Você está na página 1de 176

MINISTRIO DA SADE

CLASSIFICAO DE
DOCUMENTOS DE ARQUIVO
(CURSO BSICO)

2. Edio revista e atualizada


Srie A. Normas e Manuais Tcnicos

Braslia DF
2004

2004 Ministrio da Sade.


No permitida a reproduo parcial ou total desta obra.
Srie A. Normas e Manuais Tcnicos
Tiragem: 2. edio revista e atualizada 2004 50 exemplares
Distribuio e edio:
MINISTRIO DA SADE
Coordenao de Arquivo e Gesto de Documentos (Arquivo)/CGDI/SAA/SE
Informaes:
Diviso de Documentos Arquivsticos/Arquivo/CGDI/SAA/SE
Esplanada dos Ministrios, Edifcio Anexo, Bloco G, Ala B, sala T28
CEP: 70058-900, Braslia DF
Tel.: (61) 315 2332
Fax: (61) 315 2336
E-mail: arquivo@saude.gov.br
Elaborao: Vera Regina Michels Bento e equipe DIDOC
Instrutora: Vera Regina Michels Bento
Impresso no Brasil / Printed in Brazil
Ficha Catalogrca
________________________________________________________________________________
Brasil. Ministrio da Sade.
Classicao de documentos de arquivo: curso bsico / Ministrio da Sade. 2. ed., rev. e
atual. Braslia: Ministrio da Sade, 2004.
176 p.: il. color. (Srie A. Normas e Manuais Tcnicos)
ISBN 85-334-0795-5
1. Arquivos. 2. Documentos Classicao. I. Brasil. Ministrio da Sade. II. Ttulo. III. Srie.
NLM CD 931
________________________________________________________________________________
Catalogao na fonte Editora MS
EDITORA MS
Documentao e Informao
SIA, Trecho 4, Lotes 540/610
CEP: 71200-040, Braslia DF
Tels.: (61) 233 1774 / 233 2020 Fax: (61) 233 9558
E-mail: editora.ms@saude.gov.br
Home page: http://www.saude.gov.br/editora

Equipe editorial:
Normalizao: Luciana Cerqueira
Reviso: Eliane Borges,
Paulo Henrique de Castro,
Viviane Medeiros
Capa e projeto grco: Marcus Monici

Apresentao
A Coordenao de Arquivo e Gesto de Documentos, por meio do Projeto
de Organizao do Acervo Documental, vem aplicando a metodologia arquivstica no Ministrio da Sade desde 1996 em todos os setores e capacitando seus
prossionais para atuarem no processo da gesto documental.
O treinamento em classicao de documentos visa uniformizao dos
procedimentos arquivsticos na organizao de acervos documentais do Ministrio da Sade.
A apostila um instrumento prtico de apoio aos tcnicos responsveis
pela execuo das atividades arquivsticas.
Selma Braga Duboc
Coordenao de Arquivo e
Gesto de Documentos

SUMRIO

1. Atividades Arquivsticas do Ministrio da Sade ______________________

2. Conceitos Arquivsticos __________________________________________

3. Relao das Espcies de Documentos _______________________________

15

4. Noes de Preservao de Documentos _____________________________

21

5. Legislao _____________________________________________________

27

6. Aplicao do Cdigo de Classicao de Documentos de Arquivo do MS __

135

7. Resumo de Textos _______________________________________________

153

8. Formulrios ____________________________________________________

157

9. Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) ___________________________

171

1 Atividades
Arquivsticas
do Ministrio
da Sade

Projeto de Organizao dos


Documentos de Arquivo do MS
Resultados Alcanados
Posio: dezembro de 2003
LEVANTAMENTO DA MASSA DOCUMENTAL
METROS LINEARES
DATAS-LIMITE

49.890
1872 a 2003

CAPACITAO
CURSOS
PESSOAS ENVOLVIDAS (sede e estados)

22
742

ASSISTNCIA TCNICA
UNIDADES SETORIAIS ENVOLVIDAS
PESSOAS ENVOLVIDAS NA SEDE
PESSOAS ENVOLVIDAS NOS ESTADOS
ESTADOS COM GRUPOS DE TRABALHO

109
148
98
24

TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS
UNIDADES SETORIAIS ENVOLVIDAS
QUANTITATIVO EM METROS LINEARES

109
1.222

ELIMINAO DE DOCUMENTOS
QUANTITATIVO EM METROS LINEARES

137

APERFEIOAMENTO
PESSOAS ENVOLVIDAS
ESTADOS ENVOLVIDOS

159
24

INSTRUMENTO INSTITUDO
CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE PORTARIA N.. 029,
ARQUIVO DO MS
DE 07/01/1998
INSTRUMENTO EM ELABORAO
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DE
ARQUIVO DO MS ATIVIDADES-FIM
INVENTRIOS REALIZADOS
ACERVO
HOSPITAL ANA NERI (BA)
615m
HOSPITAL DE MARACANA (CE)
736m
COLNIA JULIANO MOREIRA (RJ)
242m
HOSPITAL MATERNO INFANTIL PRESIDENTE 1.062m
VARGAS (RS)

ELIMINAO
4t
210m
15m
98m

LEVANTAMENTO DO ACERVO RGOS EXTINTOS


INAMPS (Instituto Nacional de Assistncia Mdica da
Previdncia Social) (em metros lineares)
INAN (Instituto Nacional de Alimentao e Nutrio)
(em metros lineares)
CEME (Central de Medicamentos) (em metros lineares)
TOTAL (em metros lineares)

1.297,50
618,96
549,20
2.465,66

2 Conceitos
Arquivsticos

Arquivo

o conjunto de documentos, organicamente acumulados,


produzidos ou recebidos por pessoas fsicas e instituies pblicas ou privadas em decorrncia do exerccio de atividade especca, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza
do documento.

10

Funes dos Arquivos

GUARDA

CONSERVAO

ACESSIBILIDADE

11

Finalidade dos
Arquivos

SERVIR ADMINISTRAO

VALOR ADMINISTRATIVO

SERVIR HISTRIA

VALOR HISTRICO

12

DOCUMENTO

o suporte da informao.

INFORMAO

a idia ou a mensagem contida


num documento.

13

FREQNCIA DE USO

1. IDADE

CORRENTE

Objeto de consultas freqentes.

2. IDADE

INTERMEDIRIA

Aguarda eliminao ou
recolhimento para guarda
permanente.

3. IDADE

PERMANENTE

Deve ser denitivamente


preservado.

14

Relao das
Espcies de
Documentos

Relao das Espcies


de Documentos
1 - ATA
-

Utilizada por rgos/entidades pblicas para registrar, resumir e divulgar fatos e ocorrncias vericadas em reunio.

2 - AVISO
-

Utilizado para a correspondncia ocial entre ministros de Estado


e/ou dirigentes de rgos integrantes da estrutura da Presidncia
da Repblica.

3 - BOLETIM
-

Utilizado para divulgar assuntos de interesse de rgo/entidade e/


ou dos servidores.

4 - CARTA
-

Forma pela qual os rgos/entidades, etc. se dirigem aos particulares em geral.

5 - CARTA-CIRCULAR
-

Forma pela qual os rgos/entidades, etc. se dirigem aos particulares em geral. Utilizada quando o mesmo contedo deve ser divulgado para vrios destinatrios.

6 - CERTIDO
-

Utilizada para retratar atos ou fatos constantes de assentamentos


pblicos permanentes que se encontrem em poder de rgos/entidades pblicas.

7 - CONTRATO
-

16

Utilizado pelos rgos/entidades pblicas para rmarem compromissos com a iniciativa privada, tendo em vista a aquisio de materiais e equipamentos ou a execuo de obras e servios diversos.

8 - CONVNIO
-

Utilizado pelos rgos/entidades pblicas para rmarem, entre si,


acordo de interesse comum.

9 - DECLARAO
-

Utilizada para armar positiva ou negativamente a existncia de


fato ou estado de conhecimento do rgo/entidade pblica, devendo ser expedida pelo titular da mesma mediante delegao.

10 - DECRETO
-

Ato administrativo expedido pelo presidente da Repblica e referendado por ministro de Estado, com nalidades gerais, especcas
ou individuais.

11 - EDITAL
-

Documento utilizado para o estabelecimento de condies sobre


assuntos de interesses variados, tornando-se pblico por meio de
anncios na imprensa,, no Dirio Ocial da Unio ou com axao
em lugares pblicos.

12 - EXPOSIO DE MOTIVOS
-

Expediente dirigido ao presidente da Repblica para inform-lo


sobre determinado assunto, para propor alguma medida ou para
submeter sua considerao projeto de ato normativo. Em regra, a
exposio de motivos dirigida ao presidente da Repblica por um
ministro de Estado ou secretrio da Presidncia da Repblica. Nos
casos em que o assunto tratado envolver mais de um ministrio, a
exposio de motivos dever ser assinada por todos os ministros
envolvidos, sendo, por essa razo, denominada de interministerial.

13- FAC-SMILE (FAX)


-

Utilizado para a transmisso de documentos via linha telefnica


(cpia), em carter ocial. Em regra, o original desses documentos
segue posteriormente pela via e na forma de praxe.

14- INSTRUO DE SERVIO


-

Utilizada pelo rgo/entidade objetivando regulamentar e estabelecer procedimentos de carter administrativo.

17

15- INSTRUO NORMATIVA


-

Utilizada por rgos centrais de sistemas objetivando a normatizao e a coordenao central das atividades que lhes so inerentes.

16- LEI
-

Norma jurdica escrita, emanada do poder competente, com carter


de obrigatoriedade, que cria, extingue ou modica direito.

16- MEDIDA PROVISRIA


-

Editada pelo presidente da Repblica para legislar, em caso de relevncia e urgncia, devendo ser submetida de imediato ao Congresso Nacional, nos termos do art. 62 da Constituio Federal.

17- MEMORANDO
-

Documento utilizado internamente por chefes e dirigentes para o


trato de assuntos administrativos de interesse do prprio rgo/entidade. Sua caracterstica principal a agilidade. A tramitao do
memorando em qualquer rgo deve pautar-se pela rapidez e pela
simplicidade de procedimentos burocrticos. Para evitar desnecessrio aumento do nmero de comunicaes, os despachos ao memorando devem ser dados no prprio documento e, no caso de falta de espao, em folha de continuao. Esse procedimento permite
que se historie o andamento da matria tratada no memorando.

18- MEMORANDO-CIRCULAR
-

Documento utilizado internamente por chefes e dirigentes para o


trato de assuntos administrativos de interesse do prprio rgo/entidade. Utilizado quando o mesmo contedo deve ser divulgado
entre vrias unidades administrativas.

19- MENSAGEM
-

18

Instrumento de comunicao ocial entre os chefes dos poderes


pblicos. Enviada pelo chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fatos da Administrao Pblica, expor o plano de governo, submeter ao Poder Legislativo matrias que dependam de sua liberao, apresentar veto, comunicar sano, enm,
fazer e agradecer comunicaes de tudo quanto seja de interesse
dos poderes pblicos.

20- NOTA
-

Correspondncia trocada entre o Ministrio das Relaes Exteriores


e as representaes diplomticas.

21- OFCIO
-

Utilizado por chefes e dirigentes de rgos/entidades pblicas para


a correspondncia externa de assuntos ociais.

22- OFCIO-CIRCULAR
-

Utilizado por chefes e dirigentes de rgos/entidades pblicas para


a correspondncia externa de assuntos ociais. Utilizado quando o
mesmo contedo deve ser divulgado entre vrios destinatrios.

23- PARECER
-

Utilizado por rgos consultivos ou tcnicos para opinarem e/ou se


manifestarem a respeito de assuntos submetidos sua considerao.

24- PARECER NORMATIVO


-

Utilizado por rgos consultivos superiores ou centrais de sistemas


para xar entendimento sobre normas legais ou regulamentares.

25- PORTARIA
-

Expedida por ministros de Estado e/ou dirigentes dos rgos da


Administrao Pblica Federal para a prtica de atos necessrios ao
ecaz andamento dos servios dentro da rea especca de atuao
do rgo.

26- RELATRIO
-

Utilizado para reunir informaes, de forma sistemtica e objetiva,


de atividades desenvolvidas pelo rgo/entidade ou servidor.

27- REPRESENTAO
-

Utilizada para levar ao conhecimento de autoridades competentes


ocorrncias de fatos ou irregularidades detectadas na execuo de
servios prestados por rgos pblicos.

19

28- REQUERIMENTO
-

Documento em que se faz pedido autoridade competente.

29- RESOLUO
-

Utilizado por rgos colegiados para o estabelecimento de normas


sobre assuntos de sua competncia.

30- TELEGRAMA
-

Utilizado para a transmisso, pela ECT, de mensagem urgente e sucinta, em carter ocial.

31- TELEX
-

Utilizado para a transmisso de mensagem direta, de equipamento


a equipamento, de assunto urgente e sucinto, em carter ocial.

32- TERMO ADITIVO


-

20

Utilizado para alterar ou complementar, com base em disposio legal, as clusulas de contratos ou convnios rmados pelos rgos/
entidades pblicas.

4 Noes de
Preservao de
Documentos

Noes de Preservao
de Documentos
1

Por que preservar?

Preservar porque em todos os suportes documentais esto contidas informaes de extrema importncia para a sociedade. Preservando o suporte,
preserva-se a informao.
Preservar/conservar para no haver necessidade de restaurar. A restaurao, alm de ser um
procedimento de alto custo nanceiro, muitas vezes
compromete a informao contida no documento.
2

O que preservar?

Uma informao perdida por um administrador no passado acarretar


em gastos e perdas de tempo se outro administrador, no presente, necessitar
dessas informaes.
Menos recursos humanos e materiais sero gastos se as informaes estiverem organizadas e preservadas.
3

Alguns documentos, quando produzidos, j


so considerados de valor permanente.

Atas, relatrios, convnios, contratos, publicaes da prpria instituio,


planos, projetos, programas, plantas, etc.
Com o objetivo de conservar os documentos, para que as informaes
que eles contenham possam ser utilizadas por tempo indenido, deve-se dar
um tratamento adequado aos documentos desde a sua produo e ter cuidado ao manuse-lo e arquiv-lo.
4

Fatores que provocam a destruio de documentos:

De ordem biolgica:

22

Insetos (baratas, traas, cupins, etc.).

Microorganismos (fungos atuam decompondo a celulose e produzem tambm pigmentos que mancham o papel).

Roedores.

O homem (deixando restos de comida no local do acervo, guardando inadequadamente os documentos e manuseando-os sem o devido cuidado).

De ordem fsico-qumica:

Temperatura e umidade: o papel se deteriora com o tempo, mesmo


que as condies de conservao sejam boas. O papel perde sua cor
original, tornando-se frgil, o que causa seu envelhecimento natural.

Quanto mais baixa a temperatura na qual ele for conservado, maior


ser a vida do papel. Como temperaturas muito baixas tornam-se
desagradveis para funcionrios e usurios, a temperatura em torno de 22oC est dentro do limite recomendado.

O excesso de umidade tambm prejudicial ao papel. As condies


ideais esto em torno de 50% a 65%.

Luminosidade: a luz direta danica os documentos. Deve-se evitar


a incidncia de luz direta, com o acondicionamento apropriado e
controle de grau de intensidade de luz.

Poluio do ar (gases, poeira, elementos de contato inseticidas,


tintas, etc.).

Falta de ventilao.

Acidentes (gua, incndios, guerras, terremotos, etc.).

Conservao preventiva de acervos.

Quando se lida com documentos em arquivo corrente, deve-se atentar


para as seguintes recomendaes:

Evite fazer anotaes utilizando canetas (a tinta da caneta antiesttica e desguradora).

No use saliva no dedo para virar as folhas dos livros (a saliva provoca acidez no papel).

No faa dobras para marcar pginas (dobras nas folhas provocam


rompimento das bras do papel).

No faa refeies perto do acervo (as comidas e bebidas sujam,


mancham e atraem insetos).

Nunca tente remendar usando tas adesivas (as tas adesivas provocam manchas).

23

No use clipes, grampos e prendedores de metal (a ferrugem se desenvolve e migra para o papel).

Mantenha sempre as mos limpas (mos sujas provocam manchas).

No coloque entre as pginas do documento: ores, recortes de jornais e papis cidos, para evitar manchas e acidez.

Evite exposio do acervo luz solar (a luz danica papis e tintas).

Mantenha o ambiente sempre limpo e livre de poeira (a poeira reage com a umidade, produzindo cidos).

No exponha o acervo a altas temperaturas (acelera as reaes qumicas e favorece a proliferao de insetos e microorganismos).

Adote as formas corretas de arquivamento e mobilirio:

As estantes e os arquivos devem ser de ao, pois


so mais leves, no entram em combusto e, principalmente, dicultam a proliferao de insetos.

O uso de caixas-arquivo a partir do arquivo intermedirio o mais adequado, pois evita-se que os
documentos quem expostos diretamente poeira, luminosidade, etc.

Organize um programa de preveno de incndios que seja funcional,


ecaz e que, se possvel, em caso de ocorrncia de um incndio, no cause
outros danos documentao.
Tome medidas de higiene contra insetos, fazendo inspees peridicas
nos depsitos, e mantenha constante vigilncia quanto entrada de mveis
e documentos acumulados. A maneira mais segura de evitar problemas com
insetos manter bons hbitos de limpeza no local do arquivo.
Construa os arquivos segundo orientao tcnica, evitando locais com
muita poluio, rudos em excesso e trfego intenso de veculos.

24

Normas
No fume no local do arquivo

Conseqncias
Os poluentes contribuem para a deteriorao do papel
Evite fazer anotaes utilizando A tinta da caneta antiesttica e descaneta
guradora
No use saliva no dedo para virar A saliva provoca acidez no papel
as folhas dos documentos
No faa dobras para marcar as Dobras nas folhas provocam rompimenpginas
to das bras do papel
No apie os cotovelos em cima Apoiar os cotovelos danica a encaderdos livros de leitura
nao
No arranque pginas
A informao contida no importante
s para voc
No faa refeies perto dos do- As comidas sujam, mancham e atraem
cumentos
insetos
Nunca tente remendar usando - As tas adesivas provocam manchas
tas adesivas
No coloque clipes como marca- A ferrugem se desenvolve no clipe e midores de pginas
gra para o papel
Evite tirar cpia de obras raras
A xerox danica a encadernao e as tintas coloridas
Mantenha sempre as mos lim- Mos sujas provocam manchas
pas
Cuidado quando digitalizar livros A eletrosttica do scanner pode ocasioe documentos fragilizados
nar rasgos
Nunca retire o livro da estante pu- Retire o livro da estante puxando-o pelo
xando-o pela cabea
meio da lombada
No coloque entre as pginas do Para evitar manchas e acidez
documento: ores, recortes de
jornal e papis cidos
Evite a exposio dos livros e do- A luz danica capas, encadernaes, pacumentos luz solar
pis e tintas
Mantenha o ambiente sempre A poeira reage com a umidade produlimpo e livre de poeira
zindo cidos
O acervo no deve ser exposto a Acelera as reaes qumicas e favorece a
altas temperaturas
proliferao de insetos e microorganismos

25

Legislao

Legislao Arquivstica Brasileira


Retirada da Internet e Publicada
pelo Conselho Nacional
de Arquivos (CONARQ)
Fevereiro - 2003
SUMRIO
LEGISLAO FEDERAL
CONSTITUIO DA REPBLICA FEDERATIVA DO BRASIL, DE 1988 (excertos)
LEIS E DECRETOS-LEI FEDERAIS
LEIS
LEI N. 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991
Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d
outras providncias.
LEI N. 8.394, DE 30 DE DEZEMBRO DE 1991
Dispe sobre a preservao, organizao e proteo dos acervos documentais privados dos presidentes da Repblica, e d outras providncias.
LEI N. 9.507, DE 12 DE NOVEMBRO DE 1997
Regula o direito de acesso a informaes e disciplina o rito processual
do habeas data.
LEI N. 9.605, DE 12 DE FEVEREIRO DE 1998
Dispe sobre as sanes penais e administrativas derivadas de condutas
e atividades lesivas ao meio ambiente, e d outras providncias.
MEDIDAS PROVISRIAS
MEDIDA PROVISRIA N. 2.200, DE 28 DE JUNHO DE 2001
Institui a Infra-Estrutura de Chaves Pblicas Brasileira - ICP-Brasil, e d
outras providncias.

28

DECRETOS FEDERAIS
DECRETO N. 3.179, DE 21 DE SETEMBRO DE 1999
Dispe sobre a especicao das sanes aplicveis s condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e d outras providncias.
DECRETO N. 3.505, DE 13 DE JUNHO DE 2000
Institui a Poltica de Segurana da Informao nos rgos e entidades da
Administrao Pblica Federal.
DECRETO N. 3.714, DE 3 DE JANEIRO DE 2001
Dispe sobre a remessa por meio eletrnico de documentos a que se
refere o art. 57-A do Decreto n. 2.954, de 29 de janeiro de 1999, e d outras
providncias.
DECRETO N. 3.779, DE 23 DE MARO DE 2001
Acresce dispositivo ao art. 1.o do Decreto n. 3.714, de 3 de janeiro de
2001, que dispe sobre a remessa por meio eletrnico de documentos.
DECRETO N. 3.865, DE 13 DE JULHO DE 2001
Estabelece requisito para contratao de servios de certicao digital
pelos rgos pblicos federais, e d outras providncias.
DECRETO N. 3.872, DE 18 DE JULHO DE 2001
Dispe sobre o Comit Gestor da Infra-Estrutura de Chaves Pblicas Brasileira - CG ICP-Brasil, sua Secretaria-Executiva, sua Comisso Tcnica Executiva
e d outras providncias.
DECRETO N. 3.996, DE 31 DE OUTUBRO DE 2001
Dispe sobre a prestao de servios de certicao digital no mbito da
Administrao Pblica Federal.
DECRETO N. 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002
Regulamenta a Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a
poltica nacional de arquivos pblicos e privados.
DECRETO N. 4.176, DE 28 DE MARO DE 2002
Estabelece normas e diretrizes para a elaborao, a redao, a alterao,
a consolidao e o encaminhamento ao Presidente da Repblica de projetos
de atos normativos de competncia dos rgos do Poder Executivo Federal, e
d outras providncias.

29

DECRETO N. 4.344, DE 26 DE AGOSTO DE 2002


Regulamenta a Lei n. 8.394, de 30 de dezembro de 1991, que dispe sobre a preservao, organizao e proteo dos acervos documentais privados
dos presidentes da Repblica, e d outras providncias.
DECRETO N. 4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002
Dispe sobre a salvaguarda de dados, informaes, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurana da sociedade e do Estado, no mbito
da Administrao Pblica Federal, e d outras providncias.
RESOLUES DO CONARQ
RESOLUO N. 1, DE 18 DE OUTUBRO DE 1995
Dispe sobre a necessidade da adoo de planos e/ou cdigos de classicao de documentos nos arquivos correntes, que considerem a natureza
dos assuntos resultantes de suas atividades e funes.
RESOLUO N. 2, DE 18 DE OUTUBRO DE 1995
Dispe sobre as medidas a serem observadas na transferncia ou no recolhimento de acervos documentais para instituies arquivsticas pblicas.
RESOLUO N. 3, DE 26 DE DEZEMBRO DE 1995
Dispe sobre o Programa de Assistncia Tcnica do Conselho Nacional de
Arquivos (CONARQ).
RESOLUO N. 5, DE 30 DE SETEMBRO DE 1996
Dispe sobre a publicao de editais para eliminao de documentos
nos Dirios Ociais da Unio, Distrito Federal, Estados e Municpios.
RESOLUO N. 6, DE 15 DE MAIO DE 1997
Dispe sobre diretrizes quanto terceirizao de servios arquivsticos
pblicos.
RESOLUO N. 7, DE 20 DE MAIO DE 1997
Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no
mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico.
RESOLUO N. 8, DE 20 DE MAIO DE 1997
[REVOGADA PELA RESOLUO N. 14, DE 24 DE OUTUBRO DE 2001]

30

RESOLUO N. 10, DE 6 DE DEZEMBRO DE 1999


Dispe sobre a adoo de smbolos ISO nas sinalticas a serem utilizadas
no processo de microlmagem de documentos arquivsticos.
RESOLUO N. 11, DE 7 DE DEZEMBRO DE 1999
Dispe sobre os arquivos pblicos que integram o acervo das agncias
reguladoras, das empresas em processo de desestatizao, das empresas desestatizadas, das concessionrias, permissionrias e autorizatrias de servios
pblicos, e das pessoas jurdicas de direito privado.
RESOLUO N. 12, DE 7 DE DEZEMBRO DE 1999
Dispe sobre os procedimentos relativos declarao de interesse pblico e social de arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas que contenham documentos relevantes para a histria, a cultura e o desenvolvimento
nacional.
RESOLUO N. 13, DE 9 DE FEVEREIRO DE 2001
Dispe sobre a implantao de uma poltica municipal de arquivos, sobre a construo de arquivos e de websites de instituies arquivsticas.
RESOLUO N. 14, DE 24 DE OUTUBRO DE 2001
Aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo n. 4, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre o Cdigo de Classicao de Documentos de
Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio, a ser adotado como
modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinao de
documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao
de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administrao
Pblica.
RESOLUO N. 15, DE 15 DE FEVEREIRO DE 2002
[Revoga a Resoluo n. 09, de 1 de julho de 1997, do CONARQ, substituda pela Portaria n. 05, da Casa Civil da Presidncia da Repblica, de 7 de fevereiro de 2002, que dispe sobre o regimento interno do Conselho Nacional
de Arquivos (CONARQ)].
INSTRUES NORMATIVAS FEDERAIS
INSTRUO NORMATIVA N. 1 DO ARQUIVO NACIONAL, DE 18 DE ABRIL
DE 1997
Estabelece os procedimentos para entrada de acervos arquivsticos no
Arquivo Nacional.

31

SISTEMAS DE ARQUIVOS (Atos Constitutivos)


Sistema de Arquivos da Cmara dos Deputados SIARQ CD. Ato da
Mesa n. 15, de 18 de maio de 1999 (Congresso Nacional).
LEIS
GOVERNO DO DISTRITO FEDERAL
LEI N. 2.545, DE 28 DE ABRIL DE 2000
Dispe sobre a proteo dos documentos de arquivos pblicos.

32

Legislao Federal
CONSTITUIO DA REPBLICA FEDERATIVA DO BRASIL DE 1988
Ttulo II
DOS DIREITOS E GARANTIAS FUNDAMENTAIS
Captulo I
DOS DIREITOS E DEVERES INDIVIDUAIS E COLETIVOS
Art. 5.. Todos so iguais perante a lei, sem distino de qualquer natureza, garantindo-se aos brasileiros e aos estrangeiros residentes no Pas, a
inviolabilidade do direito vida, liberdade, igualdade, segurana e propriedade, nos termos seguintes:
XIV - assegurado a todos o acesso informao e resguardado o sigilo
da fonte, quando necessrio ao exerccio prossional;
LEIS E DECRETOS-LEI
LEI N. 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991
Dispe sobre a poltica nacional de arquivos
pblicos e privados e d outras providncias.
O PRESIDENTE DA REPBLICA
Fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte
Lei:
CAPTULO I
DISPOSIES GERAIS
Art. 1. - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo
especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientco e como elementos de prova
e informao.
Art. 2. - Consideram-se arquivos, para os ns desta Lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades
especcas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.

33

Art. 3. - Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao
e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
Art. 4. - Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes
de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana
da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida
privada, da honra e da imagem das pessoas.
Art. 5. - A administrao pblica franquear a consulta aos documentos
pblicos na forma da Lei.
Art. 6. - Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material
ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil
e administrativa.
CAPTULO II
DOS ARQUIVOS PBLICOS
Art. 7. - Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas
funes administrativas, legislativas e judicirias.
1. - So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades.
2. - A cessao de atividade de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica
pblica ou a sua transferncia instituio sucessora.
Art. 8. - Os documentos pblicos so identicados como correntes, intermedirios e permanentes.
1. - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que,
mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes.
2. - Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
3. Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor
histrico, probatrio e informativo que devem ser denitivamente preservados.

34

Art. 9. - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio
arquivstica pblica, na sua especca esfera de competncia.
Art. 10 - Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis.
CAPTULO III
DOS ARQUIVOS PRIVADOS
Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos
produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de
suas atividades.
Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identicados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como
conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientco
nacional.
Art. 13 - Os arquivos privados identicados como de interesse pblico e
social no podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.
Pargrafo nico - Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer
preferncia na aquisio.
Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identicados
como de interesse pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor.
Art. 15 - Os arquivos privados identicados como de interesse pblico
e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies
arquivsticas pblicas.
Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos
anteriormente vigncia do Cdigo Civil cam identicados como de interesse pblico e social.
CAPTULO IV
DA ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE INSTITUIES
ARQUIVSTICAS PBLICAS
Art. 17 - A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal
e municipais.

35

1. - So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os


arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm,
do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica.
2. - So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do
Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
3. - So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o
arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
4. - So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo
do Poder Legislativo.
5. - Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo
com sua estrutura poltico-jurdica.
Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como
preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar
e implementar a poltica nacional de arquivos.
Pargrafo nico - Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades regionais.
Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto
e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio de suas funes, bem como preservar e facultar o
acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o
recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio
Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos
sob sua guarda.
Art. 21 - Legislao Estadual, do Distrito Federal e municipal denir os
critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais,
bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na
Constituio Federal, e nesta Lei.
CAPTULO V
DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PBLICOS
Art. 22 - assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos.
Art. 23 - Decreto xar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas
pelos rgos pblicos na classicao dos documentos por eles produzidos.

36

1. - Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da


sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas
so originalmente sigilosos.
2. - O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a
contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma
nica vez, por igual perodo.
3. - O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e a imagem
das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da
data de sua produo.
Art. 24 - Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a
exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel
defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte.
Pargrafo nico - Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.
DISPOSIES FINAIS
Art. 25 - Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na
forma da legislao em vigor, aquele que desgurar ou destruir documentos
de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social.
Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo
vinculado ao Arquivo Nacional, que denir a poltica nacional de arquivos,
como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
1. - O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral
do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas.
2. - A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento.
Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 28 - Revogam-se as disposies em contrrio.
Braslia, em 08 de janeiro de 1991; 170. da Independncia e 103. da
Repblica.
FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho
[Dirio Ocial da Unio, de 09 janeiro de 1991, e
pub. ret. em 28 de janeiro de 1991]

37

LEI N. 8.394, DE 30 DE DEZEMBRO DE 1991


Dispe sobre a preservao, organizao
e proteo dos acervos documentais
privados dos presidentes da Repblica,
e d outras providncias.
O Presidente da Repblica,
Fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
CAPTULO I
DISPOSIES GERAIS
Art. 1. Os acervos documentais privados de presidentes da Repblica e
o acesso sua consulta e pesquisa passam a ser protegidos e organizados nos
termos desta Lei.
Pargrafo nico. A participao de pessoas fsicas ou jurdicas de direito
privado detentoras de acervo presidencial, nos benefcios e obrigaes decorrentes desta Lei, ser voluntria e realizada mediante prvio acordo formal.
Art. 2. Os documentos que constituem o acervo presidencial privado
so na sua origem, de propriedade do Presidente da Repblica, inclusive para
ns de herana, doao ou venda.
Art. 3. Os acervos documentais privados dos presidentes da Repblica
integram o patrimnio cultural brasileiro e so declarados de interesse pblico para os ns de aplicao do 1 do artigo 216 da Constituio Federal, e
so sujeitos s seguintes restries:
Constituio Federal
1. O Poder Pblico, com a colaborao da comunidade,
promover e proteger o patrimnio cultural brasileiro,
por meio de inventrios, registros, vigilncia, tombamento
e desapropriao, e de outras formas de acautelamento e
preservao.
I-

em caso de venda, a Unio ter direito de preferncia; e

II - no podero ser alienados para o exterior sem manifestao expressa da Unio.

38

CAPTULO II
DO SISTEMA DOS ACERVOS DOCUMENTAIS PRIVADOS
DOS PRESIDENTES DA REPBLICA
Art. 4. Os acervos documentais privados dos presidentes da Repblica
cam organizados sob a forma de sistema que compreende o conjunto de
medidas de providncias a serem levadas a efeito por entidades pblicas e
privadas, coordenadas entre si, para a preservao, conservao e acesso aos
acervos documentais privados dos presidentes da Repblica, mediante expresso consentimento deles ou de seus sucessores.
Pargrafo nico. O sistema atuar de forma integrada aos sistemas nacionais de arquivos, bibliotecas e museus.
Art. 5. O sistema de acervos documentais privados dos presidentes da
Repblica ter participao do Arquivo Nacional, Instituto Brasileiro do Patrimnio Cultural - IBPC, Museu da Repblica, Biblioteca Nacional, Secretaria de
Documentao Histrica da Presidncia da Repblica e, mediante acordo, de
outras entidades pblicas e pessoas fsicas ou jurdicas de direito privado que
detenham ou tratem de acervos documentais presidenciais.
Art. 6. O sistema de acervos documentais privados dos presidentes da
Repblica, atravs de seus participantes, ter como objetivo:
I-

preservar a memria presidencial como um todo num conjunto integrado, compreendendo os acervos privados arquivsticos, bibliogrcos e museolgicos;

II - coordenar, no que diz respeito s tarefas de preservao, conservao, organizao e acesso aos acervos presidenciais privados, as
aes dos rgos pblicos de documentao e articul-los com entidades privadas que detenham ou tratem de tais acervos;
III - manter referencial nico de informao, capaz de fornecer ao cidado, de maneira uniforme e sistemtica, a possibilidade de localizar,
de ter acesso e de utilizar os documentos, onde quer que estejam
guardados, seja em entidades pblicas, em instituies privadas ou
com particulares, tanto na capital federal como na regio de origem
do presidente ou nas demais regies do Pas;
IV - propor metodologia, tcnicas e tecnologias para identicao, referncia, preservao, conservao, organizao e difuso da documentao presidencial privada; e

39

V - conceituar e compatibilizar as informaes referentes documentao dos acervos privados presidenciais aos documentos arquivsticos, bibliogrcos e museolgicos de carter pblico.
Pargrafo nico. O acesso a documentos sigilosos ca sujeito aos dispositivos legais que regulam a segurana do Estado.
Art. 7. O sistema de acervos documentais privados dos presidentes da
Repblica ser coordenado pela Comisso de Memria dos Presidentes da
Repblica, que atuar em carter permanente junto ao Gabinete Pessoal do
Presidente da Repblica.
1. A Comisso ser composta pelos titulares do Arquivo Nacional, Instituto Brasileiro do Patrimnio Cultural - IBPC, Museu da Repblica, Biblioteca
Nacional, Secretaria de Documentao Histrica do Presidente da Repblica,
Departamento de Documentao da Secretaria-Geral da Presidncia da Repblica, como membros natos, por titulares de outras entidades integrantes do
sistema, e por personalidades de notrio saber e experincia em arquivologia,
biblioteconomia e documentao em geral, designados por decreto do Presidente da Repblica.
2. Alm dos membros designados pelo Presidente da Repblica,
participaro das reunies da Comisso, com direito a voz mas no a voto, os
titulares de entidades ou detentores de acervos admitidos formalmente ao
sistema.
3. A Comisso ter por Secretrio-Executivo o titular da Secretaria de
Documentao Histrica do Gabinete Pessoal do Presidente da Repblica.
4. A Comisso poder delegar poderes a subcomisses, que atuaro
junto ao Secretrio-Executivo.
5. A Organizao e o funcionamento da Comisso sero regulados
atravs de seu regimento interno.
6. A participao na Comisso Memria dos Presidentes da Repblica
ser considerada de natureza relevante e no remunerada.
7. A Secretaria-Geral da Presidncia da Repblica e o Gabinete Militar
da Presidncia da Repblica prestaro apoio administrativo Comisso.
8. As despesas relativas a transporte e a hospedagem dos membros
da Comisso sero efetuadas na forma do disposto no artigo 17 desta Lei.
Art. 8. Compete Comisso Memria dos Presidentes da Repblica:
I-

40

estabelecer poltica de proteo aos acervos presidenciais privados;

II - assessorar o Presidente da Repblica nos assuntos referentes sua


documentao;
III - opinar sobre os projetos suscitados por mantenedores de acervos
para ns de concesso de apoio tcnico, humano e nanceiro;
IV - opinar sobre a celebrao de convnios entre mantenedores de
acervos e entidades pblicas, e scalizar sua execuo;
V - apoiar, com recursos tcnicos e nanceiros, a preservao, conservao, organizao e difuso dos acervos;
VI - denir as normas bsicas de conservao, organizao e acesso necessrias garantia da preservao dos documentos e suas informaes;
VII - assegurar a manuteno do inventrio geral e registro dos acervos
privados presidenciais, bem como suas condies de conservao,
organizao e acesso;
VIII - estimular os proprietrios de acervos privados a ampliar a divulgao de tais acervos e o acesso a eles;
IX - manifestar-se nos casos de alienao de acervos presidenciais privados, em conformidade com o artigo 3 desta Lei;
X - fomentar a pesquisa e a consulta a acervos, e recomendar providncias para sua garantia; e
XI - estimular a iniciativa privada a colaborar com os mantenedores de
acervos, para a preservao, divulgao e acesso pblico.
Art. 9. Os rgos participantes do sistema de acervos documentais dos
presidentes da Repblica atuaro de forma articulada, cabendo, especialmente:
I-

ao Instituto Brasileiro do Patrimnio Cultural, apoiar os projetos


ou programas especcos de interesse do sistema, fornecendo os
meios tcnicos, nanceiros e administrativos a instituies de documentao ou a detentores de acervos presidenciais privados;

II - ao Arquivo Nacional, a orientao tcnica relativa ao acervo arquivstico, a organizao de centro de referncia de acervos presidenciais que rena e coloque disposio dos interessados informaes
sobre documentos arquivsticos, bibliogrcos e museolgicos, de
natureza pblica ou privada, dos presidentes da Repblica, e a manuteno de setor de arquivos privados presidenciais apto a receber doaes de documentos dessa natureza;

41

III - ao Museu da Repblica e outros setores do Instituto Brasileiro do


Patrimnio Cultural, a orientao tcnica relativa ao acervo museolgico;
IV - Biblioteca Nacional, a orientao tcnica relativa ao acervo bibliogrco;
V - Secretaria de Documentao Histrica do Presidente da Repblica, organizar, durante cada mandato presidencial, o acervo privado
do Presidente, adequando-o ao estabelecido nesta Lei; e
VI - Fundao Casa de Rui Barbosa, Fundao Joaquim Nabuco, aos
servios de documentao do Ministrio da Marinha, do Ministrio
da Aeronutica e do Ministrio do Exrcito, ao Arquivo Histrico do
Ministrio das Relaes Exteriores, s demais entidades pblicas de
documentao e, mediante acordo, s pessoas fsicas ou jurdicas
de direito privado ligadas documentao, tais como o Centro de
Pesquisa e Documentao da Histria Contempornea da Fundao
Getlio Vargas, o Instituto Histrico e Geogrco Brasileiro e a Associao dos Arquivistas Brasileiros, as atividades complementares.
CAPTULO III
DA ORGANIZAO DO ACERVO DOCUMENTAL
PRIVADO DO PRESIDENTE EM EXERCCIO
Art. 10. O acervo documental do cidado eleito Presidente da Repblica
ser considerado presidencial a partir de sua diplomao, mas o acesso a ele
somente se far mediante expressa autorizao de seu titular.
Art. 11. Com o objetivo de organizar o acervo documental privado do
Presidente da Repblica em exerccio, ca criada, como rgo integrante do
Gabinete Pessoal do Presidente da Repblica, a Secretaria de Documentao
Histrica, qual compete:
I-

coordenar e gerir a formao do acervo privado do Presidente da


Repblica, a partir do levantamento, preservao, conservao e
organizao dos documentos e informaes complementares;

II - registrar cronologicamente as atividades do Presidente da Repblica e os fatos decorrentes do exerccio do mandato presidencial; e
III - realizar trabalhos de pesquisa histrica e documental relativos ao
acervo, ao Presidente e sua poca
Art. 12 A Secretaria de Documentao Histrica ser dirigida por um Secretrio, que exercer a coordenao dos assuntos, aes e medidas referentes ao acervo documental privado do Presidente da Repblica.

42

Pargrafo nico. As atividades de apoio tcnico e administrativo da Secretaria de Documentao Histrica sero desempenhadas por tcnicos, requisitados, de acordo com a legislao relativa Presidncia da Repblica, do
Arquivo Nacional, do Instituto Brasileiro do Patrimnio Cultural, da Biblioteca
Nacional e de outros rgos federais de documentao.
Art. 13 Ao nal do mandato presidencial, os documentos tratados pela
Secretaria de Documentao Histrica do Presidente da Repblica sero entregues ao titular.
Pargrafo nico. Os documentos privados no recolhidos pelo Presidente da Repblica ao nal do mandato tero destinao denida pela Comisso
Memria dos Presidentes da Repblica.
CAPTULO IV
DOS MANTENEDORES DOS ACERVOS
Art. 14 As entidades, pblicas ou privadas, ou as pessoas fsicas mantenedoras de acervos documentais presidenciais privados, podero solicitar dos
rgos pblicos orientao ou assistncia para a sua organizao, manuteno e preservao, e pleitear apoio tcnico e nanceiro do poder pblico para
projetos de ns educativos, cientcos ou culturais.
Art. 15 O apoio referido no artigo anterior car condicionado a que:
I-

os detentores dos acervos adiram Poltica de acervos documentais presidenciais privados formulada pela Comisso dos Acervos
Documentais Privados dos Presidentes da Repblica e cumpram
sua orientao tcnica, visando ao atendimento coletividade;

II - os projetos tenham nalidade educacional, cientca ou cultural;


III - os acervos sejam acessveis consulta pblica e pesquisa, com
exceo das restries previstas em lei.
1. Fica assegurada a consulta ou pesquisa, para ns de estudo ou trabalho, de carter tcnico ou acadmico, mediante solicitao fundamentada.
2. O pesquisador car estritamente sujeito s normas de acesso e s
recomendaes de uso estabelecidas pelo proprietrio ou gestor.
3. Ser estritamente cumprida a classicao de sigilo de documentos
imposta pelo titular, quando do exerccio do cargo.
4. Os documentos s podero sofrer restries adicionais de acesso,
por parte do mantenedor, pelo prazo de at trinta anos da data de sua publicao ou, no caso de revelao constrangedora honra ou intimidade, pelo
prazo de at cem anos da data de nascimento da pessoa mencionada.

43

CAPTULO V
DISPOSIES FINAIS
Art. 16 Ocorrendo com entidade privada mantenedora de acervo presidencial privado a extino prevista no artigo 22 do Cdigo Civil, os documentos que o compem sero transferidos para a guarda da Unio.
Lei n. 3.071, de 1. de janeiro de 1916 (Cdigo Civil)
Art. 22. Extinguindo-se uma associao de intuitos no econmicos,
cujos estatutos no disponham quanto ao destino ulterior dos seus bens, e
no tendo os scios adotado a tal respeito deliberao ecaz, devolver-se-
o patrimnio social a um estabelecimento municipal, estadual ou federal, de
ns idnticos ou semelhantes.
Pargrafo nico. No havendo no Municpio ou no Estado, no Distrito
Federal ou no Territrio ainda no constitudo em Estado, em que a associao
teve sua sede, estabelecimento nas condies indicadas, o patrimnio se devolver Fazenda do Estado, do Distrito Federal, ou da Unio.
Art. 17 As despesas decorrentes desta Lei correro conta das dotaes
oramentrias prprias da Presidncia da Repblica e dos rgos e entidades
participantes do sistema de acervos documentais privados dos presidentes
da Repblica.
Art. 18 O Poder Executivo regulamentar o disposto nesta Lei no prazo
de noventa dias.
Art. 19 Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 20 Revogam-se as disposies em contrrio.
Braslia, 30 de dezembro de 1991; 170. da Independncia e 103. da Repblica.
FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho
[Dirio Ocial da Unio, de 6 de janeiro de 1992]
LEI N. 9.507, DE 12 DE NOVEMBRO DE 1997
Regula o direito de acesso a informaes e
disciplina o rito processual do habeas data.
O PRESIDENTE DA REPBLICA
Fao saber o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
Art. 1. (VETADO)

44

Pargrafo nico. Considera-se de carter pblico todo registro ou banco


de dados contendo informaes que sejam ou que possam ser transmitidas a
terceiros ou que no sejam de uso privativo do rgo ou entidade produtora
ou depositria das informaes.
Art. 2. O requerimento ser apresentado ao rgo ou entidade depositria do registro ou banco de dados e ser deferido ou indeferido no prazo de
quarenta e oito horas.
Pargrafo nico. A deciso ser comunicada ao requerente em vinte e
quatro horas.
Art. 3. Ao deferir o pedido, o depositrio do registro ou do banco de
dados marcar dia e hora para que o requerente tome conhecimento das informaes.
Pargrafo nico. (VETADO)
Art. 4.. Constatada a inexatido de qualquer dado a seu respeito, o interessado, em petio acompanhada de documentos comprobatrios, poder
requerer sua reticao.
1.. Feira a reticao em, no mximo, dez dias aps a entrada do requerimento, a entidade ou rgo depositrio do registro ou da informao
dar cincia ao interessado.
2.. Ainda que no se constate a inexatido do dado, se o interessado
apresentar explicao ou contestao sobre o mesmo, justicando possvel
pendncia sobre o fato objeto do dado, tal explicao ser anotada no cadastro do interessado.
Art. 5. - (VETADO)
Art. 6. - (VETADO)
Art. 7.. Conceder-se- habeas data:
I - para assegurar o conhecimento de informaes relativas pessoa do
impetrante, constantes de registro ou banco de dados de entidades governamentais ou de carter pblico;
II - para a reticao de dados, quando no se prera faz-lo por processo sigiloso, judicial ou administrativo;
III - para a anotao nos assentamentos do interessado, de contestao
ou explicao sobre dado verdadeiro mas justicvel e que esteja sob pendncia judicial ou amigvel.

45

Art. 8.. A petio inicial, que dever preencher os requisitos dos arts. 282
a 285 do Cdigo de Processo Civil, ser apresentada em duas vias, e os documentos que instrurem a primeira sero reproduzidos por cpia na segunda.
Pargrafo nico. A petio inicial dever ser instruda com prova.
I-

da recusa ao acesso s informaes ou do decurso de mais de dez


dias sem deciso;

II - da recusa em fazer-se a reticao ou do decurso de mais de quinze


dias, sem deciso; ou
III - da recusa em fazer-se a anotao a que se refere o 2. do art. 4. ou
do decurso de mais de quinze dias sem deciso.
Art. 9.. Ao despachar a inicial, o juiz ordenar que se notique o coator
do contedo da petio, entregando-lhe a segunda via apresentada pelo impetrante, com as cpias dos documentos, a m de que, no prazo de dez dias,
preste as informaes que julgar necessrias.
Art. 10. A inicial ser desde logo indeferida, quando no for o caso de
habeas data, ou se lhe faltar algum dos requisitos previstos nesta Lei.
Pargrafo nico. Do despacho de indeferimento caber recurso previsto
no art. 15.
Art. 11. Feita a noticao, o serventurio em cujo cartrio corra o feito,
juntar aos autos cpia autntica do ofcio endereado ao coator, bem como
a prova da sua entrega a este ou da recusa, seja de receb-lo, seja de dar recibo.
Art. 12. Findo o prazo a que se refere o art. 9., e ouvido o representante
do Ministrio Pblico dentro de cinco dias, os autos sero conclusos ao juiz
para deciso a ser proferida em cinco dias.
Art. 13. Na deciso, se julgar procedente o pedido, o juiz marcar data e
horrio para que o coator:
I-

apresente ao impetrante as informaes a seu respeito, constantes


de registros ou bancos de dados, ou

II - apresente em juzo a prova da reticao ou da anotao feita nos


assentamentos do impetrante.
Art. 14. A deciso ser comunicada ao coator, por correio, com aviso de
recebimento, ou por telegrama, radiograma ou telefonema, conforme o requerer o impetrante.

46

Pargrafo nico. Os originais, no caso de transmisso telegrca, radiofnica ou telefnica devero ser apresentados agncia expedidora, com a
rma do juiz devidamente reconhecida.
Art. 15. Da sentena que conceder ou negar o habeas data cabe apelao.
Pargrafo nico. Quando a sentena conceder o habeas data, o recurso
ter efeito meramente devolutivo.
Art. 16. Quando o habeas data for concedido e o Presidente do Tribunal
ao qual competir o conhecimento do recurso ordenar ao juiz a suspenso da
execuo da sentena, desse seu ato caber agravo para o Tribunal a que presida.
Art. 17. Nos casos de competncia do Supremo Tribunal Federal e dos
demais Tribunais caber ao relator a instruo do processo.
Art. 18. O pedido de habeas data poder ser renovado se a deciso denegatria no lhe houver apreciado o mrito.
Art. 19. Os processos de habeas data tero prioridade sobre todos os atos
judiciais exceto habeas-corpus e mandado de segurana. Na instncia superior, devero ser levados a julgamento na primeira sesso que se seguir a data
em que, feita a distribuio, forem conclusos ao relator.
Pargrafo nico. O prazo para a concluso no poder exceder de vinte
e quatro horas, a contar da distribuio.
Art. 20. O julgamento do habeas data compete:
I-

originariamente:
a) ao Supremo Tribunal Federal, contra atos do Presidente da Repblica, das Mesas da Cmara dos Deputados e do Senado Federal, do Tribunal de Contas da Unio, do Procurador-Geral da
Repblica e do prprio Supremo Tribunal Federal,
b) ao Superior Tribunal de Justia, contra atos de Ministro de Estado ou do prprio Tribunal;
c) aos Tribunais Regionais Federais contra atos do prprio Tribunal
ou de juiz federal;
d) a juiz federal, contra ato de autoridade federal, executados os
casos de competncia dos tribunais federais;

47

e) a tribunais estaduais, segundo o disposto na Constituio do Estado;


f ) a juiz estadual, nos demais casos;
II - em grau de recurso:
a) ao Supremo Tribunal Federal, quando a deciso denegatria for
proferida em nica instncia pelos Tribunais Superiores;
b) ao Superior Tribunal de Justia, quando a deciso for proferida
em nica instncia pelos Tribunais Regionais Federais;
c) aos Tribunais Regionais Federais, quando a deciso for proferida
por juiz federal;
d) aos Tribunais Estaduais e ao do Distrito Federal e Territrios, conforme dispuserem a respectiva Constituio e a lei que organizar a Justia do Distrito Federal;
III - mediante recurso extraordinrio ao Supremo Tribunal Federal, nos
casos previstos na Constituio.
Art. 21. So gratuitos o procedimento administrativo para acesso a informaes e reticao de dados e para anotao de justicao, bem como
a ao de habeas data.
Art. 22. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 23. Revogam-se as disposies em contrrio.
Braslia, 12 de novembro de 1997; 176. da Independncia e 109. da Repblica.
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
ris Rezende
[Dirio Ocial da Unio, de 13 de novembro de 1997)
LEI N. 9.605, DE 12 DE FEVEREIRO DE 1998
Dispe sobre as sanes penais e administrativas
derivadas de condutas e atividades lesivas ao
meio ambiente, e d outras providncias.
CAPTULO V
DOS CRIMES CONTRA O MEIO AMBIENTE
Seo IV
Dos Crimes contra o Ordenamento Urbano e o Patrimnio Cultural

48

Art. 62. Destruir, inutilizar ou deteriorar:


I-

bem especialmente protegido por lei, ato administrativo ou deciso


judicial;

II - arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalao cientca


ou similar protegido por lei, ato administrativo ou deciso judicial;
Pena - recluso, de um a trs anos, e multa.
Pargrafo nico. Se o crime for culposo, a pena de seis meses a um ano
de deteno, sem prejuzo da multa.
Art. 63. Alterar o aspecto ou estrutura de edicao ou local especialmente protegido por lei, ato administrativo ou deciso judicial, em razo de
seu valor paisagstico, ecolgico, turstico, artstico, histrico, cultural, religioso, arqueolgico, etnogrco e monumental, sem autorizao da autoridade
competente em desacordo com a concedida.
Pena - recluso, de um a trs anos, e multa.
Art. 64 Promover construo em solo no edifcvel, ou no seu entorno,
assim considerado em razo de seu valor paisagstico, ecolgico, turstico, artstico, histrico, cultural, religioso, arqueolgico, etnogrco e monumental,
sem autorizao da autoridade competente em desacordo com a concedida.
Pena - deteno, de seis meses a um ano, e multa.
Art. 65 Pichar, gratar ou por outro meio conspurcar edicao ou monumento urbano:
Pena - deteno de trs meses a um ano, e multa.
Pargrafo nico. Se o ato for realizado em monumento ou coisa tombada em virtude do seu valor artstico, arqueolgico ou histrico, a pena de
seis meses a um ano de deteno e multa.
Braslia, 12 de fevereiro de 1998; 177. da Independncia e 110. da Repblica.
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Gustavo Krause
[Dirio Ocial da Unio, 13 de fevereiro de 1998)
MEDIDAS PROVISRIAS
Consultar: www.arquivonacional.gov.br

49

DECRETO
DECRETO N. 3.179, DE 21 DE SETEMBRO DE 1999
Dispe sobre a especicao das sanes
aplicveis s condutas e atividades lesivas ao
meio ambiente, e d outras providncias.
CAPTULO II
DAS SANES APLICVEIS S INFRAES
COMETIDAS CONTRA O MEIO AMBIENTE
Seo IV
Das sanes aplicveis s infraes contra o ordenamento urbano e o
patrimnio cultural
Art. 49. Destruir, inutilizar ou deteriorar:
I-

bem especialmente protegido por lei, ato administrativo ou deciso


judicial; ou

II - arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalao cientca


ou similar protegido por lei, ato administrativo ou deciso judicial:
Multa de R$ 10.000,00 [Dez mil reais) a R$500.000,00 (quinhentos mil reais).
Pargrafo nico. Se o ato for realizado em monumento ou coisa tombada, em virtude de seu valor artstico arqueolgico ou histrico, a multa
aumentada em dobro.
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Jos Sarney Filho
[Dirio Ocial da Unio, de 22 de setembro de 1999)
DECRETO N. 3.505, DE 13 DE JUNHO DE 2000
Institui a Poltica de Segurana da
Informao nos rgos e entidades da
Administrao Pblica Federal.
O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o
art. 84, inciso IV, da Constituio, e tendo em vista o disposto na Lei n. 8.159,
de 8 de janeiro de 1991, e no Decreto n. 2.910, de 29 de dezembro de 1998,

50

DECRETA:
Art. 1. Fica instituda a Poltica de Segurana da Informao nos rgos
e nas entidades da Administrao Pblica Federal, que tem como pressupostos bsicos:
I-

assegurar a garantia ao direito individual e coletivo das pessoas,


inviolabilidade da sua intimidade e ao sigilo da correspondncia e
das comunicaes, nos termos previstos na Constituio;

II - proteo de assuntos que meream tratamento especial;


III - capacitao dos segmentos das tecnologias sensveis;
IV - uso soberano de mecanismos de segurana da informao, com o
domnio de tecnologias sensveis e duais;
V - criao, desenvolvimento e manuteno de mentalidade de segurana da informao;
VI - capacitao cientco-tecnolgica do Pas para uso da criptograa
na segurana e defesa do Estado; e
VII - conscientizao dos rgos e das entidades da Administrao Pblica Federal sobre a importncia das informaes processadas e
sobre o risco da sua vulnerabilidade.
Art. 2. Para efeitos da Poltica de Segurana da Informao, cam estabelecidas as seguintes conceituaes:
I-

Certicado de Conformidade: garantia formal de que um produto


ou servio, devidamente identicado, est em conformidade com
uma norma legal;

II - Segurana da Informao: proteo dos sistemas de informao


contra a negao de servio a usurios autorizados, assim como
contra a intruso, e a modicao desautorizada de dados ou informaes, armazenados, em processamento ou em trnsito, abrangendo, inclusive, a segurana dos recursos humanos, da documentao e do material, das reas e instalaes das comunicaes e
computacional, assim como as destinadas a prevenir, detectar, deter e documentar eventuais ameaas a seu desenvolvimento.
Art. 3. So objetivos da Poltica da Informao:
I-

dotar os rgos e as entidades da Administrao Pblica Federal


de instrumentos jurdicos, normativos e organizacionais que os capacitem cientca, tecnolgica e administrativamente a assegurar a

51

condencialidade, a integridade, a autenticidade, o no-repdio e a


disponibilidade dos dados e das informaes tratadas, classicadas
e sensveis;
II - eliminar a dependncia externa em relao a sistemas, equipamentos, dispositivos e atividades vinculadas segurana dos sistemas
de informao;
III - promover a capacitao de recursos humanos para o desenvolvimento
de competncia cientco-tecnolgica em segurana da informao;
IV - estabelecer normas jurdicas necessrias efetiva implementao
da segurana da informao;
V - promover as aes necessrias implementao e manuteno da
segurana da informao;
VI - promover o intercmbio cientco-tecnolgico entre os rgos e as
entidades da Administrao Pblica Federal e as instituies pblicas e privadas, sobre as atividades de segurana da informao;
VII - promover a capacitao industrial do Pas com vistas sua autonomia no desenvolvimento e na fabricao de produtos que incorporem recursos criptogrcos, assim como estimular o setor produtivo a participar competitivamente do mercado de bens e de servios
relacionados com a segurana da informao; e
VIII - assegurar a interoperabilidade entre os sistemas de segurana da
informao.
Art. 4. Para os ns deste Decreto, cabe Secretaria-Executiva do Conselho de Defesa Nacional, assessorada pelo Comit Gestor da Segurana da
Informao de que trata o art. 6., adotar as seguintes diretrizes:
I-

elaborar e implementar programas destinados conscientizao e


capacitao dos recursos humanos que sero utilizados na consecuo dos objetivos de que trata o artigo anterior, visando garantir
a adequada articulao entre os rgos e as entidades da Administrao Pblica Federal;

II - estabelecer programas destinados formao e ao aprimoramento


dos recursos humanos, com vistas denio e implementao
de mecanismos capazes de xar e fortalecer as equipes de pesquisa
e desenvolvimento, especializadas em todos os campos da segurana da informao;

52

III - propor regulamentao sobre matrias afetas segurana da informao nos rgos e nas entidades da Administrao Pblica Federal;
IV - estabelecer normas relativas implementao da Poltica Nacional
de Telecomunicaes, inclusive sobre os servios prestados em telecomunicaes, para assegurar, de modo alternativo, a permanente disponibilizao dos dados e das informaes de interesse para a
defesa nacional;
V - acompanhar, em mbito nacional e internacional, a evoluo doutrinria e tecnolgica das atividades inerentes segurana da informao;
VI - orientar a conduo da Poltica de Segurana da Informao j existente ou a ser implementada;
VII - realizar auditoria nos rgos e nas entidades da Administrao Pblica Federal, envolvidas com a poltica de segurana da informao,
no intuito de aferir o nvel de segurana dos respectivos sistemas de
informao;
VIII - estabelecer normas, padres, nveis, tipos e demais aspectos relacionados ao emprego dos produtos que incorporem recursos criptogrcos, de modo a assegurar a condencialidade, a autenticidade, a integridade e o no-repdio, assim como a interoperabilidade
entre os Sistemas de Segurana da Informao;
IX - estabelecer as normas gerais para o uso e a comercializao dos
recursos criptogrcos pelos rgos e pelas entidades da Administrao Pblica Federal, dando-se preferncia, em princpio, no emprego de tais recursos, a produtos de origem nacional;
X - estabelecer normas, padres e demais aspectos necessrios para
assegurar a condencialidade dos dados e das informaes, em vista da possibilidade de deteco de emanaes eletromagnticas,
inclusive as provenientes de recursos computacionais;
XI - estabelecer as normas inerentes implantao dos instrumentos e
mecanismos necessrios emisso de certicados de conformidade no tocante aos produtos que incorporem recursos criptogrcos;
XII - desenvolver sistema de classicao de dados e informaes, com
vistas garantia dos nveis de segurana desejados, assim como
normatizao do acesso s informaes;

53

XIII - estabelecer as normas relativas implementao dos Sistemas de


Segurana da Informao, com vistas a garantir a sua interoperabilidade e a obteno dos nveis de segurana desejados, assim como
assegurar a permanente disponibilizao dos dados e das informaes de interesse para a defesa nacional; e
XIV - conceber, especicar e coordenar a implementao da infra-estrutura de chaves pblicas a serem utilizadas pelos rgos e pelas entidades da Administrao Pblica Federal.
Art. 5. Agncia Brasileira de Inteligncia - ABIN, por intermdio do
Centro de Pesquisa e Desenvolvimento para a Segurana das Comunicaes
- CEPESC, competir:
I-

apoiar a Secretaria-Executiva do Conselho de Defesa Nacional no


tocante a atividades de carter cientco e tecnolgico relacionadas
segurana da informao; e

II - integrar comits, cmaras tcnicas, permanentes ou no, assim


como equipes e grupos de estudo relacionados ao desenvolvimento das suas atribuies de assessoramento.
Art. 6. Fica institudo o Comit Gestor da Segurana da Informao,
com atribuio de assessorar a Secretaria-Executiva do Conselho de Defesa
Nacional na consecuo das diretrizes da Poltica de Segurana da Informao nos rgos e nas entidades da Administrao Pblica Federal, bem como
na avaliao e anlise de assuntos relativos aos objetivos estabelecidos neste
Decreto.
Art. 7. O Comit ser integrado por um representante de cada Ministrio e rgos a seguir indicados:
I-

Ministrio da Justia;

II - Ministrio da Defesa;
III - Ministrio das Relaes Exteriores;
IV - Ministrio da Fazenda;
V - Ministrio da Previdncia e Assistncia Social;
VI - Ministrio da Sade;
VII - Ministrio do Desenvolvimento, Indstria e Comrcio Exterior;
VIII - Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto;
IX - Ministrio das Comunicaes;

54

X - Ministrio da Cincia e Tecnologia;


XI - Casa Civil da Presidncia da Repblica; e
XII - Gabinete de Segurana Institucional da Presidncia da Repblica,
que o coordenar.
1. Os membros do Comit Gestor sero designados pelo Chefe do
Gabinete de Segurana Institucional da Presidncia da Repblica, mediante
indicao dos titulares dos Ministrios e rgos representados.
2. Os membros do Comit Gestor no podero participar de processos
similares de iniciativa do setor privado exceto nos casos por ele julgados imprescindveis para atender aos interesses da defesa nacional e aps aprovao
pelo Gabinete de Segurana Institucional da Presidncia da Repblica.
3. A participao no Comit no enseja remunerao de qualquer espcie, sendo considerada servio pblico relevante.
4. A organizao e o funcionamento do Comit sero dispostos em
regimento interno por ele aprovado.
5. Caso necessrio, o Comit Gestor poder propor a alterao de sua
composio.
Art. 8. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao.
Braslia, 13 de junho de 2000; 179. da Independncia e 112. da Repblica.
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Jos Gregori
Geraldo Magela da Cruz Quinto
Luiz Felipe Lampreia
Pedro Malan
Waldeck Ornlas
Jos Serra
Alcides Lopes Tpias
Martus Tavares
Pimenta da Veiga
Ronaldo Mota Sardenberg
Pedro Parente
Alberto Mendes Cardoso
[Dirio Ocial da Unio, de 14 de junho de 2000]

55

DECRETO N. 3.714, DE 3 DE JANEIRO DE 2001


Dispe sobre a remessa por meio eletrnico
de documentos a que se refere o art. 57A do Decreto n. 2.954, de 29 de janeiro
de 1999, e d outras providncias.
O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso das atribuies que lhe confere o
art. 84, incisos IV e VI, da Constituio,
DECRETA:
Art. 1. Para o cumprimento do disposto no art. 57-A do Decreto n 2.954,
de 29 de janeiro de 1999, sero observados os procedimentos estabelecidos
neste Decreto.
Art. 2. A transmisso dos documentos a que se refere este Decreto, assinados eletronicamente pela autoridade competente, far-se- por sistema que
lhes garanta a segurana, a autenticidade e a integridade de seu contedo,
bem como a irretratabilidade ou irrecusabilidade de sua autoria.
Art. 3. Cada Ministrio criar caixa postal especca para recepo e remessa eletrnica de propostas dos atos a que se refere o Decreto n 2.954, de 1999.
Pargrafo nico. A Casa Civil da Presidncia da Repblica xar o nmero
de servidores que sero indicados e credenciados, pelos Ministros de Estado,
para receber e dar destinao aos atos de que trata este artigo.
Art. 4. A recepo dos documentos ociais referidos no artigo anterior
ser objeto de conrmao mediante aviso de recebimento eletrnico.
Art. 5. A caixa postal de que trata o art. 3 ser dotada de dispositivo ou
sistema de segurana que impea a alterao ou a supresso dos documentos
remetidos ou recebidos.
Art. 6. O documento recebido na Casa Civil da Presidncia da Repblica
ser submetido ao Presidente da Repblica para despacho, na forma estabelecida pelo Chefe da Casa Civil.
Art. 7. Havendo necessidade de reproduo de documento em outro
meio que no seja o eletrnico, o servidor responsvel certicar a autenticidade da cpia ou reproduo.
Art. 8. Cabe Casa Civil da Presidncia da Repblica a administrao do
sistema a que se refere este Decreto aplicando-se, no que couber, o disposto
no Decreto n. 3.587, de 5 de setembro de 2000.

56

Art. 9. O Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica poder expedir


normas complementares para cumprimento do disposto neste Decreto.
Braslia, 3 de janeiro de 2001; 180. da Independncia e 113. da Repblica.
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Pedro Parente
[Dirio Ocial da Unio, de 4 de janeiro de 2001]
DECRETO N. 3.779, DE 23 DE MARO DE 2001
Acresce dispositivo ao art. 1.o do Decreto n.
3.714, de 3 de janeiro de 2001, que dispe sobre
a remessa por meio eletrnico de documentos.
O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso das atribuies que lhe confere o
art. 84, incisos IV e VI, da Constituio,
DECRETA:
Art. 1.o O art. 1. do Decreto n. 3.714, de 3 de janeiro de 2001, passa a
vigorar acrescido do seguinte pargrafo:
Pargrafo nico. Ser utilizado o meio eletrnico, na forma estabelecida
neste Decreto, para remessa de aviso ministerial, exceto nos casos em que for
impossvel a utilizao desse meio. (NR)
Art. 2.o Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao.
Braslia, 23 de maro de 2001; 180. da Independncia e 113. da Repblica.
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Pedro Parente
[Dirio Ocial da Unio, de 26 de maro de 2001]
DECRETO N. 3.865, DE 13 DE JULHO DE 2001
Estabelece requisito para contratao de
servios de certicao digital pelos rgos
pblicos federais, e d outras providncias.
O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso das atribuies que lhe confere o
art. 84, incisos IV e VI, da Constituio,
DECRETA:
Art. 1.o Somente mediante prvia autorizao do Comit Executivo do
Governo Eletrnico, os rgos da Administrao Pblica Federal, direta e indi-

57

reta, e as entidades a eles vinculadas podero contratar, para uso prprio ou


de terceiros, quaisquer servios de certicao digital de:
I-

documentos em forma eletrnica;

II - aplicaes de suporte; e
III - transaes eletrnicas.
Pargrafo nico. O Comit Executivo do Governo Eletrnico poder baixar normas complementares para cumprimento do disposto neste artigo e
no art. 3.o do Decreto de 18 de outubro de 2000, que o instituiu no mbito do
Conselho de Governo.
Art. 2.o Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao.
Braslia, 13 de julho de 2001; 180. da Independncia e 113. da Repblica.
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Martus Tavares
Pedro Parente
[Dirio Ocial da Unio, de 16 de julho de 2001]
DECRETO N. 3.872, DE 18 DE JULHO DE 2001
Dispe sobre o Comit Gestor da Infra-Estrutura
de Chaves Pblicas Brasileira - CG ICP-Brasil,
sua Secretaria-Executiva, sua Comisso
Tcnica Executiva e d outras providncias.
O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso das atribuies que lhe confere o
art. 84, incisos IV e VI, da Constituio, e tendo em vista o disposto na Medida
Provisria no 2.200, de 28 de junho de 2001,
DECRETA:
Art. 1. O Comit Gestor da Infra-Estrutura de Chaves Pblicas Brasileira
- CG ICP-Brasil, institudo pela Medida Provisria no 2.200, de 28 de junho de
2001, exerce a funo de autoridade gestora de polticas (AGP) da referida Infra-Estrutura.
Art. 2.o O CG ICP-Brasil, vinculado Casa Civil da Presidncia da Repblica, composto por onze membros, sendo quatro representantes da sociedade
civil, integrantes de setores interessados e sete representantes dos seguintes
rgos, todos designados pelo Presidente da Repblica:
I-

Casa Civil da Presidncia da Repblica, que o coordenar;

II - Gabinete de Segurana Institucional da Presidncia da Repblica;

58

III - Ministrio da Justia;


IV - Ministrio da Fazenda;
V - Ministrio do Desenvolvimento, Indstria e Comrcio Exterior;
VI - Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto; e
VII - Ministrio da Cincia e Tecnologia.
1.o Os representantes da sociedade civil sero designados para perodos de dois anos, permitida a reconduo.
2.o A participao no CG ICP-Brasil de relevante interesse pblico e
no ser remunerada.
3.o O CG ICP-Brasil ter uma Secretaria-Executiva.
4.o As decises do CG ICP-Brasil sero aprovadas pela maioria absoluta
de seus membros.
5.o Os membros do CG ICP-Brasil sero, em seus impedimentos, substitudos por suplentes designados na forma do caput.
6.o Podero ser convidados a participar das reunies do CG ICP-Brasil,
a juzo do seu Coordenador ou do prprio Comit, tcnicos e especialistas de
reas ans.
Art. 3.o Compete ao CG ICP-Brasil:
I-

adotar as medidas necessrias e coordenar a implantao e o funcionamento da Infra-Estrutura de Chaves Pblicas Brasileira - ICPBrasil;

II - estabelecer a poltica, os critrios e as normas para licenciamento


das Autoridades Certicadoras - AC, das Autoridades de Registro AR e dos demais prestadores de servios de suporte ICP-Brasil, em
todos os nveis da cadeia de certicao;
III - estabelecer a poltica de certicao e as regras operacionais da Autoridade Certicadora Raiz - AC Raiz;
IV - homologar, auditar e scalizar a AC Raiz e os seus prestadores de
servio;
V - estabelecer diretrizes e normas para a formulao de polticas de
certicados e regras operacionais das AC e das AR e denir nveis da
cadeia de certicao;

59

VI - aprovar polticas de certicados e regras operacionais, licenciar e


autorizar o funcionamento das AC e das AR, bem como autorizar a
AC Raiz a emitir o correspondente certicado;
VII - identicar e avaliar as polticas de ICP externas, quando for o caso,
certicar sua compatibilidade com a ICP-Brasil, negociar e aprovar,
observados os tratados, acordos e atos internacionais, acordos de
certicao bilateral, de certicao cruzada, regras de interoperabilidade e outras formas de cooperao internacional; e
VIII - atualizar, ajustar e revisar os procedimentos e as prticas estabelecidas para a ICP-Brasil, garantir sua compatibilidade e promover a
atualizao tecnolgica do sistema e a sua conformidade com as
polticas de segurana.
Art. 4. O CG ICP-Brasil ser assistido e receber suporte tcnico da Comisso Tcnica Executiva - COTEC, coordenada pelo Secretrio-Executivo do
Comit Gestor, e integrada por representantes indicados pelos membros do
CG ICP-Brasil e designados pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica.
1. Sero convidados permanentes s reunies da COTEC representantes:
I - do Ministrio da Defesa;
II - do Ministrio da Previdncia e Assistncia Social;
III - do Ministrio da Sade; e
IV - da Autoridade Certicadora Raiz - AC Raiz.
2.o Podero ser convidados a participar das reunies da COTEC, a juzo
do seu Coordenador ou da prpria Comisso, representantes de outros rgos
e entidades pblicos.
3. Compete COTEC:
I-

manifestar-se previamente sobre todas as matrias a serem apreciadas e decididas pelo CG ICP-Brasil;

II - preparar e encaminhar previamente aos membros do CG ICP-Brasil


expediente contendo o posicionamento tcnico dos rgos e das
entidades relacionados com as matrias que sero apreciadas e decididas; e
III - cumprir outras atribuies que lhe forem conferidas por delegao
do CG ICP-Brasil.

60

4. Os membros da COTEC sero, em seus impedimentos, substitudos


por suplentes designados na forma do caput.
Art. 5.o O CG ICP-Brasil estabelecer a forma pela qual lhe ser prestada
assessoria pelo Centro de Pesquisa e Desenvolvimento para a Segurana das
Comunicaes - CEPESC.
Art. 6. A Secretaria-Executiva do CG ICP-Brasil cheada por um Secretrio-Executivo e integrada por assessores especiais e por pessoal tcnico e
administrativo.
1. O Secretrio-Executivo ser designado por livre escolha do Presidente da Repblica.
2. A Secretaria-Executiva receber da Casa Civil da Presidncia da Repblica o apoio necessrio ao exerccio de suas funes, inclusive no que se
refere aos cargos de assessoria e ao apoio tcnico e administrativo.
Art. 7. Compete Secretaria-Executiva do CG ICP-Brasil:
I-

prestar assistncia direta e imediata ao Coordenador do Comit


Gestor;

II - preparar as reunies do Comit Gestor;


III - coordenar e acompanhar a implementao das deliberaes e diretrizes xadas pelo Comit Gestor;
IV - coordenar os trabalhos da COTEC; e
V - cumprir outras atribuies que lhe forem conferidas por delegao
do Comit Gestor.
Art. 8.o Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao.
Braslia, 18 de julho de 2001; 180.o da Independncia e 113.o da Repblica.
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Jos Gregori
Pedro Parente
[Dirio Ocial da Unio, 19 de julho de 2001]

61

DECRETO N. 3.996, DE 31 DE OUTUBRO DE 2001


Dispe sobre a prestao de servios de certicao
digital no mbito da Administrao Pblica Federal.
O VICE-PRESIDENTE DA REPBLICA, no exerccio do cargo de Presidente
da Repblica, usando das atribuies que lhe confere o art. 84, incisos II, IV e
VI, alnea a, da Constituio, e tendo em vista o disposto na Medida Provisria
n. 2.200-2, de 24 de agosto de 2001,
DECRETA:
Art. 1. A prestao de servios de certicao digital no mbito da Administrao Pblica Federal, direta e indireta, ca regulada por este Decreto.
Art. 2. Somente mediante prvia autorizao do Comit Executivo do
Governo Eletrnico, os rgos e as entidades da Administrao Pblica Federal podero prestar ou contratar servios de certicao digital.
1. Os servios de certicao digital a serem prestados, credenciados
ou contratados pelos rgos e entidades integrantes da Administrao Pblica Federal devero ser providos no mbito da Infra-Estrutura de Chaves Pblicas Brasileira - ICP-Brasil.
2. Respeitado o disposto no 1., o Comit Executivo do Governo Eletrnico poder estabelecer padres e requisitos administrativos para a instalao de Autoridades Certicadoras - AC e de Autoridades de Registro AR
prprias na esfera da Administrao Pblica Federal.
3. As AR de que trata o 2. sero, preferencialmente, os rgos integrantes do Sistema de Administrao do Pessoal Civil - SIPEC.
Art. 3. A tramitao de documentos eletrnicos para os quais seja necessria ou exigida a utilizao de certicados digitais somente se far mediante
certicao disponibilizada por AC integrante da ICP-Brasil.
Art. 4. Ser atribuda, na Administrao Pblica Federal, aos diferentes
tipos de certicados disponibilizados pela ICP-Brasil, a classicao de informaes segundo o estabelecido na legislao especca.
Art. 5. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 6. Fica revogado o Decreto n 3.587, de 5 de setembro de 2000.
Braslia, 31 de outubro de 2001; 180. da Independncia e 113. da Repblica.
MARCO ANTONIO DE OLIVEIRA MACIEL
Martus Tavares
Silvano Gianni
[Dirio Ocial da Unio, de 5 de novembro de 2001]

62

DECRETO N. 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002


Regulamenta a Lei n. 8.159, de 8 de
janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica
nacional de arquivos pblicos e privados.
O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o
art. 84, inciso IV, da Constituio, e tendo em vista o disposto na Lei n. 8.159,
de 8 de janeiro de 1991,
DECRETA:
Captulo I
DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
Art. 1. O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo colegiado,
vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei n. 8.159, de 8 de
janeiro de 1991, tem por nalidade denir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, bem como exercer orientao normativa visando gesto
documental e proteo especial aos documentos de arquivo.
Art. 2. Compete ao CONARQ:
I-

estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional


de Arquivos - SINAR, visando gesto, preservao e ao acesso
aos documentos de arquivos;

II - promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados


com vistas ao intercmbio e integrao sistmica das atividades
arquivsticas;
III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica normas
legais necessrias ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados;
IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais
que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos pblicos;
V - estimular programas de gesto e de preservao de documentos
pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrncia das funes executiva, legislativa e judiciria;
VI - subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento,
sugerindo metas e prioridades da poltica nacional de arquivos pblicos e privados;

63

VII - estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municpios;
VIII - estimular a integrao e modernizao dos arquivos pblicos e privados;
IX - identicar os arquivos privados de interesse pblico e social, nos
termos do art. 12 da Lei n. 8.159, de 1991;
X - propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Chefe da
Casa Civil da Presidncia da Repblica, a declarao de interesse
pblico e social de arquivos privados;
XI - estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituies integrantes do SINAR;
XII - recomendar providncias para a apurao e a reparao de atos lesivos poltica nacional de arquivos pblicos e privados;
XIII - promover a elaborao do cadastro nacional de arquivos pblicos e
privados, bem como desenvolver atividades censitrias referentes a
arquivos;
XIV - manter intercmbio com outros conselhos e instituies, cujas nalidades sejam relacionadas ou complementares s suas, para prover
e receber elementos de informao e juzo, conjugar esforos e encadear aes;
XV - articular-se com outros rgos do Poder Pblico formuladores de
polticas nacionais nas reas de educao, cultura, cincia, tecnologia, informao e informtica.
Art. 3. So membros conselheiros do CONARQ:
I-

o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidir;

II - dois representantes do Poder Executivo Federal;


III - dois representantes do Poder Judicirio Federal;
IV - dois representantes do Poder Legislativo Federal;
V - um representante do Arquivo Nacional;
VI - dois representantes dos Arquivos Pblicos Estaduais e do Distrito
Federal;
VII - dois representantes dos Arquivos Pblicos Municipais;

64

VIII - um representante das instituies mantenedoras de curso superior


de arquivologia;
IX - um representante de associaes de arquivistas;
X - trs representantes de instituies que congreguem prossionais
que atuem nas reas de ensino, pesquisa, preservao ou acesso a
fontes documentais.
1. Cada Conselheiro ter um suplente.
2. Os membros referidos nos incisos III e IV e respectivos suplentes
sero designados pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes da Cmara dos Deputados e do Senado Federal, respectivamente.
3. Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X sero designados pelo Presidente da Repblica, a partir de listas apresentadas pelo
Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, mediante indicaes dos dirigentes dos rgos e entidades representados.
4. O mandato dos Conselheiros ser de dois anos, permitida uma reconduo.
5. O Presidente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos, ser
substitudo por seu substituto legal no Arquivo Nacional.
Art. 4. Caber ao Arquivo Nacional dar o apoio tcnico e administrativo
ao CONARQ.
Art. 5. O Plenrio, rgo superior de deliberao do CONARQ, reunir-se, em carter ordinrio, no mnimo, uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente, mediante convocao de seu Presidente ou a requerimento de
dois teros de seus membros.
1. O CONARQ funcionar na sede do Arquivo Nacional.
2. As reunies do CONARQ podero ser convocadas para local fora da
sede do Arquivo Nacional, por deliberao do Plenrio ou ad referendum deste,
sempre que razo superior indicar a convenincia de adoo dessa medida.
Art. 6. O CONARQ somente se reunir para deliberao com o quorum
mnimo de dez conselheiros.
Art. 7. O CONARQ poder constituir cmaras tcnicas e comisses especiais, com a nalidade de elaborar estudos, normas e outros instrumentos
necessrios implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados e ao funcionamento do SINAR, bem como cmaras setoriais, visando a
identicar, discutir e propor solues para questes temticas que repercuti-

65

rem na estrutura e organizao de segmentos especcos de arquivos, interagindo com as cmaras tcnicas.
Pargrafo nico. Os integrantes das cmaras e comisses sero designados pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenrio.
Art. 8. considerado de natureza relevante, no ensejando qualquer
remunerao, o exerccio das atividades de Conselheiro do CONARQ e de integrante das cmaras e comisses.
Art. 9. A aprovao do regimento interno do CONARQ, mediante proposta deste, da competncia do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica.
Captulo II
DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS
Art. 10. O SINAR tem por nalidade implementar a poltica nacional de
arquivos pblicos e privados, visando gesto, preservao e ao acesso aos
documentos de arquivo.
Art. 11. O SINAR tem como rgo central o CONARQ.
Art. 12. Integram o SINAR:
I-

o Arquivo Nacional;

II - os arquivos do Poder Executivo Federal;


III - os arquivos do Poder Legislativo Federal;
IV - os arquivos do Poder Judicirio Federal;
V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio;
VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e
Judicirio;
VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.
1. Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados sistemicamente, passam a integrar o SINAR por intermdio de seus rgos centrais.
2. As pessoas fsicas e jurdicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o SINAR mediante acordo ou ajuste com o rgo central.
Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR:
I-

66

promover a gesto, a preservao e o acesso s informaes e aos


documentos na sua esfera de competncia, em conformidade com
as diretrizes e normas emanadas do rgo central;

II - disseminar, em sua rea de atuao, as diretrizes e normas estabelecidas pelo rgo central, zelando pelo seu cumprimento;
III - implementar a racionalizao das atividades arquivsticas, de forma
a garantir a integridade do ciclo documental;
IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente;
V - apresentar sugestes ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR;
VI - prestar informaes sobre suas atividades ao CONARQ;
VII - apresentar subsdios ao CONARQ para a elaborao de dispositivos
legais necessrios ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados;
VIII - promover a integrao e a modernizao dos arquivos em sua esfera de atuao;
IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse pblico e social;
X - comunicar ao CONARQ, para as devidas providncias, atos lesivos
ao patrimnio arquivstico nacional;
XI - colaborar na elaborao de cadastro nacional de arquivos pblicos
e privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitrias referentes a arquivos;
XII - possibilitar a participao de especialistas nas cmaras tcnicas, cmaras setoriais e comisses especiais constitudas pelo CONARQ;
XIII - proporcionar aperfeioamento e reciclagem aos tcnicos da rea
de arquivo, garantindo constante atualizao.
Art.14. Os integrantes do SINAR seguiro as diretrizes e normas emanadas
do CONARQ, sem prejuzo de sua subordinao e vinculao administrativa.
Captulo III
DOS DOCUMENTOS PBLICOS
Art. 15. So arquivos pblicos os conjuntos de documentos:
I-

produzidos e recebidos por rgos e entidades pblicas federais,


estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrncia de suas
funes administrativas, legislativas e judicirias;

67

II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Pblico, no exerccio


de seu cargo ou funo ou deles decorrente;
III - produzidos e recebidos pelas empresas pblicas e pelas sociedades
de economia mista;
IV - produzidos e recebidos pelas Organizaes Sociais, denidas como
tal pela Lei n. 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Servio Social
Autnomo Associao das Pioneiras Sociais, institudo pela Lei n.
8.246, de 22 de outubro de 1991.
Pargrafo nico. A sujeio dos entes referidos no inciso IV s normas
arquivsticas do CONARQ constar dos Contratos de Gesto com o Poder Pblico.
Art. 16. s pessoas fsicas e jurdicas mencionadas no art. 15 compete a
responsabilidade pela preservao adequada dos documentos produzidos e
recebidos no exerccio de atividades pblicas.
Art. 17. Os documentos pblicos de valor permanente, que integram o
acervo arquivstico das empresas em processo de desestatizao, parcial ou
total, sero recolhidos a instituies arquivsticas pblicas, na sua esfera de
competncia.
1. O recolhimento de que trata este artigo constituir clusula especca de edital nos processos de desestatizao.
2. Para efeito do disposto neste artigo, as empresas, antes de concludo o processo de desestatizao, providenciaro, em conformidade com as
normas arquivsticas emanadas do CONARQ, a identicao, classicao e
avaliao do acervo arquivstico.
3. Os documentos de valor permanente podero car sob a guarda
das empresas mencionadas no 2., enquanto necessrios ao desempenho
de suas atividades, conforme disposto em instruo expedida pelo CONARQ.
4. Os documentos de que trata o caput so inalienveis e no so sujeitos a usucapio, nos termos do art. 10 da Lei n. 8.159, de 1991.
5. A utilizao e o recolhimento dos documentos pblicos de valor
permanente que integram o acervo arquivstico das empresas pblicas e das
sociedades de economia mista j desestatizadas obedecero s instrues do
CONARQ sobre a matria.

68

Captulo IV
DA GESTO DE DOCUMENTOS
DA ADMINISTRAO PBLICA FEDERAL
Seo I
Das Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos
Art. 18. Em cada rgo e entidade da Administrao Pblica Federal ser
constituda comisso permanente de avaliao de documentos, que ter a
responsabilidade de orientar e realizar o processo de anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada no seu mbito de atuao,
tendo em vista a identicao dos documentos para guarda permanente e a
eliminao dos destitudos de valor.
1. Os documentos relativos s atividades-meio sero analisados, avaliados e selecionados pelas Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das entidades geradores dos arquivos, obedecendo aos
prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinao expedida pelo
CONARQ.
2. Os documentos relativos s atividades-meio no constantes da tabela referida no 1. sero submetidos s Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das entidades geradores dos arquivos,
que estabelecero os prazos de guarda e destinao da decorrentes, a serem
aprovados pelo Arquivo Nacional.
3. Os documentos relativos s atividades-m sero avaliados e selecionados pelos rgos ou entidades geradores dos arquivos, em conformidade
com as tabelas de temporalidade e destinao, elaboradas pelas Comisses
mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional.
Seo II
Da Entrada de Documentos Arquivsticos Pblicos no Arquivo Nacional
Art. 19. Os documentos arquivsticos pblicos de mbito federal, ao serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Nacional, devero estar avaliados,
organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de
instrumento descritivo que permita sua identicao e controle.
Pargrafo nico. As atividades tcnicas referidas no caput, que precedem
transferncia ou ao recolhimento de documentos, sero implementadas e
custeadas pelos rgos e entidades geradores dos arquivos.
Art. 20. O Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto dever, to
logo sejam nomeados os inventariantes, liquidantes ou administradores de

69

acervos para os rgos e entidades extintos, solicitar Casa Civil da Presidncia da Repblica a assistncia tcnica do Arquivo Nacional para a orientao
necessria preservao e destinao do patrimnio documental acumulado, nos termos do 2. do art. 7. da Lei n. 8.159, de 1991.
Art. 21. A Casa Civil da Presidncia da Repblica, mediante proposta do
Arquivo Nacional, baixar instruo detalhando os procedimentos a serem
observados pelos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal, para
a plena consecuo das medidas constantes desta Seo.
Captulo V
DA DECLARAO DE INTERESSE PBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS
Art. 22. Os arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas que contenham documentos relevantes para a histria, a cultura e o desenvolvimento
nacional podem ser declarados de interesse pblico e social por decreto do
Presidente da Repblica.
1. A declarao de interesse pblico e social de que trata este artigo
no implica a transferncia do respectivo acervo para guarda em instituio
arquivstica pblica, nem exclui a responsabilidade por parte de seus detentores pela guarda e a preservao do acervo.
2. So automaticamente considerados documentos privados de interesse pblico e social:
I-

os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder Pblico;

II - os arquivos presidenciais, de acordo com o art. 3 da Lei n 8.394, de


30 de dezembro de 1991;
III - os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia da Lei n. 3.071, de 1. de janeiro de 1916, de
acordo com o art. 16 da Lei n. 8.159, de 1991.
Art. 23. O CONARQ, por iniciativa prpria ou mediante provocao, encaminhar solicitao, acompanhada de parecer, ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, com vistas declarao de interesse pblico e social de
arquivos privados pelo Presidente da Repblica.
1. O parecer ser instrudo com avaliao tcnica procedida por comisso especialmente constituda pelo CONARQ.
2. A avaliao referida no 1. ser homologada pelo Presidente do
CONARQ.
3. Da deciso homologatria caber recurso das partes afetadas ao
Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, na forma prevista na Lei n.
9.784, de 29 de janeiro de 1999.

70

Art. 24. O proprietrio ou detentor de arquivo privado declarado de interesse pblico e social dever comunicar previamente ao CONARQ a transferncia do local de guarda do arquivo ou de quaisquer de seus documentos,
dentro do territrio nacional.
Art. 25. A alienao de arquivos privados declarados de interesse pblico
e social deve ser precedida de noticao Unio, titular do direito de preferncia, para que manifeste, no prazo mximo de sessenta dias, interesse na
aquisio, na forma do pargrafo nico do art. 13 da Lei n. 8.159, de 1991.
Art. 26. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados declarados
de interesse pblico e social devem manter preservados os acervos sob sua
custdia, cando sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na
forma da legislao em vigor, aquele que desgurar ou destruir documentos
de valor permanente.
Art. 27. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados declarados
de interesse pblico e social podero rmar acordos ou ajustes com o CONARQ
ou com outras instituies, objetivando o apoio para o desenvolvimento de
atividades relacionadas organizao, preservao e divulgao do acervo.
Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados declarados de interesse pblico e social ou de quaisquer de seus documentos dever
ser comunicada ao CONARQ, por seus proprietrios ou detentores.
Captulo VI
DISPOSIES FINAIS E TRANSITRIAS
Art. 29. Este Decreto aplica-se tambm aos documentos eletrnicos, nos
termos da lei.
Art. 30. O Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica baixar instrues complementares execuo deste Decreto.
Art. 31. Fica delegada competncia ao Chefe da Casa Civil da Presidncia
da Repblica, permitida a subdelegao, para designar os membros do CONARQ de que trata o 3. do art. 3..
Art. 32. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 33. Ficam revogados os Decretos n. 1.173, de 29 de junho de 1994,
1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de maro de 1997, e 2.942, de 18 de
janeiro de 1999.
Braslia, 3 de janeiro de 2002; 181. da Independncia e 114. da Repblica.
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Silvano Gianni
Publicado no Dirio Ocial da Unio, de 04 de janeiro de 2002.

71

DECRETO N. 4.176, DE 28 DE MARO DE 2002


Estabelece normas e diretrizes para a elaborao,
a redao, a alterao, a consolidao
e o encaminhamento ao Presidente da
Repblica de projetos de atos normativos de
competncia dos rgos do Poder Executivo
Federal, e d outras providncias.
(...) Revogaes
Art. 64. Ficam revogados os Decretos n. 2.954, de 29 de janeiro de 1999,
3.495, de 30 de maio de 2000, 3.585, de 5 de setembro de 2000, 3.723, de 10
de janeiro de 2001, e 3.930, de 19 de setembro de 2001.
Braslia, 28 de maro de 2002; 181. da Independncia e 114. da Repblica.
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Pedro Parente
[Dirio Ocial da Unio, de 1. de abril de 2002]
DECRETO N. 4.344, DE 26 DE AGOSTO DE 2002
Regulamenta a Lei n. 8.394, de 30 de
dezembro de 1991, que dispe sobre a
preservao, organizao e proteo dos
acervos documentais privados dos presidentes
da Repblica, e d outras providncias.
O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o
art. 84, inciso IV, da Constituio, e tendo em vista o disposto no art. 18 da Lei
n. 8.394, de 30 de dezembro de 1991,
DECRETA:
Art. 1. Este Decreto dispe sobre a preservao, organizao e proteo
dos acervos documentais privados dos presidentes da Repblica.
Art. 2. O acervo documental privado do cidado eleito presidente da
Repblica considerado presidencial a partir de sua diplomao, independentemente de o documento ter sido produzido ou acumulado antes, durante ou depois do mandato presidencial.
Art. 3. Os acervos documentais privados dos presidentes da Repblica
so os conjuntos de documentos, em qualquer suporte, de natureza arquivstica, bibliogrca e museolgica, produzidos sob as formas textual (manuscrita, datilografada ou impressa), eletromagntica, fotogrca, lmogrca, vi-

72

deogrca, cartogrca, sonora, iconogrca, de livros e peridicos, de obras


de arte e de objetos tridimensionais.
Pargrafo nico. Os acervos de que trata o caput no compreendem:
I-

os documentos de natureza arquivstica produzidos e recebidos pelos presidentes da Repblica, no exerccio dos seus mandatos, com
fundamento no inciso II do art. 15 do Decreto n. 4.073, de 3 de janeiro de 2002; e

II - os documentos bibliogrcos e museolgicos recebidos em cerimnias de troca de presentes, nas audincias com chefes de Estado
e de Governo por ocasio das Visitas Ociais ou Viagens de Estado do presidente da Repblica ao exterior, ou quando das Visitas
Ociais ou Viagens de Estado de chefes de Estado e de Governo
estrangeiros ao Brasil.
Art. 4. Os acervos a que se refere o art. 3. cam organizados sob a forma
do Sistema de Acervos Documentais Privados dos Presidentes da Repblica,
que compreende o conjunto de medidas e providncias a serem levadas a
efeito por entidades pblicas e privadas, coordenadas entre si, para a preservao, conservao e acesso queles acervos, mediante expresso consentimento dos presidentes da Repblica ou de seus sucessores.
Art. 5. O Sistema de Acervos Documentais Privados dos Presidentes da
Repblica, coordenado pela Comisso Memria dos Presidentes da Repblica,
atuar de forma integrada aos Sistemas Nacionais de Arquivos, Bibliotecas e
Museus, e ter como objetivos:
I-

preservar a memria presidencial como um todo num conjunto integrado, compreendendo os acervos privados arquivsticos, bibliogrcos e museolgicos;

II - coordenar, no que diz respeito s tarefas de preservao, conservao, organizao e acesso aos acervos presidenciais privados, as
aes dos rgos pblicos de documentao e fazer a articulao
destes com entidades privadas que detenham ou tratem de tais
acervos;
III - manter referencial nico de informao, capaz de fornecer ao cidado, de maneira uniforme e sistemtica, a possibilidade de localizar
e ter acesso aos documentos, onde quer que estejam guardados,
seja em entidades pblicas, em instituies privadas ou com particulares, tanto na capital federal como na regio de origem do presidente ou nas demais regies do Pas;

73

IV - propor metodologia, tcnicas e tecnologias para identicao, referncia, preservao, conservao, organizao e difuso da documentao presidencial privada; e
V - compatibilizar as informaes referentes documentao dos acervos privados presidenciais com as dos documentos arquivsticos,
bibliogrcos e museolgicos de carter pblico.
Art. 6. A adeso ao Sistema de Acervos Documentais Privados dos Presidentes da Repblica far-se- por meio de termo especco, do qual constar
que:
I-

os acervos documentais privados dos presidentes da Repblica integram o patrimnio cultural brasileiro e so declarados de interesse pblico para os ns de aplicao do 1. do art. 216 da Constituio, conforme o art. 3. da Lei n. 8.394, de 1991;

II - em caso de venda do acervo, a Unio tem direito de preferncia,


observado o disposto no art. 10;
III - sem prejuzo do disposto no inciso II, os acervos no podem ser
alienados para o exterior sem manifestao expressa da Unio, por
meio da Comisso Memria dos Presidentes da Repblica; e
IV - o titular do acervo tem a obrigao de:
a) preserv-lo e conserv-lo de acordo com a orientao tcnica da
Comisso Memria dos Presidentes da Repblica, autorizando o
acesso a eles, observadas as restries previstas em lei; e
b) comunicar ao Departamento de Documentao Histrica do
Gabinete Pessoal do Presidente da Repblica a transferncia do
local de guarda do acervo, dentro do territrio nacional.
Art. 7. As entidades, pblicas ou privadas, ou as pessoas fsicas mantenedoras de acervos documentais privados dos presidentes da Repblica
podero solicitar aos rgos pblicos orientao ou assistncia para a sua organizao, manuteno e preservao, e pleitear apoio tcnico e nanceiro do
poder pblico para projetos de ns educativos, cientcos ou culturais.
1. O Instituto do Patrimnio Histrico e Artstico Nacional - IPHAN
apoiar nanceiramente, com recursos previstos na lei oramentria, a consecuo de projetos tcnicos de interesse do Sistema de Acervos Documentais
Privados dos Presidentes da Repblica aprovados pela Comisso Memria dos
Presidentes da Repblica.
2. O apoio referido no caput car condicionado a que:

74

I - os detentores dos acervos adiram poltica de acervos documentais


privados dos presidentes da Repblica formulada pela Comisso Memria dos
Presidentes da Repblica e cumpram sua orientao tcnica, visando ao atendimento coletividade; e
II - os acervos sejam acessveis consulta pblica e pesquisa, com exceo das restries previstas em lei.
Art. 8. A Comisso Memria dos Presidentes da Repblica, por meio de
representantes especialmente designados pelo Arquivo Nacional, pelo IPHAN,
pelo Museu da Repblica e pela Fundao Biblioteca Nacional, realizar, anualmente, visitas tcnicas para avaliao e destinao do acervo documental
privado do presidente da Repblica em exerccio.
1. As visitas sero organizadas pelo titular do Departamento de Documentao Histrica do Gabinete Pessoal do Presidente da Repblica.
2. O relatrio conclusivo da visita tcnica ser apresentado ao Departamento de Documentao Histrica, separadamente, de acordo com a natureza do acervo avaliado.
Art. 9. Para efeito de registro e inventrio geral dos acervos documentais
privados dos presidentes da Repblica, os documentos recebidos em viagens,
encontros e audincias do presidente da Repblica pela Ajudncia de Ordens
sero encaminhados ao Departamento de Documentao Histrica do Gabinete Pessoal do Presidente da Repblica acompanhados de dados de identicao, conforme formulrio padro estabelecido por esse Departamento,
devidamente preenchido, datado e assinado pelo representante do rgo, ou
pessoa fsica remetente.
Art. 10. A venda de acervos documentais privados dos presidentes da
Repblica dever ser precedida de comunicao por escrito Comisso Memria dos Presidentes da Repblica, que se manifestar, no prazo mximo de
sessenta dias, sobre o interesse da Unio na aquisio desses acervos.
Art. 11. Compete Comisso Memria dos Presidentes da Repblica elaborar o seu regimento interno, que ser submetido aprovao do Chefe da
Casa Civil da Presidncia da Repblica.
Art. 12. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao.
Braslia, 26 de agosto de 2002; 181. da Independncia e 114. da Repblica.
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Pedro Parente
[Dirio Ocial da Unio, de 27 de agosto de 2002]

75

DECRETO N. 4.497, DE 4 DE DEZEMBRO DE 2002


(Revogado Pelo Decreto n. 4.553, de 27.12.2002)
Altera o art. 17 do Decreto n. 2.134, de
24 de janeiro de 1997, que dispe sobre a
categoria dos documentos pblicos sigilosos
e o acesso a eles, e d outras providncias.
O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o
art. 84, inciso IV, da Constituio, e tendo em vista o disposto no art. 23 da Lei
n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991,
DECRETA:
Art. 1. O art. 17 do Decreto n. 2.134, de 24 de janeiro de 1997, passa a
vigorar com a seguinte redao:
Art. 17......................................................................
1. A classicao de documento na categoria secreta poder ser feita
pelas autoridades indicadas no pargrafo nico do art. 16 deste Decreto, por
governadores e ministros de Estado, ou, ainda, por quem haja recebido delegao.
2. A competncia prevista no 1. deste artigo poder ser subdelegada. (NR)
Art. 2. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao.
Braslia, 4 de dezembro de 2002; 181. da Independncia e 114. da Repblica.
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Geraldo Magela da Cruz Quinto
Pedro Parente
[Publicado no Dirio Ocial da Unio, de 5 de dezembro de 2002]
DECRETO N. 4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002
Dispe sobre a salvaguarda de dados, informaes, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurana da sociedade e do Estado, no mbito
da Administrao Pblica Federal, e d outras providncias.
O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o
art. 84, incisos IV e VI, alnea a, da Constituio, e tendo em vista o disposto
no art. 23 da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991,
DECRETA:

76

CAPTULO I
DAS DISPOSIES PRELIMINARES
Art. 1. Este Decreto disciplina a salvaguarda de dados, informaes, documentos e materiais sigilosos, bem como das reas e instalaes onde tramitam.
Art. 2. So considerados originariamente sigilosos, e sero como tal
classicados, dados ou informaes cujo conhecimento irrestrito ou divulgao possa acarretar qualquer risco segurana da sociedade e do Estado, bem
como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade da
vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Pargrafo nico. O acesso a dados ou informaes sigilosos restrito e
condicionado necessidade de conhecer.
Art. 3. A produo, manuseio, consulta, transmisso, manuteno e
guarda de dados ou informaes sigilosos observaro medidas especiais de
segurana.
Pargrafo nico. Toda autoridade responsvel pelo trato de dados ou informaes sigilosos providenciar para que o pessoal sob suas ordens conhea integralmente as medidas de segurana estabelecidas, zelando pelo seu
el cumprimento.
Art. 4. Para os efeitos deste Decreto, so estabelecidos os seguintes conceitos e denies:
I-

autenticidade: asseverao de que o dado ou informao so verdadeiros e dedignos tanto na origem quanto no destino;

II - classicao: atribuio, pela autoridade competente, de grau de


sigilo a dado, informao, documento, material, rea ou instalao;
III - comprometimento: perda de segurana resultante do acesso noautorizado;
IV - credencial de segurana: certicado, concedido por autoridade
competente, que habilita determinada pessoa a ter acesso a dados
ou informaes em diferentes graus de sigilo;
V - desclassicao: cancelamento, pela autoridade competente ou
pelo transcurso de prazo, da classicao, tornando ostensivos dados ou informaes;
VI - disponibilidade: facilidade de recuperao ou acessibilidade de dados e informaes;

77

VII - grau de sigilo: gradao atribuda a dados, informaes, rea ou instalao considerados sigilosos em decorrncia de sua natureza ou
contedo;
VIII - integridade: incolumidade de dados ou informaes na origem, no
trnsito ou no destino;
IX - investigao para credenciamento: averiguao sobre a existncia
dos requisitos indispensveis para concesso de credencial de segurana;
X - legitimidade: asseverao de que o emissor e o receptor de dados
ou informaes so legtimos e dedignos tanto na origem quanto
no destino;
XI - marcao: aposio de marca assinalando o grau de sigilo;
XII - medidas especiais de segurana: medidas destinadas a garantir sigilo, inviolabilidade, integridade, autenticidade, legitimidade e disponibilidade de dados e informaes sigilosos. Tambm objetivam
prevenir, detectar, anular e registrar ameaas reais ou potenciais a
esses dados e informaes;
XIII - necessidade de conhecer: condio pessoal, inerente ao efetivo
exerccio de cargo, funo, emprego ou atividade, indispensvel
para que uma pessoa possuidora de credencial de segurana, tenha
acesso a dados ou informaes sigilosos;
XIV - ostensivo: sem classicao, cujo acesso pode ser franqueado;
XV - reclassicao: alterao, pela autoridade competente, da classicao de dado, informao, rea ou instalao sigilosos;
XVI - sigilo: segredo; de conhecimento restrito a pessoas credenciadas;
proteo contra revelao no-autorizada; e
XVII - visita: pessoa cuja entrada foi admitida, em carter excepcional, em
rea sigilosa.
CAPTULO II
DO SIGILO E DA SEGURANA
Seo I
Da Classicao Segundo o Grau de Sigilo
Art. 5. Os dados ou informaes sigilosos sero classicados em ultrasecretos, secretos, condenciais e reservados, em razo do seu teor ou dos
seus elementos intrnsecos.

78

1. So passveis de classicao como ultra-secretos, dentre outros,


dados ou informaes referentes soberania e integridade territorial nacionais, a planos e operaes militares, s relaes internacionais do Pas, a projetos de pesquisa e desenvolvimento cientco e tecnolgico de interesse da
defesa nacional e a programas econmicos, cujo conhecimento no-autorizado possa acarretar dano excepcionalmente grave segurana da sociedade e
do Estado.
2. So passveis de classicao como secretos, dentre outros, dados
ou informaes referentes a sistemas, instalaes, programas, projetos, planos ou operaes de interesse da defesa nacional, a assuntos diplomticos e
de inteligncia e a planos ou detalhes, programas ou instalaes estratgicos,
cujo conhecimento no-autorizado possa acarretar dano grave segurana
da sociedade e do Estado.
3. So passveis de classicao como condenciais dados ou informaes que, no interesse do Poder Executivo e das partes, devam ser de conhecimento restrito e cuja revelao no-autorizada possa frustrar seus objetivos
ou acarretar dano segurana da sociedade e do Estado.
4. So passveis de classicao como reservados dados ou informaes cuja revelao no-autorizada possa comprometer planos, operaes ou
objetivos neles previstos ou referidos.
Art. 6. A classicao no grau ultra-secreto de competncia das seguintes autoridades:
I-

Presidente da Repblica;

II - Vice-Presidente da Repblica;
III - Ministros de Estado e equiparados; e
IV - Comandantes da Marinha, do Exrcito e da Aeronutica.
Pargrafo nico. Alm das autoridades estabelecidas no caput, podem
atribuir grau de sigilo:
I-

secreto, as autoridades que exeram funes de direo, comando


ou chea; e

II - condencial e reservado, os servidores civis e militares, de acordo


com regulamentao especca de cada Ministrio ou rgo da Presidncia da Repblica.
Art. 7. Os prazos de durao da classicao a que se refere este Decreto vigoram a partir da data de produo do dado ou informao e so os
seguintes:

79

I-

ultra-secreto: mximo de cinqenta anos;

II - secreto: mximo de trinta anos;


III - condencial: mximo de vinte anos; e
IV - reservado: mximo de dez anos.
1. O prazo de durao da classicao ultra-secreto poder ser renovado indenidamente, de acordo com o interesse da segurana da sociedade
e do Estado.
2. Tambm considerando o interesse da segurana da sociedade e do
Estado, poder a autoridade responsvel pela classicao nos graus secreto,
condencial e reservado, ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, renovar o prazo de durao, uma nica vez,
por perodo nunca superior aos prescritos no caput.
Seo II
Da Reclassicao e da Desclassicao
Art. 8. Dados ou informaes classicados no grau de sigilo ultra-secreto somente podero ser reclassicados ou desclassicados, mediante deciso
da autoridade responsvel pela sua classicao.
Art. 9. Para os graus secreto, condencial e reservado, poder a autoridade responsvel pela classicao ou autoridade hierarquicamente superior
competente para dispor sobre o assunto, respeitados os interesses da segurana da sociedade e do Estado, alter-la ou cancel-la, por meio de expediente hbil de reclassicao ou desclassicao dirigido ao detentor da custdia
do dado ou informao sigilosos.
Pargrafo nico. Na reclassicao, o prazo de durao reinicia-se a partir da data da formalizao da nova classicao.
Art. 10. A desclassicao de dados ou informaes nos graus secreto,
condencial e reservado ser automtica aps transcorridos os prazos previstos nos incisos II, III e IV do art. 7., salvo no caso de renovao, quando ento
a desclassicao ocorrer ao nal de seu termo.
Art. 11. Dados ou informaes sigilosos de guarda permanente que forem objeto de desclassicao sero encaminhados instituio arquivstica
pblica competente, ou ao arquivo permanente do rgo pblico, entidade
pblica ou instituio de carter pblico, para ns de organizao, preservao e acesso.

80

Pargrafo nico. Consideram-se de guarda permanente os dados ou informaes de valor histrico, probatrio e informativo que devam ser denitivamente preservados.
Art. 12. A indicao da reclassicao ou da desclassicao de dados ou
informaes sigilosos dever constar das capas, se houver, e da primeira pgina.
CAPTULO III
DA GESTO DE DADOS OU INFORMAES SIGILOSOS
Seo I
Dos Procedimentos para Classicao de Documentos
Art. 13. As pginas, os pargrafos, as sees, as partes componentes ou
os anexos de um documento sigiloso podem merecer diferentes classicaes, mas ao documento, no seu todo, ser atribudo o grau de sigilo mais
elevado, conferido a quaisquer de suas partes.
Art. 14. A classicao de um grupo de documentos que formem um
conjunto deve ser a mesma atribuda ao documento classicado com o mais
alto grau de sigilo.
Art. 15. A publicao dos atos sigilosos, se for o caso, limitar-se- aos seus
respectivos nmeros, datas de expedio e ementas, redigidas de modo a no
comprometer o sigilo.
Art. 16. Os mapas, planos-relevo, cartas e fotocartas baseados em fotograas areas ou em seus negativos sero classicados em razo dos detalhes
que revelem e no da classicao atribuda s fotograas ou negativos que
lhes deram origem ou das diretrizes baixadas para obt-las.
Art. 17. Podero ser elaborados extratos de documentos sigilosos, para
sua divulgao ou execuo, mediante consentimento expresso:
I - da autoridade classicadora, para documentos ultra-secretos;
II -

da autoridade classicadora ou autoridade hierarquicamente superior


competente para dispor sobre o assunto, para documentos secretos; e

III - da autoridade classicadora, destinatria ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, para
documentos condenciais e reservados, exceto quando expressamente vedado no prprio documento.
Pargrafo nico. Aos extratos de que trata este artigo sero atribudos
graus de sigilo iguais ou inferiores queles atribudos aos documentos que
lhes deram origem, salvo quando elaborados para ns de divulgao.

81

Seo II
Do Documento Sigiloso Controlado
Art. 18. Documento Sigiloso Controlado (DSC) aquele que, por sua importncia, requer medidas adicionais de controle, incluindo:
I - identicao dos destinatrios em protocolo e recibo prprios, quando da difuso;
II - lavratura de termo de custdia e registro em protocolo especco;
III - lavratura anual de termo de inventrio, pelo rgo ou entidade expedidores e pelo rgo ou entidade receptores; e
IV - lavratura de termo de transferncia, sempre que se proceder transferncia de sua custdia ou guarda.
Pargrafo nico. O termo de inventrio e o termo de transferncia sero
elaborados de acordo com os modelos constantes dos Anexos I e II deste Decreto e caro sob a guarda de um rgo de controle.
Art. 19. O documento ultra-secreto , por sua natureza, considerado DSC,
desde sua classicao ou reclassicao.
Pargrafo nico. A critrio da autoridade classicadora ou autoridade
hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, o disposto no caput pode-se aplicar aos demais graus de sigilo.
Seo III
Da Marcao
Art. 20. A marcao, ou indicao do grau de sigilo, dever ser feita em
todas as pginas do documento e nas capas, se houver.
1. As pginas sero numeradas seguidamente, devendo cada uma
conter, tambm, indicao do total de pginas que compem o documento.
2. O DSC tambm expressar, nas capas, se houver, e em todas as suas
pginas, a expresso Documento Sigiloso Controlado (DSC) e o respectivo
nmero de controle.
Art. 21. A marcao em extratos de documentos, rascunhos, esboos e
desenhos sigilosos obedecer ao prescrito no art. 20.
Art. 22. A indicao do grau de sigilo em mapas, fotocartas, cartas, fotograas, ou em quaisquer outras imagens sigilosas obedecer s normas complementares adotadas pelos rgos e entidades da Administrao Pblica.
Art. 23. Os meios de armazenamento de dados ou informaes sigilosos
sero marcados com a classicao devida em local adequado.

82

Pargrafo nico. Consideram-se meios de armazenamento documentos


tradicionais, discos e tas sonoros, magnticos ou pticos e qualquer outro
meio capaz de armazenar dados e informaes.
Seo IV
Da Expedio e da Comunicao de Documentos Sigilosos
Art. 24. Os documentos sigilosos em suas expedio e tramitao obedecero s seguintes prescries:
I - sero acondicionados em envelopes duplos;
II - no envelope externo no constar qualquer indicao do grau de sigilo ou do teor do documento;
III - no envelope interno sero apostos o destinatrio e o grau de sigilo
do documento, de modo a serem identicados logo que removido o envelope
externo;
IV - o envelope interno ser fechado, lacrado e expedido mediante recibo, que indicar, necessariamente, remetente, destinatrio e nmero ou outro
indicativo que identique o documento; e
V - sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatrio, ser inscrita a palavra pessoal no envelope contendo o documento
sigiloso.
Art. 25. A expedio, conduo e entrega de documento ultra-secreto,
em princpio, ser efetuada pessoalmente, por agente pblico autorizado,
sendo vedada a sua postagem.
Pargrafo nico. A comunicao de assunto ultra-secreto de outra forma
que no a prescrita no caput s ser permitida excepcionalmente e em casos
extremos, que requeiram tramitao e soluo imediatas, em atendimento ao
princpio da oportunidade e considerados os interesses da segurana da sociedade e do Estado.
Art. 26. A expedio de documento secreto, condencial ou reservado
poder ser feita mediante servio postal, com opo de registro, mensageiro
ocialmente designado, sistema de encomendas ou, se for o caso, mala diplomtica.
Pargrafo nico. A comunicao dos assuntos de que trata este artigo
poder ser feita por outros meios, desde que sejam usados recursos de criptograa compatveis com o grau de sigilo do documento, conforme previsto
no art. 42.

83

Seo V
Do Registro, da Tramitao e da Guarda
Art. 27. Cabe aos responsveis pelo recebimento de documentos sigilosos:
I - vericar a integridade e registrar, se for o caso, indcios de violao
ou de qualquer irregularidade na correspondncia recebida, dando cincia do
fato ao seu superior hierrquico e ao destinatrio, o qual informar imediatamente ao remetente; e
II - proceder ao registro do documento e ao controle de sua tramitao.
Art. 28. O envelope interno s ser aberto pelo destinatrio, seu representante autorizado ou autoridade competente hierarquicamente superior.
Pargrafo nico. Envelopes contendo a marca pessoal s podero ser
abertos pelo prprio destinatrio.
Art. 29. O destinatrio de documento sigiloso comunicar imediatamente ao remetente qualquer indcio de violao ou adulterao do documento.
Art. 30. Os documentos sigilosos sero mantidos ou guardados em condies especiais de segurana, conforme regulamento.
1. Para a guarda de documentos ultra-secretos e secretos obrigatrio o uso de cofre forte ou estrutura que oferea segurana equivalente ou
superior.
2. Na impossibilidade de se adotar o disposto no 1., os documentos
ultra-secretos devero ser mantidos sob guarda armada.
Art. 31. Os agentes responsveis pela guarda ou custdia de documentos
sigilosos os transmitiro a seus substitutos, devidamente conferidos, quando
da passagem ou transferncia de responsabilidade.
Pargrafo nico. Aplica-se o disposto neste artigo aos responsveis pela
guarda ou custdia de material sigiloso.
Seo VI
Da Reproduo
Art. 32. A reproduo do todo ou de parte de documento sigiloso ter o
mesmo grau de sigilo do documento original.
1. A reproduo total ou parcial de documentos sigilosos controlados
condiciona-se autorizao expressa da autoridade classicadora ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto.

84

2. Eventuais cpias decorrentes de documentos sigilosos sero autenticadas pelo chefe da Comisso a que se refere o art. 35 deste Decreto, no
mbito dos rgos e entidades pblicas ou instituies de carter pblico.
3. Sero fornecidas certides de documentos sigilosos que no puderem ser reproduzidos devido a seu estado de conservao, desde que necessrio como prova em juzo.
Art. 33. O responsvel pela produo ou reproduo de documentos sigilosos dever providenciar a eliminao de notas manuscritas, tipos, clichs,
carbonos, provas ou qualquer outro recurso, que possam dar origem a cpia
no-autorizada do todo ou parte.
Art. 34. Sempre que a preparao, impresso ou, se for o caso, reproduo de documento sigiloso for efetuada em tipograas, impressoras, ocinas
grcas ou similar, essa operao dever ser acompanhada por pessoa ocialmente designada, que ser responsvel pela garantia do sigilo durante a
confeco do documento, observado o disposto no art. 33.
Seo VII
Da Avaliao, da Preservao e da Eliminao
Art. 35. As entidades e rgos pblicos constituiro Comisso Permanente de Avaliao de Documentos Sigilosos (CPADS), com as seguintes atribuies:
I - analisar e avaliar periodicamente a documentao sigilosa produzida
e acumulada no mbito de sua atuao;
II - propor, autoridade responsvel pela classicao ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, renovao
dos prazos a que se refere o art. 7.;
III - propor, autoridade responsvel pela classicao ou autoridade
hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, alterao
ou cancelamento da classicao sigilosa, em conformidade com o disposto
no art. 9. deste Decreto;
IV - determinar o destino nal da documentao tornada ostensiva, selecionando os documentos para guarda permanente; e
V - autorizar o acesso a documentos sigilosos, em atendimento ao disposto no art. 39.
Pargrafo nico. Para o perfeito cumprimento de suas atribuies e responsabilidades, a CPADS poder ser subdividida em subcomisses.

85

Art. 36. Os documentos permanentes de valor histrico, probatrio e informativo no podem ser desgurados ou destrudos, sob pena de responsabilidade penal, civil e administrativa, nos termos da legislao em vigor.
CAPTULO IV
DO ACESSO
Art. 37. O acesso a dados ou informaes sigilosos em rgos e entidades pblicos e instituies de carter pblico admitido:
I - ao agente pblico, no exerccio de cargo, funo, emprego ou atividade pblica, que tenham necessidade de conhec-los; e
II - ao cidado, naquilo que diga respeito sua pessoa, ao seu interesse
particular ou do interesse coletivo ou geral, mediante requerimento ao rgo
ou entidade competente.
1. Todo aquele que tiver conhecimento, nos termos deste Decreto, de
assuntos sigilosos ca sujeito s sanes administrativas, civis e penais decorrentes da eventual divulgao dos mesmos.
2. Os dados ou informaes sigilosos exigem que os procedimentos
ou processos que vierem a instruir tambm passem a ter grau de sigilo idntico.
3. Sero liberados consulta pblica os documentos que contenham
informaes pessoais, desde que previamente autorizada pelo titular ou por
seus herdeiros.
Art. 38. O acesso a dados ou informaes sigilosos, ressalvado o previsto
no inciso II do artigo anterior, condicionado emisso de credencial de segurana no correspondente grau de sigilo, que pode ser limitada no tempo.
Pargrafo nico. A credencial de segurana de que trata o caput deste
artigo classica-se nas categorias de ultra-secreto, secreto, condencial e reservado.
Art. 39. O acesso a qualquer documento sigiloso resultante de acordos
ou contratos com outros pases atender s normas e recomendaes de sigilo constantes destes instrumentos.
Art. 40. A negativa de autorizao de acesso dever ser justicada.
CAPTULO V
DOS SISTEMAS DE INFORMAO
Art. 41. A comunicao de dados e informaes sigilosos por meio de
sistemas de informao ser feita em conformidade com o disposto nos arts.
25 e 26.

86

Art. 42. Ressalvado o disposto no pargrafo nico do art. 44, os programas, aplicativos, sistemas e equipamentos de criptograa para uso ocial no
mbito da Unio so considerados sigilosos e devero, antecipadamente, ser
submetidos certicao de conformidade da Secretaria Executiva do Conselho de Defesa Nacional.
Art. 43. Entende-se como ocial o uso de cdigo, cifra ou sistema de criptograa no mbito de rgos e entidades pblicos e instituies de carter
pblico.
Pargrafo nico. vedada a utilizao para outro m que no seja em
razo do servio.
Art. 44. Aplicam-se aos programas, aplicativos, sistemas e equipamentos
de criptograa todas as medidas de segurana previstas neste Decreto para os
documentos sigilosos controlados e os seguintes procedimentos:
I - realizao de vistorias peridicas, com a nalidade de assegurar uma
perfeita execuo das operaes criptogrcas;
II - manuteno de inventrios completos e atualizados do material de
criptograa existente;
III - designao de sistemas criptogrcos adequados a cada destinatrio;
IV - comunicao, ao superior hierrquico ou autoridade competente,
de qualquer anormalidade relativa ao sigilo, inviolabilidade, integridade,
autenticidade, legitimidade e disponibilidade de dados ou informaes
criptografados; e
V - identicao de indcios de violao ou interceptao ou de irregularidades na transmisso ou recebimento de dados e informaes criptografados.
Pargrafo nico. Os dados e informaes sigilosos, constantes de documento produzido em meio eletrnico, sero assinados e criptografados mediante o uso de certicados digitais emitidos pela Infra-Estrutura de Chaves
Pblicas Brasileira (ICP-Brasil).
Art. 45. Os equipamentos e sistemas utilizados para a produo de documentos com grau de sigilo ultra-secreto s podero estar ligados a redes de
computadores seguras, e que sejam fsica e logicamente isoladas de qualquer
outra.
Art. 46. A destruio de dados sigilosos deve ser feita por mtodo que
sobrescreva as informaes armazenadas. Se no estiver ao alcance do rgo

87

a destruio lgica, dever ser providenciada a destruio fsica por incinerao dos dispositivos de armazenamento.
Art. 47. Os equipamentos e sistemas utilizados para a produo de documentos com grau de sigilo secreto, condencial e reservado s podero
integrar redes de computadores que possuam sistemas de criptograa e segurana adequados a proteo dos documentos.
Art. 48. O armazenamento de documentos sigilosos, sempre que possvel, deve ser feito em mdias removveis que podem ser guardadas com maior
facilidade.
CAPTULO VI
DAS REAS E INSTALAES SIGILOSAS
Art. 49. A classicao de reas e instalaes ser feita em razo dos dados ou informaes sigilosos que contenham ou que no seu interior sejam
produzidos ou tratados, em conformidade com o art. 5..
Art. 50. Aos titulares dos rgos e entidades pblicos e das instituies
de carter pblico caber a adoo de medidas que visem denio, demarcao, sinalizao, segurana e autorizao de acesso s reas sigilosas sob
sua responsabilidade.
Art. 51. O acesso de visitas a reas e instalaes sigilosas ser disciplinado por meio de instrues especiais dos rgos, entidades ou instituies
interessados.
Pargrafo nico. Para efeito deste artigo, no considerado visita o
agente pblico ou o particular que ocialmente execute atividade pblica diretamente vinculada elaborao de estudo ou trabalho considerado sigiloso
no interesse da segurana da sociedade e do Estado.
CAPTULO VII
DO MATERIAL SIGILOSO
Seo I
Das Generalidades
Art. 52. O titular de rgo ou entidade pblica, responsvel por projeto
ou programa de pesquisa, que julgar conveniente manter sigilo sobre determinado material ou suas partes, em decorrncia de aperfeioamento, prova,
produo ou aquisio, dever providenciar para que lhe seja atribudo o grau
de sigilo adequado.
Pargrafo nico. Aplica-se o disposto neste artigo ao titular de rgo ou
entidade pblicos ou de instituies de carter pblico encarregada da scali-

88

zao e do controle de atividades de entidade privada, para ns de produo


ou exportao de material de interesse da Defesa Nacional.
Art. 53. Os titulares de rgos ou entidades pblicos encarregados da
preparao de planos, pesquisas e trabalhos de aperfeioamento ou de novo
projeto, prova, produo, aquisio, armazenagem ou emprego de material
sigiloso so responsveis pela expedio das instrues adicionais que se tornarem necessrias salvaguarda dos assuntos com eles relacionados.
Art. 54. Todos os modelos, prottipos, moldes, mquinas e outros materiais similares considerados sigilosos e que sejam objeto de contrato de qualquer natureza, como emprstimo, cesso, arrendamento ou locao, sero
adequadamente marcados para indicar o seu grau de sigilo.
Art. 55. Dados ou informaes sigilosos concernentes a programas tcnicos ou aperfeioamento de material somente sero fornecidos aos que, por
suas funes ociais ou contratuais, a eles devam ter acesso.
Pargrafo nico. Os rgos e entidades pblicos controlaro e coordenaro o fornecimento s pessoas fsicas e jurdicas interessadas os dados e
informaes necessrios ao desenvolvimento de programas.
Seo II
Do Transporte
Art. 56. A denio do meio de transporte a ser utilizado para deslocamento de material sigiloso responsabilidade do detentor da custdia e dever considerar o respectivo grau de sigilo.
1. O material sigiloso poder ser transportado por empresas para tal
m contratadas.
2. As medidas necessrias para a segurana do material transportado
sero estabelecidas em entendimentos prvios, por meio de clusulas contratuais especcas, e sero de responsabilidade da empresa contratada.
Art. 57. Sempre que possvel, os materiais sigilosos sero tratados segundo os critrios indicados para a expedio de documentos sigilosos.
Art. 58. A critrio da autoridade competente, podero ser empregados
guardas armados, civis ou militares, para o transporte de material sigiloso.
CAPTULO VIII
DOS CONTRATOS
Art. 59. A celebrao de contrato cujo objeto seja sigiloso, ou que sua
execuo implique a divulgao de desenhos, plantas, materiais, dados ou informaes de natureza sigilosa, obedecer aos seguintes requisitos:

89

I - o conhecimento da minuta de contrato estar condicionado assinatura de termo de compromisso de manuteno de sigilo pelos interessados
na contratao; e
II - o estabelecimento de clusulas prevendo a:
a) possibilidade de alterao do contrato para incluso de clusula de
segurana no estipulada por ocasio da sua assinatura;
b) obrigao de o contratado manter o sigilo relativo ao objeto contratado, bem como sua execuo;
c) obrigao de o contratado adotar as medidas de segurana adequadas, no mbito das atividades sob seu controle, para a manuteno do sigilo
relativo ao objeto contratado;
d) identicao, para ns de concesso de credencial de segurana, das
pessoas que, em nome do contratado, tero acesso a material, dados e informaes sigilosos; e
e) responsabilidade do contratado pela segurana do objeto subcontratado, no todo ou em parte.
Art. 60. Aos rgos e entidades pblicos, bem como s instituies de
carter pblico, a que os contratantes estejam vinculados, cabe providenciar
para que seus scais ou representantes adotem as medidas necessrias para a
segurana dos documentos ou materiais sigilosos em poder dos contratados
ou subcontratados, ou em curso de fabricao em suas instalaes.
CAPTULO IX
DAS DISPOSIES FINAIS
Art. 61. O disposto neste Decreto aplica-se a material, rea, instalao e
sistema de informao cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado.
Art. 62. Os rgos e entidades pblicos e instituies de carter pblico
exigiro termo de compromisso de manuteno de sigilo dos seus servidores,
funcionrios e empregados que direta ou indiretamente tenham acesso a dados ou informaes sigilosos.
Pargrafo nico. Os agentes de que trata o caput deste artigo comprometem-se a, aps o desligamento, no revelar ou divulgar dados ou informaes sigilosos dos quais tiverem conhecimento no exerccio de cargo, funo
ou emprego pblico.
Art. 63. Os agentes responsveis pela custdia de documentos e materiais e pela segurana de reas, instalaes ou sistemas de informao de

90

natureza sigilosa sujeitam-se s normas referentes ao sigilo prossional, em


razo do ofcio, e ao seu cdigo de tica especco, sem prejuzo de sanes
penais.
Art. 64. Os rgos e entidades pblicos e instituies de carter pblico
promovero o treinamento, a capacitao, a reciclagem e o aperfeioamento
de pessoal que desempenhe atividades inerentes salvaguarda de documentos, materiais, reas, instalaes e sistemas de informao de natureza sigilosa.
Art. 65. Toda e qualquer pessoa que tome conhecimento de documento
sigiloso, nos termos deste Decreto ca, automaticamente, responsvel pela
preservao do seu sigilo.
Art. 66. Na classicao dos documentos ser utilizado, sempre que possvel, o critrio menos restritivo possvel.
Art. 67. A critrio dos rgos e entidades do Poder Executivo Federal sero expedidas instrues complementares, que detalharo os procedimentos
necessrios plena execuo deste Decreto.
Art. 68. Este Decreto entra em vigor aps quarenta e cinco dias da data
de sua publicao.
Art. 69. Ficam revogados os Decretos n. 2.134, de 24 de janeiro de 1997,
2.910, de 29 de dezembro de 1998, e 4.497, de 4 de dezembro de 2002.
Braslia, 27 de dezembro de 2002; 181. da Independncia e 114. da Repblica.
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Pedro Parente
Alberto Mendes Cardoso
[Publicado no Dirio Ocial da Unio, de 30 de dezembro de 2002]

91

ANEXO I
TERMO DE INVENTRIO DE DOCUMENTOS
SIGILOSOS CONTROLADOS N. ______/___
Inventrio dos documentos sigilosos controlados pelo______________
__________

________________, ____ de ______________ de _____.


______________________________________________
Testemunhas:
______________________________________________
______________________________________________

ANEXO II
TERMO DE TRANSFERNCIA DE GUARDA DE DOCUMENTOS
SIGILOSOS CONTROLADOS N.______/___
Aos ________dias do ms de _____________ do ano de dois mil e ________
reuniram-se no__________________________________, o Senhor _________
___________________________________________________________
substitudo, Senhor_______________________________________________
_____________________
substituto, para conferir os documentos sigilosos controlados, produzidos e
recebidos pelo ____________________________________________, ento
sob a custdia do primeiro, constante do Inventrio n._____/____, anexo ao
presente Termo de Transferncia, os quais, nesta data, passam para a custdia
do segundo.

92

Cumpridas as formalidades exigidas e conferidas todas as peas constantes do Inventrio, foram elas julgadas conforme (ou com as seguintes alteraes), sendo, para constar, lavrado o presente Termo de Transferncia, em
trs vias, assinadas e datadas pelo substitudo e pelo substituto.
_______________, ____ de ______________ de ______.
______________________________________________
______________________________________________

RESOLUES
CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA
RESOLUO CFM n. 1.639/2002
Aprova as Normas Tcnicas para o Uso de
Sistemas Informatizados para a Guarda e
Manuseio do Pronturio Mdico, dispe sobre
tempo de guarda dos pronturios, estabelece
critrios para certicao dos sistemas de
informao e d outras providncias.
O CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA, no uso das atribuies que lhe
confere a Lei n. 3.268, de 30 de setembro de 1957, regulamentada pelo Decreto n. 44.045, de 19 de julho de 1958, e
CONSIDERANDO que o mdico tem o dever de elaborar o pronturio
para cada paciente a que assiste, conforme previsto no art. 69 do Cdigo de
tica Mdica;
CONSIDERANDO que os dados que compem o pronturio pertencem
ao paciente e devem estar permanentemente disponveis, de modo que,
quando solicitado por ele ou seu representante legal, permitam o fornecimento de cpias autnticas das informaes a ele pertinentes;
CONSIDERANDO o teor da Resoluo CFM n. 1.605/2000, que dispe
sobre o fornecimento das informaes do pronturio autoridade judiciria
requisitante;
CONSIDERANDO que o sigilo prossional, que visa preservar a privacidade do indivduo, deve estar sujeito s normas estabelecidas na legislao e

93

no Cdigo de tica Mdica, independente do meio utilizado para o armazenamento dos dados no pronturio, seja eletrnico ou em papel;
CONSIDERANDO o volume de documentos armazenados pelos estabelecimentos de sade e consultrios mdicos em decorrncia da necessidade
de manuteno dos pronturios;
CONSIDERANDO os avanos da tecnologia da informao e de telecomunicaes, que oferecem novos mtodos de armazenamento e de transmisso de dados;
CONSIDERANDO a legislao arquivstica brasileira, que normatiza a
guarda, a temporalidade e a classicao dos documentos, inclusive dos pronturios mdicos;
CONSIDERANDO o disposto na Resoluo CFM n. 1.638/2002, de 10 de
julho de 2002, que dene pronturio mdico e cria as Comisses de Reviso
de Pronturios nos estabelecimentos e/ou instituies de sade;
CONSIDERANDO o teor do Parecer CFM n. 30/2002, aprovado na Sesso
Plenria de 10 de julho de 2002;
CONSIDERANDO, nalmente, o decidido em Sesso Plenria de 10 de
julho de 2002.
RESOLVE:
Art. 1. - Aprovar as Normas Tcnicas para o Uso de Sistemas Informatizados para a Guarda e Manuseio do Pronturio Mdico, anexas esta resoluo, possibilitando a elaborao e o arquivamento do pronturio em meio
eletrnico.
Art. 2. - Estabelecer a guarda permanente para os pronturios mdicos
arquivados eletronicamente em meio ptico ou magntico, e microlmados.
Art. 3. - Recomendar a implantao da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos em todas as unidades que prestam assistncia mdica
e so detentoras de arquivos de pronturios mdicos, tomando como base
as atribuies estabelecidas na legislao arquivstica brasileira (a Resoluo
CONARQ n. 7/97, a NBR n. 10.519/88, da ABNT, e o Decreto n. 4.073/2002,
que regulamenta a Lei de Arquivos Lei n. 8.159/91).
Art. 4. - Estabelecer o prazo mnimo de 20 (vinte) anos, a partir do ltimo
registro, para a preservao dos pronturios mdicos em suporte de papel.
Pargrafo nico Findo o prazo estabelecido no caput, e considerando o valor secundrio dos pronturios, a Comisso Permanente de Avaliao
de Documentos, aps consulta Comisso de Reviso de Pronturios, dever

94

elaborar e aplicar critrios de amostragem para a preservao denitiva dos


documentos em papel que apresentem informaes relevantes do ponto de
vista mdico-cientco, histrico e social.
Art. 5. - Autorizar, no caso de emprego da microlmagem, a eliminao
do suporte de papel dos pronturios microlmados, de acordo com os procedimentos previstos na legislao arquivstica em vigor (Lei n. 5.433/68 e Decreto n. 1.799/96), aps anlise obrigatria da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos da unidade mdico-hospitalar geradora do arquivo.
Art. 6. - Autorizar, no caso de digitalizao dos pronturios, a eliminao
do suporte de papel dos mesmos, desde que a forma de armazenamento dos
documentos digitalizados obedea norma especca de digitalizao contida no anexo desta resoluo e aps anlise obrigatria da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos da unidade mdico-hospitalar geradora
do arquivo.
Art. 7. - O Conselho Federal de Medicina e a Sociedade Brasileira de Informtica em Sade (SBIS), mediante convnio especco, expediro, quando
solicitados, a certicao dos sistemas para guarda e manuseio de pronturios
eletrnicos que estejam de acordo com as normas tcnicas especicadas no
anexo a esta resoluo.
Art. 8. - Esta resoluo entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 9. - Fica revogada a Resoluo CFM n. 1.331/89 e demais disposies em contrrio.
Braslia-DF, 10 de julho de 2002
EDSON DE OLIVEIRA ANDRADE RUBENS DOS SANTOS SILVA
Presidente Secretrio-Geral
NORMAS TCNICAS PARA O USO DE SISTEMAS INFORMATIZADOS
PARA A GUARDA E MANUSEIO DO PRONTURIO MDICO
I.

Integridade da Informao e Qualidade do Servio O sistema de


informaes dever manter a integridade da informao atravs do
controle de vulnerabilidades, de mtodos fortes de autenticao,
do controle de acesso e mtodos de processamento dos sistemas
operacionais conforme a norma ISO/IEC 15408, para segurana dos
processos de sistema.

II.

Cpia de Segurana Dever ser feita cpia de segurana dos dados do pronturio pelo menos a cada 24 horas. Recomenda-se que
o sistema de informao utilizado possua a funcionalidade de for-

95

ar a realizao do processo de cpia de segurana diariamente. O


procedimento de back-up deve seguir as recomendaes da norma
ISO/IEC 17799, atravs da adoo dos seguintes controles:
a. Documentao do processo de backup/restore;
b. As cpias devem ser mantidas em local distante o suciente
para livr-las de danos que possam ocorrer nas instalaes principais;
c. Mnimo de trs cpias para aplicaes crticas;
d. Protees fsicas adequadas de modo a impedir acesso no autorizado;
e.

Possibilitar a realizao de testes peridicos de restaurao.

I.

Bancos de Dados Os dados do pronturio devero ser armazenados em sistema que assegure, pelo menos, as seguintes caractersticas:
a. Compartilhamento dos dados;
b. Independncia entre dados e programas;
c. Mecanismos para garantir a integridade, controle de conformidade e validao dos dados;
d. Controle da estrutura fsica e lgica;
e. Linguagem para a denio e manipulao de dados (SQL
Standard Query Language);
f. Funes de auditoria e recuperao dos dados.

I.
II.

Privacidade e Condencialidade Com o objetivo de garantir a privacidade, condencialidade dos dados do paciente e o sigilo prossional, faz-se necessrio que o sistema de informaes possua
mecanismos de acesso restrito e limitado a cada perl de usurio,
de acordo com a sua funo no processo assistencial:
a. Recomenda-se que o prossional entre pessoalmente com os
dados assistenciais do pronturio no sistema de informao;
b. A delegao da tarefa de digitao dos dados assistenciais coletados a um prossional administrativo no exime o mdico,
fornecedor das informaes, da sua responsabilidade desde que
o prossional administrativo esteja inserindo estes dados por intermdio de sua senha de acesso;

96

c. A senha de acesso ser delegada e controlada pela senha do


mdico a quem o prossional administrativo est subordinado;
d. Deve constar da trilha de auditoria quem entrou com a informao;
e. Todos os funcionrios de reas administrativas e tcnicas que,
de alguma forma, tiverem acesso aos dados do pronturio devero assinar um termo de condencialidade e no-divulgao,
em conformidade com a norma ISO/IEC 17799.
I.

Autenticao O sistema de informao dever ser capaz de identicar cada usurio atravs de algum mtodo de autenticao. Em se
tratando de sistemas de uso local, no qual no haver transmisso
da informao para outra instituio, obrigatria a utilizao de
senhas. As senhas devero ser de no mnimo 5 caracteres, compostos por letras e nmeros. Trocas peridicas das senhas devero ser
exigidas pelo sistema no perodo mximo de 60 (sessenta) dias. Em
hiptese alguma o prossional poder fornecer a sua senha a outro
usurio, conforme preconiza a norma ISO/IEC 17799. O sistema de
informaes deve possibilitar a criao de pers de usurios que
permita o controle de processos do sistema.

II.

Auditoria O sistema de informaes dever possuir registro (log)


de eventos, conforme prev a norma ISO/IEC 17799. Estes registros
devem conter:
a. A identicao dos usurios do sistema;
b. Datas e horrios de entrada (log-on) e sada (log-o ) no sistema;
c. Identidade do terminal e, quando possvel, a sua localizao;
d. Registro das tentativas de acesso ao sistema, aceitas e rejeitadas;
e. Registro das tentativas de acesso a outros recursos e dados,
aceitas e rejeitadas.
f. Registro das excees e de outros eventos de segurana relevantes devem ser mantidos por um perodo de tempo no inferior a 10 (dez) anos, para auxiliar em investigaes futuras e na
monitorao do controle de acesso.

I.

Transmisso de Dados Para a transmisso remota de dados identicados do pronturio, os sistemas devero possuir um certicado
digital de aplicao nica emitido por uma AC (Autoridade Certi-

97

cadora) credenciada pelo ITI responsvel pela AC Raiz da estrutura


do ICP-Brasil, a m de garantir a identidade do sistema.
II.

Certicao do software A vericao do atendimento destas normas poder ser feita atravs de processo de certicao do software
junto ao CFM, conforme especicado a seguir.

III.

Digitalizao de pronturios - Os arquivos digitais oriundos da digitalizao do pronturio mdico devero ser controlados por mdulo
do sistema especializado que possua as seguintes caractersticas.
a. Mecanismo prprio de captura de imagem em preto e branco e
colorida independente do equipamento scanner;
b. Base de dados prpria para o armazenamento dos arquivos digitalizados;
c. Mtodo de indexao que permita criar um arquivamento organizado, possibilitando a pesquisa futura de maneira simples e
eciente;
d. Mecanismo de pesquisa utilizando informaes sobre os documentos, incluindo os campos de indexao e o texto contido
nos documentos digitalizados, para encontrar imagens armazenadas na base de dados;
e. Mecanismos de controle de acesso que garantam o acesso a documentos digitalizados somente por pessoas autorizadas.
CERTIFICAO DOS SISTEMAS INFORMATIZADOS PARA
A GUARDA E MANUSEIO DO PRONTURIO MDICO

Todas as pessoas fsicas, organizaes ou empresas desenvolvedoras de


sistemas informatizados para a guarda e manuseio do pronturio mdico que
desejarem obter a certicao do CFM e da SBIS devero cumprir os seguintes
passos:

98

1.

Responder e enviar, via Internet, o questionrio bsico, disponvel


na pgina do CFM: http://www.cfm.org.br/certicacao;

2.

O questionrio remetido ser analisado pelo CFM/SBIS, que emitir


um parecer inicial aprovando ou no o sistema proposto. Este parecer ser enviado, via Internet, ao postulante;

3.

Caso aprovado, os sistemas de gesto de consultrios e pequenas


clnicas (sistemas de menor complexidade) devero ser encaminha-

dos sede do CFM para anlise. Os sistemas de gesto hospitalar ou


de redes de ateno sade (sistemas de maior complexidade) que
no possam ser enviados sero analisados in loco (sob a responsabilidade do CFM/SBIS);
4.

O processo de avaliao consistir na anlise do cumprimento das


normas tcnicas acima elencadas. A aprovao do sistema estar
condicionada ao cumprimento de todas as normas estabelecidas;

5.

Em caso de no-aprovao do sistema, sero especicados os motivos para que as reformulaes necessrias sejam encaminhadas;

6.

Uma vez aprovado o sistema na verso analisada, alm do documento de certicao o CFM e a SBIS emitiro um selo digital de qualidade que poder ser incorporado na tela de abertura do sistema;

7.

A tabela de custos para o processo de certicao dos sistemas de


informao de pronturio eletrnico encontra-se disponvel no site
http://www.cfm.org.br/certicacao;

8.

A certicao dever ser revalidada a cada nova verso do sistema,


seguindo os mesmos trmites anteriormente descritos.
RESOLUES DO CONARQ
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N. 1, DE 18 DE OUTUBRO DE 1995
Dispe sobre a necessidade da adoo de planos
e ou cdigos de classicao de documentos nos
arquivos correntes, que considerem a natureza dos
assuntos resultantes de suas atividades e funes.

O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ,


no uso de suas atribuies previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento
Interno, de conformidade com deliberao do Plenrio, em 27 de setembro
de 1995 e
Considerando que dever do Poder Pblico a gesto documental, a proteo especial aos documentos de arquivo e as providncias para franquear
aos cidados as informaes contidas na documentao governamental;
Considerando que a organizao da documentao pblica a maneira
pela qual o cidado tem acesso aos instrumentos de garantia de seus direitos;
Considerando que a organizao dos arquivos se constitui em instrumento de eccia administrativa no gerenciamento das informaes, contribuindo
como agente de modernizao da prpria administrao pblica do Pas;

99

Considerando a importncia e vantagens da classicao de documentos de arquivos correntes, que objetiva a racionalizao do uxo documental,
a agilidade e a segurana na recuperao de informaes para a administrao, bem como a organizao da documentao acumulada como requisito
para sua correta destinao nal,
RESOLVE:
Art. 1. - Os rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos, como decorrncia de um programa de gesto de documentos, devero organizar seus arquivos correntes com base em mtodos de classicao,
que considerem a natureza dos assuntos dos documentos resultantes de suas
atividades e funes.
1. - Considera-se gesto de documentos o planejamento e o controle das atividades tcnicas relacionadas produo, classicao, tramitao,
uso, arquivamento, avaliao e seleo dos documentos de arquivo, em fase
corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
2 - Consideram-se arquivos correntes os conjuntos de documentos em
curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas
freqentes.
3 - Consideram-se arquivos intermedirios os conjuntos de documentos que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, aguardam sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 2 - O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, poder subsidiar,
por intermdio de suas Cmaras Tcnicas, os integrantes do Sistema Nacional
de Arquivos - SINAR na elaborao ou anlise de planos e ou cdigos de classicao de arquivos correntes.
JAIME ANTUNES DA SILVA
[Dirio Ocial da Unio, de 24 de outubro de 1995]
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N. 2, DE 18 DE OUTUBRO DE 1995
Dispe sobre as medidas a serem observadas na transferncia ou no recolhimento de acervos documentais para instituies arquivsticas pblicas.
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ,
no uso de suas atribuies previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento
Interno, de conformidade com deliberao do Plenrio, em 27 de setembro
de 1995 e

100

Considerando a importncia da preservao dos acervos produzidos


pela administrao pblica como instrumento de prova e informao sobre
suas atividades para as administraes e geraes futuras;
Considerando a necessidade de orientar os rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR em relao transferncia ou ao
recolhimento de seus acervos para instituies arquivsticas pblicas, cumprida sua nalidade administrativa nos arquivos correntes;
Considerando que a transferncia e o recolhimento de acervos, corretamente operacionalizados, so fundamentais para garantir melhores condies de guarda e preservao dos documentos, bem como para torn-los
rapidamente disponveis aos usurios,
RESOLVE:
Art. 1. - Os acervos documentais a serem transferidos ou recolhidos s
instituies arquivsticas pblicas, pelos rgos e entidades do Poder Pblico,
devero estar organizados, avaliados, higienizados, acondicionados e acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identicao e controle.
1. - Considera-se transferncia a passagem de documentos de um arquivo corrente para o arquivo intermedirio, onde aguardaro sua destinao
nal: eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
2. - Considera-se recolhimento a entrada de documentos para guarda
permanente em instituies arquivsticas pblicas.
Art. 2. - O instrumento descritivo mencionado no Art. 1. dever conter
os seguintes dados: rgo de procedncia (responsvel pela transferncia ou
recolhimento); rgo de provenincia (responsvel pela produo e acumulao do acervo); tipo e nmero das embalagens utilizadas no transporte (containers, caixas, pacotes); tipo e nmero das unidades de acondicionamento;
descrio do contedo, indicando, entre outras informaes, o gnero dos
documentos (textual, iconogrco, audiovisual, cartogrco, informtico); e
datas-limite dos documentos.
Pargrafo nico - O instrumento descritivo dever conter data e assinatura do responsvel pelo rgo que procede a transferncia ou o recolhimento.
Art. 3 - As instituies arquivsticas pblicas devero baixar instrues
normativas sobre a matria, no seu mbito de atuao.
JAIME ANTUNES DA SILVA
[Dirio Ocial da Unio, de 24 de outubro de 1995]

101

ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N. 3, DE 26 DE DEZEMBRO DE 1995
Dispe sobre o Programa de Assistncia
Tcnica do Conselho Nacional de Arquivos
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no
uso de suas atribuies previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento
Interno, de conformidade com deliberao do Plenrio, em 15 de dezembro
de 1995 e
Considerando que compete ao CONARQ, como rgo central do Sistema
Nacional de Arquivos-SINAR, exercer orientao normativa quanto gesto e
proteo especial dos documentos de arquivo;
Considerando que compete, tambm, ao CONARQ estimular o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados com vistas ao intercmbio e
integrao sistmica das atividades arquivsticas, bem como a integrao e
modernizao dos arquivos pblicos e privados;
Considerando, ainda, a necessidade de denir uma estratgia de atuao, junto aos integrantes do SINAR, que tenha por premissa a transferncia
de metodologias e tcnicas adequadas no campo da Arquivologia, atravs da
prestao de assessoramento tcnico especializado,
RESOLVE:
Art. 1. - Aprovar o anexo Programa de Assistncia Tcnica, a ser desenvolvido pelos rgos e entidades integrantes do SINAR, sob a coordenao do
CONARQ.
JAIME ANTUNES DA SILVA
[Dirio Ocial da Unio, de 28 de dezembro de 1995]

102

ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N. 4, DE 28 DE MARO DE 1996
[REVOGADA PELA RESOLUO, N. 14 DE 24 DE OUTUBRO DE 2001]
Dispe sobre o Cdigo de Classicao de
Documentos de Arquivo para a Administrao
Pblica: Atividades-Meio, a ser adotado como um
modelo para os arquivos correntes dos rgos
e entidades integrantes do Sistema Nacional de
Arquivos - SINAR, e aprova os prazos de guarda
e a destinao de documentos estabelecidos na
Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao
de Documentos de Arquivo Relativos s
Atividades-Meio da Administrao Pblica.
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N. 5, DE 30 DE SETEMBRO DE 1996
Dispe sobre a publicao de editais para
Eliminao de Documentos nos Dirios Ociais
da Unio, Distrito Federal, Estados e Municpios
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS-CONARQ, no
uso de suas atribuies previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento
Interno, de conformidade com deliberao do Plenrio, em sua 6. reunio ordinria realizada nos dias 22 e 23 de agosto de 1996 e,
Considerando o disposto na alnea C, do pargrafo nico, do art. 5., do
Anexo ao Decreto n. 96.671, de 9 de setembro de 1988;
Considerando o disposto no item 3 da Tabela Bsica de Temporalidade
e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica, aprovada pela Resoluo n. 4, de 28 de maro de 1996,
deste Conselho;
Considerando as recomendaes contidas na NBR - 10.519, da Associao Brasileira de Normas Tcnicas - ABNT, sobre Critrios de Avaliao de Documentos de Arquivo, resolve:

103

Art. 1. - Os rgos e entidades integrantes do Poder Pblico faro publicar nos Dirios Ociais da Unio, do Distrito Federal, dos Estados e Municpios, correspondentes ao seu mbito de atuao, os editais para eliminao
de documentos, decorrentes da aplicao de suas Tabelas de Temporalidade,
observado o disposto no art. 9. da Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991.
Pargrafo nico - Os editais referidos neste artigo sero publicados em
outro veculo de divulgao local quando a administrao pblica municipal
no editar Dirio Ocial.
Art. 2. - Os editais para eliminao de documentos devero consignar
um prazo de 30 a 45 dias para possveis manifestaes ou, quando for o caso,
possibilitar s partes interessadas requererem, a suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cpias de peas de processos.
JAIME ANTUNES DA SILVA
[Dirio Ocial da Unio, de 11 de outubro de 1996]
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N. 6, DE 15 DE MAIO DE 1997
Dispe sobre diretrizes quanto terceirizao
de servios arquivsticos pblicos.
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no
uso de suas atribuies previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento
Interno, de conformidade com deliberao do Plenrio, em sua 8. reunio ordinria, realizada nos dias 12 e 13 de maio de 1997 e,
Considerando que cabe Administrao Pblica a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos
dela necessitem (Pargrafo 2., do art. 216 da Constituio Federal);
Considerando que dever do Poder Pblico a gesto documental e a
proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio
administrao, cultura, ao desenvolvimento cientco e como elementos de
prova e informao (Artigo 1. da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991),
RESOLVE estabelecer as seguintes diretrizes para orientao dos rgos
e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR quanto
terceirizao de servios arquivsticos.
Art. 1. As atividades de avaliao sero reservadas para execuo direta pelos rgos e entidades do Poder Pblico, por ser atividade essencial da

104

gesto de documentos, de responsabilidade de Comisses Permanentes de


Avaliao, conforme determina o disposto no art. 2. do Decreto n. 2.182, de
20 de maro de 1997, sendo vedada a eliminao de documentos sem prvia
autorizao da instituio arquivstica pblica de seu mbito de atuao, conforme determina o disposto no art. 9., da Lei n. 8.159/91.
Art. 2. A guarda dos documentos pblicos exclusiva dos rgos e entidades do Poder Pblico, visando garantir o acesso e a democratizao da
informao, sem nus, para a administrao e para o cidado.
Art. 3. Podero ser contratados servios para a execuo de atividades
tcnicas auxiliares, desde que planejados, supervisionados e controlados por
agentes pblicos pertencentes aos rgos e entidades produtores e acumuladores dos documentos.
Art. 4. Para efeitos desta Resoluo, a gesto de documentos, conforme
preconiza o art. 3. da Lei n. 8.159/91, compreende o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para a guarda permanente.
JAIME ANTUNES DA SILVA
Presidente do CONARQ
[Dirio Ocial da Unio, de 23 de maio de 1997]
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N. 7, DE 20 DE MAIO DE 1997
Dispe sobre os procedimentos para a eliminao
de documentos no mbito dos rgos e
entidades integrantes do Poder Pblico.
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS- CONARQ, no
uso de suas atribuies previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento
Interno, de conformidade com deliberao do Plenrio, em sua 8. reunio ordinria realizada nos dias 12 e 13 de maio de 1997 e,
Considerando o disposto no art. 9. da Lei Federal n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que trata da poltica nacional de arquivos pblicos e privados;
Considerando a Resoluo n. 5 deste Conselho, de 30 de setembro de
1996, que dispe sobre a publicao de editais para eliminao de documentos nos Dirios Ociais da Unio, do Distrito Federal, dos Estados e dos Municpios; e

105

Considerando as recomendaes contidas nos itens 3 e 4 da Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s
Atividades-Meio da Administrao Pblica, aprovada pela Resoluo n. 4 deste Conselho, de 28 de maro de 1996, resolve:
Art. 1. A eliminao de documentos nos rgos e entidades do Poder
Pblico ocorrer aps concludo o processo de avaliao conduzido pelas respectivas Comisses Permanentes de Avaliao, responsveis pela elaborao
de tabelas de temporalidade, e ser efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta Resoluo.
Art. 2. O registro dos documentos a serem eliminados dever ser efetuado por meio de Listagem de Eliminao de Documentos e de Termo de
Eliminao de Documentos.
Art. 3. A Listagem de Eliminao de Documentos tem por objetivo
registrar informaes pertinentes aos documentos a serem eliminados e se
constituir basicamente dos seguintes itens:
I-

cabealho contendo a identicao do rgo ou entidade e da unidade/setor responsvel pela eliminao, o ttulo e nmero da listagem e o nmero da folha;

II - quadro contendo os seguintes campos:


a) cdigo do assunto ou, caso no tenha esta informao, o nmero de ordem dos itens documentais listados;
b) assunto/srie, correspondente aos conjuntos documentais a serem eliminados;
c)

datas-limite de cada conjunto documental citado na alnea anterior;

d)

quantidade e especicao das unidades de arquivamento a serem


eliminadas em cada conjunto documental;

e)

observaes complementares teis ao esclarecimento das informaes contidas nos demais campos, ou justicativa, quando se tratar dos
rgos e entidades aos quais se refere o art. 5. desta resoluo; e

III - rodap contendo local e data, nome, cargo e assinatura do titular da


unidade/setor responsvel pela seleo, do Presidente da Comisso Permanente de Avaliao, bem como da autoridade a quem compete autorizar a
eliminao no mbito do rgo ou entidade.
Art. 4. O Termo de Eliminao de Documentos tem por objetivo registrar as informaes relativas ao ato de eliminao, devendo conter essencialmente:

106

I-

data da eliminao;

II -

indicao dos atos ociais/legais que autorizam a eliminao e informao relativa publicao em peridico ocial;

III - nome do rgo ou entidade produtor/acumulador dos documentos eliminados;


IV - nome do rgo ou entidade responsvel pela eliminao;
V - referncia aos conjuntos documentais eliminados especicados na
Listagem de Eliminao de Documentos, anexa ao Termo;
VI - datas-limite dos documentos eliminados;
VII - quanticao / mensurao dos documentos eliminados;
VIII - nome da unidade orgnica responsvel pela eliminao; e
IX - nome e assinatura do titular da unidade orgnica responsvel pela
eliminao.
Art. 5. Os rgos e entidades que ainda no elaboraram suas tabelas de
temporalidade e pretendem proceder eliminao de documentos devero
constituir suas Comisses Permanentes de Avaliao, responsveis pela anlise dos documentos e pelo encaminhamento das propostas instituio arquivstica pblica, na sua especca esfera de competncia, para aprovao.
Pargrafo nico. Os rgos e entidades referidos no caput deste artigo
devero elaborar, alm da Listagem de Eliminao de Documentos e do Termo de Eliminao de Documentos, o Edital de Cincia de Eliminao de Documentos, que tem por objetivo dar publicidade, em peridicos ociais, ao
ato de eliminao dos acervos arquivsticos sob a sua guarda, devendo conter
necessariamente as seguintes informaes:
I-

cabealho:
a) nome do rgo ou entidade que efetuar a eliminao;
b) ttulo, nmero e ano do edital;

II - desenvolvimento do assunto tratado contendo:


a) identicao da autoridade signatria do edital;
b) nmero e data dos atos legais e/ou do documento ocial que
legitima a eliminao;
c) nome do rgo ou entidade produtor dos documentos a serem
eliminados;

107

d) referncia aos conjuntos documentais a serem eliminados, com


as datas-limite correspondentes;
e) prazo para efetivao da eliminao, que dever situar-se entre
30 (trinta) e 45 (quarenta e cinco) dias subseqentes publicao do edital, e
III - encerramento:
a) local e data do edital;
b) nome, cargo e assinatura da autoridade citada no art. 5., pargrafo nico, item II, alnea a desta resoluo.
Art. 6. A eliminao de documentos pblicos ser efetuada por meio
de fragmentao manual ou mecnica, com a superviso de servidor autorizado.
Art. 7. Os procedimentos a serem observados quando da eliminao de
documentos sero estabelecidos na forma dos anexos 1, 2 e 3 desta Resoluo.
JAIME ANTUNES DA SILVA
Presidente do Conselho Nacional de Arquivos
[Dirio Ocial da Unio, de 23 de maio de 1997]

108

ANEXO 1
LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
RGO/ENTIDADE
UNIDADE/SETOR

CDIGO
OU
N.. DO
ITEM

RGO/SETOR: ____
_______
LISTAGEM N.:_____
_________
FOLHA N.:________
________

UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
ASSUNTO
SRIE

LOCAL/DATA
________ ___/___/___
____________________
___
RESPONSVEL
PELA SELEO

DATAS-LIMITE

QUANT.

ESPECIFICAO

LOCAL/DATA,

___/___/___

LOCAL/DATA,
_____________
PRESIDENTE DA
COMISSO
PERMANENTE DE
AVALIAO

___/___/___

OBSERVAES/
JUSTIFICATIVA

AUTORIZO:
_______________
AUTORIDADE
DO RGO A
QUEM COMPETE
AUTORIZAR

ANEXO 2
(NOME DO RGO OU ENTIDADE)
TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
Aos ______ dias do ms de __________ do ano de _________, o (indicar o
nome do rgo ou entidade responsvel pela eliminao), de acordo com o que
consta do/da (indicar a Tabela de Temporalidade de Documentos ou a Listagem
de Eliminao de Documentos e respectivo Edital de Cincia de Eliminao de Documentos), aprovados pelo (titular) do/da (indicar a instituio arquivstica), por
intermdio do (indicar o documento de aprovao), e publicada(o) no (indicar
o peridico ocial), de (indicar a data de publicao da tabela ou do edital), procedeu eliminao de (indicar a quanticao mensurao), de documentos
relativos a (referncia aos conjuntos documentais eliminados), integrantes do
acervo do(a) (indicar o nome do rgo ou entidade produtor/acumulador), do
perodo (indicar as datas-limite dos documentos eliminados).
(Nome da unidade orgnica responsvel pela eliminao, nome, cargo e
assinatura do titular).

109

ANEXO 3
(NOME DO RGO OU ENTIDADE)
EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
N. ______/____
O Presidente da Comisso Permanente de Avaliao, designado pela
Portaria n. _____, de ___/___/___, publicada no (indicar o peridico ocial), de
___/___/___, de acordo com (indicar a Listagem de Eliminao de Documentos),
aprovada pelo (titular) do(a) (indicar a instituio arquivstica), por intermdio
do (indicar o documento de aprovao), faz saber a quem possa interessar que
a partir do (30. a 45.) (escrever por extenso, entre parnteses, o nmero ordinal
correspondente) dia subseqente a data de publicao deste Edital no (indicar
o peridico ocial), se no houver oposio, o(a) (indicar a unidade orgnica
responsvel pela eliminao) eliminar os documentos relativos a (indicar os
conjuntos documentais a serem eliminados), do perodo (indicar as datas-limite), do(a) (indicar o nome do rgo ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados).
Os interessados, no prazo citado, podero requerer s suas expensas,
o desentranhamento de documentos ou cpias de peas do processo, mediante petio, desde que tenha respectiva qualicao e demonstrao de
legitimidade do pedido, dirigida Comisso Permanente de Avaliao do(a)
(indicar o rgo ou entidade).
(Local e data)
(Nome e assinatura do Presidente da Comisso Permanente de Avaliao).

110

ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N. 8, DE 20 DE MAIO DE 1997
[REVOGADA PELA RESOLUO N. 14, DE 24 DE OUTUBRO DE 2001]
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N. 9, DE 1. DE JULHO DE 1997
[Regimento interno do CONARQ]
[REVOGADA PELA PORTARIA N. 5, DA CASA CIVIL DA
PRESIDENCIA DA REPUBLICA, DE 14 DE FEVEREIRO DE 2002]
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N. 10, DE 6 DE DEZEMBRO DE 1999
Dispe sobre a adoo de smbolos ISO nas
sinalticas a serem utilizadas no processo de
microlmagem de documentos arquivsticos.
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no
uso de suas atribuies previstas no item IX, do art. 18, de seu Regimento Interno, de conformidade com deliberao do Plenrio, em sua 15. reunio ordinria realizada no dia 6 de dezembro de 1999 e,
Considerando os resultados da Comisso Especial criada pela Portaria
CONARQ n. 30, de 22 de fevereiro de 1999, com a nalidade de adequar os
smbolos de normas ISO de sinalticas tcnicas microlmagem de documentos arquivsticos;
Considerando a necessidade de que a microlmagem dos documentos arquivsticos seja realizada dentro dos padres e normas internacionais, resolve:
Art. 1. Adotar, no processo de microlmagem de documentos arquivsticos,
smbolos constantes da ISO 9878/1990, anexo 1, e o roteiro de sinalticas, anexo 2.
Art. 2. Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao.
JAIME ANTUNES DA SILVA
[Dirio Ocial da Unio de 22 de dezembro de 1999. Seo I, pg. 202]
Anexos na internet : www.arquivonacional.gov.br

111

ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N. 11, DE 7 DE DEZEMBRO DE 1999
Dispe sobre os arquivos pblicos que integram
o acervo das agncias reguladoras, das
empresas em processo de desestatizao, das
empresas desestatizadas, das concessionrias,
permissionrias e autorizatrias de servios
pblicos, e das pessoas jurdicas de direito privado.
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS CONARQ, no
uso de suas atribuies previstas no item IX, do art. 18, de seu Regimento Interno, aprovado pela Resoluo n. 9, de 1. de julho de 1997,de conformidade
com deliberao do Plenrio, em sua 16. reunio ordinria realizada em 7 de
dezembro de 1999,
Considerando o disposto na Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que
dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras
providncias;
Considerando a necessidade de estabelecer instrues complementares
para a execuo do Decreto n. 2.942, de 18 de janeiro de 1999, em conformidade com seu art. 12, com relao aos arquivos pblicos das empresas em
processo de desestatizao, das empresas desestatizadas e das concessionrias, permissionrias e autorizatrias de servios pblicos, e das pessoas jurdicas de direito privado; resolve:
Art. 1. - Esta Resoluo aplica-se s agncias reguladoras, empresas em
processo de desestatizao, empresas desestatizadas, concessionrias, permissionrias e autorizatrias de servios pblicos e outras pessoas jurdicas de
direito privado, detentoras de arquivos pblicos.
Art. 2. - Para os ns desta Resoluo, considera-se:
I-

Atividade ou servio pblico: universo de aes do Estado, por ele


diretamente empreendidas ou desempenhadas por particular, mediante autorizao, permisso, concesso ou delegao;

II - Concesso: delegao pelo poder concedente, mediante licitao


na modalidade de concorrncia, da prestao de servios pblicos
por pessoa jurdica ou consrcio de empresas, que demonstre capacidade para desempenho por sua conta e risco, por prazo determinado;

112

III - Permisso: delegao pelo poder concedente, a ttulo precrio, mediante licitao, da prestao de servios pblicos por pessoa fsica
ou jurdica, que demonstre capacidade para desempenho por sua
conta e risco;
IV - Autorizao: ato administrativo pelo qual o poder concedente autoriza a prestao por particular, sob regime privado, de servio de
interesse coletivo, em carter precrio;
V - Agncia reguladora: autarquia instituda por lei com o objetivo de,
em conformidade com as polticas e diretrizes do Governo Federal,
regular, outorgar e scalizar servios pblicos;
VI - Arquivo permanente: conjunto de documentos pblicos de valor
permanente, que deve ser preservado pelo seu valor histrico, probatrio e informativo;
VII - Preservao de arquivos: tratamento de acervos documentais que
permita a preveno da deteriorao fsica dos documentos, com
vistas recuperao da informao;
VIII - Gesto de documentos: conjunto de procedimentos e operaes
tcnicas referentes produo, tramitao, avaliao, ao uso e
ao arquivamento de documentos;
Art. 3. - As instituies referidas no art. 1. desta Resoluo, detentoras
de arquivos pblicos, devem garantir a sua preservao e acesso, proceder
identicao, classicao e avaliao do acervo, de conformidade com as
normas emanadas do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, e recolher
os arquivos permanentes instituio arquivstica pblica na sua especca
esfera de competncia.
Art. 4. - Os editais, contratos de concesso, termos de autorizao, permisses e correspondentes, relativos s instituies mencionadas no art. 1.
desta Resoluo, devero prever os seguintes itens:
I-

os arquivos permanentes sero recolhidos ao Arquivo Nacional ou


instituio arquivstica de mbito estadual, do Distrito Federal ou
municipal, conforme dispe o 2. do art. 7. da Lei n. 8.159/91;

II os procedimentos relativos ao recolhimento devero obedecer ao


disposto no Decreto n. 2.182, de 20 de maro de 1997 e na Instruo Normativa do Arquivo Nacional n. 1, de 18 de abril de 1997, ou
legislao especca de mbito estadual, do Distrito Federal ou
municipal;

113

III - Os arquivos permanentes podero car sob a guarda das instituies mencionadas no art. 1. desta Resoluo, enquanto necessrios ao desempenho de suas atividades, desde que garantido o
atendimento s seguintes condies:
a - preservao e acesso aos documentos, conforme legislao e
regulamentao aplicvel;
b - fornecimento anual, s instituies arquivsticas pblicas e s
agncias reguladoras, das informaes cadastrais bsicas, conforme modelo padro anexo a esta Resoluo;
c - observncia s demais orientaes emanadas das agncias reguladoras no que tange gesto de arquivos pblicos pertinentes a sua atividade-m.
Art. 5. - O disposto nesta Resoluo aplica-se, tambm, s instituies
mencionadas em seu art. 1., cujos editais, contratos de concesso, termos de
autorizao, permisses e correspondentes, no incluram item ou clusula
especca sobre os documentos pblicos de valor permanente, inalienveis e
imprescritveis, de acordo com o artigo 10 da Lei n. 8.159/99.
Art. 6. - Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao.
JAIME ANTUNES DA SILVA
[Dirio Ocial da Unio, de 11 de janeiro de 2000. Seo I pg.14)

114

ANEXO
FORMULRIO PARA CADASTRAMENTO DE ARQUIVOS PERMANENTES
1 - IDENTIFICAO DA INSTITUIO
1.1 - Nome/sigla:

1.2 - Natureza:
1.3 - Endereo:
1.4 Telefones/ fax:
1.5 - Homepage/ e-mail:
1.6 Legislao principal (constituio, organizao e
funcionamento):

2 - IDENTIFICAO DE ACERVOS TEXTUAIS


Documentos manuscritos e datilografados/digitados
2.1- Unidade responsvel pela preservao
Nome/ sigla:
Telefone/ fax/ e-mail:
2.2- Mensurao (unidades, metros lineares ou cbicos):
2.3- Datas-limite (ano do documento mais antigo e do mais
recente):
2.4 -Estgio de tratamento:
( ) identicado

( ) organizado parcialmente

( ) organizado totalmente

( ) sem organizao

115

2.5- Formas de organizao/ ordenao:


( ) alfabtica
( ) por assunto
( ) numrica
( ) cronolgica
( ) numrico-cronolgica
( ) alfa-numrica
( ) por espcie ( ) por procedncia
( ) geogrca
( ) outros
________________________________________________
2.6- Instrumentos de recuperao da informao:
( ) listagem
( ) chrio
( ) outros

( ) catlogo
( ) inventrio

________________________________________________
2.7- Contedo (tipos documentais e principais assuntos
relativos s atividades-m e atividades-meio):
2.8- Estado de conservao (indicao de danos
causados por poeira, umidade, insetos, microorganismos,
acondicionamento inadequado, papel quebradio, entre
outros):

3 - IDENTIFICAO DE ACERVOS ESPECIAIS


3.1- Documentos Iconogrcos (indicao da existncia de
ampliaes, negativos e contatos fotogrcos, diapositivos
e desenhos, registrando sua mensurao, datas-limite,
contedo e estado de conservao):
3.2- Documentos Filmogrcos (indicao da existncia de
lmes e tas videomagnticas, registrando sua mensurao,
datas-limite, contedo e estado de conservao):
3.3- Documentos Sonoros (indicao da existncia de discos
e tas audiomagnticas em rolo e cassete, registrando
sua mensurao, datas-limite, contedo e estado de
conservao):
3.4 - Documentos Cartogrcos (indicao da existncia de
mapas e plantas, registrando sua mensurao, datas-limite,
contedo e estado de conservao):

116

4 - DADOS COMPLEMENTARES SOBRE OS


ACERVOS TEXTUAIS E ESPECIAIS
4.1- Origem (indicao do(s) agente(s) produtor(es),
registrando a ocorrncia de incorporao de acervos de
outras instituies, em especial no que tange ao processo
de desestatizao do setor pblico):
4.2 - Mudana de suporte (indicao de conjuntos
documentais microlmados e/ou digitalizados, registrando
os objetivos do procedimento adotado):
4.3 - Acesso (indicao da existncia de conjuntos
documentais de acesso restrito, justicando em termos de
estado de conservao, condies de organizao, grau de
sigilo ou informaes pessoais):
4.4 - Observaes:

ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N. 12, DE 7 DE DEZEMBRO DE 1999
Dispe sobre os procedimentos relativos
declarao de interesse pblico e social de
arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas
que contenham documentos relevantes para a
histria, a cultura e o desenvolvimento nacional.
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS CONARQ, no
uso de suas atribuies previstas no item IX, do art. 18, de seu Regimento Interno, aprovado pela Resoluo n. 9, de 1. de julho de 1997,de conformidade
com deliberao do Plenrio, em sua 16. reunio ordinria realizada em 7 de
dezembro de 1999.
Considerando a necessidade de se estabelecer procedimentos para a
emisso do ato declaratrio de interesse pblico e social de arquivos privados,
previsto no art. 12 da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, regulamentado
pelo Decreto n. 2.942, de 18 de janeiro de 1999;
Considerando a funo social dos arquivos traduzida na difuso de informaes para o pleno exerccio da cidadania e da pesquisa cientca; e

117

Considerando que a declarao de interesse pblico e social de arquivos


privados reete a ao do Estado visando a sua preservao pelo seu valor
histrico, probatrio e informativo,
RESOLVE,
Art. 1. - A declarao de interesse pblico e social de arquivos privados,
de competncia do CONARQ, nos termos do art. 2, inciso IX, do Decreto n.
1.173, de 29 de junho de 1994, ser objeto de processo administrativo.
Art. 2. - O ato declaratrio ser antecedido de avaliao elaborada pela
Comisso Tcnica referida no art. 6., 1., do Decreto n. 2.942/99.
Pargrafo nico. A Comisso ser constituda de acordo com o artigo 3.
desta Resoluo, mediante portaria do Presidente do CONARQ, no prazo de 30
(trinta) dias a contar da data da publicao desta Resoluo.
Art. 3. - A Comisso Tcnica de Avaliao ser permanente e composta
de trs membros, e seus respectivos suplentes, indicados entre os servidores
ocupantes de cargo efetivo do Arquivo Nacional, da Biblioteca Nacional e do
Instituto do Patrimnio Histrico e Artstico Nacional.
Pargrafo nico. A Comisso ser sediada na cidade do Rio de Janeiro.
Art. 4. - Toda pessoa fsica ou jurdica, ou rgo da administrao pblica direta da Unio, dos Estados, do Distrito Federal ou dos Municpios, poder
solicitar a instaurao do processo de declarao de interesse pblico e social
de que trata esta Resoluo.
Art. 5. - A solicitao dever ser dirigida ao Presidente do CONARQ e
endereada a esse Conselho, que funciona na sede do Arquivo Nacional.
Art. 6. - A solicitao dever conter os seguintes dados, sob pena de ser
recusado o seu recebimento:
I

identicao e qualicao do solicitante ou de quem o represente;

II domiclio ou sede do solicitante e local para recebimento de comunicaes;


III justicativa da solicitao;
IV identicao e qualicao do proprietrio ou do detentor do arquivo;
V localizao do arquivo.
Art. 7. - Todas as solicitaes sero autuadas na respectiva unidade protocolizadora do CONARQ e encaminhadas, pelo seu Presidente, Comisso
Tcnica de Avaliao.

118

Art. 8. - A Comisso promover a instruo do processo com base na


anlise da justicativa da solicitao, da eventual documentao anexada
quela, bem como do acervo em questo, devendo fazer constar da instruo,
pelo menos, as seguintes informaes:
I

mensurao aproximada, traduzida em unidades, metros lineares


e/ou metros cbicos;

II estado de conservao dos documentos, incluindo o tipo de acondicionamento e armazenamento;


III resumo do contedo e histrico do acervo.
Art. 9. - A Comisso poder requerer do solicitante informaes complementares s mencionadas no art. 6 desta Resoluo.
Art. 10 - Sempre que a Comisso considerar necessrio ser solicitado
parecer de especialistas em matria especca.
Art. 11 - Se o arquivo, objeto do processo de declarao, estiver localizado fora da sede da Comisso, esta poder requerer, na impossibilidade de
deslocamento de seus membros, a colaborao de instituies arquivsticas
pblicas estaduais, do Distrito Federal ou municipais, para instruo do processo.
Art.12 - Se o proprietrio ou o detentor do arquivo dicultar ou impedir,
comprovadamente, o acesso da Comisso ou de quaisquer de seus membros
ao arquivo, ressalvado o direito intimidade e vida privada, este fato ser
comunicado ao Presidente do CONARQ para que sejam recomendadas as medidas administrativas ou judiciais cabveis.
Art. 13 - A Comisso emitir, no prazo de 90 (noventa) dias, a contar do
recebimento do processo, parecer conclusivo pela declarao ou no do interesse pblico e social do arquivo.
Pargrafo nico. Desde que devidamente justicado, o prazo estabelecido neste artigo poder ser prorrogado por igual perodo, a critrio do Presidente do CONARQ
Art. 14 - Concludo o trabalho da Comisso, o processo ser encaminhado ao Presidente do CONARQ, que adotar as seguintes providncias:
I

determinar o arquivamento do processo, no caso de parecer desfavorvel declarao, dando cincia ao proprietrio do arquivo e
ao solicitante;

II submeter ao Plenrio do CONARQ, para a apreciao do processo,


no caso de parecer favorvel .

119

Art. 15 - Aprovado o parecer pelo Plenrio do CONARQ, este emitir o ato


declaratrio, que ser homologado por seu Presidente.
1.- A no aprovao pelo Plenrio implicar o arquivamento do processo, dando-se cincia ao proprietrio do arquivo e ao solicitante.
2.- A cpia da ata da reunio plenria integrar o processo.
Art. 16 - Aps a deciso homologatria, o CONARQ providenciar noticao cabvel ao proprietrio, bem como o informar das implicaes decorrentes do ato declaratrio.
Art. 17 - O proprietrio poder impugnar o ato, no prazo de 30 (trinta)
dias contados da data do recebimento da noticao, mediante recurso dirigido ao ministro de Estado da Justia, por intermdio do Presidente do CONARQ.
Pargrafo nico. O recurso ser previamente apreciado pela Comisso
de Avaliao Tcnica, para anlise das questes relativas ao mrito, e pela Consultoria Jurdica do Ministrio da Justia, para opinar sobre os aspectos legais
eventualmente suscitados.
Art. 18 - Indeferido o recurso, pelo ministro de Estado da Justia, o processo retornar ao CONARQ, que providenciar, em livro prprio, o registro
do ato declaratrio, bem como dar cincia ao proprietrio do arquivo e ao
solicitante, e o far publicar na Imprensa Ocial.
Art. 19 - Deferido o recurso, o Presidente do CONARQ determinar o arquivamento do processo, expedindo comunicao ao Plenrio do CONARQ,
ao proprietrio do arquivo e ao solicitante.
Art. 20 - Na ausncia de recurso, o CONARQ providenciar, em livro prprio, o registro do ato declaratrio.
Art. 21- O Presidente do CONARQ poder delegar, no todo ou em parte,
as atribuies a ele conferidas na presente Resoluo, desde que no sejam
conitantes com a sua competncia privativa, determinada pelo art. 6. do Decreto n. 2.942/99, e pela Resoluo n. 9/97 do CONARQ.
Art. 22 - Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao.
JAIME ANTUNES DA SILVA
[Dirio Ocial da Unio, de 31 de janeiro de 2000 Seo I, pg. 6]

120

CASA CIVIL
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N. 13, DE 9 DE FEVEREIRO DE 2001
Dispe sobre a implantao de uma
poltica municipal de arquivos, sobre a
construo de arquivos e de websites
de instituies arquivsticas.
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS-CONARQ, no
uso de suas atribuies previstas no item IX do art. 18 de seu Regimento Interno, aprovado pela Resoluo n. 9, de 1. de julho de 1997, resolve:
Art. 1. - Recomendar a adoo das diretrizes aprovadas pelo Plenrio
do CONARQ em suas 12., 13. e 19. reunies ordinrias, realizadas respectivamente nos dias 12 e 13 de agosto de 1998, 25 e 26 de maro de 1999 e 18
de dezembro de 2000, constantes das publicaes editadas em 2000 e 2001,
a saber:
I

Subsdios para a Implantao de uma Poltica Municipal de Arquivos: O Arquivo Municipal a Servio dos Cidados;

II Recomendaes para a Construo de Arquivos;


III Diretrizes Gerais para a Construo de Websites de Instituies Arquivsticas.
Art. 2. - Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao.
Jaime Antunes da Silva
[Dirio Ocial da Unio, n. 40, de 26 de fevereiro de 2001)
CASA CIVIL
ARQUIVO NACIONAL
SECRETARIA EXECUTIVA
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N. 14, DE 24 DE OUTUBRO DE 2001
Aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo n. 4, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre o Cdigo de Classicao de Documentos de
Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio, a ser adotado como

121

modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administrao Pblica.
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no
uso de suas atribuies previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento
Interno e,
Considerando a necessidade de se atualizar o Cdigo de Classicao de
Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio e a Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica, aprovados pela Resoluo n.
4, de 28 de maro de 1996, do CONARQ, publicada no Suplemento n. 62, do
DOU de 29 de maro de 1996, e alterados pela Resoluo n. 8, de 20 de maio de
1997, do CONARQ, publicada no DOU, de 23 de maio de 1997, resolve :
Art. 1. - APROVAR a verso revista e ampliada do Cdigo de Classicao
de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica : Atividades-Meio,
como um modelo a ser adotado nos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
1. - Caber aos rgos e entidades que adotarem o Cdigo proceder
ao desenvolvimento das classes relativas s suas atividades especcas ou atividades-m, as quais devero ser aprovadas pela instituio arquivstica pblica na sua especca esfera de competncia.
2. - Caber ao CONARQ, por intermdio de cmara tcnica especca,
proceder atualizao peridica deste Cdigo.
Art. 2. - Aprovar os prazos de guarda e a destinao dos documentos
estabelecidos na verso revista e ampliada da Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivos Relativos s Atividades-Meio da
Administrao Pblica.
1. - Caber aos rgos e entidades que adotarem a Tabela proceder s
adaptaes necessrias para sua correta aplicao aos conjuntos documentais produzidos e recebidos em decorrncia de suas atividades, mantendo-se
os prazos de guarda e a destinao nela denidos.
2. - Caber, ainda, aos rgos e entidades que adotarem a Tabela estabelecer os prazos de guarda e a destinao dos documentos relativos s suas
atividades especcas ou atividades-m, os quais devero ser aprovados pela
instituio arquivstica pblica na sua especca esfera de competncia.
3. - Caber ao CONARQ, por intermdio de cmara tcnica especca,
proceder atualizao peridica desta Tabela.

122

Art. 3. - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio
arquivstica pblica, na sua especca esfera de competncia, conforme determina o art. 9. da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, e de acordo com a Resoluo
n. 7, de 20 de maio de 1997, do CONARQ, que dispe sobre os procedimentos
para a eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico.
Art. 4. - O Cdigo de Classicao de Documentos de Arquivo para a
Administrao Pblica e a Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de
Documentos de que trata esta Resoluo constitui-se numa publicao editada pelo CONARQ em outubro de 2001, intitulada Classicao, Temporalidade
e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-meio da Administrao Pblica.
Art. 5. - Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 6. - Ficam revogadas a Resoluo n. 4, de 28 de maro de 1996, e a
Resoluo n. 8, de 20 de maio de 1997, do CONARQ.
JAIME ANTUNES DA SILVA
[Dirio Ocial da Unio, de 8 de fevereiro de 2002]
CASA CIVIL
SECRETARIA EXECUTIVA
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUO N. 15, DE 15 DE FEVEREIRO DE 2002
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no
uso de suas atribuies previstas no item IX do art. 23 do Regimento Interno,
aprovado pela Portaria n. 5, de 7 de fevereiro de 2002, da Casa Civil da Presidncia da Repblica, publicada no Dirio Ocial da Unio n. 30, de 14 de
fevereiro de 2002, em consonncia com o art. 9 do Decreto n. 4.073, de 3 de
janeiro de 2002, publicado no Dirio Ocial da Unio n. 3, de 4 de janeiro de
2002, resolve:
Art. 1. - Revogar a Resoluo n. 9, de 1. de julho de 1997 do CONARQ.
Art. 2. - Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao.
JAIME ANTUNES DA SILVA
[Publicado no Dirio Ocial da Unio, de 06 de maro de 2002]

123

INSTRUES NORMATIVAS
MINISTRIO DA JUSTIA
ARQUIVO NACIONAL
INSTRUO NORMATIVA AN/N. 1, DE 18 DE ABRIL DE 1997
Estabelece os procedimentos para entrada de acervos arquivsticos no
Arquivo Nacional.
O DIRETOR-GERAL DO ARQUIVO NACIONAL, usando da atribuio que
lhe confere o item V do artigo 38 do Regimento Interno aprovado pela Portaria n. 496, de 6 de agosto de 1996, do Ministro de Estado de Justia e,
Considerando o Art. 4., do Decreto n. 2.182, de 20 de maro de 1997,
do Presidente da Repblica.
RESOLVE:
Estabelecer na forma dos Anexos 1 a 4 os procedimentos a serem observados quando da transferncia ou do recolhimento de acervos arquivsticos
para o Arquivo Nacional.
JAIME ANTUNES DA SILVA
DIRETOR-GERAL
[Dirio Ocial da Unio, de 28 de abril de 1997]
ANEXO I
CAPTULO I
DA ENTRADA DE ACERVOS
1. Os acervos arquivsticos a serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Nacional devero estar organizados, avaliados, higienizados e acondicionados como orientado neste ato.
2. Os procedimentos a serem observados incluem:
I-

Da parte do rgo ou entidade detentor(a) do acervo:


a) comunicao ocial ao Arquivo Nacional quanto ao acervo que
se pretende transferir ou recolher, solicitando, se necessria,
orientao tcnica;
b) avaliao e seleo dos documentos, por Comisso Permanente de Avaliao de Documentos, de acordo com a metodologia
constante da Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de

124

Documentos de Arquivo, aprovada pela Resoluo n. 4, do Conselho Nacional de Arquivos, publicada no Suplemento ao D.O.U.
n. 62, de 29 de maro de 1996;
c) organizao do acervo, segundo critrios tcnicos de identicao, classicao, arranjo e descrio;
d) higienizao do acervo, liberando-o de poeira e de outros resduos estranhos aos documentos;
e) acondicionamento dos documentos textuais em caixas-arquivo de tamanho padro (0,18m de largura por 0,31m de altura
e 0,42m de comprimento ou 0,14m de largura por 0,27m de altura e 0,39m de comprimento), produzidas em material inerte
ou alcalino. Caixas-arquivo comerciais no alcalinas, podero ser
usadas desde que a embalagem interna seja em papel alcalino.
Documentos que excedam ao padro convencional devero ser
acondicionados em embalagens adequadas s suas dimenses.
Documentos audiovisuais, cartogrcos, microgrcos e informticos devero ser acondicionados em estojos ou caixas de
material inerte ou sem acidez;
f ) identicao das unidades de acondicionamento com etiquetas
contendo o nome do fundo/coleo, datas-limite e nmero da
unidade de acondicionamento em ordem seqencial;
g) elaborao de listagem descritiva, de acordo com o Anexo 2
deste ato;
h) destinao de recursos humanos, materiais e nanceiros necessrios consecuo dos procedimentos previstos nas alneas
anteriores, bem como para o transporte e alocao do acervo
nos depsitos do Arquivo Nacional.
II - Da parte do Arquivo Nacional:
a) composio de grupo de trabalho, coordenado pela unidade de
gesto de documentos, para orientar as atividades inerentes
transferncia e recolhimento;
b) visita do grupo de trabalho, ao local onde est armazenado o
acervo, a m de elaborar relatrio e parecer tcnico, considerando aspectos relacionados organizao, avaliao, higienizao
e acondicionamento. Para denio do cronograma de entrada
no Arquivo Nacional devero ser considerados, tambm, a disponibilidade de espao fsico, bem como, os seguintes fatores:

125

complementaridade e complementao de fundos documentais j custodiados e demanda de pesquisa;


c) elaborao de Termo de Transferncia ou de Recolhimento do
acervo a ser transferido ou recolhido, de acordo com os Anexos
3 e 4 deste ato, a ser emitido em 3 (trs) vias e assinado pelos
representantes das partes. Aps a assinatura do Termo, uma
via ser destinada ao rgo ou entidade celebrante, a segunda
anexada ao processo relativo entrada e a terceira arquivada na
unidade central ou regional do Arquivo Nacional, responsvel
pela gesto de documentos;
d) denio, nos depsitos de guarda, do local e do mobilirio destinados a armazenar o acervo, procedendo a respectiva sinalizao;
e) programao do perodo de transferncia ou de recolhimento, informando a unidade administrativa, que apoiar a entrada do acervo;
f ) acompanhamento da entrada do acervo, orientando sua alocao nos depsitos previamente determinados.
CAPTULO II
DAS DISPOSIES FINAIS
3. A formalizao da entrada de acervo arquivstico no Arquivo Nacional dar-se- com a assinatura, pelas partes, do Termo de Transferncia ou de
Recolhimento, cando o acervo at essa data sob a responsabilidade do rgo
ou entidade que solicitou a transferncia ou recolhimento.
4. Para os ns deste ato considera-se
I-

Transferncia: passagem para a guarda temporria no Arquivo Nacional, de documentos produzidos e acumulados por rgos ou entidades pblicas, assegurado a estes o direito de acesso e consulta,
inclusive sob a forma de emprstimo, por meio de solicitao formal ao Arquivo Nacional. A consulta de terceiros, excetuando-se os
casos previstos em lei, somente ser permitida mediante expressa
autorizao do rgo ou entidade transferidor (a).

II-

Recolhimento: passagem para a guarda permanente no Arquivo


Nacional de documentos produzidos e acumulados por rgos ou
entidades pblicas, sendo assegurado ao Arquivo Nacional, conforme disposto na Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, promover o
acesso, a divulgao e a publicao de quaisquer documentos do
acervo recolhido, vedado no entanto o emprstimo de originais, exceto nos casos previstos em lei.
[Seguem anexos 2, 3 e 4]

126

ANEXO 2
LISTAGEM DESCRITIVA DO ACERVO
Gnero Documental
( ) Documentos transferidos

( ) Documentos recolhidos

(
(
(
(

) textuais
) sonoros
)cartogrcos
) iconogrcos

( ) lmogrcos
( ) microgrcos
( ) informticos

Procedncia: ________________
Provenincia: _______________
Tipo e
n. das
embalagens
utilizadas
no
transporte

Tipo e
n. das unidades
de
acondicionamento

Data da entrada: ________

Descrio do
contedo das
unidades de
acondicionamento

Dataslimite

Obs.

Nome:.__________________
Cargo:.__________________
Matrcula: _______________

Assinatura:_______________________

INSTRUES PARA PREENCHIMENTO DA


LISTAGEM DESCRITIVA DO ACERVO
Documentos recolhidos/transferidos - assinale com X entre os parnteses correspondentes, se a listagem refere-se entrada de documentos por
recolhimento ou transferncia.
Gnero documental - assinale com X entre os parnteses correspondentes ao gnero documental a ser recolhido ou transferido ao Arquivo Nacional,
preenchendo uma listagem para cada gnero.
Procedncia - nome do rgo ou entidade que est realizando a transferncia ou o recolhimento.
Provenincia nome do rgo ou entidade que produziu e acumulou o
acervo.

127

Tipo e n das embalagens utilizadas no transporte - indicar, em ordem numrica e seqencial, o nmero da embalagem utilizada no transporte, sejam
caixas de mudana ou pacotes. Caso a unidade de embalagem do transporte
seja a unidade de acondicionamento, por exemplo caixas-arquivo, indicar o
tipo e a numerao na coluna destinada s unidades de acondicionamento.
Tipo e n das unidades de acondicionamento - indicar o tipo e a numerao das unidades de acondicionamento (caixas-arquivo, tubolatas, estojos
plsticos, envelopes, embalagens em polipropileno, etc.) contidas nas embalagens utilizadas no transporte.
Descrio do contedo das unidades de acondicionamento - descrever
a espcie dos documentos contidos em cada unidade de acondicionamento,
usando elementos que o caracterizem.
Ex.: processos de prestaes de contas, de aposentadoria, livros contbeis,
atas de reunies de diretoria, plantas de locomotivas, pers de plataformas.
Observaes:
1) evitar, sempre que possvel, a utilizao de termos genricos, tais
como: correspondncias diversas, papeletas de encaminhamento.
2) para descrio dos documentos especais indicar, sempre que possvel,
o ttulo do documento.
Datas-limite - indicar o ano do documento mais antigo e do mais recente
da unidade de acondicionamento. Ex.: 1966-1994.
Observaes - indicar qualquer outro elemento que possa fornecer dados complementares sobre o acervo.
ANEXO 3
MODELO DE TERMO DE TRANSFERNCIA
Termo de Transferncia para a guarda temporria
no Arquivo Nacional do Ministrio da Justia,
do acervo documental produzido e acumulado
por (nome do rgo ou entidade transferidor/a),
vinculado ou subordinado ao Ministrio (nome
do Ministrio ao qual o rgo ou entidade
se encontra vinculado ou subordinado).
O Arquivo Nacional, rgo especco do Ministrio da Justia, com sede
na Rua Azeredo Coutinho, n. 77, Rio de Janeiro - RJ, neste ato representado por seu (nome do Diretor-Geral do Arquivo Nacional e ato legal que lhe

128

confere a referida competncia) e, de outro o (nome do rgo ou entidade


transferidor/a), (natureza administrativa e vinculao/subordinao do rgo
ou entidade transferidor/a), situado (endereo), neste ato representado por
seu (nome do presidente ou diretor do rgo ou entidade transferidor/a e ato
legal que lhe confere a referida competncia), nos termos da Lei n. 8.159, de
8 de janeiro de 1991, e do Decreto n. 2.182, de 20 de maro de 1997, resolvem
assinar o presente Termo de Transferncia mediante as seguintes clusulas e
condies.
Clusula Primeira - Do objeto.
Constitui objeto do presente Termo, a transferncia para a guarda temporria no Arquivo Nacional, do acervo documental produzido e acumulado
por (nome do rgo ou entidade transferidor/a), abrangendo (indicar as datas-limite) perfazendo (mensurao e quanticao) conforme discriminado
nas listagens descritivas, que passam a fazer parte integrante deste, como
Anexos.
Clusula Segunda - Responsabilidades das partes.
Para os ns previstos no presente Termo de Transferncia as partes assumem as seguintes responsabilidades:
I-

Caber ao (nome do rgo ou entidade transferidor/a) sob a orientao tcnica do Arquivo Nacional, garantir a integridade do acervo
at o seu destino nal s dependncias do Arquivo Nacional, bem
como arcar com todas as despesas necessrias ao transporte e alocao da documentao nos depsitos do Arquivo Nacional.

II - Caber ao Arquivo Nacional a orientao e acompanhamento das


providncias para a entrada do acervo.
Clusula Terceira - Do acesso e utilizao.
Manter-se- sob restrio de acesso, exceto nos casos previstos em lei, a
documentao de que trata a Clusula Primeira do presente Termo de Transferncia, at que se proceda o seu recolhimento ao arquivo permanente.
Pargrafo nico. A consulta e utilizao, sob qualquer forma, da documentao objeto do presente Termo de Transferncia, somente poder efetuar-se nas seguintes condies:
a)

na sede do Arquivo Nacional, por servidor autorizado pelo rgo ou


entidade transferidor/a:

b)

sob forma de emprstimo, mediante solicitao formal do rgo ou


entidade transferidor(a) ao Arquivo Nacional;

129

c)

em caso de necessidade de reproduo de documentos, o rgo ou


entidade transferidor(a) determinar se a providncia ser efetuada
na sede do Arquivo Nacional ou fora dela. No caso de reproduo
na sede do Arquivo Nacional as despesas correro conta do rgo
ou entidade transferidor(a); se realizada fora, o Arquivo Nacional car eximido de responsabilidade por extravio ou dano;

d)

a consulta de terceiros somente ser permitida mediante expressa


autorizao do rgo ou entidade transferidor/a;

Clusula Quarta - Das novas transferncias.


Mediante ulteriores entendimentos entre as partes, nas condies estabelecidas na IN/AN n. 1, podero ocorrer outras transferncias de documentos que constituiro Anexos deste Termo.
Clusula Quinta - Da guarda permanente.
Ultrapassado o prazo da guarda temporria de que trata o presente Termo, os documentos podero ter sua guarda permanente no Arquivo Nacional,
mediante a celebrao do competente termo de recolhimento.
Pargrafo nico. A guarda permanente ser precedida de seleo prvia
dos documentos pelas partes, em conjunto, sob orientao dos tcnicos do
Arquivo Nacional.
Clusula Sexta - Do foro.
Os casos omissos e as controvrsias oriundas da execuo do presente
Termo sero resolvidas por acordo entre as partes, elegendo-se o foro da Seo Judiciria da Justia Federal do (Estado em que foi rmado o Termo) para
aqueles no consensualmente acordados.
E, por estarem assim justos e acertados, assinam as partes o presente instrumento, em 3 (trs) vias de igual teor e forma com as testemunhas abaixo.
Rio de Janeiro,

de

de 19

TESTEMUNHAS:
1 - _______________________________________
2 - _______________________________________

130

ANEXO 4
MODELO DE TERMO DE RECOLHIMENTO
Termo de Recolhimento para guarda permanente
no Arquivo Nacional do Ministrio da Justia,
do acervo documental produzido e acumulado
por (nome do rgo ou entidade recolhedor/a),
vinculado ou subordinado ao Ministrio (nome
do Ministrio ao qual o rgo ou entidade
se encontrar vinculado ou subordinado).
O (nome do rgo ou entidade recolhedor/a), (natureza administrativa e
vinculao/subordinao do rgo ou entidade recolhedor/a), situado (endereo), neste ato representado por seu (nome do presidente ou diretor do
rgo ou entidade recolhedor/a) e, de outro, o Arquivo Nacional, rgo especco do Ministrio da Justia, com sede na Rua Azeredo Coutinho, n. 77, Rio
de Janeiro - RJ, neste ato representado por (nome do Diretor-Geral do Arquivo
Nacional), nos termos da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991 e do Decreto n.
2.182 de 20 de maro de 1997, resolvem assinar o presente Termo de Recolhimento mediante as seguintes clusulas e condies.
Clusula Primeira - Do objeto.
Constitui objeto do presente Termo, o recolhimento para guarda permanente no Arquivo Nacional, do acervo produzido e acumulado pelo (nome do
rgo ou entidade), abrangendo (indicar datas-limite), perfazendo (mensurao e quanticao), conforme discriminado nas listagens descritivas, que
passam a fazer parte integrante de deste, como Anexos.
Clusula Segunda - Das responsabilidades das partes.
Para os ns previstos no presente Termo de Recolhimento as partes assumem as seguintes responsabilidades:
I)

Caber ao (nome do rgo ou entidade recolhedor/a) sob a orientao tcnica do Arquivo Nacional, garantir a integridade do acervo
at o seu destino nal, s dependncias do Arquivo Nacional, bem
como arcar com todas as despesas necessrias ao transporte e alocao da documentao nos depsitos do Arquivo Nacional.

II)

Caber ao Arquivo Nacional a orientao e acompanhamento das


providncias para a entrada do acervo.

Clusula Terceira - Do acesso e utilizao.


A assinatura do presente Termo de Recolhimento implica autorizao
plena, permanente e geral do rgo recolhedor para que o Arquivo Nacional

131

proceda, nos termos da Lei n. 8159, de 8 de janeiro de 1991 ao acesso, divulgao e publicao de quaisquer documentos do acervo recolhido, sendo
vedado o emprstimo de originais, exceto nos casos previstos em lei.
Clusula Quarta - Dos novos recolhimentos.
Mediante ulteriores entendimentos entre as partes, nas condies estabelecidas, na IN/AN n. 1, podero ser efetivados outros recolhimentos de
documentos que constituiro Anexos deste Termo.
Clusula Quinta - Dos casos omissos.
Os casos omissos e as controvrsias oriundas da execuo do presente
Termo sero resolvidos por acordo entre as partes, elegendo-se o foro da Seo Judiciria da Justia Federal do (Estado em que foi rmado o Termo) para
aqueles no consensualmente acordados.
E, por estarem assim justos e acertados, assinam as partes o presente instrumento, em 3 (trs) vias de igual teor e forma, com as testemunhas abaixo.
Rio de Janeiro,

de

de 19

TESTEMUNHAS:
1 - _______________________________________
2 - _______________________________________
GOVERNO DO DISTRITO FEDERAL
LEI N. 2.545, DE 28 DE ABRIL DE 2000
Dispe sobre a proteo dos
documentos de arquivos pblicos.
O GOVERNADOR DO DISTRITO FEDERAL, FAO SABER QUE A CMARA LEGISLATIVA DO DISTRITO FEDERAL DECRETA E EU SANCIONO A SEGUINTE LEI:
Art. 1. Incumbe ao Poder Pblico do Distrito Federal a gesto e a proteo dos documentos de arquivos pblicos, como instrumento de apoio
administrao, cultura e ao desenvolvimento cientco e como elemento de
prova e informao.
1. Consideram-se arquivos pblicos, para ns desta Lei, os conjuntos
de documentos produzidos e recebidos por rgos e entidades da adminis-

132

trao pblica do Distrito Federal, no exerccio de suas atividades, em decorrncia de funes administrativas e legislativas.
2. So, tambm, arquivos pblicos, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituio de carter pblico ou por entidade privada
encarregada da administrao de servios pblicos.
Art. 2. O Poder Pblico do Distrito Federal dever estimular a gesto dos
documentos de arquivos pblicos visando:
I-

organizao dos arquivos correntes, intermedirios e permanentes, de forma a viabilizar a recuperao das informaes contidas
em seus documentos e o atendimento eciente aos seus usurios;

II - avaliao e seleo dos documentos, conforme os valores que


apresentam para a administrao e para a sociedade;
III - preservao dos documentos que constituem o patrimnio arquivstico pblico do Distrito Federal, em todas as fases de arquivamento;
IV - garantia do acesso s informaes contidas nos documentos de arquivos pblicos, observado o disposto na legislao federal e nesta Lei;
V - adequada formao de recursos humanos que exeram atividades arquivsticas.
Art. 3. Os documentos de arquivos pblicos considerados de valor permanente so inalienveis e a sua guarda imprescritvel.
1. O valor permanente ser determinado mediante avaliao documental;
2. Os documentos de valor permanente sero preservados preferencialmente em sua forma original.
Art. 4. Os rgos e entidades do Poder Pblico do Distrito Federal devero constituir Comisses Permanentes de Avaliao, s quais competir denir os prazos de guarda e a destinao dos documentos por eles produzidos e
recebidos, observadas as orientaes do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo central do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
Art. 5. A eliminao de documentos produzidos e recebidos por rgos ou
entidades do Poder Pblico do Distrito Federal ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especca esfera de competncia.
Art. 6. A cessao de atividades de rgos e entidades do Poder Pblico
do Distrito Federal implicar o recolhimento de seus documentos instituio
arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora.

133

Art. 7. So instituies arquivsticas pblicas para ns desta Lei:


I-

do Poder Executivo, o Arquivo Pblico do Distrito Federal, rgo


central do Sistema de Arquivos do Distrito Federal - SIARDF;

II - do Poder Legislativo, os arquivos da Cmara Legislativa do Distrito


Federal e do Tribunal de Contas do Distrito Federal.
Art. 8. Compete s instituies arquivsticas pblicas a orientao e o
acompanhamento das atividades de gesto documental desenvolvidas pelos
rgos e entidades do Poder Pblico do Distrito Federal, a guarda e a preservao permanente dos documentos pblicos e de carter pblico e a implementao da poltica distrital de arquivos.
Art. 9. assegurado o acesso pleno aos documentos sob a gesto e a
guarda de arquivos pblicos do Distrito Federal, nos termos do disposto na
Constituio Federal, na Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e no Decreto n.
2.134, de 24 de janeiro de 1997.
Art. 10 O Poder Pblico do Distrito Federal, ouvidas as instituies arquivsticas pblicas, poder identicar arquivos privados como de interesse
pblico e social, quando constiturem conjunto de fontes relevantes para a
histria e para o desenvolvimento cientco local.
1. O acesso aos documentos de arquivos privados identicados como
de interesse pblico e social ser facultado ao pblico mediante autorizao
de seu proprietrio ou possuidor.
2. Os arquivos privados identicados como de interesse pblico e
social podero ser depositados, a ttulo revogvel, ou doados a instituies
arquivsticas pblicas.
Art. 11 Os arquivos privados identicados pelo Poder Pblico do Distrito
Federal como de interesse pblico e social no podero ser alienados com
disperso e perda da unidade documental, nem transferidos ao exterior.
Pargrafo nico. Na alienao desses arquivos, o Poder Pblico do Distrito Federal exercer a preferncia na aquisio.
Art. 12 O Poder Executivo e o Poder Legislativo tero o prazo de sessenta
dias para regulamentar esta Lei nas suas respectivas esferas de atuao.
Art. 13 Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 14 Revogam-se as disposies em contrrio.
[Dirio Ocial do Distrito Federal de 8 de maio de 2000].

134

6 Aplicao
do Cdigo de
Classicao de
Documentos de
Arquivo do MS

Cdigo de Classicao de
Documentos de Arquivo do MS
Classe 000

Administrao Geral

Classe 100

Assistncia Sade

Classe 200

Vigilncia Sanitria

Classe 300

Auditoria do Sistema nico de Sade

Classe 400

Relaes Internacionais

Classe 900

Assuntos Diversos

ATIVIDADE-MEIO Conjunto de operaes que uma instituio leva a


efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuies especcas
e que resulta na acumulao de documentos de carter instrumental e acessrios.
ATIVIDADE-FIM Conjunto de operaes que uma instituio leva a
efeito para o desempenho de suas atribuies especcas e que resulta na
acumulao de documentos de carter substancial para seu funcionamento.
CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
PARA A ADMINISTRAO PBLICA: ATIVIDADES-MEIO1
1 O CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO:
DEFINIES E CONCEITOS
O cdigo de classicao de documentos de arquivo um instrumento
de trabalho utilizado para classicar todo e qualquer documento produzido
ou recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades. A classicao por assuntos utilizada com o objetivo de agrupar os documentos
Texto retirado da publicao do Arquivo Nacional (Brasil)/Conselho Nacional de Arquivos: Classicao, temporalidade e
destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da administrao pblica. Arquivo Nacional. Rio de Janeiro,
2001.
1

136

sob um mesmo tema. Tal medida tem a nalidade de agilizar sua recuperao e facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas com a avaliao, a seleo,
a eliminao, a transferncia, o recolhimento e o acesso a esses documentos.
Isso feito considerando que o trabalho arquivstico realizado com base no
contedo do documento, o qual reete a atividade que o gerou e determina
o uso da informao nele contida. A classicao dene, portanto, a organizao fsica dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial bsico
para sua recuperao.
No cdigo de classicao, as funes, as atividades, as espcies e os
tipos documentais, genericamente denominados assuntos, encontram-se
hierarquicamente distribudos de acordo com as funes e as atividades desempenhadas pelo rgo. Em outras palavras, os assuntos recebem cdigos
numricos, que reetem a hierarquia funcional do rgo, denida por meio
de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para
o particular.
Para este instrumento adotou-se o modelo de cdigo de classicao
decimal. Como o prprio nome indica, o sistema decimal de classicao por
assuntos constitui-se num cdigo numrico dividido em dez classes, e estas,
por sua vez, em dez subclasses e assim sucessivamente. As dez classes principais so representadas por um nmero inteiro, composto de trs algarismos,
como se segue:
Classe 000
Classe 100
Classe 200
Classe 300
Classe 400
Classe 500
Classe 600
Classe 700
Classe 800
Classe 900
As classes principais correspondem s grandes funes desempenhadas
pelo rgo. Elas so divididas em subclasses, e estas, por sua vez, em grupos e
subgrupos, os quais recebem cdigos numricos, seguindo-se o mtodo decimal. Dessa forma, tomando-se como exemplo a classe 000, tem-se:

137

CLASSE

000

ADMINISTRAO GERAL

SUBCLASSE

010

ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO

GRUPO

012

COMUNICAO SOCIAL

SUBGRUPOS

012.1

RELAES COM A IMPRENSA

012.11

CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS

Note-se que os cdigos numricos reetem a subordinao dos subgrupos ao grupo, do grupo subclasse, e desta classe. Essa subordinao representada por margens, que espelham a hierarquia dos assuntos tratados.
2 APLICAO DO CDIGO DE CLASSIFICAO
DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
A classicao uma das atividades do processo de gesto de documentos arquivsticos, que inclui procedimentos e rotinas especcas, possibilitando
maior ecincia e agilidade ao gerenciamento e ao controle das informaes.
Dessa forma, para que o Cdigo de classicao de documentos de arquivo possa ser aplicado ecientemente, apresentam-se, a seguir, as operaes e
rotinas para classicao e arquivamento de documentos.
2.1 CLASSIFICAO E ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS
2.1.1 CLASSIFICAO
A classicao deve ser realizada por servidores treinados, de acordo
com as seguintes operaes:
a)

ESTUDO: consiste na leitura de cada documento a m de vericar


sob que assunto dever ser classicado e quais as referncias cruzadas que lhe correspondero. A referncia cruzada um mecanismo adotado quando o contedo do documento se refere a dois ou
mais assuntos.

b)

CODIFICAO: consiste na atribuio do cdigo correspondente ao


assunto de que trata o documento.

ROTINAS CORRESPONDENTES S OPERAES DE CLASSIFICAO


1. Receber o documento para classicao;
2. Ler o documento, identicando o assunto principal e o(s)
secundrio(s), de acordo com seu contedo;
3. Localizar o(s) assunto(s) no Cdigo de classicao de documentos de arquivo, utilizando o ndice, quando necessrio;

138

4. Anotar o cdigo na primeira folha do documento;


5. Preencher a(s) folha(s) de referncia (ver item 2.2) para os assuntos secundrios.
Obs.: Quando o documento possuir anexo(s), este(s) dever(o) receber
a anotao do(s) cdigo(s) correspondente(s).
2.1.2 ARQUIVAMENTO
Uma vez classicado e tramitado, o documento dever ser arquivado
obedecendo s seguintes operaes:
a)

INSPEO: consiste no exame do(s) documento(s) para vericar


se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao arquivamento, se
possui(em) anexo(s) e se a classicao atribuda ser mantida ou
alterada.

b)

ORDENAO: consiste na reunio dos documentos classicados


sob um mesmo assunto. A ordenao tem por objetivo agilizar o
arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Alm disso,
estando ordenados adequadamente, ser possvel manter reunidos
todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento.

Aps a ordenao, os documentos classicados sob o mesmo cdigo


formaro dossis acondicionados em capas apropriadas com prendedores
plsticos, com exceo dos processos e volumes. Os dados referentes ao seu
contedo (cdigo, assunto e, se for o caso, nome de pessoa, rgo, rma ou lugar) sero registrados na capa de forma a facilitar sua identicao. Os dossis,
processos e volumes sero arquivados em pastas suspensas ou em caixas, de
acordo com suas dimenses. Essa operao possibilita:
racionalizar o arquivamento, uma vez que numa mesma pasta podero
ser arquivados vrios dossis correspondentes ao mesmo grupo ou subclasse,
diminuindo, assim, o nmero de pastas.
Exemplo:
Pasta:

061 PRODUO EDITORIAL

Dossis:

061.1 EDITORAO. PROGRAMAO VISUAL


061.2 DISTRIBUIO. PROMOO. DIVULGAO

organizar internamente cada pasta, separando os documentos referentes a cada pessoa, rgo, rma ou lugar, sempre que a quantidade de documentos justicar e desde que relativos a um mesmo assunto.

139

Exemplo:
Pasta:

021.2 EXAMES DE SELEO

Dossis:

Ser criado um dossi para cada tipo de exame e ttulo de


concurso, todos ordenados alfabeticamente.

c)

ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classicao
dada. Nesta fase, deve-se ter muita ateno, pois um documento
arquivado erroneamente poder car perdido, sem possibilidades
de recuperao quando solicitado posteriormente.

ROTINAS CORRESPONDENTES S OPERAES DE ARQUIVAMENTO


1.

Vericar a existncia de antecedentes (documentos que tratam do


mesmo assunto);

2.

Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronolgica decrescente, sendo o documento com data mais recente em primeiro
lugar e assim sucessivamente;

3.

Ordenar os documentos que no possuem antecedentes de acordo


com a ordem estabelecida (cronolgica, alfabtica, geogrca ou
outra), formando dossis. Vericar a existncia de cpias, eliminando-as. Caso o original no exista, manter uma nica cpia;

4.

Fixar cuidadosamente os documentos s capas apropriadas com


prendedores plsticos, com exceo dos processos e volumes que,
embora inseridos nas pastas suspensas, permaneam soltos para
facilitar o manuseio;

5.

Arquivar os documentos nos locais devidos, identicando de maneira visvel as pastas suspensas, gavetas e caixas;

6.

Manter reunida a documentao seriada, como, por exemplo, boletins


e atas em caixas apropriadas, procedendo ao registro em uma nica folha de referncia, arquivada em pasta suspensa, no assunto correspondente, repetindo a operao sempre que chegar um novo nmero.

d)

RETIRADA E CONTROLE (EMPRSTIMO): esta operao ocorre quando processos, dossis ou outros documentos so retirados do arquivo para:

emprstimo aos usurios;


prestao de informaes;
efetuao de uma juntada.

140

Nesta fase importante o controle de retirada, efetuado por meio do recibo de emprstimo (ver item 2.3), no qual so registradas informaes sobre
processos, dossis ou outros documentos retirados, alm do setor, do nome,
da assinatura do servidor responsvel pela solicitao e, posteriormente, da
data de devoluo do documento. O recibo de emprstimo tem como nalidade controlar o prazo para devoluo do documento e servir como indicador
de sua freqncia de uso, fator determinante para o estabelecimento dos prazos para sua transferncia e recolhimento.
Por meio desse controle possvel informar com preciso e segurana a
localizao do(s) documento(s) retirado(s).
O recibo de emprstimo preenchido em duas vias:

1. via: tal como guia-fora, ela substitui o documento na pasta de


onde este foi retirado, devendo ser eliminada no ato de devoluo
do documento;

2. via: arquivada em chrio parte, em ordem cronolgica, para


controle e cobrana, quando vencido o prazo de devoluo.

2.2 FOLHA DE REFERNCIA (MODELO I)


ESPECIFICAES:
Cor

BRANCA

Via

UMA

Formato

A-4

Utilizao

ANVERSO

INSTRUES PARA PREENCHIMENTO:


-

CDIGO DO ASSUNTO: indicar o cdigo de classicao referente


ao assunto sob o qual a folha de referncia estar arquivada e que
corresponde realmente ao assunto secundrio do documento.

RESUMO DO ASSUNTO: descrever resumidamente o contedo do


documento.

DADOS DO DOCUMENTO:
.

NMERO: indicar o nmero do documento a ser arquivado. Se


no houver, indicar s.n.

DATA: indicar a data do documento.

141

142

ESPCIE: indicar a espcie do documento: ofcio, carta, memorando, relatrio, aviso ou outra.

REMETENTE: indicar o nome completo e a sigla do rgo de origem do documento, ou seja, do rgo onde foi assinado o documento.

DESTINATRIO: indicar o setor para onde foi destinado o documento.

VER: indicar o cdigo de classicao referente ao assunto sob o


qual o documento est arquivado.

Temporalidade e Destinao
de Documentos de Arquivo
Relativos s AtividadesMeio da Administrao
Pblica: Tabela Bsica
1 INTRODUO
A avaliao constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental arquivstico, na medida em que dene quais documentos sero preservados para ns administrativos ou de pesquisa e em que momento podero ser eliminados ou destinados aos arquivos intermedirio e permanente,
segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administrao
que os gerou e para a sociedade.
Os primeiros atos legais destinados a disciplinar a avaliao de documentos no servio pblico datam do nal do sculo passado, em pases da
Europa, nos Estados Unidos e no Canad. No Brasil, a preocupao com a avaliao de documentos pblicos no recente, mas o primeiro passo para sua
regulamentao ocorreu efetivamente com a Lei Federal n. 8.159, de 8 de
janeiro de 1991, que em seu artigo 9. dispe que a eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada
mediante autorizao de instituio arquivstica pblica, na sua especca esfera de competncia.
Desde a dcada de 1970, estudos vm sendo realizados, nos setores pblico e privado, com o objetivo de estabelecer critrios e parmetros para a
avaliao documental. O Arquivo Nacional publicou em 1985 um manual tcnico com o ttulo Orientao para avaliao e arquivamento intermedirio em
arquivos pblicos, no qual constam diretrizes gerais para a realizao da avaliao e para a elaborao de tabelas de temporalidade. Em 1986, iniciaram-se
as primeiras atividades de avaliao dos acervos de carter intermedirio sob
a guarda da ento Diviso de Pr-Arquivo do Arquivo Nacional, desta vez com
a preocupao de estabelecer prazos de guarda com vistas eliminao e,
conseqentemente, reduo do volume documental e racionalizao do
espao fsico.

143

A metodologia adotada poca envolveu pesquisas na legislao que


regula a prescrio de documentos administrativos e entrevistas com historiadores e servidores responsveis pela execuo das atividades nos rgos
pblicos, que forneceram as informaes relativas aos valores primrio e secundrio dos documentos, isto , ao seu potencial de uso para ns administrativos e de pesquisa, respectivamente. Concludos os trabalhos, ainda que
restritos documentao j depositada no arquivo intermedirio do Arquivo
Nacional, foi constituda, em 1993, uma Comisso Interna de Avaliao que
referendou os prazos de guarda e destinao propostos.
Com o objetivo de elaborar uma tabela de temporalidade para documentos da ento Secretaria de Planejamento, Oramento e Coordenao (Seplan), foi criado, em 1993, um grupo de trabalho composto por tcnicos do
Arquivo Nacional e daquela secretaria, cujos resultados, relativos s atividades-meio, serviriam de subsdio ao estabelecimento de prazos de guarda e
destinao para os documentos da Administrao Pblica Federal. A tabela,
elaborada com base nas experincias j desenvolvidas pelos dois rgos, foi
encaminhada, em 1994, Direo Geral do Arquivo Nacional para aprovao.
Com a instalao do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), em novembro de 1994, foi criada, dentre outras, a Cmara Tcnica de Avaliao de
Documentos (CTAD) para dar suporte s atividades do conselho. Sua primeira
tarefa foi analisar e discutir a tabela de temporalidade elaborada pelo grupo
de trabalho do Arquivo Nacional/Seplan, com o objetivo de torn-la aplicvel
tambm aos documentos produzidos pelos rgos pblicos nas esferas estadual e municipal, servindo como orientao a todos os rgos participantes
do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar).
O modelo ora apresentado constitui-se em instrumento bsico para
elaborao de tabelas referentes s atividades-meio do servio pblico, podendo ser adaptado de acordo com os conjuntos documentais produzidos
e recebidos. Vale ressaltar que a aplicao da tabela dever estar condicionada aprovao por instituio arquivstica pblica na sua especca esfera de
competncia.
A tabela de temporalidade dever contemplar as atividades-meio e atividades-m dos rgos pblicos. Dessa forma, caber aos mesmos denir a
temporalidade e a destinao dos documentos relativos s suas atividades especcas, complementando a tabela bsica aqui apresentada. Posteriormente,
esta dever ser encaminhada instituio arquivstica pblica para aprovao
e divulgao, por meio de ato legal que lhe conra legitimidade.

144

2 CONFIGURAO DA TABELA DE TEMPORALIDADE


A tabela de temporalidade um instrumento arquivstico resultante de
avaliao que tem por objetivo denir prazos de guarda e destinao de documentos, com vistas a garantir o acesso informao a quantos dela necessitem. Sua estrutura bsica deve necessariamente contemplar os conjuntos
documentais produzidos e recebidos por uma instituio no exerccio de suas
atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediria, a destinao nal eliminao ou guarda permanente , alm de um campo para
observaes necessrias sua compreenso e aplicao.
Apresentam-se a seguir diretrizes para a correta utilizao do instrumento:
1. Assunto.
Neste campo so apresentados os conjuntos documentais produzidos
e recebidos, hierarquicamente, e distribudos de acordo com as funes e as
atividades desempenhadas pela instituio. Para possibilitar melhor identicao do contedo da informao, foram empregados funes, atividades,
espcies e tipos documentais, genericamente denominados assuntos, agrupados segundo um cdigo de classicao, cujos conjuntos constituem o referencial para o arquivamento dos documentos.
Como instrumento auxiliar, pode ser utilizado o ndice, que contm os
conjuntos documentais ordenados alfabeticamente para agilizar a sua localizao na tabela.
2. Prazos de guarda.
Referem-se ao tempo necessrio para arquivamento dos documentos
nas fases corrente e intermediria, objetivando atender exclusivamente s
necessidades da administrao que os gerou, mencionados, preferencialmente, em anos. Excepcionalmente, podem ser expressos a partir de uma ao
concreta que dever necessariamente ocorrer em relao a um determinado
conjunto documental. Entretanto, devem ser objetivos e diretos na denio
da ao. Exemplos: at a aprovao das contas, at a homologao da aposentadoria e at a quitao da dvida. O prazo estabelecido para a fase corrente
relaciona-se ao perodo em que o documento freqentemente consultado,
exigindo sua permanncia junto s unidades organizacionais. A fase intermediria relaciona-se ao perodo em que o documento ainda necessrio administrao, porm com menor freqncia de uso, podendo ser transferido
para depsito em outro local, embora disposio desta.
A realidade arquivstica no Brasil aponta para variadas formas de concentrao dos arquivos, seja ao nvel da administrao (fases corrente e intermediria), seja no mbito dos arquivos pblicos (permanentes ou histricos).

145

Assim, a distribuio dos prazos de guarda nas fases corrente e intermediria


foi denida a partir das seguintes variveis:
I

rgos que possuem arquivo central e contam com servios de arquivamento intermedirio:

Para os rgos federais, estaduais e municipais que se enquadram nesta


varivel, h necessidade de redistribuio dos prazos, considerando-se as caractersticas de cada fase, desde que o prazo total de guarda no seja alterado,
de forma a contemplar os seguintes setores arquivsticos:
- arquivo setorial (fase corrente, que corresponde ao arquivo da unidade
organizacional);
- arquivo central (fase intermediria I, que corresponde ao setor de arquivo geral/central da instituio);
- arquivo intermedirio (fase intermediria II, que corresponde ao depsito de arquivamento intermedirio, geralmente subordinado instituio
arquivstica pblica nas esferas federal, estadual e municipal).
II rgos que possuem arquivo central e no contam com servios de
arquivamento intermedirio:
Nos rgos situados nesta varivel, as unidades organizacionais so
responsveis pelo arquivamento corrente, e o arquivo central funciona como
arquivo intermedirio, obedecendo aos prazos previstos para esta fase e efetuando o recolhimento ao arquivo permanente.
III rgos que no possuem arquivo central e contam com servios de
arquivamento intermedirio:
Nesta varivel, as unidades organizacionais tambm funcionam como
arquivo corrente, transferindo os documentos aps cessado o prazo previsto
para esta fase para o arquivo intermedirio, que promover o recolhimento
ao arquivo permanente.
IV rgos que no possuem arquivo central nem contam com servios de
arquivamento intermedirio:
Quanto aos rgos situados nesta varivel, as unidades organizacionais
so igualmente responsveis pelo arquivamento corrente, cando a guarda
intermediria a cargo das mesmas ou do arquivo pblico, que dever assumir
tais funes.
3. Destinao nal
Neste campo registrada a destinao estabelecida, que pode ser a eliminao, quando o documento no apresentar valor secundrio (probatrio

146

ou informativo), ou a guarda permanente, quando as informaes contidas no


documento so consideradas importantes para ns de prova, informao e
pesquisa.
A guarda permanente ser sempre nas instituies arquivsticas pblicas
(Arquivo Nacional e arquivos pblicos estaduais, do Distrito Federal e municipais), responsveis pela preservao dos documentos e pelo acesso s informaes neles contidas. Outras instituies podero manter seus arquivos
permanentes, seguindo orientao tcnica dos arquivos pblicos, garantindo
o intercmbio de informaes sobre os respectivos acervos.
4. Observaes
Neste campo so registradas informaes complementares e justicativas necessrias correta aplicao da tabela. Incluem-se, ainda, orientaes
quanto alterao do suporte da informao e aspectos elucidativos quanto
destinao dos documentos, segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados.
3 METODOLOGIA PARA ELABORAO
Para a elaborao da tabela de temporalidade, h que se observar os
princpios da teoria das trs idades, que dene parmetros gerais para arquivamento e destinao dos documentos de arquivo.
O processo de avaliao deve considerar a funo pela qual foi criado o
documento, identicando os valores a ele atribudos (primrio ou secundrio),
segundo o seu potencial de uso.
O valor primrio refere-se ao uso administrativo para o rgo, razo primeira da criao do documento, o que pressupe o estabelecimento de prazos de guarda ou reteno anteriores eliminao ou ao recolhimento para
guarda permanente. Relaciona-se, portanto, ao perodo de utilidade do documento para o cumprimento dos ns administrativos, legais ou scais.
O valor secundrio refere-se ao uso para outros ns que no aqueles
para os quais os documentos foram criados, podendo ser:
a)

probatrio quando comprova a existncia, o funcionamento e as


aes da instituio;

b)

informativo quando contm informaes essenciais sobre matrias com que a organizao lida, para ns de estudo ou pesquisa
(Schellenberg, 1994, p. 152-154).

147

4 APLICAO DA TABELA
A aplicao da tabela refere-se aos procedimentos adotados para seleo e destinao dos documentos, uma vez cumpridos os prazos de guarda
estabelecidos. Para isso, devem ser observadas as rotinas a seguir:
4.1 ROTINAS PARA DESTINAO DOS DOCUMENTOS NA FASE
CORRENTE
1.

Ler atentamente as explicaes contidas neste instrumento;

2.

Vericar se os documentos para destinao esto organizados de


acordo com os conjuntos documentais denidos na tabela, procedendo organizao, se for o caso;

3.

Observar se o documento se refere a dois ou mais assuntos, pois,


neste caso, ele dever ser arquivado no conjunto documental que
possui maior prazo de guarda ou que tenha sido destinado guarda permanente, registrando-se a alterao nos instrumentos de
controle;

4.

Separar os documentos a serem destinados, vericando se eles


cumpriram o prazo de guarda estabelecido para esta fase;

5.

Eliminar as cpias e vias cujo original ou um exemplar encontremse no mesmo conjunto ou dossi;

6.

Proceder ao registro dos documentos a serem eliminados;

7.

Proceder eliminao;

8.

Elaborar termo de eliminao;

9.

Elaborar listagem dos documentos destinados transferncia para


a fase intermediria (guias/listagens de transferncia);

10. Operacionalizar a transferncia seguindo orientaes do setor responsvel pelo arquivamento intermedirio.
4.2 ROTINAS PARA DESTINAO DOS DOCUMENTOS NA FASE
INTERMEDIRIA
1.

Ler atentamente as explicaes contidas neste instrumento;

2.

Vericar se os documentos para destinao esto organizados de


acordo com os conjuntos documentais denidos na tabela, procedendo organizao, se for o caso;

3.

Separar os documentos a serem destinados, vericando se eles


cumpriram o prazo de guarda estabelecido para esta fase;

148

4.

Proceder triagem dos documentos selecionados para a guarda


permanente, separando aqueles que, em relao ao conjunto documental ao qual pertencem, no constituem elemento de prova
e/ou informao que justique sua guarda (ver item 4.4 TRIAGEM
DE DOCUMENTOS EM FASE INTERMEDIRIA);

5.

Proceder alterao de suporte, se for o caso (ver item 4.3 ALTERAO DO SUPORTE DA INFORMAO);

6.

Proceder ao registro dos documentos eliminados;

7.

Proceder eliminao;

8.

Elaborar termo de eliminao;

9.

Elaborar listagem dos documentos destinados ao recolhimento


(guia/relao/listagem de recolhimento);

10. Operacionalizar o recolhimento segundo orientaes da instituio


arquivstica responsvel pela guarda permanente.
4.3 ALTERAO DO SUPORTE DA INFORMAO
A adoo de recursos tecnolgicos para alterao do suporte da informao requer a observncia de determinados critrios que levem em considerao os preceitos tcnicos da arquivologia, a legislao em vigor e a
relao custo/benefcio de sua implantao. Embora tais recursos permitam
a reduo das necessidades de armazenamento da informao, eles podem,
por outro lado, acarretar elevada despesa para o rgo, sem que se obtenham
resultados positivos.
Dentre as vantagens da alterao do suporte, destacam-se:
-

a agilidade na recuperao das informaes, bem como o seu intercmbio;

a garantia da preservao de documentos originais passveis de


destruio pelo manuseio, bem como a segurana do acervo contra
furto, incndios, inundaes, etc;

o preenchimento de lacunas nos acervos arquivsticos;

a substituio, em situaes especcas, de grandes volumes de documentos destinados eliminao, mas de prazos de guarda muito
extensos, proporcionando melhor aproveitamento do espao, reduzindo o custo de manuteno, concentrando as informaes e
facilitando o seu manuseio.

149

No entanto, qualquer deciso quanto alterao do suporte da informao deve estar fundamentada nos seguintes critrios:
1.

Avaliar as questes legais concernentes alterao do suporte, observando-se as garantias jurdicas, a normalizao dos procedimentos, as especicaes e os padres de qualidade estabelecidos pela
legislao brasileira e por organismos internacionais. Cada rgo
necessita encontrar a soluo que melhor atenda s suas peculiaridades, examinando vantagens e desvantagens que envolvam a
adoo desses recursos, bem como o custo global e os benefcios a
serem obtidos. Do ponto de vista legal, observa-se que:
a) a atual legislao de microlmagem no permite a eliminao
de documentos pblicos ou ociais destinados guarda permanente, mesmo aps microlmados;
b) o microlme tem validade em juzo desde que obedecidos os
critrios e os padres estabelecidos em lei;
c) a atual legislao brasileira que garante a autenticidade, a integridade e a validade jurdica de documentos em forma eletrnica encontra-se em processo de regulamentao, sendo aconselhvel a observncia da legislao em vigor no momento da
adoo deste suporte.

2.

Os documentos devem apresentar uma organizao que possibilite


a recuperao das informaes neles contidas antes e depois de ser
processada a alterao do suporte.

3.

Os documentos devem ser previamente avaliados, identicandolhes valor que justique o custo da operao.

4.

Os documentos devem ter caractersticas fsicas que se prestem ao


uso do recurso, dando preferncia s grandes sries e no a peas
isoladas, observado o estado de conservao para que a reproduo ocorra dentro de parmetros tcnicos adequados.

5.

O recurso utilizado deve ser adotado dentro da melhor tcnica, de


forma a assegurar a qualidade da reproduo, a durabilidade do
novo suporte e o acesso informao.

6.

O rgo que adotar tais recursos deve contar com depsitos e equipamentos de segurana que venham a garantir a preservao do
novo suporte.

150

Organizados e avaliados os documentos, deve-se proceder ao estudo da


viabilidade econmica, de acordo com a disponibilidade de pessoal, espao e
recursos nanceiros do rgo, alm do clculo dos equipamentos, dos materiais e dos acessrios necessrios. Deve-se, ainda, vericar as instalaes dos
arquivos de segurana, bem como as condies de tratamento tcnico, armazenamento e acesso s informaes.
4.4 TRIAGEM DE DOCUMENTOS EM FASE INTERMEDIRIA
O conceito de triagem se confunde com o de avaliao, na medida em
que ambos os processos se relacionam depurao da massa documental
arquivstica, eliminando-se documentos sem valor e preservando-se aqueles
que o tenham, seja para ns administrativos ou de pesquisa histrico-cientca. A tabela de temporalidade pode prever a triagem em seu prprio contedo quando assinala que sero preservados apenas exemplares nicos de
documentos repetitivos ou quando destina conjuntos documentais eliminao, uma vez que outros, recapitulativos ou de mesmo teor, j se encontram
preservados.
No entanto, outros critrios de triagem podem ser estabelecidos para
documentos que, embora corretamente classicados, no possuam o mesmo
valor dos demais pertencentes ao conjunto documental, no que concerne ao
contedo das informaes. Nestes casos, os responsveis pela destinao dos
documentos em fase intermediria devem realizar a triagem previamente ao
recolhimento, garantindo que o arquivo permanente receba apenas as peas
cujo contedo justique sua guarda do ponto de vista probatrio e/ou informativo.
igualmente recomendvel a seleo por amostragem, processo que
permite a preservao de parcela de documentos do conjunto documental
destinado eliminao, com o objetivo de resgatar procedimentos administrativos vigentes em determinada poca ou lugar. Para isso, alguns critrios
devero ser observados, conforme a especicidade dos documentos avaliados, seguindo orientaes da instituio arquivstica pblica na respectiva
esfera de competncia.
Outros procedimentos e critrios podem surgir no processo de seleo
para o recolhimento, porm, em todos os casos, o arquivo intermedirio dever elaborar listagem dos documentos a serem eliminados, submetendo-a
aprovao da instituio arquivstica pblica na sua esfera de competncia,
em conformidade com o art. 9. da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

151

7 RESUMO
DE TEXTOS

Resumo de Textos
RESUMO a apresentao condensada do contedo de um documento,
isto , deve conter dados essenciais que ajudem o leitor a decidir sobre a necessidade de ler ou no o texto no todo.
De acordo com sua posterior utilizao, ele ter uma redao especca,
ou seja, cada tipo de resumo tem sua redao prpria.
CERTO
Um resumo:
Deve ser o mais conciso possvel, mesmo expondo todos os dados importantes do texto.
Deve seguir a mesma ordem lgica do texto,
ressaltando os pontos de vista tratados.
Deve dar ao leitor o maior nmero de informaes possvel sobre o texto, de maneira condensada.
EVITAR

No resumo:
Escrever muito para expor os dados essenciais de
um texto.

O resumo deve ter um contedo coerente. Para tanto, necessrio saber que as informaes essenciais de um texto se encontram tambm na introduo e na concluso.
O assunto principal do texto deve ser denido de maneira bem precisa,
em qualquer tipo de resumo.

Sempre que possvel, convm dar resultados numricos, pois, muitas vezes, dados importantes podem passar despercebidos.
CERTO

Para redigir um resumo, deve-se ter o conhecimento de


todo o texto.
EVITAR

Ler somente a introduo e a concluso do texto.

Formulrios

158
DATA
___/___/_____

__________________________________
ENCAMINHAMENTO

OBSERVAES

(USO PELO
ARQUIVO
CENTRAL)
CAIXA N.

_____/_____/_____

DATA

QUANTIDADE
DE CAIXAS

RELAO/PGINA:

RGO/SETOR:

RESP. P/ ARQUIVO
CENTRAL
___________________
RECEBIMENTO

DOCUMENTOS ESPCIE/SRIE/N.s

RESP. P/ UNIDADE SETORIAL

CDIGOS

DATAS
ASSUNTOS
ABRANGENTES

Ministrio da Sade
DIDOC/ARQUIVO/CGDI/SAA
SIPAR
GUIA DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS

159

___/___/_____

1991

_____________________________________
ENCAMINHAMENTO

SRIE/OFCIOS N. 01 a 334
SRIE/PORTARIAS N. 01 a 234

1991

FALTAM OS N.s
152/164/180/985
FALTA O N. 289

OBSERVAES

RELAO/PGINA: 1/1

RGO/SETOR:

___________________
RECEBIMENTO

RESP. P/ ARQUIVO CENTRAL

SRIE/OFCIOS N. 01 a 1.230

1990

DATA

ASSUNTOS

RESP. P/ UNIDADE SETORIAL

CDIGOS

DATAS
DOCUMENTOS ESPCIE/SRIE/N.
ABRANGENTES

Ministrio da Sade
DIDOC/ARQUIVO/CGDI/SAA
SIPAR
GUIA DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS
(USO PELO
ARQUIVO
CENTRAL)
CAIXA N..

_____/_____/_____

DATA

QTDE DE
CAIXAS

160
___/___/_____

DOSSI
DOSSI
DOSSI
PROCESSO N. 25016.345001/90
N. 25016.000003/91

____________________________________________
ENCAMINHAMENTO

1988 a 1989
1991 a 1995
1980
1990 a 1991

DATA

CONTROLE DE FREQNCIA
NO PAS
MATERIAL PERMANENTE
DESPESA

RESP. P/ UNIDADE SETORIAL

029.1
029.21
037.1
052.22

011
020.5

RELATRIO DE ATIVIDADES
CONVNIOS

003
004

1989 a 1994 DOSSI

DOCUMENTOS ESPCIE/
SRIE/N.s
OBSERVAES

___________
RECEBIMENTO

RESP. P/ ARQUIVO
CENTRAL

(USO PELO
ARQUIVO
CENTRAL)
CAIXA N.

___/___/_____

DATA

QTDE DE
CAIXAS

RELAO/PGINA: 1/2

RGO/SETOR: Coordenao-Geral
de Planejamento

1985 a 1993 DOSSI


1990 a 1992 PROCESSO N. 25016.001345/90
N. 25016.228228/91
N. 25016.003340/91 * ANEXOS 02
N. 25016.010000/92 VOLUMES
COMISSES TCNICAS
1993 a 1995 DOSSI
ASSENTAMENTO INDIVIDUAL 1978 a 1998 DOSSI
Dbora Duarte
Paulo Gracindo

PLANOS E PROGRAMAS DE
TRABALHO

ASSUNTOS

002

CDIGOS

DATAS
ABRANGENTES

Ministrio da Sade
DIDOC/ARQUIVO/CGDI/SAA
SIPAR
GUIA DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS

161

______________________________
RESPONSVEL
PELA SELEO

___/___/___

LOCAL/DATA
____________

_________________
PRESIDENTE DA COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO

LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS


RGO/ENTIDADE:
UNIDADE/SETOR:
CDIGO OU
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
N. DO ITEM ASSUNTO/SRIE DATAS-LIMITE QUANTIDADE
ESPECIFICAES

___/___/___

LOCAL/DATA
____________

________________
AUTORIDADE DO
RGO A QUEM COMPETE AUTORIZAR

OBSERVAES/JUSTIFICATIVAS

RGO/SETOR:
LISTAGEM N.:
FOLHA N.:

162
01

10

Dossi

Processos

Protocolo: recepo, 1980 a 1989


16
Dossis
tramitao e expedio de documentos
LOCAL/DATA
__________________________
____________
______________________
RESPONSVEL PELA SELEO
PRESIDENTE DA COMISSO PER___/___/___
MANENTE DE AVALIAO

063.2

Publicao de Matria 1990


nos boletins administrativos de pessoal de
servio

060.2

1985

___/___/___

LOCAL/DATA
____________

___________________
AUTORIDADE DO
RGO A QUEM COMPETE AUTORIZAR

N. 25016.000345/85, N. 25016.010345/85
N. 25016.000123/85, N. 25016.080234/85
N. 25016.010228/85, N. 25016.015253/85
N. 25016.015278/85, N. 25016.020340/85
N. 25016.010129/85, N. 25016.015456/85

Despesa

Dossis

052.22

a 25

Requisio

042.911

1987/1989
1997

UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
ASSUNTO/SRIE
DATAS-LIMITE QUANTIDADE ESPECIFICAES OBSERVAES/JUSTIFICATIVAS
Requisio, distribui- 1986 a 1997
20
Dossis
o e/ou movimentao de material

RGO/SETOR:
LISTAGEM N.:
FOLHA N.:

CDIGO OU
N. DO ITEM
034

LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS


RGO/ENTIDADE:
UNIDADE/SETOR:

163

Srie Memorando 1992

N. 2

01

03

RGO/SETOR:
LISTAGEM N.:
FOLHA N.:

___/___/___

LOCAL/DATA
____________

Dossi

Dossis

_________________________
AUTORIDADE DO RGO A
QUEM COMPETE AUTORIZAR

De 001 a 456

De 001 a 1.234

UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
QUANTIDADE
ESPECIFICAES OBSERVAES/JUSTIFICATIVAS

LOCAL/DATA _______________________
___________________________ ____________ PRESIDENTE DA COMISSO
RESPONSVEL PELA SELEO
PERMANENTE DE AVALIAO
___/___/___

Srie Memorando 1991

N. 1

LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS


RGO/ENTIDADE:
UNIDADE/SETOR:
CDIGO OU
N. DO ITEM ASSUNTO/SRIE DATAS-LIMITE

CGPL/SEAD
CDIGO
004

ANO
1971 a 1985

R. 01 P. 01 ANO 2001

164

CDIGO

R.

P.

/MS

ANO

ANO

Obs.: Documentos classicados por assunto


R refere-se ao n. da relao da Guia de Transferncia
P refere-se ao n. da pgina da relao da Guia de Transferncia
ANO refere-se ao ano da transferncia
Medidas da etiqueta: 17cm de altura X 12cm de comprimento

165

CGPL/SEAD

SRIE

NMEROS

ANO

OFCIO

1.241 a 2.105

1991

OFCIO

001 a 1.450

1992

OFCIO

001 a 1.051

1993

R. 01 P. 02 ANO 2001

166

SRIE

NMEROS

R.
Obs.:

P.

/MS

ANO

ANO

Documentos classicados por assunto

R refere-se ao n. da relao da Guia de Transferncia


P refere-se ao n. da pgina da relao da Guia de Transferncia
ANO refere-se ao ano da transferncia
Medidas da etiqueta: 17cm de altura X 12cm de comprimento

167

FOLHA DE REFERNCIA

RESUMO DO ASSUNTO:
DADOS DO DOCUMENTO:
N.:
Data:
Espcie:
Remetente:
Destinatrio:

168

Ministrio da Sade
SIPAR
RECIBO DE EMPRSTIMO
Documento/tipo/n./data
Nome do interessado:
Cdigo/assunto:
Unidade:

Relao n.:

Pgina n.:

Ano da transferncia:

Obs.: Declaro estar ciente de minha responsabilidade quanto


guarda, preservao e devoluo desta documentao.
Retirado em
_____/_____/_____

Recebido por/setor

Devolvido em
_______/______/______

Telefone para contato

Recebido por:

Ministrio da Sade
SIPAR
RECIBO DE EMPRSTIMO
Documento/tipo/n./data
Nome do interessado:
Cdigo/assunto:
Unidade:

Relao n.:

Pgina n.:

Ano da transferncia:

Obs.: Declaro estar ciente de minha responsabilidade quanto


guarda, preservao e devoluo desta documentao.
Retirado em
_____/_____/_____

Recebido por/setor

Devolvido em

Telefone para contato

Recebido por:

_______/______/______

2. via

169

9 Conselho
Nacional de
Arquivos
(CONARQ)

COMPETNCIAS
O Conselho foi criado pelo art. 26 da Lei n.o 8.159/91 e regulamentado
pelos Decretos n.o 1.173, de 29 de junho de 1994, e n.o 1.461, de 25 de abril de
1995.
Dentre suas competncias, destacam-se as seguintes:

Denir normas gerais e estabelecer diretrizes para o


pleno funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos
(Sinar), visando gesto, preservao e ao acesso
aos documentos de arquivo;

Promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos


e privados, com vistas ao intercmbio e integrao
sistmica das atividades arquivsticas;

Estimular programas de gesto e de preservao de


mbitos federal, estadual e municipal, produzidos e recebidos em decorrncia das funes executiva, legislativa e judiciria;

Estimular a implantao de sistemas de arquivo nos Poderes Legislativo e Judicirio, bem como nos estados,
no Distrito Federal e nos municpios;

Declarar como de interesse pblico e social os arquivos


privados que contenham fontes relevantes para a histria e o desenvolvimento nacionais, nos termos do art.
13 da Lei n.o 8.159/91.

Em razo das funes normativas atribudas ao Conselho, no que se refere tanto aos arquivos pblicos quanto aos arquivos privados, a sua representatividade est assegurada no apenas na esfera governamental como,
tambm, entre diversos segmentos da sociedade civil.

172

COMPOSIO
Presidido pelo diretor geral do Arquivo Nacional, o Conarq constitui-se
de 16 membros conselheiros representantes do Poder Executivo Federal, do
Poder Judicirio Federal, do Poder Legislativo Federal, do Arquivo Nacional,
das universidades mantenedoras de cursos de Arquivologia, dos arquivos pblicos estaduais e municipais, da Associao dos Arquivistas Brasileiros e de
instituies no-governamentais que atuem nas reas de ensino, pesquisa,
preservao e/ou acesso a fontes documentais.
Sua composio, portanto, espelha a convergncia de interesses do Estado e da sociedade, de modo a compatibilizar as questes inerentes responsabilidade do Poder Pblico perante a preservao do patrimnio arquivstico
brasileiro e o direito de os cidados terem acesso s informaes.
Para melhor funcionamento do Conarq e maior agilidade na operacionalizao do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), foi prevista a criao de
Cmaras Tcnicas e de Comisses Especiais com a incumbncia de elaborar
estudos e normas necessrias implementao da Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e Privados, cabendo ao Arquivo Nacional dar suporte tcnico e
administrativo ao Conselho.

173

MINISTRIO DA SADE
COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO
DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS
RESOLUO N. 1
(Publicada no BS n. 34, de 20.08.99)
18 de agosto de 1999
Dispe sobre a transferncia de
documentos ao Arquivo Central.
A PRESIDENTE DA COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS CPADA, no uso de suas atribuies, de conformidade com reunio ordinria em 18 de agosto de 1999 e
Considerando que memorando um tipo documental de carter unicamente interno;
Considerando a racionalizao de procedimentos;
Considerando a necessidade de evitar, a duplicidade de documentos
transferidos ao Arquivo Central,
RESOLVE:
Art. 1. - As unidades organizacionais do MS s devero transferir, ao Arquivo Central, memorandos originais.
Art. 2. - As unidades organizacionais do MS que mantiverem cpias de
memorandos nas pastas classicadas por assunto, devero elimin-las no momento da transferncia.
Art. 3. - Os memorandos circulares originais, sero classicados por assunto e transferidos apenas pelo emitente.
Art. 4. - Os memorandos circulares recebidos sero eliminados no momento da transferncia.
Art. 5. - As sries de memorandos cpia sero utilizadas apenas para
consulta nas unidades organizacionais e no devero ser transferidas ao Arquivo Central.
SELMA BRAGA DUBOC
Presidente

174

MINISTRIO DA SADE
COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE
DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS
RESOLUO N. 02
(Publicada no BS n. 41, de 08.10.1999)
30 de setembro de 1999
Dispe sobre alterao de prazo
de guarda de documentos.
A PRESIDENTE DA COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS - CPADA, no uso de suas atribuies e
Considerando a necessidade de localizao de documentos no registrados no Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo;
Considerando a inexistncia de sistemas informatizados de protocolo e
arquivo nos Ncleos Estaduais do Ministrio da Sade
RESOLVE:
Alterar o prazo de guarda dos documentos referentes ao Cdigo 063.2,
constante da Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos
de Arquivo, aprovado pela Resoluo n. 04, de 28/03/96, do Conselho Nacional de Arquivos, segundo quadro abaixo:
ASSUNTO
063.2 PROTOCOLO RECEPO,
TRAMITAO E EXPEDIO DE DOCUMENTOS
2.2
2.3
DESTINAO FINAL

PRAZOS DE GUARDA
NO MS
NO A.N
ARQUIVO SETO- ARQUIVO ARQUIVO INTERRIAL
CENTRAL MEDIRIO
2 ANOS

8 ANOS

MUDANA DE SUPORTE

OBSERVAES/
JUSTIFICATIVAS

A R Q U I V O ELIMINAO
NACIONAL
Eliminao

SELMA BRAGA DUBOC


Presidente

175

A coleo institucional do Ministrio da Sade pode ser acessada


gratuitamente na Biblioteca Virtual em Sade:
http://www.saude.gov.br/bvs
O contedo desta e de outras obras da Editora do Ministrio da Sade
pode ser acessado gratuitamente na pgina:
http://www.saude.gov.br/editora

EDITORA MS
Coordenao-Geral de Documentao e Informao/SAA/SE
MINISTRIO DA SADE
(Normalizao, reviso, editorao, impresso e acabamento)
SIA, Trecho 4, Lotes 540/610 CEP: 71200-040
Telefone: (61) 233-2020 Fax: (61) 233-9558
E-mail: editora.ms@saude.gov.br
Home page: http://www.saude.gov.br/editora
Braslia DF, abril de 2004
OS 0417/2004