INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAO, CINCIA E TECNOLOGIA

DO TRINGULO MINEIRO
Campus Uberlndia Centro




BIBLIOTECA











Inventrio do acervo: relatrio























UBERLNDIA
2014




SUMRIO


1 INTRODUO 2
2 ACERVO 2
3 PLANEJAMENTO DO INVENTRIO 3
4 METODOLOGIA 3
4.1 Emprstimo de frias 3
4.2 Distribuio das estantes 3
4.3 Organizao da equipe 3
4.4 Definio sobre a gerao dos relatrios do inventrio 3
5 GERAO DOS RELATRIOS 3
6 CONFERNCIA DO ACERVO 4
6.1 Preparo da leitura do acervo 4
6.2 Correo dos dados 4
7 ANLISE DOS RELATRIOS 5
7.1 Finalizao do Inventrio 5
8 CONSIDERAES FINAIS 6






























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1 INTRODUO


A Biblioteca do Campus Uberlndia Centro iniciou suas atividades em 2010,
com a implantao dos cursos Licenciatura em Computao, Tecnologia em Logstica e
Tecnologia em Sistemas para Internet. A formao do acervo deu-se com a aquisio de
publicaes referentes s bibliografias indicadas nos Projetos Pedaggicos dos Cursos
(PPCs). Em 2011 foram incorporados ao acervo as bibliografias referentes ao novo
curso, Tcnico em Redes de Computadores.
At setembro de 2011 a biblioteca esteve sob a coordenao da servidora e Bibliotecria
Heliese Fabricia Pereira. Em outubro de 2011, a coordenao passou servidora
Bibliotecria Mrcia A Bellotti Camborda e conta com o apoio da servidora Juliane
Aparecida Borges Soares, auxiliar de biblioteca.

Em 2014, passado cinco anos de sua criao, a coordenao de biblioteca
solicitou direo o fechamento da biblioteca no perodo de recesso escolar do ms de
julho para que fosse realizado o Inventrio do Acervo. Autorizado, foram tambm
suspensos os emprstimos de frias para que toda a coleo estivesse no acervo durante
o trabalho. A biblioteca esteve fechada para atendimento ao pblico de 14 a 25 de julho,
sendo o inventrio realizado no prazo de 10 (dez) dias teis.

O trabalho a seguir mostra as metodologias elaboradas para a realizao do
Inventrio. A atividade foi perfeitamente vivel e segura, atravs do software Personal
Home Library - PHL, o que eliminou por completo qualquer duplicidade de servios.
Optamos pelo Relatrio Inventrio do Acervo, que foi o que nos forneceu maior
flexibilidade para apresentao dos dados a serem confrontados com o acervo.

Finalmente, foi feita uma reunio da equipe para determinar os procedimentos
para o trabalho e tambm assumirmos o compromisso de realizar anualmente o
inventrio para analisar e tentar corrigir as falhas que por acaso ocorrerem.


2 ACERVO

A Biblioteca do Campus Uberlndia Centro possui um acervo de 4.158 itens
registrados entre livros, peridicos, teses, dissertaes, TCCs, CDs, Dvds e fitas de
vdeo.
Realizou o inventrio do acervo bibliogrfico, com a biblioteca fechada,
utilizando o software PHL. No perodo de 14 a 25 de julho, foi realizada a leitura do
acervo. Esta atividade contou com as duas servidoras da biblioteca e com o auxilio de
um aluno voluntrio por dois dias, para conferncia de parte do acervo de peridicos;
utilizou-se 2 computadores. O inventrio foi dividido em 5 fases distintas:

planejamento do inventrio;
leitura de todo o acervo;
anlise e acertos;
conferncia dos relatrios;
finalizao do inventrio.


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3 PLANEJAMENTO DO INVENTRIO

No planejamento estudou-se as etapas do inventrio:

Decidir sobre a forma de acesso (biblioteca aberta ou fechada);

Prever tempo de durao do inventrio;

Determinar as colees a serem inventariadas.

Apresentar a proposta de inventrio Diretoria da Unidade para anlise e
aprovao;

Aprovadas as reivindicaes apresentadas, estabelecer a data de inicio do
inventrio.

Comunicar os usurios por meio de e-mail, cartazes e redes sociais da biblioteca.

Determinar as funes do coordenador e auxiliar de biblioteca


4 METODOLOGIA

4.1 Emprstimo de frias

Para melhor visualizar a coleo e facilitar no remanejamento do acervo, no foi
realizado emprstimo de frias para o perodo do inventrio.

4.2 Distribuio das estantes

As estantes foram distribudas de acordo com a classificao do acervo.

4.3 Organizao da equipe

As servidoras ficaram responsveis por classificaes diferentes para leitura do
acervo e no houve necessidade de enumerar as estantes.

4.4 Definio sobre a gerao dos relatrios do inventrio

A impresso das listagens foi realizada na biblioteca, usando o software PHL.


5 GERAO DOS RELATRIOS

Considerando a quantidade de acervo, foi possvel a realizao do Inventrio
manualmente, sem a necessidade de coletores para leitura de cdigo de barras.
Foram adotados os seguintes critrios para gerao das listagens:

No PHL selecionou-se a aba relatrios. Inventrio do Acervo;
Indicou a classificao a ser gerada. Emitiu relatrio PHL;
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Passou para Excel para gerar relatrio de vrios formatos;
Imprimiu planilhas para conferncia.

A planilha abaixo d uma viso geral dos materiais existentes na biblioteca e
lidos no acervo. Informa:

Situao do exemplar: no acervo; emprestado, indisponvel;
Localizao da obra no acervo
Ttulo da obra
Nmero do tombo

Figura 1 Relatrio do Inventrio


Fonte: Sistema de Gerenciamento de Bibliotecas - PHL


6 CONFERNCIA DO ACERVO

A leitura do acervo foi realizada utilizando-se da planilha impressa, que possui
todos os dados do livro.

6.1 Preparo da leitura do acervo

A equipe envolvida seguiu os procedimentos abaixo para realizar a leitura do
acervo:

Foram conferidos os registros coletado no PHL com a etiqueta externa, bem
como com os carimbos/etiquetas internas: classificao, tombo, aquisio e
patrimnio;
Os apontes foram assinalados na planilha;
Os livros que apresentaram erros, foram deixados em posio diferente na
estante.

6.2 Correo dos dados

Coube ao coordenador do inventrio:

Fazer conferncia dos dados apontados na planilha para identificar os erros;
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Retirar os livros das estantes para correo;
Fazer as alteraes necessrias no PHL e no livro;
Encaminhar para o processo tcnico;

Coube ao auxiliar de biblioteca:

Imprimir e colar as novas etiquetas;
Recolocar os livros na estante

7 ANLISE DOS RELATRIOS

Os dados abaixo apresentam a anlise final do relatrio e nos mostra a real
situao do acervo.

LIVROS

STATUS QUANTIDADE
Registros no PHL e etiquetas com erro 69
Itens fora de ordem no acervo 102
Separados para restaurao 15
Emprestados (com atraso) 7
Extraviados 1


PERIDICOS

STATUS QUANTIDADE
Registros no PHL e etiquetas com erro 1
Etiquetas faltando dados 3
Itens fora de ordem no acervo 40
Separados para restaurao 2
Emprestados (com atraso) 1
Extraviados* 1

As demais colees no apresentaram erros.

7.1 Finalizao do Inventrio

Para o fechamento do inventrio, seguiu-se os procedimentos abaixo:

Para os itens que a biblioteca no conseguiu localizar no acervo, na tela de
exemplar do PHL, foi alterado o campo Status para Indisponvel e no campo
Observaes foi indicado o motivo: Desaparecido Inventrio 2014.
Para os itens separados para Restaurao, na tela de exemplar do PHL, foi
alterado o campo Status para Indisponvel e no campo Restaurao foi
indicado o motivo e a data do Inventrio.
Para outras informaes, foi usado o campo Observaes na tela de exemplar
do PHL.

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No caso de livros extraviados foram realizadas 2 (duas) conferncias,
utilizando em cada conferncia pessoas diferentes, com a finalidade de esgotar as
possibilidades e zerar o relatrio de desaparecidos.


8 CONSIDERAES FINAIS

A biblioteca considera que o inventrio, utilizando apenas o PHL, foi eficiente e
permitiu total visibilidade da situao do acervo tanto em relao a problemas ocorridos
na catalogao dos itens como nos status das obras.
O relatrio, gerado na prpria biblioteca, foi extremamente positivo e ofereceu
agilidade, confiabilidade e preciso s etapas de anlise, conferncia e acerto dos
relatrios e na finalizao do inventrio.
A etapa da leitura do acervo, consideramos ser a mais crtica e a que exigiu
maior concentrao e dedicao da equipe de trabalho. Os poucos erros apontados nos
relatrios foram provenientes de falha humana no momento da catalogao e transcrio
de dados.
A satisfao da equipe de trabalho da biblioteca em realizar o inventrio foi
imensa, principalmente no fechamento dos relatrios, pois tivemos a oportunidade de
conhecer a real situao do acervo, reconhecer nossos erros, o que devemos acertar e
tambm melhorar no planejamento e definio do processamento tcnico da Biblioteca.
O resultado foi gratificante, principalmente no que se refere aos itens
extraviados, pois nestes 5 (cinco) anos de atividade o acervo apresentou apenas um
exemplar extraviado e bem poucos exemplares danificados por escritas indevidas.