DEPARTAMENTO DE EDUCAO E CULTURA DO EXRCITO - DECEx

ASSESSORIA DE PLANEJAMENTO ADMINISTRATIVO - APA

Do: Chefe da Assessoria de Planejamento Administrativo do DECEx

Ao: Srs Ordenadores de Despesas das UG/OM e AMAN
Assunto: Processos de Despesas de Exerccios Anteriores
Prazo de arquivamento e destruio de documentos
1) Histrico
Em 2009, o Vice-Chefe do Departamento de Educao e Cultura do Exrcito (DECEx) determinou a
realizao de estudos sobre as possveis indenizaes que faziam jus os ex-alunos do Curso de
Formao de Sargentos (CFS) - Nova Sistemtica - Turmas formadas em 2007 e 2008, por ocasio dos
deslocamentos que foram feitos das Organizaes Militares Corpo de Tropa (OMCT) de origem por
trmino do Perodo Bsico at os Estabelecimentos de Ensino (Estb Ens) de destino para cursarem o
Perodo de Qualificao.
O relatrio conclusivo do estudo elaborado pelo DECEx foi encaminhando ao Departamento-Geral do
Pessoal (DGP) por intermdio do Ofcio Nr 032 - APA/DECEx, de 04 MAR 09.
O DGP, aps anlise do teor do documento enviado pelo DECEx, encaminhou como resposta o Ofcio
Nr 092 APG-A/3.1-DGP, de 30 ABR 09, com o seguinte teor:
Do Vice-Chefe do Departamento-Geral do Pessoal
Ao Sr Vice-Chefe do Departamento de Educao e Cultura do Exrcito
Assunto: indenizaes a que fazem jus os alunos do CFS
Ref: Of Nr 032 - APA/DECEx, de 04 MAR 09, do DECEx
1. Expediente sobre indenizaes a que fazem jus os alunos do Curso de Formao de Sargentos (CFS)
por ocasio do deslocamento das Organizaes Militares Corpo de Tropa (OMCT) at os
estabelecimentos de ensino de destino, por trmino do perodo bsico.
2. Em relao a esse assunto, incumbiu-me o Sr Chefe do Departamento-Geral do Pessoal de submeter
apreciao desse Departamento, o que fao por intermdio de V Exa, as consideraes abaixo com a
finalidade de responder aos questionamentos apresentados no documento da referncia:
a. no que tange ao nmero 3. do Of Nr 032 - APA/DECEx, de 04 MAR 09, verifica-se que a soluo
para os problemas apresentados deve ser gerenciada conjuntamente pelo DECEx e DGP, podendo ser
operacionalizada da seguinte forma:

1) quanto aos direitos anteriores ao ano de 2008 (inclusive), orientar os interessados a encaminhar para
o DECEx os respectivos requerimentos para o pagamento de despesas de exerccios anteriores.
Posteriormente, com a consolidao por esse Departamento dos valores a serem indenizados e a
informao devida, o DGP/DIORFA repassar as cotas correspondentes para o DECEx;
2) no que se refere aos alunos que terminaro o perodo bsico em 2009, aps solicitao do DECEx, o
DGP/DIORFA alocar os recursos necessrios para atender aos pagamentos de ajuda de custo,
indenizaes de bagagem, auto, moto e passagens. Esses valores devero servir de referncia para os
planejamentos oramentrios de 2010; e
3) no tocante s indenizaes correspondentes s movimentaes por trmino de curso das escolas de
formao de Sargentos, em 2009, esse processo indenizatrio dever ser efetivado por intermdio da
DCEM, tendo-se como base as informaes fornecidas pelo DECEx.
b. no que concerne ao nmero 4. do mesmo ofcio, acerca de outros estudos em relao ao Nr 9.
(RECOMENDAES) do relatrio anexo, apresentam-se os seguintes comentrios e observaes:
1) sobre os possveis desdobramentos para os direitos extensivos aos alunos da EsPCEx, este
Departamento entende que se aplica a mesma legislao no tocante ao rol de direitos decorrentes da
sistemtica de formao parcial em sedes distintas (EsPCEx e AMAN);
2) entretanto, no caso do aluno da EsPCEx, sem dependentes, que segue destino para a AMAN, aps a
concluso do curso, havendo transporte pago pela Unio, no se justifica o pagamento das respectivas
indenizaes;
3) a respeito da viabilidade do CFS em duas fases em um mesmo estabelecimento de ensino, a soluo
mostra-se adequada. Entretanto, tal possibilidade merece estudo mais aprofundado, pesando os custos
e benefcios da medida, balanceando racionalizao financeira com melhor preparo profissional do
militar em formao;
4) ................................................................................................................................................................
5) .................................................................................................................................................................
6) .................................................................................................................................................................
Assina: Gen Div ARCHIAS ALVES DE ALMEIDA NETO/Vice-Chefe do DGP

A resposta enviada pelo DGP, constante do Ofcio Nr 092 APG-A/3.1-DGP, de 30 ABR 09, confirmou
que os ex-alunos do CFS (Turmas 2007 e 2008), atualmente sargentos, formados a partir da Nova
Sistemtica do CFS, faziam jus ao pagamento de despesas de exerccios anteriores referente s
indenizaes de ajuda de custo, transporte de bagagem, transporte do automvel/motocicleta e
passagem (caso a caso) por terem se deslocado, com mudana de sede, das OMCT de origem onde
realizaram o Perodo Bsico at os Estb Ens de destino com encargos de formao, no intuito de
realizarem o Perodo de Qualificao.

O DECEx, com base no entendimento do DGP, designou a Assessoria de Planejamento Administrativo

(APA) para que ficasse com a incumbncia de operacionalizar os pagamentos de despesas de
exerccios anteriores, tendo em vista orientar as OM/UG que possuam ex-alunos do CFS pertencentes
s Turmas de 2007 e 2008 que no haviam recebido as indenizaes que faziam jus, em relao aos
procedimentos administrativos que deveriam adotar de acordo com o previsto nas Normas para o
Pagamento de Despesas de Exerccios Anteriores, regulado pela Portaria Nr 1.054, Cmt Ex, de 11
DEZ 97, alterada pela Portaria do Comandante do Exrcito Nr 793, de 12 DEZ 03. (Exerccios
Anteriores)

Por oportuno, procedimento anlogo foi adotado em relao aos ex-alunos da EsPCEx formados nas
Turmas de 2004, 2005, 2006, 2007 e 2008 por ocasio do deslocamento, com mudana de sede, da
EsPCEx at a AMAN.
Com vistas a operacionalizar as aes relativas aos pagamentos de despesas de exerccios anteriores
dos cadetes que ainda estavam na AMAN, bem como, dos oficiais formados na EsPCEx em 2004, que
j haviam seguido destino para outras OM por trmino de curso na AMAN, o DECEx determinou que
os Processos Despesas de Exerccios Anteriores seriam organizados e arquivados pela prpria
AMAN tomando como base a legislao vigente sobre o assunto.
Em 2011, o texto da Portaria Nr 189 - Cmt Ex, de 17 MAR 11, publicada no Boletim do Exrcito
Nr 12, de 25 MAR 11, que tambm regula o assunto pagamento de despesas de exerccios
anteriores, sinalizava que os Processos de Despesas de Exerccios Anteriores continuavam a ser
organizados de acordo com o que prev o item 5, da Portaria Ministerial Nr 1.054 de 11 DEZ 1997,
porm, deveriam ser mantidos arquivados nas Unidades Gestoras / Organizaes Militares (UG/OM)
de origem dos militares interessados e que faziam jus ao direito, caso os valores da despesa inicial com
Pagamento de Pessoal no ultrapassassem o limite estabelecido como de licitao dispensvel, nos
termos do inciso II, do Art 24, da Lei n 8.666, de 21 JUN 1993, atualmente R$ 8.000,00 (oito mil
reais). No caso especfico do Pagamento de Despesas de Exerccios Anteriores do CFS - Turmas
2007/2008 e da EsPCEx/AMAN - Turmas 2004/2005/2006/2007/2008 os valores a receber pelos
militares includos nesse universo, no ultrapassam o limite atual de R$ 8.000,00 (oito mil reais)
estabelecido na Portaria Nr 189 - Cmt Ex, de 17 MAR 11, deste modo, as UG/OM e AMAN passaram
a solicitar a autorizao e os recursos para pagamento ao DECEx, mantendo os Processos de
Despesas de Exerccios Anteriores arquivados, respectivamente, nas prprias UG/OM solicitantes e
na AMAN, para futuras verificaes pelos rgos de controle interno, externo, DECEx e DGP.
O DECEx, no intuito de regular a matria relativa ao prazo de arquivamento dos Processos de
Despesas de Exerccios Anteriores do CFS - Turmas 2007/2008 e da EsPCEx/AMAN - Turmas
2004/2005/2006/2007/2008, encaminhou consulta ao DGP por intermdio do DIEx Nr 171 APA/DECEx, de 11 ABR 12, com o seguinte teor:

Do Vice-Chefe do Departamento de Educao e Cultura do Exrcito

Ao Sr Vice-Chefe do Departamento-Geral do Pessoal
Assunto: prazo de arquivamento de processos de despesas de exerccios anteriores
Anexo: 01 (uma) cpia do Of Nr 092 APG-A/3.1-DGP, de 30 ABR 09
1. O Departamento de Educao e Cultura do Exrcito (DECEx), por intermdio do Of Nr 092 APGA/3.1-DGP, de 30 ABR 09, em anexo, recebeu a incumbncia de operacionalizar o pagamento de
despesas de exerccios anteriores relativo ao Curso de Formao de Sargentos (CFS) Turmas
formadas nos anos de 2007 e 2008, bem como, dos alunos da EsPCEx Turmas formadas nos anos de
2004/2005/2006/2007 e 2008.
2. Portanto, solicito a V Exa mandar informar o prazo (fator tempo) que os processos de despesas de
exerccios anteriores enviados ao DECEx pelas UG/OM que possuem militares que fazem jus ao
direito em questo, devem permanecer arquivados neste Departamento para verificao pelos rgos
de controle interno do Exrcito, bem como, qual o amparo legal que regula este procedimento.
Assina: Gen Div ANTONIO HAMILTON MARTINS MOURO / Vice-Chefe do DECEx
Em resposta o DGP enviou o DIEx n 139-DIORFA/VCh/DGP/Ch/DGP, de 25 JUN 12, com o
seguinte teor:
Do Vice-Chefe do Departamento-Geral do Pessoal
Ao Sr Vice-Chefe do Departamento de Educao e Cultura do Exrcito
Assunto: arquivamento e destruio de documentos (processos de exerccios anteriores)
Referncia: a) Ofcio Restrito n DIEx Nr 171-APA/DECEx, de 18 ABR 12.
Anexos: 1) DIEx n 10-Asse2/SSEF/SEF de 12 JUN 12;
2) Mensagem SIAFI n 2010/1231159, de 06 OUT 10, da SEF; e
3) DIEx n 41-SPE/CCIEx, de 14 JUN 12.
1. Expediente sobre os prazos de arquivamento e destruio de documentos relacionados com os
processos de despesas de exerccios anteriores, no mbito do Comando do Exrcito, que devem ficar
disposio de rgos de controle interno e externo.
2. Sobre o assunto, informo a V Exa que este Departamento consultou o Centro de Controle Interno do
Exrcito, recebendo como resposta as orientaes constantes dos documentos anexos, que estabelecem
prazos para a guarda de documentos comprobatrios de despesas de exerccios anteriores.
Assina: Gen Div LUIZ ALBERTO MARTINS BRINGEL/Vice-Chefe do Departamento-Geral do
Pessoal
Teor do anexo 1) DIEx n 10-Asse2/SSEF/SEF de 12 JUN 12
Do Subsecretrio de Economia e Finanas
Ao Sr Chefe do Centro de Controle Interno do Exrcito
Assunto: arquivamento e destruio de documentos
Referncia: DIEx Nr 35-SPE/CCIEx, de 4 MAIO 12
1. O presente expediente versa sobre os prazos de arquivamento e destruio de documentos
comprobatrios de despesas de exerccios anteriores.
2. Sobre o assunto, informo a V Exa que, por meio da Mensagem SIAFI 2010/1231159, de 06 de
outubro de 2010, esta Secretaria orientou os Chefes de ICFEx quanto aos prazos para guarda de
documentos comprobatrios de despesas, abrangendo, tambm, aqueles referentes a exerccios
anteriores, como sendo 05 (cinco) anos para as despesas at 2007 e anteriores, e de 10 (dez) anos para
2008 e seguintes.
3. Esta Secretaria entende que as prescries contidas na Portaria n 256, de 29 de maio de 2001, do
Comandante do Exrcito - IG 11-03 (Instrues Gerais para a Avaliao de Documentos do Exrcito)
so aplicadas subsidiariamente aos procedimentos descritos na Mensagem SIAFI acima citada.
Assina: Gen Div GERSON FORINI/Subsecretrio de Economia e Finanas

Teor do anexo 2) Mensagem SIAFI n 2010/1231159, de 06 OUT 10, da SEF; e

MENSAGEM: 2010/1231159 DA EMISSORA 160509 SECRETARIA DE ECONOMIA E
FINANAS-GESTOR EM 06/10/10 AS 15:57: POR PAULO DE SOUZA MATTOS
ASSUNTO: GUARDA DE DOCUMENTOS COMPROBATRIOS DE EXERCCIOS
ANTERIORES SEF
DO SUBSECRETRIO DE ECONOMIA E FINANAS
AOS SENHORES CHEFES DE ICFEX
REF: A. IN 57-TCU, DE 21 DE AGOSTO DE 2008;
B. IN 63-TCU, DE 01 DE SETEMBRO DE 2010; E
C. DECRETO 93.872, DE 23 DE DEZEMBRO DE 1986.
1. TRATA O PRESENTE EXPEDIENTE DE PRAZO PARA MANTER EM ARQUIVO A
DOCUMENTAO COMPROBATRIA DOS ATOS E FATOS DE GESTO ORCAMENTRIA,
FINANCEIRA, CONTBIL, PATRIMONIAL E DE PESSOAL PRATICADOS PELA
ADMINISTRAO DAS UNIDADES GESTORAS (UG) DO COMANDO DO EXRCITO.
2. COM FULCRO NOS NORMATIVOS DA REFERNCIA, ESTA SECRETARIA ESCLARECE
AOS CHEFES DE ICFEX O QUE SE SEGUE.
A. PARA OS EXERCCIOS DE 2007 E ANTERIORES:
MANTER EM ARQUIVO PELO PRAZO DE 05 (CINCO) ANOS, CONTADOS A PARTIR DA
DATA DO JULGAMENTO DAS CONTAS DOS RESPONSVEIS PELO TRIBUNAL DE
CONTAS DA UNIO (TCU).
B. PARA OS EXERCCIOS DE 2008 E SEGUINTES:
1) MANTER EM ARQUIVO PELO PRAZO DE 10 (DEZ) ANOS, CONTADOS A PARTIR DA
APRESENTAO DO RELATRIO DE GESTO AO TCU, PARA AS UNIDADES
JURISDICIONADAS NO RELACIONADAS PARA CONSTITUIO DE PROCESSO DE
CONTAS NO EXERCCIO; E
2) MANTER EM ARQUIVO PELO PRAZO DE 5 (CINCO) ANOS, CONTADOS A PARTIR DA
DATA DO JULGAMENTO DAS CONTAS DOS RESPONSVEIS PELO TCU, PARA AS
UNIDADES JURISDICIONADAS RELACIONADAS PARA CONSTITUIO DE PROCESSO
DE CONTAS NO EXERCICIO.
3. INFORMO AOS CHEFES DE ICFEX QUE NO OBSTANTE A INSTRUO NORMATIVA
DE REFERNCIA B TRATAR DAS NORMAS DE ORGANIZAO E DE APRESENTAO
DOS RELATRIOS DE GESTO E DAS PEAS COMPLEMENTARES QUE CONSTITUIRO
OS PROCESSOS DE CONTAS DA ADMINISTRAO PBLICA FEDERAL, PARA
JULGAMENTO DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO, OS PRAZOS ESTABELECIDOS EM
CONFORMIDADE COM O DISPOSTO NO ITEM 2. ANTERIOR DEVERO SER CUMPRIDOS,
OBRIGATORIAMENTE, PARA ARQUIVAMENTO DOS DOCUMENTOS COMPROBATRIOS
DA CONFORMIDADE DOS REGISTROS DE GESTO REALIZADA NO SIAFI, PELAS UG
PRIMRIAS (160XXX) E SECUNDRIAS (167XXX), COM UTILIZAO DA TRANSAO
>ATUCONFREG (ATUALIZA CONFORMIDADE DE REGISTROS DE GESTO.
4. COM O PROPSITO DE ATENDER AS NORMAS CONTIDAS NA INSTRUO
NORMATIVA N 63-TCU, DE 01 DE SETEMBRO DE 2010, AS PORTARIAS QUE SE SEGUEM
ESTO SENDO OBJETO DE ATUALIZAO POR PARTE DESTA SECRETARIA.
A. PORTARIA N 011-SEF, DE 17 DE OUTUBRO DE 1995, QUE APROVA AS NORMAS PARA
ARQUIVAMENTO E DESTRUIO DE DOCUMENTOS CONTBEIS E FINANCEIROS.
B. PORTARIA N 009-SEF, DE 13 DE DEZEMBRO DE 1999, QUE APROVA AS NORMAS
PARA PRESTAO DE CONTAS DOS RECURSOS UTILIZADOS PELAS UNIDADES
GESTORAS DO EXRCITO BRASILEIRO.
5. INFORMO, AINDA, AOS CHEFES DE ICFEX QUE A PRESENTE MENSAGEM DEVER
SER OBJETO DE DIFUSO AS UG VINCULADAS, POR MEIO DE PUBLICAO NO
BOLETIM INFORMATIVO.
BRASLIA-DF, 06 DE OUTUBRO DE 2010
ASSINA: GEN DIV CARLOS HENRIQUE CARVALHO PRIMO/SUBSECRETRIO DE
ECONOMIA E FINANAS/SAMPAIO 200 ANOS: CORAGEM E DETERMINAO

Teor do Anexo 3) DIEx n 41-SPE/CCIEx, de 14 JUN 12.

Do Chefe do Centro de Controle Interno do Exrcito
Ao Sr Vice-Chefe do Departamento-Geral do Pessoal
Assunto: arquivamento e destruio de documentos.
Referncia: DIEx n 73-DIORFA/VCh/DGP/Ch/DGP, de 26 ABR 12.
Anexos: 1) Mensagem_SIAFI_2010-1231159, de 6 OUT 10; e
2) DIEx n10-Asse2-SSEF-SEF, de 12 JUN 12.
1. Versa o presente expediente sobre os prazos de arquivamento e destruio de documentos
relacionados com os processos de despesas de exerccios anteriores, no mbito do Exrcito, que devem
ficar disposio de rgos de controle interno e externo.
2. Sobre o assunto, informo a V Exa que este Centro consultou a Secretaria de Economia e Finanas
(SEF), que respondeu de acordo com os arquivos anexos.
3. Diante do exposto, informo, ainda, a V Exa que as prescries contidas na Portaria n 256, de 29 de
maio de 2001, do Comandante do Exrcito - IG 11-03 (Instrues Gerais para Avaliao de
Documentos do Exrcito) so aplicadas subsidiariamente aos procedimentos descritos na Mensagem
SIAFI constante do anexo.
Assina: Gen Bda PAULO CESAR SOUZA DE MIRANDA/Chefe do Centro de Controle Interno do
Exrcito
Com base na resposta enviada pelo DGP o DECEx encaminhou AMAN o DIEx Nr 131
PDEA/APA, de 28 JUN 12, que trata sobre o assunto em questo, com o seguinte teor:
Do Chefe da Assessoria de Planejamento Administrativo do Departamento de Educao e Cultura do
Exrcito
Ao Sr Ordenador de Despesas da Academia Militar das Agulhas Negras
Assunto: prazo de arquivamento de processos de despesas de exerccios anteriores
Anexo: - 01 (uma) cpia do DIEx Nr 171-APA/DECEx, de 11 ABR 12, do DECEx
- 01 (uma) cpia do DIEx Nr 139-DIORFA/VCh/DGP/Ch/DGP, de 25 JUN 12, do DGP
1. O Departamento de Educao e Cultura do Exrcito (DECEx), por intermdio do Of Nr 092 - APGA/3.1, de 30 ABR 09, do DGP, recebeu a incumbncia de operacionalizar o pagamento de despesas de
exerccios anteriores relativo ao Curso de Formao de Sargentos (CFS) Turmas formadas nos anos
de 2007 e 2008, bem como, dos ex-alunos da EsPCEx Turmas formadas nos anos de
2004/2005/2006/2007 e 2008.
2. Por intermdio do DIEx Nr 171 APA/DECEx, de 11 ABR 12, em anexo, este ODS solicitou ao
DGP mandar informar o prazo (fator tempo) que os processos de despesas de exerccios anteriores
enviados pelas UG/OM que possuem militares que fazem jus ao direito em questo, devem
permanecer arquivados para verificao pelos rgos de controle interno do Exrcito, bem como, qual
o amparo legal que regula este procedimento.
3. Sendo esse Estb Ens o responsvel pelo recebimento e controle das solicitaes de autorizao de
pagamento enviadas pelas UG/OM que possuem no seu efetivo militares que fazem jus ao direito em
questo, bem como, pela montagem dos Processos dos atuais cadetes, no tocante ao Pagamento de
Despesas de Exerccios Anteriores dos ex-alunos da EsPCEx Turmas formadas nos anos de
2004/2005/2006/2007/2008, por ocasio do deslocamento/movimentao para AMAN, solicito-vos
adotar os procedimentos e orientaes constantes do DIEx Nr 139-DIORFA/VCh/DGP/Ch/DGP, de
25 JUN 12, do DGP, em anexo, considerando os prazos de arquivamento previstos nos documentos
que regulam o assunto em questo.
Por ordem do Vice-Chefe do Departamento de Educao e Cultura do Exrcito.
Assina: EDUARDO CONDE SANGENIS - Cel R/1 - Chefe da APA/DECEx
Em consequncia os interessados tomem conhecimento e as providncias decorrentes.

EDUARDO CONDE SANGENIS Cel R/1

Chefe da APA/DECEx
* Publicado no Aditamento Nr 005 - APA, ao Boletim do DECEx Nr 046, de 21 de junho de 2012