Anexo

3.A
Normas de Execuo
Permanente dos Arquivos do
Exrcito
Anexo.

III A - 1

III A - 2

ESTADO-MAIOR DO EXRCITO
DIRECO DE DOCUMENTAO E HISTRIA MILITAR
NORMAS DE EXECUO PERMANENTE
(NEP)
ARQUIVOS DO EXRCITO
TTULO 0
DISPOSIES GERAIS
EXEMPLAR N __
DATA __/__/__
REF. 0/0
ASSUNTO: FOLHA DE REGISTO DO TTULO 0
1. FINALIDADE
Definir a articulao do Ttulo 0 - DISPOSIES GERAIS - dando a conhecer as NEPs que o constituem.
2. EXECUO

TTULO

NUMERAO/
CDIGO DA NEP

ASSUNTO

NEP 0

FOLHA DE REGISTO

NEP 1

ORGANIZAO DAS NEPs

NEP 2

MANUSEAMENTO E ACTUALIZAO
DAS NEPs

NEP 3

LISTAS DE DISTRIBUIO

0
DISPOSIES GERAIS

III A - 3

DATA

III A - 4

ESTADO-MAIOR DO EXRCITO
DIRECO DE DOCUMENTAO E HISTRIA MILITAR
NORMAS DE EXECUO PERMANENTE
(NEP)
ARQUIVOS DO EXRCITO
TTULO 0
DISPOSIES GERAIS
EXEMPLAR N __
DATA __/__/__
REF. 0/1
ASSUNTO: ORGANIZAO DAS NEPs SOBRE OS ARQUIVOS DO EXRCITO

1.

FINALIDADE

Definir a articulao das NEPs sobre os ARQUIVOS DO EXRCITO, pormenorizando os ttulos e assuntos delas constantes.

2.

EXECUO

TTULO

CAPTULO

DESIGNAO

0
1
2
3

DISPOSIES GERAIS
Folha de Registo do Ttulo 0
Organizao das NEPs
Manuseamento e Actualizao das NEPs
Listas de Distribuio

0
1
2

INTRODUO / GENERALIDADES
Folha de Registo do Ttulo 1
Referncias Legislativas e Normativas
Conceitos arquivsticos

0
1
2
3

SISTEMA DE ARQUIVOS DO EXRCITO

Folha de Registo do Ttulo 2
Funcionamento do Sistema de Arquivos do Exrcito
Normalizao do Sistema de Arquivos do Exrcito
Regulamento de Conservao Arquivstica do Exrcito

3
0
1
2
3
4
5
6
4

PRINCPIOS DA ARQUIVSTICA
Folha de Registo do Ttulo 3
Arquivos como Sistema de Informao
Ciclo Vital dos Documentos: teoria das 3 idades
Sistema de Arquivos: Centralizao e Descentralizao dos Arquivos
Princpios da Provenincia e da Ordem Original
Nveis Arquivsticos
Tipos de Documentos

0
1
2
3
4
5

TCNICAS DE TRATAMENTO DOS ARQUIVOS CORRENTES

DAS U/E/O
Folha de Registo do Ttulo 4
Registo de Documentos
Preparao de Documentos
Classificao de Documentos
Ordenao de Documentos
ndices

0
1

CONSERVAO DOS DOCUMENTOS

Folha de Registo do Ttulo 5
Implementao Fsica dos Arquivos

III A - 5

2
3
4

Equipamentos dos Arquivos

Segurana dos Arquivos
Noes de Conservao

0
1
2
3

ACESSO AOS DOCUMENTOS DO EXRCITO

Folha de Registo do Ttulo 6
Acesso aos Documentos
Restries ao Acesso
Confidencialidade

0
1
2
3
4
5
6

ARQUIVOS EM SUPORTES ESPECIAIS

Folha de Registo do Ttulo 7
Microfilme
Arquivos Informticos
Arquivos Iconogrficos
Arquivos Fotogrficos
Arquivos Audiovisuais
Arquivos Cartogrficos

0
1

COMISSO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS

Folha de Registo do Ttulo 8
CCD: Competncias e responsabilidades

0
1

AVALIAO DE DOCUMENTOS
Folha de Registo do Ttulo 9
Avaliao de Documentos

0
1
2

SELECO DE DOCUMENTOS
Folha de Registo do Ttulo 10
Seleco de Documentos
Tabela de Seleco

0
1
2
3
4

REMESSAS PARA ARQUIVOS

Folha de Registo do Ttulo 11
Remessas para Arquivo Intermdio
Remessas para Arquivo Definitivo
Formalidades das Remessas
Remessas de documentos classificados

0
1
2

ELIMINAO DE DOCUMENTOS
Folha de Registo do Ttulo 12
Eliminao de Documentos
Formalidades da Eliminao

0
1

SUBSTITUIO DE SUPORTE
Folha de Registo do Ttulo 13
Substituio de suporte

10

11

12

13

III A - 6

ESTADO-MAIOR DO EXRCITO
DIRECO DE DOCUMENTAO E HISTRIA MILITAR
NORMAS DE EXECUO PERMANENTE
(NEP)
ARQUIVOS DO EXRCITO
TTULO 0
DISPOSIES GERAIS
EXEMPLAR N ___
DATA __/__/__
REF. 0/2
ASSUNTO: MANUSEAMENTO E ACTUALIZAO DAS NEPs

1. FINALIDADE
Regular a forma como se deve registar a integrao em cada volume das NEPs difundidas, os cuidados a ter no seu manuseamento
e controlo, e simplificar a forma de as consultar e utilizar.

2. EXECUO
2.1. Manuseamento

a)

As NEPs dos Arquivos do Exrcito so difundidas atravs da publicao de um volume com os exemplares numerados. A
cada U/E/O enviado um exemplar, de acordo com a lista de distribuio para o efeito elaborada.

b)

O presente volume compreende 13 ttulos que se desdobram em captulos divididos por separadores com a respectiva
designao.

c)

Os captulos dividem-se em assuntos, cada um dos quais poder dar origem a novas NEPs.

d)

Cada NEP identificada por um nmero e uma data.

e)

O nmero da NEP composto por dois grupos de algarismos separados por uma barra. O primeiro grupo respeita sequncia
dos ttulos e o segundo constitui uma numerao crescente respeitante s NEPs de cada ttulo.

f)

Para localizar qualquer assunto respeitante s NEPs dos Arquivos do Exrcito, o utilizador procurar enquadr-lo no esquema
geral da organizao do volume (NEP 0/1), verificando depois no captulo seleccionado, qual o tratamento que o assunto
mereceu.

g)

No inicio de cada ttulo inclui-se uma folha de registo das NEPs que ser substituda sempre que haja alteraes ou incluso de
novas NEPs.

h)

As substituies, feitas sempre que se entenderem convenientes, so enviadas com o mesmo nmero mas nova data, de forma a
substituir a anterior, entrando de imediato em vigor.

2.2. Actualizao
Os destinatrios, medida que forem recebendo as NEPs, produzidas para introduzir no volume, ou para substituir outras j
difundidas, so responsveis pela sua incluso no local apropriado, mantendo actualizado o respectivo registo.
2.3. Segurana
Embora no se preveja a incluso de NEPs classificadas, devem ter-se em conta as normas difundidas pelos organismos respectivos,
recomendando-se que as NEPs dos Arquivos sejam mantidas em volume separado.

III A - 7

III A - 8

ESTADO-MAIOR DO EXRCITO
DIRECO DE DOCUMENTAO E HISTRIA MILITAR
NORMAS DE EXECUO PERMANENTE
(NEP)
ARQUIVOS DO EXRCITO
TTULO 1
INTRODUO/GENERALIDADES
EXEMPLAR N
DATA
REF. 1/0
ASSUNTO: FOLHA DE REGISTO DO TTULO 1
1. FINALIDADE
Definir a articulao do Ttulo 1 - INTRODUO/GENERALIDADES - dando a conhecer as NEPs que o constituem.
2. EXECUO

TTULO

NUMERAO/
CDIGO DA NEP

ASSUNTO

NEP 1/0

FOLHA DE REGISTO

NEP 1/1

REFERNCIAS LEGISLATIVAS E
NORMATIVAS

NEP 1/2

CONCEITOS ARQUIVSTICOS

1
INTRODUO/
GENERALIDADES

III A - 9

DATA

III A - 10

ESTADO-MAIOR DO EXRCITO
DIRECO DE DOCUMENTAO E HISTRIA MILITAR
NORMAS DE EXECUO PERMANENTE
(NEP)
ARQUIVOS DO EXRCITO
TTULO 1
INTRODUO/GENERALIDADES
EXEMPLAR N ___
DATA __/__/__
REF. 1/1
ASSUNTO: REFERNCIAS LEGISLATIVAS E NORMATIVAS
1. FINALIDADE
Referenciar as disposies legais e normativas que regulam os procedimentos arquivsticos.
2. REFERNCIAS LEGISLATIVAS E NORMATIVAS
Legislao sobre Arquivos:

Decreto-Lei n. 447/88, de 10 de Dezembro (Normas da pr-arquivagem)

Decreto-Lei n. 121/92, de 2 de Julho (Gesto de documentos)

Decreto-Lei n. 16/93, 23 de Janeiro (Regime geral dos arquivos e do patrimnio arquivstico)

Lei n. 14/94, de 11 de Maio (Rectifica o Decreto-Lei n. 16/93)

Decreto-Lei n 47/2004, de 3 de Maro (Regime Geral de Incorporaes)

Legislao sobre Matrias Classificadas:

Resoluo n. 50/88, de 3 de Dezembro (Segurana de matrias classificadas - SEGNAC)

Resoluo n. 50/90, de 28 de Fevereiro (Segurana informtica SEGNAC 4)

Lei n. 6/94, de 7 de Abril (Segredo de Estado)

SEGMIL 1, de 16 de Outubro de 1986 (Segurana militar de matrias classificadas)

Legislao sobre Acesso e Proteco de Dados:

Lei n. 10/91, de 29 de Abril (Proteco de dados pessoais informticos)

Lei n. 65/93, de 26 de Agosto (Acesso aos documentos da Administrao)

Lei n. 28/94, de 29 de Agosto (Proteco de dados pessoais)

Lei n. 8/95, de 29 de Maro (Alterao Lei 65/93)

Lei n. 94/99, de 16 de Julho (2 alterao Lei 65/93)

Lei 107/2001, de 8 de Setembro (Proteco e Valorizao do Patrimnio Cultural)

Legislao e Normativos do Exrcito:

Regulamento do Arquivo Histrico Militar, Decreto n. 123/73, de 24 de Maro

Portaria n. 454/73, de 3 de Julho (Microfilmagem de documentos do Exrcito)

Regulamento provisrio do Arquivo Geral do Exrcito, Portaria de 27 de Julho de 1973

Regulamento Geral do Servio nas Unidades do Exrcito (RGSUE- cap.4)

NEPs do ex-GDBA (desactualizadas; a considerar apenas em casos no regulados posteriormente)

Circular n. 10 de 15 de Maio de 1998 da DSF (Circulao e arquivo de documentos inerentes proteco de contas)

Directivas e circulares relativas tramitao dos Processos Individuais

Directiva Normalizao Provisria para Preservao da Documentao Militar enviada pela Nota n. 1369 de 10 de
Novembro de 1995 da RDB/DDHM (a considerar em casos no regulados posteriormente)

Circular n. 1/96 de 23 de Setembro de 1996 do GTAE (a considerar em casos especficos)

Portaria 272/2000 de 22 de Maio (Regulamento de Conservao Arquivstica do Exrcito)

III A - 11

4. MBITO
Aplica-se a todos os documentos produzidos ou recebidos pelo Exrcito, incluindo microformas, documentos informticos,
audiovisuais, cartogrficos, fotogrficos, iconogrficos, etc.
5. GENERALIDADES

a)

As presentes normas tm por objectivo definir e fornecer regras de procedimentos, ao nvel dos arquivos primrios das U/E/O,
Arquivo Geral do Exrcito e Arquivo Histrico Militar, para tratamento da documentao militar produzida e recebida pelo
Exrcito.

b)

As presentes normas tm em conta as disposies legais em vigor.

III A - 12

ESTADO-MAIOR DO EXRCITO
DIRECO DE DOCUMENTAO E HISTRIA MILITAR
NORMAS DE EXECUO PERMANENTE
(NEP)
ARQUIVOS DO EXRCITO
TTULO 1
INTRODUO/GENERALIDADES
EXEMPLAR N ___
DATA __/__/__
REF. 1/2
ASSUNTO: CONCEITOS ARQUIVSTICOS
1. FINALIDADE
Definir conceitos arquivsticos com o objectivo de normalizar a terminologia utilizada.

2. CONCEITOS1
Arquivstica Cincia que tem por objectivo os arquivos, os princpios e mtodos da sua constituio, conservao, organizao e
comunicao.
Arquivo - Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data ou suporte material, reunidos no exerccio da sua actividade por uma entidade, pblica
ou privada, e conservados, respeitando a organizao original, tendo em vista objectivos de gesto administrativa, de prova ou de informao, ao servio das
entidades que os detm, dos investigadores e dos cidados em geral (cf. Decreto-Lei n. 16/93, de 23 de Janeiro que estabelece o regime geral
dos arquivos e do patrimnio arquivstico).
Arquivo Corrente Arquivo encarregue da conservao e comunicao dos documentos, de consulta frequente pela administrao
produtora, no exerccio das suas actividades de gesto, constitudo, nas principais U/E/O do Exrcito, pelo arquivo em uso e pelo
arquivo primrio.
Arquivo Definitivo Arquivo encarregue da conservao permanente e comunicao de documentos de arquivo, previamente
seleccionados em funo do seu valor arquivstico, e j no consultados pela administrao produtora no exerccio das suas
actividades de gesto. No Exrcito, o Arquivo Histrico Militar.
Arquivo em uso Parte da documentao mais recente que mantida junto das seces, sub-unidades ou outros rgos de
administrao directa, para uso muito frequente.
Arquivo Intermdio Arquivo encarregue da conservao e comunicao de documentos de arquivo, de consulta espordica pela
administrao produtora no exerccio das suas actividades de gesto. No Exrcito, o Arquivo Geral do Exrcito.
Arquivo Primrio Parte da documentao de cada U/E/O mantida em local comum, de acordo com o normativo interno e
segundo as disposies do RGSUE.
Auto de Eliminao Auto, revestido das formalidades prescritas por lei, de um processo de destruio de documentos de arquivo
sem valor secundrio (histrico) que justifique a sua conservao permanente.
Auto de Entrega Auto, revestido das formalidades prescritas na lei, que culmina o processo de transmisso de documentos e que
deve ser assinado no momento da entrega material.
Ver: ALVES, Ivone, et al. - Dicionrio de Terminologia Arquivstica. Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro, 1993.
INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS / TORRE DO TOMBO Manual para a Gesto de Documentos. Lisboa: IAN/TT,
1998.

III A - 13

Avaliao Determinao dos valores primrio e secundrio dos documentos de um arquivo, com vista fixao do seu destino
final (conservao permanente ou eliminao) aps os respectivos prazos de conservao administrativa.
Catlogo Instrumento de descrio documental que descreve, at ao nvel do documento, a totalidade ou parte de um fundo ou
coleco.
Classificao Fase intelectual da organizao, que consiste na elaborao e/ou aplicao de um plano de classificao
(classificador).
Classificao de Segurana Restrio de comunicabilidade e utilizao de documentos de arquivo ou informaes, definida por
legislao especfica, por razes de segurana nacional, militar, etc. Os graus de confidencialidade so: reservado, confidencial,
secreto e muito secreto.
Coleco Conjunto de documentos de arquivo reunidos artificialmente em funo de qualquer caracterstica comum,
nomeadamente o assunto, o suporte, a tipologia documental ou o coleccionador. Ope-se ao conceito de fundo. Exemplos:
Circulares; Directivas; lbuns fotogrficos de um centro de instruo, etc.
Conservao - Conjunto de medidas de interveno sistemtica e directa nos documentos com o objectivo de impedir a sua
degradao, sem alterar as caractersticas fsicas dos suportes.
Cota Cdigo numrico, alfabtico ou alfa-numrico, atribudo a uma unidade de instalao ou documento, para efeitos de
instalao definitiva, ordenao e recuperao da informao.
Depsito Mudana de custdia de documentos, a ttulo precrio, sujeita a condies previamente acordadas, normalmente quanto
sua comunicabilidade. A documentao depositada fica sob custdia de outra entidade, mas no muda de proprietrio. Pode
tambm significar o edifcio ou parte de um edifcio, destinado conservao dos documentos.
Desclassificao Eliminao da classificao de segurana de documentos classificados.
Descrio documental Identificao do contedo das unidades arquivsticas, atravs da anlise das caractersticas internas e
externas dos documentos, sintetizadas em instrumentos de descrio.
Documento Unidade arquivstica constituda pela informao e respectivo suporte, produzido para provar ou informar um
procedimento administrativo ou judicial. Pode ser simples ou composto (ver processo).
Eliminao Destruio de documentos de arquivo que, na avaliao, foram considerados sem valor arquivstico e/ou histrico, que
justificasse a sua conservao permanente.
Fundo Conjunto orgnico de documentos de arquivo de uma nica provenincia. a mais ampla unidade arquivstica. Um fundo
pode ser aberto, quando ainda susceptvel de crescimento orgnico; ou fechado quando j no tem crescimento orgnico, em
consequncia da supresso ou reestruturao da administrao produtora dos documentos que o constituem ou da alterao da
organizao arquivstica.
Gesto de Documentos Conjunto de operaes e procedimentos tcnicos que visam a racionalizao e a eficcia na criao, conservao,
utilizao, avaliao, seleco e eliminao de documentos, nas fases de arquivo corrente e intermdio, e na remessa para arquivo definitivo.
Guia Instrumento de descrio documental que descreve um ou mais acervos documentais, ao nvel do fundo ou das coleces
fornecendo informaes de carcter geral e sumrio sobre as respectivas entidades detentoras.

III A - 14

Guia de Remessa Relao de documentos preparada pela entidade que os remete, para fins de identificao e controlo, podendo
ser usada como instrumento de descrio documental ao nvel dos arquivos intermdios.
Incorporao Registo patrimonial de documentos por um arquivo que sobre eles passa a ter jurisdio plena. Em princpio, a
incorporao e as condies a que obedece so definidas por via legislativa.
ndice Documento que regista, de acordo com uma ordenao pr-estabelecida, os descritores, designaes ou ttulos de um
documento, acompanhados das correspondentes referncias de localizao ou cotas.
Instrumentos de Descrio Documental (IDDs) - Documentos que enumeram e descrevem as unidades arquivsticas, tendo em
vista o seu controlo e acessibilidade. Exemplos: Guias, Inventrios, Catlogos, etc.
Inventrio Instrumento de descrio documental que descreve um fundo at ao nvel da srie, referindo e enumerando as
respectivas unidades de instalao, apresentando o plano de classificao que presidiu sua organizao, sendo geralmente
completado por ndices.
Nvel de Descrio Grau ou pormenor a que se desce na descrio de um acervo documental, de um arquivo ou coleco,
nomeadamente fundo, srie, documento de arquivo e respectivas subdivises.
Ordenao Ordem atribuda a dados, informaes, documentos de arquivo ou a outras unidades arquivsticas ou de instalao,
para efeitos de arquivagem, de registo ou de descrio.
Organizao Conjunto das operaes de classificao e ordenao de um acervo documental ou de um arquivo.
Plano de Classificao Sistema de classes concebido para a organizao de um arquivo e respectivas notas de aplicao, de modo a
determinar toda a estrutura de um arquivo.
Prazo de Conservao Perodo fixado na tabela de seleco para a conservao dos documentos de arquivo em fase activa e semiactiva.
Prazo de Reteno Perodo previamente estabelecido para a permanncia dos documentos de arquivo junto da entidade produtora,
antes da sua eliminao ou transferncia para o arquivo intermdio ou para o definitivo. Este prazo definido em regulamento
prprio.
Processo Unidade arquivstica constituda pelo conjunto dos documentos referentes a uma qualquer aco administrativa ou
judicial sujeita a tramitao prpria.
Remessa Entrega de documentos e/ou arquivos ao arquivo que passa a ter a sua custdia. Pode ser feita por depsito,
incorporao ou transferncia.
Regulamento Arquivstico instrumento legal regulador de um sistema de gesto de documentos, nomeadamente ao nvel da
avaliao, seleco, eliminao, remessas e substituio de suporte.
Seco Unidade arquivstica constituda pela sub-diviso orgnico-funcional de um fundo, determinada pela sua organizao
original e definido por um nico sistema de controlo e recuperao da informao (classificao).
Seleco Operao que decorre da avaliao e consiste em separar os documentos de arquivo a conservar permanentemente dos
que devero ser eliminados.

III A - 15

Srie Unidade arquivstica constituda por um conjunto de documentos simples ou compostos a que, originalmente, foi dada uma
ordenao sequencial, de acordo com um sistema de recuperao de informao. Em princpio, os documentos de uma mesma srie
devero corresponder ao exerccio de uma mesma funo ou actividade, dentro de uma mesma rea de actuao.
Sub-Seco Subdiviso de uma seco, determinada pela sua organizao original.
Sub-Srie Parte de uma srie, correspondente s mesmas fases de processos do mesmo tipo, a subdivises sistemticas de um
assunto, a tipologias documentais, ou ainda a documentos com exigncias de acondicionamento e/ou preservao prprias.
Tabela de Seleco Relao de documentos de arquivo de um organismo ou administrao que estabelece os que devem ter
conservao permanente e fixa os prazos e condies de eliminao dos restantes.
Tipologia Documental Conjunto de elementos formais que caracterizam um documento, de acordo com as funes a que se
destina. Exemplos: Planos, relatrios, cartas, ofcios, etc.
Transferncia Mudana de depsito de documentos, arquivos ou acervos documentais com ou sem alterao de propriedade.
Unidade Arquivstica Documento simples ou conjunto de documentos de um mesmo arquivo resultantes da organizao dada pela
entidade produtora, nomeadamente fundo, coleco, seco, srie e respectivas sub-divises.
Unidade de Instalao Unidade bsica de cotao, instalao e inventariao das unidades arquivsticas. Podem ser caixas, maos,
livros, rolos, pastas, disquetes, cassetes, etc.
Valor Arquivstico Valor atribudo a um documento de arquivo ou outra unidade arquivstica, para efeitos de conservao
permanente.
Valor Primrio Valor inerente aos documentos de arquivo, directamente relacionado com as razes que estiveram na origem da
sua criao, nomeadamente funes de prova administrativa, legal ou financeira.
Valor Secundrio Valor atribudo aos documentos de arquivo para efeitos de conservao permanente. Resulta do seu valor para
fins de investigao, nomeadamente atravs das funes de testemunho histrico.

III A - 16

ESTADO-MAIOR DO EXRCITO
DIRECO DE DOCUMENTAO E HISTRIA MILITAR
NORMAS DE EXECUO PERMANENTE
(NEP)
ARQUIVOS DO EXRCITO
TTULO 2
SISTEMA DE ARQUIVOS DO EXRCITO
EXEMPLAR N __
DATA __/__/__
REF. 2/0
ASSUNTO: FOLHA DE REGISTO DO TTULO 2
1. FINALIDADE
Definir a articulao do Ttulo 2 - SISTEMA DE ARQUIVOS DO EXRCITO - dando a conhecer as NEPs que o constituem.
2. EXECUO

TTULO

NUMERAO/
CDIGO DA NEP

ASSUNTO

NEP 2/0

FOLHA DE REGISTO

NEP 2/1

FUNCIONAMENTO DO SISTEMA DE
ARQUIVOS DO EXRCITO

NEP 2/2

NORMALIZAO DO SISTEMA DE
ARQUIVOS DO EXRCITO

NEP 2/3

REGULAMENTO DE CONSERVAO
ARQUIVSTICA DO EXRCITO

2
SISTEMA DE
ARQUIVOS DO
EXRCITO

III A - 17

DATA

III A - 18

ESTADO-MAIOR DO EXRCITO
DIRECO DE DOCUMENTAO E HISTRIA MILITAR
NORMAS DE EXECUO PERMANENTE
(NEP)
ARQUIVOS DO EXRCITO
TTULO 2
SISTEMA DE ARQUIVOS DO EXRCITO
EXEMPLAR N __
DATA __/__/__
REF. 2/1

ASSUNTO: FUNCIONAMENTO DO SISTEMA DE ARQUIVOS DO EXRCITO

1. FINALIDADE
Definir e caracterizar o Sistema de Arquivos do Exrcito.
2. OS ARQUIVOS DO EXRCITO
Os arquivos do Exrcito classificam-se em trs nveis, de acordo com o valor dos documentos e respectiva frequncia de utilizao:

1.

Arquivo corrente, funo atribuda ao conjunto dos Arquivos em uso e do Arquivo Primrio da U/E/O, cuja documentao
se encontra em uso corrente ou em disponibilidade de consulta, por serem de grande interesse para a prtica administrativa
corrente.

2.

Arquivo intermdio, funo atribuda ao Arquivo Geral do Exrcito - arquivo cuja documentao se encontra numa situao
de transio, isto , j no de utilizao corrente, mas continua a manter-se acessvel em virtude do seu valor administrativo,
legal ou fiscal.

3.

Arquivo definitivo/histrico, funo atribuda ao Arquivo Histrico Militar - arquivo cuja documentao perdeu o carcter
administrativo, adquirindo valor informativo e histrico, o que a torna de conservao permanente.

3. CIRCUITO DOCUMENTAL

a)

No inicio de cada ano, as diversas reas (seces, reparties, etc.) remetem para o arquivo primrio da U/E/O os documentos
cuja consulta seja menos frequente.

b)

Aps o fim dos prazos de conservao administrativa, proposto por cada U/E/O ao Arquivo Geral do Exrcito, a eliminao
da documentao, competindo Comisso de Classificao de Documentos a deciso final sobre o destino a dar
documentao.

c)

O Arquivo Geral do Exrcito remete para o Arquivo Histrico Militar a documentao qual foi reconhecido valor histrico.

d)

Diagrama de circulao documental:

Arquivos em Uso

Arquivo Primrio da U/E/O

Arquivo Geral do Exrcito

Arquivo Histrico Militar

III A - 19

4. DEPENDNCIA FUNCIONAL

a)

Os arquivos primrios dependem do Comando das U/E/O a que pertencem, de acordo com o preceituado no RGSUE.

b)

O Arquivo Geral do Exrcito depende do Comando de Pessoal, atravs da Direco de Documentao e Histria Militar.

c)

O Arquivo Histrico Militar depende da Direco de Documentao e Histria Militar.

III A - 20