Como Organizar seus arquivos

Com as orientaes abaixo voc est dando um passo importante para ser um bom
profissional, criando ou aperfeioando seu sistema de informaes em arquivos.

Muitas pessoas se vangloriam de ter muito conhecimento, muita informao ou de
conhecer muitas pessoas. A questo que isto s tem valor se houver organizao
suficiente para que esta informao ou conhecimento possam ser recuperados
rapidamente, principalmente na correria diria.

De que adianta ter uma fonte muito interessante que poderia estar na matria, se voc
no achar seu telefone, seu carto ou conseguir algum que o tenha no momento que
precisa? Ou ainda, de que adianta achar que sua TV, que acabou de quebrar, est
ainda na garantia, se nem lembra onde guardou a nota fiscal ou a garantia, s para dar
um exemplo domstico?

Poder recuperar uma informao importante ou encontrar um papel ou documento que
precisamos em no mximo 10 segundos tem um valor enorme nos dias de hoje, e
passar a ter cada vez mais. Por isso, a OZ! desenvolveu um sistema exclusivo de
arquivamento e lanou o Arquivo Mgico, baseado nas dicas a seguir.



Nveis de Organizao para Profissionais

Muitos sistemas e metodologias de organizao abordam apenas a questo de colocar
sua mesa, gavetas e arquivos em ordem, ou seja, arrumar a baguna que ficou no seu
canto da redao logo depois que chegou de vrias pautas na rua, onde passa a maior
parte do tempo. Acontece que atualmente, organizar-se engloba muito mais que isso.

Vamos trabalhar nesta metodologia com 3 nveis de organizao: o fsico, o lgico e o
do conhecimento.

O primeiro, mais concreto e mais fcil de lidar o nvel fsico, no qual vamos nos
aprofundar um pouco mais, principalmente no que diz respeito organizao de
arquivos e documentos que voc, jornalista, poder utilizar na redao ou em casa. Ele
compreende toda aquela desordem que voc pode tocar. Sua agenda, seus papis, seus
documentos, arquivos, livros, CDs, anotaes e tudo o mais que voc enxerga e est ao
alcance de suas mos. a organizao dos seus espaos .Tudo aquilo que voc fizer
para melhorar a organizao neste nvel, impactar diretamente na melhoria da sua
produtividade.

Depois temos o nvel lgico, que compreende a correta utilizao dos recursos
tecnolgicos que temos cada vez mais nossa disposio e que engloba os
computadores, PDAs e Smartphones presentes tanto nas redaes quanto em casa.

Acontece que muitas pessoas ainda se perdem quando vo utilizar estes equipamentos e
acabam por comprometer sua produtividade. Neste nvel podemos colocar ainda a sua
organizao pessoal financeira, por exemplo.

Por ltimo temos o nvel da organizao do conhecimento, mais recente e raramente
abordado nas metodologias que tratam da administrao do tempo, porm cada vez mais
importante nos dias de hoje, onde temos que lidar com uma quantidade crescente de
informaes recebidas por um nmero cada vez maior de canais de comunicao.




Taxonomia Pessoal - Nivel fsico

Taxonomia o ramo da biologia que se ocupa da classificao natural dos seres vivos.
Quando aplicado cincia da computao, o mesmo conceito destina-se s tcnicas de
classificao, de categorizao, de agrupamento e de hierarquizao das informaes
que pode ser de grande ajuda queles que lidam com essa ferramenta de trabalho bsica
e fundamental para a construo da notcia.

O primeiro passo na fase de organizao fazer a sua taxonomia pessoal, isto , definir
as reas de informao do seu interesse, da maneira mais abrangente e hierrquica
possvel, como dividir as informaes por fontes, empresas, assessorias, setores ou
ainda outras.

Existe uma forma simples de realizar essa taxonomia, que a abordagem por assuntos
gerais, levando em conta a forma mais confortvel como voc separa os temas. O mapa
mental a seguir um exemplo do que poderia ser uma taxonomia pessoal simples,
baseada em assuntos gerais.

Alguns pontos importantes a serem considerados na elaborao do mapa mental:
Crie ramos principais com macroassuntos de seu interesse e depois crie os
sub-ramos derivados.
No crie ramos principais em exagero. O ideal ficar com menos de 10.
Evite criar ramos principais ambguos pois eles podem confundi-lo na hora de
localizar informaes.
Mantenha uma estrutura simples, de fcil memorizao.


















No seria bom poder encontrar rapidamente um documento ou informao que precisa,
sem perder tempo ou ficar estressado?
Isto pode ser mais fcil, e trazer mais benefcios do que voc imagina.
Existem trs entraves principais que nos impedem de organizarmos um sistema de
arquivos de forma adequada.

1. No saber o que guardar e o que jogar fora.
2. No saber como nomear um novo arquivo
3. No ser capaz de arquivar um documento adequadamente e depois e nunca mais ser
capaz de ach-lo novamente.
A partir da podemos definir 3 princpios bsicos sobre o que organizar.
Vamos cham-los de o princpio dos 3Cs
1.Consolidar - Definir o que serve e o que no serve, o que vai usar e o que no vai.
Descartar
2. Categorizar - Definir seu sistema de categorias. Classificar os assuntos de uma
forma adequada sua utilizao pessoal.
3. Colocar no Lugar - Definir um local para cada coisa
Consolidar significa limpar a baguna da sua mesa, gavetas, prateleiras e outros lugares
do seu escritrio ou sua casa, jogar fora o que no precisa. Este o primeiro grande
passo que voc precisar dar em direo ao controle total sobre suas coisas.
Categorizar significa construir um sistema de arquivamento que seja de fcil
compreenso para voc e que tenha quantas divises ou pastas forem preciso, de forma
que voc seja capaz de armazenar todos os documentos necessrios para a sua
organizao.
Colocar no lugar significa que para organizar os papis espalhados, inicialmente ser
preciso haver um lugar adequado para guard-los. normal que voc queira guardar
muitos destes papis para futuras referncias, ento importante que voc tenha um
sistema de arquivamento simples, mas completo, no seu local de trabalho ou na sua
casa.
A razo para se arquivar um documento permitir que voc tenha fcil acesso a ele e
informao que ele contm. Ele seu material de referncia e seu registro.
Montar um sistema de arquivos organizado, ser til para voc agora e tambm pode
crescer medida de suas necessidades, sem grandes modificaes e/ou vistorias.
Dependendo do volume de informaes e papis que possui, esta tarefa pode se tornar
demorada e envolver muitos detalhes.
Pensando nisto, e para facilitar a vida de nossos internautas,
criamos o OZ! Arquivo Mgico, um sistema para organizao de
arquivos residenciais e comerciais, completo e pronto para usar.
Arquive e encontre qualquer papel ou documento em 7 segundos.

Veja aqui mais informaes sobre o OZ! Arquivo Mgico



Dicas Rpidas:
1. Se, aps criar seus arquivos, voc no for capaz de recuperar um documento no
tempo de alguns segundos, pergunte a voc mesmo o porqu.
2. O nome do arquivo precisa ser mudado? O seu sistema de arquivamento est muito
complicado? Voc tem muitos arquivos diferentes? Alguns deles podem ser unidos?
Identifique aquilo que no est funcionando bem e faa as mudanas apropriadas.
3. Utilize cores diferentes de pastas suspensas para identificar os assuntos com mais
facilidade.
4. No deposite os documentos diretamente na pasta suspensa. Estabelea subcategorias
e divida a papelada dentro de subpastas. Assim voc economiza espao no seu arquivo e
facilita a busca. Exemplo: Crie uma pasta com nome Cartes de Crdito. Dentro dela
coloque subpastas intitulados com o nome dos cartes que voc trabalha: Mastercard,
VISA, Dinners etc.
5. Utilize visores especiais 2D que permitem a visualizao da etiqueta de forma lateral
e de cima para baixo. Assim, voc no precisa folhear as pastas para conseguir ler a
etiqueta.









Como LIDAR COM O VOLUME DE PAPIS

Apesar dos papis ainda serem em grande volume no dia a dia dos escritrios, isto no
significa que precisemos sofrer ou ter problemas por conta disto.
Veja abaixo algumas dicas que podem ajudar a controlar a baguna:

1. Nunca coloque um pedao grande de papel sobre outros menores, que ficaro
escondidos, dificultando que sejam encontrados ou facilitando que se percam.
2. Acabe com as pilhas e montes de papel. Fica muito difcil encontrar um papel que
voc precisa em pilhas grandes. Evite ao mximo fazer isto. Arquive o quanto antes em
pastas e gaveteiros.

3. Mantenha a ordem. Se pequenas notas em post-its podem ter algum uso para
lembretes rpidos ( eu, particularmente, no gosto de post-its ), pois sero descartadas
rapidamente, j outros tipos de anotaes que precisam ser guardadas por mais tempo
devem ser organizadas por assunto ou data, para que possam ser encontradas facilmente.
Use um caderno para mant-las. O ideal seria escrev-las diretamente em sua agenda
eletrnica, mas se voc tiver que transferi-las depois, pelo menos estaro num local
nico.

4. Abra sua correspondncia perto do lixo ou de um reciclador (triturador) e
imediatamente descarte o que no interessa. No guarde lixo. Leia rpido, tenha um
pouco de coragem e jogue fora logo o que no serve. Faa isso diariamente e ir se
acostumar a no deixar mais papel intil sobre a mesa.

5. Use a tecnologia. Use seu computador, sua agenda eletrnica sempre que possvel.
Eu guardo minhas idias, anotaes, tarefas , telefones, senhas, etc, no meu PDA ou
computador. Uso muito pouco papel.

Mais importante. Tente pegar no papel ou documento, uma vez apenas: Aja sobre ele
imediatamente, encaminhe para algum , arquive ou jogue fora.
Quer fazer um teste?
Mantenha uma caneta vermelha ao seu alcance. A cada vez que voc pegar num
documento ou papel. Faa um ponto vermelho na parte superior direita. Depois de
algum tempo verifique quantos pontos aparecem num papel que continua com voc sem
que nada tenha sido feito. So vrios e vrios pontinhos vermelhos?


ORGANIZANDO A MESA

Se j faz um bom tempo que voc no v sua mesa, prepare-se para reencontr-la
debaixo das pilhas de papel. O tempo dispensado vai depender do tamanho de sua mesa,
da quantidade de papis e de h quanto tempo voc no v sua superfcie.

Prepare sua misso
Agende pelo menos quatro horas para a primeira metade da misso.
Quando o dia chegar vista roupas confortveis, coloque sua msica favorita para tocar e
respire fundo.


Comece pela limpeza
Tire tudo de cima e de dentro de sua mesa e empilhe no cho.
Limpe a mesa com desinfetante e passe um lustra-mveis at que ela parea nova.
Pegue um saco de lixo bem grande, sente-se no cho e comece a dispensar. Mais do que
80% dos papis podem provavelmente ir para o lixo. As nicas coisas que voc deve
manter so papis a respeito de seu atual projeto, o de referncia legal futura. Separe os
papis dessas duas categorias em duas pilhas atrs de voc. Jogue fora tambm
catlogos, revistas e jornais velhos.

Estabelea um intervalo antes de continuar
Saia para espairecer por pelo menos uma hora, aproveite para comprar suprimentos
como um bloco de papel, um porta-lpis e caneta, um arquivo vertical a no ser que
tenha uma gaveta de arquivo para arquivar papis que utiliza todos os dias. No se
esquea das etiquetas e de um porta-disquete e CD-ROM se voc ainda no os tiver.

Ao voltar comece a reorganizar as coisas que voc manteve
Categorize e organize os arquivos dirios nas novas pastas.
Etiquete tudo de forma que fique claro para voc o contedo de cada pasta.
Para os documentos e papis que no so usados com freqncia, coloque em seu
gabinete de arquivos, se j tiver um. Se no tiver, guarde-os em uma cesta e aprenda a
organizar um sistema de arquivos em matrias disponveis no nosso portal.

Organize sua mesa de trabalho
Coloque o telefone de volta sobre a mesa. Se voc canhoto deixe o telefone do lado
direito de sua mesa e vice-versa, assim voc pode falar ao telefone e escrever ao mesmo
tempo. O bloco de papel que acabou de comprar deve ficar prximo ao telefone.
Coloque suprimentos dentro de seu porta-lpis e caneta. Lembre-se de eliminar canetas
que no funcionam e toquinhos de lpis.
Separadores para serem colocados dentro de gavetas mantm seus itens em ordem e no
lugar certo.
Se voc tiver espao para os materiais de escritrio em sua mesa, separe uma gaveta
para eles, se no os coloque em um armrio especfico. Sua agenda agora tem espao
em sua mesa.
Apenas os papis relacionados ao seu projeto atual podem ficar em sua mesa.
Deixe uma lixeira para papis prxima a sua mesa. Assim voc no comea a acumular
papis inteis novamente.

Encontre o local adequado para guardar o que restou
Os manuais do computador devem ficar em uma prateleira de seu escritrio.
Os disquetes e CD-ROM nos compartimentos que acabou de comprar e prximos a seu
computador.
Quanto a fotografias, enquadre-as e as pendure na parede.


Dica

Separe pelo menos 15 minutos do seu dia para limpar sua me

ADQUIRA BONS HBITOS DE TRABALHO!

Voc j parou para analisar a forma como est trabalhando e como isso afeta o modo
como voc percebido por seus colaboradores, seus colegas ou seu chefe?
J lhe ocorreu que a maneira como voc trabalha tem relao direta sobre a velocidade
com que sua carreira pode avanar ou ainda como sua empresa vai se desenvolver?
Num recente artigo que li na newsletter de Brian Tracy, um dos maiores especialistas
americanos em treinamento e desenvolvimento pessoal e corporativo, ele diz o seguinte:
" Uma poderosa forma que pode ajuda-lo a evoluir so os bons hbitos de trabalho.
Bons hbitos no trabalho fazem uma extraordinria diferena.
Em um recente estudo feito com 104 executivos presidentes de empresas, todos
concordaram que a habilidade de definir prioridades e depois executar as tarefas
rapidamente, so as duas maiores qualidades consideradas para se definir promoes ou
aumento de salrios.
Seus bons hbitos no trabalho podem chamar para voc, a ateno de pessoas
importantes em sua vida mais rpido que qualquer outra coisa que voc possa fazer.
Numa anlise final, voc sempre ser pago por seus resultados. Se voc desenvolver a
reputao de ser uma pessoa que executa seu trabalho eficientemente, apenas este fato
pode coloca-lo no caminho do sucesso na sua carreira.
Desenvolva excelentes hbitos de trabalho. Seja pontual.Planeje seu trabalho e trabalhe
seu planejamento.Sempre concentre suas energias nas tarefas prioritrias e assegure-se
de estar fazendo coisas que sejam importantes para seu chefe ou para sua prpria
empresa"
Eu no poderia resumir melhor esta questo. Priorizar suas tarefas e planejar seu dia de
trabalho, sem dvida a melhor forma de conseguir melhor aproveitamento do seu
tempo, se valorizar como profissional e coloc-lo no controle das suas
responsabilidades no trabalho.
Vamos l ento, separe um tempinho, pense e analise sobre como esto seus hbitos de
trabalho e como pode melhor-los.
Quer saber o segredo para melhorar seus hbitos de trabalho?
Organize-se primeiro! Organize seu espao, sua agenda, seus arquivos, seu
computador,etc. Utilize as dicas que mensalmente levamos at voc atravs desta
newsletter ou ainda visitando nosso site.



Hbitos das pessoas organizadas

A maioria das pessoas organizadas segue algumas regras simples. Apresentamos abaixo
os 7 hbitos das pessoas muito organizadas.
1. Elas possuem um lugar para cada coisa.
Cada item que possuem tem um local adequado,
uma "casa". Os livros esto na estante de livros.
O lugar dos brinquedos no quarto de
brinquedos ou no armrio prprio para eles. Os
CDs esto caixas, gavetas ou em porta CDs,
organizados por gnero ou artista por exemplo.
Os documentos esto em pastas de arquivo, etc.
2. Elas colocam as coisas de volta no lugar.
Uma vez que um objeto qualquer no ser mais utilizado, eles no ficam vagando por
lugares temporrios. Estes objetos, aps serem usados, retornam imediatamente sua
"casa", ao seu local de origem.
3. Elas anotam suas tarefas e lembretes.
Pessoas organizadas costumam anotar seus compromissos, tarefas e listas de lembretes.
Isto feito de forma constante e consistente, em suas agendas (de papel, computador ou
computador de mo). Elas no se arriscam a se esquecer das coisas. Elas sabem que
suas memrias no so confiveis e que suas agendas esto ali exatamente para cumprir
esta funo.
4. Elas no acumulam papis .
Papis e documentos que devem estar
guardados, so arquivados diariamente.
Correspondncias so abertas perto do
lixo, e papis desnecessrios so
descartados imediatamente. Contas so
colocadas na pasta de contas a pagar,
revistas so lidas e guardadas por uma
semana ou duas, depois doadas ou
descartadas.
5. Elas no deixam as coisas para
depois.
Quando alguma coisa deve ser feita, as
pessoas organizadas costumam
agendar, planejar ou simplesmente
executar a tarefa o quanto antes. Desta forma evitam acumulo de servio, prazos
apertados e outros problemas causados pela procrastinao (procrastinar
voluntariamente deixar para depois o que deveria ser feito agora).
6. Elas possuem prazos e objetivos.
Pessoas organizadas sabem que para obterem resultados, precisam saber claramente
aonde querem chegar e em que prazo. Elas fazem revises peridicas em seu
planejamento.
7. Elas procuram manter apenas as coisas necessrias.
Pessoas organizadas no acumulam coisas. No ocupam espao com objetos inteis,
roupas que no utilizam h anos, revistas antigas e outras tranqueiras. Apenas as coisas
que lhe so teis ou proporcionam algum prazer, so mantidas. Estas pessoas acreditam
na simplicidade. Elas respiram mais facilmente se puderem circular em seus espaos
sem ter que esbarrar em caixas ou mergulhar em armrios abarrotados.
Voc vai encontrar e-books e outros produtos que podem auxiliar na sua organizao
pessoal em nossa loja virtual.


ORGANIZE SEUS COMPROMISSOS

Um compromisso um horrio agendado para estar em algum lugar ou um horrio
predeterminado para se encontrar com algum. Infelizmente, no mundo real os
compromissos nem sempre funcionam como gostaramos.
Mesmo que sejamos sempre pontuais, no significa que vamos escapar de ficar
parados em uma sala de espera, no trnsito, no aeroporto, etc.

H algumas coisas que voc pode fazer para se organizar e
marcar compromissos mais efetivamente:
1- Evite marcar compromissos quando em horrios muito
concorridos. Evite ir ao correio, banco ou restaurante durante o
horrio tpico de almoo. Se o seu mdico extremamente
ocupado das 11h s 13hs, pea um horrio no fim da tarde.
2- Quando for a seu mdico ou dentista, j marque sua prxima
consulta. Desta forma, voc no tem que perder tempo mais tarde e no esquecer de marcar os
compromissos necessrios.
3- No arrisque com o tempo de espera. Tente ao mximo marcar no primeiro horrio da manh
ou no primeiro horrio depois do almoo. Desta forma, improvvel ter algum na sua
frente.
4- Se no tem escolha a no ser esperar, faa alguma outra tarefa nas redondezas. Se no tem o que fazer
por ali, use o tempo produtivamente fazendo uma lista com as coisas que tem que fazer no dia seguinte,
repassando sua agenda, lendo um artigo pendente ou simplesmente relaxe com um bom livro (lembre
de leva-los com voc certo?)
5- Se puder e preferir, leve seu escritrio com voc. Assim, enquanto espera pode trabalhar com
seu laptop ou agenda eletrnica. Eu costumo sempre levar em minha agenda eletrnica,
arquivos com textos importantes e pequenas tarefas, que posso acessar a qualquer
momento. Seja produtivo!
6- Nunca v a um compromisso sem confirmar primeiro. H sempre uma chance de a pessoa
com quem marcou no se lembrar da data. Tente descobrir tambm se no haveratrasos.
7- Repasse antes o caminho que vai fazer. Isto pode te ajudar a economizar muito tempo. Sei de gente que
sai do escritrio ou de casa e s depois de andar muitas quadras que vai pensar qual caminho seguir. (
certamente isto nunca aconteceu com voc no mesmo?)

Importante
Lembre-se que compromisso simplesmente um acordo mtuo com algum, mas pode ser com voc
mesmo tambm. Da prxima vez que precisar de um tempo para passear, se exercitar, ler algo de seu
interesse, ou fazer alguma coisa legal, marque um compromisso consigo mesmo em sua agenda.
Quando chegar o dia, cumpra o compromisso como qualquer outro. Voc importante demais para se
deixar e deixar as coisas de que voc gosta para depois. Acostumar-se a fazer isto pode modificar o seu
dia de uma forma muito positiva. Acredite!

c quem manda

Honre seu estilo pessoal de trabalho

Todos ns temos uma hora do dia em que fazemos nosso melhor
trabalho. Quando voc mais produtivo ou criativo? Para
identificar o seu horrio de pico, oua o seu relgio biolgico. Voc
funciona melhor de manh, tarde ou noite?

Nem toda hora igual. Se voc uma pessoa matinal, seu tempo vale mais de manh do
que tarde em termos de produtividade. Planeje trabalhar nas tarefas mais importantes
no momento do dia em que seu relgio biolgico est otimizado e seu nvel de energia
est no auge.

Se voc uma pessoa matinal, no comece o dia checando seus emails. Ataque sua
tarefa mais importante antes. Depois siga para um projeto ou tarefa que no requeira o
mesmo nvel de concentrao e foco. No tente fazer coisas que odeia quando est
cansado voc s vai arrumar uma outra desculpa para no termin-la.

Marque horrios com voc mesmo
As tarefas de seu plano dirio no vo se realizar magicamente. Elas so feitas quando
voc arruma tempo para tal. Intensifique o conceito de agendar horrios com voc
mesmo, e mant-los.

Agora que voc determinou o que importante e identificou como tarefa de alta
prioridade, voc deve fazer tempo para trabalhar nesta tarefa ou projeto. Quando voc
tem um trabalho importante que precisa ser feito, marque um compromisso com voc
mesmo durante o sua hora de maior produtividade.

Bloqueie o horrio em sua agenda. Pense no compromisso como um encontro com seu
cliente mais importante. No fazer esses agendamentos resultar em coisas importantes
se acumulando e estagnando.Ento separe e se comprometa com horrios especficos
para agir.

Crie um Tempo Reservado para voc
Faa o que executivos fazem todos os dias, feche sua porta e pea para no ser
perturbado. No se preocupe. O mundo no vai acabar se voc deixar sua caixa postal
atender algumas ligaes enquanto voc trabalha. Uma vez iniciada a tarefa, no se
permita ser interrompido.

Pendure uma placa se precisar. Desligue o celular e o pager. No cheque seu email. No
responda perguntas de seus colegas. Faa seu trabalho.

Criar um tempo reservado requer fora de vontade e pode no funcionar sempre, mas
sua produtividade ir s alturas quando voc implementar esta tcnica. Se o tempo
reservado resultar na preveno de seis interrupes, voc ter 1 hora a mais, somando o
tempo da interrupo e de recuperao (volta ao que estava fazendo com concentrao).

Os tipos de atividades que so melhores para o tempo reservado? Primeira e
principalmente pensar. Tirar um tempo para pensar permite manter a perspectiva
medida que voc visualiza o quadro geral. Outras atividades incluem: tomadas de
decises complexas, planejamento de longo prazo, trabalhos difceis e grandes projetos.

O tempo reservado no tem que ser em seu escritrio. Algumas pessoas so mais
produtivas e pensam mais criativamente em lugares como a sala de conferncias, um
banco de praa ou um caf. Voc precisa descobrir o que funciona para voc.

Recarregue as baterias
Se voc no se cuidar, sua produtividade e foco vo cair. Pular o almoo, cancelar
frias, e no ter uma noite completa de sono podem afetar negativamente sua
produtividade. importante comer bem, ter uma boa noite de sono e se exercitar para
manter o seu foco afiado. Se voc no pode tirar as frias inteiras, folgue uma sexta e
uma segunda e tenha um fim de semana prolongado.


Oganizando a mesa do escritrio em um dia

Se j faz um bom tempo que voc no v sua mesa, prepare-se
para reencontr-la debaixo das pilhas de papel. O tempo
dispensado vai depender do tamanho de sua mesa, da quantidade
de papis e de h quanto tempo voc no v sua superfcie.

Prepare sua misso
Agende pelo menos quatro horas para a primeira metade da
misso.
Quando o dia chegar vista roupas confortveis, coloque sua msica favorita para tocar e
respire fundo.


Comece pela limpeza
Tire tudo de cima e de dentro de sua mesa e empilhe no cho.
Limpe a mesa com desinfetante e passe um lustra-mveis at que ela parea nova.
Pegue um saco de lixo bem grande, sente-se no cho e comece a dispensar. Mais do que
80% dos papis podem provavelmente ir para o lixo. As nicas coisas que voc deve
manter so papis a respeito de seu atual projeto, o de referncia legal futura. Separe os
papis dessas duas categorias em duas pilhas atrs de voc. Jogue fora tambm
catlogos, revistas e jornais velhos.

Estabelea um intervalo antes de continuar
Saia para espairecer por pelo menos uma hora, aproveite para comprar suprimentos
como um bloco de papel, um porta-lpis e caneta, um arquivo vertical a no ser que
tenha uma gaveta de arquivo para arquivar papis que utiliza todos os dias. No se
esquea das etiquetas e de um porta-disquete e CD-ROM se voc ainda no os tiver.

Ao voltar comece a reorganizar as coisas que voc manteve
Categorize e organize os arquivos dirios nas novas pastas.
Etiquete tudo de forma que fique claro para voc o contedo de cada pasta.
Para os documentos e papis que no so usados com freqncia, coloque em seu
gabinete de arquivos, se j tiver um. Se no tiver, guarde-os em uma cesta e aprenda a
organizar um sistema de arquivos em matrias disponveis no nosso portal.

Organize sua mesa de trabalho
Coloque o telefone de volta sobre a mesa. Se voc canhoto deixe o telefone do lado
direito de sua mesa e vice-versa, assim voc pode falar ao telefone e escrever ao mesmo
tempo. O bloco de papel que acabou de comprar deve ficar prximo ao telefone.
Coloque suprimentos dentro de seu porta-lpis e caneta. Lembre-se de eliminar canetas
que no funcionam e toquinhos de lpis.
Separadores para serem colocados dentro de gavetas mantm seus itens em ordem e no
lugar certo.
Se voc tiver espao para os materiais de escritrio em sua mesa, separe uma gaveta
para eles, se no os coloque em um armrio especfico. Sua agenda agora tem espao
em sua mesa.
Apenas os papis relacionados ao seu projeto atual podem ficar em sua mesa.
Deixe uma lixeira para papis prxima a sua mesa. Assim voc no comea a acumular
papis inteis novamente.

Encontre o local adequado para guardar o que restou
Os manuais do computador devem ficar em uma prateleira de seu escritrio.
Os disquetes e CD-ROM nos compartimentos que acabou de comprar e prximos a seu
computador.
Quanto a fotografias, enquadre-as e as pendure na parede.




MO ORGANIZAR OS FIOS

Nos dias de hoje, com esse mundo totalmente
tecnolgico, o que no nos falta so fios bagunados e
espalhados por todo canto. So fios de computador,
mquina digital, celular, mp3 player, etc. Essa baguna
de fios no s um problema esttico, mas tambm
muito perigoso, pois dependendo do grau de
desorganizao pode at dar um curto circuito.

Essa baguna de fios no s um problema esttico,
mas tambm muito perigoso, pois dependendo do grau de desorganizao pode at dar
um curto circuito.

TIPOS DE ORGANIZADORES
Para organizar os fios no preciso apelar para a tecnologia de ponta, com alguns
acessrios simples, como fitas de velcro e suportes plsticos possvel acabar com o
emaranhado de fios atrs da mesa. H vrios produtos, feitos sob medida para isso,
disponveis nas lojas de produtos de informtica e at em supermercados, com preos
entre 12 e 16 reais.

Uma vantagem de comprar o produto pronto a presena de diversas cores, o que pode
ajudar a organizar os fios por tipo. J os suportes plsticos so colados na mesa e
ajudam a organizar cabos mais pesados, alm de orientar os fios, de forma que eles no
fiquem visveis na frente da mesa.

PREPARANDO OS FIOS
O primeiro passo para a organizao separar os cabos, casos eles estejam
embaraados. Depois, faa um planejamento dos grupos de cabos que devem ser
reunidos. Uma boa idia, por exemplo, unir os dispositivos USB que no so
removidos com freqncia, como impressoras e scanners, em uma nica seo dos
conectores da placa-me.

importante ter velcros em quantidade suficiente para poder colocar mais de um deles
por conjunto de cabos. No adianta nada ter os fios arrumados em uma ponta e
completamente bagunados na outra. Quem tem muitos dispositivos USB deve investir
em um hub para ajudar na organizao da fiao, permitindo a remoo de alguns
perifricos sem precisar mexer nos cabos j arrumados.

Os cabos mais grossos, como os de fora, podem passar pelos suportes plsticos, que
devem ser posicionados ao longo da mesa onde o computador est localizado. No caso
das caixas de som, possvel passar seus fios ao longo de suportes plsticos distribudos
horizontalmente na mesa. Dessa forma, os alto-falantes podem ficar nas posies
esquerda e direita sem que os fios fiquem enrolados.

Outra dica interessante para quem tem um cabo de rede longo ou um perifrico com
uma extenso grande de fio usar um ou dois velcros para enrolar esse cabo,
diminuindo seu tamanho. Isso ajuda na organizao e nas posteriores mudanas de
posicionamento do cabo, que pode ser desenrolado com facilidade.

CESTO DE FIOS
Uma sugesto simples, prtica e barata voc deixar um cesto prximo tomada com
todos os carregadores e baterias que tiver. Ai toda vez voc precisar colocar seu celular
para carregar no vai ter problema em encontrar o carregador. Ai depois que seu celular
carregar s enrolar o fio e guardar dentro da cesta de novo. Fcil e simples e que lhe
economizar muito tempo. Essa dica foi tirada do blog Super Zper, um blog sobre
manualidades.

Um outro site americano Real Simple ensina 8
dicas de como controlar os fios de casa com foto
ilustrativa de antes e depois para ficar mais
fcil de entender o mtodo e de como os fios
ficam depois de arrumados.

Um exemplo pegar aqueles araminhos que vm
prendendo a comida e juntar os fios com eles.








O site O Velho deu uma dica para arrumar sua mesa e se
livrar de vez dos roteadores, pontos de rede, hubs, USB,
HD externo e tudo mais.

Basta fixar uma prancha perfurada sob a sua mesa e usar
arames para dispor (de cabea para baixo) os aparelhos,
cabos, fontes e outros componentes que necessitar.







J o blog Info Wester d a dica de compra um
organizador de plstico de mais ou menos 5
centmetros de dimetro com aberturas que permitem
guardar at 4 metros de fio.

Quer saber mais dicas sobre organizao de escritrios
e home-offices? Participe do nosso curso Organizao de Escritrios e Home-Offices ou
leia o e-book Como Organizar Escritrios - Housekeeping

Criando algumas regras
Quando voc trabalha em casa, na maioria das vezes seu maior desafio em manter-se
organizado e gerenciando seu tempo convencer a todos ao redor de que voc est
trabalhando! Uma posio firme essencial. Se um amigo telefona s 10:00h da manh
para falar de um assunto pessoal, delicadamente diga-lhe: Estou no meio de um projeto
importante. Posso ligar para voc noite?
No tente assumir seu papel de pai ou me e de profissional ao mesmo tempo.
Considere a contratao de uma bab para cuidar das crianas. Se voc precisa trabalhar
enquanto suas crianas esto em casa, explique o que voc est fazendo da forma mais
clara possvel e estabelea alguns sinais fsicos para indicar quando voc est
trabalhando e no pode ser interrompido, exceto em emergncias. Uma porta fechada
ajuda bastante. Finalmente, comprometa-se a dedicar um tempo determinado aos seus
filhos e cumpra a promessa.
Preparando o ambiente
Dependendo da sua atividade, voc pode necessitar de um ambiente que oferea mais,
ou menos tranquilidade, mais, ou menos conforto. Planeje com cuidado e defina quais
sero suas necessidades antes de resolver que tipo de mveis ir utilizar.
Voc pode precisar apenas de uma escrivaninha simples e uma cadeira confortvel ou
pode necessitar de uma estao de trabalho mais completa, para computador e
impressora, alm de gaveteiro, mvel para arquivos etc.
Tudo vai depender das suas necessidades de trabalho, do espao disponvel e
obviamente do tamanho do seu bolso.
Organizando seu espao
Alguns itens podem ser essenciais para a organizao do seu espao de trabalho em
casa.
Por exemplo, no h nada mais frustrante do que voc separar um artigo de revista super
importante e quando voc pega o grampeador para anex-la ao seu arquivo, descobre
que est sem grampos. Neste ponto voc pode gastar algum tempo para tentar encontrar
os grampos de que precisa, ou ainda sair para comprar. No seria muito mais simples
certificar-se de que voc tem uma caixa extra de grampos?
Papel e cartucho para impressora, grampos, canetas, fitas adesivas, rgua, estilete, etc.
Faa uma lista dos itens essenciais para voc, compre-os em quantidade suficiente para
30 dias pelo menos.
Tenha o material necessrio, em quantidade suficiente e estrategicamente colocado,
armazenado em sua mesa ou armrio prximo, de forma a facilitar a sua vida e
economizar o seu tempo.
Utilizando a Tecnologia a seu favor
No seu planejamento, defina que tecnologias so necessrias para o bom andamento do
seu trabalho.
Algumas podem ser obrigatrias, como um computador e uma boa conexo de internet
(banda larga) .Outras podem ser desejveis, melhorando a sua produtividade, como uma
instalao de rede sem fio por exemplo. Tudo vai depender do tipo de atividade. Para
um escritor que escreve seus livros em casa, a tecnologia pode ser menos importante do
que para um webdesigner que precisa estar em contato constante com seus clientes,
trocando arquivos pesados e necessitando de comunicao constante.
De qualquer forma, a tecnologia fator potencial para o aumento da produtividade de
quase qualquer tipo de trabalho hoje em dia.
Um bom computador ( um notebook mais adequado na maioria dos casos ), um PDA
ou Smartphone ( recomendo a todos, mas principalmente para quem precisa trabalhar
em trnsito ), uma impressora multifuncional ( impressora com funes de fax,scanner e
copiadora ) e uma conexo banda larga so itens essenciais. Existem modelos mais, ou
menos sofisticados, mas os preos tem cado bastante e com uma boa programao
financeira, qualquer pessoa consegue montar seu escritrio pessoal.






Qual a melhor agenda para voc?

Voc j sabe que ela uma ferramenta fundamental no processo de organizao do
tempo e das tarefas. Agora hora de descobrir qual o tipo de agenda mais adequado
para voc.

H alguns pontos que precisam ser analisados. Voc do tipo de pessoa que gosta de
escrever no papel e se sente mais seguro assim? Trabalha com computador, mas no
tem acesso a ele na maior parte do dia? Ou no tem afinidade com a tecnologia
eletrnica, acha que no tem tempo de aprender ou no gosta dos aparentemente
"complicados" computadores de mo, os PDAs (personal digital assistant)?

Apesar de pensarmos que o uso de Computadores de mo uma tendncia irreversvel e
que eles devero em pouco tempo se tornar uma ferramenta de trabalho como o
computador hoje, respeitamos a opinio de quem prefere as agenda convencionais.
disposio no mercado uma grande variedade de modelos de agendas e organizadores
de papel, dos mais simples aos mais completos e sofisticados.

A escolha muito importante, ento opte por um modelo que lhe agrade pelo visual,
que tenha um tamanho adequado sua maneira de escrever e que possua espao
suficiente para os tipos de anotaes e controles de que precisa. No economize tempo
nem dinheiro (s se possvel) nesta hora.

A agenda deve ser sua companheira inseparvel - s assim ela realmente lhe ser til - e
ningum gosta de ficar muito tempo ao lado de algum ou de algo de que no gosta, no
verdade?

Mas j se voc daqueles que gostam de equipamentos eletrnicos e tm aumentado a
percepo da utilidade dos chamados computadores de mo, talvez seja a hora de
comprar um, ou fazer um upgrade em seu modelo antigo, entrando definitivamente num
mundo novo, antenado, conectado e acima de tudo, organizado.

Se for comprar seu primeiro palm, comece pelo Zire 21, o mais simples e barato
computador de mo disponvel no Brasil. Ele um equipamento bastante poderoso e
vantajoso para quem quer se organizar sem gastar muito.

Na tabela Tipos de Agenda, voc pode conferir todos os tipos de agenda existentes no
mercado, entender como cada uma funciona e fazer sua opo.



ACKUP FCIL
Use a "pasta porta arquivos" do Windows (briefcase no windows em ingles) para fazer
seus backups.
Esta uma ferramenta poderosa, que pouca gente conhece. Com ela, voc vai conseguir
fazer seus backups de forma segura, rpida e organizada.
No Windows XP faa o seguinte:
1. Abra o explorer
2. Conecte em seu computador o HD externo, pen drive ou leitor de CD, que voc
vai usar para fazer o backup.
3. Clique no drive (Ex: Drive H) correspondente ao seu HD externo. l que voc
vai criar seu Porta Arquivos. Lembre-se, voc pode criar uma pasta Porta
Arquivos em qualquer pasta que queira. No nosso caso estamos criando um local
para Backup no HD externo.
4. V no Menu e clique em Arquivo, Novo, e Porta Arquivo



5. Arraste para a o Novo Porta Arquivos, todos os documentos que voc costuma
trabalhar diariamente.



6. Agora pode desconectar seu HD externo (se quiser) e voltar a trabalhar
normalmente com seus arquivos no computador.
7. Quando quiser fazer um backup, conecte seu HD externo, clique na pasta Porta
Arquivos no drive especfico, v no Menu em Porta Arquivos e marque
Atualizar.
Ir aparecer uma janela como abaixo, com os arquivos que precisam ser
atualizados.A s clicar no boto atualizar e pronto. Seu backup foi realizado
de forma segura e descomplicada.
( voc pode optar por atualizar todos, de uma nica vez, ou escolher quais quer
atualizar).



8. No fcil? Ento crie agora mesmo sua pasta porta arquivos e procure fazer
backups dirios. No levar mais que alguns minutos.
Para quem tem windows 98, pode seguir a mesma dica pois o processo
praticamente igual.