TUTORIAL

CONFIGURAO DO PHL
E TRABALHO FINAL DA
DISCIPLINA DE
ARQUIVSTICA
Professor: Hlio Paje
Avaliao 2

SUMRIO

1 BAIXAR E ABRIR O PROGRAMA...............................................................................................3

2 CONFIGURANDO AS BASES DE DADOS....................................................................................5
2.1 CONFIGURANDO O SISTEMA ...........................................................................................6
2.2 CONFIGURANDO A BIBLIOTECA .......................................................................................8
2.3 CONFIGURANDO O FORMULRIO DO CATLOGO.......................................................... 11
2.3 CONFIGURANDO A COLEO (ESPCIE) ......................................................................... 15
2.4 CONFIGURANDO OS TIPOS DE DOCUMENTOS ............................................................... 17
2.5 CONFIGURANDO O GNERO .......................................................................................... 19
3 INSERINDO DADOS ............................................................................................................... 21
3.1CADASTRANDO USURIOS ............................................................................................. 21
3.2 GERANDO CARTEIRINHA DE USURIO ........................................................................... 22
3.3 CADASTRANDO DOCUMENTOS ..................................................................................... 24
3.4 TOMBANDO O DOCUMENTO ......................................................................................... 30
4. BUSCANDO DOCUMENTOS ................................................................................................. 32
5. EDITANDO DOCUMENTOS ................................................................................................... 33
8. EMPRESTANDO DOCUMENTOS ........................................................................................... 36
9. DEVOLVENDO DOCUMENTOS ............................................................................................. 37

1 BAIXAR E ABRIR O PROGRAMA

1. Para baixar o programa entre http://www.elysio.com.br/
2. Clicar em Downloads como demonstra a figura abaixo.

3. Escolha a configurao do seu computador.

4. Aps baixar execute o programa e que ir aparecer no canto inferior esquerdo da

tela. Ao iniciar a instalao selecione ACEITO e v clicando em continuar at que o
programa seja instalado completamente no seu computador. Depois de instalado
procure o atalho do PHL para acesso ao mesmo na rea de Trabalho do seu
computador.

5. Clique duas vezes para abrir o programa. Ele abrir uma tela no Internet Explorer
e s funcionar corretamente neste programa. Se abrir no Google Chrome ou
Firefox ele dar erros.

6. Para acessar a base de dados clique em Servios/Renovao/Reservas.

7. No campo login e senha digite: super. Esta a senha e o login padro do sistema.
Clique em confirmar.

2 CONFIGURANDO AS BASES DE DADOS

8. Para configurar a biblioteca selecione Configuraes (Tabelas).

2.1 CONFIGURANDO O SISTEMA

9. Selecione a opo Sistema e clique em confirmar.

10. Clique em Editar.

11. Configure os campos:

[200]: Nome da Instituio Insira o nome da instituio (de acordo com seu plano
de classificao).
[219]: Sesso expira em: 600 (coloque o 600)
Em preferncias:
[208]: Tipo de Coleo Selecione a opo Sim
[212]: Tipo de idioma - Selecione a opo Sim
[215]: Tipo de documento - Selecione a opo Sim
[218]: Tipo de suporte - Selecione a opo Sim
[222]: Emprstimo Selecione a opo No senha.
[224]: Informao adicional Selecione a opo Tipo de Documento

Clique em Salvar/Sair ao final da pgina.

APS SALVAR D UM PRINT SCREEN DA TELA, CONFORME A FIGURA ABAIXO.
ESSA SER A PRIMEIRA TELA AVALIADA DO TRABALHO.

2.2 CONFIGURANDO A BIBLIOTECA

12. Clique novamente em Configuraes (Tabelas) e selecione a base de dados

Bibliotecas e clique em confirmar.

13. Clique em Editar.

14. Configure os seguintes campos:

Nome [602] Insira o nome do seu Arquivo.
Nmero de chamada [616] Selecione a ordem de classificao de acordo com a
figura abaixo. Configure somente os 5 primeiros elementos, deixe os demais em
branco.
Elemento 01: Tipo de coleo
Elemento 02: Tipo de Documento
Elemento 03: Classificao
Elemento 04: Tombo
Elemento 05: Exemplar

Conforme a figura a seguir:

ROLE A BARRA DE ROLAGEM AT O FIM E CAPTURE A TELA. ESSA SER A SEGUNDA TELA A
SER AVALIADA, CONFORME A FIGURA ABAIXO:

15. Clique em Salvar/Sair.

2.3 CONFIGURANDO O FORMULRIO DO CATLOGO

16. Clique em Configuraes (Tabelas) e selecione a base de dados Formulrio do

catlogo. Em seguida clique em Confirmar.

17. Delete os formulrios j cadastrados, com exceo do Formulrio: (2) - Formulrio

para descrio de documento de arquivos, pois este que iremos usar.

18. Clique em Sim, depois clique em Lista Inicial. Formulrio: (2) - Formulrio para
descrio de documento de arquivos aparecer como o primeiro. Apague todos
os demais executando o passo nmero 17.

APS DELETAR TODOS OS OUTROS FORMULRIOS CAPTURE A TELA, ELA SER

TERCEIRA TELA QUE SER AVALIADA, CONFORME A FIGURA ABAIXO:

19. Aps deletar todos os outros formulrios clique em Editar o formulrio para
descrio de arquivos.

20. Aqui devero ser configurados (selecionados) os seguintes campos:

Cdigo da unidade [001]
Identificao do ttulo [002]
Localizao [003]
Tipo de documento [005]
Tombo [007]
Meio eletrnico [008]

Ementa/Crditos [015]
Autor [016]
Ttulo [018]
Total de pginas [020]
Informao descritiva [038]
Nvel arquivstico [039]
Idioma do texto [040]
Notas Gerais [061]
Editora [062]
Data de publicao [064]
Data padronizada [065]
Cidade [066]
Pas de publicao [067]
Resumo [083]
rea do Conhecimento [085]
Notas de contedo [086]
Palavras-chave [087]
Observaes [089]
Disponibilidade [090]
Gnero documental (NOBRADE) [105]
Subttulo [181]
21. Clique em Salvar /Sair.
APS SALVAR, CAPTURE A TELA, ESSA SER 4 TELA A SER AVALIADA. CONFORME
A FIGURA ABAIXO:

2.3 CONFIGURANDO A COLEO (ESPCIE)

22. Clique em Configuraes (Tabelas) e selecione a base de dados Tipo de Coleo,

em seguida clique em Confirmar.

23. Aqui dever ser configurada as espcies dos documentos gerados pela sua
unidade produtora de acordo com o seu plano de classificao. Exemplo: Se a
unidade produz certides de nascimento e certido de bito, voc dever
cadastrar somente a espcie do documento que dever ser CERTIDO. Edite os

tipos de colees j existentes de acordo com as espcies do seu arquivo e

apague os demais. Voc dever cadastrar todas as espcies que constarem no seu
PLANO DE CLASSIFICAO.
Usarei este plano de classificao como exemplo:

APS CADASTRAR TODAS AS ESPCIES CAPTURE A TELA, ELA SER A 5 TELA A SER
AVALIADA, CONFORME A FIGURA ABAIXO.

2.4 CONFIGURANDO OS TIPOS DE DOCUMENTOS

24. Clique em Configuraes (Tabelas) e selecione a base de dados Tipo de

documento, em seguida clique em Confirmar.

25. Aqui dever ser configurada a tipologia dos documentos gerados pela sua
unidade produtora. O tipo de documento a especificao da espcie. Exemplo:

Atas de reunio. Edite os tipos de documentos j existentes de acordo com os

documentos que aparecem no seu plano de classificao. Cada tipo de
documento dever ter o seu prprio registro. Deste modo, faa um registro para
cada tipo documental, editando os que j existem e apagando os demais. Em
seguida clique em Salvar/Sair.

APS PREENCHER o PRIMEIRO TIPO DE DOCUMENTO, SELCIONE O FORMULRIO

E CAPTURE A TELA. ELA SER A 6 TELA A SER AVALIADA. CONFORME A FIGURA
ABAIXO.

26. Ao configurar cada tipo de documento, selecione o formulrio que ser usado
para o preenchimento. Para salvar clique em Salvar/Sair.
APS CONFIGURAR CADA TODOS OS TIPOS DE DOCUMENTOS, CAPTURE A TELA. ELA SER A
7 TELA A SER AVALIADA. CONFORME FIGURA ABAIXO:

2.5 CONFIGURANDO O GNERO

27. Clique em Configuraes (Tabelas) e selecione a base de dados Tipo de gnero em

seguida clique em Confirmar.

28. Aqui deve ser configurado os gneros documentais produzidos no arquivo. A

tabela j vem com alguns exemplos, se houver algum gnero produzido no
arquivo que no est cadastrado, por favor faa o cadastro. Deste modo, faa um
registro para cada gnero, editando os que j existem e apagando os demais. Em
seguida clique em Salvar/Sair.
29. Preencha o formulrio de acordo com os tipos de gnero que compe o seu
arquivo e clique em Salvar/Sair.

3 INSERINDO DADOS

3.1CADASTRANDO USURIOS

30. Clique em Entrada e selecione a base de dados Usurios, em seguida clique em

Confirmar. Devero ser cadastrados todos os membros da equipe.

31. Preencha todos os campos em vermelho do formulrio, conforme figura anterior,

e em seguida clique em Salvar/Sair. Lembre-se que o campo Matrcula o

nmero que ser usado para efetuar o emprstimo do documento, portanto use
o nmero do CPF de cada aluno .

3.2 GERANDO CARTEIRINHA DE USURIO

32. Clique em Relatrios e selecione Operacionais e clique em Confirmar.

33. Selecione Carteira de Usurio.

34. Selecione o modelo 1 e clique em confirmar

GERE A CARTEIRINHA DE TODOS OS USURIOS CADASTRADOS. CAPTURE TODAS AS TELAS,

CONFORME A FIGURA ABAIXO. ELAS SERO AVALIADAS.

3.3 CADASTRANDO DOCUMENTOS

35. Clique em Entrada e selecione a base de dados Catlogo, em seguida clique em

Confirmar.

CLIQUE EM TIPO DE DOCUMENTO E CAPTURE A TELA, CONFORME A FIGURA

ABAIXO. ESSA TELA SER AVALIADA.

EM SEGUIDA CLIQUE EM TIPO DE COLEO E CAPTURE A TELA, CONFORME

FIGURA ABAIXO. ESSA TELA SER AVALIADA.

SELECIONE UM TIPO DE DOCUMENTO QUE CONSTA NO SEU PLANO DE

CLASSIFICAO PARA CADASTR-LO.
36. Selecione as opes de acordo com o documento que ser cadastrado. Em
seguida clique em Confirmar.

37. Preencha o formulrio com os dados do documento. Se houver qualquer dvida

clique no preenchimento clique no nmero equivalente ao campo que uma janela
de ajuda abrir com informaes sobre o preenchimento de cada campo,
conforme figura abaixo. Preencha com o mximo de dados possvel. Quanto mais

informaes forem inseridas, melhor ser a busca e a recuperao do mesmo na

base de dados.

IMPORTANTE: NO CAMPO 003, dever ser colocado o cdigo criado no plano de

classificao que diz respeito ao arquivamento do documento. De acordo com o
meu plano de classificao o documento que estou cadastrando uma Ata de
Reunio cujo cdigo 111.01. A minha classificao ser por esse cdigo e em
seguida pela data de produo do documento que 26 de setembro de 2006, logo
a minha notao no campo de classificao ser: 111.01 26-09-2006 (essa a
localizao exata do documento no arquivo). Veja a figura abaixo:

38. Ao terminar de preencher os campos, clique em Salvar/Sair, ao final do

formulrio.

AO SALVAR O REGISTRO, CAPTURE A TELA, CONFORME FIGURA ABAIXO. ESSA

TELA SER AVALIADA.

APS CAPTURAR A TELA, COPIE OS DADOS QUE APARECEM NELA E COLE NUMA
FOLHA DO WORD, CONFORME OS DADOS ABAIXO. ELES TAMBM SERO
AVALIADOS.
MARTINS, Joo Luiz; BARROS, Cynthia Maria Alves de Brito Andrade. Ata da
reunio extraordinria do Conselho de Ensino,Pesquisa e Extenso da
Universidade Federal de Ouro Preto. Antenor Rodrigues Barbosa Jnior, Geraldo
Donizetti de Paula, Gilberto Queiroz da Silva, Hlio Lopes da Silva, Ivan Antnio
de Almeida, Jorge Luiz Brescia Murta, Jos Geraldo Arantes de Azevedo Brito, Luiz
Fernando de Medeiros Teixeira, Marcone Jamilson Freitas Souza, Margareth
Aparecida Santos, Roberto Pimentel da Silva, Tanus Jorge Nagem. Ouro Preto:
CEPE - UFOP, set. 2006. 3 p.
001: 001
002: 501260253311
003: 111.01 26-09-2006
005: Atas de Reunio
006: m
015: Antenor Rodrigues Barbosa Jnior, Geraldo Donizetti de Paula, Gilberto
Queiroz da Silva, Hlio Lopes da Silva, Ivan Antnio de Almeida, Jorge Luiz Brescia
Murta, Jos Geraldo Arantes de Azevedo Brito, Luiz Fernando de Medeiros
Teixeira, Marcone Jamilson Freitas Souza
015: Margareth Aparecida Santos
015: Roberto Pimentel da Silva

015: Tanus Jorge Nagem

016: MARTINS, Joo Luiz
016: BARROS, Cynthia Maria Alves de Brito Andrade
018: Ata da reunio extraordinria do Conselho de Ensino,
Pesquisa e Extenso da Universidade Federal de Ouro Preto
020: 3
022: Impresso
026: Atas
029: S
039: 6
040: Portugus
062: CEPE - UFOP
064: set. 2006
065: 20060926
066: Ouro Preto
067: Brasil
085: Outros
086: I. INSTITUTO DE CINCIAS EXATAS E BIOLGICAS. A) CINCIA DA
COMPUTAO. O COCIC sugeria a seguinte alterao curricular: a) criao de
disciplinas eletivas Tpicos em Robtica Mvel (CIC 285), Modelagem e Simulao
de Sistemas Terrestres (CIC 345) e Tpicos em Sistemas de Computao (CIC335);
b) excluso dos pr-requisitos das disciplinas Metodologia de Projetos de
Software (CIC 240) para Tpicos em Desenvolvimento de software I (CIC340) e
Metodologia de Projetos de Software (CIC 240) para Tpicos em Desenvolvimento
de Software II (CIC 341); c) excluso da disciplina Tpicos em Sistemas de
Computao (CIC 333).
II. INSTITUTO DE CINCIAS HUMANAS E SOCIAIS. A) HISTRIA (MODALIDADES
LICENCIATURA E BACHARELADO): criao das seguintes disciplinas eletivas:
Seminrio de Teoria da Histria (HIS 640), Microstoria: o contexto historiogrfico
do seu surgimento, suas tendncias e contribuies (HIS 610); Poltica, Cultura e
Sociedade na Repblica de Weimar (HIS 626); Seminrio de Histria do Brasil (HIS
641); Antropologia da Arte (HIS 638); Seminrio de Teoria da Histria (os Estudos
Ps-Coloniais) (HIS 642) e Seminrio de Histria da Cultura (HIS 643).
087: APROVAO DE DISCIPLINAS
087: SEMINRIO DE HISTRIA DO BRASIL
090: b
105: Bibliogrfico
998: 1
999: ^d20150126^h025331^bsuper
999: ^d20150126^h030014^bsuper

3.4 TOMBANDO O DOCUMENTO

39. Cada documento dever ser tombado imediatamente aps a sua gravao. Para
efetuar o tombamento clique em Tombar.

40. Preencha o formulrio de tombo. O nmero pode ser deixado automtico pelo
sistema ou pode ser preenchido pelo catalogador. Ao clicar em Salvar o registro
Serpa gravado. O registro j est gravado.

APS EFETUAR O TOMBAMENTO, CAPTURE A TELA, CONFORME FIGURA ABAIXO. ELA SER
AVALIADA.

4. BUSCANDO DOCUMENTOS

41. Clique em Busca. Em seguida digite o termo que est procurando na caixa de
busca e clique em Buscar.

42. A primeira linha da referncia recuperada informa a espcie do documento, o

tipo de documento e onde o mesmo encontra-se arquivado. Esta informao foi
inserida no momento da catalogao do documento no campo Classificao. A
informao inserida neste campo depende do tipo de classificao e
arquivamento selecionado por cada grupo.

APS EFETUAR A BUSCA CAPTURE A TELA, CONFORME A FIGURA ACIMA. ESSA

TELA SER AVALIADA.

5. EDITANDO DOCUMENTOS

43. Para editar um documento j cadastrado clique em Edio e selecione a base de

dados Catlogo, clique em confirmar.

44. Clique em Editar e faa as alteraes. Em seguida clique em Salvar/Sair. Para

editar um usurio cadastrado, basta selecionar Editar no menu principal e
escolher a base de dados Usurios, localizar o usurio que deseja modificar, fazer
as alteraes e Salvar.

7. GERANDO A ETIQUETA DE REFERNCIA DO DOCUMENTO

45. Para gerar a etiqueta de referncia do documento (aquela que vai junto com o
documento com algumas informaes) Selecione Relatrio e Operacionais. Em
seguida clique em Confirmar.

46. Selecione a opo Etiqueta de Lombada e clique em Confirmar. Conforme figura a

seguir:

47. Na prxima tela, deixe como est e clique em Confirmar. Selecione a opo
Etiqueta de Lombada e clique em Confirmar, conforme figura a seguir:

APS CONFIRMAR APARECER A ETIQUETA DE REFERNCIA QUE DEVER IR JUNTO COM O

DOCUMENTO CADASTRADO, CONFORME FIGURA ABAIXO. NELA DEVERO APARECER AS
SEGUINTES INFORMAES: a espcie do documento, o tipo de documento, a classificao (o
tipo de arquivamento usado de acordo com o plano de classificao), o nmero do tombo e
o exemplar.

APS GERAR A ETIQUETA CAPTURE A TELA, CONFORME FIGURA ACIMA, ESSA TELA SER
AVALIADA.

8. EMPRESTANDO DOCUMENTOS

48. Para emprestar documentos do arquivo clique em Circulao e selecione a opo

Emprstimo. No campo usurio digite o nmero de matrcula do usurio que
solicita o documento, neste caso o CPF. No campo Tombo digite o nmero do
tombo do documento a ser emprestado. Clique em Confirmar.

49. O documento foi emprestado. Selecione a ao seguinte.

APS EMPRESTAR O DOCUMENTO CAPTURE A TELA, CONFORME FIGURA ACIMA, ESSA TELA
SER AVALIADA.

9. DEVOLVENDO DOCUMENTOS

50. Para devolver documentos do arquivo clique em Circulao e selecione a opo

Devoluo. No campo Tombo digite o nmero do tombo do documento a ser
devolvido. Clique em Confirmar.

51. O documento foi devolvido.

APS DEVOLVER O DOCUMENTO CAPTURE A TELA, CONFORME FIGURA ABAIXO, ESSA TELA
SER AVALIADA.

FIM