Arquivologia - Aula 01 PDF

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE-RJ
CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS

PROFESSOR: MAYKO GOMES
AULA 01 - Conceitos Fundamentais de Arquivologia
- Acondicionamento e Armazenamento de Documentos
- Preservao e Conservao de Documentos
Salve, concurseiros! Tudo bem com vocs?
animados e se dedicando a este concurso do TRE-RJ!
Espero que
estejam
Aos que no me conhecem, sou o Mayko Gomes, professor de

Arquivologia e Procedimentos Administrativos aqui no Ponto dos Concursos, e
estarei ajudando vocs com as Noes de Arquivologia pedidas no edital desse
concurso. Aos que j me conhecem, uma enorme satisfao estar mais uma
vez acompanhando seus estudos para que alcancem este novo objetivo!
Mas vamos ao que interessa: o curso e as aulas. Observando o edital vi
que a banca atribuiu mais importncia a esta disciplina. Antes aparecia apenas
de forma tmida, bem resumida; e agora, apesar de no estar to extenso, j
pede do candidato um conhecimento mais aprofundado.
Sendo assim, vamos abordar todo o contedo pedido em trs aulas, que
sero divididas assim:
Aula
01
02
03
Contedo
Data
Arquivstica: princpios e conceitos;

Acondicionamento e Armazenamento de Documentos;
Preservao, conservao e restaurao de documentos.
Gesto de documentos:
Protocolo;
Classificao de documentos de arquivo;
Arquivamento e ordenao de documentos de arquivo;
Tabela de temporalidade de documentos de arquivo.
26/06
03/07
10/07
Legislao Arquivstica.
Est j nossa primeira aula, ento vamos estudar todo o contedo

inicial.
Estarei disponvel no email para ajud-los no que for possvel:
mayko@pontodosconcursos.com.br. Contm tambm com o frum do curso
para ajudar seus estudos.
Sem mais conversa, vamos ao que interessa! Sejam bem vindos, e mos
massa!
Prof. Mayko Gomes

Junho/2012
Prof. Mayko Gomes
www.pontodosconcursos.com.br

Noes Iniciais
Antes de qualquer coisa, para entendermos do que se trata a
Arquivologia e os arquivos, precisamos conhecer os seus conceitos, suas
definies e seus objetos de estudo e trabalho.
A Arquivologia, tambm conhecida como Arquivstica, a disciplina que estuda
as funes dos arquivos e seus documentos. Ento cabe Arquivologia, ou
Arquivstica, estudar os princpios e tcnicas a serem observados na produo,
organizao, guarda, preservao e utilizao dos arquivos e seus
documentos: suas atividades, seus processos, seus usurios, suas
ferramentas, enfim, tudo o que se refere aos depsitos de documentos
funcionais.
Conhecendo a disciplina, vamos ento definir o seu objeto de estudo: os
arquivos. A palavra arquivo um termo polissmico, com quatro significados.
So eles:
1 - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade
no decorrer de suas funes;
etc);
2 - Mvel destinado guarda desses documentos (armrio, estante,
3 - Edifcio, ou parte dele (sala, andar) destinado guarda de

documentos;
4 - Unidade administrativa, prevista em organograma institucional, com
a responsabilidade de gerenciar e guardar documentos (setor de arquivo,
diviso de arquivo, etc).
Dica de prova: Quando o termo arquivo surgir em alguma questo, o
contexto quem vai determinar qual destes significados est sendo
empregado.
Dificilmente este assunto ser pedido em provas, pois muito bsico. O
importante que vocs se atentem para o fato da polissemia do termo para
que no tenham dvidas quando responder as questes.
Mas voltando aula, temos as definies de arquivo, que o objeto de
estudo da Arquivologia ou Arquivstica. importante tambm saber que a
funo do arquivo tornar disponvel e acessvel os seus documentos.
Agora que j definimos o que pode ser arquivo, e sabemos a sua funo,
que tornar disponveis os seus documentos, devemos saber o que so os
documentos do arquivo.
Prof. Mayko Gomes

O Documento, em seu conceito mais bsico, a informao registrada
em um suporte. Ento, para termos um documento, so necessrios dois
elementos:
Informao: o conhecimento, a mensagem, a idia que se deseja
transmitir.
Suporte: o material fsico onde est registrada a informao.
Assim podemos concluir, por uma frmula bem simples:
INFORMAO + SUPOTE = DOCUMENTO
Como exemplo de documento, temos a carta, a msica gravada, o email,
os filmes, as fotografias, etc. Todos esses documentos trazem uma informao
registrada em um suporte material: o papel, o plstico, a pelcula, etc.
Contudo, no basta que seja documento para pertencer ao arquivo. Para
que um documento possa compor um arquivo, ainda necessrio outro
elemento: que tenha sido resultado, conseqncia de uma ao referente
atividade da instituio. o que preceitua a Lei n 8.159/91 (Lei dos
Arquivos): Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos
produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, EM DECORRENCIA DE
SUAS ATIVIDADES.
Por exemplo: considere uma empresa que tenha adquirido uma
assinatura de uma revista mensal. A empresa paga uma taxa e recebe a
revista. A revista em si NO SER considerada documento de arquivo, uma
vez que a empresa no a recebeu por executar uma atividade administrativa.
Contudo, o recibo, o boleto ou a nota fiscal para o pagamento da assinatura
ser documento de arquivo, pois conseqncia de uma atividade
administrativa da empresa, que seria a aquisio de peridico.
Ainda, alm de ser fruto de uma atividade, o documento de arquivo deve
ser capaz de provar, testemunhar que a referida atividade realmente
aconteceu. No mesmo exemplo, no por ter a posse da revista que a
empresa pode provar que possui uma assinatura mensal, mas o comprovante
de pagamento, o contrato de assinante ou outro similar que far isso. Em
resumo, para que um documento pertena a um arquivo, so necessrios
esses dois elementos:
(STM/2011 Cespe/UnB) Somente podem ser considerados documentos

de arquivo aqueles que, emanados do poder pblico ou de entidades de direito
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privado, so capazes de produzir efeitos de ordem jurdica na comprovao de
fatos.
Resoluo
O item est incorreto. Vimos que qualquer documento, independente de
sua forma, tamanho, gnero, etc., pode ser considerado de arquivo, desde que
atenda aos requisitos apresentados acima: ser produto de uma ao e poder
provar ou testemunhar sobre a mesma, ou sobre seu produtor.
(ANEEL/2010 Cespe/UnB) Um documento de arquivo confivel

quando o contedo pode ser considerado uma representao completa e
precisa das operaes, das atividades ou dos fatos que o criaram.
Resoluo
O item est correto. Por representao completa e precisa das
operaes, atividades ou fatos devemos entender como a capacidade de o
documento ser prova de tais acontecimentos. Portanto ser um documento de
arquivo e confivel para todos os efeitos.
J sabemos at aqui o que um documento, o que um documento de
arquivo e o que pode ser um arquivo. Vamos agora aprender a diferenciar o
arquivo das outras unidades de informao que podem existir em uma
instituio.
rgos de Documentao
Arquivo
O arquivo guarda documentos com finalidades funcionais. Os
documentos de arquivo so ACUMULADOS de forma orgnica e natural,
geralmente em exemplar nico ou limitado nmero de cpias ou vias. Os
documentos que tratam do mesmo assunto ou assuntos correlatos so
mantidos como um conjunto, e no como peas isoladas. Por isso o documento
de arquivo possui muito mais valor quando inserido em seu conjunto do que
fora dele (carter orgnico). Os documentos so unidos pela sua origem ou
provenincia (princpio que estudaremos mais adiante), tem como principal
suporte utilizado o papel e principal gnero o textual (tambm estudaremos
mais adiante). O arquivo rgo receptor e seu pblico so os
administradores (ou quem tenha produzido seus documentos) e
pesquisadores. Sua funo provar e testemunhar.
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Biblioteca
A biblioteca conserva documentos com finalidades educativas e culturais.
Seus documentos so obtidos por compra, doao ou permuta de diversas
fontes, e tratados como peas isoladas. Esses documentos existem em vrios
exemplares, so unidos pelo seu contedo e, em sua maior parte, so
impressos. Os documentos da biblioteca so COLECIONADOS, e seu pblico
formado por pesquisadores, estudantes e cidado comuns. Sua funo
instruir e educar.
Centro de Documentao / Informao
O centro de documentao ou de informao agrupa qualquer tipo de
documento de qualquer fonte, sendo necessria uma especializao para que
funcionem de forma eficiente. Seus documentos so geralmente reprodues
(audiovisuais) ou referncias (bases de dados). Sua finalidade simplesmente
informar.
Museu
O museu rgo de interesse pblico, guarda documentos com
finalidades de informar e entreter. Suas peas so dos mais variados tipos e
dimenses, dependendo de sua especializao. Por serem objetos, so
classificados como tridimensionais.
Estes so os quatro rgos de documentao que aparecem em provas
de concursos. Ao dar ateno aos termos destacados, o candidato poder
facilmente diferenciar estes rgos e no errar questes.
Ateno: O Cespe/UnB costuma pedir, na maioria de suas questes,
diferenas entre os documentos de arquivo e biblioteca. Ento, para acertar o
item, basta ter em mente os termos destacados: toda vez que o item
mencionar colecionados, ou algum semelhante, ser documento de
biblioteca; e sem mencionar acumulado, ou semelhante, ser documento de
arquivo.
(Correios/2011 Cespe/UnB) A distino entre documentos de arquivo,
de biblioteca ou de museu feita conforme a origem e o emprego desses
documentos.
Resoluo
O item est correto. Vimos que entre as vrias diferenas entre os
documentos dos rgos de documentao esto as circunstncias de sua
criao, a forma e a finalidade com que so mantidos, e a utilizao destes
documentos.
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Classificao dos Arquivos
Os arquivos podem ser classificados em vrios aspectos, Vamos a eles:
Classificao quanto entidade mantenedora: quanto entidade
mantenedora os arquivos podem ser pblicos ou privados.
Os arquivos pblicos so aqueles produzidos por documentos de carter
pblico. So de responsabilidade do Estado e devem estar disponveis para
consulta por parte dos cidados, exceto os documentos de carter sigilosos.
Os arquivos privados so aqueles mantidos por pessoas fsicas ou por
instituies de carter privado. So documentos que dizem respeito a suas
atividades particulares, e, portanto, no obrigatria a sua disponibilidade
para consulta da sociedade. Contudo, existe a possibilidade de esses arquivos
serem declarados de interesse pblico, por meio de decreto presidencial
atravs de parecer favorvel do CONARQ. Caso isso ocorra, seu mantenedor
ter o dever de zelar pelos documentos e deix-los disposio do Estado.
Existe ainda outra classificao, atribuda pela autora
Marilena Leite Paes, em que os arquivos podem ser: pblicos,
comerciais, institucionais e pessoais ou familiares.
Obra de Leite
Paes, de leitura
recomendada.
Pblicos: mantidos por instituies de carter pblico.

Comerciais: mantidos por instituies com fins lucrativos.
Institucionais: mantidos por instituies sem fins lucrativos.
Familiares ou pessoais: mantidos por pessoas ou famlias.
Ento, quanto entidade mantenedora, os arquivos

classificam-se em pblicos ou privados. Quando mencionar a autora acima,
classificam-se me pblicos, comerciais, institucionais e pessoais ou familiares.
Classificao quanto natureza dos documentos: quanto
natureza dos documentos, os arquivos podem ser classificados em especiais ou
especializados.
Os arquivos especiais guardam documentos de
suportes variados e por isso precisam de cuidados
diferenciados.
Os
documentos
so
agrupados
considerando primeiramente o suporte (papel, CD, disco
rgido, etc) e depois se utiliza outros critrios para sua
organizao. Esse tipo de arquivo deve ser utilizado
quando os suportes so feitos de materiais diferentes,
pois facilita a conservao dos mesmos. Por exemplo:
um arquivo pode ter um local especfico para guardar
CDs, papis, fitas de vdeo, pelculas, etc, pois todos
esses materiais requerem diferentes tipos de cuidados.
Prof. Mayko Gomes
Exemplo de arquivo
especial: todos os
documentos esto em fitas
de vdeo (suporte).

Os arquivos especializados, ou arquivos tcnicos,
so aqueles que guardam documentos dos mais
variados assuntos. Nesse tipo de arquivo os documentos
so agrupados considerando primeiramente o assunto e
depois se utiliza outros critrios para sua organizao.
Esse tipo de arquivo utilizado quando uma instituio
trata de muitos assuntos, em diferentes reas do
Exemplo de arquivo
especializado.
conhecimento; por isso so chamados de tcnicos. Por
exemplo: uma entidade pode guardar documentos
relativos rea de engenharia, de medicina e de artes em locais separados.
Isso ajuda na localizao dos documentos e facilita a compreenso dos
mesmos, pois podem ser estudados com mais praticidade.
Para facilitar a compreenso, basta fazer a seguinte associao:
Especiais => Suporte / Especializados => Assunto
Classificao quanto extenso de atuao: quanto extenso de
sua atuao, os arquivos podem ser setoriais ou centrais (ou gerais).
Os arquivos setoriais so aqueles que esto
localizados prximos aos seus produtores. Esse arquivo
guarda os documentos prximos aos interessados diretos
para facilitar e agilizar a sua localizao e utilizao.
Encontram-se principalmente em empresas, rgos e
entidades de grande porte, ou de estrutura administrativa
complexa (vrios departamentos, vrias filiais, etc). Por
exemplo: o arquivo de uma rede de supermercados pode
ser separado por filial, por setor de atuao (Depto.
Financeiro, de RH, Compras, etc).
Exemplo de arquivo
central ou geral:
guarda todos os
documentos da
instituio.
Escritrio: exemplo de
arquivo setorial.
Os arquivos centrais ou gerais so aqueles que

guardam todos os documentos de uma entidade em um s
lugar. utilizado principalmente por empresas e rgos de
mdio e pequeno porte, ou por instituies de estrutura
administrativa simples (poucos departamentos, poucos
rgos, apenas um local para instalaes fsicas, etc). Por
exemplo: o arquivo de uma empresa que funcione em
apenas um edifcio, um rgo pequeno, um consultrio
medico, etc.
importante ressaltar que esta classificao se aplica somente aos

arquivos correntes! Somente estes podem ser divididos em setorial ou geral.
(TRT-17/2009 Cespe/UnB) A instalao de arquivos setoriais uma
forma de centralizao dos arquivos correntes da organizao como um todo.
Resoluo
Prof. Mayko Gomes

O item est incorreto. A instalao de arquivos setoriais justamente o
oposto, uma forma de descentralizao dos arquivos correntes, uma vez que
os documentos permanecero prximos aos setores que os produziram.
Classificao quanto aos estgios de evoluo: os arquivos podem
ser correntes, intermedirios ou permanentes.
Os arquivos correntes so aqueles que guardam documentos
constantemente utilizados por seus produtores, ou que sejam objetos de
consultas freqentes. A Lei de Arquivos assim conceitua documentos de
arquivos correntes: aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao,
so objeto de consultas freqentes.
(AGU/2010 Cespe/UnB) O arquivo corrente formado por documentos
que esto em trmite, mas que no so consultados frequentemente porque
aguardam sua destinao final.
Resoluo
O item est incorreto. Estudamos que esta no a definio de arquivo
corrente, e sim a de arquivo intermedirio, que veremos agora. Observem que
o termo chave para diferenciar os dois arquivos freqncia de uso.
Os arquivos intermedirios so aqueles que guardam documentos que
no so mais objeto de consultas freqentes, mas aguardam cumprimento de
prazos legais, ou que ainda sejam prova de direitos e obrigaes. A Lei de
Arquivos assim define os documentos de arquivos intermedirios: aqueles
que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse
administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.
(TRT-21/2010 Cespe/UnB) O acesso aos documentos nos arquivos
intermedirios ainda restrito aos acumuladores, porque o arquivo
intermedirio uma extenso dos arquivos correntes, em que predomina o
valor primrio dos documentos.
Resoluo
O item est correto. Pela explicao, o arquivo intermedirio tem as
mesmas funes e prerrogativas do arquivo corrente, com a diferena da
freqncia de uso dos seus documentos. Assim, o arquivo intermedirio pode
sim ser entendido como uma extenso ou parte do arquivo corrente, at por
que sua principal finalidade desafogar o fluxo de documentos daquele.
Os arquivos permanentes so aqueles que guardam documentos que no
tem mais valor administrativo, mas pelo seu contedo ou pelo assunto de que
tratam, tem grande relevncia para a Histria ou para a Cultura, e por isso
devem ser guardados por tempo indeterminado. A Lei de Arquivos define
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assim os documentos de arquivo permanente: conjuntos de documentos de
valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente
preservados.
(Correios/2011 Cespe/UnB) O acervo de um arquivo permanente
constitudo das preciosidades colecionadas ao longo do tempo por pessoas
fsicas ou jurdicas e recolhidas de modo assistemtico.
Resoluo
O item est incorreto. J vimos, ao estudar os rgos de documentao,
que dos documentos de arquivo so acumulados, e no colecionados: estes
so os de biblioteca. Alm disso, os documentos devem se recolhidos ao
arquivo permanente de modo sistemtico, com critrios previamente
estabelecidos e depois de passados por um complexo processo de avaliao.
Peo ateno especial de vocs para esta classificao, pois ela nortear
todos os estudos sobre Arquivologia. Esta diviso e classificao foram
consideradas um marco na histria da disciplina. A partir de agora, todos os
estudos sobre arquivos e suas funes tero essa classificao como base. Em
provas, essa classificao pode vir com nomes alterados. Portanto
importante que vocs fixem a idia que os nomes trazem: corrente = utilizado
com freqncia, intermedirio = aguardando prazos, permanente = guardados
definitivamente. Os estgios de evoluo dos arquivos tambm podem aparecer
como ciclo vital dos documentos, ou teoria das trs idades. Falaremos mais sobre
esta classificao um pouco adiante, quando estudarmos o Ciclo Vital dos
Documentos.
Classificao dos Documentos

Assim como os arquivos, os documentos que os compem tambm
podem ser classificados segundo alguns critrios. Os documentos so
classificados quanto ao gnero, quanto espcie/tipologia e quanto natureza
do assunto.
Quanto ao Gnero: os documentos podem ser textuais (ou escritos),
iconogrficos, sonoros, filmogrficos, informticos (ou eletrnicos, ou ainda
digitais), cartogrficos e microgrficos.
Os documentos textuais ou escritos so aqueles que apresentam a
informao de modo escrito ou em forma de texto. Exemplo: carta, relatrios,
certides, atas, etc.
Os documentos iconogrficos so aqueles que apresentam a informao
em forma de imagem esttica. Exemplo: fotografia, desenhos, gravuras,
diapositivos (slides), etc.
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Os documentos sonoros so aqueles que apresentam a informao em
forma de som ou udio. Exemplo: disco de vinil, escuta telefnica, sons
gravados em fitas cassete.
Os documentos filmogrficos so aqueles que apresentam a informao
em forma de imagens dinmicas ou em movimento (com ou sem som).
Exemplo: filmagens e vdeos.
Os documentos informticos, eletrnicos ou digitais so aqueles
gravados em meio digital, e por isso necessitam de equipamentos eletrnicos
para serem lidos. Exemplo: som no formato MP3, arquivo de texto do Word,
filmes em formato DVD, etc.
Os documentos cartogrficos so aqueles que cuja informao
representa, de forma reduzida, uma rea maior. Exemplo: mapas, plantas,
perfis, etc.
Os documentos microgrficos so aqueles apresentados no suporte
microfichas, resultados do processo de microfilmagem. Trataremos da
microfilmagem em nossa ltima aula, quando tratarmos da legislao.
Ateno: possvel, e j ocorreu antes, que a banca considere o gnero
cartogrfico como uma espcie de subgnero do iconogrfico, pois ambos
apresentam imagens estticas. Portanto fiquem atentos: caso isso ocorra, se
no tiver nada mais que torne o item falso, estar correto.
Ainda, algumas vezes j ocorreu de a banca atribuir a classificao de
alguns autores, ao indicar que os documentos filmogrficos so imagens em
movimento SEM SOM. Os mesmos autores afirmam que as imagens em
movimento COM SOM so documentos do gnero audiovisuais. Portanto
ateno neste ponto, pois no sabemos o que a banca pode pedir!
(AGU/2010 Cespe/UnB) Mapas, perfis, desenhos tcnicos e plantas
fazem parte do gnero documental cartogrfico.
Resoluo
O item est correto. Todos os itens listados acima so exemplos de
documentos do gnero cartogrfico, conforme acabamos de estudar.
(TRT-21/2010 Cespe/UnB) Rolo, jaqueta e carto-janela so exemplos
de documentos do gnero microgrfico.
Resoluo
O item est correto. Todos os exemplos listados so pertencentes ao
gnero microgrfico, pois so resultados do processo de reproduo em
microformas. Trataremos dos detalhes em nossa ltima aula.
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Quanto Espcie/Tipologia Documental: os documentos so
classificados de acordo com seu aspecto formal (aparncia que assume de
acordo com as informaes) e sua funo (o objetivo para o qual o documento
foi produzido).
Como exemplo, temos o Contrato. O contrato apresenta as informaes
de forma que se possa identific-lo como contrato: possui identificao das
partes, do objeto, das condies, clusulas, etc. O contrato ento uma
espcie documental (considerando o aspecto formal).
Para saber a tipologia documental, ou simplesmente tipo, acrescentamos
a funo. No caso do contrato, acrescentamos, por exemplo, aluguel de
imvel. Ento a funo do contrato realizar um acordo de aluguel de imvel.
Em resumo, temos o contrato (espcie) de aluguel (funo). Essa idia
pode ser aplicada a vrios outros documentos. Vejamos alguns exemplos:
Alvar (espcie) / Alvar de funcionamento (tipo)
Declarao (espcie) / Declarao de bens (tipo)
Relao (espcie) / Relao de bens patrimoniais (tipo)
(TRE-MS/2007 FCC) A tipologia documental a juno da espcie
documental com o suporte material.
Resoluo
O item est incorreto. Acabamos de entender que o tipo, ou tipologia, a
juno da espcie (aspecto formal) com a funo do documento, e no com o
seu suporte.
muito importante tambm conhecer dois outros conceitos: formato e
forma.
O formato a configurao fsica que o suporte assume. Ex: livro,
caderno, folheto, cartaz, etc.
A forma o estgio de preparao do documento, o seu estado de
produo atual. Ex: rascunho, minuta, original e cpia.
Quanto Natureza do Assunto: os documentos podem ser ostensivos
(ou ordinrios) ou sigilosos.
Os documentos ostensivos ou ordinrios so aqueles cuja informao no
prejudicial quando for de conhecimento geral. So documentos que no
possuem informaes estratgicas, nem de teor pessoal, e sua divulgao no
causa nenhum tipo de problema administrao ou a terceiros.
Prof. Mayko Gomes
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Os documentos sigilosos so aqueles que possuem contedo que s
podem ser de conhecimento restrito, e por isso requerem medidas de
segurana especiais para sua custdia e divulgao.
Sobre o assunto, devemos considerar a recente Lei de Acesso
Informaao (Lei Federal n 12.527/11), que foi entrou em vigor h poucas
semanas; e o Decreto Federal n 4.553/02, que trata dos documentos e
material de carter sigiloso para a Administrao Pblica. As normas citadas
atribuem graus de sigilo, sua classificao e o perodo pelo qual o documento
dever permanecer sigiloso. Seguem as tabelas de classificao:
Tabela de Classificao segundo o Decreto 4.553/02
Tabela de Classificao segundo a Lei 12.527/11
Ateno: Talvez por uma falha do legislador, apesar de a Lei de Acesso

Informao j estar em vigor, o texto do Decreto 4.553/02 no foi
modificado e nem revogado explicitamente, mesmo que a Lei tenha trago
alteraes. Portanto, fundamental que fiquem atentos a este detalhe: caso o
item se refira classificao e perodo de tempo do Decreto, considerem a
primeira tabela; caso se refira classificao e perodo de tempo segundo a
Lei, considerem a segunda tabela.
Alm disso, caso o item d margem dupla interpretao, ou seja
elaborado em desacordo com a legislao, ser objeto de recurso de muitos
candidatos.
Ainda, como se trata de uma Lei recente e cujo tema polmico, a
mesma pode ser assunto em provas de atualidades ou discursivas.
Os documentos sigilosos, conforme j dito, somente pode ser consultado
pelo seu destinatrio, ou por pessoa legalmente autorizada. Contudo, a Lei de
Arquivos (8.159/91) determina que, caso seja necessrio para defesa de
direitos, esses documentos podem ser exibidos em seo reservada, conforme
determinao judicial, ou podem ser emitidas certides que confirmem seu
contedo, ou parte dele.
Prof. Mayko Gomes
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Vamos tratar mais detalhadamente deste assunto, inclusive comentrios
a estas normas em nossa ltima aula.
(STM/2011 Cespe/UnB) Os documentos que podem afetar a segurana
da sociedade e do Estado, ou a intimidade, a honra e a imagem de pessoas,
so sigilosos. Todo documento sigiloso pode, entretanto, ser objeto de exibio
reservada, mediante determinao do Poder Judicirio.
Resoluo
O item est correto. Acabamos de aprender que pode ser exibido o
contedo de documento sigiloso, se necessrio para defesa de direitos, pode
ser exibido em seo reservada por determinao judicial.
Princpios Arquivsticos
A Arquivologia, enquanto cincia, possui princpios que devem orientar seus
trabalhos e estudos. Esses princpios so utilizados desde o final do sculo XIX e
constituem a prpria base da Arquivstica Moderna. Vamos a eles:
Princpio da Provenincia ou do Respeito aos Fundos: Este o mais
importante princpio da Arquivologia. Ele afirma que os documentos e arquivos
originrios de uma pessoa ou instituio devem manter sua individualidade, no
podendo ser misturados com os arquivos de origem diversa. Como veremos mais
adiante, os documentos de arquivo so complementares, e possuem mais valor
quando em seu conjunto. O arquivo deve refletir a organizao e funcionamento
de seu produtor, razo pela qual no deve ser alterado (ter documentos retirados,
acrescidos de forma indevida ou misturados com os de outras pessoas ou
instituies). Ao conjunto arquivstico de uma pessoa ou entidade chamamos de
fundo arquivstico.
Princpio da Organicidade: Este deriva do Principio da Provenincia. A
organicidade a qualidade segundo a qual os documentos devem manter uma
organizao que reflita fielmente a estrutura, funcionamento e relaes internas e
externas de seu produtor.
Princpio da Ordem Original: Princpio segundo o qual o arquivo deve

conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou famlia que o
produziu. Este princpio enuncia que levando-se em conta as relaes
estruturais e funcionais que presidem a origem dos arquivos, a sua ordem
original deve ser mantida quando o mesmo for recolhido, pois garante sua
organicidade.
Princpio da Unicidade: a qualidade pela qual os documentos de
arquivo, independente de sua forma, espcie, tipo ou suporte, preserva seu
carter nico, pelo contexto de sua produo. Os documentos so criados por uma
atividade especfica e para atender a necessidade determinada; portanto, mesmo
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que haja outro documento igual no arquivo, ainda assim eles sero nicos, pois as
atividades e necessidades que motivaram sua produo so nicas.
Princpio da Indivisibilidade ou Integridade Arquivstica: Tambm
derivado do Principio da Provenincia, a qualidade pela qual os fundos devem
manter-se preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio no
autorizada ou acrscimos indevidos de peas documentais. Como dito
anteriormente, os fundos de arquivo devem refletir a estrutura e o funcionamento
da instituio, e os documentos que o compem tm muito mais valor quando no
seu conjunto do que fora dele. Portanto, os fundos devem manter-se completos
para refletir o mais fielmente possvel o seu produtor, o que no ocorrer se o
mesmo no estiver ntegro.
Princpio da Cumulatividade: Este princpio afirma que os arquivos so
uma formao progressiva, natural e orgnica. Diferente da biblioteca e de outros
rgos de documentao (que veremos mais adiante), em que a cumulao de
documentos se d de forma gradativa (com a aquisio dos documentos por
compra, permuta ou doao), o arquivo acumula seus documentos conforme seu
produtor realiza suas atividades. Os documentos de arquivo so, ento, um
produto imediato, natural e direto dessas atividades.
Princpio da Territorialidade: Este princpio, nascido de questes polticas
pelas fronteiras do Canad, utilizado no sentido de definir o domiclio legal dos
documentos, ou seja, a jurisdio, o local onde sero produzidos seus efeitos.
Essa jurisdio do documento deve ser definida conforme a rea territorial, a
esfera de poder e o mbito administrativo onde foi produzido ou recebido o
documento. O documento deve se manter o mais prximo possvel do local onde
foi produzido, seja uma instituio, uma regio especfica ou uma nao. Como
exceo deste princpio, no se aplica a documentos produzidos por acordos
diplomticos ou por aes militares.
Teoria das Trs Idades: Tambm conhecida como Ciclo Vital dos
Documentos, ou Estgio de Evoluo dos Arquivos, esta teoria constitui um
verdadeiro marco na histria da Arquivstica. Ela afirma que os documentos de um
arquivo passam por estgios conforme seus valores mudam. Quando um
documento produzido, ele possui um valor primrio, que sua importncia para
a atividade que o gerou. Contudo, esse valor temporrio: cessa logo que a
atividade acaba. Mas alguns documentos (no todos) ainda possuem o valor
secundrio, que sua importncia para outras atividades ou outros campos
diferentes daqueles que o geraram (podem ser importantes para a pesquisa
histrica, ou para a cultura de uma sociedade, por exemplo). Esse valor
definitivo, e todo documento que o possui deve ser preservado permanentemente.
Princpio da Pertinncia ou Temtico: a qualidade pela qual os
documentos, quando recolhidos a uma instituio arquivstica, devem ser
reclassificados e reorganizados por assuntos, independentemente da sua
provenincia e organizao originais. Este conceito no mais adotado na
Arquivstica por ir de encontro ao Princpio da Provenincia. Se todos os
documentos so classificados e reorganizados de acordo com um plano geral,
Prof. Mayko Gomes
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desprezando a organizao original, o conjunto perder sua razo de ser, que
refletir e mostrar as atividades e organizao das instituies.
Ateno: Existem ainda outros princpios que dificilmente aparecero

em provas, mas que podem confundir. So eles:
Princpio da Pertinncia Funcional ou Provenincia Funcional: Este
princpio determina que os documentos devam ser transferidos de uma autoridade
a outra quando ocorrer mudanas polticas ou administrativas, para garantir a
continuidade administrativa. Tambm est em desuso.
Princpio da Pertinncia Territorial: Este princpio afirma que os
documentos deveriam ser transferidos para a custdia de arquivos com jurisdio
arquivstica sobre o territrio ao qual se reporta o seu contedo, sem levar em
conta o lugar em que foram produzidos.
Princpio da Provenincia Territorial: Este princpio, contrrio ao
anterior, afirma que os documentos deveriam ser conservados em servios de
arquivos do territrio no qual foram produzidos, com exceo daqueles produzidos
por operaes militares ou representaes diplomticas.
(EBC/2011 Cespe/UnB) Quando se preserva a forma original de

organizao dos documentos, aplica-se o princpio da pertinncia.
Resoluo
O item est incorreto. Em primeiro lugar, sabemos que o princpio da
pertinncia no mais aplicado na prtica arquivstica atual; ele vai de
encontro a outros princpios e prpria razo de existir de um arquivo, que
refletir a identidade e atividades do seu produtor.
Para ilustrar melhor sua aplicao, vamos analisar um exemplo: vamos
supor que sejam recolhidos ao Arquivo Nacional os arquivos do Ministrio da
Sade e da ANS. De acordo com este princpio, os documentos desses dois
arquivos deveriam ser guardados juntos, literalmente misturados, pois tratam
do mesmo assunto (pasta Sade do Governo Federal). Mas e se um usurio for
consultar, por exemplo, sobre a histria da ANS? Como faria, se os
documentos esto misturados e organizados de forma a no refletir essa
histria? No h a possibilidade de atender s necessidades de pesquisa dessa
forma... E se o arquivo no pode atender s necessidades de pesquisa, no h
por que ele existir.
Em segundo lugar, o princpio que determina a organizao dos
documentos o da Organicidade, como vimos mais ao fim da aula.
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15

(AGU/2010 Cespe/UnB) Ao se aplicar o princpio de respeito aos fundos
em um conjunto documental de uma organizao pblica ou privada, so
identificados os documentos destinados guarda permanente ou eliminao.
Resoluo
O item est incorreto. O princpio do Respeito aos Fundos, por si s, no
garante a valorao de um documento. Para se determinar se um documento
possui ou no valor secundrio, isto , ser ou no eliminado, necessrio um
processo muito complexo, realizado por uma comisso determinada formada
especialmente para este fim: a Avaliao. Estudaremos este processo em
nossa prxima aula.
(EBC/2011 Cespe/UnB) Para a obteno do fundo de arquivo, deve-se

aplicar o princpio da naturalidade.
Resoluo
O item est incorreto. O fundo de arquivo nada mais do que o conjunto
formado pelos documentos de um mesmo produtor. Assim, para se formar um
fundo, devemos manter unidos os documentos que foram produzidos por uma
mesma entidade, no exerccio de suas funes. E o princpio que determina
essa unio, alm de proibir a sua disperso ou acrscimos indevidos, o da
Provenincia, ou como o prprio nome sugere, o do Respeito aos Fundos.
Armazenamento e Acondicionamento de Documentos

Esta uma das alteraes que vamos ter em nosso curso. No ltimo
concurso para Escrivo no foi pedido, mas apareceu agora para o cargo de
Papiloscopista.
Antes de prosseguirmos com o armazenamento e acondicionamento,
precisamos entender o que eles so.
Acondicionamento: a embalagem ou guarda de documentos para sua
preservao. Trata-se de coloc-lo em uma embalagem (pasta ou caixa).
Armazenamento: a guarda do documento propriamente dita. a
colocao do documento no arquivo, seja ele o mvel, o prdio ou parte dele,
ou o depsito.
Podem perceber pela definio dada pelo Dicionrio de Terminologia
Arquivstica, que no nada difcil entender essas tcnicas. Vamos ento s
recomendaes do CONARQ, que so as adotadas pelo Cespe/UnB para
elaborar seus itens
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Armazenamento
Os documentos devem ser armazenados em locais que apresentem
condies ambientais apropriadas s suas necessidades de preservao, pelo
prazo de guarda estabelecido em tabela de temporalidade e destinao.
A localizao de um depsito de arquivo deve prever facilidades de
acesso e de segurana contra perigos iminentes, evitando-se, por exemplo:
- reas de risco de vendavais e outras intempries, e de inundaes;
- reas de risco de incndios;
- reas prximas a indstrias pesadas com altos ndices de poluio
atmosfrica;
- reas prximas a instalaes estratgicas.
As reas de trabalho e de circulao de pblico devero atender s
necessidades de funcionalidade e conforto, e as de armazenamento de
documentos devem ser totalmente independentes das demais.
Nas reas de depsito, os cuidados devem ser dirigidos a:
- evitar, principalmente, os subsolos e pores, em razo do grande risco
de inundaes;
- prever condies estruturais de resistncia a cargas;
- a rea dos depsitos no deve exceder a 200 m2. Os depsitos devero
ser compartimentados. Os compartimentos devem ser independentes entre si,
separados por corredores, com acessos equipados com portas corta-fogo e, de
preferncia, tambm com sistemas independentes de energia eltrica, de
aerao ou de climatizao;
- evitar tubulaes hidrulicas, caixas dgua e quadros de energia
eltrica sobre as reas de depsito;
- evitar todo tipo de material que possa promover risco de propagao
de fogo ou formao de gases, como madeiras, pinturas e revestimentos;
- aumentar a resistncia trmica ou a estanqueidade das paredes
externas, em especial daquelas sujeitas ao direta de raios solares, por
meio de isolamento trmico e/ou pintura de cor clara, de efeito reflexivo. Alm
dos recursos construtivos utilizados para amenizar as temperaturas internas,
sempre que for possvel, posicionar os depsitos nos prismas de menor
insolao;
- promover a ventilao dos ambientes de forma natural ou artificial,
inclusive com a disposio adequada do mobilirio, de forma a facilitar o fluxo
do ar;
- evitar a presena de pessoas em trabalho ou consulta em tais
ambientes;
- manter suprimento eltrico de emergncia. Nas reas de depsito, os
documentos devem ser armazenados separadamente, de acordo com o seu
suporte e suas especificidades, a saber:
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17

-
documentos
documentos
documentos
documentos
documentos
documentos
documentos
documentos
documentos
documentos
textuais, como manuscritos e impressos;

encadernados;
textuais de grande formato;
cartogrficos, como mapas e plantas arquitetnicas;
iconogrficos, como desenhos, gravuras e cartazes;
em meio microgrfico;
fotogrficos;
sonoros;
cinematogrficos;
em meios magnticos e pticos.
Quanto s condies climticas, as reas de pesquisa e de trabalho

devem receber tratamento diferenciado das reas dos depsitos, as quais, por
sua vez, tambm devem se diferenciar entre si, considerando-se as
necessidades especficas de preservao para cada tipo de suporte.
Recomenda-se um estudo prvio das condies climticas da regio, nos casos
de se elaborar um projeto de construo ou reforma, com vistas a obter os
melhores benefcios, com baixo custo, em favor da preservao dos acervos.
A deteriorao natural dos suportes dos documentos, ao longo do tempo,
ocorre por reaes qumicas, que so aceleradas por flutuaes e extremos de
temperatura e umidade relativa do ar, e pela exposio aos poluentes
atmosfricos e s radiaes luminosas, especialmente dos raios ultravioleta. A
adoo dos parmetros recomendados por diferentes autores (de temperatura
entre 15 e 22 C e de umidade relativa entre 45% e 60%) exige, nos climas
quentes e midos, o emprego de meios mecnicos sofisticados, resultando em
altos custos de investimento em equipamentos, manuteno e energia. Os
ndices muito elevados de temperatura e umidade relativa do ar, as variaes
bruscas e a falta de ventilao promovem a ocorrncia de infestaes de
insetos e o desenvolvimento de microorganismos, que aumentam as
propores dos danos.
Com base nessas constataes, recomenda-se:
- armazenar todos os documentos em condies ambientais que
assegurem sua preservao, pelo prazo de guarda estabelecido;
- monitorar as condies de temperatura e umidade relativa do ar;
- utilizar preferencialmente solues de baixo custo direcionadas
obteno de nveis de temperatura e umidade relativa estabilizados na mdia,
evitando variaes sbitas;
- reavaliar a utilidade de condicionadores mecnicos quando os
equipamentos de climatizao no puderem ser mantidos em funcionamento
sem interrupo;
- proteger os documentos e suas embalagens da incidncia direta de luz
solar, por meio de filtros, persianas ou cortinas;
- monitorar os nveis de luminosidade, em especial das radiaes
ultravioleta;
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18

- reduzir ao mximo a radiao UV emitida por lmpadas fluorescentes,
aplicando filtros bloqueadores aos tubos ou s luminrias;
- promover regularmente a limpeza e o controle de insetos rasteiros nas
reas de armazenamento;
- manter um programa integrado de higienizao do acervo e de
preveno de insetos;
- monitorar as condies do ar quanto presena de poeira e poluentes,
procurando reduzir ao mximo os contaminantes, utilizando cortinas, filtros,
bem como realizando o fechamento e a abertura controlada de janelas;
- armazenar os acervos de fotografias, filmes, meios magnticos e
pticos em condies climticas especiais, de baixa temperatura e umidade
relativa, obtidas por meio de equipamentos mecnicos bem dimensionados,
sobretudo para a manuteno da estabilidade dessas condies, a saber:
fotografias em preto e branco
T 12C 1C e UR 35% 5%
fotografias em cor
T 5C 1C e UR 35% 5%
filmes e registros magnticos
T 18C 1C e UR 40% 5%
Acondicionamento
Os documentos devem ser acondicionados em mobilirio e invlucros
apropriados, que assegurem sua preservao. A escolha dever ser feita
observando-se as caractersticas fsicas e a natureza de cada suporte. A
confeco e a disposio do mobilirio devero acatar as normas existentes
sobre qualidade e resistncia e sobre segurana no trabalho.
O mobilirio facilita o acesso seguro aos documentos, promove a
proteo contra danos fsicos, qumicos e mecnicos. Os documentos devem
ser guardados em arquivos, estantes, armrios ou prateleiras, apropriados a
cada suporte e formato.
Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos,
como mapas, plantas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente, em
mapotecas adequadas s suas medidas, ou enrolados sobre tubos
confeccionados em carto alcalino e acondicionados em armrios ou gavetas.
Nenhum documento deve ser armazenado diretamente sobre o cho.
As mdias magnticas, como fitas de vdeo, udio e de computador,
devem ser armazenadas longe de campos magnticos que possam causar a
distoro ou a perda de dados.
O armazenamento ser preferencialmente em mobilirio de ao tratado
com pintura sinttica, de efeito antiesttico.
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As embalagens protegem os documentos contra a poeira e danos
acidentais, minimizam as variaes externas de temperatura e umidade
relativa e reduzem os riscos de danos por gua e fogo em casos de desastre.
As caixas de arquivo devem ser resistentes ao manuseio, ao peso dos
documentos e presso, caso tenham de ser empilhadas. Precisam ser
mantidas em boas condies de conservao e limpeza, de forma a proteger os
documentos.
As medidas de caixas, envelopes ou pastas devem respeitar formatos
padronizados, e devem ser sempre superiores s dos documentos que iro
abrigar.
Todos os materiais usados para o armazenamento de documentos
permanentes devem manter-se quimicamente estveis ao longo do tempo, no
podendo provocar quaisquer reaes que afetem a preservao dos
documentos.
Os papis e cartes empregados na produo de caixas e invlucros
devem ser alcalinos e corresponder s expectativas de preservao dos
documentos. No caso de caixas no confeccionados em carto alcalino,
recomenda-se o uso de invlucros internos de papel alcalino, para evitar o
contato direto de documentos com materiais instveis.
Ateno: Na pratica, e pode ser pedido em prova, a recomendao
sobre evitar subsolos e pores no adotada pela imensa maioria das
instituies, devido falta de uma estrutura arquitetnica incapaz de suportar
o grande peso dos arquivos. Ento, para efeitos de recomendao, deve ser
evitado esse tipo de ambiente, mas para efeitos prticos, vantajoso por no
comprometer a estrutura dos edifcios.
Apesar de no ser difcil, um contedo um pouco extenso. Mas as
questes sobre ele no so raras, como podem ver pela quantidade de
questes retiradas a seguir.
(Ibram-DF/2009 Cesp/UnB) As reas de armazenamento de
documentos devem ser totalmente independentes das demais e no devem
exceder 200 m. Assim, pode ser necessrio ter vrios depsitos, que devem
ser independentes entre si, separados por corredores, com portas corta-fogo e,
de preferncia, com sistemas independentes de energia eltrica, de aerao e
de climatizao.
Resoluo
O item est correto. Vimos agora nas recomendaes do CONARQ que os
depsitos devem mesmo ter o limite de 200 m. Caso o espao destinado para
este fim seja maior, necessrio que haja uma diviso, com funcionamento
independente e que garanta a preservao e proteo dos documentos.
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(TRT-21/2010 Cespe/UnB) A definio dos gneros documentais

importante para estabelecer o tipo de armazenamento necessrio para a
preservao dos documentos.
Resoluo
O item est correto. Vimos que os documentos devem ser armazenados
em condies que atendam as necessidades de suas especificaes. Conhecer
o suporte e o gnero dos documentos fundamental para tomas as medidas
que melhor garantam sua preservao e proteo.
(TJDFT/2008 Cespe/UnB) O acondicionamento uma das etapas do

planejamento de conservao preventiva de documentos.
Resoluo
O item est correto. Ainda vamos estudar sobre conservao e
preservao em nosso curso, mas j devemos saber que a correta operao de
acondicionamento, como o uso de materiais adequados, de ferramentas
especficas, de embalagens apropriadas a cada arquivo, etc., contribuem para
a preservao do documento, que a conservao preventiva.
Por conservao preventiva devemos entender todos os cuidados
necessrios para evitar que os documentos sofram danos e sejam destrudos
ou danificados de qualquer forma, at mesmo o combate sua deteriorao
natural.
(TJDFT/2008 Cespe/UnB) No acondicionamento de documentos

permanentes, embalagens de papel com pH alcalino no devem ser utilizadas,
porque provocam reaes qumicas que aceleram o processo de deteriorao
dos documentos.
Resoluo
O item est incorreto. Uma das recomendaes primordiais a utilizao
de papel com pH alcalino ou neutro para a conservao dos documentos. Alis,
essa uma recomendao to importante, que at os documentos devem ser
confeccionados nesse tipo de papel, pois mais duradouro.
Em contrapartida, esse papel tem um preo muito elevado para
aquisio. Ento a recomendao que sejam produzidos nesse tipo de papel
os documentos de valor permanente. Os demais podem utilizar papel comum.
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Conservao, Preservao e Restaurao
A principal funo de um documento (mais precisamente do suporte)
fazer com que a informao se perpetue no tempo e no espao sem perder
suas caractersticas. Assim, as atividades de conservao buscam aumentar a
durabilidade do material do documento.
A conservao se divide em atividades de preservao, que so as aes
preventivas, e as atividades de restaurao, que so aes corretivas. Vamos
estudar cada uma delas.
Tcnicas de Restaurao:
Banho de gelatina mergulha-se o documento em cola
especfica, aumentando sua durabilidade. Contudo maior a possibilidade de
ataque de fungos e bactrias.
Tecido utiliza duas folhas de tecido muito finas, que so ligadas
ao documento por uma pasta de amido, para reparar pequenos danos.
Silking variao do mtodo anterior, substituindo os tecidos por
outros especficos (musseline de seda ou crepeline). Estes tm maior
durabilidade, mas devido ao uso da pasta de amido, suas qualidades so um
pouco afetadas. Alm disso o material muito especfico o deixa com custos
altos.
Laminao envolve o documento, nas duas faces, em uma folha
de seda e outra de acetato de celulose. Em seguida coloca-se o documento em
uma prensa hidrulica com presso entre 7 e 8 Kg/cm, e temperatura entre
145 a 155C.
Laminao manual variao do mtodo anterior, acrescentando
acetona folha de acetato de celulose.
Encapsulao o documento envolto em pelculas de polister
e fita adesiva de duplo revestimento.
Existem outras tcnicas de restaurao de documentos, mas no so
muito comuns em provas. Vamos a elas:
Reintegrao ou Reenfibragem: processo pelo qual partes
perdidas da folha so reconstrudas com celulose nova. Nesta etapa utilizado
um equipamento, que executa, por meio de suco, o preenchimento de todas
as reas de perda de suporte. O processo consiste em despejar no
equipamento, uma soluo de polpa e gua que, aps suco, se concentra
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22

nas reas onde no h suporte (vazadas). Essas reas novas devem ter
espessura igual do original, mas com a tonalidade de cor um ponto abaixo do
tom original, para diferenciar as reas novas da antiga.
Velatura um novo suporte em papel, agregado ao original.
Reintegrao cromtica a cobertura com pigmento de cor e
tom, prximos do original, em reas de remendo ou reforo. Ela feita com
lpis-aquarela importado diretamente nas reas em que necessria uma
homogeneidade entre o antigo e o novo, para compor a esttica do
documento. S quando necessria.
Planificao a prensagem do documento.
Montagem compreende a reorganizao das folhas conforme a
seqncia do original sobrepondo as folhas, obedecendo a ordem de
numerao do original.
Costura feita em linha de algodo, em substituio aos
grampos metlicos; compe-se de dois pontos de costura.
Alm da restaurao e suas tcnicas, temos tambm como aes
corretivas a desinfestao, que consiste no combate atividade de insetos (o
mtodo mais comum a fumigao), a limpeza, que consiste na retirada de
sujeira com material especfico, e o alisamento, que consiste em passar os
documentos a ferro para retirar marcas de dobras e facilitar a retirada de
manchas.
Noes de Preservao:
A preservao o conjunto de aes de carter preventivo, portanto
relata sobre os cuidados dispensados aos documentos para evitar a sua
deteriorao. Dificilmente pedido em provas, at mesmo por serem um tanto
bvias.
As orientaes sobre preservao de documentos foram publicadas pelo
CONARQ. Vamos a elas:
Evitar a luz natural onde funcionar o arquivo (a luz prejudica o
suporte). At mesmo a luz artificial deve ser moderada.
Evitar o ar seco e a umidade que enfraquecem as fibras do papel.
Ainda, a umidade pode provocar mofo.
Manter temperatura e umidade baixas e estveis. A temperatura
ideal deve estar entre 16 e 22C.
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23

Estar com as mos limpas e livres de gorduras. Em caso de
fotografias e gravuras, usar luvas de algodo sempre que possvel.
riscos.
Evitar tintas e grafites, pois podem causar manchas, rasgos ou
No dobrar canto da pgina. Deve ser utilizado um marcador de

papel livre de acidez.
No umedecer os dedos com saliva. A saliva no papel favorece o
desenvolvimento de microorganismos que vo destru-lo.
No usar objetos metlicos, como grampos ou clipes. Os clipes
devem ser de plstico, e o local de contato com o documento deve estar
protegido com um pequeno pedao de papel.
Evitar cpias dos documentos. A luz ultravioleta provoca danos
irreversveis e o manuseio pode provocar danos nas lombadas.
Cuidado ao retirar documentos de dentro das pastas e caixas.
Segure-o de forma correta para evitar rasgos e amassados.
Evitar substncias poluentes, pois so os principais agentes de
deteriorao do acervo, catalisando as reaes qumicas (formao de cidos,
sujeira, desfigurao dos materiais).
Somente utilizar aparelhos de ar condicionado se os mesmos
puderem ficar ligados ininterruptamente, dia e noite. Caso contrrio
recomenda-se no usar, pois os danos sero muito maiores.
Fitas de vdeo devem ser rebobinadas periodicamente e mantidas
na posio vertical com a bitola cheia voltada para baixo.
Suportes eletrnicos devem ser mantidos longe de campos
eletromagnticos (computadores e eletrodomsticos em geral) e livres de
poeira, umidade e temperaturas altas.
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Exerccios
01 - (TJ-ES/2011 Cespe/UnB) Os documentos de arquivo no so

coletados artificialmente como os objetos de um museu, mas acumulados em
funo dos objetivos prticos da administrao, o que constitui caracterstica
de unicidade.
02 - (MS/2010 Cespe/UnB) Mesmo que os documentos sejam tirados
arbitrariamente do seu contexto e reunidos de acordo com um sistema
subjetivo qualquer, o real significado dos mesmos, como prova documentria,
no perdido nem se torna obscuro.
03 - (MS/2010 Cespe/UnB) Os documentos pblicos devem ser
mantidos em unidades diferentes que correspondam sua origem em
determinado rgo governamental.
04 - (TRE-ES/2011 Cespe/UnB) A provenincia territorial deu origem
ao princpio da territorialidade, segundo o qual os arquivos devem ser
conservados em servios de arquivo do territrio onde foram produzidos.
05 - (TRE-ES/2011 Cespe/UnB) De acordo com o princpio do respeito
ordem original, os documentos devem ser reclassificados com base no
assunto, desconsiderando-se a sua provenincia.
06 - (MPU/2010 Cespe/UnB) No plano institucional, o princpio da
territorialidade significa que os arquivos devem ser conservados o mais perto
possvel do lugar de sua criao e aplicao e guardados por quem os
acumulou.
07 - (TJ-ES/2011 Cespe/UnB) A aplicao do princpio da ordem
original mantm os documentos na ordem fsica que eles tinham no setor de
trabalho.
08 - (TRT-21/2010 Cespe/UnB) A base terica para a avaliao de
documentos dada pelo princpio da pertinncia.
09 - (ANEEL/2010 Cespe/UnB) Os princpios arquivsticos, entre eles o
princpio de respeito aos fundos, que fundamentam a prtica arquivstica
contempornea foram elaborados nos ltimos quarenta anos, principalmente a
partir da chamada exploso da informao.
10 - (ANEEL/2010 Cespe/UnB) Um documento de arquivo confivel
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11 - (Correios/2011 Cespe/UnB) A organicidade do arquivo se verifica
na relao que os documentos mantm entre si em decorrncia das atividades
do sujeito acumulador, seja ele pessoa fsica ou jurdica.
12 - (Correios/2011 Cespe/UnB) Em um conjunto documental, quando
os documentos so mantidos no local onde foram acumulados, aplica-se o
princpio arquivstico da ordem original.
13 - (Correios/2011 Cespe/UnB) Quando h necessidade de se
reclassificar os documentos por tema, sem se levar em considerao a sua
provenincia ou a classificao original, estar sendo aplicado o princpio da
pertinncia.
14 - (STM/2011 Cespe/UnB) As caractersticas dos documentos de
arquivo incluem a unicidade, a qual determina que somente pode ser
considerado documento de arquivo aquele que exemplar nico e original.
15 - (MS/2010 Cespe/UnB) O termo suporte utilizado em
arquivologia para denominar qualquer material que contm informaes
registradas. Alguns exemplos, alm do mais comum hoje, que o papel, so:
papiro, pergaminho, filme de acetato, fita magntica, disco magntico, disco
tico, entre outros.
16 - (ANAC/2009 Cespe/UnB) Os estgios de evoluo dos arquivos
so conhecidos como arquivos setoriais e arquivos gerais ou centrais.
17 - (STM/2011 Cespe/UnB) A teoria das trs idades refere-se
sistematizao do ciclo de vida dos documentos arquivsticos.
18 - (AGU/2010 Cespe/UnB) Uma das principais funes do arquivo
intermedirio armazenar temporariamente os documentos que no so mais
movimentados.
19 - (INSS/2008 Cespe/UnB) A existncia de arquivos correntes
justificada por questes exclusivamente econmicas.
20 - (INSS/2008 Cespe/UnB) Os documentos podem passar pelas trs
idades documentais, mas, obrigatoriamente, apenas pelos arquivos correntes.
21 - (Correios/2011 Cespe/UnB) No alisamento, uma das operaes de
restaurao de documentos, os documentos so dispostos em bandejas de ao
inoxidvel.
22 - (Correios/2011 Cespe/UnB) A restaurao, sendo uma operao
de conservao, demanda do profissional dela encarregado profundo
conhecimento a respeito de papis e tintas.
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26

23 - (TRT-21/2011 Cespe/UnB) Enquanto a restaurao incide sobre
itens documentais individuais, a preservao geralmente se estende ao
conjunto de documentos.
24 - (EBC/2011 Cespe/UnB) Nos acervos arquivsticos, as unidades de
acondicionamento devem ser armazenadas em mobilirio adequado, como
mapotecas e estantes de madeira e de metal.
25 - (EBC/2011 Cespe/UnB) Elevados ndices de umidade relativa e de
temperatura no ambiente de um acervo constituem condies propcias para a
infestao de cupins nesse acervo.
26 - (EBC/2011 Cespe/UnB) Os acervos arquivsticos so
constantemente atacados por diversos agentes de deteriorao, sendo a
sujidade o mais danoso.
27 - (ANEEL/2010 Cespe/UnB) As reas de pesquisa, de trabalho e de
depsito devem receber o mesmo tratamento no que concerne s condies
climticas.
28 - (ABIN/2010 Cespe/UnB) No caso de o acervo arquivstico ser
infestado por pragas, o tratamento deve ser adequado espcie e ao tipo de
material infestado. Devem-se utilizar, preferencialmente, os tratamentos
qumicos, e, como ltimo recurso, as cmaras de congelamento ou a
modificao da atmosfera.
29 - (ABIN/2010 Cespe/UnB) ndices elevados de umidade contribuem
para a conservao do papel, em razo das fibras de celulose nele existentes.
30 - (ABIN/2010 Cespe/UnB) Entre os principais recursos empregados
na preservao dos documentos de arquivo esto o controle ambiental, o
tratamento fsico e o qumico.
31 - (MEC/2009 Cespe/UnB) Arquivamento o conjunto das operaes
de acondicionamento e armazenamento de documentos.
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27

Gabarito Comentado
Item
Resposta
Comentrio
01
Errado
02
Errado
03
Certo
04
Certo
05
Errado
06
Certo
07
Errado
08
Errado
09
Errado
10
Certo
11
Certo
12
Errado
13
Certo
14
Errado
15
Certo
16
Errado
17
Certo
18
Certo
19
Errado
20
Certo
21
Errado
22
Certo
23
Certo
24
Errado
25
Certo
26
Certo
27
Errado
28
Errado
29
Errado
30
Certo
31
Certo
Segundo este princpio, no pode haver entrada de documentos efetuada por entidade diversa
daquela que o gerou.
Segundo o princpio da Organicidade, a ordem dos documentos deve refletir a organizao e
atividades das instituies, para seu entendimento.
Uma pequena aplicao do princpio da Territorialidade, onde os documentos devem estar o mais
prximo possvel de seu produtor.
A correta aplicao do princpio da Territorialidade, onde os documentos devem ser mantidos no
local onde foram produzidos.
O princpio da Ordem Original mantm o arquivo com a classificao inicial. A reclassificao
determinada pela Pertinncia.
Mais uma interpretao do princpio da Territorialidade, os documentos devem ser guardados,
tanto quanto possvel, pelo acumulador, ou prximo a este.
A aplicao deste princpio mantm a classificao inicial dos documentos, e no sua organizao
inicial.
Este princpio no tem aplicao prtica. A base terica para a avaliao so os princpios da
Provenincia e da Ordem Original.
Os princpios arquivsticos, especialmente o da Provenincia e da Ordem Original, datam da Idade
Moderna, quando os arquivos ganharam importncia para a sociedade.
Uma das caractersticas do documento de arquivo provar, informar ou testemunhar sobre a
atividade que o gerou, ou sobre a instituio que o gerou.
O documento de arquivo deve provar ou informar sobre seu produtor. Portanto, deve estar
organizado de forma que reflita fielmente essas atividades.
Neste caso observamos a aplicao do princpio da Territorialidade. O princpio da Organizao
observado quanto ao mtodo de organizao dos documentos.
Apesar de no ser mais aplicado este princpio na prtica, exatamente este o seu mtodo de
funcionamento: considerar apenas o assunto do documento.
Os documentos de arquivos so nicos em seu contexto. Mas no significa que so nicos em
exemplares ou vias. Podem haver mais, e pertencer a arquivos diferentes.
Os suportes so qualquer meio fsico que tenha o registro de informaes. Mesmo os desenhos de
cavernas e inscries em tbuas antigas so suporte documental.
Os estgios de evoluo dos arquivos so dados pela Teoria das Trs Idades, que so corrente,
intermedirio e permanente. Vamos ver mais na prxima aula.
A Teoria das Trs Idades reflete o ciclo de vida pelo qual passa todos os documentos criados: a sua
produo, sua utilizao e sua destinao.
Vimos que os documentos de arquivo intermedirio so os que possuem ainda utilidade
administrativa, mas tm baixa freqncia de utilizao.
A existncia do arquivo corrente inevitvel, visto que a nica fase obrigatria para todos os
documentos. O item se refere ao arquivo intermedirio.
Conforme explicado em item anterior, o arquivo corrente a nica fase obrigatria, pois onde
nascem todos os documentos.
O alisamento no uma tcnica de restaurao. A restaurao, a limpeza, o alisamento e a
desinfestao so tcnicas de conservao corretiva.
necessrio um conhecimento muito grande, no s de papis e tintas, mas de qualquer material
que componha a estrutura do suporte.
A preservao, sendo preventiva, se aplica a um conjunto inteiro. J a restaurao deve considerar
as peculiaridades de cada documento, assim como o dano especfico.
Por questes de preservao, no permitido o uso de mobilirios de madeira, pois esta apodrece,
favorecendo a apario de microorganismos, alm de ser combustvel em caso de incndios.
Um ambiente nessas condies favorece o aparecimento no s de cupins, mas de outros insetos,
alm de interferir diretamente no estado dos suportes.
A sujidade, ou sujeira, o aspecto que mais danifica os documentos. No s os danifica
diretamente, como favorece outros fatores, como microorganismos e reaes qumicas.
As reas de depsitos devem oferecer condies climticas favorveis preservao dos
documentos; e as reas de pesquisa devem ser favorveis ao trnsito e permanncia de pessoas.
Os tratamentos qumicos so os mais agressivos e os que mais modificam a estrutura do
documento. Por isso devem ser empregados como ltimo recurso, considerando o dano do suporte.
Os ndices elevados de umidade, como os de temperatura, contribuem para a deteriorao do
papel, afetando diretamente as suas fibras.
Todos esses recursos devem ser utilizados para auxiliar na conservao de documentos.
Lembrando que os processos qumicos so o ltimo recurso.
O Arquivamento o conjunto de procedimentos para a guarda de um documento quando o mesmo
no est mais em trmite.
Prof. Mayko Gomes
28

Pois bem, queridos alunos, ficamos por aqui nesta primeira aula.
Estes so os conceitos necessrios para responderem s questes.
Resolvemos e comentamos alguns exerccios sobre os assuntos pedidos no
edital, alguns com muitas questes, outros com poucas, pois no aparecem
muito em provas da banca...
Mas para que vejam a simplicidade do contedo, observem que muitas
questes resolvidas e colocadas na lista foram retiradas de provas do
Cespe/UnB para cargos de nvel superior. Mesmo com uma exigncia maior
para estes cargos, o assunto conceitos iniciais no difcil.
Em nossa prxima aula vamos conhecer as atividades desenvolvidas nos
arquivos. A Gesto de Documentos trata exatamente disso: todo o tratamento
que o documento recebe, desde sua produo at a sua destinao, que o
fim sofrido por ele de acordo com decises administrativas. Vamos conhecer as
ferramentas, os procedimentos e as normas que regem esse tratamento
documental.
Espero que tenham gostado da aula, e mais ainda que tenham percebido
a importncia de estudar esta disciplina, pois em um concurso como este as
vagas sero disputadas ponto-a-ponto!
Continuem se esforando sempre e no desistam nunca! E contem
sempre com nosso apoio, meu e da equipe do Ponto!
Espero receber as crticas e sugestes de todos vocs para elaborar um
trabalho que realmente os ajude. Estarei disponvel para soluo de dvidas no
frum
do
curso
e
tambm
no
seguinte
email:
mayko@pontodosconcursos.com.br.
Forte abrao a todos, meus desejos de que as bnos de Deus estejam
presentes em suas vidas!
Bons estudos e aguardo a todos em nossa prxima aula!
Prof. Mayko Gomes

Junho/2012
Prof. Mayko Gomes
29

Exerccios Resolvidos na Aula
(STM/2011 Cespe/UnB) Somente podem ser considerados documentos

de arquivo aqueles que, emanados do poder pblico ou de entidades de direito
privado, so capazes de produzir efeitos de ordem jurdica na comprovao de
fatos.
(ANEEL/2010 Cespe/UnB) Um documento de arquivo confivel
(Correios/2011 Cespe/UnB) A distino entre documentos de arquivo,
de biblioteca ou de museu feita conforme a origem e o emprego desses
documentos.
(TRT-17/2009 Cespe/UnB) A instalao de arquivos setoriais uma
forma de centralizao dos arquivos correntes da organizao como um todo.
(AGU/2010 Cespe/UnB) O arquivo corrente formado por documentos
que esto em trmite, mas que no so consultados frequentemente porque
aguardam sua destinao final.
(TRT-21/2010 Cespe/UnB) O acesso aos documentos nos arquivos
intermedirios ainda restrito aos acumuladores, porque o arquivo
intermedirio uma extenso dos arquivos correntes, em que predomina o
valor primrio dos documentos.
(Correios/2011 Cespe/UnB) O acervo de um arquivo permanente
constitudo das preciosidades colecionadas ao longo do tempo por pessoas
fsicas ou jurdicas e recolhidas de modo assistemtico.
(AGU/2010 Cespe/UnB) Mapas, perfis, desenhos tcnicos e plantas
fazem parte do gnero documental cartogrfico.
(TRT-21/2010 Cespe/UnB) Rolo, jaqueta e carto-janela so exemplos
de documentos do gnero microgrfico.
(TRE-MS/2007 FCC) A tipologia documental a juno da espcie
documental com o suporte material.
(STM/2011 Cespe/UnB) Os documentos que podem afetar a segurana
da sociedade e do Estado, ou a intimidade, a honra e a imagem de pessoas,
so sigilosos. Todo documento sigiloso pode, entretanto, ser objeto de exibio
reservada, mediante determinao do Poder Judicirio.
(EBC/2011 Cespe/UnB) Quando se preserva a forma original de
organizao dos documentos, aplica-se o princpio da pertinncia.
Prof. Mayko Gomes
30

(AGU/2010 Cespe/UnB) Ao se aplicar o princpio de respeito aos fundos
em um conjunto documental de uma organizao pblica ou privada, so
identificados os documentos destinados guarda permanente ou eliminao.
(EBC/2011 Cespe/UnB) Para a obteno do fundo de arquivo, deve-se
aplicar o princpio da naturalidade.
(Ibram-DF/2009 Cesp/UnB) As reas de armazenamento de
documentos devem ser totalmente independentes das demais e no devem
exceder 200 m. Assim, pode ser necessrio ter vrios depsitos, que devem
ser independentes entre si, separados por corredores, com portas corta-fogo e,
de preferncia, com sistemas independentes de energia eltrica, de aerao e
de climatizao.
(TRT-21/2010 Cespe/UnB) A definio dos gneros documentais
importante para estabelecer o tipo de armazenamento necessrio para a
preservao dos documentos.
(TJDFT/2008 Cespe/UnB) O acondicionamento uma das etapas do
planejamento de conservao preventiva de documentos.
(TJDFT/2008 Cespe/UnB) No acondicionamento de documentos
permanentes, embalagens de papel com pH alcalino no devem ser utilizadas,
porque provocam reaes qumicas que aceleram o processo de deteriorao
dos documentos.
Prof. Mayko Gomes
31

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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE-RJ

CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS

Aos que no me conhecem, sou o Mayko Gomes, professor de

Arquivstica: princpios e conceitos;

Est j nossa primeira aula, ento vamos estudar todo o contedo

Prof. Mayko Gomes

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2 - Mvel destinado guarda desses documentos (armrio, estante,

3 - Edifcio, ou parte dele (sala, andar) destinado guarda de

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(STM/2011 Cespe/UnB) Somente podem ser considerados documentos

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(ANEEL/2010 Cespe/UnB) Um documento de arquivo confivel

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Pblicos: mantidos por instituies de carter pblico.

Ento, quanto entidade mantenedora, os arquivos

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Os arquivos centrais ou gerais so aqueles que

importante ressaltar que esta classificao se aplica somente aos

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Classificao dos Documentos

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Tabela de Classificao segundo o Decreto 4.553/02

Tabela de Classificao segundo a Lei 12.527/11

Ateno: Talvez por uma falha do legislador, apesar de a Lei de Acesso

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Princpio da Ordem Original: Princpio segundo o qual o arquivo deve

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Ateno: Existem ainda outros princpios que dificilmente aparecero

(EBC/2011 Cespe/UnB) Quando se preserva a forma original de

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(EBC/2011 Cespe/UnB) Para a obteno do fundo de arquivo, deve-se

Armazenamento e Acondicionamento de Documentos

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textuais, como manuscritos e impressos;

Quanto s condies climticas, as reas de pesquisa e de trabalho

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(TRT-21/2010 Cespe/UnB) A definio dos gneros documentais

(TJDFT/2008 Cespe/UnB) O acondicionamento uma das etapas do

(TJDFT/2008 Cespe/UnB) No acondicionamento de documentos

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Evitar tintas e grafites, pois podem causar manchas, rasgos ou

No dobrar canto da pgina. Deve ser utilizado um marcador de

Prof. Mayko Gomes

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01 - (TJ-ES/2011 Cespe/UnB) Os documentos de arquivo no so