longo prazos.
:erece especial cuidado a seleo das informa!es, j que tanto a falta, como o e$cesso
de informa!es podero dificultar a tomada de deciso. " assunto reveste4se da maior seriedade, porque essa dificuldade
pode at mesmo acarretar, em determinado momento, uma deciso errada que trar ao longo do tempo conseq+)ncias
no desejadas pela empresa.
#ssim, observa4se crescente conscientizao da import0ncia da informao para o pr.prio
desenvolvimento da empresa. (m alguns casos, at para sua pr.pria sobreviv)ncia.
:uito embora os servios realizados pela atividade de informar ainda no estejam bem
definidos, podem4se alin&ar algumas fun!es especficas j caracterizadas6
> captar informa!es direta ou indiretamente relacionadas com a empresa?
> direcionar para os vrios setores da empresa um flu$o constante de informa!es especficas a cada atividade?
> estabelecer critrios de seleo das informa!es, de modo que as pessoas ven&am a receber apenas
aquelas necessrias a seus objetivos, evitando o manuseio improdutivo de informa!es que no l&es dizem
respeito ou que no sejam de seu interesse imediato? e
> manter um sistema prtico e atualizado de armazenamento de informa!es, que possa vir a ser
utilizado a qualquer momento.
8umpre registrar, ainda, a import0ncia cada vez maior do computador no processamento
automtico de dados ou informa!es. 1aturalmente, dependendo do volume e da comple$idade das informa!es, o uso
do computador ser recomendvel e sua viabilidade ser evidente, tanto relativamente ao aspecto econ/mico, como %
eficcia que ir proporcionar % empresa.
FASES DO PROCESSO DE DOCUMENTAO
# documentao basicamente din0mica. 1os dias de &oje, perdeu seu carter esttico de
simples arquivo e adquiriu um sentido muito mais amplo de apoio ao estudo, % pesquisa, ao planejamento e % tomada de
decis!es.
" processo de documentao desenvolve4se em tr)s fases principais6 recol&imento, leitura e
classificao.
Recolhimento6 para constituir um servio de documentao, e$ige4se senso de julgamento na escol&a de documentos,
cultura geral e, alm de discernimento para recol&er o que 'til, imparcialidade na seleo dos documentos.
Leitura: a leitura fundamental, pois somente a partir dela se poder tomar qualquer deciso quanto % utilidade e
aplicao do documento.
Classificao6 a classificao deve seguir uma orientao te.rica e, ao mesmo tempo, antecipar sua utilidade prtica.
CLASSIFICAO
(mbora &aja estudiosos de biblioteconomia que criaram ou desejaram construir um sistema
pr.prio de classificao, com o surpreendente aumento do n'mero de bibliotecas atravs dos anos e em todas as partes
do mundo, ficou provado ser mais conveniente a utilizao de sistemas padronizados e aceitos internacionalmente.
# classificao mais famosa e difundida a de :elvil DeAeB, que publicou sua C8lassificao
DecimalD em EFGH. " plano de DeAeB divide os ramos do con&ecimento em dez grupos, que so, por sua vez,
subdivididos in'meras vezes, a fim de que possam proporcionar grupos especficos de assuntos.
8ada subdiviso recebe um n'mero decimal, da o nome de @istema. (sse n'mero usado nas
lombadas dos livros e nas fic&as catalogrficas para facilitar a localizao.
"rganizar documentos na empresa uma atividade de grande import0ncia, principalmente
quando for simples, din0mica e eficiente.
# classificao representa um agrupamento de documentos distribudos em classes, que
designam grupos de coisas, de assuntos, de idias ou de pessoas. "s procedimentos utilizados para a catalogao
baseiam4se na semel&ana do conte'do das palavras dos documentos.
De modo geral, determina4se que certos documentos pertencem % mesma classe se forem
semel&antes entre si, dependendo das palavras que t)m em comum. 5ode4se, portanto, dizer que a classificao procura
dar ordem aos documentos que se encontram desordenados.
7evando em considerao que a organizao de documentos mais comumente se baseia em
nome, assunto, origem, destino, ordem cronol.gica e local, os principais sistemas de classificao so6
I alfabtico?
I numrico?
I alfanumrico?
I assunto em ordem alfabtica?
I assunto em ordem de codificao?
I cronol.gico?
I origem ou destino em ordem alfabtica?
I origem ou destino em ordem de codificao?
I geogrfico?
I natureza do documento.
Alfabtico6 o sistema mais simples e mais utilizado. "s documentos podem ser ordenados por nome, assunto, origem,
destino ou por local.
Numrico6 este mtodo classifica os documentos pela ordem de entrada, sem considerar sua ordem alfabtica. ;gnora
qualquer outro tipo de planejamento. " sistema, para funcionar a contento, e$igia antigamente a organizao de dois
ndices, preferencialmente em fic&as. 1um deles, as fic&as eram dispostas em ordem alfabtica, e no outro de acordo
com a ordem numrica que o documento recebia ao dar4se entrada dele no fic&rio.
:odernamente, tudo isso pode ser arquivado eletronicamente em disquetes. (sse sistema tambm c&amado de
cronolgico, pois a classificao vai4se desenvolvendo numericamente, conforme a entrada de novos documentos. #
'nica e$ceo ocorre quando se aproveita algum n'mero bai$o que ficou vago devido ao cancelamento do documento
antigo, ou inativo, ou em desuso.
" sistema realmente econ/mico, no pressup!e qualquer planejamento, porm sua utilizao
morosa, j que e$ige a consulta prvia a um ou aos dois ndices.
Alfanumrico6 este sistema procura aproveitar as vantagens dos sistemas alfanumrico e numrico.
Assunto em ordem alfabtica6 este sistema uma derivao do sistema alfabtico e j foi analisado.
Assunto em ordem de codificao6 este sistema pressup!e a organizao de um ndice. #ssim, por
e$emplo6
E. 5edidos J #
K. 8ontratos J *
L. 8orrespond)ncia J 8
M. 8atlogos J D
N. 2eclama!es J (

1aturalmente, a organizao do ndice, dos assuntos e dos c.digos correspondentes no obedece
a nen&um outro critrio que no seja o de facilitar o trabal&o. # principal vantagem do sistema que ele dificulta o
acesso aos documentos, pois & necessidade de consultar previamente o ndice.
-ma carta em que se faz um pedido de mercadorias ser classificada em # e poder receber um
n'mero que significa sua ordem de c&egada.
Cronolgico: o sistema tambm con&ecido como numrico.
Origem ou destino em ordem alfabtica6 este sistema deriva do sistema alfabtico, e j foi analisado.
Origem ou destino em ordem de codificao6 sistema semel&ante ao assunto em ordem de codificao.
Geogrfico6 os documentos so classificados conforme diviso geogrfica previamente estabelecida. #ssim, o critrio ser
determinado pela pr.pria empresa, no &avendo uma regra uniforme para todos os casos. ( claro que uma empresa
dedicada principalmente % e$portao de seus produtos precisar de uma classificao que inclua os pases importadores.
"utra que esteja voltada para o mercado interno, com rela!es e neg.cios em todos os (stados
da federao, dever possuir classificao por (stados, por cidades, talvez por regi!es. "utra empresa, menor e com
neg.cios apenas em um ou outro (stado, sem d'vida ter classificao por (stados, cidades, mas dificilmente por regio.
1o caso de uma empresa com grande atividade numa cidade, provvel que ela ten&a
classificao por distrito, por zona, por bairro.
Naturea do documento6 este sistema bastante parecido com o de assunto em ordem de codificao. 5or
natureza do documento entende4se distinguir documentos, como, por e$emplo, um contrato, um traslado, uma certido,
um ofcio, um requerimento, um relat.rio, uma vistoria, um certificado, at mesmo uma carta.
Todos os sistemas so bons e proporcionam vantagens e desvantagens. # escol&a de qualquer
deles depende fundamentalmente do tipo de atividade, do porte e dos objetivos da empresa, assim como da freq+)ncia,
da utilizao e do sigilo dos documentos.
ARQUIVO
INTRODUO
# import0ncia dos arquivos cresceu enormemente % medida que se desenvolveram os conceitos
sociais, econ/micos e culturais da &umanidade. # industrializao tambm representou papel importante na sociedade,
e$igindo arquivos de mel&or qualidade, maiores e mais funcionais.
# disseminao do ideal democrtico, por seu turno, ampliou os &orizontes dos indivduos e
abriu4l&es as portas da consulta, da pesquisa, dos arquivos.
1os 'ltimos anos, fala4se muito em desburocratizao, palavra mgica que pretende tornar mais
eficientes os .rgos p'blicos em nosso pas. # mudana de mentalidade no deve basear4se pura e simplesmente numa
f.rmula de eliminao de papis e destruio indiscriminada de documentos. " documento, por si s., no pode ser
encarado como um entrave ao correto desempen&o da administrao p'blica.
#2O-;P"
:uitos arquivos foram e continuam sendo totalmente destrudos. Q necessidade de critrios
rigorosos para evitar o aniquilamento de nossa mem.ria nacional. " valor e a import0ncia dos arquivos e dos
documentos precisam ser avaliados a todo instante, antes de qualquer medida drstica de destruio. # sociedade
brasileira, como um todo, precisa compreender a verdadeira e$tenso do problema e preservar esse grande patrim/nio
cultural.
CONCEITO
#rquivos so conjuntos organizados de documentos, produzidos ou recebidos e preservados por
institui!es p'blicas ou privadas, ou mesmo pessoas fsicas, na const0ncia e em decorr)ncia de seus neg.cios, de suas
atividades especficas e no cumprimento de seus objetivos, qualquer que seja a informao ou a natureza do documento.
"s arquivos, portanto, podem ser p'blicos ou privados.
Ar!ui"os #$blicos6 so conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por .rgos
governamentais, em nvel federal, estadual ou municipal, em decorr)ncia de suas atividades administrativas, judicirias
ou legislativas. ($istem tr)s espcies de arquivos p'blicos6 correntes, temporrios e permanentes6
> Correntes6 conjuntos de documentos atuais, em curso, que so objeto de consultas e pesquisas freq+entes.
> Temporrios: conjunto de documentos oriundos de arquivos correntes que aguardam remoo para dep.sitos
temporrios.
> Permanentes: so conjuntos de documentos de valor &ist.rico, cientfico ou cultural que devem ser preservados
indefinidamente.
Ar!ui"os #ri"ados6 so conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por institui!es no p'blicas, ou por pessoas
fsicas, devido a suas atividades especficas.
#ssim, o arquivo de uma empresa, por e$emplo, reflete sua atividade, seu porte e seus objetivos.
Documentos de natureza diversa, colecionados com outros objetivos, no devem misturar4se com o arquivo principal, j
que o tratamento que a eles se deve dar diferente.
-ma empresa imobiliria de porte mdio forosamente ter um arquivo composto de
documentos relativos % atividade que desenvolve. Qaver contratos de locao, de im.veis residenciais e comerciais?
op!es de venda de casas, apartamentos, terrenos? cartas pedindo informa!es? contratos de compra e venda? certid!es?
traslados? an'ncios em jornais? relat.rios e vistorias e outros documentos ligados ao setor.
-m catlogo de livros de uma editora, por e$emplo, foge ao objetivo dessa empresa e,
naturalmente, no deve fazer parte do arquivo principal. Tratando4se, porm, de uma empresa ligada % rea educacional,
a abordagem seria outra, pois catlogo de livros fundamental a sua pr.pria sobreviv)ncia, enquanto certid!es,
traslados, op!es de compra de terrenos e outros documentos pr.prios do ramo imobilirio seriam afastados do arquivo
principal.
IMPORTNCIA
# import0ncia dos arquivos to evidente que a pr.pria 8onstituio 9ederal, em seus artigos KEN
e KEH, determina6
4 C#rt. KEN. " (stado garantir a todos o pleno e$erccio dos direitos culturais e acesso %s fontes da cultura nacional, e
apoiar e incentivar a valorizao e a difuso das manifesta!es culturais.
R ES " (stado proteger as manifesta!es das culturas populares, indgenas e afro4brasileiras, e das de outros grupos
participantes do processo civilizat.rio nacional.
R KS # lei dispor sobre a fi$ao de datas comemorativas de alta significao para os diferentes segmentos tnicos
nacionais.
#rt. KEH. 8onstituem patrim/nio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente ou
em conjunto, portadores de refer)ncia % identidade, % ao, % mem.ria dos diferentes grupos formadores da sociedade
brasileira, nos quais se incluem6
; J as formas de e$presso?
;; J os modos de criar, fazer e viver?
;;; J as cria!es cientficas, artsticas e tecnol.gicas?
;P J as obras, objetos, documentos, edifica!es e demais espaos destinados %s manifesta!es artstico4culturais?
P J os conjuntos urbanos e stios de valor &ist.rico, paisagstico, artstico, arqueol.gico, paleontol.gico, ecol.gico e
cientfico.
R lS " 5oder 5'blico, com a colaborao da comunidade, promover e proteger o patrim/nio cultural brasileiro, por
meio de inventrios, registros, vigil0ncia, tombamento e desapropriao, e de outras formas de acautelamento e
preservao.
R KS 8abem % administrao p'blica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as provid)ncias para
franquear sua consulta a quantos dela necessitem.
R LS # lei estabelecer incentivos para a produo e o con&ecimento de bens e valores culturais.
R MS "s danos e ameaas ao patrim/nio cultural sero punidos, na forma da lei.
R NS 9icam tombados todos os documentos e os stios detentores de reminisc)ncias &ist.ricas dos antigos quilombos.D
1o *rasil, o #rquivo 1acional, previsto na 8onstituio de EFKM, foi cria do em EFLH.
1o passado, a preservao do patrim/nio documental era encarada principalmente por seu valor
&ist.rico. #p.s a @egunda Tuerra :undial, comearam a aparecer as primeiras preocupa!es com uma nova concepo
arquivstica, em que o documento perdia seu e$clusivo enfoque &ist.rico. @urgiam outros aspectos relevantes, como a
racionalizao da informao, a efici)ncia administrativa e a finalidade prtica na tomada de decis!es.
# difuso da informao de conte'do tcnico e cientfico, a nova mentalidade que se introduz na
administrao p'blica, a necessidade de pesquisa constante e sistemtica, objetivando particularmente a correta tomada
de deciso pela empresa privada, favoreceram o surgimento de um novo enfoque do arquivo, distante daquele critrio
eminentemente &ist.rico.
8omo consequ)ncia, o conceito de arquivo ampliou4se de tal forma que sua import0ncia
ultrapassou os limites que at & bem pouco tempo e$istiam. #tualmente, j no se conseguem restringir e delimitar o
campo de atuao e a utilidade do arquivo. @ua import0ncia e seu potencial de crescimento so ilimitados.
ORGANIZAO
" arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condi!es de segurana, preciso,
simplicidade, fle$ibilidade e acesso6
% &egurana6 o arquivo deve apresentar condi!es mnimas de segurana, incluindo4se medidas de preveno contra
inc)ndio, e$travio, roubo e deteriorao. Dependendo da natureza do arquivo, importante cuidar do sigilo, impedindo
ou dificultando o livre acesso a documentos confidenciais.
% 'reciso6 o arquivo deve oferecer garantia de preciso na consulta a documentos e assegurar a localizao de qualquer
documento arquivado, ou de qualquer documento que ten&a sido dele retirado.
> &im#licidade6 o arquivo precisa ser simples e de fcil compreenso. #s possibilidades de erros so reduzidas em
arquivos simples e funcionais. " n'mero e a variedade de documentos no e$igem necessariamente um arquivo
comple$o e de difcil entendimento.
% (le)ibilidade6 o arquivo deve acompan&ar o desenvolvimento ou crescimento da empresa, ou .rgo p'blico, ajustando4
se ao aumento do volume e % comple$idade dos documentos a serem arquivados. #s normas de classificao no devem
ser muito rgidas, pois apenas dificultam a atividade de arquivamento.
> Acesso: o arquivo deve oferecer condi!es de consulta imediata, proporcionando pronta localizao dos documentos.
# procura de documentos de todos os tipos aumentou muito nos 'ltimos anos, graas
principalmente % necessidade cada vez maior de informa!es. " arquivo no se reduz apenas a guardar documentos?
significa tambm uma fonte inesgotvel de informa!es, que pretende atender a todos e a todas as quest!es.
ARQUIVOS DE PROSSEGUIMENTO
(sses arquivos so muito importantes para a empresa, j que por meio deles se podem
acompan&ar assuntos pendentes ou que aguardam provid)ncias6 cartas que esperam respostas? duplicatas a cobrar?
faturas a pagar? ap.lices de seguro que devem ser renovadas? lembretes ou controles para renovao de assinaturas de
jornais ou revistas? contratos a serem assinados? enfim, in'meros assuntos que no devem ser simplesmente arquivados
e fatalmente esquecidos.
" arquivo de prosseguimento possibilita % secretria constante follow up.
Tambm con&ecido como arquivo de andamento, ou de follow up, precisa ser organizado
convenientemente e, para isso, e$istem mtodos tradicionais, como o cronol.gico e o alfabtico, e modernos, como o de
jogos de fic&as prontas, o de equipamentos compactos, pr.prios para vrios tipos de controle, ou os desenvolvidos pela
informtica.
* +todo cronolgico6 em primeiro lugar, prepara4se um jogo de doze guias com os nomes dos meses e depois um jogo
de guias numeradas de E a LE, representando os dias dos meses. (sse 'ltimo jogo deve ser disposto ap.s a guia do m)s
em curso.
# medida que os dias vo passando, deve4se coloc4los nos m)s seguinte. 1o caso de empresas
com muito movimento de contas a receber eUou a pagar, inclusive com prazos de LV, HV ou WV dias, recomenda4se a
utilizao de tr)s jogos de guias numeradas, de modo que o acompan&amento seja trimestral e no mensal, ou, ento,
que se guardem os documentos em pastas separadas at o momento oportuno.
" mtodo cronol.gico permite a utilizao de pastas ou cart!es. Qavendo opo pelo uso de
pastas, ser necessria uma c.pia adicional de todos os documentos que e$igem prosseguimento e que sero colocados
nas pastas por ordem alfabtica dos nomes e, em seguida, arquivados ap.s as guias que correspondem %s datas de
acompan&amento.
" emprego de cart!es ou fic&as elimina a necessidade de c.pias adicionais dos
documentos, porm e$ige anota!es pormenorizadas para que se possa fazer o acompan&amento. 8omo nas empresas
de grande porte o n'mero de cart!es ou fic&as imenso, tal fato dificulta sobremaneira o manuseio e, alm disso,
aumenta a possibilidade de fal&as no acompan&amento.
+todo alfabtico6 esse mtodo tambm possibilita o uso de pastas ou cart!es. #s pastas so
colocadas em ordem alfabtica. 1as margens superiores das pastas, devero constar6 letra correspondente? n'meros de E
a LE, representando os dias do m)s? e um indicador m.vel que se desloca na pasta, servindo para indicar o dia especfico.
#ssim6
"s documentos so postos nas pastas em ordem alfabtica. (m cada pasta, os documentos so
colocados em ordem cronol.gica e, % medida que os dias vo passando, os documentos so retirados e o indicador m.vel
vai4se deslocando at o fim, dia LE, retornando ao dia EK no incio de um novo m)s.
# possibilidade de uso de cart!es ou fic&as tambm e$iste, embora seja mais trabal&osa, pois
e$ige a anotao de todos os pormenores do documento. "s cart!es so colocados nas pastas alfabticas respectivas,
conforme o modelo descrito, e seu funcionamento tambm ser o mesmo.
+todos modernos6 surgiram com o pr.prio desenvolvimento das empresas e da tecnologia, notadamente da
informtica. ($istem, entretanto, mtodos que oferecem fic&as j preparadas para os diversos controles, como, por
e$emplo, de pessoal, de estoque, de contabilidade e outros.
#lguns trazem equipamentos compactos em que as fic&as ficam visveis e os dados principais so
lanados tambm na margem superior das fic&as, % vista do manipulador, facilitando, assim, o manuseio e a consulta.
" computador trou$e consigo possibilidades ilimitadas que podem ser adaptadas a
qualquer empresa.
#s informa!es necessrias para o correto acompan&amento so fornecidas diariamente
pelas impressoras, ou por uma tela de terminal de microcomputador. # grande vantagem da utilizao da informtica,
alm da rapidez, a reduo da margem de erro.
REFERNCIAS CRUZADAS
# e$presso referncias cruzadas largamente usada pelas pessoas que lidam com arquivos,
enquanto entre os bibliotecrios a palavra mais empregada remisso.
# principal finalidade das refer)ncias cruzadas a de informar a quem for
consultar o arquivo que determinado assunto ou nome est arquivado em tal pasta. #s refer)ncias cruzadas podem vir
em pequenas fic&as, principalmente quando colocadas em ndices.
Ouando, porm, guardadas nos pr.prios arquivos, devem estar escritas em fol&as de papel e
inseridas nas respectivas pastas.
5or e$emplo, um fornecedor do :appin provavelmente ter uma pasta com esse nome
no arquivo, apesar de a razo social dessa loja de departamento ser C8asa #nglo *rasileira @.#.D. 2ecomenda4se, nesse
caso, que se escreva numa fic&a ou fol&a de papel6
8asa #nglo *rasileira @.#.
e!a "appin.
, muito comum encontrar anota!es como CPeja tambmD, indicando que o assunto ou nome
possui outras liga!es importantes. @upon&a4se uma empresa que se dedica principalmente ao comrcio e$terior. (
provvel que ela arquive os con&ecimentos areos relativos % carga transportada numa pasta de X8arga #reaD.
(ntretanto, essas e$porta!es so efetuadas por uma compan&ia area, por e$emplo, a
P#2;T. 1esse caso, recomenda4se que se abra uma pasta em nome de P#2;T, em que podero ser colocados, por
e$emplo, os &orrios dos v/os, inclusive dos v/os cargueiros, as cidades que ela serve, as cone$!es possveis, as tarifas de
carga area e outras informa!es pertinentes, e ainda uma observao6 e!a tamb#m Carga $#rea.
;gualmente no caso de siglas, deve4se fazer uma refer)ncia cruzada. #ssim, pode4se abrir
uma pasta para 8ace$ e fazer uma refer)ncia para Carteira de Com#rcio %&terior, ou vice4versa, " importante que a
pasta fique com a for ma mais con&ecida e mais fcil.
5or e$emplo, talvez seja prefervel abrir uma pasta para C;nstituto 1acional do 7ivroD e
uma refer)ncia cruzada para C;17D, para no se fazer confuso com '"( <;nstituto :dico 7egal=.
De um lado, a refer)ncia cruzada muito importante, pois ajuda e agiliza o funcionamento do
arquivo, porm, de outro, deve4se tomar cuidado e evitar o e$cesso de refer)ncias que acarretam volume muito grande
de papis, congestionando, conseq+entemente, o arquivo.
TRANSFERNCIA
Q documentos que esto sujeitos ao fator tempo, isto , & aqueles que t)m valor de um ano?
outros de dois, tr)s, cinco ou mais anos? outros, ainda, possuem valor permanente e nunca podero ser destrudos.
"s documentos tambm podem ser analisados pela freq+)ncia de sua utilizao6 alguns so muito
procurados, outros so consultados poucas vezes, ou quase nunca, e ainda e$istem aqueles que, ap.s a concluso do fato
que os criou, no serviro para mais nada.
8om o passar do tempo, observa4se que os arquivos ficam sobrecarregados de papis,
dificultando o trabal&o e, na maioria dos casos, a tend)ncia adquirir m.veis novos, na tentativa de se resolver o
problema de espao.
@oluo muito mais l.gica, econ/mica e eficaz a de eliminar ou destruir o que no tem mais
valor e transferir o que se encontra em desuso ou desatualizado para local apropriado. #ssim, transfer)ncia a operao
que visa separar os documentos que ainda esto em uso, ou so bastante consultados, daqueles que perderam sua
utilidade prtica, mas no seu valor.
# transfer)ncia pretende6
> liberar o arquivo de papis sem utilidade prtica atual?
> manter espao disponvel e de fcil manuseio nos arquivos em uso ou ativos?
> facilitar o trabal&o de arquivar, localizar e consultar documentos nos arquivos?
> manter o arquivo em bom estado de conservao, aumentando sua vida 'til? e
> reduzir ou eliminar despesas desnecessrias com novos equipamentos.
5ortanto, as transfer)ncias de documentos devem ser cuidadosas e criteriosamente estudadas e
planejadas, considerando as diferenas no apenas quanto % freq+)ncia do uso ou da consulta, mas tambm quanto a
seu valor.
TIPOS DE ARQUIVO
1o que se refere % freq+)ncia do uso ou consulta, e$istem tr)s tipos de arquivos6 arquivo ativo,
arquivo inativo e arquivo morto.
Ar!ui"o ati"o6 mantm arquivados os documentos e papis de uso, consulta e refer)ncia constantes e atuais, ou que se
encontram em fase de concluso.
Ar!ui"o inati"o6 guarda documentos e papis que oferecem menor freq+)ncia de uso, consulta ou refer)ncia.
Ar!ui"o morto6 armazena documentos de freq+)ncia de uso, consulta ou refer)ncia quase nulas. 1o entanto, no se deve
considerar este arquivo como um Cdep.sito de li$oD, mesmo porque os documentos definidos como in'teis ou
imprestveis devem ser destrudos. " arquivo morto precisa, inclusive, ser organizado dentro das mesmas tcnicas e
regras que prevalecem para o arquivo ativo, pois muitas vezes sero necessrias a imediata localizao e a consulta a
papis em desuso.
-ma empresa que ten&a, por e$emplo, NV anos de e$ist)ncia dever manter em seu arquivo
morto o registro de todos seus antigos empregados, mesmo que entre eles e$istam alguns j aposentados ou falecidos. #
destruio desses registros s. ser possvel ou permitida no caso de se proceder a uma completa microfilmagem.
Destaque4se que se deve fazer anotao dos documentos transferidos e, no caso de destruio,
registro da data em que ocorreu a destruio e refer)ncia ao conte'do deles.
ATUALIZAO DO ARQUIVO
($istem tr)s tipos de transfer)ncias de documentos ou papis de um arquivo para outro6
transfer)ncias peri.dicas, transfer)ncias permanentes e transfer)ncias dirias6
,ransfer-ncias #eridicas6 as transfer)ncias so efetuadas em intervalos pr4determinados, para os arquivos inativos ou
mortos, dependendo da freq+)ncia de uso.
,ransfer-ncias #ermanentes6 so transfer)ncias realizadas em intervalos irregulares, sem qualquer planejamento.
1ormalmente, acontecem quando o ac'mulo de papis no arquivo ativo to grande que c&ega a atrapal&ar o bom
andamento do servio. # transfer)ncia, ento, ir acarretar grande perda de tempo, j que o arquivo inteiro ter de ser
analisado.
,ransfer-ncias dirias6 so as mais recomendveis, porque mant)m em ordem os arquivos ativos. " trabal&o poder ser
grandemente facilitado se do documento j arquivado constar sua validade ou vencimento, ou marcao indicando a data
da transfer)ncia. Dessa forma, as transfer)ncias podem ser feitas no mesmo instante em que se arquiva ou se consulta
um documento qualquer.
CONSERVAO E PROTEO DE DOCUMENTOS
Determina4se o valor do documento levando em considerao todas as finalidades que possui e
seu tempo de vig)ncia, que muitas vezes se subordina a imperativos da lei. 1esse sentido, pode4se organizar um quadro
ou tabela de prazos de vig)ncia para os diversos documentos, facilitando sobremaneira o trabal&o do arquivista.
"s documentos so classificados por seu valor em6 permanentes4vitais, permanentes e
temporrios.
> 'ermanentes."itais6 so documentos que devem ser conservados indefinidamente, pois possuem import0ncia vital para
a empresa, isto , sem eles a empresa no tem condi!es de funcionar. 8itam4se, entre outros6 contratos? escrituras?
estatutos? livros de atas? livros de registros de a!es? cartas4patentes? f.rmulas <qumicas=? procura!es.
> 'ermanentes6 so documentos que devem ser guardados indefinidamente, porm no t)m import0ncia vital. 8omo
e$emplo, podem4se relacionar6 relat.rios anuais? registros de empregados? livros e registros contbeis? recibos de
impostos e ta$as? avalia!es? e outros.
> ,em#orrios6 so documentos que t)m valor temporrio de um, dois, cinco ou mais anos. 2ecomenda4se a confeco
de um quadro ou tabela, com anotao da vig)ncia do documento que, naturalmente, seguir critrios determinados
pela pr.pria empresa. #ssim, so temporrios6 recibos? faturas? notas fiscais? contas a receber e a pagar? e$tratos
bancrios? ap.lices de seguro? fol&etos? correspond)ncia? memorandos e outros.
"s documentos considerados vitais para a empresa, alm de serem conservados indefinidamente,
devem merecer cuidados especiais, notadamente de proteo contra inc)ndios, inunda!es, furtos, desabamentos e
outros eventos. # perda ou destruio de tais documentos pode, em casos e$tremos, significar at o fracasso total de
uma empresa.
($istem algumas formas de proteger esses documentos6
> -tilizao de cofres a prova de fogo.
> 5reparao de c.pias adicionais dos documentos e envio delas a outros lugares para guarda, como cofres de bancos,
cofres de filiais da empresa, ou escrit.rios de advogados.
> :icrofilmagem de todos os documentos vitais e conservao dos microfilmes em local seguro.
# conservao e a proteo desses documentos devem ser acompan&adas de um registro que
especifique o modo, a data e o local para onde foram encamin&ados, de forma que possam ser localizados
imediatamente.
CENTRALIZAO OU DESCENTRALIZAO
Trata4se de uma questo muito comum, principalmente nas grandes empresas. #
centralizao dos arquivos proporciona vantagens, mas e$istem desvantagens que naturalmente devem ser con&ecidas
antes de se tomar uma deciso sobre o assunto. #s principais vantagens da centralizao so as seguintes6
> /fici-ncia: devido % centralizao, tende4se a manter um especialista em arquivstica, o que sem d'vida mel&ora a
efici)ncia e a rapidez do trabal&o em todas suas etapas.
> Res#onsabilidade6 o cuidado e a proteo de documentos mel&ora muito, pois a responsabilidade se encontra nas
mos de um especialista.
> /conomia6 grande a economia de equipamento? de pessoal? de tempo gasto no arquivamento? na localizao e na
preparao de c.pias adicionais ou refer)ncias.
> 0niformidade6 proporciona certa padronizao ao sistema e mtodos de arquivamento, o que no acontecer se
&ouver in'meros arquivos departamentais.
> Concentrao6 os documentos so concentrados por assuntos, oferecendo ao consulente viso global. 1a
descentralizao, os mesmos assuntos tendem a ficar espal&ados pelos diversos arquivos.
> 0tiliao6 amplia o uso do equipamento e, conseq+entemente, alonga sua vida 'til.
Q algumas desvantagens na centralizao, que precisam ser apontadas6
> Consulta dificultada6 necessidade de locomoo at o centro de arquivos? tal fato no ocorre com a descentralizao,
em que o arquivo do departamento se encontra % mo.
> Ac$mulo de #essoas6 poder acontecer o ac'mulo de pessoas no local onde esto colocados os arquivos, o que dificulta
a consulta e tumultua o trabal&o do arquivista.
> 'erda de tem#o6 muito tempo perdido na locomoo at o arquivo central e espera para poder iniciar a consulta,
principalmente se &ouver muitas pessoas no local.
> /s#ao: necessidade de mais espao para incluir todos os arquivos, alm de mesas e cadeiras para as diversas consultas.
% 1ificuldade no sigilo6 os arquivos ficam muito abertos % consulta generalizada, dificultando a manuteno do sigilo, to
necessrio % vida da empresa.
> 1is#erso6 a pasta em que est classificado um documento, no momento de uma consulta, pode estar com outro
consulente, em outro departamento.
#s solu!es variam de empresa para empresa? o mais comum, entretanto, a opo pelo
sistema misto, ou seja, centralizao parcial. (m princpio, os documentos vo para o arquivo central? entretanto?
documentos especficos que s. interessam a certos departamentos ficam nos arquivos desses departamentos.
#ssim, por e$emplo, devem ser arquivados no pr.prio departamento de vendas a relao
de representantes ou clientes, seus pedidos, reclama!es, correspond)ncia de modo geral.
"utro camin&o a seguir o que procura basicamente centralizar o controle e no o
arquivo. -m especialista organiza um arquivo central, onde devero ser guardados os documentos de interesse geral,
inclusive aqueles que so vitais eUou sigilosos, naturalmente tomando4se todas as precau!es. (m seguida, ele dever
planejar os diversos arquivos localizados nos vrios departamentos.
" con&ecimento da empresa e de seu organograma fundamental nessa etapa. @eu
trabal&o, alm da administrao do arquivo central, pressup!e a classificao e a distribuio diria de documentos aos
diversos departamentos.
2ealmente, trata4se de um assunto de soluo no muito fcil, j que e$istem vantagens e
desvantagens em todos os mtodos. " importante que a empresa decida pelo que for mais adequado a suas condi!es,
necessidades e objetivos a curto, mdio e longo prazos.
MICROFILMAGEM
"bserva4se na poca atual e$cessivo aumento do n'mero de documentos. De um lado,
devido % e$panso da administrao p'blica em todos os setores e em todos os nveis6 federal, estadual e municipal? de
outro, graas ao desenvolvimento das atividades empresariais e ao rpido avano da tecnologia, em todos os setores da
economia.
, crescente a indagao de como e quando se deve proceder para reduzir e racionalizar a
produo de documentos e, por conseq+)ncia, seu arquivamento e conservao. " microfilme surgiu como uma das
principais respostas a essa questo.
" microfilme um processo de reproduo fotogrfica reduzida, c&egando a quase WNY do
documento original. @o vrias as vantagens obtidas na microfilmagem de documentos que devem ser transferidos do
arquivo ativo para o inativo, j que dificilmente o microfilme ser utilizado para arquivos ativos. #s vantagens so6
% /conomia6 os gan&os em espao, peso e taman&o dos arquivos c&egam a mais de FVY em muitos casos.
> Reduo do "olume6 muito grande a reduo do volume de papis e documentos, o que proporciona economia de
tempo e mo4de4obra.
> &egurana6 os microfilmes protegem e conservam os documentos vitais da empresa ou .rgo p'blico, dos riscos de
eventos, como inc)ndio, inundao ou furto, pois, alm de representarem c.pias adicionais desses documentos, so
facilmente guardados em cofres especiais.
> 1urabilidade6 o microfilme reveste4se de grande durabilidade, atingindo at ENV anos.
> Re#roduo6 a microfilmagem oferece condi!es de reproduo ilimitada, alm de fidelidade, e$atido perfeita dos
documentos reproduzidos.
> Custo6 embora o microfilme possa assustar pelo custo elevado, preciso levar em considerao a economia que
proporciona com a reduo do espao, de equipamento e de pessoal necessrio para a manuteno de arquivos
convencionais, especialmente nas grandes empresas.
> Consulta6 a consulta a documentos imediata e mais fcil, agilizando em muito o servio. Perifique4se, por e$emplo, a
microfilmagem de c&eques compensados.
#s tcnicas modernas de microfilmagem evoluram muito nos 'ltimos anos? entretanto, a
escol&a do produtor dos microfilmes deve ser feita de modo que garanta a qualidade e a durabilidade deles.
# deciso de utilizar a microfilmagem na empresa tambm pode ser au$iliada pela ocorr)ncia de
um ou mais dos seguintes fatos6
> necessidade de entregar ou devolver %s pessoas os originais dos documentos?
> necessidade de conservar os documentos por mais de cinco anos?
> necessidade de conservar os documentos por tempo indeterminado ou permanentemente?
> necessidade de proteger os documentos dos riscos de inc)ndio, inundao ou furto.
(m princpio, a organizao de um arquivo de microfilmes deve seguir o sistema e o mtodo
empregados nos arquivos de documentos? o arquivo deve vir acompan&ado de ndices que facilitem a pronta localizao,
bem como deve e$istir na empresa aparel&o pr.prio para a leitura dos microfilmes.
, muito importante, tambm, considerar o aspecto legal da microfilmagem. # legislao brasileira
determina a guarda de originais por tempo determinado ou mesmo indefinidamente. # reproduo de um microfilme no
formato do documento e$ige, para sua validade, que seja autenticado em cart.rio e % vista do documento original.
5ortanto, a microfilmagem no deve ser entendida apenas como substituidora de documentos
originais. #ntes de mais nada, preciso encarar o microfilme como c.pia adicional de documento cuja utilidade para a
empresa ten&a sido estudada e comprovada.
EQUIPAMENTOS
(ntende4se por equipamento o m.vel utilizado para arquivamento, " con&ecimento dos sistemas
de equipamento, de suas vantagens e desvantagens, ir facilitar em muito o servio do arquivista. Denomina4se sistema
de equipamento a maneira como os documentos so colocados no m.vel arquivador. @o tr)s os sistemas de
equipamento6
1. Hor!o"#$%6 os documentos ficam uns sobre os outros, em posio &orizontal dentro do m.vel arquivador. ( um
sistema antigo, mas que ainda utilizado em algumas reparti!es p'blicas, que amarram ou colocam os documentos em
pacotes. Tambm pertencem ao sistema &orizontal as mapotecas, muito utilizadas, e os fic&rios tipo Zarde$, @ecurit,
muito con&ecidos e empregados com bastante sucesso em in'meras empresas.
#s vantagens do sistema so as seguintes6
> a iluminao direta?
> as anota!es podem ser efetuadas no mesmo local?
> as possibilidades de perda de documentos so bastante reduzidas.
#s desvantagens so6
> ocupa muito espao?
> & necessidade de retirar todos os documentos para arquivar ou retirar um documento?
> a consulta demorada?
> a consulta e$ige o deslocamento de outros documentos.
&. V'r#($%6 os documentos permanecem no interior do m.vel arquivador em posio vertical. @o dois os tipos nesse
sistema6
> Fro"#$%. "s documentos so colocados uns atrs dos outros, com a frente voltada para o arquivista.
#tualmente, com o desenvolvimento da tecnologia e as e$ig)ncias do mercado, as pastas ficam suspensas nos arquivos
verticais, por meio de braos metlicos apoiados em suportes especiais.
@o vantagens do sistema6
custo mais bai$o?
fcil manuseio?
fcil conservao?
fcil atualizao do material arquivado?
possibilidade de arquivar muitos documentos em pequeno espao?
consulta rpida e sem necessidade de deslocar outros documentos.
@o desvantagens do sistema6
necessidade de retirar o documento para fazer anota!es?
iluminao deficiente?
pouca visibilidade dos documentos no interior do arquivo.
). Ro#$#*o+ os documentos so colocados de modo que possam girar em torno de um ei$o vertical ou &orizontal. "
sistema muito empregado em atividades que requerem grande quantidade de consultas e necessidade de informa!es
rpidas.
@o vantagens do sistema6
> custo mais bai$o?
> fcil manuseio?
FICH,RIOS
@o cai$as de diversos taman&os que guardam fic&as ou cart!es, podendo ser de madeira,
de ao, de material plstico ou de acrlico. @o largamente utilizados e servem a muitas finalidades6 ndices, informa!es,
endereos, relao de clientes, representantes, fornecedores e outras. <Peja ilustrao.=
" equipamento deve satisfazer %s necessidades da empresa e dos servios a que se destina. #lguns requisitos so6
adequao %s necessidades do servio?
obteno de maior economia de espao?
facilidade de acesso?
possibilidade de e$panso?
resist)ncia e durabilidade?
garantia de segurana e conservao de documentos?
apar)ncia e funcionalidade.
Q in'meros tipos e modelos de equipamentos que podem ser utilizados pelos tr)s sistemas6
&orizontal, vertical e rotativo. # escol&a de um dos sistemas, assim como do equipamento propriamente dito, deve seguir
os critrios apontados e outros que so considerados essenciais pela empresa ou .rgo p'blico e que prevalecem numa
boa administrao.
ACESS-RIOS
#cess.rios so materiais que visam au$iliar o equipamento. # correta e eficiente utilizao dos
mesmos criar condi!es favorveis para o andamento do servio.
# escol&a acertada dos acess.rios est diretamente ligada ao sistema e mtodo de classificao e
arquivamento empregados, assim como ao con&ecimento dos tipos e modelos e$istentes no mercado.
"s principais acess.rios so6 pastas? guias? proje!es? tiras de insero e nota!es.
E. 'astas6 so pedaos de cartolina dobrada, que formam uma aresta comum c&amada )inco. #s pastas servem para
agrupar e proteger os documentos comuns a um assunto e, normalmente, t)m dimens!es padronizadas. 8om
relao ao vinco, as pastas podem ser normais ou sanfonadas, para permitir o maior ac'mulo de documentos?
algumas possuem divis!es internas.
1o que se refere % projeo, ela poder ou no constar da pasta. #s pastas suspensas, largamente usadas nos
equipamentos modernos, so semel&antes %s convencionais, apenas com a particularidade de possurem dois braos
metlicos ou outro material que se ap.ia nos suportes laterais do arquivo.
2* Guias6 so pedaos de cartolinas do taman&o das pastas ou mesmo menores, com uma sali)ncia na parte superior,
c&amada projeo. #s guias servem para dividir as pastas ou documentos em grupos. #s guias, quanto % projeo, podem
ter, ou no, encai$es para as tiras de insero. 1as guias, as proje!es podem vir em posio central, em diferentes
posi!es ou, ento, formando um jogo de, por e$emplo, duas, tr)s, quatro, cinco ou mais posi!es. # diferena das
posi!es possibilita ao arquivista ampla visibilidade, o que facilita o arquivamento ou a localizao de documentos.
3* 'ro4e5es6 so sali)ncias colocadas na parte superior das pastas ou das guias que recebem as anota!es ou dizeres
pertinentes. @ervem para ajudar o arquivista a localizar os assuntos no arquivo. #s proje!es podem ser de papelo, de
material plstico ou de ao. #lm disso, podem ser fi$as ou adaptveis. (ssas 'ltimas no fazem parte das pastas ou das
guias e podem ser colocadas posteriormente.
6* ,iras de insero6 papeletas ou r.tulos que, ap.s receberem os dizeres ou inscri!es correspondentes, devero ser
inseridas nas proje!es das pastas ou das guias. @ervem para indicar a finalidade da pasta ou da guia.
7* Nota5es6 so os dizeres, as inscri!es registradas nas tiras de insero e em seguida inseridas nas pastas ou guias.
, fato con&ecido que um dos fatores para a e$cel)ncia dos arquivos reside na combinao
&armoniosa e funcional dos sistemas e mtodos de classificao e arquivamento, e dos equipamentos e acess.rios.
SISTEMAS E MTODOS DE ARQUIVAMENTO
E @;@T(:# D( #2O-;P#:(1T" 1#@ (:52(@#@
# opinio de que os arquivos so simples dep.sitos de papis ou documentos vel&os e in'teis,
arquivados por mera tradio, ap.ia4se no fato de que a maioria dos arquivos mal organizada, mal administrada e,
portanto, dificulta a localizao imediata das informa!es desejadas. :era opinio, pois, em verdade, um arquivo
moderno, bem estruturado, um centro atuante de informa!es, um instrumento de controle para a atividade
administrativa, que au$ilia na correta tomada de deciso.
(ntretanto, para que isso acontea, necessrio que se decida sobre o sistema de arquivamento
que mel&or se ajuste a determinada empresa.
@istema um conjunto de princpios interligados, que orienta o que se deve fazer para atingir um
fim especfico. @o tr)s os sistemas de arquivamento6 direto, indireto e semi4indireto.
% 1ireto6 o arquivo pode ser consultado diretamente, sem necessidade de recorrer a um ndice. 1este sistema, inclui4se,
principalmente, o mtodo alfabtico de arquivamento e suas varia!es.
> 8ndireto6 o arquivo, neste caso, depende de um ndice para ser consultado.
4 " sistema inclui, em especial, o mtodo numrico de arquivamento e suas varia!es.
> &emi.indireto6 o arquivo pode ser consultado sem o au$lio de ndices, mas com a utilizao de tabelas em forma de
carto. 1este sistema, encontra4se, por e$emplo, o mtodo automtico, variedade do mtodo alfanumrico.
# opo por um dos sistemas est intimamente ligada % empresa, a seu campo de atividade, porte
e objetivos de curto, mdio ou longo prazos. " principal, antes de tudo, compreender o verdadeiro potencial que o
arquivo representa, considerando4se que a mem.ria viva da empresa.
5ara ser eficaz, o sistema necessita de mtodos que indiquem a maneira de proceder, isto , o
que se deve fazer para alcanar o fim desejado. "s mtodos de arquivamento sero analisados mais adiante.
& SISTEMA DE ARQUIVAMENTO EM -RGOS P./LICOS
# administrao de documentos oficiais pressup!e a e$ist)ncia de um sistema de
arquivamento. " conceito de sistema tambm vlido para os .rgos da administrao p'blica, e as tr)s espcies, direto,
indireto e semi4indireto, sero empregadas conforme os critrios estabelecidos previamente.
1as institui!es p'blicas, predomina um modelo de sistema de organizao de arquivos em que o
documento p'blico controlado desde sua produo. ( con&ecido como a Cteoria das tr)s idadesD, concepo moderna
de arquivstica, em que se distinguem tr)s etapas quanto aos documentos6
Corrente6 os documentos circulam pelos canais decis.rios, buscando soluo ou resposta. @o os arquivos
correntes.
,em#orria6 os documentos apresentam interesse e so objeto de consultas, embora os assuntos neles contidos
j ten&am sido solucionados ou as respostas, obtidas, @o os arquivos temporrios.
'ermanente6 os documentos passam a ter valor cultural e cientfico. @o os arquivos permanentes ou &ist.ricos.
# criao do arquivo temporrio, por e$emplo, segunda etapa do sistema, foi um grande
avano e tornou4se pea fundamental dentro do sistema de arquivamento da administrao p'blica.
@o in'meras as vantagens conseguidas6 obteno de mais espaos fsicos pela retirada de
documentos dos arquivos correntes? reduo ao essencial da quantidade de documentos nos arquivos correntes? reduo
de pessoal e conseq+ente economia de custos? controle de quantidade e da qualidade dos documentos? mel&or
manuteno, uso e superviso dos arquivos? e mel&or critrio de preservao, controle e eliminao de documentos.
-m sistema de arquivos moderno e bem organizado ter todas as condi!es para oferecer
subsdios a planos e decis!es da administrao p'blica, seja mostrando as rela!es e planejamento do passado, seja
evitando duplicidade anti4econ/mica de vel&as iniciativas.
Perifica4se, atualmente, enorme empen&o dos .rgos do governo em desenvolver sistemas de
informa!es altamente sofisticados, em que a informtica assumiu posio de grande relev0ncia.
MTODOS DE ARQUIVAMENTO
:odernamente, o arquivo de informa!es tornou4se uma atividade que pode ser
realizada eletronicamente atravs de computadores. # tarefa da secretria, neste caso, consiste em registrar as
informa!es em programas previamente estabelecidos. # empresa contrata um especialista em programao <ou j
disp!e dele em seu quadro de empregados=, que dever preparar um programa segundo as necessidades da secretria.
(nganam4se os que acreditam que o uso do computador dispensa o estudo dos mtodos
tradicionais de classificao de informa!es. " programador apenas e$ecutar um programa depois de ouvir a secretria
sobre as reais necessidades do departamento. #ssim sendo, ela deve con&ecer os variados mtodos de classificao para
propor solu!es apropriadas.
#crescente4se que o estudo dos mtodos aqui e$postos permite a aquisio de tcnicas
de classificao e simplificao de tarefas. Dei$ar de aprend)4los prejudicial at mesmo para o domnio de um
pensamento claro e bem estruturado. #lm disso, a secretria manipula informa!es escritas <documentos=, internas e
e$ternas, que ela precisa arquivar.
Qavendo um sistema de arquivamento j definido, a empresa ou .rgo p'blico dever decidir
qual mtodo de arquivamento ir empregar. " mtodo estabelece o que preciso fazer para alcanar o fim desejado pelo
sistema de arquivamento.
-m plano previamente estabelecido para a colocao e guarda de documentos facilita a pesquisa,
a coleta de dados, a busca de informa!es e proporciona uma correta tomada de deciso.
"s diversos mtodos de arquivamento, que atravs dos anos foram desenvolvidos
em todas as partes do mundo, podem ser utilizados tanto nas empresas como nos .rgos governamentais. Todos so
bons e apresentam vantagens e desvantagens.
" importante que a deciso quanto ao mtodo leve em considerao o
taman&o, a estrutura organizacional e os objetivos da empresa ou do .rgo p'blico? as pessoas normalmente envolvidas?
os servios prestados? as informa!es comumente solicitadas? e os tipos de documento que devem ser arquivados. @o
tr)s os principais mtodos de arquivamento6 alfabtico, numrico e alfanumrico.
(sses mtodos, por sua vez, formam a base a partir da qual se criaram vrios outros.
:todos de arquivamento6
% +todo alfabtico:
J especfico ou por assunto?
J geogrfico?
J mnem/nico?
J variade$.

% +todo numrico:
J simples?
J d'ple$.

% +todo alfanumrico:
J decimal?
J automtico?
J automtico moderno.
M0#o1o $%2$30#(o
" mtodo simples e bastante prtico. 1o caso de arquivos de correspond)ncias,
proporciona consulta direta e rpida. (ntretanto, e$ige cuidados em sua organizao, de modo que evite possveis erros,
como troca de letras, invers!es, saltos e outros. [ importante que sejam estabelecidos critrios que devem ser
observados, a fim de que &aja uniformidade no trabal&o de arquivamento.
#ssim, por e$emplo, as pastas devem ser ordenadas rigorosamente, evitando4se enganos
e demoras desnecessrias? a separao das pastas deve ser por guias alfabticas simples que facilitem a organizao e o
funcionamento do arquivo.
" mtodo alfabtico mais simples e mais utilizado refere4se ao nome de pessoas e ao nome de
empresas ou raz!es sociais. (mbora o arquivamento de nomes de pessoas e de empresas seja o mais simples, algumas
regras precisam ser seguidas. #ssim, no arquivamento por nome de pessoas, observe6
E. (m primeiro lugar, deve constar o sobrenome, ou, no caso de mais de um, o 'ltimo sobrenome? em segundo, o
prenome e em terceiro o<s= outro<s= prenome<s= eUou sobrenome<s=. ($emplos6
1":( "2D(: D( #2O-;P#:(1T"
5edro 5aulo Tuimares *uimares 5edro 5aulo
@onia :aria :. Qemandes +ernandes @onia :aria :.
Joo *osco de 7avor :edeiros "edeiros Joo *osco de 7avor
K. "s ttulos e graus de parentesco, abreviados ou no, ou acad)micos, que antecedem ou seguem o nome, no so
considerados no arquivamento, sendo colocados no fim, entre par)nteses. ($emplos6
1":( "2D(: D( #2O-;P#:(1T"
Dr. 2oberto de 7avor :edeiros "edeiros 2oberto de 7avor <Dr.=
5edro :iquelino 9il&o "i,uelino 5edro <9il&o=
Joo 5edemeiras Jr. Perderneiras Joo <Jr.=
:inistro 2aul @oares -oares 2aul <:inistro=
1o arquivamento por nome de empresas ou raz!es sociais, e$istem tambm algumas regras bsicas6

E. # ordem de arquivamento normal, direta, mesmo quando a razo social se inicia por nome de pessoa. ($emplos6
1":( "2D(: D( #2O-;P#:(1T"
(ditora #tlas @# %ditora $tlas -$
*anco 1acional do 1orte @# .anco /acional do /orte -$
@amuel da @ilva \ 8ia. 7tda. -amuel da -il)a 0 Cia. (tda.
;nstituto 9il&os -nidos @8 'nstituto 1il2os 3nidos -C
8omercial @o Jos Comercial -o 4os#
1ivaldo de @ousa e 9il&os 7tda. /i)aldo de -ousa e 1il2os (tda.
K. #s institui!es que usam siglas devem ser arquivadas como se fossem palavras. ($emplos6
1":( "2D(: D( #2O-;P#:(1T"
P#@5 $-P
;*: '."
5(T2"*2]@ P%T56.57-
M0#o1o '45'(62(o o7 5or $447"#o
, um dos mtodos mais difceis de arquivamento, j que se prop!e organizar as pastas por
assunto. # grande dificuldade reside em escol&er a mel&or palavra para definir o assunto.
-m dos camin&os a seguir analisar a empresa, suas atividades, interes e objetivos dela, e
preparar uma relao de assuntos bsicos em ordem alfabtica. "s assuntos podero, em seguida, ser divididos e
subdivididos, conforme a necessidade do servio, a freq+)ncia das consultas e a facilidade e rapidez de localizao dos
documentos.
@upon&a4se uma #g)ncia de Piagens de porte mdio, operando em todos os setores permitidos
para essa atividade. " mtodo de arquivamento escol&ido foi o especfico. Dividindo4se e subdividindo4se, por e$emplo,
dois assuntos importantssimos, temos6

Terminada a relao de assuntos, com as respectivas divis!es e subdivis!es, pode4se comear a
aplicar o mtodo de arquivamento. "s assuntos relacionados no e$emplo constaro de guias colocadas alfabeticamente
em pastas, ocupando tr)s posi!es no arquivo, embora se permitam at quatro ou cinco posi!es.
8om o desenvolvimento das atividades tursticas, pode acontecer de a #g)ncia de
Piagens, no campo das viagens internacionais, conseguir grande n'mero de passageiros para os (stados -nidos,
principalmente por via area. 1esse caso, recomenda4se que seja aberta uma nova pasta, a ser colocada na posio, em
nome de %stados 3nidos, como projeo da pasta de L^ posio J e&curs8es J, que, por sua vez, projeo da pasta de
K^ posio J a#reas. #ssim6
M0#o1o 8'o8r92(o
:todo muito utilizado quando se d prefer)ncia pelo arquivo de documentos
segundo uma diviso geogrfica preestabelecida. Dessa forma, a diviso pode ser por pases, (stados, cidades, regi!es,
distritos, bairros, zonas e outras, dependendo da empresa.
:uito comum nos departamentos de vendas e nos de importao e e$portao, o
mtodo prop!e4se agrupar os clientes, os correspondentes, os importadores, os e$portadores, os representantes, os
fornecedores, de acordo com os locais ou praas em que atuam ou residem.
8onsidere4se o e$emplo de um representante na cidade de 8ascavel, (stado do 5aran. 5elo
mtodo geogrfico, e$istem tr)s possibilidades de arquivamento6
E^ "s (stados so divididos por regi!es, que ocupam pastas em ordem alfabtica, na primeira
posio do arquivo. "s (stados, dentro das respectivas regi!es, ocupam a segunda posio? e as cidades, a terceira
posio. #ssim6
K^ # diviso geogrfica pode ser feita por (stados, ocupando a primeira posio no arquivo? as cidades iro ocupar a
segunda posio em seu respectivo (stado6
M0#o1o :"':;"(o
, um mtodo alfabtico que procura combinar as letras do alfabeto de forma a au$iliar a
mem.ria. ;nicialmente, relacionam4se as KL letras <ou menos= do alfabeto, dando significado a cada uma, por meio de
uma palavra4c&ave. 1aturalmente, essa relao depender fundamentalmente da empresa e dever ser preparada com
muito cuidado, visto que ser uma classificao bsica e permanente.
;magine uma firma imobiliria que decidiu utilizar este mtodo de arquivamento. @o tr)s etapas
a seguir6
9: /ta#a6 relacionar as KL letras do alfabeto <ou menos= e escol&er a palavra4 c&ave de cada uma. 5or e$emplo6
# 4 #7-T-(7
* 4 #D:;1;@T2#_`"
8 4 8":52#
9 4 9;1#18;#:(1T"
P 4 P(1D#
2: /ta#a6 preparar KL fol&as <ou menos= e escrever no alto de cada uma a letra correspondente e a palavra4c&ave6 # J
#7-T-(7.
3: /ta#a6 escrever novamente em cada lista, na margem esquerda, as KL letras <ou menos= e anotar diante de cada letra
outra palavra4c&ave, que representa uma subdiviso do assunto que consta do alto. 5or e$emplo6
$ 9 $(3*3%(
# a #partamento
8 a 8asa
( a (scrit.rio
1a eventualidade de a inicial de uma palavra j ter sido usada para outra, deve4se
escol&er uma das tr)s &ip.teses6 ou a letra seguinte? ou a segunda letra da palavra? ou uma letra com som semel&ante.
Tome4se a palavra contrato6 acompan&ando os e$emplos citados, verifica4se que deve ser uma subdiviso de # J
#7-T-(7. 1o se dever usar 8, porque j e$iste 8 J 8#@#. 5oder4se4, no entanto, usar D <letra seguinte a 8= ou a
segunda letra da palavra contrato, ou seja, 6. ($iste, ainda, a possibilidade de usar : <som semel&ante a 8 de contrato=.
De modo geral, o critrio mais empregado neste mtodo, para a seleo de assuntos, o de comear pelo gnero e da
passar % espcie e depois ao detal2e. ($emplo6
gnero: # 4 #7-T-(7
esp#cie6 # J #partamento
detal2e: # J D J #partamento de dois quartos
# J T J #partamento de tr)s quartos
M0#o1o *$r$1'<
, um mtodo alfabtico moderno e muito con&ecido, de uso direto e que pode ser
facilmente aumentado, de acordo com a necessidade. 8onsiste em dar cores aos diversos grupos de letras, o que au$ilia
muito a localizao e o manuseio. # cor das guias dada pela segunda letra da palavra4c&ave. #s cinco cores e as
respectivas letras so6
1o arquivo, em primeira posio aparecem as letras em ordem alfabtica e as guias recebem a
cor laranja. (m segunda posio, v)m as guias com duas letras, que recebem cores, de acordo com o quadro apresentado.
#ssim, uma guia $m receber cor verde? $r, cor violeta? %l, cor verde? "e, cor amarela ou rosa, e
assim por diante. # terceira posio acol&e pastas dos nomes de firmas, sobrenomes de pessoas, ou assuntos, que se
iniciam pelas respectivas letras. # quarta posio normalmente utilizada para pastas miscel0neas e a quinta posio
reservada para pastas especiais, que destacam partes importantes ou servem para subdividir pastas sobrecarregadas.
@upon&a uma grande loja de aparel&os eletrodomsticos, com e$celentes vendas. (ntre
seus clientes com sobrenome iniciado pela letra : encontram4se,entre outras pessoas6 :edeiros, Joo *osco? :edeiros,
(dson? :edeiros, 2oberto, :atias, #do? :elo, Joaquim? :oraes, :aria? :oura, #na. #ssim ficaria o arquivo6
2ealmente, o ponto principal do mtodo o jogo de cores que d colorido todo especial e
aspecto agradvel ao arquivo. " e$emplo mostrado foi o de um arquivamento alfabtico simples, ou seja, por nome da
pessoa, mas o mtodo variade$ tambm pode ser utilizado com o mtodo mnem/nico, aliando as vantagens deste 'ltimo
% combinao de cores proposta pelo mtodo ora analisado.
M0#o1o "7:0r(o
(ste mtodo mais fcil de ser organizado e propicia maior rapidez ao arquivamento. "
documento classificado recebe um n'mero, conforme a ordem de c&egada e, ao mesmo tempo, esse n'mero transcrito
numa guia que, colocada na pasta, ocupar lugar correspondente no arquivo. 1esse caso, o arquivamento nada mais
que simples colocao da pasta numerada no lugar adequado.
Devido a esse fato, o mtodo permite a fcil percepo de qualquer fal&a ou erro. #s
guias nas pastas servem para au$iliar na localizao e, de acordo com o mtodo numrico escol&ido, simples ou d'ple$,
podem aparecer m diferentes posi!es no arquivo.
" mtodo indireto, visto que e$ige a preparao e a consulta anterior a um ndice ou
arquivo de fic&as, para se encontrar o n'mero atribudo ao assunto em questo. ;sso torna o mtodo mais demorado,
porm permite o sigilo, %s vezes necessrio nos documentos particulares ou confidenciais.
#lm das vantagens j referidas, de facilidade de organizao, maior rapidez, fcil
identificao de possveis fal&as, preciso mencionar tambm que este mtodo prev) ilimitada ampliao do arquivo,
tendo em vista que os n'meros so inesgotveis.
M0#o1o "7:0r(o 4:5%'4
@egundo este mtodo, numeram4se assuntos, clientes, correspondentes, representantes e outros,
pela ordem de entrada dos documentos, sem qualquer preocupao com a ordem alfabtica. 1o e$iste, portanto,
nen&um planejamento prvio de arquivamento.
1a pasta, aparecer apenas o n'mero que de terminado cliente recebeu. -tilizam4se guias
numricas que dividem as pastas em blocos, de acordo com a necessidade.
# localizao de qualquer documento no arquivo faz4se atravs de consulta anterior a um
dos ndices6 alfabtico ou numrico. (m verdade, so necessrios esses dois ndices, organizados preferencialmente em
fic&as, porque em um as fic&as so arquivadas alfabeticamente, de modo que informem o n'mero relativo a certo cliente,
determinado assunto? em outro, as fic&as so arquivadas em ordem numrica crescente, que funciona tambm como
controle da numerao, j que por meio desse ndice se pode con&ecer o 'ltimo n'mero concedido.
" mtodo prev) tr)s etapas e, utilizando o e$emplo citado no mtodo mnem/nico, ou seja, uma empresa imobiliria,
pode4se iniciar6
9: /ta#a: os assuntos principais so divididos em n'meros de EVV em EVV, assim6
EVV 4 #D:;1;@T2#_`"
KVV 4 #7-T-(7
LVV 4 8":52#
2: /ta#a6 as primeiras subdivis!es de cada grupo recebem n'meros de EV em EV, por e$emplo6
KVV 4 #7-T-(7
KEV J #partamento
KKV J 8asa
KLV J (scrit.rio
3: /ta#a6 as segundas subdivis!es t)m n'meros de um em um6
KVV 4 #7-T-(7
KEV J #partamento
KEE J #partamento de sala e quarto
KEK J #partamento de dois quartos
KEL J #partamento de tr)s quartos
1o arquivo, ficaria assim a disposio das informa!es6
M0#o1o "7:0r(o 1=5%'<
1este mtodo, os n'meros so dados de dez em dez, para cada assunto principal. 1a primeira etapa, tomando4se como
e$emplo a firma imobiliria, tem4se6
EV4 #D:;1;@T2#_`"
KV4 #7-T-(7
LV4 8":52#
# segunda etapa prev) as primeiras divis!es, mas o n'mero principal vem no incio, seguido de um &fen e da diviso de
um em um? assim6
KV4 #7-T-(7
KV4E #partamento
KV4K 8asa
KV4L (scrit.rio
# terceira etapa continua a subdiviso, tambm de um em um, como, por e$emplo6
KV4 #7-T-(7
KV4E #partamento
KV4E4E #partamento de quarto e sala
KV4E4K #partamento de dois quartos
KV4E4L #partamento de tr)s quartos
1o arquivo, o aluguel de um apartamento de quarto e sala fica assim registrado6
M0#o1o $%2$"7:0r(o
(ste mtodo procura utilizar as vantagens dos mtodos alfabtico e numrico. Dessa combinao
surgiu um mtodo que tem a simplicidade do alfabtico e a rapidez e preciso de arquivamento do numrico.
;nicialmente, necessrio um planejamento prvio das divis!es que se far do alfabeto. # diviso
livre, no obedecendo a nen&um critrio rigoroso. 5or e$emplo, as letras $, . e + podem ser divididas da seguinte
forma6 #a #m, #n4#z? *a4*m, *n4*z? Qa4Qm, Qn, Qz. (m seguida, procede4se % numerao, assim6
#a4#m E *a4*m L Qa4Qm EN
#n4#z K *n4*z M Qn4Qz EH
"rganiza4se, depois, um jogo de guias alfabticas numeradas, conforme o modelo escol&ido. #s
guias ocuparo as primeiras e segundas posi!es no arquivo. #s guias mpares ficam em primeira posio e as pares em
segunda posio6
1>Po4?@o &> Po4?@o
#a 4 #m E #n 4 #z K
*a 4 *m L *n 4 *z M
Q 4 QmEN Qn4Q3 EH
1a terceira posio, so colocadas as pastas, onde se escrevem os nomes dos assuntos,
dos clientes, dos correspondentes, dos fornecedores e outros, em ordem alfabtica e precedidos dos n'meros das
divis!es a que pertencem, sempre seguindo uma ordem crescente e consecutiva.
@upon&am4se alguns clientes de uma firma de representao comercial6
M0#o1o 1'(:$%
" mtodo foi inspirado na 8lassificao Decimal de DeAeB, que determina a organizao de livros
por assunto. (mpregado principalmente em bibliotecas, essa classificao divide o con&ecimento &umano em dez classes,
que, por sua vez, se dividem e se subdividem sucessivamente. # possibilidade de subdiviso infinita. #s dez classes so
as seguintes6
VVV J "bras gerais NVVJ 8i)ncias puras
EVV J 9ilosofia HVVJ 8i)ncias aplicadas
KVV J 2eligio GVVJ #rtes e divertimentos
LVV J 8i)ncias @ociaisFVV J 7iteratura
MVV J 7ing+stica WVV J Qist.ria J Teografia J
*ibliografia
(ssas dez classes podem ser divididas em outras dez. Tome4se um e$emplo6
M0#o1o $7#o:9#(o
:todo bastante usado para arquivamento de nomes de pessoas eUou de firmas comerciais.
(m primeiro lugar, organiza4se um jogo de guias principais alfabticas, numeradas
preferencialmente de um em um, conforme uma tabela previamente preparada, como no e$emplo a seguir6
#s guias principais separam os sobrenomes dos clientes, correspondentes fornecedores, ou os
nomes das empresas, e ocupam a primeira posio no arquivo.
(m seguida, deve4se preparar um jogo de dez guias, a fim de subdividir as guias principais? essas
dez guias servem para separar alfabeticamente os pronomes das pessoas, clientes e outros, ou os segundos nomes das
empresas, ou algum assunto especfico, ou nome 'nico.
CORREIOS
(mpresa *rasileira de 8orreios e Telgrafos <(8T= ou, simplesmente, 8orreios, a empresa
estatal do *rasil operadora dos servios postais.
# (8T foi criada em KV de maro de EWHW, como empresa p'blica vinculada ao :inistrio das
8omunica!es, mediante a transformao da #utarquia 9ederal que era, ento, Departamento de 8orreios e Telgrafos
<D8T=.
# mudana no representou apenas uma troca de sigla, foi seguida por uma transformao
profunda no modelo de gesto do setor postal brasileiro, tornando4o mais eficiente, e na consolidao de uma marca
recon&ecida por muitos como um verdadeiro patrim/nio nacional.
1os anos que se seguiram, vrios servios foram sendo incorporados ao portf.lio da empresa.
#lm dos tradicionais servios de cartas, malotes, selos e telegramas, entre os novos servios podem ser destacados os
pertencentes % famlia @(D(b, servio de encomendas e$pressas.
#o todo so mais de cem produtos e servios oferecidos pela maior empregadora do *rasil <no
incio de KVVF com mais de EVW mil empregados pr.prios, alm dos terceirizados=, sendo a 'nica empresa a estar
presente em todos os municpios do pas, com uma vasta rede de unidades pr.prias e franqueadas.
Diversos dos produtos e servios da (8T podem ainda ser adquiridos pela internet.
"s 8orreios so, no *rasil, uma das institui!es de maior confiabilidade6 reiteradas pesquisas
demonstram que o povo brasileiro entende que a (8T estaria a frente de institui!es fortes como a ;greja e os *ombeiros,
n'meros que no foram abalados mesmo com as den'ncias de corrupo em que estiveram envolvidos alguns de seus
funcionrios, cujas investiga!es desembocaram no c&amado (sc0ndalo do :ensalo no ano de KVVH.
9#3(2 5(@O-;@# @"*2( " Q;@T"2;8", @(2P;_"@,(T8@.