UMA INTRODUO AO MTODO

GETTING
THINGS
DONE
Aplicando corretamente a
metodologia GTD ao seu cotidiano,
em pouco tempo voc ser uma
pessoa mais organizada, produtiva
e com a mente mais tranquila.

O que o GTD pode fazer

por voc?
Voc tem muitas tarefas, compromissos e projetos? Tem a
sensao que poderia render mais? Que poderia entregar mais?
Lembra-se das coisas que precisa fazer em momentos
inoportunos? Sua cabea anda constantemente cheia? Sente-se
sobrecarregado e muitas vezes frustrado no final do dia, aps ter
feito um monte de coisas, mas no sabe dizer o que fez? Ento a
metodologia GTD (Getting Things Done) criada por David Allen,
pode lhe ajudar.

Neste e-book vamos apresentar o passo a passo na implementao

do GTD (Getting Things Done), um programa de uma semana que
se voc seguir corretamente poder transformar a sua vida. Voc
pode achar que estou exagerando, mas nossa experincia com
centenas de profissionais nos permite afirmar com tranquilidade que
o GTD revoluciona a vida das pessoas.

Nessa primeira fase, voc aprender a parte do GTD que lhe

auxiliar a ter suas coisas sob controle. O GTD muito mais do que
isso, mas recomendamos que primeiro siga risca este passo a
passo para depois se aventurar em voos mais altos na metodologia.

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Autoria
A metodologia GTD apresentada na sua ntegra no livro A arte de
fazer acontecer de David Allen. O presente tutorial utiliza uma
didtica prpria para ensinar o GTD que est no livro. Ou seja,
quem inventou a metodologia e detentor dos direitos a David
Allen Company. Eu, Daniel Burd, instrutor certificado em GTD,
procurei neste artigo apresent-lo de modo fcil e acessvel para
uma grande audincia. GTD e Getting Things Done so marcas
registradas da David Allen Company.

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Do que voc vai precisar?

Para seguir este tutorial imprescindvel ter os seguintes
materiais:

Bloquinho de notas com lpis (ou caneta) que caiba no seu bolso
e que seja fcil de arrancar as pginas.

Bandeja de entrada (ou Caixa de Entrada). Pode ser daquelas de

plstico vendidas em papelarias.

Agenda para registrar seus compromissos (pode ser de papel ou

eletrnica).

Fichas para registrar suas Listas de Aes. Essas fichas j esto

feitas e prontas para uso neste e-book. Voc as encontrar nas
prximas pginas.

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Listas de Ao
Na sua agenda reserve uma hora e meia por dia para os prximos
sete dias para se dedicar ao GTD. Esse perodo dever ser em um
momento do dia em que voc esteja bem desperto. No adianta
reservar um perodo em que seu crebro j esteja (ou ainda estiver)
adormecido! Reserve esse perodo para o GTD na sua agenda, em
todos os dias da semana.

No stimo dia ser necessrio reservar, alm da hora e meia j

reservada, um novo perodo de uma hora e meia. Ou seja, no
stimo dia voc precisar dedicar trs horas ao GTD.

Ningum disse que seria um trabalho fcil, certo? O GTD vai ajudlo a fazer muito mais e a ter a mente mais tranquila, mas no vai
fazer com que voc trabalhe menos.

O GTD muito simples de entender, mas difcil de fazer. Vamos em

frente!

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Dica de Ouro
Seja consistente no uso do GTD.
Para se ter controle preciso realizar as cinco tarefas abaixo de
modo consistente. Ou seja, preciso realizar estas cinco tarefas
sempre e do mesmo modo. No esquea nunca este princpio
fundamental para o seu sucesso.

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Dia 1 Coleta
A coleta consiste em escrever em um pedao de papel tudo aquilo
que precisa ser feito. importante anotar uma coisa por pedao de
papel. Assim, sua primeira misso como estreante em GTD pegar
o seu bloquinho e coloc-lo no bolso. Isso importante mesmo!
No v em frente sem o seu bloquinho no bolso. Durante o dia voc
vai anotar nas folhas do bloquinho tudo aquilo que precisa fazer.
Uma coisa por folha. normal que ao final do dia voc tenha
anotado coisas assim no seu bloquinho:

Cortar o cabelo;
Entregar o trabalho de Administrao de Redes na faculdade;
Sacar dinheiro para o fim de semana;
Consertar a luz da sala;
Retornar ligao do Marcos;
Finalizar a apresentao de tera;
Cobrar resposta do oramento;
Comprar papel para impressora.

Lembre-se de anotar um item por folha de papel.

Ao final do primeiro dia, arranque todas as folhas anotadas e

coloque-as na sua Caixa de Entrada. Misso cumprida. Comemore,
voc merece!

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Dia 2 Processamento &

Organizao
Hoje voc vai aprender uma nova habilidade: processar tudo que foi
coletado, isto , tudo que est na sua Caixa de Entrada. O
processamento ser feito naquela hora e meia que voc reservou na
sua agenda.

Regras do processamento:

1. O item (papel) que voc tirou da sua Caixa de Entrada para

processar no volta jamais para a Caixa de Entrada. Ao final do
processamento sua caixa dever estar vazia.

2. O processamento exige concentrao. No uma atividade para

ser feita com pressa. importante que voc d toda a sua ateno
para cada item que vai processar. Um processamento mal feito vai
fazer seu sistema de informaes ruir rapidamente.

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O processamento ocorre da seguinte forma:

1. Pegue o papel que est no topo da sua Caixa de Entrada;

2. Veja qual o assunto;
3. Voc tem que fazer algo? Ou seja, um item de ao?
4. Em caso de no ser um item de ao, voc no precisa fazer
nada agora com este item. Veja qual das trs opes abaixo melhor
lhe atender:

Voc pode jogar fora? Se puder, jogue.

Voc quer incubar este assunto para ver depois? Se sim, escreva
este item na ficha TALVEZ, ALGUM DIA.
Voc quer arquivar em uma pasta suspensa para referncia
posterior? Ento crie a pasta e arquive.

5. Em caso de ser um item de ao, ou seja, algo que voc precisa

fazer:

Defina qual a primeira ao que precisa ser feita para que o

assunto evolua. Observe que a primeira ao mesmo. Por
exemplo, se no papel que voc tem em mos estiver escrito:
comprar impressora nova, talvez a primeira ao seja pesquisar na
internet qual impressora comprar. Tome cuidado para efetivamente
identificar a primeira ao. Caso contrrio a resoluo do assunto
em questo no vai evoluir.

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6. Uma vez definida a primeira ao, continue respondendo s

seguintes perguntas:

Voc pode fazer a primeira ao agora em menos de dois

minutos? Se sim, faa j!

Voc pode delegar para algum esta primeira ao? Se sim, faa
j e anote o que delegou na ficha AGUARDANDO.

Ok, no deu para fazer em dois minutos nem para delegar, o jeito
ser adiar esta primeira ao.

Se essa ao tiver uma data em que precise ser realizada, ou tiver

de ser feita ainda esta semana, anote-a j no seu calendrio, na
data em que precisa ser feita. Importantssimo: s anote no seu
calendrio aquilo que precisa impreterivelmente ser realizado
naquela data. No encha o seu calendrio com desejos. Registre
apenas obrigaes reais. Se o item no precisa ser feito em uma
data especfica, avance para o prximo passo.

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 Se no tiver uma data, anote em uma das seguintes fichas:

@CASA tarefas para fazer em casa;

@ESCRITRIO tarefas para fazer no escritrio;
@REUNIES assuntos para conversar em reunies;
@RUA tarefas para fazer na rua. Ex.: farmcia, supermercado etc.;
@TELEFONEMAS a fazer.

7. Excelente! E se este item que voc tem em mos for algo um

pouco mais complexo que no ser resolvido somente na primeira
ao? Neste caso voc tem em mos um Projeto. Para o GTD,
projeto tudo aquilo que para ser finalizado necessita mais do que
uma ao. Nesse caso, anote o nome do projeto na ficha
PROJETOS. Essa ficha ter uma lista de todos os seus projetos
ativos e ser revisada no Dia 7 de nosso programa.

8. Volte ao passo 1 para continuar o processamento.

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Processando e-mails
O processamento de e-mails segue a mesma dinmica. Voc vai
trabalhando os e-mails (um por um) que esto na sua Caixa de
Entrada, exatamente da mesma forma como fez com seus papis.
Voc anotar as aes nas Listas de Aes exatamente do modo
indicado acima. A diferena no processamento dos e-mails est no
que fazer com o e-mail uma vez processado. Para tal, crie duas
pastas de e-mails:

Itens de ao: todos os e-mails que sero necessrios para

realizar alguma Prxima Ao devero ficar nesta pasta. Uma vez
executada a Prxima Ao, tire o e-mail desta pasta. Voc poder
exclu-lo ou arquiv-lo em outra pasta.

Aguardando: todos os e-mails que estejam relacionados com

algum item da ficha AGUARDANDO devero ser guardados aqui.
Assim, se for necessrio verificar novamente o assunto, utilize o email que est nesta pasta. Quando o assunto for resolvido tire o email desta pasta.

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Dias 3, 4, 5 e 6
Execuo
Nestes dias o seu desafio ser seguir fielmente aquilo que est
anotado no seu calendrio. O seu calendrio seu maior
compromisso. Nele voc coloca tudo aquilo que tem uma data
especfica para ser realizado, inclusive os processamentos dirios.
Portanto, concentrao total no calendrio. Faa tudo que est l. E
claro, no se esquea de manter ativo o seu bloquinho de
anotaes, coletando tudo o que precisa ser feito. Depois voc
arranca as pginas e coloca-as na sua Caixa de Entrada para, no
dia seguinte, processar (um por um) todos os itens que esto l.

Digamos que no decorrer do seu dia voc tenha um espao no seu

calendrio, entre 14h e 16h, sem compromisso agendado. O que
voc vai fazer? Dependendo de onde estiver, voc vai consultar
suas Listas de Ao. Se voc estiver no trabalho, vai consultar sua
Lista de Ao @ESCRITRIO, para ver os itens que podem ser
trabalhados nestas duas horas e mos obra. Voc vai checar
suas listas de ao quando houver uma brecha no seu calendrio.
Fora! Voc est na fase mais difcil do GTD.

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Dia 7 Reviso semanal

Parabns, voc est perto da sua graduao! Espero que esteja
conseguindo capturar tudo que vem sua mente e que esteja
ficando craque no Processamento e na Organizao. Chegou a
hora de revisar todo o seu sistema. Na reviso semanal vamos
apertar todos os parafusos e correias do seu GTD, para que ele flua
de modo harmonioso e tranquilo. A reviso semanal composta
por uma sequncia de passos que devem ser seguidos
integralmente:

Recolha tudo, fique atualizado, seja criativo:

1. Recolha papis e outros materiais;
2. Processe sua Caixa de Entrada;
3. Esvazie sua mente;
4. Revise suas Listas de Ao;
5. Revise sua Agenda Passada;
6. Revise sua Agenda Futura;
7. Revise sua ficha AGUARDANDO;
8. Revise sua ficha de Projetos;
9. Revise sua ficha TALVEZ ALGUM DIA;
10. Seja criativo e corajoso.

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Reviso semanal detalhada

Recolha Tudo

1. Recolha papis e outros materiais

Coloque na sua Caixa de Entrada todos os cartes de visita
acumulados, recibos e outros papis. No esquea nenhuma folha
anotada em seu bloquinho. Tudo vai para a Caixa de Entrada.

2. Processe sua Caixa de Entrada

Processe todos os papis, anotaes de reunies, mensagens no
seu correio de voz e e-mails. Se voc conseguiu processar
diariamente, ter pouca coisa para processar na reviso semanal.

3. Esvazie sua mente

Escreva e processe todos os projetos que no foram capturados.
Faa o mesmo procedimento para as fichas de Itens de ao,
AGUARDANDO, TALVEZ ALGUM DIA etc. D uma boa vasculhada
na sua cabea, no deixe nada l!

Fique Atualizado

4. Revise suas Listas de Ao

Agora voc percorrer todas as listas que comeam por @, lista por
lista. Reflita sobre cada item de cada lista. D baixa nas tarefas j
concludas. Revise procurando detectar outras aes que precisam
ser registradas nas suas listas de ao.

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5. Revise sua Agenda Passada

Abra sua agenda e consulte a semana que passou. Percorra dia a
dia verificando se todos os compromissos de fato ocorreram. Se
algum foi desmarcado, verifique se precisar remarc-lo. Verifique se
sobrou alguma tarefa para voc fazer em decorrncia dos
compromissos da semana que passou. O objetivo no deixar nada
para trs, capturando tudo. Procure itens de ao que ficaram
perdidos e coloque-os no seu sistema atual.

6. Revise sua Agenda Futura

Agora verifique a sua agenda para a prxima semana. Percorra-a dia
a dia verificando tudo que ocorrer na prxima semana. Verifique se
h algum compromisso que precise de preparao prvia e nestes
casos reserve um tempo com a devida antecedncia. Se desejar,
avance um pouco mais na sua agenda, para ter uma ideia de suas
atividades nas duas ou trs semanas seguintes. Capture os itens de
ao que forem surgindo nesta reviso.

7. Revise sua ficha AGUARDANDO

Chegou a hora de cobrar os esquecidos e de fazer o famoso
follow up. Percorra sua lista AGUARDANDO e veja se precisa
cobrar algum novamente, dando baixa naquilo que j foi recebido.

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8. Revise sua ficha de Projetos

Avalie o status de cada projeto, metas e entregveis. Certifique-se
de que haja pelo menos um item de ao para cada projeto. Folheie
os planos dos projetos e materiais de suporte para disparar novas
aes ou dar baixas naquelas j feitas.

Seja Criativo

9. Revise sua ficha TALVEZ ALGUM DIA

Verifique se chegou o momento de ativar algum projeto e transferi-lo
para a lista PROJETOS. Exclua os itens que perderam o interesse.

10. Seja criativo e corajoso

Voc tem alguma nova ideia criativa para incluir no seu sistema?

Ufa! Um trabalho, no ?! Mas tenho certeza de que valeu o

esforo. Com a reviso semanal voc garante que no est
esquecendo nada e que sua prxima semana ser produtiva.

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Dica de Ouro
No se preocupe em fazer uma reviso semanal perfeita de
imediato. Aos poucos voc vai melhorando e aprimorando o seu
sistema. O mais importante que voc seja consistente, realizando
sempre sua reviso semanal, mesmo que imperfeita.

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Concluso
Voc precisar de dois anos de prtica para tornar-se um faixa
preta no mtodo GTD. um processo de contnuo aprimoramento.
Mas voc no precisar de dois anos para usufruir dos seus
benefcios. Se voc seguiu o programa desta sua primeira semana,
j uma pessoa mais produtiva. A tranquilidade da mente costuma
demorar um pouco mais para ser sentida, algo como dois meses.
Ela vir quando voc perceber que pode confiar no seu sistema.

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Depoimentos

Estou menos estressada e mais

confiante nas minhas tarefas.
Tenho mais conscincia do
tempo que gasto com coisas que
no deveria. Aprendi a coordenar
minha agenda e a alocar mais
tempo para as atividades.
Bianca Lanzuolo
Gerente de Treinamento
SAP Brasil

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Com a enorme quantidade de

informao, o funcionrio perde o
controle do que prioritrio para
os negcios. O GTD cria um
painel de prioridades, que
impacta na capacidade de atingir
resultados e, consequentemente,
na empresa.

Rodrigo Pinto, Gerente

Nuvem Privada e Virtualizao
Microsoft

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GTD no mais uma ferramenta

que a pessoa precisa encontrar
tempo para incluir na rotina.
uma nova forma de olhar e
sistematizar o tempo. um novo
jeito de fazer o que j feito.
Bruno Hohl
Gerente de Relaes e Evoluo Organizacional
Natura

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@REUNIES
Reunio

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Lista de Ao
Assunto a tratar

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PROJETOS

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Lista de Projetos

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@RUA

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Lista de Ao

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@CASA

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Lista de Ao

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@TELEFONAR

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Lista de Ao

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AGUARDANDO
Quem

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Tarefas delegadas
Itens Aguardando

Data de solicitao

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TALVEZ, ALGUM DIA

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Incubadora

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Sobre ns
Sobre a David Allen Company - Getting Things Done (GTD)
A David Allen Company uma empresa de treinamento e consultoria
mundial, considerada a principal autoridade nas reas de produtividade
organizacional e pessoal. Criador da metodologia Getting Things Done
(GTD), David Allen, um dos palestrantes mais requisitados e mais bem
pagos da atualidade. O GTD possui milhes de seguidores no mundo,
pois proporciona uma verdadeira transformao na vida das pessoas.

Sobre o Daniel Burd

Daniel Burd estudou Fsica na Universidade de So Paulo. o nico
profissional brasileiro certificado na metodologia GTD pela David Allen
Company americana. Dedica-se integralmente a projetos de Coach e
treinamento focados em alta produtividade e reduo de estresse. Daniel
poder ser contatado atravs do email daniel.burd@calldaniel.com.br

Sobre a Call Daniel

A Call Daniel parceira certificada internacional da David Allen. A Call Daniel
vem atendendo no Brasil e no mundo empresas que precisam produzir
mais com menos estresse, dentre elas: Accenture, Nestl, Microsoft,
Embraer e Natura. Duas caractersticas tornam a Call Daniel a parceira
preferida dos seus clientes: a preocupao em adaptar cada treinamento
s necessidades especficas da empresa e dos gestores, e a realizao de
acompanhamentos ps-treinamento com todos os participantes garantindo
que as tcnicas aprendidas tornem-se poderosas ferramentas no dia a dia.

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