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Tse-Sei-Manual Do Usuario Sei 2.5.1 PDF
Tse-Sei-Manual Do Usuario Sei 2.5.1 PDF
Informaes
Manual do Usurio
Verso 2.5.1
Sumrio
1 Viso Geral .................................................................. 7
1.1
O que o SEI?.......................................................................................................................... 7
1.2
1.3
1.4
2.2
Barra de Ferramentas............................................................................................................ 12
2.3
2.4
2.5
Tela do Processo.................................................................................................................... 17
2.6
Base de Conhecimento.......................................................................................................... 20
2.7
2.8
Restrio de Acesso............................................................................................................... 28
3.2
3.3
3.4
3.5
Concluir Processos................................................................................................................. 38
3.6
3.7
3.8
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
Cincia ................................................................................................................................... 51
5.2
5.3
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
Medies de Desempenho.................................................................................................... 74
7.2
7.3
Editar Documentos................................................................................................................ 88
7.3.1
7.3.2
7.4
Verses .................................................................................................................................. 95
7.5
7.6
7.7
7.8
7.8.1
7.9
7.10
8 Assinaturas.............................................................. 114
8.1
8.2
8.3
8.4
8.5
8.6
8.7
9.2
9.3
10.2
10.3
10.4
10.5
11.2
Parte I
Viso Geral
1 Viso Geral
1.1 O que o SEI?
O Sistema Eletrnico de Informaes (SEI), desenvolvido pelo
Tribunal Regional Federal da 4 Regio (TRF4), um sistema de gesto de
processos e documentos arquivsticos eletrnicos, com interface amigvel e
prticas inovadoras de trabalho. Uma das suas principais caractersticas a
libertao do papel como suporte fsico para documentos institucionais e o
compartilhamento do conhecimento com atualizao e comunicao de novos
eventos em tempo real.
O
um dos produtos do projeto Processo Eletrnico Nacional
(PEN), iniciativa conjunta de rgos e entidades de diversas esferas da
Administrao Pblica, com o intuito de construir uma infraestrutura pblica
de processos e documentos administrativos eletrnicos. Coordenado pelo
Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto, o PEN proporciona a
integrao de diferentes esforos que j estavam em curso no mbito do
Governo Federal e possibilita melhorias no desempenho dos processos da
Administrao Pblica, com ganhos em agilidade, produtividade, transparncia
e satisfao do pblico usurio e reduo de custos. A inteno do projeto
disponibilizar uma soluo flexvel o bastante para ser adaptada realidade de
rgos e entidades da Administrao Pblica de diferentes reas de negcio. A
soluo ser disponibilizada no Portal do Software Pblico do Governo Federal.
O
uma ferramenta que permite a produo, edio,
assinatura e trmite de documentos dentro do prprio sistema,
proporcionando a virtualizao de processos e documentos, permitindo
atuao simultnea de vrias unidades ao mesmo tempo em um mesmo
processo, ainda que distantes fisicamente, reduzindo o tempo de realizao
das atividades.
Principais facilidades do
c.
d.
e.
f.
g.
10
Parte II
11
Iniciando
Operaes no SEI
12
Item
Descrio
Para saber +: disponibiliza lista de vdeos com
o passo a passo de vrias funcionalidades do .
Menu Permite ocultar ou mostrar o menu
principal.
Pesquisa Possibilita uma busca rpida com
diversos parmetros sobre o processo ou
documento.
Caixa de seleo de Unidade Informa ao
usurio em qual unidade ele est logado e
possibilita navegar pelas unidades para as quais
tenha permisso.
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14
Item
Descrio
Enviar Processo: utilizado para tramitar processos para outra
unidade. Conclui o processo na unidade remetente, a menos
que, no momento do envio, seja marcada a opo Manter
processo aberto na unidade atual.
O processo desaparecer da tela do Controle de Processos, mas
poder ser recuperado na Pesquisa ou Acompanhamento
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Especial.
Atualizar Andamento: utilizado para incluir uma
informao/despacho de andamento ao(s) processo(s)
selecionado(s). Serve para registros meramente interlocutrios e
explicaes de situaes.
Atribuio de Processos: utilizado para distribuir os processos.
Informa que o processo est sob a responsabilidade de um
usurio da unidade.
Incluir em Bloco: utilizado para organizar os processos dentro
do sistema. Esse cone permite incluir o processo em um Bloco
Interno ou em um Bloco de Reunio.
Sobrestar Processo: utilizado quando o processo precisa
aguardar alguma providncia antes de ter prosseguimento.
Concluir Processo nesta Unidade: utilizado para fechar o
processo na unidade, quando no h mais nenhuma ao a ser
tomada pela unidade.
O processo desaparecer da tela do Controle de Processos, mas
poder ser recuperado na pesquisa.
Anotaes: utilizado para inserir informaes adicionais que
no devem constar dos autos do processo, geralmente
orientaes internas de trabalho da equipe.
Processos com Credencial de Acesso nesta Unidade: utilizado
para controlar os processos sigilosos (reservado, secreto,
ultrassecreto) em que o usurio possui credencial. Visvel apenas
para usurios que possuam credencial de acesso a processos
sigilosos.
A tela Controle de Processos tambm apresenta smbolos e
orientaes visuais para facilitar a identificao da situao de cada processo
dentro dos grupos
Item
Descrio
Apresenta apenas os processos atribudos ao
usurio logado. Para voltar tela anterior,
basta clicar em Ver todos os processos.
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Ateno
1. Apenas nos processos sigilosos sero visualizados os cones:
Item
Descrio
Incluir Documento: utilizado para criar um novo documento ou
inserir (arquivos definidos como: externos) no processo.
Cincia: utilizado principalmente para que as unidades
informem ao remetente que tiveram cincia do processo,
dispensando a necessidade de se criar um novo documento para
este fim.
Consultar/alterar processo: utilizado para consultar ou alterar
os dados de cadastro do processo, tais como: descrio,
interessado, destinatrio e nvel de acesso.
Duplicar processo: utilizado para duplicar os documentos
integrantes de um processo.
Relacionar processos: permite vincular virtualmente um
processo a outro.
Enviar Correspondncia Eletrnica: permite enviar e-mail
relacionado ao processo, com ou sem anexos.
Gerenciar Disponibilizao de Acesso Externo: utilizado para
liberar acesso a um usurio externo. Envia e-mail com link que
dar acesso aos documentos do processo.
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, acessvel em Base de
O cone
contedo do procedimento.
O cone
contedo do procedimento.
O cone
permite que o usurio altere
os dados de cadastro do procedimento (Descrio, Tipos de Processo
Associados e Anexo).
Depois de finalizadas as edies, deve-se clicar no cone
para que a base possa ficar disponvel e finalmente ser exibida ao
lado do nmero de protocolo dos Tipos de Processo correspondentes.
Aps liberada a primeira verso do Procedimento, somente ser
possvel alterar seu cadastro e contedo por meio do cone
. Com isso, o sistema abrir uma tela para,
primeiramente, alterar o cadastro do Procedimento:
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O cone
procedimento.
25
para documentos
26
Ateno
1. O cone
Documento Externo:
Item
Descrio
Atualizar Andamento: permite ao usurio atualizar o
andamento da situao do processo sem a necessidade de se
efetuar um trmite.
Cincia: permite que o usurio informe unidade que teve
cincia do documento, sem a necessidade de se criar um novo
documento para este fim. A cincia do documento marca,
automaticamente, cincia do processo.
Consultar/Alterar Documento: permite ao usurio consultar ou
alterar os dados de cadastro do documento, tais como: descrio,
interessado, destinatrio e nvel de acesso.
Editar Contedo: permite ao usurio realizar alteraes no
contedo de documentos gerados na unidade.
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, dever ser
2.
3.
4.
5.
6.
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Parte III
Operaes
Bsicas com
Processos
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Dicas
1. Embora o sistema no exija o preenchimento dos campos Especificao,
Interessados e Observaes desta unidade, estes campos so
importantes para a pesquisa de documentos no sistema, sendo desejvel a
adoo de padres de preenchimento pelas unidades (para saber mais
sobre a funcionalidade de pesquisa, consulte: Mtodos de Pesquisa).
2. O ideal que a opo de insero manual do nmero de protocolo de um
processo seja utilizada somente para os casos de processos gerados fora da
entidade ou processos criados antes da implantao do .
3. O processo recm-aberto automaticamente atribudo ao usurio que o
abriu e ser mostrado no grupo de processos direita da tela Controle de
Processos (coluna Gerados).
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O
permite que processos sigilosos tenham acompanhamento
de trmites usurio a usurio, desde que, credenciados para acesso. Os
usurios podem ser da unidade geradora ou de outras unidades.
Para atribuir uma credencial de acesso, o usurio gerador do
processo sigiloso deve selecionar a opo
na tela do
processo. Deve preencher o campo Conceder Credencial de Acesso para com
nome de usurio j cadastrado no sistema.
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ficam visveis para os usurios que possuem acesso a eles. Outros usurios
no conseguem visualizar um processo sigiloso relacionado (para saber
mais sobre relaes entre processos, consulte: Relaes entre
Informaes).
3. Processos sigilosos permitem referncia somente a documentos do prprio
processo (para saber mais sobre a insero de links, consulte: Referenciar
Documentos ou Processos).
4. Processos sigilosos no so computados nas pesquisas disponveis por
meio do menu Estatsticas.
5. Ao acessar o cone
na tela de Controle de
Processos possvel verificar um quadro com a lista de processos sigilosos
com permisso de acesso para o usurio. Caso no exista nenhum, o cone
no fica visvel.
e confirmar a operao.
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Ateno
1. Quando no houver mais nenhuma ao no processo por parte da unidade,
esta dever envi-lo para unidade de destino ou conclu-lo. fundamental
que sejam fechados os processos cuja ao j foi concluda. Caso contrrio,
para fins de estatstica, o tempo em que ele permanecer aberto
desnecessariamente na unidade ser computado como se o processo
estivesse em andamento.
Dicas
1. O envio de um processo para outra unidade sem selecionar a opo
, possui o mesmo efeito da concluso do
processo para a unidade que efetua o envio.
2. Um processo concludo em uma unidade pode ser recuperado a qualquer
tempo por meio da pesquisa, fazendo uso das funcionalidades
Acompanhamento Especial e/ou Blocos Internos ou pelo menu
Estatsticas (para saber mais sobre tais funcionalidades, consulte:
Mtodos de Pesquisa, Acompanhamento Especial, Blocos Internos e
Medies de Desempenho).
3. Caso um processo possua anotaes ao ser concludo, as anotaes sero
automaticamente recuperadas se houver a reabertura do processo na
unidade que efetuou a concluso (para saber mais sobre anotaes,
consulte: Inserir Anotaes).
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Ateno
1. Caso um processo seja enviado para outra unidade, ainda que no tenha
havido acesso na unidade de destino do processo, ainda que no possua
documentos, ainda que seja mantido aberto na unidade atual e, embora o
cone
pelo sistema:
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Parte IV
Trabalho
Colaborativo
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4 Trabalho Colaborativo
4.1 Receber Processos na Unidade
A tela Controle de Processos organiza todos os processos
abertos na unidade em dois grupos. O primeiro apresenta os processos
recebidos e o segundo apresenta os processos gerados na unidade. O
recebimento de processo ocorre quando o usurio clica sobre o registro que
aparece em vermelho. O
registra automaticamente no andamento do
processo a hora, a unidade e o login do usurio que recebeu o processo.
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(tela
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Dicas
1. A unidade destinatria de um processo com retorno programado somente
pode:
a. Enviar o processo para a unidade demandante do retorno; ou
b. Enviar o processo para terceiros, inclusive, podendo tambm
atribuir seu prprio retorno programado, desde que mantenha
o processo aberto na prpria unidade. Isso possibilita o
controle de prazos em cascata.
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4.6 Cincia
A cincia indica que o documento ou processo foi verificado por
determinado usurio, quando no necessria a assinatura. muito til nos
casos de envio de documentos circulares ou mesmo em blocos de reunio.
a. Para dar cincia no processo: o usurio dever selecionar o
nmero do processo e clicar na opo
da barra de
menu do processo;
b. Para dar cincia no documento: o usurio dever acessar o
processo e em seguida selecionar o documento que se
pretende. Na barra de menu do documento, clicar na opo
.
Ao clicar no cone
os usurios que conferiram o documento:
, possvel verificar
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Dicas
1. Ao atribuir cincia a um documento, automaticamente atribuda cincia
ao respectivo processo.
2. O quadro com a lista de cincias do processo traz, alm das informaes
das cincias no processo, tambm as informaes dos quadros das listas de
cincias de cada documento com descries detalhadas.
3. A cincia pode ser atribuda s minutas da prpria unidade e s minutas
inseridas em um bloco de reunio.
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Parte V
Relaes entre
Informaes
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Aps em
a anexao efetivada. O
mostrar a tela
Anexao de Processos com um quadro listando os processos anexados. O
processo anexado aparecer na rvore de documentos do processo principal:
Dicas
1. A anexao dever ser utilizada quando houver necessidade de unificao
permanente de processos do mesmo tipo, com o mesmo interessado e
com o mesmo objetivo e, portanto, devero ser tratados de forma
conjunta. Uma vez anexado a um processo principal, o processo acessrio
deixa de ter independncia, no sendo mais possvel nenhuma ao
isolada, tal como incluso de novos documentos.
2. Para que a anexao possa ser realizada, o processo a ser anexado deve
estar aberto somente na unidade que efetuar a operao.
3. Ao ser realizada a operao de anexao, os relacionamentos do processo
anexado so mantidos. Basta clicar no cone do processo anexado
(na
rvore de documentos do processo principal) e selecionar a opo Clique
aqui para visualizar este processo em uma nova janela. Os
relacionamentos sero mostrados abaixo da rvore de documentos do
processo anexado.
4. A operao de anexao no pode envolver processos sigilosos.
5. Caso o processo a ser anexado tenha nvel de acesso "Restrito", o processo
principal ser "contaminado" por esse nvel (mesmo comportamento
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Parte VI
Recuperando
Informaes
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6 Recuperando Informaes
6.1 Verificar o Histrico de Modificaes
possvel acessar o registro de alteraes efetuadas em um
processo e verificar o momento e a unidade em que ocorreram. A opo
est disponvel na tela do processo, logo abaixo da rvore
de documentos. Ao selecionar esta opo, abre-se a tela de Histrico do
processo. Pode ser visualizado o histrico resumido do processo, em um
quadro que mostra data, unidade, usurio e descrio das operaes
realizadas. Tambm possvel a visualizao do histrico detalhado ao
selecionar a opo Ver histrico completo nesta mesma tela.
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O
apresentar uma tela identificando o nmero do bloco e
apresentando um quadro que contm as informaes dos processos
pertencentes. Tambm habilitar os botes
,
,
e as
aes Anotaes e Retirar Processo/Documento do Bloco.
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Dicas
1. O Acompanhamento Especial tem por fim manter um processo sempre
disponvel para consulta por usurios de uma mesma unidade. A operao
realizada processo a processo e as alteraes no acompanhamento no
so registradas no histrico do processo. J, o bloco interno, embora
tambm fique disponvel para todos os usurios de uma unidade, permite
a incluso de vrios processos em um nico bloco.
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Como
exemplo,
foi
preenchido
o
campo
Especificao/Descrio: com a sentena Demonstrao para treinamento
(especificao do processo n 19957.000052/2014-19):
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A funcionalidade de pesquisa do
pode realizar busca no
contedo de documentos gerados no sistema, nos documentos externos
digitalizados com processamento de OCR, nos documentos externos de texto
(planilhas, txt, html, doc, docx, xls, pdf, etc.), alm da pesquisa em dados
cadastrais de processos e documentos.
Dicas
1. A pesquisa no recupera dados de processos e documentos sigilosos.
2. A pesquisa recupera mesmo os processos concludos em todas as unidades.
3. As informaes no campo Observaes desta unidade (tela de cadastro
do processo) s podero ser recuperadas pela unidade que as inseriu.
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Dicas
1. A funcionalidade Estatsticas da Unidade considera como documentos
gerados no perodo, tanto minutas como documentos assinados.
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Parte VII
Operaes
Bsicas com
Documentos
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na tela do processo:
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Dicas
1. O sistema permite a alterao dos dados de cadastro de documentos para
todas as unidades em que o processo esteja aberto, ainda que o
documento j tenha sido assinado digitalmente.
2. O sistema permite, inclusive, a troca do tipo do documento por qualquer
unidade em que o processo esteja aberto.
3. O sistema tambm permite que possam ser enviados e-mails que
comporo a rvore de documentos do processo. No possvel cancelar ou
excluir estes e-mails.
4. A incluso de um documento com restrio do nvel de acesso em um
processo com menor nvel de restrio faz com que todo o processo receba
o nvel de restrio do documento inserido (para saber mais sobre
processo e documentos com nveis de restrio de acesso, consulte:
Processos com Restrio de Acesso).
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Dicas
1. Embora o sistema no exija o preenchimento dos campos Descrio,
Interessados e Observaes desta unidade, estes campos so
importantes para a pesquisa de documentos no sistema, sendo desejvel a
adoo de padres de preenchimento pelas unidades.
2. Documentos gerados e no assinados so considerados minutas. Esto
abertos para edio por qualquer usurio da unidade geradora. Tambm
s podem ser visualizados por usurios da unidade geradora do
documento, ainda que o processo seja enviado para outra unidade.
3. S podem ser efetuadas modificaes no cadastro do documento, se o
processo estiver aberto para a unidade. As modificaes so feitas por
meio do cone:
.
4. Quando o processo estiver em outra unidade, o cone muda para
.
5. Cada Tipo de Documento tem uma formatao que lhe prpria,
portanto, ateno na escolha do tipo de documento que pretende
produzir.
6. Em regra, os documentos assumiro a temporalidade dos processos em
que forem inseridos. No entanto, pode haver casos em que um documento
de maior temporalidade seja inserido em um processo de menor
temporalidade. Nestes casos, o processo dever assumir a temporalidade
do documento (para saber mais sobre temporalidade, consulte:
Arquivamento e Contagem de Temporalidade).
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disponvel na
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para preta
e as edies no so mais
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Dicas
1. A Edio de contedos de documentos gerados no sistema no se
confunde com alterao dos dados de cadastro de documentos. No
primeiro caso, somente permitida a edio por usurios da unidade
geradora de um documento que ainda no recebeu assinatura eletrnica
ou que, embora assinado, no tenha sido acessado por usurios de outras
unidades. No segundo caso, a edio permitida por usurios das unidades
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da barra de ferramentas:
Imagem.
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Dicas
1. O link permitir que o usurio tenha acesso ao documento referenciado,
ainda que seja um documento restrito.
2. No ser possvel criar links para documentos contidos em processos
sigilosos, com exceo de referncias para documentos do prprio
processo sigiloso (auto referncia).
7.4 Verses
O sistema permite edies sucessivas de um mesmo documento. A
cada vez que uma edio for salva, o sistema considera que foi gerada nova
verso do documento. possvel controlar as verses de um documento,
verificar os usurios responsveis pelas modificaes e retomar uma verso
anterior por meio do cone
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sistema disponibiliza uma barra de rolagem onde pode ser selecionada a opo
com o nome dado ao texto padro:
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103
) sobre
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sobre o documento:
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Dicas
1. Embora o sistema no exija o preenchimento dos campos Interessados e
Observaes desta unidade, estes campos so importantes para a
pesquisa de documentos no sistema, sendo desejvel a adoo de padres
de preenchimento pelas unidades (para saber mais sobre a funcionalidade
de pesquisa, consulte: Mtodos de Pesquisa).
2. Ao visualizar documentos externos o sistema oferece a opo de abrir
documentos em formato de imagem e PDF no prprio ambiente do
.
Para os outros formatos o sistema disponibiliza o download para a
mquina do usurio.
3. Podem ser feitas modificaes no cadastro do documento pelas unidades
em que o processo esteja aberto. Estas unidades visualizaro o cone
.
4. As unidades em que o processo no estiver aberto visualizaro o cone
.
110
Em regra, o cone
ficar visvel apenas quando o
procedimento de excluso for permitido. A excluso de documentos se
diferencia da excluso de processos porque um processo pode estar aberto
para vrias unidades no momento da criao de um documento. Por isso, a
excluso obedece algumas regras:
a. Documento gerado e no assinado pode ser excludo pela
unidade elaboradora. Documento que ainda no foi assinado
considerado minuta e pode ser excludo, ainda que tenha sido
includo em bloco de reunio e, assim, visualizado por outras
unidades;
b. Documento gerado assinado e ainda com a caneta em amarelo
pode ser excludo pela unidade elaboradora. A caneta de
indicao de assinatura fica em amarelo at que o documento
tenha seu primeiro acesso por usurio de outra unidade ou
quando o processo enviado para outra unidade.
111
112
Dicas
1. Documento assinado, mesmo que possua assinaturas de usurios de vrias
unidades, somente pode ser cancelado pela unidade geradora, ainda que o
processo esteja aberto em vrias unidades ao mesmo tempo.
2. Assim, o cone
geradora do documento.
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Parte VIII
Assinaturas
114
8 Assinaturas
8.1 Restrio Visualizao de Minutas
Enquanto no for assinado eletronicamente, um documento
produzido no sistema considerado uma minuta e s pode ser visualizado por
usurios da unidade elaboradora, ainda que o processo esteja aberto para
outras unidades. Enquanto o documento estiver como minuta, possvel sua
visualizao por usurios de outras unidades por meio de Bloco de Reunio
(apenas visualizao, no permite alterar nem assinar a minuta). O uso do
Bloco de Assinatura permite que usurio de unidade diferente da elaboradora
do documento possa visualizar, editar e assinar o documento.
115
116
, da
117
118
Dicas
1. O bloco de reunio no gera o envio do processo. Significa que no
aparecer a informao de que o processo est aberto para as unidades as
quais o bloco foi disponibilizado (na tela do processo).
2. Quando um processo de um bloco de reunio anexado a outro processo,
as minutas deixam de ser visualizadas.
119
120
cargo, ora sua funo. Neste caso, bastar fazer a devida seleo na barra de
rolagem do campo Cargo/ Funo e assinar o documento.
Dicas
1. Quando se tratar de documento preparatrio, sugere-se que este seja
assinado somente quando aprovado em sua totalidade e por todas as
autoridades competentes. E seja assinado primeiro pela instncia superior,
pois, em regra, ficar visvel para qualquer usurio aps a primeira
assinatura.
2. Quando for necessrio efetuar mais de uma assinatura em um documento
produzido no sistema por usurios da mesma unidade, basta atribuir o
processo ao usurio que realizar a assinatura.
3. Um documento gerado no sistema poder receber assinatura digital de
usurios de unidade diferente da elaboradora. Esta operao realizada
por meio da incluso de documentos em bloco de assinatura (para saber
mais sobre blocos de assinatura, consulte: Assinaturas por Usurios de
outras Unidades).
121
na tela do documento:
122
na
123
124
Dicas
1. No necessrio enviar o processo para a unidade do usurio com
credencial para assinatura de documento sigiloso.
125
na barra de menu do
126
O cone
serve para possibilitar a assinatura dos documentos do
bloco para usurios da unidade geradora, antes da disponibilizao.
O cone
documentos do bloco.
permite a visualizao de
127
O cone
permite a disponibilizao do bloco para
as unidades em que determinados usurios devero assinar documentos do
bloco.
O cone
serve para concluir blocos de assinatura
que foram assinados, foram retornados e, portanto, j concluram o seu
propsito.
O cone
permite alterar dados do bloco de assinatura, tais
como nmero, descrio e unidades de disponibilizao.
O cone
serve para excluir blocos de assinatura que
no possuam documentos includos.
Aps disponibilizar o bloco, possvel acompanhar a assinatura
dos documentos por meio do cone
128
todos
os
129
130
131
Parte IX
Copiando e
Movendo
Informaes
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133
134
Parte X
Usurios
Externos
135
136
10 Usurios Externos
10.1 Interface com Usurios Externos
Um usurio externo pessoa autorizada a visualizar processos e
documentos do . Tambm pode obter autorizao para assinar documentos
disponibilizados para este fim.
Um usurio externo poder obter a visualizao integral de um
processo, incluindo todas as suas atualizaes posteriores disponibilizao do
acesso. Poder obter visualizao por um prazo determinado ou, em vez disso,
pode ser que o usurio obtenha acesso verificao de documentos
especficos dentro de um processo, podendo modificar, ou no, tais
documentos. Em regra, documentos gerados no
so disponibilizados em
formato html. J, documentos externos, importados para o sistema, sero
visualizados nos formatos em que estiverem no processo.
A autenticidade de documentos gerados no
pode ser checada
por meio de um endereo de pgina na Internet, um cdigo verificador e um
cdigo CRC, disponveis logo abaixo da identificao dos usurios signatrios:
137
138
139
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facultado s unidades criarem grupos de e-mail. Os grupos de email so disponibilizados por meio do cone
Enviar Correspondncia Eletrnica:
na tela
141
142
143
144
documentos do processo cujo documento deva ser assinado por ele. Clicar em
Liberar. O sistema exibe um quadro com a lista de liberaes de assinatura
externa. A nica ao possvel o cancelamento da liberao.
145
Dicas
1. A assinatura do documento no retira a permisso para visualizao
integral do processo. O usurio poder acompanhar o processo por meio
de quadros com a relao de autuaes, lista de documentos e lista de
andamentos de maneira permanente.
2. O sistema habilita mais de uma assinatura em documentos enviados para
assinatura por usurio externo.
146
Parte XI
Arquivamento
147
11 Arquivamento
11.1 Arquivamento e Contagem de Temporalidade
No
, o arquivamento ser realizado de forma lgica, sem a
necessidade de distinguir as fases de guarda do processo. Ao finalizar, a
instruo de um processo no mbito de sua atuao, a unidade dever realizar
a operao de concluso do processo. Outra opo no marcar a opo
Manter aberto na unidade atual quando a unidade encaminhar para outra
sem que seja necessrio continuar o processo aberto. Quando o processo
houver alcanado seu objetivo, ele dever ser concludo em todas as unidades.
A partir de ento, a contagem da temporalidade ser iniciada para fins
arquivsticos.
No mbito do
, a temporalidade corresponde ao prazo em que
um processo dever permanecer concludo em todas as unidades e a devida
destinao ao final deste prazo: eliminao ou guarda permanente. Como o
sistema no permite o trmite de documentos avulsos, em regra os
documentos assumiro a temporalidade dos processos em que estiverem
inseridos (para saber mais sobre excees a esta regra, consulte: Documentos
Gerados no Sistema).
Dicas
1. Quaisquer dvidas ou atividades relacionadas ao arquivamento fsico de
documentos devero ser reportadas unidade responsvel gesto
documental do rgo ou entidade.
148
atribuir
cone
um
localizador,
sistema
na
tela
automaticamente
do
documento
149