Documentos eletrnicos de carter

arquivstico: fatores condicionantes da

preservao
Katia P. Thomaz
Doutora em Cincia da Informao pela UFMG e-mail:
katia.thomaz@uol.com.br

A pesquisa sobre a preservao de documentos eletrnicos de carter

arquivstico, desenvolvida no Programa de Ps-Graduao em Cincia da
Informao da ECI-UFMG, atravs de abordagem transdisciplinar, investigou
o ambiente de arquivamento de informao digital em organizaes pblicas
brasileiras de mdio e grande portes para identificar aqueles fatores
condicionantes de sua preservao. Este artigo apresenta viso geral da
pesquisa, esquematiza os objetivos, metodologia, resume a anlise conceitual
e discute os principais resultados.
Palavras-chave: Arquivologia; Gesto de documentos; Documentos
eletrnicos; Preservao digital

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Recebido em 28.04.2005

Perspect. cinc. inf., Belo Horizonte, v.10 n.1, p. 34-53, jan./jun. 2005

Aceito em 13.05.2005

Katia P. Thomaz

Mas uma vez percorrido, este caminho permanece traado e lhe parece
evidente, e esqueces o milagre de uma caminhada que foi semelhante
a um retorno.
(Saint-Exupry, Cidadela)

Introduo
A crescente proliferao de documentos digitais, sobretudo natodigitais , tem ameaado a capacidade humana de continuar utilizando os
arquivos como fontes confiveis de informao em virtude dos novos desafios
impostos pela preservao. Nessa conjuntura de incerteza possvel perguntar:
Que fatores condicionam2 esse novo ambiente no sentido de assegurar que
o documento digital cumpra o seu percurso natural de vida, da administrao
histria? Se estamos perdendo informao em formato digital, o que estaria
ocasionando essa perda? Seria a falta de preparo do consumidor dessa
informao ou o descuido com a manuteno dos recursos tecnolgicos? Ou a
carncia de polticas de preservao na valorizao e na priorizao de medidas
preventivas e conseqente disponibilidade de recursos financeiros?
Essas reflexes e suas conseqncias em longo prazo para a histria e
a identidade da nao constituram inspirao bsica para o desenvolvimento
da tese A preservao de documentos eletrnicos de carter arquivstico: novos
desafios, velhos problemas3.
1

Aspectos metodolgicos
A inexistncia de metodologia de pesquisa consolidada no campo
ensejou o delineamento de processo especfico. Inicialmente, dois
pressupostos bsicos foram estabelecidos. Em primeiro lugar, devido a
complexidade do ambiente no qual o documento eletrnico se insere, foi
preciso elaborar o modelo sinttico do ambiente da preservao digital
detalhado na FIG. 1, baseado em teorias organizacionais (BLAU & SCOTT,
1970; MIRANDA, 1978; HALL, 1984; CHAMPION, 1985; CHIAVENATO,
1987; BOWDITCH e BUONO, 1997), para identificar os fatores
condicionantes na fase de coleta de dados.

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FIGURA 1- Ambiente da preservao digital - modelo simtrico

1 Documento nato-digital: documento

criado originalmente no ambiente
informtico cujo manuseio efetivo s pode,
em alguns casos, ser feito no mesmo
ambiente.
2Fator condicionante definido na tese
como certa imposio ou restrio,
resultante de circunstncias ou de deciso
prvia, que deve ser observada na soluo
de um problema.
3 Defendida em dez. 2004 no Programa
de Ps-graduao em Cincia da
Informao da UFMG, linha de pesquisa
Informao, Cultura e Sociedade.

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Documentos eletrnicos de carter arquivstico: fatores condicionantes da preservao

Esse modelo, embora apresentado como pressuposto, no deixa de

ser tambm um dos resultados da pesquisa. O modelo contempla 13 classes
de objetos4, a saber:
Dados arquivados: dados produzidos e mantidos para acesso
futuro;

Mdia de armazenamento de dados arquivados: os diversos

tipos de materiais fsicos nos quais os dados foram gravados e
armazenados, como disquetes, discos rgidos, fitas e discos pticos;

Software de apresentao de dados arquivados: software que

apresenta todos os dados arquivados ou parte dos mesmos, em formatos
compreensveis por pessoas ou sistemas-cliente;

Hardware para processamento de dados arquivados: hardware

necessrio para o processamento da mdia de armazenamento de
dados e do software de apresentao dados;

Tarefas de manuteno: conjunto de atividades necessrias para

a conservao dos dados, da mdia de armazenamento de dados, do
software de apresentao de dados, do hardware para processamento
de dados e da instalao;

Tarefas de negcio: conjunto de atividades (meio e fim)

desenvolvidas na organizao em decorrncia de seu negcio;

Colaboradores: conjunto de pessoas responsveis pela

execuo das tarefas de manuteno;

Produtores de dados: conjunto de pessoas ou sistemas-cliente

que produzem os dados a serem arquivados;

Consumidores de dados arquivados: conjunto de pessoas ou

sistemas-cliente que tm interesse nos dados arquivados;

Terceiros: conjunto de organizaes ou pessoas que fabricam

produtos, fornecem servios ou certificam dados;

Instalaes: conjunto de aparelhos ou peas que compem

determinada utilidade;

Administrao: estrutura organizacional e demais elementos

de trabalho necessrios para o desempenho das tarefas de negcio; e

Ambiente: conjunto de fatores e condies externas que tm

relevncia imediata para a organizao.

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Classe de objetos: conjunto de coisas,

reais ou abstratas, reconhecidas como
sendo do mesmo tipo por compartilharem
as mesmas caractersticas de atributos,
operaes, relaes e semntica
(FURLAN, 1998).

As relaes de dependncia entre as classes devem ser consideradas

a partir do setor mais interno da figura em direo sua periferia. De fato, os
dados dependem da mdia onde esto registrados, que por sua vez dependem
do software para serem interpretados e do hardware para serem lidos e
processados, que por sua vez dependem da interao entre tarefas,
colaboradores, produtores, consumidores, terceiros e instalaes para gerencilos, que por sua vez dependem da administrao para estabelecer polticas de
preservao, que finalmente influenciada pelo ambiente geral.

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Em segundo lugar, pela dificuldade de estudar casos reais de

preservao digital por longo prazo5, foi preciso estabelecer a mudana
tecnolgica como objeto inicial de anlise. Previu-se que o estudo dos diversos
elementos que seriam encontrados nas mudanas tecnolgicas6 do ambiente
informtico das organizaes revelaria um conjunto de fatores vitais relacionados
preservao digital. Por qu? Porque essas mudanas constituem momentos
de grande risco para a preservao dos dados, pois os mesmos devem passar
por procedimento de migrao do ambiente no qual se encontram controlados
e estveis, para novo ambiente, sem que ele produza a perda de suas
caractersticas originais.
Os objetivos bsicos da investigao visaram ampliar o conhecimento
no campo da preservao de documentos eletrnicos de carter arquivstico,
de forma a favorecer sua necessria transferncia a futuras geraes. Pde-se
constatar que no existem no Brasil estudos mais aprofundados sobre o tema.
Esse objetivo geral, se atingido, poderia propiciar o surgimento de novos
trabalhos e pesquisas que complementariam a iniciativa. De forma especfica,
buscou-se identificar fatores a serem monitorados em ambiente de
arquivamento de documentos eletrnicos para garantir sua preservao por
longo prazo. Ou seja, onde concretamente se deve atuar para reduzir os
riscos de perda dos registros digitais?
A definio do escopo e dos objetivos bsicos conduziram a pesquisa
abordagem qualitativa que se caracteriza sobretudo pela ausncia de medidas
numricas e anlises estatsticas, examinando-se aspectos mais profundos e
subjetivos do tema. O pesquisador age como intrprete da realidade,
desenvolvendo conceitos, idias e entendimentos a partir de padres
encontrados nos dados ao invs de colet-los para comprovar teorias, hipteses
e modelos preconcebidos. Optou-se pela combinao de estudo de caso,
grounded theory, entrevista, anlise documental e grupo focal, sendo que uma
abordagem foi complementando a outra.

GRFICO 1- Quantidade de mudanas tecnolgicas investigadas

por tipo de componente.

Constatou-se atravs de contatos

acadmicos e profissionais durante a
pesquisa: inexistncia de experincias
prticas brasileiras de preservao digital
na perspectiva da abordagem pretendida,
observado atravs de consultas s
organizaes para fins de sondagem; pouca
substncia prtica nos trabalhos produzidos
na Amrica do Norte, Europa e Austrlia;
carter inovador do tema da pesquisa nos
cursos brasileiros de graduao e psgraduao das escolas da rea; e
estruturao incipiente dos rgos
normativos brasileiros dos arquivos com
relao ao documento eletrnico,
demonstrada por Santos (2002).
6
Processo no qual componente(s) de
hardware/software (so) substitudo(s)
em nvel de marca, modelo, verso, release
e atualizao, que poder ser considerado
como obsolescncia provocada.

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Documentos eletrnicos de carter arquivstico: fatores condicionantes da preservao

Discusso dos resultados

O processo de investigao espelhou as relaes informacionais
encontradas no campo da pesquisa atravs de contnuo dilogo entre
pressupostos e fatos, e culminou com a identificao de 160 fatores
condicionantes da preservao digital (ANEXO A). Foi elaborado um glossrio
detalhando o significado das classes, fatores e termos relacionados. O GRAF.
2 mostra a distribuio dos fatores segundo as classes do modelo sinttico
do ambiente da preservao digital, definido como primeiro pressuposto da
pesquisa (FIG. 1). De fato, os nmeros revelaram que, em ordem decrescente
de quantidade de fatores, as classes Ambiente, Tarefas de manuteno, Dados
e Mdia devero exigir os maiores esforos de preservao.

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7
Trs anos foi considerado o prazo ideal
para a pesquisa, em decorrncia das
previses de ciclos mdios de renovao
de tecnologia apontados na literatura.
Hedstrom (1997/1998) e Brand (1999)
apontam ciclos de trs a cinco anos.
8
Esses registros envolveram: pequenos
documentos como atas, memorandos,
ofcios, e documentos de grande extenso
como editais e relatrios tcnicos.
9
Cargo de mdia gerncia ligado indstria
de informtica: gerencia, planeja e
coordena as atividades das reas de suporte
aos usurios; incluindo o desenvolvimento
de estudos de hardware e software;
controla o desempenho dos sistemas e
recursos tcnicos instalados visando a
correo de possveis irregularidades;
prope estudos sobre modificaes,
aperfeioamento, desenvolvimento e
ajustes no sistema operacional dos
equipamentos para atenderem s novas
exigncias dos usurios.
10
Cargo tcnico ligado indstria de
informtica: planeja e coleta informaes
junto aos usurios para implantar sistemas
de processamentos de dados; desenvolve
sistemas a partir da anlise de informaes,
estudando fluxos de trabalho e
necessidades de recursos para propor
alteraes de rotina e elaborar propostas;
implanta e mantm sistemas observando
eficincia, racionalidade e soluo de
problemas tcnicos; elabora manuais de
sistemas.
11
Cargo tcnico ligado indstria de
informtica: participa na anlise, estudo,
seleo, planejamento, instalao,
implantao e manuteno de software
bsico e de apoio, como sistemas
operacionais, banco de dados,
teleprocessamento etc.; participa no
estudo, implantao e documentao de
rotinas para a melhoria das operaes do
computador; padroniza a anlise e a
programao dos sistemas de aplicao;
acompanha o desempenho dos recursos
tcnicos instalados.

Participaram da pesquisa as empresas: Companhia Energtica de

Minas Gerais - CEMIG, Companhia de Saneamento Bsico de Minas Gerais
- COPASA, Empresa de Informtica e Informao do Municpio de Belo
Horizonte - PRODABEL e Companhia de Tecnologia da Informao do
Estado de Minas Gerais - PRODEMGE. Elas detm grande parte do
patrimnio de informaes arquivsticas digitais de interesse do Estado de
Minas Gerais e do Municpio de Belo Horizonte, na medida em que so
os principais responsveis quanto guarda e administrao dessas
informaes. Outro aspecto relevante na escolha foi o potencial interesse
dos resultados do estudo por outras empresas de energia, saneamento
bsico e informtica dos estados brasileiros, devido similaridade de seus
modelos de informao. Assim, do universo de mudanas tecnolgicas
promovidas com sucesso pelas empresas pesquisadas no perodo 200020027, dezesseis foram selecionadas para anlise dos registros tcnicos
produzidos em variados suportes convencionais e digitais 8 durante o
processo de mudana 71 documentos, 522 pginas , que constituram
os primeiros objetos para a coleta de dados. O GRAF. 1 mostra a distribuio
das mudanas investigadas por empresa e tipo de componente envolvido
na mudana.
Duas categorias de sujeitos foram identificadas nas empresas com
funes diretamente ligadas questo da pesquisa. A primeira categoria
envolveu quatro gerentes de suporte tcnico 9 ou cargo similar da
organizao, entrevistados na fase inicial de coleta de dados. A segunda
categoria abrangeu 40 especialistas da computao analistas de sistemas10
e analistas de suporte tcnico11, com mais de cinco anos de experincia na
funo e com vivncia em, no mnimo, uma mudana tecnolgica , oriundos
do quadro de colaboradores das empresas pesquisadas, que se dispuseram
a participar voluntariamente das avaliaes dos fatores condicionantes da
preservao digital.
Atravs do processo interativo de coleta, anlise, crtica, consolidao
e ordenao dos dados ciclo repetido na busca de maior refinamento e
qualidade das informaes obtidas , a pesquisa evoluiu a partir dos dados
brutos encontrados nos registros de mudanas tecnolgicas at ltima
interao com os especialistas da computao para avaliar a relevncia de
um conjunto de fatores condicionantes da preservao digital.

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Para fins de verificao e classificao dos
fatores condicionantes, os problemas
fundamentais da preservao digital foram
reunidos em sete categorias, a partir do
ponto de vista da organizao:

I Carncia de polticas de avaliao: As

implicaes para definio de prioridades
e critrios de seleo so muito graves no
ambiente informtico. A fonte digital no
selecionada para tratamento ativo de
preservao nas fases iniciais tem grandes
possibilidades de ser perdida ou se tornar
inutilizvel no futuro;

GRFICO 2- Distribuio dos fetores condicionantes

da preservao digital por classe de objetos
Buscando a validao e a integrao dos fatores condicionantes da
preservao digital no campo mais abrangente da pesquisa, esses fatores foram
examinados luz de trs aspectos fundamentais da literatura de preservao
digital. Inicialmente, os fatores foram comparados com os problemas
identificados por diversos autores (CONWAY, 1996; WATTERS & GARRET,
1996; INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES - ICA, COMMITTEE
ON ELECTRONIC RECORDS - CER, 1997; HEDSTROM, 1997/1998;
BRAND, 1999; BULLOCK, 1999; PUBLIC RECORDS OFFICE - PRO, 1999;
ROTHENBERG, 1999; BEAGRIE & JONES, 2002; EUROPEAN
COMMISSION - EC, INTERCHAGE OF DATA BETWEEN
ADMINISTRATIONS - IDA, 2001; THIBODEAU, 2001; LUSENET, 2002;
NATIONAL LIBRARY OF AUSTRALIA - NLA, 2003)12, apurando-se a
distribuio apresentada no GRAF. 3. Os resultados indicaram que as maiores
concentraes se encontram, em ordem decrescente, na vulnerabilidade fsica
com 61 fatores, na vulnerabilidade lgica com 49 fatores e na obsolescncia
tecnolgica com 27 fatores. As vulnerabilidades fsica e lgica constituem,
portanto, as maiores preocupaes e no a obsolescncia tecnolgica, como
indicavam as primeiras previses.

II Carncia de polticas de descrio: A

natureza complexa da tecnologia exige que
seja adotada abordagem de descrio mais
detalhada dos objetos digitais para a sua
manuteno. O envolvimento, tanto
interno quanto externo, torna-se essencial;
III Vulnerabilidade fsica: O hardware e as
mdias nas quais os objetos digitais so
armazenados so inerentemente instveis
e, sem ambientao e manuteno
adequadas, podem deteriorar muito
rapidamente, mesmo que no paream
danificados externamente;
IV Vulnerabilidade lgica: O ambiente
informtico propcio mudana algumas
mudanas decorrem de necessidades do
prprio gerenciamento do ambiente o
que pode comprometer a integridade, a
autenticidade e a histria dos objetos digitais;
V Alta obsolescncia tecnolgica:
A velocidade das mudanas tecnolgicas
no ambiente informtico , reduz o tempo
para a necessria reao. O ciclo de
renovao curto de trs a cinco anos ,
ao contrrio de dcadas ou mesmo sculos
associados preservao de objetos fsicos.
A obsolescncia tecnolgica geralmente
vista como a principal ameaa tcnica para
garantir o acesso continuado ao objeto
digital;
VI Alta dependncia tecnolgica: Todos os
objetos digitais requerem hardware e
software especficos para serem acessados.
Essa tecnologia ampla e, na maioria das
vezes proprietria requer ajustes
contratuais adequados nem sempre de fcil
negociao; e
VII Dificuldade de obteno de expertise:
A tecnologia envolvida no acesso a objetos
digitais requer grande diversidade de mode-obra especializada e atualizada para seu
funcionamento e sua manuteno.

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GRFICO 3- Distribuio dos fetores condicionantes

da preservao digital por tipo de problema

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Da mesma forma, os fatores condicionantes foram cotejados com os

nove requisitos da preservao digital apontados por Bullock (1999)13, obtendose a distribuio apresentada no GRAF. 4. Os resultados demonstraram que
as maiores concentraes de fatores recaem, em ordem decrescente, sobre
preservar o contedo com 75 fatores, preservar a presena fsica com 71 fatores,
preservar a apresentao com 41 fatores e preservar a funcionalidade com 40
fatores.

GRFICO 4- Distribuio dos fetores condicionantes

da preservao digital por requisito bullock
Finalmente, os fatores condicionantes foram confrontados com as seis
funes arquivsticas indicadas no modelo de referncia Open archival
information system - OAIS14 (CONSULTATIVE COMMITTEE FOR SPACE
DATA SYSTEMS - CCSDS, 2002), constatando-se a distribuio apresentada
no GRAF. 5, ou seja, 75 fatores na Administrao do sistema, 50 fatores no
Planejamento de preservao, 17 fatores no Arquivamento, 9 fatores no Acesso,
6 fatores na Admisso e 6 fatores no Gerenciamento de dados.

GRFICO 5- Distribuio dos fetores condicionantes

da preservao digital por funcao arquivstica OAIS

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Baseando no modelo de referncia Open

Archival Information System - OAIS, Bullock
(1999) identificou nove aes, chamadas de
requisitos, a serem observadas, de forma
progressiva na preservao de documentos
eletrnicos:
I Fixar os limites do objeto a ser preservado:
Embora a natureza multimdia e hipertextual
dos objetos digitais seja bastante vantajosa do
ponto de vista da navegao, para fins de
preservao necessrio definir, claramente,
que elementos sero efetivamente mantidos;
II Preservar a presena fsica: A presena fsica
representa o(s) arquivo(s) fsico(s), isto , a
camada primitiva de suporte da informao a
ser representada; refere-se, portanto, ao(s)
arquivo(s) de computador, s sries de 0s e 1s
que so a base para o significado do objeto
digital;
III Preservar o contedo: Refere-se a manter
a capacidade de acessar o contedo em seu
nvel mais baixo, como um arquivo texto em
ASCII,
independentemente
do
estabelecimento de variaes de fontes e
caractersticas de leiaute;
IV Preservar a apresentao: O contedo
apresentado visualmente atravs da aplicao
de fontes de diferentes formatos e tamanhos,
uso de espao em branco, colunas, margens,
cabealhos, rodaps, paginao e assim por
diante. Em alguns tipos de documentos digitais,
como formatos padro SGML e alguns formatos
PDF, as especificaes de apresentao ficam
separadas do contedo;
V Preservar a funcionalidade: Objetos digitais
podem conter componentes multimdia, isto
, conter texto, grficos, udio e vdeo
integrados; existir em formato hipertexto, isto
, com capacidade de se desviar
dinamicamente para outros pontos do prprio
documento ou para outro documento; conter
contedo dinmico, ou seja, gerado
automaticamente a partir de bancos de dados;
ou ter funes de navegao, que so barras
de ferramentas, pesquisa a palavra-chave ou
tabelas interativas de contedos;
VI Preservar a autenticidade: necessrio
garantir que o objeto acessado seja exatamente
aquele que se procura e que as possveis
transformaes pelas quais tenha passado, para
manter sua acessibilidade, preservaram sua
forma original;
VII Acompanhar o objeto digital ao longo do
tempo: Os objetos digitais tornam-se passveis
de serem alterados, copiados ou
movimentados imediatamente aps a sua
criao. Em qualquer referncia ao objeto
digital, necessrio localiz-lo na edio ou
verso correta;
VIII Preservar a provenincia: Identificar a
origem do objeto e detalhar seu histrico ajuda
a confirmar sua autenticidade e integridade;
IX Preservar o contexto: Os objetos digitais
so definidos por sua dependncia de
hardware e software, seus modos de
distribuio e seus relacionamentos com outros
objetos digitais.

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Dessas comparaes percebeu-se que, no dilogo entre classes-fatores

condicionantes-literatura, novos contedos poderiam contribuir para a
expanso ou detalhamento da FIG. 1. De fato, novas abordagens foram
desenvolvidas, tendo culminado no modelo analtico do ambiente de
preservao digital, elaborado de acordo com o diagrama de classe da Unified
Modeling Language - UML15.

FIGURA 2a - Ambiente de preservao digital - modelo analtico

O modelo de referncia OAIS, esquema

conceitual que disciplina e direciona o
sistema para a preservao e a manuteno
do acesso informao digital em longo
prazo, identificou no primeiro nvel de
detalhamento, seis funes arquivsticas a
serem exercidas:
I Admisso (Ingest): Servios e processos
que aceitam pacotes de submisso de
informao dos produtores, preparam
pacotes de arquivamento de informao
para arquivamento e garantem que esses
pacotes de arquivamento de informao e
sua informao descritiva de apoio sejam
inseridos dentro do OAIS;
II Arquivamento (Archival Storage): Servios
e processos usados para o arquivamento e
a recuperao dos pacotes de
arquivamento de informao;
III Gerenciamento de dados ( Data
Management): Servios e processos para
preencher, manter e acessar ampla
variedade de informaes. Alguns
exemplos dessas informaes so catlogos
e inventrios daquilo que pode ser
recuperado na entidade arquivamento,
algoritmos de processamento que podem
ser executados sobre dados recuperados,
estatsticas de acesso de consumidor,
faturamento a consumidor, pedidos
dirigidos a evento, controles de segurana
e programaes, polticas e procedimentos
do OAIS;
IV
Administrao do sistema
(Administration): Servios e processos
necessrios para o controle das operaes
contnuas das outras funes do OAIS;
V Planejamento de preservao
(Preservation Planning) : Servios e
processos usados para monitorar o
ambiente OAIS e fornecer recomendaes
para assegurar que a informao
armazenada permanea acessvel por longo
prazo comunidade usuria alvo, mesmo
que o ambiente computacional original se
torne obsoleto; e
VI Acesso (Access): Servios e processos
que possibilitam aos consumidores
visualizar os acervos de informao
arquivada e servios relacionados.
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15
A UML uma linguagem padro
amplamente utilizada no mbito da cincia
da computao para especificar, visualizar,
documentar e construir artefatos de um
sistema. O diagrama de classe uma
estrutura lgica esttica em superfcie de
duas dimenses, que mostra uma coleo
de elementos declarativos de modelo.
(FURLAN, 1998)

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FIGURA 2b - Ambiente de preservao digital - modelo analtico (cont.)

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MIDIA
NEAR-LINE

hardware

software

MIDIA
NEAR-LINE

MIDIA
NEAR-LINE

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FIGURA 2c - Ambiente de preservao digital - modelo analtico (cont.)

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Segundo o PMWG (2001), Wendler

observa que, no contexto dos objetos
digitais, os metadados esto associados a
uma de trs categorias funcionais:
I Descritivo: facilita a descoberta e
identificao de fonte;
II Administrativo: apoia o gerenciamento
de fonte dentro de uma coleo;
III Estrutural: associa os componentes de
objetos de informao complexos.

O modelo analtico do ambiente da preservao digital desenvolvido

na pesquisa encontra-se espelhado na FIG. 2a a 2d. (Os principais conceitos
tericos para leitura e entendimento do modelo podem ser obtidos no
ANEXO B.) Procuraram retratar, alm das relaes entre as classes de objetos
identificadas no ambiente de preservao digital, os desdobramentos
especializaes que determinam as diferentes abordagens e tratamentos.
De fato, o modelo inicia com a administrao gerenciando as demais variveis
organizacionais, cujos atos se traduzem na produo de sries documentais,
que possuem documentos que podem apresentar valor permanente, dentre
os quais aqueles em formato digital se constituem um ou vrios objetos digitais
depositados em determinada mdia de armazenamento e apresentados por
software especfico, ambos processados por hardware compatvel. Esse conjunto
tecnolgico mdia, software e hardware , mantido por tarefas de
manuteno desempenhadas por colaboradores e apoia tarefas de negcio
que atendem aos consumidores. O fluxo termina refletindo a influncia do
ambiente nas variveis organizacionais, incluindo a prpria administrao, no
sentido da mudana/evoluo; e o ciclo se repete.
A inovao do modelo analtico oferece viso holstica que permite
ao profissional da informao e/ou ao pesquisador, anlises mais precisas
sem o esforo de busca de entendimento de cada caso. Qualquer situao
de arquivamento digital se encontra espelhada no modelo, permitindo que
cada aspecto apontado classe, associao, especializao seja objeto de
implementao e estudos mais aprofundados, sem que o profissional ou o
pesquisador esquea algum componente ou perca a noo do todo. O
principal objetivo do modelo analtico proporcionar o entendimento mais
amplo daquilo que seja necessrio para preservar informao digital por longo
prazo, tendo em vista as trs categorias funcionais de metadados apontadas
pelo Working Group on Preservation Metadata - PMWG (2001): descritivos,
administrativos e estruturais16. Alguns pontos podem ser ressaltados. A
passagem da srie documental para a srie de longo prazo (FIG. 2b) constitui
um ponto. Outro, se refere multiplicidade do documento de arquivo e
delimitao dos objetos de dados que compem o referido documento
(FIG. 2b). As tarefas de manuteno que, caso no reunam informao
suficiente sobre os componentes tecnolgicos, podero provocar a falncia
de todo o modelo (FIG. 2c). Pode-se mencionar ainda a influncia do
ambiente externo nas diversas classes (FIG. 2d). Associado ao modelo analtico,
encontra-se o glossrio de fatores condicionantes da preservao digital, que
inclui amplo conjunto de termos e conceitos teis desenvolvidos durante a
elaborao da tese. O glossrio considera tambm proposta de taxonomia
ordem, famlia, gnero e grau destinada s tipologias de dados, mdia,
software e hardware.
O modelo analtico reconhece a natureza altamente dispersa da
informao digital na organizao e a necessidade de implementaes locais
de polticas e procedimentos efetivos, atravs das diferentes variveis
organizacionais, que apoiem essa preservao. Considerou-se, no conjunto
de classes envolvidas na preservao de informao digital de longo prazo,
alm da convencional trade hardware-software--dados, o colaborador, o
fornecedor, o fabricante, o certificador, a mdia, a sala de operao, o depsito,
a administrao e o ambiente externo. Essas classes trazem implcita, forte
carga de informao que dever ser considerada independentemente de sua
posio no modelo e espelhada nos fatores condicionantes da preservao

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digital desenvolvidos na tese. Espera-se que qualquer organizao com

interesse no tema descubra que o uso dos termos e conceitos associados ao
modelo analtico a auxiliar a atingir seus objetivos.
Resumindo, o modelo analtico e o glossrio de fatores condicionantes
da preservao digital oferecem esquema para:
amplo entendimento e compreenso das variveis
organizacionais envolvidas na preservao da e no acesso informao
digital de longo prazo;

padronizao de terminologia e conceitos que permitam

descrever e comparar abordagens de preservao existentes e futuras;

possvel expanso a outros esforos que incluam a preservao

de informao em formato convencional (papel, microfilme etc.);

possvel identificao e produo de novos padres.

O modelo analtico constante da FIG. 2a a FIG. 2d, o glossrio de

fatores condicionantes da preservao digital e as comparaes com os pontos
fundamentais da literatura da rea representam abordagens inovadoras e
originais e podem constituir excelentes ferramentas para a gesto da preservao
digital, pois permitem avaliar os riscos associados s necessrias tomadas de
deciso. Ao tomar a deciso, os fatores no considerados denunciariam
automaticamente os riscos associados, isto , as classes, problemas, requisitos
e/ou funes no considerados ou debilmente considerados. Na ausncia de
informao existe apenas a incerteza. A informao transforma a incerteza em
risco a probabilidade estimada de que ocorrer certo impacto negativo
(GIDDENS, 1991). Com mais e melhores informaes, o risco pode ser
previsto de forma mais cuidada e ser melhor gerenciado. Representando o
estado-da-arte atual, essas ferramentas devem ser constantemente revistas e
atualizadas, adequando-se s novas solues que venham a ser geradas pela
evoluo das tecnologias e processos.

Algumas concluses
A investigao desenvolveu-se num crescendo, em sucessivas
subinvestigaes, significando que, aps as reflexes iniciais, explicitao do
problema, escolha da metodologia, as concluses foram se encaixando em
direo ao arredondamento final. O valor da metodologia desenvolvida para
estudar as mudanas tecnolgicas e suas implicaes para a preservao da
informao digital reside em sua aplicao potencial em diferentes tipos de
pesquisa na rea da informao (arquivologia, computao, cincia da
informao) dentre outras. De fato, a metodologia revelou-se extremamente
eficaz para a concretizao da pesquisa com o rigor desejvel. Os
instrumentos, no total de 14, foram gradativamente se refinando e dando
origem a novos registros que apontavam para nova direo, culminando
com o desenvolvimento do modelo analtico e do glossrio de fatores
condicionantes da preservao digital.

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Documentos eletrnicos de carter arquivstico: fatores condicionantes da preservao

Cumpre ressaltar que durante o desenrolar da pesquisa ocorreu a

fundamental sensibilizao dos profissionais das empresas pesquisadas (de
grande porte), do Estado de Minas Gerais e do Municpio de Belo Horizonte,
ainda que se tenha constatado no haver preocupao substancial relacionada
ao tema. Merece destaque o envolvimento dos sujeitos pesquisados (pessoas
extremamente competentes na sua rea de atuao, que se entusiasmaram
com a pesquisa, apresentando disponibilidade em todas as instncias, o que
contribuiu para o bom relacionamento pesquisador-respondente), que
constituiu o ponto forte da pesquisa. Esse fato, certamente, propiciou o nvel
de excelncia dos resultados alcanados.
A pesquisa passou da teoria crtica aos princpios vigentes, bem como
pela praxis, propondo-se aes de efetiva concretude. Esse fato ganha sentido
em face da premncia de pesquisas, discusses e prticas relacionadas aos
temas do patrimnio e da memria.

Electronic records: factors serving as conditions for preservation

A doctoral dissertation, entitled Electronic records preservation: new challenges,
old problems, was completed in the Doctor of Information Science Program of
the School of Information Science, Federal University of Minas Gerais, Brazil,
during 2000-2004, taking a transdisciplinary approach to the digital information
archival environment in Brazilian public medium and large size organizations
to identify specific factors serving as conditions for preservation. This article
offers an overview of the investigation, sketching purposes and methodology,
synthesizing the conceptual analysis and discussing the main discoveries..
Key-words: Archival science; Records management; Electronic records; Digital
preservation

Referncias

46

BEAGRIE, N.; JONES, M. Preservation management of digital materials: a handbook. London: Digital Preservation Coalition, 2002. Disponvel em <http://
www.dpconline.org/graphics/handbook/>. Acesso em: 6 nov. 2003.
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Katia P. Thomaz
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Documentos eletrnicos de carter arquivstico: fatores condicionantes da preservao

ANEXO A - FATORES CONDICIONANTES DA PRESERVAO DIGITAL

CID

CCT

NOME

48

01 - Dados arquivados
01.01 01.32 identificao de dados
01.02 01.33 tipo de dados
01.03 01.30 localizao de dados
01.04 01.23 funo de dados
01.05 01.38 justificao de dados
01.06 01.12 sigilo de dados
01.07 01.11 temporalidade de dados
01.08 01.25 contexto de dados
01.09 01.39 acordos de dados
01.10 01.01 representao de dados
01.11 01.02 compactao de dados
01.12 01.22 preveno de dados
01.13 01.31 certificao de dados
01.14 01.15 proteo lgica de dados
01.15 01.10 descrio de dados
01.16 01.06 apresentao de dados
01.17 01.37 semntica de dados
01.18 01.18 contingncia de dados
01.19 01.26 responsabilidade por dados
01.20 01.27 rea de dados
01.21 01.36 volume de dados
01.22 01.34 produo de dados
01.23 01.35 acesso a dados
01.24 01.24 procedncia de dados
01.25 01.28 histrico de dados
02 - Mdia de armazenamento de dados arquivados
02.01 02.27 identificao de mdia de armazenamento de dados
02.02 02.28 tipo de mdia de armazenamento de dados
02.03 02.01 formatao de mdia de armazenamento de dados
02.04 02.24 localizao de mdia de armazenamento de dados
02.05 02.25 certificao de mdia de armazenamento de dados
02.06 02.03 temporalidade de mdia de armazenamento de dados
02.07 02.26 requisitos de mdia de armazenamento de dados
02.08 02.30 restries de mdia de armazenamento de dados
02.09 02.31 acordos de mdia de armazenamento de dados
02.10 02.06 descrio de mdia de armazenamento de dados
02.11 02.20 preveno de mdia de armazenamento de dados
02.12 02.10 proteo fsica de mdia de armazenamento de dados
02.13 02.13 proteo lgica de mdia de armazenamento de dados
02.14 02.16 contingncia de mdia de armazenamento de dados
02.15 02.21 descarte de mdia de armazenamento de dados
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Katia P. Thomaz

03 - Software de apresentao de dados arquivados

03.01 03.24 identificao de software
03.02 03.22 tipo de software
03.03 03.19 certificao de software
03.04 03.07 temporalidade de software
03.05 03.01 requisitos de software
03.06 03.23 restries de software
03.07 03.21 acordos de software
03.08 03.04 interfaces de usurio
03.09 03.05 interfaces de software
03.10 03.06 descrio de software
03.11 03.11 proteo lgica de software
03.12 03.08 preveno de software
03.13 03.14 contingncia de software
04 - Hardware de processamento de dados arquivados
04.01 04.28 identificao de hardware
04.02 04.27 tipo de hardware
04.03 04.23 certificao de hardware
04.04 04.04 temporalidade de hardware
04.05 04.01 requisitos de hardware
04.06 04.25 restries de hardware
04.07 04.05 interfaces de hardware
04.08 04.26 acordos de hardware
04.09 04.06 descrio de hardware
04.10 04.19 preveno de hardware
04.11 04.10 proteo fsica de hardware
04.12 04.13 proteo lgica de hardware
04.13 04.16 contingncia de hardware
05 - Tarefas de manuteno
05.01 05.35 identificao de tarefa de manuteno
05.02 05.03 descrio de tarefa de manuteno
05.03 05.29 acordos de manuteno
05.04 05.06 grau de eficcia de dados
05.05 05.30 grau de eficcia de preveno de dados
05.06 05.34 grau de eficcia de certificao de dados
05.07 05.19 grau de eficcia de proteo lgica de dados
05.08 05.23 grau de eficcia de contingncia de dados
05.09 05.09 grau de eficcia de mdia de armazenamento de dados
05.10 05.07 grau de ocupao de mdia de armazenamento de dados
05.11 05.31 grau de eficcia de preveno de mdia de
armazenamento de dados
05.12 05.17 grau de eficcia de proteo fsica de mdia
armazenamento de dados
05.13 05.20 grau de eficcia de proteo lgica de mdia de
armazenamento de dados
05.14 05.24 grau de eficcia de contingncia de mdia de
armazenamento de dados

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Documentos eletrnicos de carter arquivstico: fatores condicionantes da preservao

05.15 05.27 grau de eficcia de descarte de mdia de armazenamento

de dados
05.16 05.10 grau de eficcia de software
05.17 05.32 grau de eficcia de preveno de software
05.18 05.21 grau de eficcia de proteo lgica de software
05.19 05.25 grau de eficcia de contingncia de software
05.20 05.11 grau de eficcia de hardware
05.21 05.08 grau de ocupao de hardware
05.22 05.33 grau de eficcia de preveno de hardware
05.23 05.18 grau de eficcia de proteo fsica de hardware
05.24 05.22 grau de eficcia de proteo lgica de hardware
05.25 05.26 grau de eficcia de contingncia de hardware
05.26 05.12 grau de eficcia de colaborador
05.27 05.13 grau de eficcia de terceiro
05.28 05.40 grau de eficcia de instalao
05.29 05.36 grau de eficcia de condicionamento ambiental de instalao
05.30 05.37 grau de eficcia de preveno de instalao
05.31 05.38 grau de eficcia de proteo fsica de instalao
05.32 05.04 custo de manuteno
06 - Tarefas de negcio
06.01 06.04 identificao de tarefa de negcio
06.02 06.03 requisitos de tarefa de negcio
07 - Colaboradores
07.01 07.07 identificao de colaborador
07.02 07.05 habilitaes de colaborador
07.03 07.08 temporalidade de habilitaes de colaborador
08 - Produtores de dados
08.01 08.01 identificao de produtor
08.02 08.02 habilitaes de produtor
08.03 08.03 temporalidade de habilitaes de produtor
09 - Consumidores de dados arquivados
09.01 09.07 identificao de consumidor
09.02 09.01 habilitaes de consumidor
09.03 09.08 temporalidade de habilitaes de consumidor
09.04 09.02 credenciais de segurana de consumidor
09.05 09.03 temporalidade de credenciais de segurana de consumidor
09.06 09.04 direitos de acesso de consumidor
09.07 09.05 temporalidade de direitos de acesso de consumidor

50

10 - Terceiros
10.01 10.05 identificao de terceiro
10.02 10.04 habilitaes de terceiro
10.03 10.08 temporalidade de habilitaes de terceiro

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Katia P. Thomaz

11 - Instalaes
11.01 11.01 identificao de instalao
11.02 11.02 certificao de instalao
11.03 11.03 condicionamento ambiental de instalao
11.04 11.04 preveno de instalao
11.05 11.05 proteo fsica de instalao
12.03
12.01
12.02
12.03

12.01
12.02
12.03
12.01

13 - Ambiente
13.01 13.36
13.02 13.01
13.03 13.02
13.04 13.38
13.05 13.42
13.06 13.03
13.07 13.04
13.08 13.05
13.09 13.32
13.10 13.39
13.11 13.07
13.12 13.08
13.13 13.09
13.14 13.29
13.10
13.13
13.14
13.40
13.25
13.26
13.11
13.12
13.15
13.22
13.41
13.19
13.20
13.21
13.16
13.17
13.23

grau de relevncia de dados

grau de confiabilidade de formatos de representao de dados
grau de confiabilidade de formatos de compactao de dados
grau de confiabilidade de preveno de dados
grau de confiabilidade de certificao de dados
grau de confiabilidade de proteo lgica de dados
grau de confiabilidade de contingncia de dados
grau de confiabilidade de mdia de armazenamento de dados
grau de confiabilidade de formatao de mdia de
armazenamento de dados
grau de confiabilidade de preveno de mdia de
armazenamento de dados
grau de confiabilidade de proteo fsica de mdia de
armazenamento de dados
grau de confiabilidade de proteo lgica de mdia de
armazenamento de dados
grau de confiabilidade de contingncia de mdia de
armazenamento de dados
grau de confiabilidade de descarte de mdia de armazenamento
de dados
grau de confiabilidade de software
grau de confiabilidade de interfaces de usurio
grau de confiabilidade de interfaces de software
grau de confiabilidade de preveno de software
grau de confiabilidade de proteo lgica de software
grau de confiabilidade de contingncia de software
grau de confiabilidade de sistema operacional
grau de confiabilidade de banco de dados
grau de confiabilidade de hardware
grau de confiabilidade de interfaces de hardware
grau de confiabilidade de preveno de hardware
grau de confiabilidade de proteo fsica de hardware
grau de confiabilidade de proteo lgica de hardware
grau de confiabilidade de contingncia de hardware
grau de confiabilidade de leitura de dados
grau de confiabilidade de apresentao de dados
grau de disponibilidade de especialistas de manuteno
Perspect. cinc. inf., Belo Horizonte, v.10 n.1, p. 34-53, jan./jun. 2005

51

13.15
13.16
13.17
13.18
13.19
13.20
13.21
13.22
13.23
13.24
13.25
13.26
13.27
13.28
13.29
13.30
13.31

oramento de TI
polticas e estratgias da organizao
estrutura organizacional
oramento de TI

Documentos eletrnicos de carter arquivstico: fatores condicionantes da preservao

13.32 13.34 grau de confiabilidade de terceiro

13.33 13.43 grau de confiabilidade de condicionamento ambiental de
instalao
13.34 13.44 grau de confiabilidade de preveno de instalao
13.35 13.45 grau de confiabilidade de proteo fsica de instalao
13.36 13.37 alertas de tecnologia
LEGENDA: CID - Cdigo de identificao; CCT - Cdigo de controle durante
a pesquisa

ANEXO B - CONCEITOS TERICOS ACERCA DO

DIAGRAMA DE CLASSE UML
A FIG. 3 apresenta de forma ilustrativa os elementos declarativos do
diagrama de classe UML. Como se pode observar, uma classe indicada por
um retngulo contendo seu nome e representa um conjunto de objetos, isto
, coisas reais ou abstratas, reconhecidas como do mesmo tipo por
compartilharem as mesmas caractersticas de atributos, operaes, relaes e
semntica. As classes so relacionadas umas s outras atravs de associaes,
isto , ligaes entre classes. Uma linha slida conectando duas classes
demonstra a associao entre essas classes. A linha identificada com o nome
da associao, indicando a natureza da associao, e uma seta cheia apontando
a direo que o relacionamento deve ser lido. A cardinalidade de cada classe
mostrada aps a mesma, prximo linha da associao. A cardinalidade
refere-se quantidade de instncias da classe, isto , quantidade de objetos
envolvidos no relacionamento .

Associao:

Classe:

Nome da classe

Classe-1

Nome da associao

Classe-2

Cardinalidade da associao:
1

Especializao:
Super

0. .1

Sub-1

52

Exatamente uma

Classe

Muitos (zero ou mais)

Classe

Opcional (zero ou um)

Classe

Um ou mais

Sub-2
1. .*

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Classe

Katia P. Thomaz

Ainda com relao FIG. 3, existem outros tipos de associaes entre

classes e uma delas a especializao. A especializao aquele tipo de
associao, na qual a subclasse herda os atributos e mtodos da superclasse.
Na UML, um largo tringulo conectando a(s) subclasse(s) superclasse
demonstra esse tipo de associao. Uma instncia da subclasse contm todos
os atributos e mtodos contidos em sua superclasse, de forma que a instncia
de subclasse possa ser usada em qualquer operao onde a instncia de
superclasse seja vlida. A subclasse, entretanto, acrescenta novos atributos ou
mtodos, o que necessariamente impede que a subclasse seja seu substituto
vlido. Na FIG. 3, a especializao declara que os atributos e mtodos da
classe Super so herdados pelas classes Sub-1 e Sub-2.

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