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Universidade Presidente Antnio Carlos - UNIPAC


Faculdade de Cincia da Computao e Comunicao Social FACICS
Curso de Cincia da Computao

Lus Gustavo Guedes de Souza

ERP: Principais conceitos, vantagens e desvantagens.

Barbacena 2005

Lus Gustavo Guedes de Souza

ERP: Principais conceitos, vantagens e desvantagens.

Universidade Presidente Antnio Carlos UNIPAC

Orientador: Gustavo Campos Menezes

Barbacena, 2005.
Lus Gustavo Guedes de Souza

Este trabalho de concluso de curso foi julgado adequado a obteno do grau de bacharel
em Cincia da Computao e aprovado em sua forma final pelo Curso de Cincia da Computao
da Universidade Presidente Antnio Carlos.

Barbacena, Minas Gerais, 12/07/2005.

________________________________________________
Professor Gustavo Campos Menezes
Orientador do trabalho

________________________________________________
Professor Eduardo Macedo Bhering
Membro da banca examinadora
________________________________________________
Professor Wender Magno Cota
Membro da banca examinadora

"Venho aqui especialmente agradecer a todos os


responsveis que me ajudaram a vencer mais esta
etapa de minha vida.

"Cincia da computao est to relacionada aos


computadores quanto a Astronomia aos telescpios,
Biologia aos microscpios, ou Qumica aos tubos de
ensaio. A Cincia no estuda ferramentas. Ela estuda
como ns as utilizamos, e o que descobrimos com
elas." (Edsger Dijkstra)

Resumo

O trabalho demonstra todo o potencial do sistema de Planejamento de Recursos


Empresariais (ERP), demonstrando quais as vantagens (e tambm desvantagens), na
implementao ou adoo do mesmo, caractersticas do sistema e mostrar os principais
fornecedores mundiais e locais do sistema. E principalmente definir qual o melhor caminho a ser
seguido para adoo do sistema por uma organizao.

Palavras-Chave: Enterprise Resource Planning e Sistemas integrados de gesto.

Lista de Abreviaes

ERP--------------------------------------------------------------------------------------------------------------3
MPR-------------------------------------------------------------------------------------------------------------5
MPRII-----------------------------------------------------------------------------------------------------------5
SAP--------------------------------------------------------------------------------------------------------------6
SGBDs---------------------------------------------------------------------------------------------------------7
EDI--------------------------------------------------------------------------------------------------------------8
RH---------------------------------------------------------------------------------------------------------------9
MS--------------------------------------------------------------------------------------------------------------22
MM-------------------------------------------------------------------------------------------------------------27
FI---------------------------------------------------------------------------------------------------------------27
CO--------------------------------------------------------------------------------------------------------------27
SD--------------------------------------------------------------------------------------------------------------27
PM-------------------------------------------------------------------------------------------------------------27
SGT----------------------------------------------------------------------------------------------------------32

Lista de Figuras
Figura 1 - Atividades do sistema de informao----------------------------------------------------------1

Figura 2 - As dimenses dos sistemas de informao----------------------------------------------------2


Figura 3 - Estrutura tpica de um sistema ERP------------------------------------------------------------5
Figura 4 - Mostra os maiores fornecedores mundiais e sua respectiva fatia de mercado-----------7

Lista de Tabelas
Tabela 1 -------------------------------------------------------------------------------------------------------20
Tabela 2 -------------------------------------------------------------------------------------------------------24
Tabela 3 -------------------------------------------------------------------------------------------------------28
Tabela 4 -------------------------------------------------------------------------------------------------------31

Sumrio

1 Introduo-----------------------------------------------------------------------------------1

10

1.1 Definio de um ERP-------------------------------------------------------------3


1.2 Estrutura tpica de um sistema ERP--------------------------------------------4
1.3 Histria do ERP-------------------------------------------------------------------5
1.4 Fornecedores-----------------------------------------------------------------------6
1.5 Trs razes principais para usar ERP-------------------------------------------7
1.6 Viabilidade-------------------------------------------------------------------------8
2 Vantagens e desvantagens com o uso do ERP----------------------------------------10
2.1 Vantagens-------------------------------------------------------------------------10
2.2 Desvantagens---------------------------------------------------------------------12
2.3 Barreiras e dificuldades---------------------------------------------------------13
3 Fases do projeto ERP--------------------------------------------------------------------15
4 Funcionalidades esperadas de uma ERP----------------------------------------------16
5 Caractersticas de uma ERP-------------------------------------------------------------18
6 Impacto com a implementao de um sistema ERP---------------------------------20
6.1 Aspectos Tecnolgicos---------------------------------------------------------20
6.2 Impacto nas relaes humanas------------------------------------------------21
6.3 Impacto na cultura da empresa------------------------------------------------22
7 Custos--------------------------------------------------------------------------------------24
7.1 Tempo mdio de implantao de um ERP-----------------------------------24
8 Resultados esperados com a adoo do ERP-----------------------------------------26
9 Estudo de caso 1- implementando um sistema SAP R/3 ---------------------------27
9.1 Descrio do problema ---------------------------------------------------------27
9.2 Soluo proposta ---------------------------------------------------------------28
9.3 O projeto-------------------------------------------------------------------------28

11

9.4 O futuro do projeto-------------------------------------------------------------29


10 Estudo de caso 2 implementando um sistema Magnus-------------------------30
10.1Descrio do problema ---------------------------------------------------------30
10.2 Soluo proposta ---------------------------------------------------------------30
10.3 O projeto-------------------------------------------------------------------------31
11 Futuro do ERP---------------------------------------------------------------------------32
Concluso-----------------------------------------------------------------------------------33
Bibliografia---------------------------------------------------------------------------------34

1- Introduo

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Segundo a Wikipdia, o termo Sistemas de Informao possui os seguintes


significados:
1. Um sistema, automatizado ou manual, que compreenda pessoas, mquinas, e/ou
mtodos organizados para coletar, processar, transmitir e disseminar dados que
representam informao para o usurio.
2. Sistemas de telecomunicaes e/ou equipamentos relacionados; sistemas ou
subsistemas interconectados que utilizam equipamentos na aquisio, armazenamento,
manipulao, gesto, movimento, no controle, na exposio, na troca, no intercmbio, na
transmisso, ou na recepo da voz e/ou dos dados, e inclui softwares e hardwares
utilizados.
Portanto um sistema de informao definido como qualquer sistema utilizado
para gerar informaes. Este possui diversos elementos inter-relacionados, distintos entre
si, estes elementos coletam (entrada), manipulam e armazenam (processamento) e
disseminam (sada), dados e informaes e fornecem um mecanismo de feedback.
Conforme a Figura 1 demonstra:
Sistema de Informao
Entrada (Dados\
Informaes)

Processamanto

Sada

Feedback
Figura 1- As atividades de um sistema de informaes. (Fonte Davenport (1998))

Conforme Mussi (2002) quando cita Laudon, Laudon (1998), a coleta de dados e
informaes internos e externos organizao referem-se a entrada ou input. O

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processamento trata da transformao dos dados de entrada em informaes mais


valiosas, realizando classificaes, clculos, comparaes e resumos. A disponibilizao
destas informaes aos usurios denominada sada (output). A sada utilizada para
avaliar, refinar ou corrigir os dados de entrada corresponde ao feedback1.
Computadores e programas compem a base tcnica para os sistemas de
informao. Os sistemas de informao, conforme Mussi (2002) citando Laudon, Laudon
(1998), estes sugerem que as definies e caractersticas de sistemas de informao sejam
avaliadas sob uma perspectiva scio - tcnica, por inclurem dimenses inter-relacionadas,
e se ajustam e cooperam mutuamente: organizaes, pessoas e tecnologia. Conforme
mostra a figura 2.

Pessoas

Organizaes
Sistema de Informao
Tecnologia

Figura 2 - As dimenses dos sistemas de informao. (Fonte Davenpot (1998))


-

Dimenso Pessoas: a dimenso responsvel pelo abastecimento e uso dos sistemas


de informao.

Dimenso de Organizao: Esta dimenso reflete todas as praticas de administrao e


gerncia das empresas.

Feedeback: processo pelo qual os fatores que produzem o resultado so por eles mesmos modificados, corrigidos,
fortalecidos etc, pelo prprio resultado.

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Dimenso Tecnologia: Inclui toda a parte de tecnologia que compe uma empresa so
elas: hardwares, softwares, as telecomunicaes e o banco de dados, que so os
recursos responsveis pela gerncia da informao.

1.1 Definio de um ERP

Segundo a definio da Prodel Informtica, os sistemas ERP so sistemas de


informao integrados, adquiridos na forma de pacotes comerciais de software com a
finalidade de dar suporte maioria das operaes de uma empresa. Considerando-se o
modelo da cadeia de valor, pode-se entender que o sistema ERP prope-se a cobrir as
atividades empresariais que vo da logstica de entrada at as relacionadas logstica de
sada e parte das atividades de marketing e vendas.
Sistemas integrados so sistemas capazes de tratar de forma desfragmentada todo
um conjunto de processos, so a base mais slida para projetos de reengenharia de
organizaes.
Ento ERP nada mais do que um termo genrico que pretende identificar o
conjunto de atividades executadas por um pacote de software modular e tem por seu
principal objetivo, o auxlio dos processos de gesto de uma empresa.
Em sua essncia, o ERP torna a troca de informao conveniente, para a pessoa certa, no
momento ideal.

1.2 - Estrutura tpica de um sistema ERP

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Os sistemas ERP so compostos por uma base de dados central e nica, e por
mdulos e processos, como mostra a Figura 3, preciso ressaltar a diferena entre
mdulos e processos:
-

Mdulos: Armazenam somente informaes sobre uma determinada rea da empresa


(por exemplo, financeira ou recursos humanos), e no possuem ligao direta com os
outros mdulos que compe o sistema.

Processos: Os processos so os responsveis pela troca de informao entre os


mdulos do sistema e tambm a base de dados central.
Para a implementao dos sistemas ERPs geralmente so criadas equipes e cada uma

destas equipes fica responsvel pela criao de um determinado modulo do sistema, aps
a criao dos mdulos necessrio realizar uma integrao entre eles para haver um fluxo
da informao atravs do sistema.

Figura 3 Estrutura tpica de um sistema ERP. Fonte Davenport (1998).

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1.3 - Histria do ERP


Segundo a Wikipdia a histria do ERP segue de forma cronolgica a seguinte
aplicao:
No inicio da dcada de 70, foram criados os avs dos sistemas ERPs, eram os
MRPs (Material Requirement Planning ou planejamento das requisies de materiais),
estes sistemas j possuam integrados a eles o conceito de pacotes (conjuntos de sistemas),
e auxiliavam na administrao e nas mais diversas etapas dos ciclos produtivos.
Na dcada de 80, por sua vez marca o inicio do uso da tecnologia cliente\servidor,
e surge no mercado os sistemas que seriam denominados de MRPII (Manufacturing
Resource Planning ou planejamento dos recursos de manufatura), estes sistemas passaram
a controlar atividades de mo de obra e maquinrios. A este sistema, j no final da dcada
de 80, foi integrando alguns mdulos que ainda hoje compe a estrutura bsica de um
sistema ERP, so eles, mdulo financeiro, os mdulos de compra e venda e o mdulo de
recursos humanos.
Na dcada de 90, com a popularizao da tecnologia cliente\servidor, houve uma
grande exploso de consumo ligada aos sistemas de gerenciamentos empresariais, um dos
grandes auxlios a esta difuso, deve-se ao pavor que o chamado bug do milnio provocou
em alguns empresrios. Nesta dcada diversos fornecedores desenvolveram tais sistemas,
incluindo-se a esta lista solues caseiras (fornecedores nacionais).
Na realidade no se sabe ao certo quando comeou-se a utilizar a denominao
ERP. Uma datao interessante seria no ano de 1975, quando surgiu no mercado uma
empresa Alem denominada SAP (Systemanalyse and Programmentwicklung, na

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traduo literal Anlise de Sistemas e Desenvolvimento de Programas), que lanou um


software chamado R/2 que ainda hoje o seu principal produto no mercado.

1.4 - Fornecedores
Com os sistemas de ERP se tornaram uma febre no mundo inteiro, com um nmero
cada vez maior de empresas aderindo, o mercado est fervilhando de fornecedores. Para
se ter uma boa comprovao desta afirmao basta digitar a sigla ERP em um site de
pesquisa da Internet e verificar a grande quantidade de empresas listadas. A Figura 4
mostra um grfico dos maiores fornecedores mundiais e suas respectivas fatias de
mercado (em porcentagem).

Figura 4 - mostra os maiores fornecedores mundiais. Fonte BARROS.

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SAP - A SAP AG uma empresa de origem alem e introduziu o sistema R/3 em


1993. Atualmente lder de vendas de softwares de Gesto Empresarial no mercado
mundial, com mais de 10 milhes de usurios. A principal vantagem do sistema parece ser
o tratamento das partes financeiras das empresas, mas possui vrias carncias quanto ao
tratamento das atividades de manufatura.
BAAN - A Baan uma empresa de origem holandesa e comercializa o sistema
BAAN IV, sucessor do Triton. O sistema que permite aos usurios no-tcnicos definir os
processos e o software configura automaticamente o sistema de acordo com os requisitos
definidos. O BAAN IV bastante forte no tratamento dos diversos cenrios da
manufatura.
ORACLE - A ORACLE passou de uma empresa que desenvolvia SGBDs para
uma empresa que tambm desenvolve ERP. O software apresenta mais de 35 mdulos,
porm ainda so necessrios maiores desenvolvimentos. Seu ponto forte a grande
flexibilidade. Curiosamente a SAP opera seus softwares em base de dados Oracle em 80%
dos casos.
PEOPLESOFT - Esta empresa surgiu a partir de um sistema para Recursos
Humanos, evoluiu para outros mdulos, apresentando o seu primeiro sistema integrado
em 1996. Sua principal vantagem competitiva no tratamento dos recursos humanos. Est
tambm se direcionando a rea de servios, com produtos de auxlio ao controle de custos.
J.D. EDWARDS - A empresa apresenta o software OneWorld que bastante
flexvel e forte em finanas. A manufatura tratada dentro do mdulo de distribuio e de
logstica e tambm apresenta os mdulos bsicos para o planejamento, programao e o
controle da produo. Est no mercado de ERP h muitos anos, porm s se tornou
conhecida aps o lanamento do OneWorld.

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Abaixo so descritos os maiores Fornecedores Nacionais, de acordo com BARROS


(2005).
MICROSIGA - uma empresa nacional que tem desenvolvido sistemas de
controle de gesto desde 1983. O SIGA Advanced o seu sistema de gesto integrado,
com mdulos que cobrem praticamente todas as operaes empresariais. Para pequenas e
mdias empresas tem o ABC71, entre outros.
DATASUL - est no mercado brasileiro h mais de 10 anos com um sistema
empresarial integrado denominado Magnus, que utiliza linguagem de Quarta gerao e
com gerenciador de banco de dados relacional. Recentemente desenvolveu o sistema EMS
que incorpora novas tecnologias incluindo Datawarehouse, EDI (Eletronic Data
interchange ou Intercmbio eletrnico de Dados), entre outros.
- Logocenter - Seu principal sistema o Logix, este sistema integrado para gesto
empresarial e de padro global que atende a todas as reas funcionais, permitindo acesso
s ferramentas grficas e Office Automation. Apresentando mais de 50 mdulos, alguns
deles desenvolvidos especificamente para atender as caractersticas da economia
brasileira, o LOGIX permite uma implementao rpida, escalonvel, simples e de menor
custo de manuteno, esta empresa possui mercado em pases do Mercosul.

1.5 - Trs razes principais para usar ERP

Segundo BARROS (2005), existem trs razes principais para uma empresa adotar
o sistema ERP, so elas:

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- Para integrar dados financeiros: Como o sistema ERP composto por mdulos, cada
mdulo quando requisitado gera diferentes verses da verdade, depois estas verses
so enviadas para o sistema ERP (central de processamento de dados do sistema), e
este gera uma nica verso da verdade, e esta verso por sua vez no pode ser
contestada por nenhum mdulo, por se tratar de um sistema integrado.
-

Para uniformizar o processo de manufatura: Quando uma empresa com mais de uma
unidade faz uso de mtodos e softwares diferentes, para realizar uma mesma tarefa,
em cada uma das suas unidades, isto acarreta um aumento no custo de produo e um
aumento no tempo de execuo das tarefas, criando uma diminuio na produtividade
da empresa. A implementao de um sistema nico em todas as unidades favorece o
fluxo de comunicao entre as unidades, melhorando consideravelmente os pontos
expostos acima.

Para uniformizar as informaes de recursos humanos: Tambm para empresas com


mais de uma unidade, com a uniformizao das informaes de RH, as empresas
conseguem obter um melhor conhecimento de qual servio um determinado
funcionrio realiza dentro da organizao e cria um controle maior sobre benefcios a
serem pagos (por exemplo, horas extras).

1.6 Viabilidade
Os investimentos empresariais sempre foram tratados pela perspectiva de ganho
econmico, a primeira preocupao do administrador deve ser a de verificar se o
investimento que est sendo realizado trar, em um futuro (prximo ou no, dependendo
da necessidade da empresa), lucros. Se estivermos falando de tecnologia est provado que

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cada caso um caso, no porque a implementao de um sistema


ERP foi bem sucedida em uma determinada empresa, dar certo em outra, mesmo que
estas possuam negcios similares. J est comprovado que quando um sistema ERP bem
implementado, faz uma grande diferena aos negcios da empresa, mas para se adotar esta
soluo necessrio ter em mente quais sero suas vantagens e desvantagens, com a
adoo deste sistema, para isto necessrio realizar uma minuciosa anlise a fim de saber
se o investimento trar os ganhos esperados.

2 Vantagens e desvantagens com o uso do ERP

No capitulo a seguir veremos quais as vantagens e tambm as desvantagens na


implementao ou adoo do sistema ERP, veremos tambm quais as dificuldades e as
barreiras enfrentadas na implementao deste sistema dentro das empresas.

2.1 Vantagens

Os sistemas ERP integram diversos setores da organizao, bem como agregam


diversas funcionalidades que auxiliam no processo administrativo.A seguir algumas
vantagens citadas por MESQUITA (2000):

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- Atomicidade dos Dados: O sistema ERP no permite que um mesmo registro seja
gravado em diferentes partes do sistema, por se tratar de um sistema integrado o ERP
permite (atravs dos processos), que um mdulo visualize informaes geradas por
outros mdulos.
- Reorganizao dos Processos da Organizao: Para a implementao do sistema
ERP geralmente se faz necessrio uma reengenharia dos negcios, com isto consegue-se
uma grande diminuio na redundncia de dados dentro do sistema. Est comprovado de
forma estatstica que em sistema no integrados a mesma informao pode estar
armazenada em at seis lugares diferentes dentro de um mesmo sistema.
- Maior Controle de Custos: Um sistema ERP permite saber o quanto gasto e o
tempo gasto em cada processo produtivo, e evita uma conciliao manual das informaes
obtidas entre as interfaces dos diferentes aplicativos.
- Unificao dos Sistemas de Todas as Filiais: Quando uma empresa adquire o
sistema ERP, geralmente, este implementado em todas as filiais da empresa, gerando
assim uma diminuio no tempo do fluxo de informao dentro da prpria empresa, isto
sem contar que todos os processos so padronizados.
- Controle de Todo o ciclo Produtivo: Com a implementao de um sistema ERP as
empresas conseguem um maior controle do ciclo produtivo, e estes auxiliam a empresa a
administrar todas as etapas de produo de um servio ou produto.
- Ferramenta de Planejamento: Os sistemas ERPs possuem poderosas ferramentas
de planejamento incorporadas, estas ferramentas auxiliam no planejamento organizacional
e estratgico das empresas, acarretando assim em uma otimizao dos processo de tomada
de deciso.

23

- Elimina o uso de interfaces manuais: Os processo de ordem de servios e


servios internos passam a ser realizados de modo digital, sem a necessidade do uso de
papis.
-

Reduz o tempo de lead times2 e tempos de resposta ao mercado: Com a padronizao


dos processos pelo sistema ERP, e por esta uniformizao da informao tornar-se
digital, as empresas conseguem repassar suas requisies aos fornecedores de matria
prima, de modo mais eficiente e consegue reduzir o tempo de atendimento de seus
clientes.

2.2 Desvantagens

Segundo MESQUITA (2000), pelo sistema ERP se tratar de uma soluo de


grandes dimenses, que mexe com toda a estrutura da organizao, ele possui algumas
desvantagens, so elas:
- Custos Elevados: Os sistemas ERP so sistemas caros, sua implementao
geralmente ultrapassa a casa dos milhes de dlares, e podemos destacar os seguintes
custos:
Hardware;
A infraestrutura computacional;
A aquisio da licena de uso;
2

Lead times: Tempo de resposta do fornecedor as requisies feitas pelo comprador.

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Alem destes ainda pode-se destacar: treinamento dos funcionrios e a consultoria.


Estes dois se destacam como sendo os principais absorvedores de recursos do projeto,
estima-se que para cada dlar gasto com a aquisio da licena dois ou trs so gastos
para treinamento e consultoria.
- Implementao Complexa: Para uma implementao confivel de um sistema
ERP preciso construir uma base de bons profissionais, dentre eles se destacam:
profissionais com habilidades tcnicas na rea computacional e profissionais que
entendam de administrao de negcios. Uma das dificuldades encontradas para a
implementao do sistema obter as especificaes necessrias das mais diversas reas
administrativas da empresa. Para se ter uma idia desta dificuldade uma pesquisa
realizada nos Estados Unidos Standish Group comprova que apenas 10% dos projetos so
terminados no prazo e oramento estipulado, 55% dos projetos estouram os prazos e
oramentos e 35% dos projetos so cancelados antes da sua implementao, a ainda um
outro dado relevante que afirma que o estouro mdio de oramento fica em torno de 178%
e o estouro mdio no prazo de entrega em torno de 230%.
- Complexidade de Customizao: Os sistemas ERPs geralmente so criados de
forma genrica no sendo ento especfico aos negcios de um a determinada empresa,
com isto ao adquirir um sistema de ERP necessrio que a empresa realize uma
customizao neste sistema, que nada mais do que adequar o sistema s necessidades de
negcios da empresa. Esta customizao pode ser tornar complexa dependendo da
quantidade de mdulos a serem implementados, geralmente estes mdulos so
implementados na empresa que comprou o sistema, acarretando alguns problemas j que
nem sempre os funcionrios responsveis pela customizao tem acesso ao cdigo fonte

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do sistema ERP. Com isto h um atraso para que o sistema torne-se funcional para a
empresa, elevando tambm os custos de sua implementao.

2.3 Barreiras e dificuldades

Uma grande dificuldade na adoo de um sistema de ERP, que seria exigido das
empresas um mudana cultural, para isto necessrio o envolvimento da alta-direo, o
correto envolvimento dos usurios e o gerenciamento de mudanas, estes pontos so
considerados imprescindveis para a implementao bem sucedida do sistema.
Segundo Souza (2005), com a implementao do sistema ERP encontram-se
algumas dificuldades e barreiras abaixo a citao de algumas delas:
-Insegurana dos funcionrios em relao ao manuseio e utilizao do sistema;
-Dificuldade no atendimento pelo fornecedor: tempo de resposta do fornecedor
lento, o suporte tcnico no adequado, o consultor despreparado;
-A consultoria externa cara e o projeto tem de ser bem acompanhado,
envolvendo pessoas com conhecimento tcnico e de negcio;
-Resistncia dos funcionrios: adaptao s mudanas na rotina do trabalho,
decorrente da introduo do sistema;
-Resistncia da alta administrao e dos funcionrios mais antigos por no terem
conhecimentos bsicos em informtica;
-Funcionrios sem qualificao tcnica para dar suporte e utilizar o sistema;
-Falta confiabilidade nas informaes extradas do sistema.

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3 - Fases do projeto ERP

A seguir so listados quais so as fases necessrias para a implementao do


sistema ERP, seguindo os passos segundo a Wikpdia:
Fase 1 Raios-X: So analisadas as prticas de negcios da empresa e
verificado se a empresa realmente necessita de uma soluo ERP.
Fase 2 Desenvolvimento: Nesta fase o sistema configurado para as
necessidades da empresa. configurado tambm o modelo de funcionamento do sistema.
Fase 3 Teste: O sistema implantado em um ambiente de testes onde falhas e
erros devero ser detectados e corrigidos.

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Fase 4 Treinamento: Todos os profissionais que estaro envolvidos no futuro


com a aplicao so treinados para sua utilizao.
Fase 5 Implementao: O sistema implementado em sua totalidade na
empresa e se torna funcional.
Fase 6 Avaliao: Nesta fase feita uma avaliao para ver se o sistema
cumpre todas as necessidades tcnicas levantadas na fase 1, e detectado se existe alguma
falha neste sistema. Nesta fase comea o processo contnuo de evoluo do sistema
atravs do processo de feedback.

4 - Funcionalidades esperadas de uma ERP

Abaixo so listados os alguns mdulos encontrados na arquitetura de um sistema


ERP e suas respectivas funes:
-

Mdulo financeiro: Mdulo responsvel pelo setor financeiro da empresa, este


geralmente subdividido em grupos, entre eles possuem destaque: contas a receber e
contas a pagar.

Mdulo contbil: Mdulo responsvel pela parte contbil da empresa, neste mdulo
normalmente encontrado o controle de caixa da empresa, os controles bancrios,
emisso de livros contbeis entre outros.

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Mdulo fiscal: Mdulo responsvel pelas obrigaes fiscais da empresa, este mdulo
so armazenadas as informaes sobre o clculo de impostos e gerao de relatrios
sobre impostos.

Mdulo de recursos humanos: Mdulo responsvel pela parte de RH na empresa


possui vrias subdivises como no mdulo financeiro, entre estes mdulos destacamse: folha de pagamento onde so efetuados os controles da administrao pessoal.
Remunerao onde controlada a informao sobre salrios, pagamentos de horas
extras, entre outros. Recrutamento e seleo onde encontram- se as informaes
sobre a entrada de candidatos na empresa.

Mdulo de vendas: Mdulo onde controlada as vendas, representantes de vendas e


as regies de venda da empresa.

Mdulo de Suprimentos Mdulo responsvel por controlar as entradas e sadas de


mercadorias da empresa.

Mdulo de investimentos de capital: Mdulo responsvel por realizar o controle de


investimentos da empresa, bem como planejamento e simulaes para saber se o
investimento trar lucros ou no para a empresa.

Mdulo de materiais: Mdulo responsvel pelo planejamento das necessidades de


materiais por parte da empresa, este mdulo realiza tarefas sobre: controle de estoque,
gesto de materiais entre outros.

Mdulo de controle de qualidade: Mdulo responsvel pelo controle de qualidade dos


produtos da fbrica bem como notificao de qualidade e emisso de controles de
qualidade.

29

Mdulo Workflow: Mdulo responsvel pela definio da estrutura organizacional da


empresa, este mdulo integra, de forma eletrnica, o fluxo de um documento dentro
da empresa.

5 - Caractersticas de um ERP

Segundo MOURA (2004), um ERP projetados para fornecer integrao completa


dos sistemas de processamento de informao de negcios da organizao.
Principais caractersticas de um sistema ERP.
-

Base de dados nica.

Suporta todas as reas da empresa.

Obteno da informao em tempo real.

Possibilita maior controle sobre a empresa.

30

Auxilia a tomada de deciso.

Orientao a processos.

Melhor gerenciamento da informao.


Durante o processo de pesquisa para a realizao deste trabalho foi constatado que

vrios autores possuem diferentes opinies sobre as caractersticas principais de um


sistema ERP. Por este motivo a Tabela 1 ilustra uma pesquisa bibliogrfica realizada por
Mendes, Escrivo Filho (2000), junto a quatorze autores. A Pesquisa demonstra quais as
caractersticas so as mais citadas entre eles (inclui o numero de citaes).

Caractersticas dos Sistemas ERPs

Citaes

Orientao a processos
Atende a todas as reas da empresa
Suporta a necessidade de informao das reas

10
10
9

Permite a integrao das reas da empresa


Possui base de dados nica e centralizada
Possibilita maior controle sobre a empresa
Obtm a informao em tempo real
Oferece suporte ao planejamento estratgico
Auxilia a tomada de deciso
Evoluo do MRP II
Possui modelos de referncia
um sistema genrico
Apia as operaes da empresa
uma ferramenta de mudana organizacional

9
7
5
4
4
3
3
3
3
2
2

31

Tabela 1 - Caractersticas de um ERP e sua relevncia junto aos autores. Fonte Mendes e
Escrivo Filho (2000).

6 - Impacto com a implementao de um sistema ERP

Segundo MESQUITA (2000), com a implementao de um sistema ERP existem


trs setores de uma empresa que enfrentaro o imediato impacto com esta implementao
so estes:

6.1 - Aspectos Tecnolgicos

Os sistemas ERPs, so sistemas que se baseiam na tecnologia cliente\servidor,


com base de dados nica que acessada por diversos usurios. Na sua implementao os
sistemas ERP geralmente fazem uso de uma linguagem de programao orientada a
objetos (por exemplo, Dephi ou Visual Basic) e utilizam banco de dados relacionais.
Os sistemas ERP vm incorporando sua tecnologia, a tecnologia utilizada pela
rede de computadores mundiais. Alguns destaques so: a implementao nos sistema das
telas de ajuda ou help e tambm as telas de navegao do usurio vem sendo feitas
pelos browsers existentes no mercado (MS Internet Explorer, Netscape, etc.).

32

importante deixar claro que tanto a parte de rede como a parte de hardware da
empresa devem ser compatveis como o novo sistema a ser implementado, sendo que no
so raras as vezes que necessria a troca destes equipamentos.

6.2 - Impacto nas relaes humanas

A implantao de um sistema ERP impacta de dois modos de forma mais intensa


na rea de recursos humanos de uma empresa so eles:
- O trauma que uma mudana deste porte provoca nos funcionrios.
- Qualificaes requeridas e desejadas pelo novo sistema.
Qualquer um dos dois modos vai oferecer um desconforto nos funcionrios, mas
MESQUITA (2000), oferece uma alternativa que segundo ele, seria o modo de minimizar
os problemas encontrados com a implementao do sistema, esta alternativa consiste de
modo preventivo oferecer aos funcionrios palestras e cursos informativos sobre o novo
sistema visando explicar porque ocorre da implementao deste sistema na empresa.
Outro ponto a ser ressaltado no impacto das relaes humanas, que o perfil do
funcionrio para empresa deve mudar. A partir da implementao do novo sistema, passa
a ser necessrio para empresa funcionrios com esprito de equipe e uma iniciativa maior.
Por conta desta maior autonomia dos funcionrios exigido que este conhea
diversos assuntos para poder utilizar todo o potencial do sistema e extrair as informaes
necessrias do mesmo, com isto a empresa perde a presena do especialista e surge neste
mbito a presena do multiespecialista. A empresa deve fornecer a seus funcionrios
cursos e treinamento, visando um aprimoramento das habilidades dos mesmos.

33

6.3 - Impacto na cultura da empresa

Segundo Mesquita (2000), uma empresa que passou por uma implantao bem
sucedida de um ERP, passa a se orientar para o resultado, sendo que todos passam a
trabalhar a favor do processo. Um sistema ERP elimina de certa forma as barreiras entre
departamentos, tornando o fluxo de informaes mais gil, transparente e padronizado. As
pessoas passam a se preocupar com o resultado final do processo, ao invs de apenas se
preocuparem pelo desempenho de suas tarefas individuais.

34

7 Custos

Os sistemas ERP possuem uma variedade muito grande de preos, a seguir esto listadas
as mdias dos valores dos projetos de ERP, e demonstra a fatia de mercado que cada um ocupa
(em %), segundo pesquisa realizada por Bergamaschi e Reinhard (1999). Conforme mostra a
Tabela 2.

Custos do projeto

Porcentagem

Menor que R$ 500.000,00

29,4

Entre R$ 600.000,00 e R$ 1.000.000,00


Entre R$ 1.100.000,00 e R$ 1.500.000,00

17,6
11,8

Entre R$ 1.600.000,00 e R$ 2.000.000,00

8,8

Entre R$ 2.100.000,00 e R$ 4.000.000,00

14,7

Entre R$ 4.100.000,00 e R$ 10.000.000,00

5,9

Maior que R$ 10.000.000,00

11,8

Tabela 2: Valor dos projetos

A pesquisa acima mencionada visa demonstrar que sistemas ERP menores (com menos
mdulos), implantados por pequenas e mdias empresas so os mais procurados no mercado.

7.1 - Tempo mdio de implantao de um ERP

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Instalar o ERP no um processo fcil para as organizaes. Quando o projeto est


limitado a pequenas reas da empresa, ou so implementados em pequenas empresas ou somente
fazem uso do sistema financeiro, o tempo de implantao em mdia de trs a seis meses, o que
seria um tempo curto para a implementao do mesmo. importante deixar claro que no h uma
datao precisa sobre o tempo de implantao do sistema ERP, j que o tempo de transformaes
reais, para as empresas com a utilizao dos sistemas ERP giram em torno de um a trs anos.

36

8 - Resultados esperados com a adoo do ERP

Segundo DAVENPORT (2000) citado por PLATT (2004), empresas que adotaram
o sistema ERP, esperam que este retorne alguns resultados, entre eles destacam-se: acesso
informao em tempo real, reduo das estruturas gerenciais, centralizao do controle
sobre a informao e padronizao de processos, incluindo a padronizao da prtica
administrativa para empresas distantes geograficamente, unificando a cultura e o comando
da empresa.
Mais recentemente a introduo da computao mvel trouxe para as empresas a
necessidade de descentralizao da informao, a partir da os sistemas ERP tentam criar
uma alternativa para a integrao externa da cadeia de negcios.
Outros resultados esperados com a implementao do sistema ERP so:
-

Reduo dos custos operacionais.

Melhoria na produtividade.

Melhor qualidade de atendimento ao cliente.

Baixo ndice na devoluo de mercadorias e reclamaes.

Evitar o deslocamento de pessoal: com a implementao do sistema ERP, a empresa


evita o deslocamento desnecessrio de seus funcionrios.

Reposio automtica de produtos em estoque.

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Reduo dos erros no preenchimento de formulrios manuais.

Maior vantagem competitiva, as empresas podem proporcionar servios adicionais


que no so oferecidos por seus concorrentes.

Aumento nas vendas.

9 - Estudo de caso 1 implementao de um sistema R/3


A empresa que foi pesquisada o grupo Fernandes Viera, que atua no segmento de
servios mdico-hospitalar e tambm no segmento de agronegcios.
A empresa em questo foi fundada em 1965, com o nome de Casa de Sade Santa Helena,
que posteriormente evoluiu para uma clnica com o advento da medicina de grupo. Em 1979, o
grupo inaugurou o Hospital Santa Joana, introduzindo uma nova concepo em arquitetura
hospitalar, com servios diferenciados, tornando-se referncia em qualidade. Dez anos depois, foi
construdo o Hospital Memorial So Jos mantendo os mesmos conceitos de qualidade e
inovao. A partir da, houve um grande crescimento e novos investimentos nas reas de
diagnstico por imagem e home care. Apesar de ocupar um lugar de liderana no segmento de
servios mdico-hospitalar na regio, o Grupo Fernandes Vieira tem como estratgia a expanso
e diversificao dos seus negcios. Essa diretriz levou o grupo tambm a atuar no segmento de
agronegcios com a inaugurao de trs novas empresas neste segmento.

9.1 - Descrio do problema


A motivao para implementao desse sistema ocorreu por conseqncia de uma
sobrecarga dos processos servios, a empresa ento procurou uma soluo que apoiasse seu

38

crescimento e estruturasse os processos de negcios dando uma segurana ao crescimento


sustentvel e eliminando a sobrecarga sobre os processos.

9.2 - Soluo proposta


Para apoiar esse crescimento a empresa em 1998, deu inicio ao processo de escolha de um
sistema ERP. Decidindo avaliar todas as opes e fazer um estudo de aderncia para a soluo,
primeiramente foi avaliado a capacidade de integrao do software de gesto de pacientes, depois
foi analisado o fato do sistema durar muitos anos para no correr o risco de descontinuidade. Esta
soluo teve o suporte da Delloite e da Plaut, e como resultado, o grupo adotou a soluo da SAP,
por entender que esta seria a que melhor se adequou a necessidades do grupo.

9.3 - O projeto
Segundo o grupo, o projeto teve a seguinte configurao, como mostra a tabela 3:
Nome da empresa

Grupo Fernandes Vieira

reas de atuao

Sade e agronegcios

Desafios do projeto

- Integrao
- Suporte e segurana para o crescimento
- Estruturao dos processos de negcios
Empresa responsvel pela implementao Plaut
Soluo implementada

SAP R/3 para SMB (Pequenas e Mdias


Empresas)

Principais benefcios

- Empresas mais estruturadas


- Retorno financeiro
- Gesto eficiente dos estoques
- Maior segurana, agilidade e transparncia.

Plataforma de Hardware
Banco de Dados

Sun
Oracle

39

Sistema operacional
Numero de usurios
Custo do projeto
Consultoria
Investimentos de hardware

Solaris
50
US$ 1.000.000,00
R$ 2.200.000,00
R$ 800.000,00

O projeto abrangeu a implementao das funcionalidades de Gesto de Materiais (MM),


esto Financeira (FI), Controladoria (CO), Vendas e Distribuio (SD) e Manuteno (PM), neste
caso para grandes equipamentos hospitalares e da indstria do camaro. Hoje, as empresas j
possuem um fluxo de caixa positivo, fazendo com que o projeto seja auto-sustentvel e bem
rentvel. Segundo o grupo, com a implementao do sistema houve uma reduo considervel
nos nveis de estoques, maior giro e ganhos financeiros. A preciso sobre os inventrios do
estoque atingiu nveis nunca antes imaginados cerca de 97%, levando-se em conta que o estoque
possua cerca de 3.500 itens.

9.4 - O futuro do projeto

Para 2005, o grupo planeja investir na implementao da funcionalidade de oramento do


SAP R/3. Tambm faz parte dos planos a migrao da atual verso 4.6 C para a 4.7 (SAP R/3
Enterprise), que dever ser feita at o final do prximo ano.
O Grupo aguarda, a chegada da soluo Business One, onde seria esta a soluo para as
empresas menores do grupo que ainda no implementaram a soluo da SAP. Sendo esta uma
soluo definitiva para as mesmas, j que esta pode integrar-se facilmente s demais solues j
implementadas grupo.

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10 Estudo de caso 2 implementando um sistema Magnus

A empresa utilizava o nome de Elizabeth txtil at dezembro de 1998, quando ento o


nome foi alterado para Vine Txtil, sendo esta uma empresa nacional pertencente ao grupo
Vicunha, este grupo possui empresas em diversas atividades (tais como finanas, siderurgia e
minerao). No ramo txtil o grupo possui quatro empresas so elas: Vine Txtil, Vicunha
Nordeste, Fibrasil e a Fibra. A Vine Txtil possui ao todo seis fabricas todas no estado de So
Paulo.

10.1 - Descrio do problema

A empresa decidiu escolher e implementar um sistema ERP, com a finalidade de reduo


dos custos e atualizao dos sistemas utilizados, um outro problema enfrentado pela empresa que
influenciou na deciso de implementao de um sistema ERP foi o fato da realizar alteraes no
sistema e tambm a gerao de relatrios.

10.2 Soluo proposta

41

A empresa antes da implementao do sistema ERP, utilizava-se de um sistema


desenvolvido em COBOL e utilizavam mainframes da IBM. Em 1994, deu-se inicio a
implementao do sistema ERP, foi definido entre a empresa fornecedora do software e a
Vicunha Txtil um prazo de apenas quatro meses para a implantao do mesmo.

10.3 - Projeto

Segundo o grupo, o projeto teve a seguinte configurao, como mostra a tabela 4:


Nome da empresa

Vine Txtil

reas de atuao

Txtil, finanas, siderurgia e minerao.

Desafios do projeto

- Reduo de custos
- Atualizao do sistema
- Gerao de relatrios
Empresa responsvel pela implementao Informatel
Soluo implementada

Principais benefcios

Banco de Dados
Sistema operacional
Numero de usurios
Custo do projeto
Consultoria
Investimentos de hardware

Magnus, Verso i

- Integrao entre os mdulos


- Reduo no fluxo de papel
-Execuo de relatrios a qualquer momento
Progress
Unix
110
US$ 3.500.000,00
R$ 3.900.000,00
R$ 1.600.000,00

Para a implementao do sistema foram montadas duas equipes e estas divididas em duas
reas: comercial e financeiro. Durante a implementao foram contratadas duas pessoas que j
haviam trabalhado com o Magnus, para reforar as equipes.

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O projeto abrangeu as seguintes funcionalidades implementando os mdulos de:


Contabilidade, Pedido, Faturamento, Suprimentos (estoque, compra e recebimento), Contas a
pagar, Contas a receber, obrigaes fiscais, Caixa e bancos e Patrimnio. Para o mdulo
industrial a Vine Txtil faz o uso do sistema SGT (Sistema de gerenciamento Txtil), que um
pacote MRP adaptado especificamente ao processo txtil.

10.4 Problemas encontrados na implementao

1 Problema: Ao implementar o sistema ERP, percebeu-se que o mesmo no permitiria o


controle de estoque de produtos acabados feitos pea a pea o que exigido pela natureza do
negcio e pela empresa.
2 Problema: Inexperincia dos consultores do fornecedor que participaram do projeto de
implementao.
3 Problema: Prazo reduzido para a implementao: a empresa foi obrigada a implementar
o sistema sem muito planejamento, foi necessrio um intenso trabalho para corrigir eventuais
problemas aps a implementao e impossibilidade de treinamento dos usurrios com a
profundidade necessria.
4 Problema: Houve a necessidade de realizar alteraes no mdulo de Contas a receber,
devido ao prazo reduzido o sistema iniciou a operao sem que as finalizaes estivessem
concludas, isto ocorreu por uma dificuldade dos consultores em compreender as reais
necessidades da empresa, por se tratar de uma situao nova a que no estavam acostumados.

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11 - Futuro do ERP

As empresas que j implementaram o sistema ERP buscam agora a conectividade com


os fornecedores e clientes, seria a realizao de um upgrade nos sistemas procurando otimizao
dos resultados, aumentando a integrao, diminuindo os custos e agilizando os processos, tudo
que o mercado busca. Podemos dividir as tendncias futuras dos sistemas ERP, em trs correntes:
-

A primeira relativa aos novos mdulos que devero ser criados ou desenvolvidos
nos prximos anos, principalmente aquelas ligadas logstica, ao comrcio eletrnico
(e-commerce) e na rea de gerenciamento do conhecimento.

A segunda parte seria a parte de formao intelectual, formao de talentos internos,


talvez esta seja a prtica mais importante para as empresas do sculo XXI. Isto
garantiria a empresa a capacidade de evoluir, inovar e se adaptar as novas tecnologias.

A outra corrente diz respeito ao aspecto tcnico dos sistemas. Os sistemas tero que
utilizar cada vez mais os recursos de Intranet e Internet. Inclusive com a utilizao dos
browsers do mercado como software front-end3. Tutoriais e telas de suporte on-line
utilizariam recursos de intranet, assim como os sistemas de treinamento.
A possibilidade de utilizao do ambiente LINUX pode ser uma outra tendncia.

Front-end: a parte do programa responsvel pela interface do usurio.

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Concluso

A partir deste artigo podemos analisar o que vem a ser (ERP). Vimos que o software ERP
um sistema complexo, pois envolve muitas pessoas, tecnologia sofisticada e muitas atividades.
Vimos todas as vantagens que envolvem a implementao deste sistema, e com isto observar
tambm a maioria dos problemas que ocorrem com a implementao do mesmo, sendo possvel
identificar pontos fortes e fracos do sistema.
Apesar, identificamos que a implementao ou adoo de um sistema ERP, possui um
custo alto e os problemas a serem enfrentados so inmeros e constantes, mas com a evoluo
dos usurios, tendem a reduzir o seu custo e aumentarem seus benefcios, tornando os sistemas
ERP fundamentais para a gesto das empresas modernas.

45

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