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INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA

DO TRIÂNGULO MINEIRO
Campus Uberlândia Centro




BIBLIOTECA











Inventário do acervo: relatório























UBERLÂNDIA
2014




SUMÁRIO


1 INTRODUÇÃO 2
2 ACERVO 2
3 PLANEJAMENTO DO INVENTÁRIO 3
4 METODOLOGIA 3
4.1 Empréstimo de férias 3
4.2 Distribuição das estantes 3
4.3 Organização da equipe 3
4.4 Definição sobre a geração dos relatórios do inventário 3
5 GERAÇÃO DOS RELATÓRIOS 3
6 CONFERÊNCIA DO ACERVO 4
6.1 Preparo da leitura do acervo 4
6.2 Correção dos dados 4
7 ANÁLISE DOS RELATÓRIOS 5
7.1 Finalização do Inventário 5
8 CONSIDERAÇÕES FINAIS 6






























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1 INTRODUÇÃO


A Biblioteca do Campus Uberlândia Centro iniciou suas atividades em 2010,
com a implantação dos cursos Licenciatura em Computação, Tecnologia em Logística e
Tecnologia em Sistemas para Internet. A formação do acervo deu-se com a aquisição de
publicações referentes às bibliografias indicadas nos Projetos Pedagógicos dos Cursos
(PPCs). Em 2011 foram incorporados ao acervo as bibliografias referentes ao novo
curso, Técnico em Redes de Computadores.
Até setembro de 2011 a biblioteca esteve sob a coordenação da servidora e Bibliotecária
Heliese Fabricia Pereira. Em outubro de 2011, a coordenação passou à servidora
Bibliotecária Márcia A Bellotti Camborda e conta com o apoio da servidora Juliane
Aparecida Borges Soares, auxiliar de biblioteca.

Em 2014, passado cinco anos de sua criação, a coordenação de biblioteca
solicitou à direção o fechamento da biblioteca no período de recesso escolar do mês de
julho para que fosse realizado o Inventário do Acervo. Autorizado, foram também
suspensos os empréstimos de férias para que toda a coleção estivesse no acervo durante
o trabalho. A biblioteca esteve fechada para atendimento ao público de 14 a 25 de julho,
sendo o inventário realizado no prazo de 10 (dez) dias úteis.

O trabalho a seguir mostra as metodologias elaboradas para a realização do
Inventário. A atividade foi perfeitamente viável e segura, através do software Personal
Home Library - PHL, o que eliminou por completo qualquer duplicidade de serviços.
Optamos pelo Relatório “Inventário do Acervo”, que foi o que nos forneceu maior
flexibilidade para apresentação dos dados a serem confrontados com o acervo.

Finalmente, foi feita uma reunião da equipe para determinar os procedimentos
para o trabalho e também assumirmos o compromisso de realizar anualmente o
inventário para analisar e tentar corrigir as falhas que por acaso ocorrerem.


2 ACERVO

A Biblioteca do Campus Uberlândia Centro possui um acervo de 4.158 itens
registrados entre livros, periódicos, teses, dissertações, TCCs, CDs, Dvds e fitas de
vídeo.
Realizou o inventário do acervo bibliográfico, com a biblioteca fechada,
utilizando o software PHL. No período de 14 a 25 de julho, foi realizada a leitura do
acervo. Esta atividade contou com as duas servidoras da biblioteca e com o auxilio de
um aluno voluntário por dois dias, para conferência de parte do acervo de periódicos;
utilizou-se 2 computadores. O inventário foi dividido em 5 fases distintas:

 planejamento do inventário;
 leitura de todo o acervo;
 análise e acertos;
 conferência dos relatórios;
 finalização do inventário.


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3 PLANEJAMENTO DO INVENTÁRIO

No planejamento estudou-se as etapas do inventário:

 Decidir sobre a forma de acesso (biblioteca aberta ou fechada);

 Prever tempo de duração do inventário;

 Determinar as coleções a serem inventariadas.

 Apresentar a proposta de inventário à Diretoria da Unidade para análise e
aprovação;

 Aprovadas as reivindicações apresentadas, estabelecer a data de inicio do
inventário.

 Comunicar os usuários por meio de e-mail, cartazes e redes sociais da biblioteca.

 Determinar as funções do coordenador e auxiliar de biblioteca


4 METODOLOGIA

4.1 Empréstimo de férias

Para melhor visualizar a coleção e facilitar no remanejamento do acervo, não foi
realizado empréstimo de férias para o período do inventário.

4.2 Distribuição das estantes

As estantes foram distribuídas de acordo com a classificação do acervo.

4.3 Organização da equipe

As servidoras ficaram responsáveis por classificações diferentes para leitura do
acervo e não houve necessidade de enumerar as estantes.

4.4 Definição sobre a geração dos relatórios do inventário

A impressão das listagens foi realizada na biblioteca, usando o software PHL.


5 GERAÇÃO DOS RELATÓRIOS

Considerando a quantidade de acervo, foi possível a realização do Inventário
manualmente, sem a necessidade de coletores para leitura de código de barras.
Foram adotados os seguintes critérios para geração das listagens:

 No PHL selecionou-se a aba relatórios. Inventário do Acervo;
 Indicou a classificação a ser gerada. Emitiu relatório PHL;
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 Passou para Excel para gerar relatório de vários formatos;
 Imprimiu planilhas para conferência.

A planilha abaixo dá uma visão geral dos materiais existentes na biblioteca e
lidos no acervo. Informa:

 Situação do exemplar: no acervo; emprestado, indisponível;
 Localização da obra no acervo
 Título da obra
 Número do tombo

Figura 1 – Relatório do Inventário


Fonte: Sistema de Gerenciamento de Bibliotecas - PHL


6 CONFERÊNCIA DO ACERVO

A leitura do acervo foi realizada utilizando-se da planilha impressa, que possui
todos os dados do livro.

6.1 Preparo da leitura do acervo

A equipe envolvida seguiu os procedimentos abaixo para realizar a leitura do
acervo:

 Foram conferidos os registros coletado no PHL com a etiqueta externa, bem
como com os carimbos/etiquetas internas: classificação, tombo, aquisição e
patrimônio;
 Os apontes foram assinalados na planilha;
 Os livros que apresentaram erros, foram deixados em posição diferente na
estante.

6.2 Correção dos dados

Coube ao coordenador do inventário:

 Fazer conferência dos dados apontados na planilha para identificar os erros;
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 Retirar os livros das estantes para correção;
 Fazer as alterações necessárias no PHL e no livro;
 Encaminhar para o processo técnico;

Coube ao auxiliar de biblioteca:

 Imprimir e colar as novas etiquetas;
 Recolocar os livros na estante

7 ANÁLISE DOS RELATÓRIOS

Os dados abaixo apresentam a análise final do relatório e nos mostra a real
situação do acervo.

 LIVROS

STATUS QUANTIDADE
Registros no PHL e etiquetas com erro 69
Itens fora de ordem no acervo 102
Separados para restauração 15
Emprestados (com atraso) 7
Extraviados 1


 PERIÓDICOS

STATUS QUANTIDADE
Registros no PHL e etiquetas com erro 1
Etiquetas faltando dados 3
Itens fora de ordem no acervo 40
Separados para restauração 2
Emprestados (com atraso) 1
Extraviados* 1

As demais coleções não apresentaram erros.

7.1 Finalização do Inventário

Para o fechamento do inventário, seguiu-se os procedimentos abaixo:

 Para os itens que a biblioteca não conseguiu localizar no acervo, na tela de
exemplar do PHL, foi alterado o campo “Status” para Indisponível e no campo
“Observações” foi indicado o motivo: “Desaparecido – Inventário 2014”.
 Para os itens separados para Restauração, na tela de exemplar do PHL, foi
alterado o campo “Status” para Indisponível e no campo “Restauração” foi
indicado o motivo e a data do Inventário.
 Para outras informações, foi usado o campo “Observações” na tela de exemplar
do PHL.

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No caso de livros “extraviados” foram realizadas 2 (duas) conferências,
utilizando em cada conferência pessoas diferentes, com a finalidade de esgotar as
possibilidades e “zerar” o relatório de desaparecidos.


8 CONSIDERAÇÕES FINAIS

A biblioteca considera que o inventário, utilizando apenas o PHL, foi eficiente e
permitiu total visibilidade da situação do acervo tanto em relação a problemas ocorridos
na catalogação dos itens como nos status das obras.
O relatório, gerado na própria biblioteca, foi extremamente positivo e ofereceu
agilidade, confiabilidade e precisão às etapas de análise, conferência e acerto dos
relatórios e na finalização do inventário.
A etapa da leitura do acervo, consideramos ser a mais crítica e a que exigiu
maior concentração e dedicação da equipe de trabalho. Os poucos erros apontados nos
relatórios foram provenientes de falha humana no momento da catalogação e transcrição
de dados.
A satisfação da equipe de trabalho da biblioteca em realizar o inventário foi
imensa, principalmente no fechamento dos relatórios, pois tivemos a oportunidade de
conhecer a real situação do acervo, reconhecer nossos erros, o que devemos acertar e
também melhorar no planejamento e definição do processamento técnico da Biblioteca.
O resultado foi gratificante, principalmente no que se refere aos itens
extraviados, pois nestes 5 (cinco) anos de atividade o acervo apresentou apenas um
exemplar extraviado e bem poucos exemplares danificados por escritas indevidas.