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MPU 2013 TCNICO ADMINISTRATIVO

Arquivologia
Rodrigo Barbatti
Arquivologia I
PROF. RODRIGO O. BARBATI
Contedo
1- Conceitos fundamentais de arquivologia.
2 - O gerenciamento da informao e a
gesto de documentos: diagnsticos;
arquivos
correntes
e
intermedirio;
protocolos; avaliao de documentos;
arquivos permanentes.
3 - Tipologias documentais e suportes
fsicos:
microfilmagem;
automao;
preservao, conservao e restaurao de
documentos.
1de

Conceitos

fundamentais
arquivologia

Normalmente constituda de colees


temticas
e
seus
documentos
so
adquiridos atravs de compra ou doao,
diferentemente
dos
arquivos,
cujos
documentos so produzidos ou recebidos
pela prpria instituio.
Conceitos
Museu
uma instituio de interesse pblico,
criada com a finalidade de conservar,
estudar e colocar a disposio do pblico,
conjuntos de peas e objetos de valor
cultural.
Teste
(CESPE MPU Tcnico Administrativo
2010) Acerca de conceitos fundamentais de
arquivologia, julgue o item a seguir.

Conceitos
Arquivologia

1 - Em regra, a incluso de documentos em


um arquivo ocorre por compra ou permuta
de fontes mltiplas.

Tambm chamada de Arquivstica a


cincia e disciplina que objetiva gerenciar
todas as informaes que possam ser
registradas em documentos de arquivos.

Teste
RESPOSTA
1 - Em regra, a incluso de documentos em
um arquivo ocorre por compra ou permuta
de fontes mltiplas.

Conceitos
Arquivo
1 - Unidade administrativa cuja funo a
de reunir, ordenar, guardar e dispor para o
uso, conjuntos de documentos, segundo os
princpios e tcnicas arquivsticas.

(Errado)

2 - Designao genrica de um conjunto de


documentos produzidos e recebidos por
uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou
privada,
caracterizado
pela
natureza
orgnica de sua acumulao e conservado
por essas pessoas ou por seus sucessores,
para fins de prova ou informao.
Conceitos

Os princpios relativos ao objeto de estudo


de uma cincia constituem-se nos
fundamentos
que
possibilitam
o
desenvolvimento das proposies relativas
a esse objeto com uma maior coerncia e
segurana.

Conceitos
Princpios Arquivsticos

Podemos destacar
princpios a seguir.

na

Arquivologia

os

Biblioteca
A biblioteca o conjunto de material, em
sua maioria impresso e no produzido pela
instituio em que est inserida, de forma
ordenada para estudo, pesquisa e consulta.

Conceitos
Princpio da provenincia:
o princpio bsico da organizao de
arquivos, segundo o qual deve ser

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respeitado a autonomia de cada fundo ou
ncleo,
no
misturando
os
seus
documentos com os de outros.
A
provenincia
transmite
informao
importante sobre o contexto em que os
documentos foram
criados.
Tambm
chamado de princpio de respeito aos
fundos.
Conceitos

fundamentais de arquivologia e da
preservao, conservao e restaurao de
documentos, julgue o item a seguir.
2 De acordo com o princpio da
indivisibilidade, os documentos agrupados
pela origem devem ser mantidos separados
de outros de origens diversas.
Teste
RESPOSTA

Princpio do respeito pela ordem original:


o princpio segundo o qual os arquivos de
uma mesma provenincia devem conservar
a organizao estabelecida pela entidade
produtora, a fim de se preservar as relaes
entre os documentos como testemunho do
funcionamento daquela entidade. Tambm
chamado de princpio da organicidade.

2 De acordo com o princpio da


indivisibilidade, os documentos agrupados
pela origem devem ser mantidos separados
de outros de origens diversas.
(ERRADO)
Conceitos
Finalidade do Arquivo:
1 Guardar os documentos que circulam na
instituio, utilizando para isso tcnicas
que permitam um arquivamento ordenado e
eficiente.

Conceitos
Princpio da territorialidade:
o princpio segundo o qual os arquivos
pblicos, prprios de um territrio, seguem
o destino deste ltimo. Para que os
arquivos
permaneam
vivos,
sejam
utilizados e melhor entendidos, devem ser
conservados o mais prximo possvel do
local emanado ou que influenciaram a sua
produo. Esse local pode ser nacional,
regional e institucional.
Conceitos
Princpio da unicidade:
Disciplina que os documentos de arquivos
devem conservar o seu carter nico, em
funo do seu contexto de produo,
independente de sua forma, gnero, tipo ou
suporte.
Conceitos
Princpio da indivisibilidade ou integridade:
Os fundos de arquivo devem ser
preservados sem disperso, mutilao,
alienao, destruio no autorizada ou
adio indevida.
Teste
(CESPE IBAMA Tcnico Administrativo
2012)
A respeito dos conceitos

2 Garantir a preservao dos documentos,


utilizando
formas
adequadas
de
acondicionamento,
levando
em
considerao temperatura, umidade e
demais aspectos que possam danificar os
mesmos.
Conceitos
Finalidade do Arquivo:
3 Atender os pedidos de consulta e
desarquivamento de documentos pelos
diversos setores da instituio, de forma a
atender rapidamente demanda pelas
informaes ali depositadas.
Conceitos
Importncia do Arquivo:
a)
Importncia
Administrativa:
indispensvel para a tomada de decises,
avaliao e controle das decises e aes
empreendidas. Indispensvel ainda, na
defesa dos interesses administrativos,
legais, financeiros, jurdicos e tcnicos de
uma instituio.

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b) Importncia Cientfica/Cultural/Histrica:
testemunho da memria institucional,
detentor de experincias e conhecimentos
acumulados no passado.
Conceitos

Institucionais:
igrejas,
associaes,
instituies educacionais, etc. (sem fins
lucrativos).
Comerciais: firmas e companhias (com fins
lucrativos).

Classificao dos Arquivos:


Dependendo do aspecto sob o qual os
arquivos so estudados, eles podem ser
classificados segundo:

Familiares ou Pessoais:
pessoas fsicas.

mantidos

por

a) entidade mantenedora;

Conceitos
B) Estgios de Evoluo - Ciclo de Vida

b) seus estgios de evoluo;

Arquivo de primeira idade ou corrente:

c) reas de atuao;

Constitudo de documentos em curso ou


consultados frequentemente, conservados
nos escritrios ou nas reparties que os
receberam e os produziram ou em
dependncias prximas de fcil acesso.

d) natureza dos documentos;


e) natureza do assunto.
Conceitos
A) Entidades mantenedoras
Arquivos pblicos:
1. Arquivo acumulado por instituio
pblica no exerccio de suas funes,
independente de seu mbito de ao e do
sistema de governo do pas.
2. Arquivo integrante da administrao
pblica e mantido por entidades de carter
pblico, seja na esfera federal, estadual,
distrital ou municipal.
Conceitos
A) Entidades mantenedoras

Por documentos em curso entenda-se que,


nesta fase, os documentos tramitam
bastante de um setor para outro, ou seja,
podem ser emprestados a outros setores
para atingirem a finalidade para a qual
foram criados.
Conceitos
B) Estgios de Evoluo - Ciclo de Vida
Arquivo de segunda idade ou intermedirio:
Constitudo de documentos que deixaram
de ser consultados frequentemente, mas
cujos rgos que os receberam
e os
produziram podem ainda solicit-los , para
tratar de assuntos idnticos ou retomar um
problema novamente focalizado.

Arquivos privados:
Conjunto de documentos produzidos ou
recebidos por instituies no-pblicas,
famlias ou pessoas fsicas, em decorrncia
de suas atividades especficas e que
possuam uma relao orgnica perceptvel
atravs do processo de acumulao.
Conceitos
A) Entidades mantenedoras
Arquivos privados:

No h necessidade de serem conservados


prximos aos escritrios. A permanncia
dos documentos nesses arquivos
transitria.
Conceitos
B) Estgios de Evoluo - Ciclo de Vida
Arquivo de terceira idade ou permanente:
Constitudo de documentos que perderam
todo valor de natureza administrativa e que

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se conservam em razo de seu valor
histrico ou documental e que constituem
os meios de conhecer o passado e sua
evoluo.
Estes so os arquivos propriamente ditos,
pois ali os documentos so arquivados de
forma definitiva.
Conceitos
C) Extenso de Atuao

aquele que guarda documentos de


determinado
assunto
especfico,
independentemente da forma fsica que
apresentam, como, por exemplo, os
arquivos mdicos, os arquivos jornalsticos
e os arquivos de engenharia.
Conceitos
E) Natureza do Assunto
Ostensivos - quanto natureza do assunto,
denominam-se documentos ostensivos
aqueles cuja divulgao no prejudica a
organizao.

Arquivos setoriais:
So aqueles localizados nos prprios
setores que produzem ou recebem os
documentos, guardando documentos muito
utilizados por estes, ou seja, so,
essencialmente, arquivos correntes.
Conceitos
C) Extenso de Atuao
Arquivos gerais ou centrais:
So os arquivos que se destinam a receber
os documentos correntes provenientes dos
diversos setores que integram a estrutura
de uma instituio, funcionando como
extenso daqueles.

Sigilosos - aquele que, pela natureza de seu


contedo
informativo
exige
medidas
especiais de proteo quanto sua guarda
e acesso ao pblico. Tem conhecimento
restrito.
* Lei n12.527/2011
Lei de acesso a informaes pblicas - Art.
24. A informao em poder dos rgos e
entidades pblicas, observado o seu teor e
em razo de sua imprescindibilidade
segurana da sociedade ou do Estado,
poder ser classificada como ultrassecreta,
secreta ou reservada.

Conceitos
D) Natureza dos documentos
Arquivos especiais:
So aqueles que tem sob sua guarda
documentos
de
gneros
diversos:
iconogrficos, cartogrficos, audiovisuais
ou de suportes especficos: documentos em
CD, documentos em DVD, documentos em
microfilme e
que, por esta razo, merecem tratamento
especial no apenas no que se refere ao seu
armazenamento, como tambm ao registro,
acondicionamento, controle, conservao
etc.
Conceitos
D) Natureza dos documentos
Arquivo especializado:

Teste
(CESPE MPU- Tcnico Administrativo
2010) No que diz respeito aos arquivos do
tipo corrente, intermedirio e permanente,
julgue os item.
3 - Dada a importncia da preservao dos
documentos que compem o arquivo
corrente de determinado setor de trabalho,
recomenda-se o arquivamento desses
documentos em local afastado do referido
setor.
Teste
RESPOSTA

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3 - Dada a importncia da preservao dos
documentos que compem o arquivo
corrente de determinado setor de trabalho,
recomenda-se o arquivamento desses
documentos em local afastado do referido
setor.
(ERRADO)
Conceitos
Documento
todo e qualquer suporte material a que se
possa atribuir a existncia de um contedo
informacional, ou seja,

Conceitos
Natureza dos Documentos de Arquivo:
Qualquer pessoa no cumprimento de suas
atribuies produz e recebe diferentes
documentos, que se apresentam nos mais
variados suportes, formatos, formas,
gneros, espcies e tipos.
Conceitos
Suporte do documento: material sobre o
qual as informaes so registradas.
Exemplos:

documento tambm pode ser entendido como


tudo aquilo que produzido pela atividade
humana por razes funcionais, jurdicas,
cientficas ou artsticas.
Ainda pode se dizer que documento o
registro de uma informao independente da
natureza do suporte que a contm.
Conceitos
Documentos de Arquivo:
Aquele que produzido e/ou recebido por
uma pessoa, no exerccio de suas
atividades, e que constitua elemento de
prova ou de informao.
No contexto da Arquivstica informao a
noo, ideia ou mensagem que um
documento contm.
Conceitos
Caractersticas
Arquivo:

dos

Documentos

de

A) Os documentos de arquivo, alm de


serem produzidos pela instituio, podem
tambm ser recebidos pela mesma.
B) Os documentos de arquivo podem estar
registrados em qualquer suporte e serem de
vrios tipos.
C) Ao se produzir documentos no decorrer
de suas atividades, podemos destacar que
os documentos de arquivo possuem
organicidade.

--

papel;

filme de nitrato;
fitas magnticas (fita K7, fita VHS, fita
8mm);

- discos magnticos (disquetes); e


-Conceitos
discos pticos (CD, DVD, etc.).
Forma do documento:
Conjunto das caractersticas fsicas de
apresentao, das tcnicas de registro e da
estrutura da informao e contedo de um
documento. o estgio de preparao e
transmisso de documentos.
Exemplos: cpia, original,
rascunho.
Conceitos
Formato do documento:

minuta

a configurao fsica de um suporte de


acordo com a sua natureza e o modo como
foi confeccionado.
Exemplos: formulrios, ficha, livro, caderno,
planta, folha, cartaz, microficha, rolo de
filme, tira de microfilme, etc.
Conceitos
Gnero Documental

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a designao dos documentos segundo o
aspecto de sua formatao nos diferentes
suportes.
Quanto ao gnero, os documentos so
classificados, segundo a forma em que a
informao foi registrada.
Conceitos
Gnero Documental
Documentos textuais: documentos cuja
informao esteja em forma escrita ou
textual. Ex.: contratos, atas, relatrios,
certides.
Documentos microgrficos: documentos
em microformas. Ex.: microfilmes e
microfichas.
Conceitos
Gnero Documental

Neste tipo de documento encontram-se os


documentos sonoros (cuja informao est
em forma de som) e os filmogrficos (cuja
informao est representada por um filme).
Conceitos
Gnero Documental
Documentos informticos ou digitais:
documento codificado em dgitos binrios,
produzido, tramitado e armazenado por
sistema computacional. Ex.: arquivo em
MP3, arquivo do Word.
Documentos cartogrficos: documentos
que representem, de forma reduzida, uma
rea maior. Ex.: mapas, perfis e plantas.

Gnero Documental

Documentos iconogrficos: documentos


cuja informao esteja em forma de imagem
esttica.

Ex.: fotografias (que mais especificamente


podem ser chamadas de documentos
fotogrficos),
negativos,
diapositivos
(slides), desenhos e gravuras.
Conceitos
Espcie Documental
Designao dos documentos segundo seu
aspecto, tais como: carta, certido, decreto,
edital, ofcio. relatrio, requerimento,
gravura, diapositivo (slide), planta, mapa,
etc.
Conceitos
Tipo ou Tipologia Documental

Documentos audiovisuais: documentos


cuja informao esteja em forma de som e /
ou imagem em movimento.
Ex.: filmes, registro sonoro em fita cassete.

Conceitos

Diviso de espcie documental que rene


documentos por suas caractersticas
comuns em termos de frmula diplomtica,
natureza de contedo ou tcnica do
registro,
tais como: cartas precatrias, cartas rgias,
cartas-patentes, decretos sem nmero,
decretos-leis,
decretos
legislativos,
fotografias temticas, retratos, litogravuras,
serigrafias e xilogravuras.
Teste
(CESPE MPU Tcnico Administrativo
2010) Quanto s tipologias documentais e
aos suportes fsicos, julgue o prximo item.
4 - Os documentos do gnero iconogrfico
tm
suporte
sinttico,
em
papel
emulsionado ou no, e contm imagens
estticas,
tais
como
ampliaes
fotogrficas,
slides,
diapositivos
e
gravuras. (CERTO)
Teste
RESPOSTA
4 - Os documentos do gnero iconogrfico
tm
suporte
sinttico,
em
papel

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emulsionado ou no, e contm imagens
estticas,
tais
como
ampliaes
fotogrficas,
slides,
diapositivos
e
gravuras.
(CERTO)
Fontes
ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio de Termos
Arquivsticos:
subsdios
para
uma
terminologia brasileira. Rio de Janeiro,
2005.
BARBATI, RODRIGO. Arquivologia. Saraiva.
So Paulo, 2013. (Coleo Resposta Certa
Volume 18)
PAES, MARILENA LEITE. Arquivo - Teoria e
Prtica. FGV Editora. Rio de Janeiro, 2002.
Site: www.conarq.arquivonacional.gov.br
Arquivologia II
PROF. RODRIGO O. BARBATI
Contedo
1- Conceitos fundamentais de arquivologia.
2 - O gerenciamento da informao e a
gesto de documentos: diagnsticos;
arquivos
correntes
e
intermedirio;
protocolos; avaliao de documentos;
arquivos permanentes.
3 - Tipologias documentais e suportes
fsicos:
microfilmagem;
automao;
preservao, conservao e restaurao de
documentos.
2 - O gerenciamento da informao
e
a
gesto
de
documentos
Gerenciamento da Informao
A informao pode ser definida como o
elemento referencial, noo, ideia ou
mensagem contido num documento.
O gerenciamento da informao a
administrao do uso e circulao desta
informao.
O sistema de informao o gerenciamento
do fluxo de dados na organizao.

Gerenciamento da Informao

Um sistema de informao visa fornecer


acesso a informaes, orgnicas ou no,

enquanto um sistema de gerenciamento


arquivstico visa ao controle e
recuperao de documentos, sejam eles
digitais ou convencionais.
Gerenciamento da Informao

Ambos os sistemas podem oferecer


insumos para tomada de decises
administrativas, mas cada um desempenha
um
papel
diferente
dentro
das
organizaes.
Gesto de documentos
A gesto de documentos na administrao
pblica regida pela Lei 8.159/91.
o conjunto de procedimentos e operaes
tcnicas referentes s atividades de
produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento de documentos em fase
corrente e intermediria, visando a sua
eliminao ou recolhimento para guarda
permanente (Art. 3) .
Gesto de documentos
A gesto de documentos realizada atravs
do planejamento, organizao, coordenao
e controle dos recursos humanos, do
espao fsico e dos equipamentos, com o
objetivo de aperfeioar e simplificar o ciclo
documental.
Teste
(CESPE MPU Tcnico Administrativo2010) A respeito da gesto de documentos,
julgue o item seguinte.
5 - Considera-se gesto de documentos o
conjunto de procedimentos e operaes
tcnicas referentes a produo, tramitao,
uso,
avaliao
e
arquivamento
de
documentos.

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Teste
RESPOSTA

g) controle de emprstimos;
h) recursos humanos;

5 - Considera-se gesto de documentos o


conjunto de procedimentos e operaes
tcnicas referentes a produo, tramitao,
uso,
avaliao
e
arquivamento
de
documentos.

Gesto de documentos
O diagnstico proporciona informaes
como:
i) acesso informao;

(CERTO)
j) gnero dos documentos;
Gesto de documentos
Diagnstico do Arquivo:

l) arranjo e classificao dos documentos;

a anlise detalhada dos aspectos


relacionados ao funcionamento do arquivo
da instituio, de forma a identificar as
falhas ou lacunas existentes, permitindo a
adoo de medidas que visem aumentar a
eficincia do mesmo.

m) tipo de acondicionamento.

Gesto de documentos
Diagnstico do Arquivo:

6 - Uma das funes do diagnstico da


situao arquivstica reunir informaes
suficientes para a elaborao do cdigo de
classificao e da tabela de temporalidade
de documentos de arquivo.

O diagnstico do arquivo possibilita a


elaborao de instrumentos de gesto dos
arquivos como o cdigo de classificao
dos
documentos
e
a
tabela
de
temporalidade documental do arquivo.
Alm disso, no diagnstico se faz a anlise
da situao dos acervos existentes.
Gesto de documentos
O diagnstico proporciona informaes
como:

Teste
(CESPE PF - Escrivo 2009) Com
relao gesto de documentos, julgue o
item que se segue.

Teste
RESPOSTA
6 - Uma das funes do diagnstico da
situao arquivstica reunir informaes
suficientes para a elaborao do cdigo de
classificao e da tabela de temporalidade
de documentos de arquivo.
(CERTO)

a) instalaes fsicas;
Gesto de documentos
Fases:

b) condies ambientais;
c) condies de armazenamento;

1 Fase (Produo): refere-se ao ato de


elaborar documentos em razo das atividades
especficas de um rgo ou setor.

d) estado de conservao do documento;


Gesto de documentos
O diagnstico proporciona informaes
como:
e) espao fsico ocupado;

2 Fase (Utilizao): refere-se ao fluxo


percorrido pelos documentos, necessrio ao
cumprimento de sua funo administrativa,
assim como sua guarda aps cessar seu
trmite.

f) volume documental;

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3 Fase (Avaliao e Destinao): envolve as
atividades de anlise, seleo e fixao de
prazos de guarda dos documentos e sua
destinao final.

Gesto de documentos
2 Fase (Utilizao)
Classificao:

Gesto de documentos

1 Fase (Produo):

Esta fase envolve o controle da produo,


isto , um conjunto de medidas e rotinas
que otimizam a produo de documentos.
Atravs desse controle, a informao pode
ser produzida de forma estruturada e
inteligvel, registrada em um suporte
adequado e
inserida num canal de difuso apropriado,
levando-se
em
conta
questes
administrativas,
legais,
financeiras
e
histricas.
Gesto de documentos

1 Fase (Produo):

O controle da produo evita a criao de


documentos inadequados, inteis e no
essenciais, diminuindo o volume a ser
manuseado, controlado, armazenado e
eliminado.
Assim , garantindo o uso adequado dos
recursos de reprografia e de automao.
Gesto de documentos
2 Fase (Utilizao)
Esta fase envolve mtodos de controle
relacionados s atividades de protocolo e
s tcnicas especficas para classificao,
organizao e elaborao de instrumentos
de
recuperao
da
informao.
O
arquivamento tambm ser controlado
nesta etapa.
Desenvolve-se, tambm, a gesto de
arquivos correntes e intermedirios e a
implantao de sistemas de arquivo e de
recuperao da informao.

Classificao um conjunto de operaes


intelectuais e fsicas que visa representar
os documentos de arquivo de acordo com
as estruturas, atividades e funes do
organismo produtor.
Atravs dela possvel visualizar a ligao
dos documentos com as respectivas
atividades e funes que lhe deram origem.
Por isso a classificao lgica.
Gesto de documentos
2 Fase (Utilizao)
Classificao:
A classificao constitui-se em uma
primeira etapa descritiva, orienta o
arquivamento e permite o acesso aos
documentos contidos nos arquivos, alm de
lanar as bases seguras para a avaliao.
Os instrumentos resultante da atividade de
classificao so o Cdigo de Classificao
Documental e o Plano de Classificao
Documental.
Teste
(CESPE MPU Tcnico Administrativo2010) A respeito da gesto de documentos,
julgue o item seguinte.
7 - Na fase de produo de documentos, o
arquivista deve evitar a duplicao e a
emisso de vias desnecessrias, alm de
poder sugerir a criao ou extino de
modelos e formulrios.
Teste
RESPOSTA
7 - Na fase de produo de documentos, o
arquivista deve evitar a duplicao e a
emisso de vias desnecessrias, alm de
poder sugerir a criao ou extino de
modelos e formulrios.
(CERTO)

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Gesto

de

Documentos

Correntes

O estabelecimento de normas para o


tratamento de documentos em fase corrente
permite aproveitar ao mximo a informao
disponvel e necessria tomada de
decises, bem como os recursos humanos
e materiais existentes.

PROTOCOLO
O protocolo realiza as seguintes atividades:
- Recebimento;
- Classificao por assunto;
- Registro Autuao;

Gesto de Documentos Correntes


- Movimentao/Tramitao;
Essas normas visam aumentar a eficcia
administrativa, facilitar a recuperao mais
rpida dos documentos e / ou informaes
neles contidas e racionalizar sua guarda e
conservao.
O documento corrente aquele necessrio
ao desenvolvimento das atividades de
rotina de uma instituio.
Gesto de Documentos Correntes
Os procedimentos realizados para a sua
classificao, registro, autuao e controle
da tramitao, expedio, e arquivamento
tm por objetivo facilitar o acesso s
informaes neles contidas.
Esse conjunto de operaes tcnicas
caracteriza os servios de gesto dos
documentos correntes.
Gesto

de

Documentos

Correntes

Na fase corrente so realizadas as


seguintes atividades:
1 Protocolo.
2 Arquivo:
- arquivamento;
- expedio;
- emprstimo/consulta;
- destinao.
PROTOCOLO
Entende-se por protocolo o conjunto de
operaes
visando
o
controle
dos
documentos que ainda tramitam no rgo,
de modo a assegurar a imediata localizao
e recuperao dos mesmos, garantindo,
assim, o acesso informao.

- Controle da tramitao / movimentao.

PROTOCOLO
Recebimento:
Os documentos a serem tramitados pela
instituio devem ser apresentados ao
protocolo para que este passe a controlar
tal atividade.
a etapa de recebimento dos documentos,
tanto os produzidos internamente quanto os
encaminhados instituio por terceiros.
PROTOCOLO
Classificao por assunto:
Uma vez recebidos os documentos, o
protocolo efetuar anlise a fim de
identificar os assuntos dos documentos,
classificando-os de acordo com os cdigos
existentes no plano de classificao
documental.
PROTOCOLO
Classificao por assunto:
Os documentos que, porventura, forem
recebidos em envelopes fechados, devero
ser abertos pelo Protocolo, para que seja
realizada a classificao dos mesmos,
desde
que
no
sejam
particulares
(documentos no endereados instituio,
e sim a um funcionrio em particular) ou
sigilosos.

A atividade de protocolo tpica da fase


corrente, pois nesta idade que os
documentos tramitam bastante.

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PROTOCOLO
Classificao por assunto:

necessrio, bem como identificar possveis


atrasos na tramitao destes.

Tais documentos (particulares e sigilosos)


devero ser encaminhados diretamente aos
respectivos
destinatrios,
sem
a
necessidade de serem classificados, pois
tm acesso restrito.

Teste
(CESPE TRE/ES - Tcnico Judicirio
2011) Julgue os itens que se seguem,
relativos a gesto de documentos.

Apenas os destinatrios podero abrir estes


documentos.
PROTOCOLO
Classificao por assunto:

8 - Os documentos ostensivos que chegam


ao protocolo no podem ser abertos,
devendo, apenas, ser distribudos aos
destinatrios.
Teste
RESPOSTA

Os documentos de natureza ostensiva (nem


sigilosos nem particulares) devero ser
abertos e analisados, classificando-os de
acordo com o assunto tratado, antes de
serem
encaminhados
aos
seus
destinatrios.

8 - Os documentos ostensivos que chegam


ao protocolo no podem ser abertos,
devendo, apenas, ser distribudos aos
destinatrios.
(ERRADO)

PROTOCOLO
Mtodos

de

Arquivamento

Registro / Autuao:
Ordenao:
o procedimento no qual o protocolo
cadastra o documento em um sistema de
controle
(informatizado
ou
manual),
atribuindo ao mesmo um nmero de
acompanhamento
(autuao
ou
protocolizao).

A ordenao a forma como se dispe


fisicamente os documentos de um mesmo
tipo, de acordo com um elemento
convencionado para sua recuperao.
Seu objetivo facilitar e agilizar a busca
dos documentos, tornando-se elemento
chave do processo de arquivamento.
Mtodos
de
Arquivamento

PROTOCOLO
Movimentao/Tramitao:
a atividade que consiste em enviar o
documento ao seu destinatrio.
Chama-se distribuio quando interna, e
expedio quando direcionada a outra
instituio.

Arquivamento:
O arquivamento o conjunto das operaes
destinadas ao acondicionamento e ao
armazenamento de documentos.
O mtodo de arquivamento corresponder
forma em que os documentos sero
armazenados, visando sua localizao
futura.

PROTOCOLO
Controle da tramitao / movimentao:
a atividade realizada pelo protocolo que
consiste em identificar os setores por que
passam os documentos, de forma a
recuper-lo
com
rapidez,
quando

Mtodos

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de

Arquivamento

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Arquivologia
Rodrigo Barbatti
Plano de Classificao:
O Plano de Classificao Documental o
esquema elaborado a partir do estudo das
estruturas e funes da instituio e anlise
do arquivo por ela produzido, pelo qual se
distribuem os documentos em classes, de
acordo com mtodos de arquivamento
especficos.
Mtodos de Arquivamento
Sistema de Busca de Documentos:
A busca de um documento pode ser feita
por dois tipos de sistemas:
Sistema direto: aquele em que a busca do
documento feita diretamente no local
onde se acha guardado.

Soundex - mtodo de ordenao que tem


por eixo a fontica e no a grafia dos
nomes.
Mtodos de Arquivamento
Observao:
O mtodo alfanumrico combinao de
letras e nmeros no se inclui nas classes
de mtodos bsicos e padronizados e
considerado um sistema semi-indireto.

Teste
(Cespe/Unb - TRE/ES - Tcnico Judicirio
2011) Julgue o item que se segue, relativo a
gesto de documentos.

Sistema indireto: aquele em que, para se


localizar o documento, necessita-se antes
consultar um ndice ou um cdigo. o caso
da utilizao de fichrios.

9 - O arquivamento a disposio dos


documentos dentro de uma unidade de
classificao, e a ordenao o ato fsico
de colocar o documento dentro de uma
unidade de acondicionamento.

Mtodos de Arquivamento
Classes:

Teste
RESPOSTA

Pode-se
dividir
os
mtodos
arquivamento em duas classes.

de

1 Padronizado (s alfabtico): variadex,


automtico, mnemnico e soundex.
2 - Bsico: alfabtico,
ideogrfico (por assunto).

numrico

Mtodos de Arquivamento
1 Padronizado (s alfabtico):
Variadex - mtodo de ordenao que tem
por eixo as letras do alfabeto representadas
por cores diferentes.
Automtico - nesse mtodo os papis so
arquivados com guias e pastas que j
indicam as divises das letras do alfabeto.
Mnemnico - , tipicamente, verbal, e
utilizado para memorizar listas ou frmulas,
e baseia-se em formas simples de
memorizar maiores construes.

9 - O arquivamento a disposio dos


documentos dentro de uma unidade de
classificao, e a ordenao o ato fsico
de colocar o documento dentro de uma
unidade de acondicionamento.
(ERRADO)
Fontes
ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio de Termos
Arquivsticos:
subsdios
para
uma
terminologia brasileira. Rio de Janeiro,
2005.
BARBATI, RODRIGO. Arquivologia. Saraiva.
So Paulo, 2013. (Coleo Resposta Certa
Volume 18)
PAES, MARILENA LEITE. Arquivo - Teoria e
Prtica. FGV Editora. Rio de Janeiro, 2002.
Site: www.conarq.arquivonacional.gov.br

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Arquivologia
Rodrigo Barbatti
Arquivologia III
PROF. RODRIGO O. BARBATI

Em geral, o mtodo alfabtico mais


simples e barato, se comparado aos
demais.

Contedo
1- Conceitos fundamentais de arquivologia.

O arquivamento de nomes obedece a


algumas regras chamadas de regras de
alfabetao.

2 - O gerenciamento da informao e a
gesto de documentos: diagnsticos;
arquivos
correntes
e
intermedirio;
protocolos; avaliao de documentos;
arquivos permanentes.

Regras

3 - Tipologias documentais e suportes


fsicos:
microfilmagem;
automao;
preservao, conservao e restaurao de
documentos.
2
e

- O gerenciamento da informao
a gesto de documentos (cont.)

Mtodos

de

Arquivamento

de

Alfabetao

1. Nos nomes de pessoas fsicas,


considera-se o ltimo sobrenome e depois
o prenome.
Arquivam-se:
Menezes, Frank Maia
Santos, Edson Pereira
Silva, Marcos Roberto Arajo
Regras

de

Alfabetao

Arquivamento:
O arquivamento o conjunto das operaes
destinadas ao acondicionamento e ao
armazenamento de documentos.
O mtodo de arquivamento corresponder
forma em que os documentos sero
armazenados, visando sua localizao
futura.

1 - Quando houver sobrenomes iguais,


prevalece a ordem alfabtica do prenome.
Arquivam-se:
Miranda, Carmem
Miranda, Fbio
Miranda, Luciano
Regras de Alfabetao

Mtodos de Arquivamento
Classes:
Pode-se
dividir
os
mtodos
arquivamento em duas classes.

de

1 Padronizado (s alfabtico): variadex,


automtico, mnemnico e soundex.

2.
Sobrenomes
compostos
de
um
substantivo e um adjetivo ou ligados por
hfen no se separam, quando transpostos
para o incio.
Arquivam-se:
Barra Mansa, Joaquim de Souza

2 - Bsico: alfabtico,
ideogrfico (por assunto).

numrico

e
Castelo Branco, Camilo

Mtodo Alfabtico Simples


o mtodo que utiliza um nome existente
no documento para organiz-lo de forma
alfabtica. um sistema direto e bsico.

Villa-Lobos, Heitor

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Regras de Alfabetao
3. Os sobrenomes formados com as
palavras Santa, Santo ou So seguem a
regra dos sobrenomes compostos por um
substantivo e um adjetivo , ou seja, quando
transpostos, devem ser acompanhados dos
nomes que os sucedem.
Arquivam-se:
Santa Rita, Ricardo

Regras de Alfabetao
7. Os ttulos no so considerados na
alfabetao. So colocados aps o nome
completo, entre parnteses.
Arquivam-se:
Cardoso, Jorge (Ministro)
Fernandes, Carlos (Professor)
Pontes, Emerson (Coronel)
Regras de Alfabetao
8. Os nomes estrangeiros so considerados
pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de
nomes espanhis e orientais.

Santo Cristo, Joo do


So Paulo, Jos Carlos

Arquivam-se:
Regras de Alfabetao
4. As iniciais abreviativas de prenomes tm
precedncia
na
classificao
de
sobrenomes iguais.

Bush, Adam
Bush, George Walker
Chaplin, Charles
Smith, John Taylor

Arquivam-se:
Regras de Alfabetao
Silva, E.
Silva, Estevo
Silva, Everaldo
Regras de Alfabetao
5. Os artigos e preposies no so
considerados.
Arquivam-se:

Regras de Alfabetao

Regras de Alfabetao
6. Os sobrenomes que exprimem grau de
parentesco
so
considerados
parte
integrante do ltimo sobrenome, mas no
so considerados na ordenao alfabtica
exceto para nomes iguais.

Cerqueira Sobrinho, Mrcio


Miranda Neto, Edison
Miranda Jnior, Osrio
Miranda Sobrinho, Osrio

Arquivam-se:
Gutierrez Salazar, Enrico
Pereira de la Fuente, Maria
Puentes Hernandez, Pablo

Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d
Couto, Arnaldo do

Arquivam-se:

9. Os nomes espanhis ou hispnicos so


registrados pelo penltimo sobrenome, que,
tradicionalmente,
corresponde
ao
sobrenome de famlia do pai.

10. Os nomes orientais japoneses,


chineses e rabes - so registrados como
se apresentam.
Arquivam-se:
Li Yutang
Osama Bin Laden
Sasazaki Yonoyama
Regras de Alfabetao
11. Os nomes de firmas, empresas,
instituies e rgos governamentais
devem ser transcritos como se apresentam
no se considerando, porm, para fins de

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ordenao, os artigos e preposies que os
constituem. Admite-se, para facilitar a
ordenao, que os artigos iniciais sejam
colocados entre parnteses aps o nome.
Arquivam-se:
Associao Educacional do DF
Associao dos Jornalistas do DF
Embratel S/A
Tentao Mveis Ltda. (A)
3M do Brasil S/A
Regras de Alfabetao
12. Nos ttulos de congressos, conferncias,
reunies, assembleias e assemelhados os
nmeros arbicos, romanos ou escritos por
extenso devero aparecer no fim, entre
parnteses.
Arquivam-se:
Congresso de Biblioteconomia (Quinto)
Curso de Cincias Contbeis (3)
Encontro Nacional de Arquivistas (II)
Simpsio de Histria Natural (Nono)
Mtodo Geogrfico
O mtodo geogrfico um sistema direto,
ou seja, aquele em que a busca do
documento feita diretamente no local
onde este se acha guardado. um mtodo
bsico.
No mtodo geogrfico, os documentos
sero organizados de acordo com o local ou
setor em que foram gerados.
Existem duas regras para o arquivamento
por este mtodo.
Mtodo Geogrfico

ou1- estado
Se considerarmos primeiramente o pas
e depois as cidades haver
destaque especial para a capital, cuja pasta
ser a primeira.

Exemplo:
RJ Rio de Janeiro Joo Alfredo
RJ Campos Lucas Marques

SP So Paulo Lvia de Ftima


SP Campinas Pedro Luiz
SP - Santos - Paulo Silva
Mtodo Geogrfico
2 - Se considerarmos primeiramente as
cidades e depois o estado ou pas, no
haver destaque para a capital e em todos
os documentos ser observada a ordem
alfabtica por cidades.
Exemplo:
Araatuba SP Luiz Carlos
Belm PA Adalberto Oliveira
Diadema SP Dilma da Silva
So Paulo SP - Lvia de Ftima
Mtodo Numrico
O mtodo numrico bsico e indireto,
dividindo-se
em
numrico
simples,
cronolgico e dgito-terminal.
O mtodo numrico simples organizado
pelo nmero relativo ao documento.
Posteriormente, para se localizar o
documento, necessita-se antes consultar
um ndice ou um cdigo.
No mtodo numrico cronolgico, os
documentos sero organizados tomando-se
por base uma data, que, em geral, a data
de produo do documento ou o perodo a
que este se refere.
Mtodo Dgito-terminal

Esse mtodo surgiu em decorrncia


necessidade de serem reduzidos erros
arquivamento de grande volume
documentos, cujo elemento principal
identificao o nmero.

da
no
de
de

Os
documentos
so
numerados
sequencialmente, mas sua leitura apresenta
uma peculiaridade que caracteriza o
mtodo, ou seja: os nmeros, dispostos em
trs grupos de dois dgitos cada um, so
lidos da direita para a esquerda, formando
pares.

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Mtodo Dgito-terminal
Exemplo:
O nmero 831.423, ser lido como 23 14
83.
Quando o nmero for composto de menos
de seis dgitos, sero colocados zeros sua
esquerda para fins de complementao.
Exemplo:
O nmero 56.879 ser lido como 79 68
05.
Mtodo Ideogrfico
O mtodo ideogrfico aquele que separa
os documentos por assunto e pode ser
alfabtico, numrico ou alfanumrico.
No existem na Arquivologia esquemas
padronizados de classificao por assunto,
como ocorre em relao Biblioteconomia
com a Classificao Decimal de Dewey
(CDD) e Classificao Decimal Universal
(CDU).
Mtodo Ideogrfico
Cada instituio dever, de acordo com
suas peculiaridades, elaborar seu prprio
plano de classificao, onde os assuntos
devem ser grupados por ttulos principais e
estes subdivididos em ttulos especficos,
partindo-se sempre dos conceitos gerais
para os particulares.
Os assuntos podem ser ordenados
sistema
alfabtico,
numrico
alfanumrico.

no
ou

Mtodos de Arquivamento
Apesar de existirem vrias formas de se
organizar documentos, no possvel
identificar determinado sistema como
sendo o mais adequado, sem antes
conhecer a documentao a ser tratada.
O melhor mtodo de arquivamento
depender
exclusivamente
das
caractersticas
dos
documentos
em
questo.
O mtodo de arquivamento determinado,
portanto, pela natureza dos documentos a
serem arquivados e pela estrutura da
entidade, podendo a instituio adotar
quantos mtodos forem necessrios para
bem organizar seus documentos.
Teste
10 - (CESPE/UnB TRE/MT - Tcnico
Judicirio 2005) Considere que o Tribunal
Regional Eleitoral de Mato Grosso (TRE/MT)
adotar o mtodo de arquivamento
alfabtico e far uso das regras de
alfabetao.
Segundo
essas
regras,
assinale a opo cujo nome de pessoa
fsica est representado de modo correto
para o referido arquivamento.
A) Neto, Antonio Pereira de Souza.
B) De Camargo, Luisa Maria Pontes.
C) Branco, Solange Ribeiro Castelo.
D) Sato, Akiko Yamamoto.
E) Mller, Paul.
Teste
RESPOSTA
10 - Segundo essas regras, assinale a
opo cujo nome de pessoa fsica est
representado de modo correto para o
referido arquivamento.
R: E) Mller, Paul.
Gesto de Documentos Intermedirios
Encerrado o perodo de arquivamento na
fase corrente, alguns documentos podem
ser eliminados imediatamente, desde que

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Arquivologia
Rodrigo Barbatti
assim
definidos
na
Tabela
Temporalidade da instituio,

de

mas uma parte relativamente importante


destes dever ser conservada por um
perodo mais longo em funo de razes
legais ou administrativas.
Gesto

de

Documentos

Intermedirios

Neste caso, no se justifica a sua guarda


junto aos organismos que os produziram,
pois estes documentos ocupariam um
espao em locais onde o custo
extremamente alto.
Os depsitos de armazenagem temporria
constituem uma alternativa cujo objetivo
principal minimizar o custo pblico da
guarda de documentos intermedirios,
racionalizando espao fsico, equipamentos
e recuperao da informao.
Gesto

de

Documentos

Intermedirios

Responsveis pela guarda fsica dos


documentos de uso pouco frequente, os
arquivos intermedirios:
- atendem s consultas feitas pelos rgos
depositantes;
- procedem aplicao de tabelas de
temporalidade atravs de seleo de
documentos
para
eliminao
ou
recolhimento;
- coordenam o recolhimento de documentos
permanentes para o arquivo de terceira
idade.
Gesto

de

Documentos

Intermedirios

Os documentos s devem ser aceitos para


guarda intermediria quando for conhecido
o seu contedo, o prazo de guarda e a data
de eliminao ou recolhimento.
A unidade administrativa que transfere os
documentos ao arquivo intermedirio
conserva seus direitos sobre os mesmos,
podendo consult-los ou tom-los por
emprstimo.

A consulta por parte de terceiros s


permitida com a autorizao da unidade
administrativa
que
transferiu
os
documentos.
Teste
(CESPE MPU Tcnico Administrativo2010) No que diz respeito aos arquivos do
tipo corrente, intermedirio e permanente,
julgue o item.
11 - A funo do arquivo intermedirio
possibilitar
o
armazenamento
de
documentos que, embora usados com
pouca frequncia, devem ser mantidos, por
questes legais, fiscais, tcnicas ou
administrativas.
Teste
RESPOSTA
11 - A funo do arquivo intermedirio
possibilitar
o
armazenamento
de
documentos que, embora usados com
pouca frequncia, devem ser mantidos, por
questes legais, fiscais, tcnicas ou
administrativas.
(CERTO)
Gesto de Documentos
Fases da Gesto de Documentos
3 Fase (Avaliao e Destinao):
Implica decidir quais os documentos sero
eliminados e quais sero preservados
permanentemente.
Gesto de Documentos
Avaliao de documentos
o processo em que so estabelecidos
prazos de guarda nas fases corrente e
intermediria, bem como a destinao final
dos documentos da instituio (eliminao
ou guarda permanente).
Na prtica, o ato de se criar a Tabela de
Temporalidade, realizado pela Comisso
Permanente de Avaliao de Documentos.
Gesto de Documentos
Vantagens da avaliao para a instituio

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Arquivologia
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- possibilitar a eliminao de documentos


destitudos de valor primrio e secundrio,
trazendo
para
a
instituio
ganho
considervel de espao fsico;
- diminuir os gastos com recursos humanos
e materiais, uma vez que no haver
necessidade de se conservar tantos
documentos inteis;
- facilitar a recuperao das informaes
contidas no arquivo, uma vez que o volume
de documentos guardados ser menor,
facilitando a busca.

O documento, aps perder seu valor


administrativo, pode ou no adquirir valor
histrico, e uma vez tendo-o adquirido, este
se torna definitivo, ou seja, o documento
jamais o perder.
Gesto de Documentos
Prazo de Guarda dos Documentos
o perodo em que o documento deve ser
mantido
nos
arquivos
correntes
e
intermedirio.
O
prazo
de
guarda
vincula-se

determinao do valor do documento, de


acordo com os seguintes fatores:

Gesto de Documentos

Valorao dos Documentos

- frequncia de uso das


contidas nos documentos;

Basicamente,

- existncia de leis ou decretos que regulem


a prescrio legal de documentos (prazos
prescricionais);

o documento guardado
pela instituio enquanto o mesmo possuir
valor para a mesma, e esse valor, quando
existir, se apresentar em uma das
seguintes formas:

Valor

administrativo:
o
valor
administrativo,
tambm
chamado
de
primrio, refere-se ao valor que o
documento apresenta para o funcionamento
da instituio.

o valor pelo qual o documento foi criado

(todo documento nasce com um objetivo


administrativo) e por isso est presente em
todo documento quando de sua criao.
um valor temporrio.
Gesto de documentos
Valor histrico:
O valor histrico, tambm chamado de
secundrio, refere-se possibilidade de uso
dos documentos para fins diferentes
daqueles
para
os
quais
foram
originariamente criados, quando passa a
ser considerado fonte de pesquisa e
informao para terceiros e para a prpria
administrao.

informaes

Gesto de Documentos
Prazo de Guarda dos Documentos
O
prazo
de
guarda
vincula-se

determinao do valor do documento, de


acordo com os seguintes fatores:
- existncia de outras fontes com as
mesmas
informaes
(documentos
recapitulativos);
- necessidade de guarda dos documentos
por precauo, em virtude das prticas
administrativas (prazos precaucionais).
Gesto de Documentos
Destinao final dos Documentos
Todo documento, ao trmino de seu ciclo
vital, dever ser encaminhado sua
destinao final, que ocorrer no momento
em que o mesmo tenha perdido seu valor
administrativo.
A destinao final do documento poder
ser:
- Eliminao: quando o documento no tiver
valor histrico.

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Arquivologia
Rodrigo Barbatti

- Guarda permanente: quando o documento


tiver valor histrico.
Gesto de Documentos
Tabela de Temporalidade
o instrumento resultante da etapa de
avaliao dos documentos e que determina
o prazo de guarda dos documentos nas
fases corrente e intermediria (perodo em
que o mesmo ser guardado nestas fases),
bem como sua destinao final (eliminao
ou recolhimento para guarda permanente).
Gesto de Documentos
Tabela de Temporalidade
A Tabela de Temporalidade ser elaborada
por uma comisso chamada de Comisso
Permanente de Avaliao de Documentos
ou Comisso de Anlise de Documentos e
ser aprovada por autoridade do rgo para
que possa ser aplicada na instituio.
Gesto de Documentos
Seleo de Documentos

- Recolhimento: envio dos documentos para


o arquivo permanente. Nesta fase, o arquivo
deve elaborar instrumentos de recuperao
da informao com vistas sua guarda
permanente e seu acesso pblico.
Teste
(CESPE TRE/ES - Tcnico Judicirio
2011) Julgue o item que se segue, relativo a
gesto de documentos.
12 - A tabela de temporalidade estabelece
os prazos de guarda dos documentos nos
arquivos corrente e intermedirio e a
destinao final desses documentos, que
pode ser a eliminao ou a guarda
permanente.
Teste
RESPOSTA
12 - A tabela de temporalidade estabelece
os prazos de guarda dos documentos nos
arquivos corrente e intermedirio e a
destinao final desses documentos, que
pode ser a eliminao ou a guarda
permanente.
(CERTO)

realizada no mbito
correntes e intermedirios.

dos

arquivos

A seleo a separao fsica


documentos de acordo com a
destinao:

dos
sua

- Eliminao: trata-se da destruio dos


documentos
cuja
operacionalizao
depender de seu volume.
Gesto

de

Documentos

Seleo de Documentos
A seleo a separao fsica
documentos de acordo com a
destinao:

dos
sua

- Transferncia: envio dos documentos para


o arquivo intermedirio, acompanhados de
listagem, onde aguardaro o cumprimento
dos prazos de guarda e a destinao final.

ARQUIVOS PERMANENTES
O arquivo permanente possui como
principal
atribuio
a
custdia
e
preservao dos documentos de guarda
permanente encaminhados pelas diversas
unidades da organizao.
Para desempenhar com competncia o
referido papel, o arquivo permanente
desenvolve vrias rotinas e atividades que
visam assegurar, independentemente do
suporte, a integridade dos documentos que
lhe so confiados.
ARQUIVOS PERMANENTES
Atividades no Arquivo Permanente:
a) arranjo: reunio e ordenao adequada
dos documentos.
b) descrio: a descrio leva em conta
tanto os elementos formais quanto os de
contedo do documento. A partir das

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informaes subtradas pode-se elaborar os
instrumentos de pesquisa (guias, catlogos,
inventrios, etc.)
ARQUIVOS PERMANENTES
Atividades no Arquivo Permanente:
c) conservao: so as medidas de
proteo aos documentos e ao seu local de
guarda.
d) referncia: definio da poltica de
acesso e uso dos documentos.
ARQUIVOS PERMANENTES

Importante lembrar que, alm das rotinas


de preservao, compete ao arquivo
permanente:
1 - Higienizao dos documentos recebidos;
2 - Mudana de suporte;
3 - Verificao de arquivos microfilmados;
4- Verificao
magnticos.

de

arquivos

digitais

ARQUIVOS PERMANENTES
Importante lembrar que, alm das rotinas de
preservao,
compete
ao
arquivo
permanente:
5 - Controlar o recebimento e emprstimo
dos documentos;
6 - Implantar e executar processo de
reproduo de documentos que tenham
condies de manuseio;
ARQUIVOS PERMANENTES
Importante lembrar que, alm das rotinas de
preservao,
compete
ao
arquivo
permanente:
7 - Preparar exposies documentais;
8 Prestar assessoria no trabalho de
recuperao e resgate da memria
institucional da organizao;
9 - Elaborar instrumentos de pesquisa, para
divulgao do acervo e disseminao de

informaes,
eletrnico.

em

meio

impresso

Teste
(CESPE - MPU - Tcnico Administrativo
2010) No que diz respeito aos arquivos do
tipo corrente, intermedirio e permanente,
julgue o item.
13 - A descrio, uma das atividades
desenvolvidas no arquivo permanente,
concretizada com a elaborao de
instrumentos de pesquisa.
Teste
RESPOSTA
13 - A descrio, uma das atividades
desenvolvidas no arquivo permanente,
concretizada com a elaborao de
instrumentos de pesquisa.
(CERTO)
Fontes
ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio de Termos
Arquivsticos:
subsdios
para
uma
terminologia brasileira. Rio de Janeiro,
2005.
BARBATI, RODRIGO. Arquivologia. Saraiva.
So Paulo, 2013. (Coleo Resposta Certa
Volume 18)
PAES, MARILENA LEITE. Arquivo - Teoria e
Prtica. FGV Editora. Rio de Janeiro, 2002.
Site: www.conarq.arquivonacional.gov.br
Arquivologia IV
PROF. RODRIGO O. BARBATI
Contedo
1- Conceitos fundamentais de arquivologia.
2 - O gerenciamento da informao e a
gesto de documentos: diagnsticos;
arquivos
correntes
e
intermedirio;
protocolos; avaliao de documentos;
arquivos permanentes.
3 - Tipologias documentais e suportes
fsicos:
microfilmagem;
automao;

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preservao, conservao e restaurao de
documentos.

eliminados, tendo em vista a racionalizao


e o aproveitamento de espao.

3
e

Microfilmagem
Microfilme

Tipologia

Tipologias
suportes

documentais
fsicos
Documental

o estudo que tem por objeto os tipos


documentais,
entendidos
como
a
configurao que assume a espcie
documental de acordo com a atividade que
a gerou, a natureza do contedo ou tcnica
de registro.
Os suporte fsicos so os materiais sobre
os quais as informaes so registradas.
Microfilmagem
Microfilmagem: uma tcnica que permite
criar uma cpia do documento em formato
microgrfico (microfilme ou microficha).
Microfilme: o microfilme uma mdia
analgica de armazenamento para livros,
peridicos, documentos e desenhos.
Microfilmagem
Microfilme

Para organizar o arquivo de microfilmes h


arquivos prprios.
dispensvel dizer que o arquivo ser
acompanhado de um ndice.
Por fora das gavetas so marcados os
cdigos dos rolos que elas abrigam,
tornando muito fcil a consulta.
Microfilmagem
Microfilme
A adoo da microfilmagem exigir da
instituio equipamentos que permitam ler
tais documentos, chamados leitoras de
microfilmes ou leitoras de microfichas, que,
em alguns casos, permitem a gerao de
uma cpia em papel do documento
microfilmado.
Microfilmagem
Benefcios para o uso da microfilmagem:

A primeira e mais importante razo para


justificar o uso do microfilme a economia
de espao.
O microfilme uma imagem reduzida de
uma forma maior; portanto, o tamanho
extraordinariamente reduzido da imagem de
um documento qualquer.
Microfilmagem
Microfilme

Validade Legal - a microfilmagem um


processo reprogrfico autorizado pela Lei
5.433 de 08/05/1968 e pelo Decreto 1.799 de
30/01/1996, que conferem ao microfilme o
mesmo valor legal do documento original;
Reduo sensvel de espao;
Microfilmagem
Benefcios para o uso da microfilmagem:

Essa reduo de espao garantida pelo


valor legal do microfilme, que significa que
o mesmo possui o mesmo valor do
documento original em papel, e poder
substitu-lo nos casos em que no tiver
valor histrico.

Acesso fcil e rpido - consequncia das


pequenas dimenses das microformas, da
eficincia de sua catalogao e indexao,
comparativamente
aos
arquivos
convencionais em papel;

O microfilme de substituio o microfilme


que serve preservao das informaes
contidas
em
documentos
que
so

Garantia
da
confidencialidade
das
informaes - visto que a olho nu
impossvel visualizar qualquer informao;

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Microfilmagem
Benefcios para o uso da microfilmagem:

As principais vantagens da automao de


arquivos so:

Segurana - por se tratar de um material


fotogrfico, alm de permitir reprodues
com rapidez e baixo custo, o arquivo
microfilmado, devido ao pequeno volume,
permite o seu acondicionamento em caixas
forte (arquivo de segurana), protegido de
sinistros;

a) controle eficiente das informaes;

Durabilidade
respeitando-se
a
determinadas normas da microfilmagem,
acondicionamento e manuseio, os arquivos
microfilmados podem ser conservados
indefinidamente.

c) liberao do espao fsico ocupado por


papis e informaes inteis;
d) controles voltados para a obteno de
Certificados de Qualidade;

Automao
As principais vantagens da automao de
arquivos so:

Automao
A automao ou informatizao dos
arquivos permite o desenvolvimento de
mtodos simples e eficazes para o
gerenciamento de arquivos.
Atravs das inovaes da automao
possvel decidir corretamente o que fazer
com os arquivos, que tecnologias aplicar
aos mesmos e ainda control-los de forma
eficiente, rpida e segura, administrando e
reduzindo os custos operacionais.
Automao
No
processo
de
informatizao,
cabe
documento
digital
digitalizado.

b) acesso rpido aos arquivos;

automao
ou
distinguir
o
do
documento

O documento digital um documento


arquivstico codificado em dgitos binrios,
produzido, tramitado e armazenado por
sistema computacional.
Automao
A digitalizao o processo de converso
de um documento em qualquer suporte ou
formato para o formato digital, por meio de
dispositivo apropriado como um escner.
Geralmente, utilizada para reproduo e
acesso de documentos convencionais a fim
de agilizar a sua pesquisa e localizao.
Automao

e) atendimento eficiente s demandas do


cliente, fiscalizao, auditorias e outras;
f) automao dos arquivos
tecnologia de ltima gerao;

utilizando

g) decises estratgicas sobre os arquivos.


Automao
Validade do Documento Digital
A lei 12.682/12 trata da digitalizao, do
armazenamento em meio eletrnico, ptico
ou equivalente e da reproduo de
documentos pblicos e privados.
Entende-se por digitalizao a converso da
fiel imagem de um documento para cdigo
digital.
Automao
Validade do Documento Digital
Para que essa equivalncia seja vlida, o
arquivo digitalizado deve manter a
integridade e a autenticidade do original
com o emprego de certificado digital
emitido no mbito da Infraestrutura de
Chaves Pblicas Brasileira - ICP Brasil.
Automao
Gesto eletrnica de documentos (GED)
uma tecnologia que auxilia a produo,
controle, armazenagem, compartilhamento

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e recuperao das informaes existentes
em documentos.

RESPOSTA

A GED no deve ser confundida com


Gesto de documentos eletrnicos (GDE),
pois esta visa ao gerenciamento de
documentos produzidos exclusivamente em
meio eletrnico.
Automao
O GED e o GDE permitem o acesso rpido
s
informaes
desejadas,
pois,
normalmente, os dados e informaes so
acessados via web, o que torna a
ferramenta ainda mais eficiente,

14 - O uso simultneo de microfilmagem e


digitalizao consiste em soluo vivel
para o arquivamento de grandes massas
documentais com longos prazos de guarda.
A microfilmagem contempla o aspecto de
comprovao legal, e a digitalizao
possibilita acesso rpido e mltiplo aos
documentos.

pois os documentos podero ser acessados


de qualquer lugar, na hora exata e pela
pessoa autorizada (mediante login e senha),
garantida a segurana dos dados e o
controle das aes realizadas (trilha de
auditoria).

Preservao Documental
O acesso e a preservao so duas funes
vitais dos Centros de Documentao, mas
muitas vezes so antagnicas.

Automao
Para preservao de documentos de guarda
permanente recomenda-se efetuar:
a) migrao processo de alterao do
suporte ou de atualizao ou alterao do
programa (atualizao do formato e
caracteres do documento ou dado) ou
conjugao desses dois.
b) emulao processo de simulao de
parte de um equipamento ou programa, de
forma a disponibilizar o acesso a um
processo lgico em seu formato original.
Teste
(Cespe PF Papiloscopista 2012 adaptada) Julgue os prximo item, referente
a arquivologia.
14 - O uso simultneo de microfilmagem e
digitalizao consiste em soluo vivel
para o arquivamento de grandes massas
documentais com longos prazos de guarda.
A microfilmagem contempla o aspecto de
comprovao legal, e a digitalizao
possibilita acesso rpido e mltiplo aos
documentos.

(CERTO)

A primeira, entendida aqui como a


possibilidade de consulta, como resultado
da existncia de instrumentos de pesquisa.
Preservao Documental
E a segunda preservao -, como um
conjunto de medidas e estratgias de ordem
administrativa, poltica e operacional que
contribuem direta ou indiretamente para a
preservao da integridade do patrimnio
documental.
Preservao Documental
A preservao dos documentos de arquivo,
de quaisquer suportes e formatos, depende
de procedimentos especficos, adotados
desde produo, passando pela tramitao,
acondicionamento e armazenamento fsico.
Preservao Documental
Sendo assim, alm da guarda do
documento, o arquivo dever se preocupar
tambm
com
a
preservao
dos
documentos da instituio.
A preservao envolver as atividades de
acondicionamento,
armazenamento,
conservao e restaurao de documentos.
Preservao Documental
Acondicionamento e Armazenamento

Teste

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O acondicionamento a embalagem
destinada a proteger os documentos e a
facilitar o seu manuseio.
O armazenamento a guarda de
documentos
em
mobilirio
ou
equipamentos prprios, em reas que lhes
so destinadas.
Preservao Documental
Conservao e Restaurao

readquirirem flexibilidade pela absoro


gradual e vapor dgua.
Conservao
Higienizao
Retirada de poeira e outros resduos
estranhos ao documento, por meio de
tcnicas apropriadas.
Fumigao

O principal objetivo da conservao o de


estender a vida til dos documentos,
procurando mant-los o mais prximo
possvel do estado fsico em que foram
criados.
A restaurao tem por objetivo revitalizar a
concepo original, ou seja, a legibilidade
do documento.
Conservao
A conservao dos documentos envolve um
conjunto de procedimentos estabilizadores
que visam desacelerar o processo de
degradao de documentos ou objetos, por
meio de controle ambiental (climatizao) e
de
tratamentos
especficos
como:
higienizao, alisamento e fumigao, alm
de pequenos reparos e acondicionamento
adequado.

Procedimento de conservao em que se


utiliza agentes qumicos para a destruio
de insetos e microorganismos que causam
danos aos documentos.
Conservao
Agentes de deteriorao dos acervos de
bibliotecas e arquivos so aqueles que
levam os documentos a um estado de
instabilidade fsica ou qumica, com
comprometimento de sua integridade e
existncia.
Os fatores de deteriorao apontados como
agentes so divididos em internos e
externos.
Conservao
Agentes internos
documentos:

que

danificam

os

Acidez do papel.

Conservao
Climatizao

Qualidade
das
documentos.

- Manuteno de valores em torno de 20o C


de temperatura de 55 a 60% de umidade
relativa do ar.

Oxidao de metal - clipes, grampos e


bailarinas (hastes) de metais suscetveis
ferrugem.
Conservao
Agentes internos
que danificam os
documentos:

- Combate da secura do ar.

tintas

usadas

nos

- Purificao do ar.
Perda da cor (esmaecimento) de fotografias
e outros documentos.

- Aerao.
Conservao
Alisamento (umidificao / planificao)
Procedimento de conservao em que os
documentos ressecados e quebradios so
colocados numa atmosfera mida, para

Proximidades com campos magnticos, no


caso de suportes magnticos e eletrnicos.
Conservao
Agentes externos que danificam os
documentos

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A) Fsicos:

destruindo
preciosos.

Luminosidade - a luz um dos fatores mais


agravantes no processo de degradao dos
materiais bibliogrficos, por isso, deve-se
evitar a exposio dos documentos luz
natural (luz solar) e ainda reproduo,
pois tais fatores causam o envelhecimento
do papel.
Temperatura Temperaturas demasiado
altas ou baixas aceleram a degradao do
papel, que encontra na casa aproximada
dos 20 graus sua temperatura ideal.

colees

documentos

Fungos - atuam decompondo a celulose,


grande parte deles produzem pigmentos
que mancham o papel.
Roedores - a luta contra ratos mais difcil
que a preveno contra os insetos.
Conservao
Agentes exteriores
documentos

que

danificam

os

C) Biolgicos:

Conservao
Agentes exteriores
documentos

que

danificam

os

A) Fsicos:
Umidade - o excesso de umidade, bem
como o clima muito seco tambm contribui
para a acelerao do processo de
envelhecimento do documento. A taxa
adequada para a manuteno de um acervo
com umidade relativa de 55% a 60%.
Conservao
Agentes exteriores
documentos

que

danificam

Seres Humanos: conscientemente ou no,


so um dos maiores agressores dos
documentos. O uso normal dos papis
suficiente para degradar os materiais. A
acidez e a gordura das mos, em contato
com os papis provocam manchas e
agresses.
Teste
(CESPE - MPU - Tcnico Administrativo
2010) Quanto s tipologias documentais e
aos suportes fsicos, julgue o prximo item.
15 - O alisamento uma das operaes de
restaurao de documentos mais utilizadas
em pases tropicais.

os
Teste
RESPOSTA

B) Qumicos:
Poluio Atmosfrica - A celulose atacada
pelos cidos, ainda que nas condies de
conservao mais favorveis. A poluio
atmosfrica uma das principais causas da
degradao qumica.
Conservao
Agentes exteriores
documentos

que

danificam

os

C) Biolgicos:
Insetos - o ataque de insetos tem provocado
graves danos a arquivos e bibliotecas,

15 - O alisamento uma das operaes de


restaurao de documentos mais utilizadas
em pases tropicais.
(ERRADO)
Conservao
A
padronizao
dos
mtodos
na
organizao e identificao de documentos
evita esforos redobrados e agiliza a
localizao da informao no contexto do
sistema de arquivos, assim como o
acondicionamento
e
armazenamento
adequados dos documentos protegendo-os
contra danos fsicos e contra condies
ambientais adversas.
Conservao

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Documentos em papel:
- Devem ser acondicionados em arquivos de
ao;
- Deve-se manter as mos limpas ao
manusear os documentos;
- No se deve utilizar fitas adesivas ( tipo
durex e fitas crepes) e cola branca (PVA)
para evitar a perda de um fragmento de um
volume em degradao. Esses materiais
possuem alta acidez, provocam manchas
irreversveis onde aplicados;
Conservao
Documentos em papel:

- Deve-se escrever o necessrio, somente


no verso, com lpis macio.
Conservao
Diapositivos (slides):
-Deve-se
utilizar
materiais
de
acondicionamento adequados (cartelas
flexveis de polietileno ou polipropileno);
- Deve-se utilizar mobilirio metlico;
- Deve-se produzir
projees frequentes.

duplicatas

para

Conservao
Microfilmes:

- No se deve escrever nos documentos;


- Devem ser armazenados em cofres,
arquivos ou armrios prova de fogo e
colocados em latas vedadas umidade;

- No se deve dobrar as pginas;


- No se deve umedecer os dedos com
saliva ou qualquer outro lquido.
Conservao
Plantas, Mapas, Cartazes:

Devem ser acondicionados em


mapotecas ou tubos de PVC ou
papelo para plantas;
Os tubos de PVC, preferencialmente,
devem
ser
armazenados
na
horizontal;
Devem ser arquivados em mobilirio
de ao.

- Devem ser feitas duplicatas;


- A sujeira deve ser removida com um pano
limpo que no solte fiapos, umedecido com
produto para limpeza de filmes.
Conservao
Pen drive, Disquete, DVD e CD:
- Deve-se usar produtos de boa qualidade;
- Devem ser acondicionados em embalagens e
mveis especficos considerando dimenses e
tipo de suporte;
- Deve-se mant-los em local fresco, seco e
longe do computador;
- Deve-se usar programas antivrus e fazer
cpias;

Conservao
Fotografias:
- Devem receber proteo individual de boa
qualidade;
- Devem ser manuseadas com luvas de
algodo;
- Devem ser arquivadas em mobilirio de
ao;

- Deve-se proteger CD/DVD contra arranhes e


poeira.
Conservao
Caixas de arquivo:
Utilizar caixas de papelo ao invs das de
plstico, pois estas ltimas tendem a
transpirar quando submetidas a altas
temperaturas, observando que as mesmas

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devero ser maiores do que os documentos
que nelas estejam inseridos e utilizando,
quando necessrio, calos, evitando que os
mesmos se dobrem dentro delas.
Conservao
Caixas de arquivo:
Na identificao das caixas deve-se utilizar
etiquetas
auto-adesivas
impressas
eletronicamente ou, na impossibilidade
desta
impresso,
utilizando
canetas
hidrogrficas ou esferogrficas .
Conservao
Finalmente, cabe enfatizar que vistorias no
acervo devem ser feitas periodicamente
para revis-lo e manter a limpeza, pois
limpeza um dos fatores prioritrios de
preservao e deve ser realizada em todas
as fases do arquivamento.
Teste
(CESPE IBAMA - Tcnico Administrativo
2012)
A
respeito
dos
conceitos
fundamentais de arquivologia e da
preservao, conservao e restaurao de
documentos, julgue o item a seguir.
16 - Recomenda-se acondicionar os
documentos cartogrficos em pastas
suspensas e armazen-los em estantes de
ao com pintura antioxidante.
Teste
RESPOSTA
16 - Recomenda-se acondicionar os
documentos cartogrficos em pastas
suspensas e armazen-los em estantes de
ao com pintura antioxidante.

Restaurao
So os mtodos de restaurao de papel
existentes, por exemplo:

Banho de gelatina;

Encapsulao;

Laminao;

Silking.
Restaurao
Banho de gelatina - consiste em mergulhar
o documento em banho de gelatina ou cola,
o que aumenta a sua resistncia, no
prejudica a visibilidade e a flexibilidade e
proporciona a passagem dos raios
ultravioletas e infravermelhos.
Os documentos, porm, tratados por este
processo, que natural, tornam-se
suscetveis ao ataque dos insetos e dos
fungos, alm de exigir habilidade do
executor.
Restaurao
Encapsulao utiliza basicamente
pelculas de polister e fita adesiva de duplo
revestimento.
O documento colocado entre duas
lminas de polister fixadas nas margens
externas por fita adesiva nas duas faces;
entre o documento e a fita deve haver um
espao, deixando o documento solto dentro
das duas lminas.

(ERRADO)
Restaurao
A restaurao de documentos tem por
objetivo revitalizar a concepo original, ou
seja, a legibilidade do objeto.
A restaurao e a restituio de detalhes e
caractersticas da obra baseiam-se no
respeito ao material original, ao plano inicial
e aos documentos autnticos.

Restaurao
Laminao - um mtodo de restaurao
que consiste em envolver com uma folha de
papel de seda e outra de acetato de celulose
as duas faces do documento, colocando-o
numa prensa hidrulica.
Restaurao
Laminao - o acetato de celulose, por ser
termoplstico,
adere
ao
documento,

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juntamente com o papel de seda, e dispensa
adesivo.

terminologia brasileira. Rio de Janeiro,


2005.

A durabilidade e as qualidades permanentes


do papel so asseguradas sem perda da
legibilidade e da flexibilidade, tornando-o
imune ao de fungos e pragas.

BARBATI, RODRIGO. Arquivologia. Saraiva.


So Paulo, 2013. (Coleo Resposta Certa
Volume 18)

Restaurao
Silking - uma tcnica de restaurao do
documento, que consiste no uso de tecido
para recuperao dos documentos.

PAES, MARILENA LEITE. Arquivo - Teoria e


Prtica. FGV Editora. Rio de Janeiro, 2002.
Site: www.conarq.arquivonacional.gov.br

Este mtodo utiliza tecido crepeline ou


musseline
de
seda

de
grande
durabilidade, mas, devido ao uso de
adesivo afeta suas qualidades permanentes.

Restaurao
Silking - tanto a legibilidade quanto a
flexibilidade, a reproduo e o exame pelos
raios ultravioletas e infravermelhos so
pouco prejudicados.
, no entanto, um processo de difcil
execuo, cuja matria prima de alto
custo.
Teste
(CESPE MPU Tcnico Administrativo
2010) Quanto s tipologias documentais e
aos suportes fsicos, julgue o prximo item.
17 O problema relacionado
obsolescncia dos equipamentos e dos
programas de informtica, que compromete
a preservao de documentos digitais, pode
ser resolvido com o uso de laminao.
Teste
RESPOSTA
17 O problema relacionado
obsolescncia dos equipamentos e dos
programas de informtica, que compromete
a preservao de documentos digitais, pode
ser resolvido com o uso de laminao.
(ERRADO)
Fontes
ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio de Termos
Arquivsticos:
subsdios
para
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