Como Ser Organizado

Se a desorganizao est congestionando sua vida e voc est se sentindo frustrado e disperso
como resultado, hora de se organizar. Para atingir a organizao do lado de fora, voc ter
de tomar medidas para o lado de dentro, esclarecendo suas prioridades, objetivos e como
voc deseja que seus pertences e seu estilo de vida seja organizado. Tente manter as coisas no
lugar a que elas pertencem. Saiba o que voc precisa/quer fazer, quando voc vai faz-lo e
evite a situao de stress de no saber o que precisa ser feito. Organizao leva tempo, mas
quando voc a torna um hbito de vida, tudo se torna muito mais fcil.
Passos
Tudo em seu respectivo lugar
Organize seu espao. Se a casa for composta de quarto, cozinha, escritrio, computador,
guarda-roupas, escrivaninha ou armrio, voc precisa saber quais so os objetos, tirar tudo
aquilo que voc raramente usa (ou guardar de forma eficiente) e dar a todo o resto um espao
conveniente e claramente designado.

*Organizado no quer dizer simplesmente "posto em ordem". O objetivo da organizao ser
capaz de encontrar, trocar e avaliar os itens rapidamente. Mas a organizao tambm pode
ajudar a mant-los arrumados, fornecendo um sistema rpido e lgico para adicionar e
remover as coisas com praticidade, separando tudo em grupos e evitando compras
desnecessrias por conta de itens perdidos.
*Exemplo: Se voc tem um monte de livros e enche uma estante com eles por ordem de
tamanho, eles vo parecer em ordem, mas voc ter que procurar por eles toda vez que
esquecer onde algum deles est - talvez at mesmo mover alguns de lugar - e reorganizar
sempre que voc precisar adicionar mais algum. Se voc d a cada categoria sua rea prpria
na prateleira e deixa algum espao extra no final ou entre os grupos, voc pode encontrar um
livro rapidamente, buscando pela categoria e movendo apenas poucos livros da categoria
certa, e adicionar ou remover livros aqui e ali, sem desorganizar a distribuio geral.
*Cientistas da computao
[1]
so pessoas inteligentes que ajudam mquinas estpidas a lidar
com bilhes e bilhes de coisas rapidamente. Eles inventaram os "B-tree", ou rvore B
[2]
, para
rapidamente buscar, somar e excluir dos gigantescos bancos de dados, o que deve funcionar
muito bem para as suas pilhas de lixo. No tente seguir as regras de programao
perfeitamente - basta aplicar seus princpios.
*Organizando os seus itens hierarquicamente, voc apenas tem que tomar algumas decises
enquanto vai baixando na hierarquia em forma de categorias cada vez mais estreitas (por
exemplo, rack, estante, caixa, bolsa), ao invs de procurar por tudo. Por exemplo, voc poderia
colocar todas as suas coisas de esportes em uma prateleira, com uma caixa para cada esporte,
e itens pequenos, como tacos de golfe, em um saco na caixa de golfe. Um nmero pequeno de
coisas grandes, como patins, podem ir para outro lugar. Voc poderia tambm colocar
produtos de limpeza em uma prateleira, classificados pelo tipo de rea que limpam.
*No exagere, pois muito mais rpido olhar para vrios itens do que abrir e fechar ou
remover e substituir um recipiente. Dois ou trs nveis o suficiente. Organize as peas
eltricas, eletrnicas, de computador, cabos e outros itens muito pequenos e de formatos
diferentes, que tendem a ir para no fundo das pilhas ou criar emaranhados, colocando-os em
lugares mais acessveis (em recipientes como sacos de plstico com zper).
*Deixe algum espao vazio em cada uma das reas de armazenamento para adicionar coisas
sem destruir o sistema. Prepare um espao extra
[3]
, como uma mesa pequena ou prateleira,
para organizar os itens que precisam ser guardados e evitar que voc fique guardando tudo o
tempo todo e deixe de fazer outras atividades para lidar com a classificao, alm de ajudar a
economizar tempo, colocando as coisas em um espao de armazenamento at que acumule,
ao invs de guardar cada coisa individualmente.
*Alguns itens precisam de uma boa disposio e ordenao em vez de apenas agrupamento.
Itens usados frequentemente, como temperos, devem ser guardados mo e em um lugar
visvel e acessvel, e no escondidos com algo com que eles no estejam relacionados de forma
alguma. Itens perecveis, como alimentos, devem ser consumidos primeiramente e devem ser
trazidos sempre para a frente. Itens semelhantes, mas no idnticos, que possuam grande
variedade, como roupas, tambm devem ser enfileirados ou periodicamente trocados de lugar
para que nada permanea escondido debaixo da pilha. Itens muito grandes ou que necessitam
de algum cuidado especial podem precisar de lugares especiais.
*Limpe seus pertences antes de pensar em organiz-los (caixa de ferramentas, mveis, etc).
No faa ao contrrio. Voc s pode realmente saber exatamente o espao que voc tem
quando tudo est limpo. Se voc no olhar com cuidado o que est guardando em seus
espaos, vai perder tempo e dinheiro organizando coisas que voc nem precisa.
*Observe como voc usa as suas coisas e descubra como usar o seu espao de forma eficiente.
Se estiver inconveniente de colocar as coisas (ou retir-las), bem provvel que seu sistema
de organizao seja falho. Facilite a forma de encontrar e pegar as coisas que voc usa com
frequncia. Ou seja, guarde as coisas que voc mais usa em lugares acessveis. Potes devem
ser armazenados perto do fogo, envelopes e material de escritrio em uma escrivaninha,
removedor de manchas e alvejantes na lavanderia.. (Parece bvio, mas voc ficaria surpreso
em saber quantas pessoas simplesmente colocam as coisas "em qualquer lugar" e depois se
surpreendem ao ver que fazer qualquer coisa extremamente difcil).
*Voc tem itens em sua casa que s ocupam espao? Certifique-se de fazer uma limpeza com
frequncia. Algumas boas perguntas a se fazer na hora de tomar uma deciso: Eu preciso
disso? Vou precisar disso em um ano? Eu utilizei isso no ano passado? Eu realmente gosto
disso? Tem algum que poderia us-lo mais? Eu tenho mais do que eu conseguiria usar em um
futuro prximo? Eu sentiria falta se no tivesse isso? Se acontecer de eu precisar disso, eu
posso substituir por algo equivalente facilmente?
*Saiba o que significa e como um lugar "organizado". Espaos organizados so fceis de usar.
Eles possuem espao suficiente para seus itens. Fazem sentido. Todos os itens de sua casa
devem possuir um lugar. Espaos organizados tambm so calmos, abertos e aconchegantes.
*Controle o tempo. Defina o tempo que dever durar para organizar algo e faa todo o esforo
possvel para conseguir atingir a meta.
*Tenha um lugar para todas as contas. Abra todas as correspondncias imediatamente e
elimine todos os envelopes. Guarde apenas a conta em um lugar apropriado.
1. 2
Coloque tudo de volta no lugar imediatamente. Depois de definir onde tudo deve ficar, voc
precisa adquirir o hbito de coloc-lo de volta assim que terminar de us-lo.No coloque nada
em cima da mesa da cozinha ou no sof e passe para outra coisa, pensando para si mesmo que
vai guardar depois.
*Sempre deixe suas chaves no mesmo lugar.
*Deixe sempre seu celular no mesmo lugar. Tenha um lugar especfico para recarreg-lo.
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Os sacos plsticos reutilizveis so seus amigos. Armazene suas coisas em sacos plsticos.
Dessa forma, elas ficaro bem compactas, limpas e livres de poeira. Mas elas podem ficar
espalhadas por todo o lado se voc no possuir um sistema de armazenamento! Coloque os
sacos em armrios, gavetas e outros lugares. Sacos plsticos so prticos, teis e baratos. Use-
os!
*Experimente usar organizadores de gaveta. Voc pode compr-los ou at mesmo faz-los.
Use calendrios, agendas e um smartphone
1. 1
Use um calendrio. Compre um calendrio e coloque-o em um lugar que voc veja todos os
dias, especialmente de manh. Para a maioria das pessoas, um lugar bom de usar pendurado
na geladeira, mesa de trabalho ou estudo ou na mesa do computador. Onde quer que voc
coloque, torne parte de sua rotina olhar para ele todos os dias. Por exemplo, voc pode
coloc-lo dentro do armrio do banheiro, onde voc guarda sua pasta de dente. Todas as
manhs, enquanto estiver escovando os dentes com uma mo, procure a data de hoje no
calendrio com a outra e veja o que est marcado para hoje e para a prxima semana.

*Mantenha sua agenda sempre mo quando for classificar documentos. Muitas vezes, voc
pode arquivar ou at mesmo jogar fora um convite ou anncio de evento se estiver anotado
em seu calendrio. Seu calendrio ajuda voc a fazer as coisas em dia. Voc no precisa
depender de uma pilha de papis.
2. 2
Use uma agenda. Uma agenda especialmente til se voc tem um monte de compromissos e
os seus dias so to diferentes que voc chega a ter problemas para manter o controle de sua
programao. Por exemplo, se voc viaja muito ou assiste aulas em vrios momentos do dia,
muito mais fcil carregar uma agenda com voc para consultar com frequncia - voc no
pode fazer isso com um calendrio. Voc tambm pode normalmente inserir mais informaes
em uma agenda.

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Use um smartphone. Um smartphone, apropriadamente sincronizado com uma rede baseada
em um software gerenciador de informaes pessoais
[4]
em outros computadores, ainda
melhor do que calendrios de papel, e como os dados so pesquisveis, eles pode ser
facilmente inseridos por telefone ou computador com tarefas que precisem ser feitas e
lembretes de informaes urgentes.
Faa uma lista
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Escreva! Um pequeno lpis melhor que uma grande memria. Tudo e qualquer coisa que
voc precisa lembrar deve ser escrito. Mesmo que sua memria seja tima, ningum
perfeito, e no h nada de mais em colocar as coisas no papel, apenas para garantir. Anote
nmeros de telefone, compromissos, aniversrios, listas de compras, coisas para fazer e os
locais onde voc pode facilmente encontrar quando precisar.

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Faa listas de coisas a fazer.
*Faa uma lista de coisas a fazer em seu dia. Sua lista diria no deve ter mais de 5 itens, ou
voc estar se exigindo demais e se permitindo no dar conta. Anote um ou dois desses itens
como coisas que voc realmente precisa fazer naquele dia e faa de tudo para conseguir seu
objetivo.
*Faa uma lista para a semana. Itens apropriados seriam: uma lista de compras, conserto do ar
condicionado, etc. Pegue coisas dessa lista para passar para sua lista diria. Um quadro branco
ou quadro com marcadores apagveis pode ajudar a lembrar de tudo o que tem que fazer
todos os dias ou de metas de longo prazo.
*Faa uma lista para o ms. Essa lista deve conter tarefas mais gerais, como: comprar um
presente de aniversrio para algum, levar o carro para reviso, ir ao dentista. Tire coisas
dessa lista para sua lista semanal e diria.
*Faa uma lista para a vida toda. Sim, algo drstico, mas por que no utilizar esse tempo
para repensar a direo que sua vida est tomando? Afinal, organizar tem tudo a ver com
prioridades, e nunca demais ter as coisas no lugar.
Siga sua agenda
1. 1
Siga sua programao. No h sentido em fazer uma lista de coisas a fazer se voc no se
disciplinar para completar as tarefas que voc atribuiu a si mesmo. H muitas formas de seguir
sua agenda. Pare de adiar as coisas, evite distraes e mos obra.
*Se algo sempre vai parar no fim de sua lista, pense sobre o item. mesmo importante? Se for
assim, termine isso de uma vez, ou pelo menos comece a fazer. Se no, coloque em uma lista
de longo prazo ou elimine-o de vez. No se permita ficar preso a algo por muito tempo.
*Se voc estiver entediado ou com a sua rotina normal interrompida, voc pode se distrair
atacando as listas acumuladas.
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Definir um perodo de tempo em que cada tarefa deve ser feita ao longo do dia outra boa
maneira de no ficar adiando e manter a sua agenda. Definir limites de tempo uma maneira
muito eficaz para organizar o dia. Saber que se tem um intervalo de tempo para cada item na
lista deixa a pessoa tranquila porque no h necessidade de pressa para terminar as coisas.
Basta levar o tempo que voc concedeu a si mesmo e fazer o trabalho bem feito. No tenha
pressa. Se voc tiver que correr para terminar uma tarefa, ela no ser feita com a mesma
preciso que teria se tivesse sido feita gradualmente e de forma mais eficaz.
3. 3
Rena atividades similares. Faa todas as suas ligaes ao mesmo tempo. Pague todas as suas
contas ao mesmo tempo. Faa todas as compras em uma nica viagem.
Mutitarefas
1. 1
Faa tarefas mltiplas. Intercalar entre atividades
[5]
requer certo cuidado, ento no tente
pensar em uma coisa, como um programa de TV, enquanto faz outra, como estudar. mais
eficaz quando uma tarefa no exige muito da mente ou pode ser feita de forma automtica
por um certo perodo de tempo. Voc pode encher a mquina de lavar, enviar alguns e-mails
ou colocar algo para cozinhar enquanto enche a secadora de roupas, planeja as malas para a
sua viagem e pendura as roupas assim que estiverem secas.

*S no esquea que muitos estudos comprovaram que fazer mltiplas tarefas diminui sua
capacidade de se concentrar em uma coisa de cada vez.
Delegue
1. 1
Delegue responsabilidades. Certifique-se de que a pessoa que voc escolheu para fazer a
tarefa tem todas as ferramentas necessrias para isso. Lembre-se que a maioria das coisas so
muito melhores quando a pessoa est disponvel para isso, e que faz-las pode ensinar a
pessoa (talvez uma criana) no s como faz-las, mas como lidar com problemas
relacionados. difcil ser organizado se voc insiste em fazer tudo sozinho.
Tome mais decises. Desordem e desorganizao frequentemente so o resultado de no se
conseguir decidir o que fazer em relao a algo. Comece decidindo sobre pequenas coisas, e
em breve, voc vai ficar mais confiante para decises maiores em sua casa e trabalho. Comece
hoje!
Dicas
bom carregar um bloquinho e caneta com voc o tempo todo para que voc possa
anotar as coisas de acordo com a necessidade (geralmente, isso ocorre em momentos
inconvenientes; por isso esquecemos facilmente). Se voc est pensando em como vai
fazer para encontrar um bloco que sirva em seu bolso, no se preocupe. Procure em
livrarias e lojas de materiais para escritrio e encontre um bloco de notas e caneta
finos e pequenos o suficiente para servir em qualquer bolso ou carteira, ou
simplesmente use um bloquinho de post-it e um lpis pequeno. Se sua agenda for
pequena o suficiente, ela pode desempenhar bem esse papel. Outra idia possuir um
smartphone ou handtop. A maioria dos celulares hoje possui uma rea para lembretes
e agenda. Como ltimo recurso, ligue para seu prprio celular e grave uma mensagem
de voz.
Ao executar as atividades, trace o melhor caminho para que voc obtenha um bom
resultado e evite perder tempo. No perca o rumo. Foque no que precisa ser feito. Se
outra coisa surgir em sua mente, anote e faa outra hora.
Post-its so seus amigos. Coloque-os em lugares estratgicos. Por exemplo, se voc
percebeu que precisa lavar o seu carro, cole um recado no volante, para que da
prxima vez que entrar em seu carro, voc lembre de fazer isso. Outros bons lugares
para recados so maanetas, espelhos e monitores de PC (as bordas, no a tela em si).
Inicie suas conversas por telefone com "Eu tenho apenas ___ minutos para conversas."
E leve isso a srio. Ao ligar para algum lugar, certifique-se de ter todas as informaes
de que voc vai precisar e anote todas as perguntas com antecedncia.
Execute a tarefa que menos lhe agrada da lista. A maioria dos atrasos so causados
porque voc no quer fazer algo e fica adiando. Se voc fizer o esforo de tornar o que
voc no quer fazer a primeira tarefa da lista, voc vai se sentir melhor e no passar o
dia inteiro temendo ou odiando ter que fazer aquilo!
Se voc sabe que no possui uma tendncia natural a ser organizado, voc pode
mudar isso comeando com uma pequena rea de seu espao e focando em manter
essa pequena rea organizada. Manter uma pequena rea organizada ao longo do
tempo algo fcil de fazer, e vai lhe ajudar a construir um novo hbito. Depois de
cerca de 2-3 meses mantendo um pequeno espao organizado, voc naturalmente
tende a expandir o seu novo hbito e organizar outras reas.
"Um lugar para tudo e tudo em seu lugar" sempre uma tima regra a seguir.
Lembre-se: "Mentes organizadas resultam em pessoas bem sucedidas."
Certifique-se de ter sempre o que voc precisa para o dia com voc.
Ao fazer sua lista de tarefas para a semana, lembre de coisas totalmente inesperadas
que podem vir a acontecer. Ento, no defina em absoluto o que voc precisa fazer -
seja flexvel quando as circunstncias mudam.
Aprenda a dividir o tempo entre coisa importantes e produtivas com outras atividades.
Cuide-se bem - comece com uma boa noite de sono e coma de forma saudvel (ou
mais saudvel). Para realizar qualquer coisa, voc precisa estar preparado para pensar
claramente e precisa de energia para isso.
Existem vrias formas vlidas de se organizar. Algumas pessoas organizam gavetas de
meia por cor. Outras simplesmente juntam os pares e guardam. Outras pessoas
podem comprar pares de meia idnticos e simplesmente guard-los todos juntos.
Independente do que voc for organizar, escolha a forma que faa mais sentido para
voc.
Mantenha as superfcies livres. Reduzir a poluio visual ajuda a reduzir a confuso
mental, superestimulao e o sentimento de opresso. Livre-se de coisas que voc no
precisa - para que voc possa colocar as coisas que voc precisa mais prximas de
voc. Voc se sentir mais calmo imediatamente.
Armazns, escritrios, restaurantes e atacados tem todos os tipos de caixas funcionais
e resistentes. Eles so timos para lugares onde a aparncia no importa muito, como
um poro, garagem ou sto. Procure em lojas de mveis usados.
Avisos
No espere se tornar organizado do dia para a noite, a no ser que voc pegue o jeito
muito rpido ou o local seja pequeno.
No espere que suas famlias e amigos fiquem envolvidos no incio, mas siga em
frente. A longo prazo, voc ficar feliz por ter insistido.
No se preocupe se voc no for "perfeitamente" organizado, desde que sua rea seja
segura, higinica e razoavelmente eficiente para voc.
No se apresse tanto; o que mais importante seguir o seu ritmo para desenvolver o
hbito de se organizar.
Tire um dia de folga e dedique-o a organizar sua vida e as coisas que fazem parte dela.
No outro dia, voc sentir a diferena!
Uma vez que voc se organizar, pode voltar a seus velhos hbitos. Basta continuar e se
esforar e voc eventualmente vai se organizar pelo resto da sua vida!
No tente fazer isso se voc possui uma criana recm nascida. Espere um ms ou
dois.
Materiais Necessrios
Materiais de organizao em geral. Papel e caneta, caixas, arquivos, etiquetas e tudo o
que for aplicvel.
Pacincia. O hbito de se tornar uma pessoa organizada pode levar algum tempo para
ser adquirido. E lembre-se: nem tudo funciona da mesma maneira para todos. Vai
levar tempo para descobrir o que funciona melhor para voc.