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Excel Avanado
CARLA FARDILHA
17 de junho de 2013
Excel Avanado
Carla Fardilha
NDICE
CONCEITOS GERAIS ................................................................................................................................... 3
INTRODUO E FORMATAO DE DADOS ...................................................................................................... 4
TIPOS DE DADOS ........................................................................................................................................ 7
COMO? ................................................................................................................................................. 7
NOTAS .................................................................................................................................................. 8
EXERCCIO 1: INTRODUO E FORMATAO DE DADOS ......................................................................... 9
FRMULAS .............................................................................................................................................. 10
COMO? ............................................................................................................................................... 10
EXERCCIO 2: FRMULAS SIMPLES .................................................................................................... 12
EXERCCIO 3: FRMULAS ................................................................................................................. 13
EXERCCIO 4: MDIA, MNIMO E MXIMO............................................................................................. 13
EXERCCIO 5: EDIO DE CLULAS. FRMULAS.................................................................................. 14
EXERCCIO 6: TIPOS DE DADOS. FRMULAS CONDICIONAIS. ................................................................ 15
REFERNCIAS ABSOLUTAS E RELATIVAS ..................................................................................................... 16
EXERCCIO 7: REFERNCIAS A OUTRAS FOLHAS DE CLCULO .............................................................. 18
EXERCCIO 8: REFERNCIAS ABSOLUTAS ........................................................................................... 19
FUNO PROCV ....................................................................................................................................... 20
SINTAXE .............................................................................................................................................. 20
OBSERVAES .................................................................................................................................... 22
EXERCCIO 9: FUNO PROCV .......................................................................................................... 23
FORMATAO CONDICIONAL...................................................................................................................... 24
COMO? ............................................................................................................................................... 24
EXERCCIO 10: FUNES. FORMATAO CONDICIONAL. ..................................................................... 26
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GRFICOS ............................................................................................................................................... 27
OBTER INFORMAES SOBRE DADOS..................................................................................................... 27
CRIAR UM GRFICO BSICO ................................................................................................................... 31
ALTERAR O ESQUEMA OU ESTILO DE UM GRFICO ................................................................................... 33
ADICIONAR OU REMOVER TTULOS OU RTULOS DE DADOS ...................................................................... 37
MOSTRAR OU OCULTAR UMA LEGENDA ................................................................................................... 41
MOSTRAR OU OCULTAR LINHAS DE GRELHA OU EIXOS DE UM GRFICO ...................................................... 42
MOVER OU REDIMENSIONAR UM GRFICO ............................................................................................... 46
EXERCCIO 11: GRFICOS ................................................................................................................ 47
FILTROS .................................................................................................................................................. 48
COMO? ............................................................................................................................................... 48
EXERCCIO 12: FILTROS ................................................................................................................... 50
ORDENAO E SUB-TOTAIS ...................................................................................................................... 51
INSERIR SUBTOTAIS .............................................................................................................................. 51
REMOVER SUBTOTAIS ........................................................................................................................... 53
EXERCCIO 13: ORDENAO E SUB-TOTAIS ....................................................................................... 54
VALIDAO DE DADOS .............................................................................................................................. 55
COMO? ............................................................................................................................................... 55
EXERCCIO 14: VALIDAO DE DADOS ............................................................................................... 56
GRFICOS SPARKLINE .............................................................................................................................. 57
O QUE SO GRFICOS SPARKLINE? ........................................................................................................ 57
PORQU UTILIZAR GRFICOS SPARKLINE? .............................................................................................. 58
CRIAR UM GRFICO SPARKLINE.............................................................................................................. 59
PERSONALIZAR GRFICOS SPARKLINE .................................................................................................... 60
EXERCCIO 15: GRFICOS SPARKLINE ............................................................................................... 63
BIBLIOGRAFIA .......................................................................................................................................... 64
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Conceitos Gerais
Um programa de folha de clculo um tipo de programa de computador que utiliza tabelas para realizao
de clculos ou apresentao de dados. Cada documento composto por uma ou mais folhas de clculo.
Cada folha de clculo contm uma grade composta de linhas e colunas. Ao cruzamento da linha e da
coluna d-se o nome de clula.
As colunas so identificadas por letras e as linhas por nmeros. Para identificarmos uma clula,
normalmente utilizamos o nome da coluna seguido do nome da linha. Por exemplo, se tomarmos a coluna
de nome C e a linha de nmero 5, neste cruzamento teremos a clula C5.
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As formataes de texto (tipo de letra, tamanho, cor, etc) so efectuadas de forma muito semelhante aos
documentos de texto (Microsoft Word).
Existem no entanto alguns detalhes e funcionalidades que so especficas das folhas de clculo.
Introduzir os dados
1.
2.
Sugesto Para introduzir dados numa nova linha numa clula, introduza uma quebra de
linha premindo ALT+ENTER.
3.
Para introduzir uma srie de dados, tais como dias, meses ou nmeros
progressivos, escreva o valor de incio numa clula e, em seguida, na clula
seguinte escreva um valor para estabelecer um padro.
Sugesto Para preencher por ordem crescente, arraste para baixo ou para a direita.
Para preencher por ordem decrescente, arraste para cima ou para a esquerda.
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Definies de ajuste
1.
Para moldar texto numa clula, seleccione as clulas que pretende formatar e, em
seguida, no separador Base, no grupo Alinhamento, clique em Moldar Texto.
2.
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Formatar os dados
1.
2.
Para alterar o tipo de letra, seleccione as clulas que contm os dados que
pretende formatar e, no separador Base, no grupo Tipo de Letra, clique no
formato pretendido.
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Tipos de dados
Ao aplicar formatos de nmero diferentes, pode apresentar nmeros como percentagens, datas, moedas e
assim sucessivamente. Por exemplo, se estiver a trabalhar no seu oramento trimestral, pode utilizar o
formato de nmero Moeda para mostrar valores monetrios.
Como?
Seleccione as clulas que pretende formatar.
No separador Base, no grupo Nmero, clique no Iniciador de Caixa de Dilogo junto a Nmero (ou prima
simplesmente CTRL+1).
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Na lista Categoria, clique no formato que pretende utilizar e, em seguida, ajuste as definies,
se necessrio. Por exemplo, se estiver a utilizar o formato Moeda, pode seleccionar um smbolo
de moeda diferente, mostrar mais ou menos casas decimais, ou alterar a forma como nmeros
negativos so apresentados.
Notas
Se o Microsoft Excel apresentar ##### numa clula depois de lhe ter sido aplicada formatao de
nmero, tal significa que a clula provavelmente no suficientemente larga para apresentar os
dados. Para expandir a largura da coluna, faa duplo clique no limite direito da coluna que contm
as clulas com o erro #####. Isto redimensiona automaticamente a coluna para se ajustar ao
nmero. Tambm pode arrastar o limite direito at as colunas ficarem do tamanho pretendido.
Na maior parte das vezes, os nmeros so apresentados da forma pretendida, quer os introduza
na folha de clculo ou os importe de uma base de dados ou outra origem externa. Contudo, o
Excel aplica ocasionalmente um formato de nmero inesperado e, como tal, poder ter de
efectuar alguns ajustes. Por exemplo, se escrever um nmero que contenha uma barra (/) ou
hfen (-), o Excel poder interpret-lo como uma data e convert-lo no formato de data. Se
pretender escrever valores no calculados, tais como 10e5, 1 p ou 1-2 e no pretender que o
Excel converta o valor num formato de nmero incorporado, pode aplicar o formato de Texto s
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E x e rc c i o 1: I n t rod u o e f o r ma ta o d e d a d os
JANEIRO
FEVEREIRO
15,00
16,00
16,00
18,00
20,00
21,00
18,00
23,00
MARO
18,00
20,00
15,00
16,00
ABRIL
17,00
21,00
21,00
17,00
2. A partir do quadro anterior, construa o quadro seguinte. Inserindo depois de cada medida
uma linha que se destina a conter a quantidade vendida nesse ms. A quantidade tem
formatao Arial, Negrito, tamanho 10, cor vermelha.
S
QUANT
M
QUANT
L
QUANT
XL
QUANT
JANEIRO
FEVEREIRO
15,00
16,00
165
183
16,00
18,00
259
314
20,00
21,00
350
500
18,00
23,00
50
90
MARO
18,00
200
20,00
446
15,00
600
16,00
40
ABRIL
17,00
155
21,00
100
21,00
150
17,00
100
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Frmulas
As frmulas so equaes que podem executar clculos, devolver informaes, manipular o contedo de
outras clulas, testar condies, entre outros. Uma frmula comea sempre com um sinal de igual (=).
Frmula
Descrio
=5+2*3
=RAIZQ(A1)
Utiliza a funo RAIZQ para devolver a raiz quadrada do valor na clula A1.
=HOJE()
=Se(A1>0;"Mais";"Menos")
Como?
10
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Completar a frmula
Para completar uma frmula que utiliza uma combinao de nmeros, referncias de
clula e operadores, prima ENTER.
Para completar uma frmula que utiliza uma funo, preencha as informaes
necessrias para a funo e prima ENTER. Por exemplo, a funo ABS requer um valor
numrico, pode ser um nmero introduzido ou uma clula seleccionada que contenha um
nmero.
11
Frmula
Descrio
=3+7
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=B1+C1+D1
=ABS(-3)
E x e rc c i o 2 : F rm u l a s s im p l es
1. Considere os dados da tabela 1 como uma relao dos artigos em armazm de uma empresa
e os dados da tabela 2 como as encomendas efectuadas pelos clientes da empresa.
Construa estas duas tabelas numa folha de clculo.
Tabela 2 Encomendas
Clientes
Joaquim
Jos
Mariana
Rosalina
Total/Produto
22,5
200
25
170
X
8
10
12
15
Z
20
25
18
15
Total/Cliente
12
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E x e rc c i o 3: F rm u l a s
Mulheres
Homens
0-9
950
1.050
10-19
1.200
1.200
20-29
30-39
40-49
50-59
60-69
800
850
700
550
320
400
850
500
450
280
70-79
>=80
160
80
160
70
Total
% Mulheres % Homens
Nota final
Esttica
15
Ingls
13
TIC
10
Psicologia
14
Mdia
Mnimo
Mximo
13
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E x e rc c i o 5: Ed i o d e c lu la s . F r mu la s
Papelaria, SA
Factura n
10
Contribuinte n
123456789
Data
26-06-2009
Qtd
Preo
Unitrio
Livros de linhas
10
0,50
Sebentas
20
0,75
Lpis
15
0,25
Descrio
Total
Sub-Total
IVA
19%
Total
14
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E x e rc c i o 6: Ti p os d e d a d os . Fr m u la s c o n d ic i on a is .
Artigos
A
B
C
Taxa
Preo
15,00
17,50
12,50
5%
Encomenda
30
25
40
Total
Desconto
Total c/ desc.
Montante
15
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Uma referncia de clula relativa numa frmula, como, por exemplo, A1, com
base na posio relativa da clula que contm a frmula e a clula que a referncia se refere. Se a posio
da clula que contm a frmula alterada, a referncia alterada. Se copiar a frmula para o lado nas
linhas e para baixo nas colunas, a referncia ajusta-se automaticamente. Por predefinio, as frmulas
novas utilizam referncias relativas. Por exemplo, se copiar uma referncia relativa da clula B2 para a
clula B3, ajusta-se automaticamente de =A1 para =A2.
Referncias absolutas
Uma referncia de clula absoluta numa frmula, como, por exemplo, $A$1,
faz sempre referncia a uma clula numa localizao especfica. Se a posio da clula que contm a
frmula for alterada, a referncia absoluta permanece. Se copiar a frmula para o lado nas linhas e para
baixo nas colunas, a referncia absoluta no se ajusta. Por predefinio, as frmulas novas utilizam
referncias relativas e necessita de as alterar para referncias absolutas. Por exemplo, se copiar uma
referncia absoluta da clula B2 para a clula B3, permanece nas duas clulas =$A$1.
Referncias mistas
Uma referncia mista tem uma coluna absoluta e uma linha relativa ou uma linha
absoluta e uma coluna relativa. Uma referncia de coluna absoluta fica com o formato $A1, $B1 e assim
sucessivamente. Uma referncia de linha absoluta fica com o formato A$1, B$1 e assim sucessivamente.
Se a posio da clula que contm a frmula alterada, a referncia relativa alterada e a referncia
absoluta permanece. Se copiar a frmula para o lado nas linhas e para baixo nas colunas, a referncia
relativa ajusta-se automaticamente e a referncia absoluta no se ajusta. Por exemplo, se copiar uma
referncia mista da clula A2 para B3, ajusta-se de =A$1 para =B$1.
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acrescentando o nome da folha de clculo seguido por um ponto de exclamao (!) ao incio da referncia
de clula. No exemplo seguinte, a funo de folha de clculo chamada MDIA calcula o valor mdio para o
intervalo B1:B10 da folha de clculo chamada Marketing no mesmo livro.
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E x e rc c i o 7: R ef e r n c i a s a ou t ra s f olh a s d e c lc u lo
Folha de clculo 1
Crditos a Curto Prazo
Crditos a clientes
Clientes c/ letras a receber
Emprstimos a associados
380
25
18
2
-10
415
Folha de clculo 2
Activo
Disponibilidades
Crditos a Curto Prazo
Existncias
Associados
Imobilizaes
Total
110
420
120
80
18
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E x e rc c i o 8 : R ef e r n c i a s a bs ol u t a s
Microprocessadores
Impressoras
Disquetes
Tinteiros
Qtd
50
25
1.000
25
Preo
Unitrio
(Escudos)
250.000
Valor
Escudos
Euros
80.000
120
4.500
Total
Taxa de Converso
200,482
2. Guarde o documento com o nome execicio8.
3. Preencha as colunas dos valores recorrendo a frmulas. Note que a converso deve ser
efectuada atravs da referncia clula correspondente.
4. Guarde novamente o documento.
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Funo procv
Pode utilizar a funo PROCV para pesquisar a primeira coluna de um intervalo de clulas e, em seguida,
devolver um valor de qualquer clula na mesma linha do intervalo. Por exemplo, suponha que tem uma
lista de empregados contida no intervalo A2:C10. Os nmeros de ID dos empregados so armazenados na
primeira coluna do intervalo, como mostrado na seguinte ilustrao.
Se souber qual o nmero de ID do empregado, pode utilizar a funo PROCV para devolver o
departamento ou o nome desse empregado. Para obter o nome do empregado nmero 38, pode utilizar a
frmula =PROCV(38; A2:C10; 3; FALSO). Esta frmula procura o valor 38 na primeira coluna do intervalo
A2:C10 e devolve o valor contido na terceira coluna na mesma linha que o valor de pesquisa ("Diogo
Andrade").
Sintaxe
PROCV(valor_proc; matriz_tabela; nm_ndice_coluna; [procurar_intervalo])
A sintaxe da funo PROCV tem os seguintes argumentos:
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argumento valor_proc for inferior ao valor mais baixo na primeira coluna do argumento
matriz_tabela, PROCV devolve o valor de erro #N/D.
matriz_tabela Obrigatrio. O Intervalo de clulas que contm os dados. Pode utilizar uma
referncia a um intervalo (por exemplo, A2:D8) ou um nome de intervalo. Os valores na primeira
coluna da matriz_tabela so os valores pesquisados pelo valor_proc. Estes valores podem ser
texto, nmeros ou valores lgicos. O texto em maisculas e minsculas equivalente.
nm_ndice_coluna Obrigatrio. O nmero da coluna no argumento matriz_tabela a partir do
qual o valor correspondente tem de ser devolvido. Um argumento nm_ndice_coluna de 1
devolve o valor da primeira coluna na matriz_tabela; um nm_ndice_coluna de 2 devolve o
valor da segunda coluna na matriz_tabela e assim sucessivamente.
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Observaes
Ao procurar valores de texto na primeira coluna da matriz_tabela, certifique-se de que os dados
na primeira coluna da matriz_tabela no tm espaos esquerda, espaos direita, utilizao
inconsistente de plicas ( ' ou " ) e aspas ( ou ) ou caracteres no imprimveis. Nestes casos,
PROCV pode apresentar um valor incorrecto ou inesperado.
Ao procurar valores de dados ou de nmero, certifique-se de que os dados na primeira coluna da
matriz_tabela no esto armazenados como valores de texto. Neste caso, PROCV poder
devolver um valor incorrecto ou inesperado.
Se procurar_intervalo for FALSO e valor_proc for texto, pode utilizar os caracteres universais
ponto de interrogao (?) e asterisco (*) no valor_proc. Um ponto de interrogao
corresponde a qualquer carcter individual; um asterisco corresponde a qualquer sequncia de
caracteres. Se pretender localizar mesmo um ponto de interrogao ou asterisco, escreva um til
(~) antes do carcter.
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E x e rc c i o 9 : Fu n o p roc v
Nome
Jos
Alexandra
3
4
5
6
7
Albertina
Ana
Srgio
Diogo
Teresa
3
4
1
3
2
4
5
1
2
2
5
5
2
6
4
3
5
0
2
6
Escala:
0
5
10
14
18
5
10
14
18
20
Mau
Insuficiente
Suficiente
Bom
Muito Bom
23
Total
Nota
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Formatao condicional
A formatao condicional consiste em alterar a formatao de uma clula dependendo do seu contedo.
Ao aplicar formatao condicional aos seus dados, pode identificar rapidamente varincias num intervalo
de valores atravs de uma anlise rpida.
Este grfico mostra dados de temperatura com formatao condicional que utiliza uma escala de cor para
diferenciar valores altos, mdios e baixos. O seguinte procedimento utiliza esses dados.
Como?
1.
24
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2.
Coloque o cursor sobre os cones da escala de cor para ver uma pr-visualizao
dos dados com a formatao condicional aplicada.
Numa escala de trs cores, a cor de cima representa os valores mais altos, a cor central
representa os valores mdios e a cor de baixo representa os valores mais baixos. Este
exemplo utiliza a escala de cores Vermelho-Amarelo-Azul.
25
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E x e rc c i o 1 0: Fu n es . Fo r ma ta o c on d ic ion a l.
Cdigo
Int
Nome
desc
Antnio Teixeira
Maria Quitria
Santos
Carlos Andrade
Cruz
Toms
Figueiredo
int
lvaro Pinheiro
ext
ext
Vasco Ferreira
Jos Santos
Herman
Fernandes
Afonso
Laranjeira
Bartolomeu
Santos
Fernando Costa
Mariana Silva
Barbara Rebelo
Manuel Sequeira
Desc
desc
int
int
int
int
int
ext
int
Aprovados
Reprovados
Cod_postal Localidade
Telefone
Classificao
Situao
Morada
12 345 67 89
Reprovado
Rua de Cima
1234-568 Porto
98 765 43 21
14
Aprovado
Rua de Baixo
1234-569 Braga
11 122 23 33
12
Aprovado
Rua do Meio, n. 2
Avenida dos
Descobrimentos, 1
Avenida dos
Descobrimentos, 0
Avenida de Cima, 123
Avenida dos Aliados,
999
1234-566 Porto
22 715 12 34
12
Aprovado
91 234 87 29
Reprovado
1111-222 Ovar
1234-566 Porto
96 251 62 36
22 608 37 46
Reprovado
10
Aprovado
93 263 72 89
Reprovado
1234-567 Lisboa
21 092 73 80
12
Aprovado
1111-222
9999-999
1111-111
2222-333
1111-222
22 189 28 30
96 298 39 82
21 988 29 30
44 455 56 66
12 312 31 23
11
5
Aprovado
Reprovado
13
16
9
Aprovado
Aprovado
Reprovado
8
6
Santarm
Lisboa
Porto
V.N. Gaia
Ovar
Nota
Mxima
Nota Mnima
Mdia
16
5
10,0
26
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Grficos
Para criar um grfico base basta clicar no tipo de grfico pretendido no separador Inserir no grupo
Grficos. Para criar um grfico que apresente os detalhes pretendidos, poder em seguida prosseguir com
os passos do seguinte processo passo-a-passo.
Para criar um grfico no Excel, comece por introduzir os dados numricos para o grfico numa folha de
clculo. Em seguida, poder desenhar esses dados num grfico seleccionando o tipo de grfico que
pretende utilizar no separador Inserir, no grupo Grficos.
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O Excel suporta vrios tipos de grfico para ajudar a apresentar dados de forma a terem interesse para a
audincia. Quando criar um grfico ou alterar um grfico existente, poder seleccionar a partir de vrios
tipos de grfico (tal como um grfico de colunas ou um grfico circular) e dos respectivos subtipos (tal
como um grfico de colunas empilhadas ou um grfico circular em 3D). Tambm poder criar um grfico
de combinao utilizando mais de um tipo de grfico no grfico.
28
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O eixo horizontal (categoria) e vertical (valor) ao longo do qual os dados so desenhados no grfico.
A legenda do grfico.
Um rtulo de dados que pode ser utilizado para identificar os detalhes de um ponto de dados numa srie
de dados.
29
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Alterar a apresentao dos eixos do grfico Pode especificar a escala dos eixos e ajustar o
intervalo entre os valores ou categorias apresentadas. Para facilitar a leitura do grfico, tambm
poder adicionar marcas de escala a um eixo e especificar o intervalo com que so apresentadas.
Adicionar ttulos e rtulos de dados a um grfico Para ajudar a clarificar as informaes
apresentadas no grfico, poder adicionar um ttulo de grfico, ttulos de eixos e rtulos de dados.
Adicionar uma legenda ou tabela de dados Pode mostrar ou ocultar uma legenda, alterar a
localizao da mesma ou modificar as entradas da legenda. Em alguns grficos, tambm poder
mostrar uma tabela de dados que apresente as marcas de legenda e os valores apresentados no
grfico.
Aplicar opes especiais para cada tipo de grfico Existem linhas especiais (tais como linhas
de mximo/mnimo e linhas de tendncia), barras (tais como barras para cima/baixo e barras de
erro), marcadores de dados e outras opes disponveis para diferentes tipos de grfico.
Ao aplicar um estilo de grfico predefinido, o grfico formatado com base no tema do documento que foi
aplicado, de modo a que o grfico corresponda s suas cores do tema (conjunto de cores), tipos de letra
do tema (conjunto de tipos de letra do texto do corpo e do cabealho) e efeitos do tema (conjunto de
efeitos de linha e preenchimento) pessoais ou da sua organizao.
No poder criar esquemas ou estilos de grficos prprios, mas poder criar modelos de grfico que
incluem
30
Excel Avanado
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1.
31
Excel Avanado
Carla Fardilha
2.
Sugesto Se seleccionar apenas uma clula, o Excel desenha automaticamente todas as clulas
que contm dados adjacentes a essa clula num grfico. Se as clulas que pretende desenhar
num grfico no no estiverem num intervalo contnuo, poder seleccionar intervalos ou clulas
no adjacentes desde que a seleco forme um rectngulo. Tambm poder ocultar as linhas ou
colunas que no pretende desenhar no grfico.
3.
Clique no tipo de grfico e, em seguida, clique num subtipo de grfico que pretenda utilizar.
Inserir Grfico e, em seguida, clique nas setas para percorrer os tipos de grfico.
Sugesto Quando colocar o cursor do rato sobre um dos tipos ou subtipos de grfico, ser
apresentada uma Descrio com o nome do tipo de grfico. Para mais informaes sobre os tipos
de grfico que podem ser utilizados, consulte Tipos de grficos disponveis.
4.
Por predefinio, o grfico colocado na folha de clculo sob a forma de um grfico incorporado.
Se pretender colocar o grfico numa folha de grfico separada, poder alterar a localizao do
mesmo efetuando o seguinte procedimento:
1.
32
Excel Avanado
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2.
3.
Para visualizar o grfico numa folha de grfico, clique em Como Nova Folha.
Para visualizar o grfico como um grfico incorporado numa folha, clique em Como
Objecto em e clique numa folha de clculo na caixa Como Objecto em.
O Excel atribui um nome automaticamente ao grfico, como, por exemplo, Grfico1 se for o
primeiro grfico criado numa folha de clculo. Para alterar o nome do grfico, execute o seguinte
procedimento:
0.
Clique no grfico.
1.
2.
3.
Prima ENTER.
Notas
33
Excel Avanado
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Depois de criar um grfico, pode alterar instantaneamente o respetivo aspeto. Em vez de adicionar ou
alterar manualmente os elementos ou a formatao do grfico, poder aplicar rapidamente um esquema
predefinido e um estilo ao grfico. O Excel fornece uma vasta gama de esquemas e estilos predefinidos
(ou esquemas rpidos e estilos rpidos) que poder selecionar, mas poder personalizar um esquema ou
estilo consoante for necessrio alterando manualmente o esquema e o formato dos elementos individuais
do grfico.
Clique em qualquer ponto do grfico que pretende formatar utilizando um esquema de grfico
predefinido.
2.
Clique em qualquer ponto do grfico que pretende formatar utilizando um estilo de grfico
predefinido.
2.
No separador Estrutura, no grupo Estilos de Grficos, clique no estilo de grfico que pretende
34
Excel Avanado
Carla Fardilha
utilizar.
Clique no elemento de grfico cujo esquema pretende alterar ou efectue o seguinte procedimento
para o seleccionar a partir de uma lista de elementos de grfico.
1.
2.
2.
35
Excel Avanado
Carla Fardilha
Nota As opes de esquema seleccionadas sero aplicadas ao elemento de grfico que tiver
seleccionado. Por exemplo, se tiver seleccionado o grfico completo, os rtulos de dados sero aplicados
a todas as sries de dados. Se s tiver um ponto de dados seleccionado, os rtulos de dados s sero
aplicados srie ou ponto de dados seleccionado.
Clique no elemento de grfico cujo estilo pretende alterar ou efectue o seguinte procedimento
para o seleccionar a partir de uma lista de elementos de grfico.
1.
2.
2.
Para formatar qualquer elemento de grfico seleccionado, no grupo Seleco Actual, clique
em Formatar Seleco e, em seguida, seleccione as opes de formatao e, em seguida,
seleccione as opes de formatao pretendidas.
Para formatar o texto num elemento de grfico seleccionado utilizando o WordArt, no grupo
Estilos do WordArt, clique num estilo. Tambm pode clicar em Preenchimento do Texto,
Destaque do Texto ou Efeitos de Texto e, em seguida, seleccionar as opes de
36
Excel Avanado
Carla Fardilha
formatao pretendidas.
3.
Sugesto Para utilizar formatao de texto normal para formatar o texto em elementos de
grfico, poder clicar com o boto direito do rato ou seleccionar o texto e, em seguida, clicar nas
opes de formatao pretendidas na Minibarra de ferramentas. igualmente possvel utilizar
os botes de formatao no friso (separador Base, grupo Tipo de Letra).
Tambm pode ligar ttulos de grficos e de eixos ao texto correspondente nas clulas da folha de clculo
atravs da criao de uma referncia a essas clulas. Os ttulos ligados so actualizados automaticamente
no grfico quando so efectuadas alteraes ao texto correspondente na folha de clculo.
Para identificar rapidamente uma srie de dados num grfico, poder adicionar rtulos de dados aos
pontos de dados do grfico. Por predefinio, os rtulos de dados esto ligados a valores na folha de
clculo, sendo actualizados automaticamente quando so efectuadas alteraes a estes valores.
37
Excel Avanado
Carla Fardilha
2.
3.
4.
Sugesto Para inserir uma quebra de linha, clique para colocar o ponteiro no local onde
pretende quebrar a linha e, em seguida, prima a tecla ENTER.
5.
Para formatar o texto, seleccione-o e, em seguida, clique nas opes de formatao pretendidas
na Minibarra de ferramentas.
2.
3.
38
Excel Avanado
Carla Fardilha
Para adicionar um ttulo a um eixo horizontal (de categorias) principal, clique em Ttulo do
Eixo Horizontal Principal e, em seguida, clique na opo pretendida.
Para adicionar um ttulo ao eixo vertical (de valores) principal, clique em Ttulo do Eixo
Vertical Principal e, em seguida, clique na opo pretendida.
Para adicionar um ttulo a um eixo de profundidade (de sries), clique em Ttulo do Eixo de
Profundidade e, em seguida, clique na opo pretendida.
Nota Esta opo s estar disponvel quando o grfico seleccionado for um verdadeiro
grfico 3D, como, por exemplo, um grfico de colunas 3D.
4.
Sugesto Para inserir uma quebra de linha, clique para colocar o ponteiro no local onde
pretende quebrar a linha e, em seguida, prima a tecla ENTER.
5.
Para formatar o texto, seleccione-o e, em seguida, clique nas opes de formatao pretendidas
na Minibarra de ferramentas.
Notas
Se mudar para outro tipo de grfico que no suporte ttulos de eixo (como, por exemplo, um
grfico circular), os ttulos de eixo deixaro de ser apresentados. Os ttulos sero novamente
apresentados quando mudar para um tipo de grfico que suporte ttulos de eixo.
Excel Avanado
Carla Fardilha
Para adicionar um rtulo de dados a todos os pontos de dados de todas as sries de dados,
clique na rea do grfico.
Para adicionar um rtulo de dados a todos os pontos de dados de uma srie de dados,
clique em qualquer ponto da srie de dados que pretende rotular.
Para adicionar um rtulo de dados a um nico ponto de dados numa srie de dados, clique
na srie de dados que contm o ponto de dados que pretende rotular e, em seguida, clique
no ponto de dados que pretende rotular.
2.
Nota Dependendo do tipo de grfico utilizado, estaro disponveis diferentes opes de rtulos
de dados.
Clique no grfico.
2.
Para remover o ttulo de um eixo, clique em Ttulo do Eixo, clique no tipo de ttulo de eixo
que pretende remover e, em seguida, clique em Nenhum.
40
Excel Avanado
Carla Fardilha
Sugesto Para remover rapidamente um ttulo ou rtulo de dados, clique no mesmo e, em seguida, prima
a tecla DELETE.
1.
2.
3.
41
Excel Avanado
Carla Fardilha
Nota Quando clica numa das opes de visualizao, a legenda movida e a rea de
desenho ajustada automaticamente para a acomodar. Se mover e dimensionar a legenda
utilizando o rato, a rea de desenho no ajustada automaticamente.
Sugesto Quando um grfico tem uma legenda apresentada, pode modificar as entradas de legenda
individuais editando os dados correspondentes na folha de clculo. Para obter opes de edio
adicionais, ou para modificar as entradas de legenda sem afectar os dados da folha de clculo, pode
efectuar alteraes s entradas de legenda na caixa de dilogo Seleccionar Origem de Dados (separador
Estrutura, grupo Dados, boto Seleccionar Dados).
Quando os valores num grfico variam significativamente de srie de dados para srie de dados, ou
quando existe uma mescla de tipos de dados (por exemplo, preo e volume), possvel desenhar uma ou
mais sries de dados num eixo vertical (valores) secundrio. A escala do eixo vertical secundrio reflecte
os valores da srie de dados associada. Depois adicionar um eixo vertical secundrio a um grfico,
tambm poder adicionar um eixo horizontal (categoria) secundrio, o que poder ser til num grfico de
disperso (xy) ou de bolhas.
Para facilitar a leitura de um grfico, poder mostrar ou ocultar as linhas de grelha de grfico horizontais e
verticais que se estendem a partir de quaisquer eixos horizontais e verticais ao longo da rea de desenho
do grfico.
42
Excel Avanado
Carla Fardilha
2.
*ara mostrar um eixo, clique em Eixo Horizontal Principal, Eixo Vertical Principal ou Eixo
de Profundidade (num grfico 3D) e, em seguida, clique na opo de apresentao do eixo
pretendida.
Para ocultar um eixo, clique em Eixo Horizontal Principal, Eixo Vertical Principal ou Eixo
de Profundidade (num grfico 3D) e, em seguida, clique em Nenhum.
Num grfico, clique na srie de dados que pretende desenhar ao longo de um eixo vertical
secundrio ou efectue o seguinte procedimento para seleccionar a srie de dados de uma lista de
elementos de grfico:
1.
Clique no grfico.
43
Excel Avanado
Carla Fardilha
2.
2.
3.
4.
5.
Sugesto Para ajudar a distinguir o eixo vertical secundrio, possvel alterar o tipo de
grfico para apenas uma srie de dados. Por exemplo, poder alterar uma srie de dados
para um grfico de linhas.
Nota Esta opo s est disponvel depois de apresentar um eixo vertical secundrio.
Para ocultar um eixo secundrio, clique em Eixo Vertical Secundrio ou em Eixo Horizontal
Secundrio e, em seguida, clique em Nenhum.
44
Excel Avanado
Carla Fardilha
Sugesto Tambm poder clicar no eixo secundrio que pretende eliminar e, em seguida, premir
a tecla DELETE.
2.
3.
Para adicionar linhas de grelha horizontais ao grfico, aponte para Linhas de Grelha
Horizontais Principais e, em seguida, clique na opo pretendida. Se o grfico possuir um
eixo horizontal secundrio, igualmente possvel clicar em Linhas de Grelha Horizontais
Secundrias.
Para adicionar linhas de grelha verticais ao grfico, aponte para Linhas de Grelha
Verticais Principais e, em seguida, clique na opo pretendida. Se o grfico possuir um
eixo vertical secundrio, poder clicar em Linhas de Grelha Verticais Secundrias.
Para ocultar as linhas de grelha do grfico, aponte para Linhas de Grelha Horizontais
Principais, Linhas de Grelha Verticais Principais ou em Linhas de Grelha de
Profundidade (num grfico 3D) e, em seguida, clique em Nenhum. Se o grfico possuir um
eixo secundrio, tambm poder clicar em Linhas de Grelha Horizontais Secundrias ou
em Linhas de Grelha Verticais Secundrias e, em seguida, clique em Nenhum.
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Excel Avanado
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MOVER UM GRFICO
Para mover um grfico, arraste-o para a localizao pretendida.
REDIMENSIONAR UM GRFICO
Para redimensionar um grfico, execute um dos seguintes procedimentos:
Sugesto Para obter mais opes de dimensionamento, no separador Formatar, no grupo Tamanho,
clique em
para abrir a caixa de dilogo Formatar rea do Grfico. No separador Tamanho, poder
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Excel Avanado
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E x e rc c i o 1 1: Gr f ic os
47
Excel Avanado
Carla Fardilha
Filtros
Ao filtrar informaes numa folha de clculo, pode encontrar rapidamente valores. Pode filtrar uma ou mais
colunas de dados. Atravs da filtragem, pode controlar no apenas o que visualiza, mas o que pretende
excluir. Pode filtrar com base em escolhas efectuadas a partir de uma lista ou pode criar filtros especficos
para se concentrar exactamente nos dados que pretende visualizar.
Pode procurar texto e nmeros quando filtrar utilizando a caixa Procurar na interface do filtro.
Quando filtra dados, linhas inteiras so ocultadas se os valores numa ou mais colunas no cumprirem os
critrios de filtragem. Pode aplicar filtros em valores numricos ou de texto, filtrar por cor para clulas que
tenham a formatao de cores aplicada ao respectivo fundo ou texto.
Como?
Seleccionar os dados que pretende filtrar
1.
2.
Clique na seta
filtragem.
no cabealho da coluna para apresentar uma lista na qual possa tomar opes de
Nota Consoante o tipo de dados na coluna, o Microsoft Excel apresenta Filtros Numricos ou Filtros de
Texto na lista.
48
Excel Avanado
Carla Fardilha
Utilize a caixa Procurar para introduzir texto ou nmeros onde pretenda efectuar pesquisas
Seleccione e desmarque as caixas de verificao para mostrar valores encontrados na coluna de dados
Utilize critrios avanados para encontrar valores que cumpram condies especficas
1.
Para seleccionar por valores, na lista, desmarque a caixa de verificao (Seleccionar Tudo). Isto remove
as marcas de verificao de todas as caixas de verificao. Em seguida, seleccione apenas os valores
que pretende visualizar e clique em OK para ver os resultados.
2.
Para procurar em texto na coluna, introduza texto ou nmeros na caixa Procurar. Opcionalmente, pode
utilizar caracteres universais, tais como o asterisco (*) ou o ponto de interrogao (?). Prima ENTER para
ver os resultados.
49
1.
Aponte para Filtros Numricos ou Filtros de Texto na lista. apresentado um menu que lhe permite
filtrar em vrias circunstncias.
2.
Escolha uma condio e, em seguida, seleccione ou introduza critrios. Clique no boto E para combinar
critrios (ou seja, dois ou mais critrios que tm ambos de ser cumpridos) e o boto Ou para requerer que
Excel Avanado
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E x e rc c i o 1 2: Fi lt ros
Cidade
Porto
V.N.Gaia
Faro
Braga
Faro
Lisboa
Braga
Coimbra
Valor
230,00
500,00
450,00
490,00
720,00
360,00
500,00
600,00
Valor
>495
>700
50
Excel Avanado
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Ordenao e Sub-totais
Pode calcular automaticamente subtotais e totais gerais numa lista para uma coluna utilizando o comando
Subtotal.
Os subtotais so calculados com uma funo de resumo, tal como Soma ou Mdia, utilizando a
funo SUBTOTAL. Pode apresentar mais do que um tipo de funo de resumo para cada
coluna.
Os totais gerais so derivados dos dados de detalhe, e no dos valores nos subtotais. Por
exemplo, se utilizar a funo de resumo Mdia, a linha do total geral apresentar uma mdia de
todas as linhas de detalhe da lista, e no uma mdia dos valores existentes nas linhas de
subtotal.
Se o livro estiver configurado para calcular frmulas automaticamente, o comando Subtotal recalcula os
valores do subtotal e total geral automaticamente medida que os dados de detalhe forem sendo editados.
O comando Subtotal tambm destaca a lista, para que seja possvel mostrar e ocultar as linhas de detalhe
de cada subtotal.
Inserir subtotais
51
Excel Avanado
Carla Fardilha
1.
Certifique-se de que cada coluna num intervalo de dados para o qual pretenda calcular subtotais
tem uma etiqueta na primeira linha e contm factos semelhantes em cada coluna, e certifique-se
tambm de que o intervalo no inclui linhas nem colunas em branco.
2.
3.
Pode inserir um nvel de subtotais para um grupo de dados conforme ilustrado no exemplo
seguinte.
Para ordenar a coluna que contm os dados pelos quais pretende agrupar, seleccione essa
coluna e, no separador Dados, no grupo Ordenar e Filtrar, clique em Ordenar de A a Z ou em
Ordenar de Z a A.
5.
6.
7.
Na caixa A cada alterao em, clique na coluna cujo subtotal pretende obter. Por exemplo, com
base no exemplo acima, seleccionaria Desporto.
8.
Na caixa Utilizar a funo, clique na funo de resumo que pretende utilizar para calcular os
subtotais. Por exemplo, com base no exemplo acima, seleccionaria Soma.
52
Excel Avanado
Carla Fardilha
9.
Na caixa Adicionar subtotal a, seleccione a caixa de verificao relativa a cada coluna que contm
valores cujo subtotal pretende calcular. Por exemplo, com base no exemplo acima, seleccionaria
Vendas.
10. Se pretender uma quebra de pgina automtica a seguir a cada subtotal, seleccione a caixa de
verificao Quebra de pgina entre grupos.
11. Para especificar uma linha de resumo por cima da linha de detalhes, desmarque a caixa de
verificao Sumrio por baixo dos dados. Para especificar uma linha de resumo por baixo da linha
de detalhes, seleccione a caixa de verificao Sumrio por baixo dos dados. Por exemplo, com
base no exemplo acima, desmarcaria a caixa de verificao.
12. Opcionalmente, poderia utilizar novamente o comando Subtotais, repetindo os passos um a sete,
para adicionar mais subtotais com funes de resumo diferentes. Para evitar substituir os
subtotais existentes, desmarque a caixa de verificao Substituir subtotais actuais.
Remover subtotais
1.
2.
3.
53
Excel Avanado
Carla Fardilha
E x e rc c i o 1 3: O rd e n a o e S u b- t o ta i s
Cliente
Lcia
Miguel
Silva
Soares
Mrio
Soares
Santos
Manuela
Manuel
Jos
Daniela
Pedro
Antnio
Antnio
Jos
Drio
Pedro
Daniela
Maria
Jorge
Manuela
Jorge
Mrio
Drio
Maria
Pas
Grcia
Espanha
Portugal
Portugal
Blgica
Marrocos
Portugal
Portugal
Portugal
Espanha
Portugal
Luxemburgo
Espanha
Espanha
Frana
Frana
Portugal
Brasil
Brasil
Brasil
Itlia
Brasil
Brasil
Canad
Portugal
Cidade
Atenas
Barcelona
Braga
Braga
Bruxelas
Casablanca
Coimbra
Faro
Faro
Granada
Lisboa
Luxemburgo
Madrid
Madrid
Paris
Pau
Porto
Rio Janeiro
Rio Janeiro
Rio Janeiro
Roma
S. Paulo
S. Paulo
Toronto
V.N.Gaia
Valor
98,00
567,00
490,00
500,00
234,00
257,00
600,00
450,00
720,00
289,00
360,00
478,00
456,00
809,00
450,00
123,00
230,00
342,00
3.876,00
1.000,00
3.987,00
786,00
908,00
498,00
500,00
54
Excel Avanado
Carla Fardilha
Validao de dados
Pode utilizar a validao de dados para controlar o tipo de dados ou os valores que os utilizadores
introduzem numa clula. Por exemplo, pode utilizar a validao de dados para restringir a introduo de
dados num determinado intervalo de dados, limitar as escolhas utilizando uma lista ou certificar-se de que
s so introduzidos nmeros inteiros.
Como?
Seleccione uma ou mais clulas a validar e, no separador Dados, no grupo Ferramentas de Dados, clique em
Validao de Dados.
Na caixa de dilogo Validao de Dados, clique no separador Definies e, em seguida, seleccione o tipo de
validao de dados pretendido.
Por exemplo, se pretender que os utilizadores introduzam um nmero de conta com 5 dgitos, na caixa
Permitir, seleccione Comprimento do Texto, na caixa Dados seleccione igual a e na caixa Comprimento escreva
5.
55
Excel Avanado
Carla Fardilha
E x e rc c i o 1 4: Va lid a o d e d a d os
Documento
SALDO
CH. 345
Depsito
ATM -1
CH. 346
Depsito
ATM -2
Depsito
ATM-3
CH. 347
Depsito
Montante
Dbito/Crdito
10.000,00
25.000,00
12.500,00
20.000,00
250.000,00
10.000,00
100.000,00
2.000,00
7.500,00
5.000,00
D
C
D
D
C
D
C
D
D
C
Saldo
100.000,00
56
Excel Avanado
Carla Fardilha
Grficos Sparkline
Novidade no Microsoft Excel 2010, um grfico sparkline um pequeno grfico num clula de folha de
clculo que fornece uma representao visual de dados. Pode utilizar grficos sparkline para mostrar
tendncias numa srie de valores, tais como aumentos ou diminuies sazonais e ciclos econmicos, ou
para realar valores mximos e mnimos. O grfico sparkline dever ser colocado junto dos respectivos
dados para maior impacto.
Um grfico sparkline numa clula F6 mostra o desempenho ao longo de 5 anos dos mesmas ttulos, mas
apresenta um grfico de barras de Ganhos/Perdas que s mostra se o ano apresentou um ganho (tal como
nos anos 2004 a 2007) ou uma perda (2008). Este grfico sparkline utiliza valores das clulas A6 a E6.
Uma vez que um grfico sparkline um pequeno grfico incorporado numa clula, pode introduzir texto
numa clula e utilizar um grfico sparkline como respectivo fundo, tal como mostrado na seguinte imagem.
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Excel Avanado
Carla Fardilha
Pode aplicar um esquema de cores aos seus grficos sparkline escolhendo um formato incorporado a
partir da galeria de Estilos (separador Estrutura, disponibilizada quando selecciona uma clula que
contm um grfico sparkline). Pode utilizar os comandos Cor do Grfico Sparkline ou Cor do Marcador
para escolher uma cor para os valores alto, baixo e primeiro e ltimo valores (tais como verde para alto e
cor-de-laranja para baixo).
Pode ver rapidamente a relao entre um grfico sparkline e os dados subjacentes, e quando os dados
so alterados pode ver imediatamente a alterao no grfico sparkline. Para alm de criar um nico grfico
sparkline para uma linha ou coluna de dados, pode criar vrios grficos sparkline ao mesmo tempo,
seleccionando vrias clulas que correspondem a dados subjacentes, conforme mostrado na seguinte
imagem.
Tambm pode criar grficos sparkline para linhas de dados que adicione posteriormente utilizando a ala
de preenchimento numa clula adjacente que contenha um grfico sparkline.
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Excel Avanado
Carla Fardilha
Uma das vantagens em utilizar grficos sparkline que, ao contrrio dos outros grficos, os grficos
sparkline so impressos quando imprime uma folha de clculo que os contm.
Seleccione uma clula vazia ou um grupo de clulas vazias nas quais pretenda inserir um ou mais
grficos sparkline.
2.
No menu Inserir, no grupo Grficos Sparkline, clique no tipo de grfico sparkline que pretende
criar: Linha, Coluna ou Ganho/Perda.
3.
Na caixa Intervalo de Dados, introduza o intervalo de clulas que contm os dados nos quais
pretende basear os grficos sparkline.
Se o intervalo de dados incluir datas, pode seleccionar Tipo de Eixo de Data nas opes de Eixo
(Ferramentas de Grfico Sparkline, separador Estrutura, grupo Agrupar, boto Eixo) para dispor os
pontos de dados no grfico sparkline de modo a reflectirem eventuais perodos de tempo irregulares. Por
exemplo, se os trs primeiros pontos de dados estiverem todos separados exactamente por uma semana e
o quarto ponto de dados for um ms mais tarde, o espao entre o terceiro e o quarto ponto de dados
aumentado proporcionalmente para reflectir o perodo de tempo maior.
59
Excel Avanado
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Tambm pode utilizar as opes de Eixo para definir valores mnimos e mximos para o eixo vertical de
um grfico sparkline ou de um grupo de grficos sparkline. A definio destes valores ajuda-o
explicitamente a controlar a escala, de modo a que a relao entre os valores seja mostrada de uma forma
mais significativa. Tambm pode utilizar a opo Desenhar Dados da Direita para a Esquerda para
alterar a direco na qual os dados so representados num grfico sparkline ou num grupo de grficos
sparkline.
Neste grfico sparkline, o marcador de valor superior verde e o marcador de valor inferior laranja. Todos os outros
marcadores so apresentados a preto. O texto descritivo foi escrito directamente na clula.
60
Excel Avanado
Carla Fardilha
marcadores visveis.
1.
2.
3.
4.
No grupo Mostrar, seleccione a caixa de verificao Pontos Negativos para mostrar valores
negativos.
5.
No grupo Mostrar, seleccione as caixas de verificao Ponto Alto ou Ponto Baixo para mostrar
o valor mais alto ou o valor mais baixo.
6.
No grupo Mostrar, seleccione as caixas de verificao Primeiro Ponto ou ltimo Ponto para
mostrar o primeiro valor ou o ltimo valor.
1.
2.
Para aplicar um estilo predefinido, no separador Estrutura, no grupo Estilo, clique num estilo ou
clique no boto Mais no canto inferior direito da caixa para ver estilos adicionais.
3.
Para alterar a cor de um grfico sparkline ou dos respectivos marcadores, clique em Cor de
Grfico Sparkline ou em Cor de Marcador e clique na opo pretendida.
61
Excel Avanado
Carla Fardilha
1.
2.
No separador Estrutura, no grupo Mostrar, seleccione qualquer uma das caixas de verificao
para mostrar marcadores individuais (tais como alto, baixo, negativo, primeiro ou ltimo) ou
seleccione a caixa de verificao Marcadores para mostrar todos os marcadores.
62
Excel Avanado
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E x e rc c i o 1 5: Gr f ic os S p a rk l in e
Teste 1
Teste 2
Teste 3
LP
73%
65%
89%
MAT
35%
47%
56%
ING
78%
65%
54%
TIC
89%
76%
54%
EF
67%
87%
86%
CID
65%
75%
80%
FQ
35%
48%
54%
ICOR
67%
86%
54%
IMM
66%
53%
53%
APE
47%
57%
68%
GBD
67%
80%
57%
Evoluo
63
Excel Avanado
Carla Fardilha
Bibliografia
Carla Fardilha Apontamentos e exerccios recolhidos e elaborados ao longo dos anos de docncia.
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