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Seja Bem Vindo!



Curso
Arquivologia
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Dicas importantes

Nunca se esquea de que o objetivo central aprender o
contedo, e no apenas terminar o curso. Qualquer um termina, s
os determinados aprendem!

Leia cada trecho do contedo com ateno redobrada, no se
deixando dominar pela pressa.

Explore profundamente as ilustraes explicativas disponveis,
pois saiba que elas tm uma funo bem mais importante que
embelezar o texto, so fundamentais para exemplificar e melhorar
o entendimento sobre o contedo.

Saiba que quanto mais aprofundaste seus conhecimentos mais
se diferenciar dos demais alunos dos cursos.

Todos tm acesso aos mesmos cursos, mas o aproveitamento
que cada aluno faz do seu momento de aprendizagem diferencia os
alunos certificados dos alunos capacitados.

Busque complementar sua formao fora do ambiente virtual
onde faz o curso, buscando novas informaes e leituras extras,
e quando necessrio procurando executar atividades prticas que
no so possveis de serem feitas durante o curso.

Entenda que a aprendizagem no se faz apenas no momento
em que est realizando o curso, mas sim durante todo o dia-a-
dia. Ficar atento s coisas que esto sua volta permite encontrar
elementos para reforar aquilo que foi aprendido.

Critique o que est aprendendo, verificando sempre a aplicao
do contedo no dia-a-dia. O aprendizado s tem sentido
quando pode efetivamente ser colocado em prtica.



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Contedo

Introduo
Arquivos: Elementos e Definies
Organizao e Administrao de Arquivos Correntes
Gesto de documentos
Arquivos permanentes
Leis e Decretos: DECRETO N 2.134, DE 24 DE JANEIRO
DE 1997
Leis e Decretos: Lei 8.159 de 8 de Janeiro de 1991
Leis e Decretos: Regimento Interno do Conselho Nacional
de Arquivos CONARQ
Leis e Decretos: DECRETO N 4.073, DE 3 DE JANEIRO
DE 2002
Leis e Decretos: LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968
Leis e Decretos: RESOLUO N 2
Leis e Decretos: RESOLUO N 10, DE 6 DE
DEZEMBRO DE 1999
Bibliografia/Links Recomendados











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Introduo
Os arquivos permanentes formam-se a partir de documentos
recolhidos dos arquivos correntes, portanto a administrao
destes influencia diretamente os arquivos de custdia. Em vista
disso, importantssima a atuao do arquivista na fase de
administrao dos arquivos ativos, incluindo o controle e
planejamento da produo documental.
Os arquivos como instituio tiveram origem na antiga civilizao
grega. Nos sculos V e IV a.C. os atenienses guardavam seus
documentos de valor no templo da me dos deuses (Metroon). O
imperador Justiniano ordenou que se reservasse um prdio
pblico no qual o magistrado pudesse guardar os documentos,
escolhendo algum que os mantivesse sob custdia. A finalidade
era a de impedir a adulterao e propiciar as condies
necessrias para que pudessem ser encontrados rapidamente.
Entretanto foi a partir da Revoluo Francesa que se reconheceu
definitivamente a importncia dos documentos para a sociedade.
Desse reconhecimento resultou em trs importantes realizaes
no campo arquivstico:
a) criao de uma administrao nacional e independente dos
arquivos;
b) proclamao do princpio de acesso do pblico aos arquivos;
c) reconhecimento da responsabilidade do Estado pela
conservao dos documentos de valor, do passado
Vrias razes levaram os pases a instituir arquivos pblicos:
a) necessidade prtica de incrementar a eficincia
governamental;
b) motivos de ordem cultural, visto que os arquivos pblicos
constituem uma espcie de fonte de cultura, ao lado de livros,
manuscritos e peas de museus;
c) razes de interesse pessoal, especialmente na Frana, que
objetivando a aniquilao de uma sociedade antiga e acreditando
que tais documentos eram imprescindveis proteo de direitos
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feudais e privilgios, criaram um rgo especial Agence
Temporaire des Titres cuja atividade principal era separar, para
eliminao, todos os documentos alusivos a tais direitos e
privilgios.
Entretanto, at bem pouco tempo os documentos serviam apenas
para estabelecer ou reivindicar direitos. Quando no atendiam
mais a essa exigncia, eram transferidos para museus e
bibliotecas, surgindo da a idia de arquivo administrativo e
arquivo histrico. Em meados do sculo XIX comea a
desabrochar um crescente interesse pelo valor histrico dos
arquivos e os documentos ganham o status de testemunhos da
histria.

Arquivos: Elementos e Definies
O primeiro elemento essencial refere-se razo pela qual os
materiais foram produzidos e acumulados. Sero arquivos os
documentos criados e acumulados na consecuo de algum
objetivo. Em nvel governamental, tal objetivo o cumprimento
de sua finalidade oficial (valor primrio). Assim, filmes
cinematogrficos, por exemplo, quando produzidos ou recebidos
por uma administrao no cumprimento de funes especficas,
podem ser considerados arquivos. Documentos escritos, ainda
que classificados como manuscritos histricos, se tiverem sido
produzidos em decorrncia de uma atividade organizada como
por exemplo os de uma igreja, uma empresa, ou mesmo de um
indivduo podero ser considerados arquivos.
O segundo elemento essencial diz respeito aos valores pelos
quais os arquivos so preservados. Para que os documentos
sejam arquivados devem ser preservados por razes outras que
no apenas aquelas para as quais foram criados e acumulados.
Essas razes tanto podem ser oficiais quanto culturais. Sero
ento preservados para o uso de outros alm de seus prprios
criadores (valor secundrio).
Devem ainda satisfazer a condio de serem realmente
documentos do rgo que os oferece.
Para que se possa garantir a integridade dos documentos
preservados deve-se mant-los conservados num todo como
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documentos do rgo que os produziu, deve-se ainda guard-los
na sua totalidade, sem mutilao, modificao ou destruio de
parte deles.
Conquanto no haja uma definio de arquivo que possa ser
considerada definitiva, pode-se defini-los como, os documentos
de qualquer instituio pblica ou privada que hajam sido
consideradas de valor, merecendo preservao permanente para
fins de referncia e de pesquisa e que hajam sido depositados ou
selecionados para depsito, num arquivo permanente.
(T.R.Schellenberg).
Ou ainda, segundo Slon Buck, ex-arquivista dos EUA, assim o
definiu: Arquivo o conjunto de documentos oficialmente
produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no
decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e
seus sucessores para efeitos futuros.
Pode-se dizer que a finalidade de um arquivo a de servir
Administrao; e sua funo a de tornardisponvel as
informaes contidas no acervo documental sob sua guarda.
O art. 2 da Lei 8.159/91 define arquivo da seguinte forma:
Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos,
instituies de carter pblico e entidades privadas, em
decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por
pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a
natureza dos documentos.
Estgios de sua evoluo
Arquivos de primeira idade, corrente, ativo ou
de movimento so aqueles constitudos de documentos em
curso ou consultados freqentemente conservados em
dependncias prximas de fcil acesso.
Arquivos de segunda idade, intermedirios ou limbo, so
aqueles constitudos de documentos que deixaram de ser
freqentemente consultados, mas cujos rgos que os
receberam e os produziram podem ainda solicit-los. No h
necessidade de conserv-los prximos aos escritrios. A
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permanncia dos documentos nesses arquivos transitria. Por
isso, so tambm chamados de limbo ou purgatrio.
Arquivos de terceira idade, de custdia ou permanentes so
constitudos de documentos que perderam todo o valor de
natureza administrativa, que se conservaram em razo de
seu valor histrico ou documental e que constituem os
meios de conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os
arquivos propriamente ditos.
A cada uma dessas fases que so complementares
corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar
os documentos e, conseqentemente, uma organizao
adequada.
Extenso de sua atuao
Quanto abrangncia de sua atuao podem
ser setoriais e gerais ou centrais. Os
arquivos setoriais (ncleos de arquivo ou arquivo
descentralizado) so aqueles
estabelecidos junto aos rgos operacionais, cumprindo
funes de arquivo corrente.
Os arquivos gerais ou centrais so os que se destinam
a receber os documentos correntes provenientes dos
diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio,
centralizando as atividades de arquivo corrente.
Natureza dos documentos
Podem ser especiais e especializados. O arquivo especial
aquele que tem sob sua guarda documentos deformas fsicas
diversas fotografias, discos, fitas, slides, disquetes, CD-ROM
e que, por esta razo, merecem tratamento especial.
Arquivo especializado o que tem sob sua custdia os
documentos resultantes daexperincia humana num campo
especfico, independentemente da forma que apresentem. Ex.:
arquivos mdicos, arquivos de engenharia, arquivos tcnicos.
Gnero (caracterstica)
Podem ser: escritos ou textuais, cartogrficos (mapas e plantas),
iconogrficos (fotografias, desenhos, gravuras), filmogrficos
(filmes e fitas videomagnticas), sonoros (discos e fitas
audiomagnticas), microgrficos (rolo, microficha, jaqueta),
informticos (disquetes, HD, CD-ROM).
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Natureza do Assunto (caracterstica)
Quanto natureza do assunto os documentos podem
ser ostensivos e sigilosos. Ostensivo o documento cuja
divulgao no prejudica a administrao. So sigilosos os
documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento
restrito e, por isso, requerem medidas especiais de guarda para
sua custdia e divulgao. Em nossa legislao, os arts. 23 e 24
da Lei 8.159 estabelecem:
Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser
obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos
documentos por eles produzidos.
1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana
da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao
resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da
honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos.
2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana
da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de
30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse
prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo.
3 O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e
imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100
(cem) anos, a contar da sua data de produo.
Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia,
determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso,
sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou
esclarecimento de situao pessoal da parte.
Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa
ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o
disposto neste artigo.
A regulamentao do artigo 23 dessa lei veio com o Decreto n
2.134 de 24 de janeiro de 1.997, que est reproduzido em seu
inteiro teor no apndice I.

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ATUALIZAO:
A Lei n 8.159/1991 foi parcialmente revogada, no captulo em
que tratava do acesso e sigilo dos documentos pblicos. (Para
ver mais detalhes, clique nos links para ser direcionado ao
website do Planalto para verificar a nova lei):
CAPTULO V
DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PBLICOS
Art. 22 - assegurado o direito de acesso pleno aos documentos
pblicos. (Revogado pela Lei n 12.527, de 2011)
Art - 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser
obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos
por eles produzidos. Regulamento (Revogado pela Lei n 12.527, de
2011)
1 - Os documentos cuja divulgao ponha em risco a
segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios
ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da
honra e da imagem das pessoas so originariamente
sigilosos.(Revogado pela Lei n 12.527, de 2011)
2 - O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana
da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30
(trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo
ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo.(Revogado pela
Lei n 12.527, de 2011)
3 - O acesso aos documentos sigilosos referente honra e
imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem)
anos, a contar da sua data de produo.(Revogado pela Lei n 12.527,
de 2011)
Art. 24 - Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia,
determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso,
sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou
esclarecimento de situao pessoal da parte. (Revogado pela Lei n
12.527, de 2011)
Pargrafo nico - Nenhuma norma de organizao administrativa
ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto
neste artigo.(Revogado pela Lei n 12.527, de 2011)



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Correspondncia
toda forma de comunicao escrita, produzida e endereada a
pessoas jurdicas ou fsicas, bem como aquela que se processa
entre rgos e servidores de uma instituio.
Quanto ao destino e procedncia pode-se classificar a
correspondncia em externa e interna. Interna a
correspondncia trocada entre os rgos de
uma mesma instituio. So os memorandos, despachos,
circulares. Contrrio sensu, externa aquela trocada entre
rgos de instituies diversas ou entre rgos de uma
entidade e pessoas fsicas, como ofcios, telegramas e cartas.
A correspondncia pode ainda ser oficial e particular.
Ser oficial a que cuidar de assuntos de servio ou de
interesse especfico das atividades de uma instituio.
Ser particular se de interesse pessoal de servidores ou
empregados de uma instituio.
Tipo de Arquivamento
Pode ser horizontal ou vertical. Horizontal se os documentos
ou fichas forem arquivados uns sobre os outros, bem como
em caixas, estantes ou escaninhos. Ser vertical se os
documentos ou fichas estiverem dispostos uns atrs dos
outros, permitindo sua rpida consulta, sem a necessidade de
remover outros documentos para ter acesso a um determinado
documento ou ficha.
1.8. Diferenciao entre biblioteca e arquivo
As diferenas bsicas entre os materiais de biblioteca e de
arquivo referem-se precipuamente ao modo pelo qual se
originaram e ao modo pelo qual entraram para as respectivas
custdias. Como j foi visto, os arquivos tm estreito vnculo
com as atividades funcionais de um rgo do governo ou de
qualquer outra entidade. Seu valor culturalpode ser
considerado secundrio ou acidental. O material de uma
biblioteca visa primordialmente a fins culturais estudo, pesquisa
e consulta.
Os arquivos so rgos receptores, enquanto
as bibliotecas so colecionadores.
Os materiais de bibliotecaso adquiridos principalmente a
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partir de compras e doaes, ao passo que os arquivos so
produzidos ou recebidos por uma administrao para o
cumprimento de funes especficas. Jamais sero
colecionadores como a biblioteca e sua qualidade prpria de
arquivo s se conserva integralmente enquanto a forma e a inter-
relao natural forem mantidas. Uma biblioteca no deve recolher
documentos oficiais.
Alm disso h significativa distino quanto aos mtodos
empregados em um e outro caso. Ao apreciar o valor dos
documentos expedidos por um rgo oficial ou privado, o
arquivista no o faz tomando por base partes do material. No
examina e conclui quanto ao valor de uma simples pea avulsa
como uma carta, um relatrio ou qualquer outro documento. Faz
o seu julgamento em relao s demais peas, isto , em relao
inteira documentao, resultante da atividade que a produziu. O
bibliotecrio, ao contrrio, avalia o material a ser adquirido por
sua instituio como peas isoladas. Por isso, os arquivistas no
podem arranjar seus documentos de acordo com esquemas
predeterminados de classificao de assunto.
O bibliotecrio, no arranjo de seu material, que consiste em
peas avulsas, pode empregar qualquer sistema de classificao.
O principal objetivo de um sistema reunir materiais idnticos,
mas o valor de determinada pea no estar necessariamente
perdido se no for classificado em determinado lugar. O mesmo
no ocorre no arquivo: uma vez que as peas tenham sido
retiradas do seu contexto inicial, destruiu-se muito do seu valor
de prova. Da surgiu o princpio da provenincia, pelo qual os
documentos so agrupados pelas suas origens. O arquivista deve
estabelecer uma classificao ditada pelas circunstncias
originais de criao. O princpio da provenincia resultou de
experincias desastrosas ocorridas na Europa, quando se tentou
o emprego de diversos esquemas de classificao.
Outra diferena que pode ser destacada a de os materiais
de biblioteca existirem via de regra
em numerososexemplares, ao passo que
os documentos de arquivos existem em
um nico exemplar ou em limitado nmero de cpias.
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Pode-se dizer que a biblioteconomia trata
de documentos individuais e a arquivstica,
de conjuntos de documentos.
Centros de documentao ou informao
Os centros de informao abrangem algumas atividades prprias
da biblioteconomia, da arquivstica e da informtica, sendo o seu
campo bem maior, exigindo especializao no aproveitamento de
documentos de toda espcie. Em sntese, o centro de
informaes tem por finalidade coligir, armazenar,
classificar, selecionar e disseminar toda a informao. A
essncia da documentao deixou de ser o documento,
para ser a informao em si mesma.
Sua finalidade principal a de poupar ao estudioso a perda
de tempo e o esforo intil de, por carncia de informaes,
resolver problemas j solucionados ou repetir experincias que
foram testadas anteriormente.

Organizao e Administrao de Arquivos
Correntes
A qualidade dessa administrao ir determinar a exatido com
que podem ser fixados os valores da documentao recolhida[1].
Determinar ainda o grau de facilidade com que os documentos
de valor podem ser selecionados para reteno num arquivo
permanente. O uso de documentos para fins de pesquisa
depende da maneira pela qual foram originariamente ordenados.
Os mtodos de administrao de arquivos permanentes
desenvolvem-se em funo dos utilizados na administrao dos
arquivos correntes, lembrando que um dos princpios bsicos
da arquivstica conservar, nos arquivos de custdia, o arranjo
original.
Assim que o valor primrio (administrativo, legal, fiscal) dos
documentos deixe de existir, devero ser descartados, recolhidos
ao arquivo de custdia ou transferidos a um arquivo
intermedirio, caso contrrio, tomaro espao estorvando o bom
andamento das atividades correntes.
Logo, a administrao dos arquivos correntes oficiais tem por
objetivo fazer com que os documentos sirvam s finalidades para
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as quais foram criados, da maneira mais eficiente e econmica
possvel, e concorrer para a destinao adequada dos mesmos,
depois que tenham servido a seus fins. Os documentos so
eficientemente administrados quando:
a) uma vez necessrios podem ser localizados com rapidez e
sem transtorno ou confuso;
b) quando conservados a um custo mnimo de espao e
manuteno enquanto indispensveis s atividades correntes;
c) e quando nenhum documento reservado por tempo maior do
que o necessrio a tais atividades, a menos que tenham valor
contnuo para pesquisa e outros fins.
Os objetivos de uma administrao eficiente de arquivos s
podem ser alcanados quando se dispensa ateno aos
documentos desde a sua criao at o momento em que so
recolhidos para um arquivo de custdia permanente ou so
eliminados. A administrao de arquivos preocupa-se com todo o
perodo de vida da maioria dos documentos, lutando para limitar
sua criao, de tal forma que possa determinar os que devem ser
destinados ao inferno do incinerador, ou ao cu de um arquivo
permanente, ou ao limbo de um depsito intermedirio.
A tarefa mais difcil da administrao de documentos prende-se
aos documentos mais valiosos. Quanto mais importantes ou
valiosos, mais difcil se torna administr-los. Geralmente, os
documentos mais valiosos so os que se referem s origens,
organizao e ao desenvolvimento funcional de um rgo, e aos
seus programas essenciais. Referem-se antes direo do que
execuo das funes da repartio. Os documentos importantes
so difceis de classificar para uso corrente. Os que fixam uma
poltica nem sempre podem ser identificados como tal, quando
so inicialmente expedidos, enquanto que os documentos sobre
operaes de rotina so facilmente classificveis. Os documentos
de importncia so difceis de ser retirados de circulao uma vez
terminado seu uso corrente. Aqueles que estabeleceram
diretrizes e normas no se tornam obsoletos ou no-correntes to
logo cessam as atividades que os originaram. As orientaes
neles continuam, muitas vezes, em vigor. Os documentos
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importantes, alm disso, so difceis de reunir para serem
preservados num arquivo de custdia permanente, porque muitos
deles tm que ser segregados de uma grande massa de
documentos insignificantes onde se acham submersos, sendo
comum fazer-se essa separao aps perderem os documentos
o valor para as operaes correntes, quando j se tornou obscura
a sua identificao.
A organizao de arquivos pode ser desenvolvida em vrias
etapas ou fases:
a) levantamento de dados;
b) anlise dos dados coletados;
c) planejamento;
d) implantao e acompanhamento.

Levantamento de Dados
O levantamento deve ter incio pelo exame dos estatutos,
regimentos, regulamentos, normas, organogramas e
demais documentos constitutivos da instituio mantenedora do
arquivo a ser complementado pela coleta de informaes sobre
documentao. preciso analisar o gnero dos documentos;
as espcies de documentos mais freqentes;
os modelos e formulrios em uso; volume e estado de
conservao do acervo; arranjo eclassificao dos
documentos; existncia de registros e protocolos; mdia
de arquivamentos dirios; controle de emprstimo de
documentos; processos adotados para conservao e
reproduo de documentos; existncia de normas de arquivo,
manuais, cdigos de classificao etc. Alm dessas informaes,
o arquivista deve acrescentardados e referncias sobre o
pessoal encarregado do arquivo (nmero de pessoas,
salrios, nvel de escolaridade, formao profissional),
o equipamento (quantidade, modelos, estado de conservao),
a localizaofsica (extenso da rea ocupada, condies de
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iluminao, umidade, estado de conservao das instalaes,
proteo contra incndio), meios de comunicao disponveis
(telefones, fax).
Anlise dos dados coletados
Consiste em verificar se estrutura, atividades e documentao de
uma instituio correspondem sua realidade operacional. O
diagnstico seria, portanto, uma constatao dos pontos de atrito,
de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo,
enfim, das razes que impedem o funcionamento eficiente do
arquivo.
Planejamento
Para que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo
(corrente, intermedirio, permanente) possa cumprir seus
objetivos, torna-se indispensvel formulao de um plano
arquivstico que tenha em conta tanto as disposies legais
quanto as necessidades da instituio a que pretende servir.
Posio do arquivo na estrutura da instituio
Recomenda-se que seja a mais elevada possvel, ou seja, que
o arquivo seja subordinado a um rgo hierarquicamente
superior, tendo em vista que ir atender a setores e funcionrios
de diferentes nveis de autoridade. A adoo desse critrio
evitar srios problemas na rea das relaes humanas e das
comunicaes administrativas.
Centralizao ou descentralizao e coordenao dos
servios de arquivo
A descentralizao se aplica apenas fase corrente dos
arquivos. Em suas fases intermediria epermanente, os
arquivos devem ser sempre centralizados.

Centralizao
No consiste apenas da reunio da documentao em um nico
local, mas tambm a concentrao de todas as atividades
de controle recebimento, registro, distribuio, movimentao
e expedio de documentos de uso corrente em um nico
rgo da estrutura organizacional, freqentemente
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designado Protocolo e Arquivo,Comunicaes e Arquivo,
ou outra denominao similar.
Dentre as inmeras vantagens que um sistema centralizado
oferece, destacamos: treinamento mais eficiente do pessoal de
arquivo, maiores possibilidades de padronizao de normas
e procedimentos, ntida delimitao de responsabilidades,
constituio de conjuntos arquivsticos mais completos,
reduo dos custos operacionais, economia de espao e
equipamentos.


Descentralizao
A descentralizao, por si s, um grande ato de
classificao.
Dever ser aplicada em nvel de departamento, mantendo-se o
arquivo junto a cada departamento, onde estaro reunidos todos
os documentos de sua rea de atuao, incluindo os produzidos
e recebidos pelas divises e sees que o compem. Dever ser
mantido tambm um arquivo para a documentao dos rgos
administrativos. Essadescentralizao (sempre de arquivos
correntes) obedece basicamente a dois critrios:
Centralizao das atividades
de controle e descentralizao dos arquivos, tambm
denominados ncleosde arquivo ou arquivos setoriais.
Descentralizao das atividades de controle e dos
arquivos

Coordenao
Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos
com rapidez, segurana e eficincia so imprescindveis
criao de uma COORDENAO CENTRAL, que
exercer funes normativas, orientadoras e
controladoras. A coordenao ter por atribuies: prestar
assistncia tcnica aos arquivos setoriais; estabelecer e fazer
cumprir normas gerais de trabalho, de forma a determinar normas
especficas de operao, a fim de atender s peculiaridades de
cada arquivo setorial; promover a organizao ou reorganizao
dos arquivos setoriais, quando necessrio; treinar e orientar
17

pessoal destinado aos arquivos setoriais; promover reunies
peridicas com os encarregados dos arquivos setoriais. Essa
coordenao poder constituir-se em um rgo da administrao
ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade.

Escolha de mtodos de arquivamento e classificao
O problema bsico na administrao de documentos correntes
o de conserv-los de maneira ordenada e acessvel de forma a
que possam ser rapidamente encontrados quando solicitados.
Para atingir esses objetivos torna-se necessrio que os
documentos sejam: a) bem classificados; e
b) bem arquivados.
Todos os documentos devero ser arquivados em relao ao seu
uso de forma a refletir a funo do rgo.
Na avaliao de documentos pblicos, o primeiro fator a ser
levado em considerao o testemunho ou provaque
contm da organizao e da funo. No tratamento dos
documentos concernentes organizao e funcionamento, leva-
se em conta o valor comprobatrio dos mesmos. Se a
classificao dos documentos visa a refletir a organizao, pode-
se remov-los para uma destinao adequada, uma vez extinta a
unidade administrativa. E se, alm disso, so classificados pela
funo separando-se a funo substantiva (fins) da auxiliar
(meios, facilitativas), a poltica da executiva, ou em geral,
distinguindo-se a documentao importante da secundria
ento o mtodo de classificao proporciona as bases para a
preservao e destruio, seletivamente, dos documentos depois
que hajam servido aos objetivos das atividades correntes.
Quanto aos sistemas de arranjo, podem ser estudados a partir de
duas classes principais: sistemas de registro esistemas de
arquivamento.

Sistemas de registro
O sistema de registro primitivo consiste em guardar os
documentos de um rgo em duas sries, uma constituda de
papis expedidos e outra de recebidos.
A caracterstica essencial do sistema, da qual se deriva o seu
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nome, oregistro. No servio de registro protocolam-se os
documentos na ordem em que se acumulam. Atribuem-se-
lhes nmeros consecutivos. Esses nmeros so a chave para o
controle dos documentos em ambas as sries, e constituem um
meio de referncia para o nome dos signatrios e para os
assuntos dos documentos; nos ndices as pessoas e os assuntos
so identificados pelos mesmos. Indicam a ordem dos
documentos em cada srie. Num sistema de registro mais
aperfeioado, os documentos de um servio so guardados numa
srie que consiste em unidades de arquivamento nas quais tanto
os documentos recebidos como expedidos so colocados juntos.
Essas unidades so registradas numericamente na ordem em
que se acumulam, e fazem-se ndices para os nomes das partes
e para os assuntos dos documentos cuja chave o nmero das
unidades de arquivamento.O sistema de registro um dos
sistemas mais antigos imaginados para o trato de material
documentrio.
Os sistemas de arquivamento distinguem-se dos sistemas de
registro pelo fato de no usarem registros ou protocolos,
isto , livros ou fichas nos quais se anota a entrada e o
movimento dos documentos durante o seu uso corrente. Para
conseguir o mesmo controle valem-se de arquivos de
prosseguimento ou fichas-lembrete, que veremos mais
adiante.

Elementos de Classificao
H trs elementos principais a serem considerados na
classificao de documentos pblicos: a) a ao a que os
documentos se referem (funes, atividades e atos); b)
a estrutura do rgo que os produz; c) o assunto dos
documentos.
Em vista disso, os mtodos de organizao podem
ser funcional, organizacional e por assuntos.
Para que um rgo cumpra suas funes dever
realizar dois tipos principais de atividades que se podem
caracterizar como fins (substantivas) e meios (facilitativas
ou auxiliares). Na execuo de qualquer espcie de atividade,
quer substantiva, quer auxiliar, ocorrem dois tipos de
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operaes ou atos: polticos ou normativos eexecutivos.
Os de natureza poltica determinam a diretriz a ser seguida em
todos os casos do mesmo gnero.
Muitas das vezes sero escolhidos mais de um mtodo ou
sistema de arquivamento[1]. Por exemplo, o item Patrimnio
pode estar organizado geograficamente; o item Pessoal, em
ordem alfabtica; o item Correspondncia, em ordem cronolgica
etc.

Princpios de classificao
S em casos excepcionais os documentos pblicos devem ser
classificados em relao aos assuntos que se originam da anlise
de determinado campo de conhecimento. Esses casos
excepcionais referem-se a materiais de pesquisa, de referncia e
similares. Os documentos pblicos podem ser classificados em
relao organizao e podem ser descentralizados, desde que
as reparties que os acumulam executem atividades
relativamente distintas e separveis. Entretanto, os documentos
pblicos devem ser classificados em relao funo, pois
resultam de uma funo, so usados em relao funo e
devem, portanto, ser classificados de acordo com esta (vide
Resoluo n 14[2] do CONARQ que trata da Classificao,
Temporalidade e destinao de documentos de arquivos relativos
s atividades-meio da Administrao Pblica que por ser muito
extensa no foi reproduzida aqui)[3].
Escolha das Instalaes e equipamentos
Equipamento a totalidade de materiais de consumo e
permanente necessrios realizao do trabalho arquivstico.
Material de consumo aquele que sofre desgaste a curto e
mdio prazo. So as fichas, as guias, as pastas, as tiras de
insero e outros.
20



21



Guia-fora a que tem como notao a palavra Fora e indica a
ausncia de uma pasta do arquivo.
Tira de insero uma tira de papel gomado ou de cartolina,
picotada, onde se escrevem as notaes. Tais tiras so
inseridas nas projees das pastas ou guias.
Pasta miscelnea aquela onde se guardam documentos
referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem
alfabtica e dentro de cada grupo, pela ordenao cronolgica.
Material permanente aquele que tem grande durao e pode
ser utilizado vrias vezes para o mesmo fim.
Constituio de arquivos intermedirios
Os depsitos intermedirios s devem ser criados se ficar
evidenciada a sua real necessidade. Em geral, existem em
mbito governamental, em face do grande volume de
documentao oficial e de sua descentralizao fsica.

Implantao e acompanhamento
O manual de arquivo dever ser elaborado aps estarem
implantados e testados todos os procedimentos de arquivo.
Esse manual dever incluir organogramas e fluxogramas,
terminologia, informaes sobre os arquivos da instituio,
suas finalidades e responsabilidades, detalhamento das rotinas
etc.


[1] No confundir mtodo ou sistema de arquivamento com
mtodo de organizao definido acima
22

[2] Estabelece classificao, temporalidade e destinao de
documentos de arquivos relativos s atividades-meio da
Administrao Pblica, com notao pura
[3] Recomendamos a leitura dessa resoluo para efeito de
familiarizao com os diversos procedimentos arquivsticos


[1] Recolhimento a transferncia de documentos para o
arquivo de custdia.

Gesto de documentos
A Lei Federal 8.159, de 8 de Janeiro de 1991 conceitua gesto
de documentos:
Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas referentes
suaproduo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento e
m fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
Devem ser criados apenas documentos essenciais
administrao da instituio e evitadas duplicaes e emisso de
vias desnecessrias.
A tramitao e utilizao de documentos consistem nas
atividades de protocolo (recebimento, classificao, registro,
distribuio,
tramitao); expedio; organizao e arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediria; elaborao
de normas de acesso documentao
(emprstimos e consultas).
A avaliao (com vistas destinao) se desenvolve mediante
anlise dos documentos acumulados nos arquivos com a
finalidade de estabelecer seus prazos de guarda, determinando
quais sero objeto de arquivamento permanente e quais devero
ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de
informao para a instituio e para terceiros.
23

Protocolo
Quanto ao recebimento e classificao pode-se adotar a seguinte
rotina:
Passo Atividades
1 Receber a correspondncia
2 Separar a correspondncia oficial da particular
3 Distribuir a correspondncia particular
4
Separar a correspondncia oficial de carter
ostensivo da de carter sigiloso
5 Encaminhar a correspondncia oficial sigilosa
6 Abrir a correspondncia ostensiva
7
Tomar conhecimento da correspondncia ostensiva
verificando a existncia de antecedentes
8
Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os
antecedentes no estiverem no Arquivo, o Setor de
Registro e Movimentao informar onde se
encontram e os solicitar para ser feita a juntada
9 Interpretar e classificar a correspondncia
10
Apor carimbo de protocolo no canto superior direito
do documento
11
Anotar abaixo do nmero e da data a primeira
distribuio e o cdigo de assunto, se for o caso
12
Elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha
de protocolo
13
Encaminhar os papis ao Setor de Registro e
Movimentao
24

Registro e movimentao
Este setor funciona como um centro de distribuio e
redistribuio de documentos e suas atribuies podem ser assim
descritas:
Passos Atividades
1
Preparar a ficha de protocolo, em duas vias,
anotando: nmero de protocolo, data de entrada,
procedncia, espcie, nmero e data do documento,
cdigo e resumo do assunto, primeira distribuio
2
Anexar a segunda via da ficha[1] ao documento,
encaminhando-o ao seu destino, juntamente com os
antecedentes, aps o registro e as anotaes
pertinentes nas respectivas fichas
3
Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo
nas fichas de procedncia e assunto, rearquivando-
as em seguida
4 Arquivar as fichas de protocolo em ordem numrica
5
Receber dos vrios setores os documentos a serem
redistribudos, anotar nas respectivas fichas
(numricas) o novo destino
6
Encaminhar os documentos aos respectivos destinos,
de acordo com despacho de autoridade competente
Expedio
Geralmente so adotadas as seguintes atividades:
Passos Atividades
1 Receber a correspondncia
2 Verificar se no faltam folhas ou anexos
3 Numerar e completar a data, no original e nas cpias
25

Passos Atividades
4 Separar o original da cpias
5 Expedir o original com os anexos
6
Encaminhar as cpias, acompanhadas dos
antecedentes que lhes deram origem, ao arquivo
Organizao e Arquivamento
Quanto organizao, j tratamos de forma sucinta no tpico 3,
pgina 9; e quanto ao arquivamento passaremos a descrever os
principais mtodos de arquivamento existentes, bem como as
fases includas na operao de arquivamento propriamente dito.

Mtodos de Arquivamento
O mtodo de arquivamento determinado
pela natureza dos documentos a serem arquivados e
pela estruturada entidade.
Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura
mecnica em relao qual os documentos devem ser
arranjados. Os documentos podem ser eficazmente arranjados
em quase todos os sistemas de arquivamento. Qualquer sistema
de arquivamento, no importa qual seja, pode apresentar
resultados satisfatrios se for adequadamente aplicado. A
insuficincia do arquivamento deve-se, com mais freqncia s
falhas humanas do que a falhas do sistema. Na escolha de um
mtodo de arquivamento deve-se levar em considerao trs
premissas bsicas: o sistema escolhido deve ser simples, flexvel
e deve admitir expanses.
Bsicos
Alfabtico


Geogrfico
Numricos
Simples
Cronolgico
26

Digito-terminal
Ideogrficos
Alfabticos
Enciclopdico
Dicionrio
Numricos
Duplex
Decimal
Unitermo ou
Indexao
coordenada
Padronizados
Variadex

Automtico
Soudex
Mneumnico
Rneo
Cada um desses mtodos pertence a dois grandes sistemas:
direto e indireto.
Sistema direto aquele em que a busca feita
diretamente sem a necessidade de se consultar um ndice
Sistema indireto aquele em que, para se localizar o
documento, preciso antes consultar um ndice ou um cdigo.
O mtodo alfanumrico combinao de letras e nmeros
no se inclui nas classes de mtodos bsicos e padronizados e
considerado do sistema semi-indireto.

Mtodo Alfabtico (mtodo bsico)
Mtodo alfabtico o mais simples. um mtodo direto.
Nesse mtodo, as fichas ou pastas so dispostas em ordem
rigorosamente alfabtica, respeitadas as normas gerais para
alfabetao.
27

As notaes nas guias podem
ser abertas ou fechadas; simples ou compostas.
Notaes simples abertas: A, B, C Ab, Ac etc;
notaes compostas e fechadas: Aa-Al , Am-Az etc.
Sua desvantagem a alta incidncia de erros de
arquivamento quando o volume de documentos muito grande,
devido ao cansao visual e variedade de grafia dos nomes.

Regras de Alfabetao


1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo
sobrenome e depois o prenome.
Exemplo: Rita Guimares, Juvenal Cavalcante, Maria
Silveira, Pedro Lima
Arquivam-se: Cavalcante, Juvenal; Guimares,
Rita; Lima, Pedro; Silveira, Maria
Obs.: havendo sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica
do prenome.
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou
ligados por hfen no se separam.
Exemplo: Heitor Villa-Lobos; Carlos Montes Altos;
Marlia Morro Azul; Slvia Praia Vermelha
Arquivam-se: Montes Altos, Carlos; Morro Azul,
Marlia; Villa-Lobos, Heitor; Praia Vermelha, Slvia
3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou
So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo
e um substantivo.
Exemplo: Walmir Santo Cristo, Lus So Caetano,
Denise Santa Rita
Arquivam-se: Santa Rita, Denise; Santo Cristo,
Walmir; So Caetano, Lus.
28

4. As iniciais abreviativas de pronomes tm precedncia na
classificao de sobrenomes iguais.

Exemplo: R. Silveira, Roberto Silveira, Ricardo
Silveira
Arquivam-se: Silveira, R.; Silveira, Ricardo; Silveira,
Roberto
5. Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, do, e, um,
uma, no so considerados (ver tambm regra n 9)
Exemplo: Paulo de Farias, Ricardo dFerreira, Rosana
dAlbuquerque.
Arquivam-se: Albuquerque d, Rosana, Farias de,
Paulo; Ferreira d, Ricardo.
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho,
Jnior, Neto, Sobrinho so considerados parte integrante do
ltimo sobrenome, mas no considerados na ordenao
alfabtica.
Exemplo: Marco Antnio Neto, Maria Jos Sobrinho,
Silvia Maria Filho.
Arquivam-se: Antnio Neto, Marco; Jos Sobrinho,
Maria; Maria Filho, Silvia
Obs.: os graus de parentesco da alfabetao s sero
considerados quando servirem de elemento de descrio.
7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So
colocados aps o nome completo, entre parnteses.
Exemplo: Doutora Maria Helena, Juiz Armando
Marques, Capito Silva Mozila.
Arquivam-se: Helena, Maria (Doutora); Marques,
Armando (Juiz); Mozila, Slvia.
8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo
sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais (ver
tambm regras n 10 e 11).
29

Exemplo: Sigmund Freud, Carl Gustav Jung, John
Boy
Arquivam-se: Boy, John; Freud, Sigmund; Jung, Carl
Gustav

9. As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser
consideradas. O mais comum consider-las como parte
integrante do nome quando escritas com letra maiscula.
Exemplo: Guilio di Capri, Esteban De Penedo,
Charles Du Pont
Arquivam-se: Capri, Guilio di; De Penedo, Esteban, Du
Pont, Charles
10. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo
sobrenome, que corresponde ao sobrenome de famlia do pai.
Exemplo: Jos de Oviedo y Baos, Francisco de Pina
de Mello, Angel Del Arco y Molinero, Antonio de los Rios
Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel Del; Oviedo y
Baos, Jos de; Pina de Mello, Francisco de; Rios, Antonio de
los
11. Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so
registrados como se apresentam.
Exemplo: Li Xian Xin, Li Yutang
Arquivam-se: Li Xian Xin, Li Yutang
12. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos
governamentais devem ser transcritos como se apresentam, no
se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e
preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a
ordenao, que os artigos sejam colocados entre parnteses
aps o nome.
Exemplo: Embratel, A Colegial, Fundao Getlio
Vargas, The Library of Congress
30

Arquivam-
se: Colegial (A); Embratel, Fundao Getlio
Vargas; Library of Congress (The)
13. Nos ttulos de congressos, conferncia, reunies,
assemblias e assemelhados, os nmeros arbicos, romanos ou
escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses.
Exemplo: III Conferncia de Cirurgia Cardaca, Oitavo
Congresso de Engenharia Civil Urbana, 1 Congresso de
Odontologia
Arquivam-se: Conferncia de Cirurgia Cardaca
(III); Congresso de Engenharia Civil Urbana
(Oitavo);Congresso de Odontologia (1)
14. As correspondncias recebidas de uma unidade de uma
empresa ou de uma instituio (setor, seo, gerncia,
departamento, superintendncia) devem ser arquivadas pelo
nome da empresa e no da unidade.
Exemplo: Gerncia de Atendimento da TELERJ,
Superintendncia Financeira da TELERJ
Arquivam-se: TELERJ Gerncia de
Atendimento; TELERJ - Superintendncia Financeira
15. Os nmeros que fazem parte dos nomes das empresas
devem ser escritos por extenso.
Exemplo: 3M do Brasil, Fbrica Estrela de 4 pontas,
Madeiras Cachoeira dos 4
Arquivam-se: Fbrica Estrela de 4 (Quatro)
Pontas; Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro); 3 (Trs) M do
Brasil
Essas regras podem ser alteradas para melhor servir
organizao, desde que o arquivista observe sempre o mesmo
critrio e faa as remissivas necessrias para evitar dvidas
futuras. As regras de ordenao podem ser adotadas segundo
critrio de letra por letra ou de palavra por palavra, consideradas
uma aps a outra.
Exemplo de critrio letra por letra:
31

Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Cantoneira Alegre, Canto
Raiado
Exemplo de critrio palavra por palavra:
Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Canto Raiado, Cantoneira
Alegre
Como se pode observar, no critrio letra por letra no se
consideram os espaos entre palavras.


Mtodo Geogrfico
O mtodo geogrfico um sistema de recuperao direta onde a
chave de recuperao a procedncia ou local. Podemos
ordenar as pastas de duas maneiras:

Nome do estado, cidade e correspondente (quem enviou a
correspondncia)
Quando se organiza um arquivo por estado, as cidades devem
estar dispostas alfabeticamente atrs do seu estado
correspondente. Entretanto, entre o nome do estado e de suas
cidades deve-se colocar a capital que, logicamente, no seguir a
ordem alfabtica.
Exemplo:
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Joo Alfredo
So Paulo Campinas Pedro Luiz
Maranho So Luiz Maria do Carmo
Rio de Janeiro Campos Lucas Marques
So Paulo So Paulo Lvia de Ftima
Arquivam-se:
32

Maranho So Luiz Maria do Carmo
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Joo Alfredo
Rio de Janeiro Campos Lucas Marques
So Paulo So Paulo Lvia de Ftima
So Paulo Campinas Pedro Luiz

Nome da cidade, estado e correspondente
Como a principal chave a cidade, deve-se orden-las
alfabeticamente, no havendo destaque para as capitais.
Exemplo:
Araatuba SP Luiz Carlos
So Mateus ES Maria Augusta
Belm PA Adalberto Oliveira
Crates PE Francisco Balbino
Diadema SP Dilma da Silva
Arquivam-se:
Araatuba SP Luiz Carlos
Belm PA Adalberto Oliveira
Crates PE Francisco Balbino
Diadema SP Dilma da Silva
So Mateus ES Maria Augusta
necessrio que as pastas tragam os nomes dos estados em
segundo lugar, porque h cidades com o mesmo nome em
diferentes estados.
33

Quando se trata de correspondncia com outros pases, alfabeta-
se em primeiro lugar o pas, seguido da capital e do
correspondente. As demais cidades sero dispostas em ordem
alfabtica, aps as respectivas capitais dos pases a que se
referem. O mtodo geogrfico direto e de fcil manuseio.
Sua desvantagem a de exigir duas classificaes.

Mtodo numrico simples
O mtodo numrico simples um mtodo indireto, pois exige a
consulta a um ndice alfabtico. Nesse mtodo atribui-se a cada
entrada uma numerao seqencial sem qualquer preocupao
com a ordenao alfabtica. Alm disso, ser necessrio um
registro para controle da numerao utilizada nas pastas a fim de
impedir duplicidades. Nesse mtodo,
os correspondentes eventuais tero a sua documentao
arquivada em pastas miscelneas, que devem conter de dez a
vinte correspondentes cada uma.
Essa pasta miscelnea pode ser organizada segundo dois
critrios distintos: a) numeram-se somente as pastas, arquivando-
se nelas os correspondentes eventuais em ordem alfabtica, os
quais recebero o nmero da pasta; b) numera-se cada
correspondente eventual, precedido da letra M (de miscelnea),
arquivando-os nas pastas sem considerar a ordenao alfabtica.
No primeiro caso, a notao das pastas miscelneas seria M-1,
M-2, M3 e, no segundo caso, M1-10, M11-20, M21-30 etc.
Nesse mtodo pode-se ainda reaproveitar uma numerao que
venha a vagar. Tal mtodo tem ampla aplicao nos arquivos
especiais e especializados.

Mtodo numrico cronolgico
Nesse mtodo, alm da ordem numrica deve-se observar a
data. um mtodo adotado em quase todas as reparties
pblicas. Numera-se o documento e no a pasta. Depois de
autuado, o documento colocado em uma capa de cartolina,
passando a ser chamado da em diante de processo. Nesse
mtodo, tambm possvel o reaproveitamento de numerao,
34

desde que seja da mesma data. o nico mtodo de
arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelnea.
As vantagens desse mtodo so maior grau de
sigilo, menorpossibilidade de erros, por ser mais fcil de
lidar com nmeros do que com letras. Sua desvantagem o
fato de ser um mtodo indireto, obrigando duplicidade de
pesquisa.

Mtodo Dgito-terminal
Esse mtodo surgiu em decorrncia da necessidade de serem
reduzidos erros no arquivamento de grande volume de
documentos, cujo elemento principal de identificao o nmero.
Os documentos so numerados seqencialmente, mas sua
leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o mtodo: os
nmeros, dispostos em trs grupos de dois dgitos cada um, so
lidos da direita para a esquerda, formando pares.
Exemplo: o nmero 831.423, ser lido 23.14.83
Quando o nmero for composto de menos de seis dgitos, sero
colocados zeros sua esquerda para fins de complementao.
So vantagens do mtodo dgito-terminal a reduo de
erros de arquivamento e rapidez na localizao e
arquivamento.

Mtodos por assunto (ideogrficos)
Os alfabticos podem ser enciclopdico ou dicionrio; os
numricos, duplex, decimal, unitermo ou indexao coordenada.

Mtodo ideogrfico alfabtico enciclopdico
Exemplo:
Cursos
Especializao
Formao
35

Ps-graduao
Doutorado
Mestrado
Pesquisas
Administrao
Cincia poltica
Economia

Mtodo ideogrfico alfabtico dicionrio
Cursos de doutorado
Cursos de especializao
Cursos de formao
Cursos de mestrado
Cursos de ps-graduao
Pesquisas de administrao
Pesquisas de cincia poltica
Pesquisas de economia


Mtodo ideogrfico numrico duplex
Em todos os mtodos ideogrficos numricos necessria a
elaborao de um ndice alfabtico remissivo. So portanto
mtodos indiretos.
36

Classifica-se a documentao em classes correspondendo a
assuntos, partindo-se do geral para o particular.
Exemplo:
0 Administrao Geral
1 Pesquisas
1-1 Psicologia
1-1-2 Aplicada ao trabalho
Aplicada educao
1-2 Cincia poltica
1-3 Administrao
1-4 Economia
Em relao ao mtodo decimal (visto a seguir) apresenta a
vantagem de permitir a abertura ilimitada de classes.

Mtodo ideogrfico numrico decimal
Esse mtodo baseado na tcnica do Sistema Decimal de Melvil
Dewey, cuja classificao divide o conhecimento humano em
nove classes principais e uma dcima reservada para os
assuntos inerentemente gerais e que no podem ser includos em
nenhuma das outras nove classes predefinidas. Cada classe
subdividida em nove subclasses e uma dcima para
generalidades, e assim sucessivamente. A parte inteira do
nmero composta de trs algarismos. A parte decimal, que
facultativa, pode ter um, dois, trs ou mais algarismos. As dez
primeiras divises so denominadas classes, as dez seguintes,
subclasses, e a seguir, sucessivamente, divises, grupos,
subgrupos, subsees etc. Um bom exemplo de classificao
decimal pode ser encontrado na resoluo n 14 do CONARQ.
Suas principais desvantagens so a limitao de dez nmeros
para cada nvel de classificao o que no ocorre no mtodo
37

duplex e a necessidade de se prever o desenvolvimento das
atividades da instituio.
Mtodo ideogrfico unitermo (ou indexao coordenada)
Vem sendo utilizada com grande xito nos arquivos especiais e
especializados. O mtodo consiste em se atribuir a cada
documento, ou grupo de documentos, um nmero em ordem
crescente (nmero de registro), de acordo com sua entrada no
arquivo. Sua finalidade identificar e localizar o documento
quando solicitado. Uma vez numerado, atravs da anlise do
documento so identificadas as palavras-chave ou descritores,
que serviro posteriormente como chave de pesquisa. Tais
elementos devem ser transcritos em uma ficha-ndice, como
mostra o exemplo a seguir:
Assemblia Extraordinria
N 0012
Palavras-Chave / descritores
Greve
Metalrgicos
Assemblia extraordinria
Hotel Marina
1936

Resumo: Assemblia
extraordinria para deliberar
sobre a continuidade da greve
promovida pelos metalrgicos
de todo pas. Foi realizada no
salo vip do Hotel Marina, na
praia do Leblon, em 13 de
maro de 1936.
A seguir, para cada palavra-chave prepara-se uma ficha, dividida
em dez colunas numeradas de 0 a 9. O nmero de registro
transcrito nas fichas correspondentes s palavras-chaves
escolhidas para sua identificao, na coluna cujo algarismo
coincidir com o final do nmero atribudo ao documento, como no
exemplo a seguir:
Greve:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
0210 0311 0172 0063
004
0135 0006 0017 0008 0099
38

0320 0421 0232 00173 0134 0235 0026 0417 0098 0149
0450 0461 0252 00243 0244 0465 0236 0317 0128 0439
0530
0531
Metalrgicos
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
0120 0411 0212 0003
0004
0145 0016 0127 0018 0199
0340 0521 0322 00193 0144 0245 0345 0527 0108 0239
0530
0631 0512 00283 0234 0475 0575 0427 0138 0399

Pelo exemplo acima pode-se concluir que h duas fichas que
contm as palavras-chave Greve e Metalrgicos: a 0004 e a
0530. Esse mtodo recomendado para arquivos fotogrficos,
sonoros e outros arquivos constitudos de documentos especiais.

Mtodos padronizados
Dentre os mtodos padronizados, o mais conhecido o
automtico.

Mtodos padronizados automtico
Nesse mtodo os papis so arquivados com guias e pastas que
j indicam as divises das letras do alfabeto.

Mtodos padronizados soundex
Para os arquivos alfabticos onomsticos, de grandes
propores.foi inventado o sistema soundex, segundo o qual as
unidades de arquivamento so ordenadas por cdigo, ao invs de
o serem pela seqncia estritamente alfabtica. O cdigo baseia-
39

se no som das consoantes dos nomes. As unidades de
arquivamento so assim agrupadas pelos nomes que soam de
maneira idntica, sem levar em conta se a grafia ou no a
mesma.

Mtodos padronizados rneo e mnemnico
No trataremos desses dois sistemas por se acharem obsoletos.

Mtodos padronizados variadex
Esse mtodo uma variao do mtodo alfabtico. Nesse
mtodo so utilizadas cores como elementos auxiliares para
facilitar no s o arquivamento, como a localizao de
documentos. Nesse mtodo trabalha-se com uma chave
constituda de cinco cores, onde cada cor representa a segunda
letra do nome de entrada e no a primeira. Dessa forma, em cada
letra do alfabeto podero existir pastas nas cinco cores da chave.
Nesse mtodo possvel reduzir a incidncia de erros de
arquivamento muito comuns no mtodo alfabtico.

Mtodo alfanumrico
Esse mtodo no considerado bsico nem padronizado. Esse
mtodo trabalha com uma tabela constituda de divises do
alfabeto, previamente planejadas e numeradas em ordem
crescente. Usam-se notaes fechadas, para evitar que depois
de numeradas as divises sejam alteradas.
Exemplo:
Aa-Af = 1
Ag-Al =2
Am-As =3
E assim, sucessivamente.
40


Etapas de arquivamento
So as seguintes as fases de arquivamento: inspeo, estudo,
classificao, codificao, ordenao e guarda dos documentos.

Inspeo
Consiste no exame, por intermdio da leitura, do documento para
verificar se o mesmo se destina ao arquivamento.

Estudo
Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a
entrada que lhe dever ser atribuda, a existncia de
antecedentes, bem como a necessidade de serem feitas
referncias cruzadas.

Classificao
Consiste na determinao da entrada e das referncias cruzadas
que lhe sero atribudas atravs de um processo interpretativo.

Codificao
Consiste na aposio dos smbolos correspondentes ao mtodo
de arquivamento adotado.

Ordenao
o agrupamento dos documentos de acordo com a classificao
e codificao adotadas. Sua finalidade agilizar o arquivamento
e racionalizar o trabalho.

Guarda dos documentos
41

o arquivamento propriamente dito.

Emprstimo e consulta
Documentos de arquivo s podem ser consultados ou
cedidos, por emprstimo, aos rgos que os receberam ou
produziram, aos rgos encarregados das atividades a que se
referem os documentos e s autoridades superiores, na mesma
linha hierrquica.
Quanto aos prazos para emprstimo de dossis, sugere-se
que devam estar compreendidos numa faixa de dez dias,
podendo ser renovados mediante sua apresentao no Arquivo.
Dever ser utilizada a guia-fora, que ficar no lugar da pasta
juntamente com o Recibo de Dossi. Este deve conter os
seguintes dados: data da retirada,nome de quem
retirou e sua unidade administrativa, ndice da
pasta, assinatura de quem retirou e do arquivista
responsvel pelo emprstimo.
Para facilitar sua cobrana, deve ser institudo o fichrio de
lembretes ou vigilncia contnua follow-up para controle de
prazos, que poder ser organizado em diversas modalidades.
Para informaes adicionais, consultar Resoluo n 14 do
CONARQ.

Anlise, avaliao, seleo e eliminao
O governo no pode conservar todos os documentos produzidos
em conseqncia de suas mltiplas atividades. Torna-se
impossvel prover espao para armazen-los, bem como pessoal
para cuidar dos mesmos. O custo da manuteno de tais papis
vai alm das posses da mais rica nao. Alm disso, os
documentos devem ser reduzidos em quantidade para que sejam
teis pesquisa erudita.
O destino de um documento pode ser a transferncia para um
depsito de armazenamento temporrio (record center) ou para
um arquivo de preservao em carter permanente, reduo de
42

seu volume por meio de microfotografia ou simplesmente a
destruio imediata.
A eficincia de um programa de destinao de documentos deve
ser julgada to-somente pela exatido de suas determinaes. A
transferncia para um depsito temporrio presume valor para
um futuro uso administrativo, legal ou fiscal; o recolhimento para
um arquivo de custdia permanente, o valor para pesquisa ou
valor permanente para outros fins. A microfilmagem, dado o seu
alto custo, s proposta quando os documentos tm valor
primrio ou secundrio que justifique a despesa. E, lgico, faz-
se mister um julgamento de valor sempre que se pretender
destruir documentos. Para maiores informaes vide art. 1, 2
e art 2 da Lei 5.433/68.
Um instrumento de destinao pode servir a vrios fins. Podem
visar to-somente identificao de corpos de documentos
acumulados num rgo do governo e que precisam ser
descartados imediatamente ou dentro de determinado prazo.
Um documento preparado com esse objetivo chama-se lista de
descarte ou lista de eliminao. Essas tabelas
normalmente so aplicadas a documentos de tipo rotineiro e
devem descrever os documentos de forma a facilitar a eliminao
dos mesmos. O teste de eficincia de uma tabela decorre da
possibilidade de os documentos nela includos serem removidos
e eliminados no fim dos perodos de reteno recomendados. A
remoo ordenada e o descarte de grande quantidade de papis
inteis dos arquivos correntes baseiam-se em tabelas de
descarte. So, pois, um importante instrumento de administrao.
Um instrumento de destinao pode tambm ter o complexo
objetivo de identificar tipos rotineiros de documentos cujo
descarte futuro possa ser realizado a intervalos
determinados. Um documento feito com esse objetivo chama-
se tabela de descarte.
Podem ainda ter o complexo objetivo de identificar todos os
corpos de documentos de um rgo e indicar o destino
que se deva dar a cada um deles, seja a eliminao, seja a
transferncia para um arquivo de custdia permanente. Um
documento que englobe todos os documentos dessa forma
chama-se plano de destinao outabela de
43

temporalidade. Todos esses instrumentos de destinao so
atos normativos.
Uma vez determinada a eliminao de documentos, devem ser
preparados os termos de eliminao correspondentes, os quais
devem conter, de forma sucinta, a identificao dos conjuntos
documentais, datas abrangentes, natureza dos documentos e
quantidade, bem como a indicao do instrumento de destinao
que autoriza a destruio.
Os documentos devem ser classificados corretamente para uso
corrente, como uma preliminar para a sua exata identificao nos
instrumentos de destinao. Devem ser classificados e
arquivados de tal modo que possam ser prontamente removidos
para serem destrudos depois de terem servido ao uso corrente.
A triagem ou escolha das pastas, quer sejam arranjadas segundo
um sistema de registro ou por um sistema de arquivamento
americano, um processo de alto custo. De fato, a triagem
dificilmente se justifica do ponto de vista econmico, a menos que
uma boa parte dos documentos que esto sendo examinados
possa ser separada para descarte. A classificao, portanto, tem
estreita ligao com as prticas de destinao.
Os documentos devem ser classificados visando, em primeiro
lugar, a facilitar o seu uso em atividades correntes, e somente
como finalidade secundria a facilitar a sua remoo e descarte.
Contudo, se os documentos forem devidamente classificados em
relao funo, podem, em geral, ser eliminados segundo esta,
pois muito do valor daqueles deriva de sua relao com a prpria
funo. As decises para se destruir documentos devem ser
finais e irrevogveis.
Salvo em circunstncias excepcionais, os documentos no
devem ser conservados temporariamente ou microfilmados a fim
de adiar a necessidade de julgar sobre sua inutilidade ou de
fundamentar uma opinio mediante verificao de falta de uso
dos mesmos. Os documentos selecionados para eliminao
normalmente so vendidos como papel velho, podendo, porm,
ser eliminados por qualquer outro meio: fragmentao,
macerao etc. A incinerao processo condenado , quer pelo
aumento do ndice de poluio que provoca, quer pela
impossibilidade de reciclagem do papel, no deve ser adotada.
44

Quando se faz um contrato para venda desses papeis, deve-se
incluir uma clusula proibindo a sua revenda como documento. A
macerao ou qualquer outro tratamento sempre aconselhvel
quando se tratar de documentos confidenciais.
Valor dos documentos
Em relao ao seu valor, os documentos podem ser:
Permanentes vitais aqueles que devem ser conservados
indefinidamente por serem de importncia vital para a
organizao.
Permanentes so os que, pela informao que contm,
devem ser conservados indefinidamente.
Temporrios > quando se pode determinar um prazo ou
determinada data em que cessa o valor do documento.
Distino entre valores primrios e secundrios
Os valores inerentes aos documentos pblicos so de duas
categorias: valores primrios, para a prpria entidade onde se
originaram os documentos, e valores secundrios, para outras
entidades e utilizadores privados.
Distino entre valores probatrios e informativos
Pode-se determinar mais facilmente
os valores secundrios de documentos oficiais se os
analisarmos em relao a dois aspectos: a) a prova que
contm da organizao e do funcionamento do rgo
governamental que os produziu, ou seja, todos os documentos
essenciais relativos origem, ao desenvolvimento e ao
funcionamento de um rgo documentos probatrios ou
demonstrativos, que contm o testemunho da existncia e
das atividades do rgo; e b) a informao que contm
sobre pessoas, entidades, coisas, problemas, condies etc. com
que o rgo governamental haja tratado.
Os valores inerentes aos documentos decorrentes da prova que
contm da organizao e funes sero chamados
de valores probatrios. Os valores inerentes aos documentos
devido informao que contm sero chamados
devalores informativos. A informao pode relacionar-se, de
modo geral, a pessoas (fsicas e jurdicas), coisas ou fenmenos,
45

sabendo-se que os dois tipos de valores no se excluem
mutuamente.

Valores probatrios
Um governo responsvel deve preservar um mnimo de provas
de como era a sua organizao e de como funcionava, em todos
os seus numerosos e complexos setores. Todos os arquivistas
admitem que o mnimo a ser guardado so os documentos sobre
a organizao e o funcionamento. Mediante uma seleo
criteriosa de vrios grupos e sries, um arquivista pode reunir, em
um corpo de documentos relativamente pequeno, todos os fatos
de importncia sobre a existncia de um rgo. Para efeito
probatrio deve-se procurar responder as seguintes perguntas: o
que era o negcio?, como era conduzido, por quem e com que
resultados?.
As estimativas de valores probatrios devem ser feitas com base
no conhecimento completo da documentao do rgo; no
devem ser feitas tomando-se por base parte da documentao e
no importa quo bem concebido e bem executado seja um
programa histrico; jamais poder produzir trabalhos que sirvam
como substitutivos dos documentos originais.
Outro ponto importante a ser considerado o de que se os
documentos visam a servir como prova da organizao e funo,
h que ser mantido o arranjo que lhes foi dado pelas unidades
administrativas que os criaram; no se deve reorganiz-los pelos
assuntos ou por outro princpio qualquer.
Valores Informativos
Os valores informativos derivam da informao contida nos
documentos oficiais relativa aos assuntos de que tratam as
reparties pblicas e no da informao ali existente sobre as
prprias reparties. A maioria dos documentos oficiais modernos
preservados em arquivos de custdia valiosa, menos pela
prova que oferecem da ao do governo, do que pela informao
que apresentam sobre pessoas determinadas, situaes,
eventos, condies, problemas, coisas e propriedades que deram
origem a competente ao.
46

Na apreciao do valor informativo existente nos documentos
oficiais o arquivista no leva em considerao a origem dos
documentos que rgo os produziu, ou de que atividades
resultaram. O interesse aqui reside na informao que contm.
H alguns testes pelos quais se pode julgar dos valores
informativos dos documentos oficiais. So eles: a) unicidade; b)
forma; e c) importncia.

Unicidade
Ao aplicar o teste o arquivista deve levar em conta tanto a
unicidade da informao, quanto a unicidade dos documentos
que contm a informao. O termo unicidade, aplicado
informao, significa que a informao contida em determinados
documentos oficiais no ser encontrada em outras fontes
documentrias de forma to completa e utilizvel. A
informao obviamente nica se no pode ser encontrada em
outro lugar. Para determinar se um corpo de documentos a
nica boa fonte de informao sobre um dado assunto, preciso
ser um verdadeiro perito no mesmo.
O arquivista alemo Meissner formulou a mxima a idade
avanada deve ser respeitada nos documentos. Os
arquivistas de diversos pases estabeleceram datas-limite antes
das quais propem que todos os documentos sejam
conservados. Na Alemanha o ano de 1700; na Inglaterra, 1750;
na Frana, 1830; e na Itlia, 1861. A data italiana corresponde
aproximadamente, por coincidncia histrica, adotada pelo
Arquivo Nacional dos Estados Unidos, onde se preservam quase
todos os documentos ainda existentes criados antes da Guerra
Civil, iniciada em 1861.

Forma
Ao aplicar o teste forma, o arquivista deve novamente levar em
conta: a) a forma da informao nos documentos, e b) a forma
dos documentos.
A informao pode ser concentrada em documentos no sentido
de que: a) uns poucos fatos so apresentados em dado
documento sobre muitas pessoas, coisas ou
47

fenmenos (informao extensa); b) muitos fatos so
apresentados sobre algumas pessoas, coisas ou
fenmenos (informao intensa); ou c) muitos fatos so
apresentados sobre matrias diversas pessoas coisas e
fenmenos (informao diversa). Em geral, os documentos que
representam concentrao de informao so os que mais se
prestam preservao arquivstica, pois os arquivos quase
sempre tm problemas de espao para a guarda de documentos.
O termo forma aplicado aos documentos e no
informao neles contida refere-se condio fsica dos
documentos oficiais. A condio fsica importante, pois, se
os documentos vo ser preservados num arquivo, devem
apresentar-se de forma que possibilitem a outros, que no os
prprios criadores, us-los sem dificuldade e sem recorrer a
dispendiosos equipamentos mecnicos ou eletrnicos.

Importncia
O arquivista presume que sua primeira obrigao a de
conservar a documentao que contenha informao que
satisfar s necessidades do prprio governo, e depois disso, por
mais indefinidas que sejam, as dos pesquisadores e do pblico
em geral. Antes de aplicar o teste da importncia, o arquivista
deve estar certo de que os documentos satisfazem os testes de
unicidade e forma. O teste de importncia relaciona-se a fatores
imponderveis a matrias que no podem ser avaliadas com
real certeza. Os testes de unicidade e forma, ao contrrio,
referem-se a fatores ponderveis a assuntos que so passveis
de ser avaliados na base de fatos que no deixam dvidas.

Documentos relativos a pessoas - seleo especial e
amostra estatstica
Na seleo de documentos, tendo em vista a informao que
contm sobre pessoas, dois critrios so possveis. O primeiro
selecionar aqueles que representam concentraes de
informaes, tais como formulrios de recenseamentos cujos
documentos de per si fornecem informao extensa, intensa ou
diversa, em forma concentrada. O segundo selecionar um certo
48

nmero de documentos ou pastas que sejam representativos ou
ilustrativos do todo, ou que sejam suficientes para esclarecer os
fenmenos investigados.
Na ltima alternativa, isto , naquela de selecionar, para
reteno, um nmero limitado de processos sobre indivduos,
dois princpios podem ser adotados: a) o de seleo especial; e
b) o de amostra estatstica.

Documentos relativos a coisas
No estudo dos documentos sobre coisas, os valores a serem
considerados so os que derivam da informao que contm ore
as prprias coisas e no da informao sobre o que acontece s
coisas. Entre as coisas, o ser humano se preocupa,
fundamentalmente, com a terra na qual vive.

Documentos relativos a fenmenos
O termo fenmeno refere-se aqui ao que ocorre com pessoas ou
coisas. Se os fenmenos so antigos, interessam principalmente
aos historiadores; se novos, aos socilogos, economistas ou
estudiosos de administrao. Um arquivista, no importa qual
seja sua experincia, ordinariamente apreciar os documentos
principalmente por seu valor ou interesse histrico. A maioria dos
arquivistas tende a preservar todos os documentos que se
referem de maneira significativa a pessoas, episdios ou
acontecimentos importantes.
Quanto a documentos mais recentes sobre assuntos sociais e
econmicos, deve-se aplicar o princpio da seleo especial.
Esse princpio significa, simplesmente, que alguns documentos
so selecionados para preservao, porque contm dados que
so representativos ou ilustrativos do todo, porque tratam de um
acontecimento ou ao importante ou significativa, ou porque
contm dados considerados prprios para um estudo de
condies sociais e econmicas especficas. bom distinguir-se
imediatamente esse princpio do princpio de amostragem
estatstica. Este ltimo, adotado no incio do sculo XX, requer
um conhecimento do mtodo que o arquivista, em geral, no
49

possui. As tcnicas de coleta, classificao e anlise estatstica,
de correlao de dados, cmputo de mdias e probabilidades,
previses, curvas e compilao de nmeros-ndices so tcnicas
altamente especializadas, parte de uma disciplina distinta.
Concluses
A avaliao de documentos no deve se basear em intuio ou
em suposies arbitrrias de valor. Deve ser, ao contrrio,
baseada na anlise total da documentao relativa ao assunto a
que se referem os documentos em questo. A anlise a
essncia da avaliao arquivstica. Ao mesmo tempo em que
aquilata os valores probatrios dos documentos, o arquivista
deve levar em conta o conjunto da documentao do rgo que
os produziu. Igualmente, ao apreciar os valores informativos dos
documentos, o arquivista deve levar em considerao a
documentao total em conexo com o assunto a que se refere a
informao. Deve determinar se aquele grupo de documentos em
questo contm informao nica e se apresenta uma forma que
o torne til como uma fonte de informao, e s depois de feito
isto dever entrar no reino do impondervel.
Microfilmagem
Os objetivos da microfilmagem de documentos so, em geral,
dois: a) reduzir o seu volume; b) garantir a sua durabilidade.
Qualquer determinao para microfilmar documentos deve ser
baseada nos seguintes princpios: os documentos devem
apresentar valor que justifique o custo dessa operao; o
processo de microfilmagem de alto custo, devendo-se, por isso,
sopesar esse custo contra o da preservao dos documentos na
forma original; e os documentos a serem microfilmados devem ter
caractersticas fsicas que se prestem filmagem. No Brasil, a Lei
5.433/68 regula a matria.
O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reproduo
de diminutas imagens fotogrficas. Entretanto a sua utilizao
como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e documentos
foram reduzidos a pequenas dimenses visando sua utilizao
em pesquisas.
50

Entende-se por microfilmagem de substituio a que incide
sobre documentos de guarda temporria, com vistas
ao aproveitamento de espao.
As microformas podem apresentar-se em trs modos: filme,
jaqueta ou microficha;

Filme (rolo)
a forma de sada natural do processo de microfilmagem dos
documentos. So gerados um filme original (sais de prata) para
acondicionamento no arquivo de segurana e uma cpia (diazo)
para consulta. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou
menos 2.400 documentos de formato A4. No filme esses
documentos so chamados de fotogramas.

Jaqueta
A sua impresso segue os mesmos procedimentos da forma
anterior. Tambm so gerados dois filmes: um para guarda no
arquivo de segurana e outro para consulta. Entretanto, esse
segundo formato passa por novos procedimentos: seus
fotogramas so recortados e inseridos em jaquetas. Utiliza-se o
arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossis
e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados,
exigindo, assim, a proximidade das informaes. Como esse
processo mais trabalhoso, somente uma pequena parte da
documentao de uma empresa encontra-se nesse suporte.

Microfichas
Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou
atravs do sistema COM Computer Output Microfilm, ou seja,
sada direta do computador para a microficha, atravs da fita
spool, sem passar pelo papel. No mais necessria a
impresso de quilmetros de formulrios contnuos. Sua
capacidade de armazenamento de at 420 fotogramas. As
microfichas so usadas em arquivos que sejam bastante
utilizados devido facilidade de seu manuseio. Os equipamentos
51

para a leitura das microformas podem ser simples unicamente
para a leitura ou conjugados (leitoras/ copiadoras) para a
leitura e cpia em papel.
Tecnologia da Informao
Os avanos tecnolgicos, ao lado das vantagens que oferecem,
apresentam alguns problemas que merecem reflexo e exigem
solues dentro de curto espao de tempo: falta de respaldo
legal, no Brasil, que assegure o valor probatrio dos registros
contidos em suportes informticos; baixa durabilidade dos
materiais empregados, tornando necessria a transferncia
peridica das informaes para outros suportes; obsolescncia,
em prazos de quatro a cinco anos, dos equipamentos
necessrios leitura das informaes armazenadas; falta de
padronizao na fabricao de equipamentos e suportes.
Transferncia e recolhimento
Transferncia e recolhimento so definidos respectivamente no
art. 1, 1 e art 1, 2 da Resoluo n 2 do CONARQ.
Transferncia e recolhimento so feitos em razo da freqncia
de uso e no do valor do documento. A transferncia dos
documentos do arquivo corrente para o intermedirio e o
recolhimento para o permanente objetivam racionalizar os
trabalhos facilita o arquivamento e a localizao de
documentos, pois libera espao e economiza recursos materiais,
lembrando que o arquivo intermedirio dever ser subordinado
tcnica e administrativamente ao arquivo permanente.
As transferncias para centros de depsito de armazenamento
temporrio. atendem, no mnimo, a trs necessidades bem
definidas: a) servem para acomodar certos tipos de documentos
que se acumulam regularmente nas reparties do governo e que
devem ser conservados durante longos perodos de tempo; b)
servem para acomodar acumulaes especiais de documentos
de rgos extintos ou de determinadas atividades; e c) servem
como um lugar onde se concentram todos os acmulos de
documentos regulares ou especiais, de valor e sem valor ao
se iniciar um programa de administrao de documentos ou
arquivstico. Essas transferncias tambm ocorrem para reas de
custo reduzido, contribuindo para a economia do sistema, que
52

sua finalidade primordial. A maior desvantagem de um plano
de depsito tipo limbo, reside no incentivo que d s instituies
para protelar o exame de seus documentos. Esses centros no
devem ser normalmente usados para armazenar documentos
cujo destino os funcionrios no possam decidir de imediato.
Sempre que se transferem documentos do tipo no-rotineiro para
centros intermedirios, faz-se mister obter informaes precisas e
completas sobre as origens administrativas e o significado
funcional dos mesmos, a fim de facilitar sua avaliao.
Conquanto tais informaes sejam muito teis na avaliao, as
descries, por escrito, de documentos, raramente so um bom
substituto para a informao que pode ser prestada oralmente
por aqueles que os criaram. importante lembrar que os
documentos transferidos a um depsito
intermedirio conservam a classificao que lhes foi dada
nos arquivos correntes.
Quanto aos arquivos de custdia, deve-se observar alguns
preceitos bsicos: primeiro, que um arquivo permanente no
deve aceitar documentos que possam
demandar emprstimos freqentes repartio de origem,
embora um centro intermedirio possa tomar tais
encargos.; segundo devem ser documentos
com valor secundrio evidente que justifique sua reteno
permanente; terceiro, os corpos dos documentos transferidos
para um arquivo devem serunidades completas e lgicas,
acompanhadas dos ndices que lhe sejam pertinentes, devem
estar em boa ordeme, tanto quanto possvel, destitudos de
peas sem valor que com eles possam ter sido arquivados.
E por ltimo, um arquivo de custdia no deve recolher
documentos a cujo uso se imponham restries consideradas
descabidas e contrrias ao interesse pblico.
Tipos de transferncia
At a primeira metade do sculo XX a tradio arquivstica
clssica considerava apenas duas idades dos arquivos:
a administrativa e a histrica. Os documentos passavam
diretamente de um a outro estgio, no sendo prevista nenhuma
fase de transio. Com o aumento da massa documental,
surgiu a teoria da idade intermediria e com ela a noo de
depsitos intermedirios, cujo acervo constitudo de papis
53

que no esto mais em uso corrente. Os arquivos
intermedirios tornaram-se uma necessidade reconhecida por
administradores e arquivistas. Sua funo principal consiste em
proceder a um arquivamento transitrio, isto , em assegurar a
preservao de documentos que no so mais movimentados,
utilizados pela administrao e que devem ser guardados
temporariamente, aguardando pelo cumprimento dos prazos
estabelecidos elas comisses de anlise ou, em alguns casos,
por um processo de triagem que decidir pela eliminao ou
arquivamento definitivo, para fins de prova ou de pesquisa.
H dois tipos bsicos de
transferncia: permanente e peridica. Permanente a
que se processa emintervalos irregulares e exige, quase
sempre, que se indique em cada documento a data em que
dever ser transferido. S aplicada em casos
especiais. Peridica a remoo de documentos,
em intervalosdeterminados. Ela pode ser efetuada em uma
etapa, em duas etapas, e ainda dentro de um perodo
determinado, sendo esta ltima conhecida como peridica de
mnimo e mximo.
Na transferncia peridica em uma etapa, os documentos
julgados de valor so recolhidos diretamente do arquivo corrente
para o arquivo permanente. Neste caso, no h arquivo
intermedirio e a transferncia recebe o nome derecolhimento.
Na transferncia peridica em duas etapas tambm
conhecida
por dupla capacidade,transferncia mltipla ou mtodo do
ciclo os documentos so transferidos para o arquivo
intermedirio, onde permanecem durante determinado perodo e,
posteriormente, se julgados de valor, so recolhidos em carter
definitivo para o arquivo permanente.
normalmente nessa fase (transferncia) que se promove a
desinfestao e a restaurao dos documentos.


[1] Essa ficha ser retirada no rgo a que o documento
destinado pelo responsvel pelo controle no mbito desse
54

rgo, e ser novamente anexada ao documento quando este
for encaminhado a outro rgo, devendo essa passagem ser
feita por intermdio do Setor de Registro e Movimentao, que
o redistribuir

Arquivos permanentes
Os arquivos permanentes constituem-se de materiais
selecionados, que so escolhidos de uma grande massa de
documentos produzidos e recebidos por um governo, devido ao
seu valor comprobatrio e informativo. So escolhidos tomando-
se por base no a apreciao de certos documentos em
particular, mas devido ao seu significado no conjunto da
documentao de um determinado assunto ou atividade, ou, em
termos mais amplos, na documentao de um rgo, de um
governo, ou mesmo da sociedade em certo estgio de
desenvolvimento. O trabalho de recolhimento de documentos a
arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preserv-los e
torn-los disponveis para serem usados.
Os documentos pblicos devem ser reconhecidos por lei como
propriedade pblica. O direito a tais documentos ser
exclusivamente do governo que os criou e sero conservados
para a perpetuidade. Qualquer lei que diga respeito
administrao de documentos pblicos deve incluir no seu texto
normas para a sua reobteno no caso de terem sido
indevidamente alienados ou retirados da repartio. O princpio
bsico nullum tempus occurrit regi (art. 17, 4, Decreto
4.073/2002), que foi traduzido como contra o rei no h
prescrio (vide art. 15 e seguintes do Decreto 4.073/2002).
A legislao sobre os documentos pblicos, alm disso, deve
definir claramente as responsabilidades de custdia do arquivista.
O conceito de custdia pode ser explicado em relao ao
conceito de propriedade pblica. Os documentos pblicos
podero ser conservados sob a custdia de qualquer rgo da
administrao, sem, contudo, ser de sua propriedade. Quando os
documentos pblicos so transferidos da custdia de um rgo
para a de outro no h transferncia de propriedade, pois os
documentos eram e continuam a ser propriedade do Estado.
55

Legalmente, ento, o arquivista deve ter a custdia dos
documentos que esto sob a sua guarda fsica, no que diz
respeito ao seguinte:
Primeiro, deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos
direitos e privilgios que tinha a entidade que os criou,
relativamente reproduo e autenticao de cpias.
Segundo, deve ter, em relao aos documentos, certos direitos e
privilgios adicionais que no so comumente exercidos pelas
entidades criadoras. Referem-se estes ao arranjo, descrio e
publicao para fins que no aqueles para os quais foram
originariamente criados para servir a usos secundrios de
outras reparties e de particulares. Esses direitos e privilgios
so necessrios ao arquivista para o bom cumprimento de seus
deveres.
Deve haver disposies legais regulamentando o problema da
destruio de documentos pblicos. Essa regulamentao h que
proibir a destruio de qualquer documento pblico por qualquer
funcionrio sem a devida aprovao da autoridade responsvel
pelos arquivos (vide art. 18, Decreto 4.073/2002).
Mesmo os documentos histricos de hoje podem tornar-se
novamente administrativos amanh, por diversas circunstncias,
devido sua utilizao.
Os princpios que se aplicam ao arranjo de documentos pblicos
num arquivo de custdia devem ser distintos dos princpios
expostos at agora, que se aplicam ao arranjo dos mesmos nas
prprias reparties de origem. A administrao de arquivos
permanentes bem mais complexa que a dos arquivos corrente
e intermedirio.
Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do
arquivo permanente:
arranjo reunio e ordenao adequada dos documentos;
descrio e publicao acesso aos documentos para
consulta e divulgao;
56

conservao medidas de proteo aos documentos e,
conseqentemente do local de sua guarda, visando a impedir
sua destruio;
referncia poltica de acesso e uso dos documentos.

Atividades de arranjo
Em arquivologia entende-se por arranjo a ordenao dos
documentos em fundos, a ordenao das sries dentro
dos fundos e, se necessrio, dos itens documentais dentro
das sries. O arranjo uma das funes mais importantes em
um arquivo,e, por isso, deve ser feito por pessoa qualificada e
especializada. As atividades desenvolvidas no arranjo so de
dois tipos: intelectuais e fsicas. As intelectuais consistem na
anlise dos documentos quanto a sua forma, origem funcional e
contedo. As atividades fsicas se referem colocao dos
papis nas galerias, estantes ou caixas, seu empacotamento,
fixao de etiquetas etc.
H considervel diferena entre o arranjo do arquivo
corrente e o do arquivo permanente. Quanto
aosarquivos intermedirios, no existem mtodos ou
princpios especficos de arranjo no sentido tcnico da palavra
aqui empregado. Nesses arquivos, de guarda transitria, aplicam-
se apenas critrios racionais de disposio dos documentos em
estantes e armrios.

Princpios de arranjo de arquivos
O conservador de arquivos no se ocupa apenas com o arranjo
dos documentos de uma nica repartio, como o caso do
arquivista encarregado dos documentos de uso corrente. Ocupa-
se do arranjo de todos os documentos sob sua custdia, os quais
emanam de diversos rgos, de muitas subdivises
administrativas e de numerosos funcionrios individuais. Arranja
seus documentos para uso no-corrente, em contraposio ao
uso corrente, e arranja-os de acordo com certos princpios
bsicos da arquivstica e no segundo qualquer classificao
predeterminada ou esquema de arquivamento.
Evoluo dos princpios de arranjo
57

O primeiro grande passo terico, que diferia do velho mtodo de
arranjo de arquivos de acordo com esquemas de classificao
predeterminados, ocorreu quando Guizot (1787-1874), ministro
da Instruo Pblica de 1832 a 1839 e primeiro-ministro de 1840
a 1848, baixou regulamentos relativos ao arranjo de documentos
dos dpartments que haviam sido colocados sob a jurisdio
dos Archives Nationales, pela lei de 26 de outubro de 1796. O
primeiro desses regulamentos foi publicado em 8 de agosto de
1839 e completado por circular emitida pelo ministro do Interior,
conde Duchatel (1803-67), em 24 de abril de 1841. Essa circular,
intitulada Instructions pour la mise em ordre et l classement
des archives dpartmentales et communales, estabeleceu um
esquema lgico para o agrupamento de documentos
dos dpartments que, embora modificado por dois suplementos
posteriores, ainda est em vigor. Os princpios gerais
estabelecidos para a execuo desse esquema foram os
seguintes:
a) os documentos deviam ser agrupados por fundos (fonds),
isto , todos os documentos originrios de uma determinada
instituio, tal como uma entidade administrativa, uma
corporao ou uma famlia, seriam agrupados e considerados
como o fonds daquela determinada instituio;
b) os documentos de um fonds deviam
ser arranjados por grupos de assuntos, e a cada grupo seria
atribudo um lugar definitivo em relao aos outros grupos;
c) as unidades, nos grupos de assuntos, seriam arranjadas
conforme as circunstncias, em ordem cronolgica, geogrfica ou
alfabtica.
A circular de 24 de abril de 1841 formulou o princpio bsico
de respect des fonds, pelo qual todos os documentos
originrios de uma autoridade administrativa, corporao ou
famlia devem ser agrupados, constituindo fundos. Dentro
desses os documentos devem ser arranjados por assuntos, e
aps, em ordem cronolgica, geogrfica ou alfabtica. As
relaes entre os grupos de assuntos, dentro de um fundo,
devem ser determinadas pelo contedo dos mesmos.
Quando se tratar, por exemplo, de uma coleo de decretos
ou leis, ou de decises judiciais, as peas devem ser arranjadas
em ordem cronolgica, visto que um pesquisador, geralmente,
58

indica a data de tais documentos. Se, por outro lado, se tratar
de assuntos de municipalidades, prefervel
o arranjo geogrfico, visto que os pesquisadores
habitualmente indicam o nome da municipalidade. Se se tratar de
documentos relativos a pessoas, claro que
o arranjo alfabtico pelos nomes dos indivduos facilita as
buscas.
O eminente palegrafo Natalis de Wailly (1805-86) justificou o
princpio respect des fonds nos seguintes termos:
Uma classificao geral de documentos por fundos e (nos
fundos) por assunto, a nica maneira adequada de se
assegurar a realizao imediata de uma ordem regular e
uniforme. Tal classificao apresenta vrias vantagens. Em
primeiro lugar, mais simples de se por em prtica do que
qualquer outro sistema, pois consiste to-somente em reunir
peas das quais apenas necessrio determinar a origem.
Num grande nmero de casos, essa classificao feita com
mais facilidade, porquanto consta simplesmente da reproduo
da ordem atribuda por seus donos anteriores; essa ordem pode,
talvez, ser conseguida por meio de inventrios existentes, sendo,
neste caso, suficiente confrontar os documentos inventariados e
dar-lhes outra vez ordem original. Se, ao invs de seguir esse
mtodo, se prope uma ordem terica, baseada na natureza das
coisas, todas essas vantagens se perdem.
O antigo sistema de arranjar os documentos de acordo
com algum sistema arbitrrio de classificao de
assuntos foi abandonado, ao menos teoricamente, e
substitudo por um sistema baseado em princpio aplicvel de
maneira geral. Esse princpio o de agrupar os documentos
oficiais de acordo com a natureza das instituies
pblicas que os acumulam.
O princpio do respect des fonds evoluiu e foi ampliado na
Prssia, onde se decidiu, primeiro, que os documentos pblicos
devem ser agrupados de acordo com
as unidades administrativas que os criaram (e no de
acordo com a natureza das instituies que os criaram,
como na Frana) e, em segundo lugar, que o arranjo dado
aos documentos pelos prprios rgos criadores deve
ser preservado no arquivo de custdia permanente. O
59

princpio de agrupar os documentos oficiais de acordo com a
origem nos organismos pblicos administrativos
chamado princpio da provenincia.
O reagrupamento dos documentos de diferentes rgos, por
assuntos, foi ento reconhecido como um mtodo impraticvel,
especialmente depois do grande aumento que sofreu o volume
dos documentos transferidos. Criou-se ainda um novo princpio
chamado Registraturprinzip. Este estabelecia que os
documentos de cada rgo devem ser mantidos, no arquivo de
custdia, na ordem dada pelo servio de registro do rgo, e no
reorganizados por grupos de assuntos.
Os arquivistas holandeses tambm concluram no ser possvel,
tampouco desejvel, que se destrua a ordem original do registro
para substitu-la por outra baseada no que possa parecer um
esquema mais lgico de cabealhos de assuntos. A ordem
original do registro, explicaram, no foi criada arbitrariamente,
no resulta do acaso, mas, ao contrrio, conseqncia lgica
da organizao do corpo administrativo de cujo funcionamento o
registro produto.
A evoluo desses princpios na Inglaterra e EUA seguiram a
mesma linha, consagrando-se mundialmente o princpio da
provenincia por vrias razes:
a) o princpio protege a integridade dos documentos no sentido
de que as suas origens e os processos pelos quais foram criados
refletem-se no seu arranjo. A maioria dos documentos do
governo se acumula em conexo com atos oficiais e, como os
atos do governo se relacionam entre si, atravs da funo e da
organizao administrativa, assim os documentos so mais
inteligveis quando conservados juntos, sob a identidade do rgo
ou da subdiviso do rgo, pelo qual foram acumulados e na
ordem geral que lhes foi dada por aquele rgo;
b) o princpio ajuda a revelar o significado dos documentos,
pois os assuntos de documentos individuais somente podem ser
completamente compreendidos, no contexto, com documentos
correlatos. Se os documentos so arbitrariamente tirados do seu
contexto e reunidos de acordo com um sistema subjetivo ou
arbitrrio qualquer, o real significado dos mesmos, como prova
documentria, pode-se tornar obscuro ou at se perder;
60

c) o princpio d ao arquivista um guia exeqvel e econmico
para o arranjo, descrio e utilizao dos documentos sob sua
custdia. Quebrar as unidades existentes e substitu-las
arbitrariamente por novas consumiria, inutilmente, grande parte
do tempo do arquivista, e a complexidade e diversidade de
assuntos que os documentos cobrem tornariam irrealizveis o
acabamento de qualquer tarefa desse gnero.
Concluses finais sobre os princpios de arranjo de documentos
Na aplicao do princpio da provenincia, a entidade
administrativa que os produziu no precisa ter sido completa e
independente, como na Inglaterra, mas deve, no entanto, ter sido
de tal ordem que os seus documentos possam ser prontamente
distinguidos de outros grupos de documentos, considerando-se a
relao desses para com a funo ou campo de assunto.
Alm disso, os documentos preservados pelo testemunho que
contm da organizao e da funo devem ser mantidos na
ordem que lhes foi atribuda pelos rgos que os criaram,
mantiveram ou acumularam. Conquanto essa ordem no rena
os documentos por assuntos que atenderiam a todas as
necessidades dos pesquisadores, a nica maneira vivel de
colocarem-se os documentos em ordem, conservando-se, ao
mesmo tempo, os valores de prova quanto ao funcionamento do
governo. Dar novo arranjo, de acordo com algum plano arbitrrio,
a documentos que j estejam em ordem ou parcialmente
ordenados, seria um extravagante desperdcio de tempo, e impor
um plano de arranjo arbitrrio aos poucos documentos que
estejam inteiramente desordenados no atenderia a qualquer
objetivo concebvel.
Deve fazer-se uma exceo regra de preservar os documentos
na ordem original, quando estes receberam novo arranjo nos
rgos governamentais, depois de servirem a seus objetivos
primrios. O arranjo original deve ser preservado se reflete o uso
feito dos documentos quando correntes, mas novos arranjos
artificiais que visaram servir a outros fins que no os correntes s
devem ser preservados no arquivo de custdia permanente se
atenderem s necessidades arquivsticas.
61

Por fim, os documentos modernos que so conservados pelo seu
contedo informativo sem referncia ao seu valor como
testemunho da organizao e funo devem ser mantidos na
ordem que melhor sirvam s necessidades dos pesquisadores e
dos funcionrios. Uma boa proporo de documentos modernos
preservada unicamente pela informao que contm sobre
pessoas, lugares ou sobre matria social, econmica, cientfica
etc. Tais documentos devem ser arranjados, unicamente, tendo-
se em vista facilitar a sua utilizao pelos estudiosos, cientistas e
outros, sem observar como estavam arranjados na repartio.
A escolha dos fundos dever ser estabelecida de acordo com as
circunstncias e convenincias, obedecendo a dois critrios:
a) Estrutural, constitudo dos documentos provenientes de uma
mesma fonte geradora de arquivos;
b) Funcional, constitudo dos documentos provenientes de mais
de uma fonte geradora de arquivo, reunidos pela semelhana de
suas atividades, mantido, porm, o princpio da provenincia.
Atividades de descrio e publicao
O trabalho de um arquivo s se completa com a elaborao de
instrumentos de pesquisa, que consistem na descrio e na
localizao dos documentos no acervo, e se destinam a orientar
os usurios nas diversas modalidades de abordagem a um
acervo documental.
Alm de tornar o acervo acessvel, os instrumentos de pesquisa
objetivam divulgar o contedo e as caractersticas dos
documentos.
Os documentos, quanto substncia, so descritos fazendo-
se referncia ao rgo administrativo que os criou, s
funes, ou s atividades. Os documentos so
descritos estruturalmente, dando-se informao sobre
anatureza fsica dos mesmos e sobre os sistemas segundo
os quais so arquivados ou classificados.
O primeiro elemento na descrio de documentos a autoria,
que indicada mencionando-se o nome da unidade
administrativa, dentro do rgo governamental, que os criou;
62

o segundo elemento o tipo fsico a que pertencem os
documentos correspondncia, relatrios, ordens, tabelas e
outros; o terceiro elemento o ttulo da unidade que est
sendo descrita; o quarto a estrutura fsica da unidade
partes de um grupo classificado de documentos, volumes
encadernados, maos de documentos ou caixas.
Tipos bsicos de instrumentos de pesquisa
Em 1973, a AAB formou um grupo de trabalho, sob a direo de
seu presidente, com a finalidade de definir os instrumentos de
pesquisa bsicos. Considerando que a maioria dos arquivos
brasileiros no dispe de instrumentos de pesquisa e nem
mesmo de um mnimo de orientao, o grupo selecionou e definiu
os quatro seguintes
tipos:guia, inventrio, catlogo e repertrio.
Guia
Obra destinada orientao dos usurios no
conhecimento e na utilizao dos fundos que integram o
acervo de um arquivos permanente. o instrumento de
pesquisa mais genrico, pois se prope a informar sobre a
totalidade dos fundos existentes no arquivo. Sua finalidade
informar sobre o histrico, a natureza, a estrutura,
operodo de tempo, a quantidade de cada fundo integrante
do acervo total do arquivo.
Inventrio sumrio
Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um
fundo ou de uma de suas divises so identificadas e
descritas sucintamente. Trata-se de instrumento
do tipo arrolamento, cuja organizao deve refletir o arranjo
adotado para a disposio do fundo, ou parte dele, como uma
srie, por exemplo.
Sua finalidade descrever a composio do fundo ou
parte dele, pela enumerao de suas unidades de arquivamento,
sumariamente descritas e ao mesmo tempo prover o arquivo de
um instrumento preliminar de busca para cada fundo.
O inventrio deve ser precedido de
uma introduo contendo informaes sobre os seguintes
elementos:modalidade de incorporao do fundo no acervo
do arquivo; breve notcia histrica sobre a instituio, a
pessoa ou a famlia da qual o fundo
63

proveniente; explicao sobre o modo de consulta do
inventrio.
O inventrio sumrio fundamental e deve ser o primeiro
instrumento de pesquisa a ser elaborado tanto para os
fundos de arquivos pblicos constitudos de documentos de
carter oficial quanto para os de arquivosprivados.
Inventrio analtico
Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de
um fundo ou de uma de suas divises soidentificadas e
descritas pormenorizadamente. Sua finalidade propiciar ao
usurio um conhecimento individualizado das unidades de
arquivamento, atravs da descrio minuciosa de seu contedo.
Catlogo
Instrumento de pesquisa elaborado segundo
um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou
geogrfico, incluindo todos os documentos pertencentes a
um ou mais fundos, descritos de forma sumria ou
pormenorizada.
Sua finalidade agrupar os documentos que versem
sobre um mesmo assunto, ou que tenham sido produzidos
num dado perodo de tempo, ou que digam respeito a
determinada pessoa, ou a lugares especficos existentes num ou
mais fundos.
Repertrio
o instrumento de pesquisa que
descreve pormenorizadamente documentos previamente
selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, segundo
um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou
geogrfico. Nesse tipo de instrumento est presente
um juzo de valor que estabelece ou no a incluso de
determinado documento. Sua elaborao s se justifica em casos
especficos, quando h inteno de ressaltar documentos
individuais relevantes. A disposio das entradas e demais
informaes se assemelha do catlogo, sendo os itens
descritos minuciosamente, cabendo mesmo a transcrio de
documentos na ntegra.
ndice instrumento de pesquisa auxiliar
64

uma lista sistemtica e pormenorizada dos elementos do
contedo de um documento ou grupo de documentos, disposta
em determinada ordem para indicar sua localizao no texto.
Tabela de equivalncia ou concordncia
um instrumento de pesquisa auxiliar que d a equivalncia de
antigas notaes para as novas que tenham sido adotadas, em
decorrncia de alterao no sistema de arranjo.
ISAD(G) Norma Geral Internacional de descrio
arquivstica
Esta norma estabelece diretrizes gerais para a preparao de
descries arquivsticas. Deve ser usada em conjuno com as
normas nacionais existentes ou como base para a sua criao.
O objetivo da descrio arquivstica identificar e explicar o
contexto e o contedo de documentos de arquivo a fim de
promover o acesso aos mesmos. Processos relacionados
descrio podem comear na ou antes da produo dos
documentos e continuam durante sua vida.
As regras contidas nesta norma no do orientao para a
descrio de documentos especiais, tais como selos, registros
sonoros ou mapas. Manuais expondo regras de descrio para
tais documentos j existem. Normas de descrio arquivstica so
baseadas em princpios tericos aceitos. Por exemplo, o princpio
de que a descrio arquivstica procede do geral para o particular
uma conseqncia prtica do princpio do respeito aos fundos.
Um fundo pode ser descrito como um todo numa nica descrio
ou representado como um todo e em suas partes em vrios
nveis de descrio. O fundo constitui o nvel mais geral de
descrio; as partes constituem nveis subseqentes, cuja
descrio, com freqncia, s plenamente significativa quando
vista no contexto da totalidade do fundo. Assim, pode existir uma
descrio no nvel do fundo, no nvel da srie, no nvel do dossi /
processo e / ou uma descrio no nvel do item. Nveis
intermedirios, tais como sees ou subsries, podem ocorrer.
Cada um desses nveis pode ser novamente subdividido, de
acordo com a complexidade da estrutura administrativa e / ou
funes da entidade que gerou os documentos e a sua
organizao.
65

No glossrio do ISAD(G) encontramos uma definio de
seo: Subdiviso de um fundo compreendendo um conjunto
de documentos relacionados que corresponde a subdivises
administrativas da agncia ou instituio produtora ou,
quando tal no possvel, correspondendo a uma diviso
geogrfica, cronolgica, funcional ou agrupamentos de
documentos similares. Quando o organismo produtor tem
uma estrutura hierrquica complexa, cada seo tem tantas
subdivises subordinadas quantas forem necessrias, de
modo a refletir os nveis da estrutura hierrquica da unidade
administrativa subordinada primria.
Descrio multinvel
Se o fundo como um todo estiver sendo descrito, ele dever ser
representado numa s descrio, utilizando-se os elementos
descritivos apropriados. Se necessria a descrio das suas
partes, estas podem ser descritas em separado, usando-se
igualmente os elementos apropriados. A soma total de todas as
descries assim obtidas, ligadas numa hierarquia, representa o
fundo e as partes para as quais foram elaboradas as descries.
Para as finalidades destas regras, tal tcnica de descrio
denominada descrio multinvel.

Regras para descrio multinvel

DESCRIO DO GERAL PARA O PARTICULAR
Objetivo: Representar o contexto e a estrutura hierrquica do
fundo e suas partes componentes.
Regra: No nvel do fundo, d informao sobre ele como um
todo. Nos nveis seguintes e subseqentes, d informao sobre
as partes que esto sendo descritas. Apresente as descries
resultantes numa relao hierrquica entre a parte e o todo,
procedendo do nvel mais geral (fundo) para o mais particular.
INFORMAO RELEVANTE PARA O NVEL DE
DESCRIO
Objetivo: Representar com rigor o contexto e o contedo da
unidade de descrio.
Regra: Fornea apenas a informao apropriada para o nvel que
est sendo descrito. Por exemplo, no fornea informaes
66

detalhadas sobre dossis / processos se a unidade de descrio
for um fundo; no fornea a histria administrativa de um
departamento inteiro se o produtor da unidade de descrio for
uma diviso ou uma seo.
RELAO ENTRE DESCRIES
Objetivo: Tornar explcita a posio da unidade de descrio na
hierarquia.
Regra: Relacione, se aplicvel, cada descrio sua mais
prxima e superior unidade de descrio, e identifique o nvel de
descrio.
NO REPETIO DE INFORMAO
Objetivo: Evitar redundncia de informao em descries
hierarquicamente relacionadas.
Regra: No mais alto nvel apropriado, d a informao que
comum s partes componentes. No repita em um nvel inferior
informao que j tenha sido dada num nvel superior.
Elementos de descrio
Esses elementos so divididos em sete reas: rea de
identificao, rea de contextualizao, rea de contedo e
estrutura, rea de condies de acesso e uso, rea de fontes
relacionadas, rea de notas e rea de controle da descrio.

ISAAR(CPF) Norma internacional de registro de
autoridade arquivstica para entidades coletivas, pessoas e
famlias
Esse segundo trabalho tem um aspecto complementar em
relao ao ISAD(G). A criao de registros de autoridade
arquivstica possibilita o controle das entradas de entidades
coletivas, pessoas e famlias, permitindo tanto a identificao de
fundos fracionados entre diversas instituies, como tambm o
prprio rastreamento de temas ligados a essas entidades
coletivas, pessoas e famlias em fundos diversos de variados
arquivos.

Glossrio de termos associados ao ISAAR(CPF)
67

Catlogo de autoridade (authority file) - conjunto organizado
de registros de autoridade.
Controle de autoridade (authority control) - controle de
termos normalizados, incluindo nomes prprios (de pessoas
fsicas ou jurdicas e geogrficos), utilizados como pontos de
acesso.
Dados de autoridade (authority data) - informao em um
registro de autoridade ou em um arquivo de autoridade.
Entrada de autoridade (authority entry) - ponto de acesso
normalizado estabelecido pela instituio arquivstica
responsvel.
Ponto de acesso (access point) - nome, palavra-chave,
entrada de ndice, pelo qual uma descrio possa ser
pesquisada, identificada ou recuperada.
Registro de autoridade (authority record) - uma entrada de
autoridade combinada com outros elementos de informao que
descreve a entidade (entidade coletiva, pessoa ou famlia) e que
pode remeter a outras entradas de autoridade.

Atividades de conservao
A conservao compreende os cuidados prestados aos
documentos e, conseqentemente, ao local de sua guarda.
H dois fatores apontados pela Repartio de Normas Tcnicas
(Bureau of Standards) que afetam a preservao do material
sob a custdia de um arquivo: agentes externos e internos
de deteriorao. Os agentes externos decorrem das condies
de armazenagem e de uso; os internos so inerentes prpria
natureza material dos documentos. Cabe ao arquivista precaver-
se contra esses agentes destrutivos, provendo-se de instalaes
que anulem ou reduzam os efeitos malficos dos agentes
externos e empregando mtodos que preservem os materiais
perecveis, seja na forma original, seja em qualquer outra forma.
A luz, a temperatura, a umidade, a poluio cida do ar e as
impurezas no papel so os principais agentes de deteriorao.
Os agentes externos mais responsveis pela deteriorao so os
gases cidos da atmosfera e particularmente o dixido sulfrico
(H
2
SO
5
). A poluio cida do ar, bem como outros fatores
externos de deteriorao, temperatura e umidade desfavorveis,
68

somente podem ser tratados pelo uso de aparelhos de ar-
condicionado. Nas reas onde se observa elevada poluio
atmosfrica, os prdios destinados a arquivos devem ser
equipados com aparelhos de ar-condicionado. O controle de
temperatura, de umidade relativa e de
poluentes, por meio de instrumentos, com o objetivo de
criar uma atmosfera favorvel conservao dos documentos
denomina-se climatizao.
As atividades relacionadas com o arranjo, descrio e consulta
ficam em plano secundrio, em face do importante problema da
preservao dos documentos.
A luz, o ar seco, a umidade, o movo, a temperatura inadequada,
a poeira, gases e inmeras pragas, a mdio e longo prazos, so
altamente prejudiciais conservao do acervo documental.
A luz do dia deve ser abolida na rea de amazenamento,
porque no s acelera o desaparecimento das tintas,
como enfraquece o papel. A prpria luz artificial deve ser
usada com parcimnia.
O ar seco outro fator de enfraquecimento do papel.
A umidade, alm de exercer o mesmo efeito do ar seco, propicia
o desenvolvimento de mofo. O ndice de umidade ideal situa-
se entre 45 e 48%.
A temperatura no deve sofrer oscilaes, mantendo-se entre 20
e 22. O calor constante destri as fibras do papel. O ideal
a utilizao ininterrupta de aparelhos de ar condicionado e
desumidificadores, a fim de climatizar as reas de
armazenamento e filtrar as impurezas do ar. No sendo vivel tal
prtica, deve-se empregarslica-gel, acondicionada em
recipientes plsticos, no fundo das gavetas ou estantes para
combater a umidade.
A poeira e os gases contribuem para o envelhecimento
prematuro dos papis. As emanaes deletrias dos gases
tambm destroem as fibras do papel.
Determinados insetos so atrados pela celulose do papel,
cola, goma ou casena, mas a umidade
aprincipal causadora de seu aparecimento, pois neste
ambiente encontram condies ideais para se desenvolverem.
69

So as seguintes as principais operaes de conservao: a)
desinfestao; b) limpeza; c) alisamento; d) restaurao ou
reparo.

Desinfestao
O mtodo mais eficiente de combater os insetos a fumigao. A
substncia qumica a ser empregada nesse processo deve
passar por testes de garantia da integridade do papel e da tinta
sob sua ao. Com a fumigao os insetos, em qualquer fase de
desenvolvimento, so completamente destrudos.
Contudo, de acordo com uma publicao oficial do Arquivo
Nacional cujo texto original de Indgrid Beck, a fumigao de
documentos no mais recomendada em virtude dos gases
txicos e compostos oxidantes danosos.

Limpeza
a fase posterior fumigao. Na falta de instalaes especiais
para essa operao, utiliza-se um pano macio, uma escova ou
um aspirador de p.
Alisamento
Consiste em colocar os documentos em bandejas de ao
inoxidvel, expondo-os ao do ar com forte percentagem de
umidade, 90 a 95%, durante uma hora, em uma cmara de
umidificao. Em seguida, so passados a ferro, folha por folha,
em mquinas eltricas. Caso existam documentos em estado de
fragilidade, recomenda-se o emprego de prensa manual sob
presso moderada. Na falta de equipamento adequado,
aconselha-se usar ferro de engomar caseiro.
Restaurao
Os documentos devem ser tratados em relao acidez, antes
de se tentar a restaurao por qualquer mtodo.
A restaurao exige um conhecimento profundo dos papis e
tintas empregados. Vrios so os mtodos existentes.
70

O mtodo ideal aquele que aumenta a resistncia do
papel ao envelhecimento natural e s agresses
externas do meio ambiente, sem que advenha prejuzo
quanto legibilidade e flexibilidade, e sem que aumente
o volume e o peso.
Banho de gelatina
Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou
cola, o que aumenta a sua resistncia, no prejudica a
visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem
dos raios ultravioletas e infravermelhos. Os documentos,
porm, tratados por este processo, que natural, tornam-se
suscetveis ao ataque dos insetos e dos fungos, alm de
exigir habilidade do executor.
Tecido
Processo de reparao em que so usadas folhas de tecido
muito fino, aplicadas com pasta de amido. Adurabilidade do
papel aumentada consideravelmente, mas o emprego do
amido propicia o ataque de insetos e fungos, impede o
exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos, alm
de reduzir a legibilidade e a flexibilidade.
Silking
Este mtodo utiliza tecido crepeline ou musseline de seda de
grande durabilidade, mas, devido ao uso de adesivo base de
amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a
legibilidade quanto a flexibilidade, a reproduo e o exame pelos
raios ultravioletas e infravermelhos so pouco prejudicados. , no
entanto, umprocesso de difcil execuo,
cuja matria prima de alto custo.
Laminao
Processo em que se envolve o documento, nas duas faces,
com uma folha de papel de seda e outra de acetato de
celulose, colocando-o numa prensa hidrulica. O acetato de
celulose, por ser termoplstico, adere ao documento, juntamente
com o papel de seda, e dispensa adesivo. A durabilidade e as
qualidades permanentes do papel so asseguradas sem perda
da legibilidade e da flexibilidade, tornando-o imune ao de
fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso pode ser
removida com gua e sabo.
71

O volume do documento reduzido, mas o peso duplica. A
aplicao, por ser mecanizada, rpida e a matria-prima, de
fcil obteno. O material empregado na
restaurao no impede a passagem dos raios
ultravioletas e infravermelhos. Assim, as caractersticas da
laminao so as que mais se aproximam do mtodo ideal.
Laminao manual
Este processo, desenvolvido na ndia, utiliza a matria-prima
bsica da laminao mecanizada, embora no empregue calor
nem presso, que so substitudos pela acetona. A laminao
manual, tambm chamada laminao com solvente, oferece
grande vantagem queles que no dispem de recursos para
instalar equipamentos mecanizados.
Encapsulao
Utiliza basicamente pelculas de polister e fita adesiva de duplo
revestimento. O documento colocado entre duas lminas de
polister fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas
faces; entre o documento e a fita deve haver um espao de 3mm,
deixando o documento solto dentro das duas lminas.
A encapsulao considerada um
dos mais modernos processos de restaurao de documentos.
Atividades de referncia
Essas atividades se constituem fundamentalmente em
estabelecer as polticas de acesso e de uso dos documentos.
Por poltica de acesso devemos entender os procedimentos
a serem adotados em relao ao que deve ou pode ser
consultado. Compete ao arquivo determinar a liberao ou
restrio de acesso, aps analisar os aspectos polticos e legais
que envolvem as informaes, bem como os direitos de terceiros,
ou determinao de autoridade superior.
Quanto poltica de uso, o arquivo estabelece quem e como
devem ser consultados os documentos, indicando as
categorias de usurios que tero acesso ao acervo, bem como
elaborando o regulamento da sala de consulta.

Leis e Decretos: DECRETO N 2.134, DE 24
DE JANEIRO DE 1997
72

DECRETO N 2.134, DE 24 DE JANEIRO DE
1997
Regulamenta o art. 23 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de
1991, que dispe sobre a categoria dos documentos
pblicos sigilosos e o acesso a eles, e d outras
providncias.
O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe
confere o art. 84, inciso IV, da Constituio, e tenso em vista o
disposto no art. 23 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991,
DECRETA:

CAPTULO I
DAS DISPOSIES GERAIS
Art. 1 Este decreto regula a classificao, reproduo e o
acesso aos documentos pblicos de natureza sigilosa,
apresentados em qualquer suporte, que digam respeito
segurana da sociedade e do Estado e intimidade do indivduo.
Art. 2 Para os fins deste Decreto, considera-se:
I - acesso: possibilidade de consulta aos documentos de arquivo;
II - classificao: atribuio de grau de sigilo a documentos;
III - credencial de segurana: certificado concedido por
autoridade competente, que habilita uma pessoa a ter acesso a
documento sigiloso;
IV - custdia: responsabilidade pela guarda de documentos;
V - desclassificao: atividade pela qual a autoridade responsvel
pela classificao dos documentos sigilosos os torna ostensivos e
acessveis consulta pblica;
VI - documento ostensivo: documento cujo acesso irrestrito;
VII - documento sigiloso: documento que contm assunto
classificado como sigiloso, e que, portanto requer medidas
especiais de acesso;
VIII - grau de sigilo: gradao atribuda classificao de um
documento sigiloso, de acordo com a natureza de seu contedo e
tendo em vista a convenincia de limitar sua divulgao s
pessoas que tm necessidade de conhec-lo.
73

IX - reclassificao: atividade pela qual a autoridade responsvel
pela classificao dos documentos altera a sua classificao.

CAPTULO II
DO ACESSO
Art. 3 assegurado o direito de acesso pleno aos documentos
pblicos, observado o disposto neste Decreto e no art. 22 da Lei
8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Art. 4 Qualquer documento classificado como sigiloso, na forma
do art. 15 deste Decreto, recolhido a instituio arquivstica
pblica, que em algum momento tenha sido objeto de consulta
pblica, no poder sofrer restrio de acesso.
Art. 5 Os rgos pblicos e instituies de carter pblico
custodiadores de documentos sigilosos, devero constituir
Comisses Permanentes de Acesso, para o cumprimento deste
Decreto, podendo ser criadas subcomisses.
Art. 6 As Comisses Permanentes de Acesso devero analisar,
periodicamente, os documentos sigilosos sob custdia,
submetendo-os autoridade responsvel pela classificao, a
qual, no prazo regulamentar, efetuar, se for o caso, sua
desclassificao.
Pargrafo nico. A relao dos documentos desclassificados,
contendo nome e sigla do rgo ou da instituio, tipo, nmero e
data do documento, grau de sigilo original, destinatrio e assunto,
dever ser encaminhada, semestralmente, pelas comisses
permanentes de acesso, para publicao em Dirio Oficial da
Unio, do Distrito Federal, dos Estados ou dos Municpios,
conforme o caso.
Art. 7 Findo o prazo estabelecido no art. 29 deste Decreto, as
Comisses Permanentes de Acesso devero liberar os
documentos referidos nesse dispositivo.
Art. 8 Sero liberados consulta pblica os documentos que
contenham informaes pessoais, desde que previamente
autorizada pelo titular ou por seus herdeiros.
Art. 9 As Comisses Permanentes de Acesso podero autorizar
o acesso a documentos pblicos de natureza sigilosa a pessoas
74

devidamente credenciadas, mediante apresentao, por escrito,
dos objetivos da pesquisa.
Art. 10. O acesso aos documentos sigilosos, originrios de
outros rgos ou instituies, inclusive privadas, custodiados
para fins de instruo de procedimento, processo administrativo
ou judicial, somente poder ser autorizado pelo agente do
respectivo rgo ou instituio de origem.
Art. 11. O acesso a qualquer assunto sigiloso, resultante de
acordos ou contratos com pases estrangeiros, atender s
normas e recomendaes de sigilo constantes desses
instrumentos.
Art. 12. A eventual negativa de autorizao de acesso dever
ser justificada por escrito.
Art. 13. Todos tm direito de acessar, mediante requerimento
protocolado na instituio pblica custodiadora, documentos e
informaes a seu respeito, existentes em arquivos ou bancos de
dados pblicos.
Art. 14. O atendimento consulta a documentos sigilosos ou a
informaes pessoais existentes nos arquivos ou em bancos de
dados ser dado no prazo da lei, a partir da data de entrada do
requerimento no protocolo.

CAPTULO III
DO SIGILO E DA SEGURANA DA SOCIEDADE E DO ESTADO
Art. 15. Os documentos pblicos, sigilosos classificam-se em
quatro categorias:
I - ultra-secretos: os que requeiram excepcionais medidas de
segurana e cujo teor s deva ser do conhecimento de agentes
pblicos ligados ao seu estudo e manuseio;
II - secretos: os que requeiram rigorosas medidas de segurana e
cujo teor ou caracterstica possam ser do conhecimento de
agentes pblicos que, embora sem ligao ntima com seu
estudo ou manuseio, sejam autorizados a deles tomarem
conhecimento em razo de sua responsabilidade funcional;
III - confidenciais: aqueles cujo conhecimento e divulgao
possam ser prejudiciais ao interesse do Pas;
75

IV - reservados: aqueles que no devam, imediatamente, ser do
conhecimento do pblico em geral.
Art. 16. So documentos passveis de classificao como ultra-
secretos aqueles referentes soberania e integridade territorial
nacionais, planos de guerra e relaes internacionais do Pas,
cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do
Estado.
Pargrafo nico. A classificao de documento na categoria
ultra-secreto somente poder ser feita pelos chefes dos Poderes
Executivo, Legislativo e Judicirio federais.
Art. 17. So documentos passveis de classificao como
secretos aqueles referentes a planos ou detalhes de operaes
militares, a informaes que indiquem instalaes estratgicas e
aos assuntos diplomticos que requeiram rigorosas medidas de
segurana cuja divulgao ponha em risco a segurana da
sociedade e do Estado.
Pargrafo nico. A classificao de documento na categoria
secreta somente poder ser feita pelas autoridades indicadas no
pargrafo nico do art. 16 deste Decreto, por governadores e
ministros de Estado, ou, ainda, por quem haja recebido
delegao.
Art. 18. So documentos passveis de classificao como
confidenciais aqueles em que o sigilo deva ser mantido por
interesse do governo e das partes e cuja divulgao prvia possa
vir a frustrar seus objetivos ou ponha em risco a segurana da
sociedade e do Estado.
Pargrafo nico. A classificao de documento na categoria
confidencial somente poder ser feita pelas autoridades indicadas
no pargrafo nico do art. 17 deste Decreto, pelos titulares dos
rgos da Administrao Pblica Federal, do Distrito Federal, dos
Estados e dos Municpios, ou, ainda, por quem haja recebido
delegao para esse fim.
Art. 19. So documentos passveis de classificao como
reservados aqueles cuja divulgao, quando ainda em trmite,
comprometa as operaes ou objetivos neles previstos.
Pargrafo nico. A classificao de documento na categoria
reservada somente poder ser feita pelas autoridades indicadas
no pargrafo nico do art. 18 deste Decreto, e pelos agentes
pblicos formalmente encarregados da execuo de projetos,
planos e programas.
76

Art. 20. Os prazos de classificao dos documentos a que se
refere este Decreto vigoram a partir da data de sua produo, e
so os seguintes:
I - ultra-secretos, mximo de trinta anos;
II - secretos, mximo de vinte anos;
III - confidenciais, mximo de dez anos;
IV - reservados, mximo de cinco anos.
Art. 21. Os documentos sigilosos, de valor probatrio,
informativo e histrico, de guarda permanente, de acordo com o
art. 25, da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991 no podem ser
destrudos.
Art. 22. Poder a autoridade responsvel pela classificao dos
documentos, ou a autoridade mais elevada, findo o motivo de sua
classificao ou alterao de sua natureza, e considerando o
interesse para a pesquisa e para a administrao, alter-la ou
cancel-la, tornando-os ostensivos.
Art. 23. Poder a autoridade responsvel pela classificao dos
documentos, considerando o interesse de segurana da
sociedade e do Estado, renov-la por uma nica vez, por igual
perodo.
Pargrafo nico. Poder a autoridade superior que classificou
o documento alterar o grau de sigilo dos documentos em trmite.
Art. 24. Os documentos sigilosos sero guardados em condies
especiais de segurana.
Art. 25. Os procedimentos relativos emisso de credencial de
segurana sero objeto de disposies internas de cada rgo ou
instituio de carter pblico.
Art. 26. Os agentes pblicos encarregados da custdia de
documentos sigilosos devero passar, devidamente conferidos, a
seus substitutos todos os documentos sob sua responsabilidade.
Art. 27. Os documentos sigilosos, de guarda permanente, objeto
de desclassificao, devero ser encaminhados instituio
arquivstica pblica, na sua esfera de competncia, ou ao arquivo
permanente do rgo, para fins de organizao, preservao e
acesso.

CAPTULO IV
DA INTIMIDADE
77

Art. 28. Excetuam-se do acesso pblico irrestrito os documentos
cuja divulgao comprometa a intimidade, a vida privada, a honra
e a imagem das pessoas, e aqueles integrantes de processos
judiciais que tenham tramitado em segredo de justia.
Art. 29. Sero restritos pelo prazo de cem anos, a partir
da data de sua produo, os documentos a que se refere
o art. 28 deste Decreto.
Pargrafo nico. Excepcionalmente, desde que observadas as
disposies constantes do art. 9, poder ser autorizado o acesso
aos documentos referidos no art. 28 deste Decreto.

CAPTULO V
DA REPRODUO
Art. 30. A instituio pblica custodiadora de documentos
sigilosos fornecer, quando solicitada pelo usurio, reproduo
total ou parcial dos documentos, observadas as restries legais
e as estabelecidas pelas Comisses Permanentes de Acesso.
1 Todas as cpias decorrentes de reproduo sero
autenticadas pelo Presidente da Comisso Permanente de
Acesso respectiva.
2 Os documentos que contenham informaes que
comprometam a vida privada, a honra e a imagem de terceiros
podero ser reproduzidos parcial ou totalmente, observado o
disposto no art. 8 deste Decreto.
Art. 31. Sero fornecidas certides dos documentos que no
puderem ser copiados, devido a seu estado de conservao,
desde que necessrias para fazer prova em juzo.

CAPTULO VI
DAS DISPOSIES FINAIS
Art. 32. Os agentes pblicos responsveis pela custdia de
documentos sigilosos esto sujeitos s regras referentes ao sigilo
profissional ou a seu cdigo especfico de tica.
Art. 33. Os rgos pblicos e instituies de carter pblico
custodiadores de documentos sigilosos tero um prazo mximo
78

de sessenta dias para constituir e instalar sua Comisso
Permanente de Acesso, a partir da data de publicao deste
Decreto.
Art. 34. Este decreto entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 35. Ficam revogados os Decretos ns 79.099, de 06 de
janeiro de 1977, e 99.347, de 26 de junho de 1990.
Braslia, 24 de janeiro de 1997; 176 da Independncia e 109 da
Repblica.
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Nelson A. Jobim
(Dirio Oficial da Unio, de 27 de janeiro de 1997)
Leis e Decretos: Lei 8.159 de 8 de Janeiro de
1991
Lei 8.159 de 8 de Janeiro de 1991

O PRESIDENTE DA REPBLICA, fao saber que o
Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte lei:

CAPTULO I
Disposies Gerais
Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a de
proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento
de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico
e como elementos de prova e informao.
Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os
conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos
pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em
decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por
pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a
natureza dos documentos.
Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e
79

intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para
guarda permanente.
Art. 4 Todos tm direito a receber dos rgos pblicos
informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo
ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero
prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade,
ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindvel segurana
da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da
intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Art. 5 A Administrao Pblica franquear a consulta aos
documentos pblicos na forma desta lei.
Art. 6 Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano
material ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo
das aes penal, civil e administrativa.

CAPTULO II
Dos Arquivos Pblicos
Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por
rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e
municipal em decorrncia de suas funes administrativas,
legislativas e judicirias.
1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por
entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos
no exerccio de suas atividades.
2 A cessao de atividades de instituies pblicas e de
carter pblico implica o recolhimento de sua documentao
instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio
sucessora.
Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como
correntes, intermedirios e permanentes.
1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou
que, mesmo sem movimentao, constituam de consultas
freqentes.
2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no
sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de
80

interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos
de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser
definitivamente preservados.
Art. 9 A eliminao de documentos produzidos por instituies
pblicas e de carter pblico ser realizada
mediante autorizao da instituio arquivstica pblica,
na sua especfica esfera de competncia.
Art. 10 Os documentos de valor permanente so inalienveis e
imprescritveis.

CAPTULO III
Dos Arquivos Privados
Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de
documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou
jurdicas, em decorrncia de suas atividades.
Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder
Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam
considerados como conjuntos de fontes relevantes para a
histria e desenvolvimento cientfico nacional.
Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse
pblico e social no podero ser alienados com disperso ou
perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.
Pargrafo nico. Na alienao desses arquivos o Poder Pblico
exercer preferncia na aquisio.
Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados
identificados como de interesse pblico e social poder ser
franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou
possuidor.
Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse
pblico e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou
doados a instituies arquivsticas pblicas.
Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas
produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam
identificados como de interesse pblico e social.
81


CAPTULO IV
Da Organizao e Administrao de Instituies Arquivsticas
Pblicas
Art. 17. A administrao da documentao pblica ou de carter
pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais,
do Distrito Federal e municipais.
1 So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder
Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder
Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os
arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes
Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da
Aeronutica.
2 So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o
arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
3 So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder
Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder
Judicirio.
4 So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o
arquivo do Poder Legislativo.
5 Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de
acordo com sua estrutura poltico-jurdica.
Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento
dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo
Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos
documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a
poltica nacional de arquivos.
Pargrafo nico. Para o pleno exerccio de suas funes, o
Arquivo Nacional poder criar unidades regionais.
Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a
gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos
pelo Poder Legislativo Federal no exerccio das suas funes,
bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua
guarda.
Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a
gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos
pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes,
82

tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem
como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua
guarda.
Art. 21. Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal
definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos
estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos
documentos, observado o disposto na Constituio Federal e
nesta lei.

CAPTULO V
Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pblicos
Art. 22. assegurado o direito de acesso pleno aos documentos
pblicos.
Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser
obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos
documentos por eles produzidos.
1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana
da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao
resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da
honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos.
2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana
da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de
30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse
prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo.
3 O acesso aos documentos sigilosos referente honra e
imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100
(cem) anos, a contar da sua data de produo.
Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia,
determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso,
sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou
esclarecimento de situao pessoal da parte.
Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao
administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma,
restringir o disposto neste artigo.

Disposies Finais
83


Art. 25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e
administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que
desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou
considerado como de interesse pblico e social.
Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq),
rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica
nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema
Nacional de Arquivos (Sinar).
1 O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo
Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes
de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas.
2 A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo
sero estabelecidos em regulamento.
Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 28. Revogam-se as disposies em contrrio.

Braslia, 8 de janeiro de 1991; 170 da Independncia e 103 da
Repblica.
FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho

Leis e Decretos: Regimento Interno do
Conselho Nacional de Arquivos CONARQ
Regimento Interno do Conselho Nacional de
Arquivos CONARQ

CAPTULO I
DA NATUREZA E DA FINALIDADE
Art. 1 O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo
colegiado vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da
Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a Poltica
Nacional de Arquivos, e regulamentado pelo Decreto n 4.073, de
3 de janeiro de 2002, tem por finalidade:
84

I - definir a poltica Nacional de arquivos pblicos e privados e;
II - exercer orientao normativa visando gesto documental e
proteo especial aos documentos de arquivo.

CAPTULO II
DA COMPETNCIA
Art. 2 Para consecuo de suas finalidades, compete ao
CONARQ:
I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema
Nacional de Arquivos - SINAR, visando gesto, preservao e
ao acesso aos documentos de arquivos;
II - promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e
privados com vistas ao intercmbio e integrao sistmica das
atividades arquivsticas;
III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica
normas legais necessrias ao aperfeioamento e
implementao da poltica Nacional de arquivos pblicos e
privados;
IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e
legais que norteiem o funcionamento e acesso aos arquivos
pblicos;
V - estimular programas de gesto e de preservao de
documentos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito
Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrncia de
suas funes executiva, legislativa e judiciria;
VI - subsidiar a elaborao de planos nacionais de
desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da poltica
Nacional de arquivos pblicos e privados;
VII - estimular a implantao de sistemas de arquivos nos
Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio da Unio, nos
Estados, no Distrito Federal e nos Poderes Executivo e
Legislativo dos Municpios;
VIII - estimular a integrao e modernizao dos arquivos
pblicos e privados;
IX - propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Chefe
da Casa Civil da Presidncia da Repblica, a declarao de
interesse pblico e social de arquivos privados, nos termos do art.
85

12 da Lei n 8.159, de 1991, e do art. 23 do Decreto n 4.073, de
2002;
X - estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que
desenvolvam atividades de arquivo nas instituies integrantes
do SINAR;
XI - recomendar providncias para a apurao e a reparao de
atos lesivos poltica Nacional de arquivos pblicos e privados;
XII - promover a elaborao do cadastro Nacional de arquivos
pblicos e privados, bem como desenvolver atividades censitrias
referentes a arquivos;
XIII - manter intercmbio com outros conselhos e instituies
cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares s
suas, para prover e receber elementos de informao e juzo,
conjugar esforos e encadear aes; e
XIV - articular-se com outros rgos do Poder Pblico
formuladores de polticas nacionais nas reas de educao,
cultura, cincia e tecnologia, informao e informtica.

CAPTULO III
DA COMPOSIO E DO MANDATO
Art. 3 O CONARQ constitudo por dezessete membros
conselheiros, sendo:
I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidir;
II - dois representantes do Poder Executivo Federal;
III - dois representantes do Poder Judicirio Federal;
IV - dois representantes do Poder Legislativo Federal;
V - um representante do Arquivo Nacional;
VI - dois representantes dos Arquivos Pblicos Estaduais e do
Distrito Federal;
VII - dois representantes dos Arquivos Pblicos Municipais;
VIII - um representante das instituies mantenedoras de curso
superior de Arquivologia;
IX - um representante de associaes de arquivistas; e
X - trs representantes de instituies que congreguem
profissionais que atuem nas reas de ensino, pesquisa,
preservao ou acesso a fontes documentais.
86

1 O Presidente do Conselho, em suas faltas e impedimentos,
ser substitudo por seu substituto legal no Arquivo Nacional.
2 Cada conselheiro ter um suplente.
3 Os membros referidos no inciso III sero designados pelo
Presidente do Supremo Tribunal Federal.
4 Os membros referidos no inciso IV sero designados um
pelo Presidente da Cmara dos Deputados e outro pelo
Presidente do Senado Federal.
5 Os demais conselheiros e respectivos suplentes sero
designados pelo Presidente da Repblica, observado o disposto
no art. 31 do Decreto n 4.073, de 2002, a partir de listas
apresentadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da
Repblica, mediante indicaes dos dirigentes dos rgos e
entidades representadas.
6 O mandato dos conselheiros ser de dois anos, permitida
uma reconduo.
7 obrigao do conselheiro titular impossibilitado de
comparecer reunio do Plenrio do CONARQ providenciar o
comparecimento do suplente.
8 A ausncia do conselheiro e do respectivo suplente a mais
de duas reunies no perodo de um ano ser comunicada
autoridade responsvel pela designao do conselheiro, para as
providncias que entender cabveis.
Art. 4 O exerccio das atividades de conselheiro de natureza
relevante e no sujeito a remunerao.

CAPTULO IV
DA ORGANIZAO E DO FUNCIONAMENTO
Seo I
Da Estrutura Bsica
Art. 5 O CONARQ tem como estrutura bsica o Plenrio, as
Cmaras Tcnicas, as Cmaras Setoriais e as Comisses
Especiais.
Art. 6 O CONARQ funcionar na sede do Arquivo Nacional.
87

Pargrafo nico. As reunies do CONARQ podero ser
convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional, por
deliberao do seu Plenrio ou ad referendum deste, sempre que
razo superior indicar a convenincia de adoo dessa medida.
Art. 7 Os integrantes das cmaras e comisses sero
designados pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do
Plenrio.
Art. 8 O exerccio das atividades desenvolvidas nas cmaras e
comisses considerado relevante e no sujeito a remunerao.
Seo II
Do Plenrio
Art. 9 O Plenrio, rgo superior de deliberao do CONARQ,
constitudo na forma do art. 3 deste Regimento.
Art. 10. Ao Plenrio compete:
I - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica
alterao neste Regimento;
II - definir a Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e Privados;
III - baixar normas necessrias regulamentao e
implementao da Poltica Nacional de Arquivos e do SINAR;
IV - decidir sobre os assuntos encaminhados sua apreciao
pelas cmaras tcnicas, cmaras setoriais, comisses especiais,
conselheiros e representantes da sociedade civil; e
V - criar e extinguir cmaras tcnicas, cmaras setoriais e
comisses especiais, bem como definir as competncias e
estabelecer o prazo de durao destas.
Seo III
Das Cmaras Tcnicas
Art. 11. O Plenrio do CONARQ constituir cmaras tcnicas, de
carter permanente, visando elaborar estudos e normas
necessrias implementao da poltica Nacional de arquivos
pblicos e privados e ao funcionamento do SINAR.
1 As cmaras tcnicas sero integradas por especialistas,
conselheiros ou no, designados pelo Presidente do CONARQ,
ad referendum do Plenrio.
88

2 O Presidente de cmara tcnica poder, eventualmente,
recorrer a profissional, qualificado para o trato de assuntos
especficos, no tendo este direito a voto.
3 O membro de cmara tcnica que faltar, injustificadamente,
a mais de duas reunies no perodo de um ano, ser desligado.
4 As cmaras tcnicas apresentaro relatrios de suas
atividades ao Plenrio do CONARQ.
Art. 12. As cmaras tcnicas sero presididas por um de seus
membros.
Art. 13. O presidente de cmara tcnica ser eleito em reunio
ordinria da respectiva Cmara, por maioria simples dos votos de
seus integrantes.
Pargrafo nico. O presidente de cmara tcnica participar
das votaes.
Art. 14. O presidente de cmara tcnica poder relatar
processos ou designar relator.
Pargrafo nico. Os processos sero apresentados pelos
relatores, juntamente com os respectivos pareceres.
Art. 15. As decises das cmaras tcnicas sero tomadas por
votao da maioria simples dos votos de seus membros.
Seo IV
Das Cmaras Setoriais
Art. 16. O Plenrio do CONARQ constituir cmaras setoriais, de
carter permanente, visando identificar, discutir e propor solues
para questes temticas que se repercutirem na estrutura e
organizao de segmentos especficos de arquivos, interagindo
com as cmaras tcnicas.
1 As cmaras setoriais sero integradas por especialistas,
conselheiros ou no, designados pelo Presidente do CONARQ,
ad referendum do Plenrio.
2 O presidente de cmara setorial poder, eventualmente,
recorrer a profissional qualificado para o trato de assuntos
especficos, no tendo este direito a voto.
3 O membro de cmara setorial que faltar, injustificadamente,
a mais de duas reunies no perodo de um ano, ser desligado.
4 As cmaras setoriais apresentaro relatrios de suas
atividades ao Plenrio do CONARQ.
89

Art. 17. As cmaras setoriais sero presididas por um de seus
membros.
Art. 18. O presidente de cmara setorial ser eleito em reunio
ordinria da respectiva cmara, por maioria simples dos votos de
seus integrantes.
Pargrafo nico. O presidente de cmara setorial participar
das votaes.
Art. 19. O presidente de cmara setorial poder relatar
processos ou designar relator.
Pargrafo nico. Os processos sero apresentados pelos
relatores, juntamente com os respectivos pareceres.
Art. 20. As decises das cmaras setoriais sero tomadas por
votao da maioria simples dos votos de seus membros.
Seo V
Das Comisses Especiais
Art. 21. O Plenrio do CONARQ constituir comisses especiais,
de carter temporrio, para exame de assuntos especficos.
1 Em caso de urgncia, o Presidente do CONARQ poder
criar comisses especiais, ad referendum do Plenrio.
2 As comisses especiais sero integradas por
especialistas,conselheiros ou no, designados pelo Presidente do
CONARQ, ad referendum do Plenrio, sendo o exerccio das
atividades por eles desenvolvidas considerado relevante e no
sujeito a remunerao.
3 O presidente de comisso especial poder, eventualmente,
recorrer a profissional qualificado para o trato de assuntos
especficos, no tendo este direito a voto.
4 O membro de comisso especial que faltar maioria das
reunies realizadas pela Comisso no ter seu nome includo
nos crditos dos documentos por ela elaborados.
5 As comisses sero presididas por um de seus membros,
eleito por maioria simples dos votos de seus membros.
Art. 22. O presidente de comisso especial designar o relator
da matria a ela submetida, para elaborao de documento
conclusivo a ser apresentado ao Plenrio do CONARQ.
Pargrafo nico. O parecer da comisso ser aprovado por
votao da maioria simples dos votos de seus membros.

90

CAPTULO V
DAS ATRIBUIES DOS MEMBROS DO CONARQ
Seo I
Do Presidente
Art. 23. Ao Presidente do CONARQ incumbe dirigir, coordenar e
supervisionar as atividades do Conselho e, especificamente:
I - representar o CONARQ nos atos que se fizerem necessrios;
II - convocar e presidir as reunies do Plenrio;
III - receber os expedientes dirigidos ao CONARQ,
encaminhando ao Plenrio aqueles pendentes de deliberao;
IV - submeter votao as matrias a serem decididas pelo
Plenrio, intervindo na ordem dos trabalhos ou suspendendo-os
sempre que necessrio;
V - designar os integrantes das cmaras tcnicas e das
comisses especiais, ad referendum do Plenrio;
VI - indicar, dentre os membros do CONARQ, os relatores das
matrias;
VII - indicar conselheiros para realizao de estudos,
levantamentos e emisso de pareceres necessrios
consecuo das finalidades do CONARQ;
VIII - decidir, por voto de qualidade, matrias submetidas ao
Plenrio;
IX - assinar as atas das reunies, as resolues do CONARQ e
os atos relativos ao seu cumprimento;
X - criar, em caso de urgncia, comisses especiais, ad
referendum do Plenrio;
XI - encaminhar ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da
Repblica exposio de motivos e informaes sobre matria da
competncia do CONARQ;
XII - cumprir e fazer cumprir as resolues emanadas do
Plenrio;
XIII - expedir atos administrativos e normativos internos; e
XIV - encaminhar ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da
Repblica alteraes deste Regimento propostas pelo Plenrio.
Seo II
91

Dos Conselheiros
Art. 24. Aos conselheiros incumbe:
I - comparecer s reunies;
II - apreciar e votar a ata de reunio;
III - debater e votar a matria em discusso;
IV - requerer informaes, providncias e esclarecimentos ao
Presidente do CONARQ; e
V - realizar estudos, apresentar proposies, apreciar e relatar as
matrias que lhes forem atribudas.

CAPTULO VI
DAS REUNIES DO CONARQ
Art. 25. O Plenrio do CONARQ reunir-se-, ordinariamente, no
mnimo, uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente,
por convocao de seu Presidente ou a requerimento de, no
mnimo, dois teros de seus conselheiros.
Pargrafo nico. O Plenrio somente se reunir para
deliberao com o quorum mnimo de dez conselheiros.
Art. 26. As cmaras tcnicas, as cmaras setoriais e as
comisses especiais reunir-se-o por convocao dos
respectivos presidentes ou coordenadores, seguindo o
cronograma estabelecido por seus membros.
Pargrafo nico. As cmaras tcnicas, as cmaras setoriais e
as comisses especiais somente se reuniro para deliberao
presentes a maioria de seus membros.
Art. 27. Das reunies do Plenrio, de cmaras tcnicas, de
cmaras setoriais e de comisses especiais ser lavrada ata que,
aps aprovao dos presentes, ser arquivada no CONARQ.
Art. 28. A pauta das reunies ordinrias do Plenrio do
CONARQ ser encaminhada aos conselheiros com antecedncia
de, no mnimo, quinze dias, acompanhada da documentao
necessria a estudos para deliberao.
Pargrafo nico. A pauta das reunies incluir, dentre outros
assuntos, os seguintes:
I - leitura e aprovao da ata da reunio anterior;
II - leitura do expediente e das comunicaes da ordem do dia;
92

III - deliberao de matria; e
IV - votao de matria.

CAPTULO VII
DISPOSIES GERAIS
Art. 29. Os casos omissos e as dvidas surgidas na aplicao
deste Regimento sero dirimidos pelo Plenrio do CONARQ.
[Publicada no Dirio Oficial da Unio, de 14 de fevereiro de 2002]
Leis e Decretos: DECRETO N 4.073, DE 3 DE
JANEIRO DE 2002
DECRETO N 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE
2002.

Regulamenta a Lei n
o
8.159, de
8 de janeiro de 1991, que
dispe sobre a poltica nacional
de arquivos pblicos e
privados.

O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que
lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituio, e tendo em vista
o disposto na Lei n
o
8.159, de 8 de janeiro de 1991,
DECRETA:

Captulo I
DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
Art. 1
o
O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo
colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado peloart. 26 da
Lei n
o
8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir
a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, bem como
exercer orientao normativa visando gesto documental e
proteo especial aos documentos de arquivo.
Art. 2
o
Compete ao CONARQ:
93

I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema
Nacional de Arquivos - SINAR, visando gesto, preservao e
ao acesso aos documentos de arquivos;
II - promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e
privados com vistas ao intercmbio e integrao sistmica das
atividades arquivsticas;
III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica
normas legais necessrias ao aperfeioamento e
implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e
privados;
IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e
legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos
pblicos;
V - estimular programas de gesto e de preservao de
documentos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito
Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrncia das
funes executiva, legislativa e judiciria;
VI - subsidiar a elaborao de planos nacionais de
desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da poltica
nacional de arquivos pblicos e privados;
VII - estimular a implantao de sistemas de arquivos nos
Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio da Unio, dos
Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e
Legislativo dos Municpios;
VIII - estimular a integrao e modernizao dos arquivos
pblicos e privados;
IX - identificar os arquivos privados de interesse pblico e social,
nos termos do art. 12 da Lei n
o
8.159, de 1991;
X - propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Chefe
da Casa Civil da Presidncia da Repblica, a declarao de
interesse pblico e social de arquivos privados;
94

XI - estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que
desenvolvam atividades de arquivo nas instituies integrantes
do SINAR;
XII - recomendar providncias para a apurao e a reparao de
atos lesivos poltica nacional de arquivos pblicos e privados;
XIII - promover a elaborao do cadastro nacional de arquivos
pblicos e privados, bem como desenvolver atividades censitrias
referentes a arquivos;
XIV - manter intercmbio com outros conselhos e instituies,
cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares s
suas, para prover e receber elementos de informao e juzo,
conjugar esforos e encadear aes;
XV - articular-se com outros rgos do Poder Pblico,
formuladores de polticas nacionais nas reas de educao,
cultura, cincia, tecnologia, informao e informtica.
Art. 3
o
So membros conselheiros do CONARQ:
I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidir;
II - dois representantes do Poder Executivo Federal;
III - dois representantes do Poder Judicirio Federal;
IV - dois representantes do Poder Legislativo Federal;
V - um representante do Arquivo Nacional;
VI - dois representantes dos Arquivos Pblicos Estaduais e do
Distrito Federal;
VII - dois representantes dos Arquivos Pblicos Municipais;
VIII - um representante das instituies mantenedoras de curso
superior de arquivologia;
IX - um representante de associaes de arquivistas;
95

X - trs representantes de instituies que congreguem
profissionais que atuem nas reas de ensino, pesquisa,
preservao ou acesso a fontes documentais.
1
o
Cada Conselheiro ter um suplente.
2
o
Os membros referidos nos incisos III e IV e respectivos
suplentes sero designados pelo Presidente do Supremo Tribunal
Federal e pelos Presidentes da Cmara dos Deputados e do
Senado Federal, respectivamente.
3
o
Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X
sero designados pelo Presidente da Repblica, a partir de listas
apresentadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da
Repblica, mediante indicaes dos dirigentes dos rgos e
entidades representados.
4
o
O mandato dos Conselheiros ser de dois anos, permitida
uma reconduo.
5
o
O Presidente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos,
ser substitudo por seu substituto legal no Arquivo Nacional.
Art. 4
o
Caber ao Arquivo Nacional dar o apoio tcnico e
administrativo ao CONARQ.
Art. 5
o
O Plenrio, rgo superior de deliberao do CONARQ,
reunir-se-, em carter ordinrio, no mnimo, uma vez a cada
quatro meses e, extraordinariamente, mediante convocao de
seu Presidente ou a requerimento de dois teros de seus
membros.
1
o
O CONARQ funcionar na sede do Arquivo Nacional.
2
o
As reunies do CONARQ podero ser convocadas para
local fora da sede do Arquivo Nacional, por deliberao do
Plenrio ou ad referendum deste, sempre que razo superior
indicar a convenincia de adoo dessa medida.
Art. 6
o
O CONARQ somente se reunir para deliberao com o
quorum mnimo de dez conselheiros.
Art. 7
o
O CONARQ poder constituir cmaras tcnicas e
comisses especiais, com a finalidade de elaborar estudos,
normas e outros instrumentos necessrios implementao da
poltica nacional de arquivos pblicos e privados e ao
funcionamento do SINAR, bem como cmaras setoriais, visando
a identificar, discutir e propor solues para questes temticas
que repercutirem na estrutura e organizao de segmentos
especficos de arquivos, interagindo com as cmaras tcnicas.
96

Pargrafo nico. Os integrantes das cmaras e comisses sero
designados pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do
Plenrio.
Art. 8
o
considerado de natureza relevante, no ensejando
qualquer remunerao, o exerccio das atividades de Conselheiro
do CONARQ e de integrante das cmaras e comisses.
Art. 9
o
A aprovao do regimento interno do CONARQ, mediante
proposta deste, da competncia do Chefe da Casa Civil da
Presidncia da Repblica.

Captulo II
DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS
Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a poltica
nacional de arquivos pblicos e privados, visando gesto,
preservao e ao acesso aos documentos de arquivo.
Art. 11. O SINAR tem como rgo central o CONARQ.
Art. 12. Integram o SINAR:
I - o Arquivo Nacional;
II - os arquivos do Poder Executivo Federal;
III - os arquivos do Poder Legislativo Federal;
IV - os arquivos do Poder Judicirio Federal;
V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e
Judicirio;
VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo,
Legislativo e Judicirio;
VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.
1
o
Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando
organizados sistemicamente, passam a integrar o SINAR por
intermdio de seus rgos centrais.
97

2
o
As pessoas fsicas e jurdicas de direito privado, detentoras
de arquivos, podem integrar o SINAR mediante acordo ou ajuste
com o rgo central.
Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR:
I - promover a gesto, a preservao e o acesso s informaes
e aos documentos na sua esfera de competncia, em
conformidade com as diretrizes e normas emanadas do rgo
central;
II - disseminar, em sua rea de atuao, as diretrizes e normas
estabelecidas pelo rgo central, zelando pelo seu cumprimento;
III - implementar a racionalizao das atividades arquivsticas, de
forma a garantir a integridade do ciclo documental;
IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor
permanente;
V - apresentar sugestes ao CONARQ para o aprimoramento do
SINAR;
VI - prestar informaes sobre suas atividades ao CONARQ;
VII - apresentar subsdios ao CONARQ para a elaborao de
dispositivos legais necessrios ao aperfeioamento e
implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e
privados;
VIII - promover a integrao e a modernizao dos arquivos em
sua esfera de atuao;
IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser
considerados de interesse pblico e social;
X - comunicar ao CONARQ, para as devidas providncias, atos
lesivos ao patrimnio arquivstico nacional;
XI - colaborar na elaborao de cadastro nacional de arquivos
pblicos e privados, bem como no desenvolvimento de atividades
censitrias referentes a arquivos;
98

XII - possibilitar a participao de especialistas nas cmaras
tcnicas, cmaras setoriais e comisses especiais constitudas
pelo CONARQ;
XIII - proporcionar aperfeioamento e reciclagem aos tcnicos da
rea de arquivo, garantindo constante atualizao.
Art. 14. Os integrantes do SINAR seguiro as diretrizes e normas
emanadas do CONARQ, sem prejuzo de sua subordinao e
vinculao administrativa.

Captulo III
DOS DOCUMENTOS PBLICOS
Art. 15. So arquivos pblicos os conjuntos de documentos:
I - produzidos e recebidos por rgos e entidades pblicas
federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em
decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e
judicirias;
II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Pblico, no
exerccio de seu cargo ou funo ou deles decorrente;
III - produzidos e recebidos pelas empresas pblicas e pelas
sociedades de economia mista;
IV - produzidos e recebidos pelas Organizaes Sociais,
definidas como tal pela Lei n
o
9.637, de 15 de maio de 1998, e
pelo Servio Social Autnomo Associao das Pioneiras Sociais,
institudo pela Lei n
o
8.246, de 22 de outubro de 1991.
Pargrafo nico. A sujeio dos entes referidos no inciso IV s
normas arquivsticas do CONARQ constar dos Contratos de
Gesto com o Poder Pblico.
Art. 16. s pessoas fsicas e jurdicas mencionadas no art. 15
compete a responsabilidade pela preservao adequada dos
99

documentos produzidos e recebidos no exerccio de atividades
pblicas.
Art. 17. Os documentos pblicos de valor permanente, que
integram o acervo arquivstico das empresas em processo de
desestatizao, parcial ou total, sero recolhidos a instituies
arquivsticas pblicas, na sua esfera de competncia.
1
o
O recolhimento de que trata este artigo constituir clusula
especfica de edital nos processos de desestatizao.
2
o
Para efeito do disposto neste artigo, as empresas, antes de
concludo o processo de desestatizao, providenciaro, em
conformidade com as normas arquivsticas emanadas do
CONARQ, a identificao, classificao e avaliao do acervo
arquivstico.
3
o
Os documentos de valor permanente podero ficar sob a
guarda das empresas mencionadas no 2
o
, enquanto
necessrios ao desempenho de suas atividades, conforme
disposto em instruo expedida pelo CONARQ.
4
o
Os documentos de que trata o caput so inalienveis e no
so sujeitos a usucapio, nos termos do art. 10 da Lei n
o
8.159,
de 1991.
5
o
A utilizao e o recolhimento dos documentos pblicos de
valor permanente que integram o acervo arquivstico das
empresas pblicas e das sociedades de economia mista j
desestatizadas obedecero s instrues do CONARQ sobre a
matria.

Captulo IV
DA GESTO DE DOCUMENTOS
DA ADMINISTRAO PBLICA FEDERAL
Seo I
Das Comisses Permanentes de Avaliao de
Documentos
Art. 18. Em cada rgo e entidade da Administrao Pblica
Federal ser constituda comisso permanente de avaliao de
documentos, que ter a responsabilidade de orientar e realizar o
100

processo de anlise, avaliao e seleo da documentao
produzida e acumulada no seu mbito de atuao, tendo em vista
a identificao dos documentos para guarda permanente e a
eliminao dos destitudos de valor.
1
o
Os documentos relativos s atividades-meio sero
analisados, avaliados e selecionados pelas Comisses
Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das
entidades geradores dos arquivos, obedecendo aos prazos
estabelecidos em tabela de temporalidade e destinao expedida
pelo CONARQ.
2
o
Os documentos relativos s atividades-meio no constantes
da tabela referida no 1
o
sero submetidos s Comisses
Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das
entidades geradores dos arquivos, que estabelecero os prazos
de guarda e destinao da decorrentes, a serem aprovados pelo
Arquivo Nacional.
3
o
Os documentos relativos s atividades-fim sero avaliados e
selecionados pelos rgos ou entidades geradores dos arquivos,
em conformidade com as tabelas de temporalidade e destinao,
elaboradas pelas Comisses mencionadas no caput, aprovadas
pelo Arquivo Nacional.
Seo II
Da Entrada de Documentos Arquivsticos Pblicos no
Arquivo Nacional
Art. 19. Os documentos arquivsticos pblicos de mbito federal,
ao serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Nacional, devero
estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados,
bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita
sua identificao e controle.
Pargrafo nico. As atividades tcnicas referidas no caput, que
precedem transferncia ou ao recolhimento de documentos,
sero implementadas e custeadas pelos rgos e entidades
geradores dos arquivos.
Art. 20. O Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto
dever, to logo sejam nomeados os inventariantes, liquidantes
ou administradores de acervos para os rgos e entidades
extintos, solicitar Casa Civil da Presidncia da Repblica a
101

assistncia tcnica do Arquivo Nacional para a orientao
necessria preservao e destinao do patrimnio
documental acumulado, nos termos do 2
o
do art. 7
o
da Lei
n
o
8.159, de 1991.
Art. 21. A Casa Civil da Presidncia da Repblica, mediante
proposta do Arquivo Nacional, baixar instruo detalhando os
procedimentos a serem observados pelos rgos e entidades da
Administrao Pblica Federal, para a plena consecuo das
medidas constantes desta Seo.

Captulo V
DA DECLARAO DE INTERESSE PBLICO E SOCIAL DE
ARQUIVOS PRIVADOS
Art. 22. Os arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas que
contenham documentos relevantes para a histria, a cultura e o
desenvolvimento nacional podem ser declarados de interesse
pblico e social por decreto do Presidente da Repblica.
1
o
A declarao de interesse pblico e social de que trata este
artigo no implica a transferncia do respectivo acervo para
guarda em instituio arquivstica pblica, nem exclui a
responsabilidade por parte de seus detentores pela guarda e a
preservao do acervo.
2
o
So automaticamente considerados documentos privados
de interesse pblico e social:
I - os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder
Pblico;
II - os arquivos presidenciais, de acordo com o art. 3
o
da Lei
n
o
8.394, de 30 de dezembro de 1991;
III - os registros civis de arquivos de entidades religiosas
produzidos anteriormente vigncia da Lei n
o
3.071, de 1
o
de
janeiro de 1916, de acordo com o art. 16 da Lei n
o
8.159, de
1991.
102

Art. 23. O CONARQ, por iniciativa prpria ou mediante
provocao, encaminhar solicitao, acompanhada de parecer,
ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, com vistas
declarao de interesse pblico e social de arquivos privados
pelo Presidente da Repblica.
1
o
O parecer ser instrudo com avaliao tcnica procedida
por comisso especialmente constituda pelo CONARQ.
2
o
A avaliao referida no 1
o
ser homologada pelo
Presidente do CONARQ.
3
o
Da deciso homologatria caber recurso das partes
afetadas ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, na
forma prevista na Lei n
o
9.784, de 29 de janeiro de 1999.
Art. 24. O proprietrio ou detentor de arquivo privado declarado
de interesse pblico e social dever comunicar previamente ao
CONARQ a transferncia do local de guarda do arquivo ou de
quaisquer de seus documentos, dentro do territrio nacional.
Art. 25. A alienao de arquivos privados declarados de
interesse pblico e social deve ser precedida de notificao
Unio, titular do direito de preferncia, para que manifeste, no
prazo mximo de sessenta dias, interesse na aquisio, na forma
do pargrafo nico do art. 13 da Lei n
o
8.159, de 1991.
Art. 26. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados
declarados de interesse pblico e social devem manter
preservados os acervos sob sua custdia, ficando sujeito
responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da
legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir
documentos de valor permanente.
Art. 27. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados
declarados de interesse pblico e social podero firmar acordos
ou ajustes com o CONARQ ou com outras instituies,
objetivando o apoio para o desenvolvimento de atividades
relacionadas organizao, preservao e divulgao do acervo.
Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados
declarados de interesse pblico e social ou de quaisquer de seus
documentos dever ser comunicada ao CONARQ, por seus
proprietrios ou detentores.
103


Captulo VI
DISPOSIES FINAIS E TRANSITRIAS
Art. 29. Este Decreto aplica-se tambm aos documentos
eletrnicos, nos termos da lei.
Art. 30. O Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica
baixar instrues complementares execuo deste Decreto.
Art. 31. Fica delegada competncia ao Chefe da Casa Civil da
Presidncia da Repblica, permitida a subdelegao, para
designar os membros do CONARQ de que trata o 3
o
do art. 3
o
.
Art. 32. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 33. Ficam revogados os Decretos n
o
s 1.173, de 29 de junho
de 1994, 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de maro de
1997, e 2.942, de 18 de janeiro de 1999.
Braslia, 3 de janeiro de 2002; 181
o
da Independncia e 114
o
da
Repblica.
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Silvano Gianni

Leis e Decretos: LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO
DE 1968
LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968.

Regula a microfilmagem de
documentos oficiais e d
outras providncias.
O PRESIDENTE DA REPBLICA , fao saber que o
CONGRESSO NACIONAL decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
Art 1 autorizada, em todo o territrio nacional, a microfilmagem
de documentos particulares e oficiais arquivados, stes de rgos
federais, estaduais e municipais.
1 Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as
certides, os traslados e as cpias fotogrficas obtidas
104

diretamente dos filmes produziro os mesmos efeitos legais dos
documentos originais em juzo ou fora dle.
2 Os documentos microfilmados podero, a critrio da
autoridade competente, ser eliminados por incinerao,
destruio mecnica ou por outro processo adequado que
assegure a sua desintegrao.
3 A incinerao dos documentos microfilmados ou sua
transferncia para outro local far-se- mediante lavratura de
trmo, por autoridade competente, em livro prprio.
4 Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficaro
arquivados na repartio detentora do arquivo, vedada sua sada
sob qualquer pretexto.
5 A eliminao ou transferncia para outro local dos
documentos microfilmados far-se- mediante lavratura de trmo
em livro prprio pela autoridade competente.
6 Os originais dos documentos ainda em trnsito,
microfilmados no podero ser eliminados antes de seu
arquivamento.
7 Quando houver convenincia, ou por medida de segurana,
podero excepcionalmente ser microfilmados documentos ainda
no arquivados, desde que autorizados por autoridade
competente.
Art 2 Os documentos de valor histrico no devero ser
eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da
repartio detentora dos mesmos.
Art 3 O Poder Executivo regulamentar, no prazo de 90
(noventa) dias, a presente Lei, indicando as autoridades
competentes, nas esferas federais, estaduais e municipais para a
autenticao de traslados e certides originrias de
microfilmagem de documentos oficiais.
1 O decreto de regulamentao determinar, igualmente, quais
os cartrios e rgos pblicos capacitados para efetuarem a
microfilmagem de documentos particulares, bem como os
105

requisitos que a microfilmagem realizada por aqueles cartrios e
rgos pblicos devem preencher para serem autenticados, a fim
de produzirem efeitos jurdicos, em juzo ou fora dele, quer os
microfilmes, quer os seus traslados e certides originrias.
2 Prescrever tambm o decreto as condies que os cartrios
competentes tero de cumprir para a autenticao de microfilmes
realizados por particulares, para produzir efeitos jurdicos contra
terceiros.
Art 4 dispensvel o reconhecimento da firma da autoridade
que autenticar os documentos oficiais arquivados, para efeito de
microfilmagem e os traslados e certides originais de microfilmes.
Art 5 Esta lei entra em vigor na data de sua publicao.
Art 6 Revogam-se as disposies em contrrio.
Braslia, 8 de maio de 1968; 147 da Independncia e 80 da
Repblica.
A. COSTA E SILVA
Lus Antnio da Gama e Silva

Leis e Decretos: RESOLUO N 2
RESOLUO N 2

(Dirio Oficial da Unio, de 24 de outubro de1995)
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS

Dispe sobre as medidas a serem observadas na
transferncia ou no recolhimento de acervos
documentais para instituies arquivsticas pblicas.

O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS -
CONARQ, no uso de suas atribuies previstas no item VII, do
art. 17, de seu Regimento Interno, de conformidade com
deliberao do Plenrio, em 27 de setembro de 1995 e
106

Considerando a importncia da preservao dos acervos
produzidos pela administrao pblica como instrumento de
prova e informao sobre suas atividades para as administraes
e geraes futuras;
Considerando a necessidade de orientar os rgos e entidades
integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR em relao
transferncia ou ao recolhimento de seus acervos para
instituies arquivsticas pblicas, cumprida sua finalidade
administrativa nos arquivos correntes;
Considerando que a transferncia e o recolhimento de acervos,
corretamente operacionalizados, so fundamentais para garantir
melhores condies de guarda e preservao dos documentos,
bem como para torn-los rapidamente disponveis aos usurios,

RESOLVE:
Art. 1 - Os acervos documentais a serem transferidos ou
recolhidos s instituies arquivsticas pblicas, pelos rgos e
entidades do Poder Pblico, devero estar organizados,
avaliados, higienizados, acondicionados e acompanhados de
instrumento descritivo que permita sua identificao e controle.
1 - Considera-se transferncia a passagem de documentos de
um arquivo corrente para o arquivo intermedirio, onde
aguardaro sua destinao final: eliminao ou recolhimento para
guarda permanente.
2 - Considera-se recolhimento a entrada de documentos para
guarda permanente em instituies arquivsticas pblicas.
Art. 2 - O instrumento descritivo mencionado no Art. 1 dever
conter os seguintes dados: rgo de procedncia (responsvel
pela transferncia ou recolhimento); rgo de provenincia
(responsvel pela produo e acumulao do acervo); tipo e
nmero das embalagens utilizadas no transporte (containers,
caixas, pacotes); tipo e nmero das unidades de
acondicionamento; descrio do contedo, indicando, entre
outras informaes, o gnero dos documentos (textual,
iconogrfico, audiovisual, cartogrfico, informtico); e datas-limite
dos documentos.
107

Pargrafo nico - O instrumento descritivo dever conter data e
assinatura do responsvel pelo rgo que procede a
transferncia ou o recolhimento.
Art. 3 - As instituies arquivsticas pblicas devero baixar
instrues normativas sobre a matria, no seu mbito de atuao.
JAIME ANTUNES DA SILVA
ARQUIVO NACIONAL
Leis e Decretos: RESOLUO N 10, DE 6 DE
DEZEMBRO DE 1999
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS

RESOLUO N 10, DE 6 DE DEZEMBRO DE
1999
Dispe sobre a adoo de smbolos ISO nas sinalticas a
serem utilizadas no processo de microfilmagem de
documentos arquivsticos.
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS -
CONARQ, no uso de suas atribuies previstas no item IX, do
art.18, de seu Regimento Interno, de conformidade com
deliberao do Plenrio, em sua 15 reunio ordinria realizada
no dia 6 de dezembro de 1999 e,
Considerando os dispositivos da Lei n 5.433, de 8 de maio de
1968, regulamentada pelo Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de
1996 e da Portaria MJ n 58, de 20 de junho de 1996, que tratam
da microfilmagem de documentos arquivsticos;
Considerando os resultados da Comisso Especial criada pela
Portaria CONARQ n 30, de 22 de fevereiro de 1999, com a
finalidade de adequar os smbolos de normas ISO de sinalticas
tcnicas microfilmagem de documentos arquivsticos;
Considerando a necessidade de que a microfilmagem dos
documentos arquivsticos seja realizada dentro dos padres e
normas internacionais, resolve:
108

Art. 1 Adotar, no processo de microfilmagem de documentos
arquivsticos, smbolos constantes da ISO 9878/1990, anexo 1, e
o roteiro de sinalticas, anexo 2.
Art. 2 Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao.
JAIME ANTUNES DA SILVA
(Dirio Oficial da Unio de 22 de dezembro de 1999. Seo I, pg.
202)


(SEGUE ANEXOS 1 E 2)

109




110


111




Bibliografia/Links Recomendados
o BELLOTTO, Heloisa Liberalli. Temas
introdutrios. In: ______ . Arquivos
permanentes:tratamento documental. So Paulo:
T. Queiroz, 1991. 198 p. p. 5 76.
o COUTURE, Carol; ROUSSEAU, Jean-
Yves. Os fundamentos da disciplina
arquivstica. Lisboa: Dom Quixote, 1998.
o DUARTE, Zeny. Conceito de arquivo: revendo
reflexes contemporneas. In: JAMBEIRO, Othon;
GOMES, Henriette Ferreira; LUBISCO, Ndia Maria
Lienert (org.) Informao: contextos e desafios.
Salvador: Instituto de Cincia da Informao, 2003.
p. 193 - 199.
112

o JAMBEIRO, Othon. Informatas ou
infogestores? In: JAMBEIRO, Othon;GOMES,
Henriette Ferreira.; LUBISCO, Ndia Maria Lienert
(org.) Informao: contextos e desafios. Salvador:
Instituto de Cincia da Informao, 2003. p. 173 -
183.
o JARDIM, Jos Maria. Novas perspectivas da
Arquivologia nos anos 90. In: ______ . A
informao: questes e problemas. Niteri:
EDUFF, 1995. (Estudos e Pesquisa, 1).
o LAUDON, Kenneth C.; LAUDON, Price Jane.
Introduo aos sistemas de informao. In:
o ______ . Sistemas de informao. Traduo
de Dalton Conde de Alencar. 4 ed. Rio de Janeiro:
LTC, 1999. p. 2 19. (Captulo I)
o LUBISCO, Ndia Maria Lienert; BRANDO,
Ldia Maria B. Informao & Informtica.
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