Microsoft Access

MICROSOFT ACCESS
O Access um aplicativo da Microsoft Corporation, que tem a finalidade de auxiliar o usurio
no desenvolvimento e manipulao de arquivos de bancos de dados. Com o Access o
gerenciamento de todas as informaes de uma empresa, por exemplo, pode ser feito a partir
de um nico arquivo, podendo integrar todos os departamentos e funes desta empresa. O
Access pode ser usado tambm por profissionais liberais e at mesmo por usurios comuns.
Para os primeiros, o programa um excelente meio de se ter o cadastro de clientes e
pacientes, no qual podem ser includos fatos e dados e, para os usurios comuns o Access
pode ser usado para criar, por exemplo, um catlogo de CDs, julgando ser este usurio um
colecionador de jias da msica. Mas, no fica por ai. A gama das possibilidades abertas pelo
Microsoft Access muito grande: pense em algo a ser organizado em um arquivo e este
programa o atender muito bem
ALGUNS CONCEITOS BSICOS
Dado: elemento ou base para a formao de um juzo, o dado quanto disponibilidade deve
ser conservado e gerenciado de forma que ele esteja sempre disponvel quando solicitado;
Informao: ato ou efeito de informar ou informa-se, elemento bsico para a tomada de
decises. No possui valor se no for capaz de ser encontrada e preparada a tempo. um
conjunto de conhecimentos sobre algum ou alguma coisa.
Banco de dados: trata-se de um conjunto de informaes, normalmente agrupados por um
determinado tema, as quais um usurio recorre a fim de obter dados sobre um cliente, um
paciente, um produto e etc.
A figura a seguir mostra o organograma com os passos para a criao do banco de dados:
TABELA

CONSULTA

RELATRIO

FORMULRIO

INICIANDO O APLICATIVO

Na primeira tela do Software do

Access escolha a opo Banco de
Dados em Branco. Ao clic-la,
aparecer no canto inferior direito a
opo para escolher o local onde
ser criado. Pode-se deixar onde
est ou escolher um local no seu
computador. Feito isto, clique no
boto Criar.

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Aps criar um Banco de Dados em branco voc ser direcionado para a tela principal do Access
2010, na qual criado o seu prprio banco (tabelas, formulrio, consultas relatrios e
macros). Veja a seguir:

Vamos conhecer detalhadamente a janela Banco de Dados mostrada na figura acima.

Um banco de dados do Access, por uma vez, constitudo de 7 objetos, sendo que, pelo o
menos um deles item obrigatrio. Tais objetos de bancos de dados so:
ELEMENTOS DE UM BANCO DE DADOS
Tabela: utiliza para armazenar seus dados, o principal elemento do Access 2007.
um conjunto de dados sobre determinado assunto, como clientes ou fornecedores, por
exemplo. Utilizar uma tabela separada para cada assunto possibilita que voc as armazene
apenas uma vez, o que torna seu banco de dados mais eficaz e diminui erros de entrada de
dados;
Formulrio: serve para visualizar, introduzir e modificar com facilidade os dados
diretamente em uma tabela. o elemento de comunicao entre o banco de dados e o
usurio;
Consulta: so usadas para encontrar e recuperar apenas os dados que atendem as
condies especificadas pelo usurio. usada para visualizar, modificar e analisar dados de
diferentes formas;
Relatrio: uma forma eficiente para mostrar seus dados em um formato impresso.
Pode-se imprimir um relatrio que agrupe dados, por exemplo;
Macro: um conjunto de uma ou vrias aes na qual cada uma executa uma
operao diferente, como fechar um formulrio ou abrir uma tabela, por exemplo. As macros
deixam seu Banco de Dados automatizado.
TABELA
As tabelas servem para armazenar seus dados. Suponha que um a tabela denominada clientes
possua apenas dados sobre clientes, e a tabela produtos apenas dados sobre os produtos.
Usando uma tabela separada para cada tipo, voc nunca insere dados duplicados, tornando o
armazenamento de dados mais hbil e eliminando um pouco de erros de entrada de dados.
Antes de voc criar outros elementos para o seu banco de dados, como formulrios, por
exemplo, obrigatrio criar suas tabelas, pois justamente por meio delas que voc consegue
criar outros elementos (formulrio, consultas, macros etc.).
CRIANDO UMA TABELA
Quando criado um novo banco de dados, voc direcionado para a tela do Access.
Nessa tela voc j pode criar sua primeira tabela. A maneira mais simples de criar indo na guia
Criar, Designer da tabela:

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Nesta tabela suponhamos que ser armazenada dados de clientes.

Sua tabela foi criada, agora voc criar os campos, que neste caso podem ser nome,
endereo, telefone, bairro, cidade e o cdigo do cliente. O cdigo ser a chave primria, ou
seja, neste campo no aceita repetio de dados e o tipo de dados ser a numerao
automtica, o restante (nome, endereo, bairro, CEP) ser dados do tipo texto.
As tabelas podem ter dados de diversos tipos, como os mostrados na figura a seguir:

Memorando: caracteres alfanumricos longos que

possuem at 64.000 caracteres.
Nmero: valores numricos.
Texto: caracteres alfanumricos que possuem at
256 caracteres;
Moeda: valor monetrio.
Data / hora: datas e horas;
Auto Numerao: valor numrico que
incrementado automaticamente.
Sim / No: valor booleano;
Objeto OLE: grficos ou figuras.
Hyperlink: Insere hiperlinks, a fim de fornecer
acesso a pginas da Web por meio de um endereo.
Assistente de Pesquisa: Use para iniciar o
Assistente de Pesquisa, de modo que voc possa
criar um campo que usa uma caixa de combinao
para pesquisar um valor em outra tabela, consulta
ou lista de valores.

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Na parte inferior da tela pode-se visualizar uma lista de

propriedades referentes aos campos descritos anteriormente:

Tamanho do campo: os campos de texto nas tabelas do banco de dados do Access 2007 no
podero ter mais de 256 caracteres. Exemplo: no campo Nome defina seu tamanho de como 60.
Quer dizer que o nome ter no mximo 60 caracteres;
Formato: mostra os dados e nmeros em determinado formato de exibio, como, data completa
ou moeda;
Mscara de entrada: mostra caracteres de formao em determinado campo para que eles no
tenham de ser colocados e garante que os dados inseridos se ajustam mscara;
Legenda: mostra uma etiqueta que no etiqueta padro, por exemplo, nome do campo, para
novos formulrios e relatrios Valor Padro.
Regra de validao e Texto de validao: limita os dados colocados em um campo a valores
que atendam a determinada exigncia;
Requerido: requer que os dados sejam colocados em um campo;
Permitir comprimento zero: aceita que uma sequncia de caracteres de comprimento zero seja
guardada em um campo texto ou memorando;
Indexado: acelera buscas em campos frequentemente procurados.
Vamos agora salvar a tabela. Ser salva com o nome Clientes clique com boto direito e na lista
suspensa clique em salvar, veja figura abaixo:

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FORMULRIOS

Os formulrios so utilizados para muitos propsitos. Pode-se criar um formulrio para a

entrada de dados de alguma tabela, criar uma caixa de dilogo personalizada para receber a entrada
do usurio e em seguida executar uma ao de acordo com esta entrada, ou criar um formulrio
menu de controle para abrir outros formulrios ou relatrios. Todos os dados em um formulrio so
contidos em controles, tais controles so objetos grficos que, distribudos no formulrio, mostram
informaes, executam aes ou a ilustram, tornando mais fcil sua leitura.
Pode-se criar um formulrio por meio do assistente de formulrio. O Assistente acelera o processo
de desenvolvimento, pois acaba fazendo todo o trabalho bsico.

Criando um Formulrio Utilizando o Assistente

Os procedimentos a seguir o ajudaro a criar um formulrio utilizando o Assistente do
Access.
Passo a Passo

Vamos utilizar o nosso banco de dados criado anteriormente. Selecione-o e v guia Criar >
Assistente de Formulrio:

Surgir caixa de dilogos Assistente de formulrio, escolha a tabela para a criao dele (em nosso
exemplo ser a tabela Clientes).
exibida a janela Assistente de Formulrio. Voc dever selecionar os campos que
constar em seu formulrio e clique no boto avanar.

ANTES

DEPOIS

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Na2janela
3 ser
que ovoc digite
Na janela
voc dar
umsolicitado
layout para
um
titulo
(nome)
para
o
formulrio
e
formulrio e em seguida d um clique no
clique
no
boto
Concluir.
boto Avanar.
Seu formulrio foi criado com sucesso por meio do Assistente de criao:

CRIANDO RELATRIO
possvel usar o Assistente de relatrio para ser mais seletivo sobre quais campos
aparecero no relatrio.
Selecione a tabela e v a guia Criar -> Assistente de relatrio:

exibida a janela Assistente de Relatrio. Voc dever selecionar os campos que

constar em seu relatrio e clique no boto avanar.

ANTES

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DEPOIS

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Na janela 2 ser perguntado se deseja

adicionar nveis de grupo e depois
clique no boto Avanar.

Na janela 3 determine a ordem de

classificao de alguns campos e clique
no boto Avanar novamente.

Na janela 4 voc dever selecionar um

layout e uma orientao para o Relatrio
e em seguida d um clique no boto
Avanar.

Em na janela 5 ser solicitado que voc

digite um titulo (nome) para o relatrio e
clique no boto Concluir.

Pronto, seu relatrio foi concludo com sucesso:

CRIANDO CONSULTAS

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A consulta um dos recursos mais importantes do Access. Com elas, o usurio pode filtrar,
ordenar e agrupar duas ou mais tabelas, podendo assim criar tabelas virtuais e subconjuntos
de registros, que atendam a determinada necessidade dos seus sistemas.
O tipo de consulta mais usado o de seleo. Uma consulta de seleo recupera informaes
de uma ou mais tabelas usando mtodos especializados pelo usurio, e em seguida os dados
so mostrados na ordem em que voc deseja. Suponha que voc queira visualizar alguns
produtos de determinada marca no seu banco de dados da tabela produtos. Em vez de buscar
em toda a tabela, pode-se estruturar uma consulta que mostre apenas os dados que voc
deseja.
Va guia Criar -> Assistente de Consulta.

Na caixa de dilogo Nova Consulta,

clique em Assistente de Consulta
Simples e clique em OK.

Em Tabelas/Consultas, clique na tabela

que tem os dados que deseja usar. Nesse
caso, clique em Tabela: Clientes.

Em Campos Disponveis, clique duas

vezes nos campos em que voc deseja
adicionar em sua consulta. Isso os
adiciona lista Campos Selecionados.
Quando voc tiver adicionado todos os
quatro campos, clique em Avanar.

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Nomeie a consulta como Contatos de

Clientes e, em seguida, clique em
Concluir.

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