Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
Gerenciamento Total
Gerenciamento Total
de Projetos
SUMRIO
Gerenciamento de projetos
1 - Fundamentos do gerenciamento de projetos
05
17
36
43
5 - Glossrio
53
6 - Referncias bibliogrficas
55
1.1.1 - Caractersticas
Os projetos caracterizam-se pela temporariedade, singularidade e progressividade.
So temporrios, pois apresentam incio e fim definidos. Como envolvem a mobilizao de recursos, o prazo de durao deve ser predeterminado para se ter a exata noo de tempo, custo e recursos humanos a
serem expendidos na sua execuo e gerao dos resultados. Quanto ao
prazo, classificam-se em: de curta ou de longa durao.
importante ressaltar que a temporariedade dos projetos no implica
na temporariedade dos produtos, servios ou resultados. Geralmente,
eles so duradouros, como a construo de um prdio.
Todo projeto cria um produto definido e novo. Dessa forma, ele considerado nico, pois, por mais que os produtos possam ser similares, apresentar peculiaridades que o torna exclusivo com relao a outros.
Outra caracterstica a elaborao progressiva, possibilitando o seu desenvolvimento em etapas. Na iniciao, tem-se uma noo geral do projeto.
medida que so aplicadas tcnicas de gerenciamento, seguindo uma metodologia prpria, tem-se maior conhecimento e detalhamento do projeto.
PROJETO
TEMPORRIO
NICO
Produto ou servio
gerado exclusivo
PROGRESSIVO
As caractersticas de um projeto so
mais detalhadas medida que maior
o entendimento do produto ou servio
Fig 1 - Caractersticas de um projeto
PROJETO
ATIVIDADE
FUNCIONAL
Temporrio
Permanente
Original
Repetitiva
Resultado incerto
Resultado previsvel
Foco na integrao
Foco na disciplina
traduzidas
por
desdobradas
em
Objetivos
Estratgicos
Iniciativas
monitorados
por
Indicadores
Estratgicos
Atividades
funcionais
Projetos
Viso e Misso
alavancadas
por
Metas
associados a
Os projetos so gerenciados por pessoas, por meio de uma metodologia estruturada, em que no h espao para: eu acho,
pensei que, tinha tudo para dar certo.
Recursos Humanos
Custos
Tempo
Aquisies
O
TEGRA
Comunicao
IN
Qualidade
Escopo
Riscos
10
que os diversos elementos do projeto esto apropriadamente coordenados. Consiste em: desenvolvimento do termo de abertura,
desenvolvimento do plano de gerenciamento, gerenciamento da
execuo do plano, realizao do controle de mudanas, consolidao das lies aprendidas e encerramento do projeto.
assegurar que o projeto inclua todo e somente o trabalho requerido, a fim de que seja completado com sucesso. Engloba
a identificao dos requisitos do projeto, definio de escopo,
elaborao da EAP (Estrutura Analtica do Projeto), verificao
de escopo e controle de mudana do escopo.
11
organiza e gerencia a equipe do projeto, fazendo uso mais efetivo dos envolvidos em sua realizao. Consiste em planejar os
recursos humanos necessrios, formar e desenvolver a equipe. O
grande ponto de ateno deve ser as pessoas, pois atravs de
seus conhecimentos, habilidades e relacionamentos que o projeto realmente ser desenvolvido e concludo com sucesso.
Gerenciamento de riscos processo que identifica, analisa e responde aos riscos do projeto. Isso compreende a maximizao dos resultados de eventos positivos e a minimizao
das consequncias de eventos negativos. Consiste na identificao, quantificao e qualificao de riscos e no desenvolvimento e controle da resposta aos riscos.
Gerenciamento de aquisies processo necessrio
12
Processos de
INICIALIZAO
Processos de
FINALIZAO
Processos de
EXECUO
Processos de CONTROLE
Fig 5 Grupos de Processos
13
Nos processos de planejamento, so formulados ou revisados os objetivos do projeto e definidos o plano para alcanar as suas finalidades.
Os processos de execuo configuram a concretizao das atividades
propostas para o projeto ou para determinada fase.
Nos processos de monitoramento e controle, avaliado o desempenho
com a finalidade de verificar se o projeto est prosseguindo conforme o
planejado. Caso necessrio, aes corretivas podem ser implementadas
para que as aes estejam em consonncia com o previsto. s vezes,
preciso o retorno ao planejamento.
Os processos de encerramento constituem formalidade que retrata o
fim de uma fase ou do prprio projeto. Apenas atravs do encerramento
que se admite o incio da fase subseqente ou que se declare finalizado o projeto.
O grfico abaixo ilustra como os grupos de processos interagem e se
sobrepem em momentos diferentes dentro do projeto.
Grupo
de processos
de iniciao
Grupo
de processos
de planejamento
Grupo
de processos
de execuo
Grupo de processos
de monitoramento
e controle
Grupo de
processos
de encerramento
Nvel de
interao
entre
processos
Incio
TEMPO
14
Trmino
15
16
17
18
19
ETAPAS
Concepo
Processos
Desenvolver Termo
de Abertura do
Projeto
Abrir procedimento
administrativo
Obter autorizao
para o incio do
projeto
Planejamento
Definir escopo do
projeto
Definir produtos e
cronograma
Estimar custos
Identificar riscos e
definir estratgias
para enfrent-los
Execuo
Desenvolver os
produtos e servios
planejados
Liderar e motivar
equipe de projeto
Reportar o
desempenho
Elaborar Mapa de
Comunicaes
Documentos
Definir as
aquisies
20
Termo de Abertura
do Projeto
Processo
Administrativo
Plano de
Gerenciamento
do Projeto
Especificaes
Tcnicas
Relatrio de
Progresso
Monitoramento
Encerramento
Avaliar resultados
alcanados e lies
aprendidas
Encerrar o projeto
Controlar os custos
Realizar controle de
qualidade
Monitorar e controlar os
riscos
Administrar as aquisies
Obter autorizao
de mudanas
Termo de Aceite
Termo de
Encerramento
do Projeto
Solicitao de
Mudanas
21
22
Entradas
Procedimentos
Sadas
Oportunidade
1) Elaborar Termo de
1) Termo de
ou necessidade
Abertura do Projeto
Abertura do Projeto
do projeto
2) Abrir Procedimento
2) Procedimento
Administrativo
Administrativo
3) Obter autorizao
para incio do projeto
23
2.2.1.2 - Atribuies
Para essa etapa do gerenciamento de projetos no MPPR, atribuem-se as
seguintes responsabilidades aos envolvidos:
CONCEPO
Unidade Responsvel
Identificar necessidade/oportunidade
Elaborar Termo de Abertura do Projeto
Indicar Gerente do Projeto
Abrir Procedimento Administrativo
Encaminhar Termo de Abertura de Projeto
para aprovao
Gerente do Projeto
Subplan/Subadm/Caop
PGJ
Comit de Gesto
Estratgica - CGE
Subplan/DIPP
24
25
26
Entradas
Procedimentos
Sadas
1) Termo de
1) Definir escopo do
projeto
1) Plano de
2) Definir produtos e
cronograma
de Projeto
Abertura do
Projeto aprovado
Gerenciamento
3) Estimar custos
4) Identificar riscos e
definir estratgia para
enfrent-los
5) Elaborar Mapa de
Comunicaes
6) Definir as aquisies
27
2.2.2.2 - Atribuies
Para essa etapa do gerenciamento de projetos no MPPR, atribuem-se as
seguintes responsabilidades aos envolvidos:
PLANEJAMENTO
Equipe do projeto
Gerente do projeto
Unidade responsvel
Unidades envolvidas
Subplan/DIPP
28
Entradas
Procedimentos
Sadas
1) Plano de
1) Produtos e servios
Gerenciamento
1) Executar atividades
do projeto
do Projeto
2) Liderar e motivar a
2) Relatrio de
equipe
desenvolvidos
Progresso
3) Reportar o desempenho
Fig. 9 Fluxo da etapa de Execuo
29
2.2.3.2 - Atribuies
Para essa etapa do gerenciamento de projetos no MPPR, atribuem-se as
seguintes responsabilidades aos envolvidos:
EXECUO
Equipe do projeto
Gerente do projeto
Unidades envolvidas
Subplan/DIPP
Comit de Gesto
Estratgica
30
31
Entradas
Procedimentos
Sadas
1) Plano de
Gerenciamento
do Projeto
1) Efetuar as entregas
de produtos/servios
1) Termo de Aceite
2) Informaes
sobre desempenho
2) Verificar e controlar
escopo
3) Controlar
cronograma
4) Controlar custos
5) Realizar controle
de qualidade
6) Monitorar e
controlar riscos
7) Administrar
aquisies
8) Avaliar necessidades
de mudanas
9) Obter autorizao
de mudana
32
2) Solicitao de
Mudana
2.2.4.2 - Atribuies
Para essa etapa do gerenciamento de projetos no MPPR, atribuem-se as
seguintes responsabilidades aos envolvidos:
MONITORAMENTO
Gerente do Projeto
Unidade responsvel
Unidades Envolvidas
Avaliar mudana
Subplan/DIPP
Comit de Gesto
Estratgica
33
Entradas
Procedimentos
Sadas
1) Plano de
Gerenciamento
do Projeto
1) Efetuar as entregas de
produtos pendentes
1) Termo de
Encerramento do
Projeto
2) Informaes
sobre desempenho
2) Sistematizar toda a
documentao do projeto
3) Documentar lies
aprendidas
4) Encerrar o projeto
34
2) Projeto arquivado
2.2.5.2 - Atribuies
Para essa etapa do gerenciamento de projetos no MPPR, atribuem-se as
seguintes responsabilidades aos envolvidos:
ENCERRAMENTO
Equipe do projeto
Gerente do projeto
Unidade responsvel
Unidades envolvidas
Subplan/DIPP
Comit de Gesto
Estratgica
35
36
Exemplo de EAP:
Nvel 1
Nvel 2
Preparao
de materiais
Nvel 3
Comprar tinta
Comprar escada
Comprar rolos
Comprar removedor de papel de
parede
Preparao
da sala
Remoo do papel
de parede antigo
Remoo das decoraes destacveis
Cobrir cho com
jornais
Cobrir tomadas
com fita
Cobrir mveis com
lenis velhos
Pintura
da sala
Pintar
grandes reas
com rolo
Pintar
rodaps com
pincel
Limpeza
da sala
Jogar fora ou
guardar a tinta
que sobrou
Limpar pincis
e rolos
Jogar fora
jornais
Remove e
limpar lenis
37
3.2 - Cronograma
Elaborar o cronograma o processo de definio de sequncias das
atividades, suas duraes, recursos necessrios, visando criar o cronograma do projeto. Mais do que uma formalidade, o cronograma ajuda
a equipe a disciplinar-se quanto ao tempo e aos prazos, de maneira a
priorizar a atividade prevista no cronograma. Fornece uma viso geral
do planejamento e execuo das atividades ao longo do tempo (previsto x realizado).
O cronograma pode ser representado em forma de tabela, mas normalmente utiliza-se algum aplicativo informatizado que efetua automaticamente vrios clculos e apresenta a lista de tarefas acompanhada de
grfico de Gantt, o que facilita bastante o trabalho do gerente.
Exemplo de um cronograma detalhado Grfico de Gantt:
38
39
40
3.4 - Reunies
H quatro tipos de reunies de gerenciamento de projetos: a reunio
inicial, as reunies de progresso, as reunies executivas e a reunio de
encerramento.
A reunio inicial, que ocorre aps a elaborao do plano de gerenciamento do projeto, tem por finalidade apresentar a todos os
participantes os objetivos e metas a serem atingidos com a execuo do projeto. Alm disso, deve-se divulgar o cronograma das
atividades, as responsabilidades, os principais aspectos metodolgicos que sero utilizados e os principais riscos do projeto, para que
todos se sintam compromissados com os resultados pretendidos.
O gerente de projetos - que o responsvel pela organizao da
reunio inicial, sua divulgao e realizao - deve ter em mente
que a presena do responsvel pelo projeto requisito indispensvel para sua realizao.
As reunies de progresso so realizadas durante a execuo do
projeto, conforme periodicidade previamente definida, ou em funo de necessidades identificadas pelo gerente. Nessas reunies
identificam-se problemas e definem-se as aes corretivas, avalia-se o progresso do projeto (planejado x executado), verifica-se
principais riscos, principais tendncias e se planeja os prximos
passos. As reunies devem ser obrigatoriamente documentadas. A
documentao deve ser objetiva e registrar as principais decises
tomadas e as aes pendentes, com os respectivos responsveis e
prazos.
As reunies executivas podem ser planejadas com periodicidade
previamente definida ou conforme necessidade identificada pelo
gerente do projeto. Essas reunies, com indispensvel presena do
41
42
MPPR
(DATA)
VERSO (XX)
(TTULO DO PROJETO)
Unidade Responsvel:
1.Objetivo do Projeto
(Descrever de forma sucinta o que ser feito, o propsito do projeto)
2.Alinhamento Estratgico
(Citar o principal objetivo estratgico ao qual o projeto est contribuindo )
3.Justificativa do Projeto
(Apresentar as razes pelas quais o Projeto deve ser desenvolvido, explorando as oportunidades de
melhoria ou os problemas neutralizados; as conseqncias caso o projeto no seja realizado (riscos))
b)
..
OBS: (Os produtos finais esperados ao trmino do Projeto. Devem ser claros, especficos e mensurveis)
5.Macroetapas do Projeto
Macroetapa
Data Incio
Data Fim
Incio do Projeto
Macroetapa 1
Macroetapa 2
...
Trmino do Projeto
6.Interessados
a)
(Interessado 1)
b)
(Interessado 2)
..
(Interessado ..)
Pag. 1 de 2
43
MPPR
(DATA)
VERSO (XX)
(TTULO DO PROJETO)
Unidade Responsvel:
b)
..
Custo Estimado
8.Gerncia
Nome
Fulano
Telefone
Fulano@mp.pr.gov.br
xxxx-xxxxx
(atribuio 1)
(atribuio 2)
(atribuio ...)
9.Aprovao do Projeto
Elaborado por
Data
Assinatura
Data
Assinatura
Data
Assinatura
Data
Assinatura
Data
Assinatura
Data
Assinatura
Gerente do projeto
Revisado por
Responsvel rgo ou Unidade Administrativa
Avaliao SUBPLAN
SUBPLAN
Avaliao SUBADM
SUBADM
Avaliao CAOP (opcional)
CAOP rea temtica
Aprovao PGJ
Procurador-Geral de Justia do MPPR
Pag. 2 de 2
44
MPPR
(DATA)
VERSO (XX)
(TTULO DO PROJETO)
Unidade Responsvel:
1. Escopo do Projeto
(Descrever o escopo do projeto, sua abrangncia, sua demanda, a que ele se prope. Enumere,
ainda, os itens que no compem o escopo do projeto em questo.)
2. Alinhamento Estratgico
(Citar o principal objetivo estratgico ao qual o projeto est contribuindo )
3. Justificativa do Projeto
(Apresentar as razes pelas quais o Projeto deve ser desenvolvido, explorando as oportunidades de
melhoria ou os problemas neutralizados; as conseqncias caso o projeto no seja realizado (riscos).
Cronograma
Incio
Trmino
rea
interveniente
OBS: Marcos so elementos significativos para o projeto, como, por exemplo, o encerramento de uma
fase ou etapa que caracteriza um resultado importante para o projeto, etapa esta que deve ser concluda
para o seqenciamento das atividades do projeto. J as entregas so os produtos e servios gerados pelo
projeto, com suas datas previstas.
5. Interessados
a)
(Interessado 1)
b)
(Interessado 2)
..
(Interessado ..)
OBS: (Interessados so as partes envolvidas no projeto. So os atores que exercem influncia sobre o
projeto, ou so por ele afetados)
Pag. 1 de 3
45
MPPR
(DATA)
VERSO (XX)
(TTULO DO PROJETO)
Unidade Responsvel:
Detalhamento
Custo
Estimado
TOTAL
OBS: (Descrever os itens que precisam ser providenciados e/ou adquiridos e/ou contratados para a
implementao do projeto)
Necessidade de informao
Frequncia
Responsvel
a)
b)
..
OBS: (Descrever as principais aes a serem realizadas visando comunicar o projeto, seus objetivos,
produtos e resultados a todos os pblicos interessados nos resultados do projeto)
Pag. 2 de 3
46
MPPR
(DATA)
VERSO (XX)
(TTULO DO PROJETO)
Unidade Responsvel:
Resposta
a)
b)
..
OBS: (Descrever os riscos que possam impactar a realizao do projeto. Risco um evento ou condio
incerta que, se ocorrer, provocar um efeito positivo ou negativo nos objetivos de um projeto. Definir
estratgias para enfrent-lo.)
Data
Assinatura
Data
Assinatura
Data
Assinatura
Data
Assinatura
Gerente do projeto
Revisado por
Responsvel rgo ou Unidade Administrativa
Ciente das unidades envolvidas
Responsvel unidade envolvida
Responsvel unidade envolvida
Responsvel unidade envolvida
...
Avaliao SUBPLAN
SUBPLAN
Pag. 3 de 3
47
MPPR
RELATRIO DE PROGRESSO
(DATA)
(TTULO DO PROJETO)
Unidade Responsvel:
1. Perodo do relatrio
Perodo Inicial (de):
3. Prximas Atividades
(Plano de realizaes para o prximo perodo)
4. Observaes e ocorrncias
(Listar os riscos ou problemas enfrentados com a execuo do projeto)
Elaborado por
Data
Assinatura
Data
Assinatura
Gerente do Projeto
Avaliao Unidade Responsvel
Responsvel rgo ou Unidade Responsvel
Pag. 1 de 1
48
SOLICITAO DE MUDANA
MPPR
(DATA)
N (XX)
(TTULO DO PROJETO)
Unidade Responsvel:
1. Motivos da solicitao
(Explicar em uma frase a mudana que deve ser feita)
2. Detalhamento
(Detalhar porque a mudana deve ser realizada)
3. Impactos no projeto
(Apresentar os impactos da mudana quanto aos aspectos financeiros e ao cronograma do projeto)
4. Aes necessrias
a)
b)
(ao 2)
..
(ao ..)
Elaborado por
Data
Assinatura
Gerente do projeto
( ) rejeitada
( ) reavaliao
Data
Assinatura
Data
Assinatura
Data
Assinatura
Pag. 1 de 1
49
MPPR
(DATA)
N (XX)
(TTULO DO PROJETO)
Unidade Responsvel:
1. Produtos Entregues
(Listar os produtos entregues ao interessado conforme descrito no Plano de Gerenciamento do
Projeto, item Entregas ou Produtos)
2. Aceitao do Cliente
( ) Os produtos acima listados foram entregues e aceitos nesta data.
Observaes:
(Preencher no caso de no satisfatrio ou aceite parcial.)
Aceite do interessado
Data
Assinatura
Data
Assinatura
Data
Assinatura
Elaborado por
Gerente do Projeto
Aprovao Unidade Responsvel
Responsvel rgo ou Unidade Administrativa
Pag. 1 de 1
50
MPPR
(DATA)
(TTULO DO PROJETO)
Unidade Responsvel:
1. Tipo do encerramento
( ) concludo
( ) adiado
( ) cancelado
2. Justificativa
(Este item deve ser preenchido caso o projeto tenha sido adiado ou cancelado.)
(Entrega 1...)
b)
(Entrega 2...)
..
(Entrega ...)
Data da entrega
(Atividade 1...)
b)
(Atividade 2...)
Data
.. (Atividade ...)
OBS: (Descrever as atividades que foram encerradas com o trmino do projeto. Exemplos: contratos,,
equipe de trabalho, transferncia do produto do projeto etc.)
5. Aprovao do encerramento
Elaborado por
Data
Assinatura
Data
Assinatura
Data
Assinatura
Data
Assinatura
Data
Assinatura
Gerente do projeto
Avaliao Unidade Responsvel
Responsvel rgo ou Unidade Administrativa
Avaliao Unidades Envolvidas
Responsvel Unidade Envolvida
....
Recebido SUBPLAN
SUBPLAN
Avaliao CGE (opcional)
Presidente CGE
Pag. 1 de 1
51
LIES APRENDIDAS
MPPR
(DATA)
(TTULO DO PROJETO)
Unidade Responsvel:
1. Participantes
Nome
a)
(Participante 1...)
b)
(Participante 2...)
..
(Participante ...)
Papel no Projeto
2. Lies Aprendidas
O que funcionou bem?
O que no funcionou?
OBS: (Comentar as lies aprendidas em relao aos aspectos de escopo, tempo, custo, qualidade,
recursos humanos, comunicaes, riscos e aquisies deste projeto.)
3. Sugestes para os prximos projetos
4. Aprovao do Projeto
Elaborado por
Data
Assinatura
Data
Assinatura
Data
Assinatura
Equipe do Projeto
Revisado por
Gerente do projeto
Recebido SUBPLAN
SUBPLAN
Pag. 1 de 1
52
5 Glossrio
Atividade: uma tarefa ou grupo de tarefas claramente definidas e com uma
durao conhecida. Normalmente a realizao de um grupo de tarefas, juntas, completa uma determinada etapa ou parte de um trabalho. As atividades
so realizadas para produzir as vrias entregas do projeto.
Benchmarking: atividade que compara processos, prticas, funes e resultados com os de lderes reconhecidos para identificar as oportunidades para
melhoria da qualidade. Trata-se de um processo contnuo, que pode incluir
a comparao de estratgias, produtos, servios, operaes, processos e procedimentos.
Brainstorming: uma tcnica geral de coleta de dados e criatividade que pode
ser usada para identificar riscos, ideias ou solues para problemas usando um
grupo de membros da equipe ou especialistas no assunto. Normalmente, uma
sesso de brainstorming estruturada de forma que as ideias de cada participante so registradas para anlise posterior.
Caminho crtico: geralmente, mas no sempre, a sequncia de atividades
do cronograma que determina a durao do projeto. Normalmente, o caminho mais longo atravs do projeto. No entanto, um caminho crtico pode
terminar, por exemplo, em um marco do cronograma que est no meio do
cronograma do projeto e que possui uma restrio de cronograma de data
imposta do tipo prazo mximo para trmino.
Cultura organizacional: um fator ambiental da instituio que exerce
grande influncia no gerenciamento do projeto e na capacidade deste em
atingir seus objetivos. Ela se manifesta por meio de: valores, normas, crenas
e expectativas, polticas mtodos e procedimentos, viso das relaes de autoridade e tica e horas de trabalho.
Entrega: qualquer produto, resultado ou capacidade para realizar servios
exclusivos e verificveis que devem ser produzidos para terminar um processo, uma fase ou um projeto. Muitas vezes utilizado mais especificamente com
referncia a uma entrega externa, que uma entrega sujeita aprovao do
patrocinador ou do cliente do projeto.
53
Linha de base (Baseline): constitui uma fotografia do planejamento do projeto e base para a comparao do desempenho do projeto durante a sua execuo. S pode ser alterada a partir de uma Solicitao de Mudana.
Marco: um ponto ou evento significativo no projeto.
Portflio: portflio ou Carteira de Projetos um agrupamento de projetos ou
programas ou outros trabalhos que em conjunto visa tornar mais eficiente e
eficaz o gerenciamento e atender aos objetivos estratgicos das organizaes.
Premissa: premissas so fatores que, para fins de planejamento, so considerados verdadeiros, reais ou certos sem prova ou demonstrao. As premissas
afetam todos os aspectos do planejamento do projeto e fazem parte da elaborao progressiva do projeto. Frequentemente, as equipes do projeto identificam, documentam e validam as premissas durante o processo de planejamento. Geralmente, as premissas envolvem um grau de risco.
Procedimento: uma srie de passos seguidos em uma ordem definitiva regular
para realizar alguma coisa.
Restrio: o estado, a qualidade ou o sentido de estar restrito a uma determinada ao ou inatividade. Uma restrio ou limitao aplicvel, interna ou
externa ao projeto, que afetar o desempenho do projeto ou de um processo.
Resultado: uma sada dos processos e atividades de gerenciamento de projetos.
Os resultados podem incluir efeitos (ex: sistemas integrados, processo revisado,
organizao reestruturada, pessoal treinado etc.) e documentos (ex: polticas,
planos, estudos, especificaes, relatrios etc.). Ver tambm Entregas.
54
6 Referncias bibliogrficas
CNJ, Conselho Nacional de Justia. Manual de Gesto de Projetos verso 1,
dezembro/2008.
http://www.beware.com.br/methodware/livro, em 11/abril/11.
http://www.agu.gov.br, em 19/abril/11.
PMI, Project Management Institute. Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK). 3. ed. Pennsylvania
(EUA): Project Management Institute Inc, 2004.
55