ARQUIVOLOGIA

1) CONCEITOS BSICOS DE ARQUIVOLOGIA
1.1 Arquivo:
As primeiras instituies arquivsticas tiveram origem na Grcia Antiga. Alguns autores
afirmam que a etimologia do termo arquivo deriva da palavra grega archeion, que se refere ao
local de guarda e depsito de documentos.
O Dicionrio de Terminologia Arquivstica elaborado pelo Conselho Nacional de Arquivos
CONARQ (2005, p. 25) apresenta a seguinte definio para arquivo:
Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva,

pblica ou privada, pessoa ou famlia, no desempenho de suas atividades,
independentemente da natureza do suporte.
O conceito de arquivo constante do artigo 2 do texto da Lei 8.159/1991 mais

completo e, tambm, o mais explorado pelas bancas examinadoras:
Conjunto de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies

de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades
especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao
ou a natureza dos documentos.
Quem pode produzir documento arquivstico?

Administrao Pblica direta e indireta e toda empresa ou pessoa fsica que possua vnculo com o
poder pblico.
Qual documento pode ser considerado pblico?
Aquele produzido ou recebido pelos rgos, instituies ou pessoas fsicas e jurdicas no
desempenho de atividades pblicas.
Qualquer informao pode ser considerada documento de arquivo?
No. Ser considerado documento arquivstico aquele produzido em decorrncia do exerccio das
atividades orgnicas das instituies.
Do conceito apresentado deve-se observar que os arquivos so representados por um

conjunto de documentos produzidos e recebidos por:
RGOS PBLICOS
INSTITUIES DE
CARTER PBLICO
(...) produzidos no desempenho de suas
ENTIDADES
PRIVADAS atividades...
PESSOAS FSICAS
OU FAMLIAS
Para que se possa compreender a estrutura conceitual do termo arquivo, a anlise de

trs elementos bsicos de sua formao essencial:
1.1.1 Suporte: representa o material no qual so registradas as informaes.
Exemplos:
PAPEL DISQUETE PELCULA PAPIRO CD

FOTOGRFICA
1.1.2 Informao: o elemento referencial, a noo, a ideia ou a mensagem

contidos em um documento.
1.1.3 Documento: a unidade de registro de informaes, suscetvel de consulta,

estudo, prova e pesquisa, em que se comprovam fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos
do homem numa determinada poca ou lugar. qualquer informao registrada fisicamente em
determinado material (suporte) suscetvel de estudo, prova e pesquisa.
Informao Suporte Documento
1.1.4 Polissemia 1 do termo arquivo
O termo arquivo compreende um conjunto de significados, em que o contexto de uso

do termo permite orientar-se pelas seguintes definies:
Conjunto de documentos qualquer que seja a sua data, a sua forma, o seu
suporte material, elaborados ou recebidos por um organismo pblico ou
privado, em funo do desempenho de sua atividade.
Local de guarda destinado conservao de documentos devidamente

classificados e ordenados.
Instituio ou servio que tem por finalidade a custdia, o processamento

tcnico, a conservao e o acesso aos documentos.
Mvel destinado guarda de documentos.
Ttulo de peridicos geralmente no plural, devido influncia inglesa e

francesa.
1
A polissemia ou polissemia lexical (do grego poli: "muitos"; sema:"significados") o fato de uma determinada palavra ou expresso
adquirir um novo sentido alm de seu sentido original, guardando uma relao de sentido entre elas.
2) IMPORTNCIA DO ARQUIVO
Os documentos de arquivo, mesmo os mais antigos, so absolutamente indispensveis
ao desempenho das atividades governamentais, pois so capazes de refletir sua origem e
constituem-se em importante elemento de prova da existncia das instituies e das tarefas por elas
desempenhadas. Eles contm o registro das obrigaes financeiras, legais e administrativas
cumpridas. Formam o grande capital da experincia oficial de que o Estado necessita para dar
continuidade e consistncia s suas aes. Os documentos arquivsticos tm sido um dos
importantes pilares para o desempenho eficaz das atividades das instituies.
A importncia do arquivo est cada dia mais evidente para as instituies e pessoas,
sejam elas pblicas ou privadas, por motivo do exponencial aumento na gerao de informaes por
parte da sociedade moderna e da necessidade de definio de metodologias adequadas para os
procedimentos de produo, conservao, guarda e destinao dos documentos.
Finalidade: servir administrao, constituindo-se, com o decorrer do tempo,

em base do conhecimento da histria.
Funo: tornar disponvel as informaes contidas no acervo documental sob

sua guarda.
Note que a primeira e principal finalidade dos arquivos servir de apoio

administrao, ou seja, subsidiar as atividades do dia-a-dia e, em um segundo momento, servir de
base para o conhecimento da histria. Dois cenrios esto em evidncia: um representa a
necessidade prtica de incrementar a eficincia administrativa e outro evidencia o uso do arquivo
como importante fonte de cultura para a sociedade.
Quanto funo, o foco do arquivo centra-se em dar acesso e tornar disponveis as
informaes contidas no acervo documental sob sua guarda.
3) DISTINO ENTRE ARQUIVO, BIBLIOTECA E MUSEU
Arquivos, bibliotecas e museus so entidades que compartilham a responsabilidade no
processo de recuperao da informao em benefcio da divulgao cientfica, tecnolgica, cultural e
social, bem como o testemunho jurdico e histrico. Essas instituies cumprem seus objetivos por
meio da aplicao de procedimentos tcnicos distintos e metodologicamente aplicados.
Os fins, em se tratando de biblioteca e museus, sero didticos, culturais, tcnicos ou
cientficos e os de arquivos sero administrativos e jurdicos.
Documentos de arquivo: so produzidos ou recebidos por instituio ou pessoa, no

curso de sua atividade, guardando esses documentos relao orgnica entre si. So preservados para
a consecuo de objetivos funcionais, legais e administrativos, visando utilidade que podero ter no
futuro.
De acordo com Bellotto (2007, p. 38):
Arquivo: rgo receptor (recolhe naturalmente o que produz a administrao

pblica ou privada qual serve) e em seu acervo os conjuntos documentais esto
reunidos segundo sua origem e funo. Os objetivos primrios do arquivo so
jurdicos, funcionais e administrativos e os fins secundrios sero culturais e de
pesquisa histrica. A fonte geradora nica, ou seja, a administrao ou a
pessoa qual o arquivo ligado.
Documentos de biblioteca: so resultantes de criaes artsticas ou de pesquisas.

So materiais, em sua maioria impressos, dispostos ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta,
com objetivo primordial de informar ou ensinar. Tambm so caracterizados pela multiplicidade, ou
seja, determinada obra pode ser encontrada em mais de uma biblioteca.
Biblioteca: rgo colecionador (rene artificialmente o que vai surgindo e

interessando sua especialidade), em cujo acervo as unidades esto reunidas pelo
contedo. Os objetivos dessa coleo so culturais, tcnicos e cientficos. Os
fornecedores so mltiplos (diferentes livrarias, editoras, empresas grficas,
empresas jornalsticas, laboratrios de microfilmes, etc).
Documentos de museu: so provenientes da criao artstica ou da civilizao

material de uma comunidade. Representam o testemunho de determinada poca ou atividade, sendo
utilizado para informar, de forma visual, educar e entreter. Os documentos museolgicos so
caracterizados por serem objetos bi ou tridimensionais. Eles possuem os mais diversos tipos,
naturezas, formas e dimenses.
Museu: rgo colecionador, isto , a coleo artificial e classificada segundo a

natureza do material e a finalidade especfica do museu a que pertence e seus
objetivos finais so educativos e culturais.
Para facilitar a compreenso e ajudar na resoluo das questes segue um quadro

comparativo abrangendo as principais caractersticas entre arquivo, biblioteca e museu:
ARQUIVO BIBLIOTECA MUSEU
Documentos Documentos
manuscritos, impressos, Objetos
TIPO DE SUPORTE impressos, manuscritos, bi/tridimensionais

audiovisuais audiovisuais (exemplar (exemplar nico).
(exemplar nico). mltiplo).
Fundos: unidos pela Coleo: documentos

Coleo: documentos
TIPO DE provenincia unidos pelo contedo
CONJUNTO unidos pelo contedo.
(origem). ou pela funo.
Administrativos, Culturais, cientficos,

Culturais, artsticos,
FINS DE jurdicos, funcionais, tcnicos, artsticos,
PRODUO funcionais.
legais. educativos.
OBJETIVO Provar, testemunhar Instruir, informar. Informar, entreter.
Acumulao natural:
so produzidos em Compra, doao, Compra, doao,
ENTRADA DOS decorrncia do permuta de fontes permuta de fontes
DOCUMENTOS
desempenho das mltiplas. mltiplas.
atividades.
Administrador e Grande pblico e Grande pblico e

PBLICO
pesquisador. pesquisador. pesquisador.
CARACTERSTICAS PRINCIPAIS DE CADA TIPO DE ACERVO
ARQUIVSTICO A organizao espelha a instituio de que tratam os documentos.
BIBLIOGRFICO A organizao do acervo espelha a organizao dada s reas do

conhecimento.
MUSEOLGICO A organizao espelha recortes de tempo, de assunto e da memria.
Paralelo entre biblioteca e arquivo
De acordo com Paes (2004, p. 17 18), as caractersticas principais entre arquivos e

bibliotecas podem ser resumidas da seguinte forma:
BIBLIOTECA ARQUIVO
GNERO DOS DOCUMENTOS
Documentos impressos. Documentos textuais.
Audiovisual. Audiovisuais.
Cartogrfico. Cartogrficos.
ORIGEM
Os documentos so produzidos e conservados Os documentos so produzidos e conservados

com objetivos culturais. com objetivos funcionais.
AQUISIO OU CUSTDIA
Os documentos no so objetos de coleo;

Os documentos so colecionados de fontes
provm to-s das atividades pblicas ou
diversas, adquiridos por compra ou doao.
privadas, servidas pelo arquivo.
Os documentos existem em numerosos Os documentos so produzidos em um nico

exemplares. exemplar ou em limitado nmero de cpias.
A significao do acervo no depende da

H significao orgnica entre os documentos.
relao que os documentos tenham entre si.
MTODO DE AVALIAO
Preserva-se a documentao referente a uma

Aplica-se a unidades isoladas. atividade, como um conjunto e no como
unidades isoladas.
O julgamento no tem carter irrevogvel. Os julgamentos so finais e irrevogveis.

O julgamento envolve questes de
convenincia, e no de preservao ou perda A documentao no raro existe em via nica.
total.
MTODO DE CLASSIFICAO
Estabelece classificao especfica para cada

Utiliza mtodos predeterminados.
instituio, ditada pelas suas particularidades.
Exige conhecimento da relao entre as

Existe conhecimento do sistema, do contedo
unidades, a organizao e o funcionamento
e da significao dos documentos a classificar.
dos rgos.
MTODO DESCRITIVO
Aplica-se a unidades discriminadas. Aplica-se a conjuntos de documentos.
As sries (rgos e suas subdivises, atividades

As sries (anurios, peridicos, etc.) so funcionais ou grupos documentais da mesma
unidades isoladas para catalogao. espcie) so consideradas unidades fins da
descrio.
Concluindo, pode-se dizer que a biblioteconomia trata dos documentos individuais e a

arquivstica, de conjuntos de documentos.
4) CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS
A compreenso dos arquivos, como conjunto e objeto de estudo e de trabalho, abrange
classific-los segundo:
1) As entidades mantenedoras;
2) Os estgios de evoluo;
3) A extenso de atuao; e
4) A natureza dos documentos.
Classificao quanto s entidades mantenedoras

Esta classificao parte do entendimento acerca da origem dos documentos de arquivo,
em face das caractersticas das organizaes. De acordo com Paes (2007, p.21), quanto entidade
mantenedora, os arquivos podem ser classificados da seguinte forma:
Central
Federal
Regional
PBLICO Estadual / DF
Municipal
Instituies
Educacionais
Igrejas
INSTITUCIONAIS
Corporaes no-
lucrativas
Sociedades,
associaes
Firmas
COMERCIAIS
Companhias
FAMILIAIS OU
PESSOAIS
A Lei 8.159/1991 classifica os arquivos em apenas duas categorias: pblicos e privados.
Veja a definio atribuda pela norma:
Pblicos: so aqueles produzidos e mantidos por instituies pblicas nas esferas

federal, estadual e municipal, no desempenho de suas atribuies
administrativas, legislativas e/ou judicirias. Tambm so considerados pblicos
os arquivos acumulados por empresas privadas encarregadas da gesto de
servios pblicos.
Privados: consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos
produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas
atividades.
Classificao quanto natureza dos documentos

Arquivo Especial: constitudo por documentos de diversos formatos que, devido s
caractersticas fsicas do suporte, merecem um TRATAMENTO ESPECIAL quanto ao seu
armazenamento e tratamento tcnico. Ou seja, exigem TRATAMENTO DIFERENCIADO no que se
refere sua guarda e conservao.
EXEMPLOS DE SUPORTES ESPECIAIS
CD
FITAS DE VDEO
FITAS DE UDIO
DISQUETES
FOTOGRAFIAS
MICROFILMES
SLIDES
Conceito de documentos especiais constante do Dicionrio de Terminologia Arquivstica

(2005, p. 75).
Documento especial: documento em linguagem no textual, em suporte no

convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimenses excepcionais, que
exige procedimentos especficos para seu processamento tcnico, guarda e
preservao, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediao
tecnolgica.
Arquivo Especializado: o arquivo constitudo por documentos resultantes do

desenvolvimento de atividades de DETERMINADA REA DO CONHECIMENTO HUMANO,
independentemente do suporte onde a informao encontra-se registrada. Tambm so conhecidos
como ARQUIVOS TCNICOS.
EXEMPLOS DE ARQUIVOS ESPECIALIZADOS
Arquivos de engenharia
Arquivos mdicos ou hospitalares
Arquivos de imprensa
Classificao quanto aos estgios de sua evoluo

Quanto ao estgio de evoluo, os arquivos so divididos em: arquivo corrente, arquivo
intermedirio e arquivo permanente. Esses trs elementos da diviso apresentada representam as
trs fases/idades constantes da teoria do Ciclo Vital dos Documentos de arquivo, que, devido a sua
grande importncia para a resoluo de questes de provas, ser minuciosamente explorada em
captulo prprio.
luz do artigo 8 da Lei 8159/1991:
Corrente: so aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentao, constituam
objeto de consultas frequentes.
Intermedirio: so aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos
produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao
ou recolhimento para guarda permanente.
Permanente: conjunto de documentos de valor histrico, probatrio e
informativo que devem ser definitivamente preservados.
Classificao quanto extenso de sua atuao

Quanto abrangncia de sua atuao, os arquivos podem ser divididos em duas
categorias: setorial ou central/geral.
Arquivo setorial: so aqueles estabelecidos junto aos rgos operacionais, cumprindo
funo de arquivo corrente. A instituio que opta por organizar sua estrutura de gesto documental
por meio da criao de arquivos setoriais, passa a ter arquivos instalados nas unidades de trabalho
do rgo, de forma descentralizada. Eles ficam responsveis por apoiar as atividades do dia-a-dia.
Por exemplo:
Documento especial: Documento em linguagem no-textual, em suporte no
Presidncia
Arquivo Setorial
tecnolgica.
Pessoal Material Patrimnio Tecnologia
Arquivo Setorial Arquivo Setorial Arquivo Setorial Arquivo Setorial
Arquivo central ou geral: destina-se a receber os documentos correntes provenientes

de diversos rgos que integram a estrutura da instituio, centralizando as atividades de arquivo
corrente.
Material Patrimnio
Pessoal Tecnologia
Arquivo
Central
/ Geral
5) PRINCPIOS ARQUIVSTICOS
O desenvolvimento da disciplina arquivstica se fez por meio de uma
srie de princpios essenciais que se mostraram imprescindveis ao longo do tempo
no processo de gesto eficiente dos conjuntos documentais. Essa base
principiolgica torna a Arquivologia um campo do conhecimento com caractersticas
prprias quando comparada com as outras reas da Cincia da Informao, como a Biblioteconomia
e a Museologia.
Princpio da Provenincia ou do respeito aos fundos

considerado o princpio basilar da organizao dos fundos de arquivo.
Todas as intervenes arquivsticas ocorrem sob a gide da provenincia, pois evita
danos graves e irreparveis organizao dos arquivos que h tempos atrs eram dispostos por tema
ou outro fator qualquer.
Consiste em deixar os documentos de determinada instituio ou pessoa agrupados
sem mistur-los aos arquivos provenientes de outras administraes, instituies ou pessoas
(fsicas ou jurdicas). Por esse princpio, os gestores da documentao devem levar em conta a
origem administrativa dos documentos, ou seja, sua provenincia, no misturando seus documentos
com documentos de origem distinta. Este princpio fixa a identidade e origem do fundo, define-se
como o princpio fundamental segundo o qual os arquivos de uma mesma provenincia no devem
ser misturados com os de outra provenincia. universalmente aceito como a base terica e prtica
da Arquivstica.
PATRIMNIO DOCUMENTAL
Fundo Fundo Fundo Fundo Fundo

De acordo com Bellotto (2007, p.88):
Princpio da Provenincia: fixa a identidade do documento relativamente a seu

produtor. Por esse princpio, [...] os arquivos originrios de uma pessoa devem
manter a individualidade, dentro de seu contexto orgnico de produo, no
devendo ser mesclados, no arquivo, a outros de origem distinta.
De acordo com o Dicionrio de Terminologia Arquivstica (2005, p. 136):
Princpio da Provenincia: princpio bsico da Arquivologia segundo o qual o arquivo

produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia no deve ser misturado aos
de outras entidades produtoras. Tambm chamado de princpio de respeito aos
fundos.
De acordo com o Dicionrio de Terminologia Arquivstica (2005, p. 97), fundo o

conjunto de documentos de uma mesma provenincia. Pode receber duas classificaes:
Fundo aberto: fundo ao qual podem ser acrescentados novos documentos em funo
Documento
do fato de a entidade especial:
produtora Documento
continuar em linguagem no-textual, em suporte no
em atividade.
convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimenses excepcionais, que exige
Fundo fechado: especficos
procedimentos fundo quepara
no seu
recebe acrscimos tcnico,
processamento de documentos
guarda e em funo de
preservao, e a
cujo acesso
entidade produtora no sedepende,
encontrarnamais
maioria das vezes, de intermediao tecnolgica.
em atividade.
Princpio da organicidade
A organicidade a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funes
e atividades da entidade produtora/acumuladora
Documento especial: Documento em emsuas relaes internas
linguagem e externas.
no-textual, em suporte no
convencional,
De acordo com ou, no caso de
o Dicionrio depapel, em formato
Terminologia e dimenses
Arquivstica (2005,excepcionais,
p. 127): que exige
procedimentos especficos para seu processamento tcnico, guarda e preservao, e
cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediao tecnolgica.
Organicidade: relao natural entre documentos de um arquivo em decorrncia
das atividades da entidade produtora.
Segundo esse princpio, a organicidade representa a inter-relao dos documentos de

arquivo e o vnculo existente entre estes e as funes e atividades que lhes deram origem, de forma
que um documento isolado do seu contexto de produo perde muito do seu significado.
Princpio da cumulatividade ou naturalidade
O arquivo uma formao progressiva, natural e orgnica. Os registros arquivsticos no

so coletados artificialmente, mas acumulados naturalmente nas administraes, em funo do
cumprimento dos seus objetivos prticos. Eles se acumulam de maneira contnua e progressiva,

como sedimentos de estratificaes geolgicas, e isto os dotam de um elemento de coeso
espontnea.
Cumulatividade e naturalidade: ressalta-se que o arquivo no pode ser

composto por meio da aquisio de documentos escolhidos aleatoriamente,
mas forma-se naturalmente, pela acumulao de documentos recebidos ou
produzidos em relao direta com as atividades da instituio produtora. Ou
seja, a documentao arquivstica acumula-se pela fora do processo de criao
dos documentos no desempenho das atividades, num processo natural de
acumulao e no de forma artificial como acontece em outras reas que fazem
parte da Cincia da Informao (bibliotecas e museus).
Princpio da indivisibilidade ou integridade arquivstica

Os fundos de arquivo devem ser preservados sem disperso, mutilao, alienao,
destruio no autorizada ou adio indevida, a fim de preservar seus valores de prova e informao.
Este princpio derivado do princpio da provenincia.
A observncia ao princpio da integridade arquivstica contribui para a manuteno da
inter-relao entre os documentos de arquivo, tendo em vista que a mutilao de um fundo
arquivstico compromete o nexo existente entre o conjunto, prejudicando a anlise e compreenso
das funes e atividades desenvolvidas pela instituio.
Documentoda
Princpio especial: Documento
Unicidade em linguagem no-textual, em suporte no
A exige
teoriaprocedimentos especficos
arquivstica defende para seu da
que o princpio processamento tcnico,
unicidade se refere guarda e do
caracterstica
documento arquivstico de ser nico no seu conjunto documental, independentemente do fato de
tecnolgica.
haver uma cpia do referido documento no mesmo fundo de arquivo, pois o contexto de
produo/recebimento dotaria cada um deles de um significado prprio.
Bellotto (2007, p.88) define o princpio da unicidade da seguinte forma:
No obstante sua forma, gnero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo

conservam seu carter nico, em funo de seu contexto de produo.
Princpio do respeito ordem original, santidade da ordem
original, ordem primitiva ou princpio de registro (registratur)
Representa a ideia de que a ordem original, desde que metodicamente estabelecida,
imprescindvel para a manuteno dos documentos dentro do contexto da sua criao. Sem que haja
o devido respeito a esse princpio, as inter-relaes dos documentos e o reflexo s atividades que os
geraram seriam seriamente prejudicados.
Para Bellotto (2007, p.131), obedecer a ordem original no est ligada ao respeito a
ordem estrita que os documentos receberam na repartio de origem e, sim, o respeito
organicidade, isto , a observncia do fluxo natural e orgnico com que foram produzidos e no
propriamente dos detalhes ordenatrios de seu primeiro arquivamento.
O conceito no orienta, simplesmente, manter o acervo da forma como recebido,
afinal pode estar desorganizado, no ser integral ou, mesmo, no ser perceptvel qualquer regra
efetiva de organizao. O ideal buscar a organicidade e o contexto dos documentos de modo a
permitir sua utilizao como prova da execuo das atividades.
Princpio da ordem original facilmente aplicvel na organizao do acervo quando o
produtor do arquivo utilizou-se de metodologia adequada de gesto de documentos arquivsticos,
elaborando, por exemplo, um plano de classificao que estruture suas funes e atividades
executadas, e utilizando-o para indexao e organizao fsica dos documentos.
ARQUIVO
Funo Funo Funo Funo
Funo Funo Funo Funo
Funo Funo Funo Funo
Funo Funo Funo Funo

ORGANICIDADE...
No a ordem fsica que os documentos tinham no setor de trabalho;
o respeito organicidade;
a observncia do fluxo natural e orgnico com que foram acumulados os

documentos.
Pertinncia
O princpio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem
ter em conta a provenincia e a classificao original, denomina-se de pertinncia ou temtico.
Baseia-se na anlise do contedo para definir a organizao dos documentos, oposto ao princpio
de respeito aos fundos. um princpio abandonado ou "praticamente no mais utilizado"
Inalienabilidade
convencional, ou, no ecaso
imprescritibilidade
de papel, em formato e dimenses excepcionais, que
O princpio da inalienabilidade e o princpio da imprescritibilidade so complementares
tecnolgica.ao poder do Estado de manter sob sua custdia os arquivos acumulados
entre si e relacionam-se
pelas instituies pblicas. Quando aplicado aos arquivos, probe sua venda ou sua cesso a terceiros
(inalienabilidade) sem limite de tempo (imprescritibilidade).
Inalienabilidade: impedida a alienao de arquivos pblicos a terceiros.

Imprescritibilidade: assegurado ao Estado o direito sobre os arquivos
pblicos, sem limitao de tempo, por serem estes considerados bens pblicos
inalienveis.
Territorialidade ou provenincia territorial

Define o domiclio legal dos documentos, ou seja, a jurisdio a que pertence cada
documento, de acordo com a rea territorial, a esfera de poder e o mbito administrativo onde foi
produzido e recebido.
Conceito derivado do princpio da provenincia e segundo o qual arquivos deveriam ser
conservados em servios de arquivo do territrio no qual foram produzidos, excetuando-se os
documentos elaborados pelas representaes diplomticas ou resultantes de operaes militares.
Universalidade
convencional, ou, no caso de papel, apreenda,
Princpio que exige que o arquivista em formato e dimensesestruture,
compreenda, excepcionais, que
classifique,
arranje e descreva a informao
preservao, e cujoorgnica
acesso edepende,
registradana
(oumaioria
seja, a informao
das vezes, arquivstica) de uma
de intermediao
tecnolgica.
forma global antes de passar para uma outra etapa mais detalhada. a abordagem do geral ao
particular que fundamenta a organizao dos documentos arquivstico.
Reversibilidade
Defende que o material de arquivo no pode ser submetido a qualquer procedimento
ou tratamento que no possa ser revertido, caso necessrio.
Princpio atrelado prtica da funo arquivstica de restaurao de documentos de
arquivo.
6) CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS OU TEORIA DAS 3 IDADES
A teoria arquivstica sistematiza o ciclo de vida dos documentos de arquivo em trs fases
distintas e complementares, caracterizadas por intervalo de tempo e pelo tipo de uso que dado ao
documento em cada idade. A metodologia a ser utilizada na organizao dos documentos depende
muito da fase em que ele se encontra no chamado ciclo vital, tendo em vista que a frequncia de uso
e o pblico alvo so distintos.
Teoria segundo a qual os arquivos so considerados arquivos correntes,

intermedirios ou permanentes, de acordo com a frequncia de uso por suas
entidades produtoras e a identificao de seus valores primrio e secundrio.
Arquivo corrente ou arquivo de primeira idade

Essa a primeira fase do ciclo de vida dos documentos de arquivo.
Ela composta pelos conjuntos documentais em curso ou que, mesmo sem
movimentao, constituam objeto de consultas frequentes. So arquivos que
devem permanecer prximos aos produtores e serem de fcil acesso, pois
existem em funo do cumprimento de sua finalidade administrativa.

Primeira fase do ciclo de vida dos documentos;
preservao, e cujo acesso depende,
Documentos na maioria
consultados das vezes, de intermediao
frequentemente;
tecnolgica.
Devem permanecer prximos aos produtores por
ARQUIVO CORRENTE razes administrativas e tcnicas;
Devem ser de fcil acesso;
So absolutamente essenciais ao funcionamento de

quem os acumula.
Arquivo intermedirio
Corresponde segunda fase do ciclo vital. So os conjuntos documentais que, no sendo
mais de uso corrente nos rgos produtores, por razes de ordem administrativa, legal ou financeira,
aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Esses arquivos no precisam
ficar prximos aos setores de trabalho, pois tm uso menos frequente que os arquivos correntes. Os
arquivos intermedirios so transitrios e, tambm, so conhecidos como limbo ou purgatrio.
Segunda fase do ciclo de vida dos documentos;
Documentos com baixa frequncia de consulta;
Conservados por ordem administrativa, legal ou

financeira;
Aguardam a eliminao ou guarda permanente;

ARQUIVO INTERMEDIRIO
Podem ser alocados em local afastado, de
manuteno barata;
Permanncia transitria, por isso, tambm, so

conhecidos como "limbo" ou "purgatrio";
Consulta restrita ao rgo produtor.
Arquivo permanente
Essa representa a terceira e ltima fase do ciclo de vida dos
documentos de arquivo. composta pelos conjuntos de documentos de valor
histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados
pela instituio. Quando o documento chega fase permanente, deve ser
arquivado de forma definitiva e jamais poder ser eliminado.
Nesta fase do ciclo vital ele passa a interessar mais aos pesquisadores (fins cientficos,
sociais e culturais) do que aos produtores. Os arquivos dessa natureza situam-se em lugares
acessveis e dotados de salas de pesquisas para atender ao pblico.
Teceira fase do ciclo de vida dos documentos;
Conjutos documentais de valor histrico, probatrio e

informativo;
O documento permanente perdeu todo o valor de

natureza administrativa;
ARQUIVO PERMANENTE O documento permanente deve ser guardado

definitivamente;
Possui fins cientficos, sociais e culturais;
Os arquivos permanentes devem ficar localizados em

lugares de fcil acesso;
Consulta liberada ao pblico.

Nomenclatura para cada fase ou idade
No h consenso entra a literatura e a legislao arquivstica quanto forma como cada
fase do ciclo de vida dos documentos arquivsticos deve ser nomeada. Isso acaba se refletindo nas
questes sobre esse tema nas provas de concursos pblicos. Para o candidato no ser surpreendido
com uma nomenclatura desconhecida, seguem, de forma esquemtica, as possibilidades mais
cobradas nos certames:
SINNIMOS MAIS COMUNS E QUE PODEM APARECER NA PROVA
ARQUIVO Arquivo de 1 fase do Arquivo de Arquivo de

Arquivo ativo
CORRENTE 1 idade ciclo vital movimento gesto
ARQUIVO Arquivo de 2 fase do Arquivo Limbo /

Temporrio
INTERMEDIRIO 2 idade ciclo vital semiativo purgatrio
ARQUIVO Arquivo de 3 fase do Arquivo Arquivo

PERMANENTE 3 idade ciclo vital inativo histrico
Para encerrar essa abordagem e para fins de fixao, segue a conceituao apresentada
no Dicionrio de Terminologia Arquivstica para a Teoria das Trs Idades (2007, p. 160):
Teoria segundo a qual os arquivos so considerados arquivos correntes,

intermedirios ou permanentes, de acordo com a frequncia de uso por suas
entidades produtoras e a identificao de seus valores primrio e secundrio.
Valor dos Documentos

A atribuio de valor aos documentos de arquivo leva em conta duas facetas distintas:
valor primrio/administrativo e valor secundrio/histrico.
Valor primrio/administrativo/imediato
Refere-se ao valor atribudo aos documentos em funo do interesse que eles possam
ter para apoiar as atividades rotineiras da instituio produtora, evidenciando, assim, a utilidade
administrativa,Documento especial:
legal ou fiscal Documentodeemarquivo.
dos documentos linguagem no-textual, que
So documentos em suporte no s
do suporte
atividades do exige
dia a procedimentos
dia. O valor primrio est diretamente
especficos relacionado aotcnico,
para seu processamento motivo guarda
pelo qual
e o
tecnolgica.
documento foi criado (utilidade administrativa imediata) e absolutamente caracterstico das fases
CORRENTE e INTERMEDIRIA.
O valor primrio representa um valor transitrio, que todo documento produzido possui
e perde com o passar do tempo.
De acordo com o Dicionrio de Terminologia Arquivstica (2005, p. 171), valor primrio
representa:
Valor atribudo ao documento em funo do interesse que possa ter para a

entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos,
legais e fiscais.
Documentos necessrios consecuo das atividades

Administrativo
correntes do rgo: planos, programas, relatrios.
Documentos que envolvem direitos e deveres do
VALOR cidado para com o Estado e vice-versa, sendo os que

Legal
PRIMRIO produzem efeito perante os tribunais, regulamentam
as questes externas e internas do rgo.
convencional, ou, no caso de Documentos
papel, em formato
ligadose dimenses excepcionais,
a operaes financeirasque
e
comprovao de receitas e despesas, geradas para
preservao, Fiscal
e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediao
tecnolgica. atender a exigncias governamentais: notas ficais,
faturas, recibos.
Valor secundrio/histrico/mediato
Refere-se ao valor atribudo aos documentos em funo do interesse que eles possam
ter para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente produzidos. Os documentos
com valor secundrio so considerados importantes fontes de informaes para pesquisadores em
geral e para a prpria entidade produtora.
O valor secundrio caracterstico da fase PERMANENTE e os documentos que possuem
esse atributo jamais podero ser eliminados. Esse um valor imprescritvel. Ressalta-se que apenas
uma pequena parcela do acervo produzido detm valor secundrio ou histrico.
De acordo com a definio do Dicionrio de Terminologia Arquivstica (2005, p. 172),
valor secundrio representa:
Valor atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para a
entidade produtora e outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins
diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido.
O valor secundrio pode ser subdividido em probatrio e informativo, assim como

veremos no esquema seguinte:
Valor que permite a um documento de arquivo servir de

Probatrio prova legal. Refere-se histria e ao do rgo, pois so
o registro da existncia e do funcionamento do rgo.
VALOR
Valor queem
Documento especial: Documento umlinguagem
documentono-textual,
possui pelas em
informaes
suporte nele
no
SECUNDRIO
convencional, ou, no caso contidas,
de papel,independentemente
em formato e dimenses
de seuexcepcionais, que
valor probatrio.
preservao, e cujo acessoRefere-se
depende,a nadocumentos
maioria das que
vezes,elucidam aspectos
de intermediao
tecnolgica.
Informativo econmicos, polticos, de pesquisa, sociais, estatsticos,
etc. So informaes que os documentos contm sobre
pessoas, entidades coisas, problemas, etc. com que o
rgo haja tratado.
Cabe destacar que todos os documentos possuem valor primrio, mas nem todos
possuem ou adquirem um valor secundrio. Quando os documentos perdem o seu valor primrio e
no possuem valor secundrio, so eliminados. Por sua vez, aqueles que no so mais necessrios s
atividades rotineiras do rgo ou entidade que os criou, mas apresentam valor secundrio (valor
probatrio ou informativo), sero destinados guarda permanente para que sejam disponibilizados
para a sociedade.
7) AVALIAO
A avaliao constitui atividade essencial do ciclo de vida dos
documentos arquivsticos, tendo em vista que ela representa a anlise
dos documentos da instituio, com a finalidade precpua de estabelecer
os prazos de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediria
bem como a destinao final dos documentos (eliminao ou guarda
permanente) a partir do valor primrio e do valor secundrio.
A avaliao dos documentos permite que a documentao considerada sem valor
secundrio seja eliminada dentro de determinados prazos e que a massa documental de
determinada instituio ou pessoa seja reduzida sem que ocorra qualquer prejuzo ao conjunto
informacional.
A avaliao constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental

arquivstico, na medida em que define quais documentos sero preservados para
fins administrativos ou de pesquisa e em que momento podero ser eliminados ou
destinados aos arquivos intermedirio e permanente, segundo o valor e o potencial
de uso que apresentam para a administrao que os gerou e para a sociedade.
A avaliao de documentos constitui-se em um trabalho complexo medida que deve

analisar um conjunto de direitos e obrigaes e todo um contexto social, histrico e informativo
antes de se definir pela eliminao ou pela guarda permanente um conjunto ou srie documental.
Em face disso, as instituies ou pessoas responsveis pela gesto do acervo devem compor equipes
tcnicas multidisciplinares (tambm conhecidas como Comisso Permanente de Avaliao CPAD)
para a realizao dessa atividade,
Documento especial: que, ao seu trmino,
Documento dar origem
em linguagem ao instrumento
no-textual, de no
em suporte gesto
documental conhecido como Tabela de Temporalidade. Ressalta-se que todos os prazos de guarda e
as aes de destinao finale apurados
preservao, durante
cujo acesso a fasena
depende, demaioria
avaliaodas
devero
vezes, estar presentes nesse
de intermediao
tecnolgica.
instrumento.
Composio recomendada pelo Conselho Nacional de Arquivos CONARQ para
instituio de uma CPAD:
COMPOSIO DA
arquivista ou responsvel pela guarda da documentao.
C servidores das unidades organizacionais, com profundo conhecimento

das atividades desempenhadas.
P historiador ligado rea de pesquisa de que trata o acervo.
A profissional da rea jurdica, responsvel pela anlise do valor legal dos

documentos.
D profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo

objeto da avaliao (economista, socilogo, engenheiro, mdico e outros).
outros profissionais que possam colaborar com as atividades da

comisso.
Vantagens do processo de avaliao

De acordo com o E-arq Brasil (2006, p.32), a aplicao dos critrios de avaliao feita
com base na Teoria das Trs Idades e efetiva-se, primeiramente, nos arquivos correntes, a fim de se
distinguirem os documentos de valor eventual (de eliminao sumria) daqueles de valor probatrio
e/ou informativo.
Deve-se evitar a transferncia para os arquivos intermedirios de documentos que no
tenham sido anteriormente avaliados, pois as atividades de avaliao e seleo nos arquivos de
segunda idade so extremamente onerosas do ponto de vista tcnico e gerencial.
OBJETIVOS DA AVALIAO DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS
Reduo da massa documental.
Agilidade na recuperao de documentos e informaes.
A conservao dos documentos de guarda permanente.
A racionalizao da produo e do fluxo dos documentos de arquivo.
A eliminao dos documentos desprovidos de valor, gerando ganho de espao fsico.

A otimizao dos gastos com recursos humanos, materiais e financeiros.
Incremento pesquisa.
Garantia da constituio do patrimnio arquivstico.

9) SELEO DOS DOCUMENTOS
O Dicionrio de Terminologia Arquivstica (2005, p.151) e o Modelo de Requisitos para
Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos e-ARQ Brasil (2011, p. 30)
apresentam a seguinte definio para o termo seleo de documentos:
SELEO: Separao dos documentos de valor permanente daqueles

passveis de eliminao, mediante critrios e tcnicas previamente
estabelecidos em tabela de temporalidade.
A correta aplicao do procedimento de seleo dos documentos importante para que

seja possvel garantir o adequado tratamento ao acervo arquivstico permanente e a otimizao do
processo de busca e recuperao da informao no mbito dos arquivos. A tcnica de seleo dos
documentos deve observar os critrios de valor histrico, cientfico, informacional, probatrio e
cultural.
10) CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS
Conforme suas caractersticas e elementos essenciais, os documentos podem ser
classificados de acordo com o gnero, a natureza do assunto, a forma, o formato, a espcie e a
tipologia.
Classificao quanto ao Gnero

Gnero documental a configurao que assume um documento de acordo com o
sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo.
CONCEITO EXEMPLOS
Gnero documental integrado por

documentos manuscritos, datilografados
TEXTUAL OU ou impressos, como atas de reunio,
ESCRITO
cartas, decretos, livros de registro,
panfletos e relatrios.

documentos em suporte sinttico, em
papel emulsionado ou no, que contm
ICONOGRFICOS imagens fixas (estticas), impressas,

desenhadas ou fotografadas, como:
fotografias, gravuras, diapositivos,
desenhos.
SONORO documentos com dimenses e rotaes

variveis, contendo registros fonogrficos.

documentos que contm imagens em
movimento, com ou sem som, como
FILMOGRFICOS
filmes e fitas videomagnticas. Tambm
conhecido como documento
cinematogrfico.
documentos produzidos, tratados ou
INFORMTICOS
OU DIGITAIS armazenados em computador (disquete,
disco rgido, disco ptico).

documentos em formatos e dimenses
variveis, contendo representaes
CARTOGRFICOS
geogrficas, arquitetnicas ou de
engenharia, como: mapas, plantas, perfis
e fotografias areas.

documentos resultantes da
MICROGRFICOS microrreproduo de imagens em

microforma, mediante a utilizao de
tcnicas especficas.
Classificao quanto natureza do assunto

Quanto natureza do assunto, os documentos de arquivo podem ser classificados de
duas formas distintas:
Ostensivo ou ordinrio: documento sem qualquer restrio de acesso e cuja divulgao
no prejudicial administrao ou s partes.
Sigiloso: documento que pela natureza de seu contedo sofre
restrio de acesso. Ou seja, aquele que fica temporariamente submetido
restrio de acesso pblico em razo de sua imprescritibilidade para a segurana
da sociedade e do Estado. Esse tipo de documento requer medidas especiais de
salvaguarda para sua custdia, divulgao e acesso.
Pela grande importncia dessa matria para a sociedade em geral, o sigilo e o acesso
informao so tratados em legislao especfica (Lei 12.527/2012 Lei de Acesso Informao),
que estabelece que uma informao pblica somente deva ser classificada como sigilosa quando, de
forma inequvoca, for considerada imprescindvel segurana da sociedade ( vida, segurana ou
sade da populao) ou do Estado (soberania nacional, relaes internacionais, atividades de
inteligncia).
Nveis de sigilo
De acordo com a Lei 12.527/2012, as informaes sigilosas podem ser classificadas nos
seguintes nveis:
ULTRASSECRETA SECRETA RESERVADA

Prazo de segredo Prazo de segredo Prazo de segredo
mximo de mximo de mximo de
25 anos 15 anos 05 anos

Renovvel
Renovao Renovao
por uma
no prevista no prevista
nica vez
Poder ser estabelecida como termo final de restrio de acesso a ocorrncia de

determinado evento, desde que este ocorra antes do transcurso do prazo mximo
de classificao.
Para facilitar a aplicao da Lei de Acesso Informao, os legisladores especificaram as

autoridades responsveis por classificar as informaes nos diferentes nveis de sigilo, observando
que quanto mais restrito o grau de sigilo, maior dever ser o nvel hierrquico do agente pblico.
Presidente da Repblica;
Vice Presidente da Repblica;
Ministros de Estado e autoridades com as mesmas

prerrogativas;
ULTRASSECRETA
Comandantes da Marinha, do Exrcito e da
Aeronutica; e
Chefes de Misses Diplomticas e Consulares

permanentes no exterior.
Autoridades mencionadas acima; e

SECRETA Titulares de autarquias, fundaes ou empresas
pblicas e sociedades de economia mista
Autoridades supracitadas; e
As que exercem funes de direo, comando ou

chefia, de hierarquia equivalente ou superior ao nvel
RESERVADA DAS 101.5; e
As que compe o grupo - Direo e Assessoramento

Superiores, conforme regulamentao especfica
Informaes pessoais
Informaes pessoais so aquelas relacionadas pessoa natural identificada ou
identificvel, cujo tratamento deve ser feito de forma transparente e com respeito intimidade, vida
privada, honra e imagem das pessoas, bem como s liberdades e garantias individuais.
As informaes pessoais tero seu acesso restrito, independentemente de classificao
de sigilo, pelo prazo mximo de 100 (cem) anos a contar da sua data de produo. Elas podero ser
acessadas ou divulgadas pelos prprios indivduos ou por terceiros, sendo que neste ltimo caso
dever haver previso legal ou consentimento expresso da pessoa a que as informaes se referirem.
O consentimento no ser exigido quando as informaes pessoais forem necessrias para...
preveno e diagnstico mdico, quando a pessoa estiver fsica ou legalmente incapaz, e

1
para utilizao nica e exclusivamente para o tratamento mdico.
realizao de estatsticas e pesquisas cientficas de evidente interesse pblico ou geral,

2
previstos em lei, sendo vedada a identificao da pessoa a que as informaes se referirem.
3 Ao cumprimento de ordem judicial.
4 defesa de direitos humanos.
5 proteo do interesse pblico e geral preponderante.
Classificao quanto forma ou tradio documental:

Forma representa o estgio de preparao e transmisso dos documentos, podendo ser
dividida em minuta, original e cpia.
Minuta: forma sob a qual um documento, antes de sua feio definitiva, apresenta texto
abreviado ou completo que, embora sem os sinais de validao, j foi devidamente revisado.
Bellotto (2007, p.105) ressalta que h diferena entre minuta e rascunho, sendo este sujeito a
correes e rasuras, supresses, acrscimos e substituies.
A autora considera a minuta em dois sentidos:
1. Como a forma diminuta, diminuda e abreviada do original, seria um escrito
preparatrio e reduzido para que, a partir dele, se pudesse confeccionar o original, isto , um
conjunto de dados essenciais para a redao definitiva do documento.
2. Em outro sentido, a minuta o original, portanto, o rascunho j passado a limpo,
porm, sem os sinais de validao (assinaturas, carimbos, tintas, selos). Na verdade, sem validao,
as minutas no podem ter f, no sendo levadas em conta do ponto de vista jurdico.
MINUTA
Documento com caractersticas de futuro original;
Redao preparatria de um documento textual; e
o pr-original j concludo, no tendo apenas os sinais de validade que o tornaria o

original.
RACUNHO
Redao preparatria do original, podendo conter rasuras, correes e supresses; e
anterior minuta, que no apresenta imperfeies.
Original: representa a verso final de um documento, j na sua forma apropriada. Para

Bellotto (2007, p.106), o original o documento feito por direta vontade dos autores e conservado
em matria e formas genunas sob as quais foi originalmente emitido.
Deve-se considerar no original:
1. O seu carter de primeiro, de matriz;
2. O seu carter de acabado, perfeito, limpo.
Elementos que distinguem os originais das minutas e das cpias: as assinaturas ou
subscries, carimbos, selos, tintas, etc. inseridos no documento no momento justamente em que
ele se torna original.
Cpia: representa um documento formalmente idntico a um original. Ela pode conviver
com seus originais ainda existentes ou pode vir a substitu-los.
Classificao quanto espcie e tipologia documental

Espcie documental a configurao que assume um documento de acordo com a
disposio e a natureza das informaes nele contidas. a espcie que identifica o modelo que
servir como base jurdica ou consensualmente vlida para que o contedo do documento
arquivstico, correto em sua estrutura semntica, se torne legtimo/fidedigno/credvel.
De acordo com a lista das espcies documentais elaborada por Bellotto (2002, p. 46
90), segue quadro resumo com alguns exemplos de espcies documentais:
CONCEITO DE CADA ESPCIE

Documento de solicitao coletiva dirigido a uma autoridade pblica para
ABAIXO- manifestar apoio a algum, para demonstrar queixa, protesto coletivo ou para
ASSINADO
pedir algo que diga respeito ao interesse comum.
Registro resumido das ocorrncias de uma reunio, assembleia ou sesso,

ATA
assim como das decises tomadas por seus membros.
Declarao, por autoridade governamental, civil, militar, eclesistica ou

ATESTADO
notarial, a partir de uma realidade ou de um fato constatado.
Documento emanado de funcionrio de f pblica, mediante o qual se
CERTIDO transcreve algo j registrado em documento de assentamento, elaborado

segundo as normas notariais ou jurdico-administrativas.
Comunicao endereada simultaneamente a vrios destinatrios, com

CIRCULAR
contedo idntico e redao semelhante carta ou ao aviso.
Parecer de especialista no qual se expem observaes e estudos a respeito de

LAUDO
um objeto sobre o qual se solicitou uma percia.
Forma de correspondncia interna, objetiva e simples, para assuntos rotineiros,

MEMORANDO
entre chefias de unidades de um mesmo rgo.
Meio de comunicao do servio pblico. Forma padronizada de comunicao

OFCIO
escrita entre subalternos e autoridades, entre os rgos pblicos e entre estes
e os particulares, em carter oficial.
Determinao tcnica ou administrativa expedida por escrito por autoridade e

ORDEM DE
SERVIO dirigida aos responsveis por servios, tarefas ou obras, autorizando-os.
Opinio tcnica ou cientfica sobre um ato, servindo de base para a tomada de

PARECER
deciso.
Instrumento pelo qual se solicita algo autoridade pblica sem se ter a certeza
PETIO
ou a segurana quanto ao amparo legal do pedido.
Reunio cumulativa de documentos que acompanham o desempenho dos
PRONTURIO interessados na sua atuao profissional em cursos, estgios, tratamentos

mdicos e psicolgicos, assim como em programas educativos e de lazer.
Reconhecimento escrito e assinado por pessoa(s) que tenha(m) recebido

RECIBO
dinheiro ou objeto.
Exposio de ocorrncias, fatos, despesas, transaes ou de atividades
RELATRIO realizadas por autoridade com a finalidade de prestar conta de seus atos
autoridade superior.
Tipo documental a configurao que assume a espcie documental de acordo com a

atividade que a gerou. Ou seja, o tipo documental formado quando agregamos espcie
documental as atividades, funes e competncias da entidade produtora/acumuladora de
documentos.
Atividade
Funo
Espcie
TIPO DOCUMENTAL
Quadro elucidativo sobre espcie, funo e tipologia documental:
ESPCIE DOCUMENTAL FUNO/ATIVIDADE TIPO DOCUMENTAL
Abaixo-assinado de solicitao de
ABAIXO-ASSINADO Solicitar providncias
providncias
ATA Reunio do conselho Ata de reunio do conselho
ATESTADO Atestar bito Atestado de bito
CERTIDO Certificar tempo de servio Certido de tempo de servio
CIRCULAR Convocar reunio Circular de convocao de reunio
LAUDO Verificar a qualidade do solo Laudo de anlise do solo
MEMORANDO Solicitar material Memorando de solicitao de material
OFCIO Requisitar servidor Ofcio de requisio de servidor
Realizar encadernao de Ordem de servio de encadernao de

ORDEM DE SERVIO
livros livros.
Parecer jurdico sobre legalidade os

PARECER Verificar legalidade dos atos
atos
Interromper contagem de Petio de interrupo de contagem de

PETIO
prazo prazo
Atender paciente em clnica Pronturio de atendimento mdico

PRONTURIO
mdica
Receber material de Recibo de material de expediente

RECIBO
expediente
Relatrio de acompanhamento de
RELATRIO Acompanhar atividades
atividades
Classificao quanto ao formato

Formato a configurao fsica de um suporte, de acordo com a sua natureza e o modo
como foi confeccionado.
Exemplos:
CDICE
FICHA
CADERNO
LIVRO
11) CARACTERSTICAS DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO
H cinco qualidades do arquivo ou dos seus documentos. So elas: naturalidade, inter-
relacionamento, imparcialidade, fidedignidade, autenticidade e unicidade.
Naturalidade: Ao contrrio da forma de acumulao de acervo caracterstica das
Bibliotecas e Museus (em que os seus objetos so coletados artificialmente), os documentos de
arquivos so acumulados naturalmente em decorrncia das atividades do organismo produtor. A
acumulao ocorre de uma necessidade administrativa prtica, em que os documentos so criados
de forma contnua e progressiva (como sedimentos de estratificaes geolgicas), dotados de
organicidade.
Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relaes com outros documentos no
decorrer do andamento das transaes para as quais foram criados. Um documento de arquivo
considerado de forma isolada ficar impossibilitado de comprovar fatos e aes de seu produtor. O
documento arquivstico possui relao com seu produtor e com os outros documentos do arquivo de
mesma natureza funcional. Esse inter-relacionamento, por ser uma caracterstica primordial do
documento, possibilita a consecuo do objetivo de comprovar atividades e, principalmente,
identificar o documento com seu criador.
Imparcialidade: refere-se ao fato de que os documentos arquivsticos so
inerentemente verdadeiros. Eles so imparciais em decorrncia de dois aspectos importantes: 1) so
produtos de atividades; e 2) respeitam as rotinas processuais estabelecidas. Logo, os documentos
arquivsticos retratam com fidelidade os fatos e atos que atestam.
Deve-se ressaltar que o contexto de produo dos documentos deve ser levado em
considerao para se extrair a verdade dos fatos contidos nos registros documentais
Autenticidade: est ligada ao processo de criao, manuteno e custdia dos
documentos. Os documentos arquivsticos so considerados autnticos quando so criados e
conservados conforme procedimentos regulares que podem ser comprovados por meio de rotinas
estabelecidas.
A autenticidade relaciona-se com a capacidade de provar que um documento
efetivamente o que diz ser, livre de adulteraes ou qualquer outro tipo de corrupo. Considera-
se documento autntico aquele que se preserva da mesma forma como foi produzido e dessa forma
apresenta o mesmo grau de confiabilidade que tinha no momento de sua criao,
independentemente da veracidade do contedo.
Unicidade: caracterstica pela qual cada documento de arquivo assume lugar nico no
conjunto documental ao qual pertence. Cpias de um registro podem existir em um ou mais grupos
de documentos, mas cada cpia nica em seu lugar, porque suas relaes com os demais registros
do grupo sempre nico.
Trata da forma de acumulao dos documentos no decorrer

NATURALIDADE
da execuo das atividades (progressiva, natural e orgnica).
INTER- Um documento de arquivo estabelece relaes com outros

RELACIONAMENTO documentos e com o organismo produtor.
IMPARCIALIDADE Os documentos arquivstico so inerentemente verdadeiros.
Capacidade de se provar que um documento efetivamente

AUTENTICIDADE o que diz ser e que livre de adulteraes ou qualquer outro
tipo de corrupo.
Cada documento assume um lugar nico na estrutura

UNICIDADE documental do grupo ao qual pertence e no universo
documental.
12) ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE ARQUIVOS
A organizao e a administrao de acervos arquivsticos demandam intenso esforo
intelectual e fsico por parte dos gestores e colaboradores que atuaro, diretamente, na execuo
das atividades. O plano ideal defende que haja forte trabalho de sensibilizao e estimulao dos
funcionrios da instituio em todos os nveis da cadeia hierrquica, dessa forma todos podero
contribuir e se sentiro responsveis pelo alcance das metas propostas.
A organizao e administrao de arquivos so divididas nas seguintes fases:
1. Levantamento de dados;
2. Anlise dos dados coletados;
3. Planejamento; e
4. Implantao e acompanhamento.
Levantamento de dados
O levantamento dos dados permite aos responsveis pela gesto
documental do rgo ter conhecimento mais detalhado sobre a instituio
(estrutura e alteraes, objetivos e funcionamento). Por meio desse conhecimento
prvio possvel compreender e avaliar o real significado da documentao
institucional produzida.
A tabela seguinte apresenta as informaes que precisaro ser levantadas na instituio:
normas, documentao, pessoal, equipamentos, situao fsica do acervo e meios de comunicao.
LEVANTAMENTO DE DADOS NO MBITO DAS INSTITUIES
SITUAO FSICA DO MEIOS DE COMUNICAO

NORMAS DOCUMENTAO PESSOAL EQUIPAMENTOS
ACERVO DO ACERVO
Gnero (escritos ou textuais, audiovisuais,

Estatutos Nmero de pessoas Quantidade Extenso da rea ocupada Telefones
cartogrficos, iconogrficos, informticos, etc)
Espcies (cartas, faturas, relatrios, projetos,

Regimentos Qualificao Modelos Condies de iluminao Fax
questionrios, etc)
Regulamentos Modelos Salrios Estado de conservao Umidade
Estado de conservao das

Normas Formulrios Escolaridade
instalaes
Organogramas Arranjo Formao profissional Proteo contra incndio
Documentos
Classificao
constitutivos
Existncia de registros e protocolos
Mdia de arquivamentos/dia
Controle de emprstimo
Processos adotados para conservao e

restaurao de documentos
Existncia de normas de arquivo
Manuais
Cdigos de classificao
Anlise dos dados coletados
Aps a coleta dos dados apresentados na tabela de levantamento,
os responsveis pela gesto documental na instituio estaro plenamente
habilitados a analisar a situao do arquivo e proceder realizao de um
diagnstico arquivstico detalhado. O resultado apresentado no diagnstico
possibilitar a formulao e proposio de medidas e aes a serem adotadas no sistema que est
sendo planejado.
De acordo com o Dicionrio de Terminologia Arquivstica (1996, p. 24):
Diagnstico: a anlise de informaes bsicas (quantidade, localizao, estado

fsico, condies de armazenamento, grau de crescimento, frequncia de consulta e
outras) sobre os arquivos, a fim de implantar sistemas e estabelecer programas de
transferncia, recolhimento, microfilmagem, conservao e demais atividades.
DIAGNSTICO
ANLISE DE: OBJETIVOS:
1. Quantidade Implantar sistemas

Estabelecer transferncias
2. Localizao
Estabelecer recolhimentos
3. Estado fsico
Realizar microfilmagem
4. Condies de armazenamento Efetivar programas de
5. Grau de crescimento conservao e restaurao, etc.
6. Frequnciaou,
convencional, de no
consulta,
caso deetc.
papel, em formato e dimenses excepcionais, que exige
procedimentos especficos para seu processamento tcnico, guarda e preservao, e
cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediao tecnolgica.
Planejamento
Fase posterior coleta e anlise dos dados. absolutamente
indispensvel para que o arquivo tenha condies de cumprir sua finalidade
e funo institucionais. Alguns elementos so imprescindveis no momento
da elaborao de um plano arquivstico, a saber:
PLANEJAMENTO
( preciso definir)
A posio do arquivo na estrutura da instituio
A centralizao ou descentralizao dos servios

de arquivo
A escolha dos mtodos de arquivamento

adequados
O estabelecimento de normas de funcionamento
Os recursos humanos
As instalaes e os equipamentos adequados
A constituio de arquivos intermedirio e

permanente
Os recursos financeiros necessrios
Posio do arquivo na estrutura da instituio
O arquivo de uma instituio atende a setores e funcionrios de diferentes nveis de

autoridade, por isso, deve se situar na posio hierrquica mais elevada possvel, de forma a
subordinar-se a um rgo hierarquicamente superior. Essa deciso estratgica diminui a
possibilidade de conflitos nas relaes humanas e nas comunicaes institucionais.
Centralizao ou descentralizao dos servios de arquivo
Primeiramente, deve-se ressaltar que a opo por centralizar ou descentralizar os
servios de arquivo sempre focada na idade corrente, tendo em vista que nas fases intermediria e
permanente os arquivos sero sempre centralizados, no havendo possibilidade de descentralizao
nessas fases do ciclo vital.
Sistema centralizado de arquivos correntes representa, alm da reunio da
documentao em um nico local, a concentrao de todas as atividades de controle recebimento,
registro, distribuio, movimentao e expedio de documentos de uso corrente em um nico
rgo da estrutura organizacional. Frequentemente, designa-se como protocolo e arquivo,
comunicaes e arquivo, ou outra denominao similar.
Secretaria de Gesto
de Pessoas
Secretaria de Servios Secretaria de
Integrados de Sade Adminsistrao
Financerira
ARQUIVO
Secretaria de Tecnologia
Secretaria de Segurana CENTRAL e da Informao
PROTOCOLO
Secretaria de Secretaria de
Documentao Secrataria de Controle Comunicao Social
Interno
A descentralizao representa a instalao de arquivos em cada departamento de

determinada instituio, onde so reunidos todos os documentos do departamento, incluindo os
produzidos pelas divises e sees que o compem.
A descentralizao dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critrios:
a) Centralizao das atividades de controle (protocolo) e descentralizao dos
arquivos:
Neste sistema, todo o controle da documentao feito pelo rgo central de
comunicaes, e os arquivos so localizados junto aos rgos responsveis pela execuo de
programas especiais ou funes especficas, ou ainda junto s unidades administrativas localizadas
em reas fisicamente distantes dos rgos a que esto subordinadas. Esses arquivos descentralizados
so denominados ncleos de arquivo ou arquivos setoriais.
Secretaria de Gesto de
Pessoas
Secretaria de Servios ___________________ Secretaria de Adminsistrao
Integrados de Sade ARQUIVO SETORIAL Financerira
_____________________ _______________________
ARQUIVO SETORIAL ARQUIVO SETORIAL
Secretaria de Segurana Secretaria de Tecnologia da

____________________ PROTOCOLO Informao
CENTRALIZADO _____________________
ARQUIVO SETORIAL
ARQUIVO SETORIAL
Secretaria de Secretaria de Comunicao

Documentao Social
____________________ Secrataria de Controle ______________________
ARQUIVO SETORIAL Interno ARQUIVO SETORIAL
____________________
ARQUIVO SETORIAL
b) Descentralizao das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos.

Esse sistema consiste em descentralizar no somente os arquivos, como as demais
atividades de controle j mencionadas anteriormente. Neste modelo os arquivos setoriais
encarregar-se-o, alm do arquivamento propriamente dito, do registro, classificao, tramitao
dos documentos etc.
Secretaria de Gesto de
Pessoas
Secretaria de Servios ___________________ Secretaria de Adminsistrao
Integrados de Sade ARQUIVO SETORIAL e Financerira
_____________________ PROTOCOLO _______________________
ARQUIVO SETORIAL e ARQUIVO SETORIAL e
PROTOCOLO PROTOCOLO
Secretaria de Segurana Secretaria de Tecnologia da

____________________ Informao
PROTOCOLO _______________________
ARQUIVO SETORIAL e
PROTOCOLO ARQUIVO SETORIAL e
PROTOCOLO
Secretaria de Secretaria de Comunicao

Documentao Social
_____________________ Secrataria de Controle ______________________
ARQUIVO SETORIAL e Interno ARQUIVO SETORIAL e
PROTOCOLO _______________________ PROTOCOLO
ARQUIVO SETORIAL e
PROTOCOLO
Os sistemas descentralizados requerem o apoio de uma coordenao central
tecnicamente planejada, que exercer funes de normatizao, orientao e controle. Essa
sistemtica permitir aos arquivos setoriais alcanarem seus objetivos com rapidez, segurana e
eficincia.
ATRIBUIES DA COORDENAO CENTRAL
Prestar assistncia tcnica aos arquivos setoriais.
Estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a

manter a unidade de operao e eficincia do servio dos arquivos
setoriais.
Treinar pessoal especializado para que seja encarregado dos arquivos.
Promover reunies com esse pessoal a fim de exame, debate e

instrues sobre assunto de interesse do sistema de arquivos.
Escolha dos mtodos de arquivamento adequados

Surge a pergunta: qual o melhor mtodo de arquivamento para determinada
instituio? Essa uma pergunta que as etapas de levantamento e a de anlise dos dados ajudaro a
responder com propriedade. Contudo, pode-se afirmar que no h um mtodo nico e universal
para a organizao da documentao de todas as instituies. A definio do mtodo (principal e
auxiliar) a ser utilizado depender das necessidades de informaes e das atividades desempenhadas
em cada organizao.
Para que se consiga eficincia no processo de busca e recuperao dos documentos de
arquivo, pode-se fazer a combinao de mtodos diferentes. Por exemplo:
Estabelecimento de normas de funcionamento
Os arquivos e o servio de protocolo (centralizados ou
descentralizados) precisam funcionar de formar harmnica, contnua e eficiente.
Para isso acontecer, inevitvel a elaborao de normas bsicas de
funcionamento. Tais normas faro parte do Manual de Arquivo da instituio, que
tem por objetivo:
1) oferecer informaes bsicas e prticas sobre a organizao de arquivos; e
2) facilitar o trabalho daqueles que atuam com questes relacionadas organizao e
gesto de documentos arquivsticos.
Esse importante instrumento contm um conjunto de conceitos e normas que auxiliam
no estabelecimento de critrios tcnicos dentro de padres especficos, o que facilita o acesso e o
uso da documentao e contribui para a preservao dos documentos produzidos e recebidos.
Recursos humanos
Para o cumprimento de suas atribuies institucionais, os responsveis pela gesto de
documentos arquivsticos devem contar com pessoal treinado e capacitado para a execuo das
atividades.
Algumas caractersticas indispensveis ao bom desempenho das funes por parte do
profissional de arquivo precisam de destaque:
ATRIBUTOS DOS Habilidade em lidar com o pblico
Esprito metdico
PROFISSIONAIS
Discernimento
DE ARQUIVO
Pacincia
Imaginao
Ateno
Poder de anlise e de crtica
Poder de sntese
Honestidade
Esprito de equipe
Entusiasmo pelo trabalho
Escolha das instalaes e equipamentos

A escolha do local adequado para a instalao do arquivo de
extrema importncia para a organizao e manuteno do acervo. Alguns
aspectos devem ser observados de forma bastante criteriosa: iluminao,
limpeza, ndice de umidade, temperatura, capacidade de ampliao futura.
O Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, por meio da publicao Recomendaes para
Construo de Arquivos destaca um conjunto de informaes a serem observadas quanto a esses
aspectos:
ILUMINAO
Os nveis de luminosidade devem ser sempre controlados.
Nas salas de leitura e de trabalho deve ser utilizada a luz natural e

artificial.
Em reas muito ensolaradas so necessrias persianas ou outros
recursos para reduzir a entrada da luz solar. Recomenda-se,
especialmente, o uso de filtros contra a radiao ultravioleta invisvel.
O sistema de iluminao setorizada e controlada, que desliga a fonte

de luz artificial aps um perodo pr-determinado, reduz o tempo de
exposio dos documentos s radiaes. No permitido o uso de
lmpadas de mercrio ou sdio, devido sua intensa emisso de
radiao ultravioleta.
No caso da iluminao artificial podem ser instalados sistemas de

iluminao incandescente ou fluorescente. A radiao UV emitida
pelas lmpadas fluorescentes pode ser diminuda por meio do uso de
filtros ou absorventes de radiao.
LIMPEZA DO ARQUIVO
Feita com pano mido ou aspirador de p.
importante cuidar da limpeza dos depsitos, para se evitar a

proliferao de micro-organismos e insetos.
Os revestimentos internos devem ser de cores claras, por sua

capacidade de facilitar a limpeza e conservao.
UMIDADE E TEMPERATURA
As condies adequadas de temperatura e de umidade relativa do ar so elementos vitais para

prolongar a sobrevivncia dos registros.
Se os nveis de umidade relativa (UR) so muito baixos, aumenta-se o risco de quebra das fibras e
esfarelamento dos materiais orgnicos fibrosos. Se os nveis de UR so altos crescem micro-
organismos e ocorrem reaes qumicas danosas.
A faixa segura de umidade relativa entre 45% e 55%, com variao diria de +/- 5%. A temperatura
ideal para documentos 20 C, com variao diria de +/- 1 C.
A estabilidade da temperatura e da UR , especialmente, importante e as mudanas bruscas ou

constantes so muito danosas. No caso de no existir a possibilidade de se instalar um sistema de
climatizao, a instalao de umidificadores, desumidificadores, exaustores e ventiladores pode
surtir bons resultados.
O sistema de climatizao deve ser independente para as reas de depsitos, pois devem atender
s necessidades de preservao dos documentos ali armazenados e manter condies estveis,
exigindo que os equipamentos funcionem sem interrupo.
Nas reas de trabalho e nas destinadas ao pblico, onde os parmetros devem respeitar as
condies de conforto humano, os equipamentos podem ser desligados quando no h
funcionamento das atividades rotineiras e de atendimento ao pblico. Isso significa uma
considervel reduo de custos.
O sistema de ar condicionado ideal aquele que controla a temperatura, a umidade e ainda filtra os
agentes poluentes, antes de insuflar o ar no ambiente interno. Ele deve ficar em funcionamento
durante as 24 horas do dia.
Os depsitos para fotografias, filmes, discos, registros eletrnicos, fitas de udio e videomagnticas
devem ter os equipamentos para climatizao decididos caso a caso, com a orientao de
especialistas.
AMPLIAO DO ESPAO
Cada depsito deve ter uma rea mxima de 200 m.
, tambm, importante prever o crescimento do acervo e a necessidade futura, dentro de um prazo

mdio de cinquenta anos, de ampliao das reas de depsito.
Alm dos elementos apontados, os gestores da documentao arquivstica devem

observar se o material de consumo possui qualidade arquivstica, se possuem o efeito de reduzir o
impacto danificador dos ambientes ou do manuseio inadequado.
Quanto aquisio do material permanente para o arquivo, alm do tipo e do tamanho
da documentao, os gestores devem levar em considerao alguns apontamentos essenciais:
1- Economia de espao (aproveitamento mximo do mvel e mnimo da dependncia);
2- Convenincia do servio (arrumao racional);
3- Capacidade de expanso (previso de atendimento a novas necessidades);
4- Distino (condies estticas);
5- Resistncia (conservao).
Recursos financeiros
A etapa de planejamento deve levar em considerao os recursos financeiros que sero

disponibilizados para a instalao e manuteno do arquivo. Organizar e disponibilizar acervos
arquivsticos representa um gasto elevado. Sendo assim, cabe equipe de gesto documental um
intenso trabalho de conscientizao da cpula da organizao.
Elaborao do projeto
Considerando todos os elementos j trabalhados no levantamento, anlise e
planejamento, os responsveis pela gesto dos documentos arquivsticos estaro aptos a elaborar o
projeto de constituio do arquivo.
A elaborao do projeto possui trs momentos distintos e complementares:
PRIMEIRA PARTE: Sntese da situao real encontrada.
SEGUNDA PARTE: Anlise e diagnstico da situao
TERCEIRA PARTE: Plano arquivstico, propriamente dito, contendo

as prescries, recomendaes e procedimentos a serem adotados,
estabelecendo, inclusive, as prioridades para a implantao.
Implantao e acompanhamento
Todo projeto que ocasiona grande impacto nas rotinas de trabalho provoca uma natural
resistncia por parte dos colaboradores, que j esto acostumados com o desenvolvimento das suas
atividades.
Por isso, aconselhvel que antes da implantao de um projeto de arquivo, sejam
realizadas campanhas de sensibilizao, com o intuito de esclarecer a importncia dos novos
procedimentos para o desenvolvimento institucional e treinamento do pessoal nas novas rotinas.
Aps a implantao e testes dos novos procedimentos, os
responsveis pela gesto documental devem elaborar o MANUAL DO ARQUIVO.
Esse instrumento de extrema importncia para o funcionamento eficiente,
uniforme e contnuo do arquivo.
Os manuais de arquivo devem conter, em linhas gerais, pelo menos os seguintes
elementos:
MANUAIS Apresentao, objetivos e abrangncia do manual;

DEVEM CONTER:
Informaes sobre os arquivos da instituio, suas finalidades e
responsabilidades;,sua interao e subordinao;
Organogramas e fluxogramas;
Conceitos gerais de arquivo, definio das operaes de arquivamento,

terminologias;
Detalhamento das rotinas, modelos de carimbos e formulrios utilizados,

plano de classificao de documentos com seus respectivos cdigos e
ndices; e
Tabela de temporalidade de documentos, que, pela sua amplitude,

poder ser apresentada em separado.
Os arquivos possuem atividades dinmicas, logo, o manual de arquivo dever ser

revisto e atualizado periodicamente, com o intuito de atender evoluo das
instituies.
13) GESTO DE DOCUMENTOS
O conceito de gesto de documentos arquivsticos passou a ser trabalhado aps o
advento da Segunda Guerra Mundial, quando ocorreu o fenmeno da exploso documental no
mbito das instituies pblicas e a inevitvel necessidade de racionalizao e controle do
crescimento dos conjuntos documentais que passaram a ser acumulados em depsitos de arquivos.
O rpido desenvolvimento cientfico e tecnolgico verificado na poca ocasionou vertiginoso
crescimento na produo de documentos arquivsticos, o que comprometeu fortemente a
capacidade de controle e organizao da documentao por parte das instituies, as quais se viram
foradas a buscar novas solues para gerir a massa documental criada.
Os EUA e o Canad foram os precursores na busca de solues viveis para a melhoria
dos padres de eficcia no uso dos documentos por parte da administrao pblica. A palavra-chave
das administraes daqueles pases, principalmente dos EUA, passou a ser eficincia. Neste
contexto, os responsveis pela gesto dos documentos arquivsticos dos pases citados passaram a
aplicar os princpios da administrao cientfica gesto de documentos, tendo em vista a urgente
necessidade de racionalizar e modernizar as administraes.
As atividades inerentes gesto de documentos so peculiares s idades corrente e
intermediria e cobrem todo o ciclo de existncia dos documentos desde sua produo at sua
eliminao ou recolhimento para o arquivo permanente. Destaca-se que os procedimentos de gesto
de documentos esto absolutamente atrelados busca de economia e eficcia na produo,
tramitao, uso, avaliao, arquivamento e destinao final dos documentos.
A gesto de documentos aparece conceituada da seguinte forma no artigo 3 da Lei
federal 8.159, de 08 de janeiro de 1991:
Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de

PRODUO, TRAMITAO, USO, AVALIAO e ARQUIVAMENTO de
documentos em fase CORRENTE E INTERMEDIRIA, visando a sua ELIMINAO
ou RECOLHIMENTO para a guarda permanente.
Tem por objetivo a racionalizao e a eficincia dos arquivos.
Racionalizao e eficincia dos arquivos so os objetivos a serem

alcanados por todos os responsveis pela implantao dos procedimentos de
gesto documental nas instituies, sejam elas pblicas ou privadas.
Segundo Jardim (1987, p.3), a gesto de documentos contribuiu para as funes
arquivsticas sob diversos aspectos:
CONTRIBUIES DA GESTO DE DOCUMENTOS PARA AS FUNES

ARQUIVSTICAS
Garantir que as polticas e atividades dos governos sejam documentadas

adequadamente.
Garantir que menor nmero de documentos inteis e transitrios sejam reunidos a

documentos de valor permanente.
Garantir a melhor organizao desses documentos, caso cheguem a fase permanente.
Inibir a eliminao de documentos de valor permanente.
Garantir a definio de forma criteriosa da parcela de documentos que constitussem

o patrimnio arquivstico de um pas
Por meio da aplicao dos princpios bsicos de gesto de documentos arquivsticos

possvel reduzir o custo da informao governamental e possibilitar sua disponibilizao no lugar
certo, na hora certa, para as pessoas certas, de forma a permitir a tomada de deciso de forma mais
clere.
Existem quatro nveis de aplicao de programas de gesto de documentos:
Estabelece que o governo deve contar, ao menos, com

programas de reteno e eliminao de documentos e
NVEL MNIMO
procedimentos para recolhimento ao arquivo nacional
daqueles de valor permanente.
NVEL MNIMO Complementa o mnimo, com a existncia de um ou mais

AMPLIADO centros de arquivamento intermedirio.
O nvel intermedirio compreende os dois primeiros

(mnimo e mnimo ampliado), bem como a adoo de
NIVEL programas bsicos que consistem, geralmente, em
INTERMEDIRIO elaborao e gesto de formulrios, elaborao de
sistemas de arquivos corrente, gesto de correspondncia
e documentos vitais etc.
O nvel mximo inclui todos os nveis j descritos (mnimo,

mnimo ampliado e intermedirio), complementados por
NVEL MXIMO gesto de diretrizes administrativas, de correspondncia e
telecomunicaes, de mquinas copiadoras, uso de
recursos de automao etc.
Quadro resumo com os objetivos gerais da gesto documental

Garantir que todos os procedimentos referentes gesto de documentos
arquivsticos (produo, tramitao, uso, avaliao, arquivamento e
EFICINCIA
destinao) sejam realizados de forma eficiente e prezando pela
economicidade.
DISPONIBILIDADE Garantir que as informaes estejam disponveis no lugar certo, na hora

DAS INFORMAES certa, para as pessoas certas.
Garantir a eliminao segura dos documentos destitudos de valor. Realizar
ELIMINAO
a avaliao e a seleo dos conjuntos de documentos que devem ser
SEGURA DOS
preservados permanentemente e dos que podem ser eliminados sem
DOCUMENTOS
prejuzo de perda de informaes substanciais.
USO ADEQUADO DE Garantir a adequada utilizao dos equipamentos disponveis ao bom

EQUIPAMENTOS desempenho dos procedimentos de gesto documental.
ACESSO E
Garantir o pleno acesso e a preservao s informaes custodiadas.
PRESERVAO
Fases da gesto documental

H trs fases bsicas em um programa de gesto documental: a produo, a utilizao e
a destinao e avaliao.
FASES CARACTERIZAO ATIVIDADES DA FASE
Refere-se elaborao dos documentos Gesto de modelos e formulrios;

em decorrncia das atividades de um otimizao no uso dos recursos
rgo ou setor. Os responsveis pela reprogrficos e informticos;
gesto documental devem atuar para que difuso de normas e diretrizes
PRODUO sejam criados apenas os documentos necessrias ao bom desempenho
essenciais administrao da instituio e institucional; escolha de
evitadas duplicao e emisso de vias equipamentos e do pessoal que
desnecessrias. Administrar a criao de ir desempenhar tarefas
documentos. arquivsticas.
Inclui as atividades de protocolo

(recebimento, classificao,
Refere-se ao controle, uso e registro, distribuio, tramitao);
UTILIZAO armazenamento dos documentos de expedio; de organizao e
(conservao) necessrios ao cumprimento das atividades arquivamento dos documentos
da instituio. em fase corrente e intermediria;
elaborao de normas de acesso;
e recuperao de informaes.
Anlise e avaliao das sries
documentais acumuladas nos
Refere-se definio dos procedimentos
arquivos, com vistas a estabelecer
DESTINAO e necessrios implantao de propostas de
prazos de guarda; eliminao
AVALIAO destinao de documentos (eliminao ou
peridica dos documentos sem
recolhimento para a guarda permanente).
valor de guarda permanente;
transferncias e recolhimentos.
Principais caractersticas da gesto documental nas idades

corrente e intermediria
A gesto da documentao corrente permite uma srie de vantagens para as
instituies:
1. Possibilita a disponibilizao de informaes sensveis e importantes para o
processo de tomada de decises nos mais diversos nveis (estratgico, ttico e
operacional);
2. Permite o melhor aproveitamento e otimizao dos recursos humanos,
oramentrios e materiais disponveis;
3. Propicia maior nvel de eficincia no desempenho das atividades administrativas,
potencializando os resultados e as metas propostas;
4. Torna o processo de busca e recuperao das informaes mais gil e seguro;
5. Contribui para a guarda adequada da documentao e para o aperfeioamento da
poltica de preservao dos documentos.
Quanto aos aspectos voltados adoo da metodologia de gesto da documentao no
mbito do arquivo intermedirio, pode-se destacar que:
A centralizao e administrao dos conjuntos documentais de guarda intermediria
destitudos de valor corrente para a administrao permite melhor controle das
eliminaes documentais e contribui para o aperfeioamento da poltica de
conservao dos arquivos. Cabe evidenciar, ainda, a considervel economia de
espao e de recursos oramentrios, tendo em vista que essa documentao no
precisa mais ocupar espaos caros nos setores de trabalho e que as despesas com
a construo/manuteno de arquivos intermedirios so consideradas baixas.
A economia a razo principal da criao de arquivos intermedirios. Por este
motivo, os custos de sua construo e dos equipamentos no devem superar em
gastos os dos arquivos tradicionais. Tem-se que considerar o valor do terreno
(situado em local afastado do centro urbano), da construo e dos equipamentos,
que devem ser simples e de baixo custo.
Apesar de ser defendido um tipo de construo simples para os arquivos intermedirios,

o projeto no poder deixar de tratar da adoo de meios modernos e eficientes de proteo contra
incndios, inundaes, poluio atmosfrica, exploso, controle de umidade, de temperatura e de
luz solar. No caso de sinistros, esses meios podero diminuir o impacto destrutivo sobre o acervo.
Observaes importantes quanto ao tratamento da documentao nos arquivos
intermedirios:
Aps a conferncia da documentao transferida, os

responsveis devero providenciar a LIMPEZA e, caso
necessrio, a DESINFESTAO dos documentos.
Os documentos transferidos ao arquivo intermedirio

conservam a CLASSIFICAO ARQUIVSTICA que lhes foi CDIGO COR. INT. DEST.
020.4 5 ANOS 5 ANOS GP
dada nos arquivos correntes.
O arquivo intermedirio dever ser SUBORDINADO

TCNICA E ADMINISTRATIVAMENTE AO ARQUIVO
PERMANENTE, a fim de evitar a proliferao de
depsitos e manter uniforme a poltica arquivstica.
Aps a transferncia de determinado documento para o

arquivo intermedirio, a unidade administrativa
produtora do documento ainda detm seus direitos Acesso aos
documentos
sobre ele. Caso outras unidades/pessoas necessitem intermedirios
acessar o documento custodiado no arquivo
intermedirio, precisar, antes, pedir autorizao aos Terceiros mediante
Unidade AUTORIZAO da
produtores (proprietrios). A consulta sempre dever administrativa unidade
administrativa
produtora produtora
prezar pelo princpio administrativo da eficincia e
economicidade.
Funes arquivsticas voltadas para a gesto documental
De acordo com Santos (2008, P. 178), so sete as funes arquivsticas voltadas para a
gesto de documentos:
Contempla os procedimentos relacionados manuteno do maior rigor

possvel na produo dos documentos de arquivo, abrangendo definio de
normas, contedo, modelos, formatos e trmite. A execuo adequada desta
CRIAO /
PRODUO funo demanda um conhecimento profundo da instituio, seus objetivos e
misso, as tecnologias disponveis e os tipos de documentos adequados ao
exerccio do negcio da instituio.
Feita a partir de critrios preestabelecidos, definio dos prazos de guarda e

destinao (eliminao ou preservao permanente) da documentao
arquivstica de uma dada instituio. A avaliao demanda conhecimento do
funcionamento da instituio, sua estrutura administrativa, sua misso,
objetivos e atividades geradoras de documentos; contempla a participao do
arquivista nas aes da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos,
na elaborao e na aplicao da tabela de temporalidade, bem como os
AVALIAO editais e listas de descarte e eliminao de documentos arquivsticos e a

sujeio desses instrumentos instituio arquivstica na esfera de
competncia; tambm abrange a atividade de fiscalizao visando evitar a
eliminao no autorizada de documentos arquivsticos; no mbito da
destinao orientada pela avaliao, abrange a prtica de microfilmagem e de
digitalizao de documentos; nesta funo se inserem estudos para a
definio de critrios de seleo de amostragem para sries documentais
eliminveis.
Contempla a entrada dos documentos nos arquivos corrente, intermedirio e

permanente; refere-se ao arquivamento corrente e aos procedimentos de
transferncia e recolhimento do acervo. Cabe ao arquivista estabelecer as
AQUISIO
regras e procedimentos para assegurar que o acervo recebido completo,
confivel e autntico e, desta forma, lhe conferir o mximo de credibilidade
como evidncia.
Aspectos relacionados manuteno da integridade fsica e/ou lgica dos

CONSERVAO / documentos ao longo do tempo, bem como as tecnologias que permitem seu
PRESERVAO
processamento e recuperao; ao arquivista cabe estudar os suportes
diversos de registro da informao arquivstica e suas fragilidades e definir
polticas de preservao para cada um deles. Nesta funo esto inseridos os
planos de preveno de desastres e os planos de contingncia para minimizar
a interrupo das atividades da instituio em caso de desastres e sinistros e,
mais importante, salvar vidas.
Refere-se criao e utilizao de planos de classificao que reflitam as

funes, atividades e aes ou tarefas da instituio acumuladora dos
documentos arquivsticos nas fases corrente e intermediria e a elaborao
de quadros de arranjo da fase permanente. A classificao orienta a
CLASSIFICAO organizao intelectual do acervo de forma a refletir a estrutura

organizacional e decisria da instituio acumuladora e facilitar o acesso aos
documentos produzidos. Tambm abrange fiscalizao e controle da
utilizao correta do plano bem como contato com os setores produtores a
fim de identificar possveis necessidades de reviso deste instrumento.
A descrio uma ao que perpassa todo o ciclo de vida do documento,

devendo ter seus elementos adequados a cada uma das suas fases, unidade
documental a qual se refere e s necessidades do usurio. A indexao,
DESCRIO componente da descrio, o processo de estabelecimento de pontos de

acesso para facilitar a recuperao dos documentos ou informao. A
descrio compreende a criao e utilizao de ndices e de vocabulrios
controlados.
Esta funo no se restringe ao acesso s informaes e documentos

armazenados, mas a difuso das prticas para que isso ocorra
adequadamente, por isso, perpassa todas as outras funes: difuso dos
manuais de gesto, plano de classificao e tabelas de temporalidade e
promoo de treinamento para o seu uso; difuso da legislao e das normas
DIFUSO /
ACESSO internas que regulamentam o acesso ao acervo e o respeito a direitos
autorais, uso de imagens e ao sigilo; utilizao de sistemas informatizados;
formas de atendimento; permisso de reproduo ou impresso; elaborao
de guias de acervo, inventrios e pginas web; planejamento e realizao de
exposies e concursos de pesquisas, etc.
14) ELIMINAO DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS
Primeiramente, convm destacar que este tpico sobre eliminao de documentos
arquivsticos tem como paradigma o arcabouo normativo vigente no mbito do Poder Executivo
Federal.
Convm destacar que a Administrao Pblica, em virtude
do desempenho de suas atividades especficas, gera uma quantidade
elevada de documentos e que, tendo em vista esse contexto de grande
produo documental, no vivel a manuteno e a guarda de todo o
conjunto documental produzido pelas diversas unidades organizacionais.
Por isso, faz-se necessrio que as instituies realizem procedimentos de peridicos de descarte dos
documentos desprovidos de valor primrio e de valor secundrio.
O Dicionrio de Terminologia Arquivstica (2005, p. 81) conceitua eliminao da seguinte
forma:
Destruio de documentos que, na avaliao, foram considerados sem valor

permanente.
Passo-a-passo para a eliminao de documentos arquivsticos

1 Avaliar e selecionar os documentos. Esse procedimento ser conduzido pelas respectivas
Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos CPAD.
2 Registrar os documentos a serem eliminados em Listagem de Eliminao de Documentos.
3 Solicitar aprovao da Listagem de Eliminao de Documentos pela Comisso Permanente de
Avaliao de Documentos - CPAD e pelas autoridades dos rgos e entidades a quem compete
aprovar.
4 Submeter a Listagem de Eliminao de documentos aprovada instituio arquivstica
pblica, na sua especfica esfera de competncia, para autorizao da eliminao.
Devem ser encaminhadas duas vias rubricadas.
5 Solicitar que a eliminao seja autorizada pela instituio arquivstica pblica na especfica
esfera de competncia.
6 Elaborar e publicar o Edital de Cincia de Eliminao de Documentos em peridico oficial,
sendo que na ausncia destes, os municpios podero public-los em outro veculo de
divulgao local, para dar publicidade ao fato de que sero eliminados os documentos
relacionados na Listagem de Eliminao de Documentos.
7 Encaminhar para a instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia,
uma cpia da pgina do peridico oficial ou do veculo de divulgao local no qual o Edital de
Cincia de Eliminao de Documentos foi publicado.
8 Eliminar os documentos autorizados. A eliminao de documentos arquivsticos pblicos e
de carter pblico ser efetuada por meio de fragmentao manual ou mecnica,
pulverizao, desmagnetizao ou reformatao, com garantia de que a descaracterizao
dos documentos no possa ser revertida.
Todo o procedimento dever ser supervisionado.
A escolha do procedimento a ser adotado para a descaracterizao dos documentos dever
observar as normas legais em vigor em relao preservao do meio ambiente e da
sustentabilidade.
9 Elaborar o Termo de Eliminao de Documentos, que tem por objetivo registrar as
informaes relativas ao ato de eliminao.
10 Encaminhar uma cpia do Termo de Eliminao de Documentos para a instituio arquivstica
pblica, na sua especfica esfera de competncia, para cincia de que a eliminao foi
efetivada.
Modelo de listagem de eliminao de documentos
LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS RGO/SETOR: (indicar as

RGO/ENTIDADE: (indicar o nome do rgo/entidade, acompanhado das siglas respectivas) siglas)
UNIDADE/SETOR: (indicar o nome da unidade/setor que eliminar os documentos relacionados na Listagem n: (indicar n / ano
listagem, acompanhado das siglas respectivas) da listagem)
No caso de eliminao de documentos de rgos/entidades extintos, indicar o nome do Folha n: (indicar n da folha /
produtor(a)/acumulador(a) dos documentos. n total de folhas)
CDIGO REFERENTE DESCRITOR DO DATAS- UNIDADE DE ARQUIVAMENTO OBSERVAES E/OU

CLASSIFICAO CDIGO LIMITE QUANTIFICAO ESPECIFICAO JUSTIFICATIVAS
MENSURAO TOTAL: (indicar, em metros lineares, o total dos documentos que sero eliminados)
DATAS-LIMITE GERAIS: (indicar, em anos, o perodo dos documentos que sero eliminados)
(O quadro abaixo somente dever ser preenchido quando for necessrio, isto , quando os documentos a serem eliminados necessitarem
de comprovao de aprovao das contas pelos Tribunais de Contas.)
Conta(s) aprovada(s) pelo Tribunal de Publicao no Dirio Oficial (data,

Conta(s) do(s) exerccio(s) de:
Contas em: seo, pgina)
LOCAL/DATA LOCAL/DATA
LOCAL/DATA
PRESIDENTE DA COMISSO PERMANENTE AUTORIDADE DO RGO/ENTIDADE A QUEM
RESPONSVEL PELA SELEO
DE AVALIAO DE DOCUMENTOS COMPETE APROVAR
LOCAL/DATA
AUTORIZO:
________________________________________________________________________________________
TITULAR da Instituio Arquivstica Pblica, NA ESPECFICA ESFERA DE COMPETNCIA
Modelo de Edital de Cincia de Eliminao de Documentos
EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
N (indicar o n / ano do Edital)
O(A) Presidente da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos, designado(a) pela Portaria n

(indicar o n / dia, ms e ano da portaria de designao), publicada no (indicar o nome do peridico
oficial ou do boletim interno do rgo/entidade), de (indicar dia, ms e ano da publicao), de acordo
com a Listagem de Eliminao de Documentos n (indicar o n / ano da listagem), autorizada pelo(a)
titular do(a) (indicar o nome da instituio arquivstica pblica), por intermdio do (indicar o
documento que autorizou a eliminao), faz saber a quem possa interessar que a partir do (indicar o
prazo para a efetivao da eliminao, escrevendo por extenso, entre parnteses, o nmero ordinal
correspondente 30 a 45) dia subsequente a data de publicao deste Edital no (indicar o nome do
peridico oficial ou, na ausncia dele, o do veculo de divulgao local), se no houver oposio, o(a)
(indicar o responsvel pela eliminao) eliminar (indicar a mensurao total) dos documentos
relativos a (indicar as referncias gerais dos descritores dos cdigos de classificao dos documentos
a serem eliminados), do perodo de (indicar as datas-limite gerais), do(a) (indicar o nome do(a)
rgo/entidade produtor(a) ou acumulador(a) dos documentos a serem eliminados).
Os interessados, no prazo citado, podero requerer s suas expensas e mediante petio dirigida
Comisso Permanente de Avaliao de Documentos do(a) (indicar o nome do(a) rgo/entidade), a
retirada ou cpias de documentos, avulsos ou processos, bem como o desentranhamento ou cpias
de folhas de um processo.
Local e data.
Nome e assinatura do Presidente da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos.

Modelo de Termo de Eliminao de Documentos
NOME DO RGO/ENTIDADE
TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
Aos ..... dias do ms de ................... do ano de .........., o(a) (indicar o nome do rgo/entidade
responsvel pela eliminao), de acordo com o que consta da Listagem de Eliminao de Documentos
n (indicar o n / ano da listagem), aprovada pelo(a) titular do(a) (indicar o nome da instituio
arquivstica pblica), por intermdio do (indicar o documento que autorizou a eliminao) e respectivo
Edital de Cincia de Eliminao de Documentos n (indicar o n / ano do edital), publicado no (indicar
o nome do peridico oficial ou, na ausncia dele, o do veculo de divulgao local), de (indicar a data
de publicao do edital), procedeu eliminao de (indicar a mensurao total) dos documentos
relativos a (indicar as referncias gerais dos descritores dos cdigos de classificao dos documentos
a serem eliminados), do perodo de (indicar as datas-limite gerais), do(a) (indicar o nome do(a)
rgo/entidade produtor(a) ou acumulador(a) dos documentos que foram eliminados).
Local e data.
Nome, assinatura e cargo do responsvel designado para supervisionar e acompanhar a eliminao.
Nome e assinatura do Presidente da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos
O ato de eliminar, propriamente dito, deve ser feito de forma racional. Os processos
mais indicados so: a fragmentao, a macerao, a alienao por venda ou
doao. A incinerao processo condenado -, quer pelo aumento do ndice de
poluio que provoca, quer pela impossibilidade de reciclagem do papel, no deve
ser adotada.

tecnolgica.
15) PROCEDIMENTOS GERAIS PARA PROTOCOLOS
Com o objetivo de padronizar os procedimentos referentes utilizao dos servios de
protocolo no mbito da Administrao Pblica Federal (Poder Executivo), o Ministrio do
Planejamento e o Ministrio da Justia editaram a Portaria Interministerial N 1.677, de 07 de
outubro de 2015.
O instrumento normativo em estudo de observncia obrigatria no mbito dos rgos
e entidades da Administrao Pblica Federal e sua adoo tem por objetivo conferir eficincia e
padronizao s atividades das unidades de protocolo.
Termos e conceitos importantes no mbito do protocolo
TERMO CONCEITO
Documento, avulso ou processo, juntado em carter definitivo a outro

ANEXAO
processo, para dar continuidade a uma ao administrativa.
Processo juntado em carter temporrio a outro processo, para

APENSAO
subsidiar uma ao administrativa.
Guarda do documento, avulso ou processo, uma vez cessada a sua

ARQUIVAMENTO tramitao e findada a ao administrativa que determinou a produo
do documento.
AUTUAO DE Ato de reunir e ordenar os documentos avulsos recebidos em unidade

DOCUMENTOS AVULSOS protocolizadora, visando formao de processo.
PARA FORMAO DE
PROCESSO
Atribuio de um descritor e/ou um cdigo a documentos, avulsos ou

processos, resultantes de uma mesma funo ou atividade, como forma
CLASSIFICAO de agilizar sua recuperao e facilitar as tarefas arquivsticas
relacionadas com a avaliao, seleo, eliminao, transferncia,
recolhimento e acesso aos documentos.
CPIA Resultado da reproduo de um documento.
toda espcie de comunicao escrita, que circula nos rgos ou
CORRESPONDNCIA entidades, exceo dos processos.
A correspondncia interna mantida entre as unidades do rgo ou

entidade.
A correspondncia externa mantida entre os rgos ou entidades da

Administrao Pblica Federal.
A correspondncia oficial a espcie formal de comunicao mantida

entre os rgos ou entidades da Administrao Pblica Federal ou
destes para outros rgos pblicos ou empresas privadas.
A correspondncia particular a espcie informal de comunicao

utilizada entre autoridades ou servidores e instituies ou pessoas
estranhas Administrao Pblica Federal.
A correspondncia recebida aquela de origem interna ou externa

recebida pelo protocolo central ou setorial do rgo ou entidade.
A correspondncia expedida - a expedio a remessa da

correspondncia interna ou externa no mbito da Administrao Pblica
Federal.
Separao de processo(s) anteriormente juntado(s) a outro processo por

DESAPENSAO
apensao.
Retorno de documento, avulso ou processo, tramitao quando

DESARQUIVAMENTO
houver necessidade de continuidade da ao administrativa.
Retirada de folhas/documentos de um processo de forma definitiva,

DESENTRANHAMENTO
mediante justificativa.
Retirada de folhas/documentos de um processo de forma definitiva,

DESMEMBRAMENTO
mediante justificativa, com o objetivo de formar um novo processo.
Forma por meio da qual a autoridade competente d continuidade a

DESPACHO uma ao administrativa ou firma decises em documentos, avulsos ou
processos.
Ato investigatrio ou de pesquisa, que visa esclarecer, averiguar ou

DILIGNCIA complementar uma informao equivocada ou incompleta em um
processo.
Primeira tramitao do documento, avulso ou processo, para o

DISTRIBUIO
destinatrio, que ocorre dentro do rgo ou entidade.
Informao registrada, qualquer que seja o suporte ou formato.
Avulso: Informao registrada, qualquer que seja o suporte ou formato,

que no est reunida e ordenada em processo.
Digital: Informao registrada, codificada em dgitos binrios, acessvel e

interpretvel por meio de sistema computacional.
DOCUMENTO
Hbrido: Documento constitudo de parte digital e parte no digital.
Ostensivo: Documento, avulso ou processo, sem qualquer restrio de

acesso.
Sigiloso: Documento, avulso ou processo, que pela natureza de seu

contedo sofre restrio de acesso, conforme legislao em vigor.
Modelo de requisitos a serem cumpridos pela organizao

produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gesto
e-ARQ BRASIL
arquivstica e pelos prprios documentos, a fim de garantir sua
confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade.
Cesso temporria de documentos, avulsos ou processos, para fins de

EMPRSTIMO
referncia, consulta, reproduo, pesquisa ou exposio.
Diviso do gnero documental que rene tipos documentais por seu

formato. As espcies documentais so definidas tanto em razo da
ESPCIE DOCUMENTAL natureza dos atos que lhes deram origem, quanto forma do registro de
fatos. So exemplos de espcies documentais: ata, carta, decreto, disco,
filme, folheto, fotografia, memorando, ofcio, planta, relatrio.
Superfcie laminar de papel com formato definido, composto de duas

faces (frente e verso), cuja numerao, se efetuada, ocorre em ordem
FOLHA DO PROCESSO
crescente. Esta definio aplica-se, exclusivamente, para documentos,
avulsos ou processo, no digitais.
Conjunto de caractersticas fsicas de apresentao, das tcnicas de

FORMATO
registro e da estrutura da informao e contedo de um documento.
Especificao de regras e padres descritos, formalmente, para

FORMATO DE ARQUIVO interpretao dos bits constituintes de um arquivo digital. So
exemplos: PDF, GIF, ODT, JPEG.
Unio de processo(s) a processo ou de documento(s) avulso(s) a
JUNTADA
processo. Realiza-se por Anexao ou Apensao.
Unio em carter definitivo e irreversvel de documento(s), avulso(s) ou

JUNTADA POR
processo(s), a outro processo, desde que referentes a um mesmo
ANEXAO
interessado ou assunto, visando continuidade da ao administrativa.
Unio em carter temporrio de processo(s) a outro processo,

JUNTADA POR destinada ao estudo, instruo e uniformidade de tratamento em
APENSAO matrias semelhantes e servir de documento elucidativo para a
instruo deste, pertencente a um mesmo interessado ou no.
NUMERAO DE Numerao atribuda s folhas do processo no digital.
FOLHAS
PGINA DO PROCESSO cada uma das faces de uma folha de papel do processo.
PEA DO PROCESSO o documento que, sob diversas formas, integra o processo.
PROCEDNCIA A instituio que originou o documento.
Conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no

PROCESSO decurso de uma ao administrativa, que constitui uma unidade de
arquivamento.
Processo constitudo de documentos digitais e no digitais reunidos

PROCESSO HBRIDO oficialmente no decurso de uma ao administrativa e que formam uma
unidade conceitualmente indivisvel.
Processo que, no procedimento de juntada, apresenta matria

PROCESSO ACESSRIO indispensvel instruo de outro processo, denominado processo
principal.
Processo que, pela natureza de sua matria, assume o carter de

PROCESSO PRINCIPAL principal, quando exigir a juntada de um ou mais processos como apoio
sua deciso.
a unidade junto ao rgo ou entidade, encarregada dos

PROTOCOLO CENTRAL procedimentos com relao s rotinas de recebimento e expedio de
documentos.
PROTOCOLO SETORIAL a unidade localizada junto aos setores especficos dos rgos ou
entidades, encarregada de dar suporte s atividades de recebimento e
expedio de documentos no mbito da rea a qual se vincula; tem a
finalidade de descentralizar as atividades do protocolo central.
Cadastramento das informaes com o objetivo de controlar a

REGISTRO tramitao dos documentos, avulsos ou processos, produzidos e
recebidos em um rgo ou entidade.
SISTEMA Ambiente digital que processa eletronicamente um conjunto de
INFORMATIZADO elementos/dados intelectualmente organizados.
SUPORTE Base fsica sobre a qual a informao registrada.
TERMO DE ABERTURA Conjunto de informaes registradas no incio de um volume do
DE VOLUME processo, com o objetivo de validar o novo volume do processo.
Conjunto de informaes registradas com o objetivo de validar a

TERMO DE
retirada de folha(s) de um processo que foram anexadas indevidamente
DESENTRANHAMENTO
ao mesmo.
TERMO DE Conjunto de informaes registradas com o objetivo de validar a
DESAPENSAO separao de processo(s) apensado(s) a processo.
TERMO DE Conjunto de informaes registradas com o objetivo de validar a
DESMEMBRAMENTO retirada de folha(s) do processo, para formar outro.
TERMO DE Conjunto de informaes registradas no final de um volume do
ENCERRAMENTO DE processo, registradas com o objetivo de validar o encerramento do
VOLUME volume do processo.
TERMO DE JUNTADA Conjunto de informaes registradas com o objetivo de validar a unio
POR ANEXAO definitiva de processo(s) a processo.
TERMO DE JUNTADA Conjunto de informaes registradas com o objetivo de validar a juno
POR APENSAO provisria de processo(s) a processo.
TERMO DE RETIRADA uma nota utilizada para registrar a retirada de folha(s) ou pea(s) do
DE FOLHA OU PEA processo; pode ser por intermdio de carimbo especfico.
TERMO DE RESSALVA uma nota utilizada para informar que uma pea foi retirada do
processo quando do ato da anexao, isto , ao proceder a anexao foi
constatada a ausncia de uma pea; pode ser por intermdio de
carimbo especfico.
Diviso de espcie documental, que rene documentos por suas

caractersticas comuns no que diz respeito formula diplomtica,
natureza de contedo ou tcnica do registro. So exemplos de tipos
TIPO DOCUMENTAL
documentais: planilha contbil, planta arquitetnica, termo de
convnio, instruo normativa, portaria de designao, carta patente,
decreto sem nmero, decreto-lei, decreto legislativos.
Curso do documento, avulso ou processo, desde a sua produo ou

TRAMITAO recepo, at o cumprimento de sua funo administrativa. Tambm
referido como MOVIMENTAO.
UNIDADE Unidade formal, integrante de um rgo ou entidade, criada por
ADMINISTRATIVA instrumento normativo.
Unidade administrativa encarregada do recebimento, classificao,

UNIDADE DE
registro, distribuio, controle da tramitao e expedio de
PROTOCOLO
documentos, avulsos ou processos.
Unidade administrativa encarregada do recebimento, classificao,

registro, distribuio, controle da tramitao e expedio de
UNIDADE documentos, avulsos ou processos, bem como responsvel pela
PROTOCOLIZADORA autuao de documentos avulsos para formao de processos e pela
atribuio de Nmero nico de Protocolo - NUP aos documentos,
avulsos ou processos.
VOLUME Subdiviso de um processo.
Atividades de protocolo
Consideram-se atividades de protocolo o recebimento,
a classificao, o registro, a distribuio, o controle da tramitao,
a expedio e a autuao de documentos avulsos para formao
de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes, sendo
estas atividades aplicveis a todos os documentos, avulsos ou processos, independentemente do
suporte.
De acordo com a definio apresentada pelo Dicionrio Brasileiro de Terminologia
Arquivstica (2005, p.140), o termo protocolo pode ser devidamente conceituado da seguinte forma:
Servio encarregado do recebimento, registro, classificao, distribuio, controle

da tramitao e expedio de documentos.
uma unidade muito importante no mbito das organizaes, tendo em vista que
responde pelo rigoroso controle de toda a documentao recebida ou expedida.
Deve-se tomar muito cuidado com a polissemia do termo protocolo, pois ele
tambm pode ser utilizado para designar o nmero de registro dado ao
documento ou, ainda, o nome atribudo ao livro de registro de documentos
recebidos e expedidos.
Recebimento
Atividade realizada no mbito da unidade de protocolo. acompanhada de uma srie
de procedimentos importantes que devem ser rigorosamente observados com o intuito de efetuar a
formalizao dos documentos para que eles cumpram suas funes institucionais, a saber:
DOCUMENTOS FSICOS
Verificar se o documento, avulso ou processo, destina-se ao rgo ou entidade,

independentemente de o destinatrio ser ou no ocupante do cargo indicado. Havendo
1 comprovante de recebimento, este dever ser datado, assinado ou emitido por sistema
informatizado e devolvido. Caso o mesmo no se destine ao rgo ou entidade, providenciar a
sua devoluo.
Verificar se o invlucro do documento, avulso ou processo, encontra-se ntegro. Havendo

2 danos no invlucro, registrar o fato no ato do recebimento e comunicar imediatamente
autoridade competente.
Separar os documentos avulsos de carter oficial daqueles de carter particular. Os de carter

3
particular seguiro os procedimentos determinados pelo rgo ou entidade.
Separar os documentos, avulsos ou processos, de carter oficial em ostensivos ou sigilosos.

4
Os documentos, avulsos ou processos, de carter oficial sigiloso recebero tratamento de
acordo com o estabelecido pela legislao em vigor.
Identificar o documento, avulso ou processo, caracterizado como "Urgente", que precisa ser
5
priorizado para fins de classificao, registro e distribuio.
Verificar se o documento, avulso ou processo, est acompanhado do(s) respectivo(s) anexo(s)

6 e/ou se consta(m) o(s) volume(s) indicado(s) e, caso no conste(m), comunicar ao remetente
para que seja providenciado o envio dos itens no enviados anteriormente.
Verificar se o documento avulso ser objeto de autuao ou no, conforme regulamentao

7
interna do rgo ou entidade.
8 Classificar o documento, avulso ou processo.
Registrar o documento, avulso ou processo, em sistema informatizado ou excepcionalmente

em formulrio, no qual constaro os seguintes dados identificadores: 1) a espcie/tipo do
documento; 2) o nmero e a data de produo do documento; 3) a data de recebimento do
9 documento; 4) o identificador de que o documento avulso ou processo; 5) o Nmero nico
de Protocolo - NUP; 6) o nmero de anexo(s); 7) o nmero de volume(s); 8) o cdigo de
classificao e o respectivo descritor, ou o assunto a que se refere o documento; 9) o
remetente/interessado/representante legal; e 8) o destinatrio.
Classificao
A classificao representa o ato ou efeito de analisar e identificar o contedo dos

documentos arquivsticos e de selecionar a classe sob a qual sero recuperados. realizada a partir
de um plano de classificao elaborado pelo rgo ou entidade e pode incluir ou no a atribuio de
cdigo aos documentos.
A classificao determina o agrupamento de documentos em unidades menores
(processos e dossis) e o agrupamento destas em unidades maiores, formando o arquivo do rgo
ou entidade. Para isso, deve tomar por base o contedo do documento, que reflete a atividade que
o gerou e determina o uso da informao nele contida. A classificao tambm define a organizao
fsica dos documentos, constituindo-se em referencial bsico para agilizar sua recuperao e facilitar
tanto as tarefas de destinao (eliminao ou recolhimento dos documentos) como as de acesso.
O Dicionrio de Terminologia Arquivstica (2005, p.49) apresenta mais de uma definio
para o termo classificao, o que nos fora a ter que prestar bastante ateno quanto ao aspecto
polissmico do termo:
1 - Anlise e identificao do contedo de documentos, seleo da categoria de
assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir cdigos.
2 - Atribuio a documentos, ou s informaes neles contidas, de graus de sigilo,
conforme legislao especfica. Tambm chamada classificao de segurana.
Dos dois conceitos apresentados acima, o segundo conceito de classificao

(atribuio de graus de sigilo, conforme legislao especfica) apresenta uma
peculiaridade que bastante cobrada em provas de concursos. Destaca-se a
existncia do seu oposto desclassificao (ato pelo qual a autoridade
competente libera consulta, no todo ou em parte, documento anteriormente
sujeito a grau de sigilo).
Plano de classificao e cdigo de classificao
Um plano de classificao um esquema de distribuio de documentos em classes, de

acordo com mtodos de arquivamento especficos, elaborado a partir do estudo das estruturas e
funes de uma instituio e da anlise do arquivo por ela produzido.
A estruturao de um plano de classificao pode ser facilitada pela utilizao de
cdigos (numricos ou alfanumricos) para designar as classes, constituindo um cdigo de
classificao.
Seguem exemplos do Plano de Classificao de Documentos de Arquivo elaborado pelo
Conselho Nacional de Arquivos para os rgos e entidades que compem a Administrao Pblica
Federal.
ASPECTOS IMPORTANTES OBJETIVOS
Analisar e identificar o contedo dos 1) Estabelecer a relao orgnica dos

documentos arquivsticos; documentos arquivsticos;
Selecionar a classe sob a qual sero

2) Assegurar que os documentos
recuperados;
sejam identificados de forma
realizada a partir de um plano de
consistente ao longo do tempo;
classificao;
CLASSIFIO Determina o agrupamento de 3) Auxiliar a recuperao de todos os
ARQUIVSTICA documentos;
documentos arquivsticos relacionados
Toma por base o contedo do a determinada funo ou atividade;
documento;
4) Possibilitar a avaliao de um grupo
Define a organizao fsica dos
de documentos de forma que os
documentos.
documentos associados sejam
transferidos, recolhidos ou eliminados
em conjunto.
Procedimento para a classificao arquivstica:
1 - Identificar a ao ou atividade registrada no/pelo documento.

PASSOS DA
CLASSIFICAO 2 - Localizar a ao ou atividade no plano de classificao.
ARQUIVSTICA
3 - Comparar a atividade com a estrutura organizacional para
verificar se apropriada unidade que gerou o documento.
Registro
As rotinas das unidades de protocolo so compostas por uma srie de operaes que
objetivam controlar os documentos produzidos e recebidos que esto em processo de tramitao na
instituio, garantindo eficincia mxima na localizao, recuperao e acesso. Aps efetuar o
recebimento do documento, a unidade de protocolo far o registro de algumas informaes bsicas,
a saber:
O REGISTRO DEVE CONTEMPLAR AS SEGUINTES INFORMAES
1 Identificao do documento por meio do Nmero nico de Protocolo.
2 Remetente/interessado/representante legal.
3 Destinatrio.
Especificaes do documento, avulso ou processo, encaminhado: espcie/tipo, nmero e data

de produo; identificador de que o documento avulso ou processo; nmero de anexos e
4
nmero de volumes; cdigo de classificao e o respectivo descritor ou o assunto a que se
refere o documento.
5 Data do encaminhamento.
6 Identificao do responsvel pelo encaminhamento.
7 Data do recebimento.
8 Identificao do responsvel pelo recebimento
9 Providncias a serem implementadas, quando couber.
O registro consiste em formalizar o recebimento de determinado documento

arquivstico dentro de um sistema de gesto arquivstica de documentos por meio
da atribuio de um nmero identificador e de uma descrio informativa. Ele tem
por objetivo precpuo demonstrar que o documento foi produzido ou recebido e
bem como facilitar sua localizao, recuperao e acesso.
Controle da tramitao
O controle da tramitao de documentos, avulso ou processo, realizado atravs de

sistema prprio (informatizado ou manual), possibilita mapear o curso do documento desde a sua
produo ou recebimento at o cumprimento de sua funo administrativa.
Para que essa atividade seja realizada de forma eficiente e possa produzir os
resultados esperados, torna-se necessrio que as etapas de recebimento e de registro tenham sido
executadas corretamente.
O controle da tramitao permitir saber a exata localizao do documento, bem como
a data de entrada na instituio, as unidades pelas quais o documento j tramitou, a pessoa que
recebeu na respectiva unidade, horrio do recebimento, etc., de forma a tornar sua recuperao gil
e precisa.
vedada a tramitao de documento, avulso ou processo, sem o respectivo registro no
instrumento de encaminhamento e de controle da tramitao, disponveis em sistema informatizado
ou excepcionalmente em formulrio.
Distribuio
o procedimento de remessa dos documentos, avulsos ou
processo, s unidades destinatrias. Na distribuio, os documentos so
entregues s unidades internas.
Distribuio: primeira tramitao do documento, avulso ou processo, para o

destinatrio, que ocorre dentro do rgo ou entidade
Expedio
o procedimento de remessa das correspondncias para outras instituies. As

correspondncias sero encaminhadas por meio do protocolo central da instituio remetente.
Podero ser utilizados os servios da Empresa de Correios e Telgrafos ou meios prprios para a
entrega ao destinatrio.
PROCEDIMENTOS A SEREM EXECUTADOS NA EXPECIO DOS DOCUMENTOS
1 Classificar o documento, avulso ou processo.
Registrar o documento, avulso ou processo, em sistema informatizado ou excepcionalmente

2
em formulrio.
Encaminhar o documento, avulso ou processo, para ser expedido pela unidade de

3 protocolo/protocolizadora, que verificar se o mesmo foi registrado, bem como se est
classificado e acompanhado do(s) respectivo(s) anexo(s) e/ou se consta(m) o(s) volume(s)
indicado(s). Caso seja verificada alguma inconsistncia, o documento, avulso ou processo,
dever ser devolvido para a unidade administrativa para que a inconsistncia seja resolvida.
Registrar a expedio do documento, avulso ou processo, em sistema informatizado ou

4
excepcionalmente em formulrio.
Efetuar a expedio do documento, avulso ou processo, adotando medidas quanto

segurana, de modo que o mesmo no corra riscos de perda ou extravio. Todo documento,
5
avulso ou processo, expedido ser acondicionado em invlucro especfico, apondo-se
etiqueta com os dados identificadores.
Autuao de documento avulso para formao de processo
As atividades executadas no mbito da Administrao

Pblica, em determinados momentos, exigem que os documentos
avulsos passem a constituir processos, os quais devero ser autuados
por uma unidade protocolizadora. A autuao de documentos avulsos para formao de processos
obrigatria quando o assunto, tema ou solicitao requerer anlises, informaes, despachos,
pareceres ou decises administrativas dos rgos e entidades da Administrao Pblica.
De acordo com o Dicionrio de Terminologia Arquivstica (1996, p.11 e 62), processo
pode ser definido da seguinte maneira:
Processo - conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ao

administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento.
A autuao de processos no digitais somente poder ser efetuada pela unidade

protocolizadora. Nos processos digitais a autuao poder ser realizada por usurio autorizado,
diretamente no sistema informatizado, desde que o procedimento seja monitorado pela unidade
protocolizadora.
QUANTO AOS PROCESSOS NO DIGITAIS
Prender o(s) documento(s) avulso(s) na capa do processo, padronizada, com grampo trilho
1 plstico para duzentas folhas, na margem esquerda, com distncia de 3 cm, obedecendo a
ordem cronolgica do documento mais antigo para o mais recente
2 Apor, na capa do processo, etiqueta, em tamanho a ser definido pelo rgo ou entidade,
contendo as seguintes informaes: nome do ministrio ou rgo equivalente; nome do rgo
ou entidade, quando couber; nome da unidade protocolizadora; nmero do processo (NUP);
data de autuao; nome do interessado; cdigo de classificao e o respectivo descritor ou o
assunto a que se refere o documento.
Apor, no canto superior direito, na frente da primeira folha do processo, etiqueta ou carimbo
em tamanho a ser definido pelo rgo ou entidade, sem prejuzo da informao registrada.
3
4 Numerar as folhas, apondo o carimbo especfico para numerao de folhas.
Apor, no canto superior direito, na frente da ltima folha autuada pela unidade
protocolizadora, o carimbo ou etiqueta, em tamanho a ser definido pelo rgo ou entidade,
sem prejuzo da informao registrada.
5
QUANTO AOS PROCESSOS DIGITAIS
Criar e registrar um processo no sistema informatizado, constando as seguintes informaes

de identificao: nome do ministrio ou rgo equivalente; nome do rgo ou entidade; nome
1 da unidade administrativa; nmero do processo (NUP); data de autuao; nome do
interessado; cdigo de classificao e o respectivo descritor ou o assunto a que se refere o
documento.
Associar os documentos digitais de forma que os documentos integrantes do processo sejam

2
apresentados sempre na mesma sequncia.
Registrar no sistema informatizado a unidade administrativa na qual o processo ser instrudo.

Essa informao obrigatria para cada distribuio/movimentao/tramitao do processo.
3
As informaes de trmites devero ser apresentadas sempre junto com as demais
informaes de identificao do processo digital.
4 Quando a autuao ocorrer na unidade protocolizadora, o processo dever ser encaminhado

para a unidade administrativa na qual ser instrudo, por meio de sistema informatizado.
Procedimentos com relao correspondncia

Tipos de correspondncias:
TIPOS DE
CONCEITO DE CADA TIPO
CORRESPONDNCIAS
INTERNA mantida entre as unidades do rgo ou entidade.
mantida entre os rgos ou entidades da Administrao Pblica

EXTERNA
Federal.
a espcie formal de comunicao mantida entre os rgos ou

OFICIAL entidades da Administrao Pblica Federal ou destes para outros rgos
pblicos ou empresas privadas.
a espcie informal de comunicao utilizada entre autoridades ou

PARTICULAR servidores e instituies ou pessoas estranhas Administrao Pblica
Federal.
aquela de origem interna ou externa recebida pelo protocolo central

RECEBIDA
ou setorial do rgo ou entidade.
A expedio a remessa da correspondncia interna ou externa no

EXPEDIDA
mbito da Administrao Pblica Federal.
Numerao de folhas e de peas
QUANTO AOS PROCESSOS NO DIGITAIS
A numerao das folhas do processo ser iniciada pela unidade protocolizadora. As folhas
subsequentes sero numeradas, em ordem crescente, pelas unidades administrativas que as
1 adicionarem, mediante carimbo especfico, que dever ser aposto no canto superior direito
na frente da folha, em tamanho a ser definido pelo rgo ou entidade, sem prejuzo da
informao registrada.
O carimbo especfico para numerao de folhas dever conter os seguintes dados: a sigla da
2 unidade protocolizadora/unidade administrativa; o nome do rgo ou entidade, podendo ser
adotada sigla ou nome abreviado, desde que garanta a inequvoca identificao do rgo ou
entidade; espao para apor o nmero da folha; e espao para apor a rubrica do servidor que
estiver numerando a folha.
3 A capa do processo no ser numerada.
A primeira folha do processo no receber o carimbo especfico para numerao de folhas,

devendo ser aposto o seguinte carimbo:
4
Apor na segunda folha do processo o carimbo especfico para a numerao de folhas na

unidade protocolizadora, devendo ser registrado no campo fl. o nmero 2.
O verso da folha no ser numerado. Quando for necessria a sua citao, ter como
6
referncia a letra "v", da palavra verso, seguida da indicao do nmero da folha.
No caso do servidor que estiver numerando a folha cometer erro de numerao, ser utilizado
um "X" para inutilizar a numerao incorreta e ser aposto o carimbo especfico, sem prejuzo
da informao registrada, com o nmero correto da folha.
7
vedada a repetio de nmeros para as folhas do processo, bem como a rasura, o uso de
8
lquido corretivo e a diferenciao utilizando-se letras e nmeros.
Nos processos originados em outro rgo ou entidade da Administrao Pblica Federal,

9 deve-se, quando da anexao de folhas, prosseguir com a numerao existente, apondo o
carimbo da unidade administrativa responsvel pela operao.
No caso de se detectar erro na numerao cometido por terceiros, e se no houver registro do

10
ocorrido, deve-se registrar o fato, por meio de despacho, e prosseguir normalmente com a
numerao. Na impossibilidade de dar continuidade matria tratada, o processo dever ser
devolvido ao destinatrio, por meio de despacho, informando a ocorrncia.
Qualquer correo de numerao dever ser registrada e justificada, por meio de despacho no
11
referido processo.
No caso da existncia de espao em branco na frente e no verso da folha, o espao dever ser
12
inutilizado com um trao diagonal para evitar a incluso indevida de informaes.
Apor o carimbo "Em Branco" no verso das folhas que no contenham informaes registradas.
13
QUANTO AOS PROCESSOS DIGITAIS
Nos processos digitais no h necessidade de numerao de folha/pgina. No entanto, tem-

se que garantir que os documentos integrantes do processo digital recebam numerao
1
sequencial sem falhas, no se admitindo que documentos diferentes recebam a mesma
numerao.
A insero de novos documentos deve ser feita sempre aps o ltimo, no sendo permitida
2 alterao da numerao sequencial do documento no processo quando da anexao de
documento avulso a processo.
Para os documentos que possuem paginao fixa, deve-se registrar o total de pginas deste
3 documento. Considera-se paginao fixa quando um documento se apresenta com a mesma
configurao de pginas sempre que visualizado.
ASPECTOS IMPORTANTES SOBRE A NUMERAO DE FOLHAS E DE PEAS
Sempre em ordem crescente.
Utilizar carimbo prprio.
NUMERAO DAS Sem rasuras.
FOLHAS Aposto no canto superior direito da pgina.
Iniciada no protocolo central ou setorial da unidade correspondente.
A capa do processo no ser numerada.

No se permite diferenciar numerao pelas letras "A" e "B", nem rasurar.
A correo da numerao de qualquer folha dos autos ser feita por meio
da aposio de "X" sobre o carimbo a inutilizar.
Despacho
ASPECTOS IMPORTANTES SOBRE OS DESPACHOS
Ser feito no prprio documento ou, caso seja possvel, em folha de

despacho, a ser includa ao final do processo.
DESPACHO Podem-se utilizar tantas folhas quanto necessrio.
Deve-se inutilizar o espao em branco da ltima folha de despacho,

apondo o carimbo "Em branco".
Juntada
Juntada a unio de processo(s) a processo ou de documento(s) avulso(s) a processo,
realizando-se por anexao ou apensao. A juntada de processo(s) a processo somente poder ser
executada pela unidade protocolizadora, enquanto que a juntada de documento(s) avulso(s) a
processo poder ser executada pela unidade administrativa onde o processo estiver sendo instrudo.
Nos processos digitais, a juntada poder ser registrada por usurio autorizado
diretamente no sistema informatizado, desde que o procedimento seja monitorado pela unidade
protocolizadora. Os procedimentos de juntada so efetivados automaticamente pelo sistema
informatizado aps o registro da operao.
Juntada por anexao
A juntada por anexao visa continuidade da ao administrativa e ocorre em carter
definitivo. Aps o procedimento de juntada por anexao, seja de documento(s) avulso(s) a
processo, seja de processo(s) a processo, vedada a retirada de documento(s) do processo,
ressalvadas as hipteses de desentranhamento e desmembramento.
Juntada por anexao de documento(s) avulso(s) a processo
Esta juntada se caracteriza pela incluso de documento(s) avulso(s) a processo, desde
que referentes a um mesmo interessado e assunto, sendo que o(s) documento(s) avulso(s)
anexado(s) passa(m) a compor o processo. No caso de processo no digital, deve-se obedecer
sequencialmente a numerao das folhas. Quanto ao processo digital, deve-se garantir o
sequenciamento sem falhas dos documentos que o integram.
Juntada por anexao de processo(s) a processo
Esta juntada se caracteriza pela unio de um ou mais processos (processos acessrios) a
outro processo (processo principal), desde que referentes a um mesmo interessado e assunto,
prevalecendo o nmero do processo mais antigo, ou seja, o processo principal.
A anexao de processo(s) a processo(s) no digital(is) somente poder ser executada
pela unidade protocolizadora. Nos processos digitais, essa anexao poder ser realizada
diretamente no sistema informatizado por usurio autorizado, de maneira que se possa garantir o
monitoramento desta operao pela unidade protocolizadora.
Juntada por apensao
A juntada por apensao de processo(s) a processo ocorre em carter temporrio e tem
como objetivo o estudo, a instruo e a uniformidade de tratamento em matrias semelhantes,
pertencentes a um mesmo interessado ou no. Cada processo conserva sua identidade e
independncia. Esta juntada se caracteriza pela juno de um ou mais processos (processos
acessrios) a outro processo (processo principal). Neste procedimento, considera-se como processo
principal o que contiver o pedido da juntada por apensao, observando-se que este no ser,
necessariamente, o processo mais antigo.
Sempre que ocorre uma juntada por apensao, os processos passam a tramitar juntos e
o acrscimo de novas folhas dever ocorrer somente no processo principal.
A apensao de processo(s) no digital(is) somente poder ser executada pela unidade
protocolizadora. Nos processos digitais, a apensao poder ser realizada diretamente no sistema
informatizado por usurio autorizado, de maneira que se possa garantir o monitoramento desta
operao pela unidade protocolizadora.
Nos processos digitais, possvel associar ou vincular dois ou mais processos com
matrias semelhantes de maneira que o trmite de cada um siga independentemente e o acrscimo
de novos documentos possa ser realizado em todos eles. No entanto, este procedimento no se
caracteriza por juntada. Quando se optar pela realizao de uma juntada por apensao, os
processos necessariamente passaro a tramitar juntos.
JUNTADA POR APENSAO DE PROCESSO NO DIGITAIS
Manter sobreposto um processo ao outro, presos por cadaro ou similar de algodo cru com
1 no mnimo 30 mm de largura, ficando o processo principal, isto , o que contiver o pedido da
juntada por apensao, em primeiro lugar.
2 Manter a numerao original das folhas de cada processo.
3 Lavrar o "TERMO DE JUNTADA POR APENSAO", em folha a ser anexada aps a ltima folha
do processo principal.
Apor, na capa do processo principal, no campo "Observaes", a seguinte informao:

4
"Processo(s) apensado(s) nmero(s) __________".
Registrar a operao de apensao em sistema informatizado ou excepcionalmente em

5
formulrio.
Providenciar a devoluo do(s) processo(s) apensado(s) unidade administrativa que solicitou

6
a apensao para que sejam tomadas as providncias informadas no despacho.
7 O acrscimo de novos documentos dever ocorrer no processo principal.
Desapensao
Ocorre quando h a necessidade de separar processo(s), anteriormente, juntado(s) por
apensao. A desapensao de processo(s) no digital (is) somente poder ser executada pela
unidade protocolizadora. Nos processos digitais, a desapensao poder ser realizada diretamente
no sistema informatizado por usurio autorizado, de maneira que se possa garantir o monitoramento
desta operao pela unidade protocolizadora. A desapensao dever ocorrer antes do
arquivamento do(s) processo(s).
Principais aspectos sobre desentranhamento e

desmembramento
Desentranhamento
Consiste na retirada de folhas/documentos do processo de forma definitiva, mediante
justificativa, que ocorrer quando houver interesse do rgo ou entidade ou a pedido do
interessado. O desentranhamento ocorre, tambm, quando se constata a anexao indevida ou
duplicada de documentos, bem como quando h necessidade de utilizar o original de um documento
junto a terceiros (pessoa fsica, pessoa jurdica, rgos ou entidades pblicos, entre outros) ou em
outro processo j existente.
O desentranhamento s poder ser executado pela unidade protocolizadora, mediante
solicitao, por despacho, da autoridade competente, justificando a operao.
Nos processos digitais, o desentranhamento poder ser realizado diretamente no
sistema informatizado por usurio autorizado. O sistema informatizado tem que permitir o
monitoramento da operao pela unidade protocolizadora.
vedada a retirada do documento avulso e, quando for o caso, de seu(s) anexo(s), que
deu(ram) origem ao processo.
DESENTRANHAMENTO EM PROCESSOS NO DIGITAIS
Informar qual(is) folha(s) do processo ser(o) desentranhada(s), mediante despacho da autoridade

competente.
Separar fisicamente a(s) folha(s) do processo que ser(o) desentranhada(s), de acordo com o que
consta no despacho da autoridade competente.
Conservar a numerao original do processo que teve folha(s) desentranhada(s), no renumerando-

as.
Lavrar o "Termo de Desentranhamento", em folha a ser anexada no lugar das folhas

desentranhadas, observando-se que esta folha no ser numerada.
Apor, na capa do processo principal, no campo "Observaes", a seguinte informao: "Folha(s)

desentranhada(s) nmero(s) __________".
Registrar a operao em sistema informatizado ou excepcionalmente em formulrio.
Providenciar a devoluo da(s) folhas(s) desentranhada(s) e do(s) processo(s) unidade

administrativa que solicitou o desentranhamento.
Desmembramento
Desmembramento consiste na retirada de folhas/documentos do processo de forma
definitiva, mediante justificativa, que ocorrer quando houver interesse do rgo ou entidade ou a
pedido do interessado, para a formao de um novo processo.
O desmembramento s poder ser executado pela unidade protocolizadora, mediante
solicitao, por despacho, da autoridade competente, justificando a operao.
Nos processos digitais, o desmembramento poder ser realizado diretamente no
sistema informatizado por usurio autorizado. O sistema informatizado tem que permitir o
monitoramento da operao pela unidade protocolizadora.
vedada a retirada do documento avulso e, quando for o caso, de seu(s) anexo(s), que
deu(ram) origem ao processo.
DESMEMBRAMENTO EM PROCESSOS NO DIGITAIS
Informar qual(is) folha(s) do processo ser(o) desmembradas(s), mediante despacho da autoridade

competente.
Separar fisicamente a(s) folha(s) do processo que ser(ao) desmembrada(s), de acordo com o que
consta no despacho da autoridade competente.
Conservar a numerao original do processo que teve folha(s) desmembrada(s), no renumerando-

as.
Lavrar o "Termo de Desmembramento", em folha a ser anexada no lugar das folhas

desmembradas, observando-se que esta folha no ser numerada.
Apor, na capa do processo principal, no campo "Observaes", a seguinte informao: "Folha(s)

desmembrada(s) nmero(s) __________".
Providenciar a devoluo dos processos unidade administrativa que solicitou o desmembramento.
Reconstituio de processo
Os procedimentos para a reconstituio de processos digitais so os mesmos adotados
para os processos no digitais. Ao ocorrer a perda ou extravio de processo, a autoridade competente
do rgo ou entidade dever ser comunicada, cabendo a ela promover a apurao dos fatos, por
meio de sindicncia ou processo administrativo, e designar, formalmente, um servidor ou uma
comisso para proceder reconstituio do processo, conforme descrito abaixo:
PROCEDIMENTOS DE RECONSTITUIO DE PROCESSOS
Resgatar as informaes e os documentos que integravam o processo perdido ou extraviado,

solicitando, quando necessrio, s unidades administrativas por onde o processo tramitou, a
disponibilizao de informaes e/ou de cpias dos documentos.
Reunir os documentos obtidos durante a operao de reconstituio, encaminhando unidade

protocolizadora, para autuao, sendo atribudo ao processo formado um novo nmero (NUP),
mantendo-se o nmero (NUP) anterior como referncia.
Lavrar o "Termo de Reconstituio de Processo", o qual ser a primeira folha do processo
reconstitudo, devendo ser numerada.
Registrar a operao de reconstituio de processo em sistema informatizado ou excepcionalmente

em formulrio.
Encaminhar o processo autoridade competente que determinou a reconstituio, para que siga
seu trmite. No caso de perda ou extravio de volume de um processo, devero ser seguidos os
mesmos procedimentos anteriormente descritos, mantendo-se a numerao original do processo,
bem como lavrado o "Termo de Reconstituio de Volume" o qual ser a primeira folha do volume
reconstitudo, devendo ser numerada.
No caso da localizao do processo ou volume(s), desaparecido(s) ou extraviado(s), este(s)

dever(o) prosseguir sua tramitao, depois de anexado(s) a ele o processo ou volume(s)
reconstitudo(s), conforme os procedimentos adotados para a juntada por anexao.
Para os processos digitais aplicam-se todos os procedimentos acima descritos.
Exigncia
o pedido de esclarecimento acerca dos documentos, avulsos ou processos, e/ou
informaes, recebidas pelo rgo ou entidade, que estejam incompletas ou equivocadas ou
apresentem inconsistncias ou falhas.
Devero ser adotados os mesmos procedimentos para os documentos digitais e para os
documentos no digitais, quando os documentos, avulsos ou processos, recebidos pelo rgo ou
entidade, carem em exigncia.
Os documentos, avulsos ou processos, que carem em exigncia devero ser devolvidos
unidade administrativa responsvel pelas informaes incompletas ou equivocadas e/ou pelas
inconsistncias ou falhas para que essas sejam sanadas, seja no mbito do prprio rgo ou
entidade, seja em outro rgo ou entidade.
No caso de processos, digitais e no digitais, relativos pessoa fsica ou jurdica, no
pertencentes Administrao Pblica Federal, esta pessoa dever ser convocada pela unidade
administrativa interessada por meio de correspondncia registrada, com aviso de recebimento (AR),
ou por meio eletrnico que garanta o efetivo recebimento pela parte interessada para que seja(m)
cumprida(s) a(s) exigncia(s). A cpia da convocao expedida ser anexada ao processo, juntamente
com o respectivo aviso/confirmao de recebimento.
Encerramento do processo e abertura de volumes

Motivos determinantes para o encerramento dos processos:
Por indeferimento do pleito.
LISTA DE MOTIVOS Pelo atendimento da solicitao e cumprimento dos compromissos
PARA O arbitrados ou dela decorrentes.
ENCERRAMENTO Pela expressa desistncia do interessado.

DE PROCESSOS
Quando seu desenvolvimento for interrompido por perodo superior a um
ano, por omisso da parte interessada.
Aspectos referentes ao quantitativo de folhas por volume do

processo:
QUANTITATIVO DE FOLHAS DOS VOLUMES
Cada volume de um processo dever conter, no mximo, duzentas folhas, incluindo o "Termo de
Encerramento de Volume".
Quando a pea processual contiver nmero de folhas excedente ao limite de 200 folhas por volume,
a partir do prximo nmero, formar-se-o outros volumes.
Quando da incluso de folhas em um processo for verificado que sero ultrapassadas as 200 folhas
permitidas por volume, a autoridade competente do rgo ou entidade em que estiver tramitando o
processo, dever solicitar unidade protocolizadora, por meio de despacho, a abertura de um novo
volume. O volume anterior ser encerrado com as folhas que contiver. Exemplo: Havendo um
processo contendo 180 folhas, ao qual ser includo um documento avulso contendo 50 folhas,
encerrar-se- o volume com 180 folhas e abrir-se- novo volume com o referido documento de 50
folhas.
Lavrar o "Termo de Encerramento de Volume" em folha a ser anexada aps a ltima folha do
processo, numerando-a sequencialmente.
Lavrar o "Termo de Abertura de Volume" o qual ser a primeira folha do novo volume,
numerando-a e observando que a numerao das folhas obedecer sequncia do volume
anterior.
Apor, na capa do(s) volume(s) do processo, etiqueta em tamanho a ser definido pelo rgo ou
entidade, sem prejuzo da informao registrada contendo as informaes abaixo:
Registrar as operaes de encerramento e de abertura do novo volume em sistema informatizado

ou excepcionalmente em formulrio.
Os volumes do processo tramitaro juntos.
A abertura de um novo volume ser executada diretamente pelo protocolo central ou

setorial das unidades correspondentes, que devero providenciar o preenchimento da nova capa,
certificando a sua abertura e atualizando o sistema de protocolo correspondente. Os volumes
devero ser numerados na capa do processo, com a seguinte inscrio: 1 volume, 2 volume etc.
Despacho
Despacho a forma por meio da qual a autoridade competente d continuidade a uma
ao administrativa ou firma decises em documentos, avulsos ou processos. Os despachos podem
ser informativos ou decisrios. Os despachos informativos, ou despachos de mero expediente,
objetivam dar prosseguimento ao documento, avulso ou processo, enquanto que os despachos
decisrios envolvem uma deciso administrativa sobre matrias e assuntos submetidos apreciao
da autoridade competente.
Disposies finais
Por fim, a Portaria destaca que os rgos e entidades da Administrao Pblica Federal
devero:
Respeitar princpios ticos para o tratamento dos documentos, mantendo absoluta discrio
1 com relao s informaes neles contidas e observar a legislao em vigor no que se refere
ao tratamento tcnico de documentos classificados como sigilosos.
Instituir, manter e organizar unidades administrativas destinadas execuo das atividades de

2
protocolo.
Instalar no recinto de entrada, preferencialmente no pavimento trreo de sua(s)

3
instalao(es) fsica(s), a unidade administrativa destinada ao recebimento de documentos.
Definir sobre a centralizao ou descentralizao das atividades de protocolo e das unidades

4
protocolizadoras.
Em ateno s questes relativas sustentabilidade, recomenda-se que, sempre que possvel,

sejam utilizadas a frente e o verso das folhas at o seu total aproveitamento, no sendo
5
aconselhvel a incluso de novas folhas antes disso. Recomenda-se, ainda, que os
documentos sejam impressos utilizando-se a frente e o verso das folhas.
Nos casos de impresso em frente e verso de documentos, por meio de equipamento

informatizado, a margem lateral esquerda da frente da folha e a margem lateral direita do
6
verso da folha devero ter 3 cm, visando preservar as informaes contidas quando a folha
for perfurada.
7 Para os documentos no digitais, cada anexo dever manter sua prpria numerao de folhas.
Para os documentos digitais no se aplicam os procedimentos de aposio de etiquetas e

8
carimbos. As informaes sero registradas em sistema informatizado.
Todas as informaes necessrias confeco dos termos, etiquetas e carimbos constam dos
9 modelos previstos e podero ser reproduzidas manualmente ou emitidas por meios
informatizados, desde que contemplem todos os dados exigidos.
As medidas das etiquetas e dos carimbos servem como referncia, podendo ser definidas pela
convenincia de cada rgo ou entidade. No entanto, os rgos e entidades, ao utilizarem as
10
etiquetas e/ou os carimbos, devero, necessariamente, aplic-los sem prejuzo da informao
registrada nos documentos, avulsos ou processos.
O carimbo "Confere com Original ser utilizado quando do fornecimento de cpias de

documentos no digitais, aposto, preferencialmente na frente da folha, em tamanho a ser
definido pelo rgo ou entidade, sem prejuzo da informao registrada.
11
16) ARQUIVAMENTO HORIZONTAL E VERTICAL
Arquivamento horizontal
Os documentos so dispostos em posio paralela da prateleira. As principais
caractersticas do arquivamento horizontal so:
Os documentos ou fichas so colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ou

escaninhos.
Amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes.
Seu uso desaconselhvel nos arquivos correntes, uma vez que para se consultar qualquer
documento necessrio retirar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a localizao da
informao.
EXEMPLO DE MOBILIRIO PARA ARQUIVAMENTO HORIZONTAL
Arquivamento vertical
Os documentos so dispostos em posio perpendicular da prateleira. As principais
caractersticas do arquivamento vertical so:
Os documentos ou fichas so colocados uns atrs dos outros.
Seu uso aconselhvel nos arquivos correntes, pois permite consulta rpida aos documentos
arquivados, sem necessidade de manipular ou mover outros documentos ou fichas.
EXEMPLOS DE ARQUIVAMENTO VERTICAL
17) MTODOS DE ARQUIVAMENTO
O mtodo de arquivamento a ser utilizado para a organizao de determinada
documentao vai depender da natureza dos documentos em tratamento e da estrutura orgnica da
instituio. Paes (2007, p. 61) divide os mtodos de arquivamento em duas grandes classes, bsicos e
padronizados, conforme esquema abaixo:
Os mtodos citados (bsicos e padronizados) pertencem a dois grandes sistemas de

arquivamento, a saber:
Sistema direto: a busca do documento feita diretamente no local onde se

acha guardado.
Sistema indireto: aquele em que, para se localizar o documento,
necessria a consulta a um ndice ou cdigo. Caracterstico dos mtodos que
organizam os documentos por nmero.
Mtodo Alfabtico
considerado um mtodo simples e utiliza como principal critrio de arquivamento o
nome existente no documento, baseado na rigorosa ordem alfabtica. um mtodo direto, tendo
em vista que a realizao da pesquisa feita no prprio conjunto documental, sem a necessidade de
recorrer a um ndice para localizar qualquer documento.
VANTAGENS DESVANTAGEM
RPIDO Grande possibilidade de erro

quando o volume de documentos
DIRETO
muito grande, por conta do
FCIL cansao visual e da variedade de
BARATO grafia dos nomes.
Mtodo de ordenao que tem por eixo o alfabeto.
Regras de alfabetao - Treze regras simples

1) Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome.
EXEMPLOS ARQUIVAM-SE
A-Z
1 - Abreu, Pedro Ricardo
Joo Barbosa
2 - Barbosa, Joo
Pedro Ricardo Abreu
3 - Lopes, Bruno Mendona
Bruno Mendona Lopes
Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome.

A-Z
1 - Mendona, Bruno
Bruno Mendona
2 - Mendona, Carlos
Jos Mendona
3 - Mendona, Jos
Carlos Mendona
2) Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se

separam:
A-Z
1 - Castelo Branco, Camilo
Camilo Castelo Branco
2 - Monte Verde, Paulo
Paulo Monte Verde
3 - Villa-Lobos, Heitor
Heitor Villa-Lobos
3) Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos

documentos compostos por um adjetivo e um substantivo:
A-Z
Alberto So Pedro 1 - Santa Rita, Diogo
Carlos Santo Cristo 2 - Santo Cristo, Carlos
Diogo Santa Rita 3 - So Pedro, Alberto
4) As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao de sobrenomes
iguais:
A-Z
Jos Rios 1 - Rios, J.
Joo Rios 2 - Rios, Joo
J. Rios 3 - Rios, Jos
5) Os artigos e preposies, tais como a, o, de d, da, do, e, um, uma, no so considerados:
A-Z
1 - Andrade, Pedro d
Ricardo de Azevedo
2 - Azevedo, Ricardo de
Pedro dAndrade
3 - Rocha, Lcia da
Lcia da Rocha
6) Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior, Neto,

Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no so considerados na
ordenao alfabtica:
A-Z
1 - Almeida Filho, Santino
Paulo Ribeiro Jnior
2 - Cruz Sobrinho, Raimundo
Raimundo Cruz Sobrinho
3 - Ribeiro Jnior, Paulo
Santino Almeida Filho
Os graus de parentesco s sero considerados na alfabetao quando servirem de

elemento de distino:
A-Z
1 - Abreu Filho, Raphael de
Raphael de Abreu Neto 2 - Abreu Neto, Raphael de
Raphael de Abreu Filho
7) Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome

completo, entre parnteses:
A-Z
Dr. Francisco Everardo Silva 1 - Direito, Menezes (Ministro)
Ministro Menezes Direito 2 - Pires, Carla (Professora)
Professora Carla Pires 3 - Silva, Francisco Everardo (Dr.)
8) Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de

nomes espanhis e orientais:
A-Z
1 - Carnegie, Andrew
Cornelius Vanderbilt
2 - Rockfeller, John Davison
John Davison Rockefeller
3 - Vanderbilt, Cornelius
Andrew Carnegie
9) As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum
consider-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiscula:
A-Z
1 - Benedetto, Michelle di
Michelle di Benedetto
2 - Di Stefano, Alfredo
Alfredo Di Stefano
3 - OBrien, Margaret
Margaret OBrien
10) Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde

ao sobrenome de famlia do pai:
A-Z
1 - Andrs Messi, Lionel
Diego Armando Maradona
2 - Armando Maradona, Diego
Lionel Andrs Messi
3 - Romn Riquelme, Juan
Juan Romn Riquelme
11) Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se

apresentam:
A-Z
1 - Lai Changxing
Nancy Ajram Nabil (rabe)
2 - Nancy Ajram Nabil
Yuzo Sato (japons)
3 - Yuzo Sato
Lai Changxing (chins)
12) Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser
transcritos como se apresentam, no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e
preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos iniciais sejam
colocados entre parnteses aps o nome:
A-Z
The Washington Post 1 - Casa do Colegial (A)
Fundio Filomena 2 - Fundio Filomena
A Casa do Colegial 3 - Washington Post (The)
13) Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assembleias e assemelhados os

nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses:
A-Z
I Conferncia Nacional de Museus 1 - Conferncia Nacional de
Museus (I)
Quinto Congressos de Fsica
2 - Congresso de Arquivos (3)
3 Congresso de Arquivos 3 - Congresso de Fsica
(Quinto)
Mtodo Geogrfico
um mtodo de arquivamento pertencente ao sistema direto, ou seja, quando o
usurio realizar uma busca, ela ser feita diretamente no documento, sem a necessidade do auxlio
de um ndice ou cdigo.
uma metodologia de arquivamento bastante utilizada quando o principal elemento a
ser considerado em um documento a procedncia ou local.
VANTAGENS DESVANTAGEM
DIRETO Exige duas classificaes uma

para a procedncia e outra para o
FCIL correspondente.
Mtodo de ordenao que tem por eixo aspectos geogrficos.
Quando da utilizao do mtodo geogrfico, a ordenao poder ser feita com base em
trs critrios: por estado, por cidade ou por pas, conforme veremos:
Organizao por estado
Na organizao do arquivo por estado, a respectiva capital deve ser ordenada em
primeiro lugar, independentemente da ordem alfabtica em relao s demais cidades integrantes,
que devero estar dispostas alfabeticamente logo aps a capital estadual. Caso seja necessrio
ordenar os correspondentes por estado, esta dever ser feita de acordo com as regras de alfabetao
presentes no mtodo alfabtico. Por exemplo:
ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE
Braslia Souza, Jlio Cesar Andrade de
Distrito Federal Ceilndia Costa, Maurcio Matias da
Taguatinga Andrade, Tatiane Moura d
Belo Horizonte Madureira, Fernando Radams
Minas Gerais Catas Altas da Noruega Testoni, Celso Neiva
Conselheiro Lafayete Fernandes, Denise Corria
Observa-se que os estados esto ordenados alfabeticamente (Distrito Federal e Minas

Gerais), seguidos das respectivas capitais, que nessa metodologia aparecem em primeiro lugar. Na
sequncia, aparecem as demais cidades, tambm ordenadas alfabeticamente.
Organizao por cidade
Quando o principal elemento de identificao do documento a cidade e no o estado,
deve-se observar a rigorosa ordem alfabtica levando em considerao o nome das cidades, no
havendo destaque para as capitais.
CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE
Belo Horizonte Minas Gerais Madureira, Fernando Radams
Braslia Distrito Federal Souza, Jlio Cesar Andrade de
Catas Altas da Noruega Minas Gerais Testoni, Celso Neiva
Ceilndia Distrito Federal Costa, Maurcio Matias da
Conselheiro Lafayete Minas Gerais Fernandes, Denise Corria
Taguatinga Distrito Federal Andrade, Tatiane Moura d
Observa-se que as cidades obedecem estrita ordenao alfabtica,

independentemente do estado de origem e da respectiva capital. imprescindvel que as cidades
sejam acompanhadas dos respectivos nomes dos estados, tendo em vista a ocorrncia de cidades
com o mesmo nome em estados distintos. Por exemplo: Taguatinga DF e Taguatinga TO.
Correspondncia por pas
Quando o principal elemento a ser considerado na ordenao da documentao for o
nome de pases, alfabeta-se primeiramente este, seguido da respectiva capital, do nome das
demais cidades e dos nomes dos correspondentes. Conforme a lgica de ordenao por estado, as
demais cidades sero dispostas de acordo com a sequncia alfabtica aps a capital.
PAS CIDADE CORRESPONDENTE
Ottawa Johnston, David
Canad Toronto Harper, Stephen
Vancouver Cartier, Jacques
Londres Cameron, David
Inglaterra Bristol Brown, Gordon
Liverpool Blair, Tony
Observa-se que os pases obedecem estrita ordem alfabtica (Canad e Inglaterra). A

capital de cada pas tem prioridade na ordenao, sendo posicionada em primeiro lugar, e as demais
cidades so ordenadas alfabeticamente logo aps as capitais.
Mtodos Numricos
Mtodo utilizado quando o principal elemento a ser considerado para arquivamento e
busca de um documento for o seu nmero. subdividido em trs categorias: simples, cronolgico e
dgito-terminal. considerado um mtodo do sistema indireto, tendo em vista que para a
recuperao dos documentos deve-se fazer uso de um ndice alfabtico.
Numrico Simples
materializado por meio da atribuio de um nmero nico a cada correspondente, de
acordo com a ordem de ingresso na instituio ou de registro. Esse mtodo dispensa o uso da
ordenao alfabtica, pois a seu uso ser acompanhado da confeco de um ndice alfabtico
remissivo.
Mtodo de ordenao que tem por eixo o nmero atribudo s unidades de

arquivamento.
EXEMPLO DO MTODO SIMPLES EXEMPLO DE NDICE ALFABTICO REMISSIVO
O mtodo numrico simples tem ampla aplicao nos arquivos especiais (discos,
fotografias, filmes, fitas sonoras) e especializados (projetos de engenharia, projetos de
financiamento, pronturios mdicos, cadastros funcionais).
Numrico-cronolgico
uma metodologia em que o responsvel pelo arquivamento deve observar a
numerao e a data atribudas aos documentos. A atribuio de nmero e data aos documentos
um mtodo bastante difundido e utilizado pelas instituies pblicas.
Mtodo de ordenao que tem por eixo o nmero e a data dos documentos.
O uso desse mtodo recai sobre o prprio documento e no sobre sua pasta. Aps cada
documento receber seu identificador nico, ele ser ordenado em rigorosa ordem numrica.
Assim como o numrico simples, o numrico-cronolgico caracteriza-se por ser um
mtodo do sistema indireto, tendo em vista a necessidade de confeco de um ndice auxiliar para
ajudar na localizao e recuperao dos documentos.
Na autuao dos seus processos, o Poder Executivo Federal adota uma metodologia
padronizada e estabelecida pela Portaria N 3, de 16 de maio de 2003 do Ministrio do
Planejamento.
De acordo com a referida Portaria (aplicvel aos rgos do Poder Executivo Federal), o
nmero nico atribudo ao processo, quando da sua autuao, ser constitudo de quinze dgitos,
devendo, ainda, ser acrescido de mais dois dgitos de verificao (DV) e, com o acrscimo dos dgitos
verificadores, o nmero atribudo ao processo ser composto por dezessete dgitos, separados em
grupos (00000.000000/0000-00), conforme descrito abaixo:
I - o primeiro grupo constitudo de cinco dgitos, referentes ao cdigo numrico
atribudo a cada unidade protocolizadora e este cdigo identifica o rgo de origem do processo,
mantendo-se inalterado;
II - o segundo grupo constitudo de seis dgitos, separados do primeiro por um ponto e
determina o registro sequencial dos processos autuados, devendo este nmero ser reiniciado a cada
ano;
III - o terceiro grupo, constitudo de quatro dgitos, separado do segundo grupo por uma
barra, indica o ano de formao do processo; e
IV - o quarto grupo, constitudo de dois dgitos, separado do terceiro grupo por hfen,
indica os dgitos verificadores (DV), utilizados pelos rgos que faam uso de rotinas automatizadas.
Exemplo: 35041.000387/2000-19
Numrico dgito-terminal
Mtodo de organizao utilizado em instituies com grandes quantidades de
documentos e que adotaram o nmero como principal elemento de identificao.
O mtodo dgito-terminal tem por eixo um cdigo numrico dividido em grupos de

dgitos, lidos da direita para a esquerda, que indicam a disposio fsica dos
documentos.
Os documentos devem receber numerao sequencial e sua leitura apresenta uma

peculiaridade que caracteriza o mtodo - os nmeros, dispostos em trs grupos de dois dgitos cada
um, so lidos (SEMPRE) da direita para a esquerda formando pares. Por exemplo:
NMERO SEQUENCIAL DGITO-TERMINAL

963.256 96.32.56
Convertendo-se o nmero 963.256 para o mtodo dgito-terminal, o responsvel pela

ordenao ter o seguinte grupo: 96. 32. 56. A leitura feita da direita para esquerda e dividida em
grupos: o nmero 56 pertence ao grupo primrio, o nmero 32 pertente ao grupo secundrio e o
nmero 96 pertente ao grupo tercirio.
Quando do arquivamento, os documentos sero armazenados levando-se em
considerao os grupos que compem o nmero. Primeiramente ser considerado o grupo primrio
(56), em seguida o grupo secundrio (32) e, por fim, o grupo tercirio (96).
Para que o usurio possa localizar o documento 96-32-56, arquivado com base no
mtodo dgito-terminal, ele, primeiramente, dever localizar onde se encontram as pastas
terminadas em 56, em seguida, localizar as pastas cujo grupo secundrio 32 e, por fim, a pasta
desejada, 96.
Exemplo de ordenao baseada no mtodo simples e no mtodo dgito terminal:
MTODO SIMPLES MTODO DGITO-TERMINAL
(1) 42.639 (1) 36.95.21
(2) 236.895 (2) 04.26.39
(3) 369.521 (3) 99.01.56
(4) 953.456 (4) 95.34.56
(5) 990.156 (5) 23.68.95
Percebe-se que no mtodo dgito-terminal, quando o nmero for composto por menos
de cinco dgitos, ser colocado (0) zero sua esquerda para sua complementao, a exemplo do que
ocorreu com o nmero 42.639, que passou a ter a seguinte composio: 04.26.39.
Observa-se, tambm, que a organizao dos documentos em ordem crescente,
levando-se em considerao, primeiramente, o grupo primrio. Os demais grupos (secundrio e
tercirio) sero considerados para fins de ordenao quando mais de um documento tiver nmeros
idnticos ao do grupo primrio.
Mtodo ideogrfico (assunto)

Mtodo de arquivamento de documentos que tem sua aplicao atrelada
interpretao do assunto do documento em anlise. Paes (2007, p. 77) defende que o mtodo em
estudo mais aconselhvel nos casos de grandes massas documentais e variedade de assuntos, pois
exige profundo conhecimento das atividades institucionais.
Mtodo de ordenao que tem por eixo os assuntos presentes, explicitamente ou

no, nos documentos.
O mtodo ideogrfico subdividido da seguinte maneira:
Dicionrio
Alfabtico
Enciclopdico
IDEOGRFICO OU
POR ASSUNTO Duplex
Numrico Decimal
Unitermo ou indexao
coordenada
Alfabtico - dicionrio
Os assuntos tratados por determinada instituio ou pessoa so dispostos
alfabeticamente, levando em considerao, somente, a sequncia das letras.
Disposio das entradas na sequncia rigorosa das letras.
Vejamos um exemplo de sua aplicao:

A instituio X realiza determinadas atividades que do origem aos documentos que
tratam dos assuntos presentes na coluna A. Com a aplicao do mtodo ideogrfico alfabtico
dicionrio, todos os assuntos sero dispostos em ordem alfabtica, seguindo a lgica de um
dicionrio comum. O resultado da organizao por meio deste mtodo o que consta da coluna B.
COLUNA A (assuntos sem ordenao) COLUNA B (assuntos ordenados)

Nomeao de servidor Administrao de imvel
Exonerao de servidor Administrao de veculo
Aquisio de bem permanente Aquisio de bem permanente
Aquisio de material de consumo Aquisio de material de consumo
Administrao de imvel Elaborao da proposta oramentria
Administrao de veculo Elaborao do plano plurianual
Elaborao da proposta oramentria Exonerao de servidor
Elaborao do plano plurianual Levantamento da produo documental
Levantamento da produo documental Nomeao de servidor
Transferncia / recolhimento de documentos Transferncia / recolhimento de documentos
Aps a aplicao do mtodo, observa-se que todos os assuntos constantes da coluna A

foram colocados na estrita ordem alfabtica na coluna B. Esse um exemplo de como aplicar o
mtodo alfabtico dicionrio em uma instituio.
Alfabtico - enciclopdico
No mtodo alfabtico enciclopdico, o responsvel pela ordenao da documentao
realiza o agrupamento de assuntos correlatos por ttulos gerais, ordenados conforme a sequncia
rigorosa das letras, ou seja, a alfabetao. Por exemplo: TTULO GERAL
DOCUMENTAO E INFORMAO
Assuntos correlatos
Levantamento da produo documental
ordenados
Transferncia / recolhimento de documentos alfabeticamente
GESTO DE PESSOAS
Registro Funcional
Exonerao de servidor
Nomeao de servidor
MATERIAL E SERVIO
Aquisio de bem permanente
Aquisio de material de consumo
ORAMENTO E FINANAS
Programao financeira e oramentria
Elaborao da proposta oramentria
Elaborao do plano plurianual
PATRIMNIO
Administrao de imvel
Administrao de veculo
Ideogrfico - numrico
A utilizao dos mtodos numricos (duplex, decimal e unitermo) em conjunto com a
classificao por assunto tem o intuito de facilitar o desenvolvimento da atividade de organizao e
arquivamento dos documentos, tendo em vista a simplicidade de se trabalhar com nmeros.
Numrico - duplex
Centra-se na distribuio dos documentos em grandes classes por assunto. As classes
gerais podem ser subdivididas em classes subordinadas mediante o uso de nmeros justapostos com
traos de unio.
Outra importante caracterstica deste mtodo a possibilidade de abertura de
quantidade ilimitada de classes. Ou seja, no se torna necessria a previsibilidade de todas as
atividades no momento da construo do plano de classificao, pois novas classes podero ser
abertas de acordo com a necessidade institucional.
Para facilitar o entendimento, ser utilizado o exemplo do esquema de classificao
apresentado no mtodo alfabtico enciclopdico. Contudo, ele ser incrementado com a
metodologia de numerao duplex.
1 DOCUMENTAO E INFORMAO
1-1 Levantamento da produo documental
1-2 Transferncia / recolhimento de documentos
Numerao justaposta
com trao de unio 2 GESTO DE PESSOAS
2-1 Registro Funcional
2-1-1 Exonerao de servidor
2-1-2 Nomeao de servidor
3 MATERIAL E SERVIO
3-1 Aquisio de bem permanente
3-2 Aquisio de material de consumo
4 ORAMENTO E FINANAS
4-1 Programao financeira e oramentria
4-1-1 Elaborao da proposta oramentria
4-1-2 Elaborao do plano plurianual
5 PATRIMNIO
5-1 Administrao de imvel
5-2 Administrao de veculo
CARACTERSTICAS IMPORTANTES NA IDENTIFICAO DO MTODO DUPLEX

1 - Existncia do trao de unio, por exemplo: (2-1-1).
2 - Mtodo dividido em classes, conforme os assuntos, partindo-se sempre do geral para o

particular, por exemplo:
5 PATRIMNIO (geral)
5-1 Administrao de imvel (particular).
3 - Possibilidade de abertura ilimitada de classes. O exemplo apresentado para o mtodo duplex s

apresenta cinco classes, mas nada impede o crescimento ilimitado das classes e subclasses.
Numrico decimal
Baseiase em um plano prvio de distribuio dos documentos limitado a dez grandes
classes, cada uma podendo ser subdividida em dez subclasses e, assim, sucessivamente, partindo-se
sempre do geral para o particular.
Tendo em vista a quantidade limitada classes, Paes (2007, p.85) aponta que o mais
complexo na utilizao deste mtodo a necessidade de determinao, quando da elaborao do
plano de classificao, das classes principais que compreendem em si toda e qualquer espcie de
documentos produzidos ou recebidos, o que torna necessria a previso do desenvolvimento das
atividades da instituio.
Como exemplo da aplicao mtodo decimal, ser apresentado um fragmento do
Cdigo de Classificao elaborado pelo Conselho Nacional de Arquivos e que serve como orientao
para a classificao arquivstica dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo
Federal.
CDIGO DE CLASSIFICAO DO CONARQ SUBDIVISO DA SUBCLASSE 020 - PESSOAL

000 ADMINISTRAO GERAL (CLASSE) 020 PESSOAL (SUBCLASSE)
010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO 021 RECRUTAMENTO E SELEO
020 PESSOAL 022 APERFEIOAMENTO E TREINAMENTO
030 MATERIAL 023 QUADROS, TABELAS E POLTICA DE PESSOAL
040 PATRIMNIO 024 DIREITOS, OBRIGAES E VANTAGENS
050 ORAMENTO E FINANAS 025 APURAO DE RESPONSABILIDADE E AO DISCIPLINAR
060 DOCUMENTAO E INFORMAO 026 PREVIDNCIA, ASSISTNCIA E SEGURIDADE SOCIAL
070 COMUNICAES 027 (vaga)
080 (vaga) 028 (vaga)
090 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ADMINISTRAO GERAL 029 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL
SUBDIVISO DO GRUPO 024 DIVISO DO SUBGRUPO 024.1

024 DIREITOS, OBRIGAES E VANTAGENS (GRUPO) 024.1 FOLHAS DE PAGAMENTO. FICHAS FINANCEIRAS
(SUBGRUPO)
024.1 FOLHAS DE PAGAMENTO. FICHAS FINANCEIRAS 024.11 SALRIOS, VENCIMENTOS, PROVENTOS E

REMUNERAES
024.2 FRIAS 024.12 GRATIFICAES (inclusive incorporaes)
024.3 LICENAS 024.13 ADICIONAIS
024.4 AFASTAMENTOS 024.14 DESCONTOS

024.5 REEMBOLSO DE DESPESAS 024.15 ENCARGOS PATRONAIS. RECOLHIMENTOS
024.6 (vaga)
024.7 (vaga)
024.8 (vaga)
024.9 OUTROS DIREITOS, OBRIGAES E VANTAGENS
A classificao apresentada no esquema acima poderia ser escrita da seguinte forma:
CLASSE 000 ADMINISTRAO GERAL
SUBCLASSE 020 PESSOAL
GRUPO 024 DIREITOS, OBRIGAES E VANTAGENS.
SUBGRUPOS 024.1 FOLHAS DE PAGAMENTO. FICHAS FINANCEIRAS.
024.11 SALRIOS, VENCIMENTOS, PROVENTOS E REMUNERAES.
CARACTERSTICAS IMPORTANTES NA IDENTIFICAO DO MTODO DECIMAL

1 Separa-se o nmero em classe de trs algarismos por ponto, por exemplo: (024.11).
2 - O mtodo dividido em classes, subclasses, grupos, subgrupos, conforme os assuntos,

partindo-se sempre do geral para o particular, por exemplo:
020 PESSOAL (geral)
024.11 Salrios, vencimentos, proventos e remuneraes (particular).
3 Todos os assuntos referentes determinada classe ficam juntos.
Unitermo
Mtodo desenvolvido por Mortimer Tauber, nos EUA, em princpios de 1950.
A utilizao deste mtodo consiste na atribuio, a cada documento ou grupo de
documentos, de um nmero em ordem crescente, de acordo com seu ingresso na unidade de
arquivo (assinalado em local visvel e previamente determinado). Aps a realizao da numerao,
cada documento passar pelo processo de anlise e indexao por termos simples extrados de seu
contedo, de forma que as palavras indexadas serviro de base pesquisa posterior. Tais elementos
devero ser transcritos em uma ficha-ndice sob a forma de palavras chave. Na ficha ndice devero
constar ainda outras informaes complementares sobre a apresentao do documento e a
quantidade. Para cada palavra-chave prepara-se uma ficha (ficha de palavra-chave), dividida em 10
colunas e numeradas de 0 a 9. O nmero de registro transcrito na ficha ou fichas correspondentes
s palavras chaves.
A pesquisa feita por intermdio das fichas de palavras-chaves, as quais devem ser
consultadas superpostas, uma vez que o mtodo aqui descrito funciona base da comparao.
O mtodo unitermo utilizado com xito em arquivos especiais e especializados, no
sendo recomendada sua aplicao em acervos convencionais.
Variadex
o mtodo de ordenao que tem por eixo as letras do alfabeto representadas por
cores diferentes. Para facilitar o arquivamento e a localizao dos documentos, decidiu-se atrelar
cores ao mtodo alfabtico j estudado anteriormente.
Haver uma chave dividida em cinco cores:
Letras Cores
A, B, C, D e abreviaes Ouro
E, F, G, H e abreviaes Rosa
I, J, K, L, M, N e abreviaes Verde
O, P, Q e abreviaes Azul
R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviaes Palha
De acordo com o mtodo, as cores da chave devem ser atribudas s projees das
pastas em funo da segunda letra do nome de entrada e no da letra inicial, a qual indicar a seo
alfabtica correspondente para sua ordenao.
Exemplo:
NOMES ORGANIZADOS EM
RELAO DE NOMES ENTRADA CORES
ORDEM ALFABTICA
Jlio Cesar Andrade de Souza Andrade, Tatiane Moura d Andrade Verde
Maurcio Matias da Costa Costa, Maurcio Matias da Costa Azul
Tatiane Moura d Andrade Madureira, Fernando Radams Madureira Ouro
Fernando Radams Madureira Souza, Jlio Cesar Andrade de Souza Azul
Celso Neiva Testoni Testoni, Celso Neiva Testoni Rosa
Leonardo Travassos Travassos, Leonardo Travassos Palha
Os documentos devem ser arquivados nas letras A, C, M, S, T e T, conforme a ordenao

alfabtica apresentada na segunda coluna. As notaes estariam inscritas em projees (etiquetas
nas cores, verde, azul, ouro, rosa e palha), conforme as associaes entre a terceira e quarta coluna.
Projees das pastas
Por meio do mtodo variadex, possvel adotar todas as cinco cores para cada letra do
alfabeto, minimizando a possibilidade de arquivamento errado e agilizando a pesquisa. Por exemplo:
conforme o esquema de ordenao apresentado, os documentos organizados na letra T devem ser
colocados em pastas com projees nas cores rosa e palha.
Automtico, Soundex, Rneo e Mnemnico

No possui aplicao prtica
AUTOMTICO
nos arquivos brasileiros
Mtodo de ordenao que tem por eixo a fontica
No possui aplicao prtica e no a grafia dos nomes. Rene os nomes pela
SOUNDEX
nos arquivos brasileiros semelhana da pronuncia, apesar da grafia ser
diferente. Busca sons prximos e semelhantes.
conhecido como mtodo hbrido, pois faz o
RNEO Obsoleto relacionamento de letras, nmeros e cores para
fins de arquivamento.
Usa-se, para a codificao dos assuntos, a
combinao de letras. As letras so consideradas
MNEMNICO Obsoleto smbolos com o intuito de auxiliar a memria do
arquivista, de forma a facilitar a recuperao da
informao.
Mtodo alfanumrico
o mtodo de ordenao de documentos arquivsticos que tem como caracterstica
principal a combinao de letras e nmeros, visando facilitar a atividade de arquivamento. Exemplo:
DIVISES DO ALFABETO PREVIAMENTE
NMERO DA PASTA
PLANEJADAS
Aa Af 1
Ag Al 2
Am As 3
At Az 4
Ba Bl 5
Bm Bz 6
(...) (...)
Za Zz 100
Quando da utilizao do mtodo alfanumrico, o responsvel pela gesto do acervo

deve estudar previamente o nmero de divises alfabticas que comporo a tabela, tendo em vista a
grande incidncia de determinados nomes.
Exemplo de utilizao do mtodo alfanumrico:
Nomes Pastas
Acrsio, Paulo 1
Almeida. Joo 2
Amaral, Roberto 3
O mtodo de arquivamento alfanumrico (combinao de letras e nmeros) no se

insere nas classes de mtodos bsicos e padronizados.
18) OPERAES DE ARQUIVAMENTO
Algumas atividades devem ser executadas no arquivamento dos documentos, visando
preservar a memria da instituio no tempo e no espao e fornecer ao usurio, de forma eficiente,
as informaes necessrias:
ATIVIDADES DE
CONCEITO
ARQUIVAMENTO
realizado o exame da documentao com a finalidade de se verificar se ela,
INSPEO de fato, est destinada ao arquivamento. Tal condio poder ser verifica
mediante a presena de despacho de arquivamento, por exemplo: Arquive-se.
Leitura minuciosa do documento com o objetivo de se verificar a entrada que
ESTUDO lhe dever ser atribuda, a existncia de antecedentes e a necessidade de
referncias cruzadas.
realizado o procedimento de classificao ou ratificao/retificao da
classificao recebida pelo documento com base em um esquema de
distribuio de documentos em classes, elaborado a partir do estudo das
estruturas e funes de uma instituio e da anlise do arquivo por ela
produzido. Para isso indispensvel conhecer bem o funcionamento das
atividades desempenhadas pelo rgo. A classificao para se realizar, para se
CLASSIFICAO
materializar necessita de um instrumento (Plano de Classificao). Tem como
fundamento o Princpio de Respeito aos Fundos (Provenincia), segundo o qual
os arquivos originrios de uma instituio ou de uma pessoa devem manter
sua individualidade, no sendo misturados aos de origem diversa.
uma atividade intelectual de construo de instrumentos para organizao dos
documentos, independente da idade qual eles pertenam.
Aposio, nos documentos, dos smbolos correspondentes ao mtodo de
CODIFICAO arquivamento adotado: letras, nmeros, letras e nmeros e corres. uma
atividade intelectual.
a disposio metdica dos documentos dentro da unidade de classificao.
A definio do mtodo de ordenao depende do uso que dado aos
documentos, podendo ser:
ORDENAO Ordenao alfabtica sequncia das letras do alfabeto;
Ordenao cronolgica sucesso temporal (data);
Ordenao geogrfica unidades territoriais (pases, estados, municpios,
distritos, bairros etc.); e
Ordenao numrica sequncia numrica atribuda aos documentos.
a operao fsica de colocar os documentos em pastas ou caixas orientada
ARQUIVAMENTO
pelo esquema de classificao e pela ordenao definida.
A Portaria Interministerial N 1.677, de 07 de outubro de 2015, conceitua arquivamento

da seguinte forma:
Arquivamento significa a guarda do documento, avulso ou processo, cuja

tramitao cessou, e se caracteriza pelo fim da ao administrativa que
determinou a produo do documento. O arquivamento de documento(s),
avulso(s) ou processo(s), ocorrer diante das seguintes condies:
a) por deferimento ou indeferimento do pleito;
b) pela expressa desistncia ou renncia do interessado; ou
c) por deciso motivada de autoridade competente.
O documento, avulso ou processo, ser arquivado mediante despacho da
autoridade competente. O despacho dever ser feito na ltima folha do
documento, avulso ou processo, ou mediante a utilizao de folha de
despacho, indicando "Arquive-se". A operao de arquivamento dever ser
registrada em sistema informatizado ou excepcionalmente em formulrio.
Quanto aos documentos digitais: O documento, avulso ou processo, ser
arquivado mediante despacho da autoridade competente, por meio de
operao no sistema informatizado com o respectivo registro.
19) EMPRSTIMO DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS
uma das principais atividades dos arquivos, tendo em vista que corresponde a sua
prpria essncia de formao: servir administrao e histria. Todo trabalho arquivstico, do
recebimento ao arquivamento, desenvolvido visando recuperao rpida e completa da
informao.
Emprstimo significa a transferncia fsica e temporria de documentos, com fins

de referncia, consulta, reproduo, pesquisa ou exposio.
Para conferir mais segurana ao procedimento de emprstimo de documentos, muito

importante que seja feito o seu controle, com o intuito de garantir a segurana do acervo e a
localizao eficiente dos documentos emprestados.
O emprstimo de documentos, avulsos ou processos, no se caracteriza como
desarquivamento, pois ocorre para fins de referncia, consulta, reproduo, pesquisa ou exposio,
no significando a retomada e a consequente continuidade da ao do documento. O emprstimo de
documentos, avulsos ou processos, dever ser registrado em sistema informatizado ou
excepcionalmente em formulrio. Quando do emprstimo, se for constatada a necessidade de
continuidade de anlise da matria e, consequentemente, de retomada da tramitao, a unidade
administrativa que solicitou o emprstimo dever solicitar o desarquivamento do documento, avulso
ou processo. Este procedimento dever ser registrado em sistema informatizado ou
excepcionalmente em formulrio.
Nesta etapa dever ser confeccionada e utilizada a guia-fora (ficha fantasma):
Guia-fora: Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item

documental para assinalar a sua remoo temporria. Tambm chamado
fantasma ou ficha-fantasma.
Modelo de guia-fora (ficha fantasma):

20) DIAGNSTICOS ARQUIVSTICOS
O diagnstico da situao arquivstica da instituio uma etapa anterior a qualquer
funo, contemplando os fluxos de informao; a identificao das suas funes, atividades e tarefas;
os tipos documentais produzidos e recebidos; as formas de armazenamento e de acesso s
informaes existentes; as pessoas responsveis pelas atividades, em todos os nveis; o histrico da
existncia da instituio, entre outros aspectos fundamentais.
O diagnstico contempla levantamentos quanto aos mtodos existentes na instituio
no que se refere produo, avaliao, aquisio, conservao, classificao, descrio e difuso do
acervo arquivstico.
a operao de construir a imagem de uma ou mais organizaes.
Diagnstico: viso maximalista e minimalista

O diagnstico maximalista representa o levantamento da situao arquivstica do
conjunto de organismos que formam um governo federal, estadual ou municipal, ou at mesmo da
situao arquivstica de pases. As pesquisas sobre as polticas arquivsticas desenvolvidas por pases,
a realidade de seus sistemas, os seus fracassos e sucessos.
O diagnstico minimalista consiste na observao dos problemas arquivsticos das
organizaes, no estudo de caso e na procura em construir objetos de pesquisa e propor solues
para os problemas detectados (estudo de problemas especficos, de casos particulares).
Informaes a serem coletadas em um diagnstico:
A anlise deve ter dois focos: um institucional e outro documental. O institucional deve
abranger os seguintes itens:
FOCO INSTITUCIONAL EXPLICAO

Inserindo aspectos de criao e sua evoluo histrica quanto
O TEMPO HISTRICO DE
estrutura, mudanas estatutrias, hierarquia com relao a
EXISTNCIA
outras instituies.
O TAMANHO E A DIVERSIDADE Informaes genricas sobre a totalidade dos acervos e formatos
DOS ACERVOS ACUMULADOS (livros, textos, fotografias, slides, vdeos, fitas cassetes e udio,
documentos digitais, mapas, etc.).
VARIAO E ABRANGNCIA
Identificao e descrio das atividades da instituio, mesmo as
DAS ATIVIDADES PRESENTES E
que j no so mais realizadas, hierarquizando-as.
PASSADAS
O NMERO DE PESSOAS Identificar as pessoas e cargos responsveis pelas atividades na
VINCULADAS E AS estrutura organizacional, de forma a criar representaes grficas
CARACTERSTICAS da organizao e da hierarquia decisria.
ESTRUTURAIS
O USO DE TECNOLOGIAS DA
INFORMAO VARIADAS: DE
A tecnologia da informao disponvel e os usos que a instituio
REDES DE COMPUTADORES,
faz dela, de forma geral.
DIGITALIZAO,
MICROFILMAGEM, ETC.
Por sua vez, o foco documental contempla:
FOCO DOCUMENTAL
As quantidades dos documentos, expressas de acordo com regras aceitas universalmente
(metragem linear, em unidades ou bits);
Caractersticas diplomticas tipologias documentais que os individualizam;
Contedos informacionais genricos, expressos de modo sinttico e hierrquico;
As unidades fsicas de arquivamento, isto , a movelaria e embalagens utilizadas;
O modo original de arquivamento classificao, avaliao e descrio mesmo que emprico e
baseado no senso comum;
A existncia e o modo de uso de tecnologias da informao;
As caractersticas das instalaes e a situao dos acervos no que se refere preservao.
As informaes arroladas a partir dessas duas abordagens devem ser registradas em um

diagnstico que servir de instrumento norteador da implantao da poltica arquivstica
institucional. O levantamento dos dados sobre as atividades, o fluxo informacional, estruturas,
funes e das questes referentes aos acervos constri a imagem do concreto.
Dessa forma, o profissional ter a possibilidade de propor solues cientficas, por se
basearem no exame criterioso do problema, realizado de acordo com metodologias e parmetros
aceitos pelas cincias sociais aplicadas.
Um diagnstico realizado corretamente permite a identificao do problema. As
solues sero decorrncia e estaro ao alcance dos profissionais.
21) INSTRUMENTOS DE PESQUISA
Utilizados na descrio e localizao dos documentos no acervo:
1) Guia: obra destinada orientao dos usurios no conhecimento e na utilizao do
acervo de um arquivo permanente. o instrumento de pesquisa mais genrico (contm o endereo,
telefone, horrio de funcionamento, meio de transporte para o local, recursos tcnicos oferecidos,
etc.);
2) Inventrio sumrio: as unidades de arquivamento de um fundo ou de suas divises
so identificadas e descritas sucintamente. Descrever a composio de um fundo ou parte dele. O
inventrio sumrio fundamental e deve ser o primeiro instrumento de pesquisa a ser elaborado;
3) Inventrio analtico: instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento
de um fundo ou de uma de suas divises so identificadas e descritas pormenorizadamente.
Descrio minuciosa do seu contedo;
4) Catlogo: instrumento de pesquisa elaborado segundo um critrio temtico,
cronolgico, onomstico ou geogrfico, incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais
fundos, descritos de forma sumria e pormenorizada. Agrupar documentos que versem sobre um
mesmo assunto existente num ou mais fundos; e
5) Repertrio: instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente
documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos. Descrio minuciosa,
cabendo mesmo transcrio de documento na ntegra.
22) MICROFILMAGEM
A microfilmagem uma tcnica fotogrfica que surgiu
em meados de 1870 durante a guerra prussiana. Esta tcnica permite
a substituio do original por representar uma cpia fiel fonte
primria.
O microfilme um material translcido, flexvel e estvel,
contendo microimagens para projeo tica. considerada uma
tecnologia estabelecida, possui padres e tcnicas definidas e tem validade legal como prova, ou
seja, juridicamente amparado, tendo o mesmo valor legal do documento original (Lei n 5.433, de 8
de maio de 1968 e Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996).
Os documentos so microfilmados em rolo de filme de sais de prata, podendo ser
reduzidos, at cinquenta vezes o tamanho do original. composto por uma sucesso de
imagens/fotogramas, ou seja, microimagens, reprodues exatas e fiis de um documento original,
bastando a sua ampliao para se conseguir a leitura.
Tendo em vista que a microfilmagem um processo tcnico comprovado
laboratorialmente, alguns autores estimam uma garantia de vida de cerca de 500 anos, se a
produo, manuseamento e armazenamento forem feitos em condies adequadas.
uma tecnologia que est estabilizada e normalizada, alm disso, os documentos
microfilmados possuem valor de documento original. Desta forma, a microfilmagem adquiriu um
estatuto de grande credibilidade, sendo um processo fivel e reconhecido mundialmente.
Os microfilmes so criados com polister e corantes de halogeneto de prata em

uma gelatina dura. Esta mistura permite-lhes manter a sua funo durante longos
perodos de tempo.
Os microfilmes de gelatina de prata com base de polister so os nicos
apropriados para propsitos de preservao. Se processados apropriadamente,
armazenados sob condies arquivsticas ideais e inspecionados regularmente
possuiro expectativa de vida de aproximadamente 500 anos.
CONDIES BSICAS DO LOCAL DE ARMAZENAMENTO DOS MICROFILMES
Afastado de locais onde existam canalizaes de gua, gs ou ar quente;
Longe de depsitos de produtos qumicos e inflamveis;
No ser utilizado como local de trabalho;
Temperatura e humidade relativa do ar constantes; e
Local limpo.
VANTAGENS DA MICROFILMAGEM
1 Alta durabilidade do suporte, desde que confeccionado e preservado de forma correta.
2 Diminuio do espao de armazenamento do acervo.
Possui valor legal. Lei 5.433 de 08/05/1968 e pelo Decreto 1.799 de 30/01/1996, que
3
conferem ao microfilme o mesmo valor legal do documento original.
4 Confivel quanto a sua autenticidade, pois no permite alteraes.
5 Os documentos microfilmados podem ser digitalizados.
6 Dificulta ao dos falsificadores.
7 Favorece o sigilo das informaes.
Acesso rpido e fcil, quando bem catalogado e indexado, em comparao com o suporte
8
em papel.
Devido ao volume reduzido, permite seu armazenamento em caixas-fortes (arquivos de

9
segurana).
10 Integridade do arquivo.
11 Facilidade de reverso ao papel.
A microfilmagem um procedimento respaldado pela Lei n 5.433, de 8 de maio de

1968 e pelo Decreto n 1.799, de janeiro de 1996, que, resumidamente, trazem os seguintes e
importantes apontamentos sobre o procedimento:
A microfilmagem, em todo territrio nacional, autorizada pela Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968,
abrange a dos documentos oficiais ou pblicos, bem como a dos documentos particulares ou
privados, de pessoas fsicas ou jurdicas.
As cpias, traslados e certides extradas de microfilmes, bem assim a autenticao desses

documentos, possuem efeitos legais.
Os microfilmes resultam do processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens,

por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo.
A microfilmagem ser feita em equipamentos que garantam a fiel reproduo das informaes,
sendo permitida a utilizao de qualquer microforma.
Tanto o filme original como o filme cpia ter, na sua parte superior, rea reservada titulao,
identificao e numerao sequencial legveis com a vista desarmada, bem como fotogramas
destinados indexao.
A microfilmagem, de qualquer espcie, ser feita sempre em filme original, com o mnimo de 180
linhas por milmetro de definio, garantida a segurana e qualidade de imagem e de reproduo.
Ser obrigatria, para efeito de segurana, a extrao de filme cpia, do filme original.
Fica vedada a utilizao de filmes atualizveis de qualquer tipo, tanto para a confeco do original
como para a extrao de cpias.
O armazenamento do filme original dever ser feito em local diferente do seu filme cpia.
Na microfilmagem poder ser utilizado qualquer grau de reduo, garantida a legibilidade e a

qualidade de reproduo.
Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimenso mxima do campo fotogrfico do
equipamento em uso, a microfilmagem poder ser feita por etapas, sendo obrigatria a repetio
de uma parte da imagem anterior na imagem subsequente, de modo que se possa identificar, por
superposio, a continuidade entre as sees adjacentes microfilmadas.
Cada srie microfilmada dever possuir imagem de abertura, imagem de encerramento.
Os documentos da mesma srie ou sequncia, eventualmente omitidos quando da microfilmagem,

ou aqueles cujas imagens no apresentarem legibilidade, por falha de operao ou por problema
tcnico, sero reproduzidos posteriormente, no sendo permitido corte ou insero no filme
original. A microfilmagem destes documentos ser precedida de uma imagem de observao.
obrigatrio fazer indexao remissiva para recuperar as informaes e assegurar a localizao

dos documentos.
Para o processamento dos filmes sero utilizados equipamentos e tcnicas que assegurem ao
filme alto poder de definio, densidade uniforme e durabilidade.
Os documentos, em tramitao ou em estudo, podero, a critrio da autoridade competente, ser

microfilmados, no sendo permitida a sua eliminao at a definio de sua destinao final.
A eliminao de documentos, aps a microfilmagem, dar-se- por meios que garantam sua
inutilizao, sendo a mesma precedida de lavratura de termo prprio e aps a reviso e a extrao
de filme cpia.
A eliminao de documentos oficiais ou pblicos s dever ocorrer se a mesma estiver prevista na
tabela de temporalidade do rgo.
Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, no podero ser

eliminados aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera de
atuao ou preservados pelo prprio rgo detentor.
Os traslados, as certides e as cpias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para

produzirem efeitos legais em juzo ou fora dele, tero que ser autenticados pela autoridade
competente detentora do filme original.
Em se tratando de cpia em filme, extrada de microfilmes de documentos privados, dever ser

emitido termo prprio, no qual dever constar que o filme que o acompanha cpia fiel do filme
original, cuja autenticao far-se- nos cartrios.
A autenticao far-se- por meio de carimbo aposto, em cada folha, nos cartrios. A cpia em papel
poder ser extrada utilizando-se qualquer meio de reproduo, desde que seja assegurada a sua
fidelidade e qualidade de leitura.
A microfilmagem de documentos poder ser feita por empresas e cartrios habilitados, que
devero requerer registro no Ministrio da Justia e sujeitar-se fiscalizao que por este ser
exercida.
As empresas e os cartrios, que se dedicarem microfilmagem de documentos de terceiros,

fornecero, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando: que a microfilmagem foi
executada de acordo com o disposto com as normas vigentes, que se responsabilizam pelo padro
de qualidade do servio executado e que o usurio passa a ser responsvel pelo manuseio e
conservao das microformas.
Os microfilmes e filmes cpia, produzidos no exterior, somente tero valor legal, em juzo ou fora
dele, quando: autenticados por autoridade estrangeira competente, tiverem reconhecida pela
autoridade consular brasileira a firma da autoridade estrangeira que os houver autenticado e
forem acompanhados de traduo oficial.
As infraes, s normas, por parte dos cartrios e empresas registrados no Ministrio da Justia
sujeitaro o infrator, observada a gravidade do fato, s penalidades de advertncia ou suspenso
do registro, sem prejuzo das sanes penais e civis cabveis.
Sinalticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem
de documentos arquivsticos
Tendo em vista a necessidade de que a microfilmagem dos documentos arquivsticos
seja realizada dentro dos padres e normas internacionais, resolveu-se adotar o uso de sinalticas
que transmitam informao o mais acessvel possvel aos futuros leitores e que, ao mesmo tempo,
contribua na execuo do trabalho por parte do tcnico de microfilmagem.
Sinaltica: recurso de comunicao utilizado em microfilmagem, contendo

informaes pertinentes ao contedo da microforma.
O uso de sinalticas na execuo de um microfilme tem que estar de acordo com todos
os padres de qualidade e integridade de imagem e o tcnico de microfilmagem deve compreender
bem onde as inserir.
Smbolos obrigatrios a serem utilizados em todos os rolos:
Incio de rolo
Sinaltica que deve constar em todos os rolos para que no restem dvidas
quanto ao incio do filme.
Fim do rolo
Sinaltica que deve constar em todos os rolos para que no restem dvidas
quanto ao fim do filme.
Smbolos obrigatrios a serem utilizados em todos os rolos, caso a documentao

tenha continuidade:
Continua em outro rolo

Sinaltica usada para informar que documentos do mesmo conjunto
documental encontram-se microfilmados noutro rolo.
Continuao de outro rolo

Sinaltica usada para informar que os documentos que precedem os que
sero microfilmados encontram- se em outro rolo.
Smbolos obrigatrios a serem microfilmados junto com os documentos, conforme a
situao - Smbolos em formatos reduzidos para serem utilizados num dos cantos do documento:
Original ilegvel
Sinaltica usada para indicar as omisses e problemas de legibilidade.
Texto deteriorado
Sinaltica usada para indicar texto deteriorado problema na encadernao.
Numerao incorreta
Sinaltica usada para indicar erro na numerao das pginas ou datas.
Original colorido
Sinaltica usada para indicar que o documento original colorido.
Repetio de imagem
Sinaltica usada sempre que houver repetio de imagem.
Pginas e/ou nmeros em falta

Sinaltica usada para indicar a falta de pgina ou nmero do documento.
O tratamento da documentao a ser microfilmada
Ao contrrio do que muitas pessoas pensam, o procedimento de microfilmagem de

documentos arquivsticos no elimina o tratamento prvio da documentao, em termos de
classificao do acervo e da ordenao de suas sries.
Microfilmar acervos arquivsticos sem o devido tratamento prvio, na desordem em que
frequentemente se apresentam nos arquivos institucionais, em vez de agilizar e facilitar a
recuperao das informaes pode at mesmo dificultar o processo.
Analisar e preparar a documentao objeto do projeto de microfilmagem uma das

atividades mais relevantes de todo o trabalho de microrreproduo das imagens. Todos os
documentos devem ser classificados, ordenados e indexados, o que torna imprescindvel o
conhecimento das tcnicas de organizao de arquivos para o profissional que atua em projetos
dessa natureza.
No basta adquirir modernos equipamentos e programas, nem aprender a operar o

maquinrio; preciso que a preparao da documentao e o acompanhamento do processo
contenha orientao e a participao de profissionais com conhecimentos arquivsticos.
Quando da realizao de um projeto de microfilmagem, tambm deve se levar em

considerao os altos custos dos equipamentos, dos filmes, da manuteno de um sistema
microgrfico e, sobretudo, dos recursos humanos necessrios ao preparo da documentao.
MICROFILMAGEM DE Microfilme cujo contedo serve para complementar ou

COMPLEMENTO suplementar acervo.
MICROFILMAGEM DE Microfilme que serve preservao de documentos

PRESERVAO originais, protegendo-os do uso e manuseio constantes.
Microfilme que serve de cpia de segurana, devendo ser

MICROFILMAGEM DE
SEGURANA armazenado em local distinto dos documentos originais, de
preferncia em cmara de segurana (caixa-forte).
Microfilme que serve preservao das informaes

contidas em documentos que so eliminados, tendo em
MICROFILMAGEM
DE SUBSTITUIO vista a racionalizao e o aproveitamento de espao. Ou
seja, substituir, em situaes especficas, grandes volumes
de documentos de guarda transitria.
23) DIGITALIZAO
A digitalizao de acervos tem se tornado um dos
procedimentos essenciais ao acesso e difuso dos documentos
arquivsticos, alm de contribuir para a sua preservao, uma vez que
restringe o manuseio dos documentos originais. Por isso, o uso da
tecnologia digital traz grandes perspectivas de trabalho para os arquivos e bibliotecas, instituies
por excelncia mantenedoras de fontes primrias de informao.
Constitui-se como instrumento capaz de dar acesso simultneo local ou remoto aos seus
representantes digitais.
Entende-se por digitalizao a converso da fiel imagem de um documento

arquivstico para o formato digital. Este processo dinamiza extraordinariamente o
acesso e a disseminao das informaes, com a visualizao instantnea das
imagens dos documentos.
Diversos dispositivos tecnolgicos (hardware) e programas de computadores (software)

podero ser utilizados para converter o documento original para o formato digital. No entanto, o
produto dessa converso no permite a eliminao automtica do documento original. A
digitalizao, portanto dirigida ao acesso, difuso e preservao do acervo documental.
Os registros pblicos originais, ainda que digitalizados, devero ser preservados de

acordo com o disposto na legislao pertinente.
O processo de digitalizao dever ser realizado de forma a manter a

integridade, a autenticidade e, se necessrio, a confidencialidade do documento
digital, com o emprego de certificado digital emitido no mbito da Infraestrutura
de Chaves Pblicas Brasileira - ICP Brasil.
POR QUE DIGITALIZAR?

Contribui para o amplo acesso e disseminao dos documentos arquivsticos por meio da
Tecnologia da Informao e Comunicao. O documento em suporte de papel limita o acesso e
manuseio a apenas um usurio por vez, sendo que um documento digitalizado fica disponvel, em
ambiente virtual, podendo ser visualizado e acessado simultaneamente por diferentes usurios.
Permite o intercmbio de acervos documentais e de seus instrumentos de pesquisa por meio de
redes informatizadas.
Promove a difuso e reproduo dos acervos arquivsticos no digitais, em formatos e
apresentaes diferenciados do formato original.
Incrementa a preservao e segurana dos documentos arquivsticos originais, por restringir seu
manuseio. O documento em suporte de papel, por sua fragilidade, possui tendncia maior a
desgastar-se com o manuseio, podendo ser, tambm, alterado, extraviado ou destrudo.
Reduo do tempo das atividades que requerem anlise de documentos.
Reduo no tempo de recuperao e duplicao dos documentos. Na microfilmagem, a leitura do
documento sequencial, sujeita a avano fsico. Os documentos digitalizados permitem a
localizao por acesso direto, propiciando maior rapidez e preciso na busca e recuperao da
informao.
A digitalizao permite o incremento na segurana por meio da restrio de acesso a usurios
autorizados. Os meios de armazenamento dos documentos digitais devero proteg-los de acesso,
uso, alterao, reproduo e destruio indevidas. O processo de digitalizao dever ser realizado
de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessrio, a confidencialidade do
documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no mbito da Infraestrutura de
Chaves Pblicas Brasileira - ICP - Brasil.
Reduo do custo de reproduo e recuperao do documento.
A digitalizao no substitui a cpia original. O produto da digitalizao, a imagem digital, no
substitui legalmente a informao armazenada no suporte original.
Antes de iniciar o projeto de digitalizao de documentos arquivsticos, importante

que o acervo tenha sido avaliado, selecionado, higienizado, identificado e organizado.
A captura digital da imagem dever ser realizada com o objetivo de garantir o mximo
de fidelidade entre o representante digital gerado e o documento original, possibilitando a
identificao do menor caractere possvel (linha, trao, ponto, mancha de impresso). Recomenda-se
a digitalizao das capas, contracapas e envoltrios, bem como de pginas sem impresso (frente e
verso) especialmente quando contiverem sinalizao grfica de numerao e outras informaes.
A digitalizao deve observar os parmetros que possam significar riscos ao documento
original, a saber: condies de manuseio, definio dos equipamentos de captura, tipo de
iluminao, estado de conservao, valor intrnseco do documento original, etc.
necessrio que os equipamentos utilizados possibilitem a captura digital de um
documento arquivstico de forma a garantir a gerao de um representante digital que reproduza, no
mnimo, a mesma dimenso fsica e cores do original em escala 1:1, sem qualquer tipo de
processamento posterior atravs de softwares de tratamento de imagem.
Para a definio do tipo de equipamento de captura digital a ser utilizado, deve-se
observar os tipos documentais existentes no acervo e sua quantificao, alm das caractersticas
fsico-qumicas de cada tipo de documento, pois isso reduzir os riscos integridade fsica do
documento original.
O processo de digitalizao dever ser realizado, preferencialmente, nas instalaes das
instituies detentoras do acervo documental, evitando seu transporte e manuseio inadequados, e a
possibilidade de danos causados por questes ambientais, roubo ou extravio. Recomenda-se a
digitalizao de conjuntos documentais integrais, como fundos/colees ou sries. No entanto,
possvel digitalizar itens documentais isolados, devido frequncia de uso, estado de conservao, ou
alto valor intrnseco com necessidade de incremento de sua segurana, sem, entretanto,
descontextualiz-los do conjunto a que pertencem.
A definio do equipamento de captura digital a ser utilizado s poder ser realizada
aps o minucioso exame do suporte original, considerando suas caractersticas fsicas e estado de
conservao, de forma a garantir aos representantes digitais a melhor fidelidade visual em relao
aos documentos originais, sem comprometer o estado de conservao deste.
Parmetros para a obteno de qualidade da imagem digit al

A qualidade da imagem digital o resultado dos seguintes fatores:
1 Da resoluo ptica adotada no escaneamento.
2 Da resoluo ptica adotada no escaneamento.
Da profundidade de bit ( uma medida do nmero de bits utilizados para definir cada pixel).
Quanto maior o nmero de bits para compor cada pixel, maior ser a escala de tonalidades
3
de cinza. Quando s se utiliza um bit por pixel denominamos de bitonal, ou seja, h apenas o
preto e o branco.
4 Dos processos de interpolao (quando utilizados) e dos nveis de compresso.
5 Das caractersticas dos prprios equipamentos.
6 Das tcnicas utilizadas nos procedimentos que resultam no objeto digital.
A resoluo linear determinada pelo nmero de pixels. Quanto maior o nmero de

pixels utilizados no processo de captura digital de imagem, mais elevada ser a resoluo linear e,
portanto, a possibilidade de representar a imagem original com a riqueza de detalhes do documento
original.
A compresso de formato de imagem digital um recurso amplamente utilizado, tanto
para armazenamento quanto para a transmisso de dados, pois tornam as imagens menores em
volume de bits. Existem formatos de compresso sem perda de qualidade aparente (lossless), ou de
compresso com perdas (lossy). A compresso no deve afetar a qualidade da imagem digital em
relao a sua fidelidade com o original na recomendada escala 1:1.
Outro fator a ser considerado so as condies de iluminao direta e indireta do local
de trabalho. Deve-se obter um ambiente com controle das fontes de luminosidade, sejam os
refletores utilizados para iluminar diretamente o documento seja as condies do local destinado a
essa atividade (tipos e posicionamento), adequando-o aos requisitos tcnicos necessrios, como cor
de paredes e piso, controle de aberturas (janelas e portas). O uso de roupas de cores fortes deve ser
evitado no local onde realizada a operao de captura digital.
Tipos de equipamentos para a captura digital da image m

Atualmente existem disponveis no mercado diversos tipos de equipamentos de captura
digital para imagens, que se aplicam aos diversos tipos de documentos arquivsticos. A definio do
equipamento de captura digital a ser utilizado s poder ser realizada aps o minucioso exame do
suporte original, considerando suas caractersticas fsicas e estado de conservao, de forma a
garantir aos representantes digitais a melhor fidelidade visual em relao aos documentos originais,
e sem comprometer seu estado de conservao.
ESCNERES DE MESA
So indicados para os documentos planos em folha simples e
ampliaes fotogrficas contemporneas em bom estado de
1
conservao. Este tipo de equipamento no se aplica a documentos
encadernados.
ESCNERES PLANETRIOS
So usados para a digitalizao de documentos planos em folha
simples, de documentos encadernados que necessitem de
compensao de lombada, de forma a garantir a integridade fsica
2
dos mesmos, bem como para os documentos fisicamente frgeis, j
que no ocorre nenhuma forma de trao ou presso mecnica sobre
os documentos.
CMERAS DIGITAIS
O uso de cmeras digitais implica no uso de mesas de reproduo,
para a garantia do paralelismo necessrio uma boa qualidade da
imagem digital gerada, alm de sistemas de iluminao artificial
compatveis, necessariamente com baixa intensidade de calor e o
3
mnimo de tempo de exposio necessrio para no comprometer o
estado de conservao dos documentos arquivsticos originais, em
especial os itens coloridos e as fotografias produzidas com processos
fotogrficos no contemporneos,
EQUIPAMENTO PARA DIGITALIZAO DE NEGATIVOS E DIAPOSITIVOS

Deve-se utilizar escneres especficos para a captura deste tipo de
documento. Neste tipo de equipamento s podem ser utilizados
negativos e diapositivos de suporte flexvel e em bom estado de
conservao. Negativos e diapositivos de vidro, bem como negativos
e diapositivos j em processo de deteriorao no podem ser
4
digitalizados neste tipo de equipamento devido ao risco causado pelo
modo de operar seus dispositivos mecnicos e pticos, devendo-se
ento utilizar um sistema de captura formado por cmeras digitais,
mesas de reproduo e caixas de luz contnua ou com sistema de
flash, como sistema de retro-iluminao
EQUIPAMENTO PARA DIGITALIZAO DE MICROFORMAS

Recomenda-se utilizar os escneres especficos para a captura digital
de diferentes microformas, garantindo a melhor fidelidade em
relao ao original e integridade fsica daqueles tipos de documentos.
A qualidade das imagens obtidas poder variar em funo do estado
de conservao dos filmes.
ESCNERES DE PRODUO E ALIMENTAO AUTOMTICA

So equipamento de captura digital com mecanismos de alimentao
automtica e maior velocidade de operao. Algumas organizaes
arquivsticas ainda no aceitam a livre utilizao desses equipamentos
em documentos permanentes.
A opo em empregar estes equipamentos para captura digital de
documentos com sistemas de alimentao automtica, tambm
conhecidos como escneres de produo, deve ser meticulosamente
avaliada, devido a risco potencial de danos fsicos e de reduo da
longevidade de documentos originais, em virtude do modo de operar
de seus dispositivos mecnicos e pticos, uma vez que irreversvel o
modo de operao no momento quando esto em contato com o
documento original, e a sua exposio a luminosidade artificial
intensa e ao calor emanado pelo equipamento.
Todos os documentos a serem digitalizados neste tipo de
equipamento devero obrigatoriamente passar por um processo de
anlise rigorosa de sua estrutura fsica, seu estado de conservao,
bem como a retirada de sujidades e objetos como clips, grampos,
fitas adesivas e assemelhados.
Documentos fotogrficos e material de arte, no podem ser
digitalizados nestes tipos de equipamentos com alimentao
automtica, independente de seu tipo e estado de conservao.
Formatos dos arquivos dos representantes digitais

Para a gerao de matrizes e derivadas em formatos de arquivo digitais, recomenda-se
sempre a adoo dos formatos abertos (open sources) por permitirem melhores condies de acesso
e preservao em longo prazo, e uma menor dependncia de software e hardware.27 O formato
mais utilizado para os representantes digitais matrizes o formato TIFF (Tagged Image File Format),
que apresenta elevada definio de cores sendo amplamente conhecido e utilizado para o
intercmbio de representantes digitais entre as diversas plataformas de tecnologia da informao
existentes. Tambm pode ser apreciado o uso de outros dois formatos digitais: o formato Portable
Network Graphics - PNG29 e o formato JPEG 200030.
O processo de captura digital, a partir dos documentos originais, dever,
necessariamente, gerar representantes digitais de alta e baixa resolues, denominados
respectivamente, Matrizes e derivadas:
Matriz Digital
Os representantes digitais denominados como tal devero ter alta qualidade de captura
(resoluo ptica em dpi e profundidade de bit) e ser armazenados e gerenciados por profissionais
altamente qualificados em Tecnologia da Informao; o acesso dever ser restrito e sob nenhuma
hiptese autorizado a usurios no credenciados. O armazenamento desta matriz dever ser feito
em ambiente altamente protegido e fora dos sistemas e redes de dados para acesso remoto.
Formatos de acesso
So os representantes digitais de acesso para visualizao em tela de navegao, de
impresso e para download e que so gerados a partir das Matrizes Digitais para diferentes usos e,
sempre que possvel, de acordo com a demanda dos usurios finais.
A partir da Matriz Digital, sero criados um ou mais representantes digitais, que
denominamos nessa recomendao como Derivadas de Acesso, com compresso e menor resoluo
linear, facilitando o seu acesso, disseminao e uso. As derivadas de acesso podem receber
tratamento de imagem a fim de permitir melhor visualizao ou impresso. Sempre que possvel,
devero ser utilizados preferencialmente formatos abertos para a gerao dessas derivadas, e
recomendamos os formatos JPEG e PNG. No entanto, pode ser necessria a utilizao de outros
formatos de arquivo digitais, at mesmo proprietrios, em virtude de concepo de acesso por parte
dos provedores e custodiadores dos representantes digitais. O formato de arquivo digital Portable
Document Format - PDF ou PDF/A tambm recomendado, embora possua uma taxa de compresso
menor. Esse formato digital permite dar acesso ao usurio final uma representao fiel do
documento original, em um nico arquivo digital, especialmente quando esse formado por
mltiplas pginas e contiver tambm imagens fixas.
Gerao de matrizes digitais

Recomendaes para a captura digital, de acordo com o tipo de documento original,
indicando o tipo de reproduo (modo de cor), formato de arquivo digital e resoluo mnima em
dpi.
TIPO DE TIPO DE FORMATO DE RESOLUO MNIMA, MODO DE

DOCUMENTO REPRODUO ARQUIVO DIGITAL COR E OBSERVAES
Textos impressos, Resoluo mnima de 300 dpi, escala
sem ilustrao, TIFF38 sem 1:1, com margem preta de 0,2 cm ao
Bitonal (**)
preto e branco. (*) compresso redor do documento, 4 bits, modo
sem manchas bitonal (**)
Textos impressos, Resoluo mnima de 300 dpi, escala
com ilustrao e Tons de cinza TIFF sem 1:1, com margem preta de 0,2 cm ao
preto e branco.(*) (***) compresso redor do documento, 8 bits, modo
com manchas tons de cinza (***)
Resoluo mnima de 300 dpi ,
Textos impressos, escala 1:1, com margem preta de 0,2
TIFF sem
com ilustrao e Cor cm ao redor do documento, 24 bits
compresso
cor (8 bits por canal de cor), modo RGB
(****)
Resoluo mnima de 300 dpi, escala
Manuscritos sem a TIFF sem 1:1, com margem preta de 0,2cm ao
Tons de cinza
presena de cor compresso redor do documento, 8 bits, modo
tons de cinza (***)
Manuscritos com a TIFF sem 1:1, com margem preta de 0,2 cm ao
Cor
presena de cor compresso redor do documento, 24 bits (8 bits
por canal de cor), modo RGB (****)
1:1, com margem preta de 0,2 cm ao
Fotografias (Preto
TIFF sem redor do documento, 24 bits (8 bits
e Branco e Cor) Cor
compresso por canal de cor), modo RGB, com
(**)
carta de cinza para ajuste de nveis
(preferencialmente)
Negativos Resoluo mnima de 3000 dpi, 24
TIFF sem
fotogrficos e Cor bits (8 bits por canal de cor), modo
compresso
diapositivos (a) RGB (****)
1:1, com margem preta de 0,2cm ao
Documentos TIFF sem redor do documento, 24 bits (8 bits
Cor
cartogrficos compresso por canal de cor), modo RGB, com
carta de cinza para ajuste de nveis
(preferencialmente) (****)
Resoluo mnima de 600 dpi, 8 bits,
Plantas Preto e branco TIFF com possibilidade de modo tons de
cinza (****)
Microfilmes e Tons de cinza TIFF sem Resoluo mnima de 300 dpi, 8 bits,
microfichas (***) compresso modo tons de cinza (***)
1:1, com margem preta de 0,2cm ao
Gravuras, cartazes
TIFF sem redor do documento, 24 bits (8 bits
e desenhos (Preto Cor
compresso por canal de cor), modo RGB, com
e Branco e Cor)
carta de cinza ou cores para ajuste
de nveis (preferencialmente) (****)
(*) Sem manchas / com manchas.

(**) Bi-tonal: Captura de imagem onde no h gradao entre o claro e o escuro. Recomenda-se o seu
uso somente para textos impressos e/ou datilografados monocromticos e muito homogneos, sem
presena de manchas ou escurecimento do suporte original.
(***) Tons de Cinza / Escala de cinza: (Greyscale) - Recomenda-se o uso de escala de cinza para evitar
que pequenas manchas interfiram na leitura final do representante digital. Da mesma forma para a
digitalizao de microformas, caso tenham as caractersticas assinaladas acima.
(****) Modo de cor: RGB (Red-Green-Blue). Padro de cores. RGB a abreviatura do sistema de cores
aditivas formado por Vermelho (Red), Verde (Green) e Azul (Blue). Este sistema constitudo por
projees de luz como monitores de vdeo e projetores (data displays), em contraposio ao sistema
substrativo, formado por impresses (CMYK). O padro RGB padro para apresentao de cores na
internet e seu uso recomendado para documentos originalmente coloridos ou com informaes
relevantes em cor e fotografias de modo geral.
Metadados tcnicos
Os metadados tcnicos descrevem as caractersticas do representante digital no que diz
respeito ao processo de captura digital, onde deve ser descrito e registrado o ambiente tecnolgico
(software e hardware), bem como algumas das caractersticas fsicas do documento, tais como tipo e
dimenso. Estes metadados devem, preferencialmente estarem inseridos ou encapsulados no
representante digital e tambm descritos e registrados em planilhas em banco de dados. A maior
parte dos metadados discriminados abaixo so produzidos e inseridos automaticamente seja no
prprio representante digital ou em planilha de banco de dados.
Controle de qualidade no processamento tcnico de captura

digital
O controle de qualidade no processamento tcnico de captura digital de imagem, deve
ser realizado pelos responsveis da captura digital da imagem, um conjunto de procedimentos
tcnicos com o propsito de efetuar a verificao da fidelidade do representante digital em relao
ao documento original, e se foram obtidas as caractersticas tcnicas requeridas como resoluo,
modo de cor e registro de metadados tcnicos.
Recomenda-se a amostragem quando forem grandes volumes (quantidade de itens
individuais) e com caractersticas muito homogneas. Recomenda-se o exame individual nos casos
em que os documentos possuam grande valor intrnseco.
Formas de obteno e verificao da qualidade:
NA TELA (MONITOR CALIBRADO)
Os monitores devem ser calibrados e estarem bem posicionados no ambiente, levando-se em

considerao eventuais reflexos na tela.
Ver a imagem em escala 1:1 - 100 %.
Uso de escala para avaliar escala de cinza ou modo de cor.
Uso de escalas de resoluo e histogramas para avaliar a resoluo espacial e a reproduo tonal.
POR IMPRESSO
Exame pelo olho humano, de cpias impressas para avaliar a qualidade da captura digital
comparando com o documento original.
CONTROLE DE QUALIDADE DO ESCNER E/OU DA CMERA DIGITAL
Seguir os manuais dos equipamentos.
Utilizar as escalas de cinza e cores padres para a calibrao.
Verificar em amostras em tela e por impresso, e por comparao com o original.
Utilizar softwares especficos para calibrao de escneres.
Observar o perfil de Cor pelo Padro ICC. Especificaes para sistemas de cores em formatos e
plataformas abertas.
Cada equipamento deve ser calibrado e gerado o seu ajuste individual denominado de ICC Profile.
CALIBRAO DE MONITORES
Recomenda-se o uso de espectrofotmetros para calibragem dos monitores e a criao de perfis de

cor para que sejam equivalentes s visualizaes no monitor e na impresso.
VALIDAO E CONFORMIDADE
Verificar se os formatos de arquivo digitais gerados (Matrizes e derivadas de acesso) esto de acordo
com as especificaes tcnicas.
ETAPAS DO PROCESSO DE DIGITALIZAO DE DOCUMENTOS

Os documentos passam por um processo de preparao para que se
tornem aptos digitalizao (higienizao, retirada de grampos ou
qualquer objeto que prejudique o acesso do documento ao scanner,
1
desmontagem das pastas, desamassar documentos dobrados ou
amassados, recuperao documentos rasgados, separao dos
documentos manchados, etc).
Digitalizao dos documentos. Deve ser feita a escolha da resoluo,

cor e formatos desejados. Recomenda-se que a escolha dos formatos
2
leve em considerao a necessidade de preservao de longo prazo
que recai sobre determinados tipos de documentos.
Indexao dos documentos. Contribuem para a precisa localizao,
agrupamento e gerenciamento das imagens geradas durante a
3
digitalizao, permitindo a posterior conferncia da regularidade das
etapas do processo adotado.
Controle de qualidade dos representantes virtuais. Anlise minuciosa

4 das imagens para verificar se esto de acordo com as especificaes
do projeto de digitalizao.
Disponibilizao dos representantes virtuais para acesso e pesquisa. O projeto de

digitalizao dever permitir que as imagens capturadas possam ser visualizadas em
5 microcomputadores convencionais, podendo ser ampliadas para melhor leitura de detalhes,
reduzidas para oferecer uma viso total da imagem, rotacionadas, impressas por impressoras
grficas ou mesmo transmitidas via comunicao de dados.
Acesso
Os representantes digitais, que sero colocados em acesso prpria organizao e aos
usurios finais devero estar disposio por meio de algum sistema eletrnico de acesso: (intranet
e internet), para pesquisa, busca e recuperao, acesso, visualizao, e download (se couber).
Recomenda-se que os formatos digitais destinados para uso de usurios finais (download ou cpia
por demanda), sejam preferencialmente em formato digital aberto, e disponibilizados em variados
tamanhos.
Extrao de contedos
OCR (Optical Character Recognition) Reconhecimento ptico de Caracteres
Tecnologia para reconhecimento ptico de caracteres a partir de um arquivo de
imagem. Atravs do OCR possvel digitalizar uma folha de texto impresso e obter um arquivo de
texto editvel, de forma a permitir, por exemplo, alterao e pesquisa no contedo do texto.
ICR (Intelligent Character Recognition) Reconhecimento Inteligente de Caracteres
Forma avanada de OCR que inclui capacidade de aprender fontes durante o processo
ou usar o contexto para fortalecer probabilidades de reconhecimento correto ou reconhecer
caracteres manuscritos.
OMR (Optical Mark Recognition) Reconhecimento ptico de Marcas
Detecta presena ou ausncia de marcas em reas definidas. Usado para processar
questionrios, testes padronizados, cdulas, gabaritos, etc. Os documentos a serem processados so
semelhantes e preenchidos mo.
HCR (Handwritten Character Recognition) Reconhecimento de Caracteres
Manuscritos
Tecnologia voltada ao reconhecimento de caracteres manuscritos para converso em
cdigo ACSII, ou seja, converso do manuscrito ou letras em caracteres de texto.
Aspectos gerais para segurana, armazenamento e

preservao das imagens digitais
Armazenamento
Para o armazenamento de representantes digitais de acervos de grandes
dimenses e que envolvam grande quantidade de dados e portanto maiores dimenses de
volume em bytes recomenda-se preferencialmente a utilizao de memrias secundrias e
tercirias.
Para matrizes digitais: discos rgidos (HD) e fitas magnticas do tipo LTO
(permitem o armazenamento off-line de grandes volumes de documentos digitais com custo
mais baixo que os Hds).
Para as derivadas de acesso: Os representantes digitais para acesso pelo usurio
final (internos ou externos), devero estar disponveis por meio de unidades de HD ou
mesmo em juke-box de CDs/DVDs, concebidas especificamente para esse fim. Quando se
pretender disponibilizar os representantes digitais em sistemas de acesso externo (stios da
internet), esses devem estar armazenados em dispositivos prprios, como os citados acima,
mas no interligados (on-line) ao sistema de armazenamento e segurana das Matrizes
Digitais.
Cpias de segurana: Devem ser criadas ao menos duas matrizes digitais de
segurana, e uma matriz com processamento de imagem (se for gerada). Essas cpias devem
estar armazenadas fora de linha (off-line), ou seja sem conexo fsica na rede de dados e
recomenda-se que uma cpia esteja em armazenamento off-site (armazenada em condies
adequadas em instalao diversa e afastada da organizao detentora do acervo).
Recomenda-se a gerao e manuteno tambm de cpias de segurana dos representantes
digitais (derivadas) para acesso. Cada tipo de cpia, matriz ou derivada deve ser armazenada
em dispositivo especfico.
24) TECNOLOGIA DA INFORMAO APLICADA AOS ARQUIVOS
Sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos
- SIGAD
um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas que visam o controle do ciclo de
vida dos documentos, desde a produo at a destinao final, seguindo os princpios da gesto
arquivstica de documentos e apoiado em um sistema informatizado.
Um SIGAD tem que ser capaz de manter a relao orgnica entre os documentos e de
garantir a confiabilidade, a autenticidade e o acesso, ao longo do tempo, aos documentos
arquivsticos, ou seja, seu valor como fonte de prova das atividades do rgo produtor.
Um SIGAD inclui operaes como: captura de documentos, aplicao do plano de
classificao, controle de verses, controle sobre os prazos de guarda e destinao,
armazenamento seguro e procedimentos que garantam o acesso e a preservao a mdio e longo
prazo de documentos arquivsticos digitais e no digitais.
Um SIGAD deve abranger todos os tipos de documentos arquivsticos digitais do rgo
ou entidade, ou seja, textos, imagens fixas e em movimento, gravaes sonoras, mensagens de
correio eletrnico, pginas web, bases de dados.
um sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos e, como tal, sua
concepo tem que se dar a partir da implementao de uma poltica arquivstica no rgo ou
entidade.
REQUISITOS ARQUIVSTICOS QUE CARACTERIZAM UM SIGAD

Captura, armazenamento, indexao e recuperao de todos os tipos de documentos arquivsticos.
Gesto dos documentos a partir do plano de classificao para manter a relao orgnica entre os
documentos.
Implementao de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses

mesmos documentos.
Integrao entre documentos digitais e convencionais.
Manuteno da autenticidade dos documentos
Avaliao e seleo dos documentos para recolhimento e preservao daqueles considerados de

valor permanente.
Aplicao de tabela de temporalidade e destinao de documentos.
Transferncia e recolhimento dos documentos por meio de uma funo de exportao.

Gesto de preservao dos documentos
O sucesso do SIGAD depender, fundamentalmente, da implementao prvia de um

programa de gesto arquivstica de documentos. O SIGAD deve ser capaz de gerenciar,
simultaneamente, os documentos digitais e os convencionais.
No caso dos documentos convencionais, o sistema registra apenas as referncias sobre
os documentos e, para os documentos digitais, a captura, o armazenamento e o acesso so feitos por
meio do SIGAD.
Um SIGAD inclui um sistema de protocolo informatizado, entre outras funes da gesto
arquivstica de documentos.
Captura
Captura a incorporao de um documento ao sistema de gesto arquivstica, quando
ele passa a seguir as rotinas de tramitao e arquivamento. Uma vez capturado, o documento pode
ser includo num fluxo de trabalho e, posteriormente, arquivado.
Em um SIGAD, o documento pode ser produzido tanto diretamente dentro do sistema e
ento capturado, como fora do sistema e capturado e registrado posteriormente.
Alm do cdigo de classificao, descritores, nmero de protocolo e nmero de registro,
a captura pode prever a introduo de outros metadados, tais como data e hora da produo, da
transmisso e do recebimento do documento; nome do autor, do originador, do redator e do
destinatrio, entre outros. Esses metadados podem ser registrados em vrios nveis de
detalhamento, dependendo das necessidades geradas pelos procedimentos do rgo ou entidade e
do seu contexto jurdico-administrativo. Os metadados so essenciais para identificar o documento
arquivstico de maneira inequvoca e mostrar sua relao com os outros documentos.
Registro
O registro consiste em formalizar a captura do documento dentro do sistema de gesto
arquivstica por meio da atribuio de um nmero identificador e de uma descrio informativa. Em
um SIGAD, essa descrio informativa corresponde atribuio de metadados.
O registro tem por objetivo demonstrar que o documento foi produzido ou recebido e
capturado pelo sistema de gesto arquivstica de documentos, assim como facilitar sua recuperao.
Aps o recebimento dos documentos, o servio de protocolo faz o registro, atribuindo-
lhes nmero e data de entrada, anotando o cdigo de classificao e o assunto, e procedendo
distribuio dos documentos nas unidades destinatrias.
Classificao
Classificao o ato ou efeito de analisar e identificar o contedo dos documentos
arquivsticos e de selecionar a classe sob a qual sero recuperados. Essa classificao feita a partir
de um plano de classificao elaborado pelo rgo ou entidade e que pode incluir ou no a
atribuio de cdigo aos documentos. A classificao deve tomar por base o contedo do
documento, que reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informao nele contida. A
classificao tambm define a organizao fsica dos documentos, constituindo-se em referencial
bsico para sua recuperao.
OBJETIVOS DA CLASSIFICAO
Estabelecer a relao orgnica dos documentos arquivsticos.
Assegurar que os documentos sejam identificados de forma consistente ao longo do tempo.
Auxiliar a recuperao de todos os documentos arquivsticos relacionados a determinada funo ou

atividade.
Possibilitar a avaliao de um grupo de documentos de forma que os documentos associados sejam

transferidos, recolhidos ou eliminados em conjunto.
Indexao
Indexao a atribuio de termos descrio do documento, utilizando vocabulrio
controlado e/ou lista de descritores, tesauro e o prprio plano de classificao. Ela tem como
objetivo ampliar as possibilidades de busca e facilitar a recuperao dos documentos, e pode ser
feita de forma manual ou automtica.
Atribuio de restrio de acesso

Os documentos tambm devem ser analisados com relao s precaues de segurana,
ou seja, se so considerados ostensivos ou sigilosos. No caso dos sigilosos, a legislao estabelece
graus de sigilo a serem atribudos a cada documento.
Arquivamento
A operao de arquivamento dos documentos digitais se diferencia do arquivamento
dos documentos convencionais porque nestes o arquivamento ao mesmo tempo uma operao
lgica e fsica, como, por exemplo, arquivar um relatrio na pasta Relatrios. No documento digital,
como suporte e contedo so entidades separadas e o documento constitudo por um objeto fsico
(suporte), lgico (software e formato) e conceitual (apresentao), a operao de arquivar significa
armazenar o objeto digital, mantendo sua identificao nica e os ponteiros para outros objetos
digitais.
Avaliao, temporalidade e destinao
o processo de anlise dos documentos arquivsticos, visando estabelecer os prazos de
guarda e a destinao, de acordo com os valores primrio e secundrio que lhes so atribudos. Os
prazos de guarda e as aes de destinao devero estar formalizados na tabela de temporalidade e
destinao do rgo ou entidade. A avaliao uma atividade vital em um programa de gesto
arquivstica de documentos, pois permite racionalizar o acmulo de documentos nas fases corrente e
intermediria, facilitando a constituio dos arquivos permanentes.
O sistema de gesto arquivstica de documentos, particularmente no caso de um SIGAD,
deve identificar a temporalidade e a destinao previstas para o documento no momento da captura
e do registro, de acordo com os prazos e aes estabelecidos na tabela de temporalidade e
destinao do rgo ou entidade. Essa informao deve ser registrada em um metadado associado
ao documento.
O sistema de gesto arquivstica de documentos tambm deve identificar os
documentos que j cumpriram sua temporalidade, para implementar a destinao prevista. Se for
um SIGAD, esse sistema deve ser capaz de listar os documentos que tenham cumprido o prazo
previsto na tabela de temporalidade e destinao.
Pesquisa, localizao e apresentao dos documentos

O sistema de gesto arquivstica deve permitir a pesquisa, a localizao e a apresentao
dos documentos e informaes neles contidas, de forma a facilitar a conduo das atividades e
satisfazer os requisitos relativos transparncia do rgo ou entidade. Em um SIGAD, a pesquisa se
faz por meio de parmetros predefinidos, selecionados entre as informaes coletadas no momento
do registro do documento e entre os metadados a ele associados.
Segurana: controle de acesso, trilhas de auditoria e cpias

de segurana
O sistema de gesto arquivstica deve prever controles de acesso e procedimentos de
segurana que garantam a integridade dos documentos. Entre esses procedimentos, podem-se
destacar o uso de controles tcnicos e programticos, diferenciando tipos de documentos, perfis de
usurios e caractersticas de acesso aos dados, e a manuteno de trilhas de auditoria e de rotinas de
cpias de segurana.
Controle de acesso
O sistema de gesto arquivstica precisa limitar ou autorizar o acesso a documentos por
usurio e/ou grupos de usurios.
O controle de acesso deve garantir, no mnimo, as seguintes funes:
restrio de acesso aos documentos;
exibio dos documentos, criptografados ou no, e dos metadados somente aos
usurios autorizados;
uso e interveno nos documentos somente pelos usurios autorizados.
Os documentos tambm devem ser analisados com relao s precaues de segurana,
ou seja, se so considerados ostensivos ou sigilosos.
O sistema deve impedir que usurios no autorizados tenham acesso aos documentos
classificados como sigilosos, isto , submetidos s categorias de sigilo previstas em lei, bem como
queles tidos como originalmente sigilosos.
Uso e rastreamento
O uso dos documentos pelos usurios deve ser registrado pelo sistema nos seus
respectivos metadados. A gesto desse uso inclui:
identificao da permisso de acesso dos usurios, isto , do que cada um pode
acessar;
identificao da precauo de segurana e da categoria de sigilo dos documentos;
garantia de que somente os indivduos autorizados tenham acesso aos documentos
sigilosos;
registro de todos os acessos, tentativas de acesso e uso dos documentos (visualizao,
impresso, transmisso e cpia para a rea de transferncia), com identificao de usurio, data,
hora e, se possvel, estao de trabalho;
reviso peridica das classificaes de acesso a fim de garantir sua atualizao.
O rastreamento dos documentos em trilhas de auditoria uma medida de segurana
que tem por objetivo verificar a ocorrncia de acesso e uso indevidos aos documentos. O grau de
controle de acesso e o detalhamento do registro na trilha de auditoria dependem da natureza do
rgo ou entidade e dos documentos produzidos.
Trilha de auditoria
A trilha de auditoria o conjunto de informaes registradas que permite o
rastreamento de intervenes ou tentativas de interveno no documento arquivstico digital ou no
sistema.
A trilha de auditoria deve registrar o movimento e o uso dos documentos arquivsticos
dentro de um SIGAD (captura, registro, classificao, indexao, arquivamento, armazenamento,
recuperao da informao, acesso e uso, preservao e destinao), informando quem operou, a
data e a hora, e as aes realizadas. A trilha de auditoria tem o objetivo de fornecer informaes
sobre o cumprimento das polticas e regras da gesto arquivstica de documentos do rgo ou
entidade.
OBJETIVOS DA TRILHA DE AUDITORIA

Identificar os autores de cada operao realizada nos documentos.
Prevenir a perda de documentos.
Monitorar todas as operaes realizadas no SIGAD.
Garantir a segurana e a integridade do SIGAD.
Cpias de segurana
O SIGAD deve prever controles para proporcionar a salvaguarda regular dos documentos
arquivsticos e dos seus metadados. Deve tambm poder recuper-los rapidamente em caso de
perda devido a sinistro, falha no sistema, contingncia, quebra de segurana ou degradao do
suporte. Esses mecanismos devem seguir a poltica de segurana da informao do rgo ou
entidade.
O SIGAD deve prover meios de realizao de cpias de segurana (backup). Esse
processo consiste na realizao de cpias peridicas das informaes com o propsito de
restaurao posterior, em caso de perda devido a falhas de software, hardware ou mesmo acidentes.
O processo reverso ao backup a restaurao (restore), que consiste em recuperar as informaes
para o ambiente de produo do SIGAD em um estado consistente.
Segurana da infraestrutura
A natureza das medidas de segurana da infraestrutura de instalaes do acervo digital
diz respeito a requisitos operacionais e no muito diferente daquela do acervo convencional. Essas
medidas devem considerar os seguintes aspectos:
MEDIDAS DE SEGURANA DA INFRAESTRUTURA DE INSTALAES

As salas reservadas a computadores servidores, equipamentos de rede e ao armazenamento dos
documentos digitais devem ter temperatura ambiente e umidade relativa do ar controladas e
fornecimento estvel de energia eltrica. Deve haver controle contnuo para verificar se essas
condies esto sendo atendidas.
Equipamentos contra incndio devem estar presentes em toda a rea de instalao e de acordo
com as normas de segurana estabelecidas.
Os equipamentos contra incndio devem ser verificados periodicamente e substitudos antes do

trmino da vida til prevista.
O rgo ou entidade tem que prever instalaes adequadas de para-raios, com procedimentos de
manuteno peridica, seguindo a legislao e as normas tcnicas estabelecidas.
A rea reservada instalao do SIGAD deve ser compartimentada, com o objetivo de controlar o
acesso s informaes.
As salas de computadores servidores so de uso exclusivo de pessoal autorizado e devem ter

controle eletrnico de acesso.
Para acesso a reas de segurana, identificaes e credenciais de segurana tm de estar de acordo

com as atribuies individuais e as regras de segurana do rgo ou entidade.
Armazenamento
As consideraes e aes relativas ao armazenamento dos documentos arquivsticos
convencionais e digitais permeiam todo o seu ciclo de vida. Esse armazenamento deve garantir a
autenticidade e o acesso aos documentos pelo tempo estipulado na tabela de temporalidade e
destinao.
Documentos de valor permanente, independentemente do formato, requerem um
armazenamento criterioso desde o momento da sua produo, para garantir sua preservao no
longo prazo.
No caso dos documentos arquivsticos digitais, os rgos e entidades devem dispor de
polticas e diretrizes para converso ou migrao desses documentos de maneira a garantir sua
autenticidade, acessibilidade e utilizao. Os procedimentos de converso e migrao devem
detalhar as mudanas ocorridas nos sistemas e nos formatos dos documentos.
Os fatores mais importantes para a seleo das opes de armazenamento para
documentos digitais so:
a capacidade dos dispositivos de armazenamento;
segurana dos documentos: as instalaes de armazenamento (depsitos, arquivos,
computadores) devero prever a limitao de acesso aos documentos, como, por exemplo, o
controle das reas de armazenamento e sistemas de deteco de entrada no autorizada. O depsito
deve estar localizado em rea que no seja de risco. No caso de documentos digitais, devem ser
previstos procedimentos que previnam a perda de documentos por falha do SIGAD (cpias de
segurana e segurana da infraestrutura);
caractersticas fsicas do suporte e do ambiente: fatores como tipo de suporte, peso,
grau de contaminao do documento e do ambiente, temperatura e umidade influenciam a
adequao das condies de armazenamento. Nesse sentido, devem ser adotados procedimentos
como controle e verificao do tempo de vida til e da estabilidade dos suportes para prevenir
danos aos documentos.
importante que os meios de acondicionamento sejam robustos e adequados ao
formato e quantidade de documentos. As reas de depsito devem ter amplitude adequada,
estabilidade de temperatura e de nveis de umidade, proteo contra sinistro, contaminao
(istopos radioativos, toxinas, mofo) e infestao de insetos ou micro-organismos. Os documentos
digitais devem passar, periodicamente, pela troca de suporte, isto , as informaes contidas num
suporte devem ser transferidas para outro. Essa tcnica denominada atualizao (refreshing).
Workflow
Workflow uma tecnologia vocacionada para a automao de processos de trabalho.
Este sistema permite que vrios utilizadores interajam entre si atravs em um fluxo de trabalho
computorizado e pr-definido, melhorando os processos da instituio por meio da realizao de
tarefas de forma coordenada e sequencial.
Os colaboradores tero a possibilidade de acompanhar a tramitao dos documentos e
o desenvolvimento das aes entre os vrios participantes do fluxo, o que contribuir para a
melhoria na realizao das atividades, a identificao dos gargalos, o controle dos prazos e o ganho
de qualidade ao produto final.
O workflow permite a execuo de processos de forma estruturada e isso aumenta a
confiana na realizao das tarefas e elimina incertezas na tramitao dos documentos.
O Workflow permite a gesto dos processos de negcio em uma instituio,

levando os dados corretos, s pessoas adequadas e no momento oportuno. Os
documentos, informaes e atividades so passadas de um participante para
outro para que estes desenvolvam aes respeitando um conjunto de regras
procedimentais e fluxos previamente estabelecidos.
Destaca-se uma srie de vantagens na automao dos fluxos de trabalho:

V Possibilidade de acesso remoto por parte dos participantes do grupo.
A Rapidez na pesquisa de informaes armazenadas.
N
Informaes dos responsveis por cada atividade do processo sempre
T atualizadas.
A Conhecimento do status do processo a cada instante, possibilitando saber

quais os participantes esto atuando, quais so os prximos a atuar, e
G quando, etc.
Coordenao e execuo das atividades automaticamente com o uso de

E agendas e trocas de mensagens eletrnicas com os participantes.
N Armazenamento das regras e procedimentos.
S
Diminuio da necessidade circulao de documentos em papel e
tramitao automtica dos documentos.
D Reduo do espao de armazenamento de informaes
O Diviso coordenada do trabalho.
Padronizao e melhoria dos processos.

W
O Realizao das tarefas de acordo com regras pr-estabelecidas.
R Reduo dos erros, custos e tempo de cada atividade. Eficincia melhorada.

A automao de processos de negcios resulta na eliminao de muitos
passos desnecessrios e na obteno de processos mais eficientes e simples.
K
Controle das atividades do processo monitoramento constante com
F emisso de alertas automticos.
L Suporte tomada de decises.
O
Qualidade no produto final e a consequente melhoria no atendimento ao
W cliente.
Preservao Digital
No final do sculo XX, a necessidade da implantao de programas de gesto arquivstica
de documentos foi reforada pela produo crescente de documentos arquivsticos exclusivamente
em formato digital textos, mensagens de correio eletrnico, bases de dados, planilhas, imagens,
gravaes sonoras, material grfico, pginas da web, etc.
Diante da crescente utilizao da Tecnologia da Informao e Comunicao na produo
de documentos arquivsticos, tona-se fundamental a preocupao com a preservao dos
documentos digitais gerados, uma vez que eles so bastante ameaados pela fragilidade do suporte
e pela obsolescncia tecnolgica.
As instituies precisam definir e implementar uma poltica de preservao digital, pois
esta que vai possibilitar a preservao dos documentos digitais produzidos. Por outro lado, sua
inexistncia ter como consequncia a perda do acervo ao longo do tempo, tendo em vista que a
ausncia de normas, padres, modelos, ambientes e procedimentos deixar os profissionais sem
uma diretriz institucional a ser seguida nos momentos crticos.
O documento digital apresenta especificidades que podem comprometer sua

autenticidade, uma vez que suscetvel degradao fsica dos seus suportes,
obsolescncia tecnolgica de hardware, software e de formatos, e a intervenes
no autorizadas, que podem ocasionar adulterao e destruio.
Os documentos arquivsticos tm de se manter acessveis e utilizveis pelo tempo que

for necessrio, garantindo-se sua longevidade, funcionalidade e acesso contnuo. Devem ser
asseguradas as caractersticas dos documentos, tais como autenticidade e acessibilidade, pela
adoo de estratgias institucionais e tcnicas proativas de produo e preservao que garantam
sua perenidade.
Para os documentos digitais, o foco da preservao a manuteno do acesso,

que pode implicar mudana de suporte e formato, bem como atualizao do
ambiente tecnolgico. A fragilidade do suporte digital e a obsolescncia
tecnolgica de hardware, software e formato exigem intervenes peridicas.
ESTRATGIAS DE PRESERVAO DE DOCUMENTOS DIGITAIS
Preveno da obsolescncia tecnolgica e de danos fsicos ao suporte, por meio de procedimentos
de migrao, como atualizao (refreshing) e converso.
Emulao
Encapsulamento
Preservao da tecnologia
Adoo de formatos digitais abertos configura-se, adicionalmente, como medida de preservao

recomendvel e necessria.
Documentar os procedimentos e as estruturas de metadados
Hardware
O hardware um dos elementos bsicos do documento digital sem o qual o documento
no poder ser visualizado. Tendo em vista seu nvel de importncia neste contexto, o hardware
utilizado para a produo, gesto e preservao deve ser escolhido de forma absolutamente
criteriosa (evitando dependncia a equipamentos especficos), pois a partir do momento em que
escolhemos um tipo muito especfico e raro, a instituio poder ficar refm de determinada
tecnologia ou fabricante.
Quando da aquisio dos hardwares, os responsveis pela compra devem

observar se a tecnologia que est sendo adquirida compatvel com a de
diversos fornecedores, com padres internacionais e com arquitetura aberta.
Isso garantir o acesso informao sem interferncia direta do fabricante.
recomendado o uso de tecnologias consolidadas, confiveis e compatibilizadas
pelo mercado.
A obsolescncia tecnolgica do hardware outro grande problema que deve ser

levando em considerao quando se pensa em preservao digital de longo prazo, pois h o risco de
perda da documentao digital simplesmente por no haver mais
peas ou mo-de-obra para a manuteno do equipamento. Desta
forma, em algum momento ser imprescindvel a migrao da
tecnologia dos documentos digitais.
Os hardwares so considerados frgeis quando comparados aos suportes
convencionais e sua degradao acontece com muita rapidez. Problemas com a
manipulao, a frequncia de acesso e os defeitos de fabricao podem afetar a
confiabilidade do suporte, diminuindo sua vida til.
Software
Assim como acontece com o hardware, as instituies devem evitar dependncia a
softwares especficos e de padro fechado, tendo em vista que a dependncia tecnolgica e de
fabricante absolutamente desaconselhvel. A utilizao de softwares com padres abertos tem
sido uma das alternativas para a conquista da independncia em relao fabricante especfico. Os
padres abertos permitem um domnio maior sobre a tecnologia utilizada e sobre a documentao
gerada.
Sendo o software um elemento primordial para a visualizao do documento

digital, sua escolha deve ser bastante criteriosa. Assim como os hardwares, eles
tambm sofrem com a rpida obsolescncia, o que torna obrigatria a adoo de
uma poltica consistente da migrao das informaes.
A estabilidade no mercado tambm fundamental, pois pode evitar a perda de acesso

aos documentos em virtude da descontinuidade do produto. Nesse sentido, aconselhvel o uso de
tecnologias consolidadas, confiveis e compatibilizadas pelo mercado.
Migrao
Conjunto de procedimentos e tcnicas para assegurar a capacidade de os objetos
digitais serem acessados face s mudanas tecnolgicas.
A MIGRAO CONSISTE NA...

Transferncia de um objeto digital de um suporte que est se tornando obsoleto, fisicamente
deteriorado ou instvel para um suporte mais novo.
Transferncia de um objeto digital de um formato obsoleto para um formato mais atual ou

padronizado.
Transferncia de um objeto digital de uma plataforma computacional em vias de descontinuidade

para uma outra mais moderna.
Os suportes e os formatos dos documentos digitais no duram para sempre,
ficando suscetveis obsolescncia tecnolgica, fragilidade e perda de
confiabilidade.
A rpida obsolescncia dos hardwares e softwares deve ser considerada quando o

assunto preservao digital. preciso que se garanta a leitura do documento digital armazenado
sem maiores embaraos.
Alm da obsolescncia, a fragilidade do suporte digital tambm deve ser considerada
quando da elaborao de uma poltica de migrao, pois os suportes digitais so frgeis e devem ter
seu tempo de vida til estimado para que no exista o risco de perda de documentao digital por
degradao da mdia.
Para que a instituio possa assegurar a preservao dos documentos digitais, a
acessibilidade futura e a autenticidade, os padres de formatos dos documentos digitais devem ser
rigorosamente planejados e implementados, tanto para a captura de documentos atravs de
equipamentos de digitalizao, como para os documentos que j nasceram em meio digital.
CRITRIOS PARA SELEO DOS PADRES DE FORMATOS
Possibilitar a independncia do ambiente computacional (hardware e

FORMATOS ABERTOS
software).
Garantir o acesso ao documento, adotando padres de formatos abertos

ACESSIBILIDADE popularmente utilizados e que no necessitam de um software
proprietrio para seu acesso.
Adotar formatos estveis que permitam a atualizao de verses e

ESTABILIDADE
garantam a compatibilidade.
SUPORTE A Alguns formatos incluem campos de metadados que sero importantes
METADADOS para a preservao e acessibilidade do documento a longo prazo.
Deve-se definir bem o conjunto de caractersticas de cada formato

ESPECIFICIDADE DO
selecionado, evitando formatos no especificados, pois quanto mais
FORMATO
complexo o formato, maior o nvel de controle e preservao.
Deve-se garantir a interao de documentos digitais entre diferentes
INTEROPERABILIDADE
sistemas tecnolgicos.
O formato deve preservar os dados, a estrutura do documento e toda a

AUTENTICIDADE
informao contextual.
a capacidade de processamento (edio) do documento. necessrio

PROCESSABILIDADE
manter uma verso processvel.
O formato deve manter as caractersticas inerentes apresentao do

documento digital, pois pode ter valor significativo para a informao;
APRESENTAO
portanto, a preservao de suas fontes, cores e lay-outs deve ser
considerada.
CRITRIOS PARA SELEO DOS PADRES DE SUPORTES
Ser compatvel com as diversas tecnologias disponveis no mercado.

COMPATIBILIDADE
Adotar suportes estveis, que permitam atualizaes e garantam a

ESTABILIDADE
compatibilidade.
Suporte que possa ser comprado sem dificuldade de vrios fabricantes,

ACESSIBILIDADE
marcas e modelos.
Ser confivel de forma a garantir o armazenamento e acesso da

informao por longos perodos de tempo. Deve ser verificada
CONFIABILIDADE
periodicamente, pois o frgil suporte digital sofre degradao fsica, o
que pode colocar em risco a documentao digital.
Ser constitudo por matria-prima de boa qualidade, ter um processo de

QUALIDADE
produo confivel e ter sua marca reconhecida pelo mercado.
Ser compatvel com a quantidade de informao a ser armazenada.

CAPACIDADE
A migrao depender de anlises peridicas dos formatos, suportes e confiabilidade

dos documentos digitais, pois a partir do momento em que for identificado que o suporte ou formato
est ficando obsoleto necessrio fazer a seleo criteriosa de novos formatos e suportes.
Backup
Backup a cpia de dados de um dispositivo para o outro com o objetivo de recuper-
los no caso de perda dos originais por motivo de pane, sinistro ou desgaste nos equipamentos.
A poltica de backup o primeiro passo para a preservao dos documentos digitais,
pois garante de forma ntegra e confivel a restaurao dos documentos digitais, sistemas
informatizados e bases de dados. O backup considerado um dos pilares da segurana e
confiabilidade da informao e uma ferramenta obrigatria para todas as reas de informtica. Sua
ausncia pode causar srios danos ao acervo digital quando da ocorrncia de falhas em
equipamentos, sistemas e no prprio suporte de armazenamento.
ELEMENTOS PARA DEFINIO DA POLTICA DE BACKUP
Definio da equipe responsvel pela elaborao, implementao,

EQUIPE
RESPONSVEL reviso e manuteno das rotinas de backup.
Definio de todo o contedo que far parte da poltica de backup.

ACERVO DIGITAL
NORMAS E Elaborao de normas e procedimentos tcnicos para a realizao,
PROCEDIMENTOS manuteno da confiabilidade e recuperao do backup.
CONSCIENTIZAO Programa de conscientizao dos usurios em relao importncia de
DO USURIO respeitar as regras estabelecidas.
Colocao em prtica de todas as regras e normas estabelecidas pela

IMPLEMENTAO
poltica de backup.
Reviso da poltica levando em considerao adaptaes, a realidade da

REVISO PERIDICA
empresa, os acervos e evoluo tecnolgica.
As instituies devem fazer o backup da documentao digital

e providenciar para que o backup e os arquivos originais fiquem alocados
em prdios distintos. Essa ao evitar a perda integral da documentao
em caso de catstrofes (incndio, roubo, alagamentos, etc.).
considerado um erro grave manter todo o acervo digital
armazenado em um nico espao fsico. Contudo, h que se ressaltar que o ambiente de replicao
deve ter no mnimo o mesmo nvel de segurana dos depsitos digitais principais.
As instituies devem definir uma periodicidade para o armazenamento das cpias, um
nvel de confiabilidade, um nvel de segurana e uma forma de recuperao dos depsitos digitais
casa haja algum tipo de problema.
Lixo digital
Devido proliferao da documentao em formato digital nos ltimos anos, uma
grande quantidade de lixo digital (documento desprovido de valor) est sendo armazenada nos
servidores, microcomputadores e mdias em geral.
O lixo digital pode sobrecarregar os servidores de armazenamento, de forma a colocar
em risco a performance, a rede informatizada e a confiabilidade dos dados.
Assim como funciona para os documentos em suportes convencionais, a

eliminao dos documentos arquivsticos digitais deve contar com a participao
de arquivistas e com o uso da Tabela de Temporalidade de Documentos, que
assegurar a eliminao dos documentos desprovidos de valor (primrio e
secundrio) e resguardar os documentos de valor histrico (valor secundrio).
Autenticidade dos documentos digitais

A garantia da autenticidade dos documentos digitais, desde o momento da sua
produo at sua destinao final (eliminao ou guarda permanente), fundamental para a
qualidade da documentao digital a ser preservada.
ELEMENTOS FUNDAMENTAIS PARA A GARANTIA DA AUTENTICIDADE
Conjunto de informaes registradas que permite o rastreamento de

intervenes ou tentativas de intervenes feitas no documento
arquivstico digital ou no sistema computacional.
A trilha de auditoria deve registrar o movimento e o uso dos documentos
arquivsticos dentro de um sistema, informando quem operou, a data e a
TRILHA DE
hora, e as aes realizadas, contribuindo para:
AUDITORIA
identificar os autores de cada operao realizada nos documentos;
prevenir a perda de documentos;
monitorar todas as operaes realizadas no sistema;
garantir a segurana e a integridade do sistema.
No caso de procedimentos que exijam prazo a ser cumprido pelo rgo
ou entidade, devem ser implementadas aes de rastreamento, de forma
a:
determinar os passos a serem dados em resposta s atividades ou aes
registradas no documento;
atribuir a uma pessoa a responsabilidade por cada ao;
registrar a data em que uma ao deve ser executada e a data em que
ocorreu.
Deve limitar ou autorizar o acesso ao acervo digital por usurio e/ou

grupos de usurios.
O controle de acesso deve garantir, no mnimo, as seguintes funes:
restrio de acesso aos documentos;
CONTROLE DE exibio dos documentos, criptografados ou no, e dos metadados
ACESSO somente aos usurios autorizados;
uso e interveno nos documentos somente pelos usurios autorizados.
Os documentos tambm devem ser analisados com relao s
precaues de segurana, ou seja, se so considerados ostensivos ou
sigilosos.
Deve garantir a preservao das informaes funcionais sobre o

METADADOS DE documento digital, possibilitando o entendimento da tecnologia
PRESERVAO utilizada na sua produo e manuteno, assim como todo o seu
histrico de acesso, migraes, rejuvenescimento, mdias, sistemas, etc.
EXPOSIO MNIMA O acervo deve ser acessado somente quando necessrio.
DO DOCUMENTO
DIGITAL
O estabelecimento de rotinas de rejuvenescimento e rotinas de

migrao devem levar em considerao o hardware, o software e os
FERRAMENTAS DE
sistemas informatizados. Devem garantir a compatibilizao da
MIGRAO
tecnologia legada para a tecnologia alvo da migrao e a autenticidade
dos documentos digitais migrados.
Glossrio
A Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos, elaborou um glossrio que se atm aos
termos da Tecnologia da Informao e aos da Arquivologia relacionados a gesto e preservao de
documentos digitais.
Acervo - Totalidade dos documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora.
Acessibilidade - Facilidade no acesso ao contedo e ao significado de um objeto digital.
Acesso - Direito, oportunidade ou meios de encontrar, recuperar e usar a informao.
Anexo - Um objeto digital que segue junto com uma mensagem de correio eletrnico ou um fluxo de
trabalho.
Anotao - Informao acrescentada ao documento arquivstico aps sua produo. Exemplo:
Urgente, arquive-se, nmero do protocolo, cdigo de classificao, temporalidade, data, hora e
local da transmisso, indicao de anexos e outros.
Armazenamento - Guarda de documentos digitais em dispositivos de memria no voltil.
Arquivamento - 1. Sequncia de operaes intelectuais e fsicas que visam guarda ordenada de
documentos. 2. Ao pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua
tramitao.
Arquivo - 1. Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pblica
ou privada, pessoa ou famlia, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza
do suporte. 2. Instituio ou servio que tem por finalidade a custdia, o processamento tcnico, a
conservao e o acesso a documento arquivstico.
Arquivo digital - Conjunto de bits que formam uma unidade lgica interpretvel por um programa de
computador e armazenada em suporte apropriado.
Assinatura digital - Modalidade de assinatura eletrnica, resultado de uma operao matemtica,
que utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurana, a origem e a integridade do
documento. Os atributos da assinatura digital so: a) ser nica para cada documento, mesmo que o
signatrio seja o mesmo; b) comprovar a autoria do documento digital; c) possibilitar a verificao da
integridade; d) assegurar ao destinatrio o no repdio do documento digital, uma vez que, a
princpio, o emitente a nica pessoa que tem acesso chave privada que gerou a assinatura.
Assinatura eletrnica - Gerao, por computador, de qualquer smbolo ou srie de smbolos
executados, adotados ou autorizados por um indivduo para ser o lao legalmente equivalente
assinatura manual do indivduo.
Atualizao de suporte - Tcnica de migrao que consiste em copiar os dados de um suporte para
outro, sem mudar sua codificao, para evitar perdas de dados provocadas por deteriorao do
suporte.
Autenticao - Declarao de que um documento original autntico ou que uma cpia reproduz
fielmente o original feita por uma pessoa jurdica com autoridade para tal (servidor pblico,
notrio, autoridade certificadora) num determinado momento.
Autenticidade - Credibilidade de um documento enquanto documento, isto , a qualidade de um
documento ser o que diz ser e que est livre de adulterao ou qualquer outro tipo de corrupo.
Autoridade certificadora (AC) - Organizao que emite certificados digitais obedecendo s prticas
definidas na Infra-estrutura de Chaves Pblicas ICP.
Autoridade de registro (AR) - Organizao que distribui certificados digitais aos usurios finais,
mediante processo de identificao estabelecido nas prticas definidas na Infra-estrutura de Chaves-
Pblicas ICP.
Avaliao - Processo de anlise de documentos arquivsticos que estabelece seus prazos de guarda e
sua destinao, de acordo com os valores que lhes so atribudos.
Banco de dados - 1. Ambiente computacional composto por: a) dados estruturados em bases de
dados relacionadas entre si, segundo um modelo de dados; b) regras que definem as operaes
vlidas sobre os dados e garantem sua integridade. 2. Sistema Gerenciador de Banco de Dados
SGBD: software que implementa o banco de dados e permite a realizao de operaes de
manipulao de dados (incluso, alterao, excluso, consulta) e administrativas (gesto de usurios,
cpia e restaurao de dados, alteraes no modelo de dados).
Base de dados - Conjunto de dados estruturados, com as respectivas regras de acesso, formatao e
validao, e gerenciados por um Sistema Gerenciador de Banco de Dados SGBD.
Cadeia de preservao - Sistema de controles que se estende por todo o ciclo de vida dos
documentos, a fim de assegurar sua autenticidade ao longo do tempo.
Captura - Incorporao de um documento ao sistema de gesto arquivstica, por meio do registro,
classificao e arquivamento.
Carimbo digital de tempo - Cdigo binrio, incorporado a um documento, que registra a data e a
hora em que ocorreu um evento, tal como produo, recebimento, leitura, modificao ou
eliminao. uma forma de autenticao do documento.
Certificao digital - Atividade de reconhecimento em meio eletrnico que se caracteriza pelo
estabelecimento de uma relao nica, exclusiva e intransfervel entre uma chave de criptografia e
uma pessoa fsica, jurdica, mquina ou aplicao. Esse reconhecimento inserido em um certificado
digital por uma autoridade certificadora.
Certificado de autenticidade - Declarao de autenticidade das reprodues dos documentos
arquivsticos digitais emitida pela instituio responsvel por sua preservao.
Certificado digital - Conjunto de dados de computador, gerados por uma autoridade certificadora,
que se destina a registrar, de forma nica, exclusiva e intransfervel, a relao existente entre uma
chave de criptografia e uma pessoa fsica, jurdica, mquina ou aplicao.
Chave privada - Chave matemtica formada por uma sequncia de dgitos, usada para criptografia
assimtrica e criada em conjunto com a chave pblica correspondente que deve ser mantida em
segredo pelo portador. Usada para assinar digitalmente documentos, bem como para decifrar
aqueles criptografados com a chave pblica correspondente.
Chave pblica - Chave matemtica formada por uma sequncia de dgitos, usada para criptografia
assimtrica, criada em conjunto com a chave privada correspondente, disponibilizada publicamente
por certificado digital e utilizada para verificar assinaturas digitais. Tambm pode ser usada para
criptografar mensagens ou arquivos a serem decifrados com a chave privada correspondente.
Ciclo vital dos documentos - Sucessivas fases por que passam os documentos arquivsticos, da sua
produo guarda permanente ou eliminao.
Classificao - 1. Anlise e identificao do contedo de documentos, seleo da categoria de
assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se-lhes atribuir cdigos. 2. Atribuio a
documentos, ou s informaes neles contidas, de graus de sigilo, conforme legislao especfica.
Tambm chamada classificao de segurana.
Cdigo de classificao - Conjunto de smbolos, normalmente letras e/ou nmeros, derivado de um
plano de classificao.
Completeza - Atributo de um documento arquivstico que se refere presena de todos os
elementos intrnsecos e extrnsecos exigidos pela organizao produtora e pelo sistema jurdico-
administrativo a que pertence, de maneira a ser capaz de gerar consequncias.
Componente digital - Objeto digital que parte de um ou mais documentos digitais, e os metadados
necessrios para ordenar, estruturar ou manifestar seu contedo e forma, que requer determinadas
aes de preservao.
Confiabilidade - Credibilidade de um documento arquivstico enquanto uma afirmao do fato.
Existe quando um documento arquivstico pode sustentar o fato ao qual se refere, e estabelecida
pelo exame da completeza, da forma do documento e do grau de controle exercido no processo de
sua produo.
Contexto - Ambiente em que ocorre a ao registrada no documento. Na anlise do contexto de um
documento arquivstico, o foco deixa de ser o documento em si e passa a abranger toda a estrutura
que o envolve, ou seja, seu contexto documental, jurdico-administrativo, de procedimentos, de
provenincia e tecnolgico.
Contexto de procedimentos - Refere-se a normas internas que regulam a produo, tramitao, uso
e arquivamento dos documentos da instituio.
Contexto de provenincia - Refere-se a organogramas, regimentos e regulamentos internos que
identificam a instituio produtora de documentos.
Contexto documental - Refere-se a cdigo de classificao, guias, ndices e outros instrumentos que
situam o documento dentro do conjunto a que pertence, ou seja, do fundo.
Ver tambm: Contexto; contexto jurdico-administrativo; contexto de procedimentos; contexto de
provenincia; contexto tecnolgico.
Contexto jurdico-administrativo - Refere-se a leis e normas externas instituio produtora de
documentos as quais controlam a conduo das atividades dessa mesma instituio.
Contexto tecnolgico - Refere-se ao ambiente tecnolgico (hardware, software e padres) que
envolve o documento.
Controle de verso - Conjunto de operaes que permite gerenciar as verses de um documento
arquivstico digital.
Converso - Tcnica de migrao que pode se configurar de diversas formas, tais como: a) converso
de dados: mudana de um formato para outro; b) converso de sistema computacional: mudana do
modelo de computador e de seus perifricos.
Correio eletrnico - Sistema usado para criar, transmitir e receber mensagem eletrnica e outros
documentos digitais por meio de rede de computadores.
Credencial de segurana - Um ou vrios atributos associados a um usurio que definem as categorias
de segurana segundo as quais o acesso concedido.
Criptografia - Mtodo de codificao de dados segundo algoritmo especfico e chave secreta, de
forma que somente os usurios autorizados possam restabelecer sua forma original.
Criptografia assimtrica - Mtodo de criptografia que utiliza um par de chaves diferentes entre si
que se relacionam matematicamente por meio de um algoritmo, de forma que o texto cifrado por
uma chave apenas seja decifrado pela outra do mesmo par. As duas chaves envolvidas na criptografia
assimtrica so denominadas chave pblica e chave.
Criptografia simtrica - Mtodo de criptografia que utiliza uma chave simtrica, de forma que o
texto seja cifrado e decifrado com esta mesma chave.
Custdia - Responsabilidade jurdica de guarda e proteo de arquivos, independentemente de
vnculo de propriedade.
Dado - Representao de todo e qualquer elemento de contedo cognitivo, passvel de ser
comunicada, processada e interpretada de forma manual ou automtica.
Descrio - Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de contedo dos
documentos arquivsticos para elaborao de instrumentos de pesquisa.
Destinao - Deciso, com base na avaliao, quanto ao encaminhamento dos documentos para a
guarda permanente ou eliminao.
Digitalizao - Processo de converso de um documento para o formato digital, por meio de
dispositivo apropriado.
Documento - Unidade de registro de informaes, qualquer que seja o formato ou o suporte.
Documento arquivstico - Documento produzido (elaborado ou recebido), no curso de uma atividade
prtica, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ao ou referncia.
Documento arquivstico digital - Documento digital reconhecido e tratado como um documento
arquivstico.
Documento arquivstico eletrnico - Documento eletrnico reconhecido e tratado como um
documento arquivstico.
Documento digital - Informao registrada, codificada em dgitos binrios, acessvel e interpretvel
por meio de sistema computacional. Informao registrada, codificada em forma analgica ou em
dgitos binrios, acessvel e interpretvel por meio de um equipamento eletrnico.
DOI - Sistema para identificao persistente de objetos digitais em redes, bem como para o
intercmbio de informaes sobre propriedade intelectual desses objetos.
Dossi - Conjunto de documentos, relacionados entre si por ao, evento, pessoa, lugar e/ou projeto,
que constitui uma unidade.
Dossi hbrido - Dossi constitudo por documentos digitais e no digitais.
Elemento extrnseco - Atributo que caracteriza a forma externa do documento arquivstico.
Por exemplo: tipo, cor e tamanho da letra; apresentao (textual,grfico, sonoro ou multimdia);
selo, logomarca; assinatura digital; links; e outros.
Ver tambm: Documento arquivstico; elemento intrnseco.
Elemento intrnseco - Atributo que caracteriza a forma interna do documento arquivstico.
Exemplo: autor, destinatrio, data, local, assinatura, assunto e outros.
Ver tambm: Documento arquivstico; elemento extrnseco.
Eliminao - Destruio de documentos que, na avaliao, foram considerados sem valor para a
guarda permanente.
Emulao - Estratgia de preservao digital que se baseia na utilizao de recursos computacionais
para fazer uma tecnologia atual funcionar com as caractersticas de uma obsoleta, aceitando as
mesmas entradas e produzindo as mesmas sadas.
Endereo de correio eletrnico - Nome nico de uma caixa postal eletrnica, de uma pessoa, grupo
ou organizao, associado a um servio de correio eletrnico. formado por um identificador (nome,
apelido, sigla ou cdigo), um sinal @ e o domnio do provedor do servio.
Exportao - Processo de transferncia de dados de um sistema informatizado para outro, podendo
haver uma converso.
Formato de arquivo - Especificao de regras e padres descritos formalmente para a interpretao
dos bits constituintes de um arquivo digital. Pode ser: a) aberto quando as especificaes so
pblicas (por exemplo: XML, HTML, ODF, RTF, TXT, PNG); b) fechado quando as especificaes no
so divulgadas pelo proprietrio (por exemplo: DOC); c) proprietrio quando as especificaes so
definidas por uma empresa que mantm seus direitos, sendo seu uso gratuito ou no (por exemplo:
PDF, JPEG, DOC e GIF); d) padronizado quando as especificaes so produzidas por um organismo
de normalizao, sendo os formatos abertos e no proprietrios (por exemplo: XML, PDF/A). Gesto
arquivstica de documentos - Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos arquivsticos em fase corrente
e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Grau de sigilo - Gradao de sigilo atribuda a um documento ou parte dele, em razo da natureza de
seu contedo e com o objetivo de limitar sua divulgao a quem tem necessidade de conhec-lo.
Hardware - Conjunto dos componentes fsicos necessrios operao de um sistema computacional.
Hipertexto - Forma de estruturao de documentos que permite a leitura por meio de enlaces
(hyperlinks) que possibilitam a conexo direta entre os diversos itens de um documento e/ou deste
para outros.
Hipermdia - Ampliao do conceito de hipertexto segundo a qual vrios meios de armazenamento e
transmisso de informao so integrados atravs de enlaces (hyperlinks), permitindo a utilizao
simultnea de sons, imagens estticas e em movimento, e textos.
Identificador nico - Cdigo gerado automaticamente que identifica o dossi, o processo ou o item
documental de maneira a distingui-los dos demais.
Informao - Elemento referencial, noo, idia ou mensagem contidos num documento.
Infra-estrutura de chaves pblicas (ICP) - Conjunto de tcnicas, prticas e procedimentos que
estabelecem os fundamentos tcnicos e metodolgicos de um sistema de certificao digital baseado
em chave pblica. Normalmente, composto por uma cadeia de autoridades certificadoras formada
pela autoridade certificadora raiz AC Raiz, pelas demais autoridades certificadoras AC e pelas
autoridades de registro AR.
Integridade - Estado dos documentos que se encontram completos e que no sofreram nenhum tipo
de corrupo ou alterao no autorizada nem documentada.
Marca-d'gua digital - Marcas dgua servem para marcar uma imagem digital com informao sobre
a sua provenincia e caractersticas e so utilizadas para proteger a propriedade intelectual. As
marcas dgua sobrepem, no mapa de bits de uma imagem, um desenho complexo, visvel ou
invisvel, o qual s pode ser suprimido mediante a utilizao de um algoritmo e uma chave protegida.
Mensagem eletrnica - Documento digital produzido ou recebido via um sistema de correio
eletrnico, incluindo anexos que possam ser transmitidos com a mensagem.
Metadados - Dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender
e/ou preservar documentos arquivsticos ao longo do tempo.
Migrao - Conjunto de procedimentos e tcnicas para assegurar a capacidade de os objetos digitais
serem acessados face s mudanas tecnolgicas. A migrao consiste na transferncia de um objeto
digital: a) de um suporte que est se tornando obsoleto, fisicamente deteriorado ou instvel para um
suporte mais novo; b) de um formato obsoleto para um formato mais atual ou padronizado; c) de
uma plataforma computacional em vias de descontinuidade para uma outra mais moderna. A
migrao pode ocorrer por converso, por atualizao ou por reformatao.
Minuta - Verso preliminar de documento sujeita aprovao.
Objeto digital - Conjunto de uma ou mais cadeias de bits que registram o contedo do objeto e de
seus metadados associados. A anatomia do objeto digital percebida em trs nveis: a) nvel fsico
refere-se ao objeto digital enquanto fenmeno fsico que registra as codificaes lgicas dos bits nos
suportes (por exemplo: no suporte magntico, o objeto fsico a sequncia do estado de polaridades
negativa e positiva e, nos suportes pticos, a sequncia de estados de translucidez
transparncia e opacidade); b) nvel lgico refere-se ao objeto digital enquanto conjunto de
sequncias de bits, que constitui a base dos objetos conceituais; c) nvel conceitual refere-se ao
objeto digital que se apresenta de maneira compreensvel para o usurio, por exemplo, o documento
visualizado na tela do computador.
OCR - Tcnica de converso de um objeto digital do formato de imagem para o formato textual, de
forma a permitir, por exemplo, edio e pesquisa no contedo do texto.
Organicidade - Atributo de um acervo documental decorrente da existncia de relao orgnica
entre seus documentos. Essencial para que um determinado conjunto de documentos seja
considerado um arquivo.
Original - Primeiro documento completo e efetivo.
Patrimnio digital Conjunto de objetos digitais que possuem valor suficiente para serem
conservados, a fim de que possam ser consultados e utilizados no futuro.
Plano de classificao - Esquema de distribuio de documentos em classes, de acordo com mtodos
de arquivamento especficos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma
instituio e da anlise do arquivo por ela produzido. Expresso geralmente adotada em arquivos
correntes.
Preservao digital - Conjunto de aes gerenciais e tcnicas exigidas para superar as mudanas
tecnolgicas e a fragilidade dos suportes, garantindo o acesso e a interpretao de documentos
digitais pelo tempo que for necessrio.
Processo - Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ao administrativa
ou judicial, que constitui uma unidade.
Processo hbrido - Processo constitudo de documentos digitais e no digitais de natureza diversa,
oficialmente reunidos no decurso de uma ao administrativa ou judicial, formando um conjunto
conceitualmente indivisvel.
Produtor - Pessoa fsica ou jurdica que produz, recebe ou acumula documentos arquivsticos em
funo de seu mandato/misso, funes ou atividades.
Programa de computador - Sequncia lgica de instrues que o computador capaz de executar
para obter um resultado especfico.
Recolhimento - Entrada de documentos em arquivos permanentes.
Recuperao da informao - Processo de pesquisa, localizao e apresentao do documento em
sistemas de informao. A pesquisa feita por meio da formulao de estratgias de busca para
identificao e localizao de documentos e/ou seus metadados. A apresentao pode ser feita por
meio de visualizao em tela, impresso, leitura de dados de udio e/ou vdeo.
Reformatao - 1. Tcnica de migrao que consiste na mudana da forma de apresentao de um
documento para fins de acesso ou manuteno dos dados, por exemplo: impresso ou
transformao de documentos digitais em microfilme (tecnologia COM) ou transferncia dos
documentos de um sistema computacional para uma mdia mvel.
Registro - Procedimento que formaliza a captura do documento arquivstico no sistema de gesto
arquivstica por meio da atribuio de um identificador nico e de outros metadados (data,
classificao, ttulo etc.) que descrevem o documento.
Relao orgnica - Vnculos que os documentos arquivsticos guardam entre si e que expressam as
funes e atividades da pessoa ou organizao que os produziu.
Sistema de informao - Conjunto organizado de polticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e
programas computacionais que produzem, processam, armazenam e provm acesso informao.
Sistema de gesto arquivstica de documentos - Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
cuja interao permite a eficincia e a eficcia da gesto arquivstica de documentos.
Sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos - Conjunto de procedimentos e
operaes tcnicas caracterstico do sistema de gesto arquivstica de documentos, processado
eletronicamente e aplicvel em ambientes digitais ou em ambientes hbridos, isto , em que existem
documentos digitais e no digitais ao mesmo tempo.
Suporte - Base fsica sobre a qual a informao registrada.
Tramitao - Curso do documento desde a sua produo ou recepo at o cumprimento de sua
funo administrativa. Tambm denominado de trmite ou movimentao.
Transferncia - Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermedirio.
Trilha de auditoria - Conjunto de informaes registradas que permite o rastreamento de
intervenes ou tentativas de intervenes feitas no documento arquivstico digital ou no sistema
computacional.
Valor primrio - Valor atribudo a documento em funo do interesse que possa ter para a entidade
produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.
Valor secundrio - Valor atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para a
entidade produtora e outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles
para os quais foi originalmente produzido.
Verso - Uma ou mais variantes de um mesmo documento.
25) PRESERVAO, CONSERVAO E RESTAURAO DE
DOCUMENTOS
Primeiramente, importante fazer uma distino bsica entre:
PRESERVAO: um conjunto de medidas e estratgias de ordem administrativa, poltica e

operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservao da integridade dos
materiais. Ex.: leis, campanhas, congressos, etc.
CONSERVAO: um conjunto de aes estabilizadoras que visam desacelerar o processo de

degradao de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos
especficos (higienizao, reparos e acondicionamento).
RESTAURAO: um conjunto de medidas que objetivam a estabilizao ou a reverso de

danos fsicos ou qumicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo
de modo a no comprometer sua integridade e seu carter histrico.
reas de Armazenamento
Todos os documentos devem ser armazenados em locais que apresentem condies
ambientais apropriadas s suas necessidades de preservao, pelo prazo de guarda estabelecido em
tabela de temporalidade e destinao.
reas Externas
A localizao de um depsito de arquivo deve prever facilidades de acesso e de segurana

contra perigos iminentes, evitando-se, por exemplo:
INUNDAES
MARGENS DE RIOS
SUBSOLOS
REAS DE RISCO DE INCNDIOS
REAS COM ALTOS NDICES DE POLUIO ATMOSFRICA
PROXIMIDADE COM O MAR
LOCAIS SUJEITOS A INUNDAES
TERRENOS E SUBSOLOS MIDOS
REAS DE INTENSO TRFEGO SUJEITAS TREPIDAO
RUDO
POLUIO
REAS DE RISCO DE VENDAVAIS
reas Internas
As reas de trabalho e de circulao de pblico devero atender s necessidades de

funcionalidade e conforto, enquanto as de armazenamento de documentos devem ser totalmente
independentes das demais.
Nas reas de depsito, os cuidados devem ser dirigidos a:
CUIDADOS COM AS REAS DE ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS
A REA DOS Os espaos menores e compactos so mais eficientes quanto
DEPSITOS NO DEVE manuteno das condies ambientais, necessrias preservao.
EXCEDER A 200 M2
A CONSTRUO As condies de umidade que, geralmente, apresentam os solos no
SUBTERRNEA NO so adequadas para a guarda de documentos.
RECOMENDADA
A ventilao dos ambientes de forma natural ou artificial com solues
VENTILAO de baixo custo deve ser estimulada, inclusive com a disposio

adequada do mobilirio, de forma a facilitar o fluxo do ar.
No edifcio para arquivo, com vrios servios, a rea destinada aos depsitos deve ser em
torno de 60% da rea construda. Da rea restante, 15% devero ser destinados aos trabalhos tcnicos
e administrativos e 25% para o pblico.
, tambm, importante prever o crescimento do acervo e a necessidade futura, dentro de
um prazo mdio de cinquenta anos, de ampliao das reas de depsito.
Depsitos especiais
Para o armazenamento de fotografias, filmes, discos, registros eletrnicos, fitas de udio

e videomagnticas so necessrias condies especiais de armazenamento, que iro influir nos
requisitos arquitetnicos relativos termoestabilidade, luminosidade e esttica. Ou seja, os
documentos especiais devem ser armazenados separadamente, de acordo com o seu suporte e suas
especificidades, pois demandam parmetros climticos de preservao mais rigorosos.
Fatores de deteriorao
Agentes de deteriorao dos acervos so aqueles que levam os documentos a um estado
de instabilidade fsica ou qumica, com comprometimento de sua integridade e existncia. Eles so
classificados em: fatores ambientais, fatores biolgicos, intervenes imprprias, agentes biolgicos,
furtos e vandalismo.
Fatores ambientais
Os agentes ambientais so exatamente aqueles que existem no ambiente fsico do acervo:
Temperatura
Umidade
FATORES AMBIENTAIS
Radiao da luz
Qualidade do ar
Em um levantamento cuidadoso das condies de conservao dos documentos de um

acervo, possvel identificar facilmente as consequncias desses fatores, quando no controlados
dentro de uma margem de valores aceitvel.
Condies Ambientais
A deteriorao natural dos suportes dos documentos, ao longo do tempo, ocorre por
reaes qumicas, que so aceleradas por flutuaes e extremos de temperatura e umidade relativa
do ar e pela exposio aos poluentes atmosfricos e s radiaes luminosas, especialmente dos raios
ultravioleta.
A adoo dos parmetros recomendados de temperatura e de umidade exige, nos locais
com climas quentes e midos, o emprego de meios mecnicos sofisticados, resultando em altos custos
de investimento em equipamentos, manuteno e energia.
Os ndices muito elevados de temperatura e umidade relativa do ar, as variaes

bruscas e a falta de ventilao promovem a ocorrncia de infestaes de insetos e o
desenvolvimento de micro-organismos, que aumentam as propores dos danos.
Temperatura e umidade relativa
As condies adequadas de temperatura e de umidade relativa do ar so elementos vitais

para prolongar a sobrevivncia dos registros.
Se os nveis de umidade relativa (UR) so muito baixos, aumenta-se o risco de quebra das
fibras e esfarelamento dos materiais orgnicos fibrosos. Para pergaminhos e encadernaes em couro
a UR abaixo de 40% perigosa e o papel, tambm, sofre abaixo desses nveis. J na faixa de UR acima
de 65% crescem micro-organismos e ocorrem reaes qumicas danosas.
De acordo com o CONARQ, por meio da Recomendao para Construo de Arquivos,
(2000, p. 14), o controle da temperatura e da umidade relativa do ar deve obedecer aos seguintes
parmetros:
DOCUMENTOS EM SUPORTES UMIDADE RELATIVA

TEMPERATURA
TRADICIONAIS DO AR
Entre 45% e 55% com
DOCUMENTOS EM SUPORTE- 20 C com variao de 1C
PAPEL variao de 5%
O controle da temperatura e da umidade relativa do ar deve

estar relacionado.
Importante!!! As flutuaes de temperatura e umidade relativa do ar so
muito mais nocivas do que os ndices superiores aos
considerados ideais, desde que estveis e constantes.
DOCUMENTOS ESPECIAIS TEMPERATURA UMIDADE RELATIVA

DO AR
FOTOGRAFIA EM PRETO E 12 C com variao de 1 C 35% com variao de 5%
BRANCO
FOTOGRAFIA COLORIDA 5 C com variao de 1 C 35% com variao de 5%
FILMES 18 C com variao de 1 C 40% com variao de 5%
REGISTROS MAGNTICOS E 18 C com variao de 1 C 40% com variao de 5%

PTICOS
No caso de no existir a possibilidade de se instalar um sistema de climatizao, a
instalao de umidificadores, desumidificadores, exaustores e ventiladores pode surtir bons
resultados.
O sistema de climatizao deve ser independente para as reas de depsitos, pois devem
atender s necessidades de preservao dos documentos ali armazenados e manter condies
estveis, exigindo que os equipamentos funcionem sem interrupo. Ele deve ficar em funcionamento
durante as 24 horas do dia, tornando os custos iniciais de instalao e os de manuteno muito altos.
Algumas instituies, por exemplo, s podem arcar com os custos de manter o sistema operando
durante o horrio de expediente, razo suficiente para contraindicar a sua adoo.
O calor e a umidade contribuem significativamente para a destruio dos

documentos, principalmente quando em suporte-papel. O calor acelera a
deteriorao e a umidade relativa alta proporciona as condies necessrias para
desencadear intensas reaes qumicas nos materiais.
Evidncias de temperatura e umidade relativa altas so detectadas com a presena de
colnias de fungos nos documentos, sejam estes em papel, couro, tecido ou outros materiais.
Umidade relativa do ar e temperatura muito baixas transparecem em documentos

distorcidos e ressecados.
importante destacar que parte dos acervos formada por materiais higroscpicos, isto
, absorvem e liberam umidade muito facilmente e, portanto, se expandem e se contraem com as
variaes de temperatura e umidade relativa do ar. Essas variaes dimensionais aceleram o processo
de deteriorao e provocam danos visveis aos documentos, ocasionando o craquelamento de tintas,
ondulaes nos papis e nos materiais de revestimento de livros, danos nas emulses de fotos, etc.
A circulao do ar ambiente representa um fator bastante importante para amenizar

os efeitos da temperatura e umidade relativa elevadas.
Radiao da luz
As radiaes luminosas podem causar srios danos pelas reaes fsico-qumicas que
desencadeiam nos materiais. A radiao produz um efeito cumulativo. Isso quer dizer que o dano
causado pela radiao se relaciona intensidade e ao tempo de exposio. O papel se torna frgil,
quebradio, amarelecido, escurecido e as tintas desbotam ou mudam de cor, alterando a legibilidade
dos documentos textuais, dos iconogrficos e das encadernaes.
O componente da luz que mais merece ateno a radiao ultravioleta (UV). Ela
invisvel e constitui a forma mais energtica e destrutiva da luz, devendo, no que se refere
conservao de documentos, ser evitada ao mximo. Entretanto, as radiaes visveis tambm podem
causar danos e, portanto, os nveis de luminosidade devem ser sempre controlados.
A luz pode ser de origem natural (sol) e artificial, proveniente de lmpadas incandescentes
(tungstnio) e fluorescentes (vapor de mercrio). Em reas muito ensolaradas so necessrias
persianas ou outros recursos para reduzir a entrada da luz solar. Recomenda-se, especialmente, o uso
de filtros contra a radiao ultravioleta invisvel.
Para o controle da radiao UV emitida pelas lmpadas fluorescentes, recomenda-se o
uso de filtros ou absorventes de radiao UV.
O sistema de iluminao setorizado e controlado, que desliga a fonte de luz artificial aps
um perodo pr-determinado, reduz o tempo de exposio dos documentos s radiaes. No
permitido o uso de lmpadas de mercrio ou sdio, devido a sua intensa emisso de radiao
ultravioleta.
ALGUMAS MEDIDAS PODEM SER TOMADAS PARA PROTEO DOS ACERVOS CONTRA A
RADIAO DA LUZ
1 As janelas devem ser protegidas por cortinas ou persianas que bloqueiem totalmente o sol.
2 Uso de filtros produzidos com filmes especiais tambm ajudam no controle da radiao UV,
tanto nos vidros de janelas quanto em lmpadas fluorescentes.
Qualidade do ar
Os poluentes so classificados como externos e internos.

O ar dos centros urbanos e industriais contm uma grande
diversidade de partculas e gases. As partculas que compem a parte slida
dos poluentes so de dimenses microscpicas. Renem especialmente o p,
a fuligem e os esporos dos micro-organismos.
A poeira composta por partculas em suspenso que penetram nas fibras do papel.
Quando este manuseado faz-se sentir sua ao cortante.
Os gases formam os poluentes mais reativos e perigosos para os documentos,

contribuindo pesadamente para a deteriorao dos suportes.
Os poluentes externos so, principalmente, o dixido de enxofre (SO2), xidos de
nitrognio (NO e NO2) e o oznio (O3). So gases que provocam reaes qumicas, com formao de
cidos que causam danos srios e irreversveis aos materiais, pois possuem comprovada ao
destrutiva. O papel fica quebradio e descolorido, o couro perde a pele e deteriora.
As partculas slidas, alm de carregarem gases poluentes, agem como abrasivos e
desfiguram os documentos.
Os agentes poluentes, tambm, podem ter origem no prprio ambiente do acervo, como
no caso de aplicao de vernizes, madeiras, adesivos, tintas etc., que liberam gases prejudiciais
conservao de todos os materiais.
P, fuligem e
Slidos esporos
Externos
Gases SO2, NO, NO2, e O3

POLUENTES DO AR
Vernizes, madeira,
Internos tintas, adesivos
Agentes biolgicos
Os agentes biolgicos de deteriorao de acervos so, entre outros, os

insetos (baratas, brocas, cupins), os roedores e os fungos, cuja presena depende quase
que exclusivamente das condies ambientais reinantes nas dependncias onde se
encontram os documentos.
Para que atuem sobre os documentos e proliferem, necessitam de conforto ambiental e

alimentao. O conforto ambiental para praticamente todos os seres vivos est basicamente na
temperatura e umidade relativa elevadas, pouca circulao de ar, falta de higiene etc.
Os livros e documentos, alm da celulose do papel, contm protenas e carboidratos

sob forma de encolagem, adesivos, couros e outras substncias orgnicas, que
atraem insetos. Ambientes quentes e midos, escuros e mal ventilados favorecem
a presena e o desenvolvimento de insetos.
Fungos
Os fungos representam um grupo grande de organismos que atuam em diferentes

ambientes, atacando diversos substratos. No caso dos acervos de arquivos, so mais comuns aqueles
que vivem dos nutrientes encontrados nos documentos.
Os fungos so organismos que se reproduzem atravs de esporos e de forma muito
intensa e rpida dentro de determinadas condies. Como qualquer outro ser vivo, necessitam de
alimento e umidade para sobreviver e proliferar. O alimento provm dos papis, amidos (colas),
couros, pigmentos, tecidos, etc.. A umidade fator indispensvel para o metabolismo dos nutrientes
e para sua proliferao.
Essa umidade encontrada na atmosfera local, nos materiais atacados e na prpria
colnia de fungos. Alm da umidade e nutrientes, outras condies contribuem para o crescimento
das colnias: temperatura elevada, falta de circulao de ar e falta de higiene.
Os fungos, alm de atacarem o substrato, fragilizando o suporte,
causam manchas de colorao diversas e intensas de difcil remoo. A proliferao
se d atravs dos esporos que, em circunstncias propcias, se reproduzem de
forma abundante e rpida.
As medidas a serem adotadas para manter os acervos sob controle de
infestao de fungos so:
MEDIDAS IMPORTANTES CONTRA OS FUNGOS
1 Estabelecer poltica de controle ambiental, principalmente, temperatura, umidade relativa e
ar circulante, mantendo os ndices o mais prximo possvel do ideal e evitando oscilaes
acentuadas.
2 Praticar a higienizao tanto do local quanto dos documentos, com metodologia e tcnicas
adequadas.
Bactrias
Das bactrias que vivem sobre os livros, umas se alimentam da celulose, outras de
substncias colantes e outras, de substncias de origem animal. As secrees que esses micro-
organismos apresentam provocam as principais alteraes nas matrias das publicaes, degradao
da celulose manchas de vrias cores e intensidades.
Roedores
Habitantes frequentes dos velhos edifcios, os ratos exercem uma ao mecnica
destrutiva sobre o papel que roem. A profilaxia se faz controlando a temperatura e a umidade relativa
e realizando a higienizao peridica do local.
Baratas
Esses insetos atacam tanto papel quanto revestimentos. O ataque tem caractersticas
bem prprias, revelando-se, principalmente, por perdas de superfcie e manchas de excrementos.
So atradas pelos mesmos fatores j mencionados: temperatura e umidade elevadas,
resduos de alimentos, falta de higiene no ambiente e no acervo.
Brocas
So insetos que causam danos imensos em acervos. Exigem vigilncia constante, devido
ao tipo de ataque que exercem. Os sintomas desse ataque so claros e inconfundveis. Para combat-
lo se torna necessrio conhecer sua natureza e comportamento. As brocas tm um ciclo de vida em 4
fases: ovos larva pupa adulta. A fase de ataque ao acervo a de larva. Esse inseto se reproduz
por acasalamento, que ocorre no prprio acervo. Uma vez instalado, ataca no s o papel e seus
derivados, como, tambm, a madeira do mobilirio, portas, pisos e todos os materiais base de
celulose.
As brocas precisam encontrar condies especiais que, como todos os outros agentes
biolgicos, so temperatura e umidade relativa elevadas, falta de ar circulante e falta de higienizao
peridica no local e no acervo.
A caracterstica do ataque o p que se encontra na estante em contato com o
documento. Este p contm saliva, excrementos, ovos e resduos de cola, papel, etc..
Cupins
Os cupins representam risco no s para os documentos como para o prdio em si. Vivem
em sociedades muito bem organizadas, reproduzem-se em ninhos e a ao devastadora onde quer
que ataquem. Na grande maioria das vezes, sua presena s detectada depois de terem causado
grandes danos.
Os cupins chegam aos acervos em ataques massivos, atravs de estantes coladas s
paredes, caixas de interruptores de luz, assoalhos, etc..
Os ninhos no precisam, obrigatoriamente, estar dentro dos edifcios das bibliotecas e
arquivos. Podem estar a muitos metros de distncia, inclusive, na base de rvores ou outros prdios.
Da mesma forma que os outros agentes citados anteriormente, os cupins se instalam em
ambientes com ndices de temperatura e umidade relativa elevados, ausncia de boa circulao de ar,
falta de higienizao e pouco manuseio dos documentos.
A principal fonte alimentar dos cupins a celulose, presente no papel, no tecido e

na madeira. Quando de posse do documento eles no param enquanto no
devoram todo o papel, deixando no fim uma massa onde antes havia pginas
impressas.
Traa
Inseto de corpo mole, cor cinzenta e brilho prateado, reconhecido facilmente pelas
antenas largas e pontiagudas. Foge da luz e se movimenta com rapidez. Come os materiais de origem
vegetal, em particular o papel.
Intervenes inadequadas nos acervos

Chamamos de intervenes inadequadas todos os procedimentos de conservao que
realizamos em um conjunto de documentos com o objetivo de interromper ou melhorar seu estado
de degradao. Muitas vezes, com a boa inteno de proteg-los, fazemos intervenes que resultam
em danos ainda maiores.
Nos acervos formados por livros, fotografias, documentos impressos, documentos
manuscritos, mapas, plantas de arquitetura, obras de arte, etc., preciso ver que, segundo sua
natureza, cada um apresenta suportes, tintas, pigmentos e estruturas completamente diferentes.
Qualquer tratamento que se queira aplicar exige um conhecimento das caractersticas
individuais dos documentos e dos materiais a serem empregados no processo de conservao. Todos
os profissionais de arquivos devem ter noes bsicas de conservao dos documentos com que lidam,
seja para efetivamente execut-la, seja para escolher os tcnicos capazes de faz-lo, controlando seu
trabalho. Os conhecimentos de conservao ajudam a manter equipes de controle ambiental, controle
de infestaes, higienizao do ambiente e dos documentos, melhorando as condies do acervo.
Pequenos reparos e acondicionamentos simples podem ser realizados por aqueles que
tenham sido treinados nas tcnicas e critrios bsicos de interveno.
Problemas no manuseio de livros e documentos
O manuseio inadequado dos documentos um fator de degradao muito frequente em
qualquer tipo de acervo.
O manuseio abrange todas as aes de tocar no documento, sejam elas durante a
higienizao pelos funcionrios da instituio, na remoo das estantes ou arquivos para uso do
pesquisador, nas reprodues, na pesquisa pelo usurio, etc..
O suporte-papel tem uma resistncia determinada pelo seu estado de conservao. Os
critrios para higienizao, por exemplo, devem ser formulados mediante avaliao do estado de
degradao do documento. Os limites devem ser obedecidos. H documentos que, por mais que
necessitem de limpeza, no podem ser manipulados durante um procedimento de higienizao,
porque o tratamento seria muito mais nocivo sua integridade, que o item mais importante a
preservar.
Furto e vandalismo
Um volume muito grande de documentos em nossos acervos vtima
de furtos e vandalismo. A falta de segurana e nenhuma poltica de controle so a
causa desse desastre.
Alm do furto, o vandalismo muito frequente. A quantidade de
documentos mutilados aumenta dia a dia. Esse o tipo de dano que, muitas vezes,
s se constata muito tempo depois. necessrio implantar uma poltica de proteo, mesmo que seja
atravs de um sistema de segurana simples.
Critrios de interveno para a estabilizao de documentos

Os documentos que sofrem algum tipo de dano apresentam um processo de deteriorao
que, progressivamente, vai lev-los a um estado de perda total. Para evitar esse desfecho, interrompe-
se o processo atravs de intervenes que levam estabilizao do documento.
Estabilizar um documento , portanto, interromper um processo que esteja deteriorando
o suporte e/ou seus agregados, atravs de procedimentos mnimos de interveno. Por exemplo:
estabilizar por higienizao significa que uma limpeza mecnica corrige o processo de deteriorao.
Antes de qualquer interveno, a primeira avaliao se ns somos capazes de execut-
la. Alguns de ns seremos capazes e muitos outros no. Esse o primeiro critrio a seguir.
Caso no nos julguemos com conhecimentos necessrios, a soluo buscar algum
especialista da rea ou acondicionar o documento enquanto aguardamos o momento oportuno de
intervir.
Caractersticas gerais dos materiais empregados em conservao
Nos projetos de conservao de acervos arquivsticos, recomendado apenas o uso de
materiais de qualidade arquivstica, isto , daqueles materiais livres de quaisquer impurezas,
quimicamente estveis, resistentes e durveis. Suas caractersticas, em relao aos documentos onde
so aplicados, distinguem-se pela estabilidade, neutralidade, reversibilidade e inrcia.
Os materiais no enquadrados nessa classificao no podem ser usados, pois
apresentam problemas de instabilidade, reagem com o tempo e decompem-se em outras substncias
que vo deteriorar os documentos com os quais esto em contato.
Materiais com qualidade arquivstica: papis e cartes alcalinos, polisteres inertes,
adesivos alcalinos e reversveis, papis orientais, borrachas plsticas, etc., usados tanto para pequenas
intervenes sobre os documentos como para acondicionamento.
Higienizao de documentos
A sujidade o agente de deteriorao que mais afeta os documentos. Ela no incua e,
quando conjugada a condies ambientais inadequadas, provoca reaes de destruio de todos os
suportes num acervo. Portanto, a higienizao das colees deve ser um hbito de rotina na
manuteno de arquivos, razo por que considerada a conservao preventiva por excelncia.
Limpeza de superfcie
O processo de limpeza de acervos de arquivos se restringe limpeza de superfcie, que
mecnica e feita a seco. A tcnica aplicada com o objetivo de reduzir a quantidade de poeira,
partculas slidas, incrustaes, resduos de excrementos de insetos ou outros depsitos de superfcie.
Nesse processo, no se usam solventes. A limpeza de superfcie uma etapa independente de
qualquer tratamento mais intenso de conservao, porm, sempre a primeira etapa a ser realizada.
POR QUE LIMPAR???
1 A sujidade escurece e desfigura o documento, prejudicando-o do ponto de vista esttico.
As manchas ocorrem quando as partculas de poeira se umedecem, com a alta umidade
2
relativa ou mesmo por ataque de gua, e penetram rapidamente no papel.
3 A sujidade provoca a formao de manchas.
Os poluentes atmosfricos so altamente cidos e, portanto, extremamente nocivos ao
4
papel. So rapidamente absorvidos, alterando seriamente o pH do papel.
Materiais usados para limpeza de superfcie

A remoo da sujidade superficial (que est solta sobre o documento) feita atravs de
pincis, flanela macia, aspirador e inmeras outras ferramentas que se adaptam tcnica.
So muitos os tipos de pincis utilizados na
PINCIS limpeza mecnica. Diferentes formas, tamanhos,
qualidades e tipos de cerdas.
FLANELA Serve para remover sujidade de encadernaes.
Sempre com proteo de bocal e com potncia

ASPIRADOR DE P
de suco controlada.
OUTROS MATERIAIS Bisturi, pina, esptula, agulha, cotonete.
Higienizao de documentos de arquivo

Materiais arquivsticos tm os seus suportes, geralmente, quebradios, frgeis,
distorcidos ou fragmentados. Isso se deve, principalmente, ao alto ndice de acidez resultante do uso
de papis de baixa qualidade. As ms condies de armazenamento e o excesso de manuseio tambm
contribuem para a degradao dos materiais. Tais documentos tm que ser higienizados com muito
critrio e cuidado.
Limpeza do espao fsico salas de acervo
A limpeza do espao fsico abrange, especialmente, o piso, as estantes e os mveis.
Piso a forma mais eficiente e adequada de limpeza do piso com aspirador de p, pois
remove a sujidade sem transferir parte da mesma para outras reas. Qualquer tipo de solvente ou cera
no recomendado. Deve-se evitar, tambm, a gua, pois sua interferncia, por menor que seja,
desequilibra a umidade relativa do ambiente. Normalmente, os arquivos funcionam em espaos no
adequados, que apresentam elevado ndice de umidade relativa do ar e temperatura. Toda a umidade
residual que entrar no ambiente vai se transformar em vapor e, desta forma, fazer subir ainda mais o
ndice de umidade nas salas de acervo.
Estantes as estantes, tambm, podem ser limpas com aspirador de p. Caso seja
necessrio remover a sujidade muito intensa (incrustada) da sua superfcie pode ser
usada uma soluo de gua + lcool a 50%, passada com pano muito bem torcido. Em
seguida, passar outro pano seco. preciso estar atento umidade relativa do ar. No
devem ser utilizados produtos qumicos, porque estes exalam vapores que, geralmente,
so compostos de elementos de natureza cida. As estantes mais adequadas so as de
metal esmaltado. A madeira sem revestimento ou de frmica no recomendada, pois, em ambos os
casos, h emisso de produtos volteis cidos. O mesmo tratamento se aplica aos mveis de madeira
ou metal.
Acondicionamento
Os documentos devem ser acondicionados em invlucros apropriados, que assegurem
sua preservao. A escolha dever ser feita observando-se as caractersticas fsicas e a natureza de
cada suporte.
As embalagens protegem os documentos contra a poeira e danos acidentais, minimizam
as variaes externas de temperatura e umidade relativa e reduzem os riscos de danos por gua e fogo
em casos de desastre.
Acondicionamento: ato ou efeito de embalar ou guardar documentos de forma

apropriada sua preservao e ao acesso.
MATERIAIS MAIS UTILIZADOS EM AES DE ACONDICIONAMENTO
Papis e cartes neutros ou alcalinos das mais variadas gramaturas.
Papeles de diversas gramaturas.
Filmes de polister.
Fita adesiva neutra.
Tiras ou cadaros de algodo.

Tubos.
Tecido.
As caixas de arquivo devem ser resistentes ao manuseio, ao peso dos documentos e

presso, caso tenham de ser empilhadas. Precisam ser mantidas em boas condies de conservao e
limpeza, de forma a proteger os documentos.
As medidas de caixas, envelopes ou pastas devem respeitar formatos padronizados, e
devem ser sempre superiores as dos documentos que iro abrigar.
Todos os materiais usados para o acondicionamento de documentos permanentes devem
manter-se quimicamente estveis ao longo do tempo, no podendo provocar quaisquer reaes que
afetem a preservao dos documentos.
Os papis e cartes empregados na produo de caixas e invlucros devem ser alcalinos
e corresponder s expectativas de preservao dos documentos.
No caso de caixas no confeccionadas em carto alcalino, recomenda-se o uso de
invlucros internos de papel alcalino, para evitar o contato direto de documentos com materiais
instveis.
O acondicionamento tem por objetivo a proteo dos documentos que no se

encontram em boas condies ou a proteo daqueles j tratados e recuperados,
armazenando-os de forma segura. Para cumprir sua funo, que a de proteger
contra danos, o acondicionamento deve ser confeccionado com material de
qualidade arquivstica e necessita ser projetado apropriadamente para o fim a
que se destina. A qualidade arquivstica uma exigncia necessria para o
acondicionamento, pois esse material est em contato direto com os documentos.
Os acondicionamentos mais usados em acervos de arquivos so: caixas, envelopes,

pastas, porta-flios.
Os papeles so empregados na construo de caixas, em quanto que os papis e os
cartes especiais so bastante utilizados para a confeco de folders e pastas.
O polister um material muito til pela transparncia, estabilidade e resistncia, porm,
tem uma propriedade fsica (a fora eletrosttica) que impede o seu contato direto com documentos
que possuam suporte ou agregados (pigmentos, tintas, etc.) em estado precrio de conservao.
Numa medida adequada, deve-se realizar o seguinte processo: avaliar a natureza do
documento, o tipo de suporte, o estado de conservao, as condies de uso, manuseio e o
armazenamento ao qual deve ser submetido para, em seguida, definir o acondicionamento.
Podemos concluir que o acondicionamento deve ser planejado com muito critrio. Ele
no consiste em apenas uma embalagem do documento, parte do processo de conservao e
preservao dos acervos.
Armazenamento
O armazenamento o sistema que recebe o documento, acondicionado ou no, para ser
guardado. Consiste no mobilirio das salas destinadas guarda do acervo: estantes, arquivos e
armrios.
Armazenamento: ato ou efeito de guardar documentos em depsitos (local de

guarda de documentos).
Os mveis mais adequados so os de metal esmaltado. A madeira no revestida ou de

frmica no recomendada, pois, em ambos os casos, h emisso de produtos volteis cidos. O
mesmo tratamento se aplica aos mveis de madeira ou ferro.
A preservao de documentos de arquivo, em qualquer suporte, depende dos
procedimentos adotados em sua produo, tramitao, acondicionamento e armazenamento fsico.
Produo, Acesso, Manuseio e Transporte

Nos processos de produo, tramitao, organizao e acesso aos documentos, devero
ser observados procedimentos especficos, de acordo com os diferentes gneros documentais, com
vistas a assegurar sua preservao durante o prazo de guarda estabelecido na tabela de temporalidade
e destinao.
Alguns documentos, conforme as normas vigentes, devero ser produzidos em formatos
padronizados. Os documentos identificados nas tabelas de temporalidade e destinao como de
valor permanente devero ser produzidos em papis com pH neutro ou alcalinos (bsicos).
- Os papis das capas de processos devem ser alcalinos;
- As presilhas devem ser em plstico ou metal no oxidvel;
- As prticas de grampear e de colar documentos devem ser evitadas;
- Os dossis, processos e volumes devem ser arquivados em pastas suspensas ou em
caixas, de acordo com suas dimenses.
Todos os documentos devem ser preservados em condies adequadas ao seu uso, pelos
prazos de guarda estabelecidos nas tabelas de temporalidade e destinao de documentos.
O manuseio requer cuidados especiais, tanto pelos tcnicos, durante o tratamento dos
documentos, quanto pelos usurios, a saber:
CUIDADOS NO MANUSEIO DE DOCUMENTOS
Manusear os documentos originais com mos limpas, de preferncia

fazendo uso de luvas.
Utilizar guarda-p ou bata de algodo.
Utilizar mscaras.
Utilizar, tambm, luvas (de preferncia de algodo) e mscaras ao

manusear fotografias, filmes, microfilmes, discos e suportes magnticos e
pticos, considerando-se a fragilidade desses materiais e a necessidade de
proteo dos usurios.
Manusear documentos de grandes formatos (mapas, plantas, etc.) em mesas de grandes

dimenses.
De acordo com SANTOS (2008, p. 179, 180):
A conservao de papel, negativos fotogrficos, microformas, fitas magnticas,

discos de vinil, CD-ROM, transparncias, slides influenciada pelo prprio
processo de fabricao (acidez, sedimentos depositados, colas, etc.), pelo uso de
tintas (pretas, ferroglicas, coloridas), exposio a nveis inadequados de
umidade relativa do ar, temperatura, luminosidade, poluio atmosfrica. Esses
materiais podem sofrer ao de insetos, roedores e danos pela manipulao
humana ou de equipamentos de leitura desregulados.
Uso de papel reciclado para a produo de documentos de arquivo
O papel reciclado fabricado a partir do reaproveitamento do papel
no funcional, descartado no lixo, gerando um novo produto, com caractersticas
especficas, cujo uso tem-se intensificado recentemente.
O papel reciclado, em geral, fabricado com as fibras de celulose
originrias de diversos tipos de papis. No seu processo de produo so usados produtos qumicos
com o objetivo de remover diversas impurezas das fibras, como, por exemplo, adesivos, tintas e outros
contaminantes, deixando as fibras de celulose muito mais curtas e fragilizadas do que normalmente
so.
As fibras de celulose recicladas do origem a papis com menor capacidade de
resistncia fsica, ou seja, que no possuem caractersticas fsico-qumicas exigidas para serem
usados na produo de documentos de arquivo, os quais devem possuir estabilidade qumica e,
consequentemente, ter longa durao.
O papel para a produo de documentos arquivsticos deve ser isento de lignina apontada
como um dos componentes das fibras da celulose responsvel por sua deteriorao, reduzindo assim
sua durabilidade.
PROBLEMAS DE DEGRADAO DE PAPIS RECICLADOS
Escurecimento das folhas
Desprendimento de fibras
Acidificao e perda da informao
Perda da resistncia para suportar aes repetidas.
Portanto, os papis reciclados produzidos no Brasil (com fibras curtas) no so

recomendados para a produo de documentos arquivsticos, tendo em vista sua reprovao em
testes realizados para verificar suas qualidades fsico-qumicas. Estes papis tambm no possuem
caractersticas adequadas para serem utilizados na confeco de invlucros primrios para a guarda
de documentos, devido presena de lignina nas suas fibras.
A relao entre custo e benefcio dos papis reciclados a serem adquiridos e usados na
produo de documentos de arquivo e correlatos deve ser medida e avaliada, considerando que a
possvel economia de hoje pode representar um gasto elevado no futuro com sua conservao-
restaurao. Portanto, o uso do papel de baixa qualidade prejudicar a preservao da informao
nesse suporte. Sendo assim, recomendvel utilizar papis de qualidade na elaborao de
documentos de arquivo e correlatos.
Principais atividades de conservao
Desinfestao
o processo de destruio ou inibio da atividade de insetos. O mtodo de combate aos
insetos mais eficiente a fumigao. A substncia qumica a ser empregada nesse processo deve
passar por testes de garantia da integridade do papel e da tinta sob sua ao.
Fumigao: exposio de documentos a vapores qumicos, geralmente, em

cmaras especiais, a vcuo ou no, para destruio de insetos, fungos e outros
micro-organismos. A fumigao de documentos no mais recomendada em
virtude dos gases txicos e compostos oxidantes danosos (gases letais) poderem
mudar as propriedades fsicas e qumicas do papel, do pergaminho e do couro.
Existem cmaras especiais para a fumigao (autoclave).

O processo consiste em introduzir os documentos na cmara, onde se
faz o vcuo, aplica-se o produto qumico e submetem-se os
documentos ao do fumigante pelo prazo de 48 a 72 horas,
aproximadamente. Em seguida repete-se o vcuo, insufla-se o ar e
retiram-se os documentos. Com a fumigao os insetos adultos, larvas
e ovos so completamente destrudos.
Congelamento
Mtodo que, embora possa ser 100% eficaz, deve-se tomar cuidado na sua execuo.
Existe uma srie de regras que se no forem rigidamente seguidas, podem levar o resultado final ao
fracasso.
Os documentos devem ser embalados em pelculas ou bolsas hermeticamente

1
vedadas/seladas.
2 No se devem empilhar objetos.
Congelamento rpido, saindo da temperatura ambiente at 0C em 4 horas, alcanando -

3
20C em 8 horas e 30/C em 72 horas.
Descongelamento gradual: cuidado com objetos congelados! As peas devem ser

4
lentamente descongeladas (0C em 8 horas e depois devolvidas temperatura ambiente).
Cuidado com objetos de materiais compostos que podem ter coeficientes de contrao e
5
dilatao diferentes.
6 Objetos frgeis no devem ser congelados.
Vantagens do congelamento: rpido e relativamente simples, absolutamente atxico,

econmico e ecolgico.
Desvantagens do congelamento: possibilidade de danos devido a diferentes coeficientes
de contrao e dilatao.
Limpeza
Fase posterior fumigao. Na falta de instalaes adequadas, usa-se um pano macio,
uma escova ou um aspirador de p.
Alisamento
Consiste em colocar os documentos em bandeja de ao
inoxidvel, expondo-os ao do ar com forte percentagem de
umidade (90 a 95%), durante uma hora, em uma cmara de
umidificao. Em seguida, so passados a ferro, folha por folha, em
mquinas eltricas. Caso existam documentos em estado de
fragilidade, recomenda-se o emprego de prensa manual sob presso
moderada. Na falta de equipamento adequado, aconselha-se usar o ferro de engomar caseiro.
Restaurao
Banho de Gelatina - consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola,
o que aumenta a sua resistncia, no prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem
dos raios ultravioletas e infravermelhos. Os documentos, porm, tratados por este processo, que
manual, tornam-se suscetveis aos ataques dos insetos e dos fungos.
Tecido - reparao em que so usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta
de amido. A durabilidade do papel aumentada consideravelmente, mas o emprego do amido propicia
o ataque de insetos e fungos, impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos, alm de
reduzir a legibilidade e flexibilidade.
Silking - utiliza tecido de grande durabilidade (crepeline
ou musseline de seda), mas devido ao uso de adesivo base de
amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a legibilidade
quanto a flexibilidade, a reproduo e o exame pelos raios
ultravioletas e infravermelhos so pouco prejudicados. , no entanto,
um processo de difcil execuo e cuja matria-prima de alto custo.
Laminao - processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de
papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-o numa prensa hidrulica, sob presso mdia
de 7 a 8kg/cm e temperatura entre 145 a 155C. O acetato de celulose, por ser termoplstico, adere
ao documento, juntamente com o papel de seda, e dispensa adesivo. A durabilidade e as qualidades
permanentes do papel so asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade,
tornando-o imune ao de fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso
pode ser removida com gua e sabo. O volume do documento reduzido, mas o
peso duplica. O material empregado na restaurao no impede a passagem dos
raios ultravioletas e infravermelhos. Assim, as caractersticas da laminao so que
mais se aproximam do mtodo ideal.
Laminao manual - utiliza a matria-prima bsica da laminao mecanizada, embora no
empregue calor nem presso, que so substitudos pela acetona. Esta, ao entrar em contato com o
acetato, transforma-o em camada semiplstica que, ao secar, adere ao documento, juntamente com
o papel de seda.
Encapsulao - considerado um meio seguro e eficaz de se proteger um documento.
Permite visualizar e manipular um documento sem exp-lo a elementos perigosos. O processo envolve
o posicionamento de um documento entre duas lminas de polister, fixadas nas margens externas
por fita adesiva de dupla face; entre o documento e a fita
deve haver um espao de 3mm, deixando o documento
solto dentro das duas lminas. A reversibilidade da
encapsulao se d ao momento em que cortam- se as
bordas do polister para liberar o documento.
Quando um documento encapsulado, est a salvo de
sujeira, poluio e impresses digitais. No entanto, no
est protegido contra os perigos da radiao ultravioleta, temperatura e umidade relativa do ar (caso
o documento encapsulado seja guardado em clima quente e mido, pode ocorrer um mini efeito-
estufa no sistema).
Glossrio de conservao e restaurao de documentos

Glossrio elaborado por professores da Faculdade de Cincia da Informao da
Universidade de Braslia e que tem por objetivo esclarecer o significado de termos especficos da
disciplina de conservao e restaurao de documentos.
ACERVO - refere-se totalidade de documentos que compem a coleo de fontes de informao e
pode ser destinado pesquisa, consulta ou simplesmente guarda. Pode, tambm, referir- se
coleo de obras de arte, livros, discos e assemelhados.
ACIDEZ - a qualidade, estado ou grau de ser cido. Nos leos, a acidez denota a presena de partculas
tipo cido, cuja concentrao , normalmente, definida em termos de nmero de neutralizao.
ACIDEZ DO PAPEL - condio do papel produzida da madeira que contm lignina e resduos dos cidos
empregados no clareamento das fibras de celulose . No so apenas os resduos de fabricao que
tornam o papel cido. As tintas cidas, tambm, emprestam acidez ao papel, bem como a poeira, a
qual, em combinao com a umidade contida na atmosfera, absorve gases poluidores, formando
pontos cidos que do origem as manchas no papel.
ACONDICIONAMENTO - ato ou efeito de embalar ou guardar documentos de forma apropriada sua
preservao e acesso.
AGENTES DE DETERIORAO - foras fsicas diretas (choques, vibraes, abrases e gravidade),
roubo, desvios e vandalismo, fogo, gua, pragas, contaminantes, radiaes, temperatura incorreta,
umidade relativa incorreta.
ARMAZENAMENTO - guarda de documentos em mobilirio ou equipamentos prprios, em reas que
lhes so destinadas.
ARMAZENAMENTO DE DADOS - ato ou efeito de guardar documentos e informaes em meio
eletrnico.
ARQUIVAMENTO - sequncia de operaes que visam guarda ordenada de documentos. Ao pela
qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitao.
AUTENTICAO - ato ou efeito de atestar que um documento verdadeiro ou que uma cpia reproduz
fielmente o original, de acordo com as normas legais de validao.
ASSINATURA - nome de uma pessoa ou a sua representao, feito de prprio punho sobre um
documento para indicar sua autoria ou avalizar seu contedo.
ASSINATURA DIGITAL - modalidade de assinatura em meio eletrnico, que permite aferir a origem e
a integridade do documento.
BRANQUEAMENTO - processo que o cloro em combinao com o xido de clcio passou a ser utilizado
para branquear papel no processo de sua fabricao.
CAIXA-ARQUIVO - caixa de papelo, tamanho padronizado, para guarda de documentos.
CAIXA DE GUARDA - caixa de papelo de maiores dimenses, utilizada para estocagem de livros.
CELULOSE - polmero natural, encontrado nos vegetais, constitudo pela polimerizao da celobiose,
substncia branca, fibrosa, usada na fabricao de papel.
CLAREAMENTO - operao destinada a remover manchas de fungos ou o escurecimento de pginas
por causas diversas.
CLIMATIZAO - processo para se obter, em recinto fechado, por meio de aparelhos, condies
ambientais de temperatura e umidade adequadas boa conservao dos objetos.
COLAS - materiais adesivos que, em restaurao, devem permitir a reversibilidade do processo de
colagem.
COLECIONADOR - entidade coletiva, pessoa ou famlia responsvel pela formao de uma coleo.
COLEO - conjunto de documentos com caractersticas comuns, reunidos intencionalmente.
CONSERVAO - o conjunto de intervenes diretas, realizadas na prpria estrutura fsica do bem
cultural, com a finalidade de tratamento, impedindo, retardando ou inibindo a ao nefasta
ocasionada pela ausncia de uma preservao. composta por tratamentos curativos, mecnicos e/ou
qumicos, tais como: higienizao ou desinfestao de insetos ou micro-organismos, seguidos ou no
de pequenos reparos.
CONSERVAO PREVENTIVA - engloba as melhorias do meio ambiente e dos meios de armazenagem
e proteo, visando retardar a degradao dos materiais.
CONSULTA - busca direta ou indireta de informaes.
CONTROLE AMBIENTAL - criao e manuteno de ambiente de armazenamento propcio
preservao, compreendendo controle de temperatura, da umidade relativa, da qualidade do ar, da
luminosidade, bem como preveno de infestao biolgica, procedimentos de manuteno,
segurana e proteo contra fogo e danos por gua.
CPIA - reproduo de um documento, geralmente, qualificada por sua funo ou processo de
duplicao.
CRISOGRAFIA - escrita tinta de ouro.
CUSTDIA - responsabilidade jurdica de guarda e proteo de arquivos, independente de vnculo de
propriedade.
DEPSITO - local de guarda de documentos.
DESACIDIFICAO - processo de banho das folhas de um livro desmontado, em bandejas, cubas ou
banheiras com solues alcalinas. Tratamento para eliminao da acidez de um material, utilizando
uma substncia que reage com o cido, neutralizando a ao dos tomos de hidrognio com a
formao de produtos (sais) que no alteram ou que melhoram a aparncia e a resistncia do material
tratado.
DESCRIO - conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de contedo dos
documentos para elaborao de instrumentos de pesquisa.
DESINFECO - processo de destruio ou inibio da atividade de micro-organismos.
DESINFESTAO - processo de destruio ou inibio da atividade de insetos.
DESUMIDIFICAO - reduo da umidade relativa do ar em reas determinadas, por meio de
processos mecnicos ou qumicos.
DIAPOSITIVO - imagem fotogrfica positiva sobre filme, normalmente, emoldurada e apropriada para
projeo.
DIGITALIZAO - processo de converso de imagens e sons de cdigo analgico para cdigo digital
por meio de dispositivo apropriado, como um scanner.
DIREITO AUTORAL - direito exercido pelo autor, ou por quem o represente no tocante publicao,
traduo, venda e reproduo de suas obras.
DISCO - suporte circular plano, onde so gravados sons.
DISCO MAGNTICO - suporte circular plano, revestido por camada magnetizada, que permite o
armazenamento de dados.
DISCO TICO - suporte circular plano, com grande capacidade de armazenamento, no qual o registro
de sinais visuais, sonoros ou audiovisuais feito mediante gravao digital.
DISSEMINAO DA INFORMAO - fornecimento e difuso de informaes atravs de canais formais
de comunicao.
DOCUMENTAO - conjunto de documentos. Ato ou servio de coleta, processamento tcnico e
disseminao de informaes e documentos.
DOCUMENTO - unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte.
DOCUMENTO AUDIOVISUAL - documento que contm imagens, fixas ou em movimento, e registros
sonoros, independente do formato e suporte.
DOCUMENTO CARTOGRFICO - documento que contm representaes grficas da superfcie
terrestre ou de corpos celestes e desenhos tcnicos, como mapas, plantas, perfis e fotografias areas.
DOCUMENTO CINEMATOGRFICO - imagens em movimento, com ou sem som, como filme e fita
videomagntica.
DOCUMENTO ELETRNICO - documento em meio eletrnico.
DOCUMENTO ESPECIAL - documento em linguagem no textual, em suporte no convencional, ou, no
caso de papel, em formato e dimenses excepcionais, que exige procedimentos especficos para seu
processamento tcnico, guarda e preservao e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de
intermediao tecnolgica.
DOCUMENTO FOTOGRFICO - fotografia em positivo ou negativo.
DOCUMENTO ICONOGRFICO - imagem fixa, impressa, desenhada ou fotografada.
DOCUMENTO IMPRESSO - documento textual impresso ou multigrafado.
DOCUMENTO MICROGRFICO - documentos em microforma.
DOCUMENTO TEXTUAL - Documento manuscrito, datilografado ou impresso.
DOSSI - unidade de arquivamento constituda de documentos relacionados entre si por assunto
(ao, evento, pessoa, lugar, projeto).
ENCADERNAO - fixao de folhas, entre capas, por costura ou cola, com vistas a mant-las numa
ordem determinada e a assegurar a sua proteo.
ENCAPSULAO - processo de preservao no qual o documento protegido entre folhas de polister
transparente, cujas bordas so seladas.
ENCOLAGEM - aplicao interna ou superficial de substncia adesiva em papel ou carto.
ESTEREOGRAMA - par de fotografias de um mesmo objeto tiradas de diferentes ngulos, as quais, por
meio de um estereoscpio, so vistas como uma nica imagem, aparentemente tendo profundidade
ou trs dimenses.
FILME - pelcula ou fita de plstico flexvel capaz de fixar imagens em positivo ou negativo. a tcnica
de projetar fotogramas de forma rpida e sucessiva (24 fotogramas por segundo) para criar a
impresso de movimento, bem como a arte de se produzir obras estticas, narrativas ou no, com esta
tcnica.
FILME DE ACETATO - filme com base composta de acetato de celulose, utilizado em substituio ao
filme de nitrato por oferecer maior segurana quanto inflamabilidade.
FILME DE NITRATO - filme cujo suporte o nitrato de celulose, no mais utilizado por estar sujeito
combusto espontnea.
FILME DE SAIS DE PRATA - filme em que a camada fotossensvel composta de halogenetos de prata,
permitindo reprodues mais durveis.
FILME DE SEGURANA - filme que, ao contrrio do filme de nitrato, possui uma base relativamente
no inflamvel, como acetato, diacetato, triacetato e polister.
FILME POLISTER - filme com base composta de polmeros, utilizado como filme de segurana por
apresentar um suporte mais resistente a rasgos e menos inflamvel.
FILME REVERSVEL - filme no qual a imagem latente em negativo convertida, no processamento,
diretamente numa imagem em positivo. Tambm chamado filme inversvel, em funo do processo de
inverso qumica a que submetido.
FITA AUDIOMAGNTICA - fita magntica que contm registros sonoros.
FITA MAGNTICA - suporte constitudo por fita com superfcie recoberta de uma camada magntica,
capaz de registrar dados sob a forma de sinais eletromagnticos.
FITA VIDEOMAGNTICA - fita magntica que contm imagens com ou sem registros sonoros. Tambm
chamada fita de vdeo.
FONOTECA - instituio ou servio que rene, conserva, realiza processamento tcnico e d acesso aos
documentos sonoros.
FOTOGRAFIA - imagem positiva formada em suporte opaco previamente emulsionado, exposto e
revelado quimicamente. Tcnica e arte de produzir imagens visveis sobre superfcies sensveis, direta
ou indiretamente, pela ao de luz ou outra forma de energia radiante.
FOTOTECA - instituio ou servio que rene, conserva, realiza processamento tcnico e d acesso aos
documentos fotogrficos.
FUMIGAO - exposio de documentos a vapores qumicos, geralmente, em cmaras especiais, para
destruio de insetos, fungos e outros micro-organismos.
FUNDO - conjunto de documentos de uma mesma provenincia.
GESTO DE DEPSITO - administrao do depsito no tocante utilizao do espao, localizao e
movimentao do acervo, armazenamento, climatizao, higiene e segurana.
GRAVURA - estampa resultante da impresso, em papel ou outros materiais, de desenhos ou textos
gravados em pranchas de madeira, pedra ou metal, por meio de entalhe, ranhura ou corroso.
HIGIENIZAO - Retirada, por meio de tcnicas apropriadas, de poeira e outros resduos, com vistas
preservao dos documentos.
IMAGEM - representao grfica, plstica ou fotogrfica de seres, objetos ou fatos.
IMPRESSO - ato ou efeito de fixar informao atravs de gravao ou reproduo, mediante presso
sobre suporte apropriado.
INFORMAO - elemento referencial, noo, ideia ou mensagem contida num documento.
LAMINAO - processo de restaurao que consiste no reforo de documentos deteriorados ou
frgeis, colocando-os entre folhas de papel de baixa gramatura, fixadas por adesivo natural,
semissinttico ou sinttico, por meio de diferentes tcnicas, manuais ou mecnicas.
LIGNINA - um polmero tridimensional amorfo encontrado nas plantas terrestres, associado parede
celular vegetal, cuja funo de conferir rigidez, impermeabilidade e resistncia a ataques
microbiolgicos e mecnicos aos tecidos vegetais. A lignina formada pela polimerizao dos alcois:
cumarilco, coniferlico e sinaplico.
MANUSCRITO - texto escrito mo.
MAPA - documento que descreve, de forma grfica ou fotogramtrica, geralmente, em escala e em
meio plano, caractersticas fsicas e abstratas selecionadas da superfcie terrestre ou de um corpo
celeste.
MAPOTECA - mvel prprio para guarda de mapas ou quaisquer outros documentos de grande
formato.
METADADOS - dados estruturados e codificados, que descrevem e permitem acessar, gerenciar,
compreender e/ou preservar outros dados ao longo do tempo.
MICROFILMAGEM - produo de imagens fotogrficas de um documento em formato altamente
reduzido.
MICROFILME - uma mdia analgica de armazenamento para livros, peridicos, documentos e
desenhos. A sua forma mais padronizada um rolo de filme fotogrfico 35mm preto e branco. A
maioria da mdia em microfilme tem um sistema digital de indexao exposto na borda de cada
imagem, mas esses dados no so requeridos para usar o filme em si, e sim para suportar sistemas
automatizados de pesquisa.
MICROFILME DE COMPLEMENTO - microfilme cujo contedo serve para complementar ou
suplementar acervo.
MICROFILME DE PRESERVAO - microfilme que serve preservao de documentos, protegendo-os
do uso e manuseio constantes.
MICROFILME DE SEGURANA - microfilme que serve de cpia de segurana, devendo ser armazenado
em local distinto daquele dos originais, de preferncia em cmara de segurana.
MICROFILME DE SUBSTITUIO - microfilme que serve preservao das informaes contidas em
documentos que so eliminados, tendo em vista a racionalizao e o aproveitamento de espao.
MICROFILME FILME - resultante do processo de reproduo de documentos, dados e imagens, por
meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo, cuja leitura s possvel por meio
de leitor de microformas.
MICROFILME NEGATIVO - microfilme no qual os tons claros e escuros do original aparecem invertidos.
MICROFILME POSITIVO - microfilme cuja polaridade a mesma do original.
MICROFORMA - termo genrico para designar todos os tipos de suporte contendo microimagens.
MICROGRAFIA - conjunto de tcnicas e procedimentos usados para o registro de informaes em
microformas.
NANQUIM - tinta base de carvo. a tinta caligrfica mais primitiva e de maior estabilidade.
NEGATIVO - imagem fotogrfica cujos tons e cores no correspondem ao tema original. No negativo
preto e branco, as regies claras ou transparentes representam os tons escuros do tema original,
enquanto as regies escuras ou opacas representam os tons claros. Os negativos coloridos apresentam
cores complementares quelas do tema original. O negativo prprio para que, a partir de sua
revelao sobre um filme, chapa ou papel, sejam obtidos cpias positivas da imagem.
PALEOGRAFIA - disciplina que estuda a escrita manuscrita antiga, suas formas e variaes atravs do
tempo.
PAPEL - material em folhas, fabricado de massa mida de fibras maceradas de celulose secada e
prensada, que substitui o couro e a lousa como suporte para a escrita e, com o advento da imprensa,
permitiu a fabricao dos livros no formato e estilos modernos. Pasta de matria fibrosa de origem
vegetal, refinada e, quando necessrio, branqueada, contendo cola, carga de fibras e, s vezes,
corantes, a qual se reduz, manual ou mecanicamente, a folhas secas finas e flexveis, bobinadas ou
resmadas, usadas para escrever, imprimir, desenhar, embrulhar, limpar e construir.
PAPEL NEUTRO - papel no cido ou ligeiramente alcalino e que, portanto, no se deteriora com
facilidade.
PAPIRO - suporte para escrita, obtido do caule de planta aqutica de mesmo nome. Tambm
conhecido como Papel Augusto.
PERGAMINHO - suporte para escrita obtido de pele de animal, por impregnao em cal, desbaste,
estiramento e polimento.
PH - medida da acidez ou alcalinidade de uma substncia. A escala de pH varia de pH 1 (acidez mxima)
a pH 14 (alcalinidade mxima), sendo o pH 7 considerado neutro.
PLANO DE EMERGNCIA - parte de plano de proteo civil aplicado aos arquivos, que estabelece
medidas preventivas e de emergncia em caso de sinistros.
POSITIVO - imagem fotogrfica que tem a polaridade do original.
PRESERVAO - uma conscincia, mentalidade, poltica (individual ou coletiva, particular ou
institucional) com o objetivo de proteger e salvaguardar o patrimnio. Resguardar o bem cultural,
prevenindo possveis malefcios e proporcionando a este condies adequadas de sade. o
controle ambiental, composto por tcnicas preventivas que envolvam o manuseio, acondicionamento,
transporte e exposio.
QUALIDADE ARQUIVSTICA - conjunto das propriedades materiais dos suportes que permitem a
guarda indefinida dos documentos, sob determinadas condies de controle.
RADIAES - luz ultravioleta causa desintegrao, descolorao, escurecimento, amarelamento e
acelera os efeitos da acidez do papel.
RESTAURAO - um conjunto de medidas que objetivam a estabilizao ou a reverso de danos
fsicos ou qumicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a no
comprometer sua integridade e seu carter histrico.
SECAGEM A VCUO E CALOR - mtodo para o tratamento de materiais hiper-hidratados em que a
secagem acelerada com o uso de vcuo e aquecimento.
SECAGEM A VCUO E CONGELAMENTO - mtodo para o tratamento de materiais hiper-hidratados
em que a secagem acelerada com o uso do vcuo e congelamento.
SUPORTE - material sobre o qual as informaes so registradas (papel, disco, fita magntica, filme,
pergaminho, etc.).
UMIDADE RELATIVA - relao expressa em % entre a quantidade de vapor dgua contida no ar e a
quantidade mxima que o ar poder conter, mesma temperatura.

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