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A ATUAO DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO GRADUADO

PELA UNIVERSIDADE DO ESTADO DO PAR
Maria Fabiana Silva Santos
Samara Silva Cruz
UEPA
Tv. Djalma Dutra, s/n Telgrafo Belm PA Brasil.
fabiana.uepa@yahoo.com.br
UEPA
Tv. Djalma Dutra, s/n Telgrafo Belm PA Brasil.
samara249@gmail.com
Palavras-chave: Secretariado Executivo; Perfil do Secretrio; Atuao Profissional.
RESUMO
O presente artigo oriundo de um trabalho de concluso de curso e teve como objetivo analisar se a atuao dos egressos do curso de Bacharelado em Secretariado Executivo Trilngue da
Universidade do Estado do Par nas organizaes corresponde ao perfil profissional construdo durante a graduao, por meio da verificao da frequncia de ocorrncia de atividades
relativas rea secretarial no dia-a-dia da amostra pesquisada. O mtodo utilizado foi pesquisa de natureza aplicada, com tcnica de abordagem quantitativa. Os dados coletados nos questionrios foram analisados por meio da estatstica descritiva, baseada na distribuio de frequncia e clculo de ndice das questes apresentadas. Os resultados comprovaram a hiptese
de que os egressos utilizam apenas parcialmente as competncias, habilidades e atitudes aprendidas durante a graduao. Aps verificao dos ndices de utilizao, foi possvel chegar
concluso de que algumas reas, como a Gesto de Relacionamentos, se destacam e devem
receber maior ateno por parte dos envolvidos no sentido de garantir melhor qualificao dos
futuros egressos do curso.

Introduo
O mundo empresarial sofreu diversas mudanas a partir dos anos 80 com a
globalizao e o advento das tecnologias da informao, dentre outros fatores. Na poca, a
profisso de secretariado teve seu fim decretado por alguns especialistas, mas conseguiu
sobreviver adquirindo um novo perfil e ampliando suas competncias. (VEIGA, 2007)
Apontada pela Organizao das Naes Unidas (ONU) como a terceira profisso que
mais cresce no mundo, em alguns pases como o Brasil, para obter o ttulo de secretrio
executivo exigido curso universitrio com durao mdia de quatro anos (VEIGA, 2007). O
surgimento dos cursos de Secretariado de nvel superior elevou a qualidade da formao dos
profissionais da rea e abriu um leque ainda maior de possibilidades de atuao e
responsabilidades nas organizaes.
Na Universidade do Estado do Par (UEPA), o curso de Bacharelado em Secretariado
Executivo Trilngue foi criado em 1999, inicialmente como habilitao do curso de Letras,

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tendo a primeira turma comeado seus estudos no ano de 2000. De acordo com o Projeto
Poltico-Pedaggico do curso, ele forma um profissional de mltiplas competncias, com
capacidade de participar de todo o processo organizacional de empresas, apto a prestar os
mais diversos servios como planejamento, organizao e direo, e tambm hbil para tomar
decises.
Esta pesquisa objetivou investigar se a atuao dos egressos do curso de Secretariado
Executivo da UEPA corresponde ao perfil profissional construdo durante a graduao. Ela foi
realizada com profissionais da rea, buscando comprovar se sua atuao corresponde ao novo
papel do secretrio executivo nas organizaes, com todas as suas competncias, habilidades
e atitudes, e verificar se na rotina de trabalho eles tm a oportunidade de atuar nas mais
diversas reas estudadas na universidade ou se a realidade ainda muito divergente da
esperada pelo aluno quando ainda est na academia.
Para a construo do perfil do profissional, foi utilizado o Projeto Poltico-Pedaggico
do curso de Bacharelado em Secretariado Executivo Trilngue da UEPA, bem como de seu
desenho curricular atual, construdo de acordo com as Diretrizes Curriculares estabelecidas
pelo Ministrio da Educao (MEC), dentre outros documentos que analisam a questo.
A pesquisa de significativa importncia para o objeto de estudo, considerando que a
atuao profissional dos secretrios executivos um assunto pouco explorado. de grande
importncia estratgica descobrir de que forma os profissionais formados pelo curso atuam
nas organizaes, quais conhecimentos so mais exigidos dos egressos e se a formao
ofertada est de acordo com as necessidades do mercado de trabalho.
Reviso de literatura
Histrico e Evoluo da Profisso de Secretrio Executivo
A profisso de Secretariado uma das mais antigas do mundo, tendo sua origem no
trabalho dos escribas, personagens da antiguidade que dominavam habilidades intelectuais
como a escrita, faziam contas, classificavam os arquivos, redigiam ordens, etc. (NONATO
JNIOR, 2009). Fazia parte da responsabilidade dos escribas a discrio, pois o sigilo das
informaes que passavam por ele era de suprema importncia para o trabalho de seus lderes.
A mesma responsabilidade exigida do profissional de Secretariado at os dias atuais. Grion
(2008, p. 15) fala da origem do nome como o secretarium, do latim, aquele que guarda
segredos.
Mas a origem da assessoria, que a principal caracterstica da profisso de
Secretariado, advm da origem humana, segundo Nonato Jnior (2009, p. 18). Ele informa
que vrios relatos antigos exemplificam a assessoria: religiosos apontam a figura de Eva ao
assessorar Ado; a mitologia antiga informa sobre diversos deuses e heris que assessoraram
outros na criao de todas as fontes de conhecimento natural, cultural e espiritual; e
historiadores citam antigos povos ou personagens especficas que assessoraram grandes
lderes para a construo social do mundo.
Durante a Idade Mdia, os monges, nos mosteiros, atuaram como copistas e
arquivistas. Com a Revoluo Industrial surgiram novas necessidades empresariais, e
atividades administrativas passaram a ser responsabilidade dos secretrios, na poca, quase
exclusivamente do sexo masculino.
Com a Primeira e a Segunda Guerra Mundial, as indstrias que antes empregavam
majoritariamente homens, foram obrigadas a se adaptar, j que a mo-de-obra masculina
estava nos campos de batalha. No Brasil, assim como no restante do mundo, foi aps as
grandes guerras que as mulheres passaram a dominar a profisso de Secretariado, inicialmente
desenvolvendo atividades tcnicas extremamente bsicas, como atendimento telefnico,

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recepo de visitantes, servio de copa, dentre outros. Acompanhando a evoluo da
tecnologia e consequentemente da forma de organizao das empresas e instituies, a
secretria foi gradativamente acumulando novas funes, como a participao em reunies,
execuo de tarefas mais gerenciais, e finalmente o estgio atual em que a atuao do
profissional atingiu um novo patamar, com responsabilidades mais srias e importantes para a
empresa, exercendo funo de gestor de processos, de pessoas, de informaes, de
relacionamentos e at mesmo da prpria carreira. Veiga (2007, p. 23) chama a ateno para a
mudana no papel que o profissional de Secretariado exerce nas organizaes:
A tecnologia da informao contribuiu para que os gerentes assumissem as tarefas
que eram desempenhadas pela secretria, tornando-os mais independentes, embora
alguns ainda mantenham a antiga postura. Com isso, a secretria pode se dedicar
mais aos assuntos relacionados empresa, tornando-a necessria e importante. Hoje,
alm de desempenhar suas atividades operacionais, a secretria atua como gestora de
processos, de pessoas e de informao.

Diversos outros autores tambm reafirmam a mudana no perfil dos profissionais de

Secretariado Executivo, sempre destacando o vis da gesto e a importncia da tecnologia
nessa evoluo profissional. evidente a contribuio da tecnologia para a rotina secretarial.
O ganho de tempo do profissional foi imenso com a informatizao do processo de redao de
documentos, por exemplo.
A existncia de leis que regulamentem uma profisso essencial para seu
reconhecimento e valorizao no mercado de trabalho. Nonato Jnior (2009, p. 20) cita a Lei
n 6.556, de 5 de setembro de 1978, como o primeiro documento oficial a reconhecer o
Secretariado e regulamentar suas atribuies. Porm, nesta lei o trabalho de secretrio ainda
era tomado por atividade e no por profisso.
Um avano real configura-se em 30 de setembro de 1985 com a Lei n 7.377,
complementada pela Lei n 9.261, de 11 de janeiro de 1996. Com elas feita a diferenciao
entre o secretrio executivo e o tcnico em Secretariado, sendo especificada a formao
exigida de cada um e tambm suas diferentes atribuies.
Sobre as atribuies do secretrio executivo, o Art. 4. informa:
I - planejamento, organizao e direo de servios de secretaria;
II
assistncia
e
assessoramento
direto
a
executivos;
III - coleta de informaes para a consecuo de objetivos e metas de empresas;
IV - redao de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro;
V
interpretao
e
sintetizao
de
textos
e
documentos;
VI - taquigrafia de ditados, discursos, conferncias, palestras de explanaes,
inclusive
em
idioma
estrangeiro;
VII - verso e traduo em idioma estrangeiro, para atender s necessidades de
comunicao
da
empresa;
VIII - registro e distribuio de expediente e outras tarefas correlatas;
IX - orientao da avaliao e seleo da correspondncia para fins de
encaminhamento
a
chefia;
X - conhecimentos protocolares.

Outro marco para os secretrios foi a criao do Cdigo de tica do profissional de

Secretariado no Brasil, publicado no Dirio Oficial da Unio em 7 de julho de 1989. O
Cdigo estabelece os princpios, direitos e deveres e orienta sobre a conduta dos secretrios.
Veiga (2007, p. 23) destaca que O mercado de trabalho valoriza muito a secretria que
constantemente se recicla, mas todo esse esforo ser em vo se a profissional no tiver um
comportamento tico nas suas aes e atitudes. Medeiros e Hernandes (2006, p. 19) j
haviam destacado a importncia do Cdigo de tica Profissional ao afirmar que eles oferecem
orientaes e estabelecem diretrizes para um nvel digno de conduta profissional. J Nonato

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Jnior (2009, p. 51) enfoca que a partir do Cdigo, a categoria secretarial passou a envolverse mais com a responsabilidade social exigida de todos os sujeitos que fazem parte dos
ambientes acadmicos e organizacionais.
Atualmente, a maior luta da classe secretarial pela criao do Conselho Federal de
Secretariado, que possibilitar tambm a criao dos Conselhos Regionais. A existncia dos
Conselhos fundamental para a autonomia da profisso e para a fiscalizao mais eficaz do
exerccio da mesma, evitando descumprimento das leis e controlando mais adequadamente o
registro dos profissionais, de acordo com Nonato Jnior (2009, p. 120).
A Formao do Secretrio Executivo
Nonato Jnior (2009, p.39) informa que o primeiro curso de Secretariado Executivo
criado no Brasil foi no ano de 1969, na Universidade Federal da Bahia (UFBA), em Salvador,
sendo reconhecido apenas em 1998, por meio do parecer n 331/98. O primeiro curso a obter
reconhecimento foi o da Universidade Federal de Pernambuco (UFPE), em Recife, no ano de
1978. Aps a regulamentao da profisso, que passou a exigir a formao de bacharelado
para que o profissional chegasse a secretrio executivo, a procura pelos cursos de graduao
aumentou.
Na regio amaznica o curso recente, se comparado a outros mais tradicionais.
Especificamente no Par, o curso mais antigo o de Bacharelado em Secretariado Executivo
Bilngue criado na Universidade da Amaznia (Unama) em 16 de maio de 1997, de acordo
com o site da instituio. Em 13 de agosto de 1999, surgiu na UEPA o curso de Secretariado
Executivo Trilngue (UNIVERSIDADE DO ESTADO DO PAR, p. 20).
As Diretrizes Curriculares para o curso de graduao em Secretariado Executivo
constam na Resoluo n 3, de 23 de junho de 2005 da Cmara de Educao Superior do
Conselho Nacional de Educao, vinculado ao MEC. Nela so indicados os componentes
curriculares que as instituies de ensino superior devem observar, bem como o perfil que o
formando deve ter, suas competncias e habilidades, os contedos curriculares e a durao do
curso, as atividades complementares, o sistema de avaliao, o estgio curricular
supervisionado e o trabalho de concluso de curso, como componentes opcionais, dentre
outras especificaes.
O Projeto Poltico-Pedaggico do curso de Secretariado Executivo na UEPA define a
formao desejada para os alunos:
O Curso de Bacharelado em Secretariado Executivo Trilngue visa formar
profissionais com habilidades e competncias requeridas para um efetivo exerccio
da funo secretarial. Ser um curso voltado para a preparao de multiprofissional
capaz de participar de todo um processo organizacional de empresas e apto para
prestar servios como planejamento, organizao e direo, alm de tomada de
decises.
(UNIVERSIDADE DO ESTADO DO PAR, 2003, p. 4)

A organizao curricular do curso contempla contedos bsicos, especficos e

terico-prticos, devidamente interligados. Os dois primeiros tratam de estudos relacionados
s cincias sociais, jurdicas, da comunicao, da informao, tcnicas secretariais e gesto
empresarial. J os contedos terico-prticos dizem respeito aos laboratrios informatizados,
com as diversas interligaes em rede, estgio curricular supervisionado e atividades
complementares, especificamente a abordagem terico-prtica dos sistemas de comunicao
com nfase em software e aplicativos.
O curso de regime seriado anual. possvel observar a importncia de quatro
vertentes do curso, que so as mais enfatizadas no desenho curricular por meio de disciplinas

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relacionadas elas e que se fazem presentes em quase todos os anos da graduao. Estas
vertentes so: lngua portuguesa, lngua inglesa, lngua espanhola e informtica.
As disciplinas estudadas durante os quatro anos de durao do curso so:
Srie

Disciplinas
Tcnicas Secretariais
Ingls I
Espanhol I
Informtica Aplicada ao Secretariado I
Produo e Recepo Textual
Psicologia das Relaes Interpessoais
Matemtica Financeira e Estatstica
Filosofia e tica
Relaes Pblicas, Cerimonial e Etiqueta
Ingls II
Espanhol II
Informtica Aplicada ao Secretariado II
Redao Oficial e Empresarial
Sociologia das Organizaes
Problemas Scio-Econmicos Contemporneos Nacionais e Mundiais
Fundamentos da Contabilidade
Administrao e Marketing
Gesto de Recursos Humanos
Ingls III
Espanhol III
Informtica nas Organizaes
Estgio Supervisionado I
Linguagem e Argumentatividade
Elaborao de Projetos
Consultoria Organizacional
Ingls IV
Espanhol IV
Gerenciamento de Banco de Dados
Estgio Supervisionado II
Direito e Legislao
Trabalho de Concluso de Curso
Quadro 1 Desenho Curricular do Curso de Secretariado da UEPA
Fonte: Universidade do Estado do Par (2003, p. 25).

As disciplinas colaboram para a formao do multiprofissional citado no Projeto

Poltico-Pedaggico na medida em que abordam amplos temas de interesse das organizaes.
As reas de Competncia dos Secretrios Executivos
O livro Secretria: rotina gerencial, habilidades comportamentais e plano de
carreira, (MAZULO; SILVA, 2010) foi escolhido como principal base para a definio das
competncias do secretrio executivo, pela forma como as autoras apresentam o contedo,
dividido em cinco grandes tpicos referentes s reas em que os secretrios esto habilitados
para atuar, que so:

Gesto de Informaes todos os canais pelos quais as informaes chegam aos
secretrios e como gerenci-las;

Gesto de Processos processos gerenciados pelo profissional de secretariado, como

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organizao de agenda, de reunies, de viagens e de eventos;

Gesto de Recursos materiais, financeiros e/ou de tempo;

Gesto de Relacionamentos saber lidar com os mais diferentes tipos de pessoas e ter
desenvolvida a inteligncia emocional, a percepo, a liderana e a capacidade de
administrar conflitos.

Gesto de Carreira viso ampla das inmeras possibilidades de gerenciar a carreira.
(MAZULO; SILVA, 2010).
Esta diviso facilita a compreenso de como as competncias esto interligadas e por
este motivo tambm foi utilizada como base para a construo do questionrio utilizado para
aplicao da pesquisa.
Para a construo da base terica desta pesquisa sero considerados os quatro
primeiros tpicos, por melhor se adequarem aos seus objetivos. Cada item ser estudado
tendo como base tambm as disciplinas estudadas pelos alunos do curso de Secretariado
Executivo da UEPA.
Gesto de Informaes
A Gesto de Informaes no mbito do Secretariado Executivo exerce grande impacto
nas organizaes e no trabalho do profissional de Secretariado.
Garcia e Silva (2005, p. 47) explicam:
A velocidade exigida no mundo dos negcios, aliada complexidade gerada pelo
volume e pela variedade de informaes, faz com que a importncia do
gerenciamento da informao assuma um papel vital nas organizaes e,
principalmente, na atividade da Secretria.

Existem diversas categorias de informao, como as de esclarecimento, compreenso

do problema, instrumental, factual, confirmativa, projetiva, motivacional e pessoal ou poltica.
Observa-se tambm diferentes nveis de fluxo de informao, que vo do estratgico ao ttico
e operacional. (MAZULO; SILVA, 2010) O profissional de Secretariado lida constantemente
com todas essas categorias e nveis durante o seu trabalho. imprescindvel que ele utilize ao
mximo todas as ferramentas disponveis para gerenciar as informaes da maneira mais
eficaz possvel.
O Projeto Poltico-Pedaggico de Secretariado Executivo da UEPA, no item que trata
sobre Competncias e Habilidades do secretrio executivo, destaca alguns tpicos referentes
utilizao da informao por parte do profissional:
O Curso de Bacharelado em Secretariado Executivo Trilngue deve oferecer
condies para o desenvolvimento das seguintes habilidades: [...] b) Valorizar e
dominar os princpios que informam os sistemas de comunicao; [...] e) Gerenciar
o fluxo de informaes, assegurando uniformidade de referencial para diferentes
usurios; [...] g) Utilizar tecnologias da informao com suas permanentes inovaes
(UNIVERSIDADE DO ESTADO DO PAR, 2003, p. 24).

Com base em Mazulo e Silva (2010) e na ementa das disciplinas do desenho curricular
do curso de Secretariado Executivo da UEPA, destacamos as seguintes atividades de
competncia do profissional de Secretariado relacionadas Gesto de Informaes:

Atendimento ao Cliente (presencial, telefnico e online)

Redao Oficial e Empresarial

Comunicao em outros idiomas

Ferramentas de Tecnologia da Informao

Gerenciamento de Banco de Dados

Tcnicas de Arquivamento

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Gesto de Processos
Diversos processos que ocorrem no mbito interno e externo das organizaes so de
responsabilidade do profissional de Secretariado. O acompanhamento e monitoramento desses
processos so fatores cruciais para o bom andamento das demais rotinas da organizao.
Para Garcia e Silva (2005, p. 145) A secretria, agente de resultados, acompanha os
servios delegados a ela, aqueles delegados equipe com quem trabalha e, principalmente, os
delegados pelo executivo aos membros da equipe e os que se referem a outras reas.. Bond e
Oliveira (2008, p. 80) complementam:
O secretrio deve sempre acompanhar o desenvolvimento das atividades a ele
incubidas, assim como as atividades do seu executivo direto. importante que se
faa esse acompanhamento, pois s vezes as tarefas so esquecidas no decorrer do
seu desenvolvimento, colocando-se outras atividades como prioridade.

E ainda: Todos os processos tm um incio, mas nem todos tm um fim, exatamente

pela falta de acompanhamento e persistncia em lhes dar continuidade. Cabe ao secretrio
reverter essa situao na cultura da empresa (BOND E OLIVEIRA, 2008, p. 81).
Mazulo e Silva (2010), ao tratar sobre Gesto de Processos, tambm enfatizam a
importncia do controle efetivo das aes secretariais e explanam a respeito das seguintes
atividades:

Gerenciamento de Agenda, Checklist e Follow-up

Organizao de Reunies

Organizao de Viagens

Organizao de Eventos
No curso da UEPA, alm das atividades j mencionadas, o desenho curricular tambm
possibilita ao profissional de Secretariado atuar nas seguintes reas:

Gerenciamento de Organizao e Mtodos

Gesto de Recursos Humanos

Processos de Administrao e Marketing
Gesto de Recursos
O domnio da Gesto de Recursos extremamente importante para o profissional de
Secretariado por ser uma rea de grande interesse e impacto nos custos das organizaes,
sempre interessadas em fazer mais com o mnimo de gastos possveis. A seguir destacam-se
trs tpicos dentro da Gesto de Recursos que so de competncia dos secretrios executivos:

Organizao do Local de Trabalho

Planejamento Financeiro e Oramentrio

Administrao do Tempo
Gesto de Relacionamentos
Gerir relacionamentos no mbito das organizaes um desafio para a maioria dos
profissionais. Cada pessoa tem suas particularidades e fazer com que todos se relacionem
bem, resolvam problemas e cresam juntos demanda muito tempo e esforo conjunto. Mazulo
e Silva (2010, p. 145) abordam a Gesto de Relacionamentos como a construo de relaes
eficazes do profissional consigo mesmo, com seus superiores, pares e subordinados. Dentre as
competncias que devem fazer parte da vida do profissional de Secretariado, sobressaem-se:

tica Profissional

Inteligncia Emocional

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Trabalho em Equipe
Capacidade de Liderana
Administrao e Gerenciamento de Conflitos
Habilidade de Negociao
Tomada de Deciso

Metodologia
Por se tratar de uma pesquisa que visa analisar o perfil e a atuao de um determinado
profissional num contexto regional especfico, sua natureza classificada como do tipo
aplicada, aquela que tem como motivao bsica a soluo de problemas concretos, prticos
e operacionais, conforme citado por Zanella (2009, p. 72).
A forma de abordagem caracteriza-se como quantitativa, que utiliza a matemtica e
mtodos estatsticos para coletar e analisar os dados. Sobre ela, Zanella (2009, p. 70) explica:
Preocupa-se, portanto, com representatividade numrica, isto , com a medio objetiva e a
quantificao dos resultados. Procura medir e quantificar os resultados da investigao,
elaborando-os em dados estatsticos.
No que se refere aos objetivos, a pesquisa caracteriza-se como do tipo descritiva. um
procedimento que visa analisar fenmenos ou populaes, estabelecendo relaes entre
variveis intervenientes e fatos.
Foram utilizados como procedimentos tcnicos: pesquisa documental, pesquisa
bibliogrfica e levantamento. Para montar o perfil do profissional, a base foi a classificao de
Mazulo e Silva (2010) das cinco reas de competncias dos secretrios executivos, disponvel
no livro Secretria: rotina gerencial, habilidades comportamentais e plano de carreira.
O universo da pesquisa compreendeu os egressos do curso de Secretariado Executivo
da UEPA, oriundos das turmas j graduadas at o momento, que so as turmas do perodo de
2003 a 2010. De acordo com informaes da coordenao do curso, no total so 132 egressos.
A amostra foi do tipo no-probabilstica acidental, composta por acaso, com pessoas que vo
aparecendo, de acordo com Silva e Menezes (2001, p.32). Neste estudo a amostra totalizou 32
indivduos que se dispuseram a responder o questionrio.
Para a coleta de dados junto amostra escolhida, foi utilizado como instrumento um
questionrio estruturado em questes de mltiplas escolhas, caracterizadas como fechadas
com uma srie de respostas possveis (SILVA; MENEZES, 2001). O questionrio possibilita a
obteno de um grande nmero de participantes para a pesquisa, pois no necessita de uma
visita ou contato pessoal para sua realizao. Outra vantagem na utilizao deste instrumento
a uniformidade das respostas que facilita o processo de anlise dos dados. (ZANELLA,
2009)
Para construir o questionrio, foi utilizada a Escala Psicomtrica, adequada para
analisar a percepo dos respondentes. A escala escolhida para padronizar as respostas foi a
Escala Likert.
A coleta de dados ocorreu pessoalmente e por e-mail. No total o e-mail foi enviado
para 74 egressos, sendo que 7 responderam que no momento no esto atuando na profisso.
J a anlise dos dados coletados foi realizada pelo mtodo da Estatstica Descritiva, mais
especificamente Distribuio de Frequncia e Clculo de ndice.
A frmula para o clculo de ndice : (n0 x 0,00) + (n1 x 0,25) + (n2 x 0,50) + (n3 x
0,75) + (n4 x 1,00) / N, onde n0, n1, n2, n3 e n4 representam o nmero de respostas a cada
alternativa e N representa o nmero total de respostas para cada questo.
Para a anlise dos ndices foram considerados os valores que se seguem: de 0,00 a
0,39 classificados como grau baixo, de 0,40 a 0,69 considerados grau mdio e de 0,70 a 1,00
considerados grau alto (CARVALHO et al., 2007).

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Apresentao e Anlise dos Resultados
Caracterizao da amostra
O perfil scio demogrfico dos egressos do curso de Secretariado Executivo da UEPA
explicitado nesta subseo. O primeiro grfico expressa a predominncia do sexo feminino
entre a amostra pesquisada. 78% dos egressos so do sexo feminino enquanto apenas 22% so
do sexo masculino. Esta diferena semelhante observada no universo da pesquisa. De
acordo com dados fornecidos pela Coordenao do curso, dos 132 alunos graduados desde
sua criao, 87% so do sexo feminino e apenas 13% do sexo masculino.

Grfico 1: Sexo
Fonte: Resultados da pesquisa (2011)

Em relao idade, observa-se no Grfico 2 que 94% dos egressos esto na faixa
etria de 19 a 30 anos e 6% na faixa de 31 a 40 anos, caracterizando assim uma populao
quase absolutamente jovem.

Grfico 2: Idade
Fonte: Resultados da pesquisa (2011)

No que se refere renda familiar, a maior parte dos egressos da Classe C, com renda
entre R$ 1.610,00 e R$ 6.940,00. So 75% dos indivduos inseridos nesta classe. Em segundo
lugar esto os 16% que fazem parte da Classe B, com ganhos entre R$ 6.941,00 e R$
9.050,00. 6% tem renda familiar acima de R$ 9.050, sendo, portanto, da Classe A. Em ltimo
na pesquisa aparecem os egressos da Classe D, com renda entre R$ 1.008,00 e R$ 1.609,00,
apenas 3% do total. O Grfico 3 ilustra o quadro:

Grfico 3: Renda familiar

Fonte: Resultados da pesquisa (2011)

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O ramo das organizaes onde os egressos atuam tambm foi alvo da investigao.
Constatou-se que a maior parte, 53%, trabalha em organizaes do Governo. O segundo ramo
em evidncia foi o de Servios, em que 31% dos egressos atuam. 10% dos secretrios
executivos trabalham em organizaes do ramo da Agricultura e Extrativismo. Tanto a
Indstria quanto as Organizaes do Terceiro Setor empregam 3% dos egressos. Nenhum dos
respondentes afirmou trabalhar em organizao do ramo comercial, de acordo com o Grfico
4.

Grfico 4: Ramo das organizaes

Fonte: Resultados da pesquisa (2011)

Analisando os dados obtidos, pode-se afirmar que o perfil geral dos egressos do curso
de Secretariado Executivo da UEPA que compem a amostra da pesquisa : jovens de 19 a 30
anos, predominantemente da Classe C, com renda familiar entre R$ 1.610,00 e R$ 6.940,00 e
que atuam principalmente em organizaes do governo (53%) e de servios (31%).
Anlise da Frequncia de Realizao de Atividades Secretariais
A segunda parte do questionrio utilizado para obteno dos dados da pesquisa
continha vinte e trs atividades realizadas por secretrios executivos, divididas em quatro
blocos: Gesto de Informaes, Gesto de Processos, Gesto de Recursos e Gesto de
Relacionamentos.
A anlise dos ndices de realizao das atividades correlatas formao acadmica dos
profissionais da rea secretarial foi efetuada levando em considerao primeiramente as
quatro grandes reas em que se dividiu o questionrio. Nesta parte inicial elas sero citadas
sem o termo Gesto antecedendo-as.
A primeira anlise referente aos ndices individuais dos egressos avaliou o grau de
frequncia em que cada um deles executa o conjunto total de atividades mencionadas no
questionrio. Conforme o Grfico 5 informa, 66% dos egressos tem um grau elevado,
enquanto 34% tem um grau apenas mdio de realizao de atividades secretariais como um
todo.

Grfico 5: Grau de frequncia individual de execuo de atividades

Fonte: Resultados da pesquisa (2011)

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No Grfico 6 possvel visualizar as mdias dos ndices individuais de execuo das
atividades secretariais de cada uma das quatro dimenses. A dimenso Relacionamentos
atingiu a mdia 0,84, a mais alta entre todas. Na sequncia, a dimenso Recursos obteve a
mdia 0,73, tambm alta. A dimenso Processos e a dimenso Informaes foram avaliadas
como de grau mdio. A primeira alcanou ndice 0,66 e a ltima, 0,69.

Grfico 6: Mdia dos ndices individuais de execuo de atividades por dimenses

Fonte: Resultados da pesquisa (2011)

O resultado confirma o que Medeiros e Hernandes (2006, p.18) afirmaram sobre a

importncia das relaes humanas para o profissional de Secretariado:
Dentro de uma empresa, uma das principais qualidades desejveis da secretria sua
capacidade de relacionar-se bem com executivos, auxiliares, colegas, visitantes. [...]
O fluxo harmonioso do trabalho depende da forma como a secretria trabalha com
os outros e de como influencia os outros para que trabalhem com ela.

Gerir relacionamentos no ambiente de trabalho configura-se ento como o conjunto de

atividades mais frequentes na rotina dos secretrios executivos da amostra.
Na segunda parte da apresentao dos resultados, sero analisados os ndices de
execuo de cada varivel das dimenses j analisadas.
A primeira dimenso a de Gesto de Informaes. A atividade que alcanou maior
ndice foi Atendimento ao cliente, sendo realizada pelos egressos com a altssima frequncia
de 0,94. Redao Oficial e Empresarial, Ferramentas de TI e Tcnicas de Arquivamento
tambm alcanaram ndices considerados altos. Gerenciamento de Banco de Dados ficou no
nvel mdio, com ndice de 0,55. Dentre as atividades analisadas, o pior resultado foi da
varivel Comunicao em outros idiomas. O ndice atingido foi de apenas 0,24, considerado
baixo. Os resultados podem ser visualizados no Grfico 7.

Grfico 7: ndice de execuo das variveis da dimenso Gesto de Informaes

Fonte: Resultados da pesquisa (2011)

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Mazulo e Silva (2010, p. 51) declararam que o cliente o foco da empresa e que o
maior diferencial dos profissionais e das empresas a qualidade no atendimento, que deve
receber ateno e investimento. Para os secretrios executivos pesa ainda o fato de serem
reconhecidos como um elo importante nas relaes entre clientes internos e externos.
O baixo ndice de frequncia com que os egressos utilizam a comunicao em outros
idiomas pode estar relacionado ao ramo das organizaes em que a maioria deles trabalha que
o governo, conforme visto anteriormente no Grfico 4. Geralmente os rgos do governo
no exigem o conhecimento e utilizao de lnguas estrangeiras.
Redao Oficial e Empresarial, Ferramentas de TI e Tcnicas de Arquivamento
obtiveram alto grau de frequncia de utilizao por tambm serem atividades bsicas dos
profissionais de Secretariado. Sobre o exerccio da redao de documentos, Medeiros e
Hernandes (2006, p. 343) classificam como exigncia bsica o domnio da lngua portuguesa,
no somente para escrever, mas tambm para falar. O Projeto Poltico-Pedaggico (p. 19) do
curso vai alm ao afirmar que o aluno no apenas usurio, mas promotor da lngua
portuguesa, corroborando os resultados da pesquisa quanto alta frequncia de utilizao.
Na dimenso Gesto de Processos, os ndices mais baixos foram os relativos Gesto
de Recursos Humanos e Organizao de Eventos que alcanaram os ndices de 0,56 e 0,58,
respectivamente, considerados de grau mdio. Em seguida, Gerenciamento de Organizao
e Mtodos, Processos de Administrao e Marketing e Organizao de Viagens foram
registrados ainda com grau mdio. Os ndices considerados altos so encontrados em
Organizao de Reunies com 0,74 e Gerenciamento de Agenda, Check List e Follow-up
sendo realizado com frequncia de 0,80, a maior dentre todas as variveis desta dimenso,
conforme o Grfico 8.

Grfico 8: ndice de execuo das variveis da dimenso Gesto de Processos

Fonte: Resultados da pesquisa (2011)

A varivel que engloba os instrumentos para organizao do trabalho e do tempo do

profissional de Secretariado foi o destaque da dimenso Gesto de Processos: Gerenciamento
de Agenda, Check-list e Follow-up. A pesquisa est de acordo com a importncia atribuda a
estas ferramentas por Mazulo e Silva (2010, p. 58) que afirmaram sobre elas: Isso
organizao, que constitui a competncia fundamental da secretria, alm de auxili-la na
excelncia da administrao do seu tempo.
Outras variveis que alcanaram um alto ndice de frequncia foram: Organizao de
Reunies, Organizao de Viagens e Processos de Administrao e Marketing. As duas
primeiras esto em praticamente todas as referncias da rea secretarial como atividades
bsicas que os funcionrios desenvolvem com regularidade. A terceira varivel reflete a

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atualizao do papel do secretrio nas organizaes, como gestor com conhecimentos das
funes gerenciais, conforme adiantado por Azevedo e Costa (2006, p. 146).
Entrando na dimenso Gesto de Recursos, apenas a varivel Planejamento
Financeiro e Oramentrio obteve resultado considerado mdio, enquanto Administrao
do Tempo e Organizao do Local de Trabalho foram classificadas com altas frequncias
de 0,84 e 0,87, respectivamente. Os resultados so expostos no Grfico 9.

Grfico 9: ndice de execuo das variveis da dimenso Gesto de Recursos

Fonte: Resultados da pesquisa (2011)

Planejamento Financeiro e Oramentrio pode ter obtido ndice baixo por no ter
uma disciplina voltada especificamente para o assunto no curso de Secretariado da UEPA. Os
contedos relacionados so vistos apenas superficialmente nas disciplinas Matemtica
Financeira e Fundamentos da Contabilidade, o que pode atrapalhar o desempenho dos
egressos.
Na dimenso Gesto de Relacionamentos todas as variveis obtiveram frequncias
consideradas altas, sendo que as que apresentaram menores valores foram as de Tomada de
Deciso e Habilidade de Negociao, ambas registradas com 0,77. Gerenciamento de
Conflito e Capacidade de Liderana obtiveram ndice de 0,79, e Inteligncia Emocional e
Trabalho em Equipe, 0,88 e 0,89, respectivamente. O maior ndice foi obtido pela varivel
tica Profissional que chegou ao valor de 0,96, conforme o Grfico 10.

Grfico 10: ndice de execuo das variveis da dimenso Gesto de Relacionamentos

Fonte: Resultados da pesquisa (2011)

O ndice da tica Profissional foi o maior no apenas desta dimenso, mas de todas
as dimenses presentes na pesquisa, demonstrando a grande importncia da tica na profisso
secretarial e comprovando que o mercado, de fato, exige este comportamento dos
profissionais da rea.
Trabalho em Equipe obteve um ndice elevado, o que j era esperado, visto que o
egresso de Secretariado trabalha essencialmente em contato com diversos outros
colaboradores das organizaes. Inteligncia Emocional foi uma varivel que tambm se

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destacou como muito utilizada pelos secretrios executivos, e justifica-se pela necessidade de
equilbrio emocional no desenvolvimento das atividades rotineiras, conforme explicao de
Mazulo e Silva (2010, p.149).
Habilidade de Negociao e Tomada de Deciso foram os ndices mais baixos da
dimenso Gesto de Relacionamentos e ainda assim se enquadram no grau de frequncia
elevado, confirmando a hegemonia da dimenso sobre as demais.
Concluso
As diversas facilidades que acompanharam a aproximao da tecnologia da rotina das
pessoas e das organizaes alteraram drasticamente o modo de executar as rotinas secretariais.
O profissional de Secretariado Executivo indubitavelmente adquiriu um novo perfil ao passar
a desenvolver atividades intelectualizadas e voltadas gesto, ao invs de apenas realizar
tarefas mecnicas.
Aps a anlise dos dados coletados por meio da pesquisa de campo, foi possvel
comprovar a hiptese de que os egressos do curso realizam apenas parte das atividades que
por formao so capazes de fazer.
O perfil profissional dos egressos da UEPA em geral coerente com o que diz a
legislao existente na rea secretarial, o Cdigo de tica de Secretariado e as Diretrizes
Curriculares do MEC, pois o Projeto-Poltico Pedaggico do curso observa os critrios
estabelecidos. A atuao dos secretrios executivos, entretanto, deixa a desejar sob vrios
aspectos. o caso da Comunicao em outros idiomas, cujo grau de frequncia de utilizao
no chegou sequer aos 0,25, apesar da caracterstica trilngue do curso.
Duas dimenses das quais se aguardavam os melhores ndices, Gesto de Informaes
e de Processos, no comprovaram o favoritismo, sendo ultrapassadas pela Gesto de
Relacionamentos. Ainda assim, os ndices foram elevados.
Gesto de Relacionamento foi a que mais de destacou na pesquisa, campe de todos os
ndices, tanto individuais quanto coletivos, com destaque para a varivel tica Profissional.
Este resultado mostra que o mercado exige desses profissionais uma postura mais voltada ao
bom relacionamento com a equipe, com os superiores e com os clientes. Ele comprova
tambm a importncia da observncia dos itens do Cdigo de tica da Profisso.
Com base nesse estudo de quais atividades so mais realizadas pelos egressos,
recomenda-se coordenao do curso que faa uma avaliao das disciplinas ofertadas,
estudando a possibilidade de disponibilizar mais espao em seu desenho curricular para as
disciplinas correlatas s atividades e competncias mais exigidas dos profissionais no
mercado de trabalho.
Sugere-se tambm a realizao de novos estudos para avaliar itens como o
aprendizado dos alunos durante a passagem pela universidade e at mesmo uma pesquisa com
os gestores dos egressos para verificar qual a viso deles sobre as atividades que os
secretrios executivos desenvolvem em suas organizaes, objetivando desvendar os motivos
pelos quais nem tudo que o secretrio pode fazer ele efetivamente faz, pois o resultado maior
da pesquisa foi poder visualizar quantas atividades diferentes o profissional de secretariado
capaz de fazer e com as competncias devidas para realiz-las.

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