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REFERNCIA:
ALBUQUERQUE, Alexandre Farias;
ESCRIVO
FILHO, Edmundo. Gesto estratgica da informao
interna na pequena empresa hoteleira: estudo
comparativo de casos na regio de Brotas-SP In:
EGEPE ENCONTRO DE ESTUDOS SOBRE
EMPREENDEDORISMO E GESTO DE PEQUENAS
EMPRESAS. 4. 2005, Curitiba, Anais... Curitiba, 2005,
p. 786-801.
Resumo
Este artigo tem como objetivo mostrar a natureza do gerenciamento estratgico da informao
interna realizado em hotis de pequeno e mdio porte. Apresenta uma reviso bibliogrfica sobre
o processo de gesto da informao, as informaes necessrias ao processo estratgico e as
especificidades das pequenas empresas, o que permitiu definir as variveis de pesquisa. No
trabalho de campo foram estudadas quatro empresas hoteleiras de pequeno porte, instaladas na
cidade de Brotas/SP e uma mdia empresa sediada na cidade de guas de So Pedro. A pesquisa
de campo permitiu identificar as informaes que so utilizadas para analisar os aspectos internos
do hotel, como tambm a maneira que essas empresas coletam, processam e distribuem dados e
informaes aos tomadores de deciso. Verificou-se que os hotis pesquisados apresentam mais
facilidades do que dificuldades para o aprimoramento do processo de gesto estratgica da
informao, embora esteja evidente que os dirigentes dos hotis de pequeno porte no tm plena
conscincia dos benefcios que o gerenciamento da informao pode trazer e que alguns dados e
informaes relevantes para a gesto do negcio esto dispersos dentro da empresa e circulam de
forma desestruturada, dificultando a recuperao pelos dirigentes na hora da tomada de deciso.
1. INTRODUO
A indstria de viagens e turismo tem sido considerada a maior do mundo e todos os estudos e
projees feitos para os prximos vinte anos apontam sua crescente consolidao (CARVALHO,
1998).
Dentro dessa indstria est a hotelaria, um setor baseado em capital intensivo e management
(BENI, 1998), que tem por misso dar respostas s carncias de seus clientes com excelncia, que
julgam os servios prestados pelo detalhe (YZIGI, 2000). Entretanto, a falta de profissionalismo
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na gesto tem sido apontado como um dos problemas do turismo que precisam ser resolvidos no
Brasil (BENI, 1998; YZIGI, 2000).
Nesse contexto do setor hoteleiro e com dificuldades em gerir profissionalmente o negcio, esto
as pequenas empresas, reconhecidamente, grandes geradoras de riquezas e empregos para a
sociedade, mas que apresentam um alto ndice de mortalidade. Para que a pequena empresa possa
participar do crescimento dessa indstria, ela necessita se preparar para o futuro, num ambiente
instvel e com aumento crescente da concorrncia. Ou seja, ela precisa criar as condies
mnimas hoje, para competir e sobreviver no futuro.
Para criar essas condies, necessrio administrar estrategicamente o negcio, apoiado no
gerenciamento estratgico da informao; mas as pequenas empresas no dispem de ferramentas
adequadas de gesto, conforme tm sido verificado pelos estudiosos em vrias partes do pas.
Dessa forma, este trabalho apresenta um diagnstico do processo de gerenciamento estratgico
das informaes internas, a partir do entendimento das especificidades da pequena empresa. Este
diagnstico uma condio bsica para a apresentao de propostas para melhoria do processo
de gesto estratgica da informao nessas empresas, que apie as escolhas estratgicas dos
dirigentes e contribua para consolidao desses empreendimentos na indstria promissora do
turismo.
2. GESTO ESTRATGICA DA INFORMAO
O gerenciamento estratgico da informao visa a obteno de vantagem competitiva pela
empresa atravs da utilizao da informao com orientao estratgica (LESCA e ALMEIDA,
1994).
A orientao estratgica sugere trs perspectivas relativas utilizao da informao (McGEE e
PRUSAK, 1994):
A informao utilizada para elaborar a estratgia;
A informao necessria para implementar a estratgia;
A informao usada para avaliar a estratgia.
Sendo assim, a informao permeia e imprescindvel em todas as etapas do processo de gesto
da estratgia empresarial.
2.1. Etapas do gerenciamento da informao
Para que seja assegurado o valor estratgico da informao, necessrio um conjunto de tarefas
(modelo de gerenciamento) conectadas logicamente sob a responsabilidade de um gestor
(BEUREN, 2000).
O modelo concebido para o gerenciamento da informao precisa levar em conta que a natureza
do processo decisrio no-estruturada e no-repetitiva e que os cenrios que cercam a tomada
de decises esto em constante mudana (POZZEBON e FREITAS, 1996).
Para McGee e Prusak (1994, p.107), esse modelo de descrio do gerenciamento da informao
deve ser genrico por duas razes (McGEE e PRUSAK, 1994, p.107):
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Etapas
McGEE e
PRUSAK
(1994)
Identificao da
necessidade e
requisitos de
informao
Coleta/entrada de
informao
Classificao e
armazenamento
da informao
4
6
7
Tratamento e
apresentao da
informao
Desenvolvimento
de produtos e
servios de
informao
Distribuio e
disseminao da
informao
Anlise e uso da
informao
POZZEBO
Ne
FREITAS
(1994)
Compreenso
do papel do SIE
MORAIS
(1999)
Definio de
informaes
bsicas e
indicadores
Planejamento
necessidade de
informao e
atores
envolvidos
Identificao de Coleta
onde e como
identificao e
buscar as
seleo de
informaes
fontes, coleta
de dados e
triagem
Criao de um Tratamento da
informao
ranking de
classificao
processamento
das
de dados e
informaes
armazenamento
bsicas e dos
indicadores
Prottipo
Anlise e
como exibir as validao da
informaes
informao
Utilizao,
disseminao e
avaliao
BEUREN
(2000)
Identificao da
necessidade e
requisitos de
informao
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OLIVEIRA
(2001)
Identificao da
razo da
estruturao do
SIE
Administrao
da informao
Coleta/entrada de
informao
Classificao e
armazenamento
da informao
Tratamento e
apresentao da
informao
Desenvolvimento
de produtos e
servios de
informao
Distribuio e
disseminao de
informao
Anlise e uso da
informao
Gerao e
arquivamento
da informao e
Controle e
avaliao
Disseminao
dos dados e
informaes
Utilizao dos
dados e
informao
Realimentao
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Capacidade da empresa atingir seus objetivos estratgicos atravs da implementao de estratgias adotadas
dentro do seu processo de planejamento (FISCHMAN e ZILBER, 1999, p.2)
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Atividades
Empresariais
Aspectos
Organizao
Marketing
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Produo
Custos
Qualidade
Instalaes
Equipamentos
Finanas
ndices de dvida
Faturamento
Margem lquida
Recursos Humanos
ndice de rotatividade
Realizao de treinamento
Benefcios e incentivos ao
trabalhador
Aspectos
Organizacionais
Estrutura organizacional
Sistema de informaes
Cultura organizacional
Polticas
Instrumentos de controle
gerencial
Indicadores de clima
organizacional
SINK, D. Scott; TUTLE, Thomas C. (1993). Planejamento e medio para a performance. Rio de Janeiro:
Qualitymark.
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O objetivo foi compreender a gesto da pequena empresa a partir do estudo das duas dimenses
(figura 1): a ambiental e a organizacional e a sua influncia no processo de gesto da informao.
Estrat
gia
Compor
tamento
Deciso
Estrutu
ra
A
M
B
I
E
N
T
E
Tecnolo
gia
4. EMPREENDIMENTOS HOTELEIROS
Os empreendimentos hoteleiros podem ser classificados por: categorias dos meios de
hospedagem, produto, mercado, capital social, formas de administrao e tamanho do
empreendimento.
Qualquer que seja a categoria do hotel ou mesmo o nmero de unidades habitacionais, a estrutura
organizacional pode ser reduzida a quatro processos principais (DUARTE, 1996):
Comercial atividades de relaes pblicas, promoes, vendas e reservas de hotel. Os
principais indicadores de vendas so: a ocupao do hotel, a diria mdia e o market share;
Hospedagem atividades ligadas a recepo do hotel, telefonia, governana e, muitas vezes,
as de lazer ou eventos em hotel;
Alimentos & Bebidas dividida em trs atividades: produo, servio e eventos;
Administrativo coordenar administrativamente e financeiramente o hotel. Incluindo as reas
de: recursos humanos, manuteno e segurana. So desenvolvidas atividades de: compras,
recebimento e estocagem de mercadorias, controle de custos e controle de comidas e bebidas,
entre outras.
Existe tambm, a gerncia geral que ir coordenar todos esses processos para melhorar sempre a
qualidade e a produtividade, e aumentar a rentabilidade do negcio. Duas das principais funes
da gerncia geral, so a definio dos nveis adequados para a ocupao do hotel e do valor da
diria mdia. Nos pequenos hotis, a funo da gerncia pode abranger os processos comercial e
administrativo e normalmente exercida pelo proprietrio (DUARTE, 1996).
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Aspectos gerais
Hotel A
Hotel B
Hotel C
Hotel D
Hotel E
Localizao
Brotas
Brotas
Brotas
Brotas
Ano de fundao
N de Unidades Habitacionais
N de Proprietrios
1995
30
05
2002
16
02
1979
35
01
1999
14
01
guas de So
Pedro
1965
120
02
21
07
06
07
66
36 a 60
Culturais, de
Lazer e
Aventura
Regionais
15 a 35
Aventura
15 a 35
Aventura
N de Funcionrios (nveis
operacional e administrativo)
Idade dos principais clientes
Atividades procuradas pelos
clientes
15 a 60
Culturais, de
Lazer, Sade
e Aventura
Concorrentes
Locais
Locais
Locais e
regionais
Fornecedores
Locais e
Locais e
Locais e
Locais,
estaduais
regionais
regionais
regionais e
estaduais
Classificao (n de unidades Pequeno porte
Pequeno
Pequeno
Pequeno
habitacionais)
porte
porte
porte
Quadro 3 Caracterizao dos empreendimentos hoteleiros
Fonte: Albuquerque (2004)
15 a 60
Culturais, de
Sade e
Lazer
Regionais
Regionais
Mdio porte
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ETAPAS
1
2
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ATIVIDADES
Conscientizao do dirigente
Identificao da necessidade de informaes
- Informaes sobre os recursos e capacidades
- Informaes de resultados
Coleta de dados
- Seleo de fontes e dados
- Aquisio de dados
Processamento de dados
- Tratamento dos dados
- Armazenamento dos dados
Disseminao de informaes
- Definio da forma de apresentao das informaes
- Escolha do canal de transmisso
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dificultando a sua recuperao pelo dirigente. Esses hotis precisam tratar a informao, isto ,
registrar, apreciar seu contedo e elaborar snteses (comentrios) teis administrao estratgica
do hotel. Os dados e informaes relevantes so armazenados, preferencialmente, na mente dos
dirigentes, mas tambm em papel (fichas), disquetes e no disco rgido do computador.
Com relao etapa de distribuio de dados e informaes, as conversas informais entre os
dirigentes e funcionrios so, predominantemente, os meios mais usados. Acontecem tambm,
reunies mensais onde so transmitidas as informaes teis para a tomada de deciso do gerente.
No entanto, nada impede que os dirigentes dos hotis recebam as informaes apresentadas de
outras formas (grficos, tabelas, entre outras).
De uma forma ou de outra, os dirigentes produzem informaes para refletir sobre o futuro do
hotel. Quando esses dirigentes pensam sobre os concorrentes, ou ouvem e lem a opinio dos
clientes, ou quando conversam com seus funcionrios, eles esto coletando e interpretando dados
e produzindo informaes que possam ajudar na identificao de pontos fortes e pontos fracos de
suas empresas ou em ameaas e oportunidades vindas do ambiente externo a empresa.
Aps a anlise dos dados, possvel identificar algumas caractersticas dos hotis
(especificidades) que podem facilitar ou dificultar a melhoria do processo de gesto da
informao nestes empreendimentos. So caractersticas facilitadoras:
A utilizao da T.I. nas atividades operacionais do hotel (todos os hotis);
A realizao de forma mais estruturada da coleta de informaes (hotis A e E);
A facilidade de obter informaes (hotel E);
A utilizao de um sistema de gerenciamento das operaes do hotel (hotel E);
A viso de futuro da empresa (todos os hotis);
O desejo de melhorar sempre o atendimento (todos os hotis);
A formalizao de alguns procedimentos (hotis A e E);
A centralizao das decises estratgicas (a prpria adoo do processo de melhoria no
gerenciamento da informao uma deciso estratgica para o hotel) (todos os hotis);
A atitude favorvel dos dirigentes para utilizar novas tcnicas de administrao (exceto o
hotel D);
O desejo do dirigente em adquirir novos conhecimentos (todos os hotis).
Algumas caractersticas que podem dificultar so:
Falta de tempo por parte dos dirigentes (todos os hotis);
Falta de conhecimento da gerncia (hotis A, B, C e D);
A carncia de informaes (hotis B, C e D);
Falta de recursos financeiros para contratar algum para ajudar o gerente geral (hotel E).
7. CONSIDERAES FINAIS
Este trabalho parte de um conjunto de pesquisas desenvolvidas simultaneamente pelos
membros do GEOPE, do Departamento de Engenharia de Produo da EESC/USP, que tem
como objetivo realizar estudos, na pequena empresa, relacionados aos temas organizacionais, de
forma a entender as suas especificidades e adequar a aplicao de ferramentas gerenciais a essas
caractersticas tpicas. Dentro dessa perspectiva, este trabalho foi desenvolvido com o objetivo de
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