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Atividades importantes
Do mesmo modo, voc pode em seguida, nesse mesmo levantamento,
assinalar com (I) as atividades que tenham particular importncia. Por
exemplo: pode ser importante que voc termine um relatrio sobre um
programa de treinamento do qual voc participou. Tambm aqui
interessante classificar cada atividade dentro de uma escala de 1 a 5, sendo
5 a mais importante.

O equilbrio entre urgncia e importncia


Neste ponto, til colocar suas atividades dentro de um raio de prioridades
como o da Figura 4. As que forem colocadas no ngulo superior direito so
muito urgentes e muito importantes ao mesmo tempo, sendo essas as que
devem ser executadas em primeiro lugar. No ngulo inferior direito, as
tarefas que forem muito importantes, mas no urgentes, vm em segundo
lugar. As atividades colocadas no ngulo superior esquerdo no so
importantes, mas so muito urgentes, e talvez voc as realize em terceiro
lugar. Por fim, as tarefas no ngulo inferior esquerdo no so importantes
e nem urgentes, e ficam por ltimo.

Utilize
um plano dirio
Um plano dirio tem um papel importante na administrao eficiente do
tempo, pois o sucesso depende amplamente do planejamento de seu trabalho
e, em seguida, do trabalho com base em seu plano! Uma vez definida a natureza
de cada uma de suas atividades, voc pode criar seu plano prprio e
exclusivo, empregando vrios itens, como os descritos a seguir:
 cartazes na parede
 agendas
 etiquetas adesivas

Tenha ainda conscincia dos perigos ao utilizar esse plano e de como


evit-los.
!








Cartazes na parede

Voc precisa estar preparado para uma viso de longo prazo (relativa)
quanto ao seu futuro volume de trabalho, relativo aos prximos seis meses,
ou, de preferncia, ao prximo ano. claro que vai parecer um tanto vago
o que voc exatamente pode saber sobre suas atividades a serem executadas
durante esse perodo, mas voc ter de ser capaz de registrar seus projetos
principais e as correspondentes datas de incio e trmino, eventos como
conferncias, perodos de encerramento no Natal e Ano Novo, bem como
perodos sem trabalho, incluindo frias com a famlia. O caminho mais fcil
para realizar isso utilizando cartazes afixados na parede, com legendas em
cores, etiquetas adesivas e/ou alfinetes, como for mais conveniente.
Uma estratgia to ampla ir ajud-lo a perceber com mais clareza as
oportunidades e a prevenir problemas antes que eles aconteam. Pode surgir
a anteviso de projetos adicionais, por exemplo. E ao observar o seu
cronograma na parede, ser possvel calcular como voc vai encaixar esses
novos projetos dentro desse cronograma, embora sua reao inicial tenha
sido a de recus-los. Alm disso, algum trabalho que leve de seis a nove
meses para ser concludo exige que certas tarefas sejam executadas ime
ditamente, para que o trabalho todo se cumpra com xito. Assim, por
exemplo: convites para uma conferncia devem ser enviados com muita
antecedncia. Sem um cronograma afixado na parede que faa lembrar isso
constantemente, voc pode passar por cima dessas providncias at ser
tarde demais.
!


Agendas
Ter uma agenda de mesa uma idia sensata agendas de bolso podem
tambm servir de apoio, bem como alguns assistentes (que tambm devero
ser liderados). As informaes precisam ser bem detalhadas quem, o que
quando, onde, por qu, como pois geralmente difcil lembrar com
exatido, no momento presente, o que voc combinou fazer h algum
tempo. Anote tudo a lpis, de forma a poder fazer alteraes se e quando
necessrio. Verifique as agendas com regularidade.
Etiquetas adesivas
Sem dvida, voc ir achar til ter mo um estoque de etiquetas adesivas
(aquelas amarelinhas), nas quais voc pode rascunhar anotaes, lembretes
etc. Logo aps voc ter escrito, elas podem ser coladas no cronograma de
parede, em sua mesa ou na sua agenda, para consulta posterior, ou talvez
para que voc escreva com mais detalhes em outra ocasio e de maneira mais
conveniente se tais informaes ainda forem importantes.
Evite os perigos
Cartazes na parede, agendas de mesa e de bolso e etiquetas adesivas podem
auxili-lo na montagem de um plano eficaz de administrao de tempo
mas, cuidado! Fica muito fcil tornar-se escravo dessas coisas, a ponto de
voc quase ficar neurtico, caso algum deles esteja fora do lugar! Certifique-
se de que eles esto ali para ajud-lo, no para controlar sua vida. Tambm
fcil seguir a tendncia de afixar coisas nas tabelas, anotar nas agendas e
assim por diante, e no fazer quase nada alm disso. Voc pode desperdiar
muito de seu tempo planejando o que vai fazer em vez de fazer algo
concretamente. Anote tudo depressa e, em seguida, dedique-se ao trabalho!

Como
elaborar listas
Pode ser de grande utilidade elaborar listas dirias de controle, que possam
auxili-lo de modo efetivo quanto ao volume de trabalho. Essas listas devem
ser conferidas em trs etapas:



 na noite anterior
 no prprio dia
 na manh seguinte

Na noite anterior
Faa uma lista de controle das atividades do dia seguinte ao final do dia de
trabalho. Utilize um formulrio semelhante ao da Figura 5. Anote reunies,
entrevistas, compromissos e tudo o que tiver sido definido, com os
respectivos horrios de incio e trmino. Faa tambm anotaes paralelas
de outras tarefas que devem ser executadas leituras de relatrios,
chamadas telefnicas ou a redao de correspondncia ou coisa parecida
dividindo-as em ts categorias: tarefas urgentes, tarefas importantes e
tarefas possveis, de acordo com a ordem de urgncia ou importncia. Na
manh seguinte, verifique sua lista novamente para certificar-se de que voc
ainda concorda com tudo e que o acha satisfatrio.

No prprio dia
Trabalhe valendo-se de sua lista de atividades, efetuando um item de cada
vez, iniciando com o mais urgente/importante e seguindo em ordem
decrescente. Tente concentrar-se totalmente nessa primeira tarefa, execu-
tando-a da maneira melhor e mais rpida possvel, em vez de passar
rapidamente de uma a outra, fazendo todas de modo incompleto. Assinale
cada tarefa finalizada e procure no voltar a ela. Marque destacadamente
qualquer atividade nova que surja durante o dia, de acordo com seu grau de
urgncia ou importncia.

Na manh seguinte
Ao final do dia ou na primeira hora da manh seguinte faa uma reviso
do que foi executado e prepare a lista de controle do dia seguinte. De modo
algum fique protelando as tarefas urgentes e importantes, pois isso pode
mostrar que voc superestima quanto pode fazer em um dia, ou no est
administrando como deve o seu tempo. Algumas das tarefas possveis

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podem ser adiadas mas, no dia seguinte, d a elas uma prioridade maior,
para evitar que permaneam nessa mesma posio at voc descobrir que
deveriam ter sido feitas semanas antes!

Outras sugestes e perigos

Voc j usa cartazes de parede e agendas. Assim, pode achar de grande


utilidade as etiquetas amarelas ao elaborar suas listas. Elas so teis,
especialmente quando atividades novas aparecem de repente, durante o dia.
Faa em separado um comentrio em uma de suas etiquetas adesivas e
depois retorne a elas no tempo devido.
Mais uma vez: cuidado para no confiar demais nas listas. Faa o
possvel para no passar o dia todo no fazendo nada alm de executar e
remanejar listas. Faz parecer que voc se encontra atarefado mas a verdade
que voc no est fazendo nada que valha a pena!

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