Controle de Estoque

Empresa distribuidora de componentes eletrnicos elimina erros na remessa

de mercadorias para clientes.
Com o crescimento das vendas e do nmero de itens oferecidos aos
clientes, uma empresa distribuidora de componentes eletrnicos na regio
de Maring passou a ter problemas com o controle de estoque. A
problemtica causava dois efeitos prejudiciais continuidade do
crescimento da empresa.
O primeiro foi no departamento de compras. Com a informao incorreta, o
comprador no podia repor os estoques com assertividade necessria,
ento ou a empresa comprava mais do que devia elevando o capital de giro
ou faltava mercadorias para entregar aos clientes.
O segundo efeito eram erros nas remessas de mercadorias para os clientes.
Muitos deles passaram a reclamar recebiam as mercadorias da empresa
com modelos trocados ou faltando itens descritos na nota fiscal.
Esse um problema clssico que assola a muitas empresas, especialmente
distribuidoras de mercadorias, onde existe alto giro de estoque e grande
volume de clientes atendidos ao dia.
Nosso trabalho foi diagnosticar as causas do problema, estudar, sugerir e
implementar a soluo.
A origem do problema estava no volume de trabalho que aumentara
rapidamente nos ltimos doze meses sem que a empresa aumentasse a
estrutura de atendimento ao setor de materiais e expedio na mesma
proporo. Havia tambm indcios de desvio de mercadorias nas
transportadoras que coletavam as caixas para entregar aos clientes, visto
que muitos deles reclamavam o recebimento de caixas violadas. Por ltimo
no havia plena certeza daquilo que realmente havia sido enviado ao
cliente, ento quando o mesmo reclamava, as mercadorias que
supostamente estava faltando era enviadas sem custo para o cliente.
Nem preciso dizer que a situao estava desconfortvel para os diretores,
alm da existncia de perdas fsicas a imagem da empresa comeava a ser
prejudicada por falta de organizao.
Dessa forma a soluo passou pela mudana de procedimentos no setor de
expedio e tambm investimento em tecnologia.
Os procedimentos foram alterados para que os separadores tivessem mais
tempo para separar e conferir as mercadorias antes de embal-las dentro
das caixas para expedio. O horrio de atendimento dos pedidos do dia foi
reduzido das 17 para as 16 horas. Ou seja, os pedidos que chegassem at o
setor de separao at as 16 horas seriam remetidos no dia, aps esse
horrio somente no dia seguinte. Essa foi uma exigncia do encarregado de
estoque que foi prontamente validada pela direo. Houve algumas
reclamaes por parte dos vendedores que argumentaram a possibilidade
de perda de algumas vendas em funo dos clientes s fecharem os

pedidos no final da tarde. Mas diante do volume de vendas a diretoria

acatou a sugesto da consultoria de que esse era fator primordial para
eliminao dos erros no estoque. Depois de algum tempo os vendedores e
clientes se habituaram ao novo horrio e no houve prejuzo algum nas
vendas.

Foi includa no fluxo de trabalho a funo de conferncia cega, que

constitui no processo de um funcionrio registrar no computador todos os
produtos separados para um pedido de cliente sem ter em mos o relatrio
de separao, ou seja, ele passa todos os itens no computador sem saber
quantos itens deveriam ter, eliminando o vcio da contagem errada. O
sistema acusa as divergncias desta contagem com o pedido registrado
pelo vendedor.
A utilizao plena dos cdigos de barras por produto e por lote de produtos
foi determinante para o sucesso do projeto, pois elimina a funo de
digitao de quantidades minimizando sobremaneira os erros humanos.
Os investimentos foram divididos em compra de terminais de computadores
e impressoras trmicas para impresso de etiquetas, melhorias no sistema
de informao em uso na empresa, aquisio de leitores de cdigo de
barras e confeco de fitas e etiquetas personalizadas para evitar a violao
das caixas.
Houve comunicados aos clientes sobre os novos procedimentos internos na
empresa e instrues para que os mesmos no aceitassem nenhuma caixa
que fosse entregue em seus estabelecimentos com os lacres violados. Caso
aceitassem, a empresa no mais enviaria produtos por reclamao de
faltas.
Para manter a rastreabilidade e segurana na informao, o sistema foi
customizado para imprimir nas etiquetas de lacre o nome do conferente das
mercadorias, ento caso alguma reclamao chegasse at a empresa,
facilmente o conferente seria acionado para soluo do caso.
importante destacar o treinamento dos funcionrios quando h, como
neste caso, a insero de novas atividades e procedimentos em suas rotinas
dirias. preciso fazer com que os envolvidos entendam os motivos da
mudana pois sem isso o processo no absorvido completamente e o
problema inicial continuar acontecendo.
Aps algumas semanas, todos j estavam adaptados as novas rotinas. O
nvel de divergncia na contagem de estoque reduziu para patamares
inexpressivos se comparados aos anos anteriores. Os compradores agora
tm segurana em formar lotes econmicos para compra melhorando o
fluxo de caixa da empresa. No h mais dvidas sobre o setor de separao
e expedio e os clientes sentem-se mais satisfeitos em ter como
fornecedor uma empresa organizada que investe em melhorias na sua
gesto.
Um trabalho simples e pontual, resultado dos esforos coletivos da empresa
em ter disposio para investir tempo e dinheiro na soluo de seus
problemas, dos funcionrios em colaborar para a melhoria dos processos e

dos consultores e desenvolvedores de software, na busca incessante de

converter teoria em prtica, idias em solues, problemas em
oportunidades.