Nocoes de Arquivologia Prof Elvis C Miranda

MINISTRIO PBLICO DA UNIO
TEORIA E EXERCCIOS
Nvel Mdio
NOES DE
ARQUIVOLOGIA
Prof. lvis C. Miranda
NOES DE ARQUIVOLOGIA / Professor lvis Corra Miranda
MINISTRIO PBLICO DA UNIO - Cargo: Tcnico Administrativo
JULHO DE 2010
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NOES DE ARQUIVOLOGIA
1. CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA
Formas de ingresso dos documentos na instituio
1.1. ARQUIVO
Arquivos e bibliotecas mantm em seu acervo um volume

enorme de documentos. Tais documentos ingressam na instituio de
formas variadas.
De um modo geral, arquivo aquele local que utilizamos para

guardar documentos. No entanto, preciso destacar alguns detalhes que
servem para complementar este conceito. Podemos afirmar, de forma
mais precisa, que:
Arquivo o conjunto organizado de documentos acumulados por uma
pessoa ou instituio ao longo de suas atividades.
Note que o arquivo pode ser pessoal ou institucional, e formado
a partir da necessidade que essas pessoas (fsicas ou jurdicas) tm de
guardar documentos que comprovem as atividades que desenvolveram
ao longo da vida.
O conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo
denominado acervo.
1.2. FUNO DO ARQUIVO
Basicamente, a funo do arquivo guardar e organizar os
documentos acumulados pela instituio a que pertence, de forma a
facilitar a localizao destes documentos, quando necessrio. Uma boa
organizao dos arquivos permite que a instituio ganhe tempo e otimize
seus recursos.
1.3. FINALIDADES DO ARQUIVO
Ao organizar os documentos, o arquivo atende,
fundamentalmente, a duas finalidades distintas: a administrao e
histria.
Finalidade administrativa: Num primeiro momento, as
informaes contidas nos arquivos servem de base ao dia-a-dia da
empresa, onde os usurios seriam, basicamente, os funcionrios, os
clientes, os administradores e quaisquer outros indivduos que busquem
informaes relativas s atividades da instituio.
Finalidade histrica: Num segundo momento, o arquivo pode
tambm preservar, atravs de sua documentao, aspectos histricos
relativos instituio a que est inserido e mesmo sociedade em geral.
Neste momento, o usurio passa ser o pesquisador, o historiador ou
qualquer pessoa interessada em conhecer o passado refletido nos
documentos ali depositados.
Os documentos de arquivo so produzidos pela prpria

instituio, no desempenho de suas atividades, ou recebidos de outras
instituies, sempre num contexto administrativo ou funcional, ou seja,
no interesse das atividades orgnicas da instituio.
Os documentos de biblioteca, pelo seu carter no-orgnico
(como visto no tpico anterior) so escolhidos pela instituio e
adquiridos conforme sua convenincia, formando colees. Tal aquisio
se d, normalmente, atravs da compra do material escolhido, ou, ainda,
atravs de doaes efetuadas por usurios ou mesmo a permuta (troca)
com outras bibliotecas.
Quantidade de exemplares de cada documento
Os documentos de arquivo caracterizam-se por serem produzidos
em um nico exemplar, tendo, no mximo, um limitado nmero de cpias
para atender a eventuais necessidades administrativas. J os documentos
de biblioteca (os livros, por exemplo), so produzidos em numerosos
exemplares, espalhados por bibliotecas diversas.
Classificao ou codificao dos documentos
Existem vrias maneiras diferentes para se organizar os
documentos, como veremos no item Mtodos de arquivamento, sendo
que uma delas atravs da classificao ou codificao (anotao de
um cdigo em cada documento) a fim de orden-los nas pastas, estantes
ou prateleiras.
Arquivos e bibliotecas se utilizam da classificao/codificao,
com a diferena de que, enquanto a biblioteca adota esquemas prestabelecidos e padronizados (no variam de biblioteca para biblioteca),
os arquivos elaboram seus cdigos de classificao a partir das atividades
desenvolvidas pela instituio, de forma que cada empresa adotar
cdigos especficos, de acordo com os tipos de documentos gerados
por suas atividades rotineiras.
Em resumo, podemos afirmar que arquivos e biblioteca diferem
entre si a partir dos seguintes aspectos:
1.4. DIFERENAS BSICAS ENTRE ARQUIVO E

BIBLIOTECA
Apesar de trabalharem com o mesmo objeto (organizao e
disponibilizao da informao), arquivo e biblioteca possuem
caractersticas distintas que os diferenciam. A seguir, apresentamos, de
forma sinttica, as principais diferenas encontradas entre as duas reas.
Objetivo
Enquanto o arquivo guarda e organiza os documentos com
objetivos funcionais (atender a administrao a sua principal
finalidade), a biblioteca organiza a informao para fins culturais.
Desta forma, informaes orgnicas (que comprovam as
atividades da instituio e so criadas em decorrncias destas atividades)
so organizadas e conservadas nos arquivos, enquanto que informaes
no orgnicas (que no refletem as atividades da instituio) so
conservadas nas bibliotecas.
2. CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

2.1. QUANTO ENTIDADE QUE O MANTM
De acordo com a entidade mantenedora, a bibliografia
arquivstica divide os arquivos em pblicos ou privados.
Arquivos pblicos so aqueles mantidos pelos rgos pblicos
em todas as suas esferas (federal, estadual e municipal) em todos os
poderes (executivo, legislativo e judicirio). So ainda considerados
arquivos pblicos aqueles mantidos por entidades privadas encarregadas
da gesto de servios pblicos.
Arquivos privados so aqueles mantidos por entidades privadas
(pessoas fsicas ou jurdicas).
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2.2. QUANTO NATUREZA DOS DOCUMENTOS QUE

GUARDA
Considerando as caractersticas dos documentos mantidos em
um arquivo, podemos classific-los em especiais ou especializados.
So arquivos especiais aqueles que mantm sob sua guarda
documentos de formas fsicas diferenciadas e que, por isso, requerem
medidas especiais quanto ao seu armazenamento, guarda e conservao.
Em resumo, so aqueles arquivos que guardam documentos que, se no
forem conservados de maneira especial, tero sua conservao seriamente
comprometidas em virtude de suas caractersticas fsicas.
So exemplos de arquivos especiais:
- arquivo de fotografias;
- arquivo de CDs;
- arquivo de disquetes;
- arquivo de microfilmes; e
- arquivo de fitas de vdeo
O termo arquivo especializado utilizado para designar os
arquivos que mantm sob sua guarda documentos de reas especficas
do conhecimento, ou seja, aqueles que no misturam assuntos diversos
em seu acervo.
So exemplos de arquivos especializados:
- arquivos de engenharia;
- arquivos mdicos;
- arquivos de imprensa;
- arquivos de arquitetura.
2.3. QUANTO EXTENSO DE SUA LOCALIZAO
Esta classificao utilizada para diferenciar os arquivos com
relao ao local em que so instalados. Em geral, o arquivo pode ser
instalado nos prprios setores que utilizam os documentos no dia-a-dia,
quando so chamados de arquivos setoriais ou, quando conveniente para
a instituio, pode ser instalado em um nico local, recebendo os
documentos provenientes dos diversos setores da instituio, quando
chamado de arquivo central/geral, por funcionar de forma centralizada.
Nos dois casos (setorial ou central), dever existir uma unidade
de controle/coordenao centralizada, de forma que as atividades de
arquivo (normas, procedimentos e operaes) sejam realizadas de
maneira padronizada.
3.1.1. Suporte
Entende-se por suporte o material fsico empregado para
confeccionar o documento, ou seja, o meio no qual o documento foi
escrito/impresso.
Hoje, o suporte mais comum utilizado na confeco dos
documentos o papel, mas nem sempre foi assim. Antes da inveno
do papel o homem se utilizou de diversos outros suportes como o papiro,
o pergaminho e at mesmo pedra ou argila.
Hoje, com o advento dos meios digitais de armazenamento de
informaes, comum a utilizao de suportes eletrnicos, como
disquete, CD-ROM, HD, pen-drive, DVD, fita magntica, disco tico
etc.
Note que o arquivo est habilitado a guardar documentos de
diversos tipos de suportes, sendo que em alguns casos os mesmos
necessitam de cuidados especiais em sua guarda e conservao (arquivos
especiais, vistos anteriormente).
3.1.2. Gnero
O gnero de um documento determinado considerando
aspectos relativos ao suporte ou forma como as informaes foram
registradas. Os gneros mais comuns so:
Textuais: So os documentos cuja informao se apresenta em
formato de texto (documentos escritos) como ofcios,
memorandos, relatrios, certides, atas, atestados etc.
Iconogrficos: So documentos que apresentam como
informao imagens estticas, como fotografias,
negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras,
por exemplo.
Cartogrficos: Documentos que apresentam, de forma
reduzida, imagens representando reas maiores. Os
exemplos mais comuns so mapas e plantas.
Microgrficos: Documentos resultantes do processo de
microfilmagem. Podem se apresentar em formato de
microfilme ou microficha.
Sonoros: Documentos cuja informao esteja registrada em
forma de som.
Filmogrficos: Documentos que contenham filmagens, vdeos.
Informaticos ou Digitais: Documentos registrados em suporte
eletrnico.
3.2. CLASSIFICAO QUANTO AO GRAU DE SIGILO
2.4. QUANTO AO ESTGIO DE EVOLUO DE SEUS

DOCUMENTOS
Se considerarmos as informaes contidas em um documento,

podemos classificar os documentos em ostensivos ou sigilosos.
Quanto ao estgio de evoluo dos documentos (ciclo de vida)

os arquivos se classificam em: correntes (arquivos de primeira idade),
intermedirios (arquivos de segunda idade) e permanentes (arquivos de
terceira idade).
Entende-se por documentos ostensivos aqueles que contm

informaes comuns, cuja divulgao no comprometa a segurana ou
o bom andamento das atividades rotineiras da instituio e que, por
isso, no exijam medidas especiais de segurana e guarda no que se
refere sua divulgao.
Em geral, os documentos mais novos e mais utilizados sero

conservados nos arquivos correntes, os documentos menos utilizados e
que ainda no prescreveram sero armazenados nos arquivos
intermedirios e aqueles que, j tendo cumprido sua funo
administrativa, mas que devam ser conservados para preservar a memria
(histria) da instituio, sero armazenados no arquivo permanente.
3. CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS
3.1. ELEMENTOS CARACTERSTICOS DOS DOCUMENTOS
Na anlise dos documentos de arquivo, podemos identificar em
cada documento diversos elementos que o caracterizam, a saber: suporte,
forma, formato, gnero, espcie e tipo/tipologia.

J os documentos sigilosos so aqueles que, tendo em seu

contedo informaes de carter restrito, requerem medidas especiais
de segurana no que se refere sua guarda e conservao.
Segundo Marilena Leite Paes, os documentos sigilos so
classificados em quatro graus de sigilo, a saber:
Ultra-secretos: So classificados como ultra-secretos os
documentos que requeiram excepcional grau de segurana
e cujo teor ou caracterstica s devam ser do conhecimento
de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio;
Secretos: So classificados como secretos documentos que
requeiram ato grau de segurana que s podem ser do
conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente
ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a
dele tomar conhecimento, funcionalmente.
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Confidenciais: So classificados como confidenciais a assuntos,

que, embora no requeiram alto grau de segurana, seu
conhecimento por pessoa no-autorizada pode ser prejudicial
a um indivduo ou criar embaraos administrativos.
Reservados: So assuntos que no devam ser do conhecimento
do pblico em geral.
4. CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
Em tpico anterior, classificamos os arquivos, quanto ao estgio
de evoluo de seus documentos, em correntes, intermedirios ou
permanentes. Esta classificao conhecida como ciclo vital dos
documentos ou ainda teoria das trs idades.
Desta forma, podemos considerar que o arquivo corrente

apresenta as seguintes caractersticas:
- a fase em que os documentos so produzidos;
- constitudos pelos documentos mais novos da instituio;
- Apresenta grande freqncia de consulta aos seus documentos;
- Nesta fase, os documentos esto em tramitao (circulam pelos
setores do rgo a fim de cumprir sua finalidade); e
- Os arquivos correntes, por conservarem documentos consultados
freqentemente, devem estar localizados nos prprios setores que
os utilizam (arquivos setoriais) ou em locais de fcil acesso
(arquivo central ou geral).
4.3. ARQUIVO INTERMEDIRIO
O arquivo intermedirio, por sua vez, aquele que guarda os
documentos que, mesmo no sendo de uso freqente pelos setores que
os produziram, podem ainda ser solicitados para tratar de assuntos que
guardam relao com seu contedo.
4.1. VALOR DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Na distribuio dos documentos nos arquivos de 1, 2 e 3 idades
(corrente, intermedirio e permanente) h que se observar, em primeira
anlise, a importncia que este documento apresenta e que justifica a
sua preservao e guarda em um arquivo. o chamado valor do
documento, que pode se apresentar de duas formas: primrio ou
secundrio.
4.1.1. Valor Primrio
Entende-se por documento de valor primrio aquele que atende
s necessidades da instituio no seu dia-a-dia, ou seja, o documento
que ainda serve para fins administrativos, legais ou jurdicos e que pode,
a qualquer momento, ser solicitado para resolver alguma pendncia
funcional.
Na prtica, todo documento nasce com valor primrio, que
tambm comumente chamado de valor administrativo, devido s suas
caractersticas. Durante um determinado perodo, que varia de documento
para documento, este valor desaparece. a chamada prescrio do
documento.
Os arquivos corrente (1 idade) e intermedirio (2 idade) so os
responsveis pela guarda dos documentos desde o momento de sua
criao at a prescrio para fins administrativos.
4.1.2. Valor Secundrio
Alguns documentos, mesmo depois de prescritos para fins
administrativos, so conservados pela instituio por serem considerados
importantes para preservar a memria ou histria da empresa ou da
sociedade. So os chamados documentos de valor secundrio ou
histrico.
Na prtica, nem todos os documentos apresentaro esse valor (a
maioria dos documentos no apresentar valor secundrio/histrico).
Ao contrrio do valor primrio, o valor secundrio definitivo,
ou seja, uma vez considerado histrico, o documento ser guardado em
carter permanente, e sua guarda se dar no arquivo de 3 idade, o arquivo
permanente.
4.2. ARQUIVO CORRENTE
O arquivo corrente, tambm chamado de arquivo de 1 idade,
assim definido por Marilena Leite Paes:
o arquivo constitudo de documentos em curso ou
consultados freqentemente, localizados nos prprios
setores que os receberam ou produziram ou em
dependncias prximas e de fcil acesso.
Nesta fase, no h mais a necessidade de os mesmos serem

conservados prximos ao setor que os utiliza, uma vez que a freqncia
de uso j bastante reduzida. Por uma questo de economia, normal a
criao de arquivos intermedirios em locais afastados dos grandes centros
das cidades, de forma a armazenar um grande nmero de documentos a
um custo bastante reduzido.
Os documentos encaminhados aos arquivos intermedirios
permanecem como propriedade exclusiva do setor que os enviou, ou
seja, o acesso restrito a este setor, que conserva os direitos sobre os
mesmos.
Nos arquivos intermedirios, os documentos aguardam a sua
prescrio, onde sero submetidos destinao final (eliminao ou
recolhimento para guarda permanente). Esta destinao determinada a
partir da existncia ou no do valor secundrio (histrico). Os documentos
destitudos de valor histrico devem ser destinados eliminao. Os
documentos considerados importantes na preservao da memria da
instituio, entretanto, devero ser destinados ao arquivo permanente,
onde sero guardados em carter definitivo.
Em alguns pases, o arquivo de 2 idade, por suas caractersticas,
recebeu o nome de limbo ou purgatrio.
A eliminao de documentos deve ser feita de forma racional.
Os processos mais indicados so a fragmentao e a macerao
(reciclagem). Antes de eliminados, deve-se elaborar a listagem de
eliminao de documentos, que conter a relao de todos os documentos
submetidos a este processo.
4.4. ARQUIVO PERMANENTE
No arquivo de terceira idade ou permanente so preservados os
documentos que, j tendo cumprido a sua funo administrativa, so
conservados pelo valor secundrio ou histrico que apresentam para a
instituio.
Como visto anteriormente, o valor secundrio um valor
definitivo, ou seja, no prescreve. Desta forma, documentos da fase
permanente jamais sero eliminados.
A funo bsica do arquivo permanente preservar e divulgar a
histria da instituio. Para tanto, na terceira idade os documentos estaro
disponveis para consulta pelo pblico em geral, no apenas s pessoas
envolvidas diretamente com as atividades administrativas da instituio,
como ocorre nos arquivos de primeira e segunda idade.
Em geral, devem ser preservados historicamente documentos que
provem como a instituio foi organizada (origem) e como a mesma
funcionou ao longo do tempo (normas, regulamentos, diretrizes etc).
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4.5. AVALIAO DE DOCUMENTOS

Para que os documentos cumpram o seu ciclo de vida,
necessria uma anlise de suas caractersticas, de forma a identificar
os prazos que cada tipo de documento levar para cumprir sua
finalidade administrativa (valor primrio), bem como sua importncia
histrica (valor secundrio).
Esta anlise chamada tecnicamente de avaliao de
documentos e ser desenvolvida por uma comisso formada por
pessoas que conheam bem a estrutura e o funcionamento da
instituio avaliada.
Esta avaliao resultar na elaborao de um instrumento, que

regular o prazo de guarda e a destinao final de cada documento da
instituio. a chamada tabela de temporalidade, que, uma vez criada,
dever ser aprovada por uma autoridade competente do rgo, para que
possa ser aplicada na instituio.
Cada instituio dever possuir sua prpria tabela de
temporalidade, uma vez que os documentos variam de empresa para
empresa, de acordo com as atividades especficas de cada uma.
A seguir, apresentamos uma tabela de temporalidade com
exemplos hipotticos, a fim de permitir uma melhor compreenso do
assunto.
Legislao de Pessoal
Prazos de guarda
Destinao
Corrente Intermedirio
Final
10 anos
10 anos Guarda Perm.
Admisso de Pessoal
5 anos
Frias
7 anos
Documentos
Frequncia
5 anos
Aposentadoria
5 anos
Greves
Normas Internas
Observe que, de acordo com a tabela de temporalidade, todos
os documentos devero, necessariamente, possuir um prazo de guarda
para a fase corrente, uma vez que ali que o mesmo tem sua origem.
A fase intermediria no obrigatria na vida do documento,
sendo que alguns podem, inclusive, serem eliminados ainda na fase
corrente e outros, ainda, podero ser recolhidos da fase corrente
diretamente para a permanente.
As passagens dos documentos para as fases intermediria e
permanente recebem os nomes de transferncia e recolhimento,
respectivamente.
Transferncia o envio de documentos da fase corrente para a
fase intermediria.
Recolhimento o envio de documentos da fase corrente ou
intermediria para a fase permanente.
4.5.1. Vantagens da avaliao para a instituio
Definir os prazos de guarda e a destinao final de cada
documento da instituio pode trazer inmeras vantagens para a
instituio:
- Ganho de espao fsico;
- Maior facilidade na organizao e recuperao da informao,
uma vez que a massa documental ter seu volume reduzido;
- Economia nos gastos com recursos humanos, financeiros e
materiais empregados na guarda dos documentos nos
arquivos.
5. PROTOCOLO
Como visto anteriormente, durante a fase corrente, os
documentos se caracterizam por sua grande freqncia de consulta e
por sua movimentao (tramitao) constante. necessrio, portanto,
que a instituio adote mecanismos capazes de controlar esta tramitao,
de forma a permitir a localizao de um documento, quando necessrio.
Esta atividade de controle conhecida como protocolo, que e constitudo
47 anos
47 anos
95 anos
5 anos
5 anos
Enqto. Vig.
Observao
-
Eliminao
Eliminao
Eliminao Microfilmar aps 5 anos

Guarda Perm.
Guarda Perm.
pelas seguintes tarefas:

- Recebimento da correspondncia que chega na instituio;
- Separao da correspondncia particular da correspondncia oficial
(da instituio);
- Distribuio da correspondncia particular para os destinatrios;
- Separao da correspondncia de carter ostensivo da
correspondncia sigilosa;
- Encaminhar a correspondncia sigilosa aos respectivos
destinatrios;
- Abrir a correspondncia ostensiva;
- Classificar o documento de acordo com seu assunto, buscando
identificar o destinatrio (setor competente);
- Efetivar o registro (cadastro dos dados bsicos do documento em
um sistema de controle ou ficha de protocolo);
- Efetivar a autuao dos processos (insero de capa, onde sero
registrados os dados bsicos do processo);
- Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinatrios
internos (distribuio) ou externos (expedio);
- Controle da tramitao ou Movimentao, feita normalmente
atravs de sistema informatizado ou livros de protocolo.
6. MTODOS DE ARQUIVAMENTO
Mtodos de Arquivamento so as diferentes maneiras utilizadas
para colocar documentos em ordem em um arquivo.
Os mtodos mais comuns e mais utilizados so: alfabtico,
geogrfico, numrico e ideogrfico. Cada mtodo tem suas
particularidades, a saber:
6.1. Mtodo Alfabtico
No mtodo alfabtico, o principal elemento a ser considerado
para a organizao dos documentos e a sua posterior localizao o
nome. Este mtodo muito utilizado nas organizaes, e apresenta como
vantagens ser um mtodo fcil e rpido. No entanto, ao armazenar um
grande volume de informaes, comum a ocorrncia de erros, devido
ao cansao visual por parte do funcionrio e grande variedade de grafia
dos nomes.
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A fim de tornar mais rpida a localizao e guarda dos

documentos, o mtodo alfabtico pode ser combinado com cores, para
identificar a letra procurada. Este mtodo denominado Variadex.
Portanto, o mtodo variadex utiliza cores como elementos auxiliares
para facilitar a localizao e a recuperao dos documentos, e uma
variao do mtodo alfabtico.
6) Ttulos que acompanham os nomes no devem ser considerados.

Devem ser colocados no final, entre parnteses.
Alves, Jos Silva dos (Presidente)
Barbosa, Lucas Moreira (Ministro)
Campos, Juvenal de Sousa (General)
Rodrigues, Maria Aparecida (Professora)
Regras de alfabetao
7) No caso de nomes estrangeiros, a organizao ser feita pelo ltimo

sobrenome, com exceo dos nomes orientais e de pases de lngua
espanhola, que tem regras especificas.
Cames, Luis Vaz de
Clinton, Bill
Newton, Isaac
Shakespeare, William
No arquivamento de documentos por nome, existem algumas

regras, chamadas de regras de alfabetao, que devem ser consideradas.
So elas:
1) Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e
depois, o prenome.
Arajo, Marcos Pereira
Carvalho, Lucas Tavares
Ferreira, Maria Souza
Vasconcelos, Lus dos Santos
Obs.: No caso de sobrenomes iguais, a ordenao ser feita pelo
prenome.
Ferreira, Andr
Ferreira, Joo
Ferreira, Paulo
2) Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por hfen
no devem ser separados.
Bom Tempo, Cludia
Castelo Branco, Humberto de Alencar
Monte-Verde, Juvenal Silva
Santos-Dumont, Alberto
Vilas Boas, Bernardo Alves
Obs.: Sobrenomes iniciados com as palavras Santo, So e Santa
seguem a mesma regra.
Santa Cruz, Pedro Henrique
Santo Expedito, Joo Barbosa
So Tiago, Bernardo Oliveira
3) As iniciais abreviativas de prenomes, quando da ordenao, devem
preceder os nomes que iniciam com a mesma letra.
Pereira, M.
Pereira, Marcelo
Pereira, Maria
Pereira, Mauro
4) Artigos e preposies no devem ser considerados.
Anjos, Milton Sousa dos
Costa, Severino Pereira da
Santos, Edson Pereira dos
Silva, Luciana Oliveira da
Obs.: No caso de sobrenomes estrangeiros, esta partcula que
acompanha o nome pode ou no ser considerada. O mais comum
consider-la, quando esta iniciar com letra maiscula.
Da Vinci, Leonardo
Del Piero, Fabio
Mc Cain, John
OBrian, Paul
Van Gogh, Vincent
Von Richtoffen, Michael
5) Sobrenomes de parentesco, como Filho, Jnior, Neto e Sobrinho,
devem vir para o incio acompanhados do sobrenome anterior.
Arajo Filho, Marcos Pereira
Carvalho Jnior, Lucas Tavares
Ferreira Neto, Maria Souza
Vasconcelos Sobrinho, Lus dos Santos
8) No caso de nomes de espanhis ou de qualquer pas de lngua

espanhola, a ordenao dever ser feita pelo penltimo sobrenome
e, para tanto, os dois ltimos sobrenomes devero ser transpostos
para o incio.
Bolaos Fuentes, Pablo
Gutierrez Salazar, Juan
Sanchez Garcia, Roman
9) Nomes orientais, chineses, japoneses, coreanos ou rabes, por
exemplo, devero ser organizados da mesma forma como se
apresentam, sem qualquer alterao.
Al Jahzir
Kim Il Sung
Law Kim Chong
Mao Ts Tung
10) Na organizao de nomes de instituies, os nomes so mantidos da
mesma forma como se apresentam, levando-se o artigo do incio
para o final, entre parnteses. Quando no h artigo no incio, no
deve ser feita qualquer alterao.
Associao Brasilense de Arquivologia
Bi-ba-b Shopping
Boticrio (O)
Casas Bahia
Fundao Getlio Vargas
Globo (O)
Times (The)
11) Nos nomes de eventos, o numeral do incio deve ser colocado no
final, entre parnteses. A ordenao, neste caso, se dar pelo nome
do evento e no pelo numeral.
Congresso de Medicina (Segundo)
Encontro de Arquivistas (IV)
Seminrio de Jornalistas (18)
Obs.: O numeral servir para ordenar eventos com o mesmo nome.
Encontro de Arquivistas (I)
Encontro de Arquivistas (II)
Encontro de Arquivistas (III)
6.2. Mtodo Geogrfico
O mtodo geogrfico utilizando quando os documentos so
organizados pela procedcia ou local, ou seja, quando a instituio opta
por classificar os documentos pelo local de origem.
No entanto, de acordo com a literatura arquivstica, algumas
regras devem ser adotadas para a correta utilizao do mtodo geogrfico:
1) Na ordenao de documentos por estado ou pas, os mesmos
devem ser ordenados alfabeticamente, para facilitar a posterior
localizao. Deve-se observar, contudo, que as cidades referentes a um
mesmo estado ou pas devero ser organizadas de forma alfabtica, mas
mantendo a capital no incio, uma vez que esta , normalmente, a cidade
mais procurada e com o maior nmero de documentos.
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Exemplo:
Bahia
Salvador
Ilhus
Itabuna
Porto Seguro
Cear
Fortaleza
Crates
Juazeiro
Quixad
Gois
Goinia
Anpolis
Rio Verde
2) Quando o arquivamento feito por cidades, sem haver a
separao por estado, no h a necessidade de se colocar as capitais no
incio. A ordenao ser simplesmente alfabtica, com o detalhe de que,
ao final de cada cidade, deve ser identificado o estado correspondente,
para o caso de cidades com o mesmo nome.
Exemplo:
Anpolis (Gois)
Crato (Cear)
Custdia (Pernambuco)
Passo Fundo (Rio Grande do Sul)
Vitria (Esprito Santo)
Na organizao por assunto, estes podem ser ordenados de

forma alfabtica ou numrica.
A ordenao alfabtica dos assuntos pode ser feita em um nico
nvel (mtodo dicionrio) ou em vrios nveis hierarquizados
(enciclopdico). Observe a seguir a diferena entre os dois mtodos.
Suponha que um setor separou seus documentos por assunto,
onde foram criadas as seguintes pastas:
- Frias
- Contas a pagar
- Aposentadoria
- Emprstimos bancrios
- Licena mdicas
- Contas a receber
- Freqncia
- Licena maternidade
- Emprstimos rurais
A ordenao destas pastas de forma alfabtica pode se dar em
um nico nvel ou em nveis hierarquizados, de acordo com a
convenincia do usurio. Na prtica, a ordenao ser efetivada da
seguinte forma:
6.3. Mtodo Numrico

O mtodo numrico, como o prprio nome diz, aquele em que
os documentos so ordenados por nmero. Na utilizao deste mtodo,
pode-se optar por trs maneiras distintas: numrico simples, cronolgico
ou dgito-terminal.
O mtodo numrico simples adotado quando a organizao
feita pelo nmero do documento ou da pasta em que este foi arquivado.
um mtodo muito utilizado na organizao de pronturios mdicos,
pastas de funcionrios, processos e filmes.
No entanto, ao se trabalhar com nmeros maiores, com vrios
dgitos, o mtodo numrico simples acaba por se tornar muito lento e
trabalhoso, tanto na organizao quanto na localizao do documento.
Neste caso, indicada a utilizao do mtodo digito-terminal, onde a
ordenao feita pelos dois ltimos dgitos, o que torna o arquivamento
mais rpido e eficiente.
A seguir, temos um exemplo prtico da utilizao do mtodo
dgito-terminal.
14-25-01
78-44-10
22-26-28
99-15-44
36-27-44
Observe que a ordenao foi feita pelos dois ltimos dgitos.
Quanto estes so iguais, a ordenao se dar pelos dois dgitos anteriores.
O mtodo numrico cronolgico aquele utilizado para organizar
os documentos por data. um mtodo largamente utilizado na
organizao de fotografias, documentos financeiros e outros em que a
data seja o principal elemento na busca da informao.
6.4. Mtodo Ideogrfico
O mtodo ideogrfico utilizado quando a ordenao dos
documentos feita por assunto. tambm um mtodo muito utilizado
no dia-a-dia das instituies.
O mtodo ideogrfico tem algumas subdivises que sero
detalhadas a seguir:
Observe que, enquanto no mtodo dicionrio os assuntos so

ordenados de maneira simplesmente alfabtica (em um nico nvel),
no mtodo enciclopdico a ordenao dos assuntos se d em vrios
nveis hierarquizados, partindo de assuntos gerais para assuntos mais
especficos, onde cada nvel ordenado alfabeticamente. Neste caso, o
arquivo ser composto por pastas e subpastas, em diferentes nveis.
Os assuntos podem, ainda, ser ordenados de forma numrica,
onde sero atribudos para cada assunto cdigos que serviro para
identific-los e permitiro a sua localizao no acervo.
Utilizando os mesmos assuntos descritos anteriormente,
teramos como possvel organizao, utilizando-se o mtodo ideogrfico
numrico:
1 PESSOAL
1-1 - FRIAS
1-2 LICENAS
1-2-1 MDICA
1-2-2 MATERNIDADE
1-3 APOSENTADORIA
2 - FINANCEIRA
2-1 EMPRSTIMOS
2-1-1 BANCRIOS
2-1-1 RURAIS
2-2 CONTAS
2-2-1 A RECEBER
2-2-2 A PAGAR
JULHO DE 2010
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Observe que, na organizao por cdigo numrico, no h a

preocupao de organizar os assuntos em ordem alfabtica. So criados
nveis hierarquizados, onde os assuntos so numerados na ordem em
que forem sendo relacionados. Esta relao de assuntos com seus
respectivos cdigos compor o plano de classificao da instituio,
que servir para classificar os documentos (atribuir a cada documento
um cdigo de acordo com seu assunto) antes de seu arquivamento.
foram separadas em batizados, casamentos e viagens) e, num segundo

momento, foram utilizados os mtodos cronolgico, alfabtico e
geogrfico, de acordo com as particularidades de cada assunto. Essa
mistura de mtodos conhecida como classificao ou arranjo que ser
definido de forma a melhor atender as necessidades de cada instituio
organizada.
7. PRESERVAO DE DOCUMENTOS
Os mtodos decimal e duplex so bastante parecidos, com a

particularidade de que, no mtodo decimal, o nmero de classes em
cada nvel limitado a 10, e no mtodo duplex, o nmero de classes
ilimitado.
6.5. Mtodos diretos / Indiretos
Consideram-se diretos os mtodos que permitem que a busca
do documento se d no prprio local em que o mesmo est arquivado,
sem a necessidade de um ndice auxiliar. uma caracterstica dos
mtodos que organizam por nome (alfabtico, geogrfico, dicionrio e
enciclopdico).
Consideram-se indiretos os mtodos em que, para localizar o
documento no arquivo, necessria a adoo de um ndice por nome,
que indicar a localizao do documento dentro do arquivo. uma
caracterstica dos mtodos em que a ordenao feita por nmero
(numrico simples, cronolgico, dgito-terminal, decimal e duplex).
6.6. Mtodo horizontal / Vertical
Quando o documento acondicionamento em seu local de guarda
(pasta, gaveta ou caixa) o arquivamento pode ser feito de forma horizontal
ou vertical.
O arquivamento horizontal, no qual os documentos so
acondicionados uns sobre os outros, s indicado para documentos de
grandes dimenses, como mapas, plantas e papis de grandes dimenses.
O arquivamento vertical, onde os documentos so arquivados
lado a lado, o mais comum, sendo largamente adotado nos arquivos
correntes e intermedirios, onde o acondicionamento feito em caixas
ou pastas suspensas.
Preservao de documentos o conjunto de medidas adotadas

visando proteger, conservar ou restaurar os documentos armazenados
em um arquivo.
Na conservao dos documentos, vrios elementos devem ser
evitados, pois tendem a danificar ou acelerar sua degradao.
Podemos destacar estes elementos em trs grandes grupos:
fsicos, qumicos e biolgicos.
7.1. Elementos fsicos
Os elementos fsicos so aqueles relacionados ao local em que
os documentos se encontram armazenados. So os principais: umidade,
temperatura e luminosidade.
O desequilbrio da temperatura e da umidade relativa provoca
no acervo uma dinmica de contrao e alongamento dos elementos
que compem o papel, alm de favorecer a proliferao de agentes
biolgicos, tais como: fungos, bactrias, insetos e roedores. A umidade
tambm afeta seriamente o papel: se muito elevada, apressa a degradao
cida e se for muito baixa, facilita o ataque de agentes biolgicos.
Recomenda-se, portanto, um controle de umidade e temperatura de
acordo com os documentos ali depositados.
A luminosidade, seja natural (luz do sol) ou artificial, tende a
danificar os documentos a partir do momento em que provocam seu
amarelamento, enfraquecimento e envelhecimento precoce.
recomendvel, portanto, que o arquivo seja instalado em locais que no
recebam diretamente a incidncia da luz solar e que documentos
histricos ou documentos com grande prazo de guarda sejam
armazenados em locais com pouca incidncia de luz artificial, visando
sua maior durabilidade.
6.7. Escolha do mtodo a ser adotado

7.2. Elementos qumicos
A escolha do mtodo de arquivamento a ser adotado em um
arquivo dever ser precedida de uma anlise minuciosa dos documentos
a serem arquivados e da estrutura da instituio que est sendo
organizada. Um mesmo arquivo pode utilizar, em seu acervo, vrios
mtodos de arquivamento simultneos, de forma a bem organizar sua
documentao.
Num arquivo fotogrfico, por exemplo, seria possvel a seguinte
organizao:
BATIZADOS
de 1960 a 1980
de 1981 a 2000
aps 2001
CASAMENTOS
de Arajo, Jos at Ferreira, Maria
de Garcia, Paulo at Martins, Severino
de Nascimento, Joo at Ximenes, Raimundo
VIAGENS
Bahia
Cear
Santa Catarina
Observe que, no exemplo apresentado, foi utilizado, num
primeiro momento a organizao por assunto (quando as fotografias
Dentre os elementos qumicos que mais contribuem para a

degradao do acervo, podemos destacar a poluio ambiental, a poeira,
objetos metlicos e elementos com alto grau de acidez.
A poluio ambiental, destacadamente a poluio do ar pode
diminuir sensivelmente a longevidade de um documento.
O ar dos centros urbanos e industriais contm uma grande
diversidade de partculas e gases. As partculas compem a parte slida
de dimenses microscpicas dos poluentes. Renem especialmente o
p, a fuligem e os esporos dos microorganismos. Os gases formam os
poluentes mais reativos e perigosos para os documentos.
O dixido de enxofre lanado na atmosfera, principalmente
pela queima dos combustveis fsseis empregados nos fornos industriais
e nos automveis. Ele tambm se combina com o oxignio,
transformando-se em trixido de enxofre. Tal reao qumica catalisada
por pequenas partculas metlicas. A combinao do trixido de enxofre
e a gua, seja a do ar ou do papel, formar o cido sulfrico, que provoca
manchas e escurecimento do papel, alm da perda de sua resistncia.
Recomenda-se, portanto, a instalao do arquivo em ambientes
distantes de garagens ou locais em que a poluio do ar seja excessiva.
JULHO DE 2010
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Na poeira esto contidas partculas de substncias qumicas

cristalinas e amorfas, como terra, areia, fuligem e grande diversidade de
microorganismos, alm de resduos cidos e gasosos provenientes da
combusto em geral e de atividades industriais.
O p no modifica apenas a esttica dos documentos. Quando
observamos a sujeira retida nos papis, como os excrementos dos insetos,
colas e poluentes atmosfricos, observamos a ao destrutiva. As pequenas
partculas possuem ao cortante e abrasiva. A aderncia do p no apenas
superficial, mas tambm no interior da fibra, que absorvida por meio de
ligaes qumicas.
- Deve-se evitar a utilizao de saliva ou umedecedor de dedos ao

passar as pginas dos documentos;
- Fotografias e negativos devem ser manuseados com luvas de
algodo;
- Ao fazer anotaes nos documentos, como o cdigo de
classificao, por exemplo, deve-se utilizar lpis;
- A restaurao de documentos deve ser realizada com material de
baixa acidez (pH neutro);
- Na utilizao de clipes ou colchetes, deve-se dar preferncia para
os de plstico, evitando os de metal.
8. GESTO DE DOCUMENTOS
Os objetos metlicos, como clipes, grampos e colchetes, devem

ser evitados por provocar a oxidao do papel. Quando necessria a juntada
de folhas para formar um processo ou documento, indicada a utilizao
de clipes ou colchetes plsticos.
Colas e fitas adesivas tambm devem ser evitadas, por provocar
manchas irreversveis no documento, produto de sua alta acidez. Na
restaurao de documentos, existem colas e fitas adesivas com qualidade
arquivstica (sem acidez) adequadas a esta tarefa.
7.3. Elementos biolgicos
Com relao aos seres vivos capazes de provocar estragos aos
documentos, podemos destacar vrios tipos de insetos, microorganismos,
ratos e, por fim, o prprio ser humano.
Os danos que os insetos causam aos acervos so bastante
conhecidos. Produzem estragos de grande intensidade, durante tempos
relativamente curtos.A ao destrutiva maior nas regies de clima tropical,
cujas condies de calor e umidade relativa elevadas provocam numerosos
ciclos reprodutivos anuais e desenvolvimento embrionrio mais rpido.
So pouco afetados pelo controle ambiental interno e acervos, uma vez
que possuem uma grande capacidade de adaptao s transformaes
ambientais. Alm disso, podem adquirir resistncia aos inseticidas com o
passar do tempo.
Os insetos que normalmente provocam os maiores estragos nos
arquivos so as traas, baratas, cupins e os carunchos (brocas).
Encontramos ainda uma enorme variedade de seres microscpicos
no ar. O papel vulnervel aos ataques microbiolgicos, pois seu principal
constituinte, a celulose, sofre degradao provocada por diferentes espcies
de fungos e bactrias. A ao de microorganismos no papel se manifesta
pelo aparecimento de manchas de vrias cores, intensidades e
conformaes. As enzimas, que so produzidas como resultado do
metabolismo de diferentes espcies de fungos e bactrias, aceleram os
processos de degradao da celulose e de colas. A conseqncia a
transformao das caractersticas fsicas e qumicas do suporte, que fica
com um aspecto filtroso e fragmentado.
A lei 8.159/1991, que regula o funcionamento dos arquivos

pblicos no Brasil, assim define gesto de documentos:
Gesto de documentos o conjunto de procedimentos e
operaes tcnicas que visam controlar a produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos
nas fases corrente e intermediria, visando sua eliminao
ou recolhimento para guarda permanente.
Em resumo, gesto de documentos o conjunto de todas as
atividades que envolvem o controle dos documentos da instituio, desde
a sua criao at o seu destino final (eliminao ou guarda permanente).
Podemos dividir a gesto de documentos em trs fases distintas:
- Produo;
- Utilizao; e
- Destinao.
Na etapa de produo, devem ser efetivados esforos para evitar
a criao de documentos que no sejam realmente necessrios para a
instituio, alm da duplicao desnecessria de documentos, deve-se
buscar a criao de formulrios que facilitem a gerao de documentos
dentro de uma padronizao pr-estabelecida e ainda deve-se buscar a
implementao de sistemas informatizados que visem otimizar o ato de
criao de documentos.
A segunda etapa da gesto de documentos, a utilizao, envolve
as atividades de controle da tramitao de documentos (protocolo, bem
como a elaborao de normas de acesso documentao (emprstimo
ou consulta), alm da definio das formas de organizao e
arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediria.
Finalmente, a destinao, que se caracteriza como a terceira
fase da gesto de documentos compreende a definio do destino a ser
dado a cada documento aps o cumprimento do seu prazo de guarda.
Esta definio realizada atravs de uma avaliao, conforme destacado
em item anterior.
O homem, infelizmente, um dos maiores agressores dos arquivos.

O simples uso normal o suficiente para degradar o documento. A acidez
e a gordura do suor das mos, em contato com o papel, produzem acidez e
manchas. Tambm so nocivos os maus tratos como: rasgar, riscar, dobrar,
escrever, marcar, colocar clipes, grampos metlicos, colar fitas, etc.
Dicas Gerais de Preservao de documentos
- O arquivo deve controlar umidade e temperatura do ambiente, de
acordo com a documentao mantida em seu acervo (normalmente,
a umidade ideal gira em torno de 45 a 58% e a temperatura entre
20 e 22);
- Deve-se evitar a entrada de gua/fogo no ambiente de arquivo, pois
os mesmos tendem a danificar os documentos;
- A limpeza do ambiente, sempre que possvel, deve ser feita a seco
(aspirador de p) ou com a utilizao de panos midos nas estantes
e no cho;
JULHO DE 2010
- 9-
CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA

Conceito de Arquivo
Suporte dos documentos
Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os

conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos
pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas,
em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem
como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da
informao ou a natureza dos documentos.
Lei 8.159/1991
01. (Cespe-UnB AGU 2010) O arquivo de um rgo o conjunto de
documentos recebidos ou expedidos por esse rgo no exerccio
de suas atividades.
02. (Cespe-UnB - MPS / 2010) Documento toda informao registrada
em um suporte material que pode ser consultada para fins de estudo
e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos e pensamentos da
humanidade nas diferentes pocas e nos diversos lugares.
03. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - Entende-se por documento de
arquivo qualquer documento produzido ou recebido por pessoa
fsica ou jurdica, acumulado naturalmente ao longo das atividades
e preservado como prova de tais atividades.
04. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos de arquivo so
provas de transaes realizadas nas organizaes.
05. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) Os documentos podem servir de
prova de transaes realizadas.
06. (Cespe-UnB-CLDF / 2006) Arquivo o conjunto de documentos
produzidos e recebidos por pessoa fsica ou jurdica, pblica ou
privada. conservado por essas pessoas ou por seus sucessores,
para fins de prova ou informao.
07. (Cespe-UnB-MEC / 2005) Os documentos existentes nos arquivos
so o resultado das atividades desenvolvidas pela instituio
produtora.
Suporte: Material no qual so registradas as informaes.

Dicionrio de Terminologia Arquivstica.
Arquivo Nacional. p. 159
O arquivo pode guardar documentos em diversos suportes diferentes.
Exemplos de suporte: papel, CD, disquete, DVD, fita de vdeo.
08. (Cespe-UnB TRE/BA 2010) O arquivo constitudo de documentos

em variados suportes, entre outros: papel, papel fotogrfico, pelcula
fotogrfica e mdias digitais.
09. (Cespe-UnB TRE/BA 2010) O arquivo constitudo de documentos
em variados suportes, entre outros: papel, papel fotogrfico, pelcula
fotogrfica e mdias digitais.
10. (Cespe-UnB - MS 2010 Arquivista) O termo suporte utilizado em
arquivologia para denominar qualquer material que contm
informaes registradas. Alguns exemplos, alm do mais comum
hoje, que o papel, so: papiro, pergaminho, disco magntico,
entre outros.
11. (Cespe-UnB-PRG-DF / 2005) Os documentos produzidos no mbito
da instituio, mesmo que no estejam em suporte papel, so
considerados documentos de arquivo.
12. (Cespe-UnB-TRE/TO / 2005) Os acervos arquivsticos so
constitudos por um mesmo tipo de suporte.
13. (Cespe-UnB- STM / 2004) A composio do conceito de arquivo
adotado pela arquivstica define que seus documentos devem
possuir um mesmo tipo de suporte fsico.
FUNO E FINALIDADES DO ARQUIVO

Funo do arquivo: A funo bsica do arquivo tornar
disponveis as informaes contidas no acervo documental
sob sua guarda.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 20
14. (2008 / Cespe-UnB - FUNDAC-PB) Um arquivo tem como funo
principal tornar disponvel as informaes contidas no acervo
documental.
15. (Cespe-UnB-INPI / 2006) O arquivo tem como funo bsica tornar
disponveis as informaes contidas nos documentos mantidos sob
sua guarda.
16. (Cespe-UnB-Min Meio Ambiente / 2003) A funo principal do
arquivo tornar disponveis as informaes contidas no acervo
documental sob sua guarda.
Finalidades dos arquivos: A principal finalidade dos arquivos

servir administrao, constituindo-se, com o decorrer
do tempo, em base do conhecimento da histria.
Art. 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo

especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio
administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como
elementos de prova e informao.
Lei 8.159/1991
17. (Cespe-UnB - ANAC/2009) A funo primria do arquivo
funcional, isto , ser instrumento da administrao. Em um
segundo momento, considera-se o valor para a histria e a cultura
de uma sociedade.
18. (Cespe-UnB - Min Sade / 2008) A legislao arquivstica brasileira,
apesar do grande avano, no considera os arquivos como
instrumento de apoio administrao.
19. (Cespe-UnB-MPE/AM / 2008) O arquivo, cujo principal objetivo
ser um instrumento de apoio administrao, constitui com o
decorrer do tempo, base do conhecimento da histria da instituio
a que pertence.
20. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) A principal finalidade dos
arquivos servir administrao, constituindo-se, com o decorrer
do tempo, em base para o conhecimento da histria.
21. (Cespe-UnB-Min Meio Ambiente / 2003) A principal finalidade
dos arquivos servir administrao. Eles constituem-se, com o
decorrer do tempo, em base do conhecimento da histria.
JULHO DE 2010
- 10 -
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Teoria das 3 Idades
Arquivo Corrente
Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes,

intermedirios e permanentes.
Lei 8.159/1991
Arquivo de 1a Idade ou Corrente
22. (Funiversa - Adasa/2009) - De acordo com Lei n 8.159, de 8 de

janeiro de 1991, correto afirmar que so tipos de arquivos.
(A) correntes, intermedirios e permanentes.
(B) correntes, temporrios e permanentes.
(C) privados, intermedirios e permanentes.
(D) correntes, intermedirios e provisrios.
(E) correntes, temporrios e provisrios.
Constitudo de documentos em curso ou consultados

freqentemente, conservados nos escritrios ou nas reparties que
os receberam e os produziram ou em dependncias prximas de
fcil acesso.
23. (Cespe-UnB - MCT/2008) Arquivo de primeira idade ou corrente,

arquivo de segunda idade ou intermedirio e arquivo de terceira
idade ou permanente so estgios de evoluo dos arquivos.
Art. 8 - 1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou

que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas
freqentes.
24. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) Os arquivos podem ser divididos

em: correntes, semipermanentes e permanentes.
Lei 8.159/1991
25. (Cespe-UnB-TCE/AC / 2006) As fases do ciclo de vida de um

arquivo so duas: corrente e permanente.
36. (Cespe-UnB AGU 2010) O arquivo corrente formado por

documentos que esto em trmite, mas que no so consultados
frequentemente porque aguardam sua destinao final.
26. (Cespe-UnB-TRE/TO / 2005) Atualmente, com a evoluo da

arquivstica, o ciclo vital dos documentos passa por 4 fases: arquivos
setoriais, correntes, inativos e permanentes.
Valor dos Documentos
Valor Primrio:
- Documentos que servem de apoio s atividades da instituio;
- Todo documento nasce com esse valor e depois o perde;
- um valor temporrio
Valor Secundrio:
- Documentos que preservam a memria/histria da instituio;
- Nem todo documento apresentar esse valor;
- um valor definitivo (permanente).
27. (Cespe-UnB TRE/BA 2010) Os documentos que no apresentam
mais valor primrio, mesmo que tenham valor secundrio, podem
ser eliminados, pois no so mais necessrios como prova de
uma atividade desenvolvida pela organizao.
28. (Cespe-UnB - ANAC/2009) O arquivo intermedirio, assim como
o arquivo corrente, constitudo por documentos de valor primrio.
29. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivo / 2009) - A teoria dos valores
de documentos no permite definir se o documento da fase
corrente, da intermediria ou da permanente.
30. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os arquivos correntes so formados
por documentos com valor secundrio.
37. (Cespe-UnB DPU 2010 - Arquivista) Os documentos correntes

devem ser mantidos prximos dos usurios diretos em razo da
frequncia com que so consultados ou da grande possibilidade de
uso que os documentos dessa idade tm.
38. (Cespe-UnB - MPS / 2010) Fase corrente a fase em que os
documentos esto ativos, em curso e que ainda so muito
consultados pela administrao e, por isso, so conservados junto
aos rgos produtores.
39. (Funiversa Terracap 2010) Acerca da classificao dos arquivos,
aqueles que guardam os documentos mais novos e mais utilizados
na instituio so chamados de arquivos
(A) intermedirios.
(B) setoriais.
(C) centrais.
(D) correntes.
(E) gerais.
40. (Cespe-UnB - Anatel/2009) - Os documentos que entram no rgo
pblico e que vo para os setores destinatrios iro formar os
arquivos correntes dessas unidades.
41. (Cespe-UnB - MI/2009) Os arquivos correntes so constitudos de
documentos com pouca frequncia de uso e que so mantidos
prximos de quem os recebe ou os produz.
42. (Cespe-UnB - MI/2009) Enquanto tramitam pelas unidades polticoadministrativas, os processos fazem parte dos arquivos ativos ou
correntes do rgo ao qual pertencem.
32. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitria-ES / Arquivista 2008) A histria

se faz com documentos que nasceram para ser histricos.
43. (Cespe-UnB - SEAD/SES/FHS/SE - 2009) - Os arquivos correntes

so formados pelo conjunto dos documentos produzidos e(ou)
recebidos pelos vrios setores de trabalho da instituio e que
precisam, pelo seu grande potencial de uso, ficar prximos aos
seus usurios diretos.
33. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitria-ES / Arquivista 2008) Os arquivos

intermedirios so constitudos por documentos ainda com valor
primrio.
44. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - Os documentos considerados

correntes so caracterizados por estarem ativos, ou em curso, alm
de serem alvos de consultas frequentes.
34. (Cespe-UnB-UnB/Pref. Rio Branco/AC / 2007) O valor primrio

pode ser encontrado nos documentos nas fases corrente e
intermediria.
45. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os arquivos correntes so alocados

perto dos seus usurios diretos, devido grande possibilidade de
uso que apresentam, e so conhecidos tambm como arquivos
ativos.
31. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos do arquivo

permanente tm valor primrio.
35. (Cespe-UnB - TSE / 2007) Prevalece, na fase corrente, o valor

secundrio dos documentos, pela importncia administrativa que
eles tm.
JULHO DE 2010
- 11 -
Arquivo Intermedirio
55. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - O acesso aos documentos no arquivo

intermedirio aberto ao pblico.
Arquivo de 2a Idade ou Intermedirio

Constitudo de documentos que deixaram de ser freqentemente
consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram
podem ainda solicit-los, para tratar de assuntos idnticos ou retomar
um problema novamente focalizado. No h necessidade de serem
conservados prximos aos escritrios. A permanncia dos documentos
nesses arquivos transitria. Por isso, so tambm chamados de
limbo ou purgatrio.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 21-22
56. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos do arquivo

intermedirio so mantidos por conta dos prazos prescricionais e
aguardam a destinao final: eliminao ou guarda permanente.
Art. 8 - 2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que,

no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse
administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.
Lei 8.159/1991
46. (Cespe-UnB DPU 2010 - Arquivista) Os arquivos intermedirios
so formados por documentos semiativos, que no precisam ser
mantidos prximos aos usurios diretos.
47. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Quando um setor acumula muitos
documentos que no so mais utilizados, as eventuais buscas
tornam-se demoradas e pouco eficientes; por esse motivo, tal setor
deve escolher os documentos considerados importantes para
conservar junto aos que ainda esto em curso e destruir o restante.
48. (Cespe-UnB TRE/MT 2010) O arquivo intermedirio justifica-se
por questes econmicas. uma forma de armazenamento de
documentos mais barata que aquela feita nos setores de trabalho da
organizao.
49. (Cespe-UnB TRE/MT 2010) Os documentos so mantidos nos
arquivos intermedirios quando apresentam alto valor secundrio.
Arquivo Permanente
Arquivo de 3a Idade ou Permanente
Constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza
administrativa, que se conservam em valor de seu valor histrico
ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e
sua evoluo.
Art. 8 - 3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos
de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser
definitivamente preservados.
Art. 10 Os documentos de valor permanente so inalienveis e
imprescritveis.
Lei 8.159/1991
57. (Cespe-UnB DPU 2010) Nos arquivos permanentes, a pesquisa
facultada (liberada) ao pblico externo.
58. (Cespe-UnB DPU 2010) Nos arquivos permanentes, os documentos
existentes so passveis de eliminao.
59. (Cespe-UnB - INCA 2010) Os conjuntos documentais de um hospital
que so custodiados em carter definitivo, em funo do seu valor
e por possurem acesso pblico, so denominados arquivos
correntes.
50. (Cespe-UnB TRE/MT 2010) O acesso aos documentos aberto ao

pblico nos arquivos intermedirios, diferentemente do que ocorre
com os arquivos correntes, de acesso restrito aos acumuladores.
60. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivo / 2009) - O acesso aos

documentos recolhidos ao arquivo permanente, por natureza,
restrito, e esses documentos podem ser consultados apenas com
autorizao da instituio que os acumulou.
51. (Cespe-UnB TRE/MT 2010) A descentralizao fsica dos arquivos

intermedirios resultado da grande frequncia de uso dos
documentos nessa fase do arquivo.
61. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009 -Arquivista) O conjunto de documentos

preservados em carter definitivo em funo de seu valor
denominado arquivo intermedirio.
52. (Cetro Embrapa 2010) So considerados arquivos intermedirios

os conjuntos de documentos com curso em andamento, os quais
constituem objeto de espordicas ou raras consultas.
62. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os O acesso aos documentos do

arquivo permanente feito com a autorizao do rgo acumulador.
53. (Cespe-UnB - Anatel/2009) - Os documentos produzidos e(ou)

recebidos por uma unidade ou setor de trabalho de um rgo pblico
que deixaram de ser frequentemente consultados, mas que ainda
podem ser solicitados, devero ser transferidos ao arquivo
intermedirio.
54. (Cespe-UnB - Antaq/2009) - O arquivo intermedirio constitudo
de documentos que perderam todo o valor de natureza
administrativa.
63. (Cespe-UnB-Fundac/PB / 2008) O arquivo permanente tem como

funo a guarda de materiais descartveis.
64. (Cespe-UnB - Fundac-PB / 2008) A terceira idade conserva os
documentos de valor administrativo que, por questes legais e
fiscais, possam, esporadicamente ser consultados.
65. (Cespe-UnB - Min Sade / 2008) O acesso aos documentos contidos
no arquivo da instituio pblico, embora exista restrio de
acesso apenas para os documentos considerados permanentes.
Legislao de Pessoal
Prazos de guarda
Destinao
Corrente Intermedirio
Final
10 anos
10 anos Guarda Perm.
Admisso de Pessoal
5 anos
Frias
7 anos
Frequncia
5 anos
47 anos
Aposentadoria
5 anos
95 anos
Greves
5 anos
5 anos
Guarda Perm.
Enqto. Vig.
Guarda Perm.
Documentos
Normas Internas
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JULHO DE 2010
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Avaliao de Documentos / Tabela de Temporalidade
79. (Cespe-UnB-MME/CPRM / 2004) O prazo mximo de reteno de

documentos na fase corrente de seis meses.
Avaliao a definio dos prazos de guarda e da destinao final dos

documentos. realizada por uma Comisso de Avaliao e resulta na
elaborao da tabela de temporalidade da instituio, que dever ser
aprovada por uma autoridade competente da instituio para que possa
ser implementada no rgo.
80. (Cespe-UnB-TRE-AL / 2004) O prazo indicado para o arquivamento

de documentos na fase intermediria de 10 a 20 anos.
66. (Cesgranrio - BACEN / 2010) A destinao final, elemento importante

da tabela de temporalidade, apresenta duas possibilidades, que so:
(A) eliminao ou guarda permanente.
(B) digitalizao ou microfilmagem.
(C) arquivo corrente ou arquivo intermedirio.
(D) conservao ou restaurao.
(E) proteo ou sigilo.
67. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) Os rgos pblicos devem
constituir uma comisso permanente de avaliao de documentos
com a responsabilidade de orientar e realizar o processo de avaliao
dos documentos no mbito de sua atuao.
68. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - A destinao dos documentos
indicada
(A) pela tabela de temporalidade
(B) pela tipologia documental
(C) pelo plano de classificao
(D) pelos instrumentos de pesquisa
69. (Cespe-UnB - Min Sade / 2008) A aplicao da teoria das trs idades
documentais permite melhor fluxo documental na unidade,
melhorando as condies de seus arquivos.
70. (Cespe-UnB - Min Sade / 2008) O arquivo pode, anualmente,
eliminar os documentos sem uso, independentemente de
autorizao.
71. (Cespe-UnB-UnB/TSE / 2007) O instrumento de destinao que
determina prazos e condies de guarda o(a)
(A) plano de preservao
(B) plano de classificao
(C) listagem de eliminao
(D) tabela de temporalidade
Vantagens da Avaliao para a Instituio
Vantagens da avaliao:
- Facilidade na organizao e localizao dos documentos;
- Economia de recursos humanos e materiais.
72. (Cespe-UnB-MI / 2006) Os resultados esperados de um processo de
avaliao de arquivo incluem o aumento do ndice de recuperao da
informao.
73. (Cespe-UnB-MI / 2006) Os resultados esperados de um processo de
avaliao de arquivo incluem a conquista de espao fsico.
74. (Cespe-UnB-Funag / Arquivista - 2005) A avaliao de documentos
possibilita ganho de espao fsico nos depsitos de documentos.
75. (Cespe-UnB-Funag / Arquivista - 2005) A avaliao de documentos
possibilita maior agilidade ao recuperar documentos e informaes.
76. (Cespe-UnB / Pol. Fed. / 2004) A avaliao documental provoca,
necessariamente, aumento de recursos humanos e de materiais.
Prazos de Guarda
O prazo de guarda varia de documento para documento e estar expresso
na tabela de temporalidade da instituio.
77. (Cespe-UnB-DFTrans Anal. Adm. / 2008) Os documentos de guarda
temporria devem ser mantidos por cinco anos.
78. (Cespe-UnB-FUNCAP/PA / 2004) Todo documento com mais de
cinco anos arquivado em um arquivo corrente deve ser eliminado.
81. (Cespe-UnB-MEC / 2003) Aps cinco anos, os documentos da fase

corrente devem ser completamente eliminados.
82. (Cespe-UnB-TRE/MT / 2005) Sero preservados, em carter
permanente, todo e qualquer documento com produo anterior ao
sculo XIX.
83. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Todos os documentos produzidos por
uma instituio so considerados de valor histrico aps um perodo
superior a setenta anos de sua produo.
Cumprimento do Ciclo Vital (Transferncia / Recolhimento /
Eliminao)
- Os documentos podem ser eliminados nas fases corrente e
intermediria.
- Todo documento passa pela fase corrente, mas nem sempre pelas fases
intermediria e permanente.
- Transferncia: Envio de documentos da fase corrente para a fase
intermediria.
- Recolhimento: Envio de documentos da fase corrente ou intermediria
para a fase permanente.
84. (Cespe-UnB DPU 2010) Na fase inermediria, os documentos so
recebidos por transferncia dos arquivos correntes.
85. (Cespe-UnB DPU 2010) Os documentos cujo prazo de guarda
seja estabelecido em cem anos devero ser recolhidos ao arquivo
permanente.
86. (Cespe-UnB DPU 2010 - Arquivista) A passagem pelo arquivo
intermedirio indica que o documento vai ter como destinao final
a eliminao.
87. (Cetro Embrapa 2010) O recolhimento marca a transio para a 3
idade documental.
88. (Cetro Embrapa 2010) considerada transferncia a passagem de
documentos de um arquivo intermedirio para o arquivo
peramanente.
89. (Cespe-UnB - Antaq/2009) - O recolhimento a passagem dos
documentos dos arquivos correntes para os arquivos intermedirios.
90. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009) Findo o prazo de guarda no arquivo
corrente, os documentos devem ser recolhidos ao arquivo
intermedirio.
91. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - Os processos de passagem de
documentos do arquivo corrente para o intermedirio e deste para
o permanente so denominados, respectivamente, transferncia e
recolhimento.
92. (Cespe-UnB - TRT 17 Regio / 2009 - Arquivista) Os documentos
podem passar diretamente dos arquivos correntes para o arquivo
permanente, sem necessidade de armazenamento no arquivo
intermedirio.
93. (Cespe-UnB-INSS / 2008) Os documentos podem passar pelas trs
idades documentais, mas, obrigatoriamente, apenas pelos arquivos
correntes.
94. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitria-ES / Arquivista 2008) Definido o
fim da permanncia do documento no arquivo corrente, ele deve
ser transferido ao arquivo permanente.
95. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitria-ES / Arquivista 2008) Atualmente,
com o aumento da complexidade das organizaes, determinados
documentos nem passam mais pelos arquivos correntes.
96. (Cespe-UnB - Pref. Vila Velha-ES /Arquivista 2008) Os documentos,
independentemente do valor, passam obrigatoriamente pelas trs
fases documentais: corrente, intermediria e permanente.
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CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS

Quanto ao gnero
Quanto natureza do assunto
Gnero a configurao que assume um documento de acordo com o

sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo.
GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de
arquivo. So Paulo : Arquivo do Estado, 1998. p. 19.
Sigilosos: Documentos que, por sua natureza, devam se de conhecimento

restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda
para sua custdia e divulgao.
Ostensivos: Documentos cuja divulgao no prejudica a administrao.
Textuais: Documentos escritos.

Iconogrficos: Documentos com imagens estticas. Exemplos:
fotografias, desenhos, negativos, diapositivos, gravuras.
Cartogrficos: mapas e plantas.
Microgrficos: microfilmes.
Sonoros: Documentos cuja informao esteja em forma de som.
Filmogrficos: Filmagens. Vdeos.
Informticos/Digitais: Documentos em meio digital.
97. (Cespe-UnB TRE/BA 2010) Os ofcios datilografados ou impressos,
os mapas e as plantas fazem parte do gnero de documentos escritos
ou textuais e so muito comuns nos arquivos permanentes.
98. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivo / 2009) - Uma base de dados
desenvolvida em uma instituio pblica deve ser considerada como
parte dos arquivos dessa instituio.
99. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) -A legislao brasileira define arquivo
como sendo o conjunto formado exclusivamente por documentos
textuais
100. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos textuais,
audiovisuais e cartogrficos so gneros documentais encontrados
nos arquivos.
101. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - A documentao escrita ou textual
apresenta inmeras espcies documentais criadas para produzir
determinada ao especfica, tais como relatrios, convnios,
formulrios e cartas.
102. (NCE-UFRJ / CVM 2009) Um arquivo contm documentos em
formatos diversos. Um arquivista precisa estar preparado para
organizar documentos impressos, fotografias em papel, filmes,
disquetes, fitas sonoras e DVDs, dentre outros. Uma planta de
arquitetura do 12 pavimento de uma instituio pblica
considerada um documento do seguinte gnero:
(A) filmogrfico;
(B) cartogrfico;
(C) textual;
(D) iconogrfico;
(E) sonoro.
103. (Cespe-UnB-DFTrans / 2008) Ofcios impressos, plantas de quadras
residenciais e fotografias de pistas de circulao de veculos so
classificados, quanto ao gnero, como documentos textuais,
cartogrficos e filmogrficos, respectivamente.
104. (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) As fotografias em um arquivo so
classificadas, quanto ao gnero, em documentos iconogrficos.
105. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitria-ES / Arquivista 2008) Documentos
do gnero iconogrfico so aqueles que contm imagens estticas.
106. (Cespe-UnB-Censipam / 2006) Os documentos em formato
eletrnico (ou digital) no so considerados documentos de arquivo.
107. (Cespe-UnB-INPI / 2006) Fotografias, slides, desenhos e gravuras
so classificados como microgrficos.
108. (Cespe-UnB-Igeprev/PA / 2005) Quanto ao gnero, os documentos
contendo imagens estticas, a exemplo das fotografias, desenhos e
gravuras, so classificados como documentos iconogrficos.

Art. 5 Os dados ou informaes sigilosos sero classificados em

ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razo do seu
teor ou dos seus elementos intrnsecos.
Decreto 4.553/2002
Art. 4 Para os efeitos deste Decreto, so estabelecidos os seguintes
conceitos e definies:
classificao: atribuio, pela autoridade competente, de grau de sigilo
a dado, informao, documento, material, rea ou instalao;
desclassificao: cancelamento, pela autoridade competente ou pelo
transcurso de prazo, da classificao, tornando ostensivos dados ou
informaes;
reclassificao: alterao, pela autoridade competente, da classificao
de dado, informao, rea ou instalao sigilosos;
Decreto 4.553/2002
Art. 24. Os documentos sigilosos em suas expedio e tramitao
obedecero s seguintes prescries:
I - sero acondicionados em envelopes duplos;
II - no envelope externo no constar qualquer indicao do grau
de sigilo ou do teor do documento;
III - no envelope interno sero apostos o destinatrio e o grau de
sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que removido
o envelope externo;
Decreto 4.553/2002
109. (Cespe-UnB DPU 2010) O procedimento de desclassificar
documentos consiste em
(A) separar fisicamente os documentos destinados a eliminao.
(B) possibilitar o emprstimo de documentos em mbito interno.
(C) liberar consulta os documentos de natureza especial.
(D) facultar (liberar) o acesso aos documentos anteriormente
classificados como sigilosos.
(E) proceder alterao da classificao atribuda anteriormente,
com base no plano de classificao da instituio.
110. (Cespe-UnB - MEC/2009) As correspondncias consideradas
ostensivas so classificadas, pelo grau de sigilo, em confidenciais,
sigilosas e ultrassecretas.
111. (Cespe-UnB - MCT/2008) A classificao de ostensivo dada aos
documentos de arquivo cuja divulgao no prejudica o rgo
ou o ministrio.
112. (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) Os documentos sigilosos devem ser
de conhecimento restrito, e requerem medidas especiais de
salvaguarda para sua custdia e divulgao.
113. (Cespe-UnB - SEAD-UEPA / 2008) So denominados ostensivos
os documentos que requerem cuidados extremos da unidade de
arquivo na sua guarda e na sua divulgao.
114. (Cespe-UnB-TJDFT / 2008) Reservado, confidencial, secreto e
ultrassecreto so graus de sigilo aplicados a documentos que
necessitam de medidas especiais de guarda e divulgao.
115. (Cespe-UnB-Ipajm / 2006) Informaes sigilosas so classificadas
em ultrassecretas, secretas, confidenciais e ostensivas.
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116. (Cespe-UnB-MDIC / 2006) Os documentos cuja divulgao de seu

contedo no apresenta qualquer restrio so classificados como
ostensivos.
117. (Cespe-UnB-SEAD/UEPA / 2008) Documentos classificados como
reservados, secretos ou ultrassecretos no podem ser expedidos
por meio postal.
118. (Cespe-UnB-TST / 2008) Desclassificao o ato pelo qual a
autoridade competente estabelece o grau de sigilo de determinado
documento.
119. (Cespe-UnB-TST / 2008) Na expedio e tramitao de documentos
sigilosos, a unidade de arquivo e protocolo deve observar o
acondicionamento desses documentos em envelopes duplos e
indicar o grau de sigilo no envelope externo.
120. (Cespe-UnB-TJPA / 2006) Entre as regras para tramitao de
documentos sigilosos, est o seu acondicionamento em envelope
duplo.
121. (Cespe-UnB-ANA / Arquivista - 2006) Um significado para o termo
classificao, muito utilizado na prtica arquivstica, diz respeito
atribuio de graus de sigilo a documentos e(ou) informaes.
122. (Cespe-UnB-Ancine / 2006) No permitida a expedio de
documentos confidenciais por meio postal; a remessa desse tipo de
documento deve ser feita apenas por intermdio de agente pblico
autorizado.
123. (Cespe-UnB-STJ / Arquivista - 2004) A expedio de documentos
classificados como sigilosos requer envelopamento duplo.
124. (Cespe-UnB-STJ / Arquivista - 2004) Para maior segurana e
controle, no envelope externo dever estar registrado o grau de sigilo
do documento.
Espcies / Tipologias documentais
Espcie a configurao que assume um documento de acordo com a
disposio e a natureza das informaes nele contidas. Exemplos:
boletim, certido, declarao e relatrio.
125. (Cespe-UnB AGU 2010) Ofcio, memorando e aviso so exemplos

de tipologias documentais.
126. (Cespe-UnB DPU 2010 Arquivista) Considerando que a tipologia
documental a unio entre a espcie do documento e a sua funo,
assinale a opo em que todos os itens citados correspondem a
espcies documentais.
(A) atestado, alvar de funcionamento e exposio de motivos
(B) auto, exposio de motivos e precatrio
(C) ata de reunio, relatrio de atividades e certido
(D) ato, consulta e relatrio
(E) certido de nascimento precatrio e convocao
127. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivo / 2009) - Ofcios, memorandos,
cartas e telegramas so tipologias documentais
128. (Cespe-UnB - TRT 17 Regio / 2009 - Arquivista) Relatrio de
atividades, negativo fotogrfico, ata de reunio e carto de visita
so exemplos de tipologias documentais.
129. (Cespe-UnB-DFTrans Anal. Adm. / 2008) Ata de reunio, relatrio
de atividades e projeto de trabalho so exemplos de espcies
documentais.
130. (Cespe-UnB-FUBArquivista / 2008) Alvar, ata, auto, regulamento,
solicitao e passaporte so exemplos de tipologias documentais.
131. (Cespe-UnB - MS/Tc. Sup. 2008) Pode-se considerar o relatrio,
a ata, o projeto, a carta e o formulrio como exemplos de tipologias
documentais.
132. (Cespe-UnB - Pref. Vila Velha-ES / Arquivista 2008)
Pronunciamento, proposta, precatrio, prestao de contas, laudo,
instruo normativa, informe, convite e telegrama so exemplos de
tipologias documentais.
133. (Cespe-UnB-TST/Anal. Jud. / 2008) Abaixo-assinado, carta,
certido, circular e processo so exemplos de tipologias documentais
existentes nos arquivos.
134. (Unb/Cespe-UnB - MI /Arquivista - 2006) Ata de reunio, relatrio
de atividades, cronograma, plano de ao e projeto so exemplos
de tipologias documentais.
Tipologia documental a configurao que assume uma espcie

documental, de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos:
boletim de ocorrncia, boletim escolar, certido de nascimento e
declarao de bens.
135. (Cespe-UnB-SGA-DF / Arquivista - 2004) Define-se declarao

de bens como tipologia documental porque nela se encontra a juno
da espcie com a atividade que gerou o documento.
GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de

arquivo. So Paulo : Arquivo do Estado, 1998. p. 19.
136. (Cespe-UnB-SGA-DF / Arquivista - 2004) Entre as tipologias

documentais que podem ser encontradas nos arquivos da Secretaria
de Gesto Administrativa (SGA) do GDF esto as atas de reunies,
relatrios de atividades e livros de ponto.
Identifique os documentos a seguir como espcies ou tipologias documentais.

Declarao - ( ) Espcie ( ) Tipologia
Exame de sangue - ( ) Espcie ( ) Tipologia
Portaria de nomeao - ( ) Espcie ( ) Tipologia
Aviso - ( ) Espcie ( ) Tipologia
Histrico de concluso do 2 grau - ( ) Espcie ( ) Tipologia
Processo - ( ) Espcie ( ) Tipologia
Parecer - ( ) Espcie ( ) Tipologia
Balano Patrimonial - ( ) Espcie ( ) Tipologia
Atestado - ( ) Espcie ( ) Tipologia
Fatura - ( ) Espcie ( ) Tipologia
Alvar de funcionamento - ( ) Espcie ( ) Tipologia
Projeto pedaggico - ( ) Espcie ( ) Tipologia
Boletim - ( ) Espcie ( ) Tipologia
Guia de internao - ( ) Espcie ( ) Tipologia
Memorando de apresentao de servidor - ( ) Espcie ( ) Tipologia
Processo - ( ) Espcie ( ) Tipologia
Relatrio de atividades - ( ) Espcie ( ) Tipologia
Lista de compras - ( ) Espcie ( ) Tipologia
Requerimento - ( ) Espcie ( ) Tipologia
Portaria de nomeo de servidor - ( ) Espcie ( ) Tipologia
Ttulo de eleitor - ( ) Espcie ( ) Tipologia
Edital - ( ) Espcie ( ) Tipologia
Declarao de imposto de renda - ( ) Espcie ( ) Tipologia
Certificado - ( ) Espcie ( ) Tipologia

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PROTOCOLO
Protocolo o controle da tramitao dos documentos que tramitam no
rgo, de forma a permitir a sua rpida localizao e informao
aos interessados. uma atividade tpica da fase corrente.
MIRANDA, lvis Corra. Arquivo para concursos. Braslia, 2007
Atividades de protocolo:
- Recebimento (Recepo dos documentos)
- Registro (Cadastro dos dados dos documentos)
- Autuao (formao/abertura de processos)
- Classificao (separao por assunto)
- Expedio/Distribuio (encaminhamento ao destinatrio)
- Controle/Movimentao (controle da tramitao / andamento)
137. (Cespe-UnB DPU 2010) As rotinas do setor de protocolo
incluem atividades de
(A) classificao, registro, avaliao e emprstimo de
documentos.
(B) recebimento, classificao, registro e movimentao de
documentos.
(C) recebimento, eliminao e emprstimo de documentos.
(D) ordenao, classificao e avaliao de documentos.
(E) registro de processos, classificao e avaliao de
documentos.
138. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Protocolo o setor encarregado do
recebimento e da expedio de documentos. o responsvel,
tambm, pelo arquivamento, que consiste em definir o tipo de
armazenamento correto (pasta, caixa, prateleira) para a guarda de
cada documento, segundo o suporte (papel, filme, fita magntica) e
o formato (caderno, mapa, fotografia).
139. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Uma das atividades realizadas pelo
servio de protocolo a classificao de documentos, no caso de
instituies que possuam um cdigo ou plano de classificao de
documentos.
140. (Cespe-UnB - MPS / 2010) Protocolo o servio encarregado de
recebimento, registro, distribuio, controle da tramitao e
expedio de documentos.
141. (Cespe-UnB - MPS / 2010) O protocolo do rgo deve manter
controle da expedio de correspondncia, de modo a ser capaz de
informar sua localizao aos usurios em tempo real.
142. (Cespe-UnB - MS 2010 Arquivista) Nos rgos ou instituies
pblicas, protocolo geralmente o setor encarregado de atividades
como recebimento, expedio, registro, distribuio e controle da
movimentao de documentos em trmite.
143. (Cespe-UnB -Anatel/2009) - O registro dos documentos que chegam
a um rgo pblico deve ser feito no setor de protocolo e consiste
na reproduo dos dados do documento destinada a controlar a
movimentao e fornecer dados de suas caractersticas fundamentais
aos interessados.
144. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) O protocolo responsvel
pelas atividades de registro, de controle da tramitao, de
distribuio, expedio e abertura de processos.
145. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009) O servio de protocolo responsvel
pelas atividades de recebimento, classificao, controle da tramitao
e expedio de documentos.
146. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009 - Arquivista) O recebimento, o registro,
a classificao, a distribuio, o controle da tramitao e a expedio
de documentos so atividades de protocolo.

147. (Cespe-UnB - MI/2009) - O recebimento, o registro, a movimentao

e a expedio de documentos so atividades de responsabilidade
do setor de protocolo.
148. (Cespe-UnB - MI/2009) - A autuao o termo que caracteriza a
abertura do processo.
149. (Cespe-UnB - MI/2009) - O controle da tramitao dos processos
pelos setores de trabalho responsveis pela conduo dos assuntos
tratados nos processos de responsabilidade do setor de protocolo
e dos prprios setores de trabalho por onde tramitam os processos.
150. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivo / 2009) - O protocolo a
porta de entrada e de sada dos documentos de uma instituio e,
por suas caractersticas, faz parte das atividades dos arquivos
correntes.
151. (Cespe-UnB - SEAD/SES/FHS/SE - 2009) - Protocolo a
denominao atribuda a setores encarregados do recebimento,
expedio e distribuio de documentos..
152. (Cespe-UnB - TRT 17 Regio / 2009 - Arquivista) A distribuio e
a tramitao de documentos so atividades desenvolvidas pelos
setores de protocolo.
Documentao particular / sigilosa / ostensiva
No devem ser abertos e nem registrados pelo protocolo, devendo ser
encaminhados diretamente aos destinatrios:
- Documentos particulares
- Documentos sigilosos
Devem ser abertos e registrados pelo protocolo:
- Documentos ostensivos
MIRANDA, lvis Corra. Arquivologia
para concursos. Braslia, 2009
153. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009 - Arquivista) Os documentos de
natureza ostensiva recebidos pelo protocolo no podem ser abertos,
analisados e classificados e devem ser encaminhados aos seus
destinatrios.
154. (Cespe-UnB - MEC 2009) A correspondncia oficial, com
indicaes de confidencial, reservado ou particular no envelope
deve ser aberta para registro no sistema de protocolo antes de ser
encaminhada ao destinatrio.
155. (Cespe-UnB - MI/2009) - A correspondncia recebida que tiver
carter ostensivo no deve ser aberta pelo protocolo.
156. (Cespe-UnB - Fundac-PB / 2008) A correspondncia particular
recebida em um rgo pblico deve, obrigatoriamente, ser registrada
no setor de protocolo do rgo.
157. (Cespe-UnB - Fundac-PB / 2008) O setor de protocolo dever abrir
as correspondncias oficiais mesmo que sejam confidenciais ou
reservadas.
158. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitria-ES / Arquivista 2008) Os
documentos particulares recebidos pelo protocolo de um rgo
pblico ou de uma empresa no devem ser registrados nem
classificados, mas apenas remetidos aos destinatrios.
159. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008)As correspondncias particulares
recebidas por um rgo pblico devem ser registradas no protocolo
e enviadas aos seus destinatrios.
160. (Cespe-UnB - STJ/2008) O protocolo deve separar as
correspondncias oficiais das particulares e a correspondncia
oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso.
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PRESERVAO DE DOCUMENTOS
Fatores fsicos
Fatores qumicos
Principais fatores fsicos prejudiciais conservao dos doc umentos:

umidade alta, ar seco, temperatura inadequada, exposio luz
natural ou artificial
Principais fatores qumicos prejudiciais conservao dos documentos:

poeira, sujeira, fumaa, colas, fitas adesivas, objetos metlicos,
alimentos.
BECK, Ingrid. Manual de conservao de documentos. Rio de
Janeiro : Arquivo Nacional, 1985.
- O arquivo deve ter controle de umidade e temperatura de acordo com os

documentos mantidos sob sua guarda (aproximadamente 21 e 55%);
- gua e fogo no devem entrar no ambiente de arquivo;
- A limpeza do piso, estantes e mveis deve ser feita com pano mido/
aspirador.
- A higienizao dos documentos deve ser feita com uma trincha ou flanela.
BECK, Ingrid. Manual de conservao de documentos. Rio de Janeiro :
Arquivo Nacional, 1985.
161. (Cespe-UnB DPU 2010 Arquivista) O calor e umidade excessivos
so nocivos ao acervo, pois podem gerar fungos. Deve-se, portanto,
manter taxas muito baixas de umidade e temperatura no arquivo.
162. (Cespe-UnB DPU 2010 Arquivista) A luz natural, sobretudo a
radiao ultravioleta, causa danos aos documentos. Para proteglos, necessrio usar persianas ou cortinas nas janelas e substituir as
lmpadas incandescentes por lmpadas fluorescentes, que no emitem
radiaes ultravioleta.
163. (Cespe-UnB TRE/MT 2010) A conservao compreende os
cuidados prestados aos documentos e, consequentemente, ao local
de sua guarda.
164. (Cespe-UnB TRE/MT 2010) O ar seco um elemento que beneficia
as condies fsicas do papel.
165. (Cespe-UnB - MS 2010 Arquivista) Uma das consequncias da
exposio dos documentos em papel luz o seu amarelecimento.
166. (Cespe-UnB - ANAC/2009) O ar seco e a alta umidade so fatores
de enfraquecimento do papel.
167. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) O arquivista pode evitar
problemas com as radiaes ultravioleta nos depsitos de documentos,
adotando as seguintes medidas: utilizar salas sem janelas e substituir
as lmpadas incandescentes por lmpadas fluorescentes, que no
emitem radiao UV.
168. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009 - Arquivista) Um programa de
preservao preventiva deve prever, entre outros fatores, o controle
da temperatura e umidade do ambiente e a incidncia direta de luz,
natural ou artificial, sobre os documentos.
169. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivo / 2009) - A luz solar, o ar seco,
a elevada umidade, o mofo, as grandes variaes de temperatura e a
poeira so, a mdio e longo prazos, prejudiciais conservao dos
documentos.
170. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - A luz natural e o calor so prejudiciais
aos documentos. Recomenda-se, para o local de armazenamento, a
utilizao de lmpadas fluorescentes, por no produzirem calor nem
radiao ultravioleta (UV), e o uso de condicionadores de ar para
manter a temperatura abaixo de 5 graus durante o dia. Durante a
noite, os aparelhos podem ser desligados, para reduzir os custos e o
risco de incndio.
171. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - A conservao compreende os
cuidados prestados aos documentos e no se refere ao local de guarda.
172. (Cespe-UnB - TRE-MG/2009) -A luz solar menos nociva que a luz
artificial na conservao e na preservao dos documentos de arquivo.
173. (Cespe-UnB - TRE/MT / 2009) O ar seco um elemento que beneficia
as condies fsicas do papel.

174. (Cespe-UnB - ANAC/2009) A higienizao mecnica dos

documentos feita com uma trincha ou uma flanela uma ao
importante para a conservao dos documentos em papel.
175. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - A limpeza do depsito do arquivo
deve ser rigorosa para evitar a proliferao de fungos e insetos; o
cho deve ser limpo com pano umedecido em uma mistura de
gua, solventes, cera e substncias bactericidas. Uma vez por ms,
pelo menos, as estantes devem ser limpas com a mesma mistura.
176. (Cespe-UnB-INSS / 2008) Na higienizao dos documentos, alm
de remover a poeira, devem ser retirados objetos metlicos, como
grampos, clipes e prendedores metlicos.
177. (Cespe-UnB - Min Sade / 2008) A higienizao e o
acondicionamento so aes de conservao dos documentos.
178. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) Deve-se evitar a
limpeza do piso, das estantes e dos mveis do arquivo para
preservar os documentos.
179. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) A higienizao
um dos procedimentos mais significativos do processo de
conservao de documentos e deve ser feita em perodos regulares.
180. (Cespe-UnB-TRE/MA / 2005) Os conjuntos documentais que
possuam mais de duas folhas devem ser juntados por meio de
grampo.
181. (Cespe-UnB-TRE/MA / 2005) Deve-se proibir a entrada de pessoas
transportando alimentos lquidos no espao destinado ao acervo
arquivstico, sendo permitido somente o acesso de pessoas com
alimentos slidos.
182. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Com o objetivo de minimizar o rudo
no ambiente, indicado que o piso dos espaos onde so
preservados os documentos seja revestido com carpete.
183. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Para reparos em documentos, como
enxertos e rasgos provocados pelo manuseio constante, indicado
o uso de cola plstica comum.
184. (Cespe-UnB-PRG-DF / Arquivista - 2004) Para os depsitos de
documentos, indicado o piso de carpete, desde que seja limpo
diariamente.
185. (Cespe-UnB-STM / 2004) O piso do espao reservado guarda
dos documentos deve ser lavado semanalmente com gua e sabo
neutro a fim de se evitar as aes de agentes nocivos.
Fatores biolgicos
Principais fatores biolgicos prejudiciais conservao dos
documentos: insetos, microorganismos, ratos, homem.
Cuidados a serem observados ao se manusear os documentos:
- Fotografias e negativos devem ser manuseados com luvas de algodo;
- Anotaes nos documentos devem ser feitas a lpis.
BECK, Ingrid. Manual de conservao de documentos. Rio de
Janeiro : Arquivo Nacional, 1985.
186. (Cespe-UnB DPU 2010 Arquivista) So considerados agentes
de degradao dos documentos, entre outros: fatores ambientais,
como temperatura e umidade; e fatores fsicos, como insetos e
roedores.
JULHO DE 2010
- 17 -
187. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) Os procedimentos de

preservao devem incidir apenas sobre os documentos avaliados
como permanentes na tabela de temporalidade e destinao.
192. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Tanto funcionrios quanto usurios

devem ter conhecimento acerca das medidas referentes ao manuseio
de documentos.
188. (Cespe-UnB - Min Sade / 2008) A ao antrpica no interfere na

degradao dos arquivos.
193. (Cespe-UnB-STM / 2004) O uso de luvas de algodo recomendvel

para o manuseio das fotografias e dos negativos existentes no acervo
arquivstico.
189. (Cespe-UnB-CLDF / 2006) O acondicionamento inadequado e o

manuseio incorreto podem ser causas de danos aos documentos.
190. (Cespe-UnB-TRE/MA / 2005) No manuseio de documentos
fotogrficos, incluindo-se os negativos e as reprodues, indicado
o uso de luvas de borracha.
191. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Para registro da classificao de
documentos, recomendado o uso de canetas esferogrficas.
194. (Cespe-UnB-STM / 2004) Para o registro do cdigo de classificao

nos documentos do STM, deve ser utilizada caneta esferogrfica,
pois esta no danifica as fibras do papel.
195. (Esaf-ANEEL / 2004) Ao fazer anotaes nos documentos deve-se
faz-lo com lpis preto (grafite) macio, em local predeterminado.
196. (Cespe-UnB-CREA/DF / 2003) Ao manusear os negativos e as
fotografias, recomendvel que o profissional use luvas de algodo.
MICROFILMAGEM
Microfilmagem a tcnica que permite criar uma cpia do documento
em formato altamente reduzido.
Vantagens da microfilmagem:
- Preservao do documento original em papel;
- Segurana na guarda da informao.
197. (Cespe-UnB AGU 2010) O microfilme de substituio aquele
que serve preservao das informaes contidas em documentos
que so eliminados, tendo em vista a racionalizao e o
aproveitamento de espao.
microfilmagem no deve ser realizada quando houver inteno de

eliminar os originais, pois tal processo no pode, em circunstncia
alguma, ter validade em juzo.
205. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - O microfilme ainda no tem
reconhecimento legal no Brasil.
206. (Cespe-UnB - TRT 17 Regio / 2009 -Arquivista) A microfilmagem
de documentos acarreta a necessidade de eliminao do original,
mesmo que o documento tenha valor secundrio.
207. (Cespe-UnB-FUB / 2008) Uma das vantagens da microfilmagem
a reproduo fiel do contedo do documento original.
198. (Cespe-UnB DPU 2010 - Arquivista) Originais e cpias do

microfilme devem ser arquivados em locais distintos.
208. (Cespe-UnB-INSS / 2008) No processo de microfilmagem, o filme

original e o filme cpia devem ser armazenados em locais distintos.
199. (Cespe-UnB TRE/MT 2010) A microfilmagem permite a reduo

do espao fsico na guarda de documentos, mas o seu uso ainda
restrito devido no aceitao do microfilme como prova legal.
209. (Cespe-UnB - MS/Tc. Sup. 2008) Os documentos de valor histrico

no podem ser microfilmados.
200. (Cespe-UnB - MS 2010 Arquivista) Para os documentos

considerados de guarda permanente, a microfilmagem pode ser
utilizada como uma maneira de preservar o original, sem eliminlo.
201. (Cespe-UnB - Antaq-Arquivista/2009) - Na microfilmagem, o
armazenamento do filme original ser feito em local diferente
daquele em que se encontra o respectivo filme-cpia.
202. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) Os documentos pblicos,
de guarda permanente microfilmados no podero ser eliminados.
203. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) Por questes de segurana
e de autenticidade, o armazenamento do filme original de um
microfilme dever ser feito no mesmo local do filme cpia.
204. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - Apesar de ser um processo de
reproduo de documentos tradicionalmente muito utilizado, a
210. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) Os documentos

podem ser eliminados aps a microfilmagem, mesmo aqueles
considerados de valor permanente.
211. (Cespe-UnB - Pref. Vila Velha-ES / Arquivista 2008) Os documentos
pblicos de valor permanente podero ser eliminados dois anos
aps a microfilmagem.
212. (Cespe-UnB-TST/Anal. Jud. / 2008) A microfilmagem permite a
eliminao dos originais dos documentos, exceto no caso de
documentos com valor permanente.
213. (Cespe-UnB-Anvisa / 2007) Microfilmagem a produo de
imagens fotogrficas de um documento em formato altamente
reduzido.
214. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) Na
microfilmagem, deve-se ter a preocupao de manter os filmes
originais guardados juntamente com as cpias, por questo de
segurana.
AUTOMAO DE ARQUIVOS
Automao a utiilzao de sistemas informatizados no intuito de
otimizar as atividades arquivsticas.
Digitalizao: uma tcnica que permite criar uma cpia do documento
em meio digital. realizada por meio de scanner.
Vantagens da digitalizao;
1) Permite a consulta simultnea do documento em diferentes locais,
uma vez que a imagem pode ser disponibilizada em rede.
2) Agiliza a consulta ao documento, uma vez que o usurio no tem
a obrigao de se dirigir fisicamente ao arquivo em que o mesmo
est arquivado.
Desvantagens da digitalizao:
1) No aceita como prova legal, o que implica a necessidade de se
armazenar o documento original (ou microfilme do mesmo).
2) Exige cuidados no sentido de se manter o suporte (mdia) e o formato

legveis ao longo do tempo.
215. (Cespe-UnB AGU 2010) O documento digitalizado tem o mesmo
valor legal do documento em suporte papel, podendo, at, ser
apresentado em juzo.
216. (Cespe-UnB TRE/MT 2010) A alterao de suporte uma tcnica
importante para combater a rpida obsolescncia das mdias, que
compromete a preservao de documentos digitais.
217. (Cespe-UnB TRE/MT 2010) A digitalizao de documentos
vantajosa, pois permite o acesso mltiplo e simultneo aos
documentos e, alm disso, possui ampla aceitao legal.
JULHO DE 2010
- 18 -
MTODOS DE ARQUIVAMENTO
Mtodo Alfabtico / Variadex
O mtodo alfabtico aquele que organiza os documentos por
nome.
O mtodo variadex uma variante do mtodo alfabtico. Neste
mtodo, h a utilizao de cores para facilitar o arquivamento.
218. (Cetro Embrapa 2010) O mtodo variadex uma variante do
alfabtico e utiliza cores como elementos auxiliares para facilitar
o arquivamento e a localizao dos documentos.
219. (Cespe-UnB-Fundac/PB / 2008) Alm dos cdigos numricos e
alfabticos, outra forma adicional de organizao de arquivos
aquela realizada por meio do uso de cores, de forma a facilitar a
localizao dos itens.
220. (Cespe-UnB-FUB / 2008) Os documentos constantes em cada
uma das pastas organizadas em ordem alfabtica devero seguir,
obrigatoriamente, uma seqncia numrica.
221. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) O mtodo alfabtico um dos
mtodos de arquivamento de documentos e tem o nome como
principal elemento a ser considerado.
222. (Cespe-UnB-TRE/GO / 2005) O mtodo de arquivamento variadex
adota cores preestabelecidas como diferencial, o que facilita o
arquivamento e a localizao de documentos.
223. (Esaf ANEEL / 2004) O mtodo variadex utiliza as cores como
elementos auxiliares para facilitar o arquivamento e a localizao
dos documentos.
Mtodo Geogrfico
- O mtodo geogrfico aquele que organiza os documentos pela

procedncia ou local.
Regras do mtodo geogrfico

POR ESTADO
- Os estados devem ser organizados alfabeticamente;
- Dentro de cada estado, a capital deve ser colocada em
primeiro lugar, seguida das demais cidades alfabeticamente.
Exemplo:
Alagoas
Bahia
Cear
Gois
So Paulo
Pasta do estado do Gois:

Goinia
Alexnia
Caldas Novas
Cristalina
Itumbiara
Mozarlndia
Rio Verde
POR PAS
- Os pases devem ser organizados alfabeticamente;
- Dentro de cada pas, a capital deve ser colocada em
primeiro lugar, seguida das demais cidades alfabeticamente.
Exemplo:
Alemanha
Bolvia
Canad
Dinamarca
E.U.A.
Japo
Pasta dos E.U.A.:

Washington
Atlanta
Boston
Chicago
Dallas
New York
Organize as pastas dos estados a seguir:

Esprito Santo
Piau
Colatina
Vitria
Guarapari
Vila Velha
So Mateus
Piripiri
Teresina
Caracol
Gilbus
Corrente
Santa Catarina
Lages
Blumenau
Itaja
Joinvile
Brusque
1)
1)
1)
2)
2)
2)
3)
3)
3)
4)
4)
4)
5)
5)
5)
224. (Cesgranrio - BACEN / 2010) Se a Ouvidoria do BACEN receber

cartas do Rio Grande do Sul, como, por exemplo, de (1) Santa
Maria; (2) Caxias do Sul; (3) Novo Hamburgo; (4) Gramado e (5)
Porto Alegre, dever fazer a ordenao dessas cartas. Se for utilizado
o mtodo geogrfico de arquivamento, na modalidade estado, cidade
e correspondente, a ordenao ser a seguinte:
(A) 5,4,3,2,1
(B) 5,2,4,3,1
(C) 4,3,2,5,1
(D) 2,4,3,5,1
(E) 1,2,4,3,5
225. (Cespe-UnB DPU 2010) Considere que os documentos de um
determinado setor da DPU estejam organizados com base na
procedncia ou local. Nessa situao, o mtodo de arquivamento
adotado denomina-se
(A) por assunto.
(B) onomstico.
(C) geogrfico.
(D) ideogrfico.
(E) alfabtico.
226. (Cespe-UnB - Embasa 2010) O mtodo geogrfico muito preciso,
mas tem aplicaes muito especficas, uma vez que est embasado
na identificao de caractersticas geogrficas, como bacias
hidrogrficas, cadeias de montanhas, plancies, planaltos, flora e
fauna.
227. (Cespe-UnB-DFTrans / 2008) No arquivamento de documentos
cujo principal elemento seja a procedncia, correta a seguinte
ordenao.
MINAS GERAIS: Belo Horizonte / Ouro Preto / Uberlndia
PARAN: Curitiba / Londrina / Paranagu

JULHO DE 2010
- 19 -
228. (Cespe-UnB - Min. Esporte / 2008) Quando se organiza um arquivo

por estados da Federao, as capitais so ordenadas alfabeticamente
como qualquer outra cidade.
A adequada ordenao de tais pronturios :
Mtodo Numrico
(C) 5,6,2,1,4,8,7,3.
(D) 7,2,6,8,4,1,5,3.
(E) 7,2,6,8,4,5,1,3.
- O mtodo numrico aquele que organiza os documentos por nmero;

- O mtodo numrico pode ser subdividido em: simples, cronolgico e
dgito-terminal;
- Cronolgico: organiza os documentos por data;
- Numrico simples: os documentos so organizados pelo nmero inteiro.
indicado para nmeros pequenos;
- Numrico dgito-terminal: organiza os documentos pelos dois ltimos
algarismos. indicado para nmeros grandes.
Ns
Simples
Dgito-terminal
345.654
1)
1)
914.302
2)
2)
764.158
3)
3)
4.558
4)
4)
75.789
5)
5)
229. (Cespe-UnB Ceturb-ES 2010) A atribuio de um nmero a cada

correspondente (pessoa fsica ou pessoa jurdica) obedecento
ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupao com a
ordenao alfabtica, caracterstica do mtodo numrico simples.
Uma possvel atribuio por esse mtodo apresentada a seguir:
Pasta 1 Moreira, Marina;
Pasta 2 Aaro, Joo Bosco;
Pasta 3 Alves, Flbio Jos.
230. (Cetro Embrapa 2010) No mtodo dgito-terminal os documentos
so numerados sequencialmente: os nmeros, dispostos em grupos
de dois dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda,
formando pares. Tem como vantagem a reduo de erros de
arquivamento e rapidez na localizao, visto que trabalha com
grupos de dois dgitos.
231. (Cespe-UnB / Antaq 2009) - O mtodo numrico simples determina
a numerao sequencial dos documentos, dispondo os nmeros em
trs grupos de dois dgitos cada um. Por exemplo: 52-63-19.
232. (Cespe-UnB-SEAD/CEHAP/PB 2009) - Uma representao correta
do mtodo numrico simples 22-93-17.
233. (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) O mtodo numrico simples constituise na atribuio de um nmero e de uma letra a cada documento de
pessoa fsica ou jurdica.
234. (FCC-TRF 2a Reg / 2007) Uma instituio adota o mtodo dgitoterminal para classificar os pronturios de seus servidores:
1) 001.299 - Hilary Jenkinson
2) 032.699 - Eugenio Casanova
3) 129.129 - T. R. Schellenberg
4) 159.544 - Luciana Duranti
5) 305.218 - Angelika Menne-Hantz
6) 306.818 - Bruno Delmas
7) 588.029 - Paola Carucci
8) 246.344 - Michel Duchein
(A) 1,2,3,4,8,5,6,7.
(B) 5,6,7,3,8,4,1,2.
235. (Cespe-UnB-PRG-DF / 2005) Simples e dgito-terminal so mtodos

numricos de arquivamento.
236. (Cespe-UnB-TRE/MT / 2005) O mtodo de arquivamento dgitoterminal apresenta como desvantagem a lentido na recuperao
da informao.
Mtodo Ideogrfico
- Mtodo ideogrfico aquele que organiza os documentos por assunto.
- O mtodo ideogrfico pode organizar os documentos de forma
alfabtica ou numrica.
237. (Cespe-UnB Ceturb-ES 2010) A criao de pastas para o
arquivamento de documentos a paritr dos temas relacionados a
atividades desenvolvidas no setor de trabalho indica o uso do mtodo
ideogrfico.
238. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Um dos mtodos de ordenamento
considerados mais eficientes o ideogrfico, no qual os documentos
recebem nmeros dispostos em trs grupos de dois dgitos cada
um, que so lidos da direita para a esquerda, formando pares. Nesse
caso, o arquivamento feito considerando um grupo de cada vez.
239. (Funiversa Terracap 2010) Acerca dos mtodos de arquivamento,
aquele que separa os documentos por assunto o
(A) ideogrfico.
(B) alfabtico.
(C) numrico.
(D) geogrfico.
(E) cronolgico.
240. (Cespe-UnB -Anatel/2009) - A diviso da documentao em classes,
conforme os temas, caracteriza o mtodo de arquivamento dgitoterminal.
241. (Cespe-UnB-MEC / Arquivista - 2005) A classificao por assunto
utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo
tema e agilizar sua recuperao.
Escolha do mtodo a ser adotado
O mtodo a ser adotado no arquivo dever ser definido aps anlise:
1) Dos documentos a serem arquivados;
2) Das caractersticas da instituio que est sendo organizada.
O arquivo pode utilizar quantos mtodos forem necessrios, de forma a
atender as necessidades da instituio.
O conjunto de mtodos a ser adotado chamado de classificao ou
arranjo.
242. (Cespe-UnB - ANAC/2009) O mtodo de arquivamento dos
documentos de arquivo deve ser definido a partir da natureza dos
documentos e da estrutura da organizao que produz ou recebe.
JULHO DE 2010
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243. (Cespe-UnB - ANAC/2009) Nome, local, nmero, data e assunto

so os elementos de um documento que devem ser considerados
na ordenao dos documentos de arquivo.
244. (Cespe-UnB-SEAD/CEHAP/PB 2009) - A atividade de
classificao de documentos de arquivo exige, por parte do
classificador, conhecimentos no s da empresa ou do rgo
pblico, mas da natureza dos documentos a serem classificados.
Regras de Alfabetao
Analise os nomes dos polticos a seguir.
1) Fernando Henrique Cardoso
2) Humberto de Alencar Castelo Branco
3) Lus Incio Lula da Silva
245. (Cespe-UnB - MEC/2009) possvel, na escolha do mtodo de

arquivamento, definir um mtodo principal e mtodos auxiliares
para a organizao da documentao.
4) Joo Campos Caf Filho
246. (Cespe-UnB-DFTrans / 2008) Considere que uma unidade de

arquivo apresente a seguinte organizao do seu acervo.
7) Hugo Rafael Chvez Frias
PESSOAL
CEILNDIA:
5) Barack Hussein Obama

6) John Sidney Mc Cain
8) Mao Ts Tung
9) Mahmoud Ahmadinejad
A ordem correta de arquivamento, segundo o mtodo alfabtico, seria:
de Abrao at Fagundes
(A) 4-1-2-7-8-6-9-8-5
de Gonalves at Lima
(B) 9-4-1-2-7-6-5-3-8
de Miranda at Oliveira
(C) 9-1-2-6-4-7-5-2-8
GAMA:
de Abreu at Ferreira
de Garcia at Maciel
VECULOS
MATERIAL PERMANENTE
Com base nessa organizao, correto afirmar que o mtodo
principal de arquivamento utilizado foi o mtodo por assunto,
tendo sido empregados, como mtodos secundrios, o geogrfico
e o alfabtico.
247. (Cespe-UnB - Hemobras/2008) A atividade de classificao de
documentos de arquivo exige do responsvel conhecimentos da
administrao qual est vinculado e tambm da natureza dos
documentos a serem classificados.
248. (Cespe-UnB-Ancine / 2006) Considerando a hiptese de
arquivamento a seguir, correto afirmar que o principal critrio
utilizado para tal fim foi o de arquivamento por assunto.
FILIAIS
- Centro-Oeste
- Nordeste
- Norte
- So Paulo
PESSOAL - FOLHA DE PAGAMENTO
- de A at J
- de K at M
- de N at Z
FORNECEDORES
(D) 9-2-1-6-4-7-5-2-8
(E) 5-1-7-2-4-6-3-9-8
1 Regra
Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois
o prenome.
Barbosa, Joo
Cabral, Pedro lvares
Vasconcelos, Maria Lusa
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica
do prenome.
Teixeira, Anbal
Teixeira, Marilda
252. (Cespe-UnB-Detran/PA / 2006) Joo Barbosa arquiva-se como
Barbosa, Joo.
253. (Cespe-UnB-SESPA/PA / 2004) Nos nomes de pessoas fsicas,
considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome.
254. (Cespe-UnB-MPE/AM / 2008) No arquivamento de fichas por nome
de pessoas, quando aparecem sobrenomes iguais, deve prevalecer
a ordem alfabtica do prenome.
255. (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) Na ordenao alfabtica de pastas
de um arquivo por nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo
sobrenome e depois o prenome. Quando houver sobrenomes iguais,
prevalece a ordem alfabtica do prenome.
256. (Cespe-UnB-SESPA/PA / 2004) No caso de sobrenomes iguais,
prevalece a ordem alfabtica do prenome.
- Equipamentos de Escritrio
- Matria-prima
- Mquinas de grande porte
249. (Cespe-UnB-MPE/TO / 2006) A escolha mais adequada do mtodo
de arquivamento depende da natureza dos documentos a serem
arquivados e da estrutura da organizao qual a unidade de
arquivo est vinculada.
250. (Cespe-UnB-STM / 2004) Os documentos de arquivo obedecem a
um mtodo de arquivamento nico.
251. (Cesgranrio-BNDES / 2004) Cada empresa deve adotar a
metodologia de arquivamento que atenda s necessidades
especficas.
2 Regra Sobrenomes compostos

Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por
hfen no se separam.
Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor
257. (Cespe-UnB-MPE/AM adaptada / 2008) Segundo as regras de
alfabetao utilizadas no mtodo de arquivamento alfabtico, os
sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por
hfen no se separam.
JULHO DE 2010
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258. (Cespe-UnB-Detran/PA / 2006) Nos sobrenomes compostos: Paulo

Castelo Branco arquiva-se como Castelo Branco, Paulo.
259. (Cespe-UnB-SESPA/PA / 2004) Sobrenomes compostos de um
substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam.
260. (Cesgranrio-BNDES / 2004) Sobrenomes compostos de substantivo
e adjetivo (como Monte Verde) no so separados.
267. (Cespe-UnB-DETRAN/PA / 2006) Nos sobrenomes com artigos e

preposies: Ricardo dvila arquiva-se como vila, Ricardo
d.
268. (Cespe-UnB-SESPA-PA / 2004) Artigos, conjunes e preposies,
tais como a, o, de, d, da, do, e, um, uma, so considerados para a
ordenao.
3 Regra Sobrenomes com nomes de santos
6 Regra Sobrenomes de parentesco
Os sobrenomes formados com as palavras Santo, Santa ou So seguem

a regra anterior.
Santa Rita, Waldemar
Santo Cristo, Luciano
So Paulo, Carlos
Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior,

Neto, Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo
sobrenome.
Almeida Filho, Antnio
Ribeiro Jnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique
261. (Cespe-UnB - TRE-MG 2009) Os nomes a seguir esto

corretamente ordenados, de acordo com as regras de alfabetao.
Jos, Rogrio So
Paulo, Carlos So
Rita, Simone Santa
262. (Cespe-UnB-DETRAN/PA / 2006) Nos sobrenomes com as
palavras Santa, Santo ou So: Carlos So Paulo arquiva-se como
Paulo, Carlos So.
263. (Cesgranrio-BNDES / 2004) Sobrenomes iniciados com a palavra
Santa (como Santa Cruz) so compostos e no se separam.
4 Regra Iniciais abreviativas
As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao
de sobrenomes iguais.
Vieira, J.
Vieira, Jonas
Vieira, Jos
264. (Cespe-UnB - TRE-MG 2009) Os nomes a seguir esto
corretamente ordenados, de acordo com as regras de alfabetao.
Torres, Alisson
Torres, A.
Torres, Beatriz
5 Regra Artigos e preposies
Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no
so considerados.
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d
Cmara, Lcia da
265. (Cespe-UnB Ceturb-ES 2010)A regra de alfabetao para nomes
de pessoas fsicas considera o ltimo sobrenome e depois o
prenome. Por exemplo, o nome Maria Jos da Silva deve ser
arquivado da seguinte forma: Silva, Maria Jos.
266. (Cespe-UnB-TST / 2008) A seqncia alfabtica a seguir est de
acordo com as regras de alfabetao.
Alencastro, Marcelo Pereira d
Brito, Pedro Paulo de
Castelo Branco, Antonio Barbosa
Moreira, Artur de Azevedo
So Tiago, Vicente de Paula de
269. (Cespe-UnB Ceturb-ES 2010) Na alfabetao do nome Roberto

de Santana Jnior, deve ser considerada a seguinte forma: Jnior,
Roberto de Santana.
270. (Cespe-UnB-SEAD/CEHAP/PB 2009) - Quanto ao correto emprego
das regras de alfabetao nos nomes apresentados, assinale a opo
correta.
(A) Roberto Castelo Branco - Branco, Roberto Castelo.
(B) Michel So Paulo - Paulo, Michel S.
(C) Paulo de Almeida - Almeida, Paulo de
(D) Juliano de Loureno Neto - Neto, Juliano de Loureno
Jnior, Thiago Pereira de Moura
Lima, Pedro Augusto Morais
Neto, Alfonso Henrique Bernardes
Oliveira, Manoel Carlos de
Ribeiro, Gustavo Silva
272. (Cespe-UnB-Ancine / 2006) Considerando-se as regras de
alfabetao para arquivamento de documentos cujo principal
elemento seja o nome, est incorreta a seqncia a seguir:
- Junqueira, Antonio Carlos
- Negra, Marco Antonio Serra
- Neto, Carlos Jos de Arajo
- Souza, Jos Paulo de
7 Regra Ttulos que acompanham o nome
Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps
o nome, entre parnteses.
Campos, Milton (Ministro)
Ferreira, Andr (Professor)
Pereira, Paulo (General)
Teixeira, Pedro (Dr.)
273. (Cespe-UnB - MCT/2008) Na ordenao alfabtica de pastas abertas
por nome de personalidades, os ttulos no so considerados na
alfabetao, so colocados aps o nome completo, entre
parnteses.
JULHO DE 2010
- 22 -

Bernardes, Ministro Marcus Afonso
Fagundes, Demstenes Farias
Fagundes, Desembargador Carlos Ferreira
Hansen, Pedro Henrique de Almeida
Queiroz, Juiz Amadeu Antonio de Souza
275. (Cespe-UnB-MPE/TO / 2006) De acordo com as regras de
alfabetao, a seqncia a seguir est correta.
Barros, Antonio de Souza (Promotor)
Fagundes, Paulo de Almeida (Desembargador)
Gonalo, Reginaldo da Silva (Procurador)
Lima, Pedro Antonio de Arajo (Procurador)
8 Regra Nomes estrangeiros
Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome,
salvo nos casos de nomes espanhis e orientais (ver regras ns 10 e
11).
Aubert, Georges
Mller, Paul
Schmidt, Jorge
9 Regra Partculas de nomes estrangeiros
As partculas de nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas.
O mais comum consider-las como parte integrante do nome
quando escrita com letra maiscula.
Capri, Giulio di
Mc Adam, John
OBrien, Gordon
10 Regra Nomes espanhis / hispnicos
Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome.
Arco y Molinero, Angel de
Oviedo y Baos, Jos de
Pina del Mello, Francisco de
276. (Cespe-UnB - MCT/2008) Na alfabetao de nomes de espanhis,
o registro feito pelo prenome.
277. (Cespe-UnB-TRT 16 Regio / 2005) Os autores espanhis devero
ser arquivados do seguinte modo: Molinero, Pacco Baos e Oviedo,
Francisco Carbalhal.
278. (Cesgranrio-ANP / 2005) Indique a opo em que o nome est
registrado incorretamente para arquivamento.
(A) Santa Cruz, Sergio (Ministro)
(B) Etchevarren Diaz, Esteban de
(C) Andrade Jnior, Ricardo da Silva
(D) Santo, Leontina de Monte

11 Regra Nomes orientais e rabes

Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados
como se apresentam.
Al Ben-Hur
Li Yutang
279. (Cespe-UnB-TRE/MT / 2005) Considere que o TRE/MT adotar o
mtodo de arquivamento alfabtico e far uso das regras de
alfabetao. Assinale a opo cujo nome est representado
corretamente.
(A) Neto, Antonio Pereira de Souza
(B) de Camargo, Luisa Maria Pontes
(C) Branco, Solange Ribeiro Castelo
(D) Sato, Akiko Yamamoto
(E) Muller, Paul
280. (Cesgranrio-BNDES / 2004) Os nomes orientais (japoneses ou
rabes, por exemplo) so organizados alfabeticamente exatamente
como se apresentam.
12 Regra Nomes de instituies
Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais
devem se transcritos como se apresentam, colocando-se os artigos
iniciais entre parnteses aps o nome.
lvaro Ramos & Cia.
Colegial (A)
Embratel
Library of Congress (The)
281. (Cespe-UnB-TJDFT / 2008) Com base nas regras de alfabetao,
os nomes a seguir esto corretamente apresentados.
Arajo, Jos C. da Silva (Desembargador)
Barbosa Neto, Pedro Paulo
Lao Xing Xiang
Vale Verde, Ricardo Pereira do
13 Regra Nomes de eventos
Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias e
assemelhados os nmeros devem aparecer no fim, entre parnteses.
Conferncia de Pintura Moderna (II)
Congresso de Geografia (Quinto)
Congresso de Geologia (3)
282. (Cespe-UnB Ceturb-ES 2010) Para alfabetar o seguinte nome: II
Conferncia de Fsica Quntica, o nmero romano deve ser
colocado por extenso e assim entrar na alfabetao, como
apresentado a seguir: Segundo Conferncia de Fsica Quntica.
283. (Cespe-UnB - Fundac/PB / 2008) Assinale a opo em que a
aplicao das regras de alfabetao est correta.
(A) Branco, Roberto Castelo
Lobo, Jos Santos
Rosa, Carlos Monte
JULHO DE 2010
- 23 -
(B) Almeida, Jos de

Andrade, Ronaldo d
Souto, Arnaldo de
(C) Cristo, Alberto Santo
Paulo, Antnio So
Rita, Carlos Santa
(D) Primeiro Congresso de Servio Social
Segundo Congresso de Servio Social
Terceiro Congresso de Servio Social
284. (Cespe-UnB - STJ/2008) A disposio alfabtica de pastas de
documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetao
exclusiva para nomes de pessoas.
285 a 293. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Um dos mtodos de ordenao
mais usados o alfabtico. Ao usar a ordem alfabtica para nomes
preciso seguir regras. Nesse sentido, considere a lista alfabtica
seguinte.
A Barateira Ltda.
Akira Kurosawa
Andrade, Mrio de
Branco, Camilo Castelo
Cabral, Pedro lvares
Du Pont, Jean
Goethe, Johann Wolfgang von
Herrera Cortez, Carmem
Houaiss, Manoel Silva e
Li Cheng Tsai
Lybrary of Congress (The)
Maciel, Jorge
Mahmoud Ahmadinejad
Neto, Jorge Maciel
Acerca do mtodo alfabtico, das regras de alfabetao para nomes e da

lista acima, julgue os itens que se seguem.
285. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Os nomes de Mrio de Andrade e
Pedro lvares Cabral esto na ordem de alfabetao correta, pois,
nos nomes de pessoas fsicas, deve-se considerar o ltimo sobrenome
e depois o prenome.
286. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Os nomesAkira Kurosawa e Mahmoud
Ahmadinejad foram ordenados erradamente, pois, em ambos os
casos, foi considerado o prenome e no o sobrenome para a
alfabetao.
287. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Os artigos e preposies no devem
ser considerados para a alfabetao, como acontece corretamente
nos nomes de Mrio de Andrade e Manoel Silva e Houaiss.
288. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Os nomes de Camilo Castelo Branco
e Gabriel Santa Paula esto corretamente alfabetados, pois seguem
a regra de se considerar o ltimo sobrenome.
289. (Cespe-UnB - Embasa 2010) A ordenao dos nomes da Fundao
Getlio Vargas e da estrangeira The Lybrary of Congress est correta,
pois foram transcritos como se apresentam, mas sem considerar os
artigos e preposies, assim como estabelece a regra referente a
nomes de instituies.
290. (Cespe-UnB - Embasa 2010) O nome Johann Wolfgang von Goethe
est ordenado corretamente, mas o nome Jean Du Pont foi ordenado
erroneamente, pois foi considerada a partcula, quando a regra
esclarece que artigos e preposies no devem ser considerados.
291. (Cespe-UnB - Embasa 2010)A ordenao do nome Carmem Herrera
Cortez est errada, pois foi realizada com base no penltimo
sobrenome e no no ltimo sobrenome, como indicado pelas regras
de alfabetao.
292. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Nomes de empresas e instituies
devem ser transcritos como se apresentam; portanto, o nome da
empresa A Barateira Ltda. est alfabetado corretamente.
293. (Cespe-UnB - Embasa 2010) O nome Jorge Maciel Neto est
ordenado erradamente, pois o sobrenome Neto indica grau de
parentesco e, portanto, deve ser entendido como parte integrante
do ltimo sobrenome.
Paula, Gabriel Santa

JULHO DE 2010
- 24 -
GABARITO
01. (C)
41. (E)
81. (E)
121. (C)
161. (E)
201. (C)
241. (C)
281. (C)
02. (C)
42. (C)
82. (E)
122. (E)
162. (E)
202. (C)
242. (C)
282. (E)
03. (C)
43. (C)
83. (E)
123. (C)
163. (C)
203. (E)
243. (C)
283. (b)
04. (C)
44. (C)
84. (C)
124. (E)
164. (E)
204. (E)
244. (C)
284. (E)
05. (C)
45. (C)
85. (E)
125. (E)
165. (C)
205. (E)
245. (C)
285. (C)
06. (C)
46 (C)
86. (E)
126. (d)
166. (C)
206. (E)
246. (C)
286. (E)
07. (C)
47. (E)
87. (C)
127. (E)
167. (E)
207. (C)
247. (C)
287. (C)
128. (C)
168. (C)
208. (C)
248. (C)
288. (E)
169. (C)
209. (E)
249. (C)
289. (C)
250. (E)
290. (E)
08. (C)
09. (C)
48. (C)
49. (E)
88. (E)
89. (E)
129. (E)
10. (C)
50. (E)
90. (E)
130. (E)
170. (E)
210. (E)
11. (C)
51. (E)
91. (C)
131. (E)
171. (E)
211. (E)
251. (C)
291. (E)
12. (E)
52. (E)
92. (C)
132. (E)
172. (E)
212. (C)
252. (C)
292. (E)
13. (E)
53. (C)
93. (C)
133. (E)
173. (E)
213. (C)
253. (C)
293. (C)
14. (C)
54. (E)
94. (E)
134. (E)
174. (C)
214. (E)
254. (C)
15. (C)
55. (E)
95. (E)
135. (C)
175. (E)
215. (E)
255. (C)
16. (C)
56. (C)
96. (E)
136. (C)
176. (C)
216. (C)
256. (C)
17. (C)
57. (C)
97. (E)
137. (b)
177. (C)
217. (E)
257. (C)
178. (E)
218. (C)
258. (C)
259. (C)
18. (E)
58. (E)
98. (C)
138. (E)
19. (C)
59. (E)
99. (E)
139. (C)
179. (C)
219. (C)
20. (C)
60. (E)
100. (C)
140. (C)
180. (E)
220. (E)
260. (C)
21. (C)
61. (E)
101. (C)
141. (C)
181. (E)
221. (C)
261. (E)
22. (a)
62. (E)
102. (b)
142. (C)
182. (E)
222. (C)
262. (E)
23. (C)
63. (E)
103. (E)
143. (C)
183. (E)
223. (C)
263. (C)
24. (E)
64. (E)
104. (C)
144. (C)
184. (E)
224. (b)
264. (E)
25. (E)
65. (E)
105. (C)
145. (C)
185. (E)
225. (c)
265. (E)
146. (C)
186. (E)
226. (E)
266. (C)
187. (E)
227. (C)
267. (C)
268. (E)
26. (E)
27. (E)
66. (a)
67. (C)
106. (E)
107. (E)
147. (C)
28. (C)
68. (a)
108. (C)
148. (C)
188. (E)
228. (E)
29. (E)
69. (C)
109. (d)
149. (C)
189. (C)
229. (C)
269. (E)
30. (E)
70. (E)
110. (E)
150. (C)
190. (E)
230. (C)
270. (c)
31. (E)
71. (d)
111. (C)
151. (C)
191. (E)
231. (E)
271. (E)
32. (E)
72. (C)
112. (C)
152. (C)
192. (C)
232. (E)
272. (C)
33. (C)
73. (C)
113. (E)
153. (E)
193. (C)
233. (E)
273. (C)
34. (C)
74. (C)
114. (C)
154. (E)
194. (E)
234. (b)
274. (E)
155. (E)
195. (C)
235. (C)
275. (C)
196. (C)
236. (E)
276. (E)
277. (E)
35. (E)
36. (E)
75. (C)
76. (E)
115. (E)
116. (C)
156. (E)
37. (C)
77. (E)
117. (E)
157. (E)
197. (C)
237. (C)
38. (C)
78. (E)
118. (E)
158. (C)
198. (C)
238. (E)
278. (d)
39. (d)
79. (E)
119. (E)
159. (E)
199. (E)
239. (a)
279. (e)
40. (C)
80. (E)
120. (C)
160. (C)
200. (C)
240. (E)
280. (C)

JULHO DE 2010
- 25 -

Nocoes de Arquivologia Prof Elvis C Miranda

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MINISTRIO PBLICO DA UNIO

Formas de ingresso dos documentos na instituio

Arquivos e bibliotecas mantm em seu acervo um volume

De um modo geral, arquivo aquele local que utilizamos para

Os documentos de arquivo so produzidos pela prpria

1.4. DIFERENAS BSICAS ENTRE ARQUIVO E

2. CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

2.2. QUANTO NATUREZA DOS DOCUMENTOS QUE

2.4. QUANTO AO ESTGIO DE EVOLUO DE SEUS

Se considerarmos as informaes contidas em um documento,

Quanto ao estgio de evoluo dos documentos (ciclo de vida)

Entende-se por documentos ostensivos aqueles que contm

Em geral, os documentos mais novos e mais utilizados sero

NOES DE ARQUIVOLOGIA / Professor lvis Corra Miranda

J os documentos sigilosos so aqueles que, tendo em seu

Confidenciais: So classificados como confidenciais a assuntos,

Desta forma, podemos considerar que o arquivo corrente

4.1. VALOR DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Nesta fase, no h mais a necessidade de os mesmos serem

4.5. AVALIAO DE DOCUMENTOS

Esta avaliao resultar na elaborao de um instrumento, que

Eliminao Microfilmar aps 5 anos

pelas seguintes tarefas:

A fim de tornar mais rpida a localizao e guarda dos

6) Ttulos que acompanham os nomes no devem ser considerados.

7) No caso de nomes estrangeiros, a organizao ser feita pelo ltimo

No arquivamento de documentos por nome, existem algumas

8) No caso de nomes de espanhis ou de qualquer pas de lngua

Na organizao por assunto, estes podem ser ordenados de

6.3. Mtodo Numrico

Observe que, enquanto no mtodo dicionrio os assuntos so

Observe que, na organizao por cdigo numrico, no h a

foram separadas em batizados, casamentos e viagens) e, num segundo

Os mtodos decimal e duplex so bastante parecidos, com a

Preservao de documentos o conjunto de medidas adotadas

6.7. Escolha do mtodo a ser adotado

Dentre os elementos qumicos que mais contribuem para a

Na poeira esto contidas partculas de substncias qumicas

- Deve-se evitar a utilizao de saliva ou umedecedor de dedos ao

Os objetos metlicos, como clipes, grampos e colchetes, devem

A lei 8.159/1991, que regula o funcionamento dos arquivos

O homem, infelizmente, um dos maiores agressores dos arquivos.

CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA

Suporte dos documentos

Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os

Suporte: Material no qual so registradas as informaes.

08. (Cespe-UnB TRE/BA 2010) O arquivo constitudo de documentos

FUNO E FINALIDADES DO ARQUIVO

Finalidades dos arquivos: A principal finalidade dos arquivos

Art. 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes,

Arquivo de 1a Idade ou Corrente

22. (Funiversa - Adasa/2009) - De acordo com Lei n 8.159, de 8 de

Constitudo de documentos em curso ou consultados

23. (Cespe-UnB - MCT/2008) Arquivo de primeira idade ou corrente,

Art. 8 - 1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou

24. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) Os arquivos podem ser divididos

25. (Cespe-UnB-TCE/AC / 2006) As fases do ciclo de vida de um

36. (Cespe-UnB AGU 2010) O arquivo corrente formado por

26. (Cespe-UnB-TRE/TO / 2005) Atualmente, com a evoluo da

37. (Cespe-UnB DPU 2010 - Arquivista) Os documentos correntes

32. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitria-ES / Arquivista 2008) A histria

43. (Cespe-UnB - SEAD/SES/FHS/SE - 2009) - Os arquivos correntes