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VILA VELHA - ES
2010
VILA VELHA - ES
2010
Banca Examinadora
______________________________
______________________________
______________________________
VILA VELHA - ES
2010
AGRADECIMENTOS
RESUMO
LISTA DE FIGURAS
LISTA DE QUADROS
AIIM
B2B
Business to Business
B2C
Business to Consumer
C2B
Consumer to Business
C2C
Consumer to Consumer
CDIA
CRM
DI
Document Imaging
DM
Document Management
EDI
EPN
ERM
ERP
GED
IDC
MP
Modelagem de Processos
PGI
SCM
SUMRIO
1. INTRODUO..................................................................................................11
1.1. MOTIVAO.............................................................................................. 12
1.2. OBJETIVOS............................................................................................... 12
1.2.1. Objetivo Geral.................................................................................. 12
1.2.2. Objetivos Especficos..................................................................... 13
1.3. JUSTIFICATIVA......................................................................................... 13
1.4. ESTRUTURA DO TRABALHO................................................................... 14
1.5. METODOLOGIA DA PESQUISA............................................................... 14
2. FUNDAMENTAO TERICA....................................................................... 15
2.1. DOCUMENTO............................................................................................ 15
2.1.1. Conceito de documento................................................................. 15
2.1.2. Armazenamento dos documentos................................................ 16
2.1.3. Periodicidade/Prazos dos documentos....................................... 19
2.1.4. Organizao dos documentos...................................................... 21
2.1.5. Ciclo de vida dos documentos...................................................... 22
2.2. GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS (GED)............. 24
2.2.1. Definio de GED........................................................................... 24
2.2.2. Princpios da tcnica GED............................................................. 27
2.2.3. Caractersticas do GED.................................................................. 28
2.2.4. Vantagens da utilizao do GED................................................... 29
2.2.5. Desvantagens do GED................................................................... 30
2.2.6. Diferenas funcionais entre documentos de papel e GED........ 30
3. O MERCADO DE GED.... 32
3.1. APLICABILIDADES DO GED..................................................................... 32
3.3.1. reas de aplicao de GED........................................................... 34
3.3.1.1. Sade.................................................................................. 34
3.3.1.2. Jurdica............................................................................... 34
3.3.1.3. Contbil.............................................................................. 35
56
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
58
11
1.
INTRODUO
12
praticidade e qualidade para atender a evoluo tecnolgica presente no setor
empresarial.
Diante desse contexto, onde se busca a qualidade em produo e conservao
de documentos e em atividades dirias das empresas, este trabalho, a partir de
uma breve pesquisa exploratria, visa contribuir para o conhecimento da
utilizao e dos resultados reais da tecnologia de GED quando aplicada s
empresas brasileiras.
1.1
MOTIVAO
1.2
OBJETIVOS
13
1.3
JUSTIFICATIVA
Este estudo visa contribuir para a pesquisa sobre GED reunindo conceitos,
diretrizes e mtodos desenvolvidos e explorados por autores renomados na
rea que esclarecem a importncia dessa tecnologia nas empresas brasileiras,
sobretudo, em relao ao sucesso e sobrevivncia dessas organizaes que
priorizam servios geis e de qualidade para seus clientes.
Alm disso, a
14
ordem financeira que precisam ser estudadas para posteriores discusses e
melhoramentos por profissionais e estudantes dessa rea tecnolgica.
1.4
ESTRUTURA DO DOCUMENTO
Este documento est dividido em captulos, que por sua vez esto divididos em
sees e subsees. Cada captulo possui uma abordagem relevante aos
objetivos do trabalho.
No Captulo 2 apresentada uma fundamentao terica abordando as
particularidades: do termo documento e da tcnica Gerenciamento Eletrnico
de Documentos. Mais precisamente,
No Captulo 3 so apresentadas as aplicabilidades de um sistema de GED
dando nfase s reas de implantao, as tecnologias que compe o sistema e
a importncia da integrao do GED com a Engenharia de Processos.
No Captulo 4 so mensurados os benefcios que a tecnologia GED oferece s
organizaes brasileiras, enfatizando a produtividade, os custos e a melhoria
no espao fsico onde os documentos so armazenados.
No Captulo 5 feita uma anlise sobre a atuao do GED no mbito
organizacional brasileiro, mostrando as empresas que utilizam a tcnica e
como elas progrediram com a sua implantao.
Por fim no captulo 6 so dadas as consideraes finais desta pesquisa.
1.5
METODOLOGIA DA PESQUISA
15
2.
FUNDAMENTAO TERICA
2.1
DOCUMENTO
16
Com base em Cunha (apud ARAUJO e COELHO, 2009, p. 3), documento :
Informao registrada, produzida ou recebida no incio, conduo ou
concluso de uma atividade individual ou organizacional, e que
compreende contedo, contexto e estrutura para fazer prova dessa
atividade. [...] Informaes registradas, independentes do suporte,
produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituio
ou pessoa, dotada de organicidade, que possui elementos
constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades.
Esses trs modelos de dados mencionados por Fantini configuram todo tipo de
informao produzida na empresa, que por sua vez, mediante a poltica
administrativa seguida na corporao, determina por quanto tempo um dado ou
informao pode manter-se armazenado ou arquivado.
Com base nesse pensamento, foram constatadas diferenas entre os dados
formatados (encontrados em arquivos de computador, bases de dados,
relatrios e aplicaes) e os documentos. A principal diferena que o primeiro
serve para as funes de registro, como armazenamento e recuperao de
informaes sobre o estado de um processo, enquanto que o segundo serve
para armazenar informaes de carter gerencial e estrutura das atividades
realizadas pela organizao.
17
pessoas e os processos de negcios. Desta forma, muitas pessoas criam,
modificam ou visualizam esses documentos diariamente em uma organizao,
embora no sejam usados exclusivamente por indivduos.
Segundo Indolfo, Campos e Oliveira (1995), atravs de seus diversos
elementos, formas e contedos, os documentos podem ser caracterizados
quanto ao gnero, a espcie e a natureza do assunto.
Quanto ao gnero, os documentos podem ser definidos por seu aspecto de
representao em diferentes suportes:
Documentos Textuais: So documentos manuscritos, datilografados,
digitados ou impressos;
Documentos
dimenses
Cartogrficos:
variadas,
So
contendo
documentos
em
representaes
formatos
geogrficas,
Filmogrficos:
So
documentos
em
pelculas
contendo
registros
fonogrficos.
EX:
discos
fitas
udiomagnticas.
Documentos Microgrficos: So documentos em suporte flmico
resultante da Microreproduo de imagens, mediante utilizao de
tcnicas especificas. EX: rolo, microficha, cartojanela.
18
Documentos Informticos: So documentos produzidos, tratados e
armazenados em computador. EX: disco flexvel (disquete), disco rgido
(winchester) e disco ptico.
Dentre as formas de representao de documentos citadas nesta subseo,
destacamos os documentos informticos, que tm como caracterstica
fundamental a digitalizao, pois so trabalhados digitalmente para que
possam ter seu ciclo de vida maior do que os documentos tratados de forma
comum.
Conforme Avedon (1999), a preservao das informaes em documentos
digitalizados pode durar por at 200 anos. O que determinar o tempo de
conservao das informaes so o tipo de mdia de armazenamento e as
condies ambientais. Abaixo apresentamos um quadro demonstrativo das
mdias de armazenamento.
Nome da Mdia
CD-ROM
WORM
CD-R
MAGNETO-PTICO
Microfilmagem com
Qualidade
Arquivstica (Prata)
Temp. C
Umidade Relativa %
Durabilidade - Anos
40
30
20
10
40
30
20
10
40
30
20
10
40
30
20
10
40
30
20
10
80
60
40
25
80
60
40
25
80
60
40
25
80
60
40
25
80
60
40
25
2
10
50
200
5
20
100
200
2
5
30
100
2
5
30
100
20
50
200
500
19
Atos Normativos: So regras e normas expedidas por autoridades
administrativas. Ex: medida provisria, decreto, estatuto, regimento,
regulamento, portaria, entre outros.
Atos Enunciativos: So os opinativos, que esclarecem os assuntos,
visando a fundamentar uma soluo. EX: parecer, relatrio, voto.
Atos
de
Assentamento:
So
configurados
por
registros,
restrito,
e,
portanto,
requeiram
medidas
especiais
de
20
Com base em Fantini (2001, p.17), a periodicidade dos documentos:
definida de acordo com as necessidades burocrticas do processo
administrativo, ou, so regidas por uma legislao especfica que
determina por quanto tempo devem ser guardados e deixados
disposio de uma eventual auditoria pelos rgos competentes.
5 Anos
10 Anos
Tipo de Documento
Caged Cadastro geral de admitidos e demitidos
Folha de votao da CIPA
Atestado Mdico
Aviso de dbito e crdito
Aviso e recibo de frias
Aviso prvio
Balancete
Carta de Advertncia
Carto de Ponto
Comunicao de dispensa
Conhecimento de frete
Conta de gua, Luz e telefone
Contrato de Estgios
Contribuio Sindical
DAR-Documento Arrecadao Estadual
Despesas de Viagens
DIRF-Declarao Imposto de Renda na Fonte
Duplicata a Pagar
Duplicatas Recebidas
Extratos Bancrios
ICMS-Guia de recolhimento do Imposto sobre Circulao de Mercadorias
e Servios
IPI-Imposto sobre Produtos Industrializados
IPTU-Imposto Predial Territorial Urbano
IPVA-Imposto sobre Veculos Automotores
IRPF-Imposto de Renda Pessoa Fsica
ISSQN-Imposto sobre servios de qualquer natureza
ITR-Imposto Territorial Rural
Livro Registro de Entradas
Livro Registro de Inventrio
Livro Registro de Sadas
Livro Registro de ICMS
Livro Registro de IPI
Livro Razo
Movimento de Caixa
Notas Fiscais de Entrada, Sada e Transferncia
Pedido de dispensa
Recibo de depsito bancrio
Recibo de penso alimentcia
Atestado de afastamento e salrios
Atestado de vacina
Auto de infrao do INSS
Autorizao para desconto em folha
21
20 anos
30 anos
Permanente
22
empresas obter um melhor controle sobre as informaes que produzem e/ou
recebem. Desta forma, suas atividades operacionais ocorrero com mais
eficincia e rapidez.
A organizao de documentos nas empresas realizada na maioria das vezes
com base nas caractersticas semelhantes existentes entre tais documentos.
Segundo Starbird e Vilhauer (1997), a peculiaridade dos documentos est
relacionada funo, processo ou atividade que eles detm, e esse fator
fundamental e aplicvel pela maioria das organizaes, onde se costumam
seguir uma ordem hierrquica no arquivamento de documentos, comeando de
um grupo para subgrupos.
As organizaes possuem diversos setores ou grupos, porm alguns desses
ganham
destaque,
dentre
eles
temos
os
ramos
de:
administrao,
23
pode determinar o ciclo de vida destes documentos o seu escopo,
caracterizando uma durao longa ou temporria.
Como exemplos de documentos com ciclo de vida temporrio, podemos citar
os referentes a um processo de admisso de funcionrios, aonde a contratao
vem aliada ao documento que torna legal o ato em questo, porm este tem
prazo de validade definido. Ex: Recenseadores do IBGE, pessoas contratadas
para realizar o trabalho de coleta em mais ou menos (3) trs meses.
Para Starbird e Vilhauer (1997, p.74) o ciclo vital da documentao pode
parecer uma seqncia linear desde a criao e gerenciamento dos
documentos ao armazenamento e ocasional pesquisa, at uma eventual
destruio.
Segundo Arajo e Coelho (2009), o ciclo de vida dos documentos ocorre desde
sua produo, organizao, tramitao e uso at sua destinao final. Com
isso, fica garantido, a eliminao criteriosa dos documentos destitudos de valor
para a guarda permanente e a preservao daqueles de valor informativo
probatrio ou histrico. A figura 1 ilustra o percurso de atividades dos
documentos:
24
Criao: etapa onde o documento criado, adquirido ou selecionado,
ou seja, ele criado pelo sistema ou adquirido por fontes externas ou
selecionado a partir de uma fonte externa.
Distribuio e publicao: o documento pode ter um uso ativo ou no,
logo se no existir esse uso contnuo pode garantir o seu arquivo (fsico
ou eletrnico) para futura recuperao, atravs do armazenamento.
Ps-deciso: visa ter uma organizao para os documentos, onde ele
tambm classificado de acordo com um plano de classificao e
descrio.
Arquivo e descarte: temos a questo da eliminao ou conservao, a
qual depende de uma avaliao da informao, onde se decide pelos
prazos de reteno ou eliminao imediata.
2.2 GERENCIAMENTO
(GED)
ELETRNICO
DE
DOCUMENTOS
25
uma variedade de smbolos, armazenado e manuseado como uma
unidade.
Para Koch (1998, p. 22-23), gerenciamento eletrnico de documentos
definido como a somatria de todas as tecnologias e produtos que visam a
gerenciar informaes de forma eletrnica. Tais informaes so classificadas
em trs tipos:
Voz: onde as informaes geradas de forma verbal. Cada vez mais
informaes verbais esto deixando o carter informal e assumindo
importncia no mundo dos negcios, como, por exemplo, pedir uma
pizza, aplicao no banco e alterao na aplice de seguros, tudo por
telefone.
Texto: contendo informaes mais formais, desde cartas a contratos,
planilhas, manuais, etc.
Imagem: mostra informaes que no podem ser representadas nas
formas anteriores (mapas, fotografias, assinaturas, etc.).
Entretanto, Avedon (1999) definiu gerenciamento eletrnico de documentos
(GED) como uma configurao de equipamento, software e de recursos de
telecomunicaes, baseada em computador e automatizada, que armazena e
gerencia imagens de documentos, e seus ndices codificados, que podem ser
lidas por mquinas e processadas por computador para recuperao sob
solicitao.
Como pode ser observado, existem vrias citaes sobre a definio de GED,
porm importante ficar claro, o significado das trs palavras que compem
esta tecnologia. Sobre elas podemos fazer as seguintes inferncias:
Gerenciar o ato de realizar um processo, envolvendo aes;
O termo eletrnico diz respeito ao meio de como se faz a ao ou
execuo;
E por fim documento que a matria, o corpo a ser trabalhado.
26
Com base nessas informaes, a tecnologia GED torna-se uma ferramenta de
suma importncia para as empresas brasileiras, bem como tambm para as
pessoas que trabalham no manuseio de documentos representados na forma
de papel. O termo Documento representa grande particularidade numa
estrutura organizacional, pois no documento que temos a base de toda a
informao registrada, fitada em um suporte material com o objetivo de ser
utilizada para consulta, provas, pois nele encontra-se todo o contedo que
ratifica os fatos e execues que foram realizadas.
A utilizao da tcnica GED procura sanar problemas relacionados ao
armazenamento de informaes existentes em documentos em forma de papel,
dentre as desvantagens mais comuns encontramos:
Acesso limitado;
Difcil recuperao;
Baixa segurana e integridade dos arquivos;
Necessidade de muito espao para alocao;
Alto custo de manuteno destas instalaes;
Alto custo de produo e gerenciamento (pessoal alocado).
Com base nas desvantagens dos documentos citadas anteriormente, notria
a percepo de contradio com o que prima maioria das empresas
brasileiras que a convenincia e o custo/benefcio. O primeiro aspecto
destaca-se com a possibilidade de ser um fator motivador para deciso tomada
na aquisio de um sistema de GED, enquanto o segundo a melhor razo
para se fazer o investimento.
A seguir, na figura 2 ilustrado um documento composto adaptado
tecnologia GED.
27
localiza
recupera
informaes existentes
em
28
Possui modo de gerenciamento e visualizao de documentos em
formato digital, seja digitalizada em processador de texto, planilha ou
outro;
No restrita somente a documentos acabados, no estgio final de
aprovao ou com destino ao arquivo. So sistemas que, dependendo
de sua necessidade, podem controlar o documento desde sua criao.
29
de
de
ao
da
30
classificao (indexao) que se baseia em vrios aspectos do contedo
do documento;
31
organizaes optam por melhoria (com a implantao de GED) ou por
continuar com a metodologia tradicional de produzir documentos.
No quadro a seguir, sero ilustradas as principais diferenas entre papel e
GED:
Atividade
Capturar um documento
Uso de mais de uma forma
de armazenar documentos
ou arquivos setoriais
Recuperao
Tempos de recuperao
Distribuio do documento
(imagem)
Espao exigido para
armazenamento
(documentao por m)
Potencial de perda de
documentos
Impacto na infra-estrutura
de computadores
Impacto no sistema
atualmente em uso
Papel
GED
So armazenados em armrios
e pastas.
Cpias so feitas e
armazenadas em diversos
arquivos.
Documentos so digitalizados
para gerar imagens.
Busca por ndice de
diferentes maneiras para
localizar o mesmo
documento.
Sem limite fsico.
Ir ao computador, pesquisar
pelo ndice desejado,
visualizar ou imprimir.
Segundos
Alguns milhares
Alta
Mnima
Nenhum
Alto
Nenhum
32
3.
O MERCADO DE GED
3.1
APLICABILIDADES DO GED
Segundo
Cenadem
Centro
Nacional
de
Desenvolvimento
do
33
Converso de acervos histricos;
Converso de sistemas microgrficos;
Depsitos e pagamentos na retaguarda das agncias bancrias;
Desenhos de engenharia e relatrios tcnicos;
Disponibilizao ampla de documentos oficiais. Por exemplo, dirios
oficiais;
Documentao administrativa de hospitais;
Documentao cadastral e societria de clientes;
Documentao da logstica de transporte;
Documentao de auditoria;
Documentao de consrcios;
Documentao dos sistemas de qualidade - ISO 9000, por exemplo;
Documentao e acompanhamento do ciclo de vida do produto;
Documentao e relatrios contbeis e financeiros;
Documentos de escritrio de modo geral: Word, Excel, Power Point e
outros;
Documentos e processos de tribunais;
Documentos em geral das polcias civis, militares, detrans e outros;
Documentos em geral de instituies de ensino;
Forms Processing - Processamento de Formulrios;
Gerenciamento da documentao em benefcios. Fundos de Penso,
por exemplo;
Gerenciamento de contratos em geral;
Gerenciamento de correspondncia, fax, e-mail e outros veculos;
Gerenciamento de ordens de servio;
Gerenciamento de processos de concesso;
Processamento de cheques. Da consulta compensao;
Processos de crdito imobilirio;
Processos de importao e exportao;
Pronturios das reas de recursos humanos, incluindo recrutamento e
seleo;
Pronturios de pacientes em hospitais;
Resultados de exames laboratoriais;
Seguradoras: aplice, sinistro at a indenizao;
34
3.1.1.1 Sade
A rea da sade destaque pela diminuio na emisso de pronturio em
forma de papel. As instituies de sade do Brasil geram diariamente um
volume enorme de documentos com informaes sobre a sade de pacientes,
onde em um hospital de 100 leitos, por exemplo, so gerados em mdia oito
mil pginas/dia. Destas, cinco mil consiste nos documentos que compe o
pronturio mdico, um dos principais documentos produzidos pelas instituies
de sade.
A justificativa da implantao do GED pelas instituies de sade a agilidade
e a facilidade na consulta e visualizao dos pronturios, uma vez que o
manuseio de pronturios uma tarefa rdua, devido ao grande volume gerado
diariamente. Outros fatores relevantes da utilizao do GED so a garantia de
privacidade e segurana do paciente, pois conforme a legislao brasileira o
pronturio considerado um documento de poder do paciente e no do rgo
de sade.
3.1.1.2 Jurdica
A rea jurdica est entre as 5 primeiras reas que mais produz documentos
em papel no Brasil. Desde que a Lei n 11.419/06 foi sancionada, em muitos
setores do Poder Judicirio houve mudanas na maneira de trabalho de juzes
que executam tarefas no Ministrio Pblico, escritrios de advocacia e dos
departamentos jurdicos das empresas.
O diferencial da lei citada, que ela autoriza o uso de meios eletrnicos na
tramitao de processos judiciais, peties, recursos e intimaes. Desta
35
forma, a ajuda nas atribuies funcionais dos advogados quando os mesmos
no
perdem
mais
tanto
tempo
procurando
processos
de
clientes.
3.1.1.3 Contbil
Em um escritrio de contabilidade comum existir estantes contendo caixas ou
pastas, onde se armazenam diversos documentos de papis. E quando uma
empresa apresenta esta realidade, torna-se difcil a tarefa de manusear e
guardar esses enormes volumes de documentos.
Para solucionar os problemas citados, oferecendo agilidade e preciso na
busca das informaes, a tcnica GED dispe da digitalizao, tecnologia
poderosa e flexvel no processo de arquivamento, preservao e acesso a
documentos atravs do armazenamento de suas imagens em formato digital. E
essas imagens podem ser reproduzidas e visualizadas em computadores,
localizados de forma isolada ou em redes, com conexes locais ou remotas.
Ampliar, reduzir, rotacionar e reproduzir imagens em impressoras grficas,
tambm so tarefas da digitalizao.
36
Gerenciamento de Documentos (Document Management - DM)
So solues voltadas ao gerenciamento do ciclo de criao e reviso
dos documentos, onde dados do tipo nmero da verso/reviso, data da
criao, autor, dentre outros, so mais relevantes. Ou seja, o tipo de
informao aqui dinmico, pois est em constante processo de
alterao. Abaixo so visualizadas na figura 4, as funes da tecnologia
Document Management.
Gerenciamento da Imagem dos Documentos (Document Imaging DI) Koch (1998) define esta tecnologia como: documentos em papel ou
microfilme que se utilizam da tecnologia de imagem para agilizar os
processos de consulta, processamento e distribuio de documentos. O
Gerenciamento da Imagem dos Documentos utiliza programas de
gerenciamento para arquivar e recuperar documentos, empregar
equipamentos
especficos
para
captao,
armazenamento,
37
Gerenciamento
de
Arquivos
(Records
and
Information
de
Formulrios
(Forms
Processing)
38
formulrios de abertura de contas e concesso de crditos (KOCH,
1998).
Gerenciamento
comparativo
de
relatrios
(COLD/ERM)
pticos
considerada
uma
importante
ferramenta
de
da
Empresa),
SCM
Supply
Chain
Management
39
II.
III.
IV.
40
Outro fator a ser destacado sobre a aplicao de redesenho de projetos a
grande contribuio que esta tcnica tem dado ao mercado de negcios
virtuais, como por exemplo: o Business to Business B2B, o Business to
Consumer B2C, o Consumer to Consumer C2C, e o Consumer to Business
C2B (SANTOS ET AL., 2002). Tais modelos de negcios so desenvolvidos
e projetados pela aplicao de redesenho de processos.
A figura 6 mostra a ligao da tecnologia GED com a engenharia de processos:
3.4
41
Muitas dessas organizaes tm desenvolvido sua prpria metodologia de
arquivar documentos importantes. Muitas dessas tcnicas tradicionais de
arquivamento de papel e registros eletrnicos demandam um grande esforo
para gerenci-los, distribu-los e encontr-los, e, por conseqncia, os esforos
necessrios para gerenci-los so proporcionais ao nmero de arquivos. Essa
avalanche de papis gera a cada dia maiores problemas s organizaes.
Todavia, outras empresas possuem um nmero considervel de documentos
que so produzidos em meio eletrnico, como por exemplo: em editores de
texto (Word), planilhas eletrnicas (Excel), projetos de arquitetura, etc. Essas
operaes trazem grandes benefcios s empresas, porm esta forma de
produzir documentos sem um gerenciamento adequado pode causar
problemas como: produo de vrias cpias desses documentos e a
duplicao de arquivos, resultando assim, na grande ocupao de espao em
disco, alm de custos desnecessrios de armazenamento.
Para gerenciar melhor a produo de documentos, as empresas brasileiras
adotaram a tecnologia GED, podendo converter toneladas de papis em meio
eletrnico, arquivar documentos em pastas virtuais e monitorar o fluxo
completo, de modo a ter nas mos a informao certa, no momento certo, a um
custo acessvel.
42
aumentar ainda mais, at porque existem no Brasil muitas organizaes que
tem conhecimento sobre GED, mas ainda no utiliza.
43
Conforme Koch (1998), neste ano a produo de informao est duplicando a
cada 11 horas. Esta evoluo na gerao de documentos causa alguns
problemas nas organizaes brasileiras, onde um executivo pode levar em
mdia 30 dias/ano procurando documentos, realizando vrias cpias de cada
documento e gastando US$ 250,00 para produzir novamente cada documento
perdido.
Ainda segundo Koch (1998), a situao apresentada no pargrafo acima tende
a aumentar a extensa burocracia e disperso de informao, ocasionando
srias conseqncias aos executivos, dificultando suas tomadas de decises
pela ausncia de informaes concretas, alm do alto desperdcio de recursos.
44
racionalizao dos fluxos de deciso dentro da organizao, introduzir
tecnologia de forma segura, atendendo desta forma clientes em geral
vinculados organizao (HADDAD, 2000).
Ainda conforme Haddad (2000), o PGI utiliza (5) cinco etapas:
Descoberta: a etapa inicial onde os conceitos de GED so
apresentados na organizao, fazendo com que os funcionrios obtm
conhecimento sobre as tecnologias utilizadas, identificando suas
diferenas e aplicabilidades.
Levantamento: a fase em que ser feita uma anlise sobre os
aspectos organizacionais envolvidos na implantao, como tipo de
documentos envolvidos, volumes, que usurios tm acesso a estes,
necessidade de manuteno do original (papel), seu nvel de hierarquia
na organizao que pode ser estratgico, ttico ou operacional.
Anlise: Nesta etapa, depois de feito o levantamento dos dados, avaliase efetivamente a aplicabilidade da tecnologia. A anlise de um sistema
GED objetiva tambm eliminar os processos sobrepostos e/ou
ineficientes, facilitando assim, a tomada de deciso. Outro fator
importante a ser destacado que, nesta etapa analisa-se o ponto de
vista global da organizao e sua estratgia, considerando os propsitos
e a relao funcional de cada unidade da organizao e o seu fluxo de
informao.
Projeto: a fase onde ocorre o detalhamento do projeto com a
caracterizao dos recursos de hardware (que abrange scanner,
armazenamento, exibio, impresso e redes de comunicao), software
(vinculado ao produto, estrutura de indexao, gerenciamento de
mdias), servios de digitalizao, customizao de produtos e
treinamento de usurios para a implantao do projeto. Nesta etapa
importante
falar
sobre
documento
que
informa
todas
as
45
necessidade de pessoal treinado, estimativas de custos, resumo do
impacto nos escritrios, e finalizando um cronograma.
Construo: a etapa final, onde ocorre a implementao e
implantao do projeto, realizando a instalao de hardware e software,
desenvolvimento da aplicao, converso do acervo, produo assistida
e treinamento de usurios.
46
Criao de facilidades para o trabalhador do conhecimento.
Disponibilizao instantnea de documentos sem limites fsicos.
Eliminao de fraudes, principalmente em agncias governamentais.
Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos
humanos e aumentando a produtividade.
Grande melhoria no processo de tomada de decises.
Aproveitamento de espao fsico.
Ilimitadas possibilidades para indexao e localizao de documentos.
Evitar extravio ou falsificao de documentos.
Integrao com outros sistemas e tecnologias.
Aproveitamento da base de informtica j instalada na sua empresa.
Mais agilidade nas transaes entre empresas.
Maior velocidade na implementao de mudanas nos processos.
Exigncia da alta competitividade.
Melhor atendimento ao cliente. O GED proporciona respostas precisas e
instantneas.
Obteno de vantagem competitiva sustentvel.
Possibilidade da empresa virtual sem limites fsicos, com reduo de
despesas e permitindo que funcionrios trabalhem a partir de casa.
nica soluo para cumprir prazos de recursos em processos, como no
caso de multas de trnsito.
Tecnologia viabilizadora de outras como ERP e CRM.
47
suporte
no
sistema, trocando
perifricos
desgastados
como
tambm
48
4.
DOCUMENTOS
Neste captulo, vamos discorrer sobre os benefcios qualitativos e quantitativos
que a tecnologia GED proporciona s organizaes, destacando aspectos
relacionados produtividade, custos e melhoria no espao fsico de
armazenamento.
Mesmo
com
todas
as
dificuldades
mencionadas
49
produo
da
informao,
so
aspectos
que
ocorrem
50
51
5.
ANLISE DA
UTILIZAO
DE
GED
NO
MBITO
ORGANIZACIONAL BRASILEIRO
Visando contemplar o objetivo geral deste trabalho, sero abordados neste
captulo, aspectos relacionados aos cuidados que as empresas devem ter para
poder implantar a tecnologia GED. Tambm ser citada como exemplo, uma
empresa nacional (GED Brasil) especializada em gerenciamento eletrnico de
documentos, e uma rea de aplicao (contbil) que obteve grandes avanos
com a implantao da tcnica GED.
Como antes enfatizado, para obter resultados significativos com a adoo de
um sistema de gerenciamento eletrnico de documentos, necessrio que a
forma operacional vigente nas empresas, antes da implantao do sistema,
passe por um processo de anlise, ou seja, precisa-se que o gestor planeje a
soluo completa antes de adquirir o equipamento ou software (ARAJO,
2005).
Tal
procedimento
fundamental,
pois
comum
ocorrer
necessria,
se
forem
consideradas
as
ramificaes
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de fcil implantao, influenciando assim a eliminao de gastos com a
aplicao de treinamentos para utilizar estas tecnologias (ARAJO, 2005). A
relevncia de se ter documentos disponibilizados via rede que eles podem
ser acessados por vrios funcionrios simultaneamente.
treinamento
suporte
tcnico,
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6. Apresentao da Legislao vigente sobre digitalizao de
documentos no Brasil.
Como mencionado no incio deste captulo, vamos citar uma rea que obteve
grandes melhorias na execuo do trabalho organizacional, e dentre as reas
citadas podemos destacar o ramo da contabilidade, que sofreu um impacto
evolutivo muito grande com os avanos tecnolgicos, sobretudo envolvendo o
gerenciamento eletrnico de documentos.
Nesta nova era que a digital, est ocorrendo uma verdadeira revoluo no
trabalho de profissionais que atuam no setor contbil. Com esse novo contexto,
muitas empresas desse ramo, mudaram a forma de produzir as escrituras de
seus clientes, as quais eram feitas em folhas de papel, impressas e
armazenadas em arquivos fsicos. Outra transformao sucedida com a
implantao do GED a forma de acesso aos documentos, que antes era feito
procurando em imensas pilhas de arquivos e agora se procede diretamente no
computador.
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Portanto, com essa mudana na sistematizao das atividades das empresas
de contabilidade, o contador passa a agregar valor ao servio e fica integrado
s normas da legislao fiscal e contbil.
Segundo Lopes e Sammarco (2010), h um rgo que normatiza a maioria das
empresas contbeis em muitos pases, o International Financial Reporting
Standards (IFRS), que traduzindo significa as Regras Internacionais de
Contabilidade. Este rgo tem como premissa, determinar a todos os
escritrios de contabilidade adotem as normas mundiais de padronizao do
setor, como por exemplo, converter todos os documentos em forma de papel
ao formato digital.
Porm, no Brasil onde se registram mais de 400 mil contadores e 70 mil
escritrios, existem vrias barreiras que dificultam a adaptao ao IFRS, e
dentre esses obstculos podemos citar o fator da administrao, que
executado na maioria das empresas (cerca de 80% compondo a rea contbil)
por familiares (LOPES e SAMMARCO, 2010). O que se percebe nesse tipo de
situao a resistncia de profissionais, especificamente os que possuem
mais tempo de servio, na utilizao de novas tecnologias que visam
modernizar as atividades do escritrio ou empresa.
No entanto, essa resistncia tende a fraquejar, pois a fiscalizao sobre essas
questes est mais forte, e com o surgimento da SPED, NF-e e a disputada
concorrncia de mercado provocam uma mudana de gerenciamento dos
escritrios, visando acompanhar o mundo digital.
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em que diretores so treinados e encarregados de difundir as informaes para
seus funcionrios, e isto considerada por essas empresas como a soluo
mais sensata, porm este recurso incompatvel com o que prega a tecnologia
GED.
O resultado das mudanas que as empresas comearam a investir na
qualificao dos seus funcionrios, objetivando auxiliar na profissionalizao
destes empregados e a valorizao do setor.
De fato, a tecnologia GED proporcionou grandes avanos ao setor de contbil,
mas existem 03 trs necessidades bsicas, especficas dessa rea, que so
considerados como o grande interesse dos profissionais contadores.
Conforme Lopes e Sammarco (2010), as exigncias consistem na: segurana
na armazenagem de dados dos clientes, organizao e facilidade na busca de
documentos e reduo de custos, seja com a impresso de papeis ou a
locao de espaos para o arquivo.
Finalizando esse estudo, fazemos a seguinte inferncia: a aplicao da
tecnologia GED no setor contbil, um ganho tanto para o contador quanto para
o cliente, pois o contador ganha produtividade, reduo de custo e pode
agregar ainda mais valor ao servio oferecido, enquanto o cliente ganha mais
qualidade, agilidade e confiabilidade nas informaes.
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CONSIDERAES FINAIS
Este estudo buscou apresentar, de maneira geral, a tecnologia de
gerenciamento eletrnico de documentos, focando sobre seus aspectos
especficos, sua importncia e potencial de aplicao nas empresas brasileiras.
Foi observado que o trabalho de implantao de sistemas GED nas empresas
no se resume somente a guardar documentos eletrnicos, mas tambm
agregar s empresas, a capacidade de ter em suas mos o poder de gerenciar
todo o seu capital intelectual. As implantaes de GED vo muito alm do
procedimento de gerenciar documentos, elas tendem a envolver todo o setor
administrativo onde se encontram processos complexos.
Com isso podemos inferir que o GED, atualmente, uma ferramenta primordial
no sistema funcional das empresas no Brasil, pois os benefcios que essa
tcnica proporciona s organizaes reforam ainda mais essa tese.
Outro ponto identificado e discutido na pesquisa sobre os problemas
encontrados no processo de implantao de GED nas empresas brasileiras.
Dentre os principais problemas identificados com o estudo temos: o custo, a
avaliao do hardware e software envolvidos no processo e a resistncia ao
uso da tecnologia.
Como forma de solucionar ou minimizar os problemas abordados, a
organizao The Rheinner Group desenvolveu uma metodologia conhecida
como Processo de Gesto da Informao PGI, a qual relata as etapas e
fases de tratamento de documentos assegurando dessa forma a racionalizao
dos fluxos de deciso dentro da organizao, introduzindo tecnologia de forma
segura e atendendo desta forma clientes em geral vinculados organizao.
Contudo, a difuso da implantao de GED em empresas brasileiras bastante
positiva, pois cada vez mais, surgem novas adeptas a esta tecnologia,
incluindo reas como: sade, jurdica e contbil. Esta ltima foi utilizada como
objeto de estudo para atender ao objetivo geral deste trabalho que mostrar
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como a utilizao da tecnologia GED contribuiu nas atividades administrativas
de empresas.
Apesar deste trabalho no ter desenvolvido um estudo especfico de
implantao de um sistema de GED, esta pesquisa contribuiu para aquisio
de conhecimentos sobre a tecnologia de Gerenciamento Eletrnico de
Documentos e explanao sobre o cenrio de atuao desta tecnologia, a qual
est crescendo cada vez mais no Brasil.
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REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
59
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