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Introducao Ao Gettin Things Done PDF
Introducao Ao Gettin Things Done PDF
GETTING
THINGS
DONE
Aplicando corretamente a
metodologia GTD ao seu cotidiano,
em pouco tempo voc ser uma
pessoa mais organizada, produtiva
e com a mente mais tranquila.
O que o GTD pode fazer
por voc?
Voc tem muitas tarefas, compromissos e projetos? Tem a
sensao que poderia render mais? Que poderia entregar mais?
Lembra-se das coisas que precisa fazer em momentos
inoportunos? Sua cabea anda constantemente cheia? Sente-se
sobrecarregado e muitas vezes frustrado no final do dia, aps ter
feito um monte de coisas, mas no sabe dizer o que fez? Ento a
metodologia GTD (Getting Things Done) criada por David Allen,
pode lhe ajudar.
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Autoria
A metodologia GTD apresentada na sua ntegra no livro A arte de
fazer acontecer de David Allen. O presente tutorial utiliza uma
didtica prpria para ensinar o GTD que est no livro. Ou seja,
quem inventou a metodologia e detentor dos direitos a David
Allen Company. Eu, Daniel Burd, instrutor certificado em GTD,
procurei neste artigo apresent-lo de modo fcil e acessvel para
uma grande audincia. GTD e Getting Things Done so marcas
registradas da David Allen Company.
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Do que voc vai precisar?
Para seguir este tutorial imprescindvel ter os seguintes
materiais:
Bloquinho de notas com lpis (ou caneta) que caiba no seu bolso
e que seja fcil de arrancar as pginas.
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Listas de Ao
Na sua agenda reserve uma hora e meia por dia para os prximos
sete dias para se dedicar ao GTD. Esse perodo dever ser em um
momento do dia em que voc esteja bem desperto. No adianta
reservar um perodo em que seu crebro j esteja (ou ainda estiver)
adormecido! Reserve esse perodo para o GTD na sua agenda, em
todos os dias da semana.
Ningum disse que seria um trabalho fcil, certo? O GTD vai ajud-
lo a fazer muito mais e a ter a mente mais tranquila, mas no vai
fazer com que voc trabalhe menos.
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Dica de Ouro
Seja consistente no uso do GTD.
Para se ter controle preciso realizar as cinco tarefas abaixo de
modo consistente. Ou seja, preciso realizar estas cinco tarefas
sempre e do mesmo modo. No esquea nunca este princpio
fundamental para o seu sucesso.
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Dia 1 Coleta
A coleta consiste em escrever em um pedao de papel tudo aquilo
que precisa ser feito. importante anotar uma coisa por pedao de
papel. Assim, sua primeira misso como estreante em GTD pegar
o seu bloquinho e coloc-lo no bolso. Isso importante mesmo!
No v em frente sem o seu bloquinho no bolso. Durante o dia voc
vai anotar nas folhas do bloquinho tudo aquilo que precisa fazer.
Uma coisa por folha. normal que ao final do dia voc tenha
anotado coisas assim no seu bloquinho:
Cortar o cabelo;
Entregar o trabalho de Administrao de Redes na faculdade;
Sacar dinheiro para o fim de semana;
Consertar a luz da sala;
Retornar ligao do Marcos;
Finalizar a apresentao de tera;
Cobrar resposta do oramento;
Comprar papel para impressora.
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Dia 2 Processamento &
Organizao
Hoje voc vai aprender uma nova habilidade: processar tudo que foi
coletado, isto , tudo que est na sua Caixa de Entrada. O
processamento ser feito naquela hora e meia que voc reservou na
sua agenda.
Regras do processamento:
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O processamento ocorre da seguinte forma:
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6. Uma vez definida a primeira ao, continue respondendo s
seguintes perguntas:
Voc pode delegar para algum esta primeira ao? Se sim, faa
j e anote o que delegou na ficha AGUARDANDO.
Ok, no deu para fazer em dois minutos nem para delegar, o jeito
ser adiar esta primeira ao.
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Se no tiver uma data, anote em uma das seguintes fichas:
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Processando e-mails
O processamento de e-mails segue a mesma dinmica. Voc vai
trabalhando os e-mails (um por um) que esto na sua Caixa de
Entrada, exatamente da mesma forma como fez com seus papis.
Voc anotar as aes nas Listas de Aes exatamente do modo
indicado acima. A diferena no processamento dos e-mails est no
que fazer com o e-mail uma vez processado. Para tal, crie duas
pastas de e-mails:
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Dias 3, 4, 5 e 6
Execuo
Nestes dias o seu desafio ser seguir fielmente aquilo que est
anotado no seu calendrio. O seu calendrio seu maior
compromisso. Nele voc coloca tudo aquilo que tem uma data
especfica para ser realizado, inclusive os processamentos dirios.
Portanto, concentrao total no calendrio. Faa tudo que est l. E
claro, no se esquea de manter ativo o seu bloquinho de
anotaes, coletando tudo o que precisa ser feito. Depois voc
arranca as pginas e coloca-as na sua Caixa de Entrada para, no
dia seguinte, processar (um por um) todos os itens que esto l.
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Dia 7 Reviso semanal
Parabns, voc est perto da sua graduao! Espero que esteja
conseguindo capturar tudo que vem sua mente e que esteja
ficando craque no Processamento e na Organizao. Chegou a
hora de revisar todo o seu sistema. Na reviso semanal vamos
apertar todos os parafusos e correias do seu GTD, para que ele flua
de modo harmonioso e tranquilo. A reviso semanal composta
por uma sequncia de passos que devem ser seguidos
integralmente:
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Reviso semanal detalhada
Recolha Tudo
Fique Atualizado
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5. Revise sua Agenda Passada
Abra sua agenda e consulte a semana que passou. Percorra dia a
dia verificando se todos os compromissos de fato ocorreram. Se
algum foi desmarcado, verifique se precisar remarc-lo. Verifique se
sobrou alguma tarefa para voc fazer em decorrncia dos
compromissos da semana que passou. O objetivo no deixar nada
para trs, capturando tudo. Procure itens de ao que ficaram
perdidos e coloque-os no seu sistema atual.
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8. Revise sua ficha de Projetos
Avalie o status de cada projeto, metas e entregveis. Certifique-se
de que haja pelo menos um item de ao para cada projeto. Folheie
os planos dos projetos e materiais de suporte para disparar novas
aes ou dar baixas naquelas j feitas.
Seja Criativo
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Dica de Ouro
No se preocupe em fazer uma reviso semanal perfeita de
imediato. Aos poucos voc vai melhorando e aprimorando o seu
sistema. O mais importante que voc seja consistente, realizando
sempre sua reviso semanal, mesmo que imperfeita.
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Concluso
Voc precisar de dois anos de prtica para tornar-se um faixa
preta no mtodo GTD. um processo de contnuo aprimoramento.
Mas voc no precisar de dois anos para usufruir dos seus
benefcios. Se voc seguiu o programa desta sua primeira semana,
j uma pessoa mais produtiva. A tranquilidade da mente costuma
demorar um pouco mais para ser sentida, algo como dois meses.
Ela vir quando voc perceber que pode confiar no seu sistema.
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Depoimentos
tempo para as atividades.
Bianca Lanzuolo
Gerente de Treinamento
SAP Brasil
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Com a enorme quantidade de
informao, o funcionrio perde o
controle do que prioritrio para
os negcios. O GTD cria um
painel de prioridades, que
impacta na capacidade de atingir
resultados e, consequentemente,
na empresa.
Rodrigo Pinto, Gerente
Nuvem Privada e Virtualizao
Microsoft
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GTD no mais uma ferramenta
que a pessoa precisa encontrar
tempo para incluir na rotina.
uma nova forma de olhar e
sistematizar o tempo. um novo
jeito de fazer o que j feito.
Bruno Hohl
Gerente de Relaes e Evoluo Organizacional
Natura
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@REUNIES Lista de Ao
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PROJETOS Lista de Projetos
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@RUA Lista de Ao
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@CASA Lista de Ao
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@TELEFONAR Lista de Ao
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AGUARDANDO Tarefas delegadas
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TALVEZ, ALGUM DIA Incubadora
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Sobre ns
Sobre a David Allen Company - Getting Things Done (GTD)
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