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CLASSIFICAO DE
DOCUMENTOS DE ARQUIVO
(CURSO BSICO)
Braslia DF
2004
Equipe editorial:
Normalizao: Luciana Cerqueira
Reviso: Eliane Borges,
Paulo Henrique de Castro,
Viviane Medeiros
Capa e projeto grco: Marcus Monici
Apresentao
A Coordenao de Arquivo e Gesto de Documentos, por meio do Projeto
de Organizao do Acervo Documental, vem aplicando a metodologia arquivstica no Ministrio da Sade desde 1996 em todos os setores e capacitando seus
prossionais para atuarem no processo da gesto documental.
O treinamento em classicao de documentos visa uniformizao dos
procedimentos arquivsticos na organizao de acervos documentais do Ministrio da Sade.
A apostila um instrumento prtico de apoio aos tcnicos responsveis
pela execuo das atividades arquivsticas.
Selma Braga Duboc
Coordenao de Arquivo e
Gesto de Documentos
SUMRIO
15
21
5. Legislao _____________________________________________________
27
135
153
8. Formulrios ____________________________________________________
157
171
1 Atividades
Arquivsticas
do Ministrio
da Sade
49.890
1872 a 2003
CAPACITAO
CURSOS
PESSOAS ENVOLVIDAS (sede e estados)
22
742
ASSISTNCIA TCNICA
UNIDADES SETORIAIS ENVOLVIDAS
PESSOAS ENVOLVIDAS NA SEDE
PESSOAS ENVOLVIDAS NOS ESTADOS
ESTADOS COM GRUPOS DE TRABALHO
109
148
98
24
TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS
UNIDADES SETORIAIS ENVOLVIDAS
QUANTITATIVO EM METROS LINEARES
109
1.222
ELIMINAO DE DOCUMENTOS
QUANTITATIVO EM METROS LINEARES
137
APERFEIOAMENTO
PESSOAS ENVOLVIDAS
ESTADOS ENVOLVIDOS
159
24
INSTRUMENTO INSTITUDO
CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE PORTARIA N.. 029,
ARQUIVO DO MS
DE 07/01/1998
INSTRUMENTO EM ELABORAO
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DE
ARQUIVO DO MS ATIVIDADES-FIM
INVENTRIOS REALIZADOS
ACERVO
HOSPITAL ANA NERI (BA)
615m
HOSPITAL DE MARACANA (CE)
736m
COLNIA JULIANO MOREIRA (RJ)
242m
HOSPITAL MATERNO INFANTIL PRESIDENTE 1.062m
VARGAS (RS)
ELIMINAO
4t
210m
15m
98m
1.297,50
618,96
549,20
2.465,66
2 Conceitos
Arquivsticos
Arquivo
10
GUARDA
CONSERVAO
ACESSIBILIDADE
11
Finalidade dos
Arquivos
SERVIR ADMINISTRAO
VALOR ADMINISTRATIVO
SERVIR HISTRIA
VALOR HISTRICO
12
DOCUMENTO
o suporte da informao.
INFORMAO
13
FREQNCIA DE USO
1. IDADE
CORRENTE
2. IDADE
INTERMEDIRIA
Aguarda eliminao ou
recolhimento para guarda
permanente.
3. IDADE
PERMANENTE
14
Relao das
Espcies de
Documentos
Utilizada por rgos/entidades pblicas para registrar, resumir e divulgar fatos e ocorrncias vericadas em reunio.
2 - AVISO
-
3 - BOLETIM
-
4 - CARTA
-
5 - CARTA-CIRCULAR
-
Forma pela qual os rgos/entidades, etc. se dirigem aos particulares em geral. Utilizada quando o mesmo contedo deve ser divulgado para vrios destinatrios.
6 - CERTIDO
-
7 - CONTRATO
-
16
Utilizado pelos rgos/entidades pblicas para rmarem compromissos com a iniciativa privada, tendo em vista a aquisio de materiais e equipamentos ou a execuo de obras e servios diversos.
8 - CONVNIO
-
9 - DECLARAO
-
10 - DECRETO
-
Ato administrativo expedido pelo presidente da Repblica e referendado por ministro de Estado, com nalidades gerais, especcas
ou individuais.
11 - EDITAL
-
12 - EXPOSIO DE MOTIVOS
-
17
Utilizada por rgos centrais de sistemas objetivando a normatizao e a coordenao central das atividades que lhes so inerentes.
16- LEI
-
Editada pelo presidente da Repblica para legislar, em caso de relevncia e urgncia, devendo ser submetida de imediato ao Congresso Nacional, nos termos do art. 62 da Constituio Federal.
17- MEMORANDO
-
18- MEMORANDO-CIRCULAR
-
19- MENSAGEM
-
18
20- NOTA
-
21- OFCIO
-
22- OFCIO-CIRCULAR
-
23- PARECER
-
25- PORTARIA
-
26- RELATRIO
-
27- REPRESENTAO
-
19
28- REQUERIMENTO
-
29- RESOLUO
-
30- TELEGRAMA
-
Utilizado para a transmisso, pela ECT, de mensagem urgente e sucinta, em carter ocial.
31- TELEX
-
20
Utilizado para alterar ou complementar, com base em disposio legal, as clusulas de contratos ou convnios rmados pelos rgos/
entidades pblicas.
4 Noes de
Preservao de
Documentos
Noes de Preservao
de Documentos
1
Preservar porque em todos os suportes documentais esto contidas informaes de extrema importncia para a sociedade. Preservando o suporte,
preserva-se a informao.
Preservar/conservar para no haver necessidade de restaurar. A restaurao, alm de ser um
procedimento de alto custo nanceiro, muitas vezes
compromete a informao contida no documento.
2
O que preservar?
De ordem biolgica:
22
Microorganismos (fungos atuam decompondo a celulose e produzem tambm pigmentos que mancham o papel).
Roedores.
O homem (deixando restos de comida no local do acervo, guardando inadequadamente os documentos e manuseando-os sem o devido cuidado).
De ordem fsico-qumica:
Falta de ventilao.
No use saliva no dedo para virar as folhas dos livros (a saliva provoca acidez no papel).
Nunca tente remendar usando tas adesivas (as tas adesivas provocam manchas).
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No use clipes, grampos e prendedores de metal (a ferrugem se desenvolve e migra para o papel).
No coloque entre as pginas do documento: ores, recortes de jornais e papis cidos, para evitar manchas e acidez.
Mantenha o ambiente sempre limpo e livre de poeira (a poeira reage com a umidade, produzindo cidos).
No exponha o acervo a altas temperaturas (acelera as reaes qumicas e favorece a proliferao de insetos e microorganismos).
O uso de caixas-arquivo a partir do arquivo intermedirio o mais adequado, pois evita-se que os
documentos quem expostos diretamente poeira, luminosidade, etc.
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Normas
No fume no local do arquivo
Conseqncias
Os poluentes contribuem para a deteriorao do papel
Evite fazer anotaes utilizando A tinta da caneta antiesttica e descaneta
guradora
No use saliva no dedo para virar A saliva provoca acidez no papel
as folhas dos documentos
No faa dobras para marcar as Dobras nas folhas provocam rompimenpginas
to das bras do papel
No apie os cotovelos em cima Apoiar os cotovelos danica a encaderdos livros de leitura
nao
No arranque pginas
A informao contida no importante
s para voc
No faa refeies perto dos do- As comidas sujam, mancham e atraem
cumentos
insetos
Nunca tente remendar usando - As tas adesivas provocam manchas
tas adesivas
No coloque clipes como marca- A ferrugem se desenvolve no clipe e midores de pginas
gra para o papel
Evite tirar cpia de obras raras
A xerox danica a encadernao e as tintas coloridas
Mantenha sempre as mos lim- Mos sujas provocam manchas
pas
Cuidado quando digitalizar livros A eletrosttica do scanner pode ocasioe documentos fragilizados
nar rasgos
Nunca retire o livro da estante pu- Retire o livro da estante puxando-o pelo
xando-o pela cabea
meio da lombada
No coloque entre as pginas do Para evitar manchas e acidez
documento: ores, recortes de
jornal e papis cidos
Evite a exposio dos livros e do- A luz danica capas, encadernaes, pacumentos luz solar
pis e tintas
Mantenha o ambiente sempre A poeira reage com a umidade produlimpo e livre de poeira
zindo cidos
O acervo no deve ser exposto a Acelera as reaes qumicas e favorece a
altas temperaturas
proliferao de insetos e microorganismos
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Legislao
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DECRETOS FEDERAIS
DECRETO N. 3.179, DE 21 DE SETEMBRO DE 1999
Dispe sobre a especicao das sanes aplicveis s condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e d outras providncias.
DECRETO N. 3.505, DE 13 DE JUNHO DE 2000
Institui a Poltica de Segurana da Informao nos rgos e entidades da
Administrao Pblica Federal.
DECRETO N. 3.714, DE 3 DE JANEIRO DE 2001
Dispe sobre a remessa por meio eletrnico de documentos a que se
refere o art. 57-A do Decreto n. 2.954, de 29 de janeiro de 1999, e d outras
providncias.
DECRETO N. 3.779, DE 23 DE MARO DE 2001
Acresce dispositivo ao art. 1.o do Decreto n. 3.714, de 3 de janeiro de
2001, que dispe sobre a remessa por meio eletrnico de documentos.
DECRETO N. 3.865, DE 13 DE JULHO DE 2001
Estabelece requisito para contratao de servios de certicao digital
pelos rgos pblicos federais, e d outras providncias.
DECRETO N. 3.872, DE 18 DE JULHO DE 2001
Dispe sobre o Comit Gestor da Infra-Estrutura de Chaves Pblicas Brasileira - CG ICP-Brasil, sua Secretaria-Executiva, sua Comisso Tcnica Executiva
e d outras providncias.
DECRETO N. 3.996, DE 31 DE OUTUBRO DE 2001
Dispe sobre a prestao de servios de certicao digital no mbito da
Administrao Pblica Federal.
DECRETO N. 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002
Regulamenta a Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a
poltica nacional de arquivos pblicos e privados.
DECRETO N. 4.176, DE 28 DE MARO DE 2002
Estabelece normas e diretrizes para a elaborao, a redao, a alterao,
a consolidao e o encaminhamento ao Presidente da Repblica de projetos
de atos normativos de competncia dos rgos do Poder Executivo Federal, e
d outras providncias.
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31
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Legislao Federal
CONSTITUIO DA REPBLICA FEDERATIVA DO BRASIL DE 1988
Ttulo II
DOS DIREITOS E GARANTIAS FUNDAMENTAIS
Captulo I
DOS DIREITOS E DEVERES INDIVIDUAIS E COLETIVOS
Art. 5.. Todos so iguais perante a lei, sem distino de qualquer natureza, garantindo-se aos brasileiros e aos estrangeiros residentes no Pas, a
inviolabilidade do direito vida, liberdade, igualdade, segurana e propriedade, nos termos seguintes:
XIV - assegurado a todos o acesso informao e resguardado o sigilo
da fonte, quando necessrio ao exerccio prossional;
LEIS E DECRETOS-LEI
LEI N. 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991
Dispe sobre a poltica nacional de arquivos
pblicos e privados e d outras providncias.
O PRESIDENTE DA REPBLICA
Fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte
Lei:
CAPTULO I
DISPOSIES GERAIS
Art. 1. - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo
especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientco e como elementos de prova
e informao.
Art. 2. - Consideram-se arquivos, para os ns desta Lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades
especcas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.
33
Art. 3. - Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao
e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
Art. 4. - Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes
de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana
da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida
privada, da honra e da imagem das pessoas.
Art. 5. - A administrao pblica franquear a consulta aos documentos
pblicos na forma da Lei.
Art. 6. - Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material
ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil
e administrativa.
CAPTULO II
DOS ARQUIVOS PBLICOS
Art. 7. - Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas
funes administrativas, legislativas e judicirias.
1. - So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades.
2. - A cessao de atividade de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica
pblica ou a sua transferncia instituio sucessora.
Art. 8. - Os documentos pblicos so identicados como correntes, intermedirios e permanentes.
1. - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que,
mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes.
2. - Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
3. Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor
histrico, probatrio e informativo que devem ser denitivamente preservados.
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Art. 9. - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio
arquivstica pblica, na sua especca esfera de competncia.
Art. 10 - Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis.
CAPTULO III
DOS ARQUIVOS PRIVADOS
Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos
produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de
suas atividades.
Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identicados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como
conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientco
nacional.
Art. 13 - Os arquivos privados identicados como de interesse pblico e
social no podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.
Pargrafo nico - Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer
preferncia na aquisio.
Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identicados
como de interesse pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor.
Art. 15 - Os arquivos privados identicados como de interesse pblico
e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies
arquivsticas pblicas.
Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos
anteriormente vigncia do Cdigo Civil cam identicados como de interesse pblico e social.
CAPTULO IV
DA ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE INSTITUIES
ARQUIVSTICAS PBLICAS
Art. 17 - A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal
e municipais.
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36
37
38
CAPTULO II
DO SISTEMA DOS ACERVOS DOCUMENTAIS PRIVADOS
DOS PRESIDENTES DA REPBLICA
Art. 4. Os acervos documentais privados dos presidentes da Repblica
cam organizados sob a forma de sistema que compreende o conjunto de
medidas de providncias a serem levadas a efeito por entidades pblicas e
privadas, coordenadas entre si, para a preservao, conservao e acesso aos
acervos documentais privados dos presidentes da Repblica, mediante expresso consentimento deles ou de seus sucessores.
Pargrafo nico. O sistema atuar de forma integrada aos sistemas nacionais de arquivos, bibliotecas e museus.
Art. 5. O sistema de acervos documentais privados dos presidentes da
Repblica ter participao do Arquivo Nacional, Instituto Brasileiro do Patrimnio Cultural - IBPC, Museu da Repblica, Biblioteca Nacional, Secretaria de
Documentao Histrica da Presidncia da Repblica e, mediante acordo, de
outras entidades pblicas e pessoas fsicas ou jurdicas de direito privado que
detenham ou tratem de acervos documentais presidenciais.
Art. 6. O sistema de acervos documentais privados dos presidentes da
Repblica, atravs de seus participantes, ter como objetivo:
I-
preservar a memria presidencial como um todo num conjunto integrado, compreendendo os acervos privados arquivsticos, bibliogrcos e museolgicos;
II - coordenar, no que diz respeito s tarefas de preservao, conservao, organizao e acesso aos acervos presidenciais privados, as
aes dos rgos pblicos de documentao e articul-los com entidades privadas que detenham ou tratem de tais acervos;
III - manter referencial nico de informao, capaz de fornecer ao cidado, de maneira uniforme e sistemtica, a possibilidade de localizar,
de ter acesso e de utilizar os documentos, onde quer que estejam
guardados, seja em entidades pblicas, em instituies privadas ou
com particulares, tanto na capital federal como na regio de origem
do presidente ou nas demais regies do Pas;
IV - propor metodologia, tcnicas e tecnologias para identicao, referncia, preservao, conservao, organizao e difuso da documentao presidencial privada; e
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V - conceituar e compatibilizar as informaes referentes documentao dos acervos privados presidenciais aos documentos arquivsticos, bibliogrcos e museolgicos de carter pblico.
Pargrafo nico. O acesso a documentos sigilosos ca sujeito aos dispositivos legais que regulam a segurana do Estado.
Art. 7. O sistema de acervos documentais privados dos presidentes da
Repblica ser coordenado pela Comisso de Memria dos Presidentes da
Repblica, que atuar em carter permanente junto ao Gabinete Pessoal do
Presidente da Repblica.
1. A Comisso ser composta pelos titulares do Arquivo Nacional, Instituto Brasileiro do Patrimnio Cultural - IBPC, Museu da Repblica, Biblioteca
Nacional, Secretaria de Documentao Histrica do Presidente da Repblica,
Departamento de Documentao da Secretaria-Geral da Presidncia da Repblica, como membros natos, por titulares de outras entidades integrantes do
sistema, e por personalidades de notrio saber e experincia em arquivologia,
biblioteconomia e documentao em geral, designados por decreto do Presidente da Repblica.
2. Alm dos membros designados pelo Presidente da Repblica,
participaro das reunies da Comisso, com direito a voz mas no a voto, os
titulares de entidades ou detentores de acervos admitidos formalmente ao
sistema.
3. A Comisso ter por Secretrio-Executivo o titular da Secretaria de
Documentao Histrica do Gabinete Pessoal do Presidente da Repblica.
4. A Comisso poder delegar poderes a subcomisses, que atuaro
junto ao Secretrio-Executivo.
5. A Organizao e o funcionamento da Comisso sero regulados
atravs de seu regimento interno.
6. A participao na Comisso Memria dos Presidentes da Repblica
ser considerada de natureza relevante e no remunerada.
7. A Secretaria-Geral da Presidncia da Repblica e o Gabinete Militar
da Presidncia da Repblica prestaro apoio administrativo Comisso.
8. As despesas relativas a transporte e a hospedagem dos membros
da Comisso sero efetuadas na forma do disposto no artigo 17 desta Lei.
Art. 8. Compete Comisso Memria dos Presidentes da Repblica:
I-
40
II - ao Arquivo Nacional, a orientao tcnica relativa ao acervo arquivstico, a organizao de centro de referncia de acervos presidenciais que rena e coloque disposio dos interessados informaes
sobre documentos arquivsticos, bibliogrcos e museolgicos, de
natureza pblica ou privada, dos presidentes da Repblica, e a manuteno de setor de arquivos privados presidenciais apto a receber doaes de documentos dessa natureza;
41
II - registrar cronologicamente as atividades do Presidente da Repblica e os fatos decorrentes do exerccio do mandato presidencial; e
III - realizar trabalhos de pesquisa histrica e documental relativos ao
acervo, ao Presidente e sua poca
Art. 12 A Secretaria de Documentao Histrica ser dirigida por um Secretrio, que exercer a coordenao dos assuntos, aes e medidas referentes ao acervo documental privado do Presidente da Repblica.
42
Pargrafo nico. As atividades de apoio tcnico e administrativo da Secretaria de Documentao Histrica sero desempenhadas por tcnicos, requisitados, de acordo com a legislao relativa Presidncia da Repblica, do
Arquivo Nacional, do Instituto Brasileiro do Patrimnio Cultural, da Biblioteca
Nacional e de outros rgos federais de documentao.
Art. 13 Ao nal do mandato presidencial, os documentos tratados pela
Secretaria de Documentao Histrica do Presidente da Repblica sero entregues ao titular.
Pargrafo nico. Os documentos privados no recolhidos pelo Presidente da Repblica ao nal do mandato tero destinao denida pela Comisso
Memria dos Presidentes da Repblica.
CAPTULO IV
DOS MANTENEDORES DOS ACERVOS
Art. 14 As entidades, pblicas ou privadas, ou as pessoas fsicas mantenedoras de acervos documentais presidenciais privados, podero solicitar dos
rgos pblicos orientao ou assistncia para a sua organizao, manuteno e preservao, e pleitear apoio tcnico e nanceiro do poder pblico para
projetos de ns educativos, cientcos ou culturais.
Art. 15 O apoio referido no artigo anterior car condicionado a que:
I-
os detentores dos acervos adiram Poltica de acervos documentais presidenciais privados formulada pela Comisso dos Acervos
Documentais Privados dos Presidentes da Repblica e cumpram
sua orientao tcnica, visando ao atendimento coletividade;
43
CAPTULO V
DISPOSIES FINAIS
Art. 16 Ocorrendo com entidade privada mantenedora de acervo presidencial privado a extino prevista no artigo 22 do Cdigo Civil, os documentos que o compem sero transferidos para a guarda da Unio.
Lei n. 3.071, de 1. de janeiro de 1916 (Cdigo Civil)
Art. 22. Extinguindo-se uma associao de intuitos no econmicos,
cujos estatutos no disponham quanto ao destino ulterior dos seus bens, e
no tendo os scios adotado a tal respeito deliberao ecaz, devolver-se-
o patrimnio social a um estabelecimento municipal, estadual ou federal, de
ns idnticos ou semelhantes.
Pargrafo nico. No havendo no Municpio ou no Estado, no Distrito
Federal ou no Territrio ainda no constitudo em Estado, em que a associao
teve sua sede, estabelecimento nas condies indicadas, o patrimnio se devolver Fazenda do Estado, do Distrito Federal, ou da Unio.
Art. 17 As despesas decorrentes desta Lei correro conta das dotaes
oramentrias prprias da Presidncia da Repblica e dos rgos e entidades
participantes do sistema de acervos documentais privados dos presidentes
da Repblica.
Art. 18 O Poder Executivo regulamentar o disposto nesta Lei no prazo
de noventa dias.
Art. 19 Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 20 Revogam-se as disposies em contrrio.
Braslia, 30 de dezembro de 1991; 170. da Independncia e 103. da Repblica.
FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho
[Dirio Ocial da Unio, de 6 de janeiro de 1992]
LEI N. 9.507, DE 12 DE NOVEMBRO DE 1997
Regula o direito de acesso a informaes e
disciplina o rito processual do habeas data.
O PRESIDENTE DA REPBLICA
Fao saber o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
Art. 1. (VETADO)
44
45
Art. 8.. A petio inicial, que dever preencher os requisitos dos arts. 282
a 285 do Cdigo de Processo Civil, ser apresentada em duas vias, e os documentos que instrurem a primeira sero reproduzidos por cpia na segunda.
Pargrafo nico. A petio inicial dever ser instruda com prova.
I-
46
Pargrafo nico. Os originais, no caso de transmisso telegrca, radiofnica ou telefnica devero ser apresentados agncia expedidora, com a
rma do juiz devidamente reconhecida.
Art. 15. Da sentena que conceder ou negar o habeas data cabe apelao.
Pargrafo nico. Quando a sentena conceder o habeas data, o recurso
ter efeito meramente devolutivo.
Art. 16. Quando o habeas data for concedido e o Presidente do Tribunal
ao qual competir o conhecimento do recurso ordenar ao juiz a suspenso da
execuo da sentena, desse seu ato caber agravo para o Tribunal a que presida.
Art. 17. Nos casos de competncia do Supremo Tribunal Federal e dos
demais Tribunais caber ao relator a instruo do processo.
Art. 18. O pedido de habeas data poder ser renovado se a deciso denegatria no lhe houver apreciado o mrito.
Art. 19. Os processos de habeas data tero prioridade sobre todos os atos
judiciais exceto habeas-corpus e mandado de segurana. Na instncia superior, devero ser levados a julgamento na primeira sesso que se seguir a data
em que, feita a distribuio, forem conclusos ao relator.
Pargrafo nico. O prazo para a concluso no poder exceder de vinte
e quatro horas, a contar da distribuio.
Art. 20. O julgamento do habeas data compete:
I-
originariamente:
a) ao Supremo Tribunal Federal, contra atos do Presidente da Repblica, das Mesas da Cmara dos Deputados e do Senado Federal, do Tribunal de Contas da Unio, do Procurador-Geral da
Repblica e do prprio Supremo Tribunal Federal,
b) ao Superior Tribunal de Justia, contra atos de Ministro de Estado ou do prprio Tribunal;
c) aos Tribunais Regionais Federais contra atos do prprio Tribunal
ou de juiz federal;
d) a juiz federal, contra ato de autoridade federal, executados os
casos de competncia dos tribunais federais;
47
48
49
DECRETO
DECRETO N. 3.179, DE 21 DE SETEMBRO DE 1999
Dispe sobre a especicao das sanes
aplicveis s condutas e atividades lesivas ao
meio ambiente, e d outras providncias.
CAPTULO II
DAS SANES APLICVEIS S INFRAES
COMETIDAS CONTRA O MEIO AMBIENTE
Seo IV
Das sanes aplicveis s infraes contra o ordenamento urbano e o
patrimnio cultural
Art. 49. Destruir, inutilizar ou deteriorar:
I-
50
DECRETA:
Art. 1. Fica instituda a Poltica de Segurana da Informao nos rgos
e nas entidades da Administrao Pblica Federal, que tem como pressupostos bsicos:
I-
51
52
III - propor regulamentao sobre matrias afetas segurana da informao nos rgos e nas entidades da Administrao Pblica Federal;
IV - estabelecer normas relativas implementao da Poltica Nacional
de Telecomunicaes, inclusive sobre os servios prestados em telecomunicaes, para assegurar, de modo alternativo, a permanente disponibilizao dos dados e das informaes de interesse para a
defesa nacional;
V - acompanhar, em mbito nacional e internacional, a evoluo doutrinria e tecnolgica das atividades inerentes segurana da informao;
VI - orientar a conduo da Poltica de Segurana da Informao j existente ou a ser implementada;
VII - realizar auditoria nos rgos e nas entidades da Administrao Pblica Federal, envolvidas com a poltica de segurana da informao,
no intuito de aferir o nvel de segurana dos respectivos sistemas de
informao;
VIII - estabelecer normas, padres, nveis, tipos e demais aspectos relacionados ao emprego dos produtos que incorporem recursos criptogrcos, de modo a assegurar a condencialidade, a autenticidade, a integridade e o no-repdio, assim como a interoperabilidade
entre os Sistemas de Segurana da Informao;
IX - estabelecer as normas gerais para o uso e a comercializao dos
recursos criptogrcos pelos rgos e pelas entidades da Administrao Pblica Federal, dando-se preferncia, em princpio, no emprego de tais recursos, a produtos de origem nacional;
X - estabelecer normas, padres e demais aspectos necessrios para
assegurar a condencialidade dos dados e das informaes, em vista da possibilidade de deteco de emanaes eletromagnticas,
inclusive as provenientes de recursos computacionais;
XI - estabelecer as normas inerentes implantao dos instrumentos e
mecanismos necessrios emisso de certicados de conformidade no tocante aos produtos que incorporem recursos criptogrcos;
XII - desenvolver sistema de classicao de dados e informaes, com
vistas garantia dos nveis de segurana desejados, assim como
normatizao do acesso s informaes;
53
Ministrio da Justia;
II - Ministrio da Defesa;
III - Ministrio das Relaes Exteriores;
IV - Ministrio da Fazenda;
V - Ministrio da Previdncia e Assistncia Social;
VI - Ministrio da Sade;
VII - Ministrio do Desenvolvimento, Indstria e Comrcio Exterior;
VIII - Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto;
IX - Ministrio das Comunicaes;
54
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II - aplicaes de suporte; e
III - transaes eletrnicas.
Pargrafo nico. O Comit Executivo do Governo Eletrnico poder baixar normas complementares para cumprimento do disposto neste artigo e
no art. 3.o do Decreto de 18 de outubro de 2000, que o instituiu no mbito do
Conselho de Governo.
Art. 2.o Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao.
Braslia, 13 de julho de 2001; 180. da Independncia e 113. da Repblica.
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Martus Tavares
Pedro Parente
[Dirio Ocial da Unio, de 16 de julho de 2001]
DECRETO N. 3.872, DE 18 DE JULHO DE 2001
Dispe sobre o Comit Gestor da Infra-Estrutura
de Chaves Pblicas Brasileira - CG ICP-Brasil,
sua Secretaria-Executiva, sua Comisso
Tcnica Executiva e d outras providncias.
O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso das atribuies que lhe confere o
art. 84, incisos IV e VI, da Constituio, e tendo em vista o disposto na Medida
Provisria no 2.200, de 28 de junho de 2001,
DECRETA:
Art. 1. O Comit Gestor da Infra-Estrutura de Chaves Pblicas Brasileira
- CG ICP-Brasil, institudo pela Medida Provisria no 2.200, de 28 de junho de
2001, exerce a funo de autoridade gestora de polticas (AGP) da referida Infra-Estrutura.
Art. 2.o O CG ICP-Brasil, vinculado Casa Civil da Presidncia da Repblica, composto por onze membros, sendo quatro representantes da sociedade
civil, integrantes de setores interessados e sete representantes dos seguintes
rgos, todos designados pelo Presidente da Repblica:
I-
58
adotar as medidas necessrias e coordenar a implantao e o funcionamento da Infra-Estrutura de Chaves Pblicas Brasileira - ICPBrasil;
59
manifestar-se previamente sobre todas as matrias a serem apreciadas e decididas pelo CG ICP-Brasil;
60
61
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VII - estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municpios;
VIII - estimular a integrao e modernizao dos arquivos pblicos e privados;
IX - identicar os arquivos privados de interesse pblico e social, nos
termos do art. 12 da Lei n. 8.159, de 1991;
X - propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Chefe da
Casa Civil da Presidncia da Repblica, a declarao de interesse
pblico e social de arquivos privados;
XI - estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituies integrantes do SINAR;
XII - recomendar providncias para a apurao e a reparao de atos lesivos poltica nacional de arquivos pblicos e privados;
XIII - promover a elaborao do cadastro nacional de arquivos pblicos e
privados, bem como desenvolver atividades censitrias referentes a
arquivos;
XIV - manter intercmbio com outros conselhos e instituies, cujas nalidades sejam relacionadas ou complementares s suas, para prover
e receber elementos de informao e juzo, conjugar esforos e encadear aes;
XV - articular-se com outros rgos do Poder Pblico formuladores de
polticas nacionais nas reas de educao, cultura, cincia, tecnologia, informao e informtica.
Art. 3. So membros conselheiros do CONARQ:
I-
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65
rem na estrutura e organizao de segmentos especcos de arquivos, interagindo com as cmaras tcnicas.
Pargrafo nico. Os integrantes das cmaras e comisses sero designados pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenrio.
Art. 8. considerado de natureza relevante, no ensejando qualquer
remunerao, o exerccio das atividades de Conselheiro do CONARQ e de integrante das cmaras e comisses.
Art. 9. A aprovao do regimento interno do CONARQ, mediante proposta deste, da competncia do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica.
Captulo II
DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS
Art. 10. O SINAR tem por nalidade implementar a poltica nacional de
arquivos pblicos e privados, visando gesto, preservao e ao acesso aos
documentos de arquivo.
Art. 11. O SINAR tem como rgo central o CONARQ.
Art. 12. Integram o SINAR:
I-
o Arquivo Nacional;
66
II - disseminar, em sua rea de atuao, as diretrizes e normas estabelecidas pelo rgo central, zelando pelo seu cumprimento;
III - implementar a racionalizao das atividades arquivsticas, de forma
a garantir a integridade do ciclo documental;
IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente;
V - apresentar sugestes ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR;
VI - prestar informaes sobre suas atividades ao CONARQ;
VII - apresentar subsdios ao CONARQ para a elaborao de dispositivos
legais necessrios ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados;
VIII - promover a integrao e a modernizao dos arquivos em sua esfera de atuao;
IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse pblico e social;
X - comunicar ao CONARQ, para as devidas providncias, atos lesivos
ao patrimnio arquivstico nacional;
XI - colaborar na elaborao de cadastro nacional de arquivos pblicos
e privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitrias referentes a arquivos;
XII - possibilitar a participao de especialistas nas cmaras tcnicas, cmaras setoriais e comisses especiais constitudas pelo CONARQ;
XIII - proporcionar aperfeioamento e reciclagem aos tcnicos da rea
de arquivo, garantindo constante atualizao.
Art.14. Os integrantes do SINAR seguiro as diretrizes e normas emanadas
do CONARQ, sem prejuzo de sua subordinao e vinculao administrativa.
Captulo III
DOS DOCUMENTOS PBLICOS
Art. 15. So arquivos pblicos os conjuntos de documentos:
I-
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68
Captulo IV
DA GESTO DE DOCUMENTOS
DA ADMINISTRAO PBLICA FEDERAL
Seo I
Das Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos
Art. 18. Em cada rgo e entidade da Administrao Pblica Federal ser
constituda comisso permanente de avaliao de documentos, que ter a
responsabilidade de orientar e realizar o processo de anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada no seu mbito de atuao,
tendo em vista a identicao dos documentos para guarda permanente e a
eliminao dos destitudos de valor.
1. Os documentos relativos s atividades-meio sero analisados, avaliados e selecionados pelas Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das entidades geradores dos arquivos, obedecendo aos
prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinao expedida pelo
CONARQ.
2. Os documentos relativos s atividades-meio no constantes da tabela referida no 1. sero submetidos s Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das entidades geradores dos arquivos,
que estabelecero os prazos de guarda e destinao da decorrentes, a serem
aprovados pelo Arquivo Nacional.
3. Os documentos relativos s atividades-m sero avaliados e selecionados pelos rgos ou entidades geradores dos arquivos, em conformidade
com as tabelas de temporalidade e destinao, elaboradas pelas Comisses
mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional.
Seo II
Da Entrada de Documentos Arquivsticos Pblicos no Arquivo Nacional
Art. 19. Os documentos arquivsticos pblicos de mbito federal, ao serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Nacional, devero estar avaliados,
organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de
instrumento descritivo que permita sua identicao e controle.
Pargrafo nico. As atividades tcnicas referidas no caput, que precedem
transferncia ou ao recolhimento de documentos, sero implementadas e
custeadas pelos rgos e entidades geradores dos arquivos.
Art. 20. O Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto dever, to
logo sejam nomeados os inventariantes, liquidantes ou administradores de
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acervos para os rgos e entidades extintos, solicitar Casa Civil da Presidncia da Repblica a assistncia tcnica do Arquivo Nacional para a orientao
necessria preservao e destinao do patrimnio documental acumulado, nos termos do 2. do art. 7. da Lei n. 8.159, de 1991.
Art. 21. A Casa Civil da Presidncia da Repblica, mediante proposta do
Arquivo Nacional, baixar instruo detalhando os procedimentos a serem
observados pelos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal, para
a plena consecuo das medidas constantes desta Seo.
Captulo V
DA DECLARAO DE INTERESSE PBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS
Art. 22. Os arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas que contenham documentos relevantes para a histria, a cultura e o desenvolvimento
nacional podem ser declarados de interesse pblico e social por decreto do
Presidente da Repblica.
1. A declarao de interesse pblico e social de que trata este artigo
no implica a transferncia do respectivo acervo para guarda em instituio
arquivstica pblica, nem exclui a responsabilidade por parte de seus detentores pela guarda e a preservao do acervo.
2. So automaticamente considerados documentos privados de interesse pblico e social:
I-
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Art. 24. O proprietrio ou detentor de arquivo privado declarado de interesse pblico e social dever comunicar previamente ao CONARQ a transferncia do local de guarda do arquivo ou de quaisquer de seus documentos,
dentro do territrio nacional.
Art. 25. A alienao de arquivos privados declarados de interesse pblico
e social deve ser precedida de noticao Unio, titular do direito de preferncia, para que manifeste, no prazo mximo de sessenta dias, interesse na
aquisio, na forma do pargrafo nico do art. 13 da Lei n. 8.159, de 1991.
Art. 26. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados declarados
de interesse pblico e social devem manter preservados os acervos sob sua
custdia, cando sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na
forma da legislao em vigor, aquele que desgurar ou destruir documentos
de valor permanente.
Art. 27. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados declarados
de interesse pblico e social podero rmar acordos ou ajustes com o CONARQ
ou com outras instituies, objetivando o apoio para o desenvolvimento de
atividades relacionadas organizao, preservao e divulgao do acervo.
Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados declarados de interesse pblico e social ou de quaisquer de seus documentos dever
ser comunicada ao CONARQ, por seus proprietrios ou detentores.
Captulo VI
DISPOSIES FINAIS E TRANSITRIAS
Art. 29. Este Decreto aplica-se tambm aos documentos eletrnicos, nos
termos da lei.
Art. 30. O Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica baixar instrues complementares execuo deste Decreto.
Art. 31. Fica delegada competncia ao Chefe da Casa Civil da Presidncia
da Repblica, permitida a subdelegao, para designar os membros do CONARQ de que trata o 3. do art. 3..
Art. 32. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 33. Ficam revogados os Decretos n. 1.173, de 29 de junho de 1994,
1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de maro de 1997, e 2.942, de 18 de
janeiro de 1999.
Braslia, 3 de janeiro de 2002; 181. da Independncia e 114. da Repblica.
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Silvano Gianni
Publicado no Dirio Ocial da Unio, de 04 de janeiro de 2002.
71
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os documentos de natureza arquivstica produzidos e recebidos pelos presidentes da Repblica, no exerccio dos seus mandatos, com
fundamento no inciso II do art. 15 do Decreto n. 4.073, de 3 de janeiro de 2002; e
II - os documentos bibliogrcos e museolgicos recebidos em cerimnias de troca de presentes, nas audincias com chefes de Estado
e de Governo por ocasio das Visitas Ociais ou Viagens de Estado do presidente da Repblica ao exterior, ou quando das Visitas
Ociais ou Viagens de Estado de chefes de Estado e de Governo
estrangeiros ao Brasil.
Art. 4. Os acervos a que se refere o art. 3. cam organizados sob a forma
do Sistema de Acervos Documentais Privados dos Presidentes da Repblica,
que compreende o conjunto de medidas e providncias a serem levadas a
efeito por entidades pblicas e privadas, coordenadas entre si, para a preservao, conservao e acesso queles acervos, mediante expresso consentimento dos presidentes da Repblica ou de seus sucessores.
Art. 5. O Sistema de Acervos Documentais Privados dos Presidentes da
Repblica, coordenado pela Comisso Memria dos Presidentes da Repblica,
atuar de forma integrada aos Sistemas Nacionais de Arquivos, Bibliotecas e
Museus, e ter como objetivos:
I-
preservar a memria presidencial como um todo num conjunto integrado, compreendendo os acervos privados arquivsticos, bibliogrcos e museolgicos;
II - coordenar, no que diz respeito s tarefas de preservao, conservao, organizao e acesso aos acervos presidenciais privados, as
aes dos rgos pblicos de documentao e fazer a articulao
destes com entidades privadas que detenham ou tratem de tais
acervos;
III - manter referencial nico de informao, capaz de fornecer ao cidado, de maneira uniforme e sistemtica, a possibilidade de localizar
e ter acesso aos documentos, onde quer que estejam guardados,
seja em entidades pblicas, em instituies privadas ou com particulares, tanto na capital federal como na regio de origem do presidente ou nas demais regies do Pas;
73
IV - propor metodologia, tcnicas e tecnologias para identicao, referncia, preservao, conservao, organizao e difuso da documentao presidencial privada; e
V - compatibilizar as informaes referentes documentao dos acervos privados presidenciais com as dos documentos arquivsticos,
bibliogrcos e museolgicos de carter pblico.
Art. 6. A adeso ao Sistema de Acervos Documentais Privados dos Presidentes da Repblica far-se- por meio de termo especco, do qual constar
que:
I-
os acervos documentais privados dos presidentes da Repblica integram o patrimnio cultural brasileiro e so declarados de interesse pblico para os ns de aplicao do 1. do art. 216 da Constituio, conforme o art. 3. da Lei n. 8.394, de 1991;
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CAPTULO I
DAS DISPOSIES PRELIMINARES
Art. 1. Este Decreto disciplina a salvaguarda de dados, informaes, documentos e materiais sigilosos, bem como das reas e instalaes onde tramitam.
Art. 2. So considerados originariamente sigilosos, e sero como tal
classicados, dados ou informaes cujo conhecimento irrestrito ou divulgao possa acarretar qualquer risco segurana da sociedade e do Estado, bem
como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade da
vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Pargrafo nico. O acesso a dados ou informaes sigilosos restrito e
condicionado necessidade de conhecer.
Art. 3. A produo, manuseio, consulta, transmisso, manuteno e
guarda de dados ou informaes sigilosos observaro medidas especiais de
segurana.
Pargrafo nico. Toda autoridade responsvel pelo trato de dados ou informaes sigilosos providenciar para que o pessoal sob suas ordens conhea integralmente as medidas de segurana estabelecidas, zelando pelo seu
el cumprimento.
Art. 4. Para os efeitos deste Decreto, so estabelecidos os seguintes conceitos e denies:
I-
autenticidade: asseverao de que o dado ou informao so verdadeiros e dedignos tanto na origem quanto no destino;
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VII - grau de sigilo: gradao atribuda a dados, informaes, rea ou instalao considerados sigilosos em decorrncia de sua natureza ou
contedo;
VIII - integridade: incolumidade de dados ou informaes na origem, no
trnsito ou no destino;
IX - investigao para credenciamento: averiguao sobre a existncia
dos requisitos indispensveis para concesso de credencial de segurana;
X - legitimidade: asseverao de que o emissor e o receptor de dados
ou informaes so legtimos e dedignos tanto na origem quanto
no destino;
XI - marcao: aposio de marca assinalando o grau de sigilo;
XII - medidas especiais de segurana: medidas destinadas a garantir sigilo, inviolabilidade, integridade, autenticidade, legitimidade e disponibilidade de dados e informaes sigilosos. Tambm objetivam
prevenir, detectar, anular e registrar ameaas reais ou potenciais a
esses dados e informaes;
XIII - necessidade de conhecer: condio pessoal, inerente ao efetivo
exerccio de cargo, funo, emprego ou atividade, indispensvel
para que uma pessoa possuidora de credencial de segurana, tenha
acesso a dados ou informaes sigilosos;
XIV - ostensivo: sem classicao, cujo acesso pode ser franqueado;
XV - reclassicao: alterao, pela autoridade competente, da classicao de dado, informao, rea ou instalao sigilosos;
XVI - sigilo: segredo; de conhecimento restrito a pessoas credenciadas;
proteo contra revelao no-autorizada; e
XVII - visita: pessoa cuja entrada foi admitida, em carter excepcional, em
rea sigilosa.
CAPTULO II
DO SIGILO E DA SEGURANA
Seo I
Da Classicao Segundo o Grau de Sigilo
Art. 5. Os dados ou informaes sigilosos sero classicados em ultrasecretos, secretos, condenciais e reservados, em razo do seu teor ou dos
seus elementos intrnsecos.
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Presidente da Repblica;
II - Vice-Presidente da Repblica;
III - Ministros de Estado e equiparados; e
IV - Comandantes da Marinha, do Exrcito e da Aeronutica.
Pargrafo nico. Alm das autoridades estabelecidas no caput, podem
atribuir grau de sigilo:
I-
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I-
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Pargrafo nico. Consideram-se de guarda permanente os dados ou informaes de valor histrico, probatrio e informativo que devam ser denitivamente preservados.
Art. 12. A indicao da reclassicao ou da desclassicao de dados ou
informaes sigilosos dever constar das capas, se houver, e da primeira pgina.
CAPTULO III
DA GESTO DE DADOS OU INFORMAES SIGILOSOS
Seo I
Dos Procedimentos para Classicao de Documentos
Art. 13. As pginas, os pargrafos, as sees, as partes componentes ou
os anexos de um documento sigiloso podem merecer diferentes classicaes, mas ao documento, no seu todo, ser atribudo o grau de sigilo mais
elevado, conferido a quaisquer de suas partes.
Art. 14. A classicao de um grupo de documentos que formem um
conjunto deve ser a mesma atribuda ao documento classicado com o mais
alto grau de sigilo.
Art. 15. A publicao dos atos sigilosos, se for o caso, limitar-se- aos seus
respectivos nmeros, datas de expedio e ementas, redigidas de modo a no
comprometer o sigilo.
Art. 16. Os mapas, planos-relevo, cartas e fotocartas baseados em fotograas areas ou em seus negativos sero classicados em razo dos detalhes
que revelem e no da classicao atribuda s fotograas ou negativos que
lhes deram origem ou das diretrizes baixadas para obt-las.
Art. 17. Podero ser elaborados extratos de documentos sigilosos, para
sua divulgao ou execuo, mediante consentimento expresso:
I - da autoridade classicadora, para documentos ultra-secretos;
II -
III - da autoridade classicadora, destinatria ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, para
documentos condenciais e reservados, exceto quando expressamente vedado no prprio documento.
Pargrafo nico. Aos extratos de que trata este artigo sero atribudos
graus de sigilo iguais ou inferiores queles atribudos aos documentos que
lhes deram origem, salvo quando elaborados para ns de divulgao.
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Seo II
Do Documento Sigiloso Controlado
Art. 18. Documento Sigiloso Controlado (DSC) aquele que, por sua importncia, requer medidas adicionais de controle, incluindo:
I - identicao dos destinatrios em protocolo e recibo prprios, quando da difuso;
II - lavratura de termo de custdia e registro em protocolo especco;
III - lavratura anual de termo de inventrio, pelo rgo ou entidade expedidores e pelo rgo ou entidade receptores; e
IV - lavratura de termo de transferncia, sempre que se proceder transferncia de sua custdia ou guarda.
Pargrafo nico. O termo de inventrio e o termo de transferncia sero
elaborados de acordo com os modelos constantes dos Anexos I e II deste Decreto e caro sob a guarda de um rgo de controle.
Art. 19. O documento ultra-secreto , por sua natureza, considerado DSC,
desde sua classicao ou reclassicao.
Pargrafo nico. A critrio da autoridade classicadora ou autoridade
hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, o disposto no caput pode-se aplicar aos demais graus de sigilo.
Seo III
Da Marcao
Art. 20. A marcao, ou indicao do grau de sigilo, dever ser feita em
todas as pginas do documento e nas capas, se houver.
1. As pginas sero numeradas seguidamente, devendo cada uma
conter, tambm, indicao do total de pginas que compem o documento.
2. O DSC tambm expressar, nas capas, se houver, e em todas as suas
pginas, a expresso Documento Sigiloso Controlado (DSC) e o respectivo
nmero de controle.
Art. 21. A marcao em extratos de documentos, rascunhos, esboos e
desenhos sigilosos obedecer ao prescrito no art. 20.
Art. 22. A indicao do grau de sigilo em mapas, fotocartas, cartas, fotograas, ou em quaisquer outras imagens sigilosas obedecer s normas complementares adotadas pelos rgos e entidades da Administrao Pblica.
Art. 23. Os meios de armazenamento de dados ou informaes sigilosos
sero marcados com a classicao devida em local adequado.
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Seo V
Do Registro, da Tramitao e da Guarda
Art. 27. Cabe aos responsveis pelo recebimento de documentos sigilosos:
I - vericar a integridade e registrar, se for o caso, indcios de violao
ou de qualquer irregularidade na correspondncia recebida, dando cincia do
fato ao seu superior hierrquico e ao destinatrio, o qual informar imediatamente ao remetente; e
II - proceder ao registro do documento e ao controle de sua tramitao.
Art. 28. O envelope interno s ser aberto pelo destinatrio, seu representante autorizado ou autoridade competente hierarquicamente superior.
Pargrafo nico. Envelopes contendo a marca pessoal s podero ser
abertos pelo prprio destinatrio.
Art. 29. O destinatrio de documento sigiloso comunicar imediatamente ao remetente qualquer indcio de violao ou adulterao do documento.
Art. 30. Os documentos sigilosos sero mantidos ou guardados em condies especiais de segurana, conforme regulamento.
1. Para a guarda de documentos ultra-secretos e secretos obrigatrio o uso de cofre forte ou estrutura que oferea segurana equivalente ou
superior.
2. Na impossibilidade de se adotar o disposto no 1., os documentos
ultra-secretos devero ser mantidos sob guarda armada.
Art. 31. Os agentes responsveis pela guarda ou custdia de documentos
sigilosos os transmitiro a seus substitutos, devidamente conferidos, quando
da passagem ou transferncia de responsabilidade.
Pargrafo nico. Aplica-se o disposto neste artigo aos responsveis pela
guarda ou custdia de material sigiloso.
Seo VI
Da Reproduo
Art. 32. A reproduo do todo ou de parte de documento sigiloso ter o
mesmo grau de sigilo do documento original.
1. A reproduo total ou parcial de documentos sigilosos controlados
condiciona-se autorizao expressa da autoridade classicadora ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto.
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2. Eventuais cpias decorrentes de documentos sigilosos sero autenticadas pelo chefe da Comisso a que se refere o art. 35 deste Decreto, no
mbito dos rgos e entidades pblicas ou instituies de carter pblico.
3. Sero fornecidas certides de documentos sigilosos que no puderem ser reproduzidos devido a seu estado de conservao, desde que necessrio como prova em juzo.
Art. 33. O responsvel pela produo ou reproduo de documentos sigilosos dever providenciar a eliminao de notas manuscritas, tipos, clichs,
carbonos, provas ou qualquer outro recurso, que possam dar origem a cpia
no-autorizada do todo ou parte.
Art. 34. Sempre que a preparao, impresso ou, se for o caso, reproduo de documento sigiloso for efetuada em tipograas, impressoras, ocinas
grcas ou similar, essa operao dever ser acompanhada por pessoa ocialmente designada, que ser responsvel pela garantia do sigilo durante a
confeco do documento, observado o disposto no art. 33.
Seo VII
Da Avaliao, da Preservao e da Eliminao
Art. 35. As entidades e rgos pblicos constituiro Comisso Permanente de Avaliao de Documentos Sigilosos (CPADS), com as seguintes atribuies:
I - analisar e avaliar periodicamente a documentao sigilosa produzida
e acumulada no mbito de sua atuao;
II - propor, autoridade responsvel pela classicao ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, renovao
dos prazos a que se refere o art. 7.;
III - propor, autoridade responsvel pela classicao ou autoridade
hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, alterao
ou cancelamento da classicao sigilosa, em conformidade com o disposto
no art. 9. deste Decreto;
IV - determinar o destino nal da documentao tornada ostensiva, selecionando os documentos para guarda permanente; e
V - autorizar o acesso a documentos sigilosos, em atendimento ao disposto no art. 39.
Pargrafo nico. Para o perfeito cumprimento de suas atribuies e responsabilidades, a CPADS poder ser subdividida em subcomisses.
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Art. 36. Os documentos permanentes de valor histrico, probatrio e informativo no podem ser desgurados ou destrudos, sob pena de responsabilidade penal, civil e administrativa, nos termos da legislao em vigor.
CAPTULO IV
DO ACESSO
Art. 37. O acesso a dados ou informaes sigilosos em rgos e entidades pblicos e instituies de carter pblico admitido:
I - ao agente pblico, no exerccio de cargo, funo, emprego ou atividade pblica, que tenham necessidade de conhec-los; e
II - ao cidado, naquilo que diga respeito sua pessoa, ao seu interesse
particular ou do interesse coletivo ou geral, mediante requerimento ao rgo
ou entidade competente.
1. Todo aquele que tiver conhecimento, nos termos deste Decreto, de
assuntos sigilosos ca sujeito s sanes administrativas, civis e penais decorrentes da eventual divulgao dos mesmos.
2. Os dados ou informaes sigilosos exigem que os procedimentos
ou processos que vierem a instruir tambm passem a ter grau de sigilo idntico.
3. Sero liberados consulta pblica os documentos que contenham
informaes pessoais, desde que previamente autorizada pelo titular ou por
seus herdeiros.
Art. 38. O acesso a dados ou informaes sigilosos, ressalvado o previsto
no inciso II do artigo anterior, condicionado emisso de credencial de segurana no correspondente grau de sigilo, que pode ser limitada no tempo.
Pargrafo nico. A credencial de segurana de que trata o caput deste
artigo classica-se nas categorias de ultra-secreto, secreto, condencial e reservado.
Art. 39. O acesso a qualquer documento sigiloso resultante de acordos
ou contratos com outros pases atender s normas e recomendaes de sigilo constantes destes instrumentos.
Art. 40. A negativa de autorizao de acesso dever ser justicada.
CAPTULO V
DOS SISTEMAS DE INFORMAO
Art. 41. A comunicao de dados e informaes sigilosos por meio de
sistemas de informao ser feita em conformidade com o disposto nos arts.
25 e 26.
86
Art. 42. Ressalvado o disposto no pargrafo nico do art. 44, os programas, aplicativos, sistemas e equipamentos de criptograa para uso ocial no
mbito da Unio so considerados sigilosos e devero, antecipadamente, ser
submetidos certicao de conformidade da Secretaria Executiva do Conselho de Defesa Nacional.
Art. 43. Entende-se como ocial o uso de cdigo, cifra ou sistema de criptograa no mbito de rgos e entidades pblicos e instituies de carter
pblico.
Pargrafo nico. vedada a utilizao para outro m que no seja em
razo do servio.
Art. 44. Aplicam-se aos programas, aplicativos, sistemas e equipamentos
de criptograa todas as medidas de segurana previstas neste Decreto para os
documentos sigilosos controlados e os seguintes procedimentos:
I - realizao de vistorias peridicas, com a nalidade de assegurar uma
perfeita execuo das operaes criptogrcas;
II - manuteno de inventrios completos e atualizados do material de
criptograa existente;
III - designao de sistemas criptogrcos adequados a cada destinatrio;
IV - comunicao, ao superior hierrquico ou autoridade competente,
de qualquer anormalidade relativa ao sigilo, inviolabilidade, integridade,
autenticidade, legitimidade e disponibilidade de dados ou informaes
criptografados; e
V - identicao de indcios de violao ou interceptao ou de irregularidades na transmisso ou recebimento de dados e informaes criptografados.
Pargrafo nico. Os dados e informaes sigilosos, constantes de documento produzido em meio eletrnico, sero assinados e criptografados mediante o uso de certicados digitais emitidos pela Infra-Estrutura de Chaves
Pblicas Brasileira (ICP-Brasil).
Art. 45. Os equipamentos e sistemas utilizados para a produo de documentos com grau de sigilo ultra-secreto s podero estar ligados a redes de
computadores seguras, e que sejam fsica e logicamente isoladas de qualquer
outra.
Art. 46. A destruio de dados sigilosos deve ser feita por mtodo que
sobrescreva as informaes armazenadas. Se no estiver ao alcance do rgo
87
a destruio lgica, dever ser providenciada a destruio fsica por incinerao dos dispositivos de armazenamento.
Art. 47. Os equipamentos e sistemas utilizados para a produo de documentos com grau de sigilo secreto, condencial e reservado s podero
integrar redes de computadores que possuam sistemas de criptograa e segurana adequados a proteo dos documentos.
Art. 48. O armazenamento de documentos sigilosos, sempre que possvel, deve ser feito em mdias removveis que podem ser guardadas com maior
facilidade.
CAPTULO VI
DAS REAS E INSTALAES SIGILOSAS
Art. 49. A classicao de reas e instalaes ser feita em razo dos dados ou informaes sigilosos que contenham ou que no seu interior sejam
produzidos ou tratados, em conformidade com o art. 5..
Art. 50. Aos titulares dos rgos e entidades pblicos e das instituies
de carter pblico caber a adoo de medidas que visem denio, demarcao, sinalizao, segurana e autorizao de acesso s reas sigilosas sob
sua responsabilidade.
Art. 51. O acesso de visitas a reas e instalaes sigilosas ser disciplinado por meio de instrues especiais dos rgos, entidades ou instituies
interessados.
Pargrafo nico. Para efeito deste artigo, no considerado visita o
agente pblico ou o particular que ocialmente execute atividade pblica diretamente vinculada elaborao de estudo ou trabalho considerado sigiloso
no interesse da segurana da sociedade e do Estado.
CAPTULO VII
DO MATERIAL SIGILOSO
Seo I
Das Generalidades
Art. 52. O titular de rgo ou entidade pblica, responsvel por projeto
ou programa de pesquisa, que julgar conveniente manter sigilo sobre determinado material ou suas partes, em decorrncia de aperfeioamento, prova,
produo ou aquisio, dever providenciar para que lhe seja atribudo o grau
de sigilo adequado.
Pargrafo nico. Aplica-se o disposto neste artigo ao titular de rgo ou
entidade pblicos ou de instituies de carter pblico encarregada da scali-
88
89
I - o conhecimento da minuta de contrato estar condicionado assinatura de termo de compromisso de manuteno de sigilo pelos interessados
na contratao; e
II - o estabelecimento de clusulas prevendo a:
a) possibilidade de alterao do contrato para incluso de clusula de
segurana no estipulada por ocasio da sua assinatura;
b) obrigao de o contratado manter o sigilo relativo ao objeto contratado, bem como sua execuo;
c) obrigao de o contratado adotar as medidas de segurana adequadas, no mbito das atividades sob seu controle, para a manuteno do sigilo
relativo ao objeto contratado;
d) identicao, para ns de concesso de credencial de segurana, das
pessoas que, em nome do contratado, tero acesso a material, dados e informaes sigilosos; e
e) responsabilidade do contratado pela segurana do objeto subcontratado, no todo ou em parte.
Art. 60. Aos rgos e entidades pblicos, bem como s instituies de
carter pblico, a que os contratantes estejam vinculados, cabe providenciar
para que seus scais ou representantes adotem as medidas necessrias para a
segurana dos documentos ou materiais sigilosos em poder dos contratados
ou subcontratados, ou em curso de fabricao em suas instalaes.
CAPTULO IX
DAS DISPOSIES FINAIS
Art. 61. O disposto neste Decreto aplica-se a material, rea, instalao e
sistema de informao cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado.
Art. 62. Os rgos e entidades pblicos e instituies de carter pblico
exigiro termo de compromisso de manuteno de sigilo dos seus servidores,
funcionrios e empregados que direta ou indiretamente tenham acesso a dados ou informaes sigilosos.
Pargrafo nico. Os agentes de que trata o caput deste artigo comprometem-se a, aps o desligamento, no revelar ou divulgar dados ou informaes sigilosos dos quais tiverem conhecimento no exerccio de cargo, funo
ou emprego pblico.
Art. 63. Os agentes responsveis pela custdia de documentos e materiais e pela segurana de reas, instalaes ou sistemas de informao de
90
91
ANEXO I
TERMO DE INVENTRIO DE DOCUMENTOS
SIGILOSOS CONTROLADOS N. ______/___
Inventrio dos documentos sigilosos controlados pelo______________
__________
ANEXO II
TERMO DE TRANSFERNCIA DE GUARDA DE DOCUMENTOS
SIGILOSOS CONTROLADOS N.______/___
Aos ________dias do ms de _____________ do ano de dois mil e ________
reuniram-se no__________________________________, o Senhor _________
___________________________________________________________
substitudo, Senhor_______________________________________________
_____________________
substituto, para conferir os documentos sigilosos controlados, produzidos e
recebidos pelo ____________________________________________, ento
sob a custdia do primeiro, constante do Inventrio n._____/____, anexo ao
presente Termo de Transferncia, os quais, nesta data, passam para a custdia
do segundo.
92
Cumpridas as formalidades exigidas e conferidas todas as peas constantes do Inventrio, foram elas julgadas conforme (ou com as seguintes alteraes), sendo, para constar, lavrado o presente Termo de Transferncia, em
trs vias, assinadas e datadas pelo substitudo e pelo substituto.
_______________, ____ de ______________ de ______.
______________________________________________
______________________________________________
RESOLUES
CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA
RESOLUO CFM n. 1.639/2002
Aprova as Normas Tcnicas para o Uso de
Sistemas Informatizados para a Guarda e
Manuseio do Pronturio Mdico, dispe sobre
tempo de guarda dos pronturios, estabelece
critrios para certicao dos sistemas de
informao e d outras providncias.
O CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA, no uso das atribuies que lhe
confere a Lei n. 3.268, de 30 de setembro de 1957, regulamentada pelo Decreto n. 44.045, de 19 de julho de 1958, e
CONSIDERANDO que o mdico tem o dever de elaborar o pronturio
para cada paciente a que assiste, conforme previsto no art. 69 do Cdigo de
tica Mdica;
CONSIDERANDO que os dados que compem o pronturio pertencem
ao paciente e devem estar permanentemente disponveis, de modo que,
quando solicitado por ele ou seu representante legal, permitam o fornecimento de cpias autnticas das informaes a ele pertinentes;
CONSIDERANDO o teor da Resoluo CFM n. 1.605/2000, que dispe
sobre o fornecimento das informaes do pronturio autoridade judiciria
requisitante;
CONSIDERANDO que o sigilo prossional, que visa preservar a privacidade do indivduo, deve estar sujeito s normas estabelecidas na legislao e
93
no Cdigo de tica Mdica, independente do meio utilizado para o armazenamento dos dados no pronturio, seja eletrnico ou em papel;
CONSIDERANDO o volume de documentos armazenados pelos estabelecimentos de sade e consultrios mdicos em decorrncia da necessidade
de manuteno dos pronturios;
CONSIDERANDO os avanos da tecnologia da informao e de telecomunicaes, que oferecem novos mtodos de armazenamento e de transmisso de dados;
CONSIDERANDO a legislao arquivstica brasileira, que normatiza a
guarda, a temporalidade e a classicao dos documentos, inclusive dos pronturios mdicos;
CONSIDERANDO o disposto na Resoluo CFM n. 1.638/2002, de 10 de
julho de 2002, que dene pronturio mdico e cria as Comisses de Reviso
de Pronturios nos estabelecimentos e/ou instituies de sade;
CONSIDERANDO o teor do Parecer CFM n. 30/2002, aprovado na Sesso
Plenria de 10 de julho de 2002;
CONSIDERANDO, nalmente, o decidido em Sesso Plenria de 10 de
julho de 2002.
RESOLVE:
Art. 1. - Aprovar as Normas Tcnicas para o Uso de Sistemas Informatizados para a Guarda e Manuseio do Pronturio Mdico, anexas esta resoluo, possibilitando a elaborao e o arquivamento do pronturio em meio
eletrnico.
Art. 2. - Estabelecer a guarda permanente para os pronturios mdicos
arquivados eletronicamente em meio ptico ou magntico, e microlmados.
Art. 3. - Recomendar a implantao da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos em todas as unidades que prestam assistncia mdica
e so detentoras de arquivos de pronturios mdicos, tomando como base
as atribuies estabelecidas na legislao arquivstica brasileira (a Resoluo
CONARQ n. 7/97, a NBR n. 10.519/88, da ABNT, e o Decreto n. 4.073/2002,
que regulamenta a Lei de Arquivos Lei n. 8.159/91).
Art. 4. - Estabelecer o prazo mnimo de 20 (vinte) anos, a partir do ltimo
registro, para a preservao dos pronturios mdicos em suporte de papel.
Pargrafo nico Findo o prazo estabelecido no caput, e considerando o valor secundrio dos pronturios, a Comisso Permanente de Avaliao
de Documentos, aps consulta Comisso de Reviso de Pronturios, dever
94
II.
Cpia de Segurana Dever ser feita cpia de segurana dos dados do pronturio pelo menos a cada 24 horas. Recomenda-se que
o sistema de informao utilizado possua a funcionalidade de for-
95
I.
Bancos de Dados Os dados do pronturio devero ser armazenados em sistema que assegure, pelo menos, as seguintes caractersticas:
a. Compartilhamento dos dados;
b. Independncia entre dados e programas;
c. Mecanismos para garantir a integridade, controle de conformidade e validao dos dados;
d. Controle da estrutura fsica e lgica;
e. Linguagem para a denio e manipulao de dados (SQL
Standard Query Language);
f. Funes de auditoria e recuperao dos dados.
I.
II.
Privacidade e Condencialidade Com o objetivo de garantir a privacidade, condencialidade dos dados do paciente e o sigilo prossional, faz-se necessrio que o sistema de informaes possua
mecanismos de acesso restrito e limitado a cada perl de usurio,
de acordo com a sua funo no processo assistencial:
a. Recomenda-se que o prossional entre pessoalmente com os
dados assistenciais do pronturio no sistema de informao;
b. A delegao da tarefa de digitao dos dados assistenciais coletados a um prossional administrativo no exime o mdico,
fornecedor das informaes, da sua responsabilidade desde que
o prossional administrativo esteja inserindo estes dados por intermdio de sua senha de acesso;
96
Autenticao O sistema de informao dever ser capaz de identicar cada usurio atravs de algum mtodo de autenticao. Em se
tratando de sistemas de uso local, no qual no haver transmisso
da informao para outra instituio, obrigatria a utilizao de
senhas. As senhas devero ser de no mnimo 5 caracteres, compostos por letras e nmeros. Trocas peridicas das senhas devero ser
exigidas pelo sistema no perodo mximo de 60 (sessenta) dias. Em
hiptese alguma o prossional poder fornecer a sua senha a outro
usurio, conforme preconiza a norma ISO/IEC 17799. O sistema de
informaes deve possibilitar a criao de pers de usurios que
permita o controle de processos do sistema.
II.
I.
Transmisso de Dados Para a transmisso remota de dados identicados do pronturio, os sistemas devero possuir um certicado
digital de aplicao nica emitido por uma AC (Autoridade Certi-
97
Certicao do software A vericao do atendimento destas normas poder ser feita atravs de processo de certicao do software
junto ao CFM, conforme especicado a seguir.
III.
Digitalizao de pronturios - Os arquivos digitais oriundos da digitalizao do pronturio mdico devero ser controlados por mdulo
do sistema especializado que possua as seguintes caractersticas.
a. Mecanismo prprio de captura de imagem em preto e branco e
colorida independente do equipamento scanner;
b. Base de dados prpria para o armazenamento dos arquivos digitalizados;
c. Mtodo de indexao que permita criar um arquivamento organizado, possibilitando a pesquisa futura de maneira simples e
eciente;
d. Mecanismo de pesquisa utilizando informaes sobre os documentos, incluindo os campos de indexao e o texto contido
nos documentos digitalizados, para encontrar imagens armazenadas na base de dados;
e. Mecanismos de controle de acesso que garantam o acesso a documentos digitalizados somente por pessoas autorizadas.
CERTIFICAO DOS SISTEMAS INFORMATIZADOS PARA
A GUARDA E MANUSEIO DO PRONTURIO MDICO
98
1.
2.
3.
5.
Em caso de no-aprovao do sistema, sero especicados os motivos para que as reformulaes necessrias sejam encaminhadas;
6.
Uma vez aprovado o sistema na verso analisada, alm do documento de certicao o CFM e a SBIS emitiro um selo digital de qualidade que poder ser incorporado na tela de abertura do sistema;
7.
8.
99
Considerando a importncia e vantagens da classicao de documentos de arquivos correntes, que objetiva a racionalizao do uxo documental,
a agilidade e a segurana na recuperao de informaes para a administrao, bem como a organizao da documentao acumulada como requisito
para sua correta destinao nal,
RESOLVE:
Art. 1. - Os rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos, como decorrncia de um programa de gesto de documentos, devero organizar seus arquivos correntes com base em mtodos de classicao,
que considerem a natureza dos assuntos dos documentos resultantes de suas
atividades e funes.
1. - Considera-se gesto de documentos o planejamento e o controle das atividades tcnicas relacionadas produo, classicao, tramitao,
uso, arquivamento, avaliao e seleo dos documentos de arquivo, em fase
corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
2 - Consideram-se arquivos correntes os conjuntos de documentos em
curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas
freqentes.
3 - Consideram-se arquivos intermedirios os conjuntos de documentos que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, aguardam sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 2 - O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, poder subsidiar,
por intermdio de suas Cmaras Tcnicas, os integrantes do Sistema Nacional
de Arquivos - SINAR na elaborao ou anlise de planos e ou cdigos de classicao de arquivos correntes.
JAIME ANTUNES DA SILVA
[Dirio Ocial da Unio, de 24 de outubro de 1995]
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N. 2, DE 18 DE OUTUBRO DE 1995
Dispe sobre as medidas a serem observadas na transferncia ou no recolhimento de acervos documentais para instituies arquivsticas pblicas.
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ,
no uso de suas atribuies previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento
Interno, de conformidade com deliberao do Plenrio, em 27 de setembro
de 1995 e
100
101
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N. 3, DE 26 DE DEZEMBRO DE 1995
Dispe sobre o Programa de Assistncia
Tcnica do Conselho Nacional de Arquivos
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no
uso de suas atribuies previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento
Interno, de conformidade com deliberao do Plenrio, em 15 de dezembro
de 1995 e
Considerando que compete ao CONARQ, como rgo central do Sistema
Nacional de Arquivos-SINAR, exercer orientao normativa quanto gesto e
proteo especial dos documentos de arquivo;
Considerando que compete, tambm, ao CONARQ estimular o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados com vistas ao intercmbio e
integrao sistmica das atividades arquivsticas, bem como a integrao e
modernizao dos arquivos pblicos e privados;
Considerando, ainda, a necessidade de denir uma estratgia de atuao, junto aos integrantes do SINAR, que tenha por premissa a transferncia
de metodologias e tcnicas adequadas no campo da Arquivologia, atravs da
prestao de assessoramento tcnico especializado,
RESOLVE:
Art. 1. - Aprovar o anexo Programa de Assistncia Tcnica, a ser desenvolvido pelos rgos e entidades integrantes do SINAR, sob a coordenao do
CONARQ.
JAIME ANTUNES DA SILVA
[Dirio Ocial da Unio, de 28 de dezembro de 1995]
102
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N. 4, DE 28 DE MARO DE 1996
[REVOGADA PELA RESOLUO, N. 14 DE 24 DE OUTUBRO DE 2001]
Dispe sobre o Cdigo de Classicao de
Documentos de Arquivo para a Administrao
Pblica: Atividades-Meio, a ser adotado como um
modelo para os arquivos correntes dos rgos
e entidades integrantes do Sistema Nacional de
Arquivos - SINAR, e aprova os prazos de guarda
e a destinao de documentos estabelecidos na
Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao
de Documentos de Arquivo Relativos s
Atividades-Meio da Administrao Pblica.
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N. 5, DE 30 DE SETEMBRO DE 1996
Dispe sobre a publicao de editais para
Eliminao de Documentos nos Dirios Ociais
da Unio, Distrito Federal, Estados e Municpios
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS-CONARQ, no
uso de suas atribuies previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento
Interno, de conformidade com deliberao do Plenrio, em sua 6. reunio ordinria realizada nos dias 22 e 23 de agosto de 1996 e,
Considerando o disposto na alnea C, do pargrafo nico, do art. 5., do
Anexo ao Decreto n. 96.671, de 9 de setembro de 1988;
Considerando o disposto no item 3 da Tabela Bsica de Temporalidade
e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica, aprovada pela Resoluo n. 4, de 28 de maro de 1996,
deste Conselho;
Considerando as recomendaes contidas na NBR - 10.519, da Associao Brasileira de Normas Tcnicas - ABNT, sobre Critrios de Avaliao de Documentos de Arquivo, resolve:
103
Art. 1. - Os rgos e entidades integrantes do Poder Pblico faro publicar nos Dirios Ociais da Unio, do Distrito Federal, dos Estados e Municpios, correspondentes ao seu mbito de atuao, os editais para eliminao
de documentos, decorrentes da aplicao de suas Tabelas de Temporalidade,
observado o disposto no art. 9. da Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991.
Pargrafo nico - Os editais referidos neste artigo sero publicados em
outro veculo de divulgao local quando a administrao pblica municipal
no editar Dirio Ocial.
Art. 2. - Os editais para eliminao de documentos devero consignar
um prazo de 30 a 45 dias para possveis manifestaes ou, quando for o caso,
possibilitar s partes interessadas requererem, a suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cpias de peas de processos.
JAIME ANTUNES DA SILVA
[Dirio Ocial da Unio, de 11 de outubro de 1996]
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N. 6, DE 15 DE MAIO DE 1997
Dispe sobre diretrizes quanto terceirizao
de servios arquivsticos pblicos.
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no
uso de suas atribuies previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento
Interno, de conformidade com deliberao do Plenrio, em sua 8. reunio ordinria, realizada nos dias 12 e 13 de maio de 1997 e,
Considerando que cabe Administrao Pblica a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos
dela necessitem (Pargrafo 2., do art. 216 da Constituio Federal);
Considerando que dever do Poder Pblico a gesto documental e a
proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio
administrao, cultura, ao desenvolvimento cientco e como elementos de
prova e informao (Artigo 1. da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991),
RESOLVE estabelecer as seguintes diretrizes para orientao dos rgos
e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR quanto
terceirizao de servios arquivsticos.
Art. 1. As atividades de avaliao sero reservadas para execuo direta pelos rgos e entidades do Poder Pblico, por ser atividade essencial da
104
105
Considerando as recomendaes contidas nos itens 3 e 4 da Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s
Atividades-Meio da Administrao Pblica, aprovada pela Resoluo n. 4 deste Conselho, de 28 de maro de 1996, resolve:
Art. 1. A eliminao de documentos nos rgos e entidades do Poder
Pblico ocorrer aps concludo o processo de avaliao conduzido pelas respectivas Comisses Permanentes de Avaliao, responsveis pela elaborao
de tabelas de temporalidade, e ser efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta Resoluo.
Art. 2. O registro dos documentos a serem eliminados dever ser efetuado por meio de Listagem de Eliminao de Documentos e de Termo de
Eliminao de Documentos.
Art. 3. A Listagem de Eliminao de Documentos tem por objetivo
registrar informaes pertinentes aos documentos a serem eliminados e se
constituir basicamente dos seguintes itens:
I-
cabealho contendo a identicao do rgo ou entidade e da unidade/setor responsvel pela eliminao, o ttulo e nmero da listagem e o nmero da folha;
d)
e)
observaes complementares teis ao esclarecimento das informaes contidas nos demais campos, ou justicativa, quando se tratar dos
rgos e entidades aos quais se refere o art. 5. desta resoluo; e
106
I-
data da eliminao;
II -
indicao dos atos ociais/legais que autorizam a eliminao e informao relativa publicao em peridico ocial;
cabealho:
a) nome do rgo ou entidade que efetuar a eliminao;
b) ttulo, nmero e ano do edital;
107
108
ANEXO 1
LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
RGO/ENTIDADE
UNIDADE/SETOR
CDIGO
OU
N.. DO
ITEM
RGO/SETOR: ____
_______
LISTAGEM N.:_____
_________
FOLHA N.:________
________
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
ASSUNTO
SRIE
LOCAL/DATA
________ ___/___/___
____________________
___
RESPONSVEL
PELA SELEO
DATAS-LIMITE
QUANT.
ESPECIFICAO
LOCAL/DATA,
___/___/___
LOCAL/DATA,
_____________
PRESIDENTE DA
COMISSO
PERMANENTE DE
AVALIAO
___/___/___
OBSERVAES/
JUSTIFICATIVA
AUTORIZO:
_______________
AUTORIDADE
DO RGO A
QUEM COMPETE
AUTORIZAR
ANEXO 2
(NOME DO RGO OU ENTIDADE)
TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
Aos ______ dias do ms de __________ do ano de _________, o (indicar o
nome do rgo ou entidade responsvel pela eliminao), de acordo com o que
consta do/da (indicar a Tabela de Temporalidade de Documentos ou a Listagem
de Eliminao de Documentos e respectivo Edital de Cincia de Eliminao de Documentos), aprovados pelo (titular) do/da (indicar a instituio arquivstica), por
intermdio do (indicar o documento de aprovao), e publicada(o) no (indicar
o peridico ocial), de (indicar a data de publicao da tabela ou do edital), procedeu eliminao de (indicar a quanticao mensurao), de documentos
relativos a (referncia aos conjuntos documentais eliminados), integrantes do
acervo do(a) (indicar o nome do rgo ou entidade produtor/acumulador), do
perodo (indicar as datas-limite dos documentos eliminados).
(Nome da unidade orgnica responsvel pela eliminao, nome, cargo e
assinatura do titular).
109
ANEXO 3
(NOME DO RGO OU ENTIDADE)
EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
N. ______/____
O Presidente da Comisso Permanente de Avaliao, designado pela
Portaria n. _____, de ___/___/___, publicada no (indicar o peridico ocial), de
___/___/___, de acordo com (indicar a Listagem de Eliminao de Documentos),
aprovada pelo (titular) do(a) (indicar a instituio arquivstica), por intermdio
do (indicar o documento de aprovao), faz saber a quem possa interessar que
a partir do (30. a 45.) (escrever por extenso, entre parnteses, o nmero ordinal
correspondente) dia subseqente a data de publicao deste Edital no (indicar
o peridico ocial), se no houver oposio, o(a) (indicar a unidade orgnica
responsvel pela eliminao) eliminar os documentos relativos a (indicar os
conjuntos documentais a serem eliminados), do perodo (indicar as datas-limite), do(a) (indicar o nome do rgo ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados).
Os interessados, no prazo citado, podero requerer s suas expensas,
o desentranhamento de documentos ou cpias de peas do processo, mediante petio, desde que tenha respectiva qualicao e demonstrao de
legitimidade do pedido, dirigida Comisso Permanente de Avaliao do(a)
(indicar o rgo ou entidade).
(Local e data)
(Nome e assinatura do Presidente da Comisso Permanente de Avaliao).
110
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N. 8, DE 20 DE MAIO DE 1997
[REVOGADA PELA RESOLUO N. 14, DE 24 DE OUTUBRO DE 2001]
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N. 9, DE 1. DE JULHO DE 1997
[Regimento interno do CONARQ]
[REVOGADA PELA PORTARIA N. 5, DA CASA CIVIL DA
PRESIDENCIA DA REPUBLICA, DE 14 DE FEVEREIRO DE 2002]
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N. 10, DE 6 DE DEZEMBRO DE 1999
Dispe sobre a adoo de smbolos ISO nas
sinalticas a serem utilizadas no processo de
microlmagem de documentos arquivsticos.
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no
uso de suas atribuies previstas no item IX, do art. 18, de seu Regimento Interno, de conformidade com deliberao do Plenrio, em sua 15. reunio ordinria realizada no dia 6 de dezembro de 1999 e,
Considerando os resultados da Comisso Especial criada pela Portaria
CONARQ n. 30, de 22 de fevereiro de 1999, com a nalidade de adequar os
smbolos de normas ISO de sinalticas tcnicas microlmagem de documentos arquivsticos;
Considerando a necessidade de que a microlmagem dos documentos arquivsticos seja realizada dentro dos padres e normas internacionais, resolve:
Art. 1. Adotar, no processo de microlmagem de documentos arquivsticos,
smbolos constantes da ISO 9878/1990, anexo 1, e o roteiro de sinalticas, anexo 2.
Art. 2. Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao.
JAIME ANTUNES DA SILVA
[Dirio Ocial da Unio de 22 de dezembro de 1999. Seo I, pg. 202]
Anexos na internet : www.arquivonacional.gov.br
111
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N. 11, DE 7 DE DEZEMBRO DE 1999
Dispe sobre os arquivos pblicos que integram
o acervo das agncias reguladoras, das
empresas em processo de desestatizao, das
empresas desestatizadas, das concessionrias,
permissionrias e autorizatrias de servios
pblicos, e das pessoas jurdicas de direito privado.
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS CONARQ, no
uso de suas atribuies previstas no item IX, do art. 18, de seu Regimento Interno, aprovado pela Resoluo n. 9, de 1. de julho de 1997,de conformidade
com deliberao do Plenrio, em sua 16. reunio ordinria realizada em 7 de
dezembro de 1999,
Considerando o disposto na Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que
dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras
providncias;
Considerando a necessidade de estabelecer instrues complementares
para a execuo do Decreto n. 2.942, de 18 de janeiro de 1999, em conformidade com seu art. 12, com relao aos arquivos pblicos das empresas em
processo de desestatizao, das empresas desestatizadas e das concessionrias, permissionrias e autorizatrias de servios pblicos, e das pessoas jurdicas de direito privado; resolve:
Art. 1. - Esta Resoluo aplica-se s agncias reguladoras, empresas em
processo de desestatizao, empresas desestatizadas, concessionrias, permissionrias e autorizatrias de servios pblicos e outras pessoas jurdicas de
direito privado, detentoras de arquivos pblicos.
Art. 2. - Para os ns desta Resoluo, considera-se:
I-
112
III - Permisso: delegao pelo poder concedente, a ttulo precrio, mediante licitao, da prestao de servios pblicos por pessoa fsica
ou jurdica, que demonstre capacidade para desempenho por sua
conta e risco;
IV - Autorizao: ato administrativo pelo qual o poder concedente autoriza a prestao por particular, sob regime privado, de servio de
interesse coletivo, em carter precrio;
V - Agncia reguladora: autarquia instituda por lei com o objetivo de,
em conformidade com as polticas e diretrizes do Governo Federal,
regular, outorgar e scalizar servios pblicos;
VI - Arquivo permanente: conjunto de documentos pblicos de valor
permanente, que deve ser preservado pelo seu valor histrico, probatrio e informativo;
VII - Preservao de arquivos: tratamento de acervos documentais que
permita a preveno da deteriorao fsica dos documentos, com
vistas recuperao da informao;
VIII - Gesto de documentos: conjunto de procedimentos e operaes
tcnicas referentes produo, tramitao, avaliao, ao uso e
ao arquivamento de documentos;
Art. 3. - As instituies referidas no art. 1. desta Resoluo, detentoras
de arquivos pblicos, devem garantir a sua preservao e acesso, proceder
identicao, classicao e avaliao do acervo, de conformidade com as
normas emanadas do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, e recolher
os arquivos permanentes instituio arquivstica pblica na sua especca
esfera de competncia.
Art. 4. - Os editais, contratos de concesso, termos de autorizao, permisses e correspondentes, relativos s instituies mencionadas no art. 1.
desta Resoluo, devero prever os seguintes itens:
I-
113
III - Os arquivos permanentes podero car sob a guarda das instituies mencionadas no art. 1. desta Resoluo, enquanto necessrios ao desempenho de suas atividades, desde que garantido o
atendimento s seguintes condies:
a - preservao e acesso aos documentos, conforme legislao e
regulamentao aplicvel;
b - fornecimento anual, s instituies arquivsticas pblicas e s
agncias reguladoras, das informaes cadastrais bsicas, conforme modelo padro anexo a esta Resoluo;
c - observncia s demais orientaes emanadas das agncias reguladoras no que tange gesto de arquivos pblicos pertinentes a sua atividade-m.
Art. 5. - O disposto nesta Resoluo aplica-se, tambm, s instituies
mencionadas em seu art. 1., cujos editais, contratos de concesso, termos de
autorizao, permisses e correspondentes, no incluram item ou clusula
especca sobre os documentos pblicos de valor permanente, inalienveis e
imprescritveis, de acordo com o artigo 10 da Lei n. 8.159/99.
Art. 6. - Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao.
JAIME ANTUNES DA SILVA
[Dirio Ocial da Unio, de 11 de janeiro de 2000. Seo I pg.14)
114
ANEXO
FORMULRIO PARA CADASTRAMENTO DE ARQUIVOS PERMANENTES
1 - IDENTIFICAO DA INSTITUIO
1.1 - Nome/sigla:
1.2 - Natureza:
1.3 - Endereo:
1.4 Telefones/ fax:
1.5 - Homepage/ e-mail:
1.6 Legislao principal (constituio, organizao e
funcionamento):
( ) organizado parcialmente
( ) organizado totalmente
( ) sem organizao
115
( ) catlogo
( ) inventrio
________________________________________________
2.7- Contedo (tipos documentais e principais assuntos
relativos s atividades-m e atividades-meio):
2.8- Estado de conservao (indicao de danos
causados por poeira, umidade, insetos, microorganismos,
acondicionamento inadequado, papel quebradio, entre
outros):
116
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N. 12, DE 7 DE DEZEMBRO DE 1999
Dispe sobre os procedimentos relativos
declarao de interesse pblico e social de
arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas
que contenham documentos relevantes para a
histria, a cultura e o desenvolvimento nacional.
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS CONARQ, no
uso de suas atribuies previstas no item IX, do art. 18, de seu Regimento Interno, aprovado pela Resoluo n. 9, de 1. de julho de 1997,de conformidade
com deliberao do Plenrio, em sua 16. reunio ordinria realizada em 7 de
dezembro de 1999.
Considerando a necessidade de se estabelecer procedimentos para a
emisso do ato declaratrio de interesse pblico e social de arquivos privados,
previsto no art. 12 da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, regulamentado
pelo Decreto n. 2.942, de 18 de janeiro de 1999;
Considerando a funo social dos arquivos traduzida na difuso de informaes para o pleno exerccio da cidadania e da pesquisa cientca; e
117
118
determinar o arquivamento do processo, no caso de parecer desfavorvel declarao, dando cincia ao proprietrio do arquivo e
ao solicitante;
119
120
CASA CIVIL
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N. 13, DE 9 DE FEVEREIRO DE 2001
Dispe sobre a implantao de uma
poltica municipal de arquivos, sobre a
construo de arquivos e de websites
de instituies arquivsticas.
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS-CONARQ, no
uso de suas atribuies previstas no item IX do art. 18 de seu Regimento Interno, aprovado pela Resoluo n. 9, de 1. de julho de 1997, resolve:
Art. 1. - Recomendar a adoo das diretrizes aprovadas pelo Plenrio
do CONARQ em suas 12., 13. e 19. reunies ordinrias, realizadas respectivamente nos dias 12 e 13 de agosto de 1998, 25 e 26 de maro de 1999 e 18
de dezembro de 2000, constantes das publicaes editadas em 2000 e 2001,
a saber:
I
Subsdios para a Implantao de uma Poltica Municipal de Arquivos: O Arquivo Municipal a Servio dos Cidados;
121
modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administrao Pblica.
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no
uso de suas atribuies previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento
Interno e,
Considerando a necessidade de se atualizar o Cdigo de Classicao de
Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio e a Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica, aprovados pela Resoluo n.
4, de 28 de maro de 1996, do CONARQ, publicada no Suplemento n. 62, do
DOU de 29 de maro de 1996, e alterados pela Resoluo n. 8, de 20 de maio de
1997, do CONARQ, publicada no DOU, de 23 de maio de 1997, resolve :
Art. 1. - APROVAR a verso revista e ampliada do Cdigo de Classicao
de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica : Atividades-Meio,
como um modelo a ser adotado nos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
1. - Caber aos rgos e entidades que adotarem o Cdigo proceder
ao desenvolvimento das classes relativas s suas atividades especcas ou atividades-m, as quais devero ser aprovadas pela instituio arquivstica pblica na sua especca esfera de competncia.
2. - Caber ao CONARQ, por intermdio de cmara tcnica especca,
proceder atualizao peridica deste Cdigo.
Art. 2. - Aprovar os prazos de guarda e a destinao dos documentos
estabelecidos na verso revista e ampliada da Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivos Relativos s Atividades-Meio da
Administrao Pblica.
1. - Caber aos rgos e entidades que adotarem a Tabela proceder s
adaptaes necessrias para sua correta aplicao aos conjuntos documentais produzidos e recebidos em decorrncia de suas atividades, mantendo-se
os prazos de guarda e a destinao nela denidos.
2. - Caber, ainda, aos rgos e entidades que adotarem a Tabela estabelecer os prazos de guarda e a destinao dos documentos relativos s suas
atividades especcas ou atividades-m, os quais devero ser aprovados pela
instituio arquivstica pblica na sua especca esfera de competncia.
3. - Caber ao CONARQ, por intermdio de cmara tcnica especca,
proceder atualizao peridica desta Tabela.
122
Art. 3. - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio
arquivstica pblica, na sua especca esfera de competncia, conforme determina o art. 9. da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, e de acordo com a Resoluo
n. 7, de 20 de maio de 1997, do CONARQ, que dispe sobre os procedimentos
para a eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico.
Art. 4. - O Cdigo de Classicao de Documentos de Arquivo para a
Administrao Pblica e a Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de
Documentos de que trata esta Resoluo constitui-se numa publicao editada pelo CONARQ em outubro de 2001, intitulada Classicao, Temporalidade
e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-meio da Administrao Pblica.
Art. 5. - Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 6. - Ficam revogadas a Resoluo n. 4, de 28 de maro de 1996, e a
Resoluo n. 8, de 20 de maio de 1997, do CONARQ.
JAIME ANTUNES DA SILVA
[Dirio Ocial da Unio, de 8 de fevereiro de 2002]
CASA CIVIL
SECRETARIA EXECUTIVA
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N. 15, DE 15 DE FEVEREIRO DE 2002
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no
uso de suas atribuies previstas no item IX do art. 23 do Regimento Interno,
aprovado pela Portaria n. 5, de 7 de fevereiro de 2002, da Casa Civil da Presidncia da Repblica, publicada no Dirio Ocial da Unio n. 30, de 14 de
fevereiro de 2002, em consonncia com o art. 9 do Decreto n. 4.073, de 3 de
janeiro de 2002, publicado no Dirio Ocial da Unio n. 3, de 4 de janeiro de
2002, resolve:
Art. 1. - Revogar a Resoluo n. 9, de 1. de julho de 1997 do CONARQ.
Art. 2. - Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao.
JAIME ANTUNES DA SILVA
[Publicado no Dirio Ocial da Unio, de 06 de maro de 2002]
123
INSTRUES NORMATIVAS
MINISTRIO DA JUSTIA
ARQUIVO NACIONAL
INSTRUO NORMATIVA AN/N. 1, DE 18 DE ABRIL DE 1997
Estabelece os procedimentos para entrada de acervos arquivsticos no
Arquivo Nacional.
O DIRETOR-GERAL DO ARQUIVO NACIONAL, usando da atribuio que
lhe confere o item V do artigo 38 do Regimento Interno aprovado pela Portaria n. 496, de 6 de agosto de 1996, do Ministro de Estado de Justia e,
Considerando o Art. 4., do Decreto n. 2.182, de 20 de maro de 1997,
do Presidente da Repblica.
RESOLVE:
Estabelecer na forma dos Anexos 1 a 4 os procedimentos a serem observados quando da transferncia ou do recolhimento de acervos arquivsticos
para o Arquivo Nacional.
JAIME ANTUNES DA SILVA
DIRETOR-GERAL
[Dirio Ocial da Unio, de 28 de abril de 1997]
ANEXO I
CAPTULO I
DA ENTRADA DE ACERVOS
1. Os acervos arquivsticos a serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Nacional devero estar organizados, avaliados, higienizados e acondicionados como orientado neste ato.
2. Os procedimentos a serem observados incluem:
I-
124
Documentos de Arquivo, aprovada pela Resoluo n. 4, do Conselho Nacional de Arquivos, publicada no Suplemento ao D.O.U.
n. 62, de 29 de maro de 1996;
c) organizao do acervo, segundo critrios tcnicos de identicao, classicao, arranjo e descrio;
d) higienizao do acervo, liberando-o de poeira e de outros resduos estranhos aos documentos;
e) acondicionamento dos documentos textuais em caixas-arquivo de tamanho padro (0,18m de largura por 0,31m de altura
e 0,42m de comprimento ou 0,14m de largura por 0,27m de altura e 0,39m de comprimento), produzidas em material inerte
ou alcalino. Caixas-arquivo comerciais no alcalinas, podero ser
usadas desde que a embalagem interna seja em papel alcalino.
Documentos que excedam ao padro convencional devero ser
acondicionados em embalagens adequadas s suas dimenses.
Documentos audiovisuais, cartogrcos, microgrcos e informticos devero ser acondicionados em estojos ou caixas de
material inerte ou sem acidez;
f ) identicao das unidades de acondicionamento com etiquetas
contendo o nome do fundo/coleo, datas-limite e nmero da
unidade de acondicionamento em ordem seqencial;
g) elaborao de listagem descritiva, de acordo com o Anexo 2
deste ato;
h) destinao de recursos humanos, materiais e nanceiros necessrios consecuo dos procedimentos previstos nas alneas
anteriores, bem como para o transporte e alocao do acervo
nos depsitos do Arquivo Nacional.
II - Da parte do Arquivo Nacional:
a) composio de grupo de trabalho, coordenado pela unidade de
gesto de documentos, para orientar as atividades inerentes
transferncia e recolhimento;
b) visita do grupo de trabalho, ao local onde est armazenado o
acervo, a m de elaborar relatrio e parecer tcnico, considerando aspectos relacionados organizao, avaliao, higienizao
e acondicionamento. Para denio do cronograma de entrada
no Arquivo Nacional devero ser considerados, tambm, a disponibilidade de espao fsico, bem como, os seguintes fatores:
125
Transferncia: passagem para a guarda temporria no Arquivo Nacional, de documentos produzidos e acumulados por rgos ou entidades pblicas, assegurado a estes o direito de acesso e consulta,
inclusive sob a forma de emprstimo, por meio de solicitao formal ao Arquivo Nacional. A consulta de terceiros, excetuando-se os
casos previstos em lei, somente ser permitida mediante expressa
autorizao do rgo ou entidade transferidor (a).
II-
126
ANEXO 2
LISTAGEM DESCRITIVA DO ACERVO
Gnero Documental
( ) Documentos transferidos
( ) Documentos recolhidos
(
(
(
(
) textuais
) sonoros
)cartogrcos
) iconogrcos
( ) lmogrcos
( ) microgrcos
( ) informticos
Procedncia: ________________
Provenincia: _______________
Tipo e
n. das
embalagens
utilizadas
no
transporte
Tipo e
n. das unidades
de
acondicionamento
Descrio do
contedo das
unidades de
acondicionamento
Dataslimite
Obs.
Nome:.__________________
Cargo:.__________________
Matrcula: _______________
Assinatura:_______________________
127
Tipo e n das embalagens utilizadas no transporte - indicar, em ordem numrica e seqencial, o nmero da embalagem utilizada no transporte, sejam
caixas de mudana ou pacotes. Caso a unidade de embalagem do transporte
seja a unidade de acondicionamento, por exemplo caixas-arquivo, indicar o
tipo e a numerao na coluna destinada s unidades de acondicionamento.
Tipo e n das unidades de acondicionamento - indicar o tipo e a numerao das unidades de acondicionamento (caixas-arquivo, tubolatas, estojos
plsticos, envelopes, embalagens em polipropileno, etc.) contidas nas embalagens utilizadas no transporte.
Descrio do contedo das unidades de acondicionamento - descrever
a espcie dos documentos contidos em cada unidade de acondicionamento,
usando elementos que o caracterizem.
Ex.: processos de prestaes de contas, de aposentadoria, livros contbeis,
atas de reunies de diretoria, plantas de locomotivas, pers de plataformas.
Observaes:
1) evitar, sempre que possvel, a utilizao de termos genricos, tais
como: correspondncias diversas, papeletas de encaminhamento.
2) para descrio dos documentos especais indicar, sempre que possvel,
o ttulo do documento.
Datas-limite - indicar o ano do documento mais antigo e do mais recente
da unidade de acondicionamento. Ex.: 1966-1994.
Observaes - indicar qualquer outro elemento que possa fornecer dados complementares sobre o acervo.
ANEXO 3
MODELO DE TERMO DE TRANSFERNCIA
Termo de Transferncia para a guarda temporria
no Arquivo Nacional do Ministrio da Justia,
do acervo documental produzido e acumulado
por (nome do rgo ou entidade transferidor/a),
vinculado ou subordinado ao Ministrio (nome
do Ministrio ao qual o rgo ou entidade
se encontra vinculado ou subordinado).
O Arquivo Nacional, rgo especco do Ministrio da Justia, com sede
na Rua Azeredo Coutinho, n. 77, Rio de Janeiro - RJ, neste ato representado por seu (nome do Diretor-Geral do Arquivo Nacional e ato legal que lhe
128
Caber ao (nome do rgo ou entidade transferidor/a) sob a orientao tcnica do Arquivo Nacional, garantir a integridade do acervo
at o seu destino nal s dependncias do Arquivo Nacional, bem
como arcar com todas as despesas necessrias ao transporte e alocao da documentao nos depsitos do Arquivo Nacional.
b)
129
c)
d)
de
de 19
TESTEMUNHAS:
1 - _______________________________________
2 - _______________________________________
130
ANEXO 4
MODELO DE TERMO DE RECOLHIMENTO
Termo de Recolhimento para guarda permanente
no Arquivo Nacional do Ministrio da Justia,
do acervo documental produzido e acumulado
por (nome do rgo ou entidade recolhedor/a),
vinculado ou subordinado ao Ministrio (nome
do Ministrio ao qual o rgo ou entidade
se encontrar vinculado ou subordinado).
O (nome do rgo ou entidade recolhedor/a), (natureza administrativa e
vinculao/subordinao do rgo ou entidade recolhedor/a), situado (endereo), neste ato representado por seu (nome do presidente ou diretor do
rgo ou entidade recolhedor/a) e, de outro, o Arquivo Nacional, rgo especco do Ministrio da Justia, com sede na Rua Azeredo Coutinho, n. 77, Rio
de Janeiro - RJ, neste ato representado por (nome do Diretor-Geral do Arquivo
Nacional), nos termos da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991 e do Decreto n.
2.182 de 20 de maro de 1997, resolvem assinar o presente Termo de Recolhimento mediante as seguintes clusulas e condies.
Clusula Primeira - Do objeto.
Constitui objeto do presente Termo, o recolhimento para guarda permanente no Arquivo Nacional, do acervo produzido e acumulado pelo (nome do
rgo ou entidade), abrangendo (indicar datas-limite), perfazendo (mensurao e quanticao), conforme discriminado nas listagens descritivas, que
passam a fazer parte integrante de deste, como Anexos.
Clusula Segunda - Das responsabilidades das partes.
Para os ns previstos no presente Termo de Recolhimento as partes assumem as seguintes responsabilidades:
I)
Caber ao (nome do rgo ou entidade recolhedor/a) sob a orientao tcnica do Arquivo Nacional, garantir a integridade do acervo
at o seu destino nal, s dependncias do Arquivo Nacional, bem
como arcar com todas as despesas necessrias ao transporte e alocao da documentao nos depsitos do Arquivo Nacional.
II)
131
proceda, nos termos da Lei n. 8159, de 8 de janeiro de 1991 ao acesso, divulgao e publicao de quaisquer documentos do acervo recolhido, sendo
vedado o emprstimo de originais, exceto nos casos previstos em lei.
Clusula Quarta - Dos novos recolhimentos.
Mediante ulteriores entendimentos entre as partes, nas condies estabelecidas, na IN/AN n. 1, podero ser efetivados outros recolhimentos de
documentos que constituiro Anexos deste Termo.
Clusula Quinta - Dos casos omissos.
Os casos omissos e as controvrsias oriundas da execuo do presente
Termo sero resolvidos por acordo entre as partes, elegendo-se o foro da Seo Judiciria da Justia Federal do (Estado em que foi rmado o Termo) para
aqueles no consensualmente acordados.
E, por estarem assim justos e acertados, assinam as partes o presente instrumento, em 3 (trs) vias de igual teor e forma, com as testemunhas abaixo.
Rio de Janeiro,
de
de 19
TESTEMUNHAS:
1 - _______________________________________
2 - _______________________________________
GOVERNO DO DISTRITO FEDERAL
LEI N. 2.545, DE 28 DE ABRIL DE 2000
Dispe sobre a proteo dos
documentos de arquivos pblicos.
O GOVERNADOR DO DISTRITO FEDERAL, FAO SABER QUE A CMARA LEGISLATIVA DO DISTRITO FEDERAL DECRETA E EU SANCIONO A SEGUINTE LEI:
Art. 1. Incumbe ao Poder Pblico do Distrito Federal a gesto e a proteo dos documentos de arquivos pblicos, como instrumento de apoio
administrao, cultura e ao desenvolvimento cientco e como elemento de
prova e informao.
1. Consideram-se arquivos pblicos, para ns desta Lei, os conjuntos
de documentos produzidos e recebidos por rgos e entidades da adminis-
132
trao pblica do Distrito Federal, no exerccio de suas atividades, em decorrncia de funes administrativas e legislativas.
2. So, tambm, arquivos pblicos, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituio de carter pblico ou por entidade privada
encarregada da administrao de servios pblicos.
Art. 2. O Poder Pblico do Distrito Federal dever estimular a gesto dos
documentos de arquivos pblicos visando:
I-
organizao dos arquivos correntes, intermedirios e permanentes, de forma a viabilizar a recuperao das informaes contidas
em seus documentos e o atendimento eciente aos seus usurios;
133
134
6 Aplicao
do Cdigo de
Classicao de
Documentos de
Arquivo do MS
Cdigo de Classicao de
Documentos de Arquivo do MS
Classe 000
Administrao Geral
Classe 100
Assistncia Sade
Classe 200
Vigilncia Sanitria
Classe 300
Classe 400
Relaes Internacionais
Classe 900
Assuntos Diversos
136
sob um mesmo tema. Tal medida tem a nalidade de agilizar sua recuperao e facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas com a avaliao, a seleo,
a eliminao, a transferncia, o recolhimento e o acesso a esses documentos.
Isso feito considerando que o trabalho arquivstico realizado com base no
contedo do documento, o qual reete a atividade que o gerou e determina
o uso da informao nele contida. A classicao dene, portanto, a organizao fsica dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial bsico
para sua recuperao.
No cdigo de classicao, as funes, as atividades, as espcies e os
tipos documentais, genericamente denominados assuntos, encontram-se
hierarquicamente distribudos de acordo com as funes e as atividades desempenhadas pelo rgo. Em outras palavras, os assuntos recebem cdigos
numricos, que reetem a hierarquia funcional do rgo, denida por meio
de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para
o particular.
Para este instrumento adotou-se o modelo de cdigo de classicao
decimal. Como o prprio nome indica, o sistema decimal de classicao por
assuntos constitui-se num cdigo numrico dividido em dez classes, e estas,
por sua vez, em dez subclasses e assim sucessivamente. As dez classes principais so representadas por um nmero inteiro, composto de trs algarismos,
como se segue:
Classe 000
Classe 100
Classe 200
Classe 300
Classe 400
Classe 500
Classe 600
Classe 700
Classe 800
Classe 900
As classes principais correspondem s grandes funes desempenhadas
pelo rgo. Elas so divididas em subclasses, e estas, por sua vez, em grupos e
subgrupos, os quais recebem cdigos numricos, seguindo-se o mtodo decimal. Dessa forma, tomando-se como exemplo a classe 000, tem-se:
137
CLASSE
000
ADMINISTRAO GERAL
SUBCLASSE
010
ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO
GRUPO
012
COMUNICAO SOCIAL
SUBGRUPOS
012.1
012.11
CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS
Note-se que os cdigos numricos reetem a subordinao dos subgrupos ao grupo, do grupo subclasse, e desta classe. Essa subordinao representada por margens, que espelham a hierarquia dos assuntos tratados.
2 APLICAO DO CDIGO DE CLASSIFICAO
DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
A classicao uma das atividades do processo de gesto de documentos arquivsticos, que inclui procedimentos e rotinas especcas, possibilitando
maior ecincia e agilidade ao gerenciamento e ao controle das informaes.
Dessa forma, para que o Cdigo de classicao de documentos de arquivo possa ser aplicado ecientemente, apresentam-se, a seguir, as operaes e
rotinas para classicao e arquivamento de documentos.
2.1 CLASSIFICAO E ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS
2.1.1 CLASSIFICAO
A classicao deve ser realizada por servidores treinados, de acordo
com as seguintes operaes:
a)
b)
138
b)
Dossis:
organizar internamente cada pasta, separando os documentos referentes a cada pessoa, rgo, rma ou lugar, sempre que a quantidade de documentos justicar e desde que relativos a um mesmo assunto.
139
Exemplo:
Pasta:
Dossis:
c)
ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classicao
dada. Nesta fase, deve-se ter muita ateno, pois um documento
arquivado erroneamente poder car perdido, sem possibilidades
de recuperao quando solicitado posteriormente.
2.
Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronolgica decrescente, sendo o documento com data mais recente em primeiro
lugar e assim sucessivamente;
3.
4.
5.
Arquivar os documentos nos locais devidos, identicando de maneira visvel as pastas suspensas, gavetas e caixas;
6.
d)
RETIRADA E CONTROLE (EMPRSTIMO): esta operao ocorre quando processos, dossis ou outros documentos so retirados do arquivo para:
140
Nesta fase importante o controle de retirada, efetuado por meio do recibo de emprstimo (ver item 2.3), no qual so registradas informaes sobre
processos, dossis ou outros documentos retirados, alm do setor, do nome,
da assinatura do servidor responsvel pela solicitao e, posteriormente, da
data de devoluo do documento. O recibo de emprstimo tem como nalidade controlar o prazo para devoluo do documento e servir como indicador
de sua freqncia de uso, fator determinante para o estabelecimento dos prazos para sua transferncia e recolhimento.
Por meio desse controle possvel informar com preciso e segurana a
localizao do(s) documento(s) retirado(s).
O recibo de emprstimo preenchido em duas vias:
BRANCA
Via
UMA
Formato
A-4
Utilizao
ANVERSO
DADOS DO DOCUMENTO:
.
141
142
ESPCIE: indicar a espcie do documento: ofcio, carta, memorando, relatrio, aviso ou outra.
REMETENTE: indicar o nome completo e a sigla do rgo de origem do documento, ou seja, do rgo onde foi assinado o documento.
Temporalidade e Destinao
de Documentos de Arquivo
Relativos s AtividadesMeio da Administrao
Pblica: Tabela Bsica
1 INTRODUO
A avaliao constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental arquivstico, na medida em que dene quais documentos sero preservados para ns administrativos ou de pesquisa e em que momento podero ser eliminados ou destinados aos arquivos intermedirio e permanente,
segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administrao
que os gerou e para a sociedade.
Os primeiros atos legais destinados a disciplinar a avaliao de documentos no servio pblico datam do nal do sculo passado, em pases da
Europa, nos Estados Unidos e no Canad. No Brasil, a preocupao com a avaliao de documentos pblicos no recente, mas o primeiro passo para sua
regulamentao ocorreu efetivamente com a Lei Federal n. 8.159, de 8 de
janeiro de 1991, que em seu artigo 9. dispe que a eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada
mediante autorizao de instituio arquivstica pblica, na sua especca esfera de competncia.
Desde a dcada de 1970, estudos vm sendo realizados, nos setores pblico e privado, com o objetivo de estabelecer critrios e parmetros para a
avaliao documental. O Arquivo Nacional publicou em 1985 um manual tcnico com o ttulo Orientao para avaliao e arquivamento intermedirio em
arquivos pblicos, no qual constam diretrizes gerais para a realizao da avaliao e para a elaborao de tabelas de temporalidade. Em 1986, iniciaram-se
as primeiras atividades de avaliao dos acervos de carter intermedirio sob
a guarda da ento Diviso de Pr-Arquivo do Arquivo Nacional, desta vez com
a preocupao de estabelecer prazos de guarda com vistas eliminao e,
conseqentemente, reduo do volume documental e racionalizao do
espao fsico.
143
144
145
rgos que possuem arquivo central e contam com servios de arquivamento intermedirio:
146
b)
informativo quando contm informaes essenciais sobre matrias com que a organizao lida, para ns de estudo ou pesquisa
(Schellenberg, 1994, p. 152-154).
147
4 APLICAO DA TABELA
A aplicao da tabela refere-se aos procedimentos adotados para seleo e destinao dos documentos, uma vez cumpridos os prazos de guarda
estabelecidos. Para isso, devem ser observadas as rotinas a seguir:
4.1 ROTINAS PARA DESTINAO DOS DOCUMENTOS NA FASE
CORRENTE
1.
2.
3.
4.
5.
Eliminar as cpias e vias cujo original ou um exemplar encontremse no mesmo conjunto ou dossi;
6.
7.
Proceder eliminao;
8.
9.
10. Operacionalizar a transferncia seguindo orientaes do setor responsvel pelo arquivamento intermedirio.
4.2 ROTINAS PARA DESTINAO DOS DOCUMENTOS NA FASE
INTERMEDIRIA
1.
2.
3.
148
4.
5.
Proceder alterao de suporte, se for o caso (ver item 4.3 ALTERAO DO SUPORTE DA INFORMAO);
6.
7.
Proceder eliminao;
8.
9.
a substituio, em situaes especcas, de grandes volumes de documentos destinados eliminao, mas de prazos de guarda muito
extensos, proporcionando melhor aproveitamento do espao, reduzindo o custo de manuteno, concentrando as informaes e
facilitando o seu manuseio.
149
No entanto, qualquer deciso quanto alterao do suporte da informao deve estar fundamentada nos seguintes critrios:
1.
Avaliar as questes legais concernentes alterao do suporte, observando-se as garantias jurdicas, a normalizao dos procedimentos, as especicaes e os padres de qualidade estabelecidos pela
legislao brasileira e por organismos internacionais. Cada rgo
necessita encontrar a soluo que melhor atenda s suas peculiaridades, examinando vantagens e desvantagens que envolvam a
adoo desses recursos, bem como o custo global e os benefcios a
serem obtidos. Do ponto de vista legal, observa-se que:
a) a atual legislao de microlmagem no permite a eliminao
de documentos pblicos ou ociais destinados guarda permanente, mesmo aps microlmados;
b) o microlme tem validade em juzo desde que obedecidos os
critrios e os padres estabelecidos em lei;
c) a atual legislao brasileira que garante a autenticidade, a integridade e a validade jurdica de documentos em forma eletrnica encontra-se em processo de regulamentao, sendo aconselhvel a observncia da legislao em vigor no momento da
adoo deste suporte.
2.
3.
Os documentos devem ser previamente avaliados, identicandolhes valor que justique o custo da operao.
4.
5.
6.
O rgo que adotar tais recursos deve contar com depsitos e equipamentos de segurana que venham a garantir a preservao do
novo suporte.
150
151
7 RESUMO
DE TEXTOS
Resumo de Textos
RESUMO a apresentao condensada do contedo de um documento,
isto , deve conter dados essenciais que ajudem o leitor a decidir sobre a necessidade de ler ou no o texto no todo.
De acordo com sua posterior utilizao, ele ter uma redao especca,
ou seja, cada tipo de resumo tem sua redao prpria.
CERTO
Um resumo:
Deve ser o mais conciso possvel, mesmo expondo todos os dados importantes do texto.
Deve seguir a mesma ordem lgica do texto,
ressaltando os pontos de vista tratados.
Deve dar ao leitor o maior nmero de informaes possvel sobre o texto, de maneira condensada.
EVITAR
No resumo:
Escrever muito para expor os dados essenciais de
um texto.
O resumo deve ter um contedo coerente. Para tanto, necessrio saber que as informaes essenciais de um texto se encontram tambm na introduo e na concluso.
O assunto principal do texto deve ser denido de maneira bem precisa,
em qualquer tipo de resumo.
Sempre que possvel, convm dar resultados numricos, pois, muitas vezes, dados importantes podem passar despercebidos.
CERTO
Formulrios
158
DATA
___/___/_____
__________________________________
ENCAMINHAMENTO
OBSERVAES
(USO PELO
ARQUIVO
CENTRAL)
CAIXA N.
_____/_____/_____
DATA
QUANTIDADE
DE CAIXAS
RELAO/PGINA:
RGO/SETOR:
RESP. P/ ARQUIVO
CENTRAL
___________________
RECEBIMENTO
DOCUMENTOS ESPCIE/SRIE/N.s
CDIGOS
DATAS
ASSUNTOS
ABRANGENTES
Ministrio da Sade
DIDOC/ARQUIVO/CGDI/SAA
SIPAR
GUIA DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS
159
___/___/_____
1991
_____________________________________
ENCAMINHAMENTO
SRIE/OFCIOS N. 01 a 334
SRIE/PORTARIAS N. 01 a 234
1991
FALTAM OS N.s
152/164/180/985
FALTA O N. 289
OBSERVAES
RELAO/PGINA: 1/1
RGO/SETOR:
___________________
RECEBIMENTO
SRIE/OFCIOS N. 01 a 1.230
1990
DATA
ASSUNTOS
CDIGOS
DATAS
DOCUMENTOS ESPCIE/SRIE/N.
ABRANGENTES
Ministrio da Sade
DIDOC/ARQUIVO/CGDI/SAA
SIPAR
GUIA DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS
(USO PELO
ARQUIVO
CENTRAL)
CAIXA N..
_____/_____/_____
DATA
QTDE DE
CAIXAS
160
___/___/_____
DOSSI
DOSSI
DOSSI
PROCESSO N. 25016.345001/90
N. 25016.000003/91
____________________________________________
ENCAMINHAMENTO
1988 a 1989
1991 a 1995
1980
1990 a 1991
DATA
CONTROLE DE FREQNCIA
NO PAS
MATERIAL PERMANENTE
DESPESA
029.1
029.21
037.1
052.22
011
020.5
RELATRIO DE ATIVIDADES
CONVNIOS
003
004
DOCUMENTOS ESPCIE/
SRIE/N.s
OBSERVAES
___________
RECEBIMENTO
RESP. P/ ARQUIVO
CENTRAL
(USO PELO
ARQUIVO
CENTRAL)
CAIXA N.
___/___/_____
DATA
QTDE DE
CAIXAS
RELAO/PGINA: 1/2
RGO/SETOR: Coordenao-Geral
de Planejamento
PLANOS E PROGRAMAS DE
TRABALHO
ASSUNTOS
002
CDIGOS
DATAS
ABRANGENTES
Ministrio da Sade
DIDOC/ARQUIVO/CGDI/SAA
SIPAR
GUIA DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS
161
______________________________
RESPONSVEL
PELA SELEO
___/___/___
LOCAL/DATA
____________
_________________
PRESIDENTE DA COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO
___/___/___
LOCAL/DATA
____________
________________
AUTORIDADE DO
RGO A QUEM COMPETE AUTORIZAR
OBSERVAES/JUSTIFICATIVAS
RGO/SETOR:
LISTAGEM N.:
FOLHA N.:
162
01
10
Dossi
Processos
063.2
060.2
1985
___/___/___
LOCAL/DATA
____________
___________________
AUTORIDADE DO
RGO A QUEM COMPETE AUTORIZAR
N. 25016.000345/85, N. 25016.010345/85
N. 25016.000123/85, N. 25016.080234/85
N. 25016.010228/85, N. 25016.015253/85
N. 25016.015278/85, N. 25016.020340/85
N. 25016.010129/85, N. 25016.015456/85
Despesa
Dossis
052.22
a 25
Requisio
042.911
1987/1989
1997
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
ASSUNTO/SRIE
DATAS-LIMITE QUANTIDADE ESPECIFICAES OBSERVAES/JUSTIFICATIVAS
Requisio, distribui- 1986 a 1997
20
Dossis
o e/ou movimentao de material
RGO/SETOR:
LISTAGEM N.:
FOLHA N.:
CDIGO OU
N. DO ITEM
034
163
N. 2
01
03
RGO/SETOR:
LISTAGEM N.:
FOLHA N.:
___/___/___
LOCAL/DATA
____________
Dossi
Dossis
_________________________
AUTORIDADE DO RGO A
QUEM COMPETE AUTORIZAR
De 001 a 456
De 001 a 1.234
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
QUANTIDADE
ESPECIFICAES OBSERVAES/JUSTIFICATIVAS
LOCAL/DATA _______________________
___________________________ ____________ PRESIDENTE DA COMISSO
RESPONSVEL PELA SELEO
PERMANENTE DE AVALIAO
___/___/___
N. 1
CGPL/SEAD
CDIGO
004
ANO
1971 a 1985
R. 01 P. 01 ANO 2001
164
CDIGO
R.
P.
/MS
ANO
ANO
165
CGPL/SEAD
SRIE
NMEROS
ANO
OFCIO
1.241 a 2.105
1991
OFCIO
001 a 1.450
1992
OFCIO
001 a 1.051
1993
R. 01 P. 02 ANO 2001
166
SRIE
NMEROS
R.
Obs.:
P.
/MS
ANO
ANO
167
FOLHA DE REFERNCIA
RESUMO DO ASSUNTO:
DADOS DO DOCUMENTO:
N.:
Data:
Espcie:
Remetente:
Destinatrio:
168
Ministrio da Sade
SIPAR
RECIBO DE EMPRSTIMO
Documento/tipo/n./data
Nome do interessado:
Cdigo/assunto:
Unidade:
Relao n.:
Pgina n.:
Ano da transferncia:
Recebido por/setor
Devolvido em
_______/______/______
Recebido por:
Ministrio da Sade
SIPAR
RECIBO DE EMPRSTIMO
Documento/tipo/n./data
Nome do interessado:
Cdigo/assunto:
Unidade:
Relao n.:
Pgina n.:
Ano da transferncia:
Recebido por/setor
Devolvido em
Recebido por:
_______/______/______
2. via
169
9 Conselho
Nacional de
Arquivos
(CONARQ)
COMPETNCIAS
O Conselho foi criado pelo art. 26 da Lei n.o 8.159/91 e regulamentado
pelos Decretos n.o 1.173, de 29 de junho de 1994, e n.o 1.461, de 25 de abril de
1995.
Dentre suas competncias, destacam-se as seguintes:
Estimular a implantao de sistemas de arquivo nos Poderes Legislativo e Judicirio, bem como nos estados,
no Distrito Federal e nos municpios;
Em razo das funes normativas atribudas ao Conselho, no que se refere tanto aos arquivos pblicos quanto aos arquivos privados, a sua representatividade est assegurada no apenas na esfera governamental como,
tambm, entre diversos segmentos da sociedade civil.
172
COMPOSIO
Presidido pelo diretor geral do Arquivo Nacional, o Conarq constitui-se
de 16 membros conselheiros representantes do Poder Executivo Federal, do
Poder Judicirio Federal, do Poder Legislativo Federal, do Arquivo Nacional,
das universidades mantenedoras de cursos de Arquivologia, dos arquivos pblicos estaduais e municipais, da Associao dos Arquivistas Brasileiros e de
instituies no-governamentais que atuem nas reas de ensino, pesquisa,
preservao e/ou acesso a fontes documentais.
Sua composio, portanto, espelha a convergncia de interesses do Estado e da sociedade, de modo a compatibilizar as questes inerentes responsabilidade do Poder Pblico perante a preservao do patrimnio arquivstico
brasileiro e o direito de os cidados terem acesso s informaes.
Para melhor funcionamento do Conarq e maior agilidade na operacionalizao do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), foi prevista a criao de
Cmaras Tcnicas e de Comisses Especiais com a incumbncia de elaborar
estudos e normas necessrias implementao da Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e Privados, cabendo ao Arquivo Nacional dar suporte tcnico e
administrativo ao Conselho.
173
MINISTRIO DA SADE
COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO
DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS
RESOLUO N. 1
(Publicada no BS n. 34, de 20.08.99)
18 de agosto de 1999
Dispe sobre a transferncia de
documentos ao Arquivo Central.
A PRESIDENTE DA COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS CPADA, no uso de suas atribuies, de conformidade com reunio ordinria em 18 de agosto de 1999 e
Considerando que memorando um tipo documental de carter unicamente interno;
Considerando a racionalizao de procedimentos;
Considerando a necessidade de evitar, a duplicidade de documentos
transferidos ao Arquivo Central,
RESOLVE:
Art. 1. - As unidades organizacionais do MS s devero transferir, ao Arquivo Central, memorandos originais.
Art. 2. - As unidades organizacionais do MS que mantiverem cpias de
memorandos nas pastas classicadas por assunto, devero elimin-las no momento da transferncia.
Art. 3. - Os memorandos circulares originais, sero classicados por assunto e transferidos apenas pelo emitente.
Art. 4. - Os memorandos circulares recebidos sero eliminados no momento da transferncia.
Art. 5. - As sries de memorandos cpia sero utilizadas apenas para
consulta nas unidades organizacionais e no devero ser transferidas ao Arquivo Central.
SELMA BRAGA DUBOC
Presidente
174
MINISTRIO DA SADE
COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE
DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS
RESOLUO N. 02
(Publicada no BS n. 41, de 08.10.1999)
30 de setembro de 1999
Dispe sobre alterao de prazo
de guarda de documentos.
A PRESIDENTE DA COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS - CPADA, no uso de suas atribuies e
Considerando a necessidade de localizao de documentos no registrados no Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo;
Considerando a inexistncia de sistemas informatizados de protocolo e
arquivo nos Ncleos Estaduais do Ministrio da Sade
RESOLVE:
Alterar o prazo de guarda dos documentos referentes ao Cdigo 063.2,
constante da Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos
de Arquivo, aprovado pela Resoluo n. 04, de 28/03/96, do Conselho Nacional de Arquivos, segundo quadro abaixo:
ASSUNTO
063.2 PROTOCOLO RECEPO,
TRAMITAO E EXPEDIO DE DOCUMENTOS
2.2
2.3
DESTINAO FINAL
PRAZOS DE GUARDA
NO MS
NO A.N
ARQUIVO SETO- ARQUIVO ARQUIVO INTERRIAL
CENTRAL MEDIRIO
2 ANOS
8 ANOS
MUDANA DE SUPORTE
OBSERVAES/
JUSTIFICATIVAS
A R Q U I V O ELIMINAO
NACIONAL
Eliminao
175
EDITORA MS
Coordenao-Geral de Documentao e Informao/SAA/SE
MINISTRIO DA SADE
(Normalizao, reviso, editorao, impresso e acabamento)
SIA, Trecho 4, Lotes 540/610 CEP: 71200-040
Telefone: (61) 233-2020 Fax: (61) 233-9558
E-mail: editora.ms@saude.gov.br
Home page: http://www.saude.gov.br/editora
Braslia DF, abril de 2004
OS 0417/2004