Peridico de Divulgao Cientfica da FALS

Ano VII - N XVI- DEZ/ 2013 - ISSN 1982-646X

A IMPORTNCIA DA COMUNICAO EM PROJETOS DE T.I.

Melina Gatti Duque
Faculdade do Litoral Sul Paulista (1)
Rua Eurico Gaspar Dutra, 836 Canto do Forte CEP 11700-330 Praia Grande/SP
melinagatti@yahoo.com.br
Priscilla Silva Guimares (1)
priscilla.sguimaraes@yahoo.com.br
Ana Lcia Pegetti (1)
apegetti@fals.com.br

RESUMO: Segundo estatsticas apresentadas pelo PMI, a falta de um gerenciamento

adequado das comunicaes tem sido uma das principais causas de insucesso em projetos de
TI. Durante todo o ciclo de vida de um projeto, uma grande quantidade de informaes
produzida ou recebida e de responsabilidade do Gerente de Projeto, a Administrao desta
informao. Com o objetivo de levantar as necessidades de comunicao no projeto,
essencial a prvia identificao dos Stakeholder e a forma como as informaes sero
geradas e distribudas para eles. Essas necessidades devem ser registradas em um plano de
comunicao e so caracterizadas por tipos de relatrios (relatrios formais, status do
projeto, memorandos, etc.), a frequncia com que estes relatrios sero gerados, e em que
momento devero acontecer reunies. Estudar e entender as expectativas dos Stakeholder do
projeto minimiza o risco de desinformao, frustrao ou insucesso do projeto. Neste artigo
abordado o Gerenciamento das Comunicaes luz da necessidade de clareza e eficincia,
baseando-se nos processos de identificao das partes interessadas e gerenciamento de suas
expectativas, gerao do plano de comunicaes, distribuio de informaes e reporte do
desempenho do projeto.
Palavras-chave: Comunicao, Gerenciamento de Projetos, Stakeholders
ABSTRACT: According to statistics presented by PMI, lack of adequate communications
management has been a major cause of failure in IT projects. Throughout the lifecycle of a
project, a large amount of information is produced or received and it is the responsibility of
the Project Manager, the Directors of this information. Aiming to assess the needs of
communication in the project, is essential prior identification of Stakeholder and how the
information will be generated and distributed to them. These needs should be recorded in a
communication plan and are characterized by types of reports ( formal reports, project
status, memos, etc. . ) , The frequency with which these reports are generated , and in that
time meetings should happen . Study and understand the expectation of the Stakeholder
design minimizes the risk of misinformation, frustration or failure of the project. This paper
addresses the Communications Management in light of the need for clarity and efficiency,
based in the identification of stakeholders and managing their expectations, generation
communications plan, distribution of information and reporting of project performance.
Keywords: Communication, Project Management, Stakeholders

Peridico de Divulgao Cientfica da FALS

Ano VII - N XVI- DEZ/ 2013 - ISSN 1982-646X

INTRODUO
Comunicar a arte que o ser humano tem para compreender, vender uma ideia, dar uma
explicao, compartilhar acontecimentos, transmitir conhecimento, coletar informaes, mas a
comunicao no se restringe somente a isto, serve tambm para verificar se o receptor da
informao entendeu o que foi transmitido, se a mensagem ficou clara.
A comunicao em um projeto muito mais do que um simples envio de email ou uma
conversa formal dentro de uma reunio, ela deve ser planejada, bem como as outras partes do
projeto. preciso reconhecer a importncia da comunicao e saber que essa importncia no clara
para todos.
Neste artigo realizado o estudo das tcnicas utilizadas para proporcionar clareza e eficincia
na comunicao entre as partes interessadas do projeto, visando identificar quais so suas
necessidades reais e prioridades, bem como controlar o desenvolvimento do projeto.

OBJETIVOS
As falhas na comunicao tm feito organizaes adotarem mtodos para minimizar
consequncias desagradveis ao final de um projeto, ou at mesmo o seu fracasso.
necessrio estabelecer canais que possibilitem um relacionamento gil e transparente,
determinar as necessidades de comunicao dos envolvidos e gerar um plano de gerenciamento das
comunicaes do projeto.
O objetivo deste estudo consiste em estudar a importncia das comunicaes nos projetos de
tecnologia de informao (TI) e como deve ser feito o planejamento de comunicaes em projetos de
TI.

Peridico de Divulgao Cientfica da FALS

Ano VII - N XVI- DEZ/ 2013 - ISSN 1982-646X

METODOLOGIA
Para o desenvolvimento do presente estudo foi realizada uma pesquisa bibliogrfica sobre o
tema comunicao em projetos, a fim de levantar informaes relevantes sobre as possveis causas
de falhas em projetos de TI.

DESENVOLVIMENTO
Nos primrdios, por necessidade de comunicao e troca de informaes, foi desenvolvida a
fala, porm no havia como registrar o que era falado, ento surgiram os desenhos e smbolos que
podem ser encontrados at hoje em stios arqueolgicos. Outros meios de comunicao foram
surgindo com o passar do tempo, como por exemplo, o cdigo de Morse, o telefone e o rdio que
possibilitaram uma comunicao mais rpida e universal entre as pessoas. (CHAVES, 2006, p. 17).
Gerenciar as comunicaes de um projeto inclui processos para garantir que as informaes
sejam geradas, coletadas, distribudas, armazenadas, recuperadas e organizadas de forma apropriada.
(PMBOK, 2008, p. 243).
Embora a comunicao em si seja um requisito comum a todos os projetos, as necessidades
especficas e os mtodos de distribuio mais adequados podem variar significativamente de um
projeto para outro cita GALVO (2005, p. 1), pois so influenciados pelo ambiente organizacional
no qual o projeto est inserido e tambm por tipo ou natureza de cada projeto, ou seja, devem ser
considerados requisitos e comportamentos especficos de cada um. (CHAVES, 2007, p. 27).
Uma comunicao eficaz cria uma ponte entre as diversas partes interessadas envolvidas no
projeto, conectando vrios ambientes culturais e organizacionais, diferentes nveis de conhecimento,
e diversas perspectivas e interesses na execuo ou nos resultados do projeto. (PMBOK, 2008, p.
243).
CHAVES (2006, p. 36) afirma que:
O gerenciamento das comunicaes em projetos estabelece, realiza, monitora e controla o
fluxo de informaes durante todo ciclo de vida dos projetos, e vital para o sucesso dos
mesmos. Assim, importante que todas as comunicaes em projetos sejam realizadas
segundo processos organizados e disciplinados, capazes de gerar informaes corretas e
completas, colocadas nos momentos adequados disposio das pessoas certas para que
realizem suas tarefas como estabelecidas no plano do projeto.

Peridico de Divulgao Cientfica da FALS

Ano VII - N XVI- DEZ/ 2013 - ISSN 1982-646X

Segundo o PMBOK (2008, p. 246), Identificar as partes interessadas e gerenciar suas

expectativas, o processo utilizado para identificar todas as partes afetadas pelo projeto desde seu
incio, e documentar quais nveis de interesse de cada uma, qual grau de envolvimento, impacto no
projeto, expectativas, com o objetivo de desenvolver uma estratgia visando maximizar as
influncias positivas e mitigar os impactos negativos potenciais. A estratgia dever acompanhar as
mudanas no projeto, logo, de suma importncia que haja reviso durante toda execuo do
mesmo.
Em primeiro lugar, identificam-se todas as partes interessadas do projeto comeando pelas
principais e atravs de entrevista com estas partes, possvel expandir a lista at que todas as partes
sejam includas. A segunda parte classificar as partes de acordo com grau de poder, ou seja,
priorizar as principais partes, a fim de gerenciar suas expectativas. (PMBOK, 2008, p. 248).
Dentre vrios modelos de classificao disponveis, a Figura 01 exemplifica o modelo de
representao de grau de poder/interesse aonde A at H representam a localizao das partes
interessadas genricas. A terceira parte avaliar de que modo partes interessadas reagem a vrias
situaes, com o objetivo de planejar como influencia-las para minimizar impactos negativos em
potencial.
Fonte: Adaptado de PMBOK(2008)

Figura 1 - Exemplo de grade de poder/interesse com as partes interessadas

Peridico de Divulgao Cientfica da FALS

Ano VII - N XVI- DEZ/ 2013 - ISSN 1982-646X

Identificar as necessidades de informaes das partes interessadas e atende-las um fator de

suma importncia para o sucesso de um projeto. Saber, por exemplo, quem precisa de quais
informaes, quando precisaro delas, como elas devero ser fornecidas e por quem. importante
frisar que a necessidade de cada projeto e o mtodo de distribuio variam muito e identifica-los
outro fator importante para o sucesso. (PMBOK, 2008, p. 251).

Na maioria dos projetos, o planejamento das comunicaes feito bem no incio, durante o
desenvolvimento do plano de gerenciamento. Isso permite que os recursos adequados, tais
como tempo e oramento, sejam alocados s atividades de comunicao. Os resultados desse
processo de planejamento devem ser revistos periodicamente, durante todo projeto e
revisados conforme necessrio para garantir a aplicabilidade contnua (PMBOK, 2008, p.
252).

Caso o planejamento das comunicaes seja inadequado poder causar problemas como, por
exemplo, atraso na entrega de mensagens, comunicao de informaes confidenciais para o pblico
incorreto ou falta de comunicao para algumas das partes interessadas necessrias. (PMBOK, 2008,
p. 252).

HELDMAN (2009, p. 216) descreve: O plano de gerenciamento das comunicaes

documenta o tipo de informao que as partes interessadas precisam, quando elas devem ser
distribudas e como devem ser entregue. Conforme o PMBOK (2008, p. 256), pode ser formal ou
informal, altamente detalhado ou amplamente estruturado, dependendo das necessidades de cada
projeto.
Segundo o PMBOK (2008, p. 258), colocar as informaes disposio dos participantes do
projeto conforme o planejamento o que caracteriza o processo de distribuio de informaes, que
deve ser executado em todos os processos gerenciais durante todo ciclo de vida do projeto. Seu foco
principal o processo de execuo, ou seja, a distribuio eficaz de informaes, a implementao
do plano de gerenciamento das comunicaes e tambm as respostas s solicitaes inesperadas de
informaes.
As informaes que devero ser comunicadas normalmente so informaes bsicas, como, o
status, escopo e atualizaes de escopo, riscos, aes, etc. O mais importante que as informaes
sobre as necessidades das partes envolvidas no projeto sejam definidas no princpio do mesmo, de tal
forma com que no incio do planejamento, os documentos criados j tenham destino e mtodo de
apresentao definido. (HELDMAN, 2009, p. 217).
CHAVES (2007, p. 66) afirma que As informaes devem estar disponveis no momento
certo, no formato correto e de forma consistente. Os mtodos utilizados para distribuir informaes

Peridico de Divulgao Cientfica da FALS

Ano VII - N XVI- DEZ/ 2013 - ISSN 1982-646X

incluem reunies, vdeo e udio conferncia e conversas via computador, as ferramentas vo desde
documentos impressos a ferramentas eletrnicas de gerenciamento de projetos. (PMBOK, 2008, p.
260).
A comunicao tem papel fundamental no processo de reportar o desempenho. necessrio
verificar a qualidade das informaes coletadas a fim que estejam completas, consistentes com dados
anteriores e dignas de crdito. Atravs da coleta de informaes, o gerente de projetos pode comparar
o atual desempenho com o que foi planejado. O andamento das entregas, o progresso do cronograma
e os custos incorridos so alguns tipos de informaes relevantes sobre o desempenho do trabalho, e
podem ser medidos atravs da comparao do desempenho do cronograma planejado, do
desempenho dos custos planejados e do desempenho tcnico planejado em relao ao real. Para
distribuir os relatrios de desempenho, utiliza-se comunicao ativa (push) em reunies de avaliao
do andamento do projeto. (PMBOK, 2008, pp. 268, 269).
As informaes colhidas devem ser distribudas para a equipe, para a gerncia e, se houver
necessidade, para outras partes interessadas. Os relatrios devem conter informaes referentes
qualidade, custos, escopo, cronograma, aquisies e riscos. Podem ser usados mtodos de previso,
com o intuito de criar estimativas sobre o futuro desempenho com base nos dados atuais do projeto e
mtodos de comunicao, que se resumem a reunies objetivando fornecer informaes atualizadas
sobre o andamento, ou seja, seu foco somente na atualizao do projeto. (HELDMAN, 2009, p.
424, 425)

CONCLUSES

Devido a constantes mudanas organizacionais advindas da globalizao, saber comunicar-se

passa a ser uma caracterstica essencial para a realizao de um bom projeto.
De maneira geral, a comunicao tem sido um fator preocupante dentro das organizaes,
devido a ela permear todas as atividades e tomadas de decises dentro da empresa, sendo
considerada a habilidade mais importante no desenvolvimento interpessoal do gerente de projetos.
Um bom planejamento de comunicaes fundamental para que no haja falhas, ou at
mesmo fracassos, durante a realizao do projeto em si. Nos resultados encontrados neste estudo,
possvel constatar a existncia de diversas ferramentas e tcnicas especficas que possibilitam, com

Peridico de Divulgao Cientfica da FALS

Ano VII - N XVI- DEZ/ 2013 - ISSN 1982-646X

clareza, desenvolver tal prtica, pois um planejamento que se baseia nos gneros apresentados
permite que se desenvolva um plano de comunicaes com objetivo final bem definido e que
contenha comeo, meio e fim.
Ressalta-se a existncia de uma grande diversidade de caractersticas em projetos, ou seja,
cada projeto possui requisitos e comportamentos especficos que devem ser considerados no
planejamento de comunicaes.
Esta pesquisa foi baseada conforme o PMBOK 4 Edio, o qual considera dois processos
para gerenciamento das partes interessadas dentro do captulo de Gerenciamento de Comunicao,
so eles: Identificar as partes interessadas e Gerenciar as expectativas das partes interessadas.
Pode-se afirmar que a importncia da pesquisa realizada citando o PMBOK 5 Edio, que
confirma o quo importante a comunicao em projetos desmembrando o processo de
gerenciamento das partes interessadas em uma nova rea de conhecimento, atribuindo-a quatro
processos: Identificar as Partes Interessadas, Planejar o Gerenciamento das Partes Interessadas,
Gerenciar o Engajamento das Partes Interessadas e Controlar o Engajamento das Partes Interessadas.
Desta forma, acredita-se que o gerenciamento das comunicaes e das partes interessdas em
Projetos de TI parte essencial para o sucesso dos mesmos dadas as constantes mudanas em
projetos desta natureza onde mudanas nos requisitos so cosntantes e devem ser comunicadas para o
cliente, a equipe e os demais envolvidos a fim de negociarem sobre necessidades especficas
mudanas, riscos e resultados esperados em vrias fases do projeto.

REFERNCIAS

CHAVES, L. E. (2007). Gerenciamento da comunicao em projetos. Rio de Janeiro: FGV.

PMBOK. (2008). Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (4 Edio ed.). Pennsylvania:
Saraiva.
GALVO, M. (2005). Planejamento de Comunicaes em Projetos. Mundo PM .
HELDMAN, K. (2009). Gerncia de Projetos (5 Edio ed.). Rio de Janeiro: Elsevier Editora Ltda.