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Arquivologia
Rodrigo Barbatti
Arquivologia I
PROF. RODRIGO O. BARBATI
Contedo
1- Conceitos fundamentais de arquivologia.
2 - O gerenciamento da informao e a
gesto de documentos: diagnsticos;
arquivos
correntes
e
intermedirio;
protocolos; avaliao de documentos;
arquivos permanentes.
3 - Tipologias documentais e suportes
fsicos:
microfilmagem;
automao;
preservao, conservao e restaurao de
documentos.
1de
Conceitos
fundamentais
arquivologia
Conceitos
Arquivologia
Teste
RESPOSTA
1 - Em regra, a incluso de documentos em
um arquivo ocorre por compra ou permuta
de fontes mltiplas.
Conceitos
Arquivo
1 - Unidade administrativa cuja funo a
de reunir, ordenar, guardar e dispor para o
uso, conjuntos de documentos, segundo os
princpios e tcnicas arquivsticas.
(Errado)
Conceitos
Princpios Arquivsticos
Podemos destacar
princpios a seguir.
na
Arquivologia
os
Biblioteca
A biblioteca o conjunto de material, em
sua maioria impresso e no produzido pela
instituio em que est inserida, de forma
ordenada para estudo, pesquisa e consulta.
Conceitos
Princpio da provenincia:
o princpio bsico da organizao de
arquivos, segundo o qual deve ser
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fundamentais de arquivologia e da
preservao, conservao e restaurao de
documentos, julgue o item a seguir.
2 De acordo com o princpio da
indivisibilidade, os documentos agrupados
pela origem devem ser mantidos separados
de outros de origens diversas.
Teste
RESPOSTA
Conceitos
Princpio da territorialidade:
o princpio segundo o qual os arquivos
pblicos, prprios de um territrio, seguem
o destino deste ltimo. Para que os
arquivos
permaneam
vivos,
sejam
utilizados e melhor entendidos, devem ser
conservados o mais prximo possvel do
local emanado ou que influenciaram a sua
produo. Esse local pode ser nacional,
regional e institucional.
Conceitos
Princpio da unicidade:
Disciplina que os documentos de arquivos
devem conservar o seu carter nico, em
funo do seu contexto de produo,
independente de sua forma, gnero, tipo ou
suporte.
Conceitos
Princpio da indivisibilidade ou integridade:
Os fundos de arquivo devem ser
preservados sem disperso, mutilao,
alienao, destruio no autorizada ou
adio indevida.
Teste
(CESPE IBAMA Tcnico Administrativo
2012)
A respeito dos conceitos
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Institucionais:
igrejas,
associaes,
instituies educacionais, etc. (sem fins
lucrativos).
Comerciais: firmas e companhias (com fins
lucrativos).
Familiares ou Pessoais:
pessoas fsicas.
mantidos
por
a) entidade mantenedora;
Conceitos
B) Estgios de Evoluo - Ciclo de Vida
c) reas de atuao;
Arquivos privados:
Conjunto de documentos produzidos ou
recebidos por instituies no-pblicas,
famlias ou pessoas fsicas, em decorrncia
de suas atividades especficas e que
possuam uma relao orgnica perceptvel
atravs do processo de acumulao.
Conceitos
A) Entidades mantenedoras
Arquivos privados:
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Arquivos setoriais:
So aqueles localizados nos prprios
setores que produzem ou recebem os
documentos, guardando documentos muito
utilizados por estes, ou seja, so,
essencialmente, arquivos correntes.
Conceitos
C) Extenso de Atuao
Arquivos gerais ou centrais:
So os arquivos que se destinam a receber
os documentos correntes provenientes dos
diversos setores que integram a estrutura
de uma instituio, funcionando como
extenso daqueles.
Conceitos
D) Natureza dos documentos
Arquivos especiais:
So aqueles que tem sob sua guarda
documentos
de
gneros
diversos:
iconogrficos, cartogrficos, audiovisuais
ou de suportes especficos: documentos em
CD, documentos em DVD, documentos em
microfilme e
que, por esta razo, merecem tratamento
especial no apenas no que se refere ao seu
armazenamento, como tambm ao registro,
acondicionamento, controle, conservao
etc.
Conceitos
D) Natureza dos documentos
Arquivo especializado:
Teste
(CESPE MPU- Tcnico Administrativo
2010) No que diz respeito aos arquivos do
tipo corrente, intermedirio e permanente,
julgue os item.
3 - Dada a importncia da preservao dos
documentos que compem o arquivo
corrente de determinado setor de trabalho,
recomenda-se o arquivamento desses
documentos em local afastado do referido
setor.
Teste
RESPOSTA
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Conceitos
Natureza dos Documentos de Arquivo:
Qualquer pessoa no cumprimento de suas
atribuies produz e recebe diferentes
documentos, que se apresentam nos mais
variados suportes, formatos, formas,
gneros, espcies e tipos.
Conceitos
Suporte do documento: material sobre o
qual as informaes so registradas.
Exemplos:
dos
Documentos
de
--
papel;
filme de nitrato;
fitas magnticas (fita K7, fita VHS, fita
8mm);
minuta
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Gnero Documental
Conceitos
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Gerenciamento da Informao
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g) controle de emprstimos;
h) recursos humanos;
Gesto de documentos
O diagnstico proporciona informaes
como:
i) acesso informao;
(CERTO)
j) gnero dos documentos;
Gesto de documentos
Diagnstico do Arquivo:
m) tipo de acondicionamento.
Gesto de documentos
Diagnstico do Arquivo:
Teste
(CESPE PF - Escrivo 2009) Com
relao gesto de documentos, julgue o
item que se segue.
Teste
RESPOSTA
6 - Uma das funes do diagnstico da
situao arquivstica reunir informaes
suficientes para a elaborao do cdigo de
classificao e da tabela de temporalidade
de documentos de arquivo.
(CERTO)
a) instalaes fsicas;
Gesto de documentos
Fases:
b) condies ambientais;
c) condies de armazenamento;
f) volume documental;
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Gesto de documentos
2 Fase (Utilizao)
Classificao:
Gesto de documentos
1 Fase (Produo):
1 Fase (Produo):
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de
Documentos
Correntes
PROTOCOLO
O protocolo realiza as seguintes atividades:
- Recebimento;
- Classificao por assunto;
- Registro Autuao;
de
Documentos
Correntes
PROTOCOLO
Recebimento:
Os documentos a serem tramitados pela
instituio devem ser apresentados ao
protocolo para que este passe a controlar
tal atividade.
a etapa de recebimento dos documentos,
tanto os produzidos internamente quanto os
encaminhados instituio por terceiros.
PROTOCOLO
Classificao por assunto:
Uma vez recebidos os documentos, o
protocolo efetuar anlise a fim de
identificar os assuntos dos documentos,
classificando-os de acordo com os cdigos
existentes no plano de classificao
documental.
PROTOCOLO
Classificao por assunto:
Os documentos que, porventura, forem
recebidos em envelopes fechados, devero
ser abertos pelo Protocolo, para que seja
realizada a classificao dos mesmos,
desde
que
no
sejam
particulares
(documentos no endereados instituio,
e sim a um funcionrio em particular) ou
sigilosos.
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10
Teste
(CESPE TRE/ES - Tcnico Judicirio
2011) Julgue os itens que se seguem,
relativos a gesto de documentos.
PROTOCOLO
Mtodos
de
Arquivamento
Registro / Autuao:
Ordenao:
o procedimento no qual o protocolo
cadastra o documento em um sistema de
controle
(informatizado
ou
manual),
atribuindo ao mesmo um nmero de
acompanhamento
(autuao
ou
protocolizao).
PROTOCOLO
Movimentao/Tramitao:
a atividade que consiste em enviar o
documento ao seu destinatrio.
Chama-se distribuio quando interna, e
expedio quando direcionada a outra
instituio.
Arquivamento:
O arquivamento o conjunto das operaes
destinadas ao acondicionamento e ao
armazenamento de documentos.
O mtodo de arquivamento corresponder
forma em que os documentos sero
armazenados, visando sua localizao
futura.
PROTOCOLO
Controle da tramitao / movimentao:
a atividade realizada pelo protocolo que
consiste em identificar os setores por que
passam os documentos, de forma a
recuper-lo
com
rapidez,
quando
Mtodos
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de
Arquivamento
11
Teste
(Cespe/Unb - TRE/ES - Tcnico Judicirio
2011) Julgue o item que se segue, relativo a
gesto de documentos.
Mtodos de Arquivamento
Classes:
Teste
RESPOSTA
Pode-se
dividir
os
mtodos
arquivamento em duas classes.
de
numrico
Mtodos de Arquivamento
1 Padronizado (s alfabtico):
Variadex - mtodo de ordenao que tem
por eixo as letras do alfabeto representadas
por cores diferentes.
Automtico - nesse mtodo os papis so
arquivados com guias e pastas que j
indicam as divises das letras do alfabeto.
Mnemnico - , tipicamente, verbal, e
utilizado para memorizar listas ou frmulas,
e baseia-se em formas simples de
memorizar maiores construes.
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12
Contedo
1- Conceitos fundamentais de arquivologia.
2 - O gerenciamento da informao e a
gesto de documentos: diagnsticos;
arquivos
correntes
e
intermedirio;
protocolos; avaliao de documentos;
arquivos permanentes.
Regras
- O gerenciamento da informao
a gesto de documentos (cont.)
Mtodos
de
Arquivamento
de
Alfabetao
de
Alfabetao
Arquivamento:
O arquivamento o conjunto das operaes
destinadas ao acondicionamento e ao
armazenamento de documentos.
O mtodo de arquivamento corresponder
forma em que os documentos sero
armazenados, visando sua localizao
futura.
Mtodos de Arquivamento
Classes:
Pode-se
dividir
os
mtodos
arquivamento em duas classes.
de
2.
Sobrenomes
compostos
de
um
substantivo e um adjetivo ou ligados por
hfen no se separam, quando transpostos
para o incio.
Arquivam-se:
Barra Mansa, Joaquim de Souza
2 - Bsico: alfabtico,
ideogrfico (por assunto).
numrico
e
Castelo Branco, Camilo
Villa-Lobos, Heitor
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Regras de Alfabetao
7. Os ttulos no so considerados na
alfabetao. So colocados aps o nome
completo, entre parnteses.
Arquivam-se:
Cardoso, Jorge (Ministro)
Fernandes, Carlos (Professor)
Pontes, Emerson (Coronel)
Regras de Alfabetao
8. Os nomes estrangeiros so considerados
pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de
nomes espanhis e orientais.
Arquivam-se:
Regras de Alfabetao
4. As iniciais abreviativas de prenomes tm
precedncia
na
classificao
de
sobrenomes iguais.
Bush, Adam
Bush, George Walker
Chaplin, Charles
Smith, John Taylor
Arquivam-se:
Regras de Alfabetao
Silva, E.
Silva, Estevo
Silva, Everaldo
Regras de Alfabetao
5. Os artigos e preposies no so
considerados.
Arquivam-se:
Regras de Alfabetao
Regras de Alfabetao
6. Os sobrenomes que exprimem grau de
parentesco
so
considerados
parte
integrante do ltimo sobrenome, mas no
so considerados na ordenao alfabtica
exceto para nomes iguais.
Arquivam-se:
Gutierrez Salazar, Enrico
Pereira de la Fuente, Maria
Puentes Hernandez, Pablo
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d
Couto, Arnaldo do
Arquivam-se:
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ou1- estado
Se considerarmos primeiramente o pas
e depois as cidades haver
destaque especial para a capital, cuja pasta
ser a primeira.
Exemplo:
RJ Rio de Janeiro Joo Alfredo
RJ Campos Lucas Marques
da
no
de
de
Os
documentos
so
numerados
sequencialmente, mas sua leitura apresenta
uma peculiaridade que caracteriza o
mtodo, ou seja: os nmeros, dispostos em
trs grupos de dois dgitos cada um, so
lidos da direita para a esquerda, formando
pares.
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Mtodo Dgito-terminal
Exemplo:
O nmero 831.423, ser lido como 23 14
83.
Quando o nmero for composto de menos
de seis dgitos, sero colocados zeros sua
esquerda para fins de complementao.
Exemplo:
O nmero 56.879 ser lido como 79 68
05.
Mtodo Ideogrfico
O mtodo ideogrfico aquele que separa
os documentos por assunto e pode ser
alfabtico, numrico ou alfanumrico.
No existem na Arquivologia esquemas
padronizados de classificao por assunto,
como ocorre em relao Biblioteconomia
com a Classificao Decimal de Dewey
(CDD) e Classificao Decimal Universal
(CDU).
Mtodo Ideogrfico
Cada instituio dever, de acordo com
suas peculiaridades, elaborar seu prprio
plano de classificao, onde os assuntos
devem ser grupados por ttulos principais e
estes subdivididos em ttulos especficos,
partindo-se sempre dos conceitos gerais
para os particulares.
Os assuntos podem ser ordenados
sistema
alfabtico,
numrico
alfanumrico.
no
ou
Mtodos de Arquivamento
Apesar de existirem vrias formas de se
organizar documentos, no possvel
identificar determinado sistema como
sendo o mais adequado, sem antes
conhecer a documentao a ser tratada.
O melhor mtodo de arquivamento
depender
exclusivamente
das
caractersticas
dos
documentos
em
questo.
O mtodo de arquivamento determinado,
portanto, pela natureza dos documentos a
serem arquivados e pela estrutura da
entidade, podendo a instituio adotar
quantos mtodos forem necessrios para
bem organizar seus documentos.
Teste
10 - (CESPE/UnB TRE/MT - Tcnico
Judicirio 2005) Considere que o Tribunal
Regional Eleitoral de Mato Grosso (TRE/MT)
adotar o mtodo de arquivamento
alfabtico e far uso das regras de
alfabetao.
Segundo
essas
regras,
assinale a opo cujo nome de pessoa
fsica est representado de modo correto
para o referido arquivamento.
A) Neto, Antonio Pereira de Souza.
B) De Camargo, Luisa Maria Pontes.
C) Branco, Solange Ribeiro Castelo.
D) Sato, Akiko Yamamoto.
E) Mller, Paul.
Teste
RESPOSTA
10 - Segundo essas regras, assinale a
opo cujo nome de pessoa fsica est
representado de modo correto para o
referido arquivamento.
R: E) Mller, Paul.
Gesto de Documentos Intermedirios
Encerrado o perodo de arquivamento na
fase corrente, alguns documentos podem
ser eliminados imediatamente, desde que
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de
de
Documentos
Intermedirios
de
Documentos
Intermedirios
de
Documentos
Intermedirios
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Gesto de Documentos
Basicamente,
o documento guardado
pela instituio enquanto o mesmo possuir
valor para a mesma, e esse valor, quando
existir, se apresentar em uma das
seguintes formas:
Valor
administrativo:
o
valor
administrativo,
tambm
chamado
de
primrio, refere-se ao valor que o
documento apresenta para o funcionamento
da instituio.
informaes
Gesto de Documentos
Prazo de Guarda dos Documentos
O
prazo
de
guarda
vincula-se
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realizada no mbito
correntes e intermedirios.
dos
arquivos
dos
sua
de
Documentos
Seleo de Documentos
A seleo a separao fsica
documentos de acordo com a
destinao:
dos
sua
ARQUIVOS PERMANENTES
O arquivo permanente possui como
principal
atribuio
a
custdia
e
preservao dos documentos de guarda
permanente encaminhados pelas diversas
unidades da organizao.
Para desempenhar com competncia o
referido papel, o arquivo permanente
desenvolve vrias rotinas e atividades que
visam assegurar, independentemente do
suporte, a integridade dos documentos que
lhe so confiados.
ARQUIVOS PERMANENTES
Atividades no Arquivo Permanente:
a) arranjo: reunio e ordenao adequada
dos documentos.
b) descrio: a descrio leva em conta
tanto os elementos formais quanto os de
contedo do documento. A partir das
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de
arquivos
digitais
ARQUIVOS PERMANENTES
Importante lembrar que, alm das rotinas de
preservao,
compete
ao
arquivo
permanente:
5 - Controlar o recebimento e emprstimo
dos documentos;
6 - Implantar e executar processo de
reproduo de documentos que tenham
condies de manuseio;
ARQUIVOS PERMANENTES
Importante lembrar que, alm das rotinas de
preservao,
compete
ao
arquivo
permanente:
7 - Preparar exposies documentais;
8 Prestar assessoria no trabalho de
recuperao e resgate da memria
institucional da organizao;
9 - Elaborar instrumentos de pesquisa, para
divulgao do acervo e disseminao de
informaes,
eletrnico.
em
meio
impresso
Teste
(CESPE - MPU - Tcnico Administrativo
2010) No que diz respeito aos arquivos do
tipo corrente, intermedirio e permanente,
julgue o item.
13 - A descrio, uma das atividades
desenvolvidas no arquivo permanente,
concretizada com a elaborao de
instrumentos de pesquisa.
Teste
RESPOSTA
13 - A descrio, uma das atividades
desenvolvidas no arquivo permanente,
concretizada com a elaborao de
instrumentos de pesquisa.
(CERTO)
Fontes
ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio de Termos
Arquivsticos:
subsdios
para
uma
terminologia brasileira. Rio de Janeiro,
2005.
BARBATI, RODRIGO. Arquivologia. Saraiva.
So Paulo, 2013. (Coleo Resposta Certa
Volume 18)
PAES, MARILENA LEITE. Arquivo - Teoria e
Prtica. FGV Editora. Rio de Janeiro, 2002.
Site: www.conarq.arquivonacional.gov.br
Arquivologia IV
PROF. RODRIGO O. BARBATI
Contedo
1- Conceitos fundamentais de arquivologia.
2 - O gerenciamento da informao e a
gesto de documentos: diagnsticos;
arquivos
correntes
e
intermedirio;
protocolos; avaliao de documentos;
arquivos permanentes.
3 - Tipologias documentais e suportes
fsicos:
microfilmagem;
automao;
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20
3
e
Microfilmagem
Microfilme
Tipologia
Tipologias
suportes
documentais
fsicos
Documental
Garantia
da
confidencialidade
das
informaes - visto que a olho nu
impossvel visualizar qualquer informao;
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Durabilidade
respeitando-se
a
determinadas normas da microfilmagem,
acondicionamento e manuseio, os arquivos
microfilmados podem ser conservados
indefinidamente.
Automao
As principais vantagens da automao de
arquivos so:
Automao
A automao ou informatizao dos
arquivos permite o desenvolvimento de
mtodos simples e eficazes para o
gerenciamento de arquivos.
Atravs das inovaes da automao
possvel decidir corretamente o que fazer
com os arquivos, que tecnologias aplicar
aos mesmos e ainda control-los de forma
eficiente, rpida e segura, administrando e
reduzindo os custos operacionais.
Automao
No
processo
de
informatizao,
cabe
documento
digital
digitalizado.
automao
ou
distinguir
o
do
documento
utilizando
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RESPOSTA
Preservao Documental
O acesso e a preservao so duas funes
vitais dos Centros de Documentao, mas
muitas vezes so antagnicas.
Automao
Para preservao de documentos de guarda
permanente recomenda-se efetuar:
a) migrao processo de alterao do
suporte ou de atualizao ou alterao do
programa (atualizao do formato e
caracteres do documento ou dado) ou
conjugao desses dois.
b) emulao processo de simulao de
parte de um equipamento ou programa, de
forma a disponibilizar o acesso a um
processo lgico em seu formato original.
Teste
(Cespe PF Papiloscopista 2012 adaptada) Julgue os prximo item, referente
a arquivologia.
14 - O uso simultneo de microfilmagem e
digitalizao consiste em soluo vivel
para o arquivamento de grandes massas
documentais com longos prazos de guarda.
A microfilmagem contempla o aspecto de
comprovao legal, e a digitalizao
possibilita acesso rpido e mltiplo aos
documentos.
(CERTO)
Teste
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23
que
danificam
os
Acidez do papel.
Conservao
Climatizao
Qualidade
das
documentos.
tintas
usadas
nos
- Purificao do ar.
Perda da cor (esmaecimento) de fotografias
e outros documentos.
- Aerao.
Conservao
Alisamento (umidificao / planificao)
Procedimento de conservao em que os
documentos ressecados e quebradios so
colocados numa atmosfera mida, para
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24
destruindo
preciosos.
colees
documentos
que
danificam
os
C) Biolgicos:
Conservao
Agentes exteriores
documentos
que
danificam
os
A) Fsicos:
Umidade - o excesso de umidade, bem
como o clima muito seco tambm contribui
para a acelerao do processo de
envelhecimento do documento. A taxa
adequada para a manuteno de um acervo
com umidade relativa de 55% a 60%.
Conservao
Agentes exteriores
documentos
que
danificam
os
Teste
RESPOSTA
B) Qumicos:
Poluio Atmosfrica - A celulose atacada
pelos cidos, ainda que nas condies de
conservao mais favorveis. A poluio
atmosfrica uma das principais causas da
degradao qumica.
Conservao
Agentes exteriores
documentos
que
danificam
os
C) Biolgicos:
Insetos - o ataque de insetos tem provocado
graves danos a arquivos e bibliotecas,
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25
duplicatas
para
Conservao
Microfilmes:
Conservao
Fotografias:
- Devem receber proteo individual de boa
qualidade;
- Devem ser manuseadas com luvas de
algodo;
- Devem ser arquivadas em mobilirio de
ao;
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26
Restaurao
So os mtodos de restaurao de papel
existentes, por exemplo:
Banho de gelatina;
Encapsulao;
Laminao;
Silking.
Restaurao
Banho de gelatina - consiste em mergulhar
o documento em banho de gelatina ou cola,
o que aumenta a sua resistncia, no
prejudica a visibilidade e a flexibilidade e
proporciona a passagem dos raios
ultravioletas e infravermelhos.
Os documentos, porm, tratados por este
processo, que natural, tornam-se
suscetveis ao ataque dos insetos e dos
fungos, alm de exigir habilidade do
executor.
Restaurao
Encapsulao utiliza basicamente
pelculas de polister e fita adesiva de duplo
revestimento.
O documento colocado entre duas
lminas de polister fixadas nas margens
externas por fita adesiva nas duas faces;
entre o documento e a fita deve haver um
espao, deixando o documento solto dentro
das duas lminas.
(ERRADO)
Restaurao
A restaurao de documentos tem por
objetivo revitalizar a concepo original, ou
seja, a legibilidade do objeto.
A restaurao e a restituio de detalhes e
caractersticas da obra baseiam-se no
respeito ao material original, ao plano inicial
e aos documentos autnticos.
Restaurao
Laminao - um mtodo de restaurao
que consiste em envolver com uma folha de
papel de seda e outra de acetato de celulose
as duas faces do documento, colocando-o
numa prensa hidrulica.
Restaurao
Laminao - o acetato de celulose, por ser
termoplstico,
adere
ao
documento,
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27
Restaurao
Silking - uma tcnica de restaurao do
documento, que consiste no uso de tecido
para recuperao dos documentos.
de
grande
durabilidade, mas, devido ao uso de
adesivo afeta suas qualidades permanentes.
Restaurao
Silking - tanto a legibilidade quanto a
flexibilidade, a reproduo e o exame pelos
raios ultravioletas e infravermelhos so
pouco prejudicados.
, no entanto, um processo de difcil
execuo, cuja matria prima de alto
custo.
Teste
(CESPE MPU Tcnico Administrativo
2010) Quanto s tipologias documentais e
aos suportes fsicos, julgue o prximo item.
17 O problema relacionado
obsolescncia dos equipamentos e dos
programas de informtica, que compromete
a preservao de documentos digitais, pode
ser resolvido com o uso de laminao.
Teste
RESPOSTA
17 O problema relacionado
obsolescncia dos equipamentos e dos
programas de informtica, que compromete
a preservao de documentos digitais, pode
ser resolvido com o uso de laminao.
(ERRADO)
Fontes
ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio de Termos
Arquivsticos:
subsdios
para
uma
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