ARQUIVO NACIONAL

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS

RESOLUO N 7, DE 20 DE MAIO DE 1997
Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do
Poder Pblico
O Presidente do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, no uso de suas atribuies previstas no item VII, do
art. 17, de seu Regimento Interno, de conformidade com deliberao do Plenrio, em sua 8 reunio ordinria realizada nos
dias 12 e 13 de maio de 1997 e,

Considerando o disposto no art. 9 da Lei Federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que trata da poltica nacional de
arquivos pblicos e privados;

Considerando a Resoluo n 5 deste Conselho, de 30 de setembro de 1996, que dispe sobre a publicao de editais
para eliminao de documentos nos Dirios Oficiais da Unio, do Distrito Federal, dos Estados e dos Municpios; e

Considerando as recomendaes contidas nos itens 3 e 4 da Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de
Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica, aprovada pela Resoluo n 4 deste
Conselho, de 28 de maro de 1996, resolve:

Art. 1 A eliminao de documentos nos rgos e entidades do Poder Pblico ocorrer aps concludo o processo de
avaliao conduzido pelas respectivas Comisses Permanentes de Avaliao, responsveis pela elaborao de tabelas de
temporalidade, e ser efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta Resoluo.

Art. 2 O registro dos documentos a serem eliminados dever ser efetuado por meio de Listagem de Eliminao de
Documentos e de Termo de Eliminao de Documentos.

Art. 3 A Listagem de Eliminao de Documentos tem por objetivo registrar informaes pertinentes aos documentos
a serem eliminados e se constituir basicamente dos seguintes itens:

I - cabealho contendo a identificao do rgo ou entidade e da unidade/setor responsvel pela eliminao, o ttulo e
nmero da listagem e o nmero da folha;
II - quadro contendo os seguintes campos:
a) cdigo do assunto ou, caso no tenha esta informao, o nmero de ordem dos itens documentais listados;
b) assunto/srie, correspondente aos conjuntos documentais a serem eliminados;
c) datas-limite de cada conjunto documental citado na alnea anterior;
d) quantidade e especificao das unidades de arquivamento a serem eliminadas em cada conjunto documental;
e) observaes complementares teis ao esclarecimento das informaes contidas nos demais campos, ou
justificativa, quando se tratar dos rgos e entidades aos quais se refere o art. 5 desta resoluo; e
III - rodap contendo local e data, nome, cargo e assinatura do titular da unidade/setor responsvel pela seleo, do
Presidente da Comisso Permanente de Avaliao, bem como da autoridade a quem compete autorizar a eliminao no
mbito do rgo ou entidade.

Art. 4 O Termo de Eliminao de Documentos tem por objetivo registrar as informaes relativas ao ato de
eliminao, devendo conter essencialmente:
I - data da eliminao;
II - indicao dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminao e informao relativa publicao em peridico
oficial;
III - nome do rgo ou entidade produtor/acumulador dos documentos eliminados;
IV - nome do rgo ou entidade responsvel pela eliminao;
V - referncia aos conjuntos documentais eliminados especificados na Listagem de Eliminao de Documentos,
anexa ao Termo;
VI - datas-limite dos documentos eliminados;
VII - quantificao/mensurao dos documentos eliminados;
VIII - nome da unidade orgnica responsvel pela eliminao; e
IX - nome e assinatura do titular da unidade orgnica responsvel pela eliminao.

Art. 5 Os rgos e entidades que ainda no elaboraram suas tabelas de temporalidade e pretendem proceder
eliminao de documentos devero constituir suas Comisses Permanentes de Avaliao, responsveis pela anlise dos
documentos e pelo encaminhamento das propostas instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de
competncia, para aprovao.

Pargrafo nico. Os rgos e entidades referidos no caput deste artigo devero elaborar, alm da Listagem de
Eliminao de Documentos e do Termo de Eliminao de Documentos, o Edital de Cincia de Eliminao de Documentos,
que tem por objetivo dar publicidade, em peridicos oficiais, ao ato de eliminao dos acervos arquivsticos sob a sua
guarda, devendo conter necessariamente as seguintes informaes:

I - cabealho:
a) nome do rgo ou entidade que efetuar a eliminao;
b) ttulo, nmero e ano do edital;
II - desenvolvimento do assunto tratado contendo:
a) identificao da autoridade signatria do edital;
b) nmero e data dos atos legais e/ou do documento oficial que legitima a eliminao;
c) nome do rgo ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados;
d) referncia aos conjuntos documentais a serem eliminados, com as datas-limite correspondentes;
e) prazo para efetivao da eliminao, que dever situar-se entre 30 (trinta) e 45 (quarenta e cinco) dias subseqentes
publicao do edital, e
III - encerramento:
a) local e data do edital;
b) nome, cargo e assinatura da autoridade citada no art. 5, pargrafo nico, item II, alnea "a" desta resoluo.

Art. 6 A eliminao de documentos pblicos ser efetuada por meio de fragmentao manual ou mecnica, com a
superviso de servidor autorizado.

Art. 7 Os procedimentos a serem observados quando da eliminao de documentos sero estabelecidos na forma dos
anexos 1, 2 e 3 desta Resoluo.
JAIME ANTUNES DA SILVA
Dirio Oficial da Unio, n. 97 - 23.05.1997


ANEXO 1

LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
RGO/ENTIDADE
UNIDADE/SETOR
RGO/SETOR: ___________
LISTAGEM N:______________
FOLHA N:__________________
CDIGO
OU
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
N. DO
ITEM
ASSUNTO
SRIE
DATAS-LIMITE QUANT. ESPECIFICAO OBSERVAES/JUSTIFICATIVA



LOCAL/DATA
________ ___/___/___

__________________________
RESPONSVEL
PELA SELEO

LOCAL/DATA____
______,

___/___/___


__________________
PRESIDENTE DA
COMISSO
PERMANENTE DE
AVALIAO

LOCAL/DATA____
_______,

___/___/___

AUTORIZO:

__________________________
AUTORIDADE DO RGO A QUEM
COMPETE AUTORIZAR

ANEXO 2
(NOME DO RGO OU ENTIDADE)
TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
Aos ______ dias do ms de __________ do ano de _________, o (indicar o nome do rgo ou entidade responsvel pela eliminao), de acordo
com o que consta do/da (indicar a Tabela de Temporalidade de Documentos ou a Listagem de Eliminao de Documentos e respectivo Edital de Cincia de
Eliminao de Documentos), aprovados pelo (titular) do/da (indicar a instituio arquivstica), por intermdio do (indicar o documento de aprovao), e
publicada(o) no (indicar o peridico oficial), de (indicar a data de publicao da tabela ou do edital), procedeu eliminao de (indicar a quantificao
mensurao), de documentos relativos a (referncia aos conjuntos documentais eliminados), integrantes do acervo do(a) (indicar o nome do rgo ou
entidade produtor/acumulador), do perodo (indicar as datas-limite dos documentos eliminados).
(nome da unidade orgnica responsvel pela eliminao, nome, cargo e assinatura do titular)

ANEXO 3
(NOME DO RGO OU ENTIDADE)
EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
N ______/____
O Presidente da Comisso Permanente de Avaliao, designado pela Portaria n _____, de ___/___/___, publicada no (indicar o peridico oficial),
de ___/___/___, de acordo com (indicar a Listagem de Eliminao de Documentos), aprovada pelo (titular) do(a) (indicar a instituio arquivstica), por
intermdio do (indicar o documento de aprovao), faz saber a quem possa interessar que a partir do (30 a 45) (escrever por extenso, entre parnteses, o
nmero ordinal correspondente) dia subseqente a data de publicao deste Edital no (indicar o peridico oficial), se no houver oposio, o(a) (indicar a
unidade orgnica responsvel pela eliminao) eliminar os documentos relativos a (indicar os conjuntos documentais a serem eliminados), do perodo
(indicar as datas-limite), do(a) (indicar o nome do rgo ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados).
Os interessados, no prazo citado, podero requerer s suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cpias de peas do processo,
mediante petio, desde que tenha respectiva qualificao e demonstrao de legitimidade do pedido, dirigida Comisso Permanente de Avaliao do(a)
(indicar o rgo ou entidade).
(Local e data)

(Nome e assinatura do Presidente da Comisso Permanente de Avaliao)