Um guia ERP para promover

a eficincia
ndice

1. Sumrio
2. Sistemas ERP tradicionais
3. Melhorar
 a experincia do utilizador
4. Benefcios
5. Concluso
1. Sumrio

Melhorar a eficincia empresarial uma eterna preocupao para

qualquer empresa que pretenda atingir a excelncia nas operaes
do seu setor. As empresas que conseguem melhorar a eficincia
reduzem os custos operacionais e, ao mesmo tempo, melhoram a
eficcia e a rentabilidade das suas operaes. Tambm ganham
tempo para se dedicarem ao planeamento estratgico. Enquanto
muitas empresas utilizam aplicaes isoladas e processos
empresariais manuais, as empresas lderes no seu setor tendem a
aproveitar ao mximo a tecnologia ERP.

Este white paper explica como a tecnologia ERP

pode melhorar a eficincia atravs de:
Normalizao e automatizao de processos empresariais
localmente e tambm em vrias localizaes e pases para
acelerar as operaes empresariais.

Oferta de um mdulo totalmente integrado de aplicaes de

gesto empresarial que partilham um conjunto de dados comum
e possibilitam a utilizao destas aplicaes na Internet. Desta
forma permitem visibilidade e colaborao entre departamentos,
bem como com clientes, parceiros, fornecedores e utilizadores
remotos.

Fornecimento de relatrios flexveis e personalizveis para

melhorar os relatrios, as anlises e as informaes empresariais.
2. A
 s organizaes lderes
no seu setor procuram
melhorar a eficincia
As empresas que pretendem ser lderes no funcionrios de toda a organizao, a
seu setor esto constantemente atentas a obteno das informaes necessrias
formas de melhorarem a eficincia das suas num formato que possam utilizar. Os
operaes. Com operaes mais eficientes, funcionrios so obrigados a inserir ou a
as empresas tm a oportunidade de reduzir obter as mesmas informaes em vrios
custos operacionais e, ao mesmo tempo, sistemas, para conseguirem criar relatrios
melhorar a rentabilidade. Tambm e analisar informaes para a tomada de
conseguem redirecionar os recursos decises importantes.
existentes para a tomada de decises e
planeamento estratgicos, em vez de os
desperdiarem em tarefas administrativas
manuais e demoradas.

Para ganharem eficincia, as empresas

lderes no seu setor esto a recorrer a
solues de software de sistema integrado
de gesto empresarial (ERP). De acordo
com um estudo da Aberdeen, 70% das
empresas lderes no seu setor possuem
uma implementao ERP normalizada.

Pelo contrrio, mais provvel que as

empresas medianas ou lentas a reagir
utilizem aplicaes isoladas para gerirem
operaes como contabilidade e finanas,
relaes com os clientes, folhas de
pagamento, stock, produo e distribuio;
tambm costumam utilizar folhas de clculo
no seu planeamento operacional e
financeiro. A utilizao destas aplicaes
dispersas torna difcil e demorada, para os

1 ERP in the Midmarket 2009: Managing the Complexities of a Distributed Environment,

de Cindy Jutras, Aberdeen Group, agosto de 2009
3. Como o ERP melhora
a eficincia
As solues ERP melhoram a eficincia Esto disponveis mdulos de ERP para a
atravs da automatizao de processos automatizao de processos que incluem:
empresariais, de aplicaes que partilham Contabilidade e finanas
dados para proporcionarem aos Processamentos de salrios
funcionrios as informaes necessrias e Recursos humanos
do fornecimento de business intelligence e Gesto comercial
anlise de negcios capazes de melhorar Gesto de recursos de clientes
as decises e o planeamento. Compras
Stock
Processos normalizados Produo
aceleram as operaes Distribuio

Os processos manuais podem ser

montonos e demorados, pelo que os
funcionrios podem facilmente ignorar
etapas essenciais ou proporcionar aos
clientes uma experincia inconsistente.
por isso que, de acordo com a Aberdeen,
a maioria das empresas lderes no seu
setor (54%) esto a recorrer a solues
ERP para normalizarem e acelerarem
processos empresariais.
As solues ERP normalizam e aceleram
processos atravs da automatizao, que
garante que os processos so executados
eficiente e corretamente. Os gestores
recebem alertas relativos a excees, para
que possam abordar qualquer problema de
forma proativa.

2 ERP in the Midmarket 2009: Managing the Complexities of a Distributed Environment,

de Cindy Jutras, Aberdeen Group, Agosto de 2009
A personalizao apoia a forma
exclusiva como uma empresa
conduz os negcios
Mesmo oferecendo processos
normalizados, as solues ERP
proporcionam a flexibilidade necessria
para apoiarem as especificidades dos
modos de trabalho das empresas e dos
seus funcionrios. Os departamentos de TI
podem pegar em processos prontos a
utilizar e configur-los para abordarem
requisitos especficos de fluxo de trabalho.
Os utilizadores finais podem personalizar
os seus ambientes de trabalho, por
exemplo, definindo campos, adicionando
botes ou removendo colunas de entrada
de dados que nunca utilizam, para
melhorarem a sua prpria eficincia.
Algumas solues ERP permitem que as
empresas comprem apenas os mdulos de
que necessitam, podendo posteriormente
adicionar outros mdulos sem necessidade
de integrao extensiva. Caso seja
necessrio desenvolver personalizaes
mais extensivas, esto disponveis kits de
programao de software (software
development kits - SDK) e redes de
sistemas de integradores. Caso a
organizao proceda atualizao para
uma verso mais recente, as modificaes
so tambm migradas automaticamente,
sem qualquer perturbao provocada por
reconfiguraes demoradas.
Os processos automatizados
abrangem operaes em vrias
localizaes, globais ou
ampliadas
Muitas empresas operam em vrias
localizaes, possuem mltiplas divises ou
sucursais, tm escritrios globalizados ou
colaboram com uma vasta cadeia logstica
que inclui clientes, parceiros e fornecedores.
As solues ERP modernas conseguem no
s simplificar processos e melhorar a
colaborao dentro de uma nica empresa
numa nica localizao, mas tambm podem
fazer o mesmo pelas organizaes com
vrias localizaes, que operam em vrios
pases ou que colaboram com uma cadeia
vasta cadeia logstica. As solues ERP
modernas permitem que as empresas
personalizem processos para responderem
s necessidades das operaes individuais
de vrias empresas, localizaes ou pases e,
em simultneo, facilitam a consolidao e
partilha de informaes entre operaes em
vrias localizaes ou globais. Esto
disponveis solues ERP compatveis com
vrias lnguas, divisas, empresas, locais e
legislaes, para permitir que divises ou
pases individuais consigam cumprir as suas
prprias regras de negcio e, ao mesmo
tempo, partilhar processos e informaes
comuns. As empresas conseguem lidar
facilmente com transaes que abrangem
vrias empresas, utilizando estas solues
ERP que distribuem automaticamente as
transaes por duas ou mais empresas,
reduzindo os custos e eliminando o
processamento sujeito a erros e demorado.
As solues ERP tambm conseguem
consolidar informaes oriundas de
empresas separadas ou localizaes globais,
para permitirem a gesto rentvel de vrias
empresas e a elaborao de relatrios
abrangentes relativos a vrias entidades
empresariais.
As aplicaes integradas
melhoram a visibilidade
Quando as organizaes utilizam
aplicaes isoladas, os utilizadores so
obrigados a inserir repetidamente as
mesmas informaes em diferentes
aplicaes ou a transportar dados entre
sistemas para gerirem os seus negcios.
Quando, por exemplo, um vendedor
consegue uma encomenda, funcionrios de
vrios departamentos podem ver-se
obrigados a introduzir essa encomenda no
sistema de vendas, no sistema de entrada
de encomendas, no sistema de stock e no
sistema de contas a pagar. Os gestores ou
executivos tm que transportar informaes
de vrios sistemas para uma folha de
clculo para poderem proceder respetiva
anlise e tomada de decises.
As solues ERP armazenam dados de
todos os mdulos no mesmo repositrio. A
informao introduzida uma vez e
automaticamente distribuda por todos os
sectores da empresa que dela necessitam.
Este processo poupa o tempo que
anteriormente era gasto na reintroduo de
dados, melhora a preciso e ajuda os
funcionrios a responderem mais
rapidamente s necessidades dos clientes.
Por exemplo, o sistema refletir
automaticamente uma encomenda nova
nos nveis de stock, na produo e na
contabilidade, enquanto os funcionrios
podem consultar o estado de uma
encomenda e os nveis de stock sem
precisarem de procurar as informaes
junto de vrias pessoas ou departamentos.
Quando so introduzidos dados de vrias
localizaes ou operaes globais (em
diferentes lnguas ou divisas), o sistema at
agrupa os dados para que as informaes
possam ser visualizadas de forma
organizada e coerente.
Os sistemas ERP tambm conseguem gerir
documentos eletrnicos como ordens de
vendas e faturas, faturas de contas a
receber (clientes), faturas de custos de
trabalho, ordens de compra, recibos de
depsitos diretos da folha de pagamentos e
formulrios eletrnicos. Os utilizadores
poupam tempo e dinheiro atravs da
eficincia na obteno de documentos
guardados em formato eletrnico a partir
dos seus prprios computadores na
empresa, em vez de terem que os procurar
manualmente. O armazenamento de
documentos eletrnicos tambm reduz a
possibilidade de perda ou dano de valiosos
registos impressos, incluindo dirios e
registos, relatrios de fim de perodo e
todos os relatrios padro.
Polticas baseadas na funo salvaguardam
os dados, para que os utilizadores possam
aceder aos dados de que necessitam de
forma segura e eficiente. Registos de
auditoria permitem que as organizaes
monitorizem facilmente as alteraes feitas
ao sistema, quando foram feitas e por
quem, para garantir que os utilizadores no
fazem alteraes para as quais no tm
autorizao.
Os relatrios e a anlise de
negcios melhoram o
conhecimento
Em vez de terem que encontrar dados
armazenados em vrios sistemas para os
importarem para uma folha de clculo, os
gestores e executivos que pretendem
analisar dados podem recorrer a solues
ERP que permitem que os seus utilizadores
analisem dados a partir de um nico
repositrio, utilizando relatrios ou
consultas padro. Ao contrrio dos antigos
sistemas ERP, que forneciam relatrios
pr-configurados criados periodicamente
atravs de processos em lote, as solues
ERP modernas fornecem relatrios flexveis
que obtm dados em tempo real,
melhorando a eficincia e a preciso do
processo de tomada de decises.
Os utilizadores utilizam interfaces de
arrastar e soltar para personalizarem
relatrios de modo a trabalharem com
maior eficincia, e podem guardar esses
relatrios para sua utilizao pessoal ou
partilh-los com outros utilizadores. Os
utilizadores podem colocar questes
hipotticas. As capacidades de consulta ad
hoc proporcionam aos utilizadores um
acesso imediato informao, o que
proporciona maior visibilidade empresarial
e melhor conhecimento para melhorarem o
desempenho da empresa. As solues de
business intelligence e anlise de negcios
fornecem portais ou interfaces grficas
para a apresentao de indicadores-chave
de desempenho (KPI) que permitem a
identificao rpida e fcil de eventos
pouco comuns que exigem ateno. As
capacidades de pormenorizao permitem
que os gestores ou executivos visualizem
rapidamente detalhes de transaes, para
identificarem tendncias ou a causa de
excees de forma a tomarem de decises
de negcios mais proativas.
Uma tecnologia flexvel melhora a
eficincia das TI
Os sistemas ERP atuais proporcionam s
organizaes de TI a flexibilidade
necessria para adaptarem o sistema s
suas necessidades. As solues ERP
executadas sobre uma arquitetura baseada
em padres podem suportar vrias bases
de dados, sistemas operativos e
plataformas de hardware. Essa arquitetura
permite que as organizaes de TI
implementem solues ERP de forma
rpida, eficiente e rentvel nos ambientes
existentes, ou que modifiquem os seus
ambientes sem grandes alteraes ou
personalizaes, melhorando a eficincia
das TI. As solues compatveis com
ferramentas padro de TI para a deteo e
resoluo de problemas, otimizao, cpia
de segurana e restauro, permitem que os
administradores de TI utilizem as
ferramentas que j conhecem para
salvaguardarem o sistema e otimizarem o
seu funcionamento.
As solues ERP que utilizam arquiteturas
modernas baseadas na Web e servios
Web, e que so compatveis com
dispositivos sem fios mveis e no mveis,
do s organizaes a opo de
melhorarem ainda mais a eficincia,
alargando os seus sistemas internos aos
utilizadores, parceiros e fornecedores
remotos/mveis. Os utilizadores iniciam
simplesmente sesso no sistema,
utilizando aplicaes personalizadas
inteligentes.
4. Resultados
Atravs da substituio de processos
manuais e sistemas isolados por uma nica
soluo ERP que abrange vrias reas
funcionais, localizaes, pases ou toda uma
vasta cadeia logstica, as organizaes
conseguem obter os seguintes benefcios:
Reduzir custos atravs da
simplificao das operaes
Sob uma perspetiva empresarial, uma
soluo ERP integrada permite que as
organizaes reduzam custos atravs da
automatizao de fluxos de trabalho, para
simplificarem tarefas e removerem
constrangimentos de partilha de
informaes, de modo a que os funcionrios
possam realizar as suas tarefas em menos
tempo. A Aberdeen concluiu que, tirando
partido dos processos automatizados e
simplificados de uma soluo ERP, as
organizaes lderes no seu setor
conseguiram uma reduo de 26% por ano,
em mdia, nos seus custos operacionais.
De uma perspetiva de TI, uma soluo ERP
flexvel e personalizvel reduz o custo total
de propriedade, permitindo que as
empresas procedam a alteraes sem
precisarem de modificar o sistema. Uma
arquitetura moderna torna fcil trocar bases
de dados, hardware ou sistemas operativos
sem necessidade de remodelar o sistema
ERP. Um sistema com mdulos integrados e
prontos a utilizar evita o dispndio de tempo
e o custo de demoradas integraes ponto
a ponto. Alm disso, com um nico sistema
integrado, as TI j no tm que gerir
mltiplos fornecedores ou revendedores.
3 ERP in the Midmarket 2009: Managing the Complexities of a Distributed Environment,
por Cindy Jutras, Aberdeen Group, Agosto de 2009
Foco na estratgia para promover
resultados
As solues ERP tambm permitem que os
funcionrios executem as suas tarefas mais
eficazmente. A Aberdeen conclui que 95%
das empresas que melhor utilizam os seus
sistemas ERP conseguem completar e
entregar as suas encomendas dentro dos
prazos, e que 95% conseguem a exatido
do inventrio.
Uma soluo ERP facilita a documentao
de etapas e processos de trabalho, para
que as pessoas saibam como trabalhar
consistentemente quando os funcionrios
tm acesso a processos documentados, os
erros de produo diminuem e a qualidade
aumenta. Processos de planeamento
integrados e colaborativos permitem planos
mais precisos e reduo dos tempos de
ciclo dos oramentos. Com mais visibilidade
dos processos de produo, a
administrao consegue identificar
rapidamente problemas na empresa e tomar
de imediato medidas corretivas. Na posse
de dados mais precisos e de melhores
ferramentas de tomada de deciso, as
empresas podem melhorar a qualidade das
suas decises e os resultados operacionais.
Por fim, atravs da reduo das tarefas
administrativas manuais com a utilizao de
processos automatizados, e de um acesso
mais rpido e inteligente a informaes
personalizadas, as empresas podem
capacitar os seus colaboradores para se
concentrarem em problemas mais
estratgicos.
5. Concluso

As empresas lderes no seu setor procuram aproveitar ao mximo

as solues ERP para melhorarem a sua eficincia operacional
com vista reduo de custos, melhoria da eficcia operacional
para aumentar a produtividade, e a disponibilizar mais recursos
para planeamento estratgico.

Estas organizaes esto a recorrer a solues ERP para

cumprirem esses objetivos.

Otimizando a utilizao que fazem das solues ERP, as

organizaes tm a oportunidade de automatizar processos
empresariais essenciais para operaes mais consistentes e
simplificadas.

Conseguem partilhar informaes mais eficazmente entre

departamentos, localizaes e at pases, para eliminarem a
entrada de dados duplicados e melhorarem a visibilidade.

Tambm obtm ferramentas flexveis para anlise de dados

operacionais, de modo a gerirem proativamente as excees e a
melhorarem o planeamento estratgico.
Sage Mid-Market Portugal Acerca de The Sage Group pl
Arts Business Centre
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midmarket@sage.pt resolver os seus problemas empresariais, transmitindo-lhes a confiana de que necessitam para alcanarem as
www.SageERPX3.com
suas ambies empresariais. Constituda em 1981, a Sage foi cotada na Bolsa de Londres em 1989 e passou
a fazer parte do ndice Footsie 100 em 1999. A Sage tem mais de seis milhes de clientes e mais de 12 700
funcionrios em 24 pases, incluindo no Reino Unido e Irlanda, no continente Eur opeu, na Amrica do
Norte,frica do Sul, Austrlia, sia e no Brasil.
Para mais informaes sobre a Sage visite o web site da empresa em www.sage.pt

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