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1MOVIMENTO

MENSAL FISCAL E CONTBIL

21 A Contabilidade
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41.1 Objetivo deste Manual
5O Objetivo deste manual de orientar os executivos, pequenos e
6mdios empresrios de como realizada a contabilidade em suas
7empresas, assim informando-o de como realizado os procedimentos,
8andamentos e finalizaes.
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101.2 Competncias de cada Departamento
11Identificamos a seguir os assuntos tratados e servios executados em
12cada departamento:
13
14_ Depto Pessoal:
15Admisses, rescises, folhas de pagamentos, clculo e apurao de
16encargos trabalhistas, obrigaes mensais e anuais como RAIS, Informe
17de Rendimentos e demais assuntos previdencirios e trabalhistas.
18
19_ Depto Fiscal:
20Notas Fiscais (Entrada/Sada/Servios), apurao de impostos (federais,
21estaduais e municipais), registro e apurao de livros e demais
22obrigaes mensais, trimestrais e anuais do ICMS, IPI e ISS e demais
23tributos como Gia, Dctf, e Declan.
24
25_ Departamento Contbil:
26Balancetes, balanos, documentos contbeis, livros
27Dirio/Razo/Correo Monetria/Declarao de Imposto de Renda
28Pessoa Jurdica e demais assuntos contbeis.
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30_ Legalizaes:
31Alteraes contratuais, abertura e cancelamento de Empresas, certides
32negativas e fichas cadastrais.
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34_ Expedio:
35Retirada e entrega de documentos aos clientes.
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37_ Recepo:
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38Atendimento das chamadas telefnicas e recebimento de fax em geral
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40_ Assessoria:
41Orientao tributria, contbil, fiscal, trabalhista e jurdica, atendimento
42a cliente em geral.
43
44_ Consultoria:
45Dvidas sobre preenchimento de notas, clculo de guias em atraso,
46informao sobre vencimento de impostos e contribuies, dvidas
47sobre folha de pagamento, e informaes de toda rotina operacional
48vinculada aos servios contratados com nossa empresa.
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512 DOCUMENTOS QUE DEVEM SER ENVIADOS NOSSA
52ORGANIZAO CONTBIL
53Com a finalidade de orientar V.Sas, elaboramos alguns procedimentos
54dirigidos aos documentos fiscais e contbeis, a fim de que possamos
55atend-los com maior rapidez e cumprir os prazos legais.
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572.1 Departamento Fiscal:
1.
58As notas fiscais de compras de mercadorias, matrias primas, ativo
59 imobilizado, e as de vendas e prestao de servios, devem ser
60 ordenadas e enviadas ou sero retiradas no incio de cada ms, para
61 registro e/ou classificao e posterior contabilizao.
2.
62Os comprovantes de recolhimento dos impostos e taxas pagos devero
63 ser enviados no original ou por xerox, na qual seja legvel a
64 autenticao bancria, ou deve ser anotada a data de pagamento.
65
662.2 Departamento Pessoal:
671. Rescises contratuais, recibos de frias, comprovantes e folhas de
68pagamento, planilhas de comisses e variveis de salrios, documentos
69para registro de empregados, etc., devem ser encaminhados sempre em
70tempo hbil para que se possa proceder ao processamento das rotinas,
71conforme prazos mencionados no item 4 deste.
72
732.3 Departamento Contbil:
1.
74Extratos Bancrios: verificar a seqncia da movimentao da
75 conta; na falta de algum extrato solicitar imediatamente o
76 perodo faltante, ou solicitar um extrato mensal (pelo
77 computador);
2.
78Depsito Bancrio: anexar cpia do comprovante da origem.
79 Por exemplo, recebimento de duplicata, anexar cpia desta; 3.
80 Avisos de Cobrana: anexar cpias das duplicatas;
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4. Enviar todos os avisos bancrios, tais como: despesas, transferncias,
82 aplicaes, dbitos, crditos, etc.;
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Contratos de seguros, emprstimos, financiamentos, etc., enviar uma


cpia do contrato e do pagamento das parcelas;
Despesas com conduo e correio: usar o vale despesas para cada
item;
Despesas com refeies, gasolina, lcool, material de limpeza,
brindes, conservao, manuteno, e outras pequenas despesas
somente podero ser contabilizadas quando comprovadas com a nota
fiscal do consumidor ou nota fiscal de servios;
Os recebimentos de duplicatas por caixa, anexar cpia da mesma ao
depsito ou anotar a data do recebimento no verso;
Ticket de mquinas registradoras (supermercados) notas de pedidos,
notas de controle interno, despesas particulares (scios) no devem
ser enviadas, pois no possuem valor contbil.

973- DOCUMENTOS LEGAIS


98Os documentos legais de constituio da pessoa jurdica, que devem ser
99guardados em pastas prprias, disposio da fiscalizao ou para
100utilizao no cumprimento de obrigaes acessrias, so os seguintes:
101
1023.1 Principais
103
1043.1.1 Contrato Social, Ata de Fundao ou Estatuto Social;
1053.1.2 - Alteraes Contratuais e Atas de Assembleias Gerais;
1063.1.3 - DECA Declarao Cadastral Secretaria da Fazenda;
1073.1.4 - Carto do CNPJ;
1083.1.5 - Carto de Inscrio na Prefeitura;
1093.1.6 - Matrcula no INSS;
110
1113.2 Acessrios
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1133.2.1 Ficha de Cadastro Nacional de Empresas Junta Comercial;
1143.2.2 - Ficha de Inscrio no CNPJ;
1153.2.3 - Fichas de Alterao no CNPJ;
1163.2.4 - Fichas de Alterao da DECA
1173.2.5 - Ficha de Inscrio na Prefeitura Municipal;
1183.2.6 - Guias de Alterao na Prefeitura;
1193.2.7 - Inscrio em rgos de Fiscalizao Especficos;
1203.2.8 - Termo de Opo pelo SIMPLES;
1213.2.9 - Alvars de Funcionamento;
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-

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1223.3. De Afixao Obrigatria
1233.3.1 Legislao Federal
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1 Tributria:
126
127PLACA INDICATIVA DA OPO PELO SIMPLES
128Obrigados ao cumprimento: empresas optantes do simples federal.
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2- Sade Pblica:
131PLACA INDICATIVA DA PROIBIO DE VENDA DE CIGARROS PARA
132MENORES.
133Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos que comerciam cigarros
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3 Trabalhista:
136a) DOCUMENTO COM AS NORMAS DE PROTEO AOS
137MENORES Obrigados ao cumprimento: empregadores
138de menores. b) ESCALA DE REVEZAMENTO
139Obrigados ao cumprimento: empregadores que exijam trabalho nos dias
140destinados ao repouso.
141c) AVISO DE REEMBOLSO CRECHE
142Obrigados ao cumprimento: empregadores que adotarem o
143sistema. d) QUADRO DE HORRIO
144Obrigados ao cumprimento: empregadores, exceto micro e pequenas
145empresas, que no adotarem registros manuais, mecnicos ou
146eletrnicos individualizados de controle de horrio. e) SEGURANA DO
147TRABALHO
148Avisos e placas referentes manuteno, armazenagem e manuseio de
149materiais; materiais perigosos e insalubres; instalaes eltricas;
150interdio de uso; construo civil; explosivos; localizao de extintores;
151carga mxima de equipamentos e caldeiras.
152
1534 - Defesa do Consumidor
154CONDIES DE VENDA PRAZO (preo vista; taxa de juros ao ms,
155quando refixada; taxa de juros ao ms que ser acrescida ao ndice
156pactuado, quando ps-fixado; taxa incidente de juros ao ano; multa de
157mora, que no poder exceder a 2%.
158Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais e os
159prestadores de servios.
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1613.3.2 Legislao Estadual
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1631 - Tributria
164CARTAZ SONEGAR CRIME

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165Obrigados ao cumprimento: os estabelecimentos obrigados a emitir
166nota-fiscal.
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1682 Defesa do Consumidor
169CARTAZ COM TELEFONES E ENDEREOS DE RGOS (POLCIA CIVIL,
170PROCON,
171DISQUEDENNCIA e IPEM)
172Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais e de
173prestao de servios.
174
1753 Fiscalizao Sanitria
176CARTAZ DE INDICAO DO RGO SANITRIO DE FISCALIZAO
177Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais de gneros
178alimentcios, abertos presena do pblico, fiscalizados pela Secretaria
179de Estado da Sade, diretamente ou por rgo delegado.
180
181Observaes:
1821. Os produtos expostos ao pblico na vitrine ou dentro do
183estabelecimento devem ter seus preos obrigatoriamente afixados no
184prprio produto, de forma visvel ao consumidor.
185
2 - Consulte nossa empresa sobre outras especificaes dos
186 mencionados cartazes e documentos que devem ser afixados.
187
3 - Consulte nossa empresa sobre os cartazes e outros documentos
188 de afixao obrigatria no mbito da legislao municipal.
189
1904 RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO PESSOAL
191
1924.1 - Cuidados Especiais
193
O cumprimento das obrigaes trabalhistas e do recolhimento dos
194encargos sociais requer especial ateno, seja pela peculiar condio da
195relao entre a empresa e seus empregados ou pela exiguidade de
196prazos para a execuo das muitas rotinas envolvidas, aliada s severas
197multas quando de sua no observncia.
198Outra questo de enorme importncia quanto ao aspecto das vrias
199fontes da legislao que norteiam a matria. Alm da prpria CLT e de
200vrios outros Regulamentos especficos, sempre dever ser verificada a
201Conveno Coletiva de Trabalho das categorias de empregados
202contratados pela empresa. Isto porque, no mais das vezes, so
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203assegurados direitos e vantagens, muitas vezes enormemente variveis
204de uma para outra categoria de trabalhadores.
205Evidentemente, por tudo isto, as consideraes aqui expressas no
206esgotam o assunto. Sempre que surgirem dvidas, recomendamos
207entrar em contato com o nosso departamento de pessoal. Abaixo
208listamos as ocorrncias e prazos mais comuns dentro dessa rea de
209atividade:
210
2114.2- Admisso de Funcionrios
212
A legislao estabelece prazo de 48 horas para que seja procedido
213ao registro do funcionrio. Deve-se evitar, sempre que possvel, a
214contratao ou demisso no perodo em que a folha de pagamento
215esteja sendo processada, ou seja, aps o dia 20 de cada ms.
216
2174.2.1- Documentos Para a Admisso
218 CTPS - Carteira de Trabalho e da Previdncia Social (original)
219 Ficha de Admisso
220 Atestado do Exame Mdico Admissional
221 1 Foto 3X4
222 Cpia do Carto do Pis
223 Cpia da Cdula de Identidade (RG)
224 Cpia do Carto de Identificao do Contribuinte (CPF)
225 Cpia do Ttulo de Eleitor
226 Cpia da Carteira Nacional de Habilitao (CNH) - para os motoristas
227 Cpia do Certificado de Alistamento Militar ou Reservista
228 Cpia da Certido de Casamento
229 Cpia das Certides de Nascimento dos filhos e dependentes
230 Cpia do Carto da Criana dos filhos menores de 14 anos e
231 Relao de dependentes identificados pelo nome, grau de parentesco
232e idade. Na Ficha de Admisso devero constar no mnimo os
233principais dados do funcionrio, tais como: Nome, Endereo, Estado
234Civil, Funo, Data da Admisso, Salrio (por ms, hora ou tarefa) e
235horrio de trabalho.
236As cpias de documentos fornecidas devero ser devolvidas ao
237empregado, aps sua utilizao, no prazo mximo de 5
238(cinco) dias, tendo em vista ser crime a reteno de documentos, ainda
239que sob a forma de cpia (Lei 5553/68). A nica exceo quanto
240cpia do Carto da Criana, que dever permanecer anexa Ficha de
241Salrio Famlia, para eventual prova junto fiscalizao. A CTPS deve
242ser devolvida em, no mximo, 48 horas.
243
2444.2.2 Contrato de Experincia
245Quando da contratao, o procedimento indicado o de que o contrato
246de experincia seja firmado por escrito. A sua falta torna o contrato por
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247prazo indeterminado, com o nus da necessidade de concesso do
248aviso-prvio para dispensa do empregado e da multa de 50% do FGTS,
249se houver interesse na extino do contrato de trabalho. O contrato de
250experincia pode ser prorrogado uma nica vez. O prazo mximo
251considerado como experimental de noventa dias. O mais comum
252que se contrate por quarenta e cinco dias, renovando-se o perodo de
253experincia por outro, de mais quarenta e cinco dias.
254Alerte-se que se no houver interesse na continuidade do funcionrio, o
255contrato de experincia no pode superar a data limite, sob pena de
256passar a ser considerado um contrato por prazo indeterminado,
257surgindo novamente a necessidade da concesso de aviso-prvio e do
258pagamento da multa de 50% do FGTS para a resciso contratual.
259
2604.3 Resciso do Contrato de Trabalho
261
2624.3.1 - Aviso Prvio
263O aviso prvio dever ser concedido pela parte que provoca a resciso
264do contrato de trabalho e tem a durao de 30 dias.
265Durante o aviso prvio, caso a resciso tenha sido promovida pelo
266empregador, o horrio normal do empregado ser reduzido de duas
267horas dirias, podendo a reduo ser convertida em ausncias de sete
268dias corridos. Se a resciso for promovida pelo empregado e o mesmo
269no conceder o aviso prvio ao empregador, este poder descontar os
270salrios correspondentes ao prazo respectivo.
271O prazo para a quitao e homologao o primeiro dia til aps o
272trmino do aviso prvio trabalhado. Caso o aviso prvio seja
273indenizado, o prazo passa a ser o dcimo dia, contado a partir da data
274da dispensa. Nos casos de empregados com mais de 1 ano de servio
275na empresa haver necessidade de homologao no sindicato da
276categoria profissional do trabalhador ou no Ministrio do Trabalho,
277previamente agendados.
278
2794.3.2 Documentos Necessrios
280
281-Empregados com menos de 1 ano:
282 Termo de Resciso de Contrato;
283 CTPS-Carteira de Trabalho e Previdncia Social;
284 Livro ou Ficha de Registro de Empregados;
285 Aviso Prvio;
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286 CD-Comunicado de Dispensa Requerimento do Seguro287desemprego; Extrato do FGTS (nos casos de dispensa
288pelo empregador); Atestado Mdico Demissional.
289
290-Empregados com mais de 1 ano:
291 Termo de Resciso de Contrato;
292 Cheque administrativo nominal ao ex-funcionrio no valor das verbas
293rescisrias; ou dinheiro, no caso de analfabeto; ou depsito bancrio.
294 CTPS-Carteira de Trabalho e Previdncia Social;
295 Livro ou Ficha de Registro de Empregados;
296 Comprovante de Aviso Prvio;
297 CD-Comunicado de Dispensa Requerimento do Seguro298desemprego; Extrato do FGTS (nos casos de dispensa
299pelo empregador).
300 Atestado Mdico Demissional;
301 06 ltimas guias do FGTS GFIP;
302 GRFP paga.
303 GRs das contribuies sindical, assistencial e confederativa do
304empregado referentes ao exerccio; Carta de Preposto.
305
3064.3.3 Cuidados Especiais na Dispensa
307Convm lembrar que nos casos em que a resciso de contrato se opere
308nos trinta dias que antecedem a data-base da categoria, a lei
309estabelece uma indenizao adicional correspondente ao valor de um
310ms do salrio do empregado.
311Da mesma forma, necessrio sempre consultar a Conveno Coletiva
312aplicvel, tendo em vista direitos especiais que podem ser assegurados,
313tais como situaes especiais de estabilidade (funcionrio em fase de
314alistamento, com determinada idade e/ou tempo de servio, gestantes,
315etc.).
316
3174.4 Frias
318
3194.4.1 Frias Normais e Coletivas
320A cada perodo de 12 meses o trabalhador tem direito ao gozo de 30
321dias de frias, sem prejuzo de sua remunerao. A Constituio de
3221988 assegura o pagamento de
3231/3 a mais do que o salrio normal, a ttulo de frias. Alm disso,
324o empregado pode, ainda, converter 1/3 de suas frias em abono
325pecunirio.
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3274.4.2 Concesso
328A poca da concesso das frias a de melhor convenincia para o
329empregador. Contudo, se vencidos 2 perodos de aquisio, o
330empregado faz jus ao recebimento do primeiro perodo em dobro.
331Somente em casos excepcionais e para os maiores de 18 anos e
332menores de 50 anos de idade, as frias podero ser concedidas em 2
333perodos, um dos quais no poder ser inferior a 10 dias corridos. O
334empregado estudante, com menos de dezoito anos, ter direito a frias
335coincidentes com as frias escolares.
336
3374.4.3 Frias Coletivas
338Podero ser concedidas frias coletivas a todos os empregados, a um
339setor ou a um estabelecimento especfico da empresa.
340Neste caso, dever ser feita comunicao com no mnimo 15 dias de
341antecedncia ao Ministrio do Trabalho e aos sindicatos que
342representem os empregados, alm da afixao de avisos nos locais de
343trabalho.
344
3454.4.4 Comunicao e Anotao
346As frias devero ser comunicadas por escrito ao empregado com
347antecedncia mnima de trinta dias. A concesso das frias deve
348ser anotada na CTPS do empregado, antes que este entre em gozo
349das mesmas.
350
3514.4.5 Perda do Direito
352No ter direito a frias o empregado que no curso do perodo
353aquisitivo permanecer em licena remunerada por mais de 30 dias ou
354tiver sido afastado pela Previdncia Social por mais de 6 meses, ainda
355que descontnuos.
356No pode ser procedido desconto de faltas a ttulo de frias. Contudo,
357haver reduo do perodo de gozo, sempre que o funcionrio tiver
358mais de 5 faltas injustificadas durante o perodo aquisitivo.
359
3604.4.6 Pagamento
361O pagamento das frias dever ser efetuado at 2 dias antes do incio
362do respectivo perodo.
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3644.5 - Horrio de Trabalho
365
3664.5.1 Durao
367A durao normal da jornada de trabalho no dever ser superior a 8
368horas dirias, se no fixado outro limite inferior no contrato de
369trabalho, salvo se houver acordo para prorrogao ou compensao.
370
3714.5.2 Trabalho Noturno
372O trabalho entre as 22 horas de um dia e as cinco horas do dia seguinte
373 considerado trabalho noturno. A hora do trabalho
374noturno computada com 52 minutos e 30 segundos. A hora noturna
375 remunerada com adicional de 20% sobre a hora normal.
376
3774.5.3 Trabalho aos Domingos
378O trabalho aos domingos, exceto algumas atividades especficas, requer
379autorizao prvia dos rgos do Ministrio do
380Trabalho e o cumprimento das demais posturas da legislao local. A
381remunerao das horas trabalhadas aos domingos no mnimo 100%
382superior s horas normais.
383
3844.5.4 Horas Extras
385A jornada poder ser aumentada em at 2 horas por dia, mediante
386acordo escrito, individual ou coletivo. Neste caso, a
387remunerao mnima das horas extras 50% superior da hora
388normal. Contudo, muitas das convenes coletivas tm fixado este
389percentual em patamares superiores.
390
3914.5.5 Controle de Ponto
392As empresas com mais de 10 empregados devero manter controle de
393frequncia atravs de livro ou registro de ponto, que demonstre a hora
394de entrada e sada dos funcionrios. Dever ainda conter pr assinalado
395o horrio de almoo e portar a
396assinatura do empregado. Lembramos que h Convenes Coletivas
397que exigem a anotao do ponto para qualquer nmero de
398empregados, o que, alis, um procedimento recomendvel.
399
4004.5.6 - Intervalo para repouso e alimentao
401Sempre que a jornada de trabalho for superior a 6 horas contnuas
402dever ser concedido um intervalo mnimo de 1 hora para repouso e
403alimentao. Este intervalo no computado na durao do trabalho e
404no dever ser superior a 2 horas, exceto se houver acordo escrito que
405traga a previso dessa possibilidade. Nas jornadas superiores a 4 horas
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406e inferiores a seis, dever ser observado intervalo mnimo de 15
407minutos. H, ainda, situaes especiais de intervalo, como no caso dos
408digitadores e de atividades consideradas insalubres e/ou perigosas.
409
4104.5.7 - Intervalo entre jornadas
411O intervalo entre as jornadas de trabalho no pode ser inferior a 11
412horas.
413
4144.5.8 Trabalho da Mulher e do Menor e Categorias
415Diferenciadas
416Embora a Constituio Federal estabelea que homens e mulheres so
417iguais em direitos e deveres, pela prpria diferena natural existente, a
418legislao estabelece intervalos peculiares ao trabalho da mulher,
419como, por exemplo, o perodo para
420amamentao. Da mesma forma, o trabalhador menor, sobretudo o
421estudante, tem direitos especiais assegurados, tanto pela CLT, quanto
422por acordos e convenes coletivas. Igualmente, as chamadas
423categorias diferenciadas (telefonistas,
424ascensoristas, etc.) contam com intervalos e jornadas especficas, at
425pelas condies prprias de determinadas atividades e tarefas.
426
4274.6 Remunerao
428
4294.6.1 Pagamento dos salrios
430A periodicidade do pagamento de salrios no pode ser superior a 1
431ms, devendo ser efetuado at o 5 dia til do ms subsequente ao
432vencido.
433
4344.6.2 Adiantamento Salarial
435A quase totalidade das convenes coletivas e os prprios usos e
436costumes do mercado determinam a concesso de adiantamento
437salarial, cuja data varia de empresa para empresa e de acordo com a
438data em que efetuado o pagamento mencionado no item 4.6.1.
439

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4404.6.3 Itens que integram os salrios
441Alm do valor fixo estipulado, devero ser considerados para efeito de
442remunerao tambm as comisses, percentagens, gratificaes,
443dirias para viagens quando excedentes a 50% do salrio do
444empregado, e abonos.
445
4464.6.4 Garantias
447A lei estabelece a impossibilidade de reduo salarial. Da mesma forma,
448no pode haver desigualdade de salrios entre dois funcionrios com
449diferena de tempo de servio na mesma funo inferior a dois anos,
450que realizem trabalho com igual produtividade e perfeio tcnica, na
451mesma localidade. o chamado paradigma.
452
4534.6.5 Vale Transporte
454O benefcio do vale-transporte consiste na antecipao e parte do
455custeio das despesas realizadas pelos empregados para o deslocamento
456ao local de trabalho. devido aos trabalhadores em geral. custeado
457pelo empregador na parcela que excede a 6% do salrio do empregado.
458Sua aquisio deve ser comprovada atravs de recibo emitido pelas
459empresas autorizadas venda deste.
460
4614.6.6 Outras Vantagens e Benefcios
462Se por liberalidade ditada pela poltica de RH da empresa, ou ainda por
463determinao de acordo individual ou acordo ou conveno coletiva
464forem concedidos benefcios in natura, os mesmos no podem ser
465suprimidos, exceto pelo surgimento de fato novo que justifique a
466supresso. Os exemplos mais usuais de benefcios e vantagens
467adicionais so: Ticket Refeio
468 Cesta Bsica
469 Assistncia Mdica
470
4714.7 - 13 Salrio
472
4734.7.1 Normas Gerais
474A todo trabalhador assegurado o pagamento de uma gratificao at o
475dia 20 de dezembro de cada ano. Trata-se do 13 Salrio. O dcimo
476terceiro salrio devido razo de 1/12 da remunerao do ms de
477dezembro, por ms de servio, do ano correspondente. Para este efeito,
478so considerados como ms completo as fraes iguais ou superiores a
479quinze dias.
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4814.7.2- Antecipado por ocasio da concesso de frias
482A primeira parcela do dcimo terceiro salrio poder ser paga por
483ocasio da concesso das frias, sempre que o empregado assim o
484solicitar at 31 de janeiro do ano a que se refere.
485
4864.7.3 Prazo para Pagamento
487Se a primeira parcela no for paga juntamente com a remunerao das
488frias, a mesma dever ser quitada at o dia 30 de novembro do ano
489correspondente. O saldo, ou seja, a segunda parcela dever ser paga
490at o dia 20 de dezembro do respectivo ano.
491
4924.8 - Obrigaes Legais em Geral
493
4944.8.1 Livros que devem permanecer no local de trabalho
495A legislao estabelece a obrigatoriedade do Livro de Inspeo do
496Trabalho que deve ser mantido em cada um dos estabelecimentos que
497tenham empregados, para verificao e eventuais anotaes dos autos
498de infrao e dos termos de ocorrncia. Igualmente, o Livro ou Fichas de
499Registro de Empregados devero ser apresentados fiscalizao,
500sempre que solicitados.
501
5024.8.2 - Normas Regulamentadoras
503Com o fim de criar regulamentos de Segurana , Higiene e Medicina do
504Trabalho, foram institudas as NR Normas Regulamentadoras. As
505mesmas dispem sobre vrios aspectos voltados a diminuir os riscos de
506insalubridade e periculosidade nos ambientes de trabalho. Dentre os
507principais aspectos que as NR abordam, ressaltamos:
508 PCMSO Programa de Controle Mdico de Sade Ocupacional
509 PPRA Programa de Preveno de Riscos Ambientais
510 CIPA Comisso Interna de Preveno de Acidentes
511 EPI Equipamentos de Proteo Individual
512
5134.8.3 Estojo de Primeiros Socorros
514O empregador dever manter em cada um de seus estabelecimentos o
515material necessrio prestao de primeiros socorros, de acordo com o
516risco da atividade. Este material deve ser guardado em local adequado
517e aos cuidados de pessoa treinada para esse fim.
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5194.9 Inscrio dos Scios ou Diretores na Previdncia Social
520So segurados obrigatrios da previdncia social, na qualidade de
521contribuintes individuais, as seguintes pessoas fsicas: diretor no
522empregado e o membro de conselho de administrao na sociedade
523annima; todos os scios, nas sociedades em nome coletivo e de capital
524e indstria; o scio gerente e o scio cotista que recebam remunerao
525decorrente de seu trabalho na sociedade por cotas de responsabilidade
526limitada, urbana ou rural.
527Para tais segurados filiados at 28.11.99, a contribuio previdenciria
528ser correspondente a 20% (vinte por cento) dos valores constantes de
529uma escala de salrios-base, dividida em classes variveis entre R$
530200,00 e R$ 1.561,56 (04/2002), cuja progresso decorre do tempo de
531contribuio em cada uma delas.
532O contribuinte individual inscrito aps 28.11.99, dever contribuir
533obrigatoriamente sobre o valor total da remunerao percebida
534decorrente do trabalho (pr-labore).
535
5364.10 Penalidades
537As multas por infrao legislao trabalhista e previdenciria podero
538variar entre 7,5657 e 7.565,6943 UFIR, dependendo da Infrao.
539Consulte sempre nossa organizao contbil.
540
5415 SERVIOS DE TERCEIROS
542Toda e qualquer atividade empresarial pode utilizar-se de servios
543contratados de terceiros, a saber:
544
5455.1- Pessoas Fsicas
546Pessoas Fsicas inscritas so aquelas que esto registradas como
547autnomas nas Prefeituras Municipais, e junto ao INSS, e devem
548apresentar RPA (recibo de pagamento a autnomos), Nota Fiscal de
549Servios ou Recibos.
550Os cuidados na contratao desses profissionais so os seguintes:
551- Exigir, e se preciso emitir o competente RPA (recibo de pagamento a
552autnomo), descrevendo adequadamente os servios prestados, todos
553os dados cadastrais do prestador dos servios, incluindo RG, CPF,
554endereo completo, pois essas informaes sero necessrias no
555eventual preenchimento da GFIP, DIRF, bem como ao fornecimento do
556informe de rendimentos obrigatrios;
557- Descontar dos valores a serem pagos pela fonte, do Imposto de Renda
558Devido, quando couber, de acordo com a tabela de incidncia desse
559tributo e exigir a declarao de dependentes do Imposto de Renda para
560os casos que assim o exigirem; - O valor bruto dos servios prestados
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561deve ser includo na base de clculo do INSS a fim de garantir o
562recolhimento da quota previdenciria.
563Alguns cuidados especiais e adicionais devem ainda ser considerados no
564tocante s legislaes previdencirias e trabalhista:
565A legislao trabalhista e previdenciria poder interpretar o pagamento
566com habitualidade como sendo decorrente de vnculo empregatcio, se a
567relao apresentar as caractersticas prprias para tanto, implicando em
568srios riscos de aes trabalhistas ou autuaes administrativas, sendo
569necessrios cuidados especiais na administrao desses casos.
570
5715.2 Pessoas Jurdicas
572A empresa que se utilizar da contratao de servios prestados por
573pessoas jurdicas deve atentar para os seguintes detalhes:
574_ Elaborao de contrato de prestao de servios, estabelecendo todas
575as condies bsicas, a fim de assegurar as responsabilidades
576profissionais envolvidas, alm das demais situaes;
577_ Exigir a devida nota fiscal de servios ou documento hbil;
578_ Exigir recibo de pagamento inclusive dos adiantamentos efetuados;
579_ Verificar se a prestao de servio est sujeita reteno do Imposto
580de Renda na Fonte, de 1,5 % pela lista das 40 atividades, bem como das
581atividades sujeitas a 1,0 % e casos especiais de auto reteno;
582_ Verificar se a prestao de servio est sujeita reteno do INSS nos
583casos previstos em lei, que de 11%, e em caso afirmativo descontar o
584valor desse imposto.
585
5866 DOCUMENTOS REFERENTES MOVIMENTAO BANCRIA
587Um bom controle da documentao que envolve as movimentaes e
588operaes bancrias imprescindvel para a realizao de um bom
589trabalho de contabilidade, uma vez que estas operaes representam a
590quase totalidade da movimentao contbil e financeira das empresas.
591Essas operaes so as seguintes:
592 Pagamentos;
593 Recebimentos;
594 Emprstimos Bancrios;
595 Descontos de Ttulos;
596 Cobrana Bancria;
597 Leasing;
598 Despesas
599Bancrias; Outras
600operaes.
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-

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601
6026.1 - Pagamentos
603Estas operaes compreendem todas as formas de efetuarmos
604pagamentos de qualquer natureza, atravs da rede bancria, prtica
605absolutamente usual nos dias de hoje, com alternativas que vo desde
606um cheque at procedimentos via Internet e os chamados home
607banking.
608Independente da forma adotada para os pagamentos bancrios que
609toda empresa pratica, a mesma deve manter em seus arquivos cpia do
610documento de pagamento (cpia de cheque, recibo eletrnico, etc..)
611anexando todos os comprovantes dos pagamentos efetuados (duplicata,
612ttulo, depsito, guias de recolhimento de impostos e contribuies,
613etc..).
614
6156.2 - Recebimentos
616Estas operaes compreendem todas as formas de recebermos valores
617de qualquer natureza, incluindo depsitos de ttulos provenientes de
618vendas de bens e servios, antecipaes de clientes e terceiros.
619Os valores constantes dos extratos bancrios a esse ttulo devem ser
620documentados de forma a permitir a clara identificao do valor
621recebido, da sua natureza, dos dados do remetente, individualizado por
622documento (nota fiscal, fatura, duplicata, pedido, etc..). Os depsitos
623bancrios devem ter indicao no seu verso ou em documento
624apartado, de todas informaes necessrias ao seu bom controle.
625Os demais crditos ocorridos na movimentao bancria
626(emprstimos, adiantamentos, etc.) devem igualmente ser identificados
627e documentados pelo departamento financeiro e os eventuais valores a
628identificar devem ser objeto de controles internos que definam em
629curto espao de tempo como trat-los nos registros financeiros e
630contbeis.
631
6326.3 - Emprstimos Bancrios
633Estas operaes compreendem todas as formas de emprstimos que
634podem ser obtidos junto ao mercado financeiro.
635O departamento financeiro deve documentar de maneira sumria as
636principais caractersticas de cada contrato, a fim de dar cincia a todos
637os envolvidos, tais como:
638 Tipo e natureza do contrato;
639 Valor do emprstimo;
640 Prazos de vencimento;
641 Prazos de carncia;
642 Encargos (juros, spread, etc..);
643 Garantias;
644 Outras que julgar conveniente.
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645Esse resumo sumrio, anexado cpia do contrato deve ser
646encaminhado nossa empresa para que tenhamos subsdios
647adequados ao registro correto das operaes.
648
6497 Despesas e Custos
650Este tpico tem por objetivo esclarecer nossos clientes quanto a
651contabilizao das despesas/custos, e como document-la perante a
652legislao fiscal.
653
6547.1- As despesas/custos realizadas devero estar OBRIGATORIAMENTE
655relacionadas com a atividade da empresa e devem ser comprovadas por
656meio de documentao idnea, notas fiscais ou recibos, emitidas
657sempre em nome da empresa, com data do evento, valor, discriminao
658dos itens ou servios e sua devida quitao. Ex: Nunca deveremos
659lanar despesas de manuteno de veculos, se a empresa no possui
660absolutamente nenhum veculo.
661
6627.2- Observar que determinadas despesas/custos sofrem reteno pela
663fonte pagadora de IRRF/INSS/ISS, devendo ser enviadas em tempo hbil
664 nossa organizao contbil para clculo dos mesmos. Ex.: Recibo de
665aluguel, RPA recibo de pagamento a autnomos, etc.
666
6677.3- As empresas comerciais e industriais devero enviar cpias das
668contas de luz e telefone nossa organizao contbil juntamente com
669as notas fiscais de compra e de venda para aproveitamento do crdito
670fiscal de ICMS.
671
6727.4- A legislao no aceita nota fiscal simplificada ou tquete de caixa
673como documento comprobatrio de despesa. Somente o cupom emitido
674pelo ECF (emissor de cupom fiscal) juntamente com as notas fiscais e
675recibos diversos so reconhecidos pela legislao.
676
6777.5- Se possvel, todas as despesas e custos devero ser pagas com
678cheque nominal.
679
6807.6- Para empresas que mantm atividade externa na realizao de
681seus negcios ou manuteno em seus clientes, permitido a
682elaborao de relatrio peridico de despesas, contendo todas as
683atividades efetuadas naquele perodo (clientes visitados, distncia em
684Km se for no mesmo municpio ou prximo, txi, refeies, gorjetas,
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685passagens areas quando utilizadas, etc.), sempre com todos os
686comprovantes anexos.
687
6887.7- Para despesas e custos de manuteno permanente e peridica,
689exigir contrato das empresas que as realizam. Ex: Manuteno dos
690computadores, dos aparelhos de ar condicionado, etc.
691
692Observao:
693Qualquer dvida que eventualmente aparea na apresentao dos
694documentos para serem lanados em despesas/custos, etc., consulte
695sempre o nosso Depto. Contbil.
696
6978. ESTOQUES
698
6998.1 - Conceito
700O estoque representado pelo conjunto de: matrias primas, produtos
701em fabricao, produtos prontos, material de aplicao e material de
702embalagem, nas indstrias; e pelas mercadorias nas empresas
703comerciais.
704
7058.2 - Inventrio
706Os produtos e mercadorias acima mencionados, bem como os mesmos
707itens em poder de terceiros e os de terceiros em poder da empresa,
708existentes no fim do perodo (anual ou trimestral, conforme o regime
709tributrio do contribuinte), devem ser relacionados observando-se os
710seguintes itens: quantidade, unidade, discriminao, preo unitrio e
711valor total.
712Essa relao servir para a escriturao do Livro de Registro de
713Inventrio, obrigatrio pela legislao federal e estadual, e necessrio
714para a apurao do resultado do exerccio (lucro ou prejuzo).
715Para a avaliao dos estoques, de matrias primas e mercadorias, regra
716geral, utiliza-se o custo mdio ponderado, ou o PEPS (Primeiro a
717Entrar, Primeiro a Sair), porm existem outros mtodos aceitos pela
718legislao, bem como outras formas de avaliao praticadas em
719situaes especficas. Consulte nosso departamento contbil no caso de
720dvida sobre o melhor mtodo.
721A legislao do Estado do Rio de Janeiro concede prazo de 60 dias para
722a escriturao do estoque no Livro de Registro de Inventrio, enquanto
723a legislao federal vaga quando determina que o o inventrio ser
724escriturado no trmino do perodo. A falta de escriturao do Livro de
725Registro de Inventrio e do livro de Controle da Produo e do Estoque,
726sujeitam o contribuinte a multa elevada.
727O inventrio fsico (contagem dos estoques existentes no fim do
728perodo) deve coincidir com a apurao escritural (estoque inicial,
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729mais compras no perodo, menos vendas no mesmo perodo, igual a
730estoque final) e as possveis diferenas devem ser justificadas sob
731pena de autuao pelo fisco. Alguns percentuais para perdas (quebra
732de estoque) so aceitos pela legislao, variando em conformidade
733com o produto ou mercadoria ou em razo de situaes especiais.
734Consulte nosso departamento contbil para maiores esclarecimentos.
735A destruio de produtos ou mercadorias inservveis (estragados,
736deteriorados, obsoletos, etc.), deve ser comunicada antecipadamente
737Receita Federal, e os impostos creditados por ocasio da compra,
738devero ser estornados.
739As empresas construtoras que possuam material de construo a ser
740aplicado nas obras no exerccio seguinte, bem como, os imveis
741prontos e ainda no vendidos, devero tambm ser relacionados no
742Livro de Registro de Inventrio, para fins de registro e apurao de
743resultado no fim do exerccio.
744Os bens que compe o imobilizado da empresa, tais como: maquinas,
745moveis, veculos, etc., no precisam ser relacionados no Livro de
746Registro de Inventrio.
747
7489- COMPRAS, TRANSFERNCIAS E BENEFICIAMENTOS DE
749MERCADORIAS E PRODUTOS.
750As compras de matrias-primas, mercadorias e materiais secundrios
751iro gerar para as empresas crditos tributrios passveis de
752compensao, de acordo com o tipo e ramo de atividade.
753As compras devero ser necessariamente lastreadas por notas fiscais
754contendo as informaes previstas na legislao, tais como: tipo da
755operao, dados do adquirente, condies de pagamento, descrio dos
756produtos e destaques dos impostos incidentes, no esquecendo de
757anotar a data de recebimento da mercadoria.
758 vedada a utilizao de alguns cupons fiscais, tquetes emitidos por
759caixas registradores e notas fiscais simplificadas.
760
7619.1 Escriturao dos Livros Fiscais
762As notas fiscais de compras devero ser escrituradas em livros prprios.
763Para tanto faz-se necessrio o envio peridico da primeira via,
764organizao contbil, sob protocolo especial para esse fim, conforme o
765acordado no contrato de prestao de servios.
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7679.2 - Classificao
768A melhor classificao de uma compra, sem sombra de dvida,
769realizada pelo prprio comprador, pois este sabe para que porque a
770fez. Assim sendo, recomenda-se a utilizao de um carimbo prprio para
771este fim.
772
7739.3 Controle Financeiro das Compras
774Por determinao legal e para atender aos aspectos gerenciais, as
775compras devero ser controladas separadamente em: vista e a prazo.
776As compras vista devero ser acompanhadas da cpia do cheque
777utilizado para o pagamento, se pagas por este meio ou com uma
778anotao da utilizao de dinheiro no referido pagamento, e sempre vir
779acompanhadas da respectiva duplicata quitada, recibo de pagamento
780ou utilizao de um carimbo prprio, esclarecendo quanto sua
781quitao. Salientamos que a simples referncia de venda vista, no
782quita a nota fiscal.
783
7849.4 Transferncias e Remessas
785Os recebimentos de mercadorias em transferncias de depsitos ou
786filiais, e os recebimentos por remessas de ou para conserto ou
787industrializao, previstos na legislao vigente devero receber uma
788orientao especial de nossa organizao contbil.
789
790
7919.5 Devolues de Compras
792As devolues de compras devem receber um tratamento prprio, nos
793termos da legislao fiscal, devendo receber uma orientao especial de
794nossa organizao contbil.
795
79610. IMOBILIZADO - AQUISIO E VENDA
797
79810.1 - Conceito
799Imobilizado o conjunto de bens e direitos que a empresa necessita
800para funcionar.
801Exemplos de bens: imveis (terrenos, edifcios e construes),
802maquinas, computadores, moveis, instalaes e ferramentas. Exemplos
803de direitos: marcas, patentes e direito de uso.
804
80510.2 - Aquisio
806Na compra de bens e direitos exija o comprovante da aquisio (nota
807fiscal, escritura, recibo, etc.).
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808O original ou uma cpia dever ser enviada a nossa organizao
809contbil para registro fiscal e contbil. Se tiver qualquer dvida sobre o
810documento, consulte um dos nossos scios.
811Na compra de veculo de pessoa jurdica, tire uma cpia da nota fiscal,
812e na compra de particular, tire uma cpia autenticada, frente e verso,
813do documento de transferncia aps o reconhecimento da firma e
814antes de envia-lo para efetivar a transferncia. Na aquisio de bens
815pelo valor residual ao trmino do arrendamento (leasing), exija,
816tambm, a nota fiscal correspondente.
817No se esquea que a nota fiscal comprovante de venda, no
818comprovante de pagamento. Exija do vendedor o correspondente recibo
819ou duplicata quitada para sua segurana.
820Quando a compra for de valor significativo: imvel, veiculo, mquina,
821etc., consulte um dos nossos scios sobre as implicaes legais e
822tributrias e sobre as diversas modalidades de aquisio: a vista, a
823prazo, financiada, leasing, etc., antes de efetivar o negcio.
824Antes de iniciar a construo ou reforma de imvel, consulte-nos, pois
825alm de diversas exigncias burocrticas h incidncia de tributos e
826contribuies (INSS, FGTS, ISS etc.).
827No caso de benfeitorias em imvel de terceiros (construo, reforma,
828ampliao), consulte-nos sobre as implicaes relacionadas com esse
829tipo especial de imobilizao.
830
83110.3 - Venda
832Na venda de bens ou direitos, pode ocorrer lucro ou prejuzo.
833Antes de concretizar uma venda consulte-nos sobre o valor do bem a
834ser vendido, pois ele pode ter sofrido alteraes em razo de
835atualizaes e depreciaes.
836Se houver lucro haver tributao em conformidade com o regime
837tributrio escolhido pelo contribuinte.
838Na venda de veculo emita nota fiscal ou, se estiver desobrigado, tire
839cpia do documento de transferncia aps assin-lo e reconhecer a
840firma e antes de entreg-lo ao comprador.
841Toda venda dever estar amparada por documentao prpria, tal
842como: contrato ou escritura para bens imveis, nota fiscal ou recibo
843para bens mveis e direitos, alm de outros especficos para
844determinadas operaes.
845No caso de bens sinistrados cuja indenizao for paga por companhia de
846seguro, enviar original ou cpia do comprovante do valor recebido.
847 recomendado o arquivo em separado dos comprovantes de compras
848para o ativo imobilizado.
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-

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849
85011- Vendas e Circulao de Produtos e Mercadorias e
851Prestao de Servios As vendas de produtos, mercadorias e
852servios iro gerar para as empresas, a obrigao de
853pagamento de vrios impostos, tais como IPI, ICMS, ISS, PIS E
854COFINS; e,
855Se optante pela modalidade do lucro presumido, as vendas
856comporo a base de clculo para a apurao do IRPJ (imposto de
857renda da pessoa jurdica) e da CSLL (contribuio social sobre o
858lucro lquido); e, se optante pelo Simples, as ME ou EPP, pagaro
859esse imposto com base nas suas vendas, o mesmo acontecendo
860para as optantes do Regime Simplificado, com relao ao ICMS.
861As notas fiscais devero ser emitidas em conformidade com a legislao
862vigente, em modelos prprios, destacando-se
863principalmente o tipo de operao, os dados do adquirente, as
864condies de pagamento, os produtos comercializados e os
865impostos incidentes na referida operao.
866O cancelamento dos documentos fiscais merece tratamento
867especfico. Consulte o nosso departamento fiscal. obrigatria a
868guarda da via fixa da nota fiscal em ordem numrica sequencial.
869Alertamos que o destaque do talonrio da nota fiscal dever ser
870efetuado no momento da sada das mercadorias, sendo necessrio a
871assinatura do recebedor no respectivo canhoto.
872As vendas a prazo devero ser identificadas quanto a sua forma de
873recebimento, ou seja, dinheiro, cheques, cheques pr-datados,
874cobrana bancria, carto de crdito, etc.
875
87611.1 Escriturao dos Livros Fiscais
877As notas fiscais, bem como os cupons fiscais devero ser escriturados
878em livros prprios. Para tanto, faz-se necessrio o envio peridico de
879uma via dos respectivos documentos ou resumo dirio dos
880equipamentos prprios de cupons fiscais,
881nossa organizao contbil, utilizando-se um protocolo especial para
882esse fim,
883obedecendo a periodicidade estabelecida
884em nosso Contrato de Prestao de
885Servios.
886
88711.2 Prestadoras de Servios
888Algumas atividades de servios devero destacar o Imposto de
889Renda/Pis-Cofins-Csll e/ou o INSS a ser retido na fonte, nos seus
890documentos de venda de servios, nos termos de legislaes
891especficas, consulte nosso departamento fiscal. As empresas
892dispensadas da emisso da nota fiscal devero emitir o recibo ou

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893documento equivalente em pelo menos 2 vias enviando uma cpia
894para nossa organizao contbil para o devido registro contbil .
895
89611.3 - Transferncias e Remessas
897As transferncias para depsitos ou filiais, bem como as remessas para
898beneficiamento, conserto ou retorno de remessas recebidas
899anteriormente, ficam obrigadas a situaes especficas, devendo ser
900consultada a organizao contbil, sobre os aspectos tributrios e
901consideraes especiais.
902
90311.4 Devolues de Vendas
904A legislao prev condies e especificaes legais prprias s
905devolues de vendas, devendo ser consultada a organizao contbil,
906sobre os aspectos tributrios e consideraes especiais.
907
90812- RECOLHIMENTO DE TRIBUTOS
909Este tpico tem por objetivo orientar nossos clientes sobre quais so os
910principais tributos existentes, e os cuidados que se deve ter na
911liquidao e guarda desses documentos.
912
91312.1- Esteja atento ao prazo de recolhimento de todos os seus tributos.
914Procure pag-los dentro dos prazos estabelecidos por lei. Se no o fizer
915fique ciente de que incidir multa, juros de mora e correo a ser
916aplicado na efetiva liquidao do tributo, bem como de eventuais
917notificaes e fiscalizaes que podero ocorrer em funo do no
918pagamento do mesmo.
919
92012.2- Enviar mensalmente para a contabilidade as guias quitadas no
921ms imediatamente anterior, para que se efetue o lanamento de baixa
922das mesmas.
923
92412.3- Apresentamos adiante relao dos principais tributos classificados
925por esfera de governo, cdigo e vencimento:
926
927TRIBUTOS FEDERAIS CDIGO VENCIMENTO
928SIMPLES FEDERAL 6106 DIA 20 *
929INSS GPS/PATRONAL 1007 DIA 10 *
930INSS GPS/FUNCIONRIOS SIMPLES 2003 DIA 10 *
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931INSS GPS/FUNCIONRIOS - GERAL 2100 DIA 10 *
932GFIP FGTS 0115 DIA 07 *
933PIS/COFINS/CSLL (S/NF.ACIMA 215,00 POR MS/CLIENTE)
9345952 10 DIA MS SEGUINTE
935IRRF- S/SERVIOS PRESTADOS PJ A PJ 1708 10o DIA @
936IRRF- S/COMISSES DE PJ A PJ 8045 10o DIA @
937IRRF- S/ALUGUIS 3208 10o DIA @
938IRRF- S/SALRIO OU PR-LABORE 0561 10o DIA @
939IRRF- S/SERVIOS PRESTADOS PF A PJ 0588 10o DIA @
940
941Legenda:
942* do ms seguinte ao fato gerador
943# do ms seguinte ao final do TRIMESTRE de encerramento
944+ do ms corrente ao fato gerador
945@ til da semana seguinte ao fato gerador
946OBS: ANTECIPA-SE o recolhimento dos tributos federais quando o
947vencimento cai em feriado ou fim de semana,
948EXCETO no SIMPLES e INSS; nestes casos PRORROGA-SE.
949
950TRIBUTOS ESTADUAIS CDIGO VENCIMENTO
951ICMS-REGIME SIMPLIFICADOESTIMATIVAME/EPP 022-1 #
952* do ms seguinte ao fato gerador (PRORROGA-SE o recolhimento
953quando o vencimento cai em feriado e fim de semana)
954# data vencimento de acordo com o penltimo algarismo do n. de
955inscrio
956
957TRIBUTOS MUNICIPAIS PERODO VENCIMENTO
958ISS- SOBRE FATURAMENTO MENSAL 10 #
959ISS SOC. CIVIL PROF. REGULAMENTADA MENSAL 10 #
960# do ms seguinte ao fato gerador
961
962IMPORTANTE:
963QUALQUER DVIDA QUE EVENTUALMENTE APAREA NA
964CONFERNCIA DAS GUIAS PARA PAGAMENTO, ETC., CONSULTE
965SEMPRE A NOSSA ORGANIZAO CONTBIL.
966
96713 ARQUIVO
968Os documentos podem ser divididos em duas categorias para fins de
969arquivos: Documentos Contbeis e Documentos Legais.
970
97113.1 Documentos Contbeis
972Os documentos contbeis devem ser arquivados em ordem
973cronolgica de data, em alguns casos em ordem cronolgica de
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974lanamentos nos livros fiscais, separados e arquivados por ms, por
975trimestre ou por ano, de conformidade com o volume de documentos
976de cada empresa. Os principais documentos contbeis so:
977
- notas de compra/servios
978
- notas de vendas/servios
979
- extratos bancrios
980
- duplicatas pagas
981
- comprovantes de despesas/custos
982
- cpias de cheques
983
- comprovantes de dbitos/crditos bancrios
984
- outros documentos contabilizados
985
98613.2 Documentos Legais
987Os documentos legais podem ser divididos e arquivados em 8 setores
988distintos:
989100 - FEDERAL
990200 - ESTADUAL
991300 - MUNICIPAL
992400 - MINISTRIO DO TRABALHO
993500 - CONTRATOS
994600 - INSS
995700 - SINDICAL
996800 - DIVERSOS
997Por sua vez, cada setor dividido em:
212
213100 - Federal
214 101 - Cadastro Geral de Contribuintes (CNPJ)
215 102 - Declarao do Imposto de Renda - Pessoa Jurdica
216 103 - Ficha de Alterao do CNPJ
217 104 - Pedido de Restabelecimento do CNPJ
218 105 - Certido Negativa Conjunta Receita e Procuradoria
219 106 - Comunicaes de Aumento de Capital
220 107 - Demonstrativos dos Duodcimos
221 108 - CNAE
222 109 - Comunicaes de IPI e IRPJ
223 110 - DIRF
224 111 - Carto do CNPJ
225 112 - Notificaes - Auto de Infraes
226 113 - Baixa do CNPJ
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210
211
212
213
214
215

216
227 114
228 115
229 116
230 117
231 118
232 119
233 120
234 121
235 122
236 123
237 124
238

Certido Negativa por Encerramento de Atividades


Programa de Alimentao ao Trabalhador
DNER
Defesas
Utilidade Pblica
Parcelamentos
Termo de Opo Simples
Autorizao do DAC
IPEM
Diviso de Censura de Diverses Pblicas
CADE SDE

239200 - Estadual
240 201 - Declarao Cadastral (DECA)
241 202 - Declarao do ndice de Participao dos Municpios (DIPAM)
242 203 - Demonstrativo das Operaes Interestaduais GIA
243 204 - Certido Negativa do ICMS
244 205 - Autorizao para Impresso de Notas Fiscais
245 206 - Auto de infrao
246 207 - Parcelamento do ICMS
247 208 - Notificaes
248 209 - Ficha de Inscrio do Contribuinte DECA
249 210 - Declaraes
250 211 - Alvar de Utilizao Secretaria de Sade
251 212 - Modelos de Notas Fiscais Comprovao ZONA FRANCA
252
Conselho Regional de Educao
253
Secretaria de Segurana Pblica (Registro Arma) IBDF
254
IBAMA
255
Defesas
256
Licena da Diviso do Exerccio Profissional
257
Utilidade Pblica
258 220 Declarao de Microempresa
259 221 Laudos Tcnicos
260 222 Pedido/ Comunicao Uso Processamento de Dados
261 223 Vigilncia Sanitria
262
263300 - Municipal
264 301 - Guia de Inscrio ou Atualizao ISS
265 302 - Ficha de Inscrio no ISS FDC
266 303 - Taxas de Licena Letreiro / Especiais
267 304 - Certido Negativa do ISS
268 305 - Pedido de Vistoria
269 306 - Comunicados
270 307 - Imposto Predial
271 308 - Auto de Infrao e Intimao
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272 309
273 310
274 311
275 312
276 313
277 314
278 315
279 316
280 317
281 318
282 319
283

Autorizao para Impresso de Notas Fiscais


Habite-se / Auto Vistoria
Alvar de Funcionamento
Defesas
Utilidade Pblica
Declarao de Microempresa
Parcelamentos
Cancelamentos
Regime Especial
Certido de Transformao de Uso
Certido/Protocolo da Instalao Comercial

284400 Ministrio do Trabalho


285 401 - Cadastro de Empresas
286 402 - Relao de Empregados Menores
287 403 - RAIS / DCPIS
288 404 - CIPA
289 405 - Certificados de Aprendizagem SENAI
290 406 - Reclamaes Trabalhistas Defesas
291 407 - Notificaes/ Processos/ Autos de Infrao
292 408 - Certificados de Aprovao das Instalaes - CAI/DI
293 409 - Defesas
294 410 - Acordo de Compensao
295 411 - Laudos Tcnicos
296
297500 - Contratos
298
Contrato Social - Ata de Constituio
299
Alteraes de Contrato
300
Contrato de Locao
301
Contrato de Uso de Veculos
302
Cadastro da JUCESP
303
Contrato de Assessoria
304
Contrato de Prestao de Servios
305 508 Reunies
306 509 Publicaes em Jornais
307 510 Atas
308 511 Contratos Diversos
309 512 - Comprovante de Cauo de Locao
310 513 - Certido Breve Relato JUCESP
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311
312
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316
317
318

514 515 516 517 518 519 520 -

Xerox das Exigncias JUCESP


Declarao de Alienao de Participaes Societrias
Baixa de Firma Individual
Notificaes
Defesas
Recadastramento JUCESP
Buscas Jucesp/Cartrios

319600 - Inss
320 601 - Pedido de Matrcula (Inicial)
321 602 - Certificado de Matrcula
322 603 - Cpia Autenticada de Registros Contbeis (CARC)
323 604 - Certificado de Regularidade de Situao
324 605 - Certificado de Quitao
325 606 - Certificado de Taxa de Seguro
326 607 - Demonstrativo dos Salrios de Contribuio
327 608 - Certificado de Aprovao Corpo de Bombeiros
328 609 - Alteraes: Nome, Endereo, CGC
329 610 - Declaraes de Rendimento do INSS
330 611 - Comprovante Inscrio Contribuio Individual
331 612 - Carns dos Scios
332 613 - Recadastramento 614 - Autos de Infrao
333 615 - Defesas
334 616 - SESI
335 617 - Termo Ao Fiscal TAF
336 618 Parcelamentos
337
338700 Sindical
339 701 - Contribuio Sindical e Assistencial do Empregador
340 702 - Conselho Regional de Farmcia
341 703 - Dissdios Coletivos
342 704 - Acordos
343 705 - SENAI - FINAME
344
Certides e Registros
345
CRA
346
CORCESP
347
Conselho Regional de Contabilidade
348
CRECI
349
CREA

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237(11) 2242-4688
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241
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350800 Diversos
351801 - CACEX
352 803 - Certido de Registro de Capital Estrangeiro
353 804 - Procuraes / Declaraes
354 805 - Balanos e Balancetes
355 806 - Documentos dos Scios ( xerox )
356 807 - Marcas e Patentes
357 808 - Correspondncias
358 809 - Consultas
359 810 - Certides Negativas - Frum - Cartrios - J.Federal - FGTS
360 811 - Escrituras
361 812 - Apurao do Ativo Imobilizado
362 813 - Ajustes de Balano
363 814 - Laudo de Avaliao
364 815 - Relatrios
365 816 - Inventrio
366 817 Depsito Inicial
367 818 Cadastro de Fornecedores e Associaes
368 819 Convocaes
369 820 - Atestado de Residncia e Capacidade Tcnica
370 821 - Cadastro de Bancos
371 822 - Mapas de Depreciaes
372 823 - Alvars
373 824 - Seguros
374 825 - Carta de Fiana
375 826 - Eletrobrs
376 827 - BNDES
377 828 - Consrcios
378As guias de recolhimento dos impostos e contribuies, bem como
379outros documentos esto divididos em 5 (cinco) pastas como segue:
380PASTA A/1 PASTA B/2
3811- Guias de Recolhimento do INSS 9 - Guias
382 de Apurao e Recolhimento do ICMS
3832- Guias de Recolhimento e Relao dos
384 Empregados do FGTS
38510 - Guias de Apurao e Recolhimento do IPI
3863 - Guias de Recolhimento do IRRF, Pessoas Jurdica e
387Contribuio Social
38811 389
4 - Guias de Recolhimento do ISS 12 390
5 - Cadastro de Admisso e Demisso dos Empregados 13 - Orientaes
391 e Comunicados
392
6 - Guias de Recolhimento do PIS, COFINS 14 - Memos Empresa
393 Contbil

243

244
394
7 - Guias de Recolhimento e Relao dos Funcionrios
395de Contribuio Sindical e Assistencial
39615 3978 - Folhas e Envelopes de Pagamento
39816 - PASTA C/3 PASTA D/4
399 17- Balanos 25 - Fichas Financeiras e Informes de Rendimentos
400 18- Balancetes 26 - Folhas de Pagamento e Pro-Labore
401 19- Cadastros e Declaraes 27 - 20- IBGE 28 40221- DCTF - DACON
40329 - 22- 30 404 23- 31 405 24- 32 - Documentos dos Autnomos
406PASTA E/5
407FUNCIONRIOS
408 33- 40 Empregados Desligados
409 34- 40.1 410 35- 40.2 411 36- 40.3 412 37- 40.4 413 38- 40.5 414 39- 40.6 41540.7 41640.8 41740.9 41840.10
419
42013.3 Prazos para Guarda de Documentos
421A legislao estabelece diferentes prazos de manuteno e guarda de
422documentos e livros fiscais. Existem, inclusive,
423situaes em que um mesmo documento tem mais de um prazo
424fixado. Isto ocorre em virtude das vrias normas legais e dos vrios
425ramos envolvidos (societrio, tributrio, trabalhista, previdencirio,
426etc.). Consulte as tabelas de temporalidade de guarda de
427documentos disposio em nossa organizao contbil.

245