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MICROSOFT

WORD 2007

MALA DIRETA
Danielle Rimolo Rossi

Autodidata Editora
www.autodidataeditora.com.br

1
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Microsoft Word 2007 Mala Direta de Danielle Rimolo Rossi

Todos os direitos reservados. proibida a reproduo


desta obra, mesmo parcial, por qualquer processo, sem
prvia autorizao, por escrito, da autora e da editora.

AutoDidata Editora
Rua: Santo Antonio, 631
95560-000 Torres/RS Brasil
e-mail: autodidata@autodidataeditora.com
Site: www.autodidataeditora.com.br

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SUMRIO

MALA DIRETA ................................................................................................................................. 4


MALA DIRETA UTILIZANDO ENVELOPES .................................................................................. 15
MALA DIRETA UTILIZANDO ETIQUETAS................................................................................... 21
EDITAR LISTA DE DESTINATRIO ............................................................................................. 36

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Guia Prtico para Concursos

Danielle Rimolo Rossi

MALA DIRETA

O Recurso de mala direta do Word muito til


quando voc desejar enviar uma correspondncia para muitas pessoas, sendo que esta correspondncia tem o mesmo tipo de informao, como por exemplo
uma propaganda, um comunicado, entre outros . Cada documento tem o mesmo texto e formato, no entanto o contedo
personalizado, podendo conter, por exemplo, o nome de cada
cliente.

Durante o processo de criao da mala direta voc vai trabalhar com trs documentos:
O Documento Principal
A Fonte de Dados
O Documento de Mesclagem.
Documento
Principal:
Este documento ser o
modelo que conter o
texto padro que voc
deseja que aparec em
todos as
correspondncias,
assim como o formato
geral do mesmo.
Este documento pode
ser uma carta, um
envelope ou uma
etiqueta.

Fonte de dados:

Documento de
Mesclagem:

Este documento ser


seu banco de dados,
que conter as
informaes que
sero personalizadas
de uma carta para
outra, como por
exemplo, o nome,
endereo, etc.

Por ltimo voc ir


mesclar o
Documento Principal
com sua Fonte de
Dados, criando assim
um terceiro
documento. Ser
este documento que
voc vai enviar para
as pessoas.

Como exemplo para voc aprender a trabalhar com a mala direta, iremos criar uma carta de cobrana que ser enviada para cinco pessoas.
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O 1 passo para criao da Mala Direta definir que formato


ter o seu Documento Principal, ou seja, se ele ser uma carta,
um envelope, uma etiqueta ou outra coisa.
Como fazer:
01) Abra o Microsoft Word 2007

02

Clique na guia

Correspondncias

03

Clique no
boto Iniciar
Mala Direta.

04
Clique na
opo
Cartas

Com este comando voc definiu que o Documento Principal


(folha em branco na tela) ser uma carta.

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ATENO

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O Documento Principal, ser aquele que conter


as informaes padro que aparecero em todas as
cartas, como por exemplo, o texto geral da carta, o
formato, o tipo de letra que ser usado, o tamanho
da fonte, o logotipo da empresa, etc.

Por enquanto vamos deixar a nossa carta em branco, mais adiante voltaremos a trabalhar com ela.
O segundo passo a criao do documento Fonte de dados:
05

Clique no
boto Selecionar destinatrios

06

Selecione a
opo Digitar
Nova Lista...

A seguinte caixa de dilogo se abre:


07

Nesta etapa voc dever


inserir os dados das pessoas que
recebero sua mala direta. Mas
antes disso voc precisa definir
quais as informaes tero no
seu banco de dados, como por
exemplo nome, endereo, telefone, etc. Para isso clique no boto Personalizar Coluna...

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08

Observe que nesta janela


aparecem algumas sugestes
de itens (campos) que podero aparecer na sua Fonte de
Dados, mas voc pode adicionar novos itens ou excluir os j
existentes.

No exemplo a seguir voc vai remover alguns itens (campos)


que no sero necessrios para a nossa carta de cobrana.
09
Clique
no campo
Nome da
empresa.
10
Clique
no boto
Excluir.

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A seguinte caixa de dilogo aparece:

11

Clique no
boto Sim.

Repare que o campo foi excludo da lista.


12) Usando o mesmo procedimento exclua tambm os seguintes
campos da lista:

Ttulo
Linha de endereo2
Pas ou regio
Telefone comercial
Endereo de email.

13) Agora vamos adicionar um novo campo a nossa lista:


14
Clique em
15
Adicionar...
Digite aqui
o nome do novo campo:
Data Vencimento.

16
Clique
em OK

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Observe que o novo campo foi adicionado a sua lista.


17) Clique no boto OK.
A seguir voc vai preencher as informaes da sua Fonte de
Dados:

18
Observe que o cursor
est piscando no campo
Nome. Digite o seguinte nome neste campo:
Fernando.

19) Aperte a tecla Tab (ela fica em cima da tecla Caps Lock ou
Fixa) no teclado, para passar o cursor para o campo Sobrenome.
20) Digite: da Silva
21) Aperte a tecla Tab novamente e siga preenchendo o restante dos campos: Linha de endereo 1, Cidade, Estado, CEP, Telefone residencial e Data Vencimento.

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22

Quando terminar de
preencher o primeiro registro, clique no boto Nova
Entrada para preencher
os dados de outra pessoa.
Preenchar os dados de
mais 4 pessoas.

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23

Quando terminar, clique no


boto OK.

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A caixa de dialogo Salvar lista de endereos aparecer:

24

Digite o seguinte
nome para a sua Fonte
de Dados: Meus clientes, depois clique no
boto Salvar.

Pronto, voc terminou de preencher seu banco de dados (Fonte


de Dados) e ele j est salvo.
Agora voc vai terminar de preencher o Documento Principal,
ou seja, o documento em branco aberto na tela.
Neste documento iremos digitar o texto padro que aparecer
em todas as cartas.
25) Digite: Caro(a) e aperte a tecla de espao no teclado.
26

Clique na
seta do boto
Inserir Campo
de Mesclagem.

27
Clique no
campo Nome

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Realizando esta operao voc est dizendo para o Word que


os nomes dos clientes devero aparecer naquele local da folha.
28) Aperte mais uma vez a barra de espao.
29) Clique novamente no boto Inserir Campo de Mesclagem e selecione o campo Sobrenome.
31) Aperte a tecla Enter no teclado.
Seu texto deve estar como mostrado abaixo:
Caro(a) Nome Sobrenome
32) Continue digitando a sua carta de cobrana conforme modelo abaixo:
33

Aqui voc
deve inserir o
campo Data
vencimento.

Caro(a) Nome Sobrenome


Informamos que a prestao de seu financiamento cuja data
de vencimento Data vencimento consta em aberto no
nosso sistema, favor entrar em contado conosco para regularizar a situao o mais breve possvel.
Caso o pagamento j tenha sido efetuado desconsidere este
aviso.
Atenciosamente,
Joo da Silva

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34) Aps preencher a carta de cobrana, salve este documento


com o nome de Modelo Carta de Cobrana.
35

Clique no
boto Concluir e Mesclar.

36

Selecione a
opo Editar
Documentos
Individuais...

A seguinte caixa de dilogo aparece:

37

Selecione
a opo
Todos.

38

Clique em
OK

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Observe que o Word criou um terceiro documento (Documento


de Mesclagem) contendo todas as cartas preenchidas com os
nomes dos clientes que foram inseridos no seu banco de dados.

39) Use a barra de rolagem para visualizar as outras cartas.

A mala direta automatiza muito a vida


de quem precisa enviar muitas correspondncia. Imagine se voc tivesse que preencher manualmente 1.000 cartas, trocando nome por nome antes de enviar.

40) Salve este documento com o nome de Cartas.


41) Feche o Microsoft Word.
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MALA DIRETA UTILIZANDO ENVELOPES


Imagine que aps terminar sua carta de cobrana voc deseja
imprimir num envelope o endereo de cada um dos clientes.

Como fazer:
01) Abra o Microsoft Word 2007
02
Clique na guia
Correspondncias

03
Clique no
boto Iniciar
Mala Direta.
04
Clique na
opo
Envelopes...

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A seguinte caixa de dilogo aparece:


05 Clique nesta seta
e selecione o tamanho do envelope que voc usar.

06

DICA

Clique na
guia Opes
de impresso.

Se o tamanho do envelope que voc est usando


no aparecer na lista, clique na opo Tamanho
personalizado..., bem no final da lista e digite
as medidas desejadas.

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07

08

Selecione o modo como o envelope ser colocado


na impressora.

Clique no
boto OK

A seguir voc vai utilizar a mesma fonte de dados que criou para digitar a carta de cobrana:

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09

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Clique no boto Selecionar


destinatrios

10

Selecione a opo Usar Lista


Existente...

A seguinte caixa de dilogo aparece:


11

Clique no nome
da fonte de dados
criada anteriormente: Meus Clientes

12
Clique
em Abrir.

Agora vamos inserir os campos nos locais desejados do envelope:


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13
Clique na
seta do boto
Inserir Campo de Mesclagem.

14

Clique
no campo
Nome

15) Continue adicionando os campos como mostra o exemplo


abaixo:

16

Clique no
boto Concluir e Mesclar.

17

Selecione a
opo Editar
Documentos
Individuais...

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A seguinte caixa de dilogo aparece:

18

Selecione
a opo
Todos.

19

Clique em
OK

Pronto seus envelopes esto prontos para serem impressos.


20) Feche o Microsoft Word 2007

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MALA DIRETA UTILIZANDO ETIQUETAS

Voc tambm pode usar a mala direta para gerar um conjunto


de dados e imprim-los em etiquetas adesivas.
Por exemplo, digamos que voc precise imprimir em um conjunto de etiquetas o nome dos produtos de sua loja, assim como
seus respectivos cdigos e valores. No exemplo abaixo vamos desenvolver este projeto

COMO FAZER:
01) Abra o Microsoft Word 2007
02

Clique na guia
Correspondncias

03

Clique no
boto Iniciar
Mala Direta.
04
Clique
na opo
etiquetas.

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05
Clique no
boto Nova
etiqueta...

A seguinte caixa de dilogo aparece para voc definir as medidas de suas etiquetas.

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Estas medidas normalmente constam no pacote de folhas a onde


esto guardadas as etiquetas que voc comprou. Se voc no
possuir o pacote utilize uma rgua e mea cuidadosamente as
dimenses de sua etiqueta. Veja o exemplo abaixo

Imagine que a folha de etiquetas que ser usada igual ao desenho abaixo, sendo que esta folha est no tamanho Carta, ou
seja 21,60 cm de largura por 27,90 cm de altura, do fabricante
Pimaco.

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06

Primeiro voc vai definir o


tamanho da folha de sua etiqueta, para isso clique nesta
seta e selecione Carta 216 x
279 mm, pois este o tamanho da folha que estamos
usando no nosso exemplo.

Agora vamos definir a medida da Margem superior e da


Margem Lateral da sua etiqueta, conforme mostra figura
abaixo:

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07

Clique nas setas para


cima ou para baixo mudando os valores contidos
na caixa Margem superior
at ficar com a medida
de 1,27 cm.

08

Faa a mesma
coisas com a margem lateral at
ficar com a medida 0,48 cm.

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Agora voc vai definir a Altura da etiqueta, Largura da


etiqueta, Etiquetas por linha e Linhas por pgina. Observe o desenho abaixo para entender melhor.

Largura da etiqueta

Linhaspor pgina= 10

Altura da etiqueta

Etiquetas por linha = 3

09) Coloque as seguintes medidas nos itens citados acima:

Altura da etiqueta = 2,54 cm


Largura da etiqueta = 6,67 cm
Etiquetas por linha = 3
Linhas por pgina = 10

10) Clique no boto OK.


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Por ltimo voc vai definir a Densidade vertical, que


a distncia entre a etiqueta da linha de cima com a etiqueta
da linha de baixo. Quando as etiquetas no possurem espao
entre elas, a medida da densidade vertical ser a mesma da altura da etiqueta.
Vamos definir tambm a Densidade horizontal que a
largura de cada etiqueta somada com o espao direita desta,
conforme mostrado na ilustrao a seguir:
Densidade horizontal
Densidade vertical

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11

Altere a medida da
Densidade Vertical
para 2,54 (mesma
medida da largura da
etiqueta)

12

13

Altere a medida
da Densidade horizontal para 6,98
cm (que a soma
de 6,67 da largura +
0,31 do espao a direita da etiqueta.

Clique em
OK

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Sua folha deve ficar semelhante a ilustrao abaixo:

DICA

O Word usa uma tabela para organizar as etiquetas. Se


voc no vir linhas separando as etiquetas como mostrado na figura acima, clique na guia Layout na parte
superior da tela, e em seguida, clique no boto Exibir
Linhas de Grade (

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Esta folha de etiquetas o seu Documento Principal.


Agora voc vai criar o documento Fonte de dados, que conter as informaes que sero impressas nas etiquetas.
14

Clique no boto Selecionar


destinatrios

15

Selecione a
opo Digitar
Nova Lista...

A seguinte caixa de dialogo se abre:


16

Nesta etapa voc dever inserir os dados dos produtos. Vamos ento personalizar o nome dos campos.
Para isso clique no boto
Personalizar Coluna...

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17

Observe que nesta janela aparecem


algumas sugestes de
itens (campos) que
podero aparecer na
sua Fonte de Dados,
mas voc pode adicionar novos itens ou
excluir os j existentes.

No exemplo a seguir voc vai remover os itens (campos) que


no sero necessrios para a nossa lista de produtos.

18

Clique
no campo
Ttulo.

19

Clique
no boto
Excluir.

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A seguinte caixa de dilogo aparece:

20

Clique no
boto Sim.

Repare que o campo foi excludo da lista.

21) Usando o mesmo procedimento exclua todos os outros campos de sua lista, deixando-a vazia.
22) Agora vamos adicionar um novo campo a nossa lista:
23
24

Digite aqui
o nome do novo campo:
Nome do
Produto.

Clique em
Adicionar...

25
Clique
em OK

Observe que o novo campo foi adicionado a sua lista.


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26) Usando o mesmo procedimento adicione mais dois campos


a sua lista:
Cdigo
Preo
27) Quando terminar de adicionar, clique no boto OK.
A seguir voc vai preencher as informaes da sua Fonte de
Dados:

28
Observe que o cursor est
piscando no campo Nome do
Produto. Digite um nome. Logo
aps clique no campo Cdigo
preencha um cdigo e depois
clique no campo Preo e digite
o preo.

29

Clique no boto
Nova Entrada para
preencher os dados de
outro produto. Preenchar os dados de mais
10 produtos.

30

Quando terminar, clique no


boto OK.

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31) Logo aps aparece uma janela perguntando se deseja salvar


esta lista, digite o nome Lista de Produtos e clique no boto
Salvar.
33

32

Clique no
boto Inserir
Campo de
Mesclagem.

Clique no campo
Nome_do_Produto.

34) Aperte a tecla Enter


35) Insira o campo Cdigo, depois aperte a tecla Enter
36) Por ltimo insira o campo Preo.
37) Clique no boto (
38

Clique no
boto Concluir e Mesclar.

)
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Selecione a
opo Editar
Documentos
Individuais...

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A seguinte caixa de dilogo aparece:

40

Selecione
a opo
Todos.

41

Clique em
OK

Pronto suas etiquetas esto prontas para serem impressas.


42) Feche o Microsoft Word 2007

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EDITAR LISTA DE DESTINATRIO

possvel acrescentar ou excluir um novo registro em sua Fontes


de dados mesmo aps ela j ter sido salva.
No exemplo a seguir voc vai editar a Lista de Produtos
criada anteriormente.

Como fazer:
01) Clique na guia Correspondncia.
02) Clique no boto Selecionar destinatrio(

03) Marque a opo Usar lista existente.


04) D um duplo clique no nome do arquivo que contm os
dados que voc deseja editar (Lista de Produtos)
05

Clique no
boto Editar
Lista de Destinatrios.

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06

Clique no
nome do seu
arquivo.

07

Clique
no boto
Editar...

08

Quando voc quiser inserir novas informaes no seu


banco de dados, clique no boto Nova
Entrada.

09

Quando quiser excluir um


registro, selecione o registro
desejado na sua lista e clique
no boto Excluir Entrada.

10) Quando terminar, clique no boto OK, escolha a opo Sim


e depois clique em OK novamente.
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Este material parte integrante do


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da Autodidata Editora.

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Bom Estudo!
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