Aula 10 - Arquivologia - Aula 01 PDF

ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL
PROFESSOR RENATO FENILI
Ol, amigo(a) concursando(a),
com muita satisfao que inicio este curso de Arquivologia para

o cargo de Escrivo da Polcia Federal.
Reforando o j exposto na aula demonstrativa, nosso curso ser
baseado em exerccios comentados (100% do CESPE), enfatizando-se
que todo o contedo terico necessrio ser didaticamente exposto.
Ainda, aviso desde j que estarei atento ao frum no decorrer do
curso. Peo que fique atento ao que postado l, j que as discusses
l registradas servem de complemento s aulas.
Espero que esteja bem e muito disposto a tirar o mximo proveito
desta primeira aula do curso.
Eis o contedo que abordaremos nesta aula:
AULA
CONTEDO
1. Conceitos fundamentais de Arquivologia
Princpios,
Classificao
de
Documentos,
Classificao de Arquivos. Sigilo e proteo da
documentao
Por fim, na aula demonstrativa foram trabalhados conceitos que

sero abordados de forma mais completa nesta aula. Prefiro repetir o
contedo, considerando-se, assim, esta aula como marco zero de nosso
curso.
Vamos ao trabalho!
www.pontodosconcursos.com.br
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conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de
prova ou informao.
Vale ainda o registro da principal finalidade de um arquivo, sendo
este um contedo cobrado de forma recorrente nas provas do CESPE.
A
primeira
finalidade
do
arquivo
servir
atividades
administrativas, tomada de deciso e garantia de direitos e

deveres.
H
caractersticas
bsicas
de
um
arquivo,
ressaltadas
nas
definies acima:
ARQUIVO
Caracterstica
Descrio
Documento toda informao registrada
em um meio fsico. Este meio fsico
chamado de suporte. Assim, temos que:
DOCUMENTO = INFORMAO + SUPORTE
Arquivos so
conjuntos de
documentos
O suporte de um documento pode ser

desde uma folha de papel, at fitas
magnticas, meios audiovisuais entre
outros.
Arquivos podem ser

produzidos e
recebidos por
diferentes pessoas,
de naturezas
distintas
Arquivos podem ser referentes a pessoas

fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas. Os
arquivos de um certo rgo so compostos
por documentos criados ou recebidos por
este rgo, guardando, pois, relao direta
com suas atividades.
A finalidade primria
dos documentos de
um arquivo
Trata-se do chamado valor primrio dos
3

administrativa,
funcional ou
legal/fiscal
A finalidade
secundria dos
documentos de um
arquivo prova e
informao
O arquivo possui
uma natureza
orgnica
documentos
de
um
arquivo,
sendo
relacionado s razes de criao destes
documentos,
sejam
elas
de
fundo
administrativo, funcional ou legal/fiscal.
Os documentos de um arquivo, geralmente

sendo relativos s atividades de uma
instituio, podem servir de simples
informao ou de prova de aes tomadas
em
seu
curso
histrico.Este
valor,
denominado secundrio, no inerente a
todos os documentos.
A natureza orgnica de um arquivo

(tambm
conhecida
como
interrelacionamento) refere-se ao fato de um
documento estar logicamente relacionado a
outros
documentos
de
um
acervo
(=conjunto de documentos).
Assim, um conjunto de documentos que
no guardam relao entre si no um
arquivo.
A ltima caracterstica da tabela acima a natureza orgnica dos

documentos de um arquivo cobrada pelo CESPE de modo recorrente.
Devemos ter em mente que um arquivo tem por objetivo a
preservao de documentos originados na atividade de determinada
instituio ou pessoa. Assim, estes documentos contam a histria de
determinada ao, ou ato administrativo, se for o caso. O valor de um
documento, dessa maneira, diretamente relacionado sua interligao
com outros documentos que contam o restante da histria.

Assim,
um
documento
referente
homologao
de
um
procedimento licitatrio, por exemplo, caso seja destacado do restante

de documentos que contm todos os dados do certame
(especificao, edital, atas de prego etc), no apresentar
o mesmo valor do que a integralidade do processo.
Uma metfora simples, mas bem aplicvel, a seguinte: o
documento destacado apenas o tijolo, o arquivo o muro completo.
Vejamos como o CESPE cobra estes conceitos fundamentais de
Arquivologia em suas provas.
* o seguinte texto vlido para as questes 1 e 2 *
Os arquivos so reconhecidos, cada vez mais, como um capital
informacional importante para as organizaes pblicas e
privadas. Eles esto situados em um contexto administrativo e
organizacional em que a informao deve ser considerada,
organizada e tratada como um recurso to importante quanto os
recursos humanos, materiais ou financeiros.
Jean-Yves Rousseau e Carol Couture.Os fundamentos da disciplina
arquivstica. Lisboa: Dom Quixote, 1998 (com adaptaes).
Tendo o texto acima como referncia inicial, julgue os itens a
seguir, relativos aos arquivos.
1. (CESPE / ANVISA / 2007) O carter orgnico uma das
caractersticas bsicas dos arquivos.
2. (CESPE / TRE MA / 2009) A significao do acervo
documental arquivstico independe da relao que os
documentos estabelecem entre si.
Ambas as questes tratam da natureza orgnica que inerente
aos arquivos. Como vimos, em um arquivo, os documentos esto
logicamente relacionados uns aos outros. Sem esta condio o interrelacionamento no h de se falar em arquivos.

Desta maneira, temos que as questes 1 e 2 esto certa / errada,
respectivamente.
3. (CESPE / DPU / 2010 adaptada) Os objetivos de produo dos
arquivos esto relacionados s questes artsticas, tcnicas e
educativas.
Como vimos, a finalidade principal do arquivo servir de simples
informao ou de prova de aes tomadas no curso de uma
organizao.
Neste aspecto, cabe falarmos sobre os valores de documentos
constantes de um arquivo:
Valor
primrio:
documento
um
valor
apresenta,
temporrio
concernente
que
aos
todo
aspectos
administrativos, funcionais e legais da organizao. Todo

documento nasce com esse valor, mas o perde com o
decorrer do tempo.
Valor secundrio: um valor definitivo que o documento

apresenta
para
sua
organizao,
estando
intimamente
relacionado com sua importncia histrica. Obviamente,

nem todo documento apresentar valor secundrio.
Uma vez que o valor secundrio no apresentado por todos os
documentos, podemos afirmar que o propsito da criao de arquivos
possui estreita relao to somente com o valor secundrio. Dessa
maneira, os objetivos de produo de arquivos esto relacionados s
questes administrativas, funcionais e legais de sua organizao.
A questo, portanto, est errada.
4. (CESPE / DPU / 2010) O valor primrio de um documento de
arquivo:
6

a) o valor do documento para referncia e informao.
b) proporciona
provas
das
origens,
das
funes,
dosprocedimentos e das transaes importantes de
umaorganizao.
c) o valor que o documento possui em virtude de seu
assunto.
d) a qualidade do documento embasada nas utilizaes
noimediatas ou cientficas.
e) a qualidade de um documento embasada nas
utilizaesimediatas e administrativas fornecidas pelos
seus criadores.
Esta questo traz uma transcrio de Rousseau e Couture (1998, p.
117-118)1, que fazem a seguinte definio de valor primrio dos
documentos:
Valor primrio = qualidade de um documento baseado nas
utilizaes imediatas e administrativas que lhe deram os seus
criadores, por outras palavras, nas razes para as quais o
documento foi criado. A noo de valor primrio est diretamente
ligada razo de ser de documentos e recobre exatamente a
utilizao dos documentos para fins administrativos.
Ante o trecho sublinhado acima, vemos que a alternativa E est
correta.
A fim de esgotar este tema, recorremos ainda ao preconizado pela
Resoluo n 14/2001 do CONARQ, que traz as seguintes definies de
valor primrio e secundrio:
O valor primrio refere-se ao uso administrativo para o rgo,
razo primeira da criao do documento (...) Relaciona-se, portanto,
ao perodo de utilidade do documento para o cumprimento dos fins
administrativos, legais ou fiscais.
1
COUTURE, C; ROUSSEAU, J. Y. Os Fundamentos da Disciplina Arquivstica, Lisboa: Dom Quixote,

1998.
7

O valor secundrio refere-se ao uso para outros fins que no
aqueles para os quais os documentos foram criados, podendo ser:
a) Probatrio quando comprova a existncia, o funcionamento e as
aes da instituio;
b) Informativo quando contm informaes essenciais sobre
matrias com que a organizao lida, para fins de estudo ou
pesquisa.
5. (CESPE / DPU / 2010) No que concerne o valor secundrio,

assinale a opo correta:
a) O valor secundrio identificado naqueles documentos que
so usados pelos motivos que permitiram o seu aparecimento.
b) o valor que um documento possui para a atividade
cultural que representa.
c) o valor que um documento possui perante a lei para
comprovar um fato ou constituir um direito.
d) O valor secundrio dividido em duas categorias: valor
informativo e valor probatrio.
e) A existncia do valor secundrio em um documento o
caracteriza como pertencente ao arquivo intermedirio.
Conforme a definio registrada na Resoluo n 14/2001 do
CONARQ,
exposta
na
questo
anterior,
vemos
que
as
outras
funcionalidades que garantem a um documento o valor secundrio so

sua finalidade probatrio e/ou informativa (e no a eventual relevncia
para a atividade cultural que representa). Desta maneira, a alternativa
D est correta.
Com relao s outras alternativas, vale o comentrio de que o uso
de um documento de acordo com os motivos que permitiram seu
aparecimento est relacionado a seu valor primrio. Da mesma forma
relacionada com o valor primrio est a capacidade de um documento
constituir um direito. Por fim, a existncia do valor secundrio em um

documento o caracteriza como pertencente ao arquivo permanente,
como veremos no decorrer de nosso curso.
6. (CESPE / ANAC / 2009) A funo primria do arquivo
funcional, isto , ser instrumento da administrao. Em um
segundo momento, considera-se o valor para a histria e a
cultura de uma sociedade.
O enunciado apenas refora o que abordamos nas ltimas questes.
Trata-se do valor primrio inerente a todo e qualquer documento de
um arquivo, justificado a partir da razo de sua existncia: ser um
instrumento da administrao; e do valor secundrio, que nem todos os
documentos iro apresentar.
A questo est certa.
7. (CESPE / DPU / 2010) O Conselho Nacional de Arquivos
(CONARQ), rgo colegiado do Arquivo Nacional, tem por
finalidade:
a) propor medidas preventivas e diretrizes para a
classificao e avaliao dos documentos arquivsticos.
b) elaborar as instrues normativas para a classificao,
avaliao e destinao dos documentos.
c) planejar as diretrizes para a transferncia e o recolhimento
dos acervos arquivsticos pblicos.
d) exercer orientao normativa visando gesto documental
e proteo especial dos documentos de arquivo.
e) orientar os rgos pblicos quanto ao estabelecimento de
prazos para a guarda do acervo arquivstico.
Conforme exposto anteriormente, a questo aborda a finalidade do
CONARQ, rgo colegiado vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil
da Presidncia da Repblica. Vejamos o contedo do artigo 1 do
Decreto n 4.073/2002:

Art. 1o O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo colegiado,
vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8
de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a poltica nacional de
arquivos pblicos e privados, bem como exercer orientao normativa
visando gesto documental e proteo especial aos documentos de
arquivo.
Veja que o CESPE cobra a letra da lei neste caso, sendo que a
alternativa D apresenta a transcrio do trecho sublinhado acima.
8. (CESPE / ABIN / 2010) Quando separado do seu conjunto,
ou seja, do todo ao qual pertence, o documento de arquivo
perde muito do seu significado.
A natureza orgnica de um arquivo garante que um documento dele
constante guarde relao lgica com outros documentos do acervo.
Dessa maneira, caso seja separado do conjunto, a perda do
significado do documento pode ser significativa, j que estar retratando
apenas parte da histria.
A questo est certa.
Tendo visto as caractersticas gerais dos arquivos, bem como os
valores atribudos a seus documentos, hora de nos aprofundarmos no
estudo das caractersticas e dos princpios que regem a formao e a
administrao dos documentos arquivsticos. o que trataremos na
prxima seo da aula.
10

B CARACTERSTICAS E PRINCPIOS APLICADOS AO
DOCUMENTO ARQUIVSTICO
9. (CESPE / ME / 2008) O documento de arquivo fonte de

prova e esse potencial probatrio advm das seguintes
caractersticas desse tipo de documento: autenticidade,
naturalidade,
imparcialidade,
inter-relacionamento
e
unicidade.
Os documentos arquivsticos necessitam permitir a reconstruo ou o
registro de aes levadas a cabo, seja com propsito administrativo ou
cultural
(histrico),
com
valores
respectivamente
primrio
ou
secundrio. Um documento falso ou em duplicidade com outro no

agrega valor: ao contrrio, pode constituir uma barreira na sua
finalidade probatria de uma determinada transao.
Assim, as caractersticas e os princpios inerentes aos documentos
arquivstico e sua administrao esto relacionadas abaixo:
DOCUMENTO ARQUIVSTICO
CARACTERSTICA
DESCRIO
Autenticidade
Naturalidade
o atributo que confere a confiabilidade ao

registro.
Um documento autntico quando o
produto das aes regulares e legais (e,
portanto, passveis de comprovao) de uma
organizao.
No se coletam os documentos de um
arquivo de modo artificial (por exemplo,
negociando, como seria o caso de um
museu). Os documentos arquivsticos so
11

acumulados
ao
longo
do
tempo,
naturalmente, de acordo com os atos e
aes
na
busca
dos
objetivos
organizacionais.
Imparcialidade
Interrelacionamento
Unicidade
Sem
este
atributo,
um
documento
arquivsticos perderia por completo a
capacidade de servir de prova a transaes
efetuadas. A imparcialidade diz respeito ao
pressuposto de que os registros so livres de
preconceitos, sendo um retrato fiel da
realidade.
O inter-relacionamento de um documento
arquivsticos refere-se justamente ao seu
carter orgnico, discutido anteriormente.
O significado de um documento, dessa
maneira, passa a depender do restante dos
documentos do arquivo. o chamado valor
de conjunto: quando destacado do todo,
corre o risco de perder sua relevncia.
A unicidade de um documento arquivsticos

relaciona-se com o fato de assumir um lugar
nico na estrutura documental do grupo ao
qual pertence. Visto que o arquivo visa a
guardar
informaes
acerca
de
um
determinado processo de trabalho, com
aes cronolgicas, de se esperar que um
determinado registro no caiba em diferentes
ocasies dentro deste processo. A unicidade
est intimamente relacionada ao princpio do
Respeito Ordem Original.
12

PRINCPIO
DESCRIO
Respeito ordem
original
Na
administrao
do
conjunto
de
documentos, deve-se respeitar, para fins de
guarda e registro, o fluxo natural com que
ocorreu a produo.
Por exemplo, as folhas de qualquer processo
administrativo devem ser numeradas e
jamais substitudas, visando a retratar a
ordem racional em que as aes foram
tomadas.
Este princpio tambm conhecido como
Organicidade.
Provenincia
Territorialidade
A Provenincia tambm conhecida por

Princpio da Procedncia ou Princpio de
Respeito aos Fundos.
Segundo este princpio, todos os documentos
provenientes de uma mesma fonte geradora
(entidade, rgo ou pessoa fsica) devem ser
mantidos em um mesmo fundo (= conjunto
documental).
Os arquivos devem ser conservados o mais

prximo possvel do local de sua criao. A
aplicao do Princpio da Territorialidade
significa que os arquivos devem ser
guardados pela instituio que os criou
(COUTURE; ROUSSEAU, 1998, p. 84).
Este princpio tambm conhecido como
Princpio da Provenincia Territorial, sendo
uma derivao do Princpio da Provenincia.
Em acepo muito prxima ao do pargrafo
anterior,
podemos
dizer
que
a
Territorialidade implica que os arquivos
devem ser conservados em servios de
13

arquivo do territrio em que foram
produzidos (a exceo a esta regra
composta pelos arquivos elaborados pelas
representaes diplomticas ou resultantes
de operaes militares).
O enunciado da questo contempla todas as caractersticas de um
documento arquivstico, listadas na tabela acima.
A questo, portanto est certa.
10.
(CESPE / DFTRANS/ 2008) Os documentos so meios
naturais, imparciais, interdependentes, nicos resduos e
prova das atividades do seu criador/acumulador.
A assertiva acima se refere s caractersticas do documento
arquivstico. possvel fazermos as relaes dos termos empregados no
enunciado com as caractersticas trabalhadas na questo anterior:
naturais Naturalidade;
imparciais Imparcialidade;
interdependentes Inter-relacionamento;
nicos resduos - Unicidade
Em decorrncia desses atributos (somados autenticidade do

registro), o documento passa a prestar finalidade de servir como
prova das atividades do agente.
Portanto, a questo est certa.
11.
(CESPE / ABIN / 2010) De acordo com o princpio da
provenincia, ou de respeito aos fundos, os documentos
acumulados por diferentes pessoas jurdicas devem ser
mantidos separados, pois no podem ser misturados.
Como vimos, o atendimento ao Princpio da Provenincia (ou de
Respeito aos Fundos) implica que a organizao dos arquivos deve se
14

ater estritamente fonte que o produz. Isso significa que um arquivo
originrio de determinada fonte (pessoa fsica ou jurdica) deve manter
sua individualidade, no sendo mesclado a outros de origens distintas.
A questo est, portanto, certa.
12.
(CESPE / DPU / 2010) No que concerne ao princpio
da territorialidade, assinale a opo correta.
a) Segundo esse princpio, os arquivos devem ser
entregues ao servio de arquivo com jurisdio arquivstica
sobre o territrio.
b) Esse princpio estipula que os arquivos devem ser
conservados nos servios de arquivo do territrio em que
foram produzidos.
c) A aplicao desse princpio feita somente nos planos
nacional e regional.
d) H uma estreita vinculao desse princpio com o
princpio da provenincia.
e) Esse princpio foi elaborado na mesma poca do princpio
do respeito aos fundos.
O Princpio da Territorialidade, ou da Provenincia Territorial, prega
que os arquivos devem ser conservados nos servios de arquivo do
territrio em que foram produzidos, com a exceo dos documentos
resultantes de operaes militares ou elaborados por representaes
diplomticas.
O atendimento a este princpio permite uma melhor compreenso do
significado guardado pelo arquivo, dado que o ambiente seguramente
influencia a gerao dos documentos dele constante.
Frisa-se, ainda, que a aplicao deste princpio feita nos planos
nacional, regional e institucional, bem como a banca no entende haver
uma estreita relao entre este princpio com o da provenincia.
Desta maneira, infere-se que a alternativa B est correta.
15

13.
(CESPE / ANTAQ / 2009) A instituio como sujeito
produtor de documentos , o documento de arquivo como
produto da atividade da instituio e o arquivo so
elementos que possibilitam o enunciado terico do princpio
da provenincia.
Vimos que, segundo o Princpio da Provenincia, os documentos
provenientes de uma mesma fonte geradora devem ser mantidos em
um mesmo fundo.
Poderamos enunciar este princpio da seguinte forma: o documento
de arquivo originrio de uma certainstituio no deve ser misturado
com proveniente de outra, mantendo-se, desta maneira, a segregao
dos arquivos.
O enunciado est certo.
14.
(CESPE / DPU / 2010) O princpio de respeito ordem
original refere-se ao respeito organicidade e ao fluxo
natural e orgnico com que os documentos foram
produzidos.
Conforme o Princpio do Respeito Ordem Original, tambm
conhecido como Princpio da Organicidade, a manuteno da ordem de
criao dos documentos, no arquivo, essencial para a compreenso
total de seu significado.
Uma vez que os arquivos nada mais so do que registros de uma
srie de aes que ocorrem no fluxo temporal (processos), respeitar a
ordem original de criao dos documentos possibilita a leitura dos
fatos medida que foram ocorrendo.
A assertiva, assim, est certa.
Os documentos arquivsticos podem ser classificados de distintas
maneiras. Esse o assunto a ser tratado na prxima seo.
16

C- CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS
15.
(CESPE
/
TRE
MA
/
2009)
Os
filmes
cinematogrficos e as fitas de vdeo fazem parte do gnero
documental conhecido como iconogrfico.
Os documentos arquivsticos podem ser classificados de acordo com
dois critrios principais: segundo o gnero e segundo a natureza do
assunto. A classificao de acordo com a natureza do assunto
(documentos ostensivos e sigilosos) ser vista ainda nesta aula.
Vejamos agora com maior detalhe os gneros de documentos.
Classificao segundo o gnero
A classificao de um documento segundo o gnero diz respeito ao

suporte no qual registrada ou veiculada a informao. So 7
categorias:
17
ARQUIVOL
LOGIA ESCRIVO
E
O DA POLCIA FEDE
ERAL
PROFES
SSOR REN
NATO FEN
NILI
Esccritos ou
u textuaais
So documeentos que ccontm texxtos, sejam
m eles imprressos ou
m
manuscritoss
Exx: editais, certides,
c
pachos, carrtas
atas, contrratos, desp
Infformticcos ou digitais
So documeentos trataados e armazenados eem meio digital
Exx: arquivoss em comp
putador, peen drives, C
CRROM
Ico
onogrficos
So documeentos que ccontm reggistros de iimagens esstticas
Exx: fotografias, desenh
hos, gravurras, slides ((=diapositivos)
Filmogrficos
So documeentos que ccontm reggistros de iimagem em
m movimento
m som)
(ccom ou sem
Ex:
E filmes, vvdeos
So
onoros
So documeentos que ccontm reggistros fonogrficos
Exx: discos, gravaes
eem fitas cassete
g
Caartogrficos
So represeentaes dee engenharia, arquiteetnicas ou
u geogrficcas
Exx: Mapas, plantas, prrojetos variiados.
Miicrogrfiicos
So documeentos em ccujo suportte possibilita a microrrreproduo
de imagens
EEx: microficcha, microffilmes
18
w
www.pont
odosconc
cursos.co
om.br

Somente para esclarecer, sempre que um documento necessitar
de um equipamento de informtica usualmente um computador para
ser lido, ele ser classificado como digital. Assim, um arquivo de
extenso .MP3 digital, bem como um vdeo .MPEG.
Bom... acho que aps essa longa exposio, nem lembramos mais
da questo. Vamos voltar a ela:
(CESPE / TRE MA / 2009) Os filmes cinematogrficos e as fitas de
vdeo fazem parte do gnero documental conhecido como iconogrfico.
Conforme vimos na relao de categorias relativas classificao
dos documentos segundo o gnero, os filmes cinematogrficos e as fitas
de vdeo so documentos filmogrficos, uma vez que contm imagens
em movimento.
Os documentos iconogrficos retratam apenas imagens estticas.
A questo est, assim, errada.
16.
(CESPE / Polcia Federal / 2009) Documentos
iconogrficos so aqueles em formatos e dimenses
variveis, com representaes geogrficas, arquitetnicas
ou de engenharia.
O enunciado faz referncia aos documentos do gnero cartogrfico.
Como vimos, os documentos iconogrficos contm imagens estticas
desenhos, fotografias, slides, gravuras etc.
A assertiva est errada.
17.
(CESPE / TRE AL / 2009) Alm dos documentos
textuais, os arquivos ocupam-se do gerenciamento e
arquivamento de documentos pertencentes ao gnero
iconogrfico, filmogrfico e sonoro.
Os documentos do gnero escrito ou textual so apenas os mais
comuns de serem encontrados em arquivos. Contudo, os gneros
19

informticos
ou
digitais,
iconogrficos,
filmogrficos,
sonoros,
cartogrficos e microgrficos so, da mesma forma encontrados em

arquivos, merecendo o devido gerenciamento.
A assertiva est, assim, certa.
18.
(CESPE / ABIN / 2010) Mapas e plantas fazem parte
do gnero documental conhecido como cartogrfico.
Mapas, projetos e plantas so exemplos de documentos classificados
no gnero cartogrfico.
A questo est certa.
D- CLASSIFICAO DE ARQUIVOS
Analogamente ao visto com documentos, h mais de uma maneira de
se classificar arquivos. Os principais critrios so listados a seguir:
9 SEGUNDO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS
ARQUIVO
DESCRIO
Necessitam
de
condies
peculiares
para
o
Especial
armazenamento
dos
documentos
Destinam-se
a
guardar
documentos cujos contedos
Especializado so atinentes a um assunto ou
rea
especfica
do
conhecimento.
EXEMPLO
Arquivos
fotografias
Arquivos sobre
ditadura militar
de
20

9 SEGUNDO AS ENTIDADES MANTENEDORAS
ARQUIVO
Pblico
Privado
DESCRIO
So
os
conjuntos
de
documentos
produzidos e recebidos, no exerccio de
suas atividades, por rgos pblicos de
mbito federal, estadual, do Distrito
Federal e municipal em decorrncia de suas
funes administrativas, legislativas e
judicirias
(artigo
7
da
Lei
n
8.159/1991).
So privados os conjuntos de documentos
produzidos ou recebidos por pessoas fsicas
ou jurdicas, em decorrncia de suas
atividades
(artigo
11
da
Lei
n
8.159/1991).Arquivos privados podem ser
de interesse pblico e social, desde que
considerados pelo Poder Pblico como
conjuntos de fontes relevantes para a
histria
e
desenvolvimento
cientfico
nacional.
Cabe a observao de que entidades privadas encarregadas de

servios pblicos no exerccio de suas atividades podem gerenciar
arquivos pblicos, conforme preconizado pelo 1 do artigo 7 da Lei n
8.159/1991.
SEGUNDO OS ESTGIOS DE SUA EVOLUO
De acordo com o estgio de sua evoluo, um arquivo pode ser

classificado como corrente, intermedirio ou permanente, conforme
esquematizado abaixo:
21
A
ARQUIVOL
LOGIA ESCRIVO
E
O DA POLCIA FEDE
ERAL
PROFES
SSOR REN
NATO FEN
NILI
Arquivo
Corre
ente
Documenttos em
uso o
ou
consultaados
frequentemente
Arquivo
interm
medirio
Transferncia
Recolhim
mento
o "limbo". Documentos
no con
nsultados
frequentem
mente, mas
ainda po
odem ser
soliciitados
Arquivo
A
Perm
manentte
Docu
umentos sem
m
valor adminitrativvo,
mas conservados
or
principalmente po
v
histricco
seu valor
9 SEGUNDO A EXTENS
SO DE SUA
S
ATUAO
ARQ
QUIVO
Settorial
Gerral ou
Cen
ntral
O
DE
ESCRI
Estabelecidos
ju
untamentte
aos
rgos
s
operacionais, serv
vindo de fonte de consulta
frequente. Usuallmente, so os arquivos
s
correntes
s.
Centraliz
zam os d
documenttos corre
entes, ou
so aplic
cados a arquivos intermedirios e
permane
entes.
(CESPE / DPU
19.
1
(
U / 20
010) O acervo
o arquiv
vstico
acumu
ulado pe
elas emp
presas pblicas e pelas sociedad
des de
economia mista con
nsiderado
slao,
o, de aco
ordo com
m a legis
arquiv
vo:
a) gov
vernamental.
b) priv
vado.
c) particular.
d) priv
vado de interess
se social..
e) pb
blico.
Socieda
ades de e
economia
a mista e empresa
as pblica
as so enttidades
s Adm
o Pblic
perttencentes
ministra
ca Indire
eta, constituindo,, pois,
de carterr pblico.
instituies d
22
w
www.pont
odosconc
cursos.co
om.br

Nessa condio, os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por essas instituies so considerados arquivos pblicos, em
consonncia com o 1 do artigo 7 da Lei n 8.159/1991.
Dessa maneira, a alternativa Eest correta.
20.
(CESPE / DPU / 2010 adaptada) Os arquivos
correntes devem ser mantidos prximos dos usurios
diretos em razo da frequncia com que so consultados ou
da grande possibilidade de uso que os documentos dessa
idade tm.
exatamente
isso.
Tendo
em
vista
grande
frequncia
possibilidade de uso dos documentos constantes dos arquivos correntes,

no seria eficiente o uso de um arquivo central para este fim, em
especial em grandes organizaes.
A questo est, portanto, CERTA.
21.
(CESPE / DPU / 2010 adaptada) O armazenamento
dos documentos dos arquivos correntes deve, pelas
caractersticas dessa fase, ser centralizado em um nico
lugar no rgo pblico ou empresa privada.
Uma vez que os documentos constantes dos arquivos correntes so
utilizados com frequncia, recomendvel o uso de um arquivo setorial
para este fim.
A assertiva est errada.
E- SIGILO E PROTEO DA DOCUMENTAO

22.
(CESPE / SGAPROC / 2004) Em razo do seu teor e
dos seus elementos intrnsecos, as informaes sigilosas
23
A
ARQUIVOL
LOGIA ESCRIVO
E
O DA POLCIA FEDE
ERAL
PROFES
SSOR REN
NATO FEN
NILI
so classificad
das em ultra-sec
u
cretas, secretas,
s
, confide
enciais
e res
servadas
s. So classific
cados c
como re
eservado
os os
cuja
revela
mentos
o
n
o-autorizada
possa
docum
comprrometer os objettivos neles previs
stos.
V
Vimos
na seo de
e Classific
cao de Documentos que os docum
mentos
arqu
uivsticos podem ser classificados de acorrdo com a nature
eza do
detalhe:
assu
unto. Veja
amos com
m maior d
nto
Classifiicao segundo a natureza do assun
A classific
cao de um documento se
egundo a natureza
unto diz
a do assu
resp
peito p
d
possibilida
ade de divulgao
o de seu contedo. So duas
as
cate
egorias:
O
Ostens
sivo
So doccumento
os passiveeis de divvulgao
o ou
cuja divvulgao no imp
plique preejuzos
Adminiistrao.
S
Sigiloso
o
So doccumento
os que, em virtude de seu
contedo, exigeem medidas espeeciais de
proteo quantto sua guarda
g
a
e quanto ao
acesso ao pblico.
nscrever aquilo
a
qu
n 8.159//91, no
ue a Lei n
Mostra-se relev
vante tran
1 do artigo
o 23, v como
c
doc
mente sigilosos:
cumentos originalm
24
w
www.pont
odosconc
cursos.co
om.br

1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da
sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da
inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem
das pessoas so originariamente sigilosos.
Dentro da categoria documento sigiloso, h ainda classificaes
atinentes ao grau de sigilo, definida pelo Decreto n 4.553/2002. So 4
os graus de sigilo, listados em ordem crescente:
Classificao de documentos sigilosos
Grau de Sigilo
Descrio
Reservado
Confidencial
Secreto
Ultrassecreto
Dados ou informaes cuja revelao noautorizada

possa
comprometer
planos,
operaes ou objetivos neles previstos ou
referidos
Dados ou informaes cuja revelao noautorizada possa frustrar seus objetivos ou

acarretar dano segurana da sociedade ou do
Estado.
Dados ou informaes cujo conhecimento noautorizado possa acarretar dano grave

segurana da sociedade ou do Estado.
Dados ou informaes cujo conhecimento noautorizado

possa
acarretar
dano
excepcionalmente grave segurana da
sociedade ou do Estado.
25

Por fim, cabe esclarecer que, quando classificados como sigilosos,
os documentos no carregam eternamente esse rtulo. Veja o contedo
do artigo 7 do Decreto n 4.553/2002:
Art. 7o Os prazos de durao da classificao a que se refere este
Decreto vigoram a partir da data de produo do dado ou informao e
so os seguintes:
I - ultra-secreto: mximo de trinta anos;
II - secreto: mximo de vinte anos;
III - confidencial: mximo de dez anos; e
IV - reservado: mximo de cinco anos.
Pargrafo nico. Os prazos de classificao podero ser
prorrogados uma vez, por igual perodo, pela autoridade responsvel
pela classificao ou autoridade hierarquicamente superior competente
para dispor sobre a matria.
Com relao questo, apesar de seu contedo estar contemplado

na tabela acima, nunca demais nos reportarmos letra da lei. Assim,
eis o que nos apresenta o artigo 5 do Decreto n 4.553/2002:
Art. 5 Os dados ou informaes sigilosos sero classificados em ultrasecretos, secretos, confidenciais e reservados, em razo do seu teor ou
dos seus elementos intrnsecos.
4 So passveis de classificao como reservados dados ou
informaes cuja revelao no-autorizada possa comprometer planos,
operaes ou objetivos neles previstos ou referidos.
Podemos ver que o enunciado est em conformidade com o Decreto.
A questo est certa.
23.
(CESPE / SGAPROC / 2004) possvel atribuir graus
diferentes de sigilo a partes de um mesmo documento,
26

mas, no seu todo, ele receber o grau de sigilo mais
elevado aplicado s suas partes.
Vejamos o que nos traz o artigo 13 do Decreto n 4.553/2002:
Art. 13. As pginas, os pargrafos, as sees, as partes componentes
ou os anexos de um documento sigiloso podem merecer diferentes
classificaes, mas ao documento, no seu todo, ser atribudo o
grau de sigilo mais elevado, conferido a quaisquer de suas partes.
Assim, se um determinado relatrio, classificado como sigiloso, tiver
15
captulos,
mas
apenas
um
deles
receber
grau
de
sigilo
ultrassecreto, o relatrio todo ser classificado nesta categoria.

A questo est CERTA.
24.
(CESPE / STJ / 2008) O protocolo deve separar as
correspondncias
oficiais
das
particulares
e
a
correspondncia de carter ostensivo da de carter
sigiloso.
Esta questo engloba conhecimentos tanto sobre protocolo quanto
sobre a classificao de documentos quanto natureza do assunto.
Os documentos ostensivos e os oficiais que ingressam no protocolo
atravs dos Correios, ao serem recebidos, devero ser abertos,
registrados, analisados, classificados e depois distribudos a seus
destinatrios.
De forma distinta, os documentos sigilosos e os particulares (um
extrato de carto de crdito de um funcionrio, que chegou pelo correio,
por exemplo) no so abertos, mas apenas distribudos a seus
destinatrios.
A assertiva est certa.
25.
(CESPE / TST / 2008) Na expedio e tramitao de
documentos sigilosos, a unidade de arquivo e protocolo
27

deve observar o acondicionamento desses documentos em
envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no envelope
externo.
O acondicionamento de documentos sigilosos realmente deve ser
feito em envelopes duplos quando forem expedidos ou tramitados, mas
o grau de sigilo no indicado no envelope externo, e sim no interno.
Vejamos o contedo do artigo 24 do Decreto n 4.553/2002:
Art. 24. Os documentos sigilosos em suas expedio e tramitao
obedecero s seguintes prescries:
I - sero acondicionados em envelopes duplos;
II - no envelope externo no constar qualquer indicao do grau
de sigilo ou do teor do documento;
III - no envelope interno sero apostos o destinatrio e o grau
de sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que
removido o envelope externo;
IV - o envelope interno ser fechado, lacrado e expedido mediante
recibo, que indicar, necessariamente, remetente, destinatrio e
nmero ou outro indicativo que identifique o documento;
V - sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo
do destinatrio, ser inscrita a palavra pessoal no envelope contendo o
documento sigiloso.
A questo est, portanto, errada.
26.
(CESPE / STJ / 2004) indicada a guarda armada
para
os
documentos
ultra-secretos,
em
caso
de
impedimento do uso de cofre forte.
So necessrias condies especiais de segurana para a proteo e
guarda de documentos sigilosos, sendo que tais condies so mais
rgidas quanto maior o grau de sigilo conferido. Vejamos o contedo
do artigo 30 do Decreto n 4.553/2002:
28

Art. 30. Os documentos sigilosos sero mantidos ou guardados em
condies especiais de segurana, conforme regulamento.
1 Para a guarda de documentos ultra-secretos e secretos
obrigatrio o uso de cofre forte ou estrutura que oferea segurana
equivalente ou superior.
2Na impossibilidade de se adotar o disposto no 1, os
documentos ultra-secretos devero ser mantidos sob guarda
armada.
O enunciado da questo est em conformidade com o 2,
destacado acima.
A questo est certa.
Bom, ficaremos por aqui nesta primeira aula. Na prxima semana

veremos com maior ateno os arquivos correntes e intermedirios, em
especial os procedimentos administrativos que so neles efetuados.
Quaisquer dvidas, ficarei atento ao frum.
Bons estudos!!
29

QUESTES APRESENTADAS NESTA AULA
* o seguinte texto vlido para as questes 1 e 2 *
Os arquivos so reconhecidos, cada vez mais, como um capital
informacional importante para as organizaes pblicas e
privadas. Eles esto situados em um contexto administrativo e
organizacional em que a informao deve ser considerada,
organizada e tratada como um recurso to importante quanto os
recursos humanos, materiais ou financeiros.
Jean-Yves Rousseau e Carol Couture.Os fundamentos da disciplina
arquivstica. Lisboa: Dom Quixote, 1998 (com adaptaes).
Tendo o texto acima como referncia inicial, julgue os itens a
seguir, relativos aos arquivos.
1. (CESPE / ANVISA / 2007) O carter orgnico uma das
caractersticas bsicas dos arquivos.
2. (CESPE / TRE MA / 2009) A significao do acervo
documental arquivstico independe da relao que os
documentos estabelecem entre si.
3. (CESPE / DPU / 2010 adaptada) Os objetivos de produo
dos arquivos esto relacionados s questes artsticas,
tcnicas e educativas.
4. (CESPE / DPU / 2010) O valor primrio de um documento
de arquivo:
a) o valor do documento para referncia e informao.
b) proporciona provas das origens, das funes, dos
procedimentos e das transaes importantes de uma
organizao.
c) o valor que o documento possui em virtude de seu
assunto.
d) a qualidade do documento embasada nas utilizaes
no imediatas ou cientficas.
e) a qualidade de um documento embasada nas
utilizaes imediatas e administrativas fornecidas pelos
seus criadores.
30

5. (CESPE / DPU / 2010) No que concerne o valor secundrio,

assinale a opo correta:
a) O valor secundrio identificado naqueles documentos
que so usados pelos motivos que permitiram o seu
aparecimento.
b) o valor que um documento possui para a atividade
cultural que representa.
c) o valor que um documento possui perante a lei para
comprovar um fato ou constituir um direito.
d) O valor secundrio dividido em duas categorias: valor
informativo e valor probatrio.
e) A existncia do valor secundrio em um documento o
caracteriza como pertencente ao arquivo intermedirio.
6. (CESPE / ANAC / 2009) A funo primria do arquivo
funcional, isto , ser instrumento da administrao. Em um
segundo momento, considera-se o valor para a histria e a
cultura de uma sociedade.
7. (CESPE / DPU / 2010) O Conselho Nacional de Arquivos
(CONARQ), rgo colegiado do Arquivo Nacional, tem por
finalidade:
a) propor medidas preventivas e diretrizes para a
classificao e avaliao dos documentos arquivsticos.
b) elaborar as instrues normativas para a classificao,
avaliao e destinao dos documentos.
c) planejar as diretrizes para a transferncia e o
recolhimento dos acervos arquivsticos pblicos.
d) exercer orientao normativa visando gesto
documental e proteo especial dos documentos de
arquivo.
e) orientar os rgos pblicos quanto ao estabelecimento
de prazos para a guarda do acervo arquivstico.
8. (CESPE / ABIN / 2010) Quando separado do seu conjunto,
ou seja, do todo ao qual pertence, o documento de arquivo
perde muito do seu significado.
9. (CESPE / ME / 2008) O documento de arquivo fonte de
prova e esse potencial probatrio advm das seguintes
31

caractersticas desse tipo de documento: autenticidade,
naturalidade,
imparcialidade,
inter-relacionamento
e
unicidade.
10.
(CESPE / DFTRANS/ 2008) Os documentos so meios
naturais, imparciais, interdependentes, nicos resduos e
prova das atividades do seu criador/acumulador.
11.
(CESPE / ABIN / 2010) De acordo com o princpio da
provenincia, ou de respeito aos fundos, os documentos
acumulados por diferentes pessoas jurdicas devem ser
mantidos separados, pois no podem ser misturados.
12.
(CESPE / DPU / 2010) No que concerne ao princpio
da territorialidade, assinale a opo correta.
a) Segundo esse princpio, os arquivos devem ser
entregues ao servio de arquivo com jurisdio arquivstica
sobre o territrio.
b) Esse princpio estipula que os arquivos devem ser
conservados nos servios de arquivo do territrio em que
foram produzidos.
c) A aplicao desse princpio feita somente nos planos
nacional e regional.
d) H uma estreita vinculao desse princpio com o
princpio da provenincia.
e) Esse princpio foi elaborado na mesma poca do princpio
do respeito aos fundos.
13.
(CESPE / ANTAQ / 2009) A instituio como sujeito
produtor de documentos , o documento de arquivo como
produto da atividade da instituio e o arquivo so
elementos que possibilitam o enunciado terico do princpio
da provenincia.
14.
(CESPE / DPU / 2010) O princpio de respeito ordem
original refere-se ao respeito organicidade e ao fluxo
natural e orgnico com que os documentos foram
produzidos.
15.
(CESPE
/
TRE
MA
/
2009)
Os
filmes
cinematogrficos e as fitas de vdeo fazem parte do gnero
documental conhecido como iconogrfico.
32

16.
(CESPE / Polcia Federal / 2009) Documentos
iconogrficos so aqueles em formatos e dimenses
variveis, com representaes geogrficas, arquitetnicas
ou de engenharia.
17.
(CESPE / TRE AL / 2009) Alm dos documentos
textuais, os arquivos ocupam-se do gerenciamento e
arquivamento de documentos pertencentes ao gnero
iconogrfico, filmogrfico e sonoro.
18.
(CESPE / ABIN / 2010) Mapas e plantas fazem parte
do gnero documental conhecido como cartogrfico.
19.
(CESPE / DPU / 2010) O acervo arquivstico
acumulado pelas empresas pblicas e pelas sociedades de
economia mista considerado, de acordo com a legislao,
arquivo:
a) governamental.
b) privado.
c) particular.
d) privado de interesse social.
e) pblico.
20.
(CESPE / DPU / 2010 adaptada) Os arquivos
correntes devem ser mantidos prximos dos usurios
diretos em razo da frequncia com que so consultados ou
da grande possibilidade de uso que os documentos dessa
idade tm.
21.
(CESPE / DPU / 2010 adaptada) O armazenamento
dos documentos dos arquivos correntes deve, pelas
caractersticas dessa fase, ser centralizado em um nico
lugar no rgo pblico ou empresa privada.
22.
(CESPE / SGAPROC / 2004) Em razo do seu teor e
dos seus elementos intrnsecos, as informaes sigilosas
so classificadas em ultra-secretas, secretas, confidenciais
e reservadas. So classificados como reservados os
documentos
cuja
revelao
no-autorizada
possa
comprometer os objetivos neles previstos.
23.
(CESPE / SGAPROC / 2004) possvel atribuir graus
diferentes de sigilo a partes de um mesmo documento,
33

mas, no seu todo, ele receber o grau de sigilo mais
elevado aplicado s suas partes.
24.
(CESPE / STJ / 2008) O protocolo deve separar as
correspondncias
oficiais
das
particulares
e
a
correspondncia de carter ostensivo da de carter
sigiloso.
25.
(CESPE / TST / 2008) Na expedio e tramitao de
documentos sigilosos, a unidade de arquivo e protocolo
deve observar o acondicionamento desses documentos em
envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no envelope
externo.
26.
(CESPE / STJ / 2004) indicada a guarda armada
para
os
documentos
ultra-secretos,
em
caso
de
impedimento do uso de cofre forte.
34

GABARITO
1- C
3- E
5- D
7- D
9- C
1113151719212325-
C
C
E
C
E
E
C
E
2- E
4- E
6- C
8- C
101214161820222426-
C
B
C
E
C
C
C
C
C
Sucesso!
35

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ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL

PROFESSOR RENATO FENILI

Ol, amigo(a) concursando(a),

com muita satisfao que inicio este curso de Arquivologia para

Por fim, na aula demonstrativa foram trabalhados conceitos que

ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL

administrativas, tomada de deciso e garantia de direitos e

O suporte de um documento pode ser

Arquivos podem ser

Arquivos podem ser referentes a pessoas

ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL

Os documentos de um arquivo, geralmente

A natureza orgnica de um arquivo

A ltima caracterstica da tabela acima a natureza orgnica dos

ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL

procedimento licitatrio, por exemplo, caso seja destacado do restante

ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL

administrativos, funcionais e legais da organizao. Todo

Valor secundrio: um valor definitivo que o documento

relacionado com sua importncia histrica. Obviamente,

ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL

COUTURE, C; ROUSSEAU, J. Y. Os Fundamentos da Disciplina Arquivstica, Lisboa: Dom Quixote,

ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL

5. (CESPE / DPU / 2010) No que concerne o valor secundrio,

funcionalidades que garantem a um documento o valor secundrio so

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ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL

9. (CESPE / ME / 2008) O documento de arquivo fonte de

secundrio. Um documento falso ou em duplicidade com outro no

o atributo que confere a confiabilidade ao

ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL

A unicidade de um documento arquivsticos

ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL

A Provenincia tambm conhecida por

Os arquivos devem ser conservados o mais

ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL

Em decorrncia desses atributos (somados autenticidade do

ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL

ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL

ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL

Classificao segundo o gnero

A classificao de um documento segundo o gnero diz respeito ao

ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL

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cartogrficos e microgrficos so, da mesma forma encontrados em

ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL

Cabe a observao de que entidades privadas encarregadas de

SEGUNDO OS ESTGIOS DE SUA EVOLUO

De acordo com o estgio de sua evoluo, um arquivo pode ser

ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL

possibilidade de uso dos documentos constantes dos arquivos correntes,

E- SIGILO E PROTEO DA DOCUMENTAO

ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL

Dados ou informaes cuja revelao noautorizada

Dados ou informaes cuja revelao noautorizada possa frustrar seus objetivos ou

Dados ou informaes cujo conhecimento noautorizado possa acarretar dano grave

Dados ou informaes cujo conhecimento noautorizado

ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL

Com relao questo, apesar de seu contedo estar contemplado

ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL

ultrassecreto, o relatrio todo ser classificado nesta categoria.

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