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CENTRO UNIVERSITRIO METODISTA IZABELA HENDRIX


CURSO DE CINCIAS CONTBEIS

SISTEMA DE INFORMAO CONTBIL NO ESCRITRIO DE CONTABILIDADE

RAFAEL COUTINHO DE SOUZA REIS

Belo Horizonte
2014
1

RAFAEL COUTINHO DE SOUZA REIS

SISTEMA DE INFORMAO CONTBIL NO ESCRITRIO DE CONTABILIDADE

Trabalho de Concluso de Curso


apresentado banca de professores do
Curso de Cincias Contbeis do Centro
Universitrio Metodista Izabela Hendrix
como requisito parcial obteno do grau
de Bacharel em Cincias Contbeis.

Professora Orientadora: Kelly Vaneska


Muniz Rodrigues.

Belo Horizonte
2014
2

RAFAEL COUTINHO DE SOUZA REIS

SISTEMA DE INFORMAO CONTBIL NO ESCRITRIO DE CONTABILIDADE

Este trabalho foi julgado adequado para obteno do grau de Bacharel em Cincias
Contbeis, e aprovado em sua forma final pela banca de professores do Centro
Universitrio Metodista Izabela Hendrix.

___________________________
Professor Coordenador do Curso:
Srgio Ribeiro da Silva

Professores que compuseram a banca:

____________________________
Presidente / Orientadora:
Prof.: Kelly Vaneska Muniz Rodrigues

___________________________

Membro: Prof. (a)

____________________________

Membro: Prof. (a)

Belo Horizonte, 30 de Junho de 2014


3

Dedico este trabalho a Deus, que sempre


esteve frente da minha vida. Aos meus
pais e amigos pelo apoio, incentivo,
contribuio proporcionadas no decorrer
do curso.
4

AGRADECIMETOS

Agradeo primeiramente a Deus, por me iluminar e conduzir at este


momento to esperado, a concluso do curso de bacharel em cincias contbeis.
Agradeo aos amigos da empresa Papyrus Contabilidade, em especial
Alosio, Ana Carolina, Camila, Darlene, Ernalton, Gustavo, Joo Paulo, Leonardo,
Lucas Frauches, Lucas Hygino, Luis Henrique, Nathalia, Pedro, Ricado, Warley,
Wudson e um agradecimento mais do que especial ao meu amigo Carlos Ribeiro um
grande amigo que sempre me apoiou na caminhada do curso.
Agradeo aos meus pais, que sempre me incentivaram na caminhada do
curso.
Agradeo a professora e orientadora Kelly Vaneska, pelos ensinamentos dos
contedos ministrados em sala de aula e a orientao desenvolvida no trabalho de
concluso de curso.
Agradeo ao professor Oscar e Sidney pelas sugestes e orientaes no
desenvolvimento do trabalho.
Agradeo a todos os amigos da faculdade, em especial Camila, Flavia, Joo
Victor, Marcos e Micheline.
Um agradecimento a todos, obrigado pelas palavras de incentivo e pela
contribuio proporcionada na execuo deste trabalho que Deus possa iluminar
cada um de vocs.
5

Ele (Deus) dono de tudo. Devo a Ele a


oportunidade que tive de chegar onde
cheguei. Muitas pessoas, tm essa
capacidade, mas no tem a oportunidade.
Ele a deu pr mim, no sei porque. S sei
que no posso desperdi-la
(Ayrton Senna)
6

RESUMO

Coutinho, Rafael. sistema de informao contbil no escritrio de contabilidade.


2013, Fl 5 - Bacharel em Cincias Contbeis Centro Universitrio Izabela Hendrix.

O referido trabalho foi fruto de um estudo de caso, realizado em um escritrio de


contabilidade localizado na regio central de Belo Horizonte. O trabalho consistiu em
entender o que Sistema Integrado de Gesto SIG um sistema utilizado em
muitas organizaes contbeis e seu papel principal na gerao de informaes
contbeis para auxilio dos gestores empresariais para a tomada de deciso.
O estudo demonstra a importncia de um sistema contbil integrado capaz de
proporcionar agilidade e confiabilidade das informaes. Sendo necessria ainda a
gerao informaes fidedignas e transparentes.

Palavra-Chave: Sistema de informao contbil; sistema integrado; controle interno.


7

ABSTRACT

That work was the result of a case study conducted in an accounting firm located in
the central region of Belo Horizonte. The work consisted in understanding what is
Integrated Management System - GIS system used in many financial organizations
and their main role in generating accounting information for business managers to
aid the decision making. The study demonstrates the importance of an integrated
system capable of providing speed and reliability of the accounting information
system. Is still required to generate reliable and transparent information.

Keywords: Accounting information system, integrated system; internal control.


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LISTA DE FIGURAS

Figura 1 Estrutura Papyrus Contabilidade


Figura 2 Componentes do sistema de informao
Figura 3 Estrutura tpica de funcionamento de um ERP
Figura 4 Tela de cadastro de clientes
Figura 5 Tela de cadastro de fornecedores
Figura 6 - Tela importador XML
Figura 7 - Tela arquivo XML
Figura 8 - Tela nota fiscal eletrnica
Figura 9 - Tela escriturao da nota fiscal
Figura 10 - Tela apurao tributo Simples Nacional
Figura 11 - Tela conexo sistema Alterdata e Receita Federal do Brasil
Figura 12 - Tela de dados do sistema Alterdata fiscal para Receita Federal do Brasil
Figura 13 Tela gerao do tributo simples nacional
Figura 14 Tela Consulta Notas Fiscais Recebidas Compras
Figura 15 Tela Consulta notas fiscais de vendas
Figura 16 Tela Consulta Conhecimentos de transporte Eletrnicos
Figura 17 Tela Download dos arquivos
Figura 18 Tela Envio das notas fiscais por E-mail.
Figura 19 Arquivo TXT
Figura 20 Sped Contribuies e Sped ICMS
Figura 21 Tela parametrizao lanamento automtico departamento fiscal
Figura 22 Tela vinculao lanamento automtico departamento fiscal
Figura 23 Tela importao de lanamentos fiscais
Figura 24 Tela cadastro de funcionrios
Figura 25 Tela cadastro de eventos natureza fixa folha de pagamento
Figura 26 Tela cadastro de eventos natureza varivel folha de pagamento
Figura 27 Tela gerao arquivo caged
Figura 28 Tela gerao arquivo dirf
Figura 29 Tela gerao arquivo gfip
Figura 30 Tela gerao arquivo rais
Figura 31 Tela parametrizao lanamento automtico departamento pessoal
Figura 32 Tela vinculao lanamento automtico departamento pessoal
9

Figura 33 Tela importao de lanamentos departamento pessoal


Figura 34 Tela extrato bancrio
Figura 35 Tela cadastro lanamento contbil
Figura 36 Tela inserir lanamento contbil
Figura 37 Tela lanamento contbil recebimento clientes
Figura 38 Tela lanamento contbil pagamento de salrio
Figura 39 Tela lanamento contbil pagamento de tarifa bancaria
Figura 40 Tela documento energia eltrica
Figura 41 Tela proviso despesa energia eltrica
Figura 42 Tela pagamento despesa energia eltrica
Figura 43 Cadastro plano de contas
Figura 44 Cadastro plano de contas definio dos nveis
Figura 45 Cadastro modelos plano de contas
Figura 46 Cadastro de contas
Figura 47 Cadastro de contas e alterao
Figura 48 Tela gerao de livros e relatrios contbeis
Figura 49 Tela gerao SPED e FCONT Contbil
Figura 50 Tela gerao SPED e FCONT Contbil pr-validador
Figura 51 Tela Informaes do sistema
Figura 52 Tela de log. do sistema
Figura 53 Tela cadastro trava contbil
Figura 54 Tela trava contbil
Figura 55 Tela Anlise Critica
Figura 56 Fluxo de um sistema integrado
Figura 57 Tela do sistema Alterdata fiscal lanamento nota fiscal
Figura 58 Tela Resumo Folha
Figura 59 Tela importao eventos folha
Figura 60 Fluxo de um sistema no integrado
Figura 61 modelo nota fiscal compra matria prima
Figura 62 Tela contabilizao compra matria prima
Figura 63 Tela contabilizao recuperao credito de ICMS
Figura 64 Tela contabilizao recuperao credito de IPI
Figura 65 modelo nota fiscal de venda de produtos
Figura 66 Tela contabilizao receita de produtos
10

Figura 67 Tela contabilizao icms s/vendas


Figura 68 Tela contabilizao ipi s/vendas
Figura 69 Tela eventos folha mdulo pessoal
Figura 70 Tela contabilizao proviso salrio
Figura 71 Tela contabilizao comisso
Figura 72 Tela contabilizao horas extras
Figura 73 Tela contabilizao INSS
Figura 74 Tela contabilizao IRRF
Figura 75 Tela contabilizao desconto vale transporte
Figura 76 Tela importao mdulo fiscal
Figura 77 Tela Livro Razo
Figura 78 Tela Livro Dirio
Figura 79 Tela Balano Patrimonial Ativo
Figura 80 Tela Balano Patrimonial Passivo
Figura 81 Tela Demonstrao de Resultado
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LISTA DE SIGLAS

BP Balano Patrimonial
CAGED Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
CFC Conselho Federal de Contabilidade
CLT Consolidao das Leis do Trabalho
CNPJ Cadastro Nacional da Pessoa Jurdica
CPC Comit de Pronunciamentos Contbeis
CPF Cadastro Pessoas Fsicas
CVM Comisso de Valor Mobilirio
DAS Documento de Arrecadao do Simples Nacional
DIRF Declarao do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte
DFC Demonstrao do Fluxo de Caixa
DMPL Demonstrao das Mutaes do Patrimnio Lquido
DR Demonstrao do Resultado
DR Demonstrativo de Resultado
DVA Demonstrao do Valor Adicionado
ERP Enterprise Resource Planning
GFIP Guia de Recolhimento do FGTS e de Informaes Previdncia Social
IASB International Accounting Standards Board
NBC Normas Brasileiras de Contabilidade
NFE Nota Fiscal Eletrnica
PC Princpios de Contabilidade
RAIS Relao Anual de Informaes Sociais
RTT Regime Tributrio de Transio
SEFIP Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informaes Previdncia
SIC Sistema Integrado Contbil
SIG Sistema Integrado de Gesto
TI Tecnologia da Informao
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SUMRIO

1 INTRODUO ............................................................................................... 14
1.1 Caracterizao da Empresa ........................................................................... 14
1.1.1 Mercado de Atuao ..................................................................................... 16
1.1.2 Sistema Contbil Alterdata .......................................................................... 17
1.2 Problema de pesquisa .................................................................................... 18
1.3 Objetivos da Pesquisa .................................................................................... 18
1.3.1 Objetivo Geral ............................................................................................... 18
1.3.2 Objetivos Especficos................................................................................... 18
1.4 Justificativa ..................................................................................................... 19
2 FUNDAMENTAO TERICA ..................................................................... 20
2.1 Contabilidade .................................................................................................. 20
2.2 Evoluo da Contabilidade ............................................................................. 22
2.3 Princpios Contbeis ....................................................................................... 23
2.4 Demonstrativos Financeiros ........................................................................... 26
2.5 Sistema de Informao ................................................................................... 28
2.6 Sistema de informao contbil ...................................................................... 30
2.7 Controle Interno .............................................................................................. 33
2.8 Contabilidade Gerencial.................................................................................. 35
2.9 Plano de Contas ............................................................................................. 36
2.10 Banco de dados .............................................................................................. 40
3 METODOLOGIA............................................................................................. 41
3.1 Tipos de pesquisa ........................................................................................... 41
3.2 Quanto aos fins ............................................................................................... 41
3.3 Quanto aos meios ........................................................................................... 42
3.4 Abordagem qualitativa .................................................................................... 42
3.5 Universo e amostra da pesquisa .................................................................... 43
3.6 Anlise dos dados .......................................................................................... 44
3.7 Tratamento dos dados .................................................................................... 44
3.8 Limitao do estudo ........................................................................................ 44
4 DESENVOLVIMENTO .................................................................................... 45
4.1 Sistema Integrado de Gesto (SIG) Papyrus.................................................. 45
13

4.1.1 Modulo Fiscal ................................................................................................ 45


4.1.1.1 Cadastro dados mestres clientes e fornecedores ................................... 46
4.1.1.2 Escriturao das notas fiscais .................................................................. 48
4.1.1.3 Ferramenta NFE Estoque Alterdata .......................................................... 56
4.1.1.4 Obrigaes Acessrias .............................................................................. 59
4.1.1.5 Integrao com o modulo contbil ........................................................... 60
4.2 Modulo Pessoal .............................................................................................. 62
4.2.1 Principais funes operacionais ................................................................. 62
4.3 Modulo Contbil .............................................................................................. 69
4.3.1 Principais funes operacionais ................................................................. 69
4.4 Recursos sistmicos que garantem a fidelidade das informaes ................. 79
4.5 A integrao Fiscal, Contbil e Departamento de Pessoal ............................. 83
4.5.1 Vantagens e desvantagens da integrao do SIG alterdata ..................... 86
4.6 Sistemas contbeis no-integrados ................................................................ 87
4.7 Demonstrativos contbeis e relatrios ............................................................ 96
5 CONSIDERAES FINAIS ......................................................................... 101
REFERNCIAS ....................................................................................................... 103
14

1 INTRODUO

No atual contexto econmico-social possvel perceber que a tecnologia da


informao para a rea contbil tem sido fundamental, haja vista que um sistema
contbil que consiga integrar as informaes consegue tambm dar agilidade ao
processo e subsidiar a tomada de deciso.
Diante deste cenrio, destaca-se a importncia da adoo de um sistema
contbil eficiente e eficaz para escritrios contbeis que trabalham com uma
diversidade de clientes e segmentos e precisam garantir a agilidade e qualidade da
prestao do servio. Vale ressaltar, que diversos so os sistemas contbeis
ofertados no mercado e que a escolha deste deve levar em considerao as reais
necessidades da empresa. Isso porque os servios de contabilidade geram
expectativas quanto agilidade, confiabilidade e transparncia do processo, fatos
que so proporcionados por meio de um sistema de informao adequado s
particularidades da organizao.
Sendo Assim, este trabalho visa analisar a influncia de um sistema contbil
integrado para a prestao de servios de um escritrio de contabilidade.

1.1 Caracterizao da Empresa

Figura 1 Estrutura Papyrus Contabilidade

No mercado desde 1983, a PAPYRUS CONTABILIDADE presta servios de


contabilidade e consultoria, oferecendo um novo conceito voltado s principais
necessidades da sua empresa. A escolha do nome, PAPYRUS, do latim, foi
15

inspirada em Papiro, o papel onde eram realizados os primeiros registros das


escritas antigas.
Com sede a Rua dos Guajajaras, n 40, Conjunto 202 e 203, no Edifcio
Mirafiori, a PAPYRUS uma empresa com uma estrutura moderna e eficiente que
mantm uma equipe de profissionais especializados para atender as necessidades
legais e burocrticas da sua empresa, com agilidade e qualidade nos servios.
A organizao possui instalaes modernas e uma estrutura de informtica de
ponta, utilizando apenas software licenciados, investindo diariamente em
ferramentas para a segurana da informao e formatos de backup modernos.
Neste contexto o maior diferencial est na qualificao de seus colaboradores a
Papyrus investe ostensivamente na qualificao destes alm de se preocupar
efetivamente em oferecer as melhores condies em termos de estrutura e conforto
para o desenvolvimento de suas atividades.
A Papyrus contabilidade exerce seus princpios baseados nos seguintes
valores:
Misso: Atuar de forma segura, rentvel e com responsabilidade social junto
s reas Contbil, Fiscal / Tributria, Trabalhista e Societria, proporcionando aos
parceiros a melhor soluo para o seu crescimento e solidez.
Viso: Atender aos anseios da sociedade prestando informaes contbeis
seguras e coerentes com a excelncia mxima. Fomentando assim o ciclo de
negcios e consequentemente gerando crescimento a economia nacional.
Valores: A Papyrus acredita que estas cinco palavras abaixo, compem o jeito
de ser e a identidade da nossa organizao, tornando-se a bssola para a tomada
de decises:
Responsabilidade: Somos os intermedirios entre governo e as empresas,
sendo assim a tica, transparncia e responsabilidade, so os pilares fundamentais
para o repasse da informao ao parceiro.
Qualidade: Propomos prestar servios em nvel de excelncia mxima. Para
que isto ocorra, reciclamos diariamente a nossa forma de gerir e de atuar em nossos
processos.
Dinamismo: Agilidade em entender a necessidade do nosso parceiro e muni-
lo com informaes claras e precisas so imprescindveis, assim auxiliamos
diariamente em sua tomada de deciso.
16

Confiabilidade: Comprometimento e fidelidade so as palavras chaves para


estabelecermos uma relao de confiana.
Pessoas: Ns somos comprometidos, desenvolvemos e valorizamos o
esprito de equipe e assim construmos o futuro de nossa organizao.

1.1.1 Mercado de Atuao

A contabilidade Papyrus est estruturada para atender empresas de todos os


ramos empresariais. Os setores da organizao so divididos da seguinte forma
para a prestao de servios a seus clientes:
O departamento contbil o responsvel pela gerao dos demonstrativos
financeiros da empresa. Os demonstrativos ao final de cada ano so impressos e
registrados juntamente com o Livro Dirio, ao qual consta toda a movimentao da
empresa no perodo. Escriturao do Livro Dirio, Razo Analtico e Sinttico;
O departamento fiscal o responsvel pela apurao dos tributos e emisso
das respectivas guias. Em um sistema tributrio complexo e com constantes
modificaes na legislao, o departamento fiscal acompanha as alteraes
diariamente.
O departamento pessoal o responsvel pela gerao da folha de
pagamento, admisses, rescises e emisso de pr-labore. Contamos com uma
equipe qualificada que estuda cada conveno coletiva, acordos coletivos.
O departamento de organizao societria responsvel pela abertura de
empresas de qualquer porte e ramo de atividade, alteraes contratuais, distratos de
sociedades; emisso das certides negativas junto a todas as reparties pblicas
do Brasil; baixa de empresas.
A Papyrus Contabilidade pioneira na gesto eletrnica de documentos. Os
parceiros podem consultar os seus documentos, atos contratuais, fiscais, contbeis
e dos seus colaboradores via Acesso Restrito, disponvel em nosso site. Ou seja,
todos os documentos de sua empresa estaro disponveis a qualquer momento para
consulta.
17

Abaixo organograma da Papyrus Contabilidade Ltda.

1.1.2 Sistema Contbil Alterdata

A Alterdata nasceu em Petrpolis, regio serrana do Estado do Rio de


Janeiro, j com a inteno de conquistar outros territrios, e foi o que comeou a
acontecer em 1995 quando iniciou o seu processo de expanso nacional, chegando
atualmente a ter mais de 75 bases em todo o territrio nacional, levando a fora de
seu software para todos os cantos do pas.
Hoje a Alterdata est entre as cinco maiores softhouses brasileiras de
produtos prontos (pacotes) no pas, onde tem-se destacado continuamente em todas
as regies em que tem representao.
A soluo integrada do Alterdata Pack foi desenvolvida para trazer mais
produtividade e eficincia s suas rotinas da Organizao. O Sistema busca
importaes diretamente do site da Receita Federal as notas emitidas contra seus
clientes para que, com sua autorizao, sejam automaticamente importadas no
Escrita Fiscal.
O sistema da Alterdata utiliza os bancos de dados SQL Server ou
PostGreSQL (gratuito) ao qual a escolha fica a cargo da organizao.
18

1.2 Problema de pesquisa

Pode-se dizer que contabilidade responsvel por controlar e registrar os


fatos e atos que afetam o patrimnio da organizao. Destaca-se ainda que o
crescimento da economia, as oportunidades de mercado e as constantes mudanas
na padronizao contbil, exigem das organizaes um controle cada vez maior
sobre estes registros que devem ser tempestivos e fidedignos.
Assim, ressalta-se a importncia de um sistema contbil que consiga
proporcionar uma gesto com confiabilidade, fidelidade e transparncia das
informaes transacionadas e registradas. E com base nesta argumentao, este
estudo busca responder a seguinte questo:
Como um sistema contbil integrado pode contribuir para prestao de
servios mais eficiente e eficaz em um escritrio de contabilidade?

1.3 Objetivos da Pesquisa

1.3.1 Objetivo Geral

Analisar a influncia de um sistema contbil que integra a rea Contbil,


Fiscal e Pessoal na prestao de servios de um escritrio de contabilidade.

1.3.2 Objetivos Especficos

 Apresentar o sistema de informao contbil utilizado pela Papyrus


Contabilidade Ltda, descrevendo as principais funes operacionais para
execuo dos servios.

 Apresentar os recursos do sistema que garantem da fidelidade das


informaes.
19

 Verificar a integrao do sistema no que tange a contabilidade societria,


fiscal e departamento de pessoal.

 Demonstrar como seria o processo se no houvesse integrao do sistema.

 Demonstrar os demonstrativos contbeis elaborados pelo sistema contbil da


organizao.

1.4 Justificativa

Diante da proposta de oferecer uma viso do sistema integrado utilizado em


um escritrio de contabilidade, busca-se conhecer as vantagens do sistema em seus
procedimentos de integrao dos mdulos Contbil, Fiscal e Pessoal.
Acredita-se na importncia deste assunto para os escritrios de contabilidade,
a fim de expor oportunidades de simplificao e reaproveitamento dos dados
registrados em outros departamentos da empresa visando integridade e a
confiabilidade dos dados.
Considera-se que o tema proposto oportuno para sociedade porque ao
mesmo tempo em que a velocidade e constante atualizao do mundo
contemporneo atingem as rotinas dos escritrios de contabilidade de todo o Pas,
os sistemas integrados se tornam uma ferramenta essencial para a agilidade no
trabalho aumentando a confiabilidade da informao.
Admite-se ento que a integrao contribui para eficincia e eficcia, subsidia
as tomadas de decises, favorece o atendimento aos clientes, a capacidade de
observar e resolver problemas com antecedncia, agilidade nas decises e exatido
nas informaes pesquisadas pelo gestor da empresa.
Para o aluno o presente trabalho se justifica em funo do seu envolvimento
com as questes de consolidao de aprendizado, via investigao aliando teoria e
prtica, gerando um novo conhecimento ao pesquisador.
Para o meio acadmico, acredita-se que a pesquisa ir contribuir para futuros
trabalhos e projetos relacionados com o tema.
20

2 FUNDAMENTAO TERICA

2.1 Contabilidade

A contabilidade de acordo com S (1997, p.21), para ser entendida, como


parte importante do saber humano que , necessita-se remontar as suas profundas
origens.
A origem da Contabilidade est ligada a necessidade de registros do
comrcio. H indcios de que as primeiras cidades comerciais eram dos
fencios. A prtica do comrcio no era exclusiva destes, sendo exercida
nas principais cidades da Antiguidade. A atividade de troca e venda dos
comerciantes semticos requeria o acompanhamento das variaes de seus
bens quando cada transao era efetuada. As trocas de bens e servios
eram seguidas de simples registros ou relatrios sobre o fato. Mas as
cobranas de impostos, na Babilnia j se faziam com escritas, embora
rudimentares. Um escriba egpcio contabilizou os negcios efetuados pelo
governo de seu pas no ano 2000 a.C. (ZANLUCA, 2009)

Neste contexto, alguns autores definem contabilidade da seguinte forma:

Segundo MARION (2009), a contabilidade uma ferramenta de gesto ao


qual fornece informaes para os usurios internos e externos. uma cincia antiga
que sempre auxiliou os gestores e demais usurios nas tomadas de deciso. E com
o avano da contabilidade, o governo passou a utilizar desta cincia para arrecadar
impostos e a torna obrigatria para a maioria das empresas. De acordo com o autor,
podemos definir os usurios da informao contbil, como um ciclo de informao, a
mesma se inicia no ambiente interno e transmitido aos usurios externos da
informao. Abaixo figura que demonstra o ciclo da informao.
21

Figura 2 Usurios do sistema de informao contbil.


Fonte: [Marion, 2009, p.29]

De acordo com o IUDCIBUS (2000, p. 28) O objetivo principal da


Contabilidade fornecer informao econmica relevante para que cada usurio
possa tomar suas decises e realizar seus julgamentos com segurana.
Segundo MOSCOVE, SIMKIN e BAGRANOFF (2002) a contabilidade fornece
informaes relevantes para indivduos e grupos externos a uma organizao.
Usurios financeiros incluem investidores atuais e potenciais, rgos fiscais federais
e estaduais e credores.
Para Padoveze (2010), contabilidade tem como definio o controle do
patrimnio da entidade. Segundo o mesmo, o controle e efetuado atravs da coleta,
armazenamento e processamento das informaes contbeis oriundas dos fatos que
22

alteram essa massa patrimonial. Sendo assim, a contabilidade pode ser definida
como um sistema de informao que controla o patrimnio de uma entidade.
De acordo com a Deliberao da Comisso de Valores Mobilirios (CVM)
sob o n 29:

A Contabilidade , objetivamente, um sistema de informao e avaliao


destinado a prover seus usurios com demonstraes e anlises de
natureza econmica, financeira, fsica e de produtividade, com relao
entidade objeto de contabilizao.

2.2 Evoluo da Contabilidade

Segundo Hendriksen (1999), pondera que a contabilidade ir se informatizar,


em lugar de razonetes, existiro bases de dados dos quais os informativos
financeiros sero apenas uma parte. Uma verso simplificada dessas bases de
dados sero enviadas por meio da linha telefnica aos usurios da informao. As
organizaes no necessitaro escolher um mtodo de reconhecimento das
receitas, pois sero capazes de oferecer uma variedade de mtodos aos gestores
para suas analises na tomada de deciso. A revoluo contbil se produzir com a
aplicao da tecnologia disponvel atualmente no mercado.
No atual cenrio mundial apresenta-se um mercado financeiro globalizado,
diante deste panorama surge a necessidade de ter um conjunto de normas
contbeis, com o objetivo de integrao das praticas contbeis de diversos pases,
onde os demonstrativos financeiros possam ser interpretados de maneira uniforme
pelos usurios da informao contbil e que possam auxiliar os gestores na
comunicao e tomadas de deciso do negocio.
O padro de harmonizao contbil foi definida pelo modelo anglo-saxnico e
aderida a partir de 2002 pelo mercado europeu. O rgo responsvel pelas normas
contbeis o Comit IASB (International Accounting Standards Board). No atual
momento esses padres de contabilidade esto sendo praticados em quase toda
Europa e demais pases do mundo.
A adoo as praticas internacionais de contabilidade impactou fortemente que
no ano de 2005 ficou marcado por dois acontecimentos na rea contbil nacional: a
23

criao do Comit de Pronunciamentos Contbeis (CPC), o qual o mesmo


responsvel por emitir os pronunciamentos brasileiros de contabilidade e a
publicao da Deliberao numero 488 emitida pela Comisso de Valores
Mobilirios (CVM) do Brasil, buscando a harmonizao das praticas contbeis
brasileiras com as praticas internacionais.
Segundo a Fipecafi (2010) a rea de contabilidade sempre foi influenciada
pelos limites e critrios adotados pelo fisco, tendo em vista a pratica contbil
adotada pelas empresas a legislao do imposto de renda, a fim de apurao de
impostos e elaborao de demonstrativos contbeis para prestao de contas ao
fisco. Esse acontecimento trouxe muitas contribuies e bons efeitos rea da
contabilidade, porm limitou a evoluo dos princpios fundamentais de
contabilidade, e dificultou a adoo da pratica dos princpios contbeis corretos, j
que a contabilidade era efetuada de maneira a atender a legislao do imposto de
renda.
Neste sentido, podemos concluir que a harmonizao contbil tem por
finalidade a transparncia e a segurana das informaes divulgadas ao pblico
investidor e aos usurios externos da informao.

2.3 Princpios Contbeis

De acordo com a resoluo do Conselho Federal de Contabilidade CFC n


750/93, aprovado pela resoluo CFC n 1111/07 que Dispe sobre os Princpios de
Contabilidade PC, redao dada pela resoluo CFC 1.282/10. Neste contexto o
CFC considerando a necessidade de prover fundamentao apropriada para
interpretao e aplicao das Normas Brasileiras de Contabilidade - NBC atribuiu
constituio dos PC e observncia obrigatria na aplicao no exerccio da profisso
contbil.
Diante do exposto acima, os PC demonstram a essncia das doutrinas e
teorias interligadas a Cincia Contbil, este entendimento predomina do universo
cientifico e do profissional contbil. Diz respeito devido contabilidade ser uma
24

cincia social e ter como objetivo o controle do patrimnio das entidades. Neste
contexto, os princpios que sustentam a contabilidade:

 Entidade: O principio da Entidade determina, que a contabilidade da entidade


no pode ser confundida com a contabilidade dos scios ou proprietrios da
sociedade ou instituio. O patrimnio pertence entidade, a integralizao
de capital, patrimnios autnomos no resulta em constituio de uma nova
entidade ou instituio, mas numa unidade de natureza econmico-contbil.

 Continuidade: O princpio da Continuidade enfatiza que a Entidade continuar


em atividade operacional no futuro, e deste modo, a mensurao e a
conferencia dos componentes do patrimnio levam em considerao esta
circunstncia.

 Oportunidade: O princpio da Oportunidade, menciona ao processo de


mensurao e divulgao dos componentes patrimoniais da entidade para
originar informaes fidedignas e tempestivas. A falta de informaes
fidedignas e tempestivas na elaborao e exposio da informao contbil
pode ocasionar a perda de sua relevncia, por isso necessrio ponderar a
interao entre oportunidade e a confiabilidade da informao.

 Principio do Registro Pelo Valor Original: O principio do Registro pelo Valor


Original determina, que as operaes da entidade devem ser reconhecidas
inicialmente pelo valor do custo histrico, valores originais das transaes,
expressos em moeda nacional. Neste principio devem ser observadas o grau
de mensurao distintos e combinadas, ao longo do tempo, de diferentes
formas, segundo a resoluo 1.282/10:

I Custo histrico. Os ativos so registrados pelos valores pagos ou a


serem pagos em caixa ou equivalentes de caixa ou pelo valor justo dos
recursos que so entregues para adquiri-los na data da aquisio. Os
passivos so registrados pelos valores dos recursos que foram recebidos
em troca da obrigao ou, em algumas circunstncias, pelos valores em
caixa ou equivalentes de caixa, os quais sero necessrios para liquidar o
passivo no curso normal das operaes; e
25

II Variao do custo histrico. Uma vez integrado ao patrimnio, os


componentes patrimoniais, ativos e passivos, podem sofrer variaes
decorrentes dos seguintes fatores:

a) Custo corrente. Os ativos so reconhecidos pelos valores em caixa ou


equivalentes de caixa, os quais teriam de ser pagos se esses ativos ou
ativos equivalentes fossem adquiridos na data ou no perodo das
demonstraes contbeis. Os passivos so reconhecidos pelos valores em
caixa ou equivalentes de caixa, no descontados, que seriam necessrios
para liquidar a obrigao na data ou no perodo das demonstraes
contbeis;

b) Valor realizvel. Os ativos so mantidos pelos valores em caixa ou


equivalentes de caixa, os quais poderiam ser obtidos pela venda em uma
forma ordenada. Os passivos so mantidos pelos valores em caixa e
equivalentes de caixa, no descontados, que se espera seriam pagos para
liquidar as correspondentes obrigaes no curso normal das operaes da
Entidade;

c) Valor presente. Os ativos so mantidos pelo valor presente, descontado


do fluxo futuro de entrada lquida de caixa que se espera seja gerado pelo
item no curso normal das operaes da Entidade. Os passivos so
mantidos pelo valor presente, descontado do fluxo futuro de sada lquida de
caixa que se espera seja necessrio para liquidar o passivo no curso normal
das operaes da Entidade;

d) Valor justo. o valor pelo qual um ativo pode ser trocado, ou um passivo
liquidado, entre partes conhecedoras, dispostas a isso, em uma transao
sem favorecimentos; e

e) Atualizao monetria. Os efeitos da alterao do poder aquisitivo da


moeda nacional devem ser reconhecidos nos registros contbeis mediante
o ajustamento da expresso formal dos valores dos componentes
patrimoniais.

2 So resultantes da adoo da atualizao monetria:

I a moeda, embora aceita universalmente como medida de valor, no


representa unidade constante em termos do poder aquisitivo;

II para que a avaliao do patrimnio possa manter os valores das


transaes originais, necessrio atualizar sua expresso formal em
moeda nacional, a fim de que permaneam substantivamente corretos os
valores dos componentes patrimoniais e, por consequncia, o do Patrimnio
Lquido; e

III a atualizao monetria no representa nova avaliao, mas to


somente o ajustamento dos valores originais para determinada data,
mediante a aplicao de indexadores ou outros elementos aptos a traduzir a
variao do poder aquisitivo da moeda nacional em um dado perodo.

 Principio da Competncia: O principio da competncia determina que as


receitas e as despesas devem ser includas na apurao do resultado do
perodo em que ocorrem, sempre simultaneamente quando se
correlacionarem, independentemente de recebimento ou pagamento.
26

 Principio da Prudncia: O principio da Prudncia determina a adoo do


registro contbil do menor valor para os elementos patrimoniais de ativo e do
maior valor para elementos patrimoniais de passivo, sempre que se
apresentem alternativas igualmente vlidas para a quantificao das
mutaes patrimoniais que alterem o patrimnio lquido. O Princpio da
Prudncia implica o emprego de certo grau de ateno no exerccio dos
julgamentos necessrios s estimativas em certas condies de incerteza, no
sentido de que ativos e receitas no sejam superestimados e que passivos e
despesas no sejam subestimados, atribuindo maior confiabilidade ao
processo de mensurao e apresentao dos componentes patrimoniais.

Vale ressaltar, com a adoo da resoluo 1.282/10 o principio da Atualizao


Monetria, foi revogado.

2.4 Demonstrativos Financeiros

Os demonstrativos financeiros tm por finalidade informar aos usurios


internos e externos da organizao os principais fatos e atos de um determinado
perodo.
Segundo a Fipecafi (2010), com o processo de convergncia das normas
internacionais de contabilidade, a Receita Federal do Brasil, instituiu o Regime
Tributrio de Transio (RTT), uma obrigao acessria que determina os ajuste
contbeis necessrios, sem que os aspectos tributrios sejam descumpridos.
Com edio a edio da lei n 11.638/07, da medida provisria n 449/08 que
converteu a lei n 11.941/09, com a criao dos pronunciamentos tcnicos e
interpretaes do CPC define para empresas de sociedade annima os seguintes
demonstrativos contbeis:
27

 Balano Patrimonial: O Balano Patrimonial um demonstrativo que tem por


finalidade demonstrar a posio financeira e patrimonial da organizao em
determinada data, representando uma posio esttica.

 Demonstrao de resultado: A Demonstrao de Resultado tem por finalidade


detalhar de forma transparente aos gestores e usurios da informao
contbil as receitas, despesas, ganhos e perdas definindo claramente o lucro
ou prejuzo do exerccio.

 Demonstrao de fluxo de caixa: A Demonstrao de Fluxo de Caixa tem por


finalidade demonstrar como acorrero as variaes de disponibilidades em
um determinado perodo, a mesma obrigatria pela Lei das Sociedades por
Aes e o rgo regulamentador CFC tornou obrigatria para todas as
sociedades sua divulgao.

 Demonstrao do resultado abrangente: As variaes que ocorrerem no


patrimnio liquido, como exemplo (reservas de avaliao, ajustes de
instrumentos financeiros, variaes decorrentes a operao de cambio
oriundos a investimento no exterior que podero transitar no futuro pelo
resultado do perodo ou caso possa ocorrer de transitar diretamente para
Lucros ou Prejuzos Acumulados, sero apresentados como outros resultados
abrangentes dentro da Demonstrao do Resultado Abrangente do perodo
que ocorra o fato gerador.

 Demonstrao das mutaes do patrimnio lquido: A DMPL evidencia a


mutao do patrimnio liquido oriundas de operaes de integralizao de
capital, resultado do exerccio, ajustes provenientes de exerccios anteriores,
proviso de dividendos, ajuste de avaliao patrimonial. Podemos citar como
exemplo de variao da mutao interna a incorporao de reservas ao
capital, transferncia de lucros acumulados para constituio de novas
reservas.

 Demonstrao do valor adicionado: O objetivo da DVA e demonstrar a riqueza


criada pela organizao e a forma que foi distribuda os recursos captados. E
28

um demonstrativo destinado a analise de evidenciar como os recursos


capitados foram destinados aplicao de capital e trabalho e aos entes
pblicos.

 Notas explicativas (descrio das principais prticas contbeis): As notas


explicativas tm por finalidade divulgar as informaes sobre o levantamento,
preparao dos demonstrativos financeiros e das praticas contbeis adotadas
pela organizao, que no estejam divulgadas nos demonstrativos contbeis.
A mesma deve ser apresentada em quadros analticos, ou atravs de outras
demonstraes contbeis necessrias, sendo que seja identificada a situao
e evoluo patrimonial da organizao. Podemos citar como exemplo a
necessidade de divulgao de notas explicativas, em registros oriundos a
ajustes de exerccios anteriores, emprstimos de capital de terceiros,
investimentos em outras organizaes, reavaliaes, contingncias etc.

2.5 Sistema de Informao

Sistema de informao uma fonte de informao segura e eficiente para


gesto dos negcios da organizao, atendendo aos requisitos de agilidade e
segurana do processamento da comunicao corporativa, que esto sendo
exigidos pela competitividade econmica atual. Meireles (2001)
Segundo Oliveira (2006), sistema um conjunto de rotinas que contm vrios
programas e subprogramas.
J para Laudon;Laudon (1999), os sistemas de informao so identificados
como um sistema de elementos inter-relacionados trabalhando juntos para que se
consiga xito na coleta, recuperao, processamento, armazenagem e distribuio
de informaes com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a analise e o
processo decisrio na tomada de decises da organizao.
De acordo com Nascimento e Reginato (2007,p.66) sistema de informao
pode ser interpretado como ferramenta de controle organizacional.
29

O sistema de informaes consiste em um conjunto de elementos voltados


ao apoio das atividades operacionais, gerenciais e decisrias na empresa. A
eficcia das decises pode ser afetada pela qualidade das informaes, que
por sua vez, podem ser influenciadas pela qualidade do sistema de
informaes. Estas podem ser comunicadas aos gestores por meio de
relatrios tornados possveis a partir da captao e do processamento de
dados oriundos das operaes realizadas pelas reas organizacionais.
Assim os dados so captados pelo sistema e traduzidos em informaes
sobre, por exemplo, vendas de um determinado dia, custos de produo,
custo de operao, consumo de estoque, recebimento de clientes, compras,
etc.

Sistema pode ser apreendido como entes de mais de um elemento


(subsistemas), os quais se agrupam para chegar a um nico objetivo comum; neste
contexto, o significado sistema pode ser aplicado a um grupo de sociedade famlia,
empresa, Estado e comunidade mundial. Magalhes (2001).
Segundo Padoveze (2009) o sistema de informao classificado como apoio
a vida econmico-financeira da empresa e as necessidades de avaliao de
desempenho dos administradores internos. Os sistemas so utilizados pelas reas
administrativas e financeiras da empresa e pela alta administrao da companhia,
com o intuito de planejamento e controle financeiro e avaliao de desempenho dos
negcios.
Neste sentido, pode-se dizer que o sistema de informao pode ser
considerado um processo de transformao de dados em informaes, que servem
como parmetro na tomada de decises pelos gestores da organizao empresarial
conseqentemente proporcionando a continuidade operacional, visando
maximizao de resultados. Rezende e Abreu (2006).

Figura 2 Componentes do sistema de informao.


Fonte: [MOSCOVE, SIMKIN E BAGRANOFF, 2002, p.23]
30

2.6 Sistema de informao contbil

Segundo Padoveze (2010), um sistema ERP ou est em uso ou pode no


estar parametrizado de acordo com as necessidades da organizao ou integrado a
rede de departamentos da organizao atravs de um banco de dados relacional ou
multirelacional. A implantao de um sistema ERP pode influencia
consideravelmente a analise de processos da organizao, no treinamento da
equipe, investimentos no setor da tecnologia da informao e solues de novos
mtodos de trabalho, A ferramenta ERP demonstra uma arquitetura de software que
facilita o fluxo de informaes entre todos os departamentos da organizao, como o
cho de fabrica, logstica, financeiro e departamento de pessoal. um sistema
aberto que se comunica e apresenta solues e informaes. Um banco de dados
nico, que trabalha em uma plataforma que se comunica em conjunto integrando as
informaes, consolidando todas as informaes das operaes realizadas no
negocio, armazenando as mesmas em uma rede de banco de dados de sistema
computacional.

Padoveze (2010) enfatiza sobre sistema de informao:

Sistema de informao de apoio s operaes, tem como objetivo auxiliar


os departamentos e atividades a executarem suas funes operacionais
(compra, estocagem, produo, vendas, faturamento, recebimentos,
pagamentos, qualidade, manuteno, planejamento e controle de
produo). Os sistemas de informao de apoio gesto preocupam -se
com as informaes necessrias para gesto econmico-financeira da
empresa. O sistema de informao um sistema de apoio gesto,
juntamente com os demais sistemas de controladoria e finanas. Os
sistemas de informao de apoio gesto tem como base de apoio
informacional as informaes de processo e quantitativas geradas pelos
sistemas operacionais (PADOVEZE, 2000, p. 42).

Com o surgimento da tecnologia da informao a contabilidade das grandes


empresas assumiu um caminho diferente da contabilidade de dcadas passadas. O
contador, atualmente tem responsabilidade e o compromisso de adaptar as
mudanas e fazer com sua classe de profissional seja reconhecida pela sociedade e
os empresrios de grandes organizaes de forma diferenciada. Apesar da
mudana cultural, a contabilidade necessitava de uma nova mudana para
31

continuidade das operaes organizacionais, portanto o contador necessitava


manter atualizado as novas ferramentas da tecnologia da informao oferecidas no
mercado. (Oliveira e Vasconcelos (2005).
Segundo Marion (2009) a escolha de um sistema contbil deve ser levado em
considerao os seguintes pontos: as condies de necessidade administrativas,
usurios da contabilidade, governo, instituies financeiras, funcionrios,
fornecedores etc. O autor afirma que deve ser verificado a condio do fluxo de
caixa, sejam humanos, tcnicos ou monetrios.
A contabilidade pode ser elaborada de diversas maneiras, utilizando vrios
sistemas, deste a ferramenta manual ao sistema informatizado, utilizando softwares
dos mais bsicos at os mais robusto sistmica e conceitual. A opo em adquirir
um sistema de informao ou outra ferramenta de gesto dever ficar a cargo do
profissional contbil, que em funo do tamanho da organizao, nmeros de
lanamento a serem efetuados, elementos patrimoniais a serem controlados e
analisados, ter um peso essencial para decidir pelo sistema ideal, que juntos
dever conjugar as questes de agilidade e custo da informao contbil. Padoveze
(2010).
De acordo com Moscove, Simkin e Bagranoff, (2002) define os sistemas de
informaes como uma ferramenta gerencial vital a vida cotidiana. Para o autor os
sistemas de informaes gerenciais (SIGs) so um tipo especial de sistema de
informaes que fornece informaes sobre processos e eventos de negcios que
afetam toda a organizao.

As empresas que decidem adotar um sistema ERP precisam passar por


uma serie de etapas, desde a escolha do produto (no caso do sistema ser
adquirido) at a implantao. Historicamente a etapa de implantao tem
sido responsvel pelo atraso e at mesmo insucesso de diversos projetos.
As principais dificuldades encontradas na implantao referem-se s
mudanas radicais no processos da empresa. A implantao torna-se ainda
mais complexa quando se tenta compatibilizar as inovaes nas praticas de
negcios com o atendimento de exigncias legais e fiscais de cada regio e
pais. Diante destes contextos, comearam a surgir algumas metodologias
de implantao de sistemas ERP, que evoluem continuamente, buscando
minimizar custos, prazos e riscos de insucesso na etapa de implantao,
independente da regio onde se localiza, porte e segmento da empresa.
(Soares, 2005, p06).

Segundo STAIR e REYNOLDS 2002, um sistema de informao gerencial


SIG compreende uma compilao organizada de pessoas, planejamento,
32

procedimentos, software, banco de dados e dispositivos que fornecem informao


rotineira aos gestores e aos usurios da informao subsidiando o auxilio na tomada
de deciso. As reas fins da organizao que recebem a informao esto
conectadas aos departamentos de Marketing, produo, finanas e outras reas
funcionais recebem suporte de sistemas de informao gerencial e esto ligados
atravs de um banco de dados comum na organizao.
O sistema SIC de acordo com Moscove, Simkin e Bagranoff, (2002), se
reunia apenas na coleta, gerao da informao e transmisso para os usurios
internos e externos da informao contbil. Cada departamento da organizao
mantm em sua base de dados um subsistema de informaes separado.
Em resumo o autor define o SIC como um subsistema de informao que
utilizado na organizao para integrar dados de todos os departamentos da
organizao.
A definio de um sistema contabil descrita por Moscove, Simkin e Bagranoff
pode ser entendida pela figura de Davenport na pagina seguinte:

Figura 3 Estrutura tpica de funcionamento de um ERP.


Davenport, (1998, P.316)
33

2.7 Controle Interno

A aplicao do controle interno consiste na verificao dos procedimentos


contbeis adotados pelos usurios da informao contbil se esto de acordo com
as normas internas vigentes. Um controle interno pode ser definido como
instrumento que ir medir e avaliar o desempenho da organizao, buscando com
isso detectar e evitar possveis prejuzos e erros de processos de contabilizao
tendo ateno principal nas reas de maiores riscos.
Segundo o autor Almeida (2007), o controle interno representa em uma
organizao o conjunto de processos, tcnicas ou rotinas com objetivos principais
de proteger o patrimnio da organizao, produzir informativos contbeis fidedignos
e transparentes e ajudar a gestores na continuao operacional ordenada dos
negcios da empresa.
De acordo com Franco e Marra (1991), os objetivos principais do controle
interno so; Fornecer dados confiveis a contabilidade e verificar a exatido da
escriturao contbil, evitar erros na escriturao dos dados contbeis, e se
ocorridos identifica-los imediatamente. Essas informaes esto aplicam-se no
sistema contbil e financeiro. Se institudos em outras reas operacionais da
organizao, como administrativa, cho de fabrica, ou expedio etc., outras
informaes sero identificadas, mas todos podem ser resumidos em um s.
Proteger o patrimnio da organizao.
O Controle interno um dos pilares do gerenciamento de uma organizao ao
qual objetiva a maximizao de lucros por meio de reduo de custos. Assim para
que esse controle seja eficaz temos a seguinte definio de Attie (2000, p.114):

Um sistema de controle interno bem desenvolvido pode incluir o controle


oramentrio, custos-padro, relatrios operacionais peridicos, anlises
estatsticas, programas de treinamento de pessoal e, inclusive, auditoria
interna. Pode tambm, por convenincia, abranger atividades em outros
campos, como, por exemplo, estudo de tempos e movimentos, e controle de
qualidade.

A definio de controle segundo Dias (2008, pg 3), define controle interno da


seguinte forma:
34

O sistema de controles internos adotado em uma organizao representa o


conjunto de procedimentos ou atos que possibilitem segurana quanto aos
aspectos lgicos e tcnicos do processo, identificando, atravs de sua
adoo, o cumprimento das linhas hierrquicas de autoridade limite de
alada estabelecida e efetiva execuo de fluxo de processamento das
operaes.

Controle interno um dos campos de ao da auditoria que visa assegurar a


exatido e a integridade dos registros contbeis. (Januzzi, 2000; Nasi, 2002).
Segundo NASCIMENTO; OTT; SILVA. (2007) a auditoria de sistema uma
fonte de gerao de informao ao qual depende, em grande parte, dos controles
internos da organizao, que visam, criao de controles a fim de evitar falhas ou
mesmo fraudes nas atividades da organizao, gerando relatrios com as
informaes fidedignas por meio do sistema de informao da empresa.
Conforme Almeida (2003), com o surgimento de novos negcios, os gestores
visualizaram que no tinham mais condies de acompanhar e supervisionar as
atividades operacionais da organizao. Neste sentido, surgiu a necessidade de
aprimorar os controles internos. A implantao dos controles internos e aplicao
das normas e procedimento no adiantavam sem acompanhamento na rotina dos
processos.
De acordo com Attie (2000) A auditoria interna solicitada com intuito de
ajudar os gestores da organizao, a efetuarem as prestaes de contas,
oferecendo analises, avaliaes, recomendaes, acessrias e pareceres
detalhados sobre as operaes examinadas no processo. Attie afirma como
finalidade de auditoria interna:

A empresa visando resguardar e salvaguardar seus interesses constituiu,


por poltica a auditoria interna, que tem por finalidade fornecer aos
administradores, em todos os nveis, informaes que os auxiliem a
controlar as operaes e atividades pelas quais so responsveis
(2007,p.18).

Almeida (2003) afirma que auditor interno um funcionrio da organizao, e


dentro da organizao ele no deve estar delegando funes aqueles cujo o
trabalho esta sendo examinado. Alem disso, o auditor interno no deve desenvolver
trabalhos que ele possa vir examinar, para que no ocorra a interferncia de sua
independncia.
35

2.8 Contabilidade Gerencial

A contabilidade gerencial responsvel por fornecer relatrios de todos os


departamentos da organizao, de forma transparente para que possa auxiliar os
gestores na tomada de deciso. Atravs destes relatrios o profissional contbil
efetua planejamentos e prope metas para implantao de uma boa gesto dos
resultados esperados pela organizao.
J Marion (2003) enfatiza que a contabilidade gerencial auxilia a
administrao a tomar decises com base nos demonstrativos financeiros, atravs
da coleta de informaes econmicas, mensurando os monetariamente, registrando
os e sumarizando os em forma de relatrios, ou atravs de comunicados que
contribuem para melhor tomada de deciso.
Moscove (2002) enfatiza dois ambientes do sistema de informaes
contbeis: contabilidade financeira e contabilidade gerencial. A contabilidade
financeira a responsvel por atender os usurios externos da organizao. A
contabilidade gerencial responsvel por atender, prioritariamente, o usurio da
informao interna; representa atividades com contabilidade de custos, oramento e
estudo de sistemas.
Segundo PADOVEZE (2009) A contabilidade Gerencial est ligada
necessidade de informaes para planejamento, controle, avaliao de desempenho
e tomada de deciso.
De acordo com o Iudcibus podemos compreender contabilidade gerencial:

A Contabilidade Gerencial pode ser caracterizada, superficialmente, como


um enfoque especial conferido a vrias tcnicas e procedimentos contbeis
j conhecidos e tratados na Contabilidade Financeira, na Contabilidade de
Custos, na Anlise Financeira e de Balanos, etc, colocados numa
perspectiva diferente, num grau de detalhe mais analtico ou numa forma de
apresentao e classificao diferenciada, de maneira a auxiliar os gerentes
das entidades em seu processo decisrio (IUDCIBUS 1998, p. 21). A
contabilidade Gerencial, num sentido mais profundo, esta voltada nica e
exclusivamente para a administrao da empresa, procurando suprir
informaes que se encaixem de maneira valida e efetiva no modelo
decisrio do administrador. (IUDCIBUS 1998, p. 21).

Outro conceito a cerca da contabilidade gerencial descrito por IUDICIBUS,


(1998). A contabilidade gerencial absorve superficialmente conceitos e tcnicas da
36

contabilidade financeira, contabilidade de custos e nas demais ramificaes da


contabilidade. Seus objetivos trazer informaes para os gerentes na tomada de
deciso, por meio de relatrios analticos com um elevado grau de detalhamento.
Neste contexto os autores Fernandes, Klann e Figueiredo (2008) definem a
Contabilidade Gerencial da seguinte forma:

Contabilidade gerencial, num sentido mais profundo, est voltada nica e


exclusivamente para a administrao da empresa, procurando suprir
informaes que se encaixem de maneira vlida e efetiva no modelo
decisrio do administrador.

A Contabilidade gerencial no seguida por nenhuma legislao especfica,


devido maior liberdade para elaborao de seus relatrios (OLIVEIRA; PEREZ
JNIOR, 2007).

2.9 Plano de Contas

Padoveze (2010) define o conceito de plano de contas como o conjunto de


contas criado pelo profissional contbil, com o objetivo de atender as necessidades
das operaes da organizao decorrente a eventos econmicos, de forma a
possibilitar a construo e gerao de informativos contbeis para atender a todos
os usurios da informao contbil.
Segundo Marion (2009) define plano de contas como aglutinao ordenado
de contas que so movimentadas pela contabilidade dentro da organizao. O autor
afirma que cada organizao define seu prprio plano de contas de acordo com o
segmento da empresa e em razo do porte (micro empresa, media ou grande porte).
Portanto o plano de contas deve registrar as contas que devem ser movimentadas
pela contabilidade em decorrncia a operao da empresa, ou mesmo que no
sejam movimentadas no presente, podero acorrer operaes que podem ser
utilizadas no futuro.
No atual momento o plano de contas numerado e codificado atravs do
softwares que atende as necessidades da organizao, facilitando o processo de
37

contabilizao atravs de processo mecnicos ou processos eletrnicos. (Marion


2009).
A resoluo CFC (Conselho Federal de Contabilidade) n 1.418/12 aprova a
ITG 1000 Modelo Contbil para Microempresa e Empresa de Pequeno Porte.
Nesta resoluo define-se o plano de contas simplificado para atender as
necessidades da empresa, abaixo quadro demonstrativo.
38
39
40

2.10 Banco de dados

O banco de dados um local de armazenamento de dados para gerir


informaes para a posterior recuperao ou atualizao das mesmas pelos
usurios da informao. Sua caracterstica evitar a perda de dados por falhas no
sistema, acessos no autorizados e qualquer tipo de erros do sistema
(TANENBAUM, 2000).
Segundo Moscove (2002), a conceituao do termo banco de dados dada
de forma a explicar a questo de que os arquivos so armazenados para haja a
troca de informao entre os mesmos, formando assim um conjunto de dados que
esto inter-relacionados em uma mesma base.
J o Autor Date (2000) define o banco de dados como um sistema de
manuteno de registros por computador. O objetivo deste banco de dados manter
os registros e disponibilizar quando solicitados. Estes registros ficam gravados em
arquivos estruturados.
Desta forma podemos concluir a estrutura de um banco de dados como um
conjunto de dados relacionados armazenados juntos, sem redundncias nocivas ou
desnecessrias, que absorve os dados e os organizam no ambiente da organizao
(CANTU, 2005)
41

3 METODOLOGIA

3.1 Tipos de pesquisa

A Pesquisa toma como base taxonomia apresentada por Vergara (2004)


que a qualifica em relao a dois aspectos, quanto aos fins e quanto aos meios.
Quanto aos fins, trata-se de uma pesquisa descritiva e explicativa. Quanto
aos meios define-se o trabalho como pesquisa documental, bibliogrfica e de estudo
de caso.

3.2 Quanto aos fins

Pesquisa descritiva segundo GIL (1999) destaca que este modelo, determina
como principal objetivo as caractersticas de uma determinada populao ou
fenmeno, a ser aplicado no desenvolvimento do trabalho estabelecendo as
conexes entre as variveis. O presente trabalho descreve as principais
contribuies que o Sistema Integrado de Gesto (SIG) oferece a Papyrus
Contabilidade.
Pesquisa explicativa, de acordo com GIL (1999), ressalta que este modelo de
pesquisa aponta identificar as variveis que determinam ou contribuem para a
ocorrncia dos fenmenos, justificando os motivos. Diante do exposto, o presente
trabalho demonstra como ocorre a integrao do sistema contbil em uma
organizao.
42

3.3 Quanto aos meios

A metodologia aplicada para a pesquisa documental segundo GIL (1999),


baseia em informaes que ainda no ganharam uma amostra de analise e
tratamento de dados analticos ou que podem ser reescritos de acordo com os
objetivos de pesquisa. As informaes obtidas foram atravs dos usurios da
informao, registro do processo e recursos que garantem funcionalidade do
sistema para gerao da informao contbil.
A pesquisa aplicada neste estudo foi bibliogrfica, por ter sido realizada por
meio de materiais publicados em jornais, revistas, fontes bibliogrficas, redes de
comunicao, material disponvel ao pblico.
Assim Vergara define uma pesquisa bibliogrfica o estudo sistematizado
desenvolvido com base em material publicado em livros, revistas, jornais, redes
eletrnicas, isto , material acessvel ao pblico em geral. (VERGARA, 2005, p.48)
O estudo de caso pretende identificar as vantagens que o Sistema Integrado
proporciona ao escritrio contbil Papyrus Contabilidade.
De acordo com Brayne, Herman e Shoutheete (1977) asseguram que o
estudo de caso releva sua importncia por reunir informaes profundas e
detalhadas com objetivo de entender a totalidade do caso. A riqueza das
informaes detalhadas auxilia num maior conhecimento e numa possvel resoluo
de problemas relacionados ao assunto estudado.
Neste contexto GIL (1999), salienta que o estudo de caso marcado pelo
estudo intenso e extenuante de um ou de poucos elementos, de maneira a permitir
informaes amplas e detalhadas do mesmo, tarefa praticamente impossvel
mediante os outros tipos de delineamentos considerados.

3.4 Abordagem qualitativa

Segundo Richardson (1999) comenta que os estudos que aplicam uma


metodologia qualitativa podem apresentar a complexidade de determinado problema
43

de pesquisa a ser estudado, analisar a influncia de certas variveis, abranger e


coordenar processos dinmicos vividos por grupos sociais. Nesta pesquisa
concebem anlises mais detalhadas em relao ao fenmeno que esta sendo
pesquisado e estudado.
Podemos citar como exemplo de uma pesquisa qualitativa em contabilidade, a
anlise dos reflexos da utilizao dos demonstrativos contbeis no processo de
gesto e auxilio na tomada de deciso de uma entidade sem fins lucrativos.
Segundo a autora Beuren (2012) a contabilidade apesar de lidar intensamente
com nmeros ela uma cincia social o que justifica a utilizao da abordagem
qualitativa.

Na Contabilidade, bastante comum o uso da abordagem qualitativa como


tipologia de pesquisa. Cabe lembrar que, apesar de a Contabilidade lidar
intensamente com nmeros, ela uma cincia social, e no uma cincia
exata como alguns poderiam pensar, o que justifica a relevncia do uso da
abordagem qualitativa. (Beuren, 2012, p. 92)

Essa tipologia de pesquisa primordial no aprofundamento de questes


relacionadas ao desenvolvimento da contabilidade, seja no mbito terico ou pratico.
Foram realizados estudos da qualidade da informao gerada pelo sistema de
informao do escritrio descrevendo as praticas operacionais no que tange a
prestao de servios com eficincia e eficcia por meio do estudo de caso.

3.5 Universo e amostra da pesquisa

O estudo de caso foi realizado em um escritrio de contabilidade na cidade de


Belo Horizonte. O escritrio escolhido para o estudo utiliza um sistema integrado que
gera informaes relevantes para a organizao. Neste estudo, foi obtido
informaes e auxilio dos diretores e colaboradores da organizao que disps
prestar todas as informaes necessrias para coleta de dados ao estudo de caso.
Diante do exposto, a organizao Papyrus Contabilidade tem como uma das metas
no seu projeto de prestao de servio o investimento intensivo em ferramentas
tecnolgicas.
44

3.6 Anlise dos dados

Atravs dos dados levantados por meio do estudo de caso, pretende-se


identificar os pontos fortes e fracos obtidos na utilizao do software alterdata no
escritrio contbil.
Segundo GIL (1999) a anlise de dados tem como escopo a organizao e
padronizao dos dados de forma que liberem as respostas ao problema de
pesquisa proposto para concluso do estudo de caso.

3.7 Tratamento dos dados

A mensurao dos dados foi feita de forma a alcanar os objetivos da


pesquisa, executando dentro da empresa pesquisas, por meio de estudo do sistema
que pretende identificar as vantagens e desvantagens obtidas pelo Sistema
Integrado de Gesto (SIG) Alterdata, e as principais dificuldades no que tange a
integrao as informaes.

3.8 Limitao do estudo

Este trabalho no est limitado continuidade da organizao, at mesmo o


sistema integrado vem passando por adaptaes atravs de constantes mudanas
implantadas pelo fisco. As informaes fornecidas pelos usurios podem ser falhas,
por no estarem preparadas sobre o assunto abordado, com isso informaes
relevantes no que diz respeito ao estudo de caso podem no ser reveladas.
Informaes podem ser negadas pela administrao da organizao pelo fato
de poder compromet-la. O tempo destinado realizao do estudo, tambm
poder ser um fator fundamental no resultado do trabalho.
45

4 DESENVOLVIMENTO

4.1 Sistema Integrado de Gesto (SIG) Papyrus

Conforme j conceituado no referencial terico, o Sistema Integrado de


Gesto (SIG) um sistema que integra os departamentos de uma organizao.
Este tipo de sistema o utilizado atualmente pela Papyrus Contabilidade. No
SIG cada departamento possui um banco de dados especfico e para que haja uma
integrao das informaes inseridas, necessrio a interveno de um funcionrio.
Vale ressaltar, que para a rea de Tecnologia da Informao (TI) todo
colaborador que executa rotinas no sistema, chamado de usurio. Desta forma,
este estudo adota este termo daqui por diante.
A implantao do Sistema Integrao de Gesto (SIG), software desenvolvido
pela empresa Alterdata e adquirido pela Papyrus Contabilidade em 2011, teve como
principal objetivo a integrao das informaes de forma a tornar o processo mais
gil, menos susceptvel a erros, reduzindo retrabalhos e auxiliando os usurios na
otimizao do tempo para o fechamento contbil.
Destaca-se que o SIG atua nos processos dos seguintes departamentos:
fiscal, pessoal e contbil. Para cada um destes processos o SIG tem uma aplicao
especfica ao qual se denomina tecnicamente como mdulos. Cada um dos mdulos
trata o processo especfico ao qual destinado e diante de um comando do usurio
estes mdulos integram as informaes captadas e tratadas por cada um.
Diante do exposto, os prximos tpicos apresentam cada um dos mdulos.

4.1.1 Modulo Fiscal

Mdulo que coleta as informaes da rea fiscal.


46

4.1.2 Cadastro dados mestres clientes e fornecedores

O cadastramento de clientes e fornecedores feito dentro do mdulo fiscal


por meio do submdulo de cadastro.
Para todo cliente ou fornecedor cadastrado o CNPJ adotado como
informao chave, ou seja, unvoca, que no permite repetio. Isso garante que
no haja cadastro de fornecedores e clientes duplicadas e facilitar a localizao no
momento da digitao da nota.
Na tela abaixo demonstra o cadastro de um cliente:

Figura 4 - Tela cadastro de clientes

Fonte: Sistema Alterdata


47

Vale ressaltar, que outras informaes importantes tambm so inseridas


nesta etapa: endereo, telefone, e-mail, inscrio estadual, dentre outros.
A prxima tela demonstra a confiabilidade do sistema ao se tentar cadastrar
um fornecedor que j esta na base de dados:

Figura 5 - Tela cadastro de fornecedores

Fonte: Sistema Alterdata


48

4.1.3 Escriturao das notas fiscais

O mdulo fiscal responsvel tambm por escriturar notas fiscais de entrada


e sada, ou seja compra e venda e ainda apurar os impostos.
Pode se dizer que 95% dos clientes da Papyrus so contemplados pelo
processo de nota fiscal eletrnica NFe. Sendo assim, as notas fiscais so recebidas
fisicamente e eletronicamente. Para este ltimo o meio utilizado o e-mail que
recepciona um arquivo que tecnicamente definido com XML.

XML

Compreende em um arquivo que contempla todas as informaes de uma


nota fiscal fsica, ou seja, impressa em papel.
Recepcionando este XML por e-mail possvel importar este arquivo pelo SIG
da Papyrus. Desta forma o mdulo fiscal disponibiliza uma opo de importao que
otimiza o tempo do usurio, haja vista que torna-se desnecessrio a digitao das
informaes.
Vale ressaltar, que quando uma organizao emite uma nota fiscal eletrnica,
este XML validado pela Receita Estadual do Estado onde a organizao est
sediada. Sendo assim, a nota fiscal s emitida se os dados constantes no XML
forem vlidos.
Ao recepcionar uma NF-e a empresa receptora consulta a autenticidade da
nota junto ao site da Receita Estadual do emissor. Isso garante que os dados do
XML, que so os mesmos da nota fiscal impressa, podem ser importados com
confiabilidade.
Abaixo se demonstra a importao do arquivo XML no software Alterdata.
49

Figura 6 - Tela importador XML

Fonte: Sistema Alterdata


Nesta tela, informa-se o cdigo da empresa desejada, referncia, o perodo
de competncia da informao e o diretrio onde esta gravado o XML destinado a
importao:

Seleo da empresa:

Perodo:

Referencia:

Diretrio:

XML x Nota fiscal eletrnica impressa

Abaixo telas que demonstra o arquivo XML enviado pelo cliente e o respectivo
documento fiscal.
50

Figura 7 - Tela arquivo XML

Nmero da Nota fiscal

Dados do
Emitente
51

Dados do
Comprador

Dados
do
Produto

Valores da
Nota Fiscal
52

Resposta
do Fisco

Fonte: Elaborada pelo autor

Figura 8 - Tela nota fiscal eletrnica

Nmero da Nota fiscal

Dados do
Emitente

Fonte: Sistema Alterdata - Adaptado pelo autor.


53

Escriturao Fiscal

Com a importao dos dados constantes no XML so originados os


lanamentos fiscais.

Figura 9 - Tela escriturao da nota fiscal

Fonte: Sistema Alterdata

Conferencia de dados

Concludo o processo de importao feito a conferencia dos dados. O


software Alterdata no garante a total integridade das informaes importadas
devido s particularidades da legislao, ento, nesta etapa os dados importados,
54

so confrontados, com as notas fiscais fsicas, de forma a garantir a integridade da


informao.

Apurao do tributo

O sistema efetua a apurao dos tributos de acordo com o segmento da


atividade da empresa (prestador de servio, indstria ou comrcio).
Uma novidade no software a conectividade com o sistema da Receita
Federal, que preenche automaticamente os dados da apurao do tributo do
Simples Nacional, eliminando retrabalhos e minimizando erros e conectando os
dados diretamente a base da Receita Federal.

Figura 10 - Tela apurao tributo Simples Nacional

Fonte: Sistema Alterdata

A tela abaixo demonstra a conexo do sistema Alterdata com o site da


Receita Federal ao selecionar a opo preenchimento a DAS (Documento de
Arrecadao do Simples Nacional) no Site. Necessrio o preenchimento do CNPJ
(Cadastro Nacional da Pessoa Jurdica), CPF (Cadastro Pessoas Fsicas) do
representante legal da empresa, e cdigo de acesso do simples nacional. Abaixo
tela que demonstra o preenchimento dos respectivos campos.
55

Figura 11 - Tela conexo sistema Alterdata e Receita Federal do Brasil

Fonte: Sistema Alterdata

Concludo o processo de conexo, o software importa todos os dados do


sistema fiscal para base do sistema da receita federal, para apurao do tributo do
simples nacional. Abaixo tela que demonstra o faturamento obtido e competncia da
apurao do tributo.

Figura 12 - Tela conexo dados do sistema Alterdata fiscal para Receita Federal do Brasil

Fonte: Sistema Alterdata


56

Neste sentido, o programa da receita gera o valor do imposto a ser recolhido,


abaixo tela que demonstra o valor do tributo a ser recolhido para a unio federal.
Figura 13 Tela gerao do tributo simples nacional

Fonte: Sistema Alterdata

4.1.4 Ferramenta NFE Estoque Alterdata

Sub-modulo fiscal responsvel por arquivar as informaes digitais de notas


fiscais recebidas dos fornecedores e das notas fiscais emitidas para os clientes.
A Papyrus oferece aos seus clientes o servio de armazenamento deste
arquivo XML por um perodo de 6 anos juntamente com a com a digitalizao da
nota fsica.
A consulta da nota fiscal feita atravs do site da ALTERDATA, atravs de
um login e senha, onde possvel verificar por meio de filtros as notas fiscais de
compras, vendas e conhecimento de transportes eletrnicos.
57

Figura 14 Tela Consulta Notas Fiscais Recebidas Compras

Fonte: Sistema Alterdata

Figura 15 Tela Consulta notas fiscais de vendas

Fonte: Sistema Alterdata


58

Figura 16 Tela Consulta Conhecimentos de transporte Eletrnicos.

Fonte: Sistema Alterdata

Este mdulo oferece o download dos arquivos digitais e a copia digitalizadas


das respectivas notas fiscais de maneira simplificada, sendo possvel filtrar os dados
por um determinado perodo j armazenadas, afim que possa atender a possveis
fiscalizaes de maneira agilizada.

Figura 17 Tela Download dos arquivos

Fonte: Sistema Alterdata


59

Esta Ferramenta oferece o usurio da informao a possibilidade dos envios


dos arquivos atravs de correio eletrnico, diretamente do portal da NF-stock.

Figura 18 Tela Envio das notas fiscais por e-mail.

Fonte: Sistema Alterdata

4.1.5 Obrigaes Acessrias

Aps a escriturao, conferencia das informaes e apuraes dos impostos


o setor de controladoria fica responsvel por efetuar a auditoria nas escrituraes e
conferencia dos tributos apurados, aps este procedimento o setor fica responsvel
por enviar as obrigaes acessrias ao fisco.
As informaes utilizadas para o envio das obrigaes acessrias so uma
seleo dos dados exigidos em cada obrigao acessria. O sistema vai transformar
os dados da escrituo fiscal em um arquivo TXT de acordo com a legislao
vigente que impera sobre as obrigaes acessrias. Este arquivo TXT contempla as
informaes da nota fiscal eletrnica, que so encaminhas nas obrigaes
acessrias SPED CONTRIBUIES e SPED ICMS. Abaixo exemplo de um arquivo
TXT.
60

Figura 19 Arquivo TXT

Fonte: Elaborado pelo autor

Figura 20 Sped Contribuies e Sped ICMS

T
e
l
a

F
Fonte: Sistema Alterdata

4.1.6 Integrao com o modulo contbil

Aps serem feitas todas as rotinas operacionais, os lanamentos fiscais j


esto aptos a serem importados no modulo contbil. A importao efetuada por
meio de uma parametrizao dos lanamentos fiscais. Abaixo constam os
procedimentos para a importao dos lotes fiscais no modulo contbil.
61

Figura 21 Tela parametrizao lanamento automtico departamento fiscal

Fonte: Sistema Alterdata

Aps a gerao do lanamento contbil necessrio fazer a vinculao do


lanamento ao tipo de operao fiscal.

Figura 22 Tela vinculao lanamento automtico departamento fiscal

Fonte: Sistema Alterdata

Aps serem parametrizados todos as operaes fiscais e vinculados os


lanamentos automticos efetuado a integrao do modulo fiscal junto ao modulo
contbil.
62

Figura 23 Tela importao de lanamentos fiscais

Fonte: Sistema Alterdata

4.2 Modulo Pessoal

Mdulo que coleta os dados relativos aos colaboradores e gera as informaes


exigidas pelos rgos fiscais.

4.2.1 Principais funes operacionais

O departamento de pessoal responsvel por elaborar a folha de pagamento,


admisso, frias, resciso e apurao de impostos incidentes sobre a folha dos
clientes. A informao encaminhada pelo cliente atravs do carto de ponto,
checklist de admisso e resciso, solicitao de proviso de frias. Recebida as
informaes o colaborador insere no modulo Alterdata DP, de forma manual para
gerao dos eventos da folha de pagamento. Abaixo tela que demonstra o cadastro
do funcionrio e os eventos originados na folha de pagamento. No cadastro dos
63

eventos so lanados apenas os eventos de natureza varivel, por exemplo:


diferena salarial, desconto assistncia mdica, uma vez que os eventos de
natureza fixa esto informados no cadastro do funcionrio, exemplo: salrio base,
desconto adiantamento de salrio, desconto vale transporte. Abaixo tela que
demonstra o cadastro das informaes.

Figura 24 Tela cadastro de funcionrios

Fonte: Sistema Alterdata

Figura 25 Tela cadastro de eventos natureza fixa folha de pagamento

Fonte: Sistema Alterdata


64

Figura 26 Tela cadastro de eventos natureza varivel folha de pagamento

Fonte: Sistema Alterdata

Finalizado o processo da folha necessrio que seja gerado os arquivos


digitais com as informaes a serem enviadas para o Ministerio da Previdncia
Social. Por meio das declaraes Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
(CAGED), Declarao do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF), Guia de
Recolhimento do FGTS e de Informaes Previdncia Social (GFIP), Relao
Anual de Informaes Sociais (RAIS) e Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS
e Informaes Previdncia Social (SEFIP). Abaixo um exemplo de gerao do
arquivo RAIS.

Figura 27 Tela gerao arquivo caged

Fonte: Sistema Alterdata


65

Ms de competncia:

Tipo do arquivo:

Diretrio do arquivo:

Figura 28 Tela gerao arquivo dirf

Fonte: Sistema Alterdata

Referencia:

Dados:
66

Diretrio arquivo:

Figura 29 Tela gerao arquivo gfip

Fonte: Sistema Alterdata

Tipo arquivo:

Tipo relatrio:

Diretrio arquivo:
67

Figura 30 Tela gerao arquivo rais

Fonte: Sistema Alterdata

Tipo Arquivo:

Referencia:

Diretrio Arquivo:

Aps serem finalizados os procedimentos de fechamento de folha e


transmisso das obrigaes acessrias, o departamento contbil j est apto a fazer
a integrao do modulo Pessoal. A parametrizao da integrao folha acontece da
seguinte forma:
1 No mdulo contbil criado o lanamento automtico, ao qual
direcionada a conta de dbito, crdito e histrico.

Figura 31 Tela parametrizao lanamento automtico departamento pessoal

Fonte: Sistema Alterdata


68

2 No modulo Pessoal vinculado ao evento o lanamento automtico que


deve ser efetuado:

Figura 32 Tela vinculao lanamento automtico departamento pessoal

Fonte: Sistema Alterdata

3 E por ultimo no departamento contbil efetuado a integrao do lote


gerado no departamento pessoal.

Figura 33 Tela importao de lanamentos departamento pessoal

Fonte: Sistema Alterdata


69

4.3 Modulo Contbil

4.3.1 Principais funes operacionais

O departamento contbil responsvel por elaborar os relatrios gerenciais,


para acompanhamento dos desempenhos operacionais de seus clientes. O
processo se inicia com a conferncia dos documentos encaminhados pelo cliente,
por exemplo: Extratos bancrios, aplicao financeira, contratos de emprstimos,
boletim caixa, guias com comprovantes de pagamento, relatrios de recebimento,
relatrio de contas pagas, e demais despesa operacionais. Aps este procedimento
feito a classificao da documentao e posteriormente a digitao no modulo
contbil.
A classificao da documentao se inicia pela identificao e mensurao
das transaes efetuadas pela organizao, documentao encaminhada pelo
cliente conforme mencionado no pargrafo acima. Os lanamentos contbeis so
efetuados pelo profissional contbil, com o objetivo de demonstrar a evoluo
patrimonial da entidade e tambm para demonstrar se a empresa est obtendo lucro
ou prejuzo. A seguir e demonstrado exemplos de lanamentos contbeis de uma
organizao, atravs das informaes levantadas pelo extrato bancrio enviado pelo
cliente.

Figura 34 Tela extrato bancrio


70

Fonte: Sistema Alterdata

Figura 35 Tela cadastro lanamento contbil

Fonte: Sistema Alterdata

Figura 36 Tela inserir lanamento contbil

Fonte: Sistema Alterdata


71

Figura 37 Tela lanamento contbil recebimento clientes

Fonte: Sistema Alterdata

Figura 38 Tela lanamento contbil pagamento de salrio

Fonte: Sistema Alterdata


72

Figura 39 Tela lanamento contbil pagamento de tarifa bancaria

Fonte: Sistema Alterdata

Na figura abaixo se demonstra a contabilizao da proviso da energia


eltrica e o respectivo pagamento da despesa.

Figura 40 Tela documento energia eltrica

Fonte: Sistema Alterdata


73

Figura 41 Tela proviso despesa energia eltrica

Fonte: Sistema Alterdata

Figura 42 Tela pagamento despesa energia eltrica

Fonte: Sistema Alterdata


74

Cada entidade deve relacionar e codificar todas as contas analticas e


sintticas em um plano de contas completo. Este plano de contas deve ser inserido
no sistema operacional de forma a permitir os registros contbeis.

Figura 43 Tela Cadastro plano de contas

Fonte: Sistema Alterdata

Nesta tela ser configurada a mscara, classificao do plano. Essa


configurao servir para definir os nveis das contas no sistema, onde cada uma ir
entrar. Conforme Exemplo Abaixo:
1 Ativo
1-1 Circulante
1-1-01 Disponvel
1-1-01-01 Numerrio de Caixa
1-1-01-01-01 Caixa
1-1-01-02 Conta Banco Movimento
1-1-01-02-01 Banco Ita
1-1-01-02-02 Banco Real
1-1-01-02-03 Banco HSBC
75

Figura 44 Tela Cadastro plano de contas definio dos nveis

Fonte: Sistema Alterdata

A aba Definio um das mais importantes no cadastro de Plano de Contas.


Pois atravs dela que iremos definir os Nveis dentro do Sistema. O Nvel do
ATIVO e PASSIVO no podem ser alterados ativo sempre 1 e passivo sempre 2.
Nvel do Disponvel ser vinculado nessa tela para mostrar a disponibilidade da
empresa ao imprimir o relatrio contbil. Nvel do Patrimnio Lquido definir a conta
sinttica do grupo Patrimnio Lquido. Que ir mostrar no Relatrio Balano a conta
passivo a descoberto, quando o Patrimnio lquido for negativo.
Vale ressaltar que de acordo com as resolues CFC 847/1999 e CFC
1.049/2005, quando o Patrimnio Lquido possui um valor negativo, ou seja, quando
o valor das obrigaes para com terceiros superior ao valor dos ativos, utiliza-se a
expresso Passivo a Descoberto.
Esta resoluo foi revogada a partir de 02.06.2010, pela Resoluo CFC
1.283/2010. Para as demonstraes contbeis encerradas a partir da publicao do
novo texto normativo, no ser mais necessrio alterar a nomenclatura do
Patrimnio Lquido quando ele se tornar negativo.
O sistema contbil Alterdata j est preparado para emitir o Balano de
acordo com esta nova resoluo. Para isto, dever ser desabilitada na tela de
emisso do balano a utilizao da opo passivo descoberto nvel passivo
lembrando que como a nossa legislao alterada constantemente, antes de
efetuar essa configurao, necessrio consultar a legislao vigente.
76

Em relao s contas de resultado, neste ponto, temos a possibilidade de


padronizar as contas de resultado utilizada por esse plano de contas. Essas contas
sero utilizadas ao fazer o encerramento do Exerccio.
Depois de cadastrar as informaes mencionadas acima, podemos selecionar
o plano e clicarmos na palavra contas acima dos botes de atalho, para
visualizarmos as contas do plano de contas. Abaixo tela.

Figura 45 Tela Cadastro modelos plano de contas

Fonte: Sistema Alterdata

Figura 46 Tela Cadastro de contas

Fonte: Sistema Alterdata


77

Ao selecionar no cone de novo cadastro ou editar, podemos criar novas


contas ou editar contas j existentes no plano de contas, abaixo tela explicativa ao
ser selecionado as opes.

Figura 47 Tela Cadastro de contas e alterao

Fonte: Sistema Alterdata

Concludo o processo de classificao e digitao dos documentos


contbeis, o usurio necessita efetuar a integrao dos mdulos fiscal e pessoal,
que ser detalhada nos tpicos adiante.
Concludo os procedimentos o colaborador necessita efetuar toda
conciliao das contas contbeis da empresa, para elaborao dos demonstrativos
contbeis. O desempenho do cliente avaliado atravs dos relatrios contbeis
disponibilizados pelo software, por exemplo: Balano Patrimonial (BP),
Demonstrao do Resultado (DR), Demonstrao do Fluxo de Caixa (DFC),
Demonstrao das Mutaes do Patrimnio Lquido (DMPL) e ndices de liquidez,
informativos essenciais para os gestores na tomada de deciso.
78

Figura 48 Tela gerao de livros e relatrios contbeis

Fonte: Sistema Alterdata

O prprio departamento responsvel por transmitir o SPED CONTABIL


dos clientes obrigados pela legislao fiscal vigente.

Figura 49 Tela gerao SPED e FCONT Contbil

Fonte: Sistema Alterdata


79

Figura 50 Tela gerao SPED e FCONT Contbil pr-validador

Fonte: Sistema Alterdata

Perodo:

Seleo empresa:

Diretrio arquivo:

4.4 Recursos sistmicos que garantem a fidelidade das informaes

O Sistema Alterdata possui uma ferramenta de auditoria, para saber


exatamente quem fez qual movimentao no sistema. Esta ferramenta possibilita o
controle das informaes que esto sendo geradas no sistema contbil.
Alm das informaes das informaes geradas, o modulo de auditoria do
sistema possibilita controlar as alteraes, avisos, erros e excluso de lanamentos.
80

Tais informaes so fundamentais para a localizao de possveis erros no


sistema.

Figura 51 Tela Informaes do sistema

Fonte: Sistema Alterdata

O controle feito por usurios do sistema, usurio da maquina, usurio do


Windows e sistema de origem, possibilitando gerenciar a forma de alimentao do
sistema.
Os lanamentos so identificados por meio de um log com um nmero do
documento, data e tambm qual usurio fez alterao, excluso ou incluso.
Vejamos abaixo um exemplo de log de cancelamento de lanamento:
81

Figura 52 Tela de log. do sistema

Fonte: Sistema Alterdata

Os mdulos contam ainda com a trava contbil, que impede que


movimentaes sejam feitas aps o fechamento da contabilidade no perodo, de
forma a impedir que seja feito alteraes aps o perodo de encerramento do
balano.

Figura 53 Tela cadastro trava contbil

Fonte: Sistema Alterdata


82

Figura 54 Tela trava contbil

Fonte: Sistema Alterdata

O objetivo principal deste recurso proteger a Contabilidade em


empresas que possuem estrutura departamentalizada, de tal forma que
alteraes na rea de Departamento De Pessoal ou Escrita Fiscal no modifiquem
as demonstraes. Como exemplo, informar uma data de trava no ano anterior ao
exerccio corrente.
Outra forma de garantia da fidelidade das informaes a gerao do
relatrio de anlise crtica que ser usado para demonstrar se existem divergncias
entre os dados informados no cadastro da conta e a movimentao da conta em
determinado perodo.
Por exemplo, se informarmos que uma conta ter periodicidade mensal e no
existirem lanamentos para esta conta em um determinado perodo, o sistema
incluir a conta neste relatrio, demonstrando o fato ocorrido como sem movimento
e se o valor de Determinada conta est com o Saldo invertido, por exemplo: a Conta
de Dbito e est com Saldo Credor.

Conforme podemos ver na pgina seginte:


83

Figura 55 Tela Anlise Critica

Fonte: Sistema Alterdata

4.5 A integrao Fiscal, Contbil e Departamento de Pessoal

Executado os processos dos departamentos fiscal, pessoal e contbil, torna-


se necessrio executar a integrao do sistema. Esta integrao faz parte da rotina
do escritrio e ocorre concomitantemente com a utilizao do sistema pelos
departamentos.
Quando ocorrer o fato gerador de eventos contbeis, o mesmo ser
vinculado automaticamente pelos demais mdulos, sendo possvel a integrao
entre os departamentos. A integrao ocorre da seguinte forma: Uma informao
registrada no departamento fiscal ou pessoal, aps um comando do usurio da
informao, integra rapidamente os dados no modulo contbil.

Figura 56 Fluxo de um sistema integrado


84

Fonte: Criado pelo Autor

A integrao das informaes fiscais executada pelo modulo Alterdata


fiscal, as operaes registradas so oriundas a lanamentos de notas fiscais
(operaes de compra e venda) e apurao dos tributos, informaes que so
transferidas para o modulo Alterdata contbil.

Figura 57 Tela do sistema Alterdata fiscal lanamento nota fiscal

Fonte: Sistema Alterdata

Os lanamentos gerados no modulo fiscal so parametrizados para serem


integrados ao departamento contbil, no exemplo acima o valor contabil de R$
85

573,33 ir gerar um lanamento a dbito de despesa com material de uso e


consumo j que uma Nota Fiscal com CFOP 1556 Material de Uso e Consumo e
um crdito na conta de fornecedores a Pagar, gerando a obrigao juntamente ao
Fornecedor. No caso de uma nota fiscal que tenha sido objeto de reteno, o
sistema iria automaticamente gerar um lanamento a dbito de fornecedores a pagar
e credito em tributos retidos a recolher, demonstrando que a empresa a
responsavel pelo recolhimento da reteno.
No modulo Alterdata folha, so registrados os calculados da folha de
pagamento, frias, resciso e apurao de tributos, FGTS, INSS, IR e PIS sobre
folha, seguindo a legislao aplicada pela Consolidao das Leis do Trabalho CLT.
A integrao do modulo Alterdata folha executada por cadastro de eventos
gerados na folha de pagamento. A definio do cadastro efetuada no prprio
modulo, alimentando a informao da conta contbil devedora, credora e histrico
descriminando a natureza da operao.

Figura 58 Tela Resumo Folha

Fonte: Sistema Alterdata

O Evento Salario base gerado pelo modulo Pessoal gera um lanamento


contabil debitando a despesa com Salarios e uma abrigao a crdito de Salarios
a Pagar, o evento Pro-labore gera um evento de despesa com Pro-labore e uma
86

obrigao de Pro-labore a pagar, j no evento de INSS o lanamento gerado ser de


um dbito na obrigao de salarios a pagar e um crdito de INSS a recolher fazendo
com que a empresa seja uma substituta na obrigao do recolhimento do tributo.
Alinhado este procedimento, as informaes geradas pelo modulo Alterdata
Folha so transferidas ao modulo Alterdata Contbil.

Figura 59 Tela importao eventos folha

Fonte: Sistema Alterdata

4.5.1 Vantagens e desvantagens da integrao do SIG alterdata

No estudo realizado no sistema integrado da organizao identificou-se pontos


positivos e negativos na utilizao do sistema de informao do sistema de
informao na viso dos proprietrios da Papyrus.

Vantagens:

 Aumento de desempenho operacional.


 Reduo de tempo no fechamento contbil das operaes das
empresas.
 Reduo do fluxo de impresso de papel pela empresa.
 Aumento de gerao de relatrios contbeis para administrao no
auxilio de tomada de deciso.
 Melhora no controle interno.
 Integrao de informaes entre os setores da contabilidade.
87

 Transferncia de responsabilidade da manuteno e funcionalidade do


sistema para terceiros.

Desvantagens:

 Custo elevado de implantao e manuteno do sistema.


 Dificuldades de implantao e resistncia a mudana de sistema dos
usurios da informao.
 Falta de treinamento, conhecimento do usurio da informao pode
gerar retrabalhos.
 Problema em um mdulo pode afetar o envio de informaes entre
outros mdulos.

No quesito desvantagem, foi possvel perceber que so as maiores


preocupaes que os diretores passam quando decidem implantar ou adquirir um
novo sistema integrado de gesto. Diante do exposto, no estudo foi possvel
identificar todos os fatores positivos e negativos, pois a organizao necessitou
mudar de sistema integrado de gesto, devido o surgimento de varias obrigaes
acessrias e concorrncia de mercado. O software Alterdata est implantado h trs
anos na empresa.

4.6 Sistemas contbeis no-integrados

Em um sistema de escriturao contbil ao qual no possvel efetuar a


integrao entre mdulos, ocorrem retrabalhos devidos falta de informao entre
as diversas reas da organizao, o que faz com que colaboradores gastem um
tempo elevado na escriturao de fatos j processados nas diversas reas da
empresa.

Figura 60 Fluxo de um sistema no integrado


88

Fonte: Criado pelo Autor

Por exemplo, a nota fiscal de venda e compra lanada no departamento fiscal,


em um sistema no integrado, a mesma deve ser digitada manualmente no modulo
contbil, abaixo exemplo da contabilizao de uma empresa tributada pelo regime
do lucro presumido, com o segmento de atividade industrial.

Figura 61 modelo nota fiscal compra matria prima

Fonte: Sistema Alterdata


89

Aquisio da matria prima:

Figura 62 Tela contabilizao compra matria prima

Fonte: Sistema Alterdata

Recuperao do credito de ICMS:

Figura 63 Tela contabilizao recuperao credito de icms

Fonte: Sistema Alterdata

Recuperao do IPI:

Figura 64 Tela contabilizao recuperao credito de ipi

Fonte: Sistema Alterdata


90

Figura 65 modelo nota fiscal de venda de produtos

Fonte: Sistema Alterdata

Receita:

Figura 66 Tela contabilizao receita de produtos

Fonte: Sistema Alterdata


91

ICMS a recolher sobre a venda:

Figura 67 Tela contabilizao icms s/vendas

Fonte: Sistema Alterdata

IPI a recolher sobre a venda:

Figura 68 Tela contabilizao ipi s/vendas

Fonte: Sistema Alterdata

O mesmo ocorre na gerao da folha de pagamento, foi identificado um


cliente que possui 74 funcionrios ativos, em um ambiente no integrado a
informao deveria ser contabilizada de formada manual no departamento contbil.
Abaixo tela que demonstra o mtodo de contabilizao de forma manual dos
eventos da folha de pagamento, no modulo contbil.
92

Figura 69 Tela eventos folha mdulo pessoal

Fonte: Sistema Alterdata

Figura 70 Tela contabilizao proviso salrio

Fonte: Sistema Alterdata


93

Figura 71 Tela contabilizao comisso

Fonte: Sistema Alterdata

Figura 72 Tela contabilizao horas extras

Fonte: Sistema Alterdata


94

Figura 73 Tela contabilizao inss

Fonte: Sistema Alterdata

Figura 74 Tela contabilizao irrf

Fonte: Sistema Alterdata


95

Figura 75 Tela contabilizao desconto vale transporte

Fonte: Sistema Alterdata

No estudo de caso foi possvel identificar que para alguns clientes que a
Papyrus presta o servio de contabilidade no seria possvel executar a prestao
de servio, caso a organizao no tivesse um sistema integrado de gesto apto
para gerao de informaes com agilidade. Abaixo tela de um cliente que
demonstra o nvel de informao recebida, atravs da integrao de notas fiscais
recebidas de fornecedores e notas emitidas durante o ms oriundas a prestao de
servios e venda de produtos. Totalizando atravs da informao importada 9498
notas fiscais.

Figura 76 Tela importao mdulo fiscal

Fonte: Sistema Alterdata


96

Diante deste contexto, fica evidenciada a importncia dos sistemas integrados


no desenvolvimento das empresas de contabilidade.

4.7 Demonstrativos contbeis e relatrios

O software Alterdata disponibiliza vrios relatrios contbeis, que atendem as


empresas de acordo com o segmento da atividade, em razo do seu detalhamento,
considerando tanto as necessidades operacionais no ambiente interno e externo.
Diante da integrao dos mdulos os relatrios so gerados pelo sistema
podendo ser consultados a qualquer momento. No modulo contbil podemos
explicar o livro Razo, que tem como objetivo evidenciar os movimentos existentes
em uma determinada conta contbil e qual o saldo contbil possui em uma
determinada data, pois atravs do livro razo que iremos identificar quais so os
valores de cada conta do patrimnio e posteriormente iremos elaborar os
demonstrativos balancetes e balanos.

Figura 77 Tela Livro Razo

Fonte: Sistema Alterdata


97

No modulo disponibilizado a impresso do livro dirio, sendo que o mesmo


obrigatrio pela legislao comercial e registra todos os fatos contbeis que
afetam o patrimnio da empresa. Os registrados encaminhados ao livro so os
lanamentos efetuados diariamente e em ordem cronolgica pela contabilidade. O
software permite a impresso do livro a qualquer momento pelo usurio. O livro
dirio tem como finalidade uma forma de pesquisa levando em considerao o dia
do fato, isso permite, no futuro, uma pesquisa tendo como ponto de referncia
apenas a data para identificar os lanamentos efetuados naquele dia determinado.
Outra finalidade propiciar rigidez nos controles patrimoniais, j que, pondo em
ordem de data, sem qualquer linha em branco, isso no vai permitir que, passado
algum tempo, algum fraude os registros contbeis interpondo lanamentos
posteriormente.

Figura 78 Tela Livro Dirio

Fonte: Sistema Alterdata


98

Podemos efetuar a impresso do Balano Patrimonial uma demonstrao


contbil destinada a evidenciar, quantitativa e qualitativamente, numa determinada
data, a posio patrimonial e financeira da entidade. Para que seja gerado o
demonstrativo necessrio que o usurio tenha conciliado todas as contas
contbeis, para posteriormente efetuar o encerramento do exerccio. No Balano
sero demonstrados os saldos das contas de Ativo e Passivo, com a confrontao
do saldo do exerccio anterior.

Figura 79 Tela Balano Patrimonial Ativo

Fonte: Sistema Alterdata


99

Figura 80 Tela Balano Patrimonial Passivo

Fonte: Sistema Alterdata

Outro relatrio que podemos gerar o Demonstrativo de Resultado DR ,


neste aspecto a empresa apresenta as receitas, custos, despesas, perdas e ganhos
absorvidos pela entidade, evidenciando o lucro liquido apurado em determinado
perodo.
100

Figura 81 Tela Demonstrao de Resultado

Fonte: Sistema Alterdata


101

5 CONSIDERAES FINAIS

O objetivo deste trabalho foi analisar a contribuio de um sistema contbil


integrado para prestao de servios contbeis mais eficientes e eficazes. Para isso,
tomou-se como a empresa Papyrus contabilidade que utiliza um software com os
requisitos de integrao necessrios ao desenvolvimento deste estudo.
No estudo ficou evidenciado que a utilizao de um Sistema Integrado de
Gesto (SIG) tornou-se indispensvel para os escritrios de contabilidade,
especialmente pelo nvel de competitividade, surgimento de novos padres de
contabilidade exigidos pelo fisco e o mercado. Diante do exposto, a tecnologia da
informao, possibilitou ao profissional de contabilidade realizar os procedimentos
contbeis com mais agilidade, gerar informaes com confiabilidade e transparncia
para auxilio na tomada de deciso dos gestores da organizao.
Quanto ao objetivo geral da pesquisa o mesmo foi atingido. Foi identificada a
influncia de cada mdulo no que tange o departamento contbil, fiscal e
departamento de pessoal para a prestao de servios da organizao. No que
tange aos objetivos especficos, foi descrito de modo detalhado a utilizao do
sistema Alterdata por departamento, assim como os recursos que garantem a
fidelidade das informaes, as parametrizaes do sistema na integrao das
informaes contbeis e a gerao dos principais relatrios contbeis gerados pelo
sistema que podem ser um diferencial aos gestores na tomada de deciso na
empresa.
Neste sentido podemos afirmar que o SIG, uma tima ferramenta de
integrao de informaes e padronizao de processos, o sistema utilizado esta
atendendo as necessidades da contabilidade Papyrus. No estudo foi possvel
observar que o sistema facilita o trabalho dos usurios do sistema, aumentando o
desempenho operacional dos colaboradores da empresa, oferecendo mais
credibilidade aos seus clientes, no sendo apenas um software de controle e sim
uma ferramenta de apoio nas tomadas de deciso dos clientes da empresa,
tornando-se recomendada para o segmento do negcio.
A contribuio que podemos dar com esta pesquisa propor a continuao
de estudos referentes aos SIGS, aprofundar a pesquisa sobre os sistemas
existentes no mercado, para que esta sempre esteja suprindo as necessidades dos
102

escritrios de contabilidade, assim como mostrar aos clientes as vantagens no que


se refere produtividade e como seus relatrios podem ser decisivos a gesto em
suas tomadas de deciso, aumentando a competitividade da empresa no mercado
atual.
Diante de todo exposto acima, espera que este estudo contribua para a
empresa estudada maximizando seus resultados no que tange tempo versus
qualidade de trabalho, demonstrar para os profissionais contbeis que ao adotarem
um SIG em seus escritrios possam garantir um trabalho eficiente e eficaz a seus
clientes.
103

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