Servios de Administrao Escolar Agrupamento de Escolas de Vila Nova de Paiva
Manual de Procedimentos Administrativos Servios de Administrao Escolar Agrupamento de Escolas de Vila Nova de Paiva 1
ndice 1 Caracterizao dos Servios de Administrao Escolar 2 Localizao e Horrio de Funcionamento 2 Competncias dos Servios de Administrao Escolar 2 Constituio dos Servios de Administrao Escolar 2 Competncias do Chefe dos Servios de Administrao Escolar 2 Competncia dos Assistentes Tcnicos 3 Consideraes Gerais 3 Organograma dos Servios de Administrao Escolar 4 Setores dos Serv.Adm.Escolar Descrio e Procedimentos Adotados 5 Setores de Contabilidade e Tesouraria 6 Polticas e Procedimentos Contabilsticos 6 Escriturao 6 Normas de tratamento de Receitas 8 Contabilidade: Procedimentos adotados 7 Tesouraria: Procedimentos adotados 9 Esquematizao da realizao de despesas 10 Esquematizao da realizao de receitas 12 Realizao de visitas de estudo 13 Setor: Recursos Humanos 13 Subsetor de Pessoal, Frias, Faltas e Licenas: procedimentos adotados 14 Esquematizao dos procedimentos adotados 15 Subsetor de Vencimentos 16 Esquematizao dos procedimentos adotados 17 Setor de Alunos: procedimentos adotados 18 Matrculas, Avaliaes 18 Exames nacionais e provas de aferio, outros 19 Esquematizao dos procedimentos adotados 20 Setor de Expediente e Arquivo: procedimentos adotados 21 Esquematizao dos procedimentos adotados 21 Setor de Patrimnio: procedimentos adotados 22 Esquematizao dos procedimentos adotados 23 Setor ASE: procedimentos adotados 24 Seguro escolar 24 Esquematizao dos procedimentos adotados 25 Bufete 26 Esquematizao dos procedimentos adotados 26 Refeitrio, Bar dos Professores, Reprografia, Transportes Escolares 27 Auxlios Econmicos 27 Esquematizao dos procedimentos adotados 28 Manuais Escolares _________________________ 28 Papelaria 29 Esquematizao dos procedimentos adotados 29 Leite Escolar 30 Esquematizao dos procedimentos adotados 30 ndice Manual de Procedimentos Administrativos Servios de Administrao Escolar Agrupamento de Escolas de Vila Nova de Paiva 2
Localizao e horrio de funcionamento:
Os Servios de Administrao Escolar encontram-se situados na Escola Secundria de Vila Nova de Paiva, Sede do Agrupamento de Escolas de Vila Nova de Paiva. Os servios funcionam em horrio contnuo, no encerrando para almoo, de segunda a sexta-feira, com atendimento ao pblico entre as 9h e as 16h30m.
Competncias dos Servios de Administrao Escolar:
a) Atender e informar corretamente todos quantos se lhe dirijam; b) Adquirir nos termos da lei, e depois de autorizados pelo conselho administrativo, os materiais, equipamentos e servios requisitados pelos diversos setores da escola; c) Expor em local pblico normas para preenchimento de documentos e prestar o auxlio necessrio; d) Executar e fornecer aos diversos setores os impressos de requisio de material (relaes de necessidades e requisies internas); e) Receber e encaminhar os justificativos de faltas; f) Enviar a correspondncia; g) Encaminhar a correspondncia recebida para os respetivos destinatrios; h) Prestar apoio de teor informativo associao de pais e encarregados de educao, sempre que solicitado; i) Manter um arquivo com a legislao e normas aplicadas ao processo educativo e aos seus agentes, de forma a serem consultados fcil e rapidamente; j) Manter atualizado o inventrio dos equipamentos sob sua responsabilidade; k) Cumprir todas as disposies previstas na lei para o funcionamento dos servios.
Constituio dos Servios de Administrao Escolar:
Os Servios de Administrao Escolar so constitudos por: - Um Chefe de Servios, responsvel pelos servios; - Um Assistente Tcnico que desempenha as funes de Tesoureiro; - 13 Assistentes Tcnicos que desempenham funes nas reas de gesto de Alunos, Recursos Humanos, Contabilidade, Tesouraria, ASE, Expediente e Arquivo, Patrimnio.
Competncias do Chefe dos Servios de Administrao Escolar:
- Coordenar, na dependncia da direo da escola, toda a atividade administrativa em todas as reas de gesto; - Dirigir e orientar o pessoal afeto ao setor administrativo no exerccio dirio das suas tarefas; - Exercer todas as competncias delegadas pela Direo; Caracterizao dos Servios de Administrao Escolar Manual de Procedimentos Administrativos Servios de Administrao Escolar Agrupamento de Escolas de Vila Nova de Paiva 3 - Propor medidas tendentes modernizao, eficincia e eficcia dos servios de apoio administrativo; - Participar no conselho administrativo; - Preparar e submeter a despacho do Diretor da Escola todos os assuntos respeitantes ao funcionamento da Escola; - Assegurar a elaborao do projeto de oramento da escola de acordo com as linhas orientadoras do Conselho Geral; - Coordenar, de acordo com o conselho administrativo, a elaborao das contas de gerncia; - Adotar medidas que visem a conservao das instalaes, do material e dos equipamentos.
Competncias dos Assistentes Tcnicos:
- Desempenhar sob orientao do chefe dos servios de administrao escolar, as tarefas que lhe foram atribudas na distribuio de servio, designadamente funes de natureza executiva, enquadradas com instrues gerais e procedimentos bem definidos, com certo grau de complexidade, relativas a uma ou mais reas de atividade administrativa e financeira (gesto de alunos, de recursos humanos, contabilidade, tesouraria, expediente e arquivo, ASE). - Colaborar e mostrar disponibilidade e recetividade ao participar, juntamente com toda a comunidade educativa nas vrias atividades culturais e outras, empenhar-se na criao de um ambiente de trabalho digno e saudvel para assim contribuir para uma melhoria de qualidade, produtividade e incentivo ao respeito pelas regras de convivncia, motivao e satisfao profissional, no sentido de projetar ainda uma imagem que permita o reconhecimento exterior da escola. - Atendimento e informao aos alunos, encarregados de educao, pessoal docente e no docente e restantes utentes dos servios. - A descrio dos contedos funcionais no pode, em caso algum, constituir fundamento para o no cumprimento dos deveres de obedincia, sigilo profissional e respeito.
Consideraes Gerais:
O cargo de Tesoureiro designado pelo Conselho Administrativo. A responsabilidade da distribuio de servio da Direo, e da Chefe de Servios de Administrao Escolar, tendo em conta as funes de natureza executiva, enquadradas com instrues gerais e procedimentos definidos, relativas s reas de atividade administrativa. O Conselho Administrativo composto por 3 elementos: O Presidente do Conselho Administrativo na pessoa do Diretor, um Vice-presidente que um dos elementos da Direo designado pelo Diretor, e um Secretrio, que a Chefe de Servios de Administrao Escolar. Os Servios esto organizados com o sistema de Gesto de Processos que consiste na distribuio de um conjunto de funes das vrias reas de atividade pelas assistentes tcnicas.
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Organograma dos Servios de Administrao Escolar Manual de Procedimentos Administrativos Servios de Administrao Escolar Agrupamento de Escolas de Vila Nova de Paiva 5
Setores dos Servios de Administrao Escolar: - Descrio do Setor - Procedimentos adotados - Esquematizao dos procedimentos adotados Manual de Procedimentos Administrativos Servios de Administrao Escolar Agrupamento de Escolas de Vila Nova de Paiva 6
Polticas e Procedimentos Contabilsticos: A contabilidade rege-se por princpios. A aplicao destes princpios deve conduzir obteno de uma imagem verdadeira e apropriada da situao financeira, dos resultados e da execuo oramental da entidade. Os princpios contabilsticos so os seguintes: Da Entidade Contabilstica: Constitui entidade contabilstica todo o ente pblico ou de direito privado que esteja obrigado a elaborar e apresentar contas de acordo com o POC-Educao. Quando as estruturas organizativas e as necessidades de gesto e informao o requeiram, podem ser criadas subentidades contabilsticas, desde que esteja devidamente assegurada a coordenao com o sistema central. Da Consistncia: Considera-se que a entidade no altera as suas polticas contabilsticas de um exerccio para o outro. Do Custo Histrico: Os registos contabilsticos devem basear-se em custos de aquisio ou de contratos, obedecendo ao circuito completo da despesa. Da Materialidade: As demonstraes financeiras devem evidenciar todos os elementos que sejam relevantes e que possam afetar avaliaes ou decises pelos utentes interessados. Escriturao: A Escola efetua o registo contabilstico das receitas e das despesas de acordo com o sistema de contabilidade pblica, em software informtico adequado para o efeito e certificado pelo Ministrio da Educao. As dotaes para funcionamento das escolas devem ser globalmente distribudas nas rubricas Outras despesas correntes - diversas e Outras despesas de capital diversas (Decreto-Lei n. 43/89, Regime Jurdico de Autonomia). Suportes de informao documentos: Todas as operaes originam obrigatoriamente a emisso de um documento que as descreve e as classifica e que constitui o suporte de todos os registos a efetuar nos livros de escriturao. Suportes de informao informticos: Mapas extrados do Contab, automaticamente gerados atravs do registo dos documentos em Movimentos. Classificao das receitas e das despesas: A partir de 2003, aplicam-se elaborao dos oramentos, os cdigos de classificao econmica das receitas e das despesas pblicas constantes dos anexos ao Decreto-Lei n 26/2002, de 14 de fevereiro.
SETORES: Contabilidade e Tesouraria Manual de Procedimentos Administrativos Servios de Administrao Escolar Agrupamento de Escolas de Vila Nova de Paiva 7
Normas para tratamento de Receitas: Todas as receitas arrecadadas pela Escola so entregues ao Tesouro, atravs de Guia de Receita de Estado, at ao dia 10 do ms seguinte ao qual deram entrada, com indicao de consignao em despesas correntes ou de capital, conforme orientaes do Conselho Administrativo. Dependendo da sua origem, so registados como receitas do Oramento Privativo (Fonte de Financiamento 123) ou de Fundos Comunitrios (Fonte de Funcionamento 242). So includas na Requisio de Fundos de Funcionamento no ms em que forem entregues ao Tesouro em Guia.
Ao setor de Contabilidade compete, em termos gerais: Recolher, examinar, conferir e proceder escriturao de todos os dados relativos s transaes financeiras e operaes contabilsticas; Desenvolver, em conjunto com o Conselho Administrativo, os procedimentos da aquisio de material e de equipamentos necessrios ao funcionamento das diversas reas de atividade da escola. Procedimentos adotados: - Registar contabilisticamente os oramentos iniciais de despesa e receita das despesas de funcionamento e de pessoal, no incio do ano civil, bem como os reforos ou cativaes durante o ano. - Registar contabilisticamente os movimentos relativos aos saldos iniciais de despesas correntes e de capital. - Realizar a abertura e encerramento do ano civil, atravs da conferncia de todos os mapas oficiais e respetivos saldos. - Realizar a abertura e o encerramento dos meses, analisando e conferindo todos os mapas oficiais e saldos de contas oramentais e patrimoniais. - Registar contabilisticamente as alteraes oramentais transferncias entre dotaes, mensalmente. - Registar contabilisticamente os movimentos relativos s fases da despesa: cabimento prvio, cabimento (relao de necessidades), compromisso (requisio oficial/nota de encomenda) e obrigao (fatura; venda a dinheiro; fatura/recibo) das despesas de funcionamento. - Registar contabilisticamente os movimentos relativos s fases da receita: direito e recebimento. - Registar contabilisticamente os movimentos extra-oramentais de entrada ou sada. - Importar do software de gesto de pessoal e vencimentos, os movimentos relativos s despesas de pessoal de acordo com as fases de cabimento e compromisso (requisio de fundos, modelo RF3), obrigao e pagamento ao pessoal. - Registar contabilisticamente os movimentos relativos aos duodcimos vencidos da FoFi 111, no 1 dia til de cada ms, e aos crditos disponveis das FoFi 123 e 242, na data de envio da requisio de fundos de funcionamento para a MISI. - Elaborar at ao dia 10 de cada ms e registar contabilisticamente os movimentos relativos s guias de entrega de receitas de estado referentes s receitas arrecadadas no ms anterior, para entrega Tesoureira. Contabilidade Manual de Procedimentos Administrativos Servios de Administrao Escolar Agrupamento de Escolas de Vila Nova de Paiva 8 - Elaborar mensalmente at ao dia 14 de cada ms a requisio de fundos das despesas de funcionamento a enviar ao Gabinete de Gesto Financeira, e exportar para a MISI os respetivos dados. - Elaborar as guias de reposio de saldos no final de cada ano civil. - Criao e atualizao dos ficheiros de Fornecedores, bem como da sua situao relativamente inexistncia de dvidas. - Elaborao de previses de consumo e criao das vrias peas de procedimentos de aquisio pblica ao abrigo do cdigo dos contratos pblicos, na plataforma eletrnica Gatewit por ajuste direto regime geral quando a adjudicao fr superior a 5000,00 e inferior a 75.000,00 (produtos fora dos acordos quadro celebrados pelo CAPI) e na plataforma eletrnica Vortal (produtos ao abrigo dos acordos quadro celebrados pelo CAPI), e ainda aquisies por ajuste direto regime simplificado, quando a adjudicao fr inferior a 5.000,00. - Elaborao de agregaes de necessidade solicitadas pelo CAPI, para aquisies ao abrigo dos acordos quadro, e posterior aquisio na Plataforma Tradeforum. - Realizao de encomendas a fornecedores (requisio oficial/nota de encomenda), aps verificado e registado o cabimento prvio, e indicao do compromisso ao fornecedor na nota de encomenda, e aps autorizada a aquisio pelo conselho administrativo e adjudicada a aquisio ao fornecedor. - Elaborar mensalmente o balancete geral das despesas de pessoal e funcionamento por FoFi. - Elaborar mensalmente o mapa de fluxos de caixa, os mapas de alteraes oramentais e os mapas de controlo da execuo oramental da despesa e da receita. - Elaborar mensalmente reconciliaes bancrias de todas as contas em nome da escola. - Elaborao do projeto de oramento de estado, anualmente, para envio ao GGF. - Elaborao e envio ao tribunal de contas, dos mapas que compem a conta de gerncia da instituio, na plataforma online de prestao de contas do Tribunal de Contas, e o mapa da despesa em conta do captulo 03 do oramento geral do estado, at ao final do ms de abril. - Cursos Financiados: Envio SINASE e POPH da informao necessria realizao da execuo fsica e financeira dos projetos financiados e titulados pela instituio. - Dar cumprimento ao disposto na Lei dos compromissos e pagamentos em atraso - LPCA (Lei n 8/2012 de 21 de Fevereiro) regulamentada pelo Decreto-Lei n 127/2012 de 21 de Junho.
Documentos Internos utilizados e mapas oficiais gerados pela Contabilidade: Requisio Interna Relao de Necessidades Requisio Oficial/Nota de Encomenda Dirio de Compromissos Balancetes Mensais Folha de Cofre Livro-Caixa Livro Contas Correntes Mapa de Encargos por Liquidar Extratos de Contas Mapa de Fluxos de Caixa Manual de Procedimentos Administrativos Servios de Administrao Escolar Agrupamento de Escolas de Vila Nova de Paiva 9 Mapas de Controlo Oramental da Despesa e Receita Mapas das Alteraes Oramentais Mapa de Fundos Disponveis
Ao setor de Tesouraria compete, em termos gerais: Efetuar, registar e conferir todos os movimentos financeiros de entradas e sadas de verbas de qualquer espcie. Procedimentos adotados: -Arrecadar as receitas da instituio proceder ao seu depsito e registar contabilisticamente. -Dar prioridade a pagamentos a terceiros por transferncia bancria ou emisso de cheque, procedendo ao envio dos cheques a fornecedores e registar contabilisticamente os respetivos movimentos. -Registar contabilisticamente a receita da requisio de fundos de pessoal. -Registar contabilisticamente a receita da requisio de fundos de funcionamento. - Entrega nas finanas e respetivo pagamento das guias de receita de estado. -Registar contabilisticamente a fase de pagamento das despesas com pessoal e respetivos descontos. -Receitas em numerrio dirias: - Efetuar controlo dirio de movimentos de dbitos e crditos nas contas bancrias. - Registar na folha de cofre manuscrita do ASE os respetivos movimentos de despesa e receita.
Tesouraria Manual de Procedimentos Administrativos Servios de Administrao Escolar Agrupamento de Escolas de Vila Nova de Paiva 10
Relao de Necessidades Interna Externa Autorizao do Conselho Administrativo Verificar a existncia do material no Economato e fornecimento do mesmo Verificar cabimento da despesa Existe Cabimento No existe Cabimento Aguarda cabimento oramental Reforo de Verba Alterao Oramental Existe Cabimento Requisio Oficial ao fornecedor (Registo do compromisso) Recebimento do material e conferncia Fornecimento do material Recebimento da fatura (Registo da obrigao) Verificao dos Saldos Autorizao do Conselho Administrativo (autorizao de pagamento) Pagamento da despesa (Cheque/TRF Bancria) (Registo do pagamento) Receo do Recibo e Arquivo dos documentos Gera informao para os livros oficiais de registo: - Dirios de Compromissos - Contas Correntes - Dirios de Movimentos - Balancetes - Mapa de Compromissos - Mapa de Fundos Disponveis Gera informao para os livros oficiais de registo: - Dirios de Compromissos - Contas Correntes - Dirios de Movimentos - Balancetes - Livro de Caixa - Folha de Cofre - Encargos por liquidar Esquematizao da realizao de despesas aquisio de bens e servios Autorizao de Abertura de Procedimento de Aquisio Pblica Procedimento de Contratao Autorizao de adjudicao Adjudicao Registo do Cabimento Prvio Verificao dos Fundos Disponveis a 3 meses (Mapa dos Fundos Disponveis) Agregao de Necessidades com o CAPI (Procedimento de Contratao e Adjudicao a cargo do CAPI) No existe Cabimento Manual de Procedimentos Administrativos Servios de Administrao Escolar Agrupamento de Escolas de Vila Nova de Paiva 11
Esquematizao da realizao de despesas prestao de servios de consultoria tcnica (Portaria n 4-A/2011) Identificao da necessidade do servio Pedido de parecer prvio ao Ministrio das Finanas e Administrao Pblica Pedido Direo Geral do Oramento de declarao de confirmao de cabimento oramental Parecer no favorvel Parecer favorvel Registo do Cabimento Prvio Autorizao de Abertura de Procedimento de Aquisio Pblica Procedimento de Contratao Autorizao de adjudicao Adjudicao Contrato Registo do Compromisso Prestao do Servio Recebimento da fatura (Registo da obrigao) Verificao dos Saldos Autorizao do Conselho Administrativo (autorizao de pagamento) Pagamento da despesa (Cheque/TRF Bancria) (Registo do pagamento) Receo do Recibo e Arquivo dos documentos Manual de Procedimentos Administrativos Servios de Administrao Escolar Agrupamento de Escolas de Vila Nova de Paiva 12
Aquisio do Direito verba Entrada da Verba (Recebimento) Depsito no Banco Entrega ao Tesouro em Guia de Receita at ao dia 10 do ms seguinte (Movimento Extraoramental de Sada) Incluso da Verba em Requisio de Fundos de Funcionamento na Fonte de Financiamento respetiva Elaborao da Requisio de Fundos de Funcionamento Mensal e Registo contabilstico dos Crditos Disponveis. Elaborao do Plano de Aplicao de Verbas Exportao para o Gabinete de Gesto Financeira/MISI, da Requisio de Fundos de Funcionamento at data fixada Recebimento da Verba em Banco Registo Contabilstico das verbas: - Ciclo Completo de Receita (Fonte de Financiamento 111) - Movimento Extraoramental de Entrada (Fontes de Financiamento 123 e 242) Reforo de Verba Registo no Oramento de Receitas/Despesas Gera informao para os livros oficiais de registo: - Dirios de Compromissos - Contas Correntes - Dirios de Movimentos - Balancetes - Livro de Caixa - Folha de Cofre - Mapa dos Fundos Disponveis
Esquematizao da arrecadao de receitas Manual de Procedimentos Administrativos Servios de Administrao Escolar Agrupamento de Escolas de Vila Nova de Paiva 13
Realizao de Visitas de Estudo Organizao (Professor/Diretor de Turma) Comunicao pelo Professor ao ASE, do nmero de alunos subsidiados Receitas - Arrecadao (O Professor recebe dos alunos com Escalo de Subsdio B e C, as importncias acordadas)
Receitas - Entrega (O Professor entrega Tesouraria as receitas arrecadadas) Depsito da verba recebida na conta bancria da Escola, pela Tesouraria Seguem-se os mesmos procedimentos indicados na Esquematizao da Arrecadao de Receitas. Receo das faturas (e registo contabilstico das mesmas seguindo os mesmos procedimentos indicados na esquematizao da Realizao de Despesas) Pagamento ao fornecedor Fatura referente a alunos subsidiados Fatura referente aos restantes alunos Manual de Procedimentos Administrativos Servios de Administrao Escolar Agrupamento de Escolas de Vila Nova de Paiva 14
Ao Setor de Recursos Humanos compete, em termos gerais: Efetuar todos os procedimentos relativos gesto do pessoal docente e no docente afeto entidade.
Subsetores de Pessoal, Frias, Faltas e Licenas: Procedimentos adotados: - Organizar e manter atualizados os processos relativos situao do pessoal docente e no docente, designadamente o processamento de vencimentos e registos de assiduidade. - Atender e informar todo o pessoal docente e no docente da escola, assim como todos os outros utentes. - Organizar, manter atualizados, rececionar e enviar os processos individuais do pessoal docente e no docente. - Preparar o processo de justificativos de faltas para apresentar Direo. - Marcar as faltas do pessoal docente e no docente na aplicao do software de gesto de pessoal e vencimentos. - Elaborar e imprimir a lista de antiguidade do pessoal docente at 31 de agosto e no docente at 31 de dezembro. - Elaborar e imprimir o mapa de frias do pessoal docente e no docente entre os meses de maro e abril. - Preparar todos os procedimentos relativos aos contratos de pessoal docente e no docente. - Elaborao dos contratos do pessoal docente e pessoal no docente em qualquer altura que seja necessrio, utilizando os procedimentos adequados: imprimi-los, mandar assinar ao docente e Direo e anotar a respetiva cabimentao. - Adotar os procedimentos relativos validao do concurso do pessoal docente. - Adotar os procedimentos relativos s necessidades residuais de docentes durante o ano. - Adotar os procedimentos relativos a concursos de pessoal no docente. - Elaborar e enviar os processos de aposentao, acidentes em servio e juntas mdicas do pessoal docente e no docente. - Proceder comunicao das juntas mdicas sempre que ultrapasse o limite de faltas por doena, ou por outros motivos que o justifiquem. - Proceder s inscries ou reinscries na CGA ou Segurana Social. - Proceder s atualizaes para a ADSE. - Preparar ofcios, faxes e emails relativos rea de pessoal. - Proceder desmaterializao/digitalizao dos processos individuais.
SETOR: Recursos Humanos Manual de Procedimentos Administrativos Servios de Administrao Escolar Agrupamento de Escolas de Vila Nova de Paiva 15
PESSOAL Ficha Individual Atualizaes na CGA/Seg. Social e ADSE Contrato /Nomeao /Destacamento /Mobilidade
Lista de Antiguidade Frias Devem ser marcadas na totalidade e gozadas no perodo estipulado pelo Sr. Diretor (tendo em ateno as faltas a descontar nas frias) Gravidez de Risco Maternidade Paternidade Parental Licenas c/s/ vencimento - Pessoal Docente: elaborada at 30 de outubro. - Pessoal no Docente: elaborada aps 31 de dezembro. - Afixadas (tm as duas um prazo de reclamao de 30 dias) Progresses e Reposicionamentos na Carreira Afixar Mapa de Progresses
RECURSOS HUMANOS
APOSENTAO Esquematizao dos procedimentos adotados Manual de Procedimentos Administrativos Servios de Administrao Escolar Agrupamento de Escolas de Vila Nova de Paiva 16 Subsetor de Vencimentos: Procedimentos adotados: - Preparar/processar mensalmente os vencimentos de todo o pessoal docente e no docente atravs da aplicao de gesto de pessoal e vencimentos. - Elaborar a Requisio de Fundos; - Extrao e verificao das folhas de vencimento, no que respeita anlise dos descontos e abonos; - Extrair todos os mapas legais para posterior anlise e respetivo envio a fim de serem entregues ao sector da tesouraria para posterior pagamento s entidades: - ADSE mensalmente atravs de aplicao da respetiva entidade; - IRS mensalmente atravs de aplicao da respetiva entidade; - CGA mensalmente atravs de aplicao da respetiva entidade - CGD mensalmente atravs de aplicao da respetiva entidade; - Segurana Social mensalmente atravs de aplicao da respetiva entidade; - Seguro atravs de correspondncia via CTT; - Sindicato atravs de correspondncia via CTT; - Ajudas de custo e transportes, extrair a relao e entregar tesouraria para pagamento; - Exportar para o MISI os dados relativos a todo o pessoal do Agrupamento; - Envio mensal, do recibo de vencimento atravs de correio eletrnico, CTT e em mo; - Envio anual do modelo 10, atravs da respetiva aplicao disponvel no Portal das Finanas; - Extrao das declaraes de IRS anuais, a fim de serem entregues ao pessoal docente e no docente.
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VENCIMENTOS Preparar Processar Ajudas de Custo Impresso de Mapas para a Tesouraria e a Contabilidade Consultar/ Alterar Impresso de folhas de Vencimento Mapas Mensais CGA Segurana Social ADSE Sindicato Seguros Banco Outros descontos Outros abonos Recibos Mapas Anuais IRS Declarao Anual Balancete Calcular Modelo RF3
Calcular Plano de Aplicao de Verbas
Envio ao GGF (At 8 de cada ms)
Exportao MISI
Calcular Esquematizao dos procedimentos adotados Manual de Procedimentos Administrativos Servios de Administrao Escolar Agrupamento de Escolas de Vila Nova de Paiva 18
Ao setor de Alunos compete, em termos gerais: A gesto de todos os procedimentos relativos ao percurso escolar do aluno.
Procedimentos adotados: O Agrupamento de Escolas de Vila Nova de Paiva, comporta os nveis de ensino agrupados da seguinte forma: - Por 5 Jardins de Infncia Pr-Escolar dos 3 aos 5 anos; - Por 5 EB1 do 1 ao 4 ano; - Por 1 EB2,3 do 5 ao 8 ano; - Por 1 Escola Secundria do 9 ano ao secundrio, Cursos Profissionais, que lhe do equivalncia ao 12 ano; O grande nmero de graus de ensino ministrados neste Agrupamento obriga execuo de mltiplas tarefas, que de seguida se descrevem e que resultam das respetivas leis e regulamentos, bem como de ordens emanadas dos superiores hierrquicos. muito importante manter organizados e atualizados os processos relativos gesto dos alunos em suporte de papel (Processo Individual) e na aplicao informtica de gesto de alunos realizando todas as operaes administrativas que o mesmo disponibiliza.
Matrculas: Criao e Atualizao de Ficheiros Individuais relativos a cada aluno aps se verificarem os seguintes procedimentos: - Inscries/Reinscries no Pr-escolar; - Matrculas/ renovao de matrculas: 1 /2/ 3 Ciclos, Secundrio, Cursos Profissionais, Cursos de Educao e Formao (Nvel 3 Ciclo) e Novas Oportunidades (Nvel 3 Ciclo); - Envio e receo de transferncias de matrculas; -Pagamento de matrcula: propinas, expediente, seguro escolar, carto magntico/estudante e multa quando a matrcula for efetuada fora do prazo; -Constituio de Turmas;
Avaliaes: - Preparar, antecipadamente, dossier destinado ao diretor de turma para as reunies de avaliao; - Impresso para o DT de toda a documentao necessria para posterior entrega aos encarregados de educao; - Realizar as inscries de alunos nos Exames Nacionais; - Dar apoio ao aluno e Diretor de Turma no pedido de autorizao, ao JNE, de condies especiais de exames; - Provas de aferio, exames nacionais do ensino bsico e secundrio; - Impresso de Termos do 1, 2 e 3 Ciclos; SETOR: Alunos Manual de Procedimentos Administrativos Servios de Administrao Escolar Agrupamento de Escolas de Vila Nova de Paiva 19
Exames Nacionais e Provas de Aferio (Programas PAEB, ENEB e ENES) - Operao dos programas referidos, lanando os dados referentes aos alunos, corretores e impresso de documentos; - Importao e exportao de dados referentes a provas/exames obedecendo, com rigor, s datas estabelecidas pelo Jri Nacional de Exames; - Elaborar e manter atualizados os dossiers dos referidos programas; - Impresso de pautas de final de perodo e de resultados de provas de aferio (4 ano) e resultados de exames nacionais 2, 3 ciclo e secundrio (6, 9, 11 e 12); - Executar administrativamente todo o processo de reapreciao e reclamao das provas de exame; - Impresso de Termos do Programa ENES (Secundrio); - Impresso da ficha ENES (ficha de Acesso ao Ensino Superior); -No final do ano letivo imprimir Registo Biogrfico referente a alunos, no final de cada ciclo;
Outros: - Proceder ao envio de mapas estatsticos relacionados com os alunos; - Proceder ao envio de correspondncia diversa (ofcios, fax, e-mail); - Exportao para a MISI dos dados relativos aos alunos; - Preparar comunicaes internas, de cariz administrativo, de Alunos, Diretores de Turma, Pais/Encarregados de Educao e outros utentes da escola; - Passar certificados de matrcula, certides de frequncia ou concluso, cartas de curso e diplomas nos respetivos modelos; - Arquivo de documentos e materiais nos dossiers tcnico pedaggico dos Cursos Profissionais; - Prestar atendimento ao pblico, relativamente rea funcional (alunos); - Preparar processos de atribuio de equivalncias estrangeiras;
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ALUNOS
Faltas Vrios Ciclos Cursos
Ficheiro MISI
Matriculas Inscries Transferncias Processo Individual Cursos Disciplinas Turmas
Avaliao Final MISI Avaliaes Frequncia Final de cada perodo
Cursos Profissionais (por mdulos) CEF
Exames nacionais, de equivalncia frequncia e a nvel de escola Inscries Registo de classificaes Requisio Reapreciao Resultados das reapreciaes
Exames (PAEB, ENEB e ENES) Pautas Termos Certificados Diplomas
Certificao Esquematizao dos procedimentos adotados Manual de Procedimentos Administrativos Servios de Administrao Escolar Agrupamento de Escolas de Vila Nova de Paiva 21
Ao setor de Expediente compete, em termos gerais: Efetuar o tratamento de classificao e arquivo de toda a correspondncia recebida e expedida. Procedimentos adotados: - Elaborao dos dossiers, organizados de acordo com a Lista Classificadora do Arquivo; - Receo do correio seja via E-mail seja via CTT e classific-lo no arquivo; - Dar cumprimento ao solicitado pelo Diretor/Elementos da Direo/Chefe de Servios relativamente ao expediente: - Responder por E-mail ou ofcio; - Dar informao aos Coordenadores/ Professores/ Assistentes, seja por mo, E-mail ou via CTT; - Fornecer dados/informao pedida; - Arquivar o expediente nos respetivos dossiers de arquivo.
SETOR: Expediente e Arquivo Elaborao dos dossiers de arquivo e expediente
Receo do Correio Registo de Entrada e Classificao Enviar a Despacho Direo/Chefe de Servios de Administrao Escolar Dar cumprimento ao Despacho emanado pela Direo/Chefe de Servios de Administrao Escolar Informar os interessados Fornecer Dados/Informao Arquivar expediente no arquivo Esquematizao dos procedimentos adotados Manual de Procedimentos Administrativos Servios de Administrao Escolar Agrupamento de Escolas de Vila Nova de Paiva 22
Ao setor de Patrimnio compete, em termos gerais: Registo de todos os bens inventariveis, num software informtico adequado para o efeito. Procedimentos Adotados: - Organizar e manter atualizado o inventrio e cadastro de todos os bens mveis, com exceo dos no duradouros. So bens no duradouros os que tm consumo imediato, com uma durao til estimada inferior a um ano. - Proceder ao registo informtico atravs do CIME (Cadastro e Inventrio dos Bens Mveis do Estado), de todos os bens mveis: - Bens destinados ao apetrechamento das instalaes escolares, sujeitas ao cadastro e inventrio dos bens do estado; - Para efeitos de inventariao, os mveis identificam-se a partir da sua designao, marca, modelo e atribuio do respetivo cdigo correspondente do classificador geral, nmero de inventrio, ano e custo de aquisio, custo de produo ou valor de avaliao. - As vrias espcies de mveis so agrupadas por classes. - Os mveis que se encontram afetos aos servios esto sujeitos a avaliaes; as avaliaes devem basear-se nos preos correntes de mercado, ao seu valor atual. - So tambm objeto de amortizao, todos os bens mveis, bem como as grandes reparaes a que os mesmos tenham sido sujeitos que aumentam o seu valor real ou a durao provvel da sua utilizao. - A amortizao baseia-se na estimativa do perodo de vida til e no custo de aquisio. - O perodo de vida til varia consoante o tipo de bem. - Legislao Aplicvel: Portaria n 671/2000, de 17 de abril.
SETOR: Patrimnio Manual de Procedimentos Administrativos Servios de Administrao Escolar Agrupamento de Escolas de Vila Nova de Paiva 23
CIBE Cadastro e Inventrio dos Bens do Estado CIME Cadastro e Inventrio dos Bens Mveis do Estado Ficheiro Consultas Movimentos Mapas - Classificaes Econmicas - Fornecedores -Responsvel pelo Controlo - Geral - Abatidos - Classificador geral - Entradas - Alteraes - Abates - Bens Amortizveis - Bens Disponveis - Ficha de Identificao - Ficha de Inventrio - Ficha de Amortizao - Salas / Locais - Outros Esquematizao dos procedimentos adotados Manual de Procedimentos Administrativos Servios de Administrao Escolar Agrupamento de Escolas de Vila Nova de Paiva 24
Ao setor da Ao Social Escolar compete, em termos gerais: Adotar todos os procedimentos relativos gesto dos subsetores Transportes Escolares, Seguro Escolar, Bufete, Bar de Professores, Papelaria, Auxlios Econmicos, Leite Escolar, Refeitrio.
Procedimentos Adotados: - Executar o programa informtico do ASE; - Organizar os servios de refeitrio, bufete e papelaria e orientar o pessoal que neles trabalha, de forma a melhorar a qualidade dos servios; - Elaborar os mapas mensais e trimestrais, relativos aos setores e enviar para a DREC. - Organizar os processos individuais dos alunos que se candidatem a subsdios ou bolsas de estudo. - Organizar e assegurar a informao dos apoios complementares aos alunos, aos Encarregados de Educao e aos Professores / Diretores de Turma; - Em caso de acidente escolar, proceder ao encaminhamento dos alunos e organizar os respetivos processos; - Organizar e planear os Transportes Escolares em colaborao com a autarquia; - Planear e requisitar os produtos necessrios para os vrios setores, bem como as requisies oficiais, assegurando o bom funcionamento e boa gesto de todos os setores; - Contabilidade do ASE e Livro-caixa; - Elaborao da Conta de Gerncia; - Gesto do Leite Escolar; - Organizar o programa e-escolinha. - Nos Servios Administrativos procede-se ao carregamento monetrio do carto magntico de identificao do aluno/funcionrio.
Todos os alunos que se encontrem matriculados e a frequentar este Agrupamento, esto abrangidos pelo seguro de atividade escolar. Considera-se acidente escolar, tudo o que provoque ao aluno doena, leso corporal ou morte e que resulte de uma causa externa sbita, fortuita ou violenta e que ocorra no local ou no tempo de atividade escolar. Neste setor, considera-se a atividade desenvolvida com a autorizao e responsabilizao das autoridades escolares, com a orientao e acompanhamento de um docente, nomeadamente: O trabalho escolar realizado pelos alunos dentro ou fora da sala de aula. Atividades desenvolvidas no pavilho gimnodesportivo. Atividades recreativas ou culturais realizadas dentro da escola ou em espaos cedidos a esta. Em prticas desportivas organizadas pelos servios do Ministrio de Educao. Visitas de estudo e excurses dentro do pas e que se realizem nas condies legais. Atividades de tempos livres, incluindo as organizadas em interao Escola/Comunidade. Intoxicao por ingesto de alimentos fornecidos pela cantina ou bufete. SETOR: Ao Social Escolar (ASE) Seguro Escolar
Manual de Procedimentos Administrativos Servios de Administrao Escolar Agrupamento de Escolas de Vila Nova de Paiva 25 Todo o acidente que ocorra na deslocao residncia/escola considerado acidente escolar desde que: Ocorra no percurso habitual feito pelo aluno. Ocorra no perodo de tempo considerado necessrio para percorrer a distncia da escola/residncia ao local do acidente. O aluno utilize transportes escolares ou pblicos no percurso normal de ida e regresso da escola, salvo quando houver responsabilidade da entidade transportadora. Em caso de atropelamento a Ao Social Escolar s atuar quando a culpa do acidente for, toda ou em parte, do aluno e se verificarem as seguintes condies: Ter ocorrido no percurso habitual casa/escola e dentro do perodo de tempo necessrio a percorrer a distncia a p. . Ser participado imediatamente s autoridades policiais e judiciais competentes. . Ser participado Ao Social Escolar em impresso prprio. . A Ao Social Escolar s atuar aps deciso judicial.
Esquematizao dos procedimentos adotados Seguro Escolar Acidente Dentes Socorro ao aluno Doena Atropelamento Seguro em Viagem - Visitas de Estudo Agncia de Seguros - Oramentos Avisar a famlia Avisar a famlia Avisar a famlia Apenas para o estrangeiro, envolve todos os alunos e assegura todo o tipo de acidente, morte e funeral Servio Nacional de Sade Inqurito Mdico (Oramentos) Requisio - DREC Autorizao de Pagamento - DREC Inqurito DREC (3 dias) Participao s autoridades policiais Ministrio Pblico Deciso do Tribunal Se o aluno for culpado, o Seguro Escolar paga a totalidade das dvidas Encargo (Fatura) Registo do Encargo Gera informao para o Dirio de Faturas Verificao de Saldos Autorizao de Pagamento (Conselho Administrativo) Pagamento da despesa cheque/transf. bancria Gera informao para a Folha de Cofre Receo do recibo e arquivo de documentos Manual de Procedimentos Administrativos Servios de Administrao Escolar Agrupamento de Escolas de Vila Nova de Paiva 26 1 O horrio de funcionamento do bufete encontra-se exposto em local visvel junto s suas instalaes, bem como o preo dos produtos. 2 Tm acesso ao bufete os professores, alunos, funcionrios e outros utilizadores devidamente autorizados pelo Diretor. 3 A aquisio dos produtos faz-se mediante a entrega ao funcionrio do respetivo carto magntico/numerrio. 4 O preo dos produtos praticados no bufete no deve ter como objetivo o lucro, mas apenas garantir a cobertura de eventuais perdas e danos, estando os valores do seu lucro dentro dos parmetros de razoabilidade definidos superiormente. 5 Ao ASE, no setor do bufete, compete: a) Garantir que os produtos armazenados, expostos e servidos se encontrem em bom estado de conservao; b) Devolver ou inutilizar, informando o Diretor e o Assistente Tcnico responsvel pelo setor, os produtos que no se apresentem em condies de serem consumidos; c) Requisitar os produtos necessrios ao funcionamento do seu setor elaborando a relao de necessidades; d) Manter um stock pequeno de produtos e garantir que no esgote em condies normais; e) Verificar, sempre que possvel em conjunto com o Assistente Tcnico, a receo da mercadoria, de acordo com a requisio oficial.
Relao de Necessidades Requisio Oficial Fatura Introduo da mercadoria Mapa da Receita Diria Registo do Encargo RECEITA PRPRIA DO ESTADO SUPLEMENTOS ALIMENTARES Gera informao para o dirio de faturas Verificao dos saldos autorizao do conselho administrativo (autorizao de pagamento) Pagamento da Despesa Cheque ou Transferncia Bancria Receo do Recibo e arquivo dos documentos Gera informao para Folha de Cofre Lucros Receita Prpria do Estado Suplementos Alimentares Bufete Esquematizao dos procedimentos adotados - Bufete Manual de Procedimentos Administrativos Servios de Administrao Escolar Agrupamento de Escolas de Vila Nova de Paiva 27
1 O horrio de funcionamento do refeitrio encontra-se exposto em local visvel, junto s suas instalaes. O horrio de funcionamento do refeitrio o seguinte: 12H15 s 14H00. 2 O preo da senha o fixado por lei, e a mesma deve ser adquirida no dia til anterior, ou no prprio dia da refeio, at s 10H30, com um agravamento de preo. 3 - Podem utilizar o refeitrio os professores, funcionrios e alunos da escola. 4 - Todos os alunos e demais utentes devero esperar ordeiramente a sua vez de entrar na cantina escolar, seguindo na fila de "self-service", com ordem e respeito absoluto pelas instrues dadas pelo funcionrio de servio. 5 No ltimo dia til de cada semana deve ser exposta, para a semana seguinte, nas instalaes do refeitrio e no local de aquisio de senhas, a respetiva ementa (e a respetiva ficha nutricional) para essa semana que enviada pela DREC (responsvel pela concesso das cantinas). 6 Por razes de sade e a pedido do interessado, antecipadamente, pode ser confecionada uma refeio de dieta que, no entanto, no deve ultrapassar o custo da refeio normal. 7 Ambos os refeitrios (Escola Secundria e EB 2,3 Aquilino Ribeiro) so de gesto concessionada pela DREC.
Este setor gerido em termos financeiros e de stocks, pelo ASE.
Este setor, apesar de ser de gesto financeira do Oramento Privativo da Escola (Atividade 192, Fonte de Financiamento 123), gerido em termos de stocks, pelo ASE.
O conjunto dos meios de transporte utilizados pelos alunos na sua deslocao diria casa/escola e escola/ casa e que visa o cumprimento da escolaridade obrigatria, bem como a continuao de estudos designa-se por transporte escolar. Para os alunos que no cumpriram ainda a escolaridade obrigatria o transporte escolar gratuito. Os alunos devero solicitar/levantar os passes junto dos Servios Administrativos.
Os auxlios econmicos visam reforar as bonificaes da prestao de servios aos alunos com menos recursos de modo a permitir o cumprimento da escolaridade obrigatria.
Refeitrio Bar dos Professores
Reprografia
Transportes Escolares
Auxlios Econmicos
Manual de Procedimentos Administrativos Servios de Administrao Escolar Agrupamento de Escolas de Vila Nova de Paiva 28 CONDIES DE ATRIBUIO DE BONIFICAES: 1. Todos os alunos se podero candidatar devendo para isso: * Preencher o boletim que ser adquirido na papelaria. * Entregar o boletim devidamente preenchido nos Servios Administrativos acompanhado de declarao da segurana social ou da entidade patronal respeitante ao escalo de Abono de Famlia, no perodo previamente estabelecido e divulgado.
Relativamente aos manuais escolares, os alunos abrangidos pelo subsdio escolar, tero direito aos mesmos, (bem como de material escolar) dentro dos limites legais. Esquematizao dos procedimentos adotados Auxlios Econmicos Inqurito/Boletim de Candidatura a Subsdio (Diretor de Turma) Anlise da Declarao de Abono de Famlia Afixao das listas dos alunos candidatos ao subsdio e respetivo escalo Atribuio do Escalo de Subsdio Alimentao Material de uso corrente Material de uso duradouro Bolsa de Mrito Atividade de complemento curricular Fatura Levantamento dos alunos carenciados que participam Os auxlios econmicos disponibilizam a verba necessria para a atividade a que os alunos tm direito Registo do encargo Gera informao para o dirio de faturas Verificao dos saldos autorizao do conselho administrativo (autorizao de pagamento) Pagamento da despesa cheque/transferncia bancria Receo do recibo e arquivo dos documentos Gera informao para a Folha de Cofre Manuais Escolares Manual de Procedimentos Administrativos Servios de Administrao Escolar Agrupamento de Escolas de Vila Nova de Paiva 29 A aquisio dos manuais escolares efectuada atravs da constituio de procedimento de aquisio pblica em plataforma electrnica.
1 - O horrio de funcionamento da papelaria deve estar exposto em local visvel junto s suas instalaes, bem como o preo dos produtos. 2 - Tm acesso papelaria os professores, alunos, funcionrios e outros utilizadores devidamente autorizados pela Direo, em material necessrio aos trabalhos escolares. 3 - O preo dos produtos praticados na papelaria no deve ter como objetivo o lucro, mas apenas garantir a cobertura de eventuais perdas e danos, estando os valores do seu lucro dentro dos parmetros de razoabilidade definidos superiormente. 7 Ao ASE, no setor da papelaria, compete: a) Garantir que os produtos armazenados, expostos e servidos se encontrem em bom estado de conservao. b) Devolver ou inutilizar os produtos que no se apresentem em boas condies. c) Requisitar os produtos necessrios ao funcionamento do seu setor, elaborando a respetiva relao de necessidades. d) Manter um stock pequeno de produtos e garantir que no esgote em condies normais. e) Inventariar as necessidades em termos de aquisio, reparao ou conservao dos equipamentos. f) Manter inventrios atualizados, tanto dos produtos consumveis em armazm como dos equipamentos.
Requisio Oficial Mapa da receita diria
Relao de Necessidades Lucros Fatura Introduo da mercadoria Registo do encargo Prmio para os alunos Material para a biblioteca Material para um aluno muito carenciado Gera informao para o dirio de faturas Verificao dos saldos autorizao do conselho administrativo (autorizao do pagamento) Pagamento da despesa (cheque/transferncia bancria) Receo do recibo e arquivo dos documentos Gera informao para a folha cofre Papelaria Esquematizao dos procedimentos adotados Papelaria Manual de Procedimentos Administrativos Servios de Administrao Escolar Agrupamento de Escolas de Vila Nova de Paiva 30
Tm acesso ao consumo do leite escolar, todos os alunos que frequentam o ensino pr-escolar e o 1 ciclo nas escolas pertencentes a este Agrupamento. A aquisio do leite escolar controlada pelos Servios Administrativos, estando um Assistente Tcnico responsvel por todo o processo de organizao do leite escolar. A aquisio do leite escolar efectuada atravs da constituio de procedimento de aquisio pblica em plataforma electrnica.
Requisio Oficial
Registo dirio de consumo
Levantamento das Necessidades Mapa mensal Fatura Introduo da mercadoria Registo do encargo Gera informao para o dirio de faturas Verificao dos saldos autorizao do conselho administrativo (autorizao do pagamento) Pagamento da despesa (cheque/transferncia bancria Receo do recibo e arquivo dos documentos Gera informao para a folha cofre
Mapa de consumo
Esquematizao dos procedimentos adotados Leite Escolar Leite Escolar