10/9/2014 ABMES

http://www.abmes.org.br/abmes/noticias/detalhe/id/591 1/6
REGISTRO ACADMICO E DIPLOMA: LEGISLAO E NORMAS
Documentao escolar: registro e controle
A Lei n 9.394, de 1996, que estabelece as diretrizes e bases da educao
nacional, a LDB, no cria norma para o registro e controle acadmico. Cabe
a cada instituio de ensino superior (IES) fixar as normas especficas para
tais atos acadmicos.
O Conselho Nacional de Educao (CNE), todavia, pelo Parecer CP/CNE
n 16/1997, (Documenta [434] Braslia, Nov. 1997, p. 434), homologado em
21/11/97 (DOU de 24/11/97 - Seo I, p. 27.372), aprova recomendaes
sobre o registro e controle acadmico. Essas normas podem ser
consideradas como uma atualizao da Portaria SESu n 255, de 1990 (DOU,
Seo 1, de 24/12/1990, p. 25.225), editada antes da Lei n 9.394, de
1996, para incluir a possibilidade de microfilmagem e digitalizao de
documentos usados nos registros acadmicos.
Da leitura dos atos referenciados, destacamos os seguintes pontos, que
podem ser seguidos pelas IES, para o registro e controle acadmico dos
alunos dos cursos superiores (sequenciais, de graduao e de ps-
graduao) ofertados.
1- Os registros acadmicos compreendem dois tipos de arquivo:
a) vivo ou de movimento - para pronta consulta, escriturao e guarda de livros, documentos e atos escolares e
papis referentes aos alunos regularmente matriculados nos cursos superiores da instituio e
b) permanente, morto ou definitivo - quando finalizada a escriturao da vida acadmica do aluno, pela
concluso de curso, transferncia, trancamento de matrcula, morte, abandono ou desistncia do curso.
2- O arquivamento de documentos escolares observar as seguintes
modalidades:
a) o prprio documento no original ou em fotocpia autenticada;
b) em fotograma obtido por microfilmagem ou
c) em digitalizao em programa ou software que assegure a segurana e perenidade do documento.
3- O documento reproduzido (de preferncia em suas cores originais) ser
autenticado pelo responsvel pela unidade acadmico-administrativa
(secretaria acadmica ou setor similar) encarregado do registro acadmico,
com a identificao do rgo emissor do documento, com nome, cargo e
registro do emitente, com a declarao: Cpia de microfilme ou Cpia
digitalizada.
4- Os documentos de identificao pessoal e CPF sero registrados pelos
seus nmeros, rgo emissor e data da emisso nos requerimentos de
matrculas.
5- A responsabilidade pela movimentao e guarda dos arquivos do
profissional (secretrio acadmico ou outro cargo similar) designado pelo
dirigente da unidade ou da instituio, na forma estatutria ou regimental.
Os arquivos devem ser mantidos em lugar de total e absoluta segurana,
sendo manuseado to somente por pessoal vinculado ao setor responsvel
pelos registros acadmicos.
10/9/2014 ABMES
http://www.abmes.org.br/abmes/noticias/detalhe/id/591 2/6
6- A documentao dos alunos em atividade acadmica ser mantida em
pastas individuais, em original e rigorosa ordem cronolgica de sua
entrada. Cessada a relao por abandono, desistncia, morte,
transferncia, trancamento de matricula ou concluso de curso, a pasta
respectiva ser transferida para o arquivo permanente, morto, ou
definitivo. Nos casos de trancamento de matrcula, quando houver o
destrancamento a pasta do aluno voltar a integrar o arquivo vivo ou de
movimento.
7- O arquivamento entender-se- como perptuo no que se refere a:
a) livros de atas dos colegiados da instituio;
b) documentos correspondentes ao histrico acadmico de concluintes de cursos ou no, contendo, alm dos
dados pessoais e institucionais, no mnimo, os registros relativos a notas e frequncia, por componente
curricular e perodo letivo, alm da situao perante o Enade.
8- O arquivamento da documentao, exceto livros de atas dos colegiados,
poder ser processado com a adoo de:
a) encadernao do documento correspondente ao histrico escolar;
b) microfilmagem ou
c) digitalizao.
9- Os demais documentos (os que no so considerados perptuos), tais
como papis complementares dos processos individuais e os referentes aos
atos escolares (provas parciais ou finais, requerimentos, por exemplo),
podero ser eliminados quando do recolhimento da pasta individual ao
arquivo morto, permanente ou definitivo ou restitudos ao aluno aps os
registros.
10- Todo o material eliminado, incluindo os que passaram por processo de
microfilmagem ou digitalizao, ser inutilizado mecanicamente, alienado
ou cedido a instituio beneficente para reciclagem ou reaproveitamento,
mediante registro em termo ou ata.
11- As avaliaes parciais e ou finais sero registradas em atas ou
documento similar, com o nome do aluno, sua assinatura, a data de
realizao da prova ou exame, a disciplina, perodo e a avaliao em graus
numricos e alfabticos por extenso, com a assinatura do professor, na
forma regimental ou de acordo com normas fixadas pela prpria IES. As
atas devem ser reunidas em pastas ou encadernadas, por curso, perodo
letivo e ano de realizao da avaliao. As provas parciais e os exames
finais podem ser eliminados ou restitudos aos respectivos alunos, aps os
registros necessrios e decorrido o prazo regimental ou regulamentar para
pedidos de correo de provas ou notas ou de recursos administrativos aos
rgos prprios da IES.
12- Ser fornecida certido ou cpia de documentos arquivados, mediante
requerimento do interessado, pelo responsvel do registro acadmico, de
acordo com as normas estatutrias, regimentais ou regulamentares da IES.
13- Os livros de ata dos rgos colegiados, textos de estatuto ou regimento,
resolues e normas regimentais, curriculum vitae dos docentes, projeto
10/9/2014 ABMES
http://www.abmes.org.br/abmes/noticias/detalhe/id/591 3/6
pedaggico institucional (PPI), plano de desenvolvimento institucional
(PDI), projeto pedaggico de curso (PPC) e demais documentos podem ser
encadernados ou arquivados em pastas, facilmente identificveis e
localizveis com facilidade. Podem, contudo, passar pelo processo de
arquivo informatizado.
14- Devem ser mantidos na pasta individual do aluno arquivo vivo ou em
movimento:
a) documento de identidade;
b) comprovante de concluso do ensino mdio ou equivalente ou diploma de concluso de curso de graduao,
nos casos de segundo curso;
c) histrico acadmico ou escolar.
15- Podem ser microfilmados ou digitalizados e mantidos em arquivo
permanente, obrigatoriamente, com identificao do estudante:
a) documento de identidade;
b) cadastro de pessoa fsica (CPF);
c) certificado ou diploma de concluso do ensino mdio ou equivalente;
d) diploma de concluso de curso sequencial, de graduao e de ps-graduao;
e) histrico acadmico;
f) registros de avaliao da aprendizagem;
g) registros de frequncia.
Segundo o Parecer CES/CNE n 16/1997, o arquivamento de fotogramas de
microfilmagem, disquete, cd-rom ou outro sistema computadorizado, pelo
reduzido espao que ocupa no arquivo, condies especiais de
armazenamento e facilidade de consulta e reproduo, ser sempre da
modalidade de Arquivo Vivo ou de Movimento. O perodo de guarda dos
documentos impressos omisso na legislao e normas vigentes sobre o
registro e controle acadmico.
A Lei n 8.159, de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos
pblicos e privados e d outras providncias, omissa quanto ao perodo de
guarda dos documentos desses arquivos. Tem um captulo especfico sobre
os Arquivos Privados, que podem ser de interesse pblico e social,
desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a
histria e desenvolvimento cientfico nacional.
As instituies federais de ensino superior (IFES), que integram o Sistema de
Gesto de Documentos de Arquivo da Administrao Pblica Federal, dispem da
Tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s
atividades-fim das instituies federais de ensino superior, que pode
servir de referencial para as IES da livre iniciativa. Por essa tabela, alguns
documentos podem ser guardados Enquanto o aluno mantiver o vnculo
com a Instituio de Ensino e outros pelo prazo mximo de cinco anos.
recomendvel que as IES privadas aprovem, pelo seu colegiado superior,
uma tabela de temporalidade para os documentos que integram o seu
10/9/2014 ABMES
http://www.abmes.org.br/abmes/noticias/detalhe/id/591 4/6
setor de registro e controle acadmico, que deve ser amplamente
divulgada na comunidade acadmica.
Diplomas: expedio e registro
A expedio e o registro de diplomas de cursos superiores esto
disciplinados no art. 48 da Lei n 9.394, de 1996, a LDB, nos seguintes
termos:
Art. 48. Os diplomas de cursos superiores reconhecidos, quando registrados, tero validade nacional como
prova da formao recebida por seu titular.
1
o
Os diplomas expedidos pelas universidades sero por elas prprias registrados, e aqueles conferidos por
instituies no-universitrias sero registrados em universidades indicadas pelo Conselho Nacional de
Educao.
O Parecer CES/CNE n 379/2004, homologado, mediante despacho publicado no DOU,
Seo 1, de 12/1/2005, aprova normas para registro de diplomas pelas
universidades, em substituio Portaria MEC/DAU n 33, de 2 de agosto
de 1978.
O referido parecer registra que a nica alterao substancial entre os dois
instrumentos legais (a Portaria MEC n 33/1978 e o Parecer CES/CNE n
379/2004) se refere no exigncia do Ttulo de Eleitor e do Certificado de
Reservista como componentes obrigatrios do Histrico Escolar.
Esse parecer recomenda que os seguintes documentos, informaes e dados
devem instruir os processos de expedio e registro de diplomas:
I documentos do diplomado que devem acompanhar o diploma para o ato
de registro:
a) cpia do documento identidade;
b) histrico acadmico ou escolar;
c) prova de concluso do ensino mdio ou equivalente.
II informaes que devem constar do histrico acadmico ou escolar:
a) denominao da IES, com o ato de credenciamento ou recredenciamento e o endereo completo;
b) nome completo do diplomado; nacionalidade; nmero do documento de identidade e rgo ou unidade da
federao (UF) emissor; data e local (somente a UF) de nascimento;
c) denominao do curso e da habilitao (se for o caso);
d) ato de reconhecimento ou de renovao de reconhecimento do curso ou da habilitao ou de ato do MEC
autorizando o registro do diploma, constando o nmero e a data da publicao no DOU;
e) processo seletivo: ms e ano/semestre;
f) componentes curriculares cursados contendo a carga horria individual e total, perodo, notas ou conceitos;
g) situao do diplomado em relao ao Exame Nacional de Desempenho do Estudante (Enade);
h) data da colao de grau e da expedio do diploma;
i) assinatura dos(s) responsvel(eis) pela expedio do histrico (de acordo com o estatuto, regimento geral,
regimento unificado ou regimento da IES).
10/9/2014 ABMES
http://www.abmes.org.br/abmes/noticias/detalhe/id/591 5/6
III - Diploma:
1) no anverso:
a) denominao da IES, especificando o ato de credenciamento ou recredenciamento, a sede e a UF;
b) denominao do curso e habilitao, quando for o caso;
c) grau conferido;
d) nome completo do diplomado; nacionalidade; nmero do documento de identidade e rgo ou UF emissor;
data e local (somente a UF) de nascimento;
e) data da colao de grau;
f) data da expedio do diploma;
g) assinatura das autoridades competentes, nos termos do estatuto, regimento geral, regimento unificado ou
regimento da IES, e do diplomado.
2) no verso:
a) local para apor os dados do registro do diploma, contendo, alm do nmero e data do registro, nmero do
ato de reconhecimento ou de renovao de reconhecimento do curso ou habilitao, com a data de sua
publicao no DOU, e nome e cargo de quem efetuou o registro e da autoridade responsvel pelo mesmo;
b) espao para apostilamentos diversos.
A Resoluo CES/CNE n 12, de 2007, dispe que os diplomas dos cursos de
graduao e sequenciais de formao especfica expedidos por instituies
no-universitrias sero registrados por universidades credenciadas,
independentemente de autorizao prvia deste Conselho, revogando
o Parecer CES/CNE n 287/2002.
A Resoluo CES/CNE n 1, de 2008, dispe sobre o registro de diplomas de cursos de
ps-graduao, em nveis de mestrado e doutorado (stricto sensu), expedidos
por instituies no detentoras de prerrogativas de autonomia universitria
(Faculdades e congneres). Esses diplomas sero registrados por
universidades credenciadas, independentemente de autorizao prvia do
CNE. A citada resoluo determina que somente podem ser expedidos
diplomas de cursos de ps-graduao de mestrado e de doutorado
avaliados positivamente pela CAPES e reconhecidos pelo CNE/MEC.
A Portaria Normativa MEC n 40 (cdigo 00012010122900023), de 2007, republicada em
29/12/2010, que institui o e-MEC, sistema eletrnico de fluxo de trabalho e
gerenciamento de informaes relativas aos processos de regulao da
educao superior no sistema federal de educao, diz, no 4, art. 32,
que a expedio do diploma considera-se includa nos servios educacionais
prestados pela instituio, no ensejando a cobrana de qualquer valor,
ressalvada a hiptese de apresentao decorativa, com a utilizao de
papel ou tratamento grfico especiais, por opo do aluno (grifei).
A proibio de cobrana para a expedio do diploma e no para o seu
registro. As universidades federais cobram taxa de registro de diploma,
assim como as demais.
O Parecer CES/CNE n 16/1997, dispe que, em relao s IES que integram
o sistema federal de ensino, cessada a atividade da Instituio de ensino,
10/9/2014 ABMES
http://www.abmes.org.br/abmes/noticias/detalhe/id/591 6/6
todos os seus arquivos sero transferidos para o rgo pblico de
superviso, avaliao e acompanhamento das atividades dessa instituio,
sob a responsabilidade do MEC.