Prof.

Nelson / 2010

Tcnica do Fluxograma
Fluxograma: a representao grfica que
apresenta a seqncia de um trabalho de forma analtica,
caracterizando as operaes, os responsveis e /ou unidades
organizacionais envolvidos no processo.
O fluxograma mostra como se faz o trabalho e
penetra em problemas cuja soluo interessa, diretamente, ao
exerccio de uma administrao racional. Mostrando a circulao de
papis e formulrios entre as diversas unidades organizacionais da
empresa ou entre pessoas, ele usado para a pesquisa de falhas na
distribuio de cargos e funes nas relaes funcionais, na delegao
de autoridade, na atribuio de responsabilidade e em outros aspectos
do funcionamento do processo administrativo.
O fluxograma, ou flow-chart, conhecido
com os nomes de carta de fluxo de processo, grfico de seqncia,
grfico de processamento, etc., onde objetiva, entre outros, os
seguintes aspectos principais:
Padronizar a representao dos mtodos e os procedimentos
administrativos;
Maior rapidez na descrio dos mtodos administrativos;
Facilitar a leitura e o entendimento;
Facilitar a localizao e a identificao dos aspectos mais
importantes;
Maior flexibilidade; e
Melhor grau de anlise.
O fluxograma objetiva evidenciar a
seqncia de um trabalho, permitindo a visualizao dos movimentos
ilgicos e a disperso de recursos materiais e humanos. Constitui o
fundamento bsico de todo trabalho racionalizado, pois no basta fazer
sua diviso, sendo necessrio bem disp-lo no tempo e no espao.
VANTAGENS DO FLUXOGRAMA:
Apresentao real do funcionamento de todos os componentes
de um mtodo administrativo. Esse aspecto proporciona e facilita
a anlise da eficincia do sistema;
Possibilidade da apresentao de uma filosofia de administrao,
atuando, principalmente, como fator psicolgico;
Possibilidade de visualizao integrada de um mtodo
administrativo, o que facilita o exame dos vrios componentes

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do sistema e de suas possveis repercusses, tanto positivas

quanto negativa. Normalmente os outros mtodos apresentam
um mecanismo de leitura mais lento e menos claro, o que pode
dificultar sua anlise;
Propiciar o levantamento e a anlise de qualquer mtodo
administrativo ds o mais simples ao mais complexo, desde o
mais especifico ao de maior abrangncia;
Propiciar o uso de convenes de simbologias, o que possibilita
uma leitura mais simples e lgica do processo, tanto por parte
dos especialistas em mtodos administrativos, quanto por seus
usurios;
Possibilidade de identificao mais fcil e rpida dos pontos
fortes e fracos do mtodo administrativo considerado; e
Propiciar a atualizao e manuteno do mtodo administrativo
de maneira mais adequada, pe melhor clareza das alteraes
introduzidas, incluindo suas causas e efeitos.

Informaes bsicas de um fluxograma:

O tipo de operaes ou trmites que integram o circuito de
informaes;
O sentido de circulao ou fluxo de informao;
As unidades organizacionais em que se realiza cada operao;
O volume das operaes efetuadas: e
Os nveis hierrquicos que intervm nas operaes do mtodo
administrativo representado pelo fluxograma.
Anlise do fluxograma:
Certifique-se de que todas as fases foram
relacionadas, bem como saber, exatamente, o que cada uma significa,
aplicando-se as seguintes perguntas bsicas:
a) O que feito? Para que serve essa fase?
Essa pergunta permite verificar se todas as fases foram
relacionadas e se so conhecidas s utilidades de cada uma
delas.
b) Por que essa fase necessria? Tem ela alguma influncia no
resultado final da rotina analisada? H, realmente, uma
necessidade absoluta dessa fase?
Se as respostas a essas perguntas no forem positivas, a fase
dever ser eliminada.
c) Onde essa fase deve ser feita? Ser que a mudana do local em
que essa fase est sendo realizada no permitir maior
simplificao da rotina? Tal mudana de local vivel?

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Verifique se a mudana de local onde a fase est sendo feita

economizar tempo e evitar transporte. Se tal acontecer,
alterar a ordem de execuo e eliminar as fases desnecessrias.
d) Quando essa fase deve ser feita? A seqncia est corretamente
fixada?
As respostas a essas perguntas aprimoram a sustentao do
analista de sistemas, organizao e mtodos no estudo
realizado.
e) Quem deve executar a fase? H algum mais bem qualificado
para
executa-la? Seria mais lgico ou conveniente que outra pessoa
realizasse essa fase?
Essas perguntas permitem verificar a extenso da transferncia
de autoridade e de responsabilidade dentro da unidade
organizacional.
f) Como a fase est sendo executada?
A resposta a essa pergunta permite encontrar um meio mais
fcil de executar a fase, seja por meio de um impresso prprio,
seja pela mecanizao da fase ou ainda pelo uso de um
equipamento especial.
As perguntas apresentadas so necessrias,
mas no suficientes, deve-s ter o discernimento para identificar quais
outras perguntas devem ser efetuadas para o adequado
desenvolvimento dos trabalhos.
Simbologia do Fluxograma:
Os smbolos tm por objetivos evidenciar
origem, processo e destino da informao escrita e ou verbal
componente de um sistema administrativo. Por outro lado, salienta-se
que existe uma tendncia cada vez mais generalizada, para a
padronizao dos smbolos convencionais que representam elementos
ou situaes correntes.
possvel utilizar smbolos deferentes dos
convencionais, desde que no ofeream dificuldade de compreenso
para o leitor e desde que sejam definidos previamente. A cominao
dos smbolos apresentados com uma srie de outros smbolos
complementares permite amplia, esclarecer ou interpretar os
diferentes passos dos sistemas administrativos.
Tipos de fluxogramas:
Os principais so:
Fluxograma vertical:
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Fluxograma parcial ou descritivo: e

Fluxograma global ou de coluna.
Fluxograma vertical:
Denomina-se tambm como: folha de
anlise, folha de simplificao do trabalho ou diagrama de processo.
Este fluxograma , normalmente destinado representao de rotinas
simples em seu processamento analtico em uma unidade
organizacional. Como o prprio nome indica, formado de colunas
verticais; em cada coluna so colocados os smbolos convencionais de
operao, transporte, arquivamento, demora e inspeo; em outra, a
descrio do mtodo atual e, por ultimo, aquela em que consta o
elemento que executa a operao. Alguns possuem mais uma coluna,
para que sejam anotadas as clssicas perguntas: (para poder obter
melhoramentos
que
resultam
em
eliminao,
combinao,
reclassificao, redistribuio e simplificao dos detalhes e grupos de
detalhes)
POR QU? Esse sistema necessrio? Pode-s eliminar o sistema, o
processo, os passos?
O QUE?

feito? Quais os passos? Esto todos eles includos?

ONDE?

Deve isso ser feito? Pode ser feito em outro lugar?

QUANDO? Deve ser feito? feito na referncia correta? Pode ser

combinado ou
simplificado, movendo-o para frente ou para trs?
QUEM?
Deve executar a tarefa? Quem manipula a pessoa
indicada? Outra pessoa
pode execut-la melhor?
COMO?
Est sendo executada a tarefa? Pode ser executada com
equipamento
diferente? Com esquema diferente?
VANTAGENS:
1) Consiste em poder ser impresso como formulrio padronizado;
2) Consiste na rapidez de preenchimento, pois os smbolos e
convenes j se acham impressos;
3) Consiste em maior clareza de apresentao; e
4) Na grande facilidade de leitura por parte dos usurios.

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Os aspectos bsicos do fluxograma vertical

so:
Facilitar a descrio das rotinas e dos procedimentos existentes;
e isso porque os smbolos so impressos de maneira que
permitem que o analista, medida que transcorre a entrevista,
simplesmente interligue esses smbolos para descrever o
sistema existente;
Reduzir as divergncias entre entrevistador e entrevistado, pois,
enquanto o entrevistado explica o sistema, o entrevistador
procura entender e escrever, detalhadamente, ao mesmo
tempo; e
Estruturar a proposio de novos sistemas, embora seu maior
uso seja em levantamentos da situao existente.
SIMBOLOGIA:

SMBOLO

SIGNIFICADO

SIMBOLO

SIGNIFICADO

Anlise
ou
Operao

Execuo
ou
Inspeo

Transportes

Permanncia
Temporria ou
Passagem

Arquivo
Definitivo

Demora
ou
Atraso

A operacionalizao do fluxograma vertical

realizada por meio da unio dos smbolos, interligados em ordem
seqencial;

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Em
uma
resumida:

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situao

mais De maneira mais detalhada:

Lado esquerdo da folha:

smbolos;

Lado esquerdo da folha:

descrio da rotina atual;

Centro da folha: reas de

responsabilidade por onde
circulam os documentos e as
informaes do sistema; e

Parte
central
da
folha:
smbolos da situao atual e
proposta:

Lado direito da folha: descrio

da rotina proposta; e
Direita da folha: descrio dos
passos do sistema.

Centro superior da folha:

anlise do nmero de passos
para cada smbolo na situao
atual e na situao proposta,
bem como as diferenas
identificas.

De maneira mais detalhada, o fluxograma

vertical pode conter:

Lado
esquerdo
da folha

Parte
central
da folha

Lado
direito
da folha

Centro
Superior
da Folha

Descrio
da
Rotina
Atual

Smbolos
da situao
atual e
propostas

Descrio
da
rotina
proposta

Anlise de nmero de passos

para cada smbolo na situao
atual e na situao proposta,
bem como as diferenas
identificadas.

Fluxograma parcial ou descritivo:

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Seus aspectos bsicos so:

Descreve o curso de ao e os trmites dos documentos;
Tambm mais utilizado para levantamentos;
de elaborao um pouco mais difcil do que o fluxograma
vertical; e
mais utilizado para rotinas que envolvem poucas unidades
organizacionais.
Os smbolos utilizados neste tipo de
fluxograma so:

Smbolo

Significado

Smbolo

Significado

Terminal

Operao

Executante
ou
Responsvel

Documento

Arquivo

Deciso

Conferncia

Conector
de
Pgina

Conector
de
Rotina

Sentido de
Circulao:
Documentos,
Informaes
Orais.

Material

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Fluxograma global ou de coluna:

Esse o tipo de fluxograma mais utilizado
pelas empresas, onde seus aspectos bsicos so:
utilizado no levantamento quanto na descrio de novas
rotinas e procedimentos;
Permite demonstrar, com maior clareza, o fluxo de informaes e
documentos, dentro e fora da unidade organizacional
considerada; e
Apresenta maior versatilidade, principalmente por sua maior
diversidade de smbolos.
Os smbolos mais utilizados so:

Smbolo

Significado

Smbolo

Significado

Terminal

Documento

Conector

Informao Oral

Arquivo

Conector
de
Rotina

Deciso

Conferncia

Inutilizao
ou destruio
do
Documento

Sentido de
Circulao:
Documentos,
Informaes
Orais.

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Demora
ou
Atraso

Material

Tcnicas de desenho:
Destacamos os seguintes aspectos:
O papel quadriculado o mais adequado, pois facilita o traado
de linhas horizontais e verticais;

O tamanho do fluxograma depende da complexidade do sistema

e do grau de detalhe que se deseja. O uso de mquinas
fotocopiadoras que ampliam ou reduzem o formato original
proporciona grande elasticidade para trabalhar em desenhos
com maior ou menor amplitude de detalhe;

Visando atualizar os fluxogramas a baixo custo, conveniente

que seu traado seja feito a lpis;

No canto inferior direito de cada um dos fluxogramas

conveniente colocar as informaes bsicas, devendo conter,
essencialmente, os seguintes elementos:
o Nome da Empresa;
o Denominao da rotina e procedimento;
o Cdigo da instruo de servio;
o Cdigo do fluxograma;
o Unidade preparadora;
o Nome com rubrica ou assinatura do preparador;
o Nome com rubrica ou assinatura do chefe responsvel; e
o Data de realizao ou atualizao.