Manual de Gestão Documental PDF

2016.98999.00001.6.
8 (VOLUME 1)
ESTADO DO AMAZONAS
PREFEITURA DE MANAUS
PODER EXECUTIVO
rgo de Origem: SIGED TESTE 2
Nmero do Processo: 2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1)
Nmero PROTUS:
Data: 08/09/2016
Assunto: TESTE
Classificao Arquivstica: 10.00.02 - OUVIDORIA
Interessado: EMPRESA TESTE LTDA
VERIFIQUE A AUTENCIDADE DESTE DOCUMENTO EM http://siged.manaus.am.gov.br/cadastrousuarioexterno/verificacao.aspx INFORMANDO O CDIGO: 1089256

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1)

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade

MANUAL DE GESTO DOCUMENTAL
Manual de Gesto Documental
105
Maio, 2010

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Presidente da Repblica
Luiz Incio Lula da Silva
Ministra do Meio Ambiente

Izabella Mnica Vieira Teixeira
Secretrio Executivo
Jos Machado
Presidente do Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade ICMBio

Rmulo Jos Fernandes Barreto Mello
Diretora de Planejamento, Administrao e Logstica
Silvana Canuto Medeiros
108
Diretor de Unidades de Conservao de Proteo Integral
Ricardo Jos Soavinski
Diretor de Unidades de Conservao de Uso Sustentvel e Populaes Tradicionais
Paulo Fernando Maier Souza
Diretor de Conservao da Biodiversidade
Marcelo Marcelino de Oliveira
Equipe Tcnica Responsvel

Aline Ramalho Bezerra Borges
Lorena Maria Borges da Silva
Colaboradores
Luciano Luiz de Jesus
Marli dos Reis Alves Soares
Nataniel Fragoso Ribeiro
Adriana Rodrigues Alves
Adriane Correia de Souza
Projeto Grfico
Eduardo Guimares

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CDOC
Este material contm informaes
importantes para o usurio, orientando como
produzir, tramitar e destinar seus documentos
de forma padronizada. A modernizao da
rea de documentao tambm exposta no
manual, dando a dimenso do que est sendo
feito para aprimorar o servio e o atendimento
ao usurio.
Instituto Chico Mendes

de Conservao da
Biodiversidade
Centro de Documentao
Tel:(61) 3341-9015
Fax:(61) 3341-9492
01/05/2010

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SUMRIO
APRESENTAO........................................................................................................................... 7
DEFINIES..................................................................................................................................8
GESTO DE DOCUMENTOS........................................................................................................ 10
Definio de Documento......................................................................................................... 11
Produo de Documentos......................................................................................................13
Modelos e Formatao..................................................................................................... 14
CENTRO DE DOCUMENTAO................................................................................................... 16
Protocolo Geral...................................................................................................................... 16
Recepo (Recebimento de documentos).........................................................................17
Expedio (Servio de Postagem e Malote)..................................................................... 18
Instruo Processual.........................................................................................................21
Processamento Digital........................................................................................................... 26 3
Informaes sobre o trmite fsico de documentos Sede e Unidades............................. 26

Arquivo Central....................................................................................................................... 29
Biblioteca.................................................................................................................................31
Gesto da Informao SGI.................................................................................................. 32
REFERNCIA............................................................................................................................... 34
ANEXO I................................................................................................................................... 35
REDAO OFICIAL...................................................................................................................... 37
IDENTIDADE VISUAL.............................................................................................................. 37
QUALIDADE E CARACTERSTICAS FUNDAMENTAIS DA REDAO OFICIAL..................... 37
Clareza............................................................................................................................... 37
Coeso...............................................................................................................................38
Conciso............................................................................................................................38
Formalidade e uniformidade............................................................................................38
Impessoalidade.................................................................................................................39

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PADRONIZAO.....................................................................................................................39
Pronomes de Tratamento.................................................................................................39
Fechos............................................................................................................................... 41
Identificao do Signatrio............................................................................................... 41
Formatao....................................................................................................................... 42
ATOS DE COMUNICAO.......................................................................................................44
Documentos Padro Ofcio...............................................................................................44
Ofcio..................................................................................................................................46
Ofcio Circular....................................................................................................................48
Memorando....................................................................................................................... 50
Memorando Circular.........................................................................................................54
Despacho........................................................................................................................... 56
Fax.....................................................................................................................................60
Correio Eletrnico............................................................................................................. 62
ATOS NORMATIVOS............................................................................................................... 62
4
Apostila.............................................................................................................................. 62
Atestado.............................................................................................................................64
Certido.............................................................................................................................66
Ata......................................................................................................................................68
Portaria.............................................................................................................................. 72
Nota Tcnica...................................................................................................................... 74
Instruo Normativa......................................................................................................... 76
Ordem de Servio.............................................................................................................. 78
Parecer..............................................................................................................................80
Resoluo.......................................................................................................................... 82
REFERNCIAS.............................................................................................................................84
ANEXO II Logomarca ICMBio................................................................................................... 85
ANEXO III Guias de Remessa de Correspondncia e Malote.................................................86
ANEXO IV Quadro de Aes sobre Processos......................................................................... 91
ANEXO V Guias de Arquivo e Espelhos de Identificao.........................................................93

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LEI N 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991.

Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto
documental e a de proteo especial a
documentos de arquivos, como instrumento
de apoio administrao, cultura,
ao desenvolvimento cientfico e como
elementos de prova e informao.
Lei n 8.159, de 8/1/1991

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APRESENTAO
O Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade alou o Projeto de Gesto

Documental com o objetivo de estruturar a rea de documentao, modernizando suas
atividades e servios. O Projeto busca a equalizao das atividades com a implantao de
padres para produo, trmite e destinao de documentos com o auxlio de manuais e
capacitao, inserindo o usurio em uma nova realidade.
A estrutura da rea de documentos :
COORDENAO
DE DOCUMENTAO
GESTO DA
INFORMAO
ATENDIMENTO
AO USURIO
MODERNIZAO
E ANLISE
DOCUMENTAL 7
PROTOCOLO PROCESSAMENTO ARQUIVO

BIBLIOTECA MEMORIAL
GERAL DIGITAL CENTRAL
A Coordenao de Documentao ligada Coordenao Geral de Administrao e

Tecnologia da Informao CGATI/DIPLAN.
Este manual apresentado com a finalidade de sintetizar o tratamento que ser
aplicado documentao do Instituto, com parmetros e mtodos que iro mudar a cultura
e hbitos pr-existentes.
As aes j iniciadas mostram o impacto positivo na realidade do ICMBio. Os Servidores
passam a ter capacitao para tratar a documentao. No seu cotidiano ter o controle
da informao, dispondo de ferramentas para isso. A Instituio est aprendendo a ter a
informao de maneira mais gil e eficiente, dando ainda mais celeridade a suas aes.
E neste contexto que a busca principal se torna o comprometimento das pessoas no
desenvolvimento das tarefas que envolvam documentos, de maneira que promova melhoria
a todos, atingindo, direta ou indiretamente, o meio ambiente, pois o tempo precioso em
nossa atividade.
Coordenao de Documentao/CGATI/DIPLAN

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DEFINIES
Assunto - a matria, motivo ou tema a que se refere o documento, determinando o contedo

de que se trata.
Autuao e/ou formao de processo - o termo que caracteriza a abertura do processo.
Correspondncia - toda espcie de comunicao escrita, que circula nos rgos ou

entidades, exceo dos processos.
Desapensao - a separao fsica de processos apensados.
Desentranhamento de peas - a retirada de peas de um processo, que poder ocorrer

quando houver interesse da Administrao ou a pedido do interessado.
Desmembramento a separao de parte da documentao de um ou mais processos

para formao de novo processo; o desmembramento de processo depender de autorizao
e instrues especficas do rgo interessado.
Despacho - Deciso proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe submetido
apreciao; o despacho pode ser favorvel ou desfavorvel pretenso solicitada pelo
administrador, servidor pblico ou no.
Diligncia - o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades
8 indispensveis ou de cumprir alguma disposio legal, devolvido ao rgo que assim
procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas.
Distribuio - a remessa do processo ou documento s unidades, sendo direcionado

conforme despacho ou informao constante no documento.
Documento - toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de consulta,

estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do
homem numa determinada poca ou lugar.
Espelho de identificao - a identificao visual padronizada de uma caixa ou pasta, com

informaes de seu contedo.
Gesto de documentos - Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua

produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento.
Guia de andamento - uma nota utilizada para certificar o encaminhamento do processo

ou do documento por uma unidade administrativa a outra unidade administrativa, devendo
conter o nmero de volumes e o nmero de folhas.
Guia de remessa de correspondncia - um formulrio que deve ser preenchido, quando for
encaminhada mais de uma correspondncia no mesmo envelope, devendo ser autenticada
com a assinatura do seu emissor e do seu receptor.
Guia de remessa de malote - um formulrio que deve ser preenchido com informaes

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sobre o contedo do malote de correspondncia que esta sendo enviado, devendo ser
autenticado com a assinatura do seu emissor e do seu receptor.
Interessado - a pessoa, empresa ou rgo que ser beneficiada com a ao.
Juntada - a unio de um processo a outro, ou de um documento a um processo; realiza-se

por Anexao ou Apensao.
Juntada por anexao - a unio definitiva e irreversvel de 01 (um) ou mais processo(s)/

documento(s), a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um
mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto.
Juntada por apensao - a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais

antigo, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com
o mesmo interessado ou no. Ex. Um processo de solicitao de aposentadoria de servidor
pblico estadual, apensado ao outro referente solicitao de reviso de percepo, constituir
um nico processo, caracterizando a apensao do processo acessrio ao processo principal.
Numerao de peas - a numerao atribuda s partes integrantes do processo.
Pea do processo - o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex: Folha,
folha de talo de cheque, passagem area, brochura, termo de convnio, contrato, fita de
vdeo, nota fiscal, entre outros.
Procedncia - A instituio que originou o documento.

9
Processo - o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado,
bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres tcnicos, anexos ou, ainda,
instrues para pagamento de despesas; assim, o documento protocolado e autuado pelos
rgos autorizados a executar tais procedimentos.
Processo acessrio - o processo que apresenta matria indispensvel instruo do

processo principal.
Processo principal - o processo que, pela natureza de sua matria, poder exigir a anexao
de um ou mais processos como complemento sua deciso.
Protocolo geral - a unidade junto ao rgo ou entidade, encarregada dos procedimentos

com relao s rotinas de recebimento e expedio de documentos.
Registro - a reproduo dos dados do documento, feita em sistema prprio, destinado

a controlar a movimentao da correspondncia e de processo e fornecer dados de suas
caractersticas fundamentais, aos interessados.
Termo de arquivamento e desarquivamento - uma nota utilizada para informar o

arquivamento ou desarquivamento do processo/documento mediante despacho motivado da
autoridade competente ou a requerimento do interessado.
Termo de desapensao - uma nota utilizada para registrar a separao fsica de dois ou
mais processos apensados.
Definies

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Termo de desentranhamento de peas - uma nota utilizada para informar sobre a retirada
de pea(s) de um processo.
Termo de encerramento - uma nota utilizada para registrar o encerramento do processo.
Termo de juntada de pea - uma nota utilizada para registrar a juntada de folha(s) ou
pea(s) ao processo.
Termo de ressalva - uma nota utilizada para informar que uma pea foi retirada do
processo quando do ato da anexao, isto , ao proceder a anexao foi constatada a
ausncia de uma pea.
Termo de retirada de pea - uma nota utilizada para registrar a retirada de folha(s) ou
pea(s) do processo.
Tramitao - a movimentao do processo e/ou documento de uma unidade outra, interna

ou externa, atravs de sistema prprio.
GESTO DE DOCUMENTOS
A Gesto de Documentos foi definida na LEI N 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, que

dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias, Art.
10 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
A aplicao desta tcnica permite que a Instituio utilize a documentao de maneira

correta e passe a controlar o seu acervo documental. Desta forma a Instituio soluciona
os problemas decorrentes da falta de um programa de gesto, como: perda, duplicidade e
extravio de documentos; falta de espao; dificuldade no acesso e na localizao da informao;
controle manual de fluxo; e falta de padro para elaborao e tratamento de documentos.
Na gesto documental considera-se, tambm, o cidado, que na forma desta lei (Lei
n 8.159, de 8 de janeiro de 1991), tem o direito a informao, conforme dispe o Art. 4
Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular
ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero
prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo
seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade
da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. A Instituio no deve
se organizar apenas por necessidade prpria, mas tambm para atender as demandas do
Governo Federal e os anseios da sociedade.
No Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial

a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao
desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao, tambm exposta a

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necessidade de proteo do acervo documental, referindo-se conservao dos documentos

e a preservao da informao. O Art. 25 complementa a informao do art.1 com as
penalidades, dispondo: Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na
forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor
permanente ou considerado como de interesse pblico e social. A preservao tambm
faz parte do projeto de gesto, buscando a conscientizao do usurio no manuseio do
documento, dando a devida importncia ao que sua ferramenta de trabalho. As sanes
penais podem ser vistas no Decreto-Lei n2.848, de 7 de dezembro de 1940. Cdigo Penal/
Dos crimes contra o patrimnio.
A informao em tempo hbil e correta um grande instrumento de trabalho para a

Instituio, que deve mant-la atualizada e disponvel.
Definio de Documento
Documento toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de

consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e
pensamento do homem numa determinada poca ou lugar.
Os documentos podem ser caracterizados segundo o gnero, a espcie e a natureza,

de acordo com seus diversos elementos, formas e contedos, conforme descrito a seguir.
a) Caracterizao quanto ao gnero

11
Documentos textuais: So os documentos manuscritos, datilografados ou impressos;
Documentos cartogrficos: So os documentos em formatos e dimenses

variveis, contendo representaes geogrficas arquitetnicas ou de engenharia.
Ex.: mapas, plantas e perfis;
Documentos iconogrficos: So documentos em suporte sinttico, em papel

emulsionado, contendo imagens estticas. Ex.: fotografias (diapositivos,
ampliaes e negativos fotogrficos), desenhos e gravuras;
Documentos filmogrficos: So documentos em pelculas cinematogrficas e

fitas magnticas de imagem (tapes), conjugadas ou no a trilhas sonoras, com
bitolas e dimenses variveis, contendo imagens em movimento. Ex.: filmes e
fitas vdeo magnticas;
Documentos sonoros: So os documentos com dimenses e rotaes variveis,

contendo registros fonogrficos. Ex.: discos (CD) e fitas audiomagnticas;
Documentos microgrficos: So documentos em suporte flmico resultante da

microrreproduo de imagens, mediante utilizao de tcnicas especficas. Ex.:
rolo, microficha, jaqueta e carto-janela;
Documentos informticos: So os documentos produzidos, tratados e armazenados

em computador. Ex.: disco flexvel (disquete), disco rgido (Winshester) e disco ptico.
Gesto de Documentos

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b) Caracterizao quanto espcie
Atos normativos: Expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade

de dispor e deliberar sobre matrias especficas. Ex.: medida provisria, decreto,
estatuto, regimento, regulamento, resoluo, portaria, instruo normativa,
ordem de servio, deciso, acrdo, despacho decisrio, lei;
Atos enunciativos: So os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a

fundamentar uma soluo. Ex.: parecer, relatrio, voto, despacho interlocutrio;
Atos de assentamento: So os configurados por registros, consubstanciando

assentamento sobre fatos ou ocorrncias. Ex.: apostila, ata, termo, auto de infrao;
Atos comprobatrios: So os que comprovam assentamentos, decises etc. Ex.:

traslado, certido, atestado, cpia autntica ou idntica;
Atos de ajuste: So representados por acordos em que a Administrao Pblica

Federal, Estadual ou Municipal - parte. Ex: tratado, convnio, contrato, termos
(transao, ajuste etc.);
Atos de correspondncia: Objetivam a execuo dos atos normativos, em

sentido amplo. Ex: aviso, ofcio, carta, memorando, mensagem, edital, intimao,
exposio de motivos, notificao, telegrama, telex, telefax, alvar, circular.
c) Caracterizao quanto natureza

12
Documentos Secretos: So os que requerem rigorosas medidas de segurana
e cujo teor ou caracterstica possam ser do conhecimento de servidores que,
embora sem ligao ntima com seu estudo e manuseio, sejam autorizados a
deles tomarem conhecimento em razo de sua responsabilidade funcional;
Documentos Urgentes: So os documentos cuja tramitao requer maior

celeridade que a rotineira. Ex.: Pedidos de informao oriundos do Poder
Executivo, do Poder Judicirio e da Assemblia Legislativa do Estado (Cmaras
Municipais); mandados de segurana; licitaes judiciais ou administrativas;
pedidos de exonerao ou dispensa; demisso; auxlio - funeral; dirias para
afastamento da Instituio; folhas de pagamento; outros que, por convenincia
da Administrao ou por fora de lei, exijam tramitao preferencial;
Documentos Ostensivos: So documentos cujo acesso irrestrito;
Documentos Reservados: So aqueles cujo assunto no deva ser do conhecimento

do pblico em geral.
Produo de Documentos
Na elaborao e/ou produo de documento dever ser considerado os padres da

ABNT e da Redao Oficial da Presidncia da Repblica, podendo a Instituio determinar os
parmetros a serem adotados.

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No Manual de Redao Oficial do ICMBio so relacionados os formatos que devero

ser utilizados no mbito da Instituio.
Para produzir um documento necessrio entender sua finalidade, e assim, utilizar

o melhor instrumento para transmitir a informao. Este esclarecimento precioso para
iniciar um bom entendimento entre o locutor e o receptor da mensagem. No quadro abaixo
h a definio dos tipos mais utilizados.
ESPCIE/TIPO DE
FINALIDADE
DOCUMENTO
Modalidade de comunicao entre unidades administrativas de

um mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente em mesmo
MEMORANDO
nvel ou em nveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de
comunicao eminentemente interna.
Comunicao interna expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas

MEMORANDO-CIRCULAR diferentes de um mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente
em mesmo nvel ou em nveis diferentes.
O tratamento de assuntos oficiais pelos rgos da Administrao

OFCIO
Pblica entre si e tambm com particulares.
13
Comunicao expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas
OFCIO-CIRCULAR diferentes. Tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais
entre rgos da Administrao Pblica ou a particulares.
utilizado para a transmisso de mensagens urgentes e para o envio

antecipado de documentos.
FAX Se necessrio o arquivamento, deve-se faz-lo com cpia xerox
do fax e no com o prprio fax, cujo papel, em certos modelos, se
deteriora rapidamente.
O correio eletrnico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade,

transformou-se na principal forma de comunicao para transmisso
de documentos.
Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de correio
E-MAIL
eletrnico tenha valor documental, necessrio existir certificao
digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida
em lei. O email institucional j considerado como documento
comprobatrio.
Deciso proferida sobre ofcio, memorando, parecer, informao,

requerimento ou demais documentos submetidos pelas partes a
DESPACHO seu conhecimento e soluo. Pode ocorrer tambm despacho de
encaminhamento de um rgo para outro. O despacho pode constituir-
se de uma palavra, de uma expresso ou de um texto mais longo.
Gesto de Documentos

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Modelos e Formatao
Os documentos tm padres de formatao que devem ser seguidos, facilitando a sua

identificao e o entendimento do seu objetivo.
Os mais conhecidos so o Memorando e o Ofcio. Expedientes que se diferenciam

antes pela finalidade do que pela forma. Com o fito de uniformiz-los, ser adotada uma
diagramao nica, que siga o que chamamos de padro ofcio.
Podero ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda
e direita tero as distncias invertidas nas pginas pares (margem espelho). Tambm
obrigatrio constar o nmero da pgina a partir da segunda.
Devem conter as seguintes partes:
a) tipo e nmero do expediente, seguido da sigla da coordenao, diretoria e rgo

que o expede.
Exemplo: Memorando n 001/2009-CADM/CGATI/DIPLAN/ICMBio
Ofcio n 001/2009-CADM/CGATI/DIPLAN/ICMBio
Nota: A numerao dos documentos padro ofcio recomea a cada ano.
b) local e data: por extenso, com alinhamento direita logo abaixo do tipo.
Exemplo: Braslia, 15 de maro de 2007.
14
c) destinatrio: o nome e o cargo da pessoa a quem dirigida a comunicao.

Nota: No caso do ofcio deve ser includo tambm o endereo, cidade, estado e CEP.
d) assunto: resumo do teor do documento. Deve estar em negrito.

Exemplo: Assunto: Produtividade do Instituto em 2009.
Assunto: Necessidade de aquisio de novos computadores.
e) vocativo: que invoca o destinatrio, seguido de vrgula.

Exemplo: Senhor Coordenador de Administrao,
f) texto: o expediente deve conter a seguinte estrutura:

- introduo: apresentao do assunto que motiva a comunicao. No use as
formas: Tenho a honra de, Tenho o prazer de, Cumpre-me informar que,
empregue a forma direta;
- desenvolvimento: assunto detalhado; se o texto contiver mais de uma idia
sobre o assunto, elas devem ser tratadas em pargrafos distintos, o que
confere maior clareza exposio;
- concluso: apresentao da posio recomendada sobre o assunto.
Nota: os pargrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que
esses estejam organizados em itens ou ttulos e subttulos.

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g) fecho: Respeitosamente (para hierarquia superior)

ou
Atenciosamente (hierarquia igual ou inferior)
h) assinatura do autor da comunicao.
i) identificao do signatrio.
Os documentos do Padro Ofcio devem obedecer seguinte forma de apresentao:
CONFIGURAES PADRO
Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citaes, e 10

Fonte
nas notas de rodap..
Nmero de pginas obrigatrio constar a partir da segunda pgina.
Todos os tipos de documentos do Padro Ofcio (oficio e memorando)

Tamanho
devem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm.
Orientao O documento dever ser impresso como Retrato.
Os ofcios, memorandos e anexos destes podero ser impressos em

ambas as faces do papel . Neste caso, as margens esquerda e direita
Impresso tero as distncias invertidas nas pginas pares (margem espelho); 15
A impresso dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A
impresso colorida deve ser usada apenas para grficos e ilustraes.
O incio de cada pargrafo do texto deve ter 2,5 cm de distncia da

Incio de pargrafo
margem esquerda.
Espaamento entre
Deve ser utilizado espaamento de 2,5cm.
pargrafos
Espaamento entre
Deve ser utilizado espaamento simples entre as linhas.
linhas
Alinhamento O texto deve ser justificado.
O campo destinado margem lateral esquerda ter, no mnimo, 3,0

Margem esquerda
cm de largura.
Margem direita O campo destinado margem lateral direita ter 1,5 cm.
Margem superior O campo destinado margem superior ter 2 cm.
Margem inferior O campo destinado margem inferior ter 2 cm.
No modelo Ofcio utilizar o Braso da Repblica, nos demais

Smbolo documentos utilizar apenas o smbolo do ICMBio. Todos os
documentos produzidos devem apresentar o smbolo da Instituio.
Gesto de Documentos

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Identidade Visual
Todos os papis de expediente, bem como os convites e as publicaes oficiais devero

possuir a logomarca do ICMBio.
Logomarca (Anexo II), a marca que rene graficamente letras do nome de uma
instituio e elementos formais puros, abstratos. Pode-se ainda defini-la como qualquer
representao grfica padronizada e distintiva utilizada como marca.
CENTRO DE DOCUMENTAO
A Coordenao de Documentao tem em sua atribuio planejar, organizar, controlar e

coordenar todas as atividades relacionadas a documentos. Compete Coordenao: auxiliar as
Diretorias em trabalhos voltados ao tratamento de documentos, inclusive no planejamento; atender
a demanda de usurios e proporcionar o atendimento personalizado no Sistema Gerenciador de
Documentos e Processos - SGDOC; planejar treinamentos, cursos e elaborar manuais, bem como-
promover reciclagem para atualizar o usurio quanto s atividades; desenvolver programas de
conscientizao do usurio quanto gesto documental; orientar os profissionais que executam as
atividades relacionadas gesto; e buscar continuamente a modernizao de todas as atividades
desenvolvidas nas reas do Centro de Documentao, considerando os recursos tecnolgicos.
16 Protocolo Geral
O Protocolo Geral est sendo modernizado para suprir a necessidade de controlar

a documentao do Instituto, dando celeridade, confiabilidade e exatido no acesso a
informao e auxiliando a tomada de deciso.
Os procedimentos adotados no Protocolo Geral (PG) so baseados na Portaria

Normativa n 05, de 19 de dezembro de 2002 do Ministrio do Planejamento.
A nova metodologia tem como principal ferramenta de trabalho o sistema SGDOC

(Sistema Gerenciador de Documentos e Processos), que gerencia os dados do documento
e processos, possibilitando a busca e localizao por qualquer uma das informaes. O
sistema disponibiliza imagem do documento digitalizada e histrico do trmite, permite
ainda cadastrar despachos e comentrio (em ordem cronolgica). No registro de processo o
sistema permite a incluso de informaes direcionadas a atividade fim da Instituio.
As atividades do Protocolo Geral foram redefinidas, so elas:
1. Gerar cadastro no SGDOC de todos os documentos externos;
2. Autuar documento (formalizar processo);
3. Manter a base de dados do sistema de autuao de processos e documentos atualizada;
4. Orientar, auxiliar e capacitar as Unidades Protocolizadoras (UP) sobre a execuo

do servio de protocolo;

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5. Encaminhar os documentos de mbito externo;
6. Administrar despesas com servios de postagens e malote;
7. Controlar o fluxo das correspondncias enviadas diariamente pelo servio de correios;
8. Atender as demandas dos usurios de forma gil e com exatido;
Recepo (Recebimento de documentos)
A rea de Recepo tem uma funo muito importante na gesto de documentos, pois
a forma como o documento recebido no Centro de Documentao definir o tratamento do
mesmo. Compete a esta rea:
1. Receber o documento externo, gerando um pr-cadastro no SGDOC, com data e

hora exata de entrada, inseridos automaticamente pelo sistema;
2. Receber documentos internos (trmite interno), avaliar todas as informaes do

documento, inclusive imagem;
3. Atender as demandas dos usurios internos ou externos de forma gil e com exatido;
4. Organizar o servio de entrega de documentos externos (motoboy);
Orientaes ao usurio
17
Recebimento de documentos pelo Protocolo Geral (PG)
Para realizar um bom atendimento, seguem algumas orientaes ao usurio sobre o

novo procedimento adotado pelo PG:
a) Receber documentos, processos e correspondncias
a. Procedimentos:
i. Documentos: todo documento ser pesquisado no sistema, no
estando cadastrado, o mesmo receber um digital (cdigo de barras)
e ser cadastrado, digitalizado e tramitado;
1. O documento que j estiver cadastrado ser identificado com
o numero da digital (no canto superior direito), que consta no
sistema e ser informado no despacho o trmite dado pelo PG,
conforme o que estiver descrito no documento.
ii. Processos: o processo ser recebido, estando este com o despacho de

encaminhamento, numerado at 200 pginas, com capa em condies
adequada. Com exceo das minutas, no ser recebido processo com
documento grampeado na capa. Os documentos em suportes como cd,
fita, disquete e outros, devero constar como peas do processo.

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iii. Correspondncia: No recebimento da correspondncia externas, todas

as cartas sero abertas e cadastradas, salvo particulares, confidenciais,
sigilosas, secretas e ultra-secretas, conforme legislao vigente.
Expedio (Servio de Postagem e Malote)
A expedio de documentos realizada com a utilizao do contrato de servios de

correios, que tem como base o carto de postagem e o servio de malote. Ambos podem ser
solicitados ao Protocolo Geral, por meio de memorando.
A novidade para envio de correspondncias ao ICMBio a Caixa Postal, uma maneira

mais eficiente de garantir o recebimento de correspondncias na Instituio em tempo hbil.
Para envio de correspondncia ao ICMBio, no espao destinado para informar o

destinatrio deve constar apenas o nome da Instituio, a caixa postal e o CEP de identificao,
conforme determina o modelo abaixo.
Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade ICMBIO

CAIXA POSTAL 7993
CEP: 70673-970
Para envio de documentos ao ICMBio (Sede), as unidade externas devero utilizar

um modelo de GUIA DE REMESSA DE CORRESPONDNCIA-GRC (Anexo III), quando houver
18
mais de um documento por envelope, o que facilitar a identificao dos documentos e
quantidade enviadas.
Servio de Postagem
O quadro abaixo apresenta os servios disponveis, com suas definies e prazos. No

quadro seguinte temos um demonstrativo de valores aplicados a estes servios, em Estados
localizados nas extremidades do pas. A finalidade que o usurio tenha uma viso do custo
x prazo, considerando que muitas vezes os prazos de entrega dos servios so praticamente
o mesmo, mas tm uma diferena muito grande de valores.
QUADRO DE SERVIOS DE POSTAGEM DISPONVEIS
SERVIO DESCRIO PRAZO DE ENTREGA

Carta Registrada Carta com n de registro que possibilita 3 a 5dias teis
rastreamento.
Sedex Convencional Sedex comum com n de registro para 2 a 3 dias teis
rastreamento.
Sedex 10* Sedex rpido com n de registro para entregue at as 10 horas
rastreamento. do dia seguinte (considerar
dia til).
Sedex hoje* Sedex rpido com n com n de registro para Entrega no mesmo dia da
rastreamento. postagem.

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PAC Servio para pacotes, com custo mais baixo. 5 a 8 dias teis
Carta simples Carta sem n de registro. destinado a 3 a 5 dias teis
documentos s/n ou circulares. Tem baixo custo.
AR AR um formulrio que deve ser preenchido -
Aviso de Recebimento com o remetente e destinatrio, com a
finalidade que na entrega da correspondncia,
o destinatrio assine o mesmo para comprovar
o recebimento, devendo ser devolvido ao
remetente. O valor da AR acrescentado no
valor da postagem .
Telegrama Servio de envio de mensagem, sendo 4 horas (entre capitais)
necessrio apenas a disponibilizao do texto
ao Correios.
Impresso especiais Servio com foco para os materiais de at 5kg 11 dias (entre capitais)
por objeto, com mesmo padro de formato. No
pode ser confidencial.
*Sujeito a consulta no site dos correios para confirmar disponibilidade do servio para o trecho.
Para rastreamento de correspondncia, o usurio deve acessar o site: www.correios.com.br,

o campo rastreamento fica localizado no canto inferior esquerdo da pgina.
QUADRO DEMONSTRATIVO DE CUSTO

19
VALOR VALOR
SERVIO ORIGEM DESTINO PESO TIPO VALOR VALOR
Sem AR Com AR
Braslia Manaus 300 gramas Envelope R$ 6,00 R$8,60
CARTA REGISTRADA
3 a 5 dias teis
Braslia Porto Alegre 300 gramas Envelope R$ 6,00 R$8,60
SEDEX Braslia Manaus 300 gramas Envelope R$ 35,10 R$37.70

CONVENCIONAL
2 a 3 dias Braslia Porto Alegre 300 gramas Envelope R$ 38,30 R$40,90

SEDEX 10 At as 10 h
do seguinte dia til
Braslia So Paulo 300 gramas Envelope R$ 55,50 R$58,10

SEDEX HOJE
Entrega no mesmo dia
Braslia Goinia 300 gramas Envelope R$ 28,30 R$30,90
Braslia Manaus 300 gramas Caixa R$ 16,00 R$18,60

PAC 5 a 8 dias teis
Braslia Porto Alegre 300 gramas Caixa R$ 18,00 R$20,60

CARTA SIMPLES
3 a 5 dias teis

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Orientao ao usurio
Envio de documentos pelo Porotocolo Geral (PG)
a) Para o envio da correspondncia:
a. O envelope deve estar aberto para conferncia do PG;

b. Material enviado deve conter despacho ou documento encaminhando;
c. No caso do envio de mais de um documento dentro do mesmo envelope,
utilizar a GUIA DE REMESSA DE CORRESPONDNCIA GRC (Anexo III);
d. No ser enviada correspondncia de carter particular, apenas recebida.
NOTA: As correspondncias particulares, recebidas no Instituto, no devem citar no envelope o
nome da Instituio ou cargo, deve conter apenas o endereo e o nome do destinatrio.
Servio de Malote
O servio de malote atende ao envio de documentos agrupados com um destino nico,

que no tem carter emergencial e com observao do custo x benefcio. Este servio tem a
seguinte logstica:
a. A documentao deve ser enviada por meio da GUIA DE REMESSA DE MALOTE

20 GRM (Anexo III), onde deve constar a relao de todos os documentos inseridos
no malote;
b. A documentao enviada a Sede, tem previso de chegada entre segunda-feira e

quarta-feira ao Instituto;
c. As unidades devem encaminhar o malote impreterivelmente s sextas-feiras;
d. Toda sexta-feira so enviados os malotes da Sede para as unidades;
a. Regras de funcionamento:
i. O Protocolo receber documentos para envio via malote somente at
sexta-feira, s 10h30. Os documentos que no forem entregues neste
perodo sero enviados na prxima sexta-feira;
ii. O limite de peso total do malote de at 30kg;
iii. Equipamento ou material frgil no devem ser enviados via malote,
dever ser utilizado o servio de postagem;
iv. Os processos e documentos a serem enviados, devem estar em
envelopes abertos para conferncia do PG, contendo despacho ou
documento encaminhando, principalmente no caso de envio de
contra-cheques, notas fiscais, identidades funcionais e outros.

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Definio de Correspondncia
Toda documentao recebida ter sua definio da seguinte forma:
Quanto natureza: A correspondncia classifica-se em interna e externa, oficial e

particular, recebida e expedida.
a) Interna e externa
A correspondncia interna mantida entre as unidades do rgo.
A correspondncia externa mantida entre os rgos ou entidades da

Administrao Municipal, Estadual e Federal.
b) Oficial e particular
A correspondncia oficial a espcie formal de comunicao mantida entre os

rgos ou entidades da Administrao Pblica Municipal, Estadual e Federal ou
destes para outros rgos pblicos ou empresas privadas.
A correspondncia particular a espcie informal de comunicao utilizada entre

autoridades ou servidores e instituies ou pessoas estranhas Administrao
Pblica Municipal, Estadual e Federal.
c) Recebida e expedida
A correspondncia recebida aquela de origem interna ou externa recebida pelo 21
protocolo geral do rgo ou entidade.
A expedio a remessa da correspondncia interna ou externa no mbito da

Administrao Pblica Municipal, Estadual e Federal.
Instruo Processual
Autuao
A instruo processual iniciada com a autuao de um documento ou de um conjunto

de documentos. Para proceder autuao dever ser avaliada a necessidade de abertura de
um processo, considerando a exigncia de um estudo detalhado, de despachos determinando
procedimentos tcnicos, pareceres tcnicos, anexos ou instrues para execuo de
procedimentos especficos.
Documentos que no so tramitados, no podero ser autuados, como: convites para

festividades, comunicao de posse, remessa para publicao, pedido de cpia de processo,
desarquivamento de processo e outros.
Conjunto de documentos que no sero tramitados no podero constituir processo.

Neste caso dever ser constitudo um dossi, que tem por finalidade agrupar informaes
de um mesmo tema, com o objetivo de criar um histrico para pesquisa, estudos ou suporte
para desenvolvimento de projetos futuros.

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As mensagens e documentos resultantes de transmisso via fax no podero tornar-

se peas de processo.
A autuao de processo s poder ser realizada pelo Protocolo Geral ou Unidades

Protocolizadoras.
A autuao s se dar por meio de documento original. A solicitao dever ser

feita mediante memorando com objetivo especfico. No assunto dever constar a seguinte
descrio: Solicitao de abertura de processo, e em seguida no corpo do memorando as
seguintes informaes: interessado e o assunto do processo.
No Anexo IV h um quadro com descrio de todas as aes que podem ser realizadas
com o processo aps sua autuao.
Numerao nica de processo
A numerao, ou seja, o nmero de protocolo o que identifica ou caracteriza um

processo, conforme Portaria n. 3, de 16.05.2003, da Secretaria de Logstica e Tecnologia
da Informao do Ministrio do Planejamento, e atribui valor perante a Administrao
Pblica Federal.
formada por 15 dgitos, devendo ser acrescido de mais dois dgitos de verificao (DV),
resultando em 17 dgitos, conforme a seguinte descrio:
22
A primeira parte constituda de cinco dgitos, referentes ao cdigo numrico atribudo
a cada unidade protocolizadora que identifica o rgo de origem do processo, mantendo-se
inalterado, de acordo com as faixas numricas determinadas no art. 3;
02000 a 02999 = MINISTRIO DO MEIO AMBIENTE
A segunda parte composta por uma numerao seqencial de 6 dgitos, que a cada
ano reiniciado. A terceira parte refere-se ao ano de formao do processo. A quarta e ltima
parte constituda de 2 dgitos, chamados de DV (Dgitos Verificadores), que so calculados
automaticamente pelo sistema.
A partir da orientao acima, o nmero de protocolo tem sua composio da

seguinte forma:
02070.000000/2009-00
Ressalta-se que o seqencial de dgitos dever ser separado conforme padro
determinado na Portaria n. 3, seguindo smbolos xxxxx.xxxxxx/xxxx-xx.
De acordo com a PORTARIA N 3, DE 16 DE MAIO DE 2003, Art. 11, Pargrafo nico. Os

processos autuados e os documentos registrados anteriormente permanecero tramitando
com o nmero de origem, at a deciso final e o seu arquivamento, no sendo permitida
a renumerao de processos e documentos no mbito da Administrao Pblica Federal.

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Cada Unidade Protocolizadora (UP) tem sua numerao atribuda pelo Ministrio do
Planejamento, sendo utilizada a faixa disponibilizada ao ICMBio (02070 a 02204). Atualmente
o ICMBio tem as seguinte UP cadastradas:
CDIGO DE UNIDADE PROTOCOLIZADORA
CDIGO SIGLA SITUAAO CDIGO SIGLA SITUAAO

02629 ITATIAIA TRANSFERIDA 02075 REBIO MATA ESCURA CRIADA
02030 CEPENE TRANSFERIDA 02077 RESEC GUARIBAS/PB
02031 CEPTA TRANSFERIDA 02078 ESEC CARIJS/SC CRIADA
PARNA APARADOS DA
02032 CEPSUL TRANSFERIDA 02079 CRIADA
SERRA/RS
02033 CEPERG TRANSFERIDA 02080 PARNA CAPARO CRIADA
02034 CMA TRANSFERIDA 02081 PARNA ILHA GRANDE CRIADA
02036 CEPNOR TRANSFERIDA 02082 PARNA PAU BRASIL/BA CRIADA
02044 TAMAR TRANSFERIDA 02072 IPANEMA TRANSFERIDA
02045 ORGOS TRANSFERIDA 02084 PARNA TIJUCA CRIADA
02057 IGUAU TRANSFERIDA 02085 SEMPRE VIVAS CRIADA
02061 CEMAVE TRANSFERIDA 02086 FLONA SILVNIA CRIADA
02062 CPB TRANSFERIDA 02087 APA GUAPIMIRIM CRIADA
02068 CENAP TRANSFERIDA 02088 PARNA JURUENA CRIADA
RESERVA BIOLGICA DE
02071 RAN TRANSFERIDA 02089 CRIADA
SOORETAMA/ES 23
APA NASCENTES DO RIO
02083 CEPAM TRANSFERIDA 02090 CRIADA
VERMELHO/GO
PARNA SERRA DA
02073 FLONA C.BONITO TRANSFERIDA 02091 CRIADA
BODOQUENA/MS
02074 RESEC UNIO/RJ CRIADA 02094 FLONA DE PASSO FUNDO CRIADA
02096 FLONA IBIRAMA CRIADA 02114 FLONA TAPAJS CRIADA
02097 PARNA C. GUIMARES CRIADA 02115 RESERVA GUAPOR CRIADA
02098 ESEC SERRA GERAL CRIADA 02116 FLONA TEF CRIADA
02090 PARNA MARANHESES CRIADA 02117 FLONA HUMAIT CRIADA
02100 PARNA CANASTRA CRIADA 02118 APA CIP CRIADA
02101 PARNA CONFUSOES CRIADA 02113 ESEC TERRA DO MEIO CRIADA
02102 PARNA EMAS CRIADA 02119 CR1 CRIADA
02103 APA ARARIPE CRIADA 02120 CR2 CRIADA
02104 APA IBIRAIPUTA CRIADA 02121 CR3 CRIADA
02105 RESEX MATA GRANDE CRIADA 02122 CR4 CRIADA
02106 FLONA CARAJS CRIADA 02123 CR5 CRIADA
02107 PARNA CABO ORANGE CRIADA 02124 CR6 CRIADA
02108 PARNA C. DIAMANTINA CRIADA 02125 CR7 CRIADA
02109 FLONA CHAPEC CRIADA 02126 CR8 CRIADA
02110 ESEC GUARAQUEABA CRIADA 02127 CR9 CRIADA
02111 RESEX CHICO MENDES CRIADA 02129 CR10 CRIADA
02130 ESEC CARACARA CRIADA 02128 CR11 CRIADA
02112 REBIO LAGO PIRATUBA CRIADO

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Numerao de Peas
A numerao de peas do processo iniciada no Protocolo Geral, com o carimbo

especfico, aposto no canto superior direito da pgina. A folha de abertura do processo
(memorando) recebe o numero 1. A capa do processo no ser numerada.
Duas peas de um mesmo processo no podem receber o mesmo nmero, no sendo

permitido diferenciar por A e B. Cada folha recebe um nmero, seguindo um seqencial
numrico conforme apresentado no processo.
No caso de erro na numerao das peas do processo, apor um X sobre o carimbo

que necessita de correo e renumerar as folhas.
Documentos pequenos (Ex.: guias de depsito bancrio, DARF) sero colados no centro
da pgina do processo e carimbados de forma que o carimbo atinja seus cantos superiores
direito e esquerdo, observando para no prejudicar informaes constantes do verso.
24 Na juntada por anexao, as peas do conjunto processado sero renumeradas a
partir do processo acessrio. No caso da apensao, os processos continuaro com sua
numerao original.
No caso de encerramento, o termo dever ser a folha de nmero 200, j na abertura de

volumes, as folhas devero ser numeradas seguindo a seqencia do volume anterior.
Diligncia
Quando h necessidade de esclarecimento de um interessado que no integra a

Administrao Pblica Federal. O processo dever ser encaminhado ao Protocolo Geral do
rgo ou entidade envolvida, para que a mesma faa a convocao do interessado, por meio
de correspondncia. No se cumprindo as exigncias o rgo responsvel dever anexar
uma cpia da convocao ao processo e devolver o mesmo a esta Instituio.
Encerramento de processo
O encerramento do processo acontece por motivos especficos, so eles: quando

o pleito for indeferido, deferido ou forem cumpridas todas as demandas solicitadas; se o
interessado desistir da ao ou quando, por omisso, deixar o processo por mais de um
ano sem movimentao. Outro motivo que enseja o encerramento do processo o nmero
excedente de folhas, sendo necessria abertura de um novo volume.

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Abertura de Volume
O processo que exceder a 200 folhas, a partir da folha 201 dever proceder abertura
de um novo volume, ressaltando que o ltimo documento no poder ser desmembrado para
abertura do mesmo. Por exemplo, primeiro volume poder ser encerrado com 185 pginas,
considerando que o ltimo documento tenha mais de 15 folhas.
Dever constar como ltima folha, no primeiro processo, o termo de encerramento e

no segundo volume o termo de abertura como primeira folha.
A anexao de documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande

volume, se dar com a colocao da etiqueta na capa do documento, contendo o nmero
do processo e a palavra anexo, no sendo permitida a movimentao em separado
destas peas.
Tendo a necessidade de inserir a encadernao ou brochura no processo, o mesmo

dever estar preparado ao ser entregue para Unidade Protocolizadora.
Reconstituio de Processo
No caso de desaparecimento ou extravio de processo, o funcionrio ao tomar

conhecimento do fato dever comunicar a chefia, que promover a imediata apurao dos
fatos, mediante a sindicncia ou processo administrativo.
25
Para reconstituir o processo, dever ser colocado em uma capa de processo o
documento que deu cincia a chefia sobre o fato ocorrido e a documentao que caracteriza
a busca do processo. Apresentar ao chefe da unidade a que estiver jurisdicionado, para que
autorize ou no a reconstituio do processo. Se autorizado, devero ser resgatadas as
informaes, bem como, obter cpia dos documentos que constituam o processo.
A primeira folha do processo de reconstituio dever constar a informao que se

trata de um processo reconstitudo com todos os dados pertinentes ao mesmo. O processo
aberto receber um novo nmero.
Observaes Gerais (Processos no sistema)
As digitais (documentos) que forem compor um processo devero ser encaminhadas

virtualmente para o Arquivo Central e dever ser informado no comentrio da digital o n
do processo.

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Processamento Digital
A rea de Processamento Digital responsvel por digitalizar os documentos recebidos

no Instituto, devendo manter atualizada a base de imagem e providenciar o backup do banco
de dados. Tambm responsvel pela tramitao de todos os documentos que do entrada
no Protocolo Geral e pela distribuio interna.
No futuro, conforme o Projeto de Gesto Documental, a rea auxiliar no tratamento e

na tramitao dos documentos eletrnicos.
As atividades do Processamento Digital so:
1. Digitalizao
2. Redigitalizao
3. Tramitao (via sistema)
4. Distribuio (fsico)
5. Atualizao banco de imagens
6. Atendimento ao usurio de forma gil e com exatido
Informaes sobre o trmite fsico de documentos Sede e Unidades

26
Os diagramas apresentados abaixo explicam o fluxo que os documentos passam a ter
com a aplicao da Poltica de Gesto.
Caso 1: Dentro da Diretoria o trmite de documento ser possvel entre todas as reas
que a compe.
DIRETORIA
COORDENAO
SETOR
GERAL
DIVISO COORDENAO
Figura 1 Mtodo de Trmite nas Diretorias

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Caso 2: Uma Diretoria para enviar um documento outra Diretoria dever tramit-lo
virtualmente e fisicamente para o Protocolo Geral. O Protocolo Geral ficar responsvel por
tramitar o documento Diretoria de destino.
DIUSP
DIREP DIPLAN
DIBIO PROTOCOLO PRESI

GERAL
Figura 2 Mtodo de Trmite entre Diretorias
Caso 3: A tramitao de documentos entre UC, CR, CE e UAAF ser livre. Estas Unidades 27
visualizaro dentro do sistema todas as outras Unidades, o Protocolo Geral e Arquivo Central.
CR
UC UAAF
SEDE CE
Figura 3 Mtodo de trmite dentre Unidades externas e Sede.
NOTA: O trmite fsico e virtual de documento entre as Diretorias, PRESI, UC, UAAF, CR e CE
ser feito pelo Protocolo Geral. No haver protocolo setorial.

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Caso 4: O envio de documentos das Unidades de Conservao - UC, Coordenaes

Regionais - CR, Unidade Avanada de Administrao e Finanas - UAAF e Centros
Especializados CE, para Sede, dever obrigatoriamente ser encaminhada fisicamente e
virtualmente para o Protocolo Geral.
UC UAAF
CR CE
PROTOCOLO
GERAL
Figura 4 Trmite de todos as Unidades para Sede ICMBio.
Caso 5: A entrada de documentos externos ser realizada no Protocolo Geral, que

ficar responsvel por cadastrar o documento, digitalizar e tramitar para rea de destino. A
28 distribuio do documento fsico tambm fica a cargo do Protocolo Geral.
DIREP
DIPLAN
DIBIO
PROTOCOLO
GERAL
RGOS,
PESSOAS DIUSP
FSICAS E
JURDICAS
UC, CR
UAAF e CE
PRESI
Figura 5 Mtodo de Trmite para documentos externos
NOTA: No caso de documentos que derem entrada nas CR, UC, CE, UAAF, fica a unidade responsvel
por cadastrar o documento no sistema e registrar todas as informaes pertinentes,
mantendo o sistema atualizado. O sistema fonte de consulta e base de informao de
todo o Instituto, auxiliando na tomada de deciso e na agilidade de processos.

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Arquivo Central
Para entendimento, o Art. 2 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispe que

consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos
e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em
decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer
que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.
A aplicao da Gesto Documental, influencia diretamente na rea de arquivo, que tem

como tarefa tratar toda a documentao gerada no ICMBio.
A organizao, conservao e preservao do documento e da informao so focos

desta rea, devendo dispensar adequado tratamento fsico, como realizar a higienizao dos
documentos, fazer pequenas restauraes, utilizar material adequado para sua conservao,
ter cuidado no manuseio de documentos, observar as condies climticas do ambiente e
tomar medidas estratgicas para controlar a ao dos agentes fsicos, qumicos, biolgicos
e mecnicos.
Ser de responsabilidade do Arquivo Central a elaborao do plano de classificao e da

tabela de temporalidade da atividade-fim e adequao do plano de classificao da atividade-
meio do CONARQ, devendo mapear as atividades junto s reas da Instituio. O objetivo
o gerenciamento e a recuperao da informao de maneira gil e promover a utilizao
racional do espao fsico. Dever considerar a legislao vigente, para o desenvolvimento
29
das atividades.
O Arquivo Central tem como atribuies:
1. Recebimento de documentos para Arquivamento pelo Sistema Gerenciador de

Documentos e Processos SGDOC
2. Utilizao do Sistema de Arquivo (extenso do SGDOC) para tratamento tcnico do

acervo
3. Arquivamento virtual e fsico
4. Desarquivamento virtual e fsico
a. Emprstimo e consultas
5. Tratamento tcnico
a. Realizao triagem (tratar ou descartar)

b. Higienizao
c. Indexao
d. Aplicao plano de classificao (classificar)
e. Avaliao
i. Aplicao tabela de temporalidade

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f. Endereamento
g. Arranjo
6. Inventrio
7. Atendimento da demanda ao usurio interno e externo de forma gil e com exatido.
A metodologia que ser utilizada para o funcionamento do Arquivo Central definida

em trs tpicos: documentos com e sem digital (etiqueta de cdigo de barras) e processo.
Este mtodo ser utilizado at a finalizao do Sistema de Arquivo (extenso do SGDOC).
Procedimentos a serem realizados pelo usurio:
Arquivamento:
1. Documentos com digital:
a. Tramitar a digital para o Arquivo Central;

b. Entregar documentos diretamente no Arquivo Central;
c. Aguardar recebimento:
i. No caso de grandes volumes, ser confirmado o recebimento aps a
conferncia de todas as digitais;
ii. No ato do recebimento sero conferidas as informaes cadastradas
30
e imagens (atualizadas).
2. Documentos sem digital:
a. Preencher a Guia de Arquivamento (Anexo V) e cadastrar a guia no sistema

b. Organizar documentao fsica conforme seqencial descrito na Guia;
c. Preencher espelho conforme modelo (Anexo V) e identificar a caixa ou pasta;
d. Entregar diretamente no Arquivo Central;
e. Aguardar recebimento no sistema da digital da Guia e a conferncia do contedo.
conferncia de toda a documentao.
3. Processos:
a. No arquivamento de processo dever ser analisados documentos com digital,

os mesmos devero ser tramitados para o Arquivo Central e informado no
comentrio da digital o nmero do processo.
b. O processo arquivado via sistema SGDOC, dever ser tramitado para o
Arquivo Central;
c. O processo que no estiver cadastrado no sistema SGDOC, ser arquivado
por meio da Guia de Arquivamento (AnexoV);

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

d. Entregar o processo diretamente no Arquivo Central;

e. Aguardar recebimento:
conferncia de todos os nmeros de protocolo;
f. No ato do recebimento sero conferidas as informaes cadastradas.
Desarquivamento:
A solicitao de Desarquivamento dever ser realizada por meio do email

arquivocentral@icmbio.gov.br, at a finalizao do Sistema de Arquivo.
Biblioteca
A Biblioteca tem por finalidade reunir o mximo de publicaes voltadas atividade

fim do Instituto, tornando-se uma biblioteca tcnica, que ir auxiliar estudos e pesquisas,
servindo aos analistas ambientais, usurios internos, pesquisadores e estudantes.
O acervo da Biblioteca ser composto de livros, mapas, cd, vdeos, documentrios,

relatrios tcnicos, estudos, etc.
Ser criada a Biblioteca Virtual, que facilitar o acesso ao acervo, permitindo pesquisa
e consultas via internet.
31
A Biblioteca promover eventos culturais para divulgao do acervo e lanamentos de
publicaes do ICMBio. Far parceria com Universidades para incentivar pesquisas tcnicas,
aproximando o aluno a realidade da conversao da biodiversidade.
A Biblioteca compete s seguintes atividades:
1. Coleta e armazenamento de doaes;
2. Catalogao de livros;
3. Emprstimo e consulta;
4. Insero de dados no sistema;
5. Referncia legislativa;
6. Resumo do DOU (Virtual);
7. Suporte aos pesquisadores;
8. Biblioteca Virtual;
9. Atendimento ao usurio de forma gil e com exatido.
Para informaes sobre o projeto da Biblioteca e doaes de acervo bibliogrfico entre

em contato pelo email biblioteca@icmbio.gov.br.

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Gesto da Informao SGI
Esta a rea responsvel pela principal ferramenta no Projeto de Gesto Documental,

o Sistema de Gerenciador de Documentos e Processos SGDOC.
O SGDoc foi planejado com uma viso futurista, porm factvel, aplicando o princpio
do GED (Gerenciamento Eletrnico de Documentos), colocando a disposio do usurio a
imagem digitalizada do documento e permitindo seu trmite virtual.
Outros pontos que so tratados pelo sistema comunicao entre as unidades por meio
da incluso de informaes no sistema, podendo o servidor acompanhar o desenvolvimento
das aes realizadas pelo documento e seus anexos, e tambm trata a reduo do uso de
papel e o maior controle da documentao e agilidade na recuperao da informao, dando
celeridade ao usurio no desenvolvimento de suas atribuies.
O sistema possui o manual do usurio que informa, passo a passo, como o sistema
deve ser utilizado e todas suas funcionalidades.
A SGI promove a capacitao individual do usurio, dando agilidade incluso do

servidor no sistema. No caso das unidades, ser ministrada a capacitao distncia,
utilizando-se da plataforma Moodle e presencial quando necessrio. No ato da capacitao
disponibilizado o manual virtual do sistema.
32

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

Orientaes ao usurio
Para envio de demandas e contato com os gerenciadores do sistema, deve ser

utilizado o SUPORTE TCNICO no prprio sistema.
Orientao sobre etiquetas
1. Dever ser solicitado via sistema, Suporte Tcnico, a disponibilizao de digital

(etiquetas).
2. No caso de inutilizao de alguma digital, o usurio dever informar o Gerenciador,

por meio do suporte tcnico, pois a mesma ser cancelada.
Orientao sobre o sistema quando estiver indisponvel
1. Quando o sistema estiver indisponvel, o usurio deve digitalizar o documento com

a digital e movimentar o documento fisicamente. O sistema estando novamente
disponvel o documento dever ser cadastrado conforme a imagem digitalizada e
efetuar o trmite;
2. O usurio que receber o documento dever anotar o digital, o destino e despachar.

Os dados anotados devem ser inseridos posteriormente no Sistema.
33

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REFERNCIA
BRASIL. Presidncia da Repblica. Manual de redao. Coordenao de Gilmar Ferreira

Mendes. Braslia : Presidncia da Repblica, 1991.
BRASIL. Agncia Nacional de Energia Eltrica. Manual de editorao de correspondncias

oficiais e atos administrativos : padres e rotinas. Braslia : ANEEL, 1999.
BRASIL. Ministrio da Educao e do Desporto. Normas sobre correspondncias e atos

oficiais. Braslia : MED, 2001.
BRASIL. Senado Federal. Manual de correspondncia oficial da Subsecretaria de

Administrao de Pessoal . Braslia : 2000.
BRASIL. Decreto n 4.176, de 28 de maro de 2002. Estabelece normas e diretrizes para a

elaborao, a redao, a alterao, a consolidao e o encaminhamento ao Presidente da
Repblica de projetos de atos normativos de competncia dos rgos do Poder Executivo
Federal, e d outras providncias.

34 BRASIL. Agncia Nacional de guas. Manual de Padronizao das Publicaes da Agncia

Nacional de guas. Braslia: ANA, 2003.
BRASIL. Associao Brasileira de Normas Tcnicas. NBR 6023 Informao e documentao

Referncia Elaborao. Braslia: ANBT, 2002.

Numerao progressiva das sees de um documento escrito Apresentao. Braslia:
ANBT, 2002.
BRASIL. Lei n 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos
pblicos e privados e d outras providncias.
Brasil. Portaria n 3, de 16 de maio de 2003. Ministrio do Planejamento, Oramento e

Gesto. Destina-se a orientar os rgos da presidncia da repblica, ministrios, autarquias
e fundaes integrantes do sistema de servios gerais - sisg, quanto aos procedimentos
relativos s atividades de Comunicaes Administrativas, para utilizao do nmero nico de
processos e documentos.
Brasil. Portaria Normativa N 05, de 19 de dezembro de 2002. Ministrio do Planejamento,

Oramento e Gesto. Dispe sobre os procedimentos gerais para utilizao dos servios
de protocolo, no mbito da Administrao Pblica Federal, para os rgos e entidades
integrantes do Sistema de Servios Gerais - SISG.

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ANEXO I
35
REDAO OFICIAL
ICMBio
O Manual de Redao Oficial apresenta instrues para produo

de documentos oficiais no mbito do Instituto Chico Mendes de
Conservao da Biodiversidade.

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36

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

REDAO OFICIAL
Redao oficial a maneira pela qual o Poder Pblico redige atos normativos e
comunicaes com a finalidade de comunicar.
A finalidade principal da Redao Oficial comunicar com impessoalidade e clareza

para que a mensagem ali transmitida seja compreendida por todos os cidados.
A elaborao de correspondncias e atos oficiais deve caracterizar-se pela

impessoalidade, uso do padro culto da linguagem, clareza, objetividade, conciso,
formalidade e uniformidade.
As comunicaes oficiais devem obedecer sempre a regras formais. O texto deve ser
claro, possibilitando imediata compreenso pelo leitor. O uso de papis uniformes e a correta
diagramao so indispensveis para a padronizao das comunicaes oficiais. O texto deve
ser conciso, transmitindo o mximo de informaes com o mnimo de palavras.
Aplicam-se s comunicaes oficiais os princpios: impessoalidade, clareza,

uniformidade, conciso e uso de linguagem formal. Devem sempre permitir uma nica
interpretao e ser estritamente impessoais.
37
IDENTIDADE VISUAL
Todos os papis de expediente, bem como os convites e as publicaes oficiais, devero

possuir a logomarca do ICMBio
Logomarca: marca que rene graficamente letras do nome de uma instituio e

elementos formais puros, abstratos. Pode-se ainda defini-la como qualquer
QUALIDADE E CARACTERSTICAS FUNDAMENTAIS DA REDAO OFICIAL
Clareza
Clareza a qualidade do que inteligvel, facilmente compreensvel. J que se busca,

ento, com a clareza, fazer-se facilmente entendido, preciso que o pensamento de quem
comunica tambm seja claro, com as idias ordenadas; a pontuao correta; as palavras
bem dispostas na frase; as intercalaes reduzidas a um mnimo; a preciso vocabular
uma constante.
Redao Oficial

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
A clareza deve ser a qualidade bsica de todo texto oficial. Para ela concorrem:
a) uso do padro culto de linguagem: observa-se as regras da gramtica formal

e emprega-se um vocabulrio comum ao conjunto dos usurios do idioma. No
deve ser usado gria e jargo em documentos oficiais.
b) formalidade: possibilita a uniformidade dos textos. Respeito e impessoalidade

pedem o uso de formas diretas e objetivas. Expresses como Venho por meio
desta, Tenho a honra de ou Cumpre-me informar que so artificiais e no
cabem em textos oficiais.
c) impessoalidade: evita a duplicidade de interpretaes que poderia decorrer de um

tratamento personalista dado ao texto. Evite marcas de impresses pessoais do tipo
na minha opinio. Lembre-se: em nome do Servio Pblico que voc est falando
Coeso
A coeso a ligao entre os elementos de um texto, que ocorre no interior das frases,
entre as prprias frases e entre os vrios pargrafos. Texto coeso aquele em que as palavras,
as oraes, os perodos e os pargrafos esto interligados e coerentemente dispostos.
Em um texto coeso devem haver partes que se relacionam entre si de modo claro e
adequado, criando um todo com sentido, que pode ser captado pelo leitor, usando-se
38 corretamente os instrumentos da lngua (usar artigos e pronomes que concordem com os
tempos verbais de modo lgico etc.) e observando se h relaes de sentido entre as frases,
que unidas entre si transmitam de modo claro uma informao, uma opinio, uma mensagem.
Conciso
A conciso consiste em expressar com um mnimo de palavras um mximo de informaes.
Para que se redija um texto conciso, fundamental que se tenha, alm de conhecimento
do assunto sobre o qual se escreve, o tempo necessrio para revis-lo depois de pronto.
nessa reviso que muitas vezes se percebem eventuais redundncias ou repeties
desnecessrias de idias.
Formalidade e uniformidade
A formalidade consiste na observncia das normas de tratamento usuais na

correspondncia oficial.
importante salientar que a formalidade de tratamento vincula-se, tambm,

necessria uniformidade das comunicaes.
O estabelecimento de padro exige ateno a todas as caractersticas da redao oficial

e cuidado com a apresentao dos textos. O uso de papis uniformes e a correta diagramao
do texto so indispensveis para a padronizao das comunicaes oficiais.

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

Impessoalidade
A redao oficial deve ser isenta de interferncia de individualidade de quem a elabora.

O tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos constantes das comunicaes
oficiais decorre:
a) da ausncia de impresses individuais da pessoa que comunica:

independentemente de quem assina um expediente, a comunicao sempre
feita em nome do servio pblico;
b) da impessoalidade de quem recebe a comunicao: seja um cidado, seja um

rgo pblico, o destinatrio sempre considerado de forma homognea e
impessoal;
c) do carter impessoal do prprio assunto tratado: as comunicaes oficiais

restringem-se a questes referentes ao interesse pblico; no cabe nelas,
portanto, qualquer tom particular ou pessoal.
PADRONIZAO
As comunicaes oficiais devem ser sempre formais, isto , obedecem a certas regras
de forma: alm das j mencionadas exigncias de impessoalidade e uso do padro culto de 39
linguagem, imperativo, ainda, certa formalidade de tratamento.
A clareza datilogrfica, o uso de papis uniformes para o texto definitivo e a correta

diagramao do texto indispensvel para a padronizao.
Pronomes de Tratamento
Os pronomes de tratamento tem concordncia com a terceira pessoa, o verbo concorda

com o substantivo que integra a locuo e no com o pronome. Da mesma forma, os pronomes
possessivos referidos a pronomes de tratamento so sempre os da terceira pessoa.
Exemplo:
Vossa Senhoria nomear o substituto
Vossa Excelncia conhece o assunto
Redao Oficial

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
DESTINATRIO TRATAMENTO VOCATIVO ENDEREAMENTO
Ao () Excelentssimo(a)
Presidente da Repblica Senhor(a)
Excelentssimo(a)
Presidente do Congresso Vossa Excelncia Nome
Senhor(a) + cargo
Presidente do STF Cargo
Endereo
Advogado-Geral da Unio
Chefe de Estado-Maior
Chefe do Gabinete Civil da PR
Chefe do Gabinete Militar da PR
Deputado Federal
Deputado Distrital
Deputado Estadual
Desembargador
Embaixador
Governador de Estado
Governador do DF
Ministro de Estado
Ministro de Tribunal Superior
Senhor(a)
Oficial-General das Foras Armadas
Nome
Prefeito Municipal Vossa Excelncia Senhor(a) + cargo
Cargo
Presidente da Cmara Distrital (DF)
Endereo
Presidente de Assemblia Legislativa
Presidente de Cmara de Vereadores
Presidente de Tribunal
Procurador-Geral da Repblica
Procurador-Geral de Estado
Procurador-Geral do DF
Secretrio de Estado (Governos estaduais
e do DF)
40 Secretrio-Geral da PR
Senador
Vereador
Vice-Prefeito Municipal
Vice-Presidente da Repblica
Meritssimo(a) Ao() Meritssimo(a)
Auditor da Justia Senhor(a) + cargo Senhor(a)
Juiz Vossa Excelncia Meritssimo(a) + Nome
cargo Juiz(a) d...
Endereo
Ao() Senhor(a)
Presidente de Empresa Pblica, Nome
Vossa Senhoria Senhor(a) + cargo
Autarquia ou Fundao Cargo
Endereo
Autoridades em geral Ao() Senhor(a)
Funcionrios graduados Nome
Oficiais das Foras Armadas Cargo
Particulares Endereo
A Sua Magnificncia o(a)
Magnfico(a)
Vossa Senhor(a)
Reitor(a)
Magnificncia Nome
ou
Reitor de Universidade ou Magnfico(a) Reitor(a) da
Excelentssimo(a)
Vossa Excelncia Universidade...
Senhor(a) Reitor(a)
Endereo
A Sua Santidade o Papa

Papa Vossa Santidade Santssimo Padre Nome
Endereo

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Vossa Eminncia A Sua Eminncia

Reverendssimo
Reverendssima Reverendssima
ou Eminentssimo
Cardeal ou Dom Nome
e Reverendssimo
Vossa Eminncia Ttulo
Senhor Cardeal
Endereo
A Sua Excelncia
Arcebispo Excelentssimo ou Reverendssima
Vossa Excelncia
Bispo Reverendssimo Dom Nome
Reverendssima
Senhor (Ttulo) Ttulo
Endereo
Vossa A Sua Reverendssima

Monsenhor Reverendssima ou
Cnego ou Reverendssimo A Sua Eminncia
Superior Religioso Vossa Senhoria Senhor (Ttulo) Reverendssima
Reverendssima Dom
Endereo
A Sua Reverncia
Religiosos em geral Vossa Reverncia Reverendo (Ttulo) Ttulo Nome
Endereo
Fechos
Os fechos dos textos oficiais devem saudar o destinatrio, alm de fechar o texto. O
documento deve conter a assinatura e identificao do signatrio. H dois fechos diferentes 41
para todas as modalidades do texto oficial.
a) Respeitosamente: para autoridades superiores, inclusive o Presidente da Repblica;
b) Atenciosamente: para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior.
Identificao do Signatrio
Excludas as comunicaes assinadas pelo Presidente da Repblica, todas as demais

comunicaes oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do
local de sua assinatura.
A forma da identificao do signatrio deve ser a seguinte:
(espao para assinatura)

NOME EM MAISCULAS E NEGRITO
Cargo do Signatrio com Iniciais em Maisculas
Nota: Para evitar equvocos, recomenda-se no deixar a assinatura em pgina isolada do

expediente. Transfira para outra pgina ao menos a ltima frase anterior ao fecho.
Redao Oficial

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Formatao
Os documentos devero apresentar a seguinte formatao:
Nota: a formatao apresentada para documentos elaborados no BrOffice.org Writer.
Configurao de pgina
Tamanho de papel: A4 (21 cm x 29,7cm)
Orientao: Retrato
Margens: Esquerda: 3 cm
Direita: 1,5 cm
Superior: 2 cm
Inferior: 2 cm
42
Pargrafo e espaamento entre linhas
Pargrafo (recuo): primeira linha 2,5 cm
Espaamento entre pargrafos (acima): 0,5 cm
Espaamento entre linhas: simples
Alinhamento: justificado

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

Fonte
Fonte: Times New Roman
Tamanho: 12
Tipo: Normal 43
Nota: Casos em que se emprega tipo itlico:
a) Em ttulos de publicaes (livros, revistas, jornais, peridicos, etc.)

b) Em palavras estrangeiras no incorporadas ao uso comum da lngua.
Redao Oficial

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
ATOS DE COMUNICAO
Documentos Padro Ofcio
Expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofcio e o
memorando. Com o fito de uniformiz-los, pode-se adotar uma diagramao nica, que siga
o que chamamos de padro ofcio.

que o expede.
44



Nota: os pargrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que esses
estejam organizados em itens ou ttulos e subttulos.

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7


ou
Informaes Gerais
Para contextualizar todos os usurios, abaixo esto algumas observaes relevantes

para no errar na produo do seu documento:
Nos modelos de padronizao de documentos que sero apresentados neste manual,

as informaes do cabealho de todos os documentos, devem ser substitudas pelo os dados
da rea que est produzindo o documento.
Todas as unidades externas ( UC, CR, UAAF e CE) do Instituto tero o rodap para inserir
logomarcas e endereos nos documentos produzidos, conforme modelos apresentados. 45
Nos modelos oficio e oficio-circular no podero ser utilizados este padro, devendo ser
utilizado apenas o endereo do Instituto, conforme modelos.
Na utilizao da folha de despacho, deve-se considerar:
1. Que a folha deve ser usada atrs do documento;
2. No caso de anexar nova documentao ao documento principal ou ao bloco

documental, devem ser inutilizados os espaos em branco da folha de despacho
e inserida uma nova folha atrs do ltimo documento inserido (caso necessrio),
respeitando a ordem cronolgica do documento e dos despachos.
Redao Oficial

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Ofcio
Comunicao expedida exclusivamente para tratar assuntos oficiais entre rgos da

Administrao Pblica ou a particulares. O smbolo que deve ser utilizado obrigatoriamente
em ofcios o Braso da Repblica.
Nota: Todos os setores do ICMBio somente podero produzir ofcios tratando de

assuntos de sua competncia. No caso de encaminhamento para autoridades de
hierarquias superiores, deve ser encaminhada a minuta para apreciao de seu
Diretor ou do Presidente do Instituto, que em casos pertinentes sero produzidos
pela prpria Presidncia do ICMBio.
Estrutura
a) Tipo e nmero do documento, seguido da sigla do rgo que o expede;
b) Local e data em que foi expedido;
c) Destinatrio: Nome, cargo, empresa, cidade, Estado e cep;
d) Assunto: resumo do teor do documento em negrito;

46
e) Vocativo seguido de vrgula;
f) Texto;
g) Fecho: Respeitosamente (para autoridades superiores)

ou
Atenciosamente (para autoridades de mesma hierarquia);
h) Nome e cargo do signatrio responsvel pela expedio do documento.
Na prxima pgina h um modelo de ofcio para visualizao das definies acima,

considerando o formato a ser adotado.

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Redao Oficial

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Ofcio Circular
Comunicao expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas diferentes. Tem como

finalidade o tratamento de assuntos oficiais entre rgos da Administrao Pblica ou a
particulares.
Neste caso o smbolo que deve ser utilizado o Braso da Repblica.
Estrutura
f) Texto;
48
ou

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

49
Redao Oficial

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Memorando
Comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo, que podem estar

hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma
de comunicao interna.
Neste caso deve ser utilizado o smbolo do ICMBio na Identificao do rgo produtor
do documento.
Pode ter carter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposio de

projetos, idias, diretrizes, etc., a serem adotados por determinado setor do servio pblico.
Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padro ofcio, com a diferena de
que o seu destinatrio deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. No deve ser citado Nome.
Exemplos:
Sr. Diretora de Planejamento, Administrao e Logstica
Ao Sr. Coordenador de Administrao
Obs: As unidades externas (CR, UC, UAAF e CE), devero utilizar o rodap para informar
50 seus dados, como nome completo da unidade, endereo/CEP, telefone, email e
logomarca, conforme modelo para unidades externas sede. Esta informao
deve constar apenas nos modelos memorando e memorando-circular.
Estrutura
c) Destinatrio: que deve ser mencionado pelo cargo que ocupa;
e) Texto;
f) Fecho: Respeitosamente (para autoridades superiores)

ou
g) Nome e cargo do signatrio responsvel pela expedio do documento.

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

51
Redao Oficial

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
52

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

53
Redao Oficial

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Memorando Circular
Comunicao interna expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas diferentes de um

mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes.
Quanto a sua forma, o memorando circular segue o modelo do padro ofcio, com a
diferena de que os seus destinatrios devem ser mencionados pelos cargos que ocupam.
Exemplos:
Aos Senhores (as) Chefes das Unidades Avanadas de Administrao e

Finanas - UAAFs
Estrutura
c) Destinatrios: grupo a que se destina o contedo do documento, que devem ser

mencionados pelos cargos que ocupam;
54 d) Assunto: resumo do teor do documento em negrito;
e) Texto;

ou

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

55
Redao Oficial

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Despacho
Deciso proferida sobre ofcio, memorando, parecer, informao, requerimento ou

demais documentos submetidos pelas partes a seu conhecimento e soluo. Pode ocorrer
tambm despacho de encaminhamento de um rgo para outro.
O despacho pode ser favorvel ou desfavorvel pretenso do administrado. Devem

ser emitidos no prprio documento, ou, no caso de falta de espao, em folha de continuao.
Esse procedimento permite formar uma espcie de processo simplificado, que assegura
maior transparncia tomada de decises e permite que se historie sobre o andamento da
matria tratada nos documentos.
Nota: O despacho pode constituir-se de uma palavra, de uma expresso ou de um texto

mais longo.
Despacho Interlocutrio
o meio formal por que uma autoridade administrativa encaminha, apreciao de

outra, documento que havia sido submetido a sua considerao.
56 Exemplo:
De ordem.
Diretoria de Planejamento, Administrao e Logstica,
para anlise e pronunciamento.
Em 00/00/0000
Nome do Signatrio
Setor e Cargo ou funo do Signatrio
Nota: Ser disponibilizada uma guia de despachos no Sistema Gerenciador de Documentos

e Processos/SGDOC. O documento depois de produzido tramita por meio de
despachos. Cada despacho dever ser escrito dentro dos quadrados da guia de
despacho, seguindo a sequncia numrica.
Clicar no cone para imprimir a guia de despachos no SGDOC.

Imprimir Despacho

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

57
Redao Oficial

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Despacho Decisrios
o meio formal por que uma autoridade decide sobre solicitao recebida ou determina
a adoo de providncias sobre o assunto. Resolvem a questo principal, encerrando o
processo ou assunto do documento.
Estrutura
e) Texto;

ou
58

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

59
Redao Oficial

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Fax
Utilizado para a transmisso de mensagens urgentes e para o envio antecipado de

informaes sobre documentos, quando no h condies de envio por meio eletrnico.
O fax no substitui o documento original. Quando necessrio o original, ele segue

posteriormente pela via e na forma usual.
Fax no deve receber despacho, pois ele tem suas informaes apagadas com o tempo,
no tendo efeito comprobatrio.
O fax no pode constituir ou compor processo.
No recomendado o envio de documento via fax, pois no substitui o documento original.
Se necessrio o arquivamento, deve-se faz-lo com cpia xerox do fax e no com o

prprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente.
O Fax deve conter a folha de rosto, com os dados de identificao da mensagem a

ser enviada.
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Redao Oficial

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Correio Eletrnico
O correio eletrnico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na

principal forma de comunicao para transmisso de documentos. Um dos atrativos de
comunicao por correio eletrnico sua flexibilidade. Deve-se evitar o uso de linguagem
incompatvel com uma comunicao oficial.
O campo assunto do correio eletrnico deve ser preenchido de modo a facilitar a

organizao documental tanto do destinatrio quanto do remetente.
Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de correio eletrnico tenha
valor documental, para que possa ser aceita como documento original, necessrio existir
certificao digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.
Mensagens eletrnicas oriundas de email institucional so consideradas para efeito legal.
ATOS NORMATIVOS
Apostila
62
Aditamento a um ato administrativo anterior, para fins de retificao ou atualizao.
A apostila tem por objetivo a correo de dados constantes em atos administrativos ou o
registro de alteraes na vida funcional de um servidor, tais como promoes, lotao em
outro setor, majorao de vencimentos, aposentadoria, reverso atividade, dentre outros.
Geralmente, a apostila feita no verso do documento a que se referir. Pode, no entanto,

caso no haja mais espao para o registro de novas alteraes, ser feita em folha separada
(com timbre oficial), que ser anexada ao documento principal. lavrada como termo e
publicada em rgo oficial.
Estrutura
a) ttulo: denominao do documento (apostila);
b) texto: desenvolvimento do assunto;
c) data: por extenso;
d) assinatura: nome e cargo ou funo da autoridade.
Nota: Nome do signatrio com iniciais maisculas, seguido de vrgula; cargo do

signatrio com iniciais maisculas, em negrito, seguido de ponto.

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Redao Oficial

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Atestado
Documento do qual se afirma e declara a verdade de um fato, situao ou existncia,

de obrigao no necessariamente constante em livros, papis ou documentos.
Destina-se, basicamente, comprovao de fatos ou situaes transitrias, passveis

de modificaes freqentes.
Estrutura
b) texto: dever conter nome completo, naturalidade, estado civil e domiclio. No

texto no deve conter expresses como nada sabendo em desabono
de sua conduta, pessoa de meu conhecimento, etc., j que s pode
atestar quem conhece a pessoa e acredita na inexistncia de algo que a
desabone.
c) data: por extenso

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Redao Oficial

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Certido
A certido a transcrio de algo j existente, com base em documento original,

objetivando comprovar a existncia de ato ou assentamento de interesse de algum. Por esse
ato, limita-se a transladar para o documento fatos ou situaes a ser fornecido ao interessado
o que consta em arquivos da administrao. Pode ser de inteiro teor ou resumida, devendo
expressar fielmente o contedo original de onde foi extrada.
A certido deve ser escrita em linhas corridas, sem emendas ou rasuras. Deve ser
datada e assinada pelo servidor que a lavrou, conferida pelo chefe da seo e visada pelo
diretor. Pode servir de prova de ato jurdico. Sua expedio no prazo de 15 dias improrrogvel
conforme a Lei n 9.051, de 18/5/95.
Art. 1 - As certides para a defesa de direitos e esclarecimentos de situaes, requeridas

aos rgos da administrao centralizada ou autrquica, s empresas pblicas, s
sociedades de economia mista e s fundaes pblicas da Unio, dos Estados, do Distrito
Federal e dos Municpios, devero ser expedidas no prazo improrrogvel de quinze dias,
contado do registro do pedido no rgo expedidor.
Art. 2 - Nos requerimentos que objetivam a obteno das certides a que se refere esta lei,
66 devero os interessados fazer constar esclarecimentos relativos aos fins e razes do pedido.
Estrutura
a) ttulo: denominao do documento (certido);
b) texto: transcrio do que foi requerido e encontrado referente ao pedido. Deve

ser escrita em linhas corridas, sem emendas ou rasuras. Qualquer
engano ou erro poder ser retificado, empregando-se a palavra digo ou
em tempo: na linha xx, onde se l xxxxxxx, leia-se xxxxxxxx;
c) data: local e data por extenso;
d) assinatura: nome de quem lavrou a certido, cargo ou funo da autoridade e

visto do titular da unidade organizacional que a autorizou.

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Redao Oficial

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Ata
Registro resumido e claro de fatos, ocorrncias, resolues e decises de assemblias

numa sesso de corpo deliberativo ou consultivo, conselhos, congregaes, ou outras
entidades semelhantes, de pessoas reunidas para determinado fim.
A Ata documento de valor jurdico. Por essa razo, deve ser lavrada de tal maneira
que no possam introduzir modificaes posteriores. Para se evitar fraudes, possvel fazer
o registro das atas no Cartrio de Ttulos e Documentos.
No se fazem pargrafos ou alneas: escreve-se tudo seguidamente, para evitar que,

nos espaos em branco, se faam acrscimos.
No se admitem rasuras. Para ressalvar erro constatado durante a redao, usa-se

a palavra digo, depois da qual se repete a palavra ou expresso anterior ao mesmo erro.
Exemplos:
Aos dezesseis dias do ms de agosto, digo, do ms de setembro de mil

novecentos e setenta e quatro, reuniu-se o......
Quando se constata erro ou omisses aps a redao, usa-se a expresso em tempo,

68
que colocada aps o escrito, seguindo-se a emenda ou acrscimo.
Exemplos:
Em tempo: na linha onde se l abono, leia-se abandono.
Em caso de contestaes ou emendas ao texto apresentado, a ata s poder ser

assinada depois de aprovadas as correes.
Como a ata deve ser um registro fiel dos fatos ocorridos em determinada reunio, sua
linguagem deve ser simples, clara e concisa.
Em geral, a pessoa encarregada de escrever (lavrar) a ata escolhida pelos participantes

da reunio ou algum previamente indicado para isso. Essa pessoa redige a ata durante a
realizao da reunio e l para os participantes ao seu final. Pode ainda tomar notas e redigir,
posteriormente, submetendo aprovao dos participantes na reunio seguinte.
Assinam a ata, geralmente, todas as pessoas presentes reunio ou assinada

somente pelas pessoas que presidiram a sesso (presidente e secretrio), e seu contedo
dado publicidade, para conhecimento dos interessados ou para fins de legalizao.
A ata de uma reunio ser lida e aprovada na reunio seguinte.

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Estrutura
a) ttulo: denominao do documento (Ata) seguida do nmero da reunio e nome

a Diretoria ou Coordenao;
b) abertura: registra a natureza da reunio, a data e o local de sua realizao,

informando o nome dos participantes. Nesta parte do documento os
nmeros devem ser escritos por extenso;
c) texto: local onde se faz o relato dos principais acontecimentos e das decises
tomadas. Deve ser escrito em um nico bloco sem espao entre as linhas,
sem a utilizao de pargrafos;
d fecho: quase inaltervel: nada mais havendo a tratar, o senhor Presidente

declarou encerrada a sesso, de que eu, (nome), Secretrio, lavrei a
presente ata, a qual assino com o senhor Presidente.
e) assinatura: do Diretor-geral e demais Diretores presentes.
Nota: Os nmeros so grafados por extenso.

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Redao Oficial

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Redao Oficial

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Portaria
Documento de ato administrativo interno que a autoridade competente, expede

instrues sobre a organizao e funcionamento do Instituto, que contm instrues acerca
da aplicao de leis, regulamentos, recomendaes de carter geral, normas de execuo de
servio, gesto administrativa com referncia a pessoal (nomeao, demisso, designao,
elogio, punio, etc) ou orientar a aplicao de textos legais e disciplinar matria no regulada
em lei, alm de outros atos de sua competncia.
Estrutura
a) ttulo: denominao do documento (portaria), nmero e a data de assinatura do ato;
b) ementa: parte do ato que sintetiza o contedo da portaria, permitindo de modo

imediato, o conhecimento da matria legislada.
c) texto: contendo detalhamento dos dispositivos da portaria;
d) assinatura: nome por extenso devendo ser escrito com todas as letras em maisculas.
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Redao Oficial

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Nota Tcnica
o instrumento de comunicao interna ou externa que expressa um juzo ou opinio

sobre questo tcnica, administrativa ou financeira com vistas a esclarecer dvidas ou
indagaes acerca de matrias de interesse do Instituto.
Estrutura
c) Destinatrio que deve ser mencionado pelo cargo que ocupa;
e) Texto;
f) Assinatura e cargo do tcnico responsvel pela expedio do documento

juntamente com o de acordo do diretor.
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Redao Oficial

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Instruo Normativa
Ato administrativo a respeito do modo e forma de execuo de determinado servio

pblico, expedida pelo superior hierrquico, com o intuito de orientar os subordinados no
desempenho das atribuies que lhes so afetas e assegurar a unidade de ao.
Estrutura
a) ttulo: denominao do documento, nmero seguido da sigla do rgo que o

expede e data de assinatura;
b) ementa: parte do ato que sintetiza o contedo da instruo normativa;
c) texto: contendo detalhamento dos dispositivos da instruo normativa;
d) assinatura: nome e cargo do signatrio por extenso.
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Redao Oficial

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Ordem de Servio
Expediente de carter interno de uma unidade organizacional, mediante o qual seu

titular fixa comandos de trabalho. Determinaes dirigidas aos responsveis por obras ou
servios pblicos, autorizando o seu incio ou contendo imposies de carter administrativo,
ou especificaes tcnicas sobre o modo e forma de sua realizao.
Estrutura

b) ementa: parte do ato que sintetiza o contedo da ordem de servio;
c) texto: contendo detalhamento dos dispositivos da ordem de servio;
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Parecer
Expresso de um juzo, contendo pronunciamento, recomendao, determinao

ou opinio sobre questo tcnica, jurdica, administrativa ou financeira, sob a apreciao
da ICMBio.
Estrutura
a) ttulo: denominao do documento e nmero seguido da sigla do rgo que o

expede;
b) ementa: parte do ato que sintetiza o contedo do parecer;
c) texto: contendo detalhamento da deciso do parecer;
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Resoluo
Ato administrativo expedido pelas autoridades do executivo ou pelos presidentes de

tribunais, rgos legislativos e colegiados administrativos, para disciplinar matria de sua
competncia especfica.
Estrutura
a) ttulo: denominao do documento, nmero e data de assinatura;
b) ementa: parte do ato que sintetiza o contedo da resoluo;
c) texto: contendo detalhamento dos dispositivos da resoluo;
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Redao Oficial

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REFERNCIAS
Normas da ABNT - Associao Brasileira de Normas Tcnicas:
NBR 5892 Normas para datar
NBR 6027 Sumrio
NBR 6023 Informao e documentao Referncia Elaborao

- NBR 6024 Informao e documentao Numerao progressiva das sees de
um documento escrito Apresentao
Manual de Organizao de Referncias e Citaes Bibliogrficas para Documentos

Impressos e Eletrnicos Gildenir Carolino Santos e Rosemary Passos, Editora Autores
Associados
Manual de Redao da Presidncia da Repblica
Manual de Redao e de Atos Oficiais - ANA

84
Manual de Redao da Cmara dos Deputados
Manual de Comunicao Escrita Oficial SETR e DER
Manual de Redao Oficial do Tribunal de Contas do Distrito Federal
Manual de Editorao de Correspondncias e Atos Administrativos da ANEEL
Manual de Redao da ANATEL

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ANEXO II
Logomarca ICMBio
O Manual de Identidade Visual do ICMBio pode ser encontrado no site com todas as
orientaes sobre a formatao da logomarca.
85
A logomarca dever ser utilizada em todos os documentos produzidos na Instituio,

salvo o caso expresso neste manual.
Logomarca ICMBio

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ANEXO III
Guias de Remessa de Correspondncia e Malote
Neste anexo so apresentadas as GUIAS DE REMESSA DE CORRESPONDNCIA -

GRC e GUIA DE REMESSA DE MALOTE GRM.
Ser obrigatria a numerao das pginas da guia de remessa.
A GRC deve ser usada apenas quando o envelope de correspondncia for usado para
enviar mais de um documento.
87
No caso da GRC deve-se observar a seguinte orientao para o seu correto
preenchimento no campo N Registro Correio:
a. A Unidade deve solicitar na agncia dos correios mais prxima, as etiquetas para
carta registrada, sedex, PAC ou outro servio a ser utilizado, tornando possvel
etiquetar as correspondncias (envelope) na prpria Unidade. Desta forma ser
possvel identificar na GRC o nmero de identificao dos correios, lembrando
que est informao obrigatria.

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ANEXO IV
Quadro de Aes sobre Processos
AES QUE PODEM SER REALIZADAS COM O PROCESSO
Quem pode
AO O que ? Termo Observaes
realizar?
Devero ser
avaliadas as
informaes
a unio de dois constantes nos
ou mais processos processos e a
que no podero relao entre eles,
ser separados sob considerando
Juntada por Protocolo
Anexao nenhuma hiptese, processo principal
Anexao Geral e UP
passando a existir e acessrio. Aps
apenas o nmero anexao, anotar na
de protocolo do capa do processo
principal. o nmero do
processo inserido. 91
No existe a ao
DESANEXAR.
O processo que tem
o pedido fica em
a juntada de segundo lugar e o
dois ou mais Termo de Juntada
processos, onde por Apensao
cada um manter no processo mais
Apensao o seu nmero de antigo, que ficar
Apensao Geral e UP
protocolo original, em primeiro lugar,
e aps a deciso onde tambm
final, podero ser dever ser anotado
separados . o nmero do
processo que est
sendo apensado.
A desapensao s
a separao poder ocorre antes
de processos do arquivamento do
apensados, processo.
Desapensao devendo constar Protocolo A anotao do
Desapensao
em cada processo Geral e UP apenso feita na capa
o despacho do processo deve
solicitando a ser tornada sem
desapensao. efeito.

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Quem pode
realizar?
vedada a retirada
da folha ou pea
inicial do processo.
Conservar a
a retirada de numerao
Onde
peas do processo, original das peas,
Desentranhamento Desentranhamento estiver o
mediante permanecendo vago
processo
despacho. o nmero de folha(s)
correspondente(s)
ao
desentranhamento.
No existe a ao
a separao
de parte da Os documentos
documentao Protocolo retirados, devem
de um processo, Geral ser conforme
Desmembramento Desmembramento
para formar e UP descrito no manual
outro, ocorrendo e renumerando suas
mediante pginas.
92 despacho.
Motivos para
encerramento:
indeferido ou
deferido o pleito,
executado atendimento
quando finalizado da demanda,
Encerramento de Protocolo
o processo, ou Encerramento desistncia do
processo Geral e UP
quando exceder o interessado
nmero de folhas. ou a falta de
movimentao,
por mais de um
ano, por parte do
interessado.
Os documentos
no podem ser
desmembrados para
utilizada quando
abertura de volume.
Abertura de um processo Protocolo
Abertura de Volume A primeira folha
volume excede a 200 Geral e UP
dever ser o termo e
folhas.
numerado seguindo
a seqncia do
primeiro volume.

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ANEXO V
Guias de Arquivo e Espelhos de Identificao
Os modelos de guias para uso do servio de arquivo so:
1. Guia de Arquivamento para documentos;
2. Guia de Arquivamento para processos;
3. Espelho de identificao de caixas-arquivo;

93
4. Espelho de identificao de pastas a-z.
A seguir esto os quatro modelos que devem ser usados com padro no mbito
do Instituto.

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Guias de Arquivo

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97
Espelhos de Identificao

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Anotaes
98

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Anotaes
99
Anotaes

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Anotaes
100

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Anotaes
101
Anotaes

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Anotaes
102

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Anotaes
103
Anotaes

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Anotaes
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Ministrio da Sade
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MANUAL DE GESTO DE DOCUMENTOS

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Braslia DF
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Secretaria-Executiva
Subsecretaria de Assuntos Administrativos

Braslia DF
2013
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2013 Ministrio da Sade.

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venda ou qualquer fim comercial. A responsabilidade pelos direitos autorais de textos e imagens desta obra da rea tcnica. A
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Tiragem: 1 edio 2013 800 exemplares
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MINISTRIO DA SADE MINISTRIO DA SADE
Secretaria-Executiva Secretaria-Executiva
Subsecretaria de Assuntos Administrativos Subsecretaria de Assuntos Administrativos
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E-mail: seged@saude.gov.br E-mail: editora.ms@saude.gov.br
Colaborao: Equipe editorial:

Andr Luiz M. de Arajo Normalizao: Daniela Ferreira Barros da Silva
Cludia Dias Geraldes Reviso: Marcia Medrado Abrantes e Khamila Silva
rika Silvana Gonalves de Menezes Capa e diagramao: Alisson Albuquerque
Eva Vilma Barbosa Soares Projeto grfico: Marcelo S. Rodrigues
Laiane Mara Borges Ernesto Superviso editorial: Dbora Flaeschen
Luciano do Rego Silva
Tatiane Braz de Oliveira
Impresso no Brasil / Printed in Brazil
Ficha Catalogrfica
Brasil. Ministrio da Sade. Secretaria-Executiva. Subsecretaria de Assuntos Administrativos.
Manual de gesto de documentos: metodologia de arquivo / Ministrio da Sade, Secretaria-Executiva, Subsecretaria de As-
suntos Administrativos. Braslia : Editora do Ministrio da Sade, 2013.
146 p. : il. (Coleo arquivo)
ISBN 978-85-334-2004-5
1. Documento. 2. Gesto da informao. 3. Capacitao . I. Ttulo. II. Srie.
CDU 005.92
Catalogao na fonte Coordenao-Geral de Documentao e Informao Editora MS OS 2013/0132
Ttulos para indexao:

Em ingls: Manual of documents management: file methodology
Em espanhol: Manual de gestin de documentos: metodologa de archivo

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Sumrio
Apresentao............................................................................................................................................................................ 5
1 Conceitos................................................................................................................................................................................. 7
2 Gesto de Documentos..................................................................................................................................................13
2.1 Documentos Oficiais ......................................................................................................................................................13
3 Trabalhando com Expedientes...................................................................................................................................25

3.1 Registro de Expedientes ...............................................................................................................................................25
3.2 Andamento de Expediente ..........................................................................................................................................36
4 Trabalhando com Processos.........................................................................................................................................75
5 Classificao..................................................................................................................................................................... 113
6 Procedimentos de Arquivo........................................................................................................................................ 125

6.1 Transferncia de Documentos.................................................................................................................................. 125
6.1.1 Transferncia de Documentos dos Recursos Humanos............................................................................... 132
6.2 Eliminao de Documentos ..................................................................................................................................... 132
6.3 Acesso aos Documentos............................................................................................................................................. 135
6.3.1 Consulta........................................................................................................................................................................ 135
6.3.2 Emprstimo.................................................................................................................................................................. 136
6.3.3 Desarquivamento ..................................................................................................................................................... 137
Glossrio................................................................................................................................................................................ 139
Referncias............................................................................................................................................................................ 143

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Apresentao
A Coordenao-Geral de Documentao e Informao (CGDI), por meio da Coordenao de Ar-

quivo e Gesto de Documentos (ARQUIVO), com vistas qualificao e consolidao das prticas da
Gesto de Documentos do Ministrio da Sade, desenvolveu o Manual de Gesto de Documentos Me-
todologia de Arquivo como instrumento auxiliar ao curso de Capacitao em Gesto de Documentos, que
tem o objetivo de habilitar os servidores do Ministrio da Sade, no que tange aplicao da metodologia
arquivstica e no uso de ferramentas de controle e acompanhamento de documentos, com o intuito de
desenvolver capacidades e atitudes que permitam o aprimoramento de sua competncia profissional.
Nesse sentido, o manual tem a finalidade de disseminar, para o pblico interno do Ministrio
da Sade, o contedo ministrado no Curso de Gesto de Documentos oferecido pela Diviso de Docu-
mentos Arquivsticos (DIDOC), por meio do Servio de Gesto de Documentos Arquivsticos (SEGED).
Toda a prtica e os mtodos relacionados metodologia de gesto documental esto contem-

plados no manual, que conta com exemplos didticos para auxiliar o servidor no desenvolvimento das
atividades e procedimentos de produo de documentos, protocolo e arquivo.
O presente manual est dividido em trs partes: a primeira se refere aos procedimentos relacio-
nados elaborao, ao registro e ao trmite de documentos; a segunda parte ensina como classificar
um documento; e a terceira traz toda a metodologia adotada para as transferncias e emprstimos de
documentos pelo Servio de Arquivo.

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
1C
CONCEIT
TOS
1 Conceitos
Do
ocumento o: toda a informao (elem mento refe erencial ou u dado) re egistrada em
um
m suporte (material, base), u utilizada ppara estud do, prova e pesquissas. Veja a os
exe
emplos a seguir:
Documento: toda a informao (elemento referencial ou dado) registrada em um suporte
(material, base), utilizada para estudo, prova e pesquisas. Veja os exemplos a seguir:
Fi
Figura EExemplo
gura1 1Exemplo d
de docum
de documentos mentos
Fonte: Autoria prpria.
Fo
onte: Autoria
a prpria.

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Su
uporte: material
m no
o qual so registra
adas as iinforma
es. Ex.: papel, film
me,
CD
D, DVD, disquete, e
entre outro
os.
Suporte: material no qual so registradas as informaes. Ex.: papel, filme, CD, DVD, disquete,
Figura 2 Tipos de
entre outros. d suporte
e
Figura 2 Tipos de suporte
Fonte: Auttoria prpria

a.
Esspcie: re eunio de documen ntos confo orme o seeu formato (configu urao fssica
de um supo orte de accordo com m a sua n natureza e o modo como foi produzid do).
Exx.: ata, carrta, decretto, folheto
o, fotograffia, memorando, ofcio, plantta, relatriio.

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Espcie: reunio de documentos conforme o seu formato (configurao fsica de um suporte

de acordo com a sua natureza e o modo como foi produzido). Ex.: ata, carta, decreto, folheto, fotografia,
memorando, ofcio, planta, relatrio.
Figura 3 Exemp
plos de esspcies do
ocumentais
Figura 3 Exemplos de espcies documentais
Fonte: Au
utoria prpria.
pologia: jjuno da
Tip a espcie documen
ntal mais a funo/a
atividade que motivvou
approduo do docum mento.
gura 4 E
Fig Exemplo de
d tipologiia docume
ental

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Fonte: Au
utoria prpria.
pologia: jjuno da
Tip a espcie documen ntal mais a funo/a atividade que motivvou
ap Tipologia: juno
produo do docum da espcie
mento. documental mais a funo/atividade que motivou a produo do
documento.
gura 4 E
Fig Exemplo de d tipologiia docume
Figura 4 Exemplo de tipologia documental
ental

Fon
nte: Autoria prpria.
Informao: ideia ou mensagem contida em um documento.
10

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Infformao
o: ideia ou
u mensage
em contid
da em um documen
nto.
Do ocumento o de Arqu uivo: toda a informao registrrada, original, nica a e autnttica

que resulta da acum mulao de e docume entos, em m qualquer suporte, produzid dos
ou recebido os,deno
Documento exxerccio
Arquivo: de
e suas
toda informao competnc
registrada, cias,
original, nica funes
e autntica e atividades po
que resulta
um
dama pessoa
acumulao a fsica ou
de u jurdica.
documentos, em qualquer suporte, produzidos ou recebidos, no exerccio de suas
competncias, funes e atividades por uma pessoa fsica ou jurdica.
Figgura
Figura 5E Exemplos
5 Exemplos d docume
de
de documentos entos
de arquivo de arrquivo

Fonnte: Autoria
a prpria.
Arrquivo: co onjunto de
e documeentos prod duzidos e recebidoss por rg
os pbliccos
insstituies de car ter pblicco, entidades privvadas e pessoas fsicas em
decorrncia do exercccio de ssuas ativid ualquer que seja o suporte da
dades, qu
infoormao ou a natureza do d documento o.
Figura 6 Conceitto de arqu

uivo
11
a.

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Fonnte: Autoria
a prpria.
Arrquivo: co onjunto de e docume entos prod duzidos e recebidoss por rg os pbliccos,

decorrncia do exerc
Arquivo: ccio
conjunto de de ssuas ativid
documentos dades,
produzidos quualquer
e recebidos que pblicos,
por rgos suporte da
seja o instituies
infoormao ou a natureza do d
de carter pblico, entidades documento
privadas e pessoas o.
fsicas em decorrncia do exerccio de suas atividades,
qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza do documento.
uivo
Figura 6 Conceito de arquivo
Fonte: Auttoria
Fonte: Autoria prpria
prpria. a.
12

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2 Gesto de Documentos
A gesto de documentos o conjunto de procedimentos e de operaes tcnicas referentes

produo, tramitao, ao uso, avaliao e ao arquivamento de documentos em fase corrente e inter-
mediria, visando sua eliminao ou seu recolhimento (BRASIL, 1991).
A aplicao desta tcnica permite que o Ministrio da Sade controle e acompanhe toda a sua
documentao, seja ela produzida ou recebida, garantindo a uniformizao de procedimentos; eficin-
cia na recuperao da informao; racionalizao da produo documental; criao e manuteno de
documentos de forma acessvel, inteligvel e utilizvel; transparncia e desburocratizao do Estado;
legalidade dos atos administrativos; destinao correta dos documentos; e a recuperao da informa-
o de forma gil.
Alm disso, a gesto de documentos proporciona s unidades do Ministrio da Sade condi-

es para que as demandas, dos cidados e internas, relacionadas prestao de informaes sejam
atendidas de forma gil e correta.
2.1 Documentos Oficiais

Documento emanado do poder pblico ou de entidades de direito privado capaz de produzir
efeitos de ordem jurdica na comprovao de um fato.
Comunicao oficial
A comunicao oficial a troca de mensagens e informaes entre os diversos rgos do servi-
o pblico. Sendo assim, alm dos conceitos bsicos de uma boa redao, existem fundamentos essen-
ciais padronizao dos documentos, no uso de frmulas, na esttica e na caracterstica da linguagem
a ser utilizada na elaborao de tais documentos.
Exemplos de comunicaes oficiais:
Memorando: comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo, que podem

estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de
comunicao eminentemente interna. (Manual de Redao da Presidncia da Repblica).
Ateno: Todas as unidades do MS podem produzir memorandos, desde que sejam unidades
formais e que os assuntos tratados sejam de sua competncia.
O que isso significa na prtica?
Memorando: comunicao entre unidades da estrutura formal do MS.
13

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O que isso sig

gnifica na
a prtica?
?
Memorando: ccomunica
ao entre
e unidadess da estru
utura formal do MS..
Fig
gura 77 Comunicao
Figura C
Comunicaovia
viamemorando
m
memorando
o

Fon
Co
omo fazer
r umfazer
Como memmorando?
?
um memorando?
A caraccterstica principal do memo orando a agilidad de, devenndo
A caracterstica principal do memorando a agilidade, devendo sua tramitao pautar-se pela
sua ttramitaoo pautar-se pela rrapidez e simplicid dade. Vissando atin ngir
rapidez e simplicidade. Visando atingir esse objetivo e facilitar as atividades do servio pblico, o Manual
esse objetivo e facilitarr as ativid
dades do servio pblico, o Manual da
da Presidncia da Repblica
Presidncia d
da Repbpadronizou
blica pad a forma e aaestrutura
dronizou forma a doe memorando.
a estrutura
e do
memo orando.
Estrutura
E
Estrutura
1) Tipo e nmero do documento, seguido da sigla do rgo que o elabora.
1) Tipo e nmero o do docu umento, se a sigla do rgo que o
eguido da
2) Local eelabo
data em que foi elaborado.
ora.
2) Locaal edeve
3) Destinatrio: data ser
e
emmencionado
que foi elaborad
pelodo.
cargo que ocupa.
3) Dest
4) Assunto: tinatrio:
resumo doddeve serdocumento
teor do m
menciona
ado
empelo ccargo que ocupa.
negrito.
4) Assu unto: resu
umo do teo
or do docu umento em negrito o.
5) Fecho: respeitosamente para autoridades superiores ou atenciosamente para autoridades
de5) Fech
mesma ho: resp
peitosamente para
hierarquia. a autorid
dades su uperiores ou
atennciosamente para autoridad des de me
esma hiera arquia.
6) Nome e cargo do remetente responsvel pela expedio do documento.
14

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6) Nom
me e cargo do rem
metente re
esponsve
el pela exxpedio do
docu
umento.
Figura 8 Exemplo de Me
emorando
o
Figura 8 Exemplo de Memorando
Fonte: Manual da Presidncia da Repblica.
Lem
mbrete::
Om
memoraandoaacomu unicaoaserrenviad daaos
DSEEI,ncle
eosestaduais,,institu
utos,ho
ospitaiss
15
fede
eraisettc.
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Lembrete:
O memorando a comunicao a ser enviada aos DSEI, ncleos estaduais, institutos, hospitais
federais etc.
Erros comuns ao fazer um memorando: colocar braso, endereo, smbolos, rodap e numerar
a primeira folha.
16

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Erros comuuns ao fa
azer um m memorand
do: coloca
ar braso
o, endereo, smbollos,
dap e nu
rod umerar a primeira
p fo
olha.
Fig
gura 9 M e Memorando errad
Modelo de do
Figura 9 Modelo de Memorando errado

Fon
17

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Memorando-Circular: co omunicao interna

a com divversas cppias dirigid
das
a uniddades differentes de uma mesma institui o que podem
p esstar
hierarq
quicamentte em mesmo nvell ou em nveis diferrentes.
O me emorando o-circular tem ba asicamentte a m mesma estrutura

e do
Memorando-Circular: comunicao interna com diversas cpias dirigidas a unidades diferentes
memor rando. No o campo ttulo e nmero, deve ser s includ da a pala avra
de uma mesma instituio que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes.
circulaar e, no ccampo de estinatrio o, deve-sse listar todos os destinatrd rios
O memorando-circular
que devem tom mar conh tem basicamente
hecimento a mesma estrutura do memorando.
o do asssunto tratado no documen No campo ttulo
nto.
e nmero, deve ser includa a palavra circular e, no campo destinatrio, deve-se listar todos os desti-
Exemp plo:
natrios que devem tomar conhecimento do assunto tratado no documento. Exemplo:
Figurra1010
Figura Exxemplo
Exemplo de
e Memora ando-Circu
de Memorando-Circular ular
18

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Ofcio: modalidade de comunicao oficial que tem como finalidade o

tratamento de assuntos oficiais pelos rgos da administrao
pblica entre simodalidade
Ofcio: e tambm de
com particulares.
comunicao oficial que tem como finalidade o tratamento de assuntos
oficiais pelos
Ateno: rgos
Todos os da administrao pblica
rgos/unidades do MSentre si e tambm
podem comofcios,
produzir particulares.
desde que sejam unidades formais e que os assuntos tratados sejam de
Ateno: Todos os rgos/unidades do MS podem produzir ofcios, desde que sejam unidades
sua competncia.
Ofcio: comunicao entre as unidades do Ministrio da Sade com
Ofcio:
outros rgos dacomunicao
administrao entre as unidades
pblica do Ministrio da Sade com outros rgos da adminis-
e particulares.
trao pblica e particulares.
Figura 11 Comunicao via ofcio
[MMA1] Comentrio: Correo
SecretariaExecutiva(SE)

e

Funasa

Como fazer um ofcio?
A caracterstica principal do ofcio a comunicao entre os rgos pblicos ou privados. O
nicoAsmbolo
caracterstica
que deveprincipal doobrigatoriamente
ser utilizado ofcio a comunicao
em ofcios entre osda Repblica.
o braso
rgos pblicos ou privados. O nico smbolo que deve ser utilizado
obrigatoriamente
Estruturaem ofcios o braso da Repblica.
Estrutura1) Tipo e nmero do documento, seguido da sigla do rgo que o expede.
1) 2)
Tipo e nmero
Local e data emdoque
documento, seguido da sigla do rgo que o
foi expedido.
expede.
3) Destinatrio: nome, cargo, empresa, cidade, estado e CEP.
2) Local e data em que foi expedido.
4) Assunto: resumo do teor do documento em negrito.
de mesma hierarquia.
5) Fecho: respeitosamente para autoridades superiores ou
6) Nome e cargo do remetente
atenciosamente responsvel
para autoridades pela expedio
de mesma do documento.
hierarquia.
19

6) Nome e cargo do remetente responsvel pela expedio do
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documento.
Figura 12 Exemplo de Ofcio
Fonte: Manual de Redao da Presidncia da Repblica.
Despacho: a deciso ou ordem proferida por quem de direito para dar continuidade s
Despacho: a deciso ou ordem proferida por quem de direito para dar
aes presentes no documento.
continuidade s aes presentes no documento.
20

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Ateno: despacho no um novo documento e no precisa de registro no Sistema Integrado

de Protocolo e Arquivo (SIPAR).
A caracterstica principal do despacho evitar o aumento desnecessrio de documentos que

tratem do mesmo assunto e proporcionar celeridade aos atos do servio pblico.
Qualquer solicitao ou informao inerente ao documento ser feita por meio de despacho,
em Folha de Despacho, a ser includa no final do documento, utilizando-se tantas folhas quanto forem
necessrias.
Como fazer um despacho?
Estrutura
1) Fonte: deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12, no texto em geral, 11
nas citaes e 10 nas notas de rodap; para smbolos no existentes na fonte Times New
Roman, poder-se- utilizar as fontes Symbol e Wingdings.
2) Despacho referente: identificao do documento a que o despacho se refere. Posicionam-se

na margem esquerda e a 5,5 cm da borda superior do papel. Exemplo: Despacho referente ao
Memorando n 123/SAA/SE/MS.
3) Registro SIPAR n: citar o nmero de registro SIPAR do documento principal. Posiciona-se na

linha abaixo do despacho referente. Exemplo: Registro SIPAR n 25000.000322/2005-09.
4) Destinatrio do despacho: deve constar duas linhas abaixo do registro SIPAR. O destinatrio
mencionado pelo cargo que ocupa. Exemplo: Ao () Sr.(a) Subsecretrio(a) de Assuntos
Administrativos.
5) Texto: desenvolvimento do teor do despacho. O primeiro pargrafo se inicia a duas linhas do

Destinatrio do Despacho e o incio de cada pargrafo do texto deve ter 2 cm de distncia da
margem esquerda; o campo destinado margem lateral esquerda ter, no mnimo, 3,0 cm de
largura e o campo destinado margem lateral direita ter 1,5 cm.
6) Data: dever ser centralizada a duas linhas abaixo do texto.
7) Identificao do signatrio: o nome e o cargo da autoridade que expede o despacho devem ser digita-
dos duas linhas abaixo da data e devem ser centralizados.
8) De acordo com a Portaria MS/GM n 1.864, de 4 de agosto de 2011, obrigatrio continuar a

numerao das pginas de acordo com o documento que est recebendo o despacho, no rodap,
no canto inferior direito.
21

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Figura13pg25errada,trocarporesta
Figura 13 Exemplo de Folha de Despacho

Lembrete:
O despacho no dever ser registrado no SIPAR!
O despacho no poder ser dado no verso e em nenhum outro local do documento oficial.
Utilizar sempre a folha de despacho conforme est no modelo.

Pode ser utilizada a frente e o verso da folha de despacho.
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Figura14pg27errada,trocarporesta:
Figura 14 Erros comuns ao fazer um despacho
Registrodeexpedienteexternopg34noestaemnegrito
Todososimportantesnoestoemnegritonememvermelho
Figura16pg36faltaaspasnofinaldottulo.
Figura17pgpg40ottuloestaerradodevesermudadoparaExemplo:Ondeaporo
carimboderegistroSIPAR
RegistrosAdicionais,MotivodoCancelamentoeCancelarDocumentopg41noesto
emnegrito
Figurareferenteaoitem3estacortadapg42
OtextoINTERNASdoMinistriodaSadenoestaemnegritopg43 23
Otextotramitandoexpedientesfisicamentepg44noestaemnegrito.
OtextonofazempartedaestruturadiretadoMinistriodaSade,ousejargos
EXTERNOSdaAdministraoPblicaFederalouEstadualpg57noestaemnegritoeem
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3 TRABALHANDO COM EXPEDIENTES
3 Trabalhando com Expedientes

3.1 Registro de expedientes
O registro a atividade de digitar os elementos identificadores de cada

documento em sistema prprio, para fins de controle.
3.1 Registro de Expedientes
Todos os documentos produzidos e recebidos pelas unidades do
O registro a atividade de digitar os elementos identificadores de cada documento em sistema
Ministrio da Sade devem ser registrados no Sistema Integrado de Protocolo
prprio, para fins de controle.
e Arquivo (SIPAR), conforme preconiza a Portaria MS/GM n 1.864, de 4 de
agosto Todos
de 2011.
os documentos produzidos e recebidos pelas unidades do Ministrio da Sade devem ser
registrados no Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo (SIPAR), conforme preconiza a Portaria MS/GM n
1.864, deExistem
4 de agostoalgumas
de 2011. maneiras de registrarmos os expedientes de arquivo
recebidos e produzidos pelo MS no SIPAR; vejamos a seguir:
Existem algumas maneiras de registrarmos os expedientes de arquivo recebidos e produzidos
pelo MS Registro de expediente
no SIPAR; vejamos a seguir: interno
Registro de expediente interno
1) V ao menu DOCUMENTOS e d um clique com o boto esquerdo do
mouse1)em REGISTRO.
V ao menu DOCUMENTOS e d um clique com o boto esquerdo do mouse em REGISTRO.
25

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2) D um clique com o boto esquerdo do mouse em REGISTRO DE

DOCUMENTO INTERNO.
2) D um clique com o boto esquerdo do mouse em REGISTRO DE DOCUMENTO INTERNO.
Explicando os campos:
3) Preenchendo os campos do registro:
Insumo Estratgico para Sade (IES): os expedientes referentes a
3)
insumo estratgico Preenchendo
para sade
Explicando os campos
devero
os campos: estardoidentificados
registro: fisicamente com o
carimbo Insumos Insumo
Estratgicos de Sade. Esse carimbo aposto pelos
Estratgico para Sade (IES): os expedientes referentes a insumo estratgico para sade
tcnicos das devero
reas que realizam afisicamente
estar identificados anlise comdo expediente; s assim,
o carimbo Insumos a opo
Estratgicos de Sade. Esse carimbo
sim dever ser marcada. Caso o expediente interno no tenha esse carimbo,
aposto pelos tcnicos das reas que realizam a anlise do expediente; s assim, a opo sim dever ser
dever ser marcada
marcada.aCaso
opo no. interno no tenha esse carimbo, dever ser marcada a opo no.
o expediente
Figura 15 Modelo
Figura 15 Modelo do Carimbo
do Carimbo Insumos
Insumos Estratgicos
Estratgicos de Sade
de Sade

Registro: ondeRegistro: ondedisponibiliza

o sistema o sistema disponibiliza
o nmero o nmero do registro.O
do registro. O campo
campo preenchido
automa-
preenchidoticamente pelo SIPAR.

automaticamente pelo SIPAR.
Data do documento: data da criao do expediente. Aquela que est escrita no expediente
Data do documento: data da criao do expediente. Aquela que est
(no a data do cadastramento no Sistema).
escrita no expediente (no a data do cadastramento no Sistema).
Tipo de suporte: o material no qual a informao do documento est gravada. Ex.: papel.
Tipo de suporte: o material no qual a informao do documento est
Prazo de pendncia: informar o prazo total para que o documento conclua seus trmites. Caso
gravada. Ex.: papel.
o expediente contenha, de forma expressa, um prazo para a sua resposta, esse prazo dever obrigato-
Prazo de pendncia: informar
riamente ser inserido neste o prazo total para que o documento conclua
campo.
seus trmites. Caso o expediente contenha, de forma expressa, um prazo
para a sua resposta, esse prazo dever obrigatoriamente ser inserido neste
campo.
26
Tipo de documento: escolher o tipo documental que ser cadastrado. Ex.:
Memorando, Ofcio, Contrato.
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Tipo de documento: escolher o tipo documental que ser cadastrado. Ex.: Memorando, Ofcio,
Contrato.
Nmero Original: este campo deve ser preenchido da forma como est no documento. Ex.: Me-
morando n 011/2012/SEGED/DIDOC/ARQUIVO/CGDI/SAA/SE.
Acesso: definio do grau de sigilo do documento. Se o expediente ostensivo, poder ser

acessado por todos. Caso tenha algum grau de sigilo, o seu acesso ser limitado ao usurio com permis-
so. Vale lembrar que, para a atribuio de qualquer grau de acesso diferente do ostensivo, necessrio
ter competncia legal para tal.
Resposta ao: informar se o documento registrado tem, em seu texto, resposta a outro docu-
mento ou processo. Ex.: o processo de pagamento 25000.000012/2012-56 uma resposta ao processo
25000.000378/2011-48.
Importante
Esse campo no trata de anexao, apensao ou insero. somente para informar que o expediente foi
criado como uma resposta a um expediente j existente.
Classificao arquivstica: escolha a classificao do documento entre os cdigos da relao de

acordo com o assunto abordado em seu contedo.
Referncia ao registro: informar se o expediente cadastrado faz referncia a outro expediente

ou processo. Ex.: o memorando 25000.004789/2012 faz referncia ao ofcio 25000.000569/2011-17.
Importante
Esse campo no trata de anexao, apensao ou insero. somente para informar aos usurios que
existem processos ou expedientes tramitando e que tratam de um mesmo assunto ou assuntos cor-
relatos.
Palavra-chave: preencher os campos com palavras que representem o expediente e que sero
utilizadas para futuras pesquisas.
Resumo do documento: descrever, nesse campo, o contedo do documento de forma sucinta

e bem explicativa.
Importante
O que est no assunto do documento no o seu resumo.
Antes de fazer o resumo, leia todo o documento com ateno.
Cuidado com a coerncia e a coeso do texto.
Atente-se para a ortografia.
Interessado: campo onde se escolhe uma pessoa fsica ou jurdica, um rgo do MS, rgos da
administrao pblica ou empresas privadas que tem interesse no documento. Para saber qual o inte-
ressado do documento, faa as seguintes perguntas: Quem solicita alguma atividade ou informao?
Quem ter ganhos ou perdas com esse expediente? Quem tem interesse no expediente?
27

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Importante
O ocupante do cargo que assina o documento no interessado. Nesses casos, deve-se colocar o nome
do servio, coordenao ou diviso ao qual ele representa.
A palavra OUTROS no ser interessada em expedientes.
Esse campo ilimitado; por isso, sempre coloque o nome de todos os interessados que houver no ex-
pediente.
Provenincia: quem produziu o documento.
Arquivo Digital: permite que o usurio insira um Arquivo Digital, ou seja, inserir o arquivo (.doc,
.xls, .PDF, .jpg,. .TIF) que est salvo no seu computador.
Nmero de cpias: informar se deseja criar cpias do expediente cadastrado; por exemplo, um
memorando que ser passado para dois ou mais rgos diferentes.
Tramitar para: a funcionalidade deve ser utilizada caso o usurio queira tramitar o expediente
aps o seu registro.
Boto [INCLUIR]: ao terminar o cadastro do documento, clique no boto INCLUIR com o boto esquer-
do do mouse para finalizar o cadastro e gerar o nmero SIPAR.
Boto [COPIAR]: nessa opo, o usurio poder copiar alguns dados de um documento j ca-
dastrado para
Registro deo registro atual. externo
expediente
Registro de expediente externo
1) V ao menu DOCUMENTOS > e d um clique com o boto esquerdo do
mouse1) em
V aoREGISTRO.
menu Documentos e d um clique com o boto esquerdo do mouse em REGISTRO.

DOCUMENTO EXTERNO.
28

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

DOCUMENTO EXTERNO.
2) D um clique com o boto esquerdo do mouse em REGISTRO DE DOCUMENTO EXTERNO.
3) 3)Preenchendo
Preenchendo osos campos
campos do registro:
do registro:
Explicando os os
Explicando campos:
campos:
Insumo Estratgico
Insumo Estratgico para(IES):
para Sade Sade (IES): referentes
os expedientes os expedientes referentes
a insumo estratgico a
para sa-
insumo
de devero estratgico
estar identificadospara sade
fisicamente comdevero
o carimboestar identificados
insumos fisicamente
estratgicos de com
sade. Esse carim-
bo o carimbo
aposto insumos
pelos tcnicos estratgicos
das reas que realizamde sade.
a anlise Esse carimbo
do expediente; s assim,a opo
apostosimpelos
deve-
r sertcnicos
marcada. Caso o expediente externo no tenha esse carimbo, dever ser
das reas que realizam a anlise do expediente; s assim, a opo marcada a opo no.
sim dever ser marcada. Caso o expediente externo no tenha esse
carimbo, dever ser marcada a opo no.
Figura 16 Modelo do carimbo Insumos Estratgicos

de Sade 29

Insumo Estratgico para Sade (IES): os expedientes referentes a 2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
insumo estratgico para sade devero estar identificados fisicamente com

o carimbo insumos estratgicos de sade. Esse carimbo aposto pelos
tcnicos das reas que realizam a anlise do expediente; s assim, a opo
Figura
Figura16
16Modelo
Modelodo
docarimbo
carimboInsumos
InsumosEstratgicos
Estratgicosde Sade
de Sade

Fonte: Autoria Prpria.
Registro: onde o Sistema disponibiliza o nmero do registro SIPAR. Esse
campo preenchido automaticamente pelooSistema.
Registro: onde Sistema disponibiliza o nmero do registro SIPAR. Esse campo preenchido
automaticamente
Data do documento: pelo Sistema.
data da criao do expediente (no a data do
cadastramento no Sistema).
Data do documento: data da criao do expediente (no a data do cadastramento no Sistema).
Data do recebimento: data em que o expediente foi recebido pelo Ministrio da Sade.
Tipo de remessa: selecione o modo como o expediente foi enviado ao Ministrio da Sade. Ex.:
SEDEX, SEDEX 10, REGISTRADA, REGISTRADA COM AR.
Nmero da remessa: preencher com o nmero da remessa. Caso no possua essa informao,
digitar S/N (Sem Nmero).
Prazo de pendncia: informar o prazo em que o expediente deve ter sua resposta concluda.
Ex.: Acrdo do TCU enviado ao Ministrio da Sade que tem o prazo de 30 dias para ser respondido.
Prazo de pendncia no definido: Marcar esse campo quando o expediente no tiver prazo de
pendncia indicado.
Tipo de documento: escolher o tipo documental que est sendo registrado. Ex.: Ofcio, Carta,
Acrdo.
Identificao: este campo deve ser preenchido da forma como est no expediente. Ex.: ofcio
n 1785/2012-GAB/SESPA.
Resposta ao: informar se o documento cadastrado cita, em seu texto, resposta a outro expe-
diente ou processo. Ex.: o processo de pagamento 25000.000012/2012-56 uma resposta ao processo
25000.000378/2011-48.
Importante
Esse campo no trata de anexao, apensao ou insero. somente para fazer referncia se o
documento foi criado como uma resposta a um documento j existente.
Tipo de referncia externa: informar se o expediente tem algum nmero identificador de outra
instituio. Ex.: Acrdo TCU, Processo Administrativo Disciplinar (PAD).
Importante
Esse campo s deve ser preenchido quando esta informao constar no expediente.
30

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Referncia externa: deve ser preenchido com o nmero do tipo da referncia selecionado no
campo anterior. Ex.: Acrdo TCU 0001/2012.
Importante
Essa informao s deve ser preenchida quando o campo anterior estiver preenchido.
Referncia Externa no definida: Este campo deve ser marcado quando o expediente no tem
tipo de referncia externa e referncia externa.

acessado por todos; Caso tenha algum grau de sigilo, o seu acesso limitado ao usurio com permisso.
Vale lembrar que, para a atribuio de qualquer grau de acesso diferente do ostensivo, necessrio ter
competncia legal para tal.
Classificao arquivstica: escolha a classificao do expediente entre os cdigos da relao de

Palavra-chave: preencher os campos com palavras que representem o(s) assunto(s) do expe-
diente e que sero utilizadas para futuras pesquisas.
Resumo do documento: descrever, nesse campo, o contedo do expediente de forma sucinta,

clara e explicativa.
Importante
O que est descrito no assunto do expediente no o seu resumo.
Antes de fazer o resumo, leia todo o expediente com ateno.

Importante
Esse campo no trata de anexao, apensao ou insero. somente para informar aos usurios
que existem processos ou expedientes tramitando e que tratam de um mesmo assunto ou assun-
tos correlatos.
administrao pblica ou empresas privadas que tm interesse no documento. Para saber qual o inte-
ressado pelo documento, faa as seguintes perguntas: Quem solicita alguma atividade ou informao?
Quem ter ganhos ou perdas com esse documento? Quem tem interesse direto no assunto tratado no
documento?
31

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Importante
O ocupante do cargo que assina o expediente no interessado. Nesses casos, deve-se colocar
o nome do servio, coordenao ou diviso ao qual ele representa.
A palavra OUTROS no ser utilizada como interessada em expedientes.
Esse campo ilimitado; por isso, sempre coloque o nome de todos os interessados do expedien-
te.
Provenincia: quem produziu o expediente.
Procedncia/remetente: quem enviou o expediente ao Ministrio da Sade.
Tramitar para: a funcionalidade deve ser utilizada caso o usurio deseje tramitar o documento
aps o seu registro.
Arquivo Digital: permite que o usurio insira um arquivo digital, ou seja, inserir o arquivo (.doc,
.xls, .PDF, .jpg, .TIF) que est salvo no seu computador.
Boto [INCLUIR]: ao terminar o cadastro do documento, clique no boto INCLUIR com o boto
esquerdo do mouse para finalizar o cadastro e gerar o registro SIPAR.
Aps o registro ser concludo, independente de ser interno ou externo, o nmero gerado pelo
SIPAR deve constar no canto superior direito do expediente. Exemplo:
32

Aps o registro ser concludo, independente de ser interno ou(VOLUME
2016.98999.00001.6.8 externo, o
1) - 2016.98999.90018.1.7
nmero gerado pelo SIPAR deve constar no canto superior direito do

expediente. Exemplo:
Figura 17 Exemplo de registro no SIPAR

Figura 17 Exemplo: Onde por o carimbo de registro SIPAR
Cancelar registro no SIPAR

Fonte:Caso
Autoria prpria.tenha cometido algum erro e haja a necessidade de
o usurio
Cancelar registro
cancelamento no SIPAR
do registro no Sistema, dever seguir os seguintes passos:
Caso o usurio tenha cometido algum erro e haja a necessidade de cancelamento do registro
1) V ao menu DOCUMENTO e d um clique com o boto esquerdo do
no Sistema, dever seguir os seguintes passos:
mouse em CANCELAR.
1) V ao menu DOCUMENTO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em CANCELAR.
2) Informe o nmero do registro SIPAR a ser cancelado e d um clique com o

boto esquerdo do mouse no boto PESQUISAR.
33

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
2)
2) Informe
Informe o
o nmero
nmero do registro SIPAR a
a ser
ser cancelado e
e d um
umoclique com
com o
2) Informe o nmerodo
do registro SIPAR
registro SIPAR cancelado
a ser cancelado dcom
e d um clique clique o
boto esquerdo
boto esquerdo
botodoesquerdo do mouse
do mouse no boto PESQUISAR.
no boto PESQUISAR.
mouse no boto PESQUISAR.
3)
3) Explicando os
ososcampos:
3) Explicando
Explicando campos:
campos:
1. Registros Adicionais: campo utilizado para adicionar outros registros que devero ser can-
celados. Para adicionar novos registros, clique com o boto esquerdo do mouse o boto [+].
2. Motivo do Cancelamento: preencher este campo de forma sucinta e clara com os motivos
que levaram ao cancelamento do expediente.
3. Cancelar documento: ao clicar com o boto esquerdo do mouse no boto [CANCELAR DO-
CUMENTO], a ao ser concluda.
Recuperar registro cancelado
Caso o usurio tenha cancelado um registro no Sistema equivocadamente, poder recuper-lo

realizando os seguintes passos:
34

Caso o usurio tenha cancelado um registro2016.98999.00001.6.8
no Sistema
(VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
equivocadamente, poder recuper-lo realizando os seguintes passos:
1) V ao menu DOCUMENTO > e d um clique com o boto esquerdo do

mouse em CANCELAR.

2) Informe o nmero
2) Informe o nmerodo registro
do registro SIPAR a ser cancelado e dcom
umoclique com o
boto esquerdo do mouse noSIPAR a ser[PESQUISAR].
boto recuperado e d um clique boto esquerdo
mouse no boto no boto [PESQUISAR].
[PESQUISAR].
3)
Clique comcom oo boto esquerdo
do mouse do mouse no boto [RECUPERAR
3) Clique com
3) Clique oboto
boto esquerdo
esquerdo doboto
no no boto
[RECUPERAR
mouse [RECUPERAR
DOCUMENTO]. O registro foi
DOCUMENTO]. O registro foi recuperado.
recuperado. O registro foi recuperado.
DOCUMENTO].
Lembretes:
Lembretes: 35

Um
Um registro
registro s
s pode
pode ser
ser cancelado
cancelado quando
quando
estivernapossedorgo.
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Lembretes:
Um registro s pode ser cancelado quando estiver na posse do rgo.
Um registro s pode ser cancelado quando no estiver com um trmite em aberto.
Registros que tenham sido expedidos e ainda no tenha retornado ao Ministrio da Sade no
3.2 Andamento de expediente
podem ser excludos.
O cancelamento do registro a excluso do registro do sistema.

Tramitao
a movimentao de expedientes entre as unidades INTERNAS do

3.2 Andamento de Expediente
Ministrio da Sade, independentemente da sua localizao geogrfica.
Tramitao
Exemplos de unidades para as quais deve ser feita a tramitao:
a movimentao de expedientes entre as unidades INTERNAS do Ministrio da Sade, inde-
pendentemente da sua localizao
Ncleos estaduais;geogrfica.

Hospitais federais (Andara, Lagoa, Ipanema, Cardoso Fontes,
Hospital dos Servidores do Estado e Hospital de Bom Sucesso);
Ncleos estaduais;
Hospitais federais (Andara, Lagoa, Ipanema, Cardoso Fontes, Hospital dos Servidores do Esta-
Instituto Evandro Chagas;
do e Hospital de Bom Sucesso);
Centro Nacional de Primatas;
Instituto
Centro NacionalNacional
de Primatas;de Cardiologia;
Instituto
Instituto Nacional
Nacional do Cncer.
de Cardiologia;
Instituto Nacional do Cncer.

Figura 18 Tramitao documentos

Tramitando expedientes fisicamente
1. Verifique se o expediente est completo, se todas as pginas esto numeradas e na ordem
1.correta.
Verifique se o expediente est completo, se todas as pginas
esto
2. Verifique numeradas
se os dados do registroe na
estoordem
corretos, correta.
principalmente os campos: nmero do docu-
mento, resumo, interessado, anexos, inseres.
2. Verifique se os dados do registro esto corretos, principalmente
os campos: nmero do documento, resumo, interessado,
36
anexos, inseres.
Lembrete:
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Lembrete:
A numerao de EXPEDIENTES dever ser aposta no canto inferior direito do documento e ter
1) V
incio ao menu
na segunda DOCUMENTO
pgina > e d um 2.clique com o boto esquerdo do
do expediente com
1) V ao menu DOCUMENTO > eo nmero
d um clique com o boto esquerdo do
mouse em TRAMITAR.
mouse em TRAMITAR.
1) V ao menu DOCUMENTO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em TRAMITAR.
2) Informe o nmero
2) Informe o nmerododo expediente
do expediente que
expediente que ser
serser tramitado
tramitado ecom
e cliquee clique com
o boto o boto
esquerdo do
2) Informe o nmero que tramitado clique com o boto
esquerdo
mouse do
no mouse
boto no boto [PESQUISAR].
[PESQUISAR].
esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].
37

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
3) Preenchendo os campos da tramitao:

1. Registros Adicionais: campo utilizado para adicionar outros registros na tramitao para um mes-
1. mo rgo.
Registros Para adicionar novos
Adicionais: registros,
campo clique compara
utilizado esquerdo do mouse
o botoadicionar outroso boto [+].
registros na
tramitao para
2. Prioridade: um
deve ser mesmo
preenchido rgo. Para adicionar
com a prioridade que o rgo novos registros,
de destino da tramitaoclique
com odeve
bototrataresquerdo
o documento.do mouse
Podem o botoas [+].
ser escolhidas seguintes prioridades: baixa, mdia e alta.
2. Prioridade:
3. Situao: deve serautomaticamente
preenchido preenchido com a prioridade que o rgo de destino
pelo Sistema.
da tramitao deve tratar o documento. Podem ser escolhidas as seguintes
4. rgo de Destino: clicar com o boto esquerdo do mouse no boto [+] para abrir a pop-up
prioridades: baixa, mdia e alta.
(outra janela) onde deve ser feita a pesquisa da(s) unidade(s) que devero receber o expe-
diente.
3. Situao: preenchido automaticamente pelo Sistema.
5. Despacho: deve-se escolher a ao que ser realizada pelo rgo ao qual o expediente ser
4. rgotramitado.
de Destino: clicar com o boto esquerdo do mouse no boto [+]
para abrir a pop-up (outra janela) onde deve ser feita a pesquisa da(s)
6. Resumoque
unidade(s) do Despacho:
deverodescrever,
receber de o
forma sucinta e explicativa, qual a ao a ser realizada
expediente.
com o expediente.
5. Despacho: deve-se escolher a ao que ser realizada pelo rgo ao qual
Importante
o expediente ser tramitado.
Evite frases prontas que no representam qual a ao deve ser realizada, como por exemplo, para
6. providncias.
Resumo Ado Despacho: descrever, de forma sucinta e explicativa, qual a
Ao a ser realizada com o expediente deve ser descrita de forma completa no
ao Isso
Sistema. a ser realizada
possibilita que oscom o expediente.
interessados possam saber o andamento do expediente dentro do
MS.
7. Prazo de pendncia: caso o expediente tenha algum prazo que deva ser cumprido na rea
de destino, deve-se preencher, nesse campo, a quantidade de dias de que o rgo dispe
para responder.
38

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Importante
Quando esse campo preenchido, o Sistema s para de contar o prazo de pendncia quando o
rgo retorna o expediente ao rgo que gerou a pendncia. Caso no haja esse retorno, o SIPAR
impede que o documento seja expedido.
8. Boto [TRAMITAR]: ao terminar de preencher os campos, o usurio deve clicar com
o boto esquerdo do mouse em TRAMITAR para que o documento seja movimen-
tado para o rgo de Destino.
Lembrete:
Para realizar o trmite de expedientes, eles devem estar na posse do rgo e no perfil do usurio!
Cancelar o trmite de expedientes no SIPAR
Caso o usurio tenha efetuado o trmite de algum expediente por engano ou para o rgo de
destino incorreto, poder cancelar a tramitao seguindo os seguintes passos:
1) V ao menu DOCUMENTOS e d um clique com o boto esquerdo do mouse em CANCELAR
mouse em CANCELAR TRAMITAO.
TRAMITAO.
2) Existem trs formas de cancelar a tramitao de um expediente. Veja a

explicao de como fazer em cada uma delas:
39

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
2) Existem trs
2) Existem trsformas
formas dede cancelar
cancelar a tramitao
a tramitao de umVeja
de um expediente. expediente. Veja
a explicao de a
como
explicao de como fazer
fazer em cada uma delas: em cada uma delas:
1. Informe o documento: caso o usurio queira cancelar somente a

tramitao de um expediente e tenha o seu nmero de registro SIPAR,
dever preencher esse campo e clicar com o boto esquerdo do mouse
no boto [CANCELAR].
2. Explicando
Informe os a campos:
GRD: caso o usurio queira cancelar o trmite de todos os
documentos que constam em uma Guia de Remessa de Documentos
1. Informe o documento: caso o usurio queira cancelar somente a tramitao de um expe-
(GRD), dever informar o nmero da GRD nos campos indicados na
diente e tenha o seu nmero de registro SIPAR, dever preencher esse campo e clicar com o
figura acima doe mouse
boto esquerdo clicar com [CANCELAR].
no boto o boto esquerdo do mouse no boto
[CANCELAR].
2. Informe a GRD: caso o usurio queira cancelar o trmite de todos os documentos que constam
3. Listagem:
em uma Guia deporRemessa
esse decaminho,
Documentos o usurio pode
(GRD), dever selecionar
informar quais
o nmero registros
da GRD nos cam-
deseja cancelar
pos indicados na figuraeacima
clicar com
e clicar como oboto esquerdo
boto esquerdo do no
do mouse mouse no boto
boto [CANCELAR].
[CANCELAR].
3. Listagem: por esse caminho, o usurio pode selecionar quais registros deseja cancelar e cli-
3) Aps car com o boto

realizar esquerdo
qualquer umdo mouse no boto [CANCELAR].
dos procedimentos descritos acima, o usurio
dever
3) Apsjustificar o cancelamento
realizar qualquer do trmite
um dos procedimentos e clicar
descritos acima, ocom
usurioodever
botojustificar
esquerdoo can-
do mouse no boto [CONFIRMAR].
celamento do trmite e clicar com o boto esquerdo do mouse no boto [CONFIRMAR].
Lembrete:
40
Para realizar o cancelamento do trmite, o documento no
podetersidorecebidopelorgodedestino!
Aorealizarocancelamentodotrmitedeumregistro,eleno
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Lembrete:
Para realizar o cancelamento do trmite, o documento no pode ter sido recebido pelo rgo
de destino!
Ao realizar o cancelamento do trmite de um registro, ele no retirado de uma GRD que j te-
nha sido gerada. Nesse caso, a GRD tambm deve ser cancelada e gerada outra.
Aps ser realizada a tramitao, o usurio pode gerar a Guia de
RemessaGerarde Documentos
Guia de Remessa de(GRD) para (GRD)
Documentos o rgo ao qual os expedientes foram
no SIPAR
tramitados. Para gerar uma GRD no SIPAR, o usurio deve realizar os
Aps ser realizada a tramitao, o usurio pode gerar a Guia de Remessa de Documentos (GRD)
seguintes passos:
para o rgo ao qual os expedientes foram tramitados. Para gerar uma GRD no SIPAR, o usurio deve
realizar
1) Vosao
seguintes
menupassos:
DOCUMENTO > e d um clique com o boto esquerdo do
mouse emmenu
1) V ao GUIAS.
DOCUMENTO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em GUIAS.
2) Escolha o rgo
2) Escolha o rgode
de destino e se
destino e se deseja
deseja incluirincluir processos
processos nessa guia. nessa guia.
3) Selecione os documentos que devem aparecer nesta GRD e clique com o

boto esquerdo do mouse no boto [IMPRIMIR GUIA].
41

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
3) Selecione os osdocumentos
3) Selecione que
documentos que devem
devem aparecer
aparecer nesta GRDnesta
e cliqueGRD
com oeboto
clique com do
esquerdo o
botomouse
esquerdo do[IMPRIMIR
no boto no boto [IMPRIMIR GUIA].
mouse GUIA].
Lembretes:
Cancelar Guia de Remessa de Documentos (GRD)
Aps ser gerada, uma GRD no pode ser modificada. Caso seja necessrio realizar alguma alte-
rao, aPara cancelar
GRD deve uma GRD
ser cancelada
Lembretes:
no
e gerada SIPAR, o usurio deve realizar os seguintes
outra.
Apssergerada,umaGRDnopodesermodificada.Casoseja
passos:
necessriorealizaralgumaalterao,aGRDdevesercanceladae
geradaoutra.
Para cancelar uma GRD no SIPAR, o usurio deve realizar os seguintes passos:
mouse em GUIAS.
1) V ao menu DOCUMENTOS e d um clique com o boto esquerdo do mouse em GUIAS.
2) Clique com o boto esquerdo do mouse no boto [CANCELAR GUIAS].
42
3) Digite o nmero da GRD que ser cancelada e a justificativa do

cancelamento. Clique
VERIFIQUE A AUTENCIDADE com EM
DESTE DOCUMENTO o http://siged.manaus.am.gov.br/cadastrousuarioexterno/verificacao.aspx
boto esquerdo do mouse no boto INFORMANDO O CDIGO: 1121205
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
2) Clique comcom
2) Clique o boto
o botoesquerdo
esquerdo dodo mouse
mouse no boto
no boto [CANCELAR
[CANCELAR GUIAS]. GUIAS].
3) Digite
3) Digite o onmero
nmero dada
GRD GRD
que serque
cancelada
sere a justificativa
cancelada do cancelamento. Clique comdo
e a justificativa o
boto esquerdo do mouse no boto [CANCELAR].
cancelamento. Clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[CANCELAR].
Lembretes:
Uma GRD s pode ser cancelada se nenhum dos registros que a compe tiver sido recebido pelo
rgo de destino.
Lembretes:
Ao cancelar uma GRD, os trmites dos registros que a compe no sero cancelados. Cancelar a
UmaGRDspodesercanceladasenenhumdosregistrosque
GRD diferente de cancelar o trmite do expediente.
acompetiversidorecebidopelorgodedestino.
AocancelarumaGRD,ostrmitesdosregistrosqueacompe
noserocancelados.CancelaraGRDdiferentedecancelaro
trmitedoexpediente.
Reimprimir uma Guia de Remessa de Documentos (GRD)
Para reimprimir uma GRD, o usurio deve realizar os seguintes passos:
1) V em DOCUMENTO > GUIAS e d um clique com o boto esquerdo do

mouse.
43

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
1) V em DOCUMENTO GUIAS e d um clique com o boto esquerdo do mouse.
2) Digite o nmero da GRD no campo REIMPRIMIR GRD e clique com o

boto esquerdo do mouse no boto [REIMPRIMIR].
2) Digite o nmero da GRD no campo REIMPRIMIR GRD e clique com o boto esquerdo do
2) Digitemouse
o nmero da GRD no campo REIMPRIMIR GRD e clique com o
no boto [REIMPRIMIR].
Distribuio
A distribuio uma funcionalidade do SIPAR que permite que os

Distribuio
documentos e processos sejam movimentados entre servidores/colaboradores
de um Amesmo rgo/unidade
distribuio uma no SIPAR.
funcionalidade do SIPAR que permite que os
A distribuio s pode ser feita entre servidores/colaboradores de um
de um mesmo rgo/unidade no SIPAR.
mesmo rgo/unidade e permite saber com quem est determinado
documento.
44
Figura 19 Distribuio de documentos
documento.
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Distribuio
A distribuio uma funcionalidade do SIPAR que permite que os documentos e processos

sejam movimentados entre servidores/colaboradores de um mesmo rgo/unidade no SIPAR.
A distribuio s pode ser feita entre servidores/colaboradores de um mesmo rgo/unidade e

permite saber com quem est determinado documento.

Realizar a distribuio no SIPAR:
Realizar
mouse a distribuio
1) V emmenu
ao no SIPAR:
DISTRIBUIR.
DOCUMENTO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em DISTRIBUIR.

mouse em DISTRIBUIR.
2) Digite o nmero do registro a ser distribudo no campo INFORME O

DOCUMENTO e clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[PESQUISAR].
[PESQUISAR].
45

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

DOCUMENTO
2) Digite o nmeroedoclique
registro acom o boto
ser distribudo esquerdo
no campo do
INFORME mouse noe clique
O DOCUMENTO boto
[PESQUISAR].
com o boto esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].
3) Preenchendo ososcampos
3) Preenchendo campos dada distribuio:
distribuio:
Explicando osAdicionais:
1. Registros campos: campo utilizado para adicionar outros registros na distribuio para uma mes-
ma pessoa. Para adicionar novos registros, clique com o boto esquerdo do mouse no boto [+].
1. Registros Adicionais: campo utilizado para adicionar outros registros
2.na
Servidor: escolha,para
distribuio na relao
umaapresentada pelo Sistema,
mesma pessoa. Parao nome do servidor
adicionar novos para qual o do-
registros,
cumento deve ser distribudo.
clique com o boto esquerdo do mouse no boto [+].
3. Despacho: informe qual providncia o servidor que receber o documento deve tomar.
2. Servidor: escolha, na relao apresentada pelo Sistema, o nome do
4.servidor para
Providncia: qual odedocumento
explique, forma sucintadeve ser distribudo.
e coerente, a ao que deve ser tomada pelo servi-
dor que receber o documento.
3. Despacho: informe qual providncia o servidor que receber o
5.documento devecaso
Prazo de Resposta: tomar.
o documento tenha um prazo a ser cumprido, informe-o neste campo.
4. Aps realizar estas aes,

Providncia: clique de
explique, comforma
o botosucinta
esquerdo e mouse em DISTRIBUIR.
docoerente, a ao que deve
ser tomada pelo servidor que receber o documento.
46 5. Prazo de Resposta: caso o documento tenha um prazo a ser cumprido,

informe-o neste campo.
Aps realizar
VERIFIQUE estas
A AUTENCIDADE DESTEaes, clique
DOCUMENTO com o boto esquerdo do mouseINFORMANDO
EM http://siged.manaus.am.gov.br/cadastrousuarioexterno/verificacao.aspx em O CDIGO: 1121205
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Receber Distribuio
1) V ao menu DOCUMENTO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em RECEBER

DISTRIBUIO.
2) Existem duas formas de receber uma distribuio, que so:

2) 2) Existemduas
Existem duas formas
formasde receber uma distribuio,
de receber que so:
uma distribuio, que so:
1. Digite o onmero
1. Digite doregistro
nmero do registro no campo
no campo INFORME
INFORME O DOCUMENTO
O DOCUMENTO e d um clique comeod
1. Digite
um cliqueo nmero do
com o botoregistro no
esquerdo campo
do mouse no boto [RECEBER]. e d
INFORME O DOCUMENTO
um boto
clique esquerdo mouse no
com odoboto boto [RECEBER].
esquerdo do mouse no boto [RECEBER].
2. Selecione
2. Selecione um nmero
um nmero de registro
de um um registro quenaaparece
que aparece listagem ena listagem
clique e clique
com o boto es-
2. Selecione
com o boto
querdo
um nmero
esquerdo
do mouse
de
no botodo
um registro que aparece
mouse no boto [RECEBER].
[RECEBER].
na listagem e clique
com o boto esquerdo do mouse no boto [RECEBER].
Lembretes:
Lembretes:
A distribuio no gera Guia de Remessa de Documentos47
A distribuio no gera Guia de Remessa de Documentos
(GRD).
(GRD).
ApenaspessoasquepossuemacessoaoSIPARpodemrealizar
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Lembretes:
A distribuio no gera Guia de Remessa de Documentos (GRD).
Apenas pessoas que possuem acesso ao SIPAR podem realizar o procedimento.
A distribuio s pode ser realizada entre pessoas de um mesmo rgo/unidade.
A distribuio diferente da tramitao.

Expedio
Expedio
o ato de encaminhar o documento fisicamente e virtualmente para
rgos que no
o ato fazem parte
de encaminhar da estrutura
o documento direta
fisicamente do Ministrio
e virtualmente para rgosda
queSade,
no fazemou
partergos
seja, da estrutura direta do Ministrio
EXTERNOS da Sade, ou seja,Pblica
da Administrao rgos EXTERNOS
Federal da ou
Administrao
Estadual. P-
blica Federal ou Estadual.
Exemplos de rgos para o qual deve ser feita a expedio:
Tribunal
Tribunal dede Contas
Contas da(TCU).
da Unio Unio (TCU).
Presidncia da Repblica.
Advocacia Geral
Advocacia-Geral da Unio
da Unio (AGU). (AGU).
Fundao Nacional
Fundao Nacional de (Funasa).
de Sade Sade (Funasa).
Agncia Nacional de Vigilncia Sanitria (Anvisa).
Fundao Oswaldo Cruz (Fiocruz).
Agncia Nacional de Sade Suplementar (ANS).
Figura 20 Expedio de documentos
[MMA2] C
deverovir
acentograv
Realizando a expedio no SIPAR:

mouse em Expedir.
48

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
1) V ao menu DOCUMENTO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em Expedir.
2) Digite o nmero do registro a ser expedido no campo INFORME O

DOCUMENTO
2) Digite nmeroedodo
clique com o boto esquerdo do mouse e no
cliqueboto
2) Digite o onmero registro a ser
registro expedido
a serno campo INFORME
expedido no Ocampo
DOCUMENTO
INFORME comO
o
[PESQUISAR]. do mouse
boto esquerdo e no boto
DOCUMENTO clique com [PESQUISAR].
o boto esquerdo do mouse no boto
[PESQUISAR].
3) Preenchendo os campos da expedio:

49

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
3) Preenchendo daexpedio:
campos da expedio:
1. Registros Adicionais: campo utilizado para adicionar outros registros na expedio para um
mesmo rgo. Para adicionar novos registros, clique com o boto esquerdo do mouse no
boto [+].
2. Tipo de Remessa: forma como o documento ser enviado. Ex: Correspondncia Registrada,
SEDEX, em mos etc.
3. Nmero da Remessa: informe o nmero da remessa para acompanhamento. Caso no pos-

sua, preencha com S/N (sem nmero).
4. Destino: rgo para onde o documento ser expedido. Este campo pode ser preenchido li-
vremente pelo usurio ou pode ser adicionado, clicando-se com o boto esquerdo do mouse
no boto [+] e realizando-se a pesquisa do rgo de destino.
5. Valor da correspondncia: quanto custou a remessa do expediente.
Aps realizar estas aes, clique com o boto esquerdo do mouse em EXPEDIR.
50

Aps realizar estas aes, clique com o boto esquerdo do mouse em
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
EXPEDIR.
Cancelar Expedio

mouse em EXPEDIR.
Cancelar Expedio
1) V ao menu DOCUMENTO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em EXPEDIR.
2) Digite o nmero do registro que ter a expedio cancelada no campo

INFORME O DOCUMENTO
2) Digite o nmero do registro que e clique
ter com cancelada
a expedio o boto no
esquerdo do mouse
campo INFORME no
O DOCU-
botoMENTO
[PESQUISAR].
e clique com o boto esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].
51

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
3) Clique comcom
3) Clique o boto
o botoesquerdo
esquerdo dodo mouse
mouse no boto
no boto [CANCELAR].
[CANCELAR].
Lembretes:
Somente o rgo/unidade que realizou a expedio pode cancel-la.

Lembretes:
O cancelamento da expedio deve ser feito quando o documento retornar ao rgo/unidade
Somente o rgo/unidade que realizou a expedio pode
ou quando for feita uma expedio de maneira incorreta.
cancella.
Gerar
O cancelamento
e Imprimir a Guia deda expedio deve ser feito quando o
Expedio
documentoretornaraorgo/unidadeouquandoforfeitauma
Aps ser realizada a expedio, o usurio poder gerar a Guia de Expedio para o(s) rgo(s)
expediodemaneiraincorreta.
que os expedientes foram expedidos.
Para gerar uma Guia de Expedio no SIPAR, o usurio deve realizar os seguintes passos:
Gerar e Imprimir a Guia de Expedio
Aps ser realizada a expedio, o usurio poder gerar a Guia de

Expedio para o(s) rgo(s) que os expedientes foram expedidos.
Para gerar uma Guia de Expedio no SIPAR, o usurio deve realizar os

seguintes passos:

mouse em EXPEDIR.
52

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
1) V ao menu DOCUMENTOS e d um clique com o boto esquerdo do mouse em EXPEDIR.
2) Digite o nmero do registro que ter a guia impressa no campo INFORME

O DOCUMENTO
2) Digite o nmero doeregistro
cliquequecom
ter aoguia
boto esquerdo
impressa do mouse
no campo INFORME no boto
O DOCUMENTO
[PESQUISAR].
O DOCUMENTO e clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[PESQUISAR].
53

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
3) Clique com o boto esquerdo do mouse no boto [IMPRIMIR GUIA].
3) Clique comcom
3) Clique o boto
o botoesquerdo
esquerdo dodo mouse
mouse no boto
no boto [IMPRIMIR
[IMPRIMIR GUIA]. GUIA].
4) Preenchendo para
campos para gerar
gerar a de
a Guia Guia de Expedio:
Expedio:
4) Preenchendo os campos para gerar a Guia de Expedio:
1. Escolha
Explicando osocampos:
destino para emisso de nova guia: campo utilizado para adicionar/escolher o
rgo de destino para o qual se deseja gerar a Guia de Expedio.
1. Escolha o destino para emisso de nova guia: campo utilizado
2. Listagem de documentos: nesta lista, aparecem todos os registros dos expedientes que fo-
para adicionar/escolher o rgo de destino para o qual se deseja
ram expedidos para o rgo selecionado. Escolha os expedientes que faro parte da Guia de
gerar
1.Expedio
Escolhaa Guia de Expedio.
o destino para emisso de nova guia: campo utilizado
clicando com o boto esquerdo do mouse na caixa ao lado de cada registro.
2. Listagem clique
3. Imprimir de documentos: nestadolista, aparecem todos
GUIA os
pararegistros
gerar aguia:
Guia de com o boto esquerdo
Expedio. mouse em IMPRIMIR finalizar a
dos expedientes
ao e gerar a Guia. que foram expedidos para o rgo selecionado.
2. Escolha
Listagemosdeexpedientes
documentos: que faro
nesta parte
lista, da Guia
aparecem de osExpedio
todos registros
clicando com o boto
dos expedientes que esquerdo do mousepara
foram expedidos na caixa
o rgo ao lado de cada
selecionado.
registro.
Escolha os expedientes que faro parte da Guia de Expedio
clicando com o boto esquerdo do mouse na caixa ao lado de cada
registro.
54

3. Imprimir guia: clique com o boto esquerdo do mouse em
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
IMPRIMIR
Reimprimir Guia de GUIA para finalizar a ao e gerar a Guia.
Expedio

mouse em EXPEDIR.
Reimprimir Guia de Expedio
1) V Reimprimir
ao menu Guia de Expedio > e d um clique com o boto esquerdo do
DOCUMENTOS
1) V em
mouse EXPEDIR.
ao menu DOCUMENTOS e d um clique com o boto esquerdo do mouse em EXPEDIR.
2) Digite o nmero do registro que ter a guia reimpressa no campo

INFORME O DOCUMENTO
2) Digite o nmero e clique
do registro que ter com o boto
a guia reimpressa esquerdo
no campo INFORMEdo mouse no
O DOCUMENTO
botoe[PESQUISAR].
clique com o boto esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].
INFORME O DOCUMENTO e clique com o boto esquerdo do mouse no
boto [PESQUISAR].
55

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
3) Clique comcom
3) Clique o boto
o botoesquerdo
esquerdo dodo mouse
mouse no boto
no boto [IMPRIMIR
4) V em REIMPRIMIR GUIA EXISTENTE e digite o nmero do registro no

campo DOCUMENTO.
4) V em Clique com
REIMPRIMIR GUIA EXISTENTE o boto
e digite esquerdo
o nmero do
do registro nomouse no boto
campo DOCUMENTO.
[REIMPRIMIR GUIA
Clique com o botoEXISTENTE].
esquerdo do mouse no boto [REIMPRIMIR GUIA EXISTENTE].
campo DOCUMENTO. Clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[REIMPRIMIR GUIA EXISTENTE].
Receber expedientes
Receber expedientes
O recebimento de documentos (expedientes ou processos) deve ser feito fisicamente e tambm
no Sistema. Isso evita a perda de documentos e facilita o controle e o acompanhamento da informao.
O recebimento de documentos (expedientes ou processos) deve ser
feito fisicamente e tambm
Segundo a Portaria MS/GM no Sistema.deIsso
n 1.864/2011, 4 de evita
agostoadeperda deseudocumentos
2011, em e
artigo 9, vedado
Receber
facilita
aos rgos expedientes
o controle e oda
do Ministrio acompanhamento
Sade o recebimentodade informao.
documentao particular ou que no seja de in-
teresse do rgo.
O recebimento
Segundo de documentos
a Portaria (expedientes
MS/GM n 1.864/2011, de 4ou
de processos) deveem
agosto de 2011, ser
feito fisicamente
Receber
seu artigo os e tambm
expedientes
9, vedado no Sistema.
fisicamente:
aos rgos Isso evita
do Ministrio da aSade
perdaode documentos
recebimento de e
facilita o controle
documentao e o acompanhamento
particular ou que no sejadadeinformao.
interesse do rgo.
1. Verificar os aspectos bsicos que comprovem a autenticidade do expediente, como: assina-
turas e carimbos.
Segundo a Portaria MS/GM n 1.864/2011, de 4 de agosto de 2011, em
seu artigo 9, sevedado
2. Conferir aos rgos
todas as pginas do Ministrio
esto numeradas da Sade
corretamente o recebimento
e na ordem de
exata das pginas.
documentao particular ou que no seja de interesse do rgo.
56

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
3. Verificar se os dados do registro esto corretos, principalmente: nmero do documento, re-

sumo, interessado, anexos, inseres.
4. Conferir se o documento foi tramitado corretamente ao rgo de destino.
Caso, no procedimento de conferncia, seja observado algum erro ou equvoco, o expediente

deve ser recebido no Sistema e devolvido ao rgo que o enviou, por meio de despacho, comunicando
as razes da devoluo e solicitando que sejam providenciadas as correes ou sanadas as irregularida-
des do documento em questo, conforme artigo 19 da Portaria MS/GM n 1.864/2011, de 4 de agosto
de 2011.
Receber os expedientes no SIPAR:
Para receber expedientes no SIPAR, siga os seguintes passos:

OtextoImprimirguiapg64noestaemnegrito
1) V ao menu DOCUMENTO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em RECEBER.
Trocarafiguradapgina66poresta:
OstextosInformeoDocumento,InformeaGRDeReceberpg67noestemnegrito
OstextosRegistro,RegistroAdicionais,LocalizaodoRegistroeAopg73No
estaemnegrito
OtextoFuncionalidadeListagempg77noestaemnegrito
Trocarfiguradapg78poresta
57

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
2) Existem trstrs
2) Existem formas
formas de receber
de receber umum expediente
expediente noso
no SIPAR, SIPAR,
elas: so elas:
1. Informe o Documento: preencha esse campo com o nmero de um registro SIPAR e clique com
1. Informe o Documento: preencha esse campo com o nmero de um
o boto esquerdo do mouse no boto [RECEBER].
registro SIPAR e clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[RECEBER].
2. Informe a GRD: este campo deve ser preenchido com o nmero da GRD e todos os registros
que constarem nesta guia sero recebidos de uma nica vez.
2. Informe a GRD: este campo deve ser preenchido com o nmero da
3. Receber: ao selecionar um dos registros clicando com o boto esquerdo do mouse em uma
GRD e todos os registros que constarem nesta guia sero recebidos
das caixinhas e clicando com boto esquerdo do mouse no boto [RECEBER], os registros
de uma nica vez.
selecionados sero recebidos de uma nica vez.
3. Receber: ao selecionar um dos registros clicando com o boto
Insero de expedientes
esquerdo do mouse em uma das caixinhas e clicando com boto
esquerdo
a unio do ou
entre dois mouse no boto que
mais expedientes [RECEBER],
tratem sobre os
um registros selecionados
mesmo assunto, tenham um
1) V ao menu Documento > INSERO e d um clique com o boto
mesmo interessado ou necessitemde
tramitar
uma juntos.
esquerdo sero recebidos
do mouse. nica vez.
1) V ao menu DOCUMENTO INSERO e d um clique com o boto esquerdo do mouse.
a unio entre dois ou mais expedientes que tratem sobre um mesmo

assunto, tenham um mesmo interessado ou necessitem tramitar juntos.
2) Informe o nmero do registro principal (aquele que ter os outros

registros inseridos) e d um clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[PESQUISAR].
58

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

registros
2) inseridos)
Informe e d umdoclique
o nmero com principal
registro o boto esquerdo do mouse
(aquele que no outros
ter os boto
[PESQUISAR].
[PESQUISAR].
2) Informe o nmero do registro principal (aquele que ter os outros registros inseridos) e d
um clique com o boto esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].
3) Informe o nmero do registro que ser inserido ao registro principal e d

um
3) clique com o
3) Informe
Informe oo nmero
boto
nmero esquerdo
dodo
registro do ser
que
registro mouse no inserido
queinserido
ser boto
ao [INSERIR].
registro principal
ao e d principal
registro um clique com o
e d
um cliqueboto
comesquerdo
o boto mouse no boto
doesquerdo [INSERIR].no boto [INSERIR].
do mouse
Desfazer a insero
Repita essa operao
Repita quantasquantas
vezes forem necessrias paranecessrias
inserir os documentos necessrios.
Quandoessa operao
necessrio que um vezes forem
documento inserido a outro paratenha
inserir os
essa
documentos
Repita
situao necessrios.
essa
desfeita,
Desfazer operao
seja
a insero por erroquantas vezesouforem
de insero por nonecessrias
haver mais para inserir os
necessidade
documentos
dos necessrios.
expedientes tramitarem juntos, devem ser realizadas as seguintes
Quando necessrio que um documento inserido a outro tenha essa situao desfeita, seja por
operaes no SIPAR:
erro de insero ou por no haver mais necessidade dos expedientes tramitarem juntos, devem ser reali-
zadas as seguintes operaes no SIPAR:

1)
V ao menu Documento > INSERO e d um clique com o boto
esquerdo 1) Vdo
ao mouse.
menu DOCUMENTO INSERO e d um clique com o boto esquerdo do mouse.
2) Informe o nmero do registro principal (o que tem os outros registros

inseridos) e d um clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[PESQUISAR].
59

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

[PESQUISAR].
2) Informe o nmero do registro principal (o que tem os outros registros inseridos) e d um
3) Selecione
3) Selecione ooregistro
registro ao aqual
ao qual a insero
insero ser
ser desfeita e ddesfeita e do boto
um clique com um clique com
esquerdo do
mouse no boto [DESFAZER INSERO].
[DESFAZER INSERO].
Repita essa
Repita operao
essa quantasquantas
operao vezes forem necessrias.
vezes forem necessrias.
Explicando algumas funcionalidades importantes do SIPAR
Funcionalidade Alterar: caso seja necessrio corrigir ou acrescentar alguma

informao do registro, deve ser utilizada essa ferramenta, seguindo os passos
abaixo:
1) V ao menu Documento > ALTERAR e d um clique com o boto

esquerdo do mouse.
60

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Funcionalidade Alterar: caso seja necessrio corrigir ou acrescentar alguma informao do re-
gistro, deve ser utilizada essa ferramenta, seguindo os passos abaixo:
1) V ao menu DOCUMENTO ALTERAR e d um clique com o boto esquerdo do mouse.
2) Informe
2) Informe o nmero
o nmero do do registro
registro SIPAR aSIPAR a sere ALTERADO
ser ALTERADO e od
d um clique com umesquerdo
boto clique
2) Informe
com o
o botonmero do
esquerdo registro SIPAR a ser ALTERADO
do mouse no boto [PESQUISAR]. e d um clique
do mouse no boto [PESQUISAR].
3) Altere o campo incorreto ou adicione alguma informao e clique com o

3) Altere o campo incorreto
boto esquerdo do mouseou noadicione alguma informao e clique com o
boto [SALVAR].
boto esquerdo do mouse no boto [SALVAR].
61

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
3) Altere o campo incorreto ou adicione alguma informao e clique com o boto esquerdo do
mouse no boto [SALVAR].
Importante

Nesta funcionalidade, tambm podem ser feitas as seguintes aes: incluir um ARQUIVO DIGITAL,
Importante
fazer JUNTADA, GERAR CPIAS, COMENTAR, incluir PALAVRA-CHAVE, ARQUIVAR SETORIAL e VI-
SUALIZAR.

Nesta funcionalidade, tambm podem ser feitas as seguintes
aes:
incluir um ARQUIVO DIGITAL, fazer JUNTADA, GERAR
CPIAS, COMENTAR, incluir PALAVRA-CHAVE, ARQUIVAR
SETORIAL e VISUALIZAR.
Funcionalidade Arquivar Setorial: caso algum registro tenha cumprido todas

as suas atividades, mas ainda no tenha terminado o seu prazo corrente, o
usurio pode arquivar setorialmente esse documento, para a melhor
localizao e gesto de seus documentos. Observe o passo a passo:
1) V ao menu Documentos > ARQUIVAR SETORIAL e d um clique com

o boto esquerdo do mouse.
62

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Funcionalidade Arquivar Setorial: caso algum registro tenha cumprido todas as suas ativida-
des, mas ainda no tenha terminado o seu prazo corrente, o usurio pode arquivar setorialmente esse
documento, para a melhor localizao e gesto de seus documentos. Observe o passo a passo:
1) V ao menu Documentos ARQUIVAR SETORIAL e d um clique com o boto esquerdo do

mouse.
2) Informe o nmero do registro SIPAR a ser arquivado no setor e d um

2) 2) Informe
Informe o nmero do
o nmero doregistro SIPAR
registro a ser arquivado
SIPAR no setor e d no
a ser arquivado um clique
setor com o boto
e d um
clique com
clique com
o boto
o boto
esquerdo
esquerdo
do mouse no
do[PESQUISAR].
boto [PESQUISAR].
mouse no boto [PESQUISAR].
esquerdo do mouse no boto
3) Preencha os campos da tela abaixo e clique com o boto esquerdo do

mouse no boto [ARQUIVAR].

63

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

3) Preencha os campos da tela abaixo e clique com o boto esquerdo do mouse no boto [AR-
QUIVAR].
1. Registro: mostra o nmero do registro SIPAR que ser arquivado no

setor.
2. Registros
campos: clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[+] para abrir uma pop-up e adicionar mais registros que sero
1. Registro: mostra o nmero do registro SIPAR que ser arquivado no setor.
arquivados setorialmente
2. Registros Adicionais: clique com o boto esquerdo do mouse no boto [+] para abrir uma
3. Localizao do Registro:
pop-up e adicionar mais registrospreencha esse campo
que sero arquivados com o local onde o
setorialmente.
registro est fisicamente guardado.
3. Localizao do Registro: preencha esse campo com o local onde o registro est fisicamente
4. Ao: preenchido automaticamente pelo Sistema.
guardado.

Desarquivar Registro
1) V ao menu Documento > ARQUIVA SETORIAL e d um clique com o
1) V ao menu DOCUMENTO ARQUIVAR SETORIAL e d um clique com o boto esquerdo do
boto esquerdo do mouse.
mouse.
2) Informe o nmero do registro SIPAR a ser desarquivado no setor e d um

64

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
2) Informe o nmero
2) Informe o nmero do registro
do registro SIPAR
SIPAR a ser desarquivado
a ser desarquivado noclique
no setor e d um setorcom
e d um
o boto
clique com o boto
esquerdo esquerdo
do mouse do[PESQUISAR].
no boto mouse no boto [PESQUISAR].
3) Clique comcom
3) Clique o boto
o botoesquerdo
esquerdo dodo mouse
mouse no [DESARQUIVAR].
no boto boto [DESARQUIVAR].
Importante
O documento ser desarquivado e passar a figurar na listagem de documentos correntes.

Importante
O documento ser desarquivado e passar a figurar na

listagem de documentos correntes.
Funcionalidade Comentar: permite ao usurio colocar alguma informao que

seja pertinente e importante ao registro. O campo de preenchimento livre e
podem ser adicionadas informaes complementares ao registro. Veja os
passos abaixo para a execuo dessa funcionalidade:
1) V ao menu Documentos > COMENTAR e d um clique com o boto

esquerdo do mouse.
65

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Funcionalidade Comentar: permite ao usurio colocar alguma informao que seja pertinente
e importante ao registro. O campo de preenchimento livre e podem ser adicionadas informaes
complementares ao registro. Veja os passos abaixo para a execuo dessa funcionalidade:
1) V ao menu Documentos COMENTAR e d um clique com o boto esquerdo do mouse.
2) Informe o nmero do registro SIPAR que receber o comentrio e d um

2) Informe o nmero do registro SIPAR que receber o comentrio e d um clique com o boto
clique com o boto
esquerdo esquerdo
do mouse no botodo[PESQUISAR].

3) Comente o registro e d um clique com o boto esquerdo do mouse no

boto [COMENTAR].

boto [COMENTAR].
66

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

boto [COMENTAR].
3) Comente o registro e d um clique com o boto esquerdo do mouse no boto [COMENTAR].
Importante
Toda vez que o documento for consultado, o comentrio

tambmImportante
ser visualizado.
tambm ser visualizado.
Excluir Comentrio
1) V ao menu Documentos > Importante

COMENTAR e d um clique com o boto
esquerdo do mouse.
Excluir Comentrio
Toda vez que o documento for consultado, o comentrio tambm ser visualizado.
Excluir Comentrio
esquerdo do mouse.
2) Informe o nmero do registro SIPAR que ter o comentrio cancelado e d

2) Informe o nmero do registro SIPAR que ter o comentrio cancelado e d um clique com o
um cliqueboto
comesquerdo
o botodoesquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].
Selecione o comentrio a ser excludo e clique com o boto esquerdo do

mouse no boto [EXCLUIR]. 67
mouse no boto
VERIFIQUE [EXCLUIR].
A AUTENCIDADE DESTE DOCUMENTO EM http://siged.manaus.am.gov.br/cadastrousuarioexterno/verificacao.aspx INFORMANDO O CDIGO: 1121205
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
3) Selecione o comentrio a ser excludo e clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[EXCLUIR].
Importante
S o usurio que fez o comentrio poder Importante

exclu-lo!
Funcionalidade Listagem: disponibiliza todos os documentos recebidos ou cadastrados no r-

go em queS o usurio
o usurio est. que fez o comentrio poder exclu-lo!
clique com o boto esquerdo do mouse.
1) V ao menu DOCUMENTO LISTAGEM e d um
Funcionalidade Listagem: disponibiliza todos os documentos recebidos ou

cadastrados no rgo em que o usurio est.
1) V ao menu Documento > LISTAGEM e d um clique com o boto

esquerdo do mouse.
2) Entendendo os campos da listagem:
68

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

Figura pgina 78
1) Ano: selecione os anos abrangentes dos documentos que voc deseja listar.
2) Documento: selecione a situao dos documentos que voc deseja listar (correntes, arqui-
vados, cancelados, expedidos, sobrestados).
3) Pessoal: marcando este campo, a listagem mostrar apenas os documentos distribudos para
o usurio que est gerando a listagem.
4) Inseridos: marcando este campo, o Sistema mostrar os documentos que possuem docu-
mentos anexados e listar tambm os seus anexos.
Funcionalidade Palavra-chave: permite cadastrar uma palavra-chave para
5) Insumos Estratgicos para Sade (IES): marcando este campo, o Sistema mostrar apenas
pesquisas futuras, ou seja, uma informao especfica e importante referente
os documentos que sejamareferentes
ao documento, para facilitar procura.a Insumos Estratgicos para Sade IES.
Funcionalidade Palavra-chave: permite cadastrar uma palavra-chave para pesquisas futuras,
1) V ao menu Documentos > PALAVRA-CHAVE e d um clique com o
ou seja, uma informao especfica e importante referente ao documento, para facilitar a procura.
1) V ao menu Documentos PALAVRA-CHAVE e d um clique com o boto esquerdo do mouse.
2) Informe o nmero do registro SIPAR ao qual sero inseridas as palavras--

chave e d um clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[PESQUISAR].
69

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

[PESQUISAR].
chave 2)eInforme
d oum clique
nmero comSIPAR
do registro o aoboto esquerdo
qual sero do mouse e d
inseridas as palavras-chave noumboto
clique
[PESQUISAR].
3) Insira a(s) palavra(s)-chave e d um clique com o boto esquerdo do

mouse3)no boto
Insira [INSERIR]. e d um clique com o boto esquerdo do mouse no boto [INSERIR].
a(s) palavra(s)-chave
mouse no boto [INSERIR].
Excluir palavra-chave
1) V ao menu Documentos > Palavra-chave e d um clique com o boto

esquerdo do mouse.
1) V ao menu Documentos Palavra-chave e d um clique com o boto esquerdo do mouse.
2) Informe o nmero do registro SIPAR que ter a(s) palavra(s)-chave

excluda(s) e d um clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[PESQUISAR].
70

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

excluda(s) e d
2) Informe um do
o nmero clique
registrocom o boto
SIPAR que esquerdo doexcluda(s)
ter a(s) palavra(s)-chave noumboto
mousee d clique
[PESQUISAR].
3) Selecione a palavra-chave a ser excluda e clique com o boto esquerdo do mouse no boto
[EXCLUIR].
3) Selecione a palavra-chave a ser excluda e clique com o boto esquerdo do
mouse no boto [EXCLUIR].
Importante
S o usurio que inseriu a palavra-chaveImportante

poder exclu-la.
Podem ser inseridas quantas palavras-chave forem necessrias para a melhor localizao do re-
S o usurio que inseriu a palavra-chave poder exclu-la.
gistro.
Podem ser inseridas quantas palavras-chave forem
necessrias para a melhor localizao do registro.
Funcionalidade Pesquisa Avanada: permite que o usurio recupere os

registros por meio da combinao de alguns campos. A pesquisa avanada
capaz de recuperar tambm dados e informaes acerca dos documentos que
foram registrados na antiga base de dados do SIPAR. Para tanto, necessrio
escolher entre as opes SIPAR NOVO e SIPAR ANTIGO.
Pesquisa Avanada SIPAR NOVO:
1) V ao menu Documentos > PESQUISA AVANADA e d um clique com

71

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Funcionalidade Pesquisa Avanada: permite que o usurio recupere os registros por meio da
combinao de alguns campos. A pesquisa avanada capaz de recuperar tambm dados e informa-
es acerca dos documentos que foram registrados na antiga base de dados do SIPAR. Para tanto,
necessrio escolher entre as opes SIPAR NOVO e SIPAR ANTIGO.
1) V ao menu Documentos PESQUISA AVANADA e d um clique com o boto esquerdo do

mouse.
2) Marque o campo SIPAR NOVO e preencha os campos para realizar a

pesquisa.
2) Marque o campo SIPAR NOVO e preencha os campos para realizar a pesquisa.
pesquisa.
Pesquisa Avanada SIPAR ANTIGO: com esta funcionalidade, possvel

Pesquisa
realizar Avanada
pesquisas SIPARde
no banco ANTIGO:
dados do com esta
antigo funcionalidade,
SIPAR (documentos possvel
realizar
produzidos
72 pesquisas
entre 2000 eno banco de dados do antigo SIPAR (documentos
2010).
produzidos entre 2000 e 2010).
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Pesquisa Avanada SIPAR ANTIGO: com esta funcionalidade, possvel realizar pesquisas no banco de
dados do antigo SIPAR (documentos produzidos entre 2000 e 2010).

mouse.
2) Marque o campo SIPAR ANTIGO e preencha os campos para realizar a

pesquisa.
2) Marque o campo SIPAR ANTIGO e preencha os campos para realizar a pesquisa.
pesquisa.
73

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
4 Trabalhando com Processos
Constituir processo o documento ou o conjunto de documentos cujo contedo requeira an-

lises, informaes, despachos e decises dos diversos rgos do Ministrio da Sade, ou ainda, que
estejam relacionados s aes e operaes contbeis e financeiras.
Os processos so gerados a partir da autuao de documentos pelos setores de protocolo e, por

isso, no possvel registar um processo interno.
No se constituir em primeira pea do processo os documentos que tenham carter transit-

rio, tais como: convites para festividades, comunicao de posse, remessa para publicao, pedido de
cpia de processo, pedido de desarquivamento. Aps a autuao do documento, a primeira pea do
processo nunca dever ser retirada.
Tipos de processo:
Processo Externo: aquele que foi autuado em outros rgos da administrao pblica fede-
ral, estadual ou municipal.
Processo Interno: aquele constitudo no mbito do Ministrio da Sade.
Trabalhando com processos externos
Ao receber um processo original que foi autuado em outros rgos da administrao pblica
federal, as unidades do Ministrio da Sade devem proceder a sua conferncia e, caso este esteja de
acordo com as normas da Portaria Normativa n 05, de 19 de dezembro de 2002, da Secretaria de Lo-
gstica e Tecnologia da informao, do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto (SLTI/MPOG) e
suas alteraes, dever registr-lo no SIPAR.
Os processos oriundos de rgos estaduais e municipais s tero suas peas renumeradas se a

respectiva numerao no estiver correta. A renumerao de tais peas ser feita pelo rgo que rece-
ber o processo.
75

1) V ao menu PROCESSO > e d um clique com o boto esquerdo do mouse
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
em REGISTRO.
Registrando um processo externo:

Registrando
1) V ao um processo externo:
menu PROCESSO > e d um clique com o boto esquerdo do mouse
em 1)
REGISTRO.
V ao menu PROCESSO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em REGISTRO.
2) D 2)um
D clique com
um clique comoo boto esquerdo
boto esquerdo do mouse
do mouse na rea na reanamarcada
marcada na imagem
imagem REGISTRO DE
REGISTRO
PROCESSO.DE PROCESSO.
2) D um clique com o boto esquerdo do mouse na rea marcada na imagem

REGISTRO DE PROCESSO.
76

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

Insumo Estratgico para Sade (IES): os processos referentes a insumo
Insumo
estratgico para Estratgico
sade devero para Sadeidentificados
estar (IES): os processos referentescom
fisicamente a insumo
o estratgico para sade
carimbo Insumos Estratgicos de Sade. Esse carimbo aposto pelos de Sade. Esse carimbo
devero estar identificados fisicamente com o carimbo Insumos Estratgicos
tcnicos das reas
aposto que realizam
pelos tcnicos a anlise
das reas do expediente;
que realizam a anlise dos assim, a s
expediente; opo
assim, a opo sim dever ser
Insumo
sim dever ser Estratgico
marcada. Caso o para externo
processo Sadeno (IES):
leve os processos
esse carimbo, referentes a insumo
marcada. Caso o processo externo no leve esse carimbo, dever ser marcada a opo no.
dever serestratgico
marcada a opo para
no.sade devero estar identificados fisicamente com o
Figura 21 Exemplo
carimbo de Carimbo
Insumos Insumos Estratgicos
Estratgicos de Sade Esse carimbo aposto pelos
de Sade.
Figura 21 Exemplo de Carimbo Insumos Estratgicos de Sade
sim dever ser marcada. Caso o processo externo no leve esse carimbo,
dever ser marcada a opo no.

Origem: campo preenchido automaticamente pelo Sistema, sem possibilidade de troca pelo
usurio significa que o processo teve origem em um rgo externo.
rgo de Registro: campo preenchido automaticamente pelo Sistema com a sigla do rgo no
qual o usurio est registrando o processo.
77

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Registro: campo disponvel para o usurio escolher se o Sistema gerar um novo nmero
de registro ou se ser inserido o nmero que j vier no processo externo. Esse nmero s ser aceito
quando se tratar de um cdigo SENAPRO vlido, ou seja, numerao nica de processo e/ou docu-
mentos, que visa integridade do nmero atribudo ao processo e/ou ao expediente, na unidade de
registro de origem.
Nmero Original: campo para o usurio informar o nmero do documento que deu origem ao
processo. Caso opte por gerar um novo nmero de registro para o processo, o usurio poder informar,
neste campo, a identificao original do processo.
Data do processo: a data de criao do processo (data que est escrita na capa do processo).
Tipo de suporte: o tipo de material onde o processo est gravado. Na maioria das vezes, o
suporte do processo ser o papel, pois onde a maioria dos processos so impressos, porm o usurio
poder selecionar outros tipos como: Digital, Mapa, CD, DVD, Fotografia etc.
Prazo de pendncia: campo onde se informa prazo total de pendncia do processo, quando for
necessrio. O prazo de pendncia o limite de tempo que o processo tem para ser respondido.
rgo de origem: rgo que enviou o processo ou que tenha solicitado a sua autuao.
Acesso: a classificao que define o grau de sigilo do processo, se ostensivo, sigiloso, confi-
dencial, secreto ou ultrassecreto. Processos ostensivos so aqueles que podem ser acessados por todos.
Classificao Arquivstica: cdigo de classificao do assunto do processo. Este cdigo auxiliar

na localizao da informao e no gerenciamento do tempo de vida do processo dentro da instituio.
Referncia ao registro: este campo deve ser preenchido caso o processo faa meno a algum
outro documento ou processo.
Palavra-chave: preencher os campos com palavras que representem o processo e que sero
utilizadas para futuras pesquisas. Como este campo de preenchimento livre, o usurio dever se aten-
tar para a ortografia correta das palavras inseridas e evitar o uso de abreviaes.
Resumo do processo: descrever, nesse campo, o contedo do processo de forma sucinta, po-
rm bem explicativa.
Importante
O que est no assunto do processo no o seu resumo.
Antes de fazer o resumo, leia todo o processo com ateno.
Lembre-se: este resumo deve ser capaz de informar sobre o que se trata o processo.
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Lembre-se: este resumo deve ser capaz de informar sobre o

que se trata o processo.
Erros comuns
Erros comuns
Colocar no campo resumo a ao a ser realizada com o
processo.
Colocar no campo resumo a ao a ser realizada com o processo.
Interessado: campo
Interessado: campoonde seescolhe
onde se escolhe
uma uma
pessoapessoa fsica uma
fsica ou jurdica, ou jurdica,
unidade douma
Ministrio
unidade do Ministrio da Sade, rgos da administrao pblica ou Para
da Sade, rgos da administrao pblica ou empresas privadas que tm interesse no processo.
empresas privadas do
saber qual o interessado que tm interesse
documento, no processo.
faa as seguintes Parasolicita
perguntas: Quem saber qualatividade
alguma o
interessado do documento, faa as seguintes perguntas: Quem solicita
ou informao? Quem ter ganhos ou perdas com esse processo? Quem tem interesse no assunto tra-
alguma atividade ou informao? Quem ter ganhos ou perdas com esse
tado no processo?
processo? Quem tem interesse no assunto tratado no processo?
Importante
Importante
Ocupante do cargo no interessado. Nesses casos, deve-se colocar o nome do servio, diviso
qual
ou coordenao ao Ocupante do cargo no interessado. Nesses casos,
ele representa.
deve-se colocar o nome do servio, diviso ou coordenao
ao qual ele representa.
Esse campo ilimitado, por isso, sempre coloque o nome de todos os interessados do processo.
A palavra OUTROS no ser interessada em
Provenincia: unidade que produziu o processo.
expedientes.
Arquivo Digital: campo no qual possvel inserir uma cpia digital do processo.
Esse campo ilimitado; por isso, sempre coloque o nome
de todos
Tramitar para: permiteos interessados
tramitar do processo.
o processo para outro rgo no momento do registro.
Boto Incluir: ao preencher e selecionar as informaes do formulrio, acionar o boto [IN-

CLUIR] para finalizar o registro e para o Sistema gerar o nmero de protocolo.
Boto Copiar: utilizar este boto para copiar os dados de um outro processo ou documento j
cadastrado na base de dados do SIPAR para o registro que se est realizando.
Importante
Caso o processo externo seja de um rgo da administrao pblica federal e apresente algum
erro, a rea do MS que o receber poder devolv-lo ao seu remetente por meio de ofcio, explican-
do os erros encontrados, e solicitar a correo ou, caso opte por renumerar as peas do processo,
dever faz-lo mediante despacho.
No h como se registrar cpia de processo externo no SIPAR. Caso algum rgo externo envie
uma cpia de processo ao Ministrio da Sade, deve-se registrar no Sistema o ofcio de encaminha-
mento da referida cpia. A informao acerca da cpia do processo poder ser inserida no campo
comentrio.
Trabalhando com processos internos
Para que um expediente passe a ser um processo, ele deve ser autuado. Somente por meio da
autuao que se gera um processo, no sendo possvel registrar processos internos.
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Autuao: ao pela qual um expediente passa a se constituir processo.
A solicitao de autuao de documento poder ser feita por qualquer unidade formal do Mi-
nistrio da Sade unidade responsvel pela atividade de autuao por meio de memorando ou des-
pacho na ltima folha do documento.
Para a autuao, o expediente dever estar devidamente registrado no SIPAR e ser preparado
da seguinte forma:
Ordenar os documentos na sequncia em que deve ser formado o processo, retirando

folhas em branco e capas plsticas.
Documentos no textuais devem ser encaminhados para autuao identificados como
anexo, informando-se sobre a sua existncia no memorando ou despacho que solicita
autuao.
Os documentos devero ter as folhas numeradas no canto inferior direito do documento,
em ordem crescente, sem rasuras, sem carimbo e sem rubrica, iniciando-se a contagem a
partir da segunda folha do documento, que ser numerada com o nmero 2.
Os versos das folhas em branco devem conter o carimbo em branco aposto.
Tramitar no SIPAR o documento para a unidade autuadora com o despacho: autuar e resu-
mo do despacho: para autuao.
O processo dever ser formado a partir de documentos originais. Caso no seja possvel, a uti-
lizao de cpias ser cabvel mediante exposio de motivo. As cpias devero ser encaminhadas por
meio de memorando.
Mensagens encaminhadas via correio eletrnico podero constituir em pea de processo me-
diante ratificao feita por meio de despacho ou memorando.
A utilizao de sistema de transmisso de dados e imagens tipo fac-smile no prejudica o cum-

primento de prazos, devendo os originais serem encaminhados no prazo mximo de cinco dias teis,
contados da data de transmisso. Quem fizer uso da transmisso de dados e imagens tipo fac-smile ser
responsvel pela autenticidade do documento transmitido. O envelope encaminhando correspondn-
cia no ser pea do processo, devendo ser descartado, anotando-se ou registrando-se as informaes
necessrias referentes ao endereo do remetente.
Importante
Poder ser includo no processo apenas o envelope que, por motivo previamente definido, tenha
que comprovar a data de postagem do seu contedo.
Atividades a serem realizadas com os processos internos ou externos que estejam nas reas
Numerando as pginas do processo
As folhas dos processos sero numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utili-
zado carimbo prprio para a colocao do nmero, aposto no canto superior direito da folha, receben-
do, a primeira folha, o nmero 1 . As peas iniciais sero numeradas pela unidade autuadora, a capa no
deve ser numerada.
80

aposto no canto superior direito da folha, recebendo, a primeira folha, o nmero
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
1 . As peas iniciais sero numeradas pela unidade autuadora, a capa no
deve ser numerada.
O verso da folha no ser numerado e sua identificao, quando for

necessria, ter como referncia a letra v.
O verso da folha no ser numerado e sua identificao, quando for necessria, ter como refe-
As peas
rncia a letrasubsequentes
v. sero numeradas e rubricadas pelas unidades
que as adicionarem, em ordem crescente e em continuidade numerao j
existente, com As peas subsequentes
carimbo seropara
prprio numeradas e rubricadasem
numerao pelasque
unidades que as a
conste adicionarem, em or-
identificao/sigla
dem crescenteda e emrea e rubrica
continuidade de quemjtiver
numerao procedido
existente, insero
com carimbo dosnumerao em que
prprio para
documentos. Ex.:
conste a identificao/sigla da rea e rubrica de quem tiver procedido insero dos documentos. Ex.:
Figura
Figura 22 Posio
Posiodo
docarimbo
carimbodede numerao
numerao dede processo
processo

Importante
No pode haver numerao repetida no processo.
No pode haver folhas no numeradas no processo.
No se admite diferenciao da numerao por meio de letras ou qualquer outro meio.
No pode haver rasuras.
Preste ateno no momento da numerao das pginas para evitar transtornos futuros.
Numerar folhas de tamanho reduzido
Nos casos em que a pea do processo estiver em tamanho reduzido, deve-se col-la em folha
de papel branco, apondo-se o carimbo da numerao de folhas de tal forma que o canto superior direito
do documento colado seja atingido pelo referido carimbo, conforme ilustrao a seguir:
81

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Figura 23 Carimbo em folha reduzida

[
N
d
Fonte: Portaria Normativa MPOG/SLTIM n 05, de 19 de dezembro de 2002.
Quando houver mais de um documento de tamanho reduzido, poder ser feita a colagem em
Quando houver
uma nica folha, de formamais de um
que apenas umdocumento
documentoreceba o de tamanho
carimbo, reduzido, dapoder
conforme demonstrao
figura. As demais folhas devero ser rubricadas, de maneira que atinja a folha em que est colada.
ser feita a colagem em uma nica folha, de forma que apenas um documento
necessrio tambm que haja uma observao escrita de quantas peas esto coladas em uma
receba mesma
o carimbo, conforme
folha, possibilitando, assim,demonstrao da figura. As demais folhas devero
resguardar a informao.
ser rubricadas, de maneira que atinja a folha em que est colada.
necessrio tambm que haja uma observao escrita de quantas

peas esto coladas em uma mesma folha, possibilitando, assim, resguardar a
informao.
82

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Figura 24 Carimbo em vrias peas coladas em uma folha

o de Folha 83
do for constatada a necessidade da correo da num

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Renumerao de Folha
Quando for constatada a necessidade da correo da numerao de qualquer folha do proces-

so, deve-se inutilizar a anterior, sem rasuras, fazendo-se um X sobre o carimbo incorreto. Ex.:
Figura 2525Figura
Figura Exemplo
Exemplo de como
de como
25 Exemplo renumerar
renumerar
de como folhas
folhas
renumerar folhas

ve-se apor o novo carimbo de numerao no canto superior direito de
Deve-se apor o novo carimbo de numerao no canto superior direito de cada folha, inserindo
a, inserindo o nmero correto e rubricando.
e apor o novo carimbo de numerao no canto superior direito de
o nmero correto e rubricando.
serindo o nmero
Figuracorreto
Figura26 e rubricando.
26 Carimbo
Carimbo dede numerao
numerao
Figura 26 Carimbo de numerao

Os processos oriundos de outros rgos e entidades, pertencentes ou no administrao p-
processos oriundos de outros rgos e entidades, pertencentes ou
blica, s tero suas peas renumeradas se a respectiva numerao no estiver correta e indicada por
ministrao pblica, s tero suas peas renumeradas se a respectiva
meio de
Fonte: despacho.
Autoria prpria.
o no estiver correta e indicada por meio de despacho.
Importante:
cessos oriundos de outros rgos e entidades, pertencentes ou
strao pblica, s tero
Caso suasrenumerao
haja alguma peas renumeradas sesera aposto
no processo, dever respectiva
despacho, que certifique e explique
o estiver correta e indicadalogo
o procedimento por meio
aps dedespacho
o ltimo despacho.
do processo.
A conferncia do processo evita a continuao de erros e facilita sua numerao. Caso, durante a
conferncia de processos, seja detectado qualquer erro de procedimento, deve-se receber o processo,
apor despacho solicitando a correo dos erros detectados e devolv-lo rea que o enviou para que
sejam sanadas as incorrees. Devolver o processo por meio de despacho e no SIPAR.
Insero de Documentos ao Processo: fisicamente e no SIPAR
84

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Os expedientes devem ser inseridos no processo, em continuidade

numerao aposta no canto superior direito.
Os expedientes devem ser inseridos no processo, em continuidade numerao aposta no
Caso direito.
canto superior o expediente a ser inserido j tenha sido registrado no SIPAR,
proceda da seguinte maneira para fazer a insero no Sistema:
Caso o expediente a ser inserido j tenha sido registrado no SIPAR, proceda da seguinte manei-
ra para fazer a insero no Sistema:
em 1)JUNTADA.
V ao menu PROCESSO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em JUNTADA.
2) Informe o nmero do processo principal, aquele no qual os documentos

sero inseridos.
2) Informe o nmero do processo principal, aquele no qual os documentos sero inseridos.

3) Informe o nmero do expediente que ser inserido no processo principal, no

campo marcado na imagem a seguir:
85

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

3) campo
Informemarcado
o nmeronadoimagem a seguir:
expediente que ser inserido no processo principal, no
3) Informe o nmero do expediente que ser inserido no processo principal, no campo marca-
campo marcado naa imagem
do na imagem seguir: a seguir:
4) Aps 4)informar o nmero do expediente que ser inserido no processo

Aps informar o nmero do expediente que ser inserido no processo principal, clique no
4) principal, clique
Aps informar
boto ononmero
boto [INSERIR].
[INSERIR]. do expediente que ser inserido no processo
principal, clique no boto [INSERIR].
Encerramento e e
Encerramento Abertura de volume
Abertura de volume
Encerramento
Encerramento deeVolume
Abertura de volume
Segundo a Portaria MPOG/SLTI n 05, de 19/2002, cada volume de processo no poder ex-
ceder a 200 folhas; portanto, quando o documento a ser inserido ao processo apresentar nmero de
folhas excedentes ao limite fixado pela referida Portaria, dever ser formado um novo volume.
importante se atentar para o fato de que, segundo a Portaria MPOG/SLTI n 05, no permitido
desmembrar o documento e, se ocorrer a incluso de um documento ao processo que exceder as 200
folhas, deve-se abrir um novo volume.
Ex.: no caso de processo contendo 180 folhas, ao qual ser includo um expediente contendo
50, encerrar-se- o volume com 181 folhas (180 n de folhas do processo + 1 folha que o termo de
86

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
encerramento) e abrir-se- novo volume com 51 folhas (1 folha do termo de abertura + 50 folhas do
expediente).
Para o encerramento de um volume, dever ser includo na ltima folha do volume a ser encerrado,
devidamente numerado, o Termo de Encerramento de Volume.
Figura 27 Termo de Encerramento de Volume
[MMA4] Com
NormativaMP
dezembrode2
Abertura de volume
Abertura de volume
Na abertura de um volume, deve-se incluir em folha suplementar, logo aps a capa, o Termo de
Abertura
Nadeabertura
Volume, obedecendo sequnciadeve-se
de um volume, numrica do volume
incluir emanterior.
folha suplementar, logo
aps a capa, o Termo de Abertura de Volume, obedecendo sequncia
numrica do volume anterior.
Figura 28 Termo de Abertura de Volume
[MMA5] Com
NormativaMP
dezembrode2
87

Abertura de volume 2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Na abertura de um volume, deve-se incluir em folha suplementar, logo

Figura2828
Figura Termo
Termo de Abertura
de Abertura de Volume
de Volume
[MMA5] Com
NormativaMP
dezembrode2
A abertura de um novo volume ser executada pelas unidades organizacionais do Ministrio da

Sade. Estas devero solicitar a etiqueta e a capa de processo s unidades autuadoras correspondentes.
Tanto a abertura e o encerramento do volume devero ser informados no SIPAR.
Obs.: numeram-se normalmente as folhas dos termos de encerramento e abertura de volumes.
Juntada
a unio de um processo ao outro, com o qual se tem relao ou dependncia. Existem dois
tipo de juntada:
Apensao: a juntada temporria entre dois ou mais processos.

Anexao: a juntada definitiva entre dois ou mais processos.
Como fazer a apensao nos processos fisicamente?
A juntada por APENSAO se d quando h unio temporria de um ou mais processos para que
se proceda ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com o mesmo interessa-
do ou no, conservando a cada processo a sua identidade, a sua independncia e a sua numerao.
A juntada por apensao deve ocorrer apenas para que as informaes contidas no processo
que j contm alguma deciso acerca do assunto sirvam como subsdio para a deciso de outro proces-
so, devendo ser desapensados ao final da tomada de deciso.
Importante
De forma alguma as folhas do processo apensado sero renumeradas em continuidade ao proces-

so principal, devendo permanecer cada processo com a sua numerao original.
88

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Figura2929
Figura Procedimento
Procedimento de juntada
de juntada por apensao
por apensao

Passo
Passoa passo:
a passo:
1. Deve-se lavrar o termo de juntada por apensao na ltima folha do processo mais antigo, e
1. Deve-se lavrar o Termo de Juntada por Apensao na ltima folha do
apor despacho com o pedido de juntada no processo mais recente. Tanto o despacho quanto
processo acessrio, e apor despacho com o pedido de juntada no processo
o termo sero numerados.
principal, que aquele que precisa da deciso. Tanto o despacho quanto o
termo sero numerados.
2. Colocar o processo mais antigo em primeiro lugar no momento da apensao dos processos, e
deve-se anotar, na capa deste, o nmero do processo que est sendo apensado.
2. Colocar o processo acessrio em primeiro lugar no momento da apensao
dos processos, e deve-se anotar, na capa deste, o nmero do processo que
est sendo apensado.
89

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Figura 30 Termo de Juntada por Apensao

Figura 30 Termo de Juntada por Apensao [MMA6] C
Figura 30 Termo de Juntada por Apensao Normativa
dezembrod
[MMA6]
Normativa
dezembro

Fazendo a apensao no SIPAR
1) Fazendo a apensao
V aoFazendo
menu apensao no no
aPROCESSO >SIPAR
SIPAR e d um clique com o boto esquerdo do mouse
em JUNTADA.
1) V ao1)menu PROCESSO
V ao menu PROCESSO e d> um
e d umcom
clique clique com
o boto o boto
esquerdo esquerdo
do mouse do mouse
em JUNTADA.
em JUNTADA.

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
2) Informe o nmero do processo principal, aquele ao qual os processos sero

2) apensados; aps informar
Informe o nmero o nmero,
do processo clique
principal, com
aquele ao oqual
boto esquerdo sero
os processos do
mouse no boto
apensados; [PESQUISAR].
aps informar o nmero, clique com o boto esquerdo do
2) Informe o nmero do processo mais antigo, aquele ao qual os processos sero apensados;
no boto
mouse aps informar[PESQUISAR].
o nmero, clique com o boto esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].
3) V ao campo TIPO DOCUMENTAL e mude de DOCUMENTO para

PROCESSO.
3) V ao campo TIPO DOCUMENTAL e mude de DOCUMENTO para PROCESSO.
PROCESSO.
4) V ao campo REGISTRO e informe o nmero do processo que ser

apensado.
apensado.
91

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

apensados; aps informar o nmero, clique com o boto esquerdo do
4) V ao campo REGISTRO e informe o nmero do processo que ser apensado.
5) V ao 5)campo TIPO
V ao campo DEDEJUNTADA
TIPO e mude
JUNTADA e mude para APENSAO.
para APENSAO.
PROCESSO.
6) Aps realizar todas estas aes, clique com o boto esquerdo do mouse no
boto [APENSAR].

apensado.
92

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
6) Aps realizar todas estas aes, clique com o boto esquerdo do mouse no boto [APENSAR].
Importante
S podero ser apensados processos que estejam na posse do mesmo rgo no SIPAR.
A ao de apensar no SIPAR estar concluda. Repita essa operao
quantos forem os processos a serem apensados.
Desapensao
A desapensao consiste na separao de dois ou mais processos quando finalizado o efeito

que levou a apensao.
Importante
S podero ser apensados processos que estejam na posse

do mesmo rgo no SIPAR.

DESAPENSAO
A desapensao consiste na separao de dois ou mais processos

quando finalizado o efeito que levou a apensao.
93

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Figura 31 Procedimento de desapensao

Ottulodafigura21InsumoEstratgicodeSadedeveestaentreaspaspg87
OtextoInserodeexpedientespg97noestaemnegrito
Trocarafiguraporestaabaixo:

Fonte: Autoria
Deve-seprpria. incluir o Termo de Desapensao na ltima folha do processo
Trocarafigura59pg146poresta
que foi realizada a juntada (processo principal) e realizar a desapensao dos
Deve-se incluir o termo de desapensao no processo mais novo e realizar a desapensao dos
processos no SIPAR.
processos no Sipar.
Figura 32 Termo de Desapensao
[MMA7] Co
NormativaMP
dezembrode
94

Fazendo a desapensao no SIPAR 2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
1) V ao menu PROCESSO > JUNTADA e d um clique com o boto

esquerdo do mouse.
Fazendo a desapensao no SIPAR

esquerdo do mouse.
1) V ao menu PROCESSO JUNTADA e d um clique com o boto esquerdo do mouse.
2) Informe o nmero do processo principal, aquele no qual os processos

foram apensados; aps informar o nmero, clique com o boto direito do
2) Informe o nmero do processo principal, aquele no qual os processos foram apensados; aps
2) Informe o nmero
informar do processo
o nmero, clique com oprincipal,
aquele nonoqual
botoos processos
[PESQUISAR].
3) Selecione o processo que ser desapensado, clicando com o boto

esquerdo do mouse no campo SELECIONAR.
95

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
3) Selecione o processo que ser desapensado, clicando com o boto esquerdo do mouse no
campo SELECIONAR.
4) Clique com o boto esquerdo do mouse no boto [DESAPENSAR].

5) Preencha o campo JUSTIFICATIVA com os motivos da desapensao

e clique com o boto esquerdo do mouse no boto [CONFIRMAR].
96

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
5) Preencha o campo JUSTIFICATIVA com os motivos da desapensao e clique com o boto

esquerdo do mouse no boto [CONFIRMAR].
A ao de desapensar no SIPAR est concluda. Repita essa operao quantos forem os proces-
sos a serem desapensados do processo principal.
Importante:
A ao de desapensar no SIPAR est concluda. Repita essa operao
quantos forem os processos a serem desapensados do processo principal.
A desapensao dos processos ocorrer antes do arquivamento.
O termo de desapensao deve ser numerado.

Importante:
Anexao A desapensao dos processos ocorrer antes do arquivamento.

A juntada
Opor ANEXAO
termo se d quando hdeve
de desapensao unio ser
definitiva e irreversvel de um ou mais pro-
numerado.
cessos desde que pertencentes ao mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto ou assuntos
semelhantes.
Passo a Passo para a anexao:

Anexao
Inserir termo de juntada por anexao na ltima folha do processo principal (que ser sempre
A juntada por ANEXAO se d quando h unio definitiva e
o mais antigo). Este dever ser numerado.
irreversvel de um ou mais processos desde que pertencentes ao mesmo
interessado e que contenham o mesmo assunto ou assuntos
semelhantes.
Inserir termo de juntada por anexao na ltima folha do processo principal

(que ser sempre o mais antigo). Este dever ser numerado.
97

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Figura3333
Figura Termo
Termo de Juntada
de Juntada por Anexao
por Anexao
[MMA8] Comen
NormativaMPOG/
dezembrode2012
1. Sobrepor capa do processo principal a capa do processo acessrio.

2. Inserir o contedo do processo acessrio em seguida ao termo de anexao, formando um
2. nico
Inserir o contedo do processo acessrio em seguida ao termo de
conjunto.
anexao, formando um nico conjunto.
3. Renumerar e rubricar as folhas/pginas do processo acessrio (mais novo), obedecendo
numerao sequencial do principal.
3. Renumerar e rubricar as folhas/pginas do processo acessrio (mais
4. Informar, na capa do processo principal, o nmero do processo acessrio que foi juntado por
novo), obedecendo numerao sequencial do principal.
anexao.
4. Informar,
OBS.: na capa
caso o processo dotenha
acessrio processo
termo deprincipal, o nmero
desentranhamento do processono
ou desmembramento,
momento da renumerao
acessrio dasfoi
que folhas, permanecer
juntado vago o lugar correspondente pea retirada. O fato
por anexao.
dever ser relatado em despacho.
OBS.: caso o processo acessrio tenha termo de desentranhamento ou
desmembramento, no momento da renumerao das folhas, permanecer
vago o lugar correspondente pea retirada. O fato dever ser relatado em
despacho.
98

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Exemplificando o passo a passo
Figura 34 Procedimento de juntada por anexao

Realizando a anexao no SIPAR

Realizando
1) V aoa anexao no SIPAR
menu PROCESSO > e d um clique com o boto esquerdo do
Realizando
mouse a
em anexao
JUNTADA. no SIPAR
1) V ao menu PROCESSO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em JUNTADA.
1) V ao menu PROCESSO > e d um clique com o boto esquerdo do
mouse em JUNTADA.
99

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
2) Informe o nmero do processo principal, aquele ao qual os processos

sero anexados. Aps informar o nmero, clique com o boto esquerdo do
2) Informe o nmero do processo principal, aquele ao qual os processos sero anexados. Aps
mouse no boto
informar[PESQUISAR].

PROCESSO.

PROCESSO.

anexado.

anexado.
100

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
4) V ao campo REGISTRO e informe o nmero do processo que ser anexado.
5) V 5)
aoVcampo
ao campoTIPO DE
TIPO DE JUNTADA
JUNTADA e mudeepara
mude para ANEXAO.
ANEXAO.
5) V ao campo TIPO DE JUNTADA e mude para ANEXAO.
boto [ANEXAR].
boto [ANEXAR].
101

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
6) Aps realizar todas estas aes, clique com o boto esquerdo do mouse no boto [ANEXAR].
A anexao estar finalizada.
Repita a operao caso seja necessrio anexar mais processos.

Desmembramento
O desmembramento a separao de parte da documentao de um processo para formar
outro, mediante despacho da autoridade competente.
Desmembramento
Passo a Passo:
O os documentos a
desmembramento
1. Retirar a separao
serem de parte da documentao de um
desmembrados.
processo para formar outro, mediante despacho da autoridade competente.
2. Colocar o Termo de Desmembramento no local onde foi retirado o documento este termo
Passo a no deve ser numerado.

Passo:
1. Retirar os documentos a serem desmembrados.
2. Colocar o Termo de Desmembramento no local onde foi retirado o

documento este termo no deve ser numerado.
102

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Figura 35 Termo de Desmembramento
Figura
Figura 35 35 Termo
Termo de Desmembramento
de Desmembramento [MMA9] Co
NormativaMP
dezembrode
[MMA9] Com
NormativaMP
dezembrode2
Fonte:3. Colocar
Portaria Normativa despacho
MPOG/SLTIM n 05,ao
de 19final do de
de dezembro processo
2002. explicando os motivos do
desmembramento.
3. Colocar despacho ao final do processo explicando os motivos do desmembramento.
3. Colocar despacho ao final do processo explicando os motivos do
Exemplificando
desmembramento.
Exemplificando o passo
o passo a passo:a passo:
Figura
Figura 3636 Procedimento
Procedimento
Exemplificando de desmembramento
de desmembramento
o passo a passo:
Figura 36 Procedimento de desmembramento

Sempre que a retirada do documento prejudicar o entendimento do processo desmembrado,
Sempre que a retirada do documento prejudicar o entendimento do
deve-se
Fonte: inserirprpria.
Autoria uma cpia integral do documento no local do original, aps o termo de desmembra-
processo desmembrado, deve-se inserir uma cpia integral do documento no
mento. Essas cpias no sero renumeradas e devem conter o carimbo de confere com o original.

103

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Importante:
O processo que tiver folha ou pea retirada conservar a

sua numerao, permanecendo vago o nmero de folhas
correspondente, inserindo no local o Termo de
Desmembramento que no ser numerado.
Importante:
Ovedada a retirada
processo que tiver folha ouda
peaprimeira peaado
retirada conservar processo.
sua numerao, permanecendo vago
o nmero de folhas correspondente, inserindo no local o Termo de Desmembramento que no
ser numerado.
vedada a retirada da primeira pea do processo.

Desmembrar no SIPAR
1)Desmembrar
V ao menuno SIPAR
PROCESSO > e d um clique com o boto esquerdo do
1) V em
mouse JUNTADA.
ao menu PROCESSO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em JUNTADA.

foram anexados; aps informar o nmero, clique com o boto direito do
104

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
2) Informe o nmero do processo principal, aquele no qual os documentos foram anexados;

aps informar o nmero, clique com o boto esquerdo do mouse no boto [PESQUISAR].
3) Selecione o o processo
3) Selecione queserser
documento que desmembrado,
desmembrado, clicando
clicando com com odoboto
o boto esquerdo mouse
3) Selecione
esquerdo odo processo
no campo
que ser
mouse no campo
SELECIONAR.
desmembrado, clicando com o boto
SELECIONAR.
4) Clique com o boto esquerdo do mouse no boto [DESMEMBRAR].
105

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
5) Preencha o ocampo
5) Preencha JUSTIFICATIVA
campo JUSTIFICATIVA comdo
com os motivos osdesmembramento
motivos do desmembramento
e clique com o boto
e clique com o boto esquerdo do mouse
esquerdo do mouse no boto [CONFIRMAR]. no boto [CONFIRMAR].
5) Preencha o campo JUSTIFICATIVA com os motivos do desmembramento
Importante
Importante
O desmembramento s deve ser feito no SIPAR se a pea a ser retirada tiver o nmero de registro.
Caso a pea a ser desmembrada no tenha o referido nmero do registro, deve-se proceder o des-
membramento somente no processo.
Importante
O desmembramento s deve ser feito no SIPAR se a pea a
ser retirada tiver o nmero de registro. Caso a pea a ser
desmembrada no tenha o referido nmero do registro,
deve-se proceder o desmembramento somente no processo
106

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Desentranhamento
desentranhamento a retirada de pea do processo. Poder ocorrer

ODesentranhamento
quando houver interesse do Ministrio da Sade ou a pedido de terceiros
O desentranhamento a retirada de pea do processo. Poder ocorrer quando houver interes-
desde que autorizada, com despacho prvio, pela autoridade competente.
se do Ministrio da Sade ou a pedido de terceiros desde que autorizada, com despacho prvio, pela
Passo aautoridade
Passo:competente.
Passo a Passo:
1. Retirar os documentos a serem desentranhados.
2. Colocar o Termo de Desentranhamento ou carimbo de
desentranhamento
2. Colocar o Termonodelocal onde foi retirado
Desentranhamento o documento
ou carimbo este termo
de desentranhamento no local onde
no deve ser numerado.
foi retirado o documento este termo no deve ser numerado.
Figura 3737
Figura Termo de Desentranhamento
Termo de Desentranhamento
[MMA10] Comentr
NormativaMPOG/SLTIn
dezembrode2012.
3. Fazer despacho solicitando o desentranhamento, devendo ser assinado pela autoridade

3. Fazer despacho
competentesolicitando
e colocado aoofinal
desentranhamento,
do processo. devendo ser assinado
pela autoridade competente e colocado ao final do processo.
4. Colocar termo de desentranhamento ao final do processo este termo deve ser numerado.
4. Colocar termo de desentranhamento ao final do processo este termo
deve ser numerado.
107

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Figura 38 Termo de Desentranhamento

Figura
Figura 3838 Termo
de Desentranhamento
[MMA11] C
NormativaMP
[MMA11] C
dezembrode
NormativaMP
dezembrode
Exemplificando o passo a passo:

Figura 39 Procedimento de desentranhamento

Sempre que a retirada do documento prejudicar o entendimento do processo desentranhado, deve-se tirar
uma cpia integral do documento e inseri-la no local do original. Essas cpias no sero renumeradas e devem conter
processo desentranhado,
Sempre que a retirada deve-se tirar uma cpia
do documento integral
prejudicar do documentodo
o entendimento e
o carimbo de confere com o original.
inseri-la nodesentranhado,
processo local do original. Essastirar
deve-se cpiasumano sero
cpia renumeradas
integral e devem
do documento e
conter oCaso
inseri-la carimbo
noseja
local de
doconfere
inserido original.
no com
processo um o
Essas original.
cpiasqueno
documento sero renumeradas
no corresponda e devem
ao assunto do mesmo, ou
conter o carimbo de confere com o original.
que foi inserido erroneamente, deve-se retirar integralmente o documento deixando somente o Termo
Caso seja inserido
de Desentranhamento, no processo
sendo, neste um documento
caso, imprescindvel a justificativaque noespecifique
em que corresponda ao
a necessi-
assunto
dade daCaso do seja
retirada mesmo,
da pea, no ou
inserido noque
sendo foi fazer
processo
necessrio inserido
umcpia doerroneamente,
documento
documento deve-se retirar
quedesentranhado.
no corresponda ao
integralmente
assunto do mesmo, o documento
ou que foi deixando somente
inserido erroneamente, o deve-se
Termo retirarde
integralmente o documento deixando somente o Termo de
108

mouse
cpia em JUNTADA.
do documento desentranhado.
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Desentranhar no SIPAR
Desentranhar
1) V ao menu no SIPAR
mouse emmenu
1) V ao JUNTADA.
PROCESSO e d um clique com o boto esquerdo do mouse em JUNTADA.

foram2) anexados; aps informar o nmero, clique com o boto esquerdo do
Informe o nmero do processo principal, aquele no qual os documentos foram inseridos;
mouseapsno informar
boto [PESQUISAR].

foram anexados; aps informar o nmero, clique com o boto esquerdo do
109

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
3) Selecione o expediente que ser desentranhado, clicando com o boto

3) Selecione o oexpediente
3) Selecione expediente queque
ser ser desentranhado,
desentranhado, clicando comclicando com odoboto
esquerdo do mouse no
no campo SELECIONAR. campo SELECIONAR.
4) Clique com
4) Clique o oboto
com esquerdo
do mouse no[DESENTRANHAR].
no boto boto [DESENTRANHAR].
4) Clique com o boto esquerdo do mouse no boto [DESENTRANHAR].
5) Preencha o campo JUSTIFICATIVA com os motivos do

desentranhamento e clique com o boto esquerdo do mouse no boto
5) Preencha o campo JUSTIFICATIVA com
[CONFIRMAR]. os motivos do
[CONFIRMAR].
110

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
5) Preencha o campo JUSTIFICATIVA com os motivos do desentranhamento e clique com o boto

Importante
Importante
O desentranhamento s deve ser feito no SIPAR se a pea a ser retirada tiver o nmero de registro.
O desentranhamento
Caso a pea a ser desentranhada nos deve
tenha sernmero
o referido feito dono SIPAR
registro, seproceder
deve-se a pea o de-a
sentranhamento somente no processo fsico.
desentranhada
Reconstituio no
tenha o referido nmero do registro, deve-
de processo
se proceder o desentranhamento somente no processo fsico.
A reconstituio de processos ser realizada quando o processo original for extraviado ou des-
trudo. O fato dever ser comunicado autoridade competente de posse do processo.
Reconstituio de processo
A reconstituio tem carter excepcional e no exclui o procedimento administrativo destinado
A reconstituio de processos ser realizada quando o processo original
a apurar a responsabilidade do servidor detentor do processo no momento do extravio.
for extraviado ou destrudo. O fato dever ser comunicado autoridade
Como reconstituir um processo:
competente de posse do processo.
Reunir cpias dostem
A reconstituio documentos
carterqueexcepcional
constituam o processo
e no nos rgos
exclui o pelo qual tramitou.
procedimento
administrativo destinado
Criao a apurar
de memorando a responsabilidade
informando do servidor
a reconstituio do processo, contendodetentor do
o seu nmero,
processo no momentointeressado,
procedncia, do extravio.
assunto e outras informaes que forem julgadas necessrias.
No documento, dever constar o encaminhamento ao rgo competente pela autuao.
Registrar o memorando no Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo (SIPAR) e informar,
no registro do
Como reconstituir um novo processo, o nmero do processo extraviado.
processo:
Deve-se colocar uma folha inicial informando a reconstituio do processo, constando o
Reunir cpias ados
seu nmero, documentos
provenincia, que constituam
o interessado, o processo
o assunto e outras informaesnos rgos
que forem jul-
pelogadas
qualconvenientes.
tramitou.
Se no decorrer da reconstituio for encontrado o processo original, este dever prosseguir
Criao de memorando
seu andamento informando
sendo anexado a ele o processoareconstitudo.
reconstituio do processo,
contendo o seu nmero, procedncia, interessado, assunto e outras
informaes que forem julgadas necessrias. No documento, dever
constar o encaminhamento ao rgo competente pela autuao.
111

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
5 CLASSIFICAO
A classificao de documentos a atividade de anlise e identificao

do contedo de documentos, seleo da categoria de assunto sob a qual sejam
recuperados, podendo-se-lhes atribuir cdigos. (Dicionrio de Terminologia
5 Classificao
Arquivstica, Arquivo Nacional, Rio de Janeiro, 2005).
O objetivo da classificao nos arquivos setoriais agrupar os

documentos de arquivo sob um mesmo assunto, visando agilizar a recuperao
A classificao de documentos a atividade de anlise e identificao do contedo de docu-
da informao e facilitar a organizao dos documentos.
mentos, seleo da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se-lhes atribuir cdi-
gos. (Dicionrio
a partir de Terminologia Arquivstica, Arquivo
da classificao Nacional,
dos Rio de Janeiro, 2005).
documentos que se define a
temporalidade dos
O objetivo documentos
da classificao e seu setoriais
nos arquivos ciclo de vida. os documentos de arquivo sob um
agrupar
mesmo assunto, visando agilizar a recuperao da informao e facilitar a organizao dos documentos.
Entendendo a classificao
a partir da classificao dos documentos que se define a temporalidade dos documentos e
deClassificar
seu ciclo vida. uma atividade humana.
Os homens classificam sem que tenham conscincia dessa
operao.
No h uma
Classificar classificao
uma absoluta a ser descoberta.
atividade humana.
No descobrimos, mas elaboramos classificao.
Os homens classificam sem que tenham conscincia dessa operao.
Existem tantas classificaes quantas
No h uma classificao absoluta a ser descoberta. forem as caractersticas
possveis de serem empregadas como base da diviso.
Figura 40 Existem tantas classificaes

Exemplo quantas forem as caractersticas possveis de serem empregadas
de classificao
como base da diviso.
Figura 40 Exemplo de classificao
Fonte: CGDI/SAA/SE/MS.
Ao elaborarmos uma classificao, temos como resultado um instrumento, que nada mais do
que a traduo visual das relaes hierrquicas e orgnicas entre as classes e suas subdivises.
Ao elaborarmos uma classificao, temos como resultado um
Classificando Documentos de Arquivo
instrumento, que nada mais do que a traduo visual das relaes
Para podermos
hierrquicas classificar
e orgnicas qualquer
entre documentoedesuas
as classes arquivo, temos que entender alguns concei-
subdivises.
tos, so eles:
Atividade-meio: o conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para auxiliar e via-
bilizar o desempenho de suas atribuies especficas. So operaes de gesto dos recursos humanos,
Para podermos classificar qualquer documento de arquivo, temos que
financeiros, informacionais e materiais comuns a todas as organizaes.
entender alguns conceitos, so eles:
113

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Ex.: Compra de equipamentos, contratao de pessoal, manuteno de elevadores, pagamento

de contas de telefone, gua e luz.
Atividade-fim: o conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para o desempenho
de suas atribuies especficas. So operaes vinculadas diretamente misso da organizao.
Ex.: Ateno Bsica Sade, Auditoria do SUS, Vigilncia Sanitria.
Funo: Todas as responsabilidades atribudas a um rgo a fim de atingir amplos objetivos

para os quais foi criado, essas funes so definidas nas leis ou regulamentos que criaram o rgo
(Schellenberg).
Ex.: Funo: Gesto de Pessoas
Quem desempenha essa funo no Ministrio da Sade a Coordenao-Geral de Gesto de Pessoas.
Atividade: cada funo de um rgo pode ser subdividida em diversas atividades, srie de
aes, levadas a efeito no desempenho de uma funo especfica (Schellenberg).
Ex.: Atividade: Pagamento
Para classificar documentos de arquivo, necessitamos de um instrumento especfico. No caso

do Ministrio da Sade, devemos utilizar para classificar os documentos das atividades-meio o Cdigo
de Classificao de Documentos de Arquivo para a administrao pblica: atividades-meio; elaborado
e publicado pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq). Para a classificao dos documentos das
atividades finalsticas do Ministrio da Sade, deve ser utilizado o cdigo da rea-fim, que elaborado
pelo Ministrio da Sade e aprovado pelo Arquivo Nacional.
O Cdigo de Classificao utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou

recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades e somente a partir da classificao dos
documentos que se pode determinar a destinao dos documentos.
Para a administrao pblica federal, adotou-se o modelo de Cdigo de Classificao Decimal,

ou seja, as dez classes principais so representadas por um nmero inteiro, composto de trs algaris-
mos, como se segue:
114

o Decimal, ou seja, as dez classes principais so representadas
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
mero inteiro, composto de trs algarismos, como se segue:
Figura 41 rea-meio e rea fim

Figura 41 rea-meio e rea-fim
Fonte:As Autoria prpria.

classes principais correspondem s grandes funes desempenhadas pelo rgo. Elas so di-
vididas em subclasses e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem cdigos numricos,
classes principais correspondem s grandes funes
seguindo-se o mtodo decimal. Desta forma, tomando-se como exemplo a classe 000 (Administrao
Geral), tem-se:
nhadas pelo rgo. Elas so divididas em subclasses e estas, por sua
rupos e subgrupos, os quais recebem cdigos numricos, seguindo-
odo decimal. Desta forma, tomando-se como exemplo a classe 000
ao Geral), tem-se:
115

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Figura 42 Lgica de classificao

[MMA12

Relaes

Lgicada
domaiorp

Passo a passo para classificar um documento de arquivo:
1. Ler atentamente todo o documento.
2. Identificar se o documento est relacionado rea-meio ou rea-fim.
3. Localizar o assunto do documento no cdigo de classificao de documentos.
3. Localizar o assunto
4. Anotar a lpis, do documento
no canto superior no cdigo
direito do documento, declassificao
o cdigo de classificao
que cor-de
documentos.
responde ao assunto de que trata o documento em questo.
4. Anotar a lpis, no canto superior direito do documento, o cdigo de

classificao que corresponde ao assunto de que trata o documento em
questo.
116

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Classificando
Classificando o memorando
o memorando a seguir:a seguir:
Figura4343
Figura Memorando
Memorando
Fonte:
Fonte: Autoria
Autoria prpria.
prpria.
PassoPasso
01: leia todo
01: leia todooodocumento com
documento com muita
muita ateno;
ateno; aps estaaps
leitura,esta
faa asleitura, faa
seguintes as
perguntas:
seguintes perguntas:
1. De qual assunto esse documento trata? Por qual motivo ele foi produzido?
1.Alterao
R: De qual assunto esse documento trata? Por qual motivo ele foi
de Frias.
produzido?
R:documento
2. Esse Alteraotrata
de Frias.
somente de um assunto?
2. Esse documento trata somente de um assunto?
R: Sim.
117

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
R: Sim.
3. Se a reposta anterior for no, de quais outros assuntos esse

documento trata?
4.
3. SeDe todosanterior
a reposta os assuntos
for no, deque
quaisooutros
documento trata,
assuntos esse qual o trata?
documento mais relevante,
aquele pelo qual o documento foi criado?
4. De todos os assuntos que o documento trata, qual o mais relevante, aquele pelo qual o do-
cumento foi criado?
Figura 44 Classificao passo 1
[MMA13] C

1)[...]Porq
Fonte: <www.comstockphoto.es>.
Passo 02: para identificar se o documento est relacionado rea-meio ou

rea-fim, faa
Passo 02:opara
seguinte:
identificar se o documento est relacionado rea-meio ou rea-fim, faa o
seguinte:
1. Pegue a resposta da pergunta 1 do passo 01:
R: Alterao de Frias.
2. Esse assunto est ligado s atividades bsicas do rgo (rea-meio) ou
s atividades
2. Esse finalsticas
assunto est (rea-fim)?
ligado s atividades bsicas do rgo (rea-meio) ou s atividades finalsti-
cas (rea-fim)? R: rea-meio.
Passo R: 03: para localizar o assunto no cdigo de classificao de

rea-meio.
documentos,
Passo 03:faa
para o seguinte:
localizar o assunto no cdigo de classificao de documentos, faa o seguinte:
118

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

R: rea-meio.
2. NoR:instrumento
rea-meio. de classificao de documentos de arquivo relativos s
atividades-meio da administrao pblica, adotado pelo Ministrio da
2. No instrumento de classificao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da
Sade,administrao
encontre apblica,
parteadotado
que trata da resposta acima;
pelo Ministrio da Sade, encontre a parte que trata da res-
posta acima;
Figura 45 Instrumento de classificao
Fonte:
Fonte:autoria prpria
Autoria prpria.
3. Pegue a resposta da pergunta 1 do passo 01: Alterao de Frias e faa as seguintes perguntas:
3. Pegue a resposta da pergunta 1 do passo 01: Alterao de Frias e
1. Quem pode solicitar Alterao de frias?
faa as seguintes perguntas:
R: Servidor.
2. Qual atividade no Ministrio da Sade responsvel por cuidar dos assuntos relacionados
R: Servidor.
aos servidores?
R:2. Qual
Gesto atividade
de Pessoas. no Ministrio da Sade responsvel por cuidar
dos assuntos relacionados aos servidores?
R: de
3. No instrumento Gesto de Pessoas.
classificao, procure a rea que voc encontrou no passo 03 um assunto
que se aproxime da resposta encontrada na pergunta anterior.
3. No instrumento de classificao, procure a rea que voc
encontrou no passo 03 um assunto que se aproxime da resposta
encontrada na pergunta anterior.
119

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Figura4646 Lgica de classificao

Figura Figura Lgica
46 Lgica de classificao
de classificao

4. Dentro
4. Dentro dodoassunto
4. Dentro
do assunto
assunto queque
mais se
que mais se mais se aproximou,
aproximou,
aproximou, procureprocure
procure um assunto um assunto
que descreve
um assunto que que
melhor o do-
descreve
descreve melhormelhor
cumento que o documento
est
o documento
sendo que
classificado.
que est est classificado.
sendo sendo classificado.
Figura 47 Modelo de Lgica de classificao
Figura 4Figura 47 Modelo
7 Modelo de Lgica
de Lgica de classificao
de classificao
Fonte: prpria.
Fonte: Autoria Autoria prpria.
120


2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Entendendo o passo 03:

[MMA14] Come
Figura 48 Classificao passo 03 Grupoemc.a.b/
[MMA14] Co
Grupoemc.a.
Fonte: autoria prpria
4. Passo
Fonte:
Fonte: 04:
Autoria prpria.
autoria anotar a lpis, no canto superior direito do documento o
prpria
cdigo de classificao.
Passo 04: anotar a lpis, no canto superior direito do documento o cdigo de classificao.
4. Passo 04: anotar a lpis, no canto superior direito do documento o
Figura 49Exemplo
Exemplo de onde
anotaranotar o nmero da classificao
cdigo
Figura 49 de classificao.
de onde o nmero da classificao
Figura 49 Exemplo de onde anotar o nmero da classificao

Importante:
Leia atentamente todo o documento e compreenda-o.

Importante:
Evite classificar os documentos nas classes maiores.
Na dvida sobre como classificar, chame o assistente tcnico da sua
rea.
Evite classificar
Classifique os documentos
o documento nas classes
no momento em que maiores.
ele produzido. 121
rea.
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Importante:
Na dvida sobre como classificar, chame o assistente tcnico da sua rea.
Classifique
Tabela de Temporalido documento
ade no momento em que ele produzido.
elaborado a partir do processo de avaliao de documentos.

Tabela de Temporalidade
Instrumento
Possui a finalidade de definir os prazos de guarda e a destinao final dos
Instrumento elaborado a partir do processo de avaliao de documentos. Possui a finalidade de definir
documentos . de guarda e a destinao final dos documentos.
os prazos
Figura Tabela
50 Tabela de temporalidad e de documento
Figura 50 de temporalidade de documento

Entendendocampos
Entendend o os os camposda
da Tabela
Tabela dede
Temporalidade
Temporalidade
1) Assunto: agrupamento genrico do cdigo de classificao, cujos conjuntos constituem o
1) Assunto: agrupamento genrico do cdigo de classificao, cujos
conjuntosreferencial para o arquivamento
constituem para o arquivamento dos
dos documentos.
o referencial
documentos .
2) Prazos de Guarda: tempo necessrio para arquivamento dos documentos nas fases corrente e
intermediria, visando atender exclusivamente s necessidades da administrao que os gerou.
2) Prazos de Guarda: tempo necessrio para arquivamento dos
documentos nas fases corrente e intermediria, visando atender
exclusivamente s necessidades da administrao que os gerou.
122

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Figura 51 Fases do ciclo documental
Figura
Figura 5151 Fases
Fases do documental
do ciclo ciclo documental
Fonte:
Fonte: Autoria
Autoria prpria.prpria.
3) Destinao Final: neste campo, registrada a destinao final
estabelecida para
3) Destinao Final: nestecada
campo,documento que pode
registrada a destinao finalser a eliminao
estabelecida ou a
para cada docu-
guarda permanente.
mento que pode ser a eliminao ou a guarda permanente.
Figura 52estabelecida
Figura 52 Destinao
Destinao Final cada documento que pode ser a eliminao ou a
Finalpara
guarda permanente.
Figura 52 Destinao Final

4) Observao:
4) Observao: nesteneste
campo, so registradas as
campo, soinformaes complementares
registradas as e as justificativas,
informaes
complementar
necessrias es e aplicao
correta as justificativas,
da tabela. necessrias correta aplicao da
tabela.
4) Observao: neste campo, so registradas as informaes

complementares e as justificativas, necessrias correta aplicao da
tabela.

123

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
6 PROCEDIMENTOS DE ARQUIVO
6 Procedimentos de Arquivo
O Servio de Arquivo (SEARQ1) e os Arquivos Gerais dos Ncleos
Estaduais do Ministrio da Sade so as unidades responsveis pelo
recebimento dos documentos de arquivo na fase intermediria, por sua guarda
e preservao, pelo acesso,
O Servio de Arquivo por
(SEARQ 1) e os meioGerais
Arquivos da dos
consulta, do emprstimo
Ncleos Estaduais do Ministrio daou
Sadedo
desarquivamento e a pela
so as unidades responsveis destinao
pelo recebimento dosfinal destesdedocumentos.
documentos arquivo na fase intermediria, por sua
guarda e preservao, pelo acesso, por meio da consulta, do emprstimo ou do desarquivamento e pela
6.1 Transferncias
destinao de Documentos
final destes documentos.
Os documentos
6.1 Transferncias podem ser transferidos aos Arquivos de Guarda
de Documentos
Intermediria do Ministrio da Sade, aps terem cumprido sua fase corrente
Os documentos podem
nos setores/unidades. ser realizar
Para transferidos aos Arquivos
uma de Guardasiga
transferncia, Intermediria
o passo do a
Ministrio
passo:da
Sade, aps terem cumprido sua fase corrente nos setores/unidades. Para realizar uma transferncia,
1) Entre
siga o passo a passo:em contato com o assistente tcnico do setor/unidade.
1) Entre em contato com o assistente tcnico do setor/unidade.

2) Aplique o prazo de guarda dos documentos classificados de acordo
com oaprazo
2) Aplique Tabela dedosTemporalidade
de guarda de dedocumentos
documentos classificados conforme
acordo com a Tabela de Tempo-a
Resoluo
ralidade n 14 do
de documentos Conarq.
conforme a Resoluo n 14 do Conarq.
Figura 53Aplicao
Figura 53 Aplicao da tabela
da tabela de temporalidade
de temporalidade

Entendendo a aplicao da tabela de temporalidade:
1. Encontre a classificao do documento no campo ASSUNTO.
2. Olhe a data do documento e faa o seguinte clculo: quantidade de anos

que est
1 Os procedimentos no campo
foram elaborados com baseARQUIVO CORRENTE
na estrutura organizacional + o(SEARQ)
do Servio de Arquivo anocomem que o
funcionamento
em Braslia/DF, podendo cada ncleo estadual realizar adequaes conforme a sua realidade.
documento foi produzido. Ex.: 2007 + 5 = 2012.
1
Os procedimentos foram elaborados com base na estrutura organizacional do Servio de Arquivo
125
(SEARQ) com funcionamento em Braslia/DF, podendo cada ncleo estadual realizar adequaes
conformeasuarealidade.
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
2. Olhe a data do documento e faa o seguinte clculo: quantidade de anos que est no cam-
3. Comprovado que o documento j teve sua fase corrente expirada, ele
po ARQUIVO CORRENTE + o ano em que o documento foi produzido. Ex.: 2007 + 5 = 2012.
pode ser transferido ao Servio de Arquivo. No caso do exemplo acima,
no item 2, o documento
3. Comprovado poder
que o documento serfase
j teve sua transferido ao ele
corrente expirada, Arquivo de Guarda
pode ser transferido
Intermediria no incio de 2013.
ao Servio de Arquivo. No caso do exemplo acima, no item 2, o documento poder ser
transferido ao Arquivo de Guarda Intermediria no incio de 2013.
3) Agrupe por cdigo os documentos que findaram sua fase corrente e que
3) Agrupe por cdigode
possuam temporalidade os documentos que findaram sua fase corrente e que possuam tempora-
guarda intermediria.
lidade de guarda intermediria.
Figura 54 Classificao agrupada

4) Forme dossis, conforme os seguintes passos:
126

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
1) Pegue todos os documentos agrupados por cdigo e coloque

dentro da capa de dossi, seguindo as cores de cada classe.
Figura
dentro55 da
4) Formedossis,
Elaborao
capa deosdossi
de dossi,
conforme seguindo
seguintes passos: as cores de cada classe.
1) Pegue todos os documentos agrupados por cdigo e coloque dentro da capa de dossi, seguindo as cores
Figura 55 Elaborao de dossi
de cada classe.
2) Faa a etiqueta que dever ser colada no canto superior direito da capa do
dossi.
Fonte: Autoria
Fonte: prpria.
Autoria prpria.
2) Faa a etiqueta que dever ser colada no canto superior direito da capa do dossi.
dossi.Figura 56 Exemplo de etiqueta de dossi
Figura 56 Exemplo de etiqueta de dossi
[MMA15

Figura 56 Exemplo de etiqueta de dossi Proposta
[MMA15] Com

PropostaOram

127

Figura 57 Etiqueta de dossi 2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
3) Cole a etiqueta na capa do dossi

Figura 57 Etiqueta de dossi
Figura 57 Etiqueta de dossi [MMA16]

PropostaO
4) Para os processos, organize conforme os seguintes passos:

Fonte:
Autoria prpria.
1) 4)
Organize Para
4) Para
todos
os
os processos,
os processos
processos, organize
organize conforme
por cdigo
conforme
os seguintes
de classificao.
os seguintes
passos: passos:
2) Insira o1)despacho
Organizetodos
1) Organize de
todos os
arquivamento
osprocessos por cdigo
processos por de intermedirio
classificao.
cdigo em cada processo.
de classificao.
2) Insira o despacho de arquivamento intermedirio em cada processo.
Figura 58 Despacho para o Servio de Arquivo

128

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
5) Preencha a Guia de Transferncia.
Figura 59 Guia de Transferncia

Titulodafigura62devesercolarespelhonacaixaarquivo
6) Proceda a gesto e o trmite dos registros dos documentos no Sistema Integrado de Protocolo e
Arquivo (SIPAR), conforme os seguintes passos:
1) Confira todos os dados do registro do documento que foram cadastrados no SIPAR. Caso seja
encontrado algum erro, proceda a correo.
2) Execute o trmite do documento preenchendo os campos conforme exemplo abaixo:
rgo de destino: sigla da unidade de arquivamento central.

Despacho: Arquivar Central.
Resumo do Despacho: cdigo de classificao do documento/ nmero da relao/ano da
transferncia.
129

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
7) Coloque os dossis dentro da caixa seguindo a ordem que est descrita

na guia de transferncia:
7) Coloque os dossis dentro da caixa seguindo a ordem que est descrita na guia de transferncia:
7) Figura 60 Dossi
Coloque em caixa
os dossis dentro da caixa seguindo a ordem que est descrita
Figura 60 Dossi em caixa
130

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
7) Faa a espelho da caixa.

Figura
8) Faa61 Espelho
o espelho de caixa-arquivo
da caixa.
Figura 61 Espelho de caixa-arquivo
Figura 61 Espelho de caixa-arquivo [MMA17

[MMA17] C
sequnci
sequncian

Fonte:
Fonte:Autoria prpria.
Autoria prpria.
8) Cole o espelho na caixa-arquivo

8) 9) Colar
Cole o espelho
espelho na caixa-arquivo
na caixa-arquivo.
Figura 62 Colar
Figura 62 Elaborao de espelho na caixa-arquivo

131

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
1) Solicite que o assistente tcnico proceda conferncia de todos os itens demandados para
a transferncia.
2) Aps a conferncia e a finalizao de todas as correes, o assistente tcnico encaminhar

por meio de e-mail institucional os dados da transferncia, (nmero da relao com o ano, e
a quantidade de documentos em caixas e em metros lineares), com cpia para o assistido e
s chefias envolvidas (chefe do assistente tcnico e chefe do assistido), solicitando, junto ao
arquivo de guarda intermediria, o agendamento de uma data para a realizao da transfe-
rncia fsica dos documentos.
3) Entre em contato com equipe de apoio que realiza o transporte das caixas-arquivo no dia
agendado para a transferncia e solicite que eles entreguem as caixas no setor de arquiva-
mento intermedirio. Esta entrega deve ser acompanhada pelo assistido e pelo assistente
tcnico. Caso a transferncia fsica no ocorra no dia agendado, ser necessrio repetir o
procedimento para reagendamento da data.
O setor responsvel pelo arquivo de guarda intermediria realizar uma nova conferncia e,
caso tudo esteja correto, o assistente tcnico devolver uma via da Guia de Transferncia devidamente
assinada rea que transferiu os documentos, que dever ser guardada no rgo para fins de solicita-
o de consulta/pesquisa, emprstimo ou desarquivamento.
Caso seja encontrado algum erro durante a conferncia realizada pelo Setor de Arquivo Inter-
medirio, o assistente tcnico entrar em contato com o assistido para que o mesmo realize as devidas
correes e a transferncia possa ser finalizada. O assistido ter o prazo de 15 dias teis, prorrog-
veis por igual perodo, mediante justificativa, contados a partir da data de repasse da conferncia pelo
Arquivo de Guarda Intermediria, para a realizao das correes. Se nesse prazo as pendncias no
forem sanadas, toda a transferncia retornar para o setor de origem, acompanhada pelo assistente
tcnico.
No sero agendadas novas transferncias para os setores que ainda tenham transferncias
com pendncias ou no finalizadas nos arquivos de guarda intermediria.
6.1.1 Transferncia de Documentos dos Recursos Humanos
A Portaria MS/SE n 611, de 13 de dezembro de 2007, identifica os documentos que devem

compor as pastas dos Assentamentos Individuais e a sua metodologia de organizao. Estes documen-
tos devem ser transferidos diretamente aos Servios de Arquivo de Pessoal ligados Coordenao-
-Geral de Gesto de Pessoas (CGESP).
6.2 Eliminao de Documentos

Os documentos sero eliminados nos rgos/unidades do Ministrio da Sade, aps terem
cumprido sua fase corrente e caso no tenham prazo de guarda intermediria. Para realizar a elimina-
o, siga o passo a passo:
1. Entre em contato com o assistente tcnico do rgo/unidade.
2. Aplique o prazo de guarda dos documentos classificados de acordo com a Tabela de Tem-
poralidade de Documentos conforme a Resoluo n 14 do Conarq.
132

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
2. Aplique o prazo de guarda dos documentos classificados de acordo

com a Tabela de Temporalidade de Documentos conforme a
Resoluo n 14 do Conarq.
Figura 63 Aplicao
Figura 63 Aplicao dadetabela
temporalidade
Fonte: Autoria
prpria.

1. Encontre
1) Encontre a classificao
a classificao do documento nodo documento
campo ASSUNTO. no campo ASSUNTO.
2. Olhe a data do documento e faa o seguinte clculo: quantidade
2) Olhe ade
dataanos
do documento
que est e faano
o seguinte
campoclculo: quantidadeCORRENTE
ARQUIVO de anos que est no+campo
o ano em
ARQUIVO
que o documento foi produzido. Ex.: 2007 +Ex.:
CORRENTE + o ano em que o documento foi produzido. 5=2007 + 5 = 2012.
2012.
3. Verifique
3) Verifique se o campose o intermediria
fase campo fase I est intermediria I est
vazio e veja no campo vazio
destinao e seveja
final no
campo destinao final se eliminao.
eliminao.
4. Caso a resposta acima seja sim, o documento pode ser listado e
4) Caso aeliminado,
resposta acimaquando
seja sim, ohouver
documento a aprovao
pode ser listadopelo Arquivo
e eliminado, Nacional.
quando houver
a aprovao pelo Arquivo Nacional.
3. Agrupe os documentos que findaram sua fase corrente, cuja
5) Agrupe os documentos que findaram sua fase corrente, cuja destinao final seja a elimina-
destinao final seja a eliminao, por cdigo.
o, por cdigo.
133

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Figura 64 Documentos agrupados por cdigo de classificao


4. Preencha a listagem de eliminao.
Fonte: Autoria
Preencha prpria.
a listagem de eliminao.
Figura 65 Listagem de eliminao
4. FiguraPreencha
65 Listagema
delistagem
eliminao de eliminao.

134

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
6) Coloque os documentos dentro da caixa-arquivo seguindo a ordem da Listagem de Eliminao.
7) Envie a Listagem para a Coordenao de Arquivo e Gesto de Documentos ARQUIVO e

aguarde a listagem de eliminao ser autorizada pelo Arquivo Nacional.
8) Aps aprovada a Eliminao e cumpridos os prazos estabelecidos pelo Edital de Cincia de

Eliminao de Documentos, o setor dever proceder baixa dos registros dos documentos
no SIPAR e posteriormente ao descarte.
6.3 Acesso aos Documentos

O Acesso aos documentos transferidos aos arquivos de guarda intermediria do Ministrio da
acesso
Sade a terceiros.
poder Nopor
ser realizado caso dedemudana
meio de estrutura,
consulta, emprstimo o rgo sucessor passa
ou desarquivamento.
a ter o direito de acesso.
Somente o rgo que efetuou a transferncia dos documentos ao arquivo de guarda intermediria
tem direito de acess-los ou autorizar o seu acesso terceiros. No caso de mudana de estrutura, o rgo
sucessor passa a ter o direito de acesso.
6.3.1 Consulta
6.3.1 Consulta
A consulta aos documentos transferidos aos arquivos de guarda
A consulta aos documentos transferidos aos arquivos de guarda intermediria do Ministrio da
intermediria do Ministrio da Sade deve ser realizada em sala prpria e ser
Sade deve ser realizada em sala prpria e ser acompanhada por um servidor da unidade de arquiva-
acompanhada por um servidor da unidade de arquivamento intermedirio que
mento intermedirio que ser responsvel pela segurana dos documentos consultados.
ser responsvel pela segurana dos documentos consultados.
Ser preenchido o Formulrio de Consulta de Documentos no Formsus, para controle do arquivo de
Ser preenchido o Formulrio de Consulta de Documentos no Formsus,
guarda intermediria, e comprovao da cincia de responsabilidade do consulente quanto manuteno
para controle do arquivo de guarda intermediria, e comprovao da cincia de
da integridade dos documentos.
responsabilidade do consulente quanto manuteno da integridade dos
documentos.
Figura 66 Formulrio de Consulta de Documentos
135

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
6.3.2
6.3.2Emprstimo
Emprstimo
O emprstimo ocorrer quando o documento for retirado do arquivo de guarda intermediria
O emprstimo ocorrer quando o documento for retirado do arquivo de
do Ministrio da Sade, com o objetivo de prestar informaes. Este documento no poder sofrer ne-
guarda intermediria do Ministrio da Sade, com o objetivo de prestar
nhuma alterao Este
informaes. ou incluso. Para realizar
documento noumpoder
emprstimo siganenhuma
sofrer o passo a passo:
alterao ou
incluso. Para realizar um emprstimo siga o passo a passo:
1. Preencha o Formulrio de Emprstimo.
1) Preencha o Formulrio de Emprstimo no Formsus;
Figura 67 Formulrio de Emprstimo

2) Aps localizar o documento, o arquivo de guarda intermediria inserir um
despacho de emprstimo,
2. Aps localizar o documento, e otodos osderegistros
arquivo SIPAR dos
guarda intermediria documentos
inserir um despacho de em-
sero tramitados para o setor/unidade solicitante.
prstimo, e todos
3) Posteriormente, o osarquivo
registros SIPAR
de dos documentos
guarda sero tramitados
intermediria para o setor/unidade
informar a
disponibilidade
solicitante. do documento, por meio de e-mail institucional, para que a
unidade solicitante proceda retirada.
O 3.
setor/unidade
Posteriormente,ter o prazodede
o arquivo 05 dias
guarda teis parainformar
intermediria buscar o documento. Ao
a disponibilidade do documen-
final desse prazo o documento ser novamente arquivado. Caso a rea
to, por meio de e-mail institucional, para que a unidade solicitante proceda retirada.
ainda tenha interesse em retir-lo, ser necessrio repetir os procedimentos
da solicitao de emprstimo;
O setor/unidade ter o prazo de cinco dias teis para buscar o documento. Ao final desse prazo
o4)
documento
Finalizadaseranovamente
anlise doarquivado. Caso ao rea
documento, ainda
setor tenha interesse
proceder a sua em retir-lo, ser
devoluo ao necessrio
repetirServio de Arquivo,
os procedimentos acrescentando
da solicitao a informao da devoluo em
de emprstimo.
despacho, que dever constar na sequncia do despacho de emprstimo
4. Finalizada a anlise do documento, o setor proceder a sua devoluo ao Servio de Arquivo,
acrescentando a informao da devoluo em despacho, que dever constar na sequncia
do despacho de emprstimo inserido pelo arquivo de guarda intermediria e tramite nova-
mente todos os registros SIPAR para o Arquivo de guarda intermediria.
136

registros SIPAR para o Arquivo de guarda intermediria. 2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
O prazo para devoluo do documento emprestado de 15 (quinze) dias

corridos contados a partir da data da retirada do documento, podendo ser
prorrogado mediante solicitao. O superior hierrquico do rgo solicitante do
emprstimo ser informado nos casos em que o documento no for devolvido
no prazoO prazo para devoluo ou
estabelecido, do documento
quando noemprestado desolicitao
ocorrer 15 dias corridos
decontados
renovaoa partirde
da
data da retirada do documento, podendo ser prorrogado mediante solicitao. O superior hierrquico do
emprstimo.
rgo solicitante do emprstimo ser informado nos casos em que o documento no for devolvido no
Caso seja
prazo estabelecido, realizado
ou quando um solicitao
no ocorrer emprstimo e aps
de renovao anlise o setor/unidade
de emprstimo.
identifique a necessidade de realizar alteraes ou incluses no documento,
deverCaso seja realizado
entrar um emprstimo
em contato e aps anlise
com o arquivo o setor/unidade
de guarda identifique
intermediria e arealizar
necessidade
os
de realizar alteraes ou incluses
procedimentos de Desarquivamento. no documento, dever entrar em contato com o arquivo de guarda
intermediria e realizar os procedimentos de Desarquivamento.
6.3.3 Desarquivamento
a retirada
a retirada do documento
do documento ou processo
ou processo do arquivo do arquivo
de guarda intermediria parade
voltarguarda
a trami-
intermediria
tar parae incluses.
e receber alteraes voltar Oadesarquivamento
tramitar e receber
motivadoalteraes e incluses.
pelas aes e atividades O
dos rgos
desarquivamento
do Ministrio da Sade.Para
motivado pelas
realizar um aes e atividades
desarquivamento siga o passodos rgos do Ministrio
a passo:
da Sade. Para realizar um desarquivamento siga o passo a passo:
1. Preencha o Formulrio de Desarquivamento no FormSUS.
1) Preencha o Formulrio de Desarquivamento no Formsus;
Figura 68 Formulrio de Desarquivamento
2. Aps localizar o documento, o arquivo de guarda intermediria inserir um despacho de de-

sarquivamento, e os registros Sipar de todos os documentos sero tramitados para o setor/
unidade solicitante.
3. Posteriormente, o arquivo de guarda intermediria informar a disponibilidade do documen-

137

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
O rgo/unidade ter o prazo de cinco dias teis para buscar o documento. Ao final desse prazo
o documento ser novamente arquivado. Caso a rea ainda tenha interesse em retir-lo, ser necessrio
repetir os procedimentos da solicitao de desarquivamento.
O documento desarquivado s poder retornar ao arquivo de guarda intermediria por meio

de outra transferncia, depois de findado o prazo de guarda no corrente.
Todos os formulrios esto disponveis no Servio de Arquivo e podero ser solicitados

diretamente ao assistente tcnico da rgo/unidade, ou pelos e-mails <arquivocentral@saude.gov.
br / seged@saude.gov.br>.
138

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Glossrio
Anexao juntada, em carter definitivo, de processo a outro processo, na qual prevalece, para refe-
rncia, o nmero do processo mais antigo.
Anexo processo juntado, em carter definitivo, a outro processo por afinidade de contedo.
Apensao juntada, em carter temporrio, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matria tratada,
conservando cada processo a sua identidade e a sua independncia.
Apenso processo juntado a outro sem, contudo, passar a integr-lo.
Atividade-fim o conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para o desempenho de
suas atribuies especficas. So operaes vinculadas diretamente misso da organizao.
Atividade-meio conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para auxiliar e viabilizar o de-
sempenho de suas atribuies especficas. So operaes de gesto dos recursos humanos, financeiros,
informacionais e materiais comuns a todas as organizaes.
Autuao ao pela qual um expediente passa a se constituir processo.
Cdigo de classificao cdigo derivado de um plano de classificao.
Correspondncia comunicao escrita, expedida (ativa) ou recebida (passiva), por entidades coleti-
vas, pessoas ou famlias.
Desapensao separao de processo juntado por apensao.
Desentranhamento a retirada de pea do processo. Poder ocorrer quando houver interesse do

MS ou a pedido de terceiros desde que autorizada, com despacho prvio, pela autoridade competente.
Desmembramento a separao de parte da documentao de um processo para formar outro me-

diante despacho da autoridade competente.
Despacho a deciso ou ordem proferida por quem de direito para dar continuidade s aes
presentes no expediente/processo. No um novo expediente/processo. apenas a continuao do
mesmo.
Distribuio a atividade de encaminhar um documento entre as pessoas do mesmo setor/rea.
Documento unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte ou formato.
Documento Digital documento codificado em dgitos binrios, acessvel por meio de sistema compu-
tacional. Ver tambm Documento eletrnico.
Documento eletrnico gnero documental integrado por documentos em meio eletrnico ou so-
mente acessveis por equipamentos eletrnicos, como cartes perfurados, disquetes e documentos
digitais.
139

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Expedio o ato de encaminhar o documento fisicamente e virtualmente para rgo EXTERNO.
Expediente o documento que no foi autuado.
Gesto de documentos conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tra-

mitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando sua
eliminao ou ao seu recolhimento.
Interessado quem faz, sofre, ou influenciado pela ao presente no documento/processo.
Memorando modalidade de comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo que

podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes.
Memorando-Circular modalidade de comunicao multidirecional entre unidades administrativas de

um mesmo rgo que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes.
Ofcio modalidade de comunicao oficial que tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais
pelos rgos da administrao pblica entre si e tambm com particulares.
Ofcio-circular modalidade de comunicao oficial multidirecional que tem como finalidade o trata-
mento de assuntos oficiais pelos rgos da administrao pblica entre si e tambm com particulares.
Plano de classificao esquema de distribuio de documentos em classes, de acordo com mtodos

de arquivamento especficos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma instituio
e da anlise do arquivo por ela produzido. Expresso geralmente adotada em arquivos correntes.
Procedncia termo em geral empregado para designar a origem mais imediata do documento, quan-
do se trata de entrada de documentos efetuada por entidade diversa daquela que o gerou.
Processo conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ao administrativa ou

judicial, que constitui uma unidade de arquivamento.
Protocolo servio encarregado do recebimento, registro, classificao, distribuio, controle da trami-

tao e expedio de documentos.
Provenincia termo que serve para indicar a entidade coletiva, pessoa ou famlia produtora de docu-
mento.
Recebimento o ato de receber o documento tanto fisicamente quanto virtualmente.
Registro instrumento de controle de entrada de documentos em um arquivo.
Resumo apresentao concisa do contedo de um documento.
Suporte material no qual so registradas as informaes.
Tabela de temporalidade instrumento de destinao, aprovado por autoridade competente, que de-
termina prazos e condies de guarda tendo em vista a transferncia, recolhimento, descarte ou elimi-
nao de documentos.
Tipo Documental diviso de espcie documental que rene documentos por suas caractersticas co-
muns no que diz respeito frmula diplomtica, natureza de contedo ou tcnica do registro. So

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
exemplos de tipos documentais: cartas precatrias, cartas rgias, cartas-patentes, decretos sem nme-
ro, decretos-leis, decretos legislativos, daguerretipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras.
Tramitao movimentao de documentos/processos entre os rgos INTERNOS, independentemen-

te da localizao geogrfica.
141

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Referncias
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica. Disponvel em:

<http://www.portalan.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf>. Acesso em: 9
out. 2012.
BRASIL. Constituio Federal (1988). Constituio da Repblica Federativa do Brasil. Braslia.

Disponvel em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/ConstituicaoCompilado.htm>.
Acesso em: 9 out. 2012.
______. Lei n 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos
e privados e d outras providncias. Disponvel em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.
htm>. Acesso em: 10 set. 2012.
______. Lei n 9.784, de 29 de janeiro de 1999. Regula o processo administrativo no mbito da

Administrao Pblica Federal. Disponvel em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L9784.htm>.
______. Lei n 9.800 de 26 de maio de 1999. Permite s partes a utilizao de sistema de transmisso
de dados para a prtica de atos processuais. Disponvel em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/
leis/L9800.htm>. Acesso em: 9 out. 2012.
______. Ministrio da Sade. Portaria MS/GM n 1.864, de 4 de agosto de 2011. Dispe sobre a
gesto de documentos no mbito dos rgos do Ministrio da Sade. Disponvel em: <http://bvsms.
saude.gov.br/bvs/saudelegis/gm/2011/prt1864_04_08_2011.html>. Acesso em: 9 out. 2012.
______. Ministrio da Sade. Portaria n 611/SE/MS, de 13 de dezembro de 2007. Institui a

metodologia de organizao dos assentamentos individuais dos servidores do Ministrio da Sade.
Boletim de Servio, Braslia, v. 23, n. 12, p. 1, 24 mar. 2008.
______. Ministrio da Sade. Secretaria de Assuntos Administrativos. Portaria SAA/MS n 24, de 008 de
setembro de 2000. Institui o Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo -SIPAR/MS. Boletim de Servio,
Braslia, v. 36, n.1, p. 7, 8 set. 2000.
______. Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto. Secretaria de Logstica e Tecnologia de

Informao. Portaria Normativa n 5. Dispe sobre os procedimentos gerais para utilizao dos
servios de protocolo, no mbito da Administrao Pblica Federal, para os rgos e entidades
integrantes do Sistema de Servios Gerais - SISG. Disponvel em: <http://www.pr4.ufrj.br/documentos/
portaria_normativa_05_02.pdf>. Acesso em: 9 out. 2012.
______. Presidncia da Repblica. Manual de Redao. Disponvel em: <http://www.planalto.gov.

br/ccivil_03/manual/manual.htm>. Acesso em: 9 out. 2012.
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVO (Brasil). Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001. Aprova a

verso revisada e ampliada da Resoluo n 4, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre o Cdigo de
143

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: atividades-meio, a ser adotado

como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional
de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela
Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da
Administrao Pblica. Disponvel em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/
start.htm?infoid=65&sid=46>. Acesso em: 9 out. 2012.
______. Resoluo n 5, de 30 de setembro de 1996. Dispe sobre a publicao de editais para

eliminao de documentos nos Dirios Oficiais da Unio, Distrito Federal, Estados e Municpios.
Disponvel em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=56&si
d=46&tpl=printerview>. Acesso em: 9 out. 2012.
______. Resoluo n 7, de 20 de maio de 1997. Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de

documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico. Disponvel em: <http://
www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=58&sid=46>. Acesso em: 9
out. 2012.
144

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
EDITORA MS
Coordenao-Geral de Documentao e Informao/SAA/SE
MINISTRIO DA SADE
Fonte principal: Myriad Pro
Tipo de papel do miolo: AP 75 gramas
Impresso por meio do contrato 28/2012
OS 2013/0132
Braslia/DF, fevereiro de 2013

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90018.1.7
Ministrio da Sade
ISBN 978-85-334-2004-5

Braslia DF
2013
coleo arquivo
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Ministrio da Sade
ISBN 978-85-334-2004-5

Braslia DF
2013
coleo arquivo
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
MINISTRIO DA SADE

Braslia DF
2013
coleo arquivo

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8


Tel.: (61) 3315-2111 Fax: (61) 3233-9558

Ficha Catalogrfica
ISBN 978-85-334-2004-5
CDU 005.92


2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Sumrio
Apresentao............................................................................................................................................................................ 5
1 Conceitos................................................................................................................................................................................. 7

5 Classificao..................................................................................................................................................................... 113

6.3.1 Consulta........................................................................................................................................................................ 135
6.3.2 Emprstimo.................................................................................................................................................................. 136
Glossrio................................................................................................................................................................................ 139
Referncias............................................................................................................................................................................ 143

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Apresentao



2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
1C
CONCEIT
TOS
1 Conceitos
Do
um
exe
emplos a seguir:
Fi
Figura EExemplo
gura1 1Exemplo d
de docum
Fo
onte: Autoria
a prpria.

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Su
uporte: material
m no
o qual so registra
adas as iinforma
me,
CD
D, DVD, disquete, e
entre outro
os.
Figura 2 Tipos de
e

a.

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Figura 3 Exemp
plos de esspcies do
ocumentais
Fonte: Au
utoria prpria.
pologia: jjuno da
ntal mais a funo/a
gura 4 E
Fig Exemplo de
d tipologiia docume
ental

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Fonte: Au
utoria prpria.
pologia: jjuno da
ap Tipologia: juno
documento.
gura 4 E
ental

Fon
10

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Infformao
o: ideia ou
u mensage
em contid
da em um documen
nto.

ou recebido os,deno
Documento exxerccio
Arquivo: de
e suas
registrada, cias,
que resulta
um
dama pessoa
acumulao a fsica ou
de u jurdica.
Figgura
Figura 5E Exemplos
5 Exemplos d docume
de
de documentos entos

Fonnte: Autoria
a prpria.
os pbliccos
dades, qu

uivo
11
a.

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Fonnte: Autoria
a prpria.

decorrncia do exerc
Arquivo: ccio
documentos dades,
por rgos suporte da
seja o instituies
uivo
Fonte: Auttoria
prpria. a.
12

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

o de forma gil.


Comunicao oficial

13

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
O que isso sig

gnifica na
a prtica?
?
ao entre
Fig
gura 77 Comunicao
Figura C
Comunicaovia
viamemorando
m
memorando
o

Fon
Co
omo fazer
r umfazer
Como memmorando?
?
um memorando?
Presidncia d
da Repbpadronizou
a estrutura
e do
memo orando.
Estrutura
E
Estrutura
eguido da
2) Local eelabo
ora.
2) Locaal edeve
e
emmencionado
que foi elaborad
pelodo.
cargo que ocupa.
3) Dest
teor do m
menciona
ado
negrito.
4) Assu unto: resu
umo do teo
de5) Fech
mesma ho: resp
peitosamente para
esma hiera arquia.
14

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
6) Nom
me e cargo do rem
metente re
esponsve
el pela exxpedio do
docu
umento.
emorando
o
Lem
mbrete::
Om
DSEEI,ncle
utos,ho
ospitaiss
15
fede
eraisettc.
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Lembrete:
federais etc.
a primeira folha.
16

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Erros comuuns ao fa
azer um m memorand
do: coloca
ar braso
dap e nu
p fo
olha.
Fig
Modelo de do

Fon
17

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

das
p esstar
hierarq

e do
nto.
Exemp plo:
Figurra1010
Figura Exxemplo
Exemplo de
e Memora ando-Circu
18

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Ofcio: e tambm de
com particulares.
oficiais pelos
Ateno: rgos
podem comofcios,
sua competncia.
Ofcio:
e particulares.

e

Funasa

nicoAsmbolo
caracterstica
o braso
obrigatoriamente
1) 2)
Tipo e nmero
foi expedido.
expede.
hierarquia.
19

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
documento.
20

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8


necessrias.
Estrutura


Administrativos.


21

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Lembrete:

22

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
emnegrito
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8


agosto Todos
de 2011.
1.864, deExistem
4 de agostoalgumas
mouse1)em REGISTRO.
25

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

DOCUMENTO INTERNO.
3)
para sade
devero
tcnicos das devero
dever ser marcada
marcada.aCaso
o expediente
Figura 15 Modelo
do Carimbo Insumos
Insumos Estratgicos
Estratgicos de Sade
de Sade


campo preenchido
automa-

campo.
campo.
26
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Contrato.

25000.000378/2011-48.
Importante


Importante
relatos.

e bem explicativa.
Importante
27

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Importante
pediente.
aps o seu registro.
dastrado para
expediente
mouse1) em
V aoREGISTRO.

DOCUMENTO EXTERNO.
28

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

DOCUMENTO EXTERNO.
3) 3)Preenchendo
campos do registro:
do registro:
Explicando os os
Explicando campos:
campos:
Insumo Estratgico
para sa-
insumo
insumos fisicamente
estratgicos de com
sade. Esse carim-
bo o carimbo
aposto insumos
apostosimpelos
deve-
r sertcnicos

de Sade 29


Figura
Figura16
16Modelo
Modelodo
docarimbo
carimboInsumos
InsumosEstratgicos
Estratgicosde Sade
de Sade

automaticamente
pendncia indicado.
Acrdo.
25000.000378/2011-48.
Importante
Importante
30

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Importante



Importante

Importante
tos correlatos.
documento?
31

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Importante
te.
aps o seu registro.
32

2016.98999.00001.6.8 externo, o
1) - 2016.98999.90002.6.8



Fonte:Caso
o usurio
Cancelar registro
mouse em CANCELAR.

33

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
2)
2) Informe
Informe o
o nmero
a ser
ser cancelado e
e d um
umoclique com
com o
do registro SIPAR
boto esquerdo
boto esquerdo
no boto PESQUISAR.
3)
3) Explicando os
ososcampos:
3) Explicando
Explicando campos:
campos:

34

no Sistema
(VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

mouse em CANCELAR.

2) Informe o nmero
umoclique com o
[PESQUISAR].
3)
3) Clique com
3) Clique oboto
boto esquerdo
esquerdo doboto
no no boto
[RECUPERAR
mouse [RECUPERAR
DOCUMENTO].
Lembretes:
Lembretes: 35

Um
Um registro
registro s
s pode
pode ser
ser cancelado
cancelado quando
quando
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Lembretes:
podem ser excludos.

Tramitao

Tramitao

Ncleos estaduais;
Instituto
Instituto
Instituto Nacional
Nacional do Cncer.
de Cardiologia;


1.correta.
esto
estoordem
corretos, correta.
36
anexos, inseres.
Lembrete:
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Lembrete:
1) V
incio ao menu
do expediente com
mouse em TRAMITAR.
mouse em TRAMITAR.
2) Informe o nmero
do expediente que
expediente que ser
serser tramitado
tramitado ecom
o boto o boto
esquerdo do
esquerdo
mouse do
no mouse
[PESQUISAR].
37

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

1. mo rgo.
registros na
tramitao para
2. Prioridade: um
deve ser mesmo
com odeve
bototrataresquerdo
Podem o botoas [+].
2. Prioridade:
pelo Sistema.
diente.
4. rgotramitado.
6. Resumoque
deverodescrever,
receber de o
expediente.
com o expediente.
Importante
6. providncias.
ao Isso
MS.
para responder.
38

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Importante
Lembrete:
TRAMITAO.

39

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
2) Existem trs
cancelar a tramitao
a explicao de a
como

no boto [CANCELAR].
2. Explicando
[CANCELAR].
3. Listagem:
esse decaminho,
informar quais
o nmero registros
da GRD nos cam-
deseja cancelar
clicar com
boto esquerdo do no
boto [CANCELAR].
[CANCELAR].

realizar esquerdo
dever
usurioodever
botojustificar
esquerdoo can-
Lembrete:
40
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Lembrete:
de destino!
no SIPAR
seguintes passos:
realizar
1) Vosao
seguintes
menupassos:
mouse emmenu
1) V ao GUIAS.
2) Escolha o rgo
2) Escolha o rgode
de destino e se
destino e se deseja

41

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
3) Selecione que
devem aparecer
e cliqueGRD
com oeboto
clique com do
esquerdo o
botomouse
mouse GUIA].
Lembretes:
rao, aPara cancelar
GRD deve uma GRD
ser cancelada
Lembretes:
no
outra.
passos:
geradaoutra.
mouse em GUIAS.
42

VERIFIQUE A AUTENCIDADE com oEM http://siged.manaus.am.gov.br/cadastrousuarioexterno/verificacao.aspx
DESTE DOCUMENTO boto esquerdo do mouse no boto INFORMANDO O CDIGO: 949429
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
2) Clique comcom
2) Clique o boto
o botoesquerdo
esquerdo dodo mouse
mouse no boto
no boto [CANCELAR
3) Digite
3) Digite o onmero
nmero dada
GRD GRD
que serque
cancelada
e a justificativa o
[CANCELAR].
Lembretes:
rgo de destino.
Lembretes:
trmitedoexpediente.

mouse.
43

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

2) Digitemouse
Distribuio

Distribuio
documento.
44
documento.
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Distribuio



Realizar
mouse a distribuio
1) V emmenu
ao no SIPAR:
DISTRIBUIR.


[PESQUISAR].
[PESQUISAR].
45

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

DOCUMENTO
no campo do
O DOCUMENTO boto
[PESQUISAR].
distribuio:
2.na
distribuio na relao
registros,
4.servidor para

explique, comforma
o botosucinta

Aps realizar
VERIFIQUE estas
A AUTENCIDADE aes,
DESTE clique
DOCUMENTO com o boto esquerdo do mouse INFORMANDO
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Receber Distribuio

DISTRIBUIO.

2) 2) Existemduas
Existem duas formas
de receber que so:
1. Digite o onmero
no campo INFORME
INFORME O DOCUMENTO
1. Digite
um cliqueo nmero do
esquerdo campo
INFORME O DOCUMENTO
um boto
2. Selecione
clique e clique
com o boto es-
2. Selecione
com o boto
querdo
um nmero
esquerdo
do mouse
de
no botodo
[RECEBER].
Lembretes:
Lembretes:
(GRD).
(GRD).
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Lembretes:

Expedio
Expedio
rgos que no
o ato fazem parte
o documento direta
queSade,
no fazemou
partergos
Federal da ou
Administrao
Estadual. P-
Tribunal
Contas da(TCU).
da Unio Unio (TCU).
Advocacia Geral
Fundao Nacional
[MMA2] C
deverovir
acentograv

mouse em Expedir.
48

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

DOCUMENTO
cliqueboto
registro expedido
expedido no Ocampo
DOCUMENTO
INFORME comO
o
[PESQUISAR].

49

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
campos da expedio:
boto [+].
SEDEX, em mos etc.

50

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
EXPEDIR.
Cancelar Expedio

mouse em EXPEDIR.
Cancelar Expedio

INFORME O DOCUMENTO
ter com cancelada
a expedio o boto no
esquerdo do mouse
campo INFORME no
O DOCU-
botoMENTO
[PESQUISAR].
51

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
3) Clique comcom
3) Clique o boto
o botoesquerdo
esquerdo dodo mouse
mouse no boto
no boto [CANCELAR].
[CANCELAR].
Lembretes:

Lembretes:
cancella.
Gerar
O cancelamento
Expedio


seguintes passos:

mouse em EXPEDIR.
52

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

O DOCUMENTO
cliquequecom
ter aoguia
boto esquerdo
impressa do mouse
O DOCUMENTO
[PESQUISAR].
[PESQUISAR].
53

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
3) Clique comcom
3) Clique o boto
o botoesquerdo
esquerdo dodo mouse
mouse no boto
no boto [IMPRIMIR
4) Preenchendo para
campos para gerar
gerar a de
Expedio:
1. Escolha
gerar
1.Expedio
2. Listagem clique
GUIA os
pararegistros
gerar aguia:
dos expedientes
2. Escolha
nesta parte
lista, da Guia
todos registros
clicando com o boto
selecionado.
registro.
registro.
54

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
IMPRIMIR
Expedio

mouse em EXPEDIR.
1) V Reimprimir
DOCUMENTOS
1) V em
mouse EXPEDIR.

INFORME O DOCUMENTO
O DOCUMENTO
botoe[PESQUISAR].
boto [PESQUISAR].
55

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
3) Clique comcom
3) Clique o boto
o botoesquerdo
esquerdo dodo mouse
mouse no boto
no boto [IMPRIMIR

campo DOCUMENTO.
4) V em Clique com
e digite esquerdo
o nmero do
campo DOCUMENTO.
[REIMPRIMIR GUIA
Receber expedientes
Receber expedientes
n 1.864/2011, 4 de evita
2011, em e
artigo 9, vedado
Receber
facilita
o controle e oda
teresse do rgo.
O recebimento
MS/GM n 1.864/2011, de 4ou
agosto de 2011, ser
feito fisicamente
Receber
expedientes
fisicamente:
aos rgos Isso evita
perdaode documentos
recebimento de e
facilita o controle
interesse do rgo.
turas e carimbos.
e na ordem de
exata das pginas.
56

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8


de 2011.

estaemnegrito
57

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
2) Existem trstrs
2) Existem formas
formas de receber
expediente noso
no SIPAR, SIPAR,
elas: so elas:
[RECEBER].
de uma nica vez.
esquerdo
a unio do ou
tratem sobre os
tramitar
uma juntos.
do mouse. nica vez.


[PESQUISAR].
58

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

registros
2) inseridos)
ter os boto
[PESQUISAR].
[PESQUISAR].

um
3) clique com o
3) Informe
Informe oo nmero
boto
nmero esquerdo
dodo
registro do ser
que
queinserido
ser boto
ao [INSERIR].
registro principal
ao e d principal
e d
um cliqueboto
comesquerdo
do mouse
Desfazer a insero
Repita essa operao
Quandoessa operao
inserir os
essa
documentos
Repita
situao necessrios.
essa
desfeita,
Desfazer operao
seja
necessidade
documentos
dos necessrios.
operaes no SIPAR:

1)
esquerdo 1) Vdo
ao mouse.

[PESQUISAR].
59

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

[PESQUISAR].
3) Selecione
registro ao aqual
ao qual a insero
insero ser
esquerdo do
[DESFAZER INSERO].
Repita essa
Repita operao
essa quantasquantas

abaixo:

esquerdo do mouse.
60

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
2) Informe
2) Informe o nmero
ser ALTERADO e od
boto clique
2) Informe
com o
o botonmero do

boto [SALVAR].
61

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Importante

Importante
SUALIZAR.

aes:


62

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

mouse.

2) 2) Informe
Informe o nmero do
setor com o boto
e d um
clique com
clique com
o boto
o boto
esquerdo
esquerdo
do mouse no
do[PESQUISAR].
boto [PESQUISAR].


63

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

QUIVAR].

setor.
2. Registros
setorialmente.
guardado.

mouse.

64

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
2) Informe o nmero
do registro SIPAR
e d um
o boto
clique com o boto
esquerdo esquerdo
3) Clique comcom
3) Clique o boto
o botoesquerdo
esquerdo dodo mouse
Importante

Importante



esquerdo do mouse.
65

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

clique com o boto
esquerdo esquerdo


boto [COMENTAR].

boto [COMENTAR].
66

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

boto [COMENTAR].
Importante

tambmImportante
ser visualizado.
Excluir Comentrio

esquerdo do mouse.
Excluir Comentrio
Excluir Comentrio
esquerdo do mouse.

um cliqueboto
comesquerdo

mouse no boto
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
[EXCLUIR].
Importante

exclu-lo!

go em queS o usurio


esquerdo do mouse.
68

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Figura pgina 78

[PESQUISAR].
69

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

[PESQUISAR].
chave 2)eInforme
d oum clique
nmero comSIPAR
clique
[PESQUISAR].

mouse3)no boto

esquerdo do mouse.

[PESQUISAR].
70

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

excluda(s) e d
2) Informe um do
o nmero clique
registrocom o boto
mousee d clique
[PESQUISAR].
[EXCLUIR].
Importante

poder exclu-la.
gistro.


71

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

mouse.

pesquisa.
pesquisa.

Pesquisa
realizar Avanada
pesquisas SIPARde
no banco ANTIGO:
dados do com esta
realizar
produzidos
72 pesquisas
2010).
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

mouse.

pesquisa.
pesquisa.
73

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8



Tipos de processo:

ber o processo.
75

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
em REGISTRO.

Registrando
em 1)
REGISTRO.
2) D 2)um
D clique com
marcada na imagem
imagem REGISTRO DE
REGISTRO

76

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Insumo
tcnicos das reas
aposto que realizam
expediente; opo
Insumo
leve os processos
dever serestratgico
marcada a opo para
Figura 21 Exemplo
carimbo de Carimbo
de Sade.

77

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
registro de origem.

rm bem explicativa.
Importante
78

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Erros comuns
Erros comuns
processo.
Interessado: campo
onde se escolhe
uma uma
unidade douma
Ministrio
alguma o
tado no processo?
Importante
Importante
qual
ele representa.
expedientes.
de todos

Importante
comentrio.
79

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
da seguinte forma:

autuao.
meio de memorando.

Importante
deve ser numerada.
80

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
deve ser numerada.

As peas
carimbo seropara
numerao pelasque
unidades que as a
identificao/sigla
numerao procedido
existente, insero
prprio para
documentos. Ex.:
Figura
Figura 22 Posio
Posiodo
docarimbo
carimbodede numerao
processo

Importante
81

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

[
N
d
Quando houver
conforme demonstrao
receba mesma
o carimbo, conforme

informao.
82

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

o de Folha 83

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Renumerao de Folha

Figura 2525Figura
Figura Exemplo
Exemplo de como
de como
renumerar
de como folhas
folhas
renumerar folhas

serindo o nmero
Figuracorreto
26 Carimbo
numerao

meio de
Fonte: despacho.
Autoria prpria.
Importante:
Caso suasrenumerao
aps dedespacho
o ltimo despacho.
do processo.
84

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Caso direito.
em 1)JUNTADA.

sero inseridos.


85

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

3) campo
Informemarcado

Aps informar
boto ononmero
boto [INSERIR].
Encerramento e e
Abertura de volume
Encerramento
Abertura de volume
86

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
expediente).
[MMA4] Com
NormativaMP
dezembrode2
Abertura de volume
Abertura de volume
Abertura
Nadeabertura
incluir emanterior.
[MMA5] Com
NormativaMP
dezembrode2
87


Figura2828
Figura Termo
Termo de Abertura
de Volume
[MMA5] Com
NormativaMP
dezembrode2

Juntada
tipo de juntada:

Importante

88

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Figura2929
Figura Procedimento
por apensao

Passo
Passoa passo:
a passo:
est sendo apensado.
89

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

dezembrod
[MMA6]
Normativa
dezembro

V aoFazendo
menu apensao no no
aPROCESSO >SIPAR
em JUNTADA.
e d umcom
clique clique com
o boto o boto
esquerdo esquerdo
do mouse do mouse
em JUNTADA.
em JUNTADA.

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

do processo clique
principal, com
aquele ao oqual
boto esquerdo sero
os processos do
mouse no boto
no boto

PROCESSO.
PROCESSO.

apensado.
apensado.
91

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

TIPO e mude
para APENSAO.
PROCESSO.
boto [APENSAR].

apensado.
92

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Importante
Desapensao

Importante


DESAPENSAO

93

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8


Fonte: Autoria
processos no SIPAR.
processos no Sipar.
[MMA7] Co
NormativaMP
dezembrode
94


esquerdo do mouse.

esquerdo do mouse.

2) Informe o nmero
aquele nonoqual
botoos processos
[PESQUISAR].

95

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
campo SELECIONAR.


96

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Importante:

Importante:

A juntada
Opor ANEXAO
numerado.
semelhantes.

Anexao
semelhantes.

97

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Figura3333
Figura Termo
Termo de Juntada
por Anexao
[MMA8] Comen
NormativaMPOG/
dezembrode2012

2. nico
conjunto.
anexao.
4. Informar,
OBS.: na capa
acessrio processo
ou desmembramento,
acessrio dasfoi
por anexao.
despacho.
98

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8


Realizando
Realizando
mouse a
em anexao
JUNTADA. no SIPAR
mouse em JUNTADA.
99

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

mouse no boto

PROCESSO.

PROCESSO.

anexado.

anexado.
100

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
5) V 5)
aoVcampo
ao campoTIPO DE
TIPO DE JUNTADA
JUNTADA e mudeepara
mude para ANEXAO.
ANEXAO.
boto [ANEXAR].
boto [ANEXAR].
101

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Desmembramento
Desmembramento
Passo a Passo:
O os documentos a
desmembramento
desmembrados.

Passo:

102

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Figura
Figura 35 35 Termo
NormativaMP
dezembrode
[MMA9] Com
NormativaMP
dezembrode2
Fonte:3. Colocar
MPOG/SLTIM n 05,ao
de 19final do de
desmembramento.
Exemplificando
desmembramento.
Figura
Procedimento
de desmembramento
o passo a passo:

deve-se

103

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Importante:

Importante:
Ovedada a retirada
peaprimeira peaado
ser numerado.

Desmembrar no SIPAR
1)Desmembrar
V ao menuno SIPAR
1) V em
mouse JUNTADA.

104

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

3) Selecione
no campo
que ser
mouse no campo
SELECIONAR.
SELECIONAR.
105

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
e clique com o boto
Importante
Importante
Importante
106

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Desentranhamento

ODesentranhamento
Passo aautoridade
Passo:competente.
Passo a Passo:
desentranhamento
Figura 3737
[MMA10] Comentr
NormativaMPOG/SLTIn
dezembrode2012.

3. Fazer despacho
e colocado aoofinal
desentranhamento,
deve ser numerado.
107

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Figura
Figura 3838 Termo
de Desentranhamento
[MMA11] C
NormativaMP
[MMA11] C
dezembrode
NormativaMP
dezembrode


o entendimento e
cpia renumeradas
integral e devem
do documento e
conter oCaso
inseri-la carimbo
noseja
local de
doconfere
inserido original.
no com
processo um o
Essas original.
cpiasqueno
Caso seja inserido
a necessi-
assunto
dade daCaso do seja
retirada mesmo,
da pea, no ou
inserido noque
sendo foi fazer
processo
necessrio inserido
documento
quedesentranhado.
no corresponda ao
integralmente
Termo retirarde
108

mouse
cpia em JUNTADA.
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Desentranhar
mouse emmenu
1) V ao JUNTADA.

mouseapsno informar
boto [PESQUISAR].

109

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

4) Clique com
4) Clique o oboto
com esquerdo

[CONFIRMAR].
110

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Importante
Importante
O desentranhamento
tenha sernmero
desentranhada
Reconstituio no
de processo
Reunir cpias dostem
e no nos rgos
procedimento
Criao a apurar
o seu nmero,
no registro do
processo:
Reunir cpias ados
que forem jul-
pelogadas
qualconvenientes.
tramitou.
Criao de memorando
111

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
5 CLASSIFICAO

5 Classificao

gos. (Dicionrio
temporalidade dos
agrupar
deClassificar
operao.
No h uma
atividade humana.

de classificao
Para podermos
e orgnicas qualquer
subdivises.
tos, so eles:
113

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8


(Schellenberg).



mos, como se segue:
114

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8


Geral), tem-se:
ao Geral), tem-se:
115

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

[MMA12

Relaes

Lgicada
domaiorp

que cor-de
documentos.

questo.
116

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Classificando
Figura4343
Figura Memorando
Memorando
Fonte:
Fonte: Autoria
Autoria prpria.
prpria.
PassoPasso
01: leia todo
documento com muita
muita ateno;
ateno; aps estaaps
leitura,esta
faa asleitura, faa
seguintes as
perguntas:
1.Alterao
de Frias.
produzido?
R:documento
de Frias.
R: Sim.
117

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
R: Sim.

documento trata?
4.
for no, deque
quaisooutros
documento trata,
cumento foi criado?
[MMA13] C

1)[...]Porq

rea-fim, faa
Passo 02:opara
seguinte:
seguinte:
s atividades
2. Esse finalsticas

rea-meio.
documentos,
Passo 03:faa
para o seguinte:
118

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

R: rea-meio.
2. NoR:instrumento
Sade,administrao
encontre apblica,
parteadotado
posta acima;
Fonte:
Autoria prpria.
R: Servidor.
R: Servidor.
aos servidores?
R:2. Qual
Gesto atividade
R: de
119

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Figura Figura Lgica
de classificao

4. Dentro
4. Dentro
do assunto
assunto queque
mais se
aproximou,
que descreve
um assunto que que
melhor o do-
descreve
est
o documento
sendo que
classificado.
7 Modelo de Lgica
de classificao
Fonte: prpria.
120


2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

[MMA14] Come
[MMA14] Co
Grupoemc.a.
4. Passo
Fonte:
Fonte: 04:
Autoria prpria.
prpria
Figura 49Exemplo
Exemplo de onde
cdigo

Importante:

Importante:
rea.
Evite classificar
ele produzido. 121
rea.
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Importante:
Classifique

Instrumento
os prazos
Figura Tabela

Entendendocampos
da Tabela
Tabela dede
Temporalidade
Temporalidade
dos documentos.
o referencial
documentos .
122

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Figura
Figura 5151 Fases
Fases do documental
Fonte:
Fonte: Autoria
estabelecida para
estabelecida ou a
para cada docu-
guarda permanente.
Figura 52 Destinao
Finalpara
guarda permanente.

4) Observao:
informaes
complementar
tabela.

tabela.

123

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Arquivos da dos
Sadedo
6.1 Transferncias
Os documentos
de Documentos
Os documentos podem
uma de Guardasiga
o passo do a
Ministrio
passo:da
1) Entre

com oaprazo
Resoluo
ralidade n 14 do
Figura 53Aplicao
de temporalidade


que est
funcionamento
1
125
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
3. Comprovado poder

126

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Figura
dentro55 da
4) Formedossis,
Elaborao
capa deosdossi
de dossi,
conforme seguindo
de cada classe.
dossi.
Fonte: Autoria
Fonte: prpria.
Autoria prpria.
[MMA15

[MMA15] Com

PropostaOram

127



PropostaO

Fonte:
Autoria prpria.
1) 4)
Organize Para
4) Para
todos
os
os processos,
os processos
processos, organize
organize conforme
por cdigo
conforme
os seguintes
de classificao.
os seguintes
passos: passos:
Organizetodos
1) Organize de
todos os
arquivamento
classificao.
de classificao.

128

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8


transferncia.
129

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

7) Figura 60 Dossi
Coloque em caixa
130

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Figura
8) Faa61 Espelho
da caixa.

[MMA17] C
sequnci
sequncian

Fonte:
Autoria prpria.

8) 9) Colar
Cole o espelho
na caixa-arquivo.
Figura 62 Colar

131

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
a transferncia.

tcnico.


132

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Figura 63 Aplicao
temporalidade
Fonte: Autoria
prpria.

1. Encontre
2) Olhe ade
dataanos
do documento
que est e faano
o seguinte
o ano em
ARQUIVO
2012.
3. Verifique
destinao e seveja
final no
eliminao.
4) Caso aeliminado,
seja sim, ohouver
documento a aprovao
quando houver
o, por cdigo.
133

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8


Fonte: Autoria
Preencha prpria.
4. FiguraPreencha
65 Listagema
delistagem

134

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8



acesso
Sade a terceiros.
poder Nopor
meio de estrutura,
ou desarquivamento.
6.3.1 Consulta
6.3.1 Consulta
documentos.
135

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
6.3.2
6.3.2Emprstimo
Emprstimo
nhuma alterao Este
documento noumpoder
alterao ou

arquivo SIPAR dos
prstimo, e todos
registros SIPAR
de dos documentos
informar a
disponibilidade
O 3.
setor/unidade
o arquivo 05 dias
o4)
documento
documento, ainda
de emprstimo.
136


decontados
renovaoa partirde
da
emprstimo.
Caso seja
de emprstimo.
entrar um emprstimo
necessidade
os
a retirada
voltarguarda
a trami-
intermediria
tar parae incluses.
tramitar e receber
dos rgos
desarquivamento
motivado pelas
a passo:


137

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8


138

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Glossrio


mesmo.
digitais.
139

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8






mento.
nao de documentos.

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

141

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Referncias

out. 2012.



Braslia, v. 36, n.1, p. 7, 8 set. 2000.



143

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8



out. 2012.
144

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
EDITORA MS
MINISTRIO DA SADE
OS 2013/0132

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Ministrio da Sade
ISBN 978-85-334-2004-5

Braslia DF
2013
coleo arquivo
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

105
Maio, 2010

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Presidente da Repblica
Luiz Incio Lula da Silva
Ministra do Meio Ambiente

Izabella Mnica Vieira Teixeira
Secretrio Executivo
Jos Machado
Presidente do Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade ICMBio

Rmulo Jos Fernandes Barreto Mello
Diretora de Planejamento, Administrao e Logstica
Silvana Canuto Medeiros
108
Diretor de Unidades de Conservao de Proteo Integral
Ricardo Jos Soavinski
Diretor de Unidades de Conservao de Uso Sustentvel e Populaes Tradicionais
Paulo Fernando Maier Souza
Diretor de Conservao da Biodiversidade
Marcelo Marcelino de Oliveira
Equipe Tcnica Responsvel

Aline Ramalho Bezerra Borges
Lorena Maria Borges da Silva
Colaboradores
Luciano Luiz de Jesus
Marli dos Reis Alves Soares
Nataniel Fragoso Ribeiro
Adriana Rodrigues Alves
Adriane Correia de Souza
Projeto Grfico
Eduardo Guimares

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

CDOC
Este material contm informaes
importantes para o usurio, orientando como
produzir, tramitar e destinar seus documentos
de forma padronizada. A modernizao da
rea de documentao tambm exposta no
manual, dando a dimenso do que est sendo
feito para aprimorar o servio e o atendimento
ao usurio.
Instituto Chico Mendes

de Conservao da
Biodiversidade
Tel:(61) 3341-9015
Fax:(61) 3341-9492
01/05/2010

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

SUMRIO
APRESENTAO........................................................................................................................... 7
DEFINIES..................................................................................................................................8
GESTO DE DOCUMENTOS........................................................................................................ 10
Definio de Documento......................................................................................................... 11
Produo de Documentos......................................................................................................13
Modelos e Formatao..................................................................................................... 14
CENTRO DE DOCUMENTAO................................................................................................... 16
Protocolo Geral...................................................................................................................... 16
Recepo (Recebimento de documentos).........................................................................17
Expedio (Servio de Postagem e Malote)..................................................................... 18
Instruo Processual.........................................................................................................21
Processamento Digital........................................................................................................... 26 3
Informaes sobre o trmite fsico de documentos Sede e Unidades............................. 26

Arquivo Central....................................................................................................................... 29
Biblioteca.................................................................................................................................31
Gesto da Informao SGI.................................................................................................. 32
REFERNCIA............................................................................................................................... 34
ANEXO I................................................................................................................................... 35
REDAO OFICIAL...................................................................................................................... 37
IDENTIDADE VISUAL.............................................................................................................. 37
QUALIDADE E CARACTERSTICAS FUNDAMENTAIS DA REDAO OFICIAL..................... 37
Clareza............................................................................................................................... 37
Coeso...............................................................................................................................38
Conciso............................................................................................................................38
Formalidade e uniformidade............................................................................................38
Impessoalidade.................................................................................................................39

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
PADRONIZAO.....................................................................................................................39
Pronomes de Tratamento.................................................................................................39
Fechos............................................................................................................................... 41
Identificao do Signatrio............................................................................................... 41
Formatao....................................................................................................................... 42
ATOS DE COMUNICAO.......................................................................................................44
Documentos Padro Ofcio...............................................................................................44
Ofcio..................................................................................................................................46
Ofcio Circular....................................................................................................................48
Memorando....................................................................................................................... 50
Memorando Circular.........................................................................................................54
Despacho........................................................................................................................... 56
Fax.....................................................................................................................................60
Correio Eletrnico............................................................................................................. 62
ATOS NORMATIVOS............................................................................................................... 62
4
Apostila.............................................................................................................................. 62
Atestado.............................................................................................................................64
Certido.............................................................................................................................66
Ata......................................................................................................................................68
Portaria.............................................................................................................................. 72
Nota Tcnica...................................................................................................................... 74
Instruo Normativa......................................................................................................... 76
Ordem de Servio.............................................................................................................. 78
Parecer..............................................................................................................................80
Resoluo.......................................................................................................................... 82
REFERNCIAS.............................................................................................................................84
ANEXO II Logomarca ICMBio................................................................................................... 85
ANEXO III Guias de Remessa de Correspondncia e Malote.................................................86
ANEXO IV Quadro de Aes sobre Processos......................................................................... 91
ANEXO V Guias de Arquivo e Espelhos de Identificao.........................................................93

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

LEI N 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991.

Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto
documental e a de proteo especial a
documentos de arquivos, como instrumento
de apoio administrao, cultura,
ao desenvolvimento cientfico e como
elementos de prova e informao.
Lei n 8.159, de 8/1/1991

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

APRESENTAO
O Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade alou o Projeto de Gesto

Documental com o objetivo de estruturar a rea de documentao, modernizando suas
atividades e servios. O Projeto busca a equalizao das atividades com a implantao de
padres para produo, trmite e destinao de documentos com o auxlio de manuais e
capacitao, inserindo o usurio em uma nova realidade.
A estrutura da rea de documentos :
COORDENAO
DE DOCUMENTAO
GESTO DA
INFORMAO
ATENDIMENTO
AO USURIO
MODERNIZAO
E ANLISE
DOCUMENTAL 7
PROTOCOLO PROCESSAMENTO ARQUIVO

BIBLIOTECA MEMORIAL
GERAL DIGITAL CENTRAL
A Coordenao de Documentao ligada Coordenao Geral de Administrao e

Tecnologia da Informao CGATI/DIPLAN.
Este manual apresentado com a finalidade de sintetizar o tratamento que ser
aplicado documentao do Instituto, com parmetros e mtodos que iro mudar a cultura
e hbitos pr-existentes.
As aes j iniciadas mostram o impacto positivo na realidade do ICMBio. Os Servidores
passam a ter capacitao para tratar a documentao. No seu cotidiano ter o controle
da informao, dispondo de ferramentas para isso. A Instituio est aprendendo a ter a
informao de maneira mais gil e eficiente, dando ainda mais celeridade a suas aes.
E neste contexto que a busca principal se torna o comprometimento das pessoas no
desenvolvimento das tarefas que envolvam documentos, de maneira que promova melhoria
a todos, atingindo, direta ou indiretamente, o meio ambiente, pois o tempo precioso em
nossa atividade.
Coordenao de Documentao/CGATI/DIPLAN

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DEFINIES
Assunto - a matria, motivo ou tema a que se refere o documento, determinando o contedo

de que se trata.
Autuao e/ou formao de processo - o termo que caracteriza a abertura do processo.
Correspondncia - toda espcie de comunicao escrita, que circula nos rgos ou

entidades, exceo dos processos.
Desapensao - a separao fsica de processos apensados.
Desentranhamento de peas - a retirada de peas de um processo, que poder ocorrer

quando houver interesse da Administrao ou a pedido do interessado.
Desmembramento a separao de parte da documentao de um ou mais processos

para formao de novo processo; o desmembramento de processo depender de autorizao
e instrues especficas do rgo interessado.
Despacho - Deciso proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe submetido
apreciao; o despacho pode ser favorvel ou desfavorvel pretenso solicitada pelo
administrador, servidor pblico ou no.
Diligncia - o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades
8 indispensveis ou de cumprir alguma disposio legal, devolvido ao rgo que assim
procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas.
Distribuio - a remessa do processo ou documento s unidades, sendo direcionado

conforme despacho ou informao constante no documento.
Documento - toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de consulta,

estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do
homem numa determinada poca ou lugar.
Espelho de identificao - a identificao visual padronizada de uma caixa ou pasta, com

informaes de seu contedo.
Gesto de documentos - Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua

produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento.
Guia de andamento - uma nota utilizada para certificar o encaminhamento do processo

ou do documento por uma unidade administrativa a outra unidade administrativa, devendo
conter o nmero de volumes e o nmero de folhas.
Guia de remessa de correspondncia - um formulrio que deve ser preenchido, quando for
encaminhada mais de uma correspondncia no mesmo envelope, devendo ser autenticada
com a assinatura do seu emissor e do seu receptor.
Guia de remessa de malote - um formulrio que deve ser preenchido com informaes

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sobre o contedo do malote de correspondncia que esta sendo enviado, devendo ser
autenticado com a assinatura do seu emissor e do seu receptor.
Interessado - a pessoa, empresa ou rgo que ser beneficiada com a ao.
Juntada - a unio de um processo a outro, ou de um documento a um processo; realiza-se

por Anexao ou Apensao.
Juntada por anexao - a unio definitiva e irreversvel de 01 (um) ou mais processo(s)/

documento(s), a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um
mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto.
Juntada por apensao - a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais

antigo, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com
o mesmo interessado ou no. Ex. Um processo de solicitao de aposentadoria de servidor
pblico estadual, apensado ao outro referente solicitao de reviso de percepo, constituir
um nico processo, caracterizando a apensao do processo acessrio ao processo principal.
Numerao de peas - a numerao atribuda s partes integrantes do processo.
Pea do processo - o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex: Folha,
folha de talo de cheque, passagem area, brochura, termo de convnio, contrato, fita de
vdeo, nota fiscal, entre outros.
Procedncia - A instituio que originou o documento.

9
Processo - o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado,
bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres tcnicos, anexos ou, ainda,
instrues para pagamento de despesas; assim, o documento protocolado e autuado pelos
rgos autorizados a executar tais procedimentos.
Processo acessrio - o processo que apresenta matria indispensvel instruo do

processo principal.
Processo principal - o processo que, pela natureza de sua matria, poder exigir a anexao
de um ou mais processos como complemento sua deciso.
Protocolo geral - a unidade junto ao rgo ou entidade, encarregada dos procedimentos

com relao s rotinas de recebimento e expedio de documentos.
Registro - a reproduo dos dados do documento, feita em sistema prprio, destinado

a controlar a movimentao da correspondncia e de processo e fornecer dados de suas
caractersticas fundamentais, aos interessados.
Termo de arquivamento e desarquivamento - uma nota utilizada para informar o

arquivamento ou desarquivamento do processo/documento mediante despacho motivado da
autoridade competente ou a requerimento do interessado.
Termo de desapensao - uma nota utilizada para registrar a separao fsica de dois ou
mais processos apensados.
Definies

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Termo de desentranhamento de peas - uma nota utilizada para informar sobre a retirada
de pea(s) de um processo.
Termo de encerramento - uma nota utilizada para registrar o encerramento do processo.
Termo de juntada de pea - uma nota utilizada para registrar a juntada de folha(s) ou
pea(s) ao processo.
Termo de ressalva - uma nota utilizada para informar que uma pea foi retirada do
processo quando do ato da anexao, isto , ao proceder a anexao foi constatada a
ausncia de uma pea.
Termo de retirada de pea - uma nota utilizada para registrar a retirada de folha(s) ou
pea(s) do processo.
Tramitao - a movimentao do processo e/ou documento de uma unidade outra, interna

ou externa, atravs de sistema prprio.
GESTO DE DOCUMENTOS
A Gesto de Documentos foi definida na LEI N 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, que

dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias, Art.
10 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
A aplicao desta tcnica permite que a Instituio utilize a documentao de maneira

correta e passe a controlar o seu acervo documental. Desta forma a Instituio soluciona
os problemas decorrentes da falta de um programa de gesto, como: perda, duplicidade e
extravio de documentos; falta de espao; dificuldade no acesso e na localizao da informao;
controle manual de fluxo; e falta de padro para elaborao e tratamento de documentos.
Na gesto documental considera-se, tambm, o cidado, que na forma desta lei (Lei
n 8.159, de 8 de janeiro de 1991), tem o direito a informao, conforme dispe o Art. 4
Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular
ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero
prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo
seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade
da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. A Instituio no deve
se organizar apenas por necessidade prpria, mas tambm para atender as demandas do
Governo Federal e os anseios da sociedade.
No Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial

a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao
desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao, tambm exposta a

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necessidade de proteo do acervo documental, referindo-se conservao dos documentos

e a preservao da informao. O Art. 25 complementa a informao do art.1 com as
penalidades, dispondo: Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na
forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor
permanente ou considerado como de interesse pblico e social. A preservao tambm
faz parte do projeto de gesto, buscando a conscientizao do usurio no manuseio do
documento, dando a devida importncia ao que sua ferramenta de trabalho. As sanes
penais podem ser vistas no Decreto-Lei n2.848, de 7 de dezembro de 1940. Cdigo Penal/
Dos crimes contra o patrimnio.
A informao em tempo hbil e correta um grande instrumento de trabalho para a

Instituio, que deve mant-la atualizada e disponvel.
Definio de Documento
Documento toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de

consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e
pensamento do homem numa determinada poca ou lugar.
Os documentos podem ser caracterizados segundo o gnero, a espcie e a natureza,

de acordo com seus diversos elementos, formas e contedos, conforme descrito a seguir.
a) Caracterizao quanto ao gnero

11
Documentos textuais: So os documentos manuscritos, datilografados ou impressos;
Documentos cartogrficos: So os documentos em formatos e dimenses

variveis, contendo representaes geogrficas arquitetnicas ou de engenharia.
Ex.: mapas, plantas e perfis;
Documentos iconogrficos: So documentos em suporte sinttico, em papel

emulsionado, contendo imagens estticas. Ex.: fotografias (diapositivos,
ampliaes e negativos fotogrficos), desenhos e gravuras;
Documentos filmogrficos: So documentos em pelculas cinematogrficas e

fitas magnticas de imagem (tapes), conjugadas ou no a trilhas sonoras, com
bitolas e dimenses variveis, contendo imagens em movimento. Ex.: filmes e
fitas vdeo magnticas;
Documentos sonoros: So os documentos com dimenses e rotaes variveis,

contendo registros fonogrficos. Ex.: discos (CD) e fitas audiomagnticas;
Documentos microgrficos: So documentos em suporte flmico resultante da

microrreproduo de imagens, mediante utilizao de tcnicas especficas. Ex.:
rolo, microficha, jaqueta e carto-janela;
Documentos informticos: So os documentos produzidos, tratados e armazenados

em computador. Ex.: disco flexvel (disquete), disco rgido (Winshester) e disco ptico.
Gesto de Documentos

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b) Caracterizao quanto espcie
Atos normativos: Expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade

de dispor e deliberar sobre matrias especficas. Ex.: medida provisria, decreto,
estatuto, regimento, regulamento, resoluo, portaria, instruo normativa,
ordem de servio, deciso, acrdo, despacho decisrio, lei;
Atos enunciativos: So os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a

fundamentar uma soluo. Ex.: parecer, relatrio, voto, despacho interlocutrio;
Atos de assentamento: So os configurados por registros, consubstanciando

assentamento sobre fatos ou ocorrncias. Ex.: apostila, ata, termo, auto de infrao;
Atos comprobatrios: So os que comprovam assentamentos, decises etc. Ex.:

traslado, certido, atestado, cpia autntica ou idntica;
Atos de ajuste: So representados por acordos em que a Administrao Pblica

Federal, Estadual ou Municipal - parte. Ex: tratado, convnio, contrato, termos
(transao, ajuste etc.);
Atos de correspondncia: Objetivam a execuo dos atos normativos, em

sentido amplo. Ex: aviso, ofcio, carta, memorando, mensagem, edital, intimao,
exposio de motivos, notificao, telegrama, telex, telefax, alvar, circular.
c) Caracterizao quanto natureza

12
Documentos Secretos: So os que requerem rigorosas medidas de segurana
e cujo teor ou caracterstica possam ser do conhecimento de servidores que,
embora sem ligao ntima com seu estudo e manuseio, sejam autorizados a
deles tomarem conhecimento em razo de sua responsabilidade funcional;
Documentos Urgentes: So os documentos cuja tramitao requer maior

celeridade que a rotineira. Ex.: Pedidos de informao oriundos do Poder
Executivo, do Poder Judicirio e da Assemblia Legislativa do Estado (Cmaras
Municipais); mandados de segurana; licitaes judiciais ou administrativas;
pedidos de exonerao ou dispensa; demisso; auxlio - funeral; dirias para
afastamento da Instituio; folhas de pagamento; outros que, por convenincia
da Administrao ou por fora de lei, exijam tramitao preferencial;
Documentos Ostensivos: So documentos cujo acesso irrestrito;
Documentos Reservados: So aqueles cujo assunto no deva ser do conhecimento

do pblico em geral.
Produo de Documentos
Na elaborao e/ou produo de documento dever ser considerado os padres da

ABNT e da Redao Oficial da Presidncia da Repblica, podendo a Instituio determinar os
parmetros a serem adotados.

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No Manual de Redao Oficial do ICMBio so relacionados os formatos que devero

ser utilizados no mbito da Instituio.
Para produzir um documento necessrio entender sua finalidade, e assim, utilizar

o melhor instrumento para transmitir a informao. Este esclarecimento precioso para
iniciar um bom entendimento entre o locutor e o receptor da mensagem. No quadro abaixo
h a definio dos tipos mais utilizados.
ESPCIE/TIPO DE
FINALIDADE
DOCUMENTO
Modalidade de comunicao entre unidades administrativas de

um mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente em mesmo
MEMORANDO
nvel ou em nveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de
comunicao eminentemente interna.
Comunicao interna expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas

MEMORANDO-CIRCULAR diferentes de um mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente
em mesmo nvel ou em nveis diferentes.
O tratamento de assuntos oficiais pelos rgos da Administrao

OFCIO
Pblica entre si e tambm com particulares.
13
Comunicao expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas
OFCIO-CIRCULAR diferentes. Tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais
entre rgos da Administrao Pblica ou a particulares.
utilizado para a transmisso de mensagens urgentes e para o envio

antecipado de documentos.
FAX Se necessrio o arquivamento, deve-se faz-lo com cpia xerox
do fax e no com o prprio fax, cujo papel, em certos modelos, se
deteriora rapidamente.
O correio eletrnico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade,

transformou-se na principal forma de comunicao para transmisso
de documentos.
Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de correio
E-MAIL
eletrnico tenha valor documental, necessrio existir certificao
digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida
em lei. O email institucional j considerado como documento
comprobatrio.
Deciso proferida sobre ofcio, memorando, parecer, informao,

requerimento ou demais documentos submetidos pelas partes a
DESPACHO seu conhecimento e soluo. Pode ocorrer tambm despacho de
encaminhamento de um rgo para outro. O despacho pode constituir-
se de uma palavra, de uma expresso ou de um texto mais longo.
Gesto de Documentos

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Modelos e Formatao
Os documentos tm padres de formatao que devem ser seguidos, facilitando a sua

identificao e o entendimento do seu objetivo.
Os mais conhecidos so o Memorando e o Ofcio. Expedientes que se diferenciam

antes pela finalidade do que pela forma. Com o fito de uniformiz-los, ser adotada uma
diagramao nica, que siga o que chamamos de padro ofcio.

que o expede.
14




Nota: os pargrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que
esses estejam organizados em itens ou ttulos e subttulos.

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ou
Os documentos do Padro Ofcio devem obedecer seguinte forma de apresentao:
CONFIGURAES PADRO
Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citaes, e 10

Fonte
nas notas de rodap..
Nmero de pginas obrigatrio constar a partir da segunda pgina.
Todos os tipos de documentos do Padro Ofcio (oficio e memorando)

Tamanho
devem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm.
Orientao O documento dever ser impresso como Retrato.
Os ofcios, memorandos e anexos destes podero ser impressos em

ambas as faces do papel . Neste caso, as margens esquerda e direita
Impresso tero as distncias invertidas nas pginas pares (margem espelho); 15
A impresso dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A
impresso colorida deve ser usada apenas para grficos e ilustraes.
O incio de cada pargrafo do texto deve ter 2,5 cm de distncia da

Incio de pargrafo
margem esquerda.
Espaamento entre
Deve ser utilizado espaamento de 2,5cm.
pargrafos
Espaamento entre
Deve ser utilizado espaamento simples entre as linhas.
linhas
Alinhamento O texto deve ser justificado.
O campo destinado margem lateral esquerda ter, no mnimo, 3,0

Margem esquerda
cm de largura.
Margem direita O campo destinado margem lateral direita ter 1,5 cm.
Margem superior O campo destinado margem superior ter 2 cm.
Margem inferior O campo destinado margem inferior ter 2 cm.
No modelo Ofcio utilizar o Braso da Repblica, nos demais

Smbolo documentos utilizar apenas o smbolo do ICMBio. Todos os
documentos produzidos devem apresentar o smbolo da Instituio.
Gesto de Documentos

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Identidade Visual
Todos os papis de expediente, bem como os convites e as publicaes oficiais devero

possuir a logomarca do ICMBio.
Logomarca (Anexo II), a marca que rene graficamente letras do nome de uma
instituio e elementos formais puros, abstratos. Pode-se ainda defini-la como qualquer
CENTRO DE DOCUMENTAO
A Coordenao de Documentao tem em sua atribuio planejar, organizar, controlar e

coordenar todas as atividades relacionadas a documentos. Compete Coordenao: auxiliar as
Diretorias em trabalhos voltados ao tratamento de documentos, inclusive no planejamento; atender
a demanda de usurios e proporcionar o atendimento personalizado no Sistema Gerenciador de
Documentos e Processos - SGDOC; planejar treinamentos, cursos e elaborar manuais, bem como-
promover reciclagem para atualizar o usurio quanto s atividades; desenvolver programas de
conscientizao do usurio quanto gesto documental; orientar os profissionais que executam as
atividades relacionadas gesto; e buscar continuamente a modernizao de todas as atividades
desenvolvidas nas reas do Centro de Documentao, considerando os recursos tecnolgicos.
16 Protocolo Geral
O Protocolo Geral est sendo modernizado para suprir a necessidade de controlar

a documentao do Instituto, dando celeridade, confiabilidade e exatido no acesso a
informao e auxiliando a tomada de deciso.
Os procedimentos adotados no Protocolo Geral (PG) so baseados na Portaria

Normativa n 05, de 19 de dezembro de 2002 do Ministrio do Planejamento.
A nova metodologia tem como principal ferramenta de trabalho o sistema SGDOC

(Sistema Gerenciador de Documentos e Processos), que gerencia os dados do documento
e processos, possibilitando a busca e localizao por qualquer uma das informaes. O
sistema disponibiliza imagem do documento digitalizada e histrico do trmite, permite
ainda cadastrar despachos e comentrio (em ordem cronolgica). No registro de processo o
sistema permite a incluso de informaes direcionadas a atividade fim da Instituio.
As atividades do Protocolo Geral foram redefinidas, so elas:
1. Gerar cadastro no SGDOC de todos os documentos externos;
2. Autuar documento (formalizar processo);
3. Manter a base de dados do sistema de autuao de processos e documentos atualizada;
4. Orientar, auxiliar e capacitar as Unidades Protocolizadoras (UP) sobre a execuo

do servio de protocolo;

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5. Encaminhar os documentos de mbito externo;
6. Administrar despesas com servios de postagens e malote;
7. Controlar o fluxo das correspondncias enviadas diariamente pelo servio de correios;
8. Atender as demandas dos usurios de forma gil e com exatido;
Recepo (Recebimento de documentos)
A rea de Recepo tem uma funo muito importante na gesto de documentos, pois
a forma como o documento recebido no Centro de Documentao definir o tratamento do
mesmo. Compete a esta rea:
1. Receber o documento externo, gerando um pr-cadastro no SGDOC, com data e

hora exata de entrada, inseridos automaticamente pelo sistema;
2. Receber documentos internos (trmite interno), avaliar todas as informaes do

documento, inclusive imagem;
3. Atender as demandas dos usurios internos ou externos de forma gil e com exatido;
4. Organizar o servio de entrega de documentos externos (motoboy);
Orientaes ao usurio
17
Recebimento de documentos pelo Protocolo Geral (PG)
Para realizar um bom atendimento, seguem algumas orientaes ao usurio sobre o

novo procedimento adotado pelo PG:
a) Receber documentos, processos e correspondncias
a. Procedimentos:
i. Documentos: todo documento ser pesquisado no sistema, no
estando cadastrado, o mesmo receber um digital (cdigo de barras)
e ser cadastrado, digitalizado e tramitado;
1. O documento que j estiver cadastrado ser identificado com
o numero da digital (no canto superior direito), que consta no
sistema e ser informado no despacho o trmite dado pelo PG,
conforme o que estiver descrito no documento.
ii. Processos: o processo ser recebido, estando este com o despacho de

encaminhamento, numerado at 200 pginas, com capa em condies
adequada. Com exceo das minutas, no ser recebido processo com
documento grampeado na capa. Os documentos em suportes como cd,
fita, disquete e outros, devero constar como peas do processo.

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iii. Correspondncia: No recebimento da correspondncia externas, todas

as cartas sero abertas e cadastradas, salvo particulares, confidenciais,
sigilosas, secretas e ultra-secretas, conforme legislao vigente.
Expedio (Servio de Postagem e Malote)
A expedio de documentos realizada com a utilizao do contrato de servios de

correios, que tem como base o carto de postagem e o servio de malote. Ambos podem ser
solicitados ao Protocolo Geral, por meio de memorando.
A novidade para envio de correspondncias ao ICMBio a Caixa Postal, uma maneira

mais eficiente de garantir o recebimento de correspondncias na Instituio em tempo hbil.
Para envio de correspondncia ao ICMBio, no espao destinado para informar o

destinatrio deve constar apenas o nome da Instituio, a caixa postal e o CEP de identificao,
conforme determina o modelo abaixo.
Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade ICMBIO

CAIXA POSTAL 7993
CEP: 70673-970
Para envio de documentos ao ICMBio (Sede), as unidade externas devero utilizar

um modelo de GUIA DE REMESSA DE CORRESPONDNCIA-GRC (Anexo III), quando houver
18
mais de um documento por envelope, o que facilitar a identificao dos documentos e
quantidade enviadas.
Servio de Postagem
O quadro abaixo apresenta os servios disponveis, com suas definies e prazos. No

quadro seguinte temos um demonstrativo de valores aplicados a estes servios, em Estados
localizados nas extremidades do pas. A finalidade que o usurio tenha uma viso do custo
x prazo, considerando que muitas vezes os prazos de entrega dos servios so praticamente
o mesmo, mas tm uma diferena muito grande de valores.
QUADRO DE SERVIOS DE POSTAGEM DISPONVEIS

Carta Registrada Carta com n de registro que possibilita 3 a 5dias teis
rastreamento.
Sedex Convencional Sedex comum com n de registro para 2 a 3 dias teis
rastreamento.
Sedex 10* Sedex rpido com n de registro para entregue at as 10 horas
rastreamento. do dia seguinte (considerar
dia til).
Sedex hoje* Sedex rpido com n com n de registro para Entrega no mesmo dia da
rastreamento. postagem.

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PAC Servio para pacotes, com custo mais baixo. 5 a 8 dias teis
Carta simples Carta sem n de registro. destinado a 3 a 5 dias teis
documentos s/n ou circulares. Tem baixo custo.
AR AR um formulrio que deve ser preenchido -
Aviso de Recebimento com o remetente e destinatrio, com a
finalidade que na entrega da correspondncia,
o destinatrio assine o mesmo para comprovar
o recebimento, devendo ser devolvido ao
remetente. O valor da AR acrescentado no
valor da postagem .
Telegrama Servio de envio de mensagem, sendo 4 horas (entre capitais)
necessrio apenas a disponibilizao do texto
ao Correios.
Impresso especiais Servio com foco para os materiais de at 5kg 11 dias (entre capitais)
por objeto, com mesmo padro de formato. No
pode ser confidencial.
*Sujeito a consulta no site dos correios para confirmar disponibilidade do servio para o trecho.
Para rastreamento de correspondncia, o usurio deve acessar o site: www.correios.com.br,

o campo rastreamento fica localizado no canto inferior esquerdo da pgina.
QUADRO DEMONSTRATIVO DE CUSTO

19
VALOR VALOR
SERVIO ORIGEM DESTINO PESO TIPO VALOR VALOR
Sem AR Com AR
CARTA REGISTRADA
3 a 5 dias teis
SEDEX Braslia Manaus 300 gramas Envelope R$ 35,10 R$37.70

CONVENCIONAL
2 a 3 dias Braslia Porto Alegre 300 gramas Envelope R$ 38,30 R$40,90

SEDEX 10 At as 10 h
do seguinte dia til
Braslia So Paulo 300 gramas Envelope R$ 55,50 R$58,10

SEDEX HOJE
Entrega no mesmo dia
Braslia Goinia 300 gramas Envelope R$ 28,30 R$30,90
Braslia Manaus 300 gramas Caixa R$ 16,00 R$18,60

PAC 5 a 8 dias teis
Braslia Porto Alegre 300 gramas Caixa R$ 18,00 R$20,60

CARTA SIMPLES
3 a 5 dias teis

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Orientao ao usurio
Envio de documentos pelo Porotocolo Geral (PG)
a) Para o envio da correspondncia:
a. O envelope deve estar aberto para conferncia do PG;

b. Material enviado deve conter despacho ou documento encaminhando;
c. No caso do envio de mais de um documento dentro do mesmo envelope,
utilizar a GUIA DE REMESSA DE CORRESPONDNCIA GRC (Anexo III);
d. No ser enviada correspondncia de carter particular, apenas recebida.
NOTA: As correspondncias particulares, recebidas no Instituto, no devem citar no envelope o
nome da Instituio ou cargo, deve conter apenas o endereo e o nome do destinatrio.
Servio de Malote
O servio de malote atende ao envio de documentos agrupados com um destino nico,

que no tem carter emergencial e com observao do custo x benefcio. Este servio tem a
seguinte logstica:
a. A documentao deve ser enviada por meio da GUIA DE REMESSA DE MALOTE

20 GRM (Anexo III), onde deve constar a relao de todos os documentos inseridos
no malote;
b. A documentao enviada a Sede, tem previso de chegada entre segunda-feira e

quarta-feira ao Instituto;
c. As unidades devem encaminhar o malote impreterivelmente s sextas-feiras;
d. Toda sexta-feira so enviados os malotes da Sede para as unidades;
a. Regras de funcionamento:
i. O Protocolo receber documentos para envio via malote somente at
sexta-feira, s 10h30. Os documentos que no forem entregues neste
perodo sero enviados na prxima sexta-feira;
ii. O limite de peso total do malote de at 30kg;
iii. Equipamento ou material frgil no devem ser enviados via malote,
dever ser utilizado o servio de postagem;
iv. Os processos e documentos a serem enviados, devem estar em
envelopes abertos para conferncia do PG, contendo despacho ou
documento encaminhando, principalmente no caso de envio de
contra-cheques, notas fiscais, identidades funcionais e outros.

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Definio de Correspondncia
Toda documentao recebida ter sua definio da seguinte forma:
Quanto natureza: A correspondncia classifica-se em interna e externa, oficial e

particular, recebida e expedida.
a) Interna e externa
A correspondncia interna mantida entre as unidades do rgo.
A correspondncia externa mantida entre os rgos ou entidades da

Administrao Municipal, Estadual e Federal.
b) Oficial e particular
A correspondncia oficial a espcie formal de comunicao mantida entre os

rgos ou entidades da Administrao Pblica Municipal, Estadual e Federal ou
destes para outros rgos pblicos ou empresas privadas.
A correspondncia particular a espcie informal de comunicao utilizada entre

autoridades ou servidores e instituies ou pessoas estranhas Administrao
Pblica Municipal, Estadual e Federal.
c) Recebida e expedida
A correspondncia recebida aquela de origem interna ou externa recebida pelo 21
protocolo geral do rgo ou entidade.
A expedio a remessa da correspondncia interna ou externa no mbito da

Administrao Pblica Municipal, Estadual e Federal.
Instruo Processual
Autuao
A instruo processual iniciada com a autuao de um documento ou de um conjunto

de documentos. Para proceder autuao dever ser avaliada a necessidade de abertura de
um processo, considerando a exigncia de um estudo detalhado, de despachos determinando
procedimentos tcnicos, pareceres tcnicos, anexos ou instrues para execuo de
procedimentos especficos.
Documentos que no so tramitados, no podero ser autuados, como: convites para

festividades, comunicao de posse, remessa para publicao, pedido de cpia de processo,
desarquivamento de processo e outros.
Conjunto de documentos que no sero tramitados no podero constituir processo.

Neste caso dever ser constitudo um dossi, que tem por finalidade agrupar informaes
de um mesmo tema, com o objetivo de criar um histrico para pesquisa, estudos ou suporte
para desenvolvimento de projetos futuros.

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As mensagens e documentos resultantes de transmisso via fax no podero tornar-

se peas de processo.
A autuao de processo s poder ser realizada pelo Protocolo Geral ou Unidades

Protocolizadoras.
A autuao s se dar por meio de documento original. A solicitao dever ser

feita mediante memorando com objetivo especfico. No assunto dever constar a seguinte
descrio: Solicitao de abertura de processo, e em seguida no corpo do memorando as
seguintes informaes: interessado e o assunto do processo.
No Anexo IV h um quadro com descrio de todas as aes que podem ser realizadas
com o processo aps sua autuao.
Numerao nica de processo
A numerao, ou seja, o nmero de protocolo o que identifica ou caracteriza um

processo, conforme Portaria n. 3, de 16.05.2003, da Secretaria de Logstica e Tecnologia
da Informao do Ministrio do Planejamento, e atribui valor perante a Administrao
Pblica Federal.
formada por 15 dgitos, devendo ser acrescido de mais dois dgitos de verificao (DV),
resultando em 17 dgitos, conforme a seguinte descrio:
22
A primeira parte constituda de cinco dgitos, referentes ao cdigo numrico atribudo
a cada unidade protocolizadora que identifica o rgo de origem do processo, mantendo-se
inalterado, de acordo com as faixas numricas determinadas no art. 3;
02000 a 02999 = MINISTRIO DO MEIO AMBIENTE
A segunda parte composta por uma numerao seqencial de 6 dgitos, que a cada
ano reiniciado. A terceira parte refere-se ao ano de formao do processo. A quarta e ltima
parte constituda de 2 dgitos, chamados de DV (Dgitos Verificadores), que so calculados
automaticamente pelo sistema.
A partir da orientao acima, o nmero de protocolo tem sua composio da

seguinte forma:
02070.000000/2009-00
Ressalta-se que o seqencial de dgitos dever ser separado conforme padro
determinado na Portaria n. 3, seguindo smbolos xxxxx.xxxxxx/xxxx-xx.
De acordo com a PORTARIA N 3, DE 16 DE MAIO DE 2003, Art. 11, Pargrafo nico. Os

processos autuados e os documentos registrados anteriormente permanecero tramitando
com o nmero de origem, at a deciso final e o seu arquivamento, no sendo permitida
a renumerao de processos e documentos no mbito da Administrao Pblica Federal.

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Cada Unidade Protocolizadora (UP) tem sua numerao atribuda pelo Ministrio do
Planejamento, sendo utilizada a faixa disponibilizada ao ICMBio (02070 a 02204). Atualmente
o ICMBio tem as seguinte UP cadastradas:
CDIGO DE UNIDADE PROTOCOLIZADORA
CDIGO SIGLA SITUAAO CDIGO SIGLA SITUAAO

02629 ITATIAIA TRANSFERIDA 02075 REBIO MATA ESCURA CRIADA
02030 CEPENE TRANSFERIDA 02077 RESEC GUARIBAS/PB
02031 CEPTA TRANSFERIDA 02078 ESEC CARIJS/SC CRIADA
PARNA APARADOS DA
02032 CEPSUL TRANSFERIDA 02079 CRIADA
SERRA/RS
02033 CEPERG TRANSFERIDA 02080 PARNA CAPARO CRIADA
02034 CMA TRANSFERIDA 02081 PARNA ILHA GRANDE CRIADA
02036 CEPNOR TRANSFERIDA 02082 PARNA PAU BRASIL/BA CRIADA
02044 TAMAR TRANSFERIDA 02072 IPANEMA TRANSFERIDA
02045 ORGOS TRANSFERIDA 02084 PARNA TIJUCA CRIADA
02057 IGUAU TRANSFERIDA 02085 SEMPRE VIVAS CRIADA
02061 CEMAVE TRANSFERIDA 02086 FLONA SILVNIA CRIADA
02062 CPB TRANSFERIDA 02087 APA GUAPIMIRIM CRIADA
02068 CENAP TRANSFERIDA 02088 PARNA JURUENA CRIADA
RESERVA BIOLGICA DE
02071 RAN TRANSFERIDA 02089 CRIADA
SOORETAMA/ES 23
APA NASCENTES DO RIO
02083 CEPAM TRANSFERIDA 02090 CRIADA
VERMELHO/GO
PARNA SERRA DA
02073 FLONA C.BONITO TRANSFERIDA 02091 CRIADA
BODOQUENA/MS
02074 RESEC UNIO/RJ CRIADA 02094 FLONA DE PASSO FUNDO CRIADA
02096 FLONA IBIRAMA CRIADA 02114 FLONA TAPAJS CRIADA
02097 PARNA C. GUIMARES CRIADA 02115 RESERVA GUAPOR CRIADA
02098 ESEC SERRA GERAL CRIADA 02116 FLONA TEF CRIADA
02090 PARNA MARANHESES CRIADA 02117 FLONA HUMAIT CRIADA
02100 PARNA CANASTRA CRIADA 02118 APA CIP CRIADA
02101 PARNA CONFUSOES CRIADA 02113 ESEC TERRA DO MEIO CRIADA
02102 PARNA EMAS CRIADA 02119 CR1 CRIADA
02103 APA ARARIPE CRIADA 02120 CR2 CRIADA
02104 APA IBIRAIPUTA CRIADA 02121 CR3 CRIADA
02105 RESEX MATA GRANDE CRIADA 02122 CR4 CRIADA
02106 FLONA CARAJS CRIADA 02123 CR5 CRIADA
02107 PARNA CABO ORANGE CRIADA 02124 CR6 CRIADA
02108 PARNA C. DIAMANTINA CRIADA 02125 CR7 CRIADA
02109 FLONA CHAPEC CRIADA 02126 CR8 CRIADA
02110 ESEC GUARAQUEABA CRIADA 02127 CR9 CRIADA
02111 RESEX CHICO MENDES CRIADA 02129 CR10 CRIADA
02130 ESEC CARACARA CRIADA 02128 CR11 CRIADA
02112 REBIO LAGO PIRATUBA CRIADO

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Numerao de Peas
A numerao de peas do processo iniciada no Protocolo Geral, com o carimbo

especfico, aposto no canto superior direito da pgina. A folha de abertura do processo
(memorando) recebe o numero 1. A capa do processo no ser numerada.
Duas peas de um mesmo processo no podem receber o mesmo nmero, no sendo

permitido diferenciar por A e B. Cada folha recebe um nmero, seguindo um seqencial
numrico conforme apresentado no processo.
No caso de erro na numerao das peas do processo, apor um X sobre o carimbo

que necessita de correo e renumerar as folhas.
Documentos pequenos (Ex.: guias de depsito bancrio, DARF) sero colados no centro
da pgina do processo e carimbados de forma que o carimbo atinja seus cantos superiores
direito e esquerdo, observando para no prejudicar informaes constantes do verso.
24 Na juntada por anexao, as peas do conjunto processado sero renumeradas a
partir do processo acessrio. No caso da apensao, os processos continuaro com sua
numerao original.
No caso de encerramento, o termo dever ser a folha de nmero 200, j na abertura de

volumes, as folhas devero ser numeradas seguindo a seqencia do volume anterior.
Diligncia
Quando h necessidade de esclarecimento de um interessado que no integra a

Administrao Pblica Federal. O processo dever ser encaminhado ao Protocolo Geral do
rgo ou entidade envolvida, para que a mesma faa a convocao do interessado, por meio
de correspondncia. No se cumprindo as exigncias o rgo responsvel dever anexar
uma cpia da convocao ao processo e devolver o mesmo a esta Instituio.
Encerramento de processo
O encerramento do processo acontece por motivos especficos, so eles: quando

o pleito for indeferido, deferido ou forem cumpridas todas as demandas solicitadas; se o
interessado desistir da ao ou quando, por omisso, deixar o processo por mais de um
ano sem movimentao. Outro motivo que enseja o encerramento do processo o nmero
excedente de folhas, sendo necessria abertura de um novo volume.

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Abertura de Volume
O processo que exceder a 200 folhas, a partir da folha 201 dever proceder abertura
de um novo volume, ressaltando que o ltimo documento no poder ser desmembrado para
abertura do mesmo. Por exemplo, primeiro volume poder ser encerrado com 185 pginas,
considerando que o ltimo documento tenha mais de 15 folhas.
Dever constar como ltima folha, no primeiro processo, o termo de encerramento e

no segundo volume o termo de abertura como primeira folha.
A anexao de documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande

volume, se dar com a colocao da etiqueta na capa do documento, contendo o nmero
do processo e a palavra anexo, no sendo permitida a movimentao em separado
destas peas.
Tendo a necessidade de inserir a encadernao ou brochura no processo, o mesmo

dever estar preparado ao ser entregue para Unidade Protocolizadora.
Reconstituio de Processo
No caso de desaparecimento ou extravio de processo, o funcionrio ao tomar

conhecimento do fato dever comunicar a chefia, que promover a imediata apurao dos
fatos, mediante a sindicncia ou processo administrativo.
25
Para reconstituir o processo, dever ser colocado em uma capa de processo o
documento que deu cincia a chefia sobre o fato ocorrido e a documentao que caracteriza
a busca do processo. Apresentar ao chefe da unidade a que estiver jurisdicionado, para que
autorize ou no a reconstituio do processo. Se autorizado, devero ser resgatadas as
informaes, bem como, obter cpia dos documentos que constituam o processo.
A primeira folha do processo de reconstituio dever constar a informao que se

trata de um processo reconstitudo com todos os dados pertinentes ao mesmo. O processo
aberto receber um novo nmero.
Observaes Gerais (Processos no sistema)
As digitais (documentos) que forem compor um processo devero ser encaminhadas

virtualmente para o Arquivo Central e dever ser informado no comentrio da digital o n
do processo.

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Processamento Digital
A rea de Processamento Digital responsvel por digitalizar os documentos recebidos

no Instituto, devendo manter atualizada a base de imagem e providenciar o backup do banco
de dados. Tambm responsvel pela tramitao de todos os documentos que do entrada
no Protocolo Geral e pela distribuio interna.
No futuro, conforme o Projeto de Gesto Documental, a rea auxiliar no tratamento e

na tramitao dos documentos eletrnicos.
As atividades do Processamento Digital so:
1. Digitalizao
2. Redigitalizao
3. Tramitao (via sistema)
4. Distribuio (fsico)
5. Atualizao banco de imagens
6. Atendimento ao usurio de forma gil e com exatido
Informaes sobre o trmite fsico de documentos Sede e Unidades

26
Os diagramas apresentados abaixo explicam o fluxo que os documentos passam a ter
com a aplicao da Poltica de Gesto.
Caso 1: Dentro da Diretoria o trmite de documento ser possvel entre todas as reas
que a compe.
DIRETORIA
COORDENAO
SETOR
GERAL
DIVISO COORDENAO
Figura 1 Mtodo de Trmite nas Diretorias

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Caso 2: Uma Diretoria para enviar um documento outra Diretoria dever tramit-lo
virtualmente e fisicamente para o Protocolo Geral. O Protocolo Geral ficar responsvel por
tramitar o documento Diretoria de destino.
DIUSP
DIREP DIPLAN
DIBIO PROTOCOLO PRESI

GERAL
Figura 2 Mtodo de Trmite entre Diretorias
Caso 3: A tramitao de documentos entre UC, CR, CE e UAAF ser livre. Estas Unidades 27
visualizaro dentro do sistema todas as outras Unidades, o Protocolo Geral e Arquivo Central.
CR
UC UAAF
SEDE CE
Figura 3 Mtodo de trmite dentre Unidades externas e Sede.
NOTA: O trmite fsico e virtual de documento entre as Diretorias, PRESI, UC, UAAF, CR e CE
ser feito pelo Protocolo Geral. No haver protocolo setorial.

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Caso 4: O envio de documentos das Unidades de Conservao - UC, Coordenaes

Regionais - CR, Unidade Avanada de Administrao e Finanas - UAAF e Centros
Especializados CE, para Sede, dever obrigatoriamente ser encaminhada fisicamente e
virtualmente para o Protocolo Geral.
UC UAAF
CR CE
PROTOCOLO
GERAL
Figura 4 Trmite de todos as Unidades para Sede ICMBio.
Caso 5: A entrada de documentos externos ser realizada no Protocolo Geral, que

ficar responsvel por cadastrar o documento, digitalizar e tramitar para rea de destino. A
28 distribuio do documento fsico tambm fica a cargo do Protocolo Geral.
DIREP
DIPLAN
DIBIO
PROTOCOLO
GERAL
RGOS,
PESSOAS DIUSP
FSICAS E
JURDICAS
UC, CR
UAAF e CE
PRESI
Figura 5 Mtodo de Trmite para documentos externos
NOTA: No caso de documentos que derem entrada nas CR, UC, CE, UAAF, fica a unidade responsvel
por cadastrar o documento no sistema e registrar todas as informaes pertinentes,
mantendo o sistema atualizado. O sistema fonte de consulta e base de informao de
todo o Instituto, auxiliando na tomada de deciso e na agilidade de processos.

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Arquivo Central
Para entendimento, o Art. 2 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispe que

consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos
e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em
decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer
que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.
A aplicao da Gesto Documental, influencia diretamente na rea de arquivo, que tem

como tarefa tratar toda a documentao gerada no ICMBio.
A organizao, conservao e preservao do documento e da informao so focos

desta rea, devendo dispensar adequado tratamento fsico, como realizar a higienizao dos
documentos, fazer pequenas restauraes, utilizar material adequado para sua conservao,
ter cuidado no manuseio de documentos, observar as condies climticas do ambiente e
tomar medidas estratgicas para controlar a ao dos agentes fsicos, qumicos, biolgicos
e mecnicos.
Ser de responsabilidade do Arquivo Central a elaborao do plano de classificao e da

tabela de temporalidade da atividade-fim e adequao do plano de classificao da atividade-
meio do CONARQ, devendo mapear as atividades junto s reas da Instituio. O objetivo
o gerenciamento e a recuperao da informao de maneira gil e promover a utilizao
racional do espao fsico. Dever considerar a legislao vigente, para o desenvolvimento
29
das atividades.
O Arquivo Central tem como atribuies:
1. Recebimento de documentos para Arquivamento pelo Sistema Gerenciador de

Documentos e Processos SGDOC
2. Utilizao do Sistema de Arquivo (extenso do SGDOC) para tratamento tcnico do

acervo
3. Arquivamento virtual e fsico
4. Desarquivamento virtual e fsico
a. Emprstimo e consultas
5. Tratamento tcnico
a. Realizao triagem (tratar ou descartar)

b. Higienizao
c. Indexao
d. Aplicao plano de classificao (classificar)
e. Avaliao
i. Aplicao tabela de temporalidade

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f. Endereamento
g. Arranjo
6. Inventrio
7. Atendimento da demanda ao usurio interno e externo de forma gil e com exatido.
A metodologia que ser utilizada para o funcionamento do Arquivo Central definida

em trs tpicos: documentos com e sem digital (etiqueta de cdigo de barras) e processo.
Este mtodo ser utilizado at a finalizao do Sistema de Arquivo (extenso do SGDOC).
Procedimentos a serem realizados pelo usurio:
Arquivamento:
1. Documentos com digital:
a. Tramitar a digital para o Arquivo Central;

b. Entregar documentos diretamente no Arquivo Central;
c. Aguardar recebimento:
conferncia de todas as digitais;
ii. No ato do recebimento sero conferidas as informaes cadastradas
30
e imagens (atualizadas).
2. Documentos sem digital:
a. Preencher a Guia de Arquivamento (Anexo V) e cadastrar a guia no sistema

b. Organizar documentao fsica conforme seqencial descrito na Guia;
c. Preencher espelho conforme modelo (Anexo V) e identificar a caixa ou pasta;
d. Entregar diretamente no Arquivo Central;
e. Aguardar recebimento no sistema da digital da Guia e a conferncia do contedo.
conferncia de toda a documentao.
3. Processos:
a. No arquivamento de processo dever ser analisados documentos com digital,

os mesmos devero ser tramitados para o Arquivo Central e informado no
comentrio da digital o nmero do processo.
b. O processo arquivado via sistema SGDOC, dever ser tramitado para o
Arquivo Central;
c. O processo que no estiver cadastrado no sistema SGDOC, ser arquivado
por meio da Guia de Arquivamento (AnexoV);

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

d. Entregar o processo diretamente no Arquivo Central;

e. Aguardar recebimento:
conferncia de todos os nmeros de protocolo;
f. No ato do recebimento sero conferidas as informaes cadastradas.
Desarquivamento:
A solicitao de Desarquivamento dever ser realizada por meio do email

arquivocentral@icmbio.gov.br, at a finalizao do Sistema de Arquivo.
Biblioteca
A Biblioteca tem por finalidade reunir o mximo de publicaes voltadas atividade

fim do Instituto, tornando-se uma biblioteca tcnica, que ir auxiliar estudos e pesquisas,
servindo aos analistas ambientais, usurios internos, pesquisadores e estudantes.
O acervo da Biblioteca ser composto de livros, mapas, cd, vdeos, documentrios,

relatrios tcnicos, estudos, etc.
Ser criada a Biblioteca Virtual, que facilitar o acesso ao acervo, permitindo pesquisa
e consultas via internet.
31
A Biblioteca promover eventos culturais para divulgao do acervo e lanamentos de
publicaes do ICMBio. Far parceria com Universidades para incentivar pesquisas tcnicas,
aproximando o aluno a realidade da conversao da biodiversidade.
A Biblioteca compete s seguintes atividades:
1. Coleta e armazenamento de doaes;
2. Catalogao de livros;
3. Emprstimo e consulta;
4. Insero de dados no sistema;
5. Referncia legislativa;
6. Resumo do DOU (Virtual);
7. Suporte aos pesquisadores;
8. Biblioteca Virtual;
9. Atendimento ao usurio de forma gil e com exatido.
Para informaes sobre o projeto da Biblioteca e doaes de acervo bibliogrfico entre

em contato pelo email biblioteca@icmbio.gov.br.

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Gesto da Informao SGI
Esta a rea responsvel pela principal ferramenta no Projeto de Gesto Documental,

o Sistema de Gerenciador de Documentos e Processos SGDOC.
O SGDoc foi planejado com uma viso futurista, porm factvel, aplicando o princpio
do GED (Gerenciamento Eletrnico de Documentos), colocando a disposio do usurio a
imagem digitalizada do documento e permitindo seu trmite virtual.
Outros pontos que so tratados pelo sistema comunicao entre as unidades por meio
da incluso de informaes no sistema, podendo o servidor acompanhar o desenvolvimento
das aes realizadas pelo documento e seus anexos, e tambm trata a reduo do uso de
papel e o maior controle da documentao e agilidade na recuperao da informao, dando
celeridade ao usurio no desenvolvimento de suas atribuies.
O sistema possui o manual do usurio que informa, passo a passo, como o sistema
deve ser utilizado e todas suas funcionalidades.
A SGI promove a capacitao individual do usurio, dando agilidade incluso do

servidor no sistema. No caso das unidades, ser ministrada a capacitao distncia,
utilizando-se da plataforma Moodle e presencial quando necessrio. No ato da capacitao
disponibilizado o manual virtual do sistema.
32

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Orientaes ao usurio
Para envio de demandas e contato com os gerenciadores do sistema, deve ser

utilizado o SUPORTE TCNICO no prprio sistema.
Orientao sobre etiquetas
1. Dever ser solicitado via sistema, Suporte Tcnico, a disponibilizao de digital

(etiquetas).
2. No caso de inutilizao de alguma digital, o usurio dever informar o Gerenciador,

por meio do suporte tcnico, pois a mesma ser cancelada.
Orientao sobre o sistema quando estiver indisponvel
1. Quando o sistema estiver indisponvel, o usurio deve digitalizar o documento com

a digital e movimentar o documento fisicamente. O sistema estando novamente
disponvel o documento dever ser cadastrado conforme a imagem digitalizada e
efetuar o trmite;
2. O usurio que receber o documento dever anotar o digital, o destino e despachar.

Os dados anotados devem ser inseridos posteriormente no Sistema.
33

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
REFERNCIA

BRASIL. Agncia Nacional de Energia Eltrica. Manual de editorao de correspondncias

oficiais e atos administrativos : padres e rotinas. Braslia : ANEEL, 1999.
BRASIL. Ministrio da Educao e do Desporto. Normas sobre correspondncias e atos

oficiais. Braslia : MED, 2001.
BRASIL. Senado Federal. Manual de correspondncia oficial da Subsecretaria de

Administrao de Pessoal . Braslia : 2000.
BRASIL. Decreto n 4.176, de 28 de maro de 2002. Estabelece normas e diretrizes para a

elaborao, a redao, a alterao, a consolidao e o encaminhamento ao Presidente da
Repblica de projetos de atos normativos de competncia dos rgos do Poder Executivo
Federal, e d outras providncias.

34 BRASIL. Agncia Nacional de guas. Manual de Padronizao das Publicaes da Agncia

Nacional de guas. Braslia: ANA, 2003.

Referncia Elaborao. Braslia: ANBT, 2002.

Numerao progressiva das sees de um documento escrito Apresentao. Braslia:
ANBT, 2002.
BRASIL. Lei n 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos
pblicos e privados e d outras providncias.
Brasil. Portaria n 3, de 16 de maio de 2003. Ministrio do Planejamento, Oramento e

Gesto. Destina-se a orientar os rgos da presidncia da repblica, ministrios, autarquias
e fundaes integrantes do sistema de servios gerais - sisg, quanto aos procedimentos
relativos s atividades de Comunicaes Administrativas, para utilizao do nmero nico de
processos e documentos.
Brasil. Portaria Normativa N 05, de 19 de dezembro de 2002. Ministrio do Planejamento,

Oramento e Gesto. Dispe sobre os procedimentos gerais para utilizao dos servios
de protocolo, no mbito da Administrao Pblica Federal, para os rgos e entidades
integrantes do Sistema de Servios Gerais - SISG.

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

ANEXO I
35
REDAO OFICIAL
ICMBio
O Manual de Redao Oficial apresenta instrues para produo

de documentos oficiais no mbito do Instituto Chico Mendes de
Conservao da Biodiversidade.

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
36

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

REDAO OFICIAL
Redao oficial a maneira pela qual o Poder Pblico redige atos normativos e
comunicaes com a finalidade de comunicar.
A finalidade principal da Redao Oficial comunicar com impessoalidade e clareza

para que a mensagem ali transmitida seja compreendida por todos os cidados.
A elaborao de correspondncias e atos oficiais deve caracterizar-se pela

impessoalidade, uso do padro culto da linguagem, clareza, objetividade, conciso,
formalidade e uniformidade.
As comunicaes oficiais devem obedecer sempre a regras formais. O texto deve ser
claro, possibilitando imediata compreenso pelo leitor. O uso de papis uniformes e a correta
diagramao so indispensveis para a padronizao das comunicaes oficiais. O texto deve
ser conciso, transmitindo o mximo de informaes com o mnimo de palavras.
Aplicam-se s comunicaes oficiais os princpios: impessoalidade, clareza,

uniformidade, conciso e uso de linguagem formal. Devem sempre permitir uma nica
interpretao e ser estritamente impessoais.
37
IDENTIDADE VISUAL
Todos os papis de expediente, bem como os convites e as publicaes oficiais, devero

possuir a logomarca do ICMBio
Logomarca: marca que rene graficamente letras do nome de uma instituio e

elementos formais puros, abstratos. Pode-se ainda defini-la como qualquer
QUALIDADE E CARACTERSTICAS FUNDAMENTAIS DA REDAO OFICIAL
Clareza
Clareza a qualidade do que inteligvel, facilmente compreensvel. J que se busca,

ento, com a clareza, fazer-se facilmente entendido, preciso que o pensamento de quem
comunica tambm seja claro, com as idias ordenadas; a pontuao correta; as palavras
bem dispostas na frase; as intercalaes reduzidas a um mnimo; a preciso vocabular
uma constante.
Redao Oficial

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
A clareza deve ser a qualidade bsica de todo texto oficial. Para ela concorrem:
a) uso do padro culto de linguagem: observa-se as regras da gramtica formal

e emprega-se um vocabulrio comum ao conjunto dos usurios do idioma. No
deve ser usado gria e jargo em documentos oficiais.
b) formalidade: possibilita a uniformidade dos textos. Respeito e impessoalidade

pedem o uso de formas diretas e objetivas. Expresses como Venho por meio
desta, Tenho a honra de ou Cumpre-me informar que so artificiais e no
cabem em textos oficiais.
c) impessoalidade: evita a duplicidade de interpretaes que poderia decorrer de um

tratamento personalista dado ao texto. Evite marcas de impresses pessoais do tipo
na minha opinio. Lembre-se: em nome do Servio Pblico que voc est falando
Coeso
A coeso a ligao entre os elementos de um texto, que ocorre no interior das frases,
entre as prprias frases e entre os vrios pargrafos. Texto coeso aquele em que as palavras,
as oraes, os perodos e os pargrafos esto interligados e coerentemente dispostos.
Em um texto coeso devem haver partes que se relacionam entre si de modo claro e
adequado, criando um todo com sentido, que pode ser captado pelo leitor, usando-se
38 corretamente os instrumentos da lngua (usar artigos e pronomes que concordem com os
tempos verbais de modo lgico etc.) e observando se h relaes de sentido entre as frases,
que unidas entre si transmitam de modo claro uma informao, uma opinio, uma mensagem.
Conciso
A conciso consiste em expressar com um mnimo de palavras um mximo de informaes.
Para que se redija um texto conciso, fundamental que se tenha, alm de conhecimento
do assunto sobre o qual se escreve, o tempo necessrio para revis-lo depois de pronto.
nessa reviso que muitas vezes se percebem eventuais redundncias ou repeties
desnecessrias de idias.
Formalidade e uniformidade
A formalidade consiste na observncia das normas de tratamento usuais na

correspondncia oficial.
importante salientar que a formalidade de tratamento vincula-se, tambm,

necessria uniformidade das comunicaes.
O estabelecimento de padro exige ateno a todas as caractersticas da redao oficial

e cuidado com a apresentao dos textos. O uso de papis uniformes e a correta diagramao
do texto so indispensveis para a padronizao das comunicaes oficiais.

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Impessoalidade
A redao oficial deve ser isenta de interferncia de individualidade de quem a elabora.

O tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos constantes das comunicaes
oficiais decorre:
a) da ausncia de impresses individuais da pessoa que comunica:

independentemente de quem assina um expediente, a comunicao sempre
feita em nome do servio pblico;
b) da impessoalidade de quem recebe a comunicao: seja um cidado, seja um

rgo pblico, o destinatrio sempre considerado de forma homognea e
impessoal;
c) do carter impessoal do prprio assunto tratado: as comunicaes oficiais

restringem-se a questes referentes ao interesse pblico; no cabe nelas,
portanto, qualquer tom particular ou pessoal.
PADRONIZAO
As comunicaes oficiais devem ser sempre formais, isto , obedecem a certas regras
de forma: alm das j mencionadas exigncias de impessoalidade e uso do padro culto de 39
linguagem, imperativo, ainda, certa formalidade de tratamento.
A clareza datilogrfica, o uso de papis uniformes para o texto definitivo e a correta

diagramao do texto indispensvel para a padronizao.
Pronomes de Tratamento
Os pronomes de tratamento tem concordncia com a terceira pessoa, o verbo concorda

com o substantivo que integra a locuo e no com o pronome. Da mesma forma, os pronomes
possessivos referidos a pronomes de tratamento so sempre os da terceira pessoa.
Exemplo:
Vossa Senhoria nomear o substituto
Vossa Excelncia conhece o assunto
Redao Oficial

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Presidente da Repblica Senhor(a)
Excelentssimo(a)
Presidente do Congresso Vossa Excelncia Nome
Senhor(a) + cargo
Presidente do STF Cargo
Endereo
Advogado-Geral da Unio
Chefe de Estado-Maior
Chefe do Gabinete Civil da PR
Chefe do Gabinete Militar da PR
Deputado Federal
Deputado Distrital
Deputado Estadual
Desembargador
Embaixador
Governador de Estado
Governador do DF
Ministro de Estado
Ministro de Tribunal Superior
Senhor(a)
Oficial-General das Foras Armadas
Nome
Prefeito Municipal Vossa Excelncia Senhor(a) + cargo
Cargo
Presidente da Cmara Distrital (DF)
Endereo
Presidente de Assemblia Legislativa
Presidente de Cmara de Vereadores
Presidente de Tribunal
Procurador-Geral da Repblica
Procurador-Geral de Estado
Procurador-Geral do DF
Secretrio de Estado (Governos estaduais
e do DF)
40 Secretrio-Geral da PR
Senador
Vereador
Vice-Prefeito Municipal
Vice-Presidente da Repblica
Meritssimo(a) Ao() Meritssimo(a)
Auditor da Justia Senhor(a) + cargo Senhor(a)
Juiz Vossa Excelncia Meritssimo(a) + Nome
cargo Juiz(a) d...
Endereo
Ao() Senhor(a)
Presidente de Empresa Pblica, Nome
Autarquia ou Fundao Cargo
Endereo
Autoridades em geral Ao() Senhor(a)
Funcionrios graduados Nome
Oficiais das Foras Armadas Cargo
Particulares Endereo
A Sua Magnificncia o(a)
Magnfico(a)
Vossa Senhor(a)
Reitor(a)
Magnificncia Nome
ou
Reitor de Universidade ou Magnfico(a) Reitor(a) da
Excelentssimo(a)
Vossa Excelncia Universidade...
Senhor(a) Reitor(a)
Endereo
A Sua Santidade o Papa

Papa Vossa Santidade Santssimo Padre Nome
Endereo

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Vossa Eminncia A Sua Eminncia

Reverendssimo
Reverendssima Reverendssima
ou Eminentssimo
Cardeal ou Dom Nome
e Reverendssimo
Vossa Eminncia Ttulo
Senhor Cardeal
Endereo
A Sua Excelncia
Arcebispo Excelentssimo ou Reverendssima
Vossa Excelncia
Bispo Reverendssimo Dom Nome
Reverendssima
Senhor (Ttulo) Ttulo
Endereo
Vossa A Sua Reverendssima

Monsenhor Reverendssima ou
Cnego ou Reverendssimo A Sua Eminncia
Superior Religioso Vossa Senhoria Senhor (Ttulo) Reverendssima
Reverendssima Dom
Endereo
A Sua Reverncia
Religiosos em geral Vossa Reverncia Reverendo (Ttulo) Ttulo Nome
Endereo
Fechos
Os fechos dos textos oficiais devem saudar o destinatrio, alm de fechar o texto. O
documento deve conter a assinatura e identificao do signatrio. H dois fechos diferentes 41
para todas as modalidades do texto oficial.
a) Respeitosamente: para autoridades superiores, inclusive o Presidente da Repblica;
b) Atenciosamente: para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior.
Identificao do Signatrio
Excludas as comunicaes assinadas pelo Presidente da Repblica, todas as demais

comunicaes oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do
local de sua assinatura.
A forma da identificao do signatrio deve ser a seguinte:
(espao para assinatura)

NOME EM MAISCULAS E NEGRITO
Cargo do Signatrio com Iniciais em Maisculas
Nota: Para evitar equvocos, recomenda-se no deixar a assinatura em pgina isolada do

expediente. Transfira para outra pgina ao menos a ltima frase anterior ao fecho.
Redao Oficial

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Formatao
Os documentos devero apresentar a seguinte formatao:
Nota: a formatao apresentada para documentos elaborados no BrOffice.org Writer.
Configurao de pgina
Tamanho de papel: A4 (21 cm x 29,7cm)
Orientao: Retrato
Margens: Esquerda: 3 cm
Direita: 1,5 cm
Superior: 2 cm
Inferior: 2 cm
42
Pargrafo e espaamento entre linhas
Pargrafo (recuo): primeira linha 2,5 cm
Espaamento entre pargrafos (acima): 0,5 cm
Espaamento entre linhas: simples
Alinhamento: justificado

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Fonte
Fonte: Times New Roman
Tamanho: 12
Tipo: Normal 43
Nota: Casos em que se emprega tipo itlico:
a) Em ttulos de publicaes (livros, revistas, jornais, peridicos, etc.)

b) Em palavras estrangeiras no incorporadas ao uso comum da lngua.
Redao Oficial

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ATOS DE COMUNICAO
Documentos Padro Ofcio
Expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofcio e o
memorando. Com o fito de uniformiz-los, pode-se adotar uma diagramao nica, que siga
o que chamamos de padro ofcio.

que o expede.
44



Nota: os pargrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que esses
estejam organizados em itens ou ttulos e subttulos.

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ou
Informaes Gerais
Para contextualizar todos os usurios, abaixo esto algumas observaes relevantes

para no errar na produo do seu documento:
Nos modelos de padronizao de documentos que sero apresentados neste manual,

as informaes do cabealho de todos os documentos, devem ser substitudas pelo os dados
da rea que est produzindo o documento.
Todas as unidades externas ( UC, CR, UAAF e CE) do Instituto tero o rodap para inserir
logomarcas e endereos nos documentos produzidos, conforme modelos apresentados. 45
Nos modelos oficio e oficio-circular no podero ser utilizados este padro, devendo ser
utilizado apenas o endereo do Instituto, conforme modelos.
Na utilizao da folha de despacho, deve-se considerar:
1. Que a folha deve ser usada atrs do documento;
2. No caso de anexar nova documentao ao documento principal ou ao bloco

documental, devem ser inutilizados os espaos em branco da folha de despacho
e inserida uma nova folha atrs do ltimo documento inserido (caso necessrio),
respeitando a ordem cronolgica do documento e dos despachos.
Redao Oficial

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Ofcio
Comunicao expedida exclusivamente para tratar assuntos oficiais entre rgos da

Administrao Pblica ou a particulares. O smbolo que deve ser utilizado obrigatoriamente
em ofcios o Braso da Repblica.
Nota: Todos os setores do ICMBio somente podero produzir ofcios tratando de

assuntos de sua competncia. No caso de encaminhamento para autoridades de
hierarquias superiores, deve ser encaminhada a minuta para apreciao de seu
Diretor ou do Presidente do Instituto, que em casos pertinentes sero produzidos
pela prpria Presidncia do ICMBio.
Estrutura

46
f) Texto;

ou
Na prxima pgina h um modelo de ofcio para visualizao das definies acima,

considerando o formato a ser adotado.

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Redao Oficial

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Ofcio Circular
Comunicao expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas diferentes. Tem como

finalidade o tratamento de assuntos oficiais entre rgos da Administrao Pblica ou a
particulares.
Neste caso o smbolo que deve ser utilizado o Braso da Repblica.
Estrutura
f) Texto;
48
ou

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49
Redao Oficial

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Memorando
Comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo, que podem estar

hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma
de comunicao interna.
Neste caso deve ser utilizado o smbolo do ICMBio na Identificao do rgo produtor
do documento.
Pode ter carter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposio de

projetos, idias, diretrizes, etc., a serem adotados por determinado setor do servio pblico.
Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padro ofcio, com a diferena de
que o seu destinatrio deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. No deve ser citado Nome.
Exemplos:
Sr. Diretora de Planejamento, Administrao e Logstica
Ao Sr. Coordenador de Administrao
Obs: As unidades externas (CR, UC, UAAF e CE), devero utilizar o rodap para informar
50 seus dados, como nome completo da unidade, endereo/CEP, telefone, email e
logomarca, conforme modelo para unidades externas sede. Esta informao
deve constar apenas nos modelos memorando e memorando-circular.
Estrutura
e) Texto;

ou

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51
Redao Oficial

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52

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53
Redao Oficial

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Memorando Circular
Comunicao interna expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas diferentes de um

mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes.
Quanto a sua forma, o memorando circular segue o modelo do padro ofcio, com a
diferena de que os seus destinatrios devem ser mencionados pelos cargos que ocupam.
Exemplos:
Aos Senhores (as) Chefes das Unidades Avanadas de Administrao e

Finanas - UAAFs
Estrutura
c) Destinatrios: grupo a que se destina o contedo do documento, que devem ser

mencionados pelos cargos que ocupam;
54 d) Assunto: resumo do teor do documento em negrito;
e) Texto;

ou

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Redao Oficial

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Despacho
Deciso proferida sobre ofcio, memorando, parecer, informao, requerimento ou

demais documentos submetidos pelas partes a seu conhecimento e soluo. Pode ocorrer
tambm despacho de encaminhamento de um rgo para outro.
O despacho pode ser favorvel ou desfavorvel pretenso do administrado. Devem

ser emitidos no prprio documento, ou, no caso de falta de espao, em folha de continuao.
Esse procedimento permite formar uma espcie de processo simplificado, que assegura
maior transparncia tomada de decises e permite que se historie sobre o andamento da
matria tratada nos documentos.
Nota: O despacho pode constituir-se de uma palavra, de uma expresso ou de um texto

mais longo.
Despacho Interlocutrio
o meio formal por que uma autoridade administrativa encaminha, apreciao de

outra, documento que havia sido submetido a sua considerao.
56 Exemplo:
De ordem.
Diretoria de Planejamento, Administrao e Logstica,
para anlise e pronunciamento.
Em 00/00/0000
Nome do Signatrio
Setor e Cargo ou funo do Signatrio
Nota: Ser disponibilizada uma guia de despachos no Sistema Gerenciador de Documentos

e Processos/SGDOC. O documento depois de produzido tramita por meio de
despachos. Cada despacho dever ser escrito dentro dos quadrados da guia de
despacho, seguindo a sequncia numrica.
Clicar no cone para imprimir a guia de despachos no SGDOC.

Imprimir Despacho

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Redao Oficial

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Despacho Decisrios
o meio formal por que uma autoridade decide sobre solicitao recebida ou determina
a adoo de providncias sobre o assunto. Resolvem a questo principal, encerrando o
processo ou assunto do documento.
Estrutura
e) Texto;

ou
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Redao Oficial

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Fax
Utilizado para a transmisso de mensagens urgentes e para o envio antecipado de

informaes sobre documentos, quando no h condies de envio por meio eletrnico.
O fax no substitui o documento original. Quando necessrio o original, ele segue

posteriormente pela via e na forma usual.
Fax no deve receber despacho, pois ele tem suas informaes apagadas com o tempo,
no tendo efeito comprobatrio.
O fax no pode constituir ou compor processo.
No recomendado o envio de documento via fax, pois no substitui o documento original.
Se necessrio o arquivamento, deve-se faz-lo com cpia xerox do fax e no com o

prprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente.
O Fax deve conter a folha de rosto, com os dados de identificao da mensagem a

ser enviada.
60

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Redao Oficial

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Correio Eletrnico
O correio eletrnico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na

principal forma de comunicao para transmisso de documentos. Um dos atrativos de
comunicao por correio eletrnico sua flexibilidade. Deve-se evitar o uso de linguagem
incompatvel com uma comunicao oficial.
O campo assunto do correio eletrnico deve ser preenchido de modo a facilitar a

organizao documental tanto do destinatrio quanto do remetente.
Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de correio eletrnico tenha
valor documental, para que possa ser aceita como documento original, necessrio existir
certificao digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.
Mensagens eletrnicas oriundas de email institucional so consideradas para efeito legal.
ATOS NORMATIVOS
Apostila
62
Aditamento a um ato administrativo anterior, para fins de retificao ou atualizao.
A apostila tem por objetivo a correo de dados constantes em atos administrativos ou o
registro de alteraes na vida funcional de um servidor, tais como promoes, lotao em
outro setor, majorao de vencimentos, aposentadoria, reverso atividade, dentre outros.
Geralmente, a apostila feita no verso do documento a que se referir. Pode, no entanto,

caso no haja mais espao para o registro de novas alteraes, ser feita em folha separada
(com timbre oficial), que ser anexada ao documento principal. lavrada como termo e
publicada em rgo oficial.
Estrutura
b) texto: desenvolvimento do assunto;
c) data: por extenso;
Nota: Nome do signatrio com iniciais maisculas, seguido de vrgula; cargo do

signatrio com iniciais maisculas, em negrito, seguido de ponto.

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Redao Oficial

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Atestado
Documento do qual se afirma e declara a verdade de um fato, situao ou existncia,

de obrigao no necessariamente constante em livros, papis ou documentos.
Destina-se, basicamente, comprovao de fatos ou situaes transitrias, passveis

de modificaes freqentes.
Estrutura
b) texto: dever conter nome completo, naturalidade, estado civil e domiclio. No

texto no deve conter expresses como nada sabendo em desabono
de sua conduta, pessoa de meu conhecimento, etc., j que s pode
atestar quem conhece a pessoa e acredita na inexistncia de algo que a
desabone.
c) data: por extenso

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Redao Oficial

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Certido
A certido a transcrio de algo j existente, com base em documento original,

objetivando comprovar a existncia de ato ou assentamento de interesse de algum. Por esse
ato, limita-se a transladar para o documento fatos ou situaes a ser fornecido ao interessado
o que consta em arquivos da administrao. Pode ser de inteiro teor ou resumida, devendo
expressar fielmente o contedo original de onde foi extrada.
A certido deve ser escrita em linhas corridas, sem emendas ou rasuras. Deve ser
datada e assinada pelo servidor que a lavrou, conferida pelo chefe da seo e visada pelo
diretor. Pode servir de prova de ato jurdico. Sua expedio no prazo de 15 dias improrrogvel
conforme a Lei n 9.051, de 18/5/95.
Art. 1 - As certides para a defesa de direitos e esclarecimentos de situaes, requeridas

aos rgos da administrao centralizada ou autrquica, s empresas pblicas, s
sociedades de economia mista e s fundaes pblicas da Unio, dos Estados, do Distrito
Federal e dos Municpios, devero ser expedidas no prazo improrrogvel de quinze dias,
contado do registro do pedido no rgo expedidor.
Art. 2 - Nos requerimentos que objetivam a obteno das certides a que se refere esta lei,
66 devero os interessados fazer constar esclarecimentos relativos aos fins e razes do pedido.
Estrutura
a) ttulo: denominao do documento (certido);
b) texto: transcrio do que foi requerido e encontrado referente ao pedido. Deve

ser escrita em linhas corridas, sem emendas ou rasuras. Qualquer
engano ou erro poder ser retificado, empregando-se a palavra digo ou
em tempo: na linha xx, onde se l xxxxxxx, leia-se xxxxxxxx;
c) data: local e data por extenso;
d) assinatura: nome de quem lavrou a certido, cargo ou funo da autoridade e

visto do titular da unidade organizacional que a autorizou.

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Redao Oficial

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Ata
Registro resumido e claro de fatos, ocorrncias, resolues e decises de assemblias

numa sesso de corpo deliberativo ou consultivo, conselhos, congregaes, ou outras
entidades semelhantes, de pessoas reunidas para determinado fim.
A Ata documento de valor jurdico. Por essa razo, deve ser lavrada de tal maneira
que no possam introduzir modificaes posteriores. Para se evitar fraudes, possvel fazer
o registro das atas no Cartrio de Ttulos e Documentos.
No se fazem pargrafos ou alneas: escreve-se tudo seguidamente, para evitar que,

nos espaos em branco, se faam acrscimos.
No se admitem rasuras. Para ressalvar erro constatado durante a redao, usa-se

a palavra digo, depois da qual se repete a palavra ou expresso anterior ao mesmo erro.
Exemplos:
Aos dezesseis dias do ms de agosto, digo, do ms de setembro de mil

novecentos e setenta e quatro, reuniu-se o......
Quando se constata erro ou omisses aps a redao, usa-se a expresso em tempo,

68
que colocada aps o escrito, seguindo-se a emenda ou acrscimo.
Exemplos:
Em tempo: na linha onde se l abono, leia-se abandono.
Em caso de contestaes ou emendas ao texto apresentado, a ata s poder ser

assinada depois de aprovadas as correes.
Como a ata deve ser um registro fiel dos fatos ocorridos em determinada reunio, sua
linguagem deve ser simples, clara e concisa.
Em geral, a pessoa encarregada de escrever (lavrar) a ata escolhida pelos participantes

da reunio ou algum previamente indicado para isso. Essa pessoa redige a ata durante a
realizao da reunio e l para os participantes ao seu final. Pode ainda tomar notas e redigir,
posteriormente, submetendo aprovao dos participantes na reunio seguinte.
Assinam a ata, geralmente, todas as pessoas presentes reunio ou assinada

somente pelas pessoas que presidiram a sesso (presidente e secretrio), e seu contedo
dado publicidade, para conhecimento dos interessados ou para fins de legalizao.
A ata de uma reunio ser lida e aprovada na reunio seguinte.

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Estrutura
a) ttulo: denominao do documento (Ata) seguida do nmero da reunio e nome

a Diretoria ou Coordenao;
b) abertura: registra a natureza da reunio, a data e o local de sua realizao,

informando o nome dos participantes. Nesta parte do documento os
nmeros devem ser escritos por extenso;
c) texto: local onde se faz o relato dos principais acontecimentos e das decises
tomadas. Deve ser escrito em um nico bloco sem espao entre as linhas,
sem a utilizao de pargrafos;
d fecho: quase inaltervel: nada mais havendo a tratar, o senhor Presidente

declarou encerrada a sesso, de que eu, (nome), Secretrio, lavrei a
presente ata, a qual assino com o senhor Presidente.
e) assinatura: do Diretor-geral e demais Diretores presentes.
Nota: Os nmeros so grafados por extenso.

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Redao Oficial

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Redao Oficial

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Portaria
Documento de ato administrativo interno que a autoridade competente, expede

instrues sobre a organizao e funcionamento do Instituto, que contm instrues acerca
da aplicao de leis, regulamentos, recomendaes de carter geral, normas de execuo de
servio, gesto administrativa com referncia a pessoal (nomeao, demisso, designao,
elogio, punio, etc) ou orientar a aplicao de textos legais e disciplinar matria no regulada
em lei, alm de outros atos de sua competncia.
Estrutura
a) ttulo: denominao do documento (portaria), nmero e a data de assinatura do ato;
b) ementa: parte do ato que sintetiza o contedo da portaria, permitindo de modo

imediato, o conhecimento da matria legislada.
c) texto: contendo detalhamento dos dispositivos da portaria;
d) assinatura: nome por extenso devendo ser escrito com todas as letras em maisculas.
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Redao Oficial

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Nota Tcnica
o instrumento de comunicao interna ou externa que expressa um juzo ou opinio

sobre questo tcnica, administrativa ou financeira com vistas a esclarecer dvidas ou
indagaes acerca de matrias de interesse do Instituto.
Estrutura
c) Destinatrio que deve ser mencionado pelo cargo que ocupa;
e) Texto;
f) Assinatura e cargo do tcnico responsvel pela expedio do documento

juntamente com o de acordo do diretor.
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Instruo Normativa
Ato administrativo a respeito do modo e forma de execuo de determinado servio

pblico, expedida pelo superior hierrquico, com o intuito de orientar os subordinados no
desempenho das atribuies que lhes so afetas e assegurar a unidade de ao.
Estrutura

b) ementa: parte do ato que sintetiza o contedo da instruo normativa;
c) texto: contendo detalhamento dos dispositivos da instruo normativa;
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Redao Oficial

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Ordem de Servio
Expediente de carter interno de uma unidade organizacional, mediante o qual seu

titular fixa comandos de trabalho. Determinaes dirigidas aos responsveis por obras ou
servios pblicos, autorizando o seu incio ou contendo imposies de carter administrativo,
ou especificaes tcnicas sobre o modo e forma de sua realizao.
Estrutura

b) ementa: parte do ato que sintetiza o contedo da ordem de servio;
c) texto: contendo detalhamento dos dispositivos da ordem de servio;
78

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

79
Redao Oficial

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Parecer
Expresso de um juzo, contendo pronunciamento, recomendao, determinao

ou opinio sobre questo tcnica, jurdica, administrativa ou financeira, sob a apreciao
da ICMBio.
Estrutura
a) ttulo: denominao do documento e nmero seguido da sigla do rgo que o

expede;
b) ementa: parte do ato que sintetiza o contedo do parecer;
c) texto: contendo detalhamento da deciso do parecer;
80

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81
Redao Oficial

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Resoluo
Ato administrativo expedido pelas autoridades do executivo ou pelos presidentes de

tribunais, rgos legislativos e colegiados administrativos, para disciplinar matria de sua
competncia especfica.
Estrutura
a) ttulo: denominao do documento, nmero e data de assinatura;
b) ementa: parte do ato que sintetiza o contedo da resoluo;
c) texto: contendo detalhamento dos dispositivos da resoluo;
82

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

83
Redao Oficial

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
REFERNCIAS
Normas da ABNT - Associao Brasileira de Normas Tcnicas:
NBR 5892 Normas para datar
NBR 6027 Sumrio
NBR 6023 Informao e documentao Referncia Elaborao

- NBR 6024 Informao e documentao Numerao progressiva das sees de
um documento escrito Apresentao
Manual de Organizao de Referncias e Citaes Bibliogrficas para Documentos

Impressos e Eletrnicos Gildenir Carolino Santos e Rosemary Passos, Editora Autores
Associados
Manual de Redao da Presidncia da Repblica
Manual de Redao e de Atos Oficiais - ANA

84
Manual de Redao da Cmara dos Deputados
Manual de Comunicao Escrita Oficial SETR e DER
Manual de Redao Oficial do Tribunal de Contas do Distrito Federal
Manual de Editorao de Correspondncias e Atos Administrativos da ANEEL
Manual de Redao da ANATEL

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

ANEXO II
Logomarca ICMBio
O Manual de Identidade Visual do ICMBio pode ser encontrado no site com todas as
orientaes sobre a formatao da logomarca.
85
A logomarca dever ser utilizada em todos os documentos produzidos na Instituio,

salvo o caso expresso neste manual.
Logomarca ICMBio

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86

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ANEXO III
Neste anexo so apresentadas as GUIAS DE REMESSA DE CORRESPONDNCIA -

GRC e GUIA DE REMESSA DE MALOTE GRM.
Ser obrigatria a numerao das pginas da guia de remessa.
A GRC deve ser usada apenas quando o envelope de correspondncia for usado para
enviar mais de um documento.
87
No caso da GRC deve-se observar a seguinte orientao para o seu correto
preenchimento no campo N Registro Correio:
a. A Unidade deve solicitar na agncia dos correios mais prxima, as etiquetas para
carta registrada, sedex, PAC ou outro servio a ser utilizado, tornando possvel
etiquetar as correspondncias (envelope) na prpria Unidade. Desta forma ser
possvel identificar na GRC o nmero de identificao dos correios, lembrando
que est informao obrigatria.

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89

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90

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

ANEXO IV
Quem pode
realizar?
Devero ser
avaliadas as
informaes
a unio de dois constantes nos
ou mais processos processos e a
que no podero relao entre eles,
ser separados sob considerando
Anexao nenhuma hiptese, processo principal
Anexao Geral e UP
passando a existir e acessrio. Aps
apenas o nmero anexao, anotar na
de protocolo do capa do processo
principal. o nmero do
processo inserido. 91
No existe a ao
DESANEXAR.
O processo que tem
o pedido fica em
a juntada de segundo lugar e o
dois ou mais Termo de Juntada
processos, onde por Apensao
cada um manter no processo mais
Apensao o seu nmero de antigo, que ficar
Apensao Geral e UP
protocolo original, em primeiro lugar,
e aps a deciso onde tambm
final, podero ser dever ser anotado
separados . o nmero do
processo que est
sendo apensado.
A desapensao s
a separao poder ocorre antes
de processos do arquivamento do
apensados, processo.
Desapensao devendo constar Protocolo A anotao do
Desapensao
em cada processo Geral e UP apenso feita na capa
o despacho do processo deve
solicitando a ser tornada sem
desapensao. efeito.

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Quem pode
realizar?
vedada a retirada
da folha ou pea
inicial do processo.
Conservar a
a retirada de numerao
Onde
peas do processo, original das peas,
Desentranhamento Desentranhamento estiver o
mediante permanecendo vago
processo
despacho. o nmero de folha(s)
correspondente(s)
ao
desentranhamento.
No existe a ao
a separao
de parte da Os documentos
documentao Protocolo retirados, devem
de um processo, Geral ser conforme
Desmembramento Desmembramento
para formar e UP descrito no manual
outro, ocorrendo e renumerando suas
mediante pginas.
92 despacho.
Motivos para
encerramento:
indeferido ou
deferido o pleito,
executado atendimento
quando finalizado da demanda,
Encerramento de Protocolo
o processo, ou Encerramento desistncia do
processo Geral e UP
quando exceder o interessado
nmero de folhas. ou a falta de
movimentao,
por mais de um
ano, por parte do
interessado.
Os documentos
no podem ser
desmembrados para
utilizada quando
abertura de volume.
Abertura de um processo Protocolo
Abertura de Volume A primeira folha
volume excede a 200 Geral e UP
dever ser o termo e
folhas.
numerado seguindo
a seqncia do
primeiro volume.

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ANEXO V
Os modelos de guias para uso do servio de arquivo so:
1. Guia de Arquivamento para documentos;
2. Guia de Arquivamento para processos;
3. Espelho de identificao de caixas-arquivo;

93
4. Espelho de identificao de pastas a-z.
A seguir esto os quatro modelos que devem ser usados com padro no mbito
do Instituto.

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94

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95
Guias de Arquivo

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96

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

97
Espelhos de Identificao

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Anotaes
98

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Anotaes
99
Anotaes

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Anotaes
100

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Anotaes
101
Anotaes

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Anotaes
102

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Anotaes
103
Anotaes

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Anotaes
104

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
www.icmbio.gov.br
106

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO

SECRETARIA EXECUTIVA
SUBSECRETARIA DE PLANEJAMENTO, ORAMENTO E ADMINISTRAO
COORDENAO DE DOCUMENTAO E INFORMAO
MANUAL DE GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS E

UTILIZAO DO CPROD. NET DO MINISTRIO DO
PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO.
BRASLIA
2002

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
MINISTRO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO

Martus Antnio Rodrigues Tavares
SECRETRIO EXECUTIVO
Guilherme Gomes Dias
SUBSECRETRIO DE PLANEJAMENTO, ORAMENTO E ADMINISTRAO

Luiz Antnio de Souza Cordeiro

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

MANUAL DE GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS E

UTILIZAO DO CPROD. NET DO MINISTRIO DO
PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO.
BRASLIA
2002

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

ESPLANADA DOS MINISTRIOS, BLOCO K TRREO
Fones (61) 429 4899, 4167, 4151
Fax (61) 429 4778
Site: www.planejamento.gov.br
70040-900 Braslia DF
Trabalho Coordenado por: Maria Izabel Pimentel Arajo CODIN/SPOA
Trabalho Elaborado por: Amrico Fernandes de Souza Filho CGMI/SPOA

Cristiane Basques da Cunha Silva CODIN/SPOA
Lnia Marcia de Almeida CODIN/SPOA
Rodrigo Barreto Tenrio CGMI/SPOA
Colaborao de: Didemor Pereira de Oliveira CGMI/SPOA

Glauco Eduardo Ferreira Albuquerque CGMI/SPOA
Kleiva Vieira Medeiros CODIN/SPOA
Editorao de: Rodrigo Barreto Tenrio CGMI/SPOA
BRASIL.. Brasil. Ministrio Do Planejamento, Oramento e Gesto. Coordenao de Documentao e Informao

Manual de Gerenciamento de Documentos e Utilizao do CPROD do Ministrio do
Planejamento, Oramento e Gesto. Braslia: MP, 2002. 70 p.

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
SUMRIO
APRESENTAO, 5
1. INSTRUES QUANTO AOS PROCEDIMENTOS RELATIVOS AO RECEBIMENTO,

DISTRIBUIO, REGISTRO, TRAMITAO, FORMALIZAO DE PROCESSOS E
EXPEDIO, 7
1.1 Procedimentos de Recebimento, Registro e Expedio, 7
1.2 Autuao de Processos e Registro de Documentos, 8

1.2.1 Formalizao, 8
1.2.2 Numerao, 9
1.2.3 Despacho, 10
1.2.4 Encerramento e Abertura de volume, 10
1.2.5 Juntada, Desapensao e desentranhamento, 11
1.2.5.1 Juntada, 11
1.2.5.2 Desapensao, 12
1.2.5.3 Desentranhamento, 12
1.2.6 Encerramento, 12
1.2.7 Tramitao, 12
1.3. Classificao, Avaliao, Eliminao, Transferncia e Recolhimento de

Documentos, 13
1.3.1 Classificao, 13
1.3.2 Avaliao, 15
1.3.3 Transferncia, 15
2. REGRAS GERAIS PARA ENTRADA DE DADOS NO CPROD, 17
2.1 Nmero do Protocolo, 17

2.2 Interessado, Procedncia e Solicitante, 17
2.2.1 Casos Especficos, 18
2.2.1.1 rgos Pblicos, 18
2.2.1.1.1 Poder Executivo, 18
2.2.1.1.2 Poder Judicirio, 19
2.2.1.2 Siglas, 19
2.2.1.3 Abreviaturas, 19
2.2.1.4 Numeral, 20
2.3 Assunto, 20
2.4 Assunto (Complemento), 20
2.5 Prazo de Concluso e Resposta, 20
2.6 Despacho, 20
3. NORMAS DE UTILIZAO DO SISTEMA CPROD, 21
3.1 Como disponibilizar na estao, 21

3.2 Login e senha, 22
3.3 Tela Principal, 23

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
3.4 Estrutura de Menu, 24

3.5 Registro e Trmite, 25
3.5.1 Cadastro, 25
3.5.1.1 Protocolo, 25
3.5.1.2 Interessado, 28
3.5.1.3 Solicitante, 30
3.5.2 Trmite Original, 32
3.5.3 Trmite Cpia, 34
3.6 Recebimento Protocolo, 35
3.7 Atividades, 36
3.7.1 Anexar Documento, 36
3.7.2 Arquivar Protocolo, 37
3.7.3 Juntar Processo, 39
3.7.4 Transferir Protocolo, 40
3.7.5 Eliminar Protocolo, 41
3.7.6 Gerenciamento de Etiquetas, 42
3.7.7 Converter Documento, 43
3.8 Consulta, 44
3.8.1 Protocolo, 44
3.8.2 Conformidade Documental, 47
3.8.3 Textual, 48
3.9 Relatrio, 49
3.9.1 Certido/Termo, 49
3.9.1.1 Ficha de Acompanhamento, 49
3.9.1.2 Certido de juntada de Processo, 50
3.9.1.3 Termo de Abertura e Fechamento, 51
3.9.1.4 Certido de Desentranhamento, 52
3.9.2 Etiqueta, 53
3.9.2.1 Nmero de Etiqueta, 53
3.9.2.2 Nmero de Etiqueta para Cpia, 54
3.9.2.3 Etiqueta de Protocolo, 55
3.9.3 Geral, 56
3.9.3.1 Protocolo, 56
3.9.3.2 Tramitado e Entregue, 57
3.9.3.3 Protocolos Pendentes, 58
3.9.3.4 Protocolos Arquivados, 59
3.9.3.5 Cadastro por Unidade, 60
3.9.3.6 Protocolos Tramitados entre Unidades, 62
3.10 Emprstimo, 64
3.10.1 Emprstimo, 64
3.10.2 Consulta, 65
3.11 Gerais, 66
3.11.1 Alterar Senha, 66
3.11.1 Ajuda, 67

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
APRESENTAO
Com o intuito de promover a gesto documental do Ministrio do Planejamento, Oramento e

Gesto, de forma dinmica e eficaz, a Coordenao de Documentao e Informao -
CODIN/SPOA vem desenvolvendo uma srie de aes integradas.
Este manual um passo decisivo no sentido de padronizar e racionalizar procedimentos das

Unidades Protocolizadoras do MP, normatizando as atividades de recebimento, registro,
cadastramento, tramitao, expedio, classificao, autuao e destinao de processos e
documentos, no mbito do Ministrio, regulamentado por Norma Operacional.
Define procedimentos bsicos e imprescindveis plena operacionalizao do Sistema de

Controle de Processos e Documentos - CPROD, verso WEB.
Este documento fruto da experincia, empenho e profissionalismo das equipes da

CODIN/SPOA e CGMI/SPOA, imbudas do esprito da melhoria contnua na qualidade dos
servios prestados pelo MP.
Desejamos que este trabalho cumpra seu papel como fonte de informao aos servidores
desta Instituio. Est aberto a sugestes e crticas que possam vir a aprimor-lo.
Braslia, 4 de Maro de 2002

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
1. INSTRUES QUANTO AOS PROCEDIMENTOS RELATIVOS AO

RECEBIMENTO, DISTRIBUIO, REGISTRO, TRAMITAO,
FORMALIZAO DE PROCESSOS E EXPEDIO
1.1 Procedimentos de Recebimento, Registro e Expedio
A correspondncia oficial recebida ou a ser expedida, dever ser encaminhada pelo

Protocolo Geral Unidade Protocolizadora, lacrada para registro e encaminhamento aos
destinatrios.
Toda correspondncia oficial expedida dever conter, para a sua identificao, a espcie do
documento, o rgo emissor seguido da sigla da unidade, do nmero de ordem, o
destinatrio, o assunto e data da emisso.
A expedio de correspondncias caber respectiva Unidade Protocolizadora, responsvel

pela numerao dos mesmos, a qual dever ser seqencial, numrico-cronolgica e iniciada
a cada ano.
A correspondncia oficial, encaminhada para destinatrio que no ocupe mais o cargo, no

dever ser devolvida, e sim aberta, pois faz referncia ao cargo e no ao ocupante.
Se o destinatrio no for localizado, a Unidade Protocolizadora dever devolver o documento

ao Protocolo Geral, carimbado e assinado, justificando a devoluo.
MINISTRIODOPLANEJAMENTO,ORAMENTOEGESTO-MP
( )? DESTINATRIO
( ) EQUVOCO NA ENTREGA
( ) NO LOCALIZADO
( ) MUDOU-SE
( ) OUTROS __________________________
DEVOLVIDO AO PROTOCOLO GERAL EM ____/____/_______

_____________________________ _________
ASSINATURA DO RESPONSVEL UNIDADE
As correspondncias produzidas, recebidas e expedidas devero ser registradas no CPROD.
Os envelopes das correspondncias oficiais devero conter, no canto inferior esquerdo, os

dados do remetente, no verso e no canto superior esquerdo os dados do destinatrio com
identificao do contedo, conforme modelo a baixo. Exceo para os envelopes que
contiverem processo, pois devero ser entregues abertos e devidamente tramitados no
CPROD.
.
ofcioCODIN28/2002
Destinatrio
Remetente Pronome de tratamento:
Nome: Nome:
Cargo ou funo: Cargo ou funo:
Unidade: Unidade:
rgo: rgo:
Endereo Endereo
CEP: CEP:

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
1.2 Autuao de Processos e Registro de Documentos
1.2.1 Formalizao
A formalizao de processo e documentos ser executada diretamente pela Unidade

Protocolizadora interessada, devendo ser registrada no CPROD.
Os documentos que devem formar processo so aqueles cujo contedo esteja

relacionado ao jurdica, de pessoal e contbil-financeira.
O processo s poder ser formado a partir de:
a) Originais de documentos;
b) Cpias de documentos, quando requerida pela autoridade competente, desde que
autenticada em conferncia com original.
NOTA: Os processos ou documentos devero ser registrados no Sistema, na sua

produo ou recebimento.
Os processos formalizados sero encapados na cor branca, obedecendo a Portaria MP n

171, de 28.12.1999.
O documento que possuir uma grande quantidade de pginas tambm dever receber
capa da mesma forma que o processo.
Na capa do processo constar, alm do nmero do protocolo, o tipo e o nmero do

documento que o originou, nome do interessado, procedncia e solicitante, bem como
resumo do assunto.
SERVIO PBLICO FEDERAL
Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto MP

Controle de Processos e Documentos CPROD
NMERO DO PROCESSO DATA / HORA ABERTURA

03000.000000/2000-00 01/01/2000 15:30
INTERRESSSADO
JOS DA SILVA
PROCEDNCIA
TRIBUNAL REGIONAL FEDERAL
ASSUNTO
CESSO DE SERVIDOR PARA O TRT 1 REGIO
MOVIMENTAES
S S
UNIDADE DATA UNIDADE DATA
E E
Q Q
1. / / 10 / /
2. / / 11 / /
3. / / 12 / /
4. / / 13 / /
5. / / 14 / /
AS MOVIMENTES DEVERO SER INFORMADAS NO SISTEMA DE CONTROLE DE PROCESSOS E DOCUMENTOS
ANEXOS:
Imprensa Nacional
8
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Na primeira pgina do documento cadastrado ser posta etiqueta no canto superior direito
conforme modelo abaixo:
MP/CODIN
MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO 03114.000060/2002-11
SUBSECRETAIRA DE PLANEJAMENTO, ORAMENTO E ADMINISTRAO
MEMORANDO N. 006/CODIN/SPOA/MP 20 / 02 / 2002
Em 18 de janeiro de 2002.
Ao Subsecretrio de Planejamento, Oramento e Administrao

Assunto: Confeco de molduras para foto
Solicito a Vossa Senhoria que sejam tomadas s devidas providncias para a

confeco das 26 molduras para as fotografias que iro compor a exposio fotogrfica: O Servidor da
Administrao Pblica Federal, a ser realizada a partir do dia 30/01/2002 pela SEGES em parceria com
esta CODIN/SPOA.
Atenciosamente,
MARIA IZABEL PIMENTEL ARJO

Coordenadora de Documentao e Informao
Caso o documento possua cpia, dever ser aposta etiqueta no canto superior direito da
primeira folha, conforme modelo abaixo:
MP/CODIN
03114.00060/2002-11
N da Cpia: 01
20 / 02 / 2002
1.2.2. Numerao
As folhas do processo devero ser numeradas e rubricadas no canto superior direito,

utilizando-se, para esse fim, carimbo prprio da Unidade Protocolizadora.
A folha nmero 1 (um) do processo corresponder primeira folha do documento que o

originou.
Fls.: 1
Proc. N 03110.00XXXXX/2000-94
Rubrica:
Os documentos includos posteriormente no processo devero ser numerados e

rubricados pela Unidade Protocolizadora responsvel pela incluso.
Quando, por erro ou omisso, se verificar a necessidade de correo de numerao de

qualquer folha dos autos, inutilizar-se- a anterior, renumerando-se as folhas seguintes,
sem rasuras, certificando-se a ocorrncia.
Ex.:
Fls.: 12 Fls.: 11
Proc. N 03110.00XXXXX/2000- Proc. N 03110.00XXXXX/2000-
94 94
Rubrica: Rubrica:
Ser mantida a numerao original das folhas nos processos oriundos de outras
Instituies, prosseguindo-se a seqncia numrica existente.
9
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
No caso de verificao de erro em processos provenientes de outras Instituies,

certificar-se- a ocorrncia e, se possvel, corrigir-se- a numerao, quando se referir s
ltimas folhas.
1.2.3 Despacho
Qualquer solicitao ou informao inerente ao processo dever ser feita atravs de

despacho no prprio documento ou, caso no seja possvel, em folha (s) de despacho, a
ser(em) includa (s) no processo. Dever ser utilizada somente a frente da folha de
despacho, no sendo permitida a incluso de novas folhas at seu total aproveitamento.
No caso de insero de novos documentos no processo, inutiliza-se o espao em branco
da ltima folha de despacho ( com trao ou X, conforme o modelo a seguir).

Despacho
Processo n 03112.001XXX/2000-XX
Interessado: Nome do Interessado
Assunto: Aquisio de microcomputadores
Unidade Interessada
Informo que necessrio juntar aos presentes autos o Termo
de Referncia.
Braslia, 10 de junho de 2000.
Carimbo e assinatura
/ / /
1.2.4 Encerramento e Abertura de Volumes
Os autos no devero exceder a 200 folhas em cada volume, e a fixao dos grampos
observar a distncia, na margem esquerda, de cerca de 2 cm.
Quando a pea processual contiver nmero de folhas excedente ao limite fixado neste
documento, com ela se formaro outros volumes.
No permitido desmembrar documento, e se ocorrer a incluso de um documento que

exceda as 200 folhas, este dever iniciar um novo volume.
Ex.: No caso de processo contendo 180 folhas ao qual ser includo um documento
contendo 50, encerrar o volume com 180 e abrir novo volume com o documento de 50
folhas.
O encerramento e a abertura de novos volumes sero executados pelas Unidades

Protocolizadoras, mediante determinao de seu dirigente, em despacho. A Unidade
Protocolizadora dever providenciar o preenchimento de nova capa e a lavratura dos
Termos de Encerramento e Abertura de Volumes fornecidos pelo CPROD
No volume anterior, aps a ltima folha do processo, incluir-se- o Termo de

Encerramento de Volume, devidamente numerado.
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto- MP

Controle de Processos e Documentos - CPROD
_____________________________________________________________
TERMO DE ENCERRAMENTO
Aos 20 dias do ms de fevereiro de 2002, na Coordenao de Documentao e Informao;

procedemos ao encerramento deste volume n 1 do processo n 03114.000060/2002-11, contendo 200
folhas, abrindo-se em seguida o volume n 2.
Para constar, eu Jos da Silva (nome), Chefe de Diviso (cargo) subscrevo e assino.
____________________________________________________________________________
Data: 20/02/2002 Pgina nica
No novo volume, logo aps a capa, incluir-se- Termo de Abertura de volume,

devidamente numerado, obedecendo-se seqncia do volume anterior.
Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto- MP

Controle de Processos e Documentos - CPROD .
TERMO DE ABERTURA
Aos 20 dias do ms de fevereiro de 2002, na Coordenao de Documentao e Informao,

procedemos a abertura deste volume n 2 do processo n 03114.000060/2002-11, que se inicia com a folha
n. 201.
Para constar, eu Jos da Silva (nome), Chefe de Diviso (cargo) subscrevo e assino.
____________________________________________________________________________
Data: 20/02/2002 Pgina nica
Os volumes devero ser informados, com a seguinte inscrio:1 volume, 2 volume etc.
Documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande volume, sero

apensados ao processo com a colocao da etiqueta de anexo contendo o nmero do
processo e a palavra anexo.
1.2.5 Juntada, Desapensao e Desentranhamento
1.2.5.1 Juntada
a insero no processo ou documento de um novo documento protocolado, e dever

ser executada diretamente pela Unidade Protocolizadora interessada mediante
determinao, por despacho, de seu dirigente.
A juntada de processos poder ocorrer por anexao ou apensao.
anexao a juntada definitiva de um processo a outro, passando ambos a

constiturem um s documento, obedecendo a numerao do mais antigo e ser
executada pela rea administrativa interessada, mediante determinao, por
despacho, de seu dirigente.
A Unidade Protocolizadora responsvel pela anexao dever:

a) Renumerar todas as folhas do processo que est sendo juntado;
b) Registrar no CPROD-NET a anexao na mesma opo de juntada de
documento;
c) Incluir, aps a ltima folha do processo, a certido de juntada por anexao;
apensao a juntada provisria de um processo a outro, com a finalidade de

propiciar estudos, opinies, informaes e decises, permanecendo cada
processo com o seu respectivo nmero e ser executada diretamente pela
Unidade Protocolizadora interessada, mediante determinao, por despacho, de
seu dirigente.
11
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
A Unidade Protocolizadora responsvel pela apensao dever:

a) Incluir aps a ltima folha do processo principal (aquele que contm a
determinao da apensao) a certido de juntada por apensao;
b) Registrar no CPROD-NET a apensao na mesma opo de juntada de
documento.
1.2.5.2 Desapensao
a separao dos processos, aps apensados, quando sua finalidade for atingida.
Ser executada a desapensao pela Unidade Protocolizadora interessada, mediante
determinao, por despacho, de seu dirigente. A Unidade dever:
a) Incluir aps a ltima folha do procedimento principal a certido de
desapensao;
b) Registrar a desapensao no CPROD na mesma opo de juntada de
documento.
1.2.5.3 Desentranhamento
a retirada de folhas do processo.
Quando forem desentranhadas peas dos autos, no se proceder a nova numerao

das folhas, certificando-se, entretanto, em outra folha, os desentranhamentos que foram
autorizados pela autoridade competente.
Ser executado pela Unidade Protocolizadora interessada e dever ser certificado por seu
dirigente, citando-se as folhas e o motivo que determinou o ato.
1.2.6 Encerramento
Dar-se- o encerramento de um processo:

a) Por indeferimento do pleito;
b) Pelo atendimento da solicitao e cumprimento dos compromissos arbitrados ou
dela decorrentes; e
c) Pela expressa desistncia do interessado.
1.2.7 Tramitao
A tramitao do processo ou documento dever ser objeto de rigoroso controle por parte
de todas as Unidades Protocolizadoras, que devero manter o CPROD devidamente
atualizado, responsabilizando-se pelo eventual extravio do documento.
O controle da tramitao do processo ou documento ser feito diretamente no CPROD,

pela Unidade Protocolizadora interessada, que dever:
a) Atualizar a tramitao realizada;
b) Quando julgar necessrio, encaminhar o processo ou documento, juntamente
com o relatrio de tramitado e entregue Unidade Protocolizadora destinatria,
para a coleta da assinatura do responsvel;
c) Tramitar via CPROD, para a Unidade Protocolizadora de destino com
informaes resumidas do despacho, no campo especfico. A carga do processo
ou documento s ser passada para a Unidade Protocolizadora destinatria,
aps o seu recebimento fsico e sua imediata confirmao no Sistema;
d) Quando uma Unidade Protocolizadora receber um documento j registrado no
Sistema, e for necessrio efetuar sua converso em processo, ficar a cargo da
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
mesma proceder esta converso utilizando o CPROD, selecionando na barra de

menu o item atividade-converso.
NOTA:
O processo uma unidade orgnica, constitudo por um ou mais volumes,
devendo, portanto tramitar juntos.
Nenhuma Unidade Protocolizadora poder movimentar o processo ou

documento sem que as folhas do mesmo estejam regularmente numeradas e
rubricadas.
1.3 Classificao, Avaliao, Eliminao, Transferncia e Recolhimento de

Documentos
1.3.1 Classificao
Toda a documentao produzida ou recebida no Ministrio do Planejamento, Oramento

e Gesto que reflete o exerccio de suas funes e atividades, dever ser classificada no
ato de sua produo, recebimento, ou de seu arquivamento na Unidade Protocolizadora,
aplicando-se o Cdigo de Classificao de Documentos por Assunto (Resoluo AN n04
de 28 de maro de 1996).
A classificao por assunto utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um

mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperao e facilitar as tarefas arquivsticas
relacionadas com a avaliao, seleo, eliminao, transferncia, recolhimento e acesso
a esses documentos.
No Cdigo de Classificao, os assuntos encontram-se hierarquicamente distribudos,
conforme a atuao especfica da Instituio, ou seja, atividade meio ou atividade fim.
Atividade - fim: atividade que uma instituio leva a efeito para o desempenho de suas
atribuies especficas (cdigos de 100 a 800 e suas subdivises)
rea Fim
100 Planejamento e investimentos estratgicos
200 Administrao de Recursos Humanos
300 Oramento Federal, Finanas Pblicas Gesto Fiscal
400 Administrao do Patrimnio da Unio
500 Logstica e Tecnologia da Informao
600 Administrao das Empresas Estatais
700 Extino de entidades da Administrao Pblica Federal Direta, Autrquica e
Fundacional. Liquidao de Empresa Pblica e Sociedade de Economia Mista
800 Gesto Reforma e Modernizao do Estado
Atividade - meio: atividade que uma instituio leva a efeito para o desempenho de
atribuies decorrentes das atividades fim. Tem como caracterstica auxiliar e viabilizar a
atividade - fim (cdigos 000 e 900 e suas subdivises).
rea Meio
000 Administrao Geral
010 organizao e funcionamento
020 pessoal
030 material
040 patrimnio
13
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050 oramento e finanas

060 documentao e informao
070 Comunicaes
080 Vaga
090 outros assuntos referentes administrao gera
Nota-se que um encadeamento lgico que subordina cada classe. O cdigo 022.221 s
tem significado quando percebemos que cada nmero tem sua importncia, pode-se dizer
que:
0 Administrao Geral
2 Pessoal
2 Aperfeioamento e treinamento
2 Estgios
2 Promovidos por outras instituies
1 No Brasil
Deve-se observar as subdivises das classes, pois assim estaremos proporcionando o

maior nvel de detalhamento possvel.
Exemplo:
Processo 1258/80
assunto: penalidades disciplinares
Cdigo 025.12
Concluso do processo: 04/10/2001
Arquivamento na unidade: 05/10/2001
Prazo de guarda 05 anos corrente: 05/10/2006
NOTA: Para maiores detalhes quanto a classificao e avaliao de documentos,

consultar o Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade de documentos, que
esto disposio no Arquivo Central e na Intranet.
Aps o encerramento do trmite, os processos e os documentos devero ser arquivados

e classificados na Unidade Protocolizadora. Devero ser seguidas as etapas abaixo
descritas:
a) Ler o documento, identificando o assunto principal;
b) Identificar se o assunto refere-se a atividade - meio ou a atividade fim;
c) Anotar a lpis no canto superior direito do documento ou processo o cdigo
referente ao assunto identificado;
d) informar ao CPROD o cdigo ou a palavra chave que listar as opes de
assuntos especficos para a correta classificao do assunto desejado.
A partir do momento que o documento classificado, o CPROD far todo o controle da

sua avaliao (destinao), emitindo relatrios de eliminao e/ou transferncia de
documentos, conforme solicitao do usurio.
NOTA : A classificao dever ser criteriosa e consciente, pois um erro poder acarretar
na eliminao indevida de documentos. No caso de dvidas consultar a equipe tcnica do
Arquivo Central.
1.3.2 Avaliao
a definio dos prazos de guarda e estabelecimento da destinao final dos

documentos: eliminao ou transferncia ao Arquivo Central, com base na Tabela de
Temporalidade de Documentos.
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Aps a classificao o CPROD efetua a avaliao automaticamente, devendo ser

emitidos os relatrios de transferncia e eliminao de documentos, e encaminhados ao
Arquivo Central para anlise e aprovao.
A eliminao o descarte de documentos que j tiveram os seus prazos de guarda

expirados.
1
Quando a documentao do Arquivo Setorial tiver sua vida til expirada, a Unidade
Protocolizadora emitir por meio do CPROD (menu atividade, opo eliminar protocolo) a
Listagem de Eliminao de Documentos, que dever ser encaminhada ao Arquivo
Central, juntamente com a documentao para que se proceda a eliminao.
NOTA: Caso sejam detectados erros de classificao ou avaliao, o Arquivo Central

devolver Unidade Protocolizadora, a documentao para as devidas correes.
O Arquivo Central, juntamente com a Comisso Permanente de Avaliao de

Documentos (Portaria SPOA N 204, de 05.09.2000) encaminhar o Edital de Cincia de
Eliminao de Documentos junto com a Listagem de Eliminao para publicao no Dirio
Oficial.
Decorridos 45 dias subseqentes data da publicao do edital, caso no haja nenhum

pronunciamento contra a eliminao dos documentos devidamente registrado no Termo
de Eliminao de Documentos, o Arquivo Central proceder a triturao dos mesmos,
conforme o estabelecido pelo Arquivo Nacional na Resoluo n 7, de 20 de maio de
1997.
(1) Arquivo Setorial: unidade responsvel pelo arquivamento de documentos vinculados aos fins imediatos
para os quais foram produzidos ou recebidos. O Arquivo Setorial est subordinado a Unidade Protocolizadora
que compete desempenhar atividades de arquivo e controle de documentos (Portaria SAG N 2, de
18.01.1993).
15
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
1.3.3 Transferncia
a passagem do documento da fase corrente para a intermediria, ou seja, transferncia

do Arquivo Setorial para o Arquivo Central.
Quando a documentao do Arquivo Setorial tiver seu prazo de guarda corrente expirado,
a Unidade Protocolizadora emitir por meio do CPROD uma Guia de Transferncia de
Documentos, e a encaminhar ao Arquivo Central juntamente com a documentao. Aps
a emisso da Guia de Transferncia o CPROD atualizar a tramitao dos documentos,
ficando a carga dos mesmos sob a responsabilidade do Arquivo Central.
Os documentos ou processos a serem transferidos ao Arquivo Central devero ser
preparados pela Unidade Protocolizadora transferidora, da seguinte forma:
a) Classificada de acordo com o Cdigo de Classificao de Documentos por

Assunto;
b) Fisicamente a documentao dever ser armazenada em caixas- arquivo de
papelo, ordenadas pelo cdigo/assunto, e dentro de cada assunto, em
seqncia cronolgica (do mais antigo at o mais recente);
c) No misturar o assunto da rea-meio com o da rea-fim.
d) As etiquetas de identificao das caixas, devero conter os seguintes dados:
unidade, data-limite, srie, prazo de guarda e o nmero da caixa, conforme
modelo abaixo:
MinistriodoPlanejamento,OramentoeGesto
SecretrariaExecutiva
SubsecretariadePlanejamento,OramentoeAdministrao
CoordenaodeDocumentaoeInformao- CODIN
Unidade: Data limite
CONJUR 1990-1995
Srie:
241- Movimentao de pessoal
241.1- Provimento
Prazo de Guarda: N:
2002 - 2049 001
NOTA: O Arquivo Central no receber a documentao que no esteja classificada e

listada conforme estabelecido acima.
16
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
2. REGRAS GERAIS PARA ENTRADA DE DADOS NO CPROD
A descrio de um documento ou processo quase inteiramente uma transcrio dos

elementos principais que aparecem nos documentos.
As palavras devem ser digitadas em caixa alta, no podendo ser abreviadas.
O assunto deve ser descrito de forma resumida, clara, precisa e concisa, de maneira que
expresse com exatido o contedo do processo ou documento.
O uso de sinais diacrticos (acento agudo, acento grave, acento circunflexo, trema, til,
apstrofo e hfen), bem como o espao entre as palavras, devem seguir as regras de
cada lngua.
Ex.: SAINT - CLAIR DE SOUSA SILVA
2.1 Nmero do Protocolo
No caso de processo ou documento formalizado, deve-se transcrever o nmero

encontrado no prprio processo ou documento. No caso de processo ou documento novo
a Unidade Protocolizadora dever seguir a sua numerao seqencial, conforme a
Portaria MP n 171 de 28.12.1999.
2.2 Interessado, Procedncia e Solicitante
Interessado: a pessoa fsica ou jurdica a quem se refere o processo ou documento.
Procedncia: a pessoa fsica ou jurdica que enviou, ou de onde se originou o processo

ou documento.
Solicitante: a pessoa fsica ou jurdica que intercede em favor do interessado do

processo ou documento.
NOTA 1: Pode ocorrer do interessado ser tambm a procedncia, neste caso, no dever
ser cadastrado o nome da cidade onde o interessado reside.
NOTA 2: A procedncia e/ou interessado, quando se tratar de pessoa jurdica, sempre

ser o nome do setor, empresa ou instituio e jamais o cargo ou o nome do ocupante do
cargo.
Quanto procedncia/ interessado e solicitante do documento de origem, escolher se

pessoa fsica ou jurdica e verificar a existncia do nome da pessoa ou da entidade na
tabela; caso exista selecionar o nome.
Se no existir o nome da pessoa ou entidade na tabela, deve-se incluir o nome completo

da pessoa ou da entidade conforme aparece no documento, no abreviando palavras e
conservando, quando existir, as preposies ou conjunes, obedecendo as regras
abaixo descritas.
Caso haja mais de um interessado/solicitante deve-se transcrever o nome do primeiro, em

seguida o nome dos demais. Quando ultrapassar o total de 03 (trs) interessados, o
usurio poder fazer uso da expresso e outros que ser cadastrada como se fosse
outro interessado, e no junto com o nome dos demais.
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Ex.:
Correto
Maria Izabel Pimentel Arajo
Cristiane Basques da Cunha Silva
Lnia Mrcia de Almeida
E outros
Errado
Maria Izabel Pimentel Arajo e outros
2.2.1 Casos Especficos
As letras, smbolos ou nmeros que compem o nome no devero ser separados por
vrgula ou ponto deixando apenas um espao aps o conjunto de letras. No usar
nenhum outro sinal: (-, _ .), podendo repetir as letras no campo sigla para facilitar e
agilizar a consulta.
Ex.:
Correto
QPR COMRCIO E REPRESENTAO LTDA CAMPO SIGLA: QPR
PETRLEO BRASILEIRO S/A CAMPO SIGLA: PETROBRS
Errado
Q.PR. - COMRCIO E REPRESENTAO LTDA CAMPO SIGLA: Q.PR.
PETROBRS - PETRLEO BRASILEIRO S/A CAMPO SIGLA: BR
NOTA: quando a palavra for escrita com a letra ou c, utilizar como tal, pois o sistema
distingue uma da outra.
Instituies que tenham representaes em diversos municpios devero ser inseridas

no campo municpio do CPROD.
Correto
BANCO DO BRASIL
UF: BAHIA
MUNICPIO: SANTARM
Errado
BANCO DO BRASIL EM SANTARM/BA
Nomes de pessoas e de entidades no podem ser abreviados e nem completadas

com palavras. As preposies ou conjunes no devem ser acrescentadas como
fatores de ligao entre os elementos, mas so conservados quando aparecem no
documento.
2.2.1.1 rgos Pblicos
2.2.1.1.1 Poder Executivo
Utilizar o rgo principal e autarquias vinculadas que tm autonomia. No utilizar

coordenaes, servios, secretarias internas, gabinetes, dentre outras Unidades
subordinadas, com exceo de Secretarias que possuam autonomia administrativa, como
a Secretaria de Controle Interno CISET.
18
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Ex.:
Correto
SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO SIGLAS: CISET
MINISTRIO DA FAZENDA SIGLAS: MF
Errado
CISET SIGLAS: CISET
CGRH/MF
2.2.1.1.2 Poder Judicirio
No caso de documentos da Justia Federal, considerar as sees judicirias e suas

respectivas varas.
Ex.:
Correto
SEO JUDICIRIA DO DISTRITO FEDERAL 16 VARA
Errado
JUSTIA FEDERAL DO DISTRITO FEDERAL 16AVARA
2.2.1.2 Siglas
As siglas sero transcritas em caixa alta, sem ponto e sem espao entre as letras, no seu
campo especfico- SIGLA.
No caso de siglas de rgos em diversos estados, deve-se informar a Unidade da

Federao no seu campo especfico -UF.
Ex.:
Correto
DEPARTAMENTO NACIONAL DE ESTRADAS E RODAGEM CAMPO SIGLA: DNER
CAMPO UF: DF
Errado
TRE/ES -TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL
No caso de rgo/autarquia que tm representaes em cidades, utilizar o nome

completo do rgo, colocando estado e municpio nos campos especficos do CPROD
(UF/Municpio).
Correto
INSTITUTO NACIONAL DO SEGURO SOCIAL
UF: SO PAULO
MUNICPIO: CAMPINAS
Errado
INSTITUTO NACIONAL DO SEGURO SOCIAL/CAMPINAS
2.2.1.3 Abreviaturas
Evitar abreviaes.
19
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Ex.:
Correto
TELECOMUNICAES DE BRASLIA S/A CAMPO SIGLA: TELEBRASLIA
BANCO DE BRASLIA S/A CAMPO SIGLA: BRB
PRETRLEO BRASILEIRO S/A CAMPO SIGLA: PETROBRS
Errado
TELEC. DE BRASLIA S.A
PREF. MUNIC. DE JACIARA/MT
2.2.1.4 Numeral
Sempre que aparecer a expresso primeira(o), segunda(o), etc., usar numerais

ordinais.
Ex.:
1 ENCONTRO DE ARQUIVOS E BIBLIOTECAS DA ADMINISTRAO PBLICA

FEDERAL DIRETA
2 CONGRESSO BRASILEIRO DE MEDICINA NUCLEAR
2.3 Assunto
Descrever o assunto do documento de origem de forma resumida, clara e precisa, de

modo que expresse com exatido o contedo do processo ou documento.
As Unidades Protocolizadoras que tiverem interesse podero criar assuntos pr-

estabelecidos para que todos insiram os dados de forma uniforme.
2.4 Assunto (Complemento)
Informaes complementares de interesse do setor responsvel pelo trmite do processo

ou documento. Este campo poder ser utilizado para acrescentar as informaes do
campo assunto.
2.5 Prazo de Concluso e Resposta
Prazo de resposta: data para resposta do assunto pela Unidade Protocolizadora de

destino.
Prazo de concluso: data prevista para a concluso do processo ou documento, sendo

de Responsabilidade de quem far a anlise.
2.6 Despacho
a ementa do parecer do processo/documento dado pela Unidade Protocolizadora

responsvel pela anlise do mesmo. Deve-se descrever a ementa de forma resumida,
mas completa, de modo que em consulta possa-se ter clara a idia do despacho dado ao
processo ou documento.
20
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
3. NORMAS DE UTILIZAO DO SISTEMA CPROD (CONTROLE DE

PROCESSOS E DOCUMENTOS)
3.1 COMO DISPONIBILIZAR NA ESTAO
A partir da tela do Internet Explorer, digitar o endereo http://icprodweb para acesso

interno ao Ministrio do Planejamento Oramento e Gesto; ou
http://cprodweb.planejamento.gov.br para acesso externo (via internet).
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
3.2 LOGIN E SENHA
Apresenta uma tela onde sero requeridos o login e a senha do usurio para acesso ao
sistema.
1. Login: Login do Usurio.

2. Senha: A senha indica a autorizao e o perfil do usurio para acesso ao sistema.
O usurio dever digitar a senha e clicar no boto OK, para que aparea a tela
Principal do CPROD.
22
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
3.3 TELA PRINCIPAL
Ao acessar o sistema, logo na primeira tela sero disponibilizadas ao usurio quatro

informaes importantes para o gerenciamento de suas atividades, no que diz respeito
gesto dos Processos e Documentos da sua unidade:
Pendentes Recebidos: Ser informada a quantidade de Processos/Documentos
recebidos, e que estejam pendentes, com o Prazo de Resposta expirado. Ao
clicar em cima da opo Pendentes Recebidos, ser apresentada a relao de
Protocolos que encontram-se nessa situao.
Pendentes Enviados: Ser informada a quantidade de Protocolos enviados
outras unidades, e que estejam pendentes, com o Prazo de Resposta expirado.
Ao clicar em cima da opo Pendentes Enviados, ser apresentada a relao de
Protocolos que encontram-se nessa situao.
Recebimento Protocolo: Ser informada a quantidade de Protocolos tramitados
para a unidade de lotao do usurio que est acessando o sistema, e que ainda
no foram atestados como recebidos. Ao clicar em cima da opo Recebimento
Protocolo, ser apresentada a relao de Processos/Documentos que se
encontram nessa situao. Para realizar a confirmao do recebimento de um
Processo/Documento, basta clicar no quadrado localizado esquerda do nmero
deste, e posteriormente clicar na opo Receber. Ser apresentada a mensagem
Protocolo(s) recebido(s) com sucesso!.
Destinao Protocolo: Ser informada a quantidade de Processos/Documentos a
serem transferidos para o Arquivo Central, ou a serem eliminados, levando-se em
considerao as temporalidades dos mesmos.
Esta tela apresenta tambm o menu contendo as opes Registro e Trmite,
Recebimento de Protocolo, Atividade, Consulta, Relatrio, Emprstimo, Alterar Senha,
Fale Conosco e Ajuda.
23
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
3.4 Estrutura de Menu
TPICOS SUB-MENUS DESCRIO

Registro e
Trmite
Cadastro Cadastramento de Processos/Documentos
Trmite Original Realizao do Trmite do Processos/Documentos
Original
Trmite Cpia Realizao do Trmite da Cpia do
Processo/Documento
Recebimento Confirmao do recebimento do Processo/Documento
de Protocolo
Atividade
Anexar Documento Anexao de Documento a Processo
Arquivar Protocolo Arquivamento de Processos e Documentos
Juntar Processo Juntar por Anexao ou Apensao (Processo a
Processo)
Transferir Protocolo Transferncia de Protocolos para o Arquivo Central
Eliminar Protocolo Eliminao de Protocolos conforme a tabela de
Temporalidade
Gerenciamento de Etiquetas Controle da numerao das Etiquetas de Protocolo
Converter Documento Converso do Documento em Processo
Consulta
Protocolo Consulta aos dados dos Processos/Documentos
Conformidade Documental Consulta a Protocolos referentes a assuntos financeiros
concludos
Textual Consulta aos dados dos Protocolos, a partir de
palavras-chaves, perodo, nmero e espcie do
documento
Relatrio
Certido/Termo
Ficha de Acompanhamento Ficha de Acompanhamento dos Protocolos tramitados
e entregues ao destinatrio
Certido de Juntada de Certido da Juntada por Anexao ou Apensao
Processo
Termo de Abertura e Termo de Abertura ou Fechamento de Protocolo
Fechamento
Certido de Certido com a justificativa da retirada de uma folha de
Desentranhamento um Processo/Documento
Etiqueta
Nmero de Etiqueta Etiquetas contendo os nmeros de
Processos/Documentos originrios do MP
Nmero de Etiquetas para Etiquetas contendo os nmeros de
Cpia Processos/Documentos (cpia)
Etiqueta de protocolo Etiqueta com informaes do Protocolo, a ser utilizada
na capa do mesmo
Geral
Protocolo Apresenta os dados dos Processos/Documentos
cadastrados
Tramitado e Entregue Relao dos Protocolos Tramitados e Entregues
Protocolos Pendentes Protocolos parados em uma unidade um determinado
perodo de tempo
Protocolos Arquivados Relao dos Protocolos arquivados por Unidade
Cadastro por Unidade Dados dos Protocolos Cadastrados por Unidade
Protocolos Tramitados entre Relao de Protocolos tramitados entre as Unidades
Unidades especificadas pelo usurio
Procedncias no Perodo Relao de Procedncias no Perodo
Emprstimo
Emprstimo Controle do emprstimo dos Protocolos localizados no
Arquivo Central
Consulta Consulta aos Protocolos (Arquivo Central) emprestados
Alterar Senha Possibilita ao usurio alterar a sua prpria senha
Fale Conosco Informaes para Contato visando o esclarecimento de
dvidas e informaes referentes ao sistema
Ajuda Acessa o arquivo de ajuda do sistema
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
3.5 Registro e Trmite
3.5.1 Cadastro
3.5.1.1 Protocolo
Esta tela possibilita o cadastramento e a atualizao dos dados dos

Processos/Documentos.
Para o cadastramento de Protocolos proceda da seguinte forma:
Clique no boto Novo, e informe se o cadastramento para processo ou

documento.
Preencha os demais campos:
1. Nmero do Protocolo (campo obrigatrio):

Cinco dgitos para identificar a Unidade Protocolizadora; seis para o Seqencial
do Protocolo; quatro para o ano e dois para o Digito Verificador (DV fornecido
pelo sistema);
2. Nmero do Documento:
Nmero do documento de origem, sem o zero a esquerda e sem barras.
3. Espcie do Documento (campo obrigatrio):

Tipo do documento de origem. Ex: Ao Extraordinria, Voto, Ata, etc.
4. Data Documento:
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Data do documento de origem. Este campo ser apresentado inicialmente com

a data corrente. Caso necessrio, altere-a para a data desejada.
5. Procedncia:
Identifique o Tipo de Pessoa clicando em Pessoa Fsica ou Pessoa Jurdica
(campo obrigatrio).
Nome (campo obrigatrio): Digite o nome ou parte do mesmo, tecle Enter ou
clique no boto mais . O sistema ir listar os nomes j cadastrados com
esta informao.
Ex:
RODRIGO BARRETO
5.1 Pas: Pas de origem do documento.

5.2 UF: UF de origem do documento.
5.3 Municpio: Municpio de origem do documento.
5.4 Data Recebimento (campo obrigatrio): Data de recebimento do Protocolo.
Este campo ser apresentado inicialmente com a data corrente. Caso
necessrio, altere-a para a data desejada.
5.5 Hora Recebimento (campo obrigatrio): Hora de recebimento do Protocolo.
Este campo ser apresentado inicialmente com o horrio corrente. Caso
necessrio, altere-o para o horrio desejado.
6. Assunto (campo obrigatrio): Resumo do assunto a ser tratado no

Processo/Documento.
7. Assunto (Complemento): Preencher o campo com informaes complementares,

de maior interesse ao setor responsvel pelo Processo/Documento.
Obs: Nos campos Assunto e Assunto(Complemento) est disponibilizada a

Ferramenta Corretor Ortogrfico, localizada no canto superior direito de ambos.
Para utiliz-la basta clicar no boto ABC. Obs: O corretor ortogrfico no
padronizado, pois utiliza um recurso do Microsoft Word e portanto a sua
abrangncia depender da verso instalada no equipamento a ser utilizado.
8. Atividade (Meio ou Fim): Atividade referente classificao do Protocolo por

assunto.
9. Classificao: Classificao do Protocolo por assunto.
10. Temporalidade (prazo referente fase Corrente, Intermediria e Destinao Final).

Fases:
Corrente prazo mnimo de arquivamento do Protocolo no arquivo corrente.
Intermediaria prazo mnimo de arquivamento do Protocolo no arquivo
central.
Destinao Final Destino Final do Protocolo (Guarda Permanente ou
Eliminao).
Obs: A classificao do Protocolo obrigatria, devendo ser realizada no ato do

cadastramento ou no arquivamento do mesmo.
Para concluir o cadastramento das informaes constantes nesta tela, clique no boto
gravar (localizado no canto superior esquerdo do menu) e ser mostrada a mensagem
Protocolo adicionado com sucesso. Neste momento sero habilitados os botes para
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cadastramento do Interessado, Solicitante e Tramitao Original, no canto superior

direito da tela, e o sistema ser redirecionado para o cadastramento de Interessado.
Botes:
Protocolo
Interessado
Solicitante
Tramitao
OBSERVAES IMPORTANTES:
Alterao de Processos/Documentos:
Para alterao ou incluso de uma nova informao, em um Processo/Documento
j registrado pelo Sistema, o usurio dever proceder da seguinte maneira:
Informe o tipo (processo ou documento) e o nmero do mesmo.

Clique no boto Buscar.
Os dados existentes aparecero na tela. O usurio poder ento, proceder a
alterao (somente para os usurios que pertenam a mesma unidade de
quem efetuou o cadastramento).
Clique no boto Gravar.
Procedncia:
Pessoa Fsica: ao gravar os dados de um Protocolo, se o nome da Procedncia
no constar na tabela, o sistema ir inclu-lo automaticamente.
Pessoa Jurdica: o sistema no permitir a incluso de um Protocolo cuja
Procedncia no conste na tabela. A incluso de Pessoas Jurdicas s poder
ser realizada pelo gestor (Coordenao de Documentao e Informao -
CODIN/SPOA) do CPROD. NET.
ASSUNTO:
O assunto deve ser digitado de forma resumida, de modo que na consulta possa-se
ter a clara idia do que trata o processo ou documento, estando sempre
relacionado ao interessado.
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3.5.1.2 Interessado
obrigatrio o cadastramento de pelo menos 1(um) Interessado.
1. Tipo de Pessoa (campo obrigatrio): Identifique o Tipo de Pessoa clicando em

Fsica ou Jurdica.
2. Nome (campo obrigatrio): Digite o nome ou parte do mesmo, tecle Enter ou

clique no boto mais . O sistema ir listar os nomes j cadastrados com esta
informao.
Ex:
RODRIGO BARRETO
3. Atributo: Atributo do Interessado pelo assunto do Protocolo. Ex: Deputado,

Governador, etc.
4. CPF/CGC: CPF ou CGC do Interessado.
5. Pas: Pas do Interessado.
6. UF: UF do Interessado.
7. Municpio: Municpio do Interessado.
Para concluir o cadastramento do Interessado, clique no boto gravar (localizado no canto

superior esquerdo do menu) e ser mostrada a mensagem Interessado adicionado com
sucesso. Sero habilitados os botes para emisso da Etiqueta de Protocolo (no canto
superior direito da tela), a ser utilizada na capa do mesmo.
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Caso deseje imprimi-la, informe o local para impresso, clicando em um destes botes:
Etiqueta localizada na parte superior da folha

Etiqueta localizada no meio da folha
Etiqueta localizada na parte inferior da folha
Para cadastrar o(s) solicitante(s) ou realizar a primeira tramitao do

Processo/Documento, clique nos seus respectivos botes:
Solicitante
Tramitao
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3.5.1.3 Solicitante
O cadastramento do Solicitante no obrigatrio. Solicitante a pessoa ou rgo que

intercede em favor de um interessado.
Ex.: Ofcio do Senado Federal, assinado pelo Senador Joo Tadeu, que intercede em
nome de Joo da Silva.
COMO CADASTRAR?
Procedncia = Senado Federal.

Interessado = Joo da Silva.
Solicitante = Joo Tadeu.
Atributo do Solicitante = Senador.
1. Tipo de Pessoa (campo obrigatrio): Identifique o tipo clicando em Pessoa

Fsica ou Pessoa Jurdica.
2. Nome (campo obrigatrio): Digite o nome ou parte do mesmo, tecle Enter ou

clique no boto mais . O sistema ir listar os nomes j cadastrados com esta
informao.
Ex:
RODRIGO BARRETO
3. Atributo: Atributo do Solicitante pelo Protocolo. Ex: Deputado, Governador, etc.

4. CPF/CGC: CPF ou CGC do Solicitante.
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5. Pas: Pas do Solicitante.

6. UF: UF do Solicitante.
7. Municpio: Municpio do Solicitante.
Para concluir o cadastramento do solicitante, clique no boto gravar (localizado no canto

superior esquerdo do menu) e ser mostrada a mensagem Solicitante adicionado com
sucesso.
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3.5.2 Trmite Original
Realiza trmites de Processos/Documentos para as Unidades destinatrias internas ou

externas ao Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto.
Para a realizao de uma tramitao original existem duas possibilidades: a primeira no

ato do cadastramento de um Protocolo (apenas para a primeira tramitao). E a segunda,
a partir das funes Registro e Trmite Cadastro Tramitao Original.
Identifique se a Tramitao para processo ou documento (campo obrigatrio).
1. Nmero do Protocolo (campo obrigatrio): aps preenchido o campo clique no

boto buscar.
2. Data do Trmite: Este campo ser apresentado inicialmente com a data corrente.
3. Prazo de Resposta: Data limite de resposta do assunto, a ser providenciada pela

unidade de destino (referente ao trmite em questo).
4. Prazo de Concluso: Data prevista para concluso do Processo/Documento. O

preenchimento desta de responsabilidade de quem far a anlise do Protocolo.
5. Unidade de Destino:
Tipo: Interna ou Externa.
Nome da Unidade: Digite o nome, sigla ou parte do mesmo, tecle Enter ou
clique no boto mais . O Sistema ir listar os nomes j cadastrados com
esta informao. No entanto, caso o nome digitado no exista na tabela, a sua
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incluso dever ser solicitada Coordenao de Documentao e

Informao (CODIN/SPOA).
Ex:
COORDENAO GERAL DE MODERNIZAO E INFORMTICA - CGMI/SPOA
6. Tramite: Nmero de trmites realizados at o momento, deste processo.

7. Total de Cpias: Nmero de cpias tramitadas deste processo.
8. Nome do Tcnico: Tcnico responsvel pelo assunto na unidade de destino. Digite
o nome ou parte do mesmo, tecle Enter ou clique no boto mais . O Sistema
ir listar os nomes j cadastrados com esta informao. No entanto, caso o nome
9. digitado no exista na tabela, a sua incluso devera ser solicitada Coordenao
de Documentao e Informao (CODIN/SPOA).
Ex:
Obs:O tcnico dever pertencer a Unidade de Destino informada anteriormente.
10. Nmero de Volumes: Quantidade de volumes que compe o Processo/Documento.

11. Nmero da ltima Pgina: Nmero da ltima pgina, do ltimo volume do
Processo/Documento.
12. Situao: Situao do Processo/Documento. Ex: Em Trmite, em Anlise,
Arquivado, etc.
13. Despacho: Ementa do parecer dado pela Unidade Responsvel pela anlise do
Processo/Documento.
Para concluir a tramitao, clique no boto Gravar (localizado no campo superior direito
do menu), e sero apresentadas as seguintes mensagens:
Trmite realizado com sucesso!

Deseja emitir o(s) relatrio(s) Tramitado e Entregue e/ou Ficha de
Acompanhamento. Caso deseje, selecione o(s) relatrio(s) e clique no boto OK.
Observao Importante:
Ao tramitar o processo principal (Processo Cabea/Me), no caso de haver

apensao/anexao, os demais (processos apensos/anexos) sero tramitados
automaticamente.
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3.5.3 Tramite Cpia
Realiza trmites de cpias de Processos/Documentos para as Unidades destinatrias

internas ou externas ao Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto.
Identifique se a Tramitao para processo ou documento (campo obrigatrio).
2. Cpia N (campo obrigatrio): informar o nmero da cpia a ser tramitada, ou

clicar na seta direita deste campo para selecionar o item Nova.
O preenchimento dos campos referentes a Unidade de Destino, Nome do Tcnico,

Nmero de Volumes, Nmero da ltima Pgina, Situao e Despacho dever ser
realizado conforme o descrito no Mdulo de Tramitao Original, pg 34 e 35.
Para concluir a tramitao, clique no boto Gravar (localizado no canto superior direito
do menu), e sero apresentadas as seguintes mensagens:
Trmite da Cpia realizado com sucesso!

Deseja emitir o relatrio Tramitado e Entregue. Caso deseje, selecione o relatrio
e clique no boto OK.
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3.6 Recebimento Protocolo
Este mdulo disponibiliza as opes:
1. Atualizar: Realizar nova pesquisa, e apresentar a listagem atualizada de Protocolos

a serem recebidos.
2. Receber: Atestar o recebimento dos Protocolos com carga para a unidade de

lotao do usurio que est acessando o Sistema. Para tal, basta clicar dentro do
quadrado esquerda do(s) nmero(s) do(s) Protocolo(s) desejado(s), e
posteriormente clicar em Receber (localizado no canto superior direito do menu),.
Ser apresentada a mensagem Protocolo(s) recebido(s) com sucesso!
OBS: Na Lista de Protocolo a serem recebidos os que possuem a numerao em

vermelho indicam que so cpias de Protocolo.
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3.7 Atividades
3.7.1 Anexar Documento
Este mdulo possibilita a anexao de Documentos a Protocolos.
Informe o tipo de Protocolo ao qual o Documento ser anexado (campo

obrigatrio).
2. Data (campo obrigatrio):: Este campo ser apresentado inicialmente com a data
corrente.
3. Nmero do Documento (campo obrigatrio): Nmero do documento a ser

anexado ao Protocolo.
Para concluir a Anexao do documento, clique no boto gravar (localizado no canto

superior esquerdo do menu) e ser mostrada a mensagem Anexao realizada com
sucesso.
- Aps a anexao de um documento, o mesmo no mais poder ser desanexado.

- A ao de anexao dever estar registrada fisicamente (documentada) no
Protocolo, conforme o formulrio especfico.
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3.7.2 Arquivar Protocolo
Este mdulo possibilita o arquivamento ou desarquivamento de Protocolos.
Informe o tipo de Protocolo a ser Arquivado/Desarquivado (campo obrigatrio).
1. Data (campo obrigatrio): Este campo ser apresentado inicialmente com a data
corrente. Caso necessrio, altere-a para a data de arquivamento/desarquivamento
desejada.
3. Localizao: Unidade onde se encontra o Protocolo (a ser preenchido pelo

sistema).
4. Endereo: Endereo de arquivamento. Ex: Bloco K, Bloco C, SOF, etc.
5. Local: Complementao do endereo (Galpo ou Sala).
6. N. Sala: Nmero da sala.
7. Tipo: Tipo de arquivo. Ex: Armrio de ao, prateleira, caixa, etc.
8. Nmero: Nmero associado ao tipo de arquivo.
9. Ano: Ano do arquivamento/desarquivamento (a ser preenchido pelo sistema). Caso

necessrio, altere-o para o ano desejado.
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10. Atividade (Meio ou Fim): Atividade referente a funes ou atividades geral ou

especificas da instituio.
11. Classificao: Classificao do Processo/Documento por assunto, que reflete as

funes ou atividades da Instituio.
12. Temporalidade (prazo referente fase Corrente, Intermediria e Destinao Final).

Fases:
Corrente prazo mnimo de arquivamento do Protocolo no Arquivo Corrente.
Intermediaria prazo mnimo de arquivamento do Protocolo no Arquivo
Central.
Destinao Final Destino Final do Processo/Documento (no Arquivo
Corrente ou Arquivo Central).
Para concluir o arquivamento/desarquivamento clique no boto Gravar, e ser

apresentada a mensagem Arquivamento realizado com sucesso
- A classificao do Processo/Documento obrigatria, devendo ser realizada no ato

do cadastramento ou no arquivamento do mesmo.
- O despacho de arquivamento/desarquivamento deve estar documentado no
Processo ou Documento
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3.7.3 Juntar Processo
Este mdulo composto pelas funes Anexao, Apensao e Desapensao.
Obs: Aps a anexao de um processo, o mesmo no mais poder ser desanexado.
1. Nmero do Processo (campo obrigatrio): Nmero do processo ao qual ser feita

a Juntada (Processo Cabea).
2. Data (campo obrigatrio): Este campo ser apresentado inicialmente com a data
corrente. Caso necessrio, altere-a para a data de Juntada desejada.
3. N do Processo (campo obrigatrio): Nmero do processo que ser Juntado ao

Processo Cabea.
4. Status (campo obrigatrio): Informe o tipo de Juntada a ser realizada, clicando

em uma das trs opes (Apensado, Anexado ou Desapensado).
Para concluir a Juntada de Processos, clique no boto gravar (localizado no canto

superior esquerdo do menu) e ser mostrada a mensagem Juntada realizada com
sucesso.
A ao de anexao dever estar registrada fisicamente conforme o formulrio especfico.
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3.7.4 Transferir Protocolo
Este mdulo disponibiliza as seguintes funes:

- Lista: Apresenta (em tela) a relao dos Protocolos a serem transferidos (por
Ms/Ano), de acordo com a temporalidade dos mesmos. Para realizar a
transferncia dos Protocolos, selecione-os clicando no quadrado localizado
esquerda do nmero de cada Protocolo desejado, e posteriormente clique no boto
Transferir.
- Relatrio: Emite um relatrio contendo a relao dos Protocolos a serem

transferidos (por Ms/Ano), de acordo com a temporalidade dos mesmos.
1. Data, Ms/Ano (campo obrigatrio): Informe o ms e o ano a serem considerados

para a gerao da lista ou relatrio.
2. Clique em uma das opes (lista ou relatrio).
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3.7.5 Eliminar Protocolo
Este mdulo disponibiliza as seguintes funes:
- Lista: Apresenta (em tela) a relao dos Protocolos a serem eliminados (por
Ms/Ano), de acordo com a temporalidade dos mesmos. Para realizar a eliminao
dos Protocolos, selecione-os clicando no quadrado localizado esquerda do
nmero de cada Protocolo desejado, e posteriormente clique no boto Eliminar.
- Relatrio: Emite um relatrio contendo a relao dos Protocolos a serem

eliminados (por Ms/Ano), de acordo com a temporalidade dos mesmos.
1. Data, Ms/Ano (campo obrigatrio): Informe o ms e o ano a serem considerados

para a gerao da lista ou relatrio.
2. Clique em uma das opes (lista ou relatrio).
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3.7.6 Gerenciamento de Etiquetas
Este mdulo possibilita o controle da numerao das etiquetas (pequenas) a serem

utilizadas dentro dos Protocolos. Geralmente utilizado para retroceder o nmero da
prxima etiqueta a ser impressa, por motivo da ocorrncia de problemas no momento da
emisso das mesmas.
1. Unidade Protocolizadora (campo obrigatrio): Unidade de lotao do usurio

solicitante da alterao das etiquetas.
- Digite o nome, sigla ou parte do mesmo, tecle Enter ou clique no boto mais
. O sistema ir listar os nomes j cadastrados esta informao. No entanto,
caso o nome digitado no exista na tabela, a sua incluso dever ser solicitada
Coordenao de Documentao e Informao (CODIN/SPOA).
Ex:
2. Nmero da prxima etiqueta a ser impressa (campo obrigatrio).

3. Justificativa (campo obrigatrio).
- Selecione a Justificativa pela alterao da numerao, clicando em uma das
opes apresentadas; clique no boto Gravar e ser apresentada a
mensagem Nmero de etiqueta alterado com sucesso
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3.7.7 Converter Documento
Este mdulo possibilita a Converso de documentos em processos. Aps a realizao da

converso, a mesma no mais poder ser desfeita.
1. Nmero do Documento (campo obrigatrio):

Informe o nmero do documento a ser convertido e clique no boto Buscar.
Aps a apresentao dos seus dados, clique no boto Converter para concluir
a operao e ser apresentada a mensagem Documento convertido com
sucesso
Obs: Os campos Data de Abertura, Nmero do Documento, Espcie do Documento, Data

do Documento e Assunto/Complemento sero preenchidos pelo sistema.
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
3.8 Consulta
3.8.1 Protocolo
Realiza a pesquisa (busca) aos Protocolos, a partir do cruzamento de informaes

fornecidas pelo usurio. Esta tela composta pelos seguintes campos, que devero ser
preenchidos conforme o descrito no mdulo Cadastramento de Processo/Documento (pg
27, 28 e 29).
1. Tipo de Protocolo (Processo, Documento ou Ambos).

2. Numero do Protocolo.
3. Data de abertura.
4. Espcie do Documento.
5. Nmero do Documento.
6. Data do Documento.
7. Pas (Procedncia).
8. UF (Procedncia).
9. Municpios (Procedncia).
10. Nome (Procedncia).
11. Pas (Interessado/Solicitante).
12. UF (Interessado/Solicitante).
13. Municpio (Interessado/Solicitante).
14. Atributo (Interessado/Solicitante).
15. Nome (Interessado/Solicitante).
16. Assunto/Complemento.
17. Classificao.
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Para efetivar a pesquisa clique no boto Buscar e o sistema ir apresentar o resultado

da mesma.
Nesta relao os processos estaro identificados por um (P) esquerda do nmero e os

documentos por um (D). Caso deseje visualizar os dados de determinado Protocolo,
clique em cima do respectivo nmero.
OBSERVAES IMPORTANTES:
N DO DOCUMENTO ex.: ofcio n 0137/98 (consulte apenas 137).
PROCEDNCIA digite siglas, nomes ou partes do nome, procurando sempre

diminuir o universo de registros possivelmente existentes.
Ex.: UFBA - Universidade Federal da Bahia.
Consulte: UFBA, ou UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA, ou parte do nome.
Obs.: note que se consultar apenas UNIVERSIDADE FEDERAL (nome incompleto)

ir surgir o universo de todas as Universidade Federais.
INTERESSADO faa como na procedncia, mas lembre-se que neste campo

importante observar a quantidade enorme de nomes que, por suas caractersticas,
podem gerar cadastramento e/ou informaes conflitantes.
Ex.1: ANTONIO CARLOS DE SOUSA (neste caso pode ter tido o cadastramento
e/ou informao como sendo SOUZA);
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Ex..2: Existem nomes abreviados, por no ter sido possvel o cadastramento

correto, devido informao inicial estar incompleta.
JOO DE O SILVA (como foi cadastrado)

JOO DE OLIVEIRA SILVA (informao correta)
Verifique que neste caso ser difcil encontrar o nome na consulta, pois no se
sabe precisamente como este foi cadastrado.
Pode-se ento, consultar por partes:
Ex.: JOO DE O (aparecero todos os JOO DE O. ...);

JOO DE OLIVEIRA DA SILVA
NOTA: Estes cuidados devem ser observados, no pensando apenas em algum

erro de digitao (cadastramento), mas tambm pelas informaes que nem
sempre so precisas. Pode ocorrer numa primeira situao (quando do
cadastramento) a informao de nomes incompletos ou errados.
OBSERVAO FINAL na consulta no obrigatrio o preenchimento de todos

os campos. Deve-se consultar segundo o que for possvel, e vale salientar que,
quanto mais campos forem preenchidos, mais rpida ser a pesquisa, que a partir
do cruzamento das informaes fornecer dados mais precisos.
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
3.8.2 Conformidade Documental
Realiza a pesquisa (busca) aos Protocolos referentes aos assuntos financeiros j

concludos, sob a gerncia da Coordenao Geral de Planejamento, Oramento e
Finanas CGPOF/SPOA. Esta tela composta pelos seguintes campos:
Tipo de Protocolo - Processo, Documento ou Ambos (campo obrigatrio).

Nmero do Protocolo.
Data de Conformidade.
Modalidade (Concorrncia, Convite, etc.)
Ordem Bancria: Nmero da Ordem Bancria.
Nota de Empenho: Nmero da Nota de Empenho.
Data de Emisso.

da mesma.

documentos por um (D).Caso deseje visualizar os dados de determinado Protocolo,
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
3.8.3 Textual
A Consulta Textual poder ser realizada a partir dos seguintes campos:
1. Perodo: Datas inicial e final (abertura do Protocolo) a serem consideradas na

pesquisa.
2. Nmero do Documento;
3. Espcie (Abaixo Assinado, Ata, Aviso Circular, etc.).
4. Palavra Chave de Pesquisa (campo obrigatrio): Preencher com uma, parte de
palavras ou com mais de uma palavra a serem verificadas nos campos
Procedncia, Assunto, Assunto (Complemento), Interessado e Solicitante.

da mesma.

documentos por um (D).Caso deseje visualizar os dados de determinado Protocolo,
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
3.9 Relatrio
3.9.1 Certido/Termo
3.9.1.1 Ficha de Acompanhamento
Este mdulo possibilita a impresso da ficha de acompanhamento de Protocolos

cadastrados/tramitados e entregues.
2. Informe o tipo de Protocolo Processo/Documento (campo obrigatrio).
Para confirmar a gerao deste relatrio clique no boto Emitir, e o sistema ir

apresent-lo em tela. Caso deseje imprimi-lo, clique no boto , localizado no canto
superior esquerdo da tela.
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
3.9.1.2 Certido de Juntada de Processo
1. Nmero do Processo (campo obrigatrio):

Informe o nmero do processo, clique no boto Emitir, e o sistema ir
apresentar o relatrio em tela. Caso deseje imprimi-lo, clique no boto ,
localizado no canto superior esquerdo da tela.
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
3.9.1.3 Termo de Abertura e Fechamento
1. Nmero do Processo (campo obrigatrio).

2. Informe o tipo do termo a ser impresso - Abertura ou Encerramento (campo
obrigatrio).

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3.9.1.4 Certido de Desentranhamento
1. Nmero do Processo (campo obrigatrio):

Informe o nmero do processo, clique no boto Emitir, e o sistema ir
apresentar o relatrio em tela. Caso deseje imprimi-lo, clique no boto ,
localizado no canto superior esquerdo da tela.
52
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
3.9.2 Etiqueta
3.9.2.1 Nmero de Etiqueta
Este mdulo permite a impresso de etiquetas (pequenas) a serem utilizadas dentro do

Processo/Documento.
1. Unidade Protocolizadora (campo obrigatrio): Unidade de lotao do usurio

solicitante da emisso de etiquetas.
- Digite o nome ou parte do mesmo, tecle Enter ou clique no boto mais . O
sistema ir listar os nomes j cadastrados com esta informao. No entanto,
caso o nome digitado no exista na tabela, a sua incluso dever ser solicitada
Coordenao de Documentao e Informao (CODIN/SPOA).
Ex:
2. Nmero de Etiquetas: Quantidade de nmeros de etiquetas a serem impressas.

3. Original + Nmero de cpias: Quantidade de cpias para cada nmero de etiqueta
a ser impressa.
53
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
3.9.2.2 Nmero de Etiqueta para Cpia
1. Informe o tipo de Protocolo (campo obrigatrio), clicando em Processo ou

Documento.
3. N de Cpias: Quantidade de nmeros de etiquetas a serem utilizadas nas cpias.

54
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
3.9.2.3 Etiqueta de Protocolo
1. Informe o tipo de Protocolo (campo obrigatrio), clicando em Processo ou

Documento.
3. N da Etiqueta: Informe o local para impresso, clicando em uma das seguintes

opes:
- 1 Etiqueta localizada na parte superior da folha.

- 2 Etiqueta localizada no meio da folha.
- 3 Etiqueta localizada na parte inferior da folha.

55
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
3.9.3 Geral
3.9.3.1 Protocolo
Realiza a pesquisa aos Protocolos, a partir do cruzamento das informaes fornecidas

pelo usurio. Esta tela composta pelos seguintes campos, que devero ser preenchidos
conforme o descrito no mdulo Cadastramento de Processo/Documento (pg 27, 28 E
29).
1. Tipo de Protocolo - Processo, Documento ou Ambos (campo obrigatrio).
2. Nmero do Protocolo.
3. Data de Abertura (Datas Inicial e Final).
4. Espcie do Documento.
5. Nmero do Documento.
6. Data do Documento.
7. Procedncia.
8. Interessado.
9. Solicitante.
10. Assunto.
11. Classificao.
OBS: Na solicitao deste relatrio no obrigatrio o preenchimento de todos os

campos. Vale salientar que, quanto mais campos forem preenchidos, mais rpido ser o
resultado, que a partir do cruzamento das informaes fornecer dados mais precisos.
56
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
3.9.3.2 Tramitado e Entregue
1. Informe o tipo de Protocolo Processo, Documento ou Ambos (campo

obrigatrio).

pesquisa.
4. Unidade de Destino (campo obrigatrio): Unidade do Ministrio do Planejamento,

Oramento e Gesto, onde se encontra o Processo/Documento.

57
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
3.9.3.3 Protocolos Pendentes
1. Informe o tipo de Protocolo (campo obrigatrio): Processo, Documento ou Ambos.
2. Selecione uma das situaes:

- Em Trmite (todos os Protocolos).
- Com Prazo (somente os Protocolos com prazo de resposta).
3. Selecione uma das opes:

- Especfica (Unidade Especfica): Sero selecionados os Protocolos com carga
para esta unidade. O campo seguinte dever ser preenchido com a sigla ou o
nome da mesma.
- Subordinada (Unidade Especfica e Subordinadas): Sero selecionados os
Protocolos com carga para estas unidades. O campo seguinte dever ser
preenchido com o nome da Unidade Principal.
- Tcnico: Sero selecionados os Protocolos com carga para um determinado
tcnico. O campo seguinte dever ser preenchido com o nome deste.

pesquisa.

58
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
3.9.3.4 Protocolos Arquivados
1. Informe o tipo de Protocolo (campo obrigatrio): Processo, Documento ou Ambos

para esta unidade. O campo seguinte dever ser preenchido com a sigla ou o
nome da mesma.
Protocolos com carga para estas unidades. O campo seguinte dever ser
preenchido com o nome da Unidade Principal.
3. Unidade (campo obrigatrio): Unidade do Ministrio do Planejamento, Oramento

e Gesto, onde o Processo/Documento encontra-se arquivado.

59
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
3.9.3.5 Cadastro por Unidade

- Quantitativos (quantitativos de Protocolos cadastrados, ordenados pelas
Unidades solicitadas).
- Relao de Protocolos (relao de Protocolos cadastrados, ordenada pelas
unidades solicitadas).
4. Selecione uma das situaes, referente Unidade de Origem:

- Especfica (Unidade Especfica): Sero selecionados os Protocolos
cadastrados por esta unidade.
Protocolos cadastrados por estas unidades.
5. Unidade de Origem: Nome da unidade do Ministrio do Planejamento, Oramento e

Gesto, onde o Processo/Documento foi cadastrado.
6. Selecione uma das situaes, referente Unidade de Destino:

para esta unidade.
Protocolos com carga para estas unidades.
7. Unidade de Destino: Nome da unidade do Ministrio do Planejamento, Oramento

e Gesto, onde o Processo/Documento encontra-se.
60
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Processo/Documento.
pesquisa.

61
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
3.9.3.6 Protocolos Tramitados entre Unidade

- ltima Tramitao (ser considerada na pesquisa somente a ltima tramitao
de cada protocolo).
- Todas as Tramitaes (sero consideradas na pesquisa todas as tramitaes
de cada protocolo).

- Quantitativos (quantitativos de Protocolos tramitados, ordenados pelas
Unidades solicitadas).
- Relao de Protocolos (relao de Protocolos tramitados, ordenada pelas
unidades solicitadas).
4. Selecione uma das situaes, referente Unidade de Origem:

- Especfica (Unidade Especfica): Sero selecionados os Protocolos tramitados
por esta unidade.
Protocolos tramitados por estas unidades.
5. Unidade de Origem: Nome da unidade do Ministrio do Planejamento, Oramento e

Gesto, que realizou a tramitao.
6. Selecione uma das situaes, referente Unidade de Destino:

- Especfica (Unidade Especfica): Sero selecionados os Protocolos recebidos
62
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
por esta unidade.

Protocolos recebidos por estas unidades.
7. Unidade de Destino: Nome da unidade do Ministrio do Planejamento, Oramento

e Gesto, que recebeu o Protocolo.

Processo/Documento.

pesquisa.
63
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
3.10 Emprstimo
3.10.1 Emprstimo
Este Mdulo possibilita o controle do emprstimo de Protocolos que encontram-se no

Arquivo Central.
1. Informe o tipo de Protocolo (campo obrigatrio): Processo ou Documento.
2. Nmero do Protocolo (campo obrigatrio): Nmero do Protocolo a ser

emprestado.
3. Data Emprstimo: Este campo ser apresentado inicialmente com a data corrente.
Caso necessrio, altere-a para a data desejada.
4. Usurio: Nome do usurio solicitante do emprstimo.
64
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
3.10.2 Consulta Emprstimo
2. Nmero do Protocolo: Nmero do Protocolo emprestado.
3. Histrico: Marque est opo caso deseje imprimir o histrico de emprstimo dos
Protocolos.
4. Selecione uma das situaes:

- Pendente (Protocolos que ainda no foram devolvidos).
- No Pendente (Protocolos j devolvidos).
- Todos.
5. Perodo de Emprstimo: Datas inicial e final a serem consideradas na pesquisa.

- Usurio (Usurio solicitante do emprstimo). O prximo campo dever ser
preenchido com o nome deste.
- Unidade (Unidade solicitante do emprstimo). O prximo campo dever ser
preenchido com a sigla ou o nome desta.
65
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
3.1.1 Gerais
3.1.1.1 Altera Senha
Este mdulo permite que o usurio altere a sua prpria senha de acesso ao CPROD.
NET.
1. Senha Atual: Senha atual do usurio.
2. Nova Senha: Nova senha, definida pelo usurio.
3. Confirmar Nova Senha: Digitar novamente a Nova Senha.
Para concluir esta alterao, clique no boto Gravar, e ser apresentada a mensagem
Senha alterada com sucesso.
66
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
3.1.1.2 Ajuda
Este mdulo permite que o usurio retire dvidas referentes ao sistema atravs de
sistema de busca baseado em ttulos e subttulos do menu do CPROD. NET.
Ex: Como disponibilizar na estao.

Para realizar uma busca pode-se digitar qualquer uma destas palavras e o Ajuda ir
listar os tpicos referentes palavra chave de pesquisa.
67
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Ministrio da Sade
ISBN 978-85-334-2004-5

Braslia DF
2013
coleo arquivo
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
MINISTRIO DA SADE

Braslia DF
2013
coleo arquivo

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8


Tel.: (61) 3315-2111 Fax: (61) 3233-9558

Ficha Catalogrfica
ISBN 978-85-334-2004-5
CDU 005.92


2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Sumrio
Apresentao............................................................................................................................................................................ 5
1 Conceitos................................................................................................................................................................................. 7

5 Classificao..................................................................................................................................................................... 113

6.3.1 Consulta........................................................................................................................................................................ 135
6.3.2 Emprstimo.................................................................................................................................................................. 136
Glossrio................................................................................................................................................................................ 139
Referncias............................................................................................................................................................................ 143

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Apresentao



2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
1C
CONCEIT
TOS
1 Conceitos
Do
um
exe
emplos a seguir:
Fi
Figura EExemplo
gura1 1Exemplo d
de docum
Fo
onte: Autoria
a prpria.

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Su
uporte: material
m no
o qual so registra
adas as iinforma
me,
CD
D, DVD, disquete, e
entre outro
os.
Figura 2 Tipos de
e

a.

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Figura 3 Exemp
plos de esspcies do
ocumentais
Fonte: Au
utoria prpria.
pologia: jjuno da
ntal mais a funo/a
gura 4 E
Fig Exemplo de
d tipologiia docume
ental

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Fonte: Au
utoria prpria.
pologia: jjuno da
ap Tipologia: juno
documento.
gura 4 E
ental

Fon
10

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Infformao
o: ideia ou
u mensage
em contid
da em um documen
nto.

ou recebido os,deno
Documento exxerccio
Arquivo: de
e suas
registrada, cias,
que resulta
um
dama pessoa
acumulao a fsica ou
de u jurdica.
Figgura
Figura 5E Exemplos
5 Exemplos d docume
de
de documentos entos

Fonnte: Autoria
a prpria.
os pbliccos
dades, qu

uivo
11
a.

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Fonnte: Autoria
a prpria.

decorrncia do exerc
Arquivo: ccio
documentos dades,
por rgos suporte da
seja o instituies
uivo
Fonte: Auttoria
prpria. a.
12

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

o de forma gil.


Comunicao oficial

13

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
O que isso sig

gnifica na
a prtica?
?
ao entre
Fig
gura 77 Comunicao
Figura C
Comunicaovia
viamemorando
m
memorando
o

Fon
Co
omo fazer
r umfazer
Como memmorando?
?
um memorando?
Presidncia d
da Repbpadronizou
a estrutura
e do
memo orando.
Estrutura
E
Estrutura
eguido da
2) Local eelabo
ora.
2) Locaal edeve
e
emmencionado
que foi elaborad
pelodo.
cargo que ocupa.
3) Dest
teor do m
menciona
ado
negrito.
4) Assu unto: resu
umo do teo
de5) Fech
mesma ho: resp
peitosamente para
esma hiera arquia.
14

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
6) Nom
me e cargo do rem
metente re
esponsve
el pela exxpedio do
docu
umento.
emorando
o
Lem
mbrete::
Om
DSEEI,ncle
utos,ho
ospitaiss
15
fede
eraisettc.
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Lembrete:
federais etc.
a primeira folha.
16

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Erros comuuns ao fa
azer um m memorand
do: coloca
ar braso
dap e nu
p fo
olha.
Fig
Modelo de do

Fon
17

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

das
p esstar
hierarq

e do
nto.
Exemp plo:
Figurra1010
Figura Exxemplo
Exemplo de
e Memora ando-Circu
18

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Ofcio: e tambm de
com particulares.
oficiais pelos
Ateno: rgos
podem comofcios,
sua competncia.
Ofcio:
e particulares.

e

Funasa

nicoAsmbolo
caracterstica
o braso
obrigatoriamente
1) 2)
Tipo e nmero
foi expedido.
expede.
hierarquia.
19

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
documento.
20

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8


necessrias.
Estrutura


Administrativos.


21

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Lembrete:

22

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
emnegrito
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8


agosto Todos
de 2011.
1.864, deExistem
4 de agostoalgumas
mouse1)em REGISTRO.
25

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

DOCUMENTO INTERNO.
3)
para sade
devero
tcnicos das devero
dever ser marcada
marcada.aCaso
o expediente
Figura 15 Modelo
do Carimbo Insumos
Insumos Estratgicos
Estratgicos de Sade
de Sade


campo preenchido
automa-

campo.
campo.
26
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Contrato.

25000.000378/2011-48.
Importante


Importante
relatos.

e bem explicativa.
Importante
27

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Importante
pediente.
aps o seu registro.
dastrado para
expediente
mouse1) em
V aoREGISTRO.

DOCUMENTO EXTERNO.
28

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

DOCUMENTO EXTERNO.
3) 3)Preenchendo
campos do registro:
do registro:
Explicando os os
Explicando campos:
campos:
Insumo Estratgico
para sa-
insumo
insumos fisicamente
estratgicos de com
sade. Esse carim-
bo o carimbo
aposto insumos
apostosimpelos
deve-
r sertcnicos

de Sade 29


Figura
Figura16
16Modelo
Modelodo
docarimbo
carimboInsumos
InsumosEstratgicos
Estratgicosde Sade
de Sade

automaticamente
pendncia indicado.
Acrdo.
25000.000378/2011-48.
Importante
Importante
30

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Importante



Importante

Importante
tos correlatos.
documento?
31

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Importante
te.
aps o seu registro.
32

2016.98999.00001.6.8 externo, o
1) - 2016.98999.90002.6.8



Fonte:Caso
o usurio
Cancelar registro
mouse em CANCELAR.

33

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
2)
2) Informe
Informe o
o nmero
a ser
ser cancelado e
e d um
umoclique com
com o
do registro SIPAR
boto esquerdo
boto esquerdo
no boto PESQUISAR.
3)
3) Explicando os
ososcampos:
3) Explicando
Explicando campos:
campos:

34

no Sistema
(VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

mouse em CANCELAR.

2) Informe o nmero
umoclique com o
[PESQUISAR].
3)
3) Clique com
3) Clique oboto
boto esquerdo
esquerdo doboto
no no boto
[RECUPERAR
mouse [RECUPERAR
DOCUMENTO].
Lembretes:
Lembretes: 35

Um
Um registro
registro s
s pode
pode ser
ser cancelado
cancelado quando
quando
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Lembretes:
podem ser excludos.

Tramitao

Tramitao

Ncleos estaduais;
Instituto
Instituto
Instituto Nacional
Nacional do Cncer.
de Cardiologia;


1.correta.
esto
estoordem
corretos, correta.
36
anexos, inseres.
Lembrete:
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Lembrete:
1) V
incio ao menu
do expediente com
mouse em TRAMITAR.
mouse em TRAMITAR.
2) Informe o nmero
do expediente que
expediente que ser
serser tramitado
tramitado ecom
o boto o boto
esquerdo do
esquerdo
mouse do
no mouse
[PESQUISAR].
37

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

1. mo rgo.
registros na
tramitao para
2. Prioridade: um
deve ser mesmo
com odeve
bototrataresquerdo
Podem o botoas [+].
2. Prioridade:
pelo Sistema.
diente.
4. rgotramitado.
6. Resumoque
deverodescrever,
receber de o
expediente.
com o expediente.
Importante
6. providncias.
ao Isso
MS.
para responder.
38

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Importante
Lembrete:
TRAMITAO.

39

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
2) Existem trs
cancelar a tramitao
a explicao de a
como

no boto [CANCELAR].
2. Explicando
[CANCELAR].
3. Listagem:
esse decaminho,
informar quais
o nmero registros
da GRD nos cam-
deseja cancelar
clicar com
boto esquerdo do no
boto [CANCELAR].
[CANCELAR].

realizar esquerdo
dever
usurioodever
botojustificar
esquerdoo can-
Lembrete:
40
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Lembrete:
de destino!
no SIPAR
seguintes passos:
realizar
1) Vosao
seguintes
menupassos:
mouse emmenu
1) V ao GUIAS.
2) Escolha o rgo
2) Escolha o rgode
de destino e se
destino e se deseja

41

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
3) Selecione que
devem aparecer
e cliqueGRD
com oeboto
clique com do
esquerdo o
botomouse
mouse GUIA].
Lembretes:
rao, aPara cancelar
GRD deve uma GRD
ser cancelada
Lembretes:
no
outra.
passos:
geradaoutra.
mouse em GUIAS.
42

VERIFIQUE A AUTENCIDADE com oEM http://siged.manaus.am.gov.br/cadastrousuarioexterno/verificacao.aspx
DESTE DOCUMENTO boto esquerdo do mouse no boto INFORMANDO O CDIGO: 949432
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
2) Clique comcom
2) Clique o boto
o botoesquerdo
esquerdo dodo mouse
mouse no boto
no boto [CANCELAR
3) Digite
3) Digite o onmero
nmero dada
GRD GRD
que serque
cancelada
e a justificativa o
[CANCELAR].
Lembretes:
rgo de destino.
Lembretes:
trmitedoexpediente.

mouse.
43

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

2) Digitemouse
Distribuio

Distribuio
documento.
44
documento.
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Distribuio



Realizar
mouse a distribuio
1) V emmenu
ao no SIPAR:
DISTRIBUIR.


[PESQUISAR].
[PESQUISAR].
45

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

DOCUMENTO
no campo do
O DOCUMENTO boto
[PESQUISAR].
distribuio:
2.na
distribuio na relao
registros,
4.servidor para

explique, comforma
o botosucinta

Aps realizar
VERIFIQUE estas
A AUTENCIDADE aes,
DESTE clique
DOCUMENTO com o boto esquerdo do mouse INFORMANDO
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Receber Distribuio

DISTRIBUIO.

2) 2) Existemduas
Existem duas formas
de receber que so:
1. Digite o onmero
no campo INFORME
INFORME O DOCUMENTO
1. Digite
um cliqueo nmero do
esquerdo campo
INFORME O DOCUMENTO
um boto
2. Selecione
clique e clique
com o boto es-
2. Selecione
com o boto
querdo
um nmero
esquerdo
do mouse
de
no botodo
[RECEBER].
Lembretes:
Lembretes:
(GRD).
(GRD).
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Lembretes:

Expedio
Expedio
rgos que no
o ato fazem parte
o documento direta
queSade,
no fazemou
partergos
Federal da ou
Administrao
Estadual. P-
Tribunal
Contas da(TCU).
da Unio Unio (TCU).
Advocacia Geral
Fundao Nacional
[MMA2] C
deverovir
acentograv

mouse em Expedir.
48

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

DOCUMENTO
cliqueboto
registro expedido
expedido no Ocampo
DOCUMENTO
INFORME comO
o
[PESQUISAR].

49

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
campos da expedio:
boto [+].
SEDEX, em mos etc.

50

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
EXPEDIR.
Cancelar Expedio

mouse em EXPEDIR.
Cancelar Expedio

INFORME O DOCUMENTO
ter com cancelada
a expedio o boto no
esquerdo do mouse
campo INFORME no
O DOCU-
botoMENTO
[PESQUISAR].
51

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
3) Clique comcom
3) Clique o boto
o botoesquerdo
esquerdo dodo mouse
mouse no boto
no boto [CANCELAR].
[CANCELAR].
Lembretes:

Lembretes:
cancella.
Gerar
O cancelamento
Expedio


seguintes passos:

mouse em EXPEDIR.
52

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

O DOCUMENTO
cliquequecom
ter aoguia
boto esquerdo
impressa do mouse
O DOCUMENTO
[PESQUISAR].
[PESQUISAR].
53

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
3) Clique comcom
3) Clique o boto
o botoesquerdo
esquerdo dodo mouse
mouse no boto
no boto [IMPRIMIR
4) Preenchendo para
campos para gerar
gerar a de
Expedio:
1. Escolha
gerar
1.Expedio
2. Listagem clique
GUIA os
pararegistros
gerar aguia:
dos expedientes
2. Escolha
nesta parte
lista, da Guia
todos registros
clicando com o boto
selecionado.
registro.
registro.
54

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
IMPRIMIR
Expedio

mouse em EXPEDIR.
1) V Reimprimir
DOCUMENTOS
1) V em
mouse EXPEDIR.

INFORME O DOCUMENTO
O DOCUMENTO
botoe[PESQUISAR].
boto [PESQUISAR].
55

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
3) Clique comcom
3) Clique o boto
o botoesquerdo
esquerdo dodo mouse
mouse no boto
no boto [IMPRIMIR

campo DOCUMENTO.
4) V em Clique com
e digite esquerdo
o nmero do
campo DOCUMENTO.
[REIMPRIMIR GUIA
Receber expedientes
Receber expedientes
n 1.864/2011, 4 de evita
2011, em e
artigo 9, vedado
Receber
facilita
o controle e oda
teresse do rgo.
O recebimento
MS/GM n 1.864/2011, de 4ou
agosto de 2011, ser
feito fisicamente
Receber
expedientes
fisicamente:
aos rgos Isso evita
perdaode documentos
recebimento de e
facilita o controle
interesse do rgo.
turas e carimbos.
e na ordem de
exata das pginas.
56

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8


de 2011.

estaemnegrito
57

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
2) Existem trstrs
2) Existem formas
formas de receber
expediente noso
no SIPAR, SIPAR,
elas: so elas:
[RECEBER].
de uma nica vez.
esquerdo
a unio do ou
tratem sobre os
tramitar
uma juntos.
do mouse. nica vez.


[PESQUISAR].
58

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

registros
2) inseridos)
ter os boto
[PESQUISAR].
[PESQUISAR].

um
3) clique com o
3) Informe
Informe oo nmero
boto
nmero esquerdo
dodo
registro do ser
que
queinserido
ser boto
ao [INSERIR].
registro principal
ao e d principal
e d
um cliqueboto
comesquerdo
do mouse
Desfazer a insero
Repita essa operao
Quandoessa operao
inserir os
essa
documentos
Repita
situao necessrios.
essa
desfeita,
Desfazer operao
seja
necessidade
documentos
dos necessrios.
operaes no SIPAR:

1)
esquerdo 1) Vdo
ao mouse.

[PESQUISAR].
59

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

[PESQUISAR].
3) Selecione
registro ao aqual
ao qual a insero
insero ser
esquerdo do
[DESFAZER INSERO].
Repita essa
Repita operao
essa quantasquantas

abaixo:

esquerdo do mouse.
60

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
2) Informe
2) Informe o nmero
ser ALTERADO e od
boto clique
2) Informe
com o
o botonmero do

boto [SALVAR].
61

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Importante

Importante
SUALIZAR.

aes:


62

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

mouse.

2) 2) Informe
Informe o nmero do
setor com o boto
e d um
clique com
clique com
o boto
o boto
esquerdo
esquerdo
do mouse no
do[PESQUISAR].
boto [PESQUISAR].


63

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

QUIVAR].

setor.
2. Registros
setorialmente.
guardado.

mouse.

64

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
2) Informe o nmero
do registro SIPAR
e d um
o boto
clique com o boto
esquerdo esquerdo
3) Clique comcom
3) Clique o boto
o botoesquerdo
esquerdo dodo mouse
Importante

Importante



esquerdo do mouse.
65

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

clique com o boto
esquerdo esquerdo


boto [COMENTAR].

boto [COMENTAR].
66

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

boto [COMENTAR].
Importante

tambmImportante
ser visualizado.
Excluir Comentrio

esquerdo do mouse.
Excluir Comentrio
Excluir Comentrio
esquerdo do mouse.

um cliqueboto
comesquerdo

mouse no boto
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
[EXCLUIR].
Importante

exclu-lo!

go em queS o usurio


esquerdo do mouse.
68

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Figura pgina 78

[PESQUISAR].
69

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

[PESQUISAR].
chave 2)eInforme
d oum clique
nmero comSIPAR
clique
[PESQUISAR].

mouse3)no boto

esquerdo do mouse.

[PESQUISAR].
70

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

excluda(s) e d
2) Informe um do
o nmero clique
registrocom o boto
mousee d clique
[PESQUISAR].
[EXCLUIR].
Importante

poder exclu-la.
gistro.


71

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

mouse.

pesquisa.
pesquisa.

Pesquisa
realizar Avanada
pesquisas SIPARde
no banco ANTIGO:
dados do com esta
realizar
produzidos
72 pesquisas
2010).
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

mouse.

pesquisa.
pesquisa.
73

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8



Tipos de processo:

ber o processo.
75

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
em REGISTRO.

Registrando
em 1)
REGISTRO.
2) D 2)um
D clique com
marcada na imagem
imagem REGISTRO DE
REGISTRO

76

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Insumo
tcnicos das reas
aposto que realizam
expediente; opo
Insumo
leve os processos
dever serestratgico
marcada a opo para
Figura 21 Exemplo
carimbo de Carimbo
de Sade.

77

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
registro de origem.

rm bem explicativa.
Importante
78

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Erros comuns
Erros comuns
processo.
Interessado: campo
onde se escolhe
uma uma
unidade douma
Ministrio
alguma o
tado no processo?
Importante
Importante
qual
ele representa.
expedientes.
de todos

Importante
comentrio.
79

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
da seguinte forma:

autuao.
meio de memorando.

Importante
deve ser numerada.
80

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
deve ser numerada.

As peas
carimbo seropara
numerao pelasque
unidades que as a
identificao/sigla
numerao procedido
existente, insero
prprio para
documentos. Ex.:
Figura
Figura 22 Posio
Posiodo
docarimbo
carimbodede numerao
processo

Importante
81

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

[
N
d
Quando houver
conforme demonstrao
receba mesma
o carimbo, conforme

informao.
82

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

o de Folha 83

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Renumerao de Folha

Figura 2525Figura
Figura Exemplo
Exemplo de como
de como
renumerar
de como folhas
folhas
renumerar folhas

serindo o nmero
Figuracorreto
26 Carimbo
numerao

meio de
Fonte: despacho.
Autoria prpria.
Importante:
Caso suasrenumerao
aps dedespacho
o ltimo despacho.
do processo.
84

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Caso direito.
em 1)JUNTADA.

sero inseridos.


85

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

3) campo
Informemarcado

Aps informar
boto ononmero
boto [INSERIR].
Encerramento e e
Abertura de volume
Encerramento
Abertura de volume
86

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
expediente).
[MMA4] Com
NormativaMP
dezembrode2
Abertura de volume
Abertura de volume
Abertura
Nadeabertura
incluir emanterior.
[MMA5] Com
NormativaMP
dezembrode2
87


Figura2828
Figura Termo
Termo de Abertura
de Volume
[MMA5] Com
NormativaMP
dezembrode2

Juntada
tipo de juntada:

Importante

88

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Figura2929
Figura Procedimento
por apensao

Passo
Passoa passo:
a passo:
est sendo apensado.
89

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

dezembrod
[MMA6]
Normativa
dezembro

V aoFazendo
menu apensao no no
aPROCESSO >SIPAR
em JUNTADA.
e d umcom
clique clique com
o boto o boto
esquerdo esquerdo
do mouse do mouse
em JUNTADA.
em JUNTADA.

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

do processo clique
principal, com
aquele ao oqual
boto esquerdo sero
os processos do
mouse no boto
no boto

PROCESSO.
PROCESSO.

apensado.
apensado.
91

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

TIPO e mude
para APENSAO.
PROCESSO.
boto [APENSAR].

apensado.
92

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Importante
Desapensao

Importante


DESAPENSAO

93

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8


Fonte: Autoria
processos no SIPAR.
processos no Sipar.
[MMA7] Co
NormativaMP
dezembrode
94


esquerdo do mouse.

esquerdo do mouse.

2) Informe o nmero
aquele nonoqual
botoos processos
[PESQUISAR].

95

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
campo SELECIONAR.


96

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Importante:

Importante:

A juntada
Opor ANEXAO
numerado.
semelhantes.

Anexao
semelhantes.

97

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Figura3333
Figura Termo
Termo de Juntada
por Anexao
[MMA8] Comen
NormativaMPOG/
dezembrode2012

2. nico
conjunto.
anexao.
4. Informar,
OBS.: na capa
acessrio processo
ou desmembramento,
acessrio dasfoi
por anexao.
despacho.
98

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8


Realizando
Realizando
mouse a
em anexao
JUNTADA. no SIPAR
mouse em JUNTADA.
99

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

mouse no boto

PROCESSO.

PROCESSO.

anexado.

anexado.
100

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
5) V 5)
aoVcampo
ao campoTIPO DE
TIPO DE JUNTADA
JUNTADA e mudeepara
mude para ANEXAO.
ANEXAO.
boto [ANEXAR].
boto [ANEXAR].
101

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Desmembramento
Desmembramento
Passo a Passo:
O os documentos a
desmembramento
desmembrados.

Passo:

102

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Figura
Figura 35 35 Termo
NormativaMP
dezembrode
[MMA9] Com
NormativaMP
dezembrode2
Fonte:3. Colocar
MPOG/SLTIM n 05,ao
de 19final do de
desmembramento.
Exemplificando
desmembramento.
Figura
Procedimento
de desmembramento
o passo a passo:

deve-se

103

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Importante:

Importante:
Ovedada a retirada
peaprimeira peaado
ser numerado.

Desmembrar no SIPAR
1)Desmembrar
V ao menuno SIPAR
1) V em
mouse JUNTADA.

104

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

3) Selecione
no campo
que ser
mouse no campo
SELECIONAR.
SELECIONAR.
105

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
e clique com o boto
Importante
Importante
Importante
106

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Desentranhamento

ODesentranhamento
Passo aautoridade
Passo:competente.
Passo a Passo:
desentranhamento
Figura 3737
[MMA10] Comentr
NormativaMPOG/SLTIn
dezembrode2012.

3. Fazer despacho
e colocado aoofinal
desentranhamento,
deve ser numerado.
107

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Figura
Figura 3838 Termo
de Desentranhamento
[MMA11] C
NormativaMP
[MMA11] C
dezembrode
NormativaMP
dezembrode


o entendimento e
cpia renumeradas
integral e devem
do documento e
conter oCaso
inseri-la carimbo
noseja
local de
doconfere
inserido original.
no com
processo um o
Essas original.
cpiasqueno
Caso seja inserido
a necessi-
assunto
dade daCaso do seja
retirada mesmo,
da pea, no ou
inserido noque
sendo foi fazer
processo
necessrio inserido
documento
quedesentranhado.
no corresponda ao
integralmente
Termo retirarde
108

mouse
cpia em JUNTADA.
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Desentranhar
mouse emmenu
1) V ao JUNTADA.

mouseapsno informar
boto [PESQUISAR].

109

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

4) Clique com
4) Clique o oboto
com esquerdo

[CONFIRMAR].
110

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Importante
Importante
O desentranhamento
tenha sernmero
desentranhada
Reconstituio no
de processo
Reunir cpias dostem
e no nos rgos
procedimento
Criao a apurar
o seu nmero,
no registro do
processo:
Reunir cpias ados
que forem jul-
pelogadas
qualconvenientes.
tramitou.
Criao de memorando
111

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
5 CLASSIFICAO

5 Classificao

gos. (Dicionrio
temporalidade dos
agrupar
deClassificar
operao.
No h uma
atividade humana.

de classificao
Para podermos
e orgnicas qualquer
subdivises.
tos, so eles:
113

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8


(Schellenberg).



mos, como se segue:
114

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8


Geral), tem-se:
ao Geral), tem-se:
115

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

[MMA12

Relaes

Lgicada
domaiorp

que cor-de
documentos.

questo.
116

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Classificando
Figura4343
Figura Memorando
Memorando
Fonte:
Fonte: Autoria
Autoria prpria.
prpria.
PassoPasso
01: leia todo
documento com muita
muita ateno;
ateno; aps estaaps
leitura,esta
faa asleitura, faa
seguintes as
perguntas:
1.Alterao
de Frias.
produzido?
R:documento
de Frias.
R: Sim.
117

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
R: Sim.

documento trata?
4.
for no, deque
quaisooutros
documento trata,
cumento foi criado?
[MMA13] C

1)[...]Porq

rea-fim, faa
Passo 02:opara
seguinte:
seguinte:
s atividades
2. Esse finalsticas

rea-meio.
documentos,
Passo 03:faa
para o seguinte:
118

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

R: rea-meio.
2. NoR:instrumento
Sade,administrao
encontre apblica,
parteadotado
posta acima;
Fonte:
Autoria prpria.
R: Servidor.
R: Servidor.
aos servidores?
R:2. Qual
Gesto atividade
R: de
119

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Figura Figura Lgica
de classificao

4. Dentro
4. Dentro
do assunto
assunto queque
mais se
aproximou,
que descreve
um assunto que que
melhor o do-
descreve
est
o documento
sendo que
classificado.
7 Modelo de Lgica
de classificao
Fonte: prpria.
120


2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

[MMA14] Come
[MMA14] Co
Grupoemc.a.
4. Passo
Fonte:
Fonte: 04:
Autoria prpria.
prpria
Figura 49Exemplo
Exemplo de onde
cdigo

Importante:

Importante:
rea.
Evite classificar
ele produzido. 121
rea.
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Importante:
Classifique

Instrumento
os prazos
Figura Tabela

Entendendocampos
da Tabela
Tabela dede
Temporalidade
Temporalidade
dos documentos.
o referencial
documentos .
122

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Figura
Figura 5151 Fases
Fases do documental
Fonte:
Fonte: Autoria
estabelecida para
estabelecida ou a
para cada docu-
guarda permanente.
Figura 52 Destinao
Finalpara
guarda permanente.

4) Observao:
informaes
complementar
tabela.

tabela.

123

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Arquivos da dos
Sadedo
6.1 Transferncias
Os documentos
de Documentos
Os documentos podem
uma de Guardasiga
o passo do a
Ministrio
passo:da
1) Entre

com oaprazo
Resoluo
ralidade n 14 do
Figura 53Aplicao
de temporalidade


que est
funcionamento
1
125
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
3. Comprovado poder

126

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Figura
dentro55 da
4) Formedossis,
Elaborao
capa deosdossi
de dossi,
conforme seguindo
de cada classe.
dossi.
Fonte: Autoria
Fonte: prpria.
Autoria prpria.
[MMA15

[MMA15] Com

PropostaOram

127



PropostaO

Fonte:
Autoria prpria.
1) 4)
Organize Para
4) Para
todos
os
os processos,
os processos
processos, organize
organize conforme
por cdigo
conforme
os seguintes
de classificao.
os seguintes
passos: passos:
Organizetodos
1) Organize de
todos os
arquivamento
classificao.
de classificao.

128

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8


transferncia.
129

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

7) Figura 60 Dossi
Coloque em caixa
130

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Figura
8) Faa61 Espelho
da caixa.

[MMA17] C
sequnci
sequncian

Fonte:
Autoria prpria.

8) 9) Colar
Cole o espelho
na caixa-arquivo.
Figura 62 Colar

131

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
a transferncia.

tcnico.


132

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

Figura 63 Aplicao
temporalidade
Fonte: Autoria
prpria.

1. Encontre
2) Olhe ade
dataanos
do documento
que est e faano
o seguinte
o ano em
ARQUIVO
2012.
3. Verifique
destinao e seveja
final no
eliminao.
4) Caso aeliminado,
seja sim, ohouver
documento a aprovao
quando houver
o, por cdigo.
133

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8


Fonte: Autoria
Preencha prpria.
4. FiguraPreencha
65 Listagema
delistagem

134

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8



acesso
Sade a terceiros.
poder Nopor
meio de estrutura,
ou desarquivamento.
6.3.1 Consulta
6.3.1 Consulta
documentos.
135

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
6.3.2
6.3.2Emprstimo
Emprstimo
nhuma alterao Este
documento noumpoder
alterao ou

arquivo SIPAR dos
prstimo, e todos
registros SIPAR
de dos documentos
informar a
disponibilidade
O 3.
setor/unidade
o arquivo 05 dias
o4)
documento
documento, ainda
de emprstimo.
136


decontados
renovaoa partirde
da
emprstimo.
Caso seja
de emprstimo.
entrar um emprstimo
necessidade
os
a retirada
voltarguarda
a trami-
intermediria
tar parae incluses.
tramitar e receber
dos rgos
desarquivamento
motivado pelas
a passo:


137

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8


138

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Glossrio


mesmo.
digitais.
139

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8






mento.
nao de documentos.

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141

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Referncias

out. 2012.



Braslia, v. 36, n.1, p. 7, 8 set. 2000.



143

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8



out. 2012.
144

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
EDITORA MS
MINISTRIO DA SADE
OS 2013/0132

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Ministrio da Sade
ISBN 978-85-334-2004-5

Braslia DF
2013
coleo arquivo
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
GOVERNO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO
MANUAL DE GESTO DE
DOCUMENTOS
Rio de Janeiro
2012

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
GOVERNO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

Srgio Cabral
SECRETARIA DE ESTADO DA CASA CIVIL

Regis Fichtner
SUBSECRETARIA DE GESTO DA CASA CIVIL

Marco Antonio Horta Pereira
ARQUIVO PBLICO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

Paulo Knauss
Assessoria Tcnica
Fernanda de Moraes Costa
Diviso de Gesto de Documentos

Mariana Batista do Nascimento
COORDENAO
Valria Regina de Almeida Morandi
REDAO
Carla Regina Petrpolis Vieira de Castro Freitas
Cristiane Nunes Virgnio
Daniela Galdina Machado
Fbio da Silva Siqueira
Gabriela de Souza Jordo dos Santos
Luciane Tom da Cunha
Marcelo Mrida
Maria Rosangela da Cunha
Mariana Batista do Nascimento
Ndia Dvaki Pena Garcia
Patrcia de Mello Silva
CONSULTORIA
Ana Clia Rodrigues
Universidade Federal Fluminense (UFF)
Coordenao do Programa de Gesto de Documentos do Estado do Rio de Janeiro (PGD)

Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro
Praia de Botafogo, 480
22250-020 - Rio de Janeiro / RJ
Tel. 21- 2332-1444
E-mail: pgd@aperj.rj.gov.br

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
SUMRIO
INTRODUO ......................................................................................................................7
1. PROGRAMA DE GESTO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO
(PGD) ......................................................................................................................................8
2. FUNDAMENTOS DO PGD.............................................................................................. 10
2.1. Gesto de Documentos ................................................................................................... 10
2.2. Funes arquivsticas ..................................................................................................... 13
2.2.1. Identificao ................................................................................................................ 13
2.2.2. Classificao ................................................................................................................ 14
2.2.3. Avaliao ..................................................................................................................... 15
3. METODOLOGIA DO PGD ............................................................................................. 16
3.1. Sistema de Identificao de Tipologia Documental (SITD) .......................................... 16
3.1.1. Mdulo 1 Identificao do rgo Produtor ............................................................ 17
3.1.2. Mdulo 2 Identificao de Tipologia Documental ................................................... 17
3.2. Plano de Classificao de Documentos .......................................................................... 18
3.2.1. Objetivos ...................................................................................................................... 19
3.2.2. Modelo de Plano de Classificao de Documentos ..................................................... 19
3.2.3 Como aplicar o Plano de Classificao de Documentos .............................................. 21
3.3. Tabela de Temporalidade de Documentos .................................................................... 22
3.3.1. Objetivos ...................................................................................................................... 23
3.3.2. Campos da Tabela de Temporalidade de Documentos .............................................. 23
3.3.3. Como aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos........................................ 25
3.3.4. Eliminao de Documentos ......................................................................................... 26
3.3.5. Procedimentos de Eliminao de Documentos ........................................................... 27
3.3.6. Transferncia de Documentos..................................................................................... 28
3.3.7. Procedimentos de Transferncia de Documentos ....................................................... 28
3.3.8. Recolhimento de Documentos ..................................................................................... 29
3.3.9. Procedimentos de Recolhimento de Documentos ....................................................... 29
4. CONTROLE DE ACESSO ............................................................................................... 30
4.1. Documentos Ostensivos .................................................................................................. 31
4.2. Documentos Sigilosos ..................................................................................................... 31
4.2.1. Documentos Reservados.............................................................................................. 32

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
4.2.2. Documentos Secretos ................................................................................................... 32

4.2.3. Documentos Ultrassecretos ......................................................................................... 33
4.3. Acesso a Informaes Pessoais ....................................................................................... 33
4.4. Competncias para a Classificao de Grau de Sigilo .................................................. 34
4.5. Prazos de Restrio de Acesso ....................................................................................... 34
4.6. Vigncia dos Prazos de Grau de Sigilo .......................................................................... 35
4.7. Critrios para Determinao do Grau de Sigilo ............................................................ 35
4.8. Atendimento ao Cidado................................................................................................ 35
5. CONSERVAO DE DOCUMENTOS .......................................................................... 37
5.1. Manuseio ........................................................................................................................ 38
5.2. Acondicionamento .......................................................................................................... 38
5.3. rea de Guarda .............................................................................................................. 39
6. REFERNCIAS ................................................................................................................ 41
6.1. Legislao ....................................................................................................................... 41
6.2. Dicionrios Tcnicos ...................................................................................................... 43
6.3. Bibliografia Bsica ......................................................................................................... 43
6.4. Sites de Consulta ............................................................................................................ 45
7. GLOSSRIO .................................................................................................................... 46
ANEXO I - MODELOS DE DOCUMENTOS
Modelo A - Listagem de Eliminao de Documentos
Modelo B - Termo de Transferncia de Responsabilidade de Documentos
Modelo C - Termo de Eliminao de Documentos
Modelo D - Listagem de Transferncia de Documentos
Modelo E - Termo de Transferncia de Documentos
Modelo F - Listagem de Recolhimento de Documentos
Modelo G - Termo de Recolhimento de Documentos
Modelo H - Requerimento de Acesso Informao
Modelo I - Termo de Responsabilidade pelo Uso e Divulgao de Informaes

4

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Modelo J - Documento de Arrecadao do Estado do Rio de Janeiro (DARJ)
Modelo K - Afirmao de Hipossuficincia de Renda
ANEXO II - ACESSO INFORMAO - FLUXOS DE PROCESSOS DE

TRABALHO
FLUXOGRAMA I Acesso Informao

FLUXOGRAMA II Disponibilizar Documento
FLUXOGRAMA III Controlar Prazo
FLUXOGRAMA IV Desclassificar Documento
FLUXOGRAMA V Classificar Documento
FLUXOGRAMA VI Solicitar Recurso
ANEXO III - PERGUNTAS FREQUENTES
1. Quais devem ser as caractersticas dos profissionais que desempenham as atividades de

arquivo?
2. Como criar uma Comisso de Gesto de Documentos (CGD)?
3. Qual deve ser o perfil do servidor para compor a Comisso de Gesto de Documentos?
4. Para qu uma poltica de gesto de documentos?
5. Porque no se deve chamar arquivo morto?
6. possvel eliminar documentos de arquivo da administrao pblica?
7. A microfilmagem permite a eliminao imediata do documento original?
8. Quais so as penalidades aplicveis caso a documentao pblica seja eliminada,
negligenciada ou divulgada sem autorizao da administrao pblica?
9. As fotografias e filmes digitais produzidos na minha instituio podem ser
considerados documentos arquivsticos?
10. Um website pode ser considerado um documento arquivstico?
11. Mensagens de correio eletrnico (e-mails) podem ser consideradas documentos
12. O documento digital e o documento digitalizado so a mesma coisa?
13. A digitalizao permite a eliminao imediata do original?
14. Quando um documento digital produzido e depois impresso, qual deles o original?

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
15. Posso eliminar documentos arquivsticos digitais? Como faz-lo?

16. Como posso preservar documentos em formato digital?
17. O que o Projeto Processo Digital?
18. O que o Processo Digital?
19. Qual a validade legal do processo em meio digital?
20. Quais benefcios sero gerados para o trabalho atual e para a administrao pblica?

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
INTRODUO
A Lei Estadual n 5.562, de 20 de outubro de 2009, conhecida tambm como Lei Estadual
de Arquivos e que dispe sobre a poltica de arquivos pblicos e privados, define em seu
artigo 1 que:
dever dos rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual a
gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como
instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento
social, educacional e cientfico e como elementos de prova e informao
do Estado e do cidado, para a efetividade dos direitos e garantias
individuais e coletivos.
A fim de atender o dispositivo legal, a Secretaria de Estado da Casa Civil e o Arquivo

Pblico do Estado do Rio de Janeiro (APERJ) desenvolveram o Programa de Gesto de
Documentos do Estado do Rio de Janeiro (PGD) com o objetivo de promover a
racionalizao e padronizao dos procedimentos gerais referentes gesto de documentos
na administrao pblica estadual.
Este Manual de Gesto de Documentos foi pensado como um instrumento prtico do PGD
para o uso cotidiano na gesto de documentos nos diversos rgos e entidades da
administrao pblica estadual. Assim, alm de uma breve apresentao do PGD e seus
fundamentos legais e conceituais, os captulos seguintes procuram apresentar passo a passo
o processo de construo dos instrumentos tcnicos que caracterizam a metodologia do
PGD, bem como os procedimentos gerais de controle de acesso informao e orientaes
bsicas para conservao de documentos. Ao lado disso, o manual apresenta referncias
bsicas de consulta e leitura alm de um glossrio dos principais termos prprios da
linguagem da gesto de documentos. O manual contm ainda um anexo com os modelos de
documentos mencionados no texto e que devem ser empregados nos diversos
procedimentos da gesto documental no Estado do Rio de Janeiro. Ao final, apresenta-se
uma lista de perguntas frequentes.
O conjunto deste trabalho deve ser compreendido como mais uma demonstrao da busca
pela eficincia na administrao pblica e de valorizao do patrimnio documental do

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Estado do Rio de Janeiro, a partir do compromisso com a preservao e o acesso a

documentos e arquivos, considerando a informao um direito bsico da cidadania.
1. PROGRAMA DE GESTO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO RIO DE

JANEIRO (PGD)
O Programa de Gesto de Documentos do Estado do Rio de Janeiro (PGD) foi iniciado com
a publicao do Decreto Estadual n 42.002, em 21 de agosto de 2009, que dispe sobre
avaliao e destinao de documentos produzidos e recebidos pela administrao pblica.
O Programa de Gesto de Documentos do Estado do Rio de Janeiro (PGD), ao lado do
Programa Processo Digital e do projeto da nova sede do Arquivo Pblico do Estado do Rio
de Janeiro, integra as trs aes que compem o projeto de "Modernizao da Gesto da
Documentao Pblica do Estado do Rio de Janeiro e Reestruturao do Arquivo Pblico",
que, sob a coordenao da Secretaria da Casa Civil, est inserido no planejamento
estratgico de governo e visa beneficiar a administrao pblica estadual, cidados,
pesquisadores, entidades cientficas brasileiras e demais instncias governamentais. O PGD
tem como objetivos principais: a disponibilizao da informao do Estado de forma
organizada, acessvel e protegida; a atuao do Arquivo Pblico do Estado do Rio de
Janeiro como gestor da documentao estadual com modernas instalaes fsicas; o
fortalecimento de mecanismos de transparncia administrativa e de comunicao; e a
modernizao da gesto da informao e integrao dos sistemas de tecnologia.
O PGD se desenvolve a partir do trabalho das Comisses de Gesto de Documentos (CGD)

existentes em cada rgo da administrao pblica estadual, sob a coordenao do Arquivo
Pblico do Estado do Rio de Janeiro (APERJ) como rgo central do Sistema Estadual de
Arquivos (SIARQ-RJ). As CGDs so auxiliadas por subcomisses, integrando gestores e
operadores do Sistema de Identificao de Tipologia Documental (SITD). As Comisses e
subcomisses so compostas por um representante de cada rea fim, um especialista de
documentao e um especialista de protocolo, com indicao do membro presidente, e
publicada em sequncia de suplncia. As competncias do APERJ e das CGDs esto
8

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
definidas no Decreto n 43.871, de 08 de outubro de 2012, que dispe sobre a criao do

Sistema de Arquivos do Estado do Rio de Janeiro (SIARQ-RJ).
No mbito especfico do PGD, compete ao Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro

(APERJ):
Coordenar as atividades do Programa de Gesto de Documentos do Estado do Rio de

Janeiro (PGD), promovendo orientaes terico-metodolgicas relativas produo,
classificao, avaliao, tramitao, uso, arquivamento, destinao de documentos, entre
outros;
Orientar, em conjunto com as Comisses de Gesto de Documentos (CGD), os
respectivos rgos e entidades da administrao direta e indireta quanto implantao,
execuo e aplicabilidade do Programa de Gesto de Documentos do Estado do Rio de
Janeiro (PGD);
Aprovar o contedo e as respectivas alteraes dos instrumentos de gesto, incluindo
planos de classificao de documentos e tabelas de temporalidade das atividades-fim do
Poder Executivo do Estado, elaborados pelas Comisses de Gesto de Documentos
(CGD);
Manter atualizados os instrumentos de gesto: Planos de Classificao e Tabelas de
Temporalidade de Documentos de Atividades-Meio do Poder Executivo do Estado,
elaboradas pelas Comisses citadas no inciso anterior;
Acompanhar e garantir a qualidade do Programa de Gesto de Documentos do Estado do
Rio de Janeiro (PGD);
Articular com o rgo Gestor do Processo Digital aes de desenvolvimento e
implementao de sistemas de informao e gesto eletrnica de documentos, no que
tange definio de requisitos arquivsticos referentes produo, classificao,
indexao, controle terminolgico, avaliao, fidedignidade, integridade, autenticidade,
criticidade, tramitao, manuteno e preservao dos objetos digitais;
Fiscalizar, por intermdio das Comisses de Gesto de Documentos (CGD), os rgos e
entidades da administrao direta e indireta do Estado do Rio de Janeiro no

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
cumprimento das normas e procedimentos tcnicos estabelecidos pelo Sistema de

Arquivos do Estado do Rio de Janeiro (SIARQ-RJ);
Definir a poltica de transferncia e recolhimento da documentao do Poder Executivo
do Estado do Rio de Janeiro;
Promover a capacitao, o aperfeioamento, o treinamento e a reciclagem dos
servidores, por meio de cursos, palestras e seminrios voltados para a gesto de
documentos.
Compete s Comisses de Gesto de Documentos (CGD), institudas no mbito do

Programa de Gesto de Documentos do Estado do Rio de Janeiro (PGD):
Implementar normas e procedimentos de gesto documental no seu respectivo rgo ou

entidade;
Elaborar e manter atualizados, sob orientao do APERJ, seus instrumentos e gesto de
documentos;
Gerenciar os procedimentos de seleo e destinao de documentos, a partir das tabelas
de temporalidade aprovadas pelo APERJ;
Fiscalizar o seu respectivo rgo ou entidade em relao ao cumprimento de normas e
procedimentos tcnicos estabelecidos pelo SIARQ-RJ;
Gerir e controlar o acesso aos documentos, no seu respectivo rgo ou entidade, com
vistas ao atendimento dos ditames da Lei Federal N 12.527, de 18 de novembro de
2011, e do Decreto Estadual n 43.597, de 16 de maio de 2012.
2. FUNDAMENTOS DO PGD
2.1. Gesto de Documentos
O conceito de gesto de documentos surgiu aps a II Guerra Mundial, poca de avano da

cincia e da tecnologia e de exploso documental na administrao pblica, o que imps a
necessidade de racionalizar e controlar o volume de grandes massas documentais
acumuladas.
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No Dicionrio de Terminologia Arquivstica, do Conselho Internacional de Arquivos, a

gesto documental abordada como uma rea da administrao geral dos rgos
relacionada com os princpios de economia e eficcia da produo, manuteno, uso e
destinao final dos documentos, referindo-se como um conjunto de medidas e rotinas que
tem por objetivo a racionalizao e eficincia na produo, tramitao, classificao,
avaliao, arquivamento, acesso e uso das informaes registradas em documentos de
arquivo". Trata-se um processo de interveno no ciclo de vida dos documentos de arquivo
para garantir agilidade no controle, utilizao e recuperao de documentos e informaes,
imprescindvel para o processo de tomada de decises e para a preservao da memria
institucional.
No Brasil, a Constituio de 1988 define que "compete administrao pblica, na forma

da lei, a gesto de sua documentao governamental e as providncias para franquear sua
consulta a quantos dela necessitem" (art. 216, parg.2). A Carta Magna brasileira ofereceu,
assim, o fundamento necessrio para aprovao da Lei n 8.159, de 08 de janeiro de 1991,
conhecida como Lei Nacional de Arquivos.
A gesto de documentos definida no artigo 3 da referida lei como o conjunto de

procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento
para guarda permanente. No art. 21 fica estabelecido que: "Legislao estadual, do Distrito
Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos, bem
como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal e
nesta lei".
A Lei Estadual n 5.562, de 20 de outubro de 2009, no artigo 1, reitera o disposto na esfera

federal no que se refere gesto de documentos, estabelecendo que a gesto documental e a
proteo especial a documentos de arquivos dever dos rgos e entidades da
administrao pblica estadual.
A implantao de um programa de gesto de documentos decorre da necessidade de se

estabelecer procedimentos comuns que visem uma boa administrao da produo
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documental, a fim de que esta seja controlada desde o momento da produo at a sua
destinao final, prevendo eliminao ou preservao definitiva. Segundo as diretrizes do
Conselho Internacional de Arquivos, um programa de gesto de documentos deve ser
desenvolvido em trs fases: produo; utilizao e conservao; e destinao (eliminao).
Produo: concepo e gesto de formulrios, preparao e gesto de correspondncia,

gesto de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gesto da informao e aplicao
de tecnologias modernas a esses processos;
Utilizao e conservao: criao e melhoramento dos sistemas de arquivos e de
recuperao de dados, gesto de correio e telecomunicaes, seleo e uso de
equipamento reprogrfico, anlise de sistemas, produo e manuteno de programas de
documentos vitais e uso de automao e reprografia nestes processos; e
Destinao: identificao e descrio das sries documentais, estabelecimento de
programas de avaliao e destinao de documentos, arquivamento intermedirio,
eliminao e recolhimento dos documentos de valor permanente s instituies
arquivsticas.
Na fase de produo devem ser definidas normas de criao visando no s a

racionalizao de recursos materiais para o registro das informaes, mas principalmente a
manuteno da integridade, autenticidade, fidedignidade e unicidade do documento de
arquivo.
A utilizao envolve o controle, uso, acesso e armazenamento de documentos necessrios

ao desenvolvimento das atividades de uma organizao. Refere-se ao fluxo percorrido pelos
documentos para cumprir as competncias, funes e atividades administrativas do rgo.
A fase de destinao envolve decises sobre quais documentos devem ser preservados ou
eliminados, referindo-se anlise e fixao de prazos de guarda dos documentos.
So objetivos gerais da gesto de documentos:
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Interao sistmica da rede de arquivos com o sistema de protocolo, objetivando a

normalizao de parmetros para a produo, tramitao, classificao, avaliao e
uso dos documentos de arquivos;
Avaliao e seleo dos conjuntos de documentos que devem ser preservados
permanentemente e dos que podem ser eliminados sem prejuzo de perda de
informaes substanciais;
Coordenao do sistema de arquivos do rgo, definindo procedimentos para o
funcionamento dos arquivos e garantindo as transferncias, recolhimentos e pleno
acesso aos documentos; e
Centralizao normativa dos aspectos que envolvem a produo documental do
rgo.
2.2. Funes arquivsticas
A implantao dos programas de gesto de documentos se sustenta nas funes

arquivsticas de identificao, classificao e avaliao, etapas que garantem normas e
padres para produo, controle da acumulao e uso dos documentos de arquivo,
independente do suporte (convencionais ou eletrnicos).
Os instrumentos tcnicos que sustentam a implantao de um programa de gesto de

documentos so os manuais, sistemas de identificao de tipologia documental, planos de
classificao e tabelas de temporalidade de documentos.
2.2.1. Identificao
O Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica define a identificao como

"processo de reconhecimento, sistematizao e registro de informaes sobre arquivos, com
vistas ao seu controle fsico e/ou intelectual.
A identificao das tipologias documentais se fundamenta nos princpios tericos e

metodolgicos da Diplomtica Contempornea, que se define pelo estudo das formas e dos
processos de formao dos documentos de arquivo, entendidos como documentos criados
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ou recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica no exerccio de uma atividade prtica. Como
uma etapa do processamento tcnico, a identificao se caracteriza pelo estudo analtico do
rgo produtor e dos documentos produzidos. Trata-se de levantamento de dados sobre o
rgo produtor, seu elemento orgnico (estrutura organizacional) e funcional
(competncias, funes e atividades) que determinam as caractersticas que apresentam a
tipologia documental. A atividade prtica da identificao arquivstica permite traar um
panorama do contexto de produo dos documentos, subsidiando o planejamento da
produo, tramitao, classificao, avaliao e utilizao dos documentos de arquivo. Em
resumo, um trabalho de investigao e de crtica sobre a gnese do documento.
A identificao da tipologia documental uma etapa importante desta funo arquivstica.

Os tipos documentais formam as sries documentais prprias de cada rgo produtor,
porque possuem igual modo de produo, de tramitao e de resoluo final do
procedimento que lhe deu origem no contexto das atribuies (competncias, funes,
atividades e tarefas) desempenhadas por um rgo administrativo. A denominao da srie
documental obedece frmula do tipo: espcie + atividade (verbo + objeto da ao), sob a
qual incide os critrios de classificao, avaliao, descrio e planejamento de produo.
No mbito do PGD, as informaes coletadas nesta pesquisa ficam registradas no Sistema

de Identificao de Tipologia Documental (SITD), que origina o Manual de Tipologia
Documental.
2.2.2. Classificao
Como funo arquivstica, a classificao pode ser considerada a espinha dorsal da gesto
de documentos, que consiste em estabelecer a imagem do contexto onde so produzidos os
documentos. Significa separar, diferenciar, distinguir ou dividir um conjunto de elementos
da mesma composio (rgo produtor, competncias, funes, atividades) em classes e
subclasses documentais que se articulam formando o fundo de arquivo. evidente que a
disperso de documentos compromete a integridade do arquivo, por isso a classificao est
fundamentada no princpio de provenincia e no princpio da ordem original.
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Por definio, a classificao uma sequncia de operaes que, de acordo com as

diferentes estruturas, funes e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os
documentos de um arquivo, de acordo com o Dicionrio de Terminologia Arquivstica
(AAB-SP). O estudo das caractersticas do rgo produtor - das competncias, funes e
atividades - permite que se posicione a tipologia documental produzida na estrutura interna
do fundo documental. Estes dados ficam registrados no Plano de Classificao de
Documentos, que o instrumento que permite a enunciao lgica e hierrquica de um
conjunto de documentos produzidos por um rgo.
2.2.3. Avaliao
A avaliao de documentos de arquivo uma etapa decisiva no processo de implantao de

polticas de gesto de documentos, pois traz agilidade ao processo de recuperao dos
documentos e das informaes neles contidas; possibilita eliminao criteriosa de
documentos, a reduo da massa documental acumulada e a consequente liberao de
espao fsico, a preservao dos documentos de guarda permanente, alm do estimulo
pesquisa e uso de dados retrospectivos.
A avaliao um processo interdisciplinar de anlise documental, que consiste em atribuir

valores aos documentos (primrio e secundrio) e analisar seu ciclo de vida, com a
finalidade de estabelecer os prazos de guarda dos documentos e sua destinao final
(eliminao ou guarda permanente).
O valor primrio relaciona-se ao motivo pelo o qual o documento foi produzido, logo, a
definio de prazos deve considerar a frequncia de uso que a instituio faz do documento
para concluir a ao que determinou sua criao. Encerrados os efeitos da ao registrada,
reduzida a frequncia de uso do documento arquivstico, permanecendo, porm, suas
atribuies informativas e probatrias que lhes so inerentes. O valor secundrio est
vinculado ao uso para fins diferentes daqueles que motivaram a criao do documento,
refere-se ao valor decorrente do possvel potencial informativo, preservado para pesquisa e
memria institucional.
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O instrumento da avaliao a Tabela de Temporalidade de Documentos, que um

instrumento de destinao, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos de
transferncia, recolhimento, eliminao e reproduo de documentos, conforme o
Dicionrio de Terminologia Arquivstica (AAB-SP). Nela devem constar os prazos de
arquivamento dos documentos no arquivo corrente, de sua transferncia ao arquivo central
e/ou intermedirio, e de sua destinao final, os prazos que determinam sua eliminao ou
recolhimento ao arquivo permanente. Por ser um instrumento dinmico de gesto de
documentos, a Tabela de Temporalidade deve ser periodicamente atualizada, incorporando
novos documentos que venham a ser produzidos, as mudanas que eventualmente,
ocorrerem na legislao que os fundamentam ou na estrutura do rgo produtor.
3. METODOLOGIA DO PGD
3.1. Sistema de Identificao de Tipologia Documental (SITD)
O Sistema de Identificao de Tipologia Documental (SITD) um banco de dados

informatizado do PGD que se caracteriza como instrumento tcnico da identificao
arquivstica. A Comisso de Gesto de Documentos (CGD), em cada rgo ou entidade da
administrao pblica estadual, com acompanhamento e orientao tcnica do Arquivo
Pblico do Estado do Rio de Janeiro (APERJ), deve realizar a identificao arquivstica por
meio da operao do SITD.
Inicialmente, a partir dos textos legais que dispem sobre a estrutura e funcionamento dos
rgos do Governo do Estado do Rio de Janeiro (regimentos internos e estatutos), os
membros da CGD devem alimentar o SITD, estabelecendo o quadro de identificao de
atribuies: estudos sobre as competncias, funes, atividades e reas administrativas
produtoras de documentos.
COMPETNCIA FUNES ATIVIDADES UA
(Misso) (O que?) (como?) (onde?)

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Fonte: Quadro de Identificao de Atribuies. Programa de Gesto de Documentos do Estado do Rio de

Janeiro (PGD)
A partir desse estudo, deve ser iniciado o preenchimento dos diferentes mdulos do banco
de dados informatizado.
3.1.1. Mdulo 1 Identificao do rgo Produtor
Registra a associao entre a(s) competncia(s), funes e atividades, dados obtidos a partir
dos estudos de identificao do rgo produtor.
Fonte: Sistema de Identificao de Tipologia Documental (SITD). Programa de Gesto de

Documentos do Estado do Rio de Janeiro (PGD)
3.1.2. Mdulo 2 Identificao de Tipologia Documental
Registra as caractersticas que apresentam os documentos, a partir de dados registrados

pelas equipes de operadores do SITD, treinadas para reconhecer os procedimentos
administrativos e a especificidade da tipologia documental produzida em sua unidade
administrativa (UA).
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Fonte: Sistema de Identificao de Tipologia Documental (SITD). Programa de Gesto de

Documentos do Estado do Rio de Janeiro (PGD)
Os dados do SITD so analisados para gerar dois relatrios: o Plano de Classificao de

Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos, instrumentos que so validados
pelas comisses gestoras do PGD e autoridades competentes dos rgos e entidades, para
publicao e aplicao no mbito da administrao pblica do Estado do Rio de Janeiro.
3.2. Plano de Classificao de Documentos
O Plano de Classificao de Documentos o instrumento tcnico da classificao

arquivstica. Elaborado na perspectiva funcional, deve estar estruturado em 4 (quatro)
classes subordinadas: competncia, funo, atividade e tipologia documental.
A opo pelo mtodo de classificao funcional tem por finalidade assegurar a

sustentabilidade e integridade do Plano de Classificao de Documentos, considerando que
a estrutura institucional mais suscetvel a mudanas que as atribuies desempenhadas
pelos rgos administrativos.
A Comisso de Gesto de Documentos (CGD) de cada rgo ou entidade deve solicitar ao

Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro (APERJ) apoio tcnico e metodolgico para a
elaborao do Plano de Classificao. Depois de aprovado pela autoridade competente do
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rgo ou entidade, a proposta do Plano de Classificao de Documentos de Atividades-fim

deve ser encaminhada ao APERJ para aprovao final.
A publicao do Plano de Classificao de Documentos de Atividades-fim obrigatria

para os rgos do Poder Executivo Estadual, conforme disposto no Decreto 42.002, de 24
de agosto de 2009, e dar-se- mediante Resoluo ou Portaria Conjunta do rgo com o
APERJ.
O Plano de Classificao de Documentos ser revisado e republicado a cada dois anos, ou

seja, bienalmente. Durante este perodo, na medida em que forem constatadas omisses
e/ou erros sanveis, a Comisso de Gesto de Documentos (CGD) dever atualizar o Plano
de Classificao de Documentos com as alteraes necessrias e envi-las ao APERJ para
aprovao e publicao.
3.2.1. Objetivos
Identificar as atribuies do rgo produtor;

Identificar conjuntos documentais que possuam os mesmos requisitos;
Contextualizar a produo do documento com seu objetivo e processamento
(tramitao) na atividade ao qual est associado;
Apresentar s competncias, funes e s atividades do organismo produtor, deixando
explcitas as ligaes entre os documentos; e
Facilitar o arquivamento e a localizao dos documentos de arquivo.
3.2.2. Modelo de Plano de Classificao de Documentos
A utilizao do cdigo de classificao na produo documental obrigatria e deve estar

disposta conforme modelo abaixo.
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Competncia a misso para qual o rgo foi criado.
Funo So os encargos atribudos ao rgo para o desempenho de sua competncia.
Atividade ao desempenhada no cumprimento de uma funo, e est diretamente

relacionada produo e acumulao documental.
Espcie a configurao que assume o documento de acordo com a disposio e a

natureza das informaes nele contidas. Ex: ata, carta, certido, projeto, relatrio, etc.
Tipologia documental - o conjunto dos tipos documentais; configurao que assume a

espcie documental de acordo com a atividade que ela representa. Definem as sries
documentais. Ex: Ata de reunio de conselho, Certido de registro de tempo de servio,
Projeto de Acelerao do Crescimento, Relatrio de atividades mensais.
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No Plano de Classificao de Documentos as competncias, funes, atividades e tipologia

documental apresentam-se
se hierarquicamente dispostas e recebem cdigos numricos
prprios.
Os documentos so acompanhados dos seus respectivos cdigos numricos, sendo a

primeira unidade numrica
rica indicativa da competncia, a segunda unidade indicativa da
funo, a terceira unidade numrica indicativa da ati
atividade
vidade e a quarta unidade numrica
indicativa da tipologia documental.
3.2.3 Como aplicar o Plano de Classificao de Documentos
Ao produzir um documento, deve-se:

deve
Indicar a funo na qual trabalha.

trabalha
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Localizar a atividade desempenhada.

Reconhecer a tipologia documental correspondente ao documento.
Inserir o cdigo de classificao no canto superior esquerdo do documento.
Exemplo:
No armazenamento deve-se inserir a identificao na unidade de armazenamento de

documentos (ex.: caixa, pasta, fichrio, etc.) contendo: nome da tipologia documental,
cdigo de classificao e perodo de produo.
3.3. Tabela de Temporalidade de Documentos
O instrumento tcnico da avaliao arquivstica a Tabela de Temporalidade de

Documentos.
A Tabela de Temporalidade de Documentos de Atividades-Meio do Poder Executivo do

Estado do Rio de Janeiro ser utilizada por todos os rgos e entidades do Poder Executivo
estadual, sendo a aplicao de sua responsabilidade.
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As Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades-fim dos respectivos rgos e

entidades estaduais devem ser aprovadas pelo Arquivo Pblico do Estado do Rio de
Janeiro, conforme disposto no pargrafo 3 do Decreto n 42.002, de 21 de agosto de 2009.
Anualmente, no perodo de maro a maio, a Comisso de Gesto de Documentos (CGD)

deve proceder seleo de documentos, observando os prazos expressos na tipologia
documental correspondente na Tabela de Temporalidade de Documentos, implementando
as aes a serem tomadas (transferncia, recolhimento ou eliminao).
A metodologia da avaliao demanda o conhecimento das competncias atribudas s reas

e das atividades que justificam a tipologia documental produzida, para a correta atribuio
de valores (jurdico, fiscal, administrativo e histrico), prazos de reteno (em cada unidade
da rede dos arquivos) e destinao (eliminao ou guarda permanente) para os documentos.
O procedimento de avaliao deve ser realizado por uma equipe tcnica, composta por
profissionais de diversas reas e recomendvel sempre que julgar conveniente que recorra
ao parecer de profissionais das reas produtoras de documentos, ou de especialistas como
arquivistas, historiadores, advogados e pesquisadores.
3.3.1. Objetivos
Agilizar a recuperao dos documentos e das informaes;

Apoiar a seleo e destinao dos documentos.
Reconhecer e preservar os documentos de guarda permanente;
Embasar a eliminao criteriosa de documentos;
Reduzir a massa documental acumulada; e
Liberar espao fsico.
3.3.2. Campos da Tabela de Temporalidade de Documentos
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Atividade ao desempenhada no cumprimento da funo, que est diretamente

relacionada produo e acumulao documental. As atividades vm acompanhadas do
Tipologia documental - o conjunto dos tipos documentais, configurao que assume a

espcie documental de acordo com a atividade que ela representa. Definem as sries
documentais. Ex: Ata de reunio de conselho, Certido de registro de tempo de servio,
Projeto de Acelerao do Crescimento, Relatrio de atividades mensais.
Classificao de sigilo Atribuio de grau de sigilo aos documentos pblicos visando o

acesso e a segurana da informao.
Prazo de guarda So prazos definidos com base na legislao para guarda de

documentos em arquivos correntes e intermedirios.
Corrente o tempo, expresso em anos ou em aes, em que os documentos atingem o

objetivo para o qual foram produzidos, ou seja, o tempo administrativo. Os documentos
em fase corrente podem estar em trmite ou no e o seu prazo de guarda deve ser
contado a partir da data de produo do documento.
Intermedirio o tempo, expresso em anos, que os documentos so mantidos para fins
legais e fiscais, ou seja, j esgotaram o seu prazo administrativo ou de vigncia. Os
documentos nesta fase tem uso pouco frequente, porm devem ser mantidos para
eventuais consultas. Este prazo deve ser contado a partir da data de transferncia dos
documentos do corrente para o intermedirio.
Destinao - Atribuio do destino final para os documentos aps o vencimento dos prazos
de guarda, quando considerados de guarda permanente, ou passveis de eliminao.
Eliminao - Indica quais documentos devem ser eliminados, devido ausncia de valor
histrico ou cientfico.
Guarda permanente - Indica quais documentos, devido o seu valor histrico e cientfico,
devem ser armazenados permanentemente, no devendo ser eliminados.
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Fundamentos legais e observaes Explicitao dos atos legais que embasam a

produo e os prazos de guarda das tipologias produzidas. Constam tambm informaes
relevantes quanto aos prazos de guarda e destinao.
Processo Nome do processo do qual a tipologia documental parte componente.
A Tabela de Temporalidade de Documentos deve estar disposta conforme modelo abaixo:
3.3.3. Como aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos
Ao aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos:
O responsvel pela Unidade Administrativa (UA) deve analisar cada documento

cujos prazos expiraram orientando-se pela Tabela de Temporalidade de
Documentos, anualmente, de maro a maio.
O responsvel pela UA deve selecionar as sries documentais de acordo com a ao
a ser tomada (transferncia, recolhimento ou eliminao).
A UA deve elaborar listagem para transferncia, recolhimento ou eliminao (ver
modelos constantes no Anexo I) e enviar Comisso de Gesto de Documentos
(CGD) para apreciao e aprovao.
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A CGD deve autorizar a transferncia ao arquivo intermedirio, o recolhimento

guarda permanente ou a eliminao.
A CGD poder sugerir modificaes das aes supracitadas quando identificadas
falhas, omisses ou quaisquer no conformidades no processo de seleo,
considerando a destinao e os prazos estabelecidos na Tabela de Temporalidade de
Documentos vigente do rgo.
Os documentos cujos prazos no constem na Tabela de Temporalidade devem ser avaliados

pelos responsveis por sua produo. A avaliao deve ser validada pela Comisso de
Gesto de Documentos (CGD) e aprovada pelo Arquivo Pblico do Estado do Rio de
Janeiro (APERJ).
A Tabela de Temporalidade de Documentos dever ser revisada bienalmente pela CGD,

com a finalidade de atualizao das tipologias documentais e adequao dos prazos de
guarda.
3.3.4. Eliminao de Documentos
A eliminao de documentos consiste na destruio dos documentos que j cumpriram

prazo de guarda e no possuem valor secundrio. O objetivo da eliminao evitar o
acmulo desnecessrio de documentos em depsitos, diminuindo os gastos com recursos
humanos e materiais. A eliminao resultado da avaliao documental e deve ter como
base a Tabela de Temporalidade de Documentos em vigor.
A Unidade Administrativa (UA) deve, anualmente, no perodo de maro a maio, selecionar

os documentos que tiveram o prazo de guarda expirado e que esto destinados
eliminao. Para tal deve emitir uma listagem com todas as informaes das sries
documentais a serem eliminadas e envi-las Comisso de Gesto de Documentos (CGD).
A aprovao da eliminao responsabilidade da CGD do rgo, que deve observar se os
documentos, no transcorrer do seu ciclo vital, realmente no assumiram valor secundrio, o
que corresponde a afirmar uma utilidade para fins diferentes daqueles para os quais os
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documentos foram originalmente produzidos, assumindo interesse cultural ou para o

conhecimento e que por esse motivo devem ser preservados.
Ao aprovar a Listagem de Eliminao de Documentos (Anexo I - modelo A), a CGD deve

envi-la para publicao em Dirio Oficial e aguardar, pelo perodo de 45 dias, o
surgimento de eventual manifestao contrria ao prosseguimento dos procedimentos de
eliminao.
Caso no haja manifestao de eventuais interessados, os documentos sero eliminados por

procedimento mecnico de desfragmentao e a reciclagem de papis.
Os documentos a serem eliminados devero estar desclassificados quanto ao sigilo, ou seja,

devero apresentar a classificao de ostensivos.
importante destacar que a reproduo de documentos por meio de microfilmagem ou

digitalizao, por exemplo, no autorizam a eliminao de documentos permanentes.
3.3.5. Procedimentos de Eliminao de Documentos
A Unidade Administrativa (UA) deve selecionar os documentos passiveis de eliminao

embasada na Tabela de Temporalidade de Documentos em vigor;
A (UA) deve emitir e encaminhar a Listagem de Eliminao de Documentos, conforme
Anexo I - Modelo A) para a Comisso de Gesto de Documentos (CGD);
A CGD deve avaliar a listagem, aprovando ou no a eliminao dos documentos nela
citados;
Caso algum documento constante da listagem assuma valor secundrio, a CGD deve
retir-lo da relao e providenciar o recolhimento guarda permanente;
Caso algum documento constante da listagem esteja classificado quanto ao sigilo, a
CGD deve retir-lo da relao e devolv-lo Unidade de Arquivamento de origem para
aguardar a expirao do respectivo prazo de vigncia de sigilo;
Aps validao, a CGD deve enviar a listagem das sries documentais para publicao
em Dirio Oficial e aguardar 45 dias;
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Se houver contestao contrria eliminao de algum documento, o interessado dever

se manifestar, por meio de carta ou email enviado ao rgo que est procedendo a
eliminao, justificando a contrariedade. Caso o interessado venha requerer o
documento, alm de se manifestar dentro do prazo previsto, deve se dirigir ao rgo que
est procedendo eliminao e assinar o Termo de Transferncia de Responsabilidade
de Documentos, conforme Anexo I - B; e
Caso no haja nenhuma manifestao contrria eliminao, a CGD deve emitir e
assinar o Termo de Eliminao de Documentos, conforme Anexo I - Modelo C, e
providenciar a destruio mecnica, seguida, preferencialmente, do encaminhamento das
aparas para reciclagem.
3.3.6. Transferncia de Documentos
Transferncia a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo

intermedirio, onde aguardaro sua destinao final: eliminao ou recolhimento para
guarda permanente. O objetivo da transferncia racionalizar o uso do espao fsico das
reas administrativas, mantendo, nas Unidades de Arquivamento, os documentos de valor
primrio.
Os conjuntos documentais a serem transferidos pelos rgos devero estar organizados,

avaliados, higienizados, acondicionados e acompanhados de instrumento descritivo que
permita sua identificao e controle.
Ressalva-se que somente sero transferidos os documentos originais ou cpias com valor
probatrio, em substituio ao original.
3.3.7. Procedimentos de Transferncia de Documentos
A Unidade Administrava (UA) deve selecionar as sries documentais a serem

transferidas para Unidade de Arquivamento Central;
A UA deve emitir Listagem de Transferncia de Documentos, conforme Anexo I -
Modelo D, e enviar Comisso de Gesto de Documentos (CGD); e
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A CGD deve aprovar a listagem e emitir, em duas vias, o Termo de Transferncia de

Documentos, conforme Anexo I - Modelo E, a ser assinado pelo responsvel da UA e
pela CGD.
3.3.8. Recolhimento de Documentos
O recolhimento a passagem dos documentos para guarda permanente, por assumirem

valor secundrio, o que corresponde a afirmar uma utilidade para fins diferentes daqueles
para os quais os documentos foram originalmente produzidos, assumindo interesse cultural
ou para o conhecimento. O objetivo do recolhimento preservar e dar acesso aos
documentos de forma contnua, resguardando a memria institucional, os valores culturais,
sociais, educacionais e cientficos e os elementos de prova e informao do Estado e do
cidado. Os documentos de guarda permanente devem ser recolhidos ao Arquivo Pblico
do Estado do Rio de Janeiro (APERJ).
Os conjuntos documentais a serem recolhidos devero estar organizados, avaliados,

higienizados, acondicionados e acompanhados de instrumento descritivo que permita sua
identificao e controle. Ressalva-se que somente sero recolhidos os documentos que
estiverem devidamente desclassificados.
3.3.9. Procedimentos de Recolhimento de Documentos
A Unidade de Arquivamento Central deve selecionar as sries documentais que

cumpriram o prazo de guarda e que so consideradas permanentes, conforme disposto
em tabela de temporalidade;
A Unidade de Arquivamento Central deve emitir Listagem de Recolhimento de
Documentos, conforme Anexo I - Modelo F e envi-la Comisso de Gesto de
Documentos (CGD);
A CGD deve analisar a listagem visando aprovao ou reprovao;
Em caso de aprovao a CGD deve entrar em contato com o Arquivo Pblico do Estado
do Rio de Janeiro (APERJ) para proceder ao recolhimento dos documentos;
A CGD, em conjunto com o APERJ, deve assinar o Termo de Recolhimento de
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Documentos, conforme Anexo I - Modelo G, em duas vias;

A CGD deve providenciar o envio dos documentos ao APERJ devidamente
acondicionados e com instrumento descritivo; e
Em caso de reprovao do conjunto documental a CGD deve apontar as adequaes
Unidade de Arquivamento Central e solicitar o reenvio.
4. CONTROLE DE ACESSO
Constitucionalmente, a administrao pblica deve assegurar a transparncia dos atos

administrativos e o direito ao cidado de ter conhecimento das suas informaes pessoais e
de interesse social. Dessa forma, devem ser institudas polticas que fomentem a proteo e
a gesto dos documentos pblicos visando garantir disponibilidade, autenticidade,
integridade e pleno acesso aos documentos. A legislao prev, contudo, casos em que o
acesso informao deve ser tutelado, definindo de grau de sigilo para documentos que
contenham informaes que possam representar alguma ameaa segurana do Estado e da
sociedade, assim como ao direito do indivduo privacidade e intimidade.
No mbito da administrao pblica estadual fluminense, a classificao do grau de sigilo

da informao deve ser elaborada considerando o disposto na Lei Federal n 12.527, de 18
de novembro de 2011, e no Decreto Estadual n 43.597, de 16 de maio de 2012, que
regulamentam a matria (conforme Anexo II).
No processo de classificao do grau de sigilo da informao, deve-se buscar sempre o grau

de segurana menos restritivo possvel, visando otimizar e agilizar o processo de tratamento
e reduzindo os custos com sua proteo e defendendo o carter ostensivo da informao
pblica.
A classificao do grau de sigilo, a princpio, determinada no levantamento e

identificao de requisitos da tipologia documental, na classificao funcional, e deve ser
usada para definir um conjunto apropriado de nveis de proteo e determinar a necessidade
de medidas especiais de tratamento. Caso seja constatado que o sigilo de determinado tipo
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documental no est previsto no Plano de Classificao de Documentos, dever ser

comunicado, imediatamente, Comisso de Gesto de Documentos (CGD) para anlise e
sugesto de classificao de grau de sigilo. Feita a anlise e diante de eventual pertinncia,
a CGD deve encaminhar autoridade responsvel recomendao para classificar o
documento quanto ao grau de sigilo.
Para o caso de tipos documentais que no estejam previstos no Plano de Classificao de

Documentos, a CGD dever inseri-los no plano no perodo determinado de reviso dos
instrumentos de gesto documental, garantindo sua publicao.
4.1. Documentos Ostensivos
So aqueles cujo acesso irrestrito, no havendo limitao explcita de conhecimento e de

divulgao e, tampouco, impactos, danos e/ou riscos para a organizao. O acesso a
documentos ostensivos um direito constitucional assegurado por lei, cabendo sanes ao
rgo e ao servidor que descumprir as normas legais.
4.2. Documentos Sigilosos
So aqueles cujo acesso restrito em funo da natureza de seu contedo e da convenincia

de limitar sua divulgao.
Os documentos sigilosos podero ser classificados como reservados, secretos ou

ultrassecretos, observado o seu teor e em razo de sua imprescindibilidade segurana da
sociedade, defesa do Estado ou que possam:
Pr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do territrio nacional;

Prejudicar ou pr em risco a conduo de negociaes ou as relaes internacionais do
Pas, ou os que tenham sido fornecidos em carter sigiloso por outros Estados e
organismos internacionais;
Pr em risco a vida, a segurana ou a sade da populao;
Oferecer elevado risco estabilidade financeira, econmica ou monetria do Pas;
Prejudicar ou causar risco a planos ou operaes estratgicos das Foras Armadas;
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Prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento cientfico ou

tecnolgico, assim como a sistemas, bens, instalaes ou reas de interesse estratgico
nacional;
Pr em risco a segurana de instituies ou de altas autoridades nacionais ou
estrangeiras e seus familiares; ou
Comprometer atividades de inteligncia, bem como de investigao ou fiscalizao em
andamento, relacionadas com a preveno ou represso de infraes.
4.2.1. Documentos Reservados
O grau de sigilo reservado ser atribudo aos documentos que, imediatamente, no devam
ser de conhecimento pblico.
Sero classificados no grau mnimo de reservados os documentos relativos s atividades de

inteligncia, inclusive os produzidos no mbito do Sistema de Inteligncia de Segurana
Pblica do Estado do Rio de Janeiro (SISPERJ). Sero igualmente classificados no grau
mnimo de reservados os documentos pertinentes s atividades de investigao, fiscalizao
ou auditoria em andamento. Os relatrios finais de investigao, fiscalizao ou auditoria
devero receber a classificao de maior grau de sigilo aplicado a documento neles
mencionado.
Podero ser classificados como reservados os documentos inerentes fase interna ou

preparatria de procedimentos administrativos em que haja tal previso. Aps a concluso
do procedimento, mediante homologao pela autoridade competente ou caso tenha
expirado o prazo mximo de restrio previsto (05 anos), tais documentos reassumem o
carter de ostensivos, ficando franqueados plenamente ao acesso.
4.2.2. Documentos Secretos
So passveis de classificao como secretos, dentre outros, dados ou informaes

referentes a sistemas, instalaes, programas, projetos, planos ou operaes de interesse da
defesa nacional, a assuntos diplomticos e de inteligncia e a planos ou detalhes, programas
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
ou instalaes estratgicos, cujo conhecimento no autorizado possa acarretar dano grave

segurana da sociedade e do Estado.
4.2.3. Documentos Ultrassecretos
O grau de sigilo ultrassecreto ser atribudo aos documentos que requeiram excepcionais
medidas de segurana, cujo teor ou caractersticas s devam ser de conhecimento de
pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
So passveis de classificao como ultrassecretos, dentre outros, dados ou informaes

referentes soberania e integridade territorial nacional, a planos e operaes militares, s
relaes internacionais do Pas, a projetos de pesquisa e desenvolvimento cientfico e
tecnolgico de interesse da defesa nacional e a programas econmicos, cujo conhecimento
no autorizado possa acarretar dano excepcionalmente grave segurana da sociedade e do
Estado.
4.3. Acesso a Informaes Pessoais
As informaes pessoais, relativas intimidade, vida privada, honra e imagem de pessoa,

so de acesso tutelado, independentemente de classificao de grau de sigilo e pelo prazo
mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produo, restringindo-se a agentes
pblicos legalmente autorizados e pessoa a que elas se referirem. O acesso ou a
divulgao de informaes pessoais poder ser autorizado a terceiros por consentimento
expresso da pessoa a que se referirem ou diante de previso legal, como no caso de
procuradores, sucessores ou herdeiros. Aquele que obtiver acesso a tais informaes ser
responsabilizado por seu uso indevido.
Caso o documento que contenha dados pessoais seja ostensivo e seja requerido acesso ao
seu contedo, os dados pessoais sero tarjados, protegendo as informaes pessoais do
conhecimento no autorizado. O consentimento citado anteriormente no ser exigido
quando as informaes forem necessrias:
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preveno e diagnstico mdico, quando a pessoa estiver fsica ou legalmente

incapaz, e para utilizao nica e exclusivamente para o tratamento mdico;
realizao de estatsticas e pesquisas cientficas de evidente interesse pblico ou geral,
previstos em lei, sendo vedada a identificao da pessoa a que as informaes se
referirem;
Ao cumprimento de ordem judicial;
defesa de direitos humanos; ou
proteo do interesse pblico e geral preponderante.
A restrio de acesso informao relativa vida privada, honra e imagem de pessoa

no poder ser invocada com o intuito de prejudicar processo de apurao de
irregularidades em que o titular das informaes estiver envolvido, bem como em aes
voltadas para a recuperao de fatos histricos de maior relevncia.
4.4. Competncias para a Classificao de Grau de Sigilo
No grau ultrassecreto: o Governador do Estado, o Vice-Governador do Estado e os

Secretrios de Estado, no mbito de suas respectivas Secretarias. Tais autoridades podero
delegar a competncia para classificao de documento a um agente pblico, porm, este
no poder delegar a outrem.
No grau secreto: as autoridades referidas no grau ultrassecreto, os Subsecretrios de

Estado ou ocupantes de cargos equivalentes (Smbolo SS) e os titulares de autarquias,
fundaes ou empresas pblicas e sociedades de economia mista estadual. Tais autoridades
podero delegar a competncia para classificao de documento a agente pblico, porm,
este no poder delegar a outrem.
No grau reservado: as autoridades referidas nos graus ultrassecreto e secreto, e os agentes

pblicos a quem essa atribuio for delegada.
4.5. Prazos de Restrio de Acesso
Os prazos mximos de restrio de acesso informao so:

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Documentos reservados: 05 (cinco) anos;

Documentos secretos: 15 (quinze) anos; e
Documentos ultrassecretos: 25 (vinte e cinco) anos, podendo ser renovado, uma nica
vez, motivadamente.
4.6. Vigncia dos Prazos de Grau de Sigilo
Conforme a classificao prevista, os prazos vigoram a partir da data de produo do

documento. Alternativamente aos prazos previstos, poder ser estabelecida, como termo
final de restrio de acesso, a ocorrncia de determinado evento, desde que este ocorra
antes do transcurso do prazo mximo de classificao. Transcorrido o prazo de
classificao ou consumado o evento que defina o seu termo final, a informao tornar-se-
, automaticamente, de carter ostensivo e acesso pblico pleno.
4.7. Critrios para Determinao do Grau de Sigilo
Para a classificao da informao por determinado grau de sigilo dever ser observado o
interesse pblico da informao e utilizado o critrio menos restritivo possvel.
Um documento recebe sua classificao no momento de sua produo. A classificao de

um grupo ou conjunto de documentos deve ser a mesma atribuda ao item documental
classificado com o mais alto grau de sigilo. Da mesma forma, os itens documentais do
conjunto herdaro o grau de sigilo do processo, se este for mais elevado.
As pginas, os pargrafos, as sees, as partes componentes ou os anexos de um documento

ostensivo podem conter dados pessoais. Neste caso, a tutela do acesso a dados sensveis
necessria, por exemplo, por meio de cpia tarjada.
4.8. Atendimento ao Cidado
Atendendo ao disposto no Decreto Estadual n 43.597, de 16 de maio de 2012, que

regulamenta a Lei Federal n 12.527, de 18 de novembro de 2011, que visa garantir aos
cidados o acesso a informaes contidas em documentos produzidos ou custodiados pelos
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rgos e entidades que integram a administrao pblica estadual, o acesso aos

documentos pblicos ser viabilizado conforme orientao dos Fluxos de Processos de
Trabalho - Anexo II, cuja descrio geral das etapas segue abaixo:
COMO PERMITIR O ACESSO:
1. A Unidade Protocoladora dever registrar o recebimento do Requerimento de

Acesso Informao, conforme Anexo I - modelo H, atribuindo um nmero para
controle do prazo legal de atendimento (15 dias);
2. Emitir protocolo de recebimento em duas vias, entregando uma ao requerente;
3. Enviar o Requerimento de Acesso Informao Comisso de Gesto de
Documentos (CGD) do rgo;
4. A CGD deve avaliar o assunto do Requerimento de Acesso Informao,
verificando a necessidade de abertura de processo administrativo. Em caso positivo,
enviar Unidade Protocoladora para proceder abertura;
5. Se o assunto for referente ao rgo, CGD deve enviar ao setor responsvel pelo
documento. Se o assunto no for referente esfera de atuao do rgo, responder
ao solicitante informando qual o rgo dever procurar para proceder solicitao;
6. O setor responsvel pelo documento dever localiz-lo no prazo de 15 dias,
mantendo a CGD informada acerca do trmite;
7. Ao encontrar o documento, o setor dever despach-lo para a CGD;
8. A CGD ir analisar se o documento j possui classificao de sigilo;
9. Se o documento for classificado como ostensivo, a CGD ir disponibiliz-lo para o
solicitante, mediante assinatura de Termo de Responsabilidade pelo Uso e
Divulgao de Informaes, conforme Anexo I - modelo I;
10. O solicitante dever indicar se deseja vista ou cpia. Em caso de cpia, dever
apresentar Unidade Protocoladora comprovante do Documento de Arrecadao
estadual (DARJ), conforme ANEXO I - Modelo J, referente ao pagamento do
nmero de cpias solicitado. A emisso do DARJ ser orientada pela Unidade
Protocoladora. A Unidade Protocoladora providenciar as cpias solicitadas.;
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
11. No caso de hipossuficincia, em que o requerente afirma no ter possibilidade de

arcar com as custas das cpias requeridas, deve apresentar documento de Afirmao
de Hipossuficincia de Renda, conforme Anexo I - Modelo L, devidamente
assinada. opcional a apresentao de documentos que comprovem a
impossibilidade de arcar com as custas das cpias requeridas.
12. Em caso de vista, a Unidade Protocoladora dever disponibilizar local e recursos
para consulta;
13. Caso o documento esteja classificado, a CGD dever informar ao cidado por meio
de despacho motivado; e
14. Caso o documento no conste na Tabela de Temporalidade de Documentos vigente,
ou o rgo no possua tabela:
a) O servidor responsvel pela produo do documento dever preencher o Sistema de

Identificao de Tipologia Documental (SITD), com o apoio da CGD, sugerindo a
classificao a ser atribuda ao documento;
b) A CGD dever verificar os dados inseridos no SITD e, de acordo com a classificao

de sigilo indicada, enviar ao responsvel pela classificao;
c) O responsvel pela classificao dever ratificar ou retificar a classificao. Em caso

de retificao dever atribuir outra classificao e enviar CGD;
d) Em caso de ratificao, enviar CGD para continuar com os trmites, de acordo com
a classificao recebida pelo documento.
5. CONSERVAO DE DOCUMENTOS
Os procedimentos bsicos para conservao de acervos documentais devem ser conhecidos

e seguidos por todos que mantm sob sua responsabilidade documentos de guarda de curto
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
ou longo prazo, evitando assim a destruio e a perda dos documentos pblicos produzidos
e recebidos na administrao pblica.
Nesse sentido, a gesto documental deve estar comprometida com a Conservao

Preventiva, que se define pelo conjunto de procedimentos e tcnicas que visa manter a
integridade dos documentos a partir da garantia de condies adequadas de guarda,
prolongando o tempo de vida do acervo e assegurando seu uso e acesso s informaes
neles contidas de maneira eficaz e segura. A conservao de documentos diminui a
proliferao de pragas e melhora a utilizao dos documentos. Alm disso, proporciona
segurana ao documento e aos servidores que o manuseiam.
5.1. Manuseio
Ao manusear documentos arquivados, usar Equipamentos de Proteo Individual (EPI) -

jalecos (guarda p), luvas, mscaras, e culos a fim de evitar riscos sade;
No comer ou beber durante o manuseio dos documentos ou dentro das reas de guarda,
para evitar que resduos de alimentos danifiquem os papis ou se tornem atrativos para
insetos;
Evitar objetos metlicos como clipes, grampos ou bailarina de metal, pois oxidam,
danificando o papel. Nestes casos utilizar bailarinas e clipes de plstico; e
Evitar rabiscos e utilizao de fitas adesivas para pequenos reparos.
5.2. Acondicionamento
Para empacotar documentos, usar papel branco alcalino. Quando possvel, evitar o uso
de papis cidos tipo pardo ou craft;
No usar fitilho ou barbante para amarrar documentos;
Caixas e pastas usados para a guarda de documentos devem ter o tamanho suficiente
para que os mesmos sejam guardados abertos, sem a necessidade de dobr-los;
Caixas devem ser de poliondas e no de papelo. Caixas e pastas devem ser,
preferencialmente, de poliondas cristal ou branco;
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Documentos de grande formato como plantas e mapas devem ser preferencialmente

acondicionados em mapotecas, ou de forma a evitar que sejam dobrados;
Fotografias em papel devem ser preferencialmente guardadas em jaquetas de polister
ou envelopes de papel alcalino; e
Fitas magnticas (p. ex. VHS e K-7) no podem ser guardadas em contato com metal,
pois podem perder registros por desmagnetizao. Recomenda-se colocar em caixas de
papel.
5.3. rea de Guarda
Evitar que as reas de guarda sejam localizadas em espaos de umidade e temperatura

alta ou variao intensa. No so adequados subsolos ou stos, reas em que existam
canos de gua expostos ou que apresentem riscos de acidentes com gua, como salas
com banheiros, prximas a cozinhas e despensas de comida, locais com telhados sem
manuteno adequada, sujeitos a goteiras ou vazamentos constantes e ambientes com
janelas abertas ou com vos que permitam entrada de insetos e pragas;
No manter alimentos e bebidas nas reas de guarda de documentos para evitar a
proliferao de insetos e pragas;
As estantes e armrios para guarda de documentos devem ser instalados em posio
perpendicular parede ou, se houver necessidade de colocao de estante paralela
parede, que seja feita com distanciamento para melhorar a circulao de ar e no criar
condies de abrigo de insetos;
As estantes no devem ficar prximas a janelas que no tenham proteo, para que os
documentos no fiquem expostos luz solar altamente prejudicial ao acervo, mesmo
este estando dentro de caixas;
Nas reas de guarda onde haja iluminao artificial, indicado que esta seja acionada
somente para se ter acesso aos documentos e desligada sempre ao sair do local;
A limpeza da rea de guarda deve ser feita com mnimo de gua possvel. As prateleiras
devem ser limpas a seco, de preferncia com aspirador de p e o cho deve ser aspirado
ou varrido, porm, de modo que no levante poeira; e
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Por razes de segurana, o acesso ao recinto de guarda de documentos deve ter controle
de chaves e ficar restrito a pessoas formalmente autorizadas.
Em casos de deteriorao avanada dos documentos acondicionados, o rgo deve entrar

em contato com Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro (APERJ) e solicitar
orientao tcnica.
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
6. REFERNCIAS
6.1. Legislao
BRASIL. Constituio da Repblica Federativa do Brasil de 1988. Art. 5 - Incisos: X,

XIV, XXXIII, XXXIV, LX, LXXII, LXXIII e Art. 216, 2, art. 23.
BRASIL. Decreto-Lei n 2848, de 07 de dezembro de 1940 Cdigo Penal.
BRASIL. Lei n 5.433, de 08 de maio de 1968 Regula a microfilmagem de documentos

oficiais e d outras providncias.
BRASIL. Lei n 8159, de 08 de janeiro de 1991 Dispe sobre a poltica nacional de

arquivos pblicos e privados e d outras providncias.
RIO DE JANEIRO. Lei n 5.427, de 01 de abril de 2009 Estabelece normas sobre atos e
processos administrativos no mbito do Estado do Rio de Janeiro, tendo por objetivo, em
especial, a proteo dos direitos dos administrados e o melhor cumprimento dos fins do
Estado.
RIO DE JANEIRO. Lei n 5.562, de 20 de outubro de 2009 Dispe sobre a poltica de

arquivos pblicos e privados do Estado do Rio de Janeiro e d outras providncias.
RIO DE JANEIRO. Decreto n 42.002, de 24 de agosto de 2009 Dispe sobre avaliao e

destinao de documentos produzidos e recebidos pela administrao pblica estadual e d
outras providncias.
RIO DE JANEIRO. Decreto n 42.352, de 15 de maro de 2010 Regulamenta a Lei

Estadual n 5.427, de 01 de abril de 2009, no que dispe sobre a informatizao de
documentos e processos administrativos na administrao pblica estadual e d outras
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
providncias.
BRASIL. DECRETO n 4.073, de 03 de janeiro de 2002 - Regula a Lei 8.159, de 8 de
janeiro de 2002 e exerce orientao normativa visando a gesto documental e proteo aos
documentos de arquivo.
RIO DE JANEIRO. Decreto n 43.597, de 16 de maio de 2012 Regulamenta

procedimentos de acesso a informaes previsto nos artigos 5, XXXIII e 216 da
Constituio da Repblica e na Lei Federal n 12.527 de 18 de novembro de 2011.
RIO DE JANEIRO. Decreto n 43.871 de 08 de outubro de 2012 - Dispe sobre a criao

do Sistema de Arquivos do Estado do Rio de Janeiro - SIARQ-RJ e d outras providncias.
RIO DE JANEIRO. Decreto n 43.897 de 15 de outubro de 2012. Aprova o manual de

gesto de protocolo e institui a numerao nica de protocolo no mbito do Poder
Executivo Estadual e d outras providncias.
RIO DE JANEIRO. Resoluo CONEARQ N 01 de 04 de setembro de 2012 - Dispe

sobre as medidas a serem observadas na Transferncia ou no Recolhimento de acervos
documentais ao Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro.
RIO DE JANEIRO. Resoluo CONEARQ n 02 de 04 de setembro de 2012 - Dispe

sobre a adoo de smbolos ISO nas sinalticas a serem utilizadas no processo de
microfilmagem de documentos arquivsticos.
RIO DE JANEIRO. Resoluo CONEARQ n 03, de 04 de setembro de 2012

Dispe sobre a adoo das recomendaes do Conselho Nacional de Arquivos para
digitalizao de documentos arquivsticos permanentes.
42

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
6.2. Dicionrios Tcnicos
ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica. Rio de

Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.
CAMARGO, Ana Maria de Almeida & BELLOTTO, Helosa Liberalli (coord.).

Dicionrio de terminologia arquivstica. So Paulo: Associao dos Arquivistas
Brasileiros, Ncleo Regional de So Paulo (AAB-SP), 1996.
CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. Dicionrio de terminologia

arquivstica. s.l.: s.n., 1988.
6.3. Bibliografia Bsica
ARQUIVO NACIONAL. Gesto de documentos: conceitos e procedimentos bsicos. Rio

de Janeiro: Arquivo Nacional, 1995. (Publicaes Tcnicas, 47.)
BELLOTTO, Helosa Liberalli. Como fazer anlise diplomtica e anlise tipolgica em

arquivstica: reconhecendo e utilizando o documento de arquivo. So Paulo: Arquivo do
Estado - Imprensa Oficial, 2002. Disponvel em:
http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/texto_pdf_17_Como%20fazer%20analise%20di
plomatica%20e%20analise%20tipologica.pdf. Acesso em: 19 nov. 2012.
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo. So Paulo: Arquivo

do Estado, 1998. Disponvel em:
http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/texto_pdf_10_Como_Avaliar_Documentos_de_
Arquivo.pdf. Acesso em: 19 nov. 2012.
43

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
CAMARGO, Ana Maria de Almeida. Avaliao e destinao de documentos de arquivo:

normas e procedimentos. So Paulo: Arquivo do Estado, 2001. Disponvel em:
http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/texto_pdf_10_Como_Avaliar_Documentos_de_
Arquivo.pdf. Acesso em: 20 nov. 2012.
CASSARES, Norma Cianflone. Como fazer conservao preventiva em arquivos e

bibliotecas. So Paulo: Arquivo do Estado, Imprensa Oficial, 2000. Disponvel em:
http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/texto_pdf_14_Como%20fazer%20conservacao%
20preventiva%20em%20arquivos%20e%20bibliotecas.pdf. Acesso em 20 nov. 2012.
COSTA, Clia Maria Leite. Intimidade versus interesse pblico. Estudos Histricos, Rio de
Janeiro, v.11, n.21, 1998. Disponvel em:
http://bibliotecadigital.fgv.br/ojs/index.php/reh/article/view/2066/1205. Acesso em: 20 nov.
2012.
JARDIM, Jos Maria. O conceito e a prtica da gesto de documentos. Acervo, Rio de

Janeiro, v.2, n.2, p.35-42, 1987. Disponvel em:
http://www.portalan.arquivonacional.gov.br/media/v.2,n.2,jul.dez.1987.pdf. Acesso em: 20
nov. 2012.
RODRIGUES, Ana Clia. Identificao: uma nova funo arquivistica? Revista EDICIC,
v.1, n.4, p.109-129, Oct./Dic. 2011. Disponvel em:
http://www.edicic.org/revista/index.php?journal=RevistaEDICIC&page=article&op=view
&path%5B%5D=79&path%5B%5D=pdf. Acesso em: 20 nov. 2012.
SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de. As bases do processo classificatrio em arquivstica:

um debate metodolgico. So Paulo: Associao dos Arquivistas de So Paulo, 2002.
44

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
6.4. Sites de Consulta
http://www.aperj.rj.gov.br/
http://www.portalprocessodigital.rj.gov.br
http://www.siga.arquivonacional.gov.br
http://www.senado.gov.br
http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
7. GLOSSRIO
ACAUTELAMENTO
Medida tomada pela administrao pblica que, em caso de perigo ou risco iminente de
leso ao interesse/patrimnio pblico, visa sua proteo por meio de paralisao do
processo, at que os possveis danos ou leses sejam extintos ou sanados.
ACERVO
Totalidade dos documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora.
ACUMULAO
Formaes progressivas, naturais e orgnicas do arquivo. Reunio de documentos

produzidos e/ou recebidos no curso das atividades de uma instituio ou pessoa.
ADMINISTRAO PBLICA
Conjunto de todos os rgos pblicos institudos legalmente para a realizao dos objetivos
constitucionais do governo, seja nas esferas federal, estadual ou municipal, por meio da
prestao de servios, execuo de investimentos, implementao de programas sociais e
regulao de atividades de toda natureza em benefcio do interesse pblico. integrado
pelos servidores pblicos e deve atuar segundo os princpios de legalidade, impessoalidade,
moralidade, publicidade e razoabilidade, de acordo com o artigo 37 da Constituio
Federal. Difere do conceito de governo, pois, ao contrrio deste, no desenvolve atividade
poltica, e sim atos administrativos, visando a execuo instrumental da ao
governamental.
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Recebe tambm a designao de Poder Executivo, quando se busca dar significado

responsabilidade constitucional para execuo da ao governamental. A administrao
pblica classificada em administrao pblica direta e indireta.
ASSINATURA DIGITAL
Modalidade de assinatura eletrnica, resultado de uma operao matemtica que utiliza

algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurana, a origem e a integridade do
documento.
ASSINATURA ELETRNICA
Gerao, por computador, de qualquer smbolo ou srie de smbolos executados, adotados

ou autorizados por um indivduo para ser o lao legalmente equivalente assinatura manual
do indivduo.
ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS
1. Guarda de documentos digitais em dispositivos de memria no voltil.
2. Guarda de documentos arquivsticos em local apropriado.
ARQUIVAMENTO
a guarda dos documentos no local estabelecido, de acordo com a classificao dada.

Nesta etapa toda a ateno necessria, pois um documento arquivado erroneamente
poder ficar perdido quando solicitado posteriormente.
ARQUIVO
Conjunto de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter

pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem
como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos
documentos.
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
ARQUIVO CORRENTE
Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais

foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-fim e atividades-meio e que
se conservam junto aos rgos produtores em razo de sua vigncia e da frequncia com
que so por eles consultados.
ARQUIVO INTERMEDIRIO
Conjunto de documentos originrios de arquivos correntes com uso pouco frequente, que
aguardam em depsitos de armazenamento temporrio sua destinao final.
ARQUIVO PERMANENTE
Conjunto de documentos custodiados em carter definitivo em funo de seu valor

histrico, recolhidos dos arquivos correntes ou setoriais.
ATIVIDADES-FIM (ou FINALSTICAS)
Atividades que um rgo leva a efeito para o efetivo desempenho de suas atribuies
especficas e que resulta na produo e acumulao de documentos de carter substantivo e
essencial para o seu funcionamento.
ATIVIDADES-MEIO
As atividades que uma instituio leva a efeito para o desempenho de atribuies

decorrentes das atividades-fim. Tem como caracterstica auxiliar e viabilizar as atividades-
fim.
AUTENTICAO
a declarao de autenticidade de um documento, num determinado momento, por uma

pessoa fsica ou jurdica investida de autoridade para fazer tal declarao (servidor pblico,
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
notrio, autoridade certificadora). Ela tem a forma de uma declarao que se insere no
documento para atestar que ele autntico.
AUTENTICIDADE
a qualidade de um documento ser autntico e merecedor de aceitao, isto , a

caracterstica de um documento ser o que diz ser e de estar livre de adulterao e corrupo.
AVALIAO DE DOCUMENTOS
Consiste na anlise dos documentos de arquivos visando estabelecer sua destinao de

acordo com os valores que lhes forem atribudos. Os documentos podem ser encaminhados
para: descarte quando no apresentarem servirem administrao; transferncia para
arquivo intermedirio para cumprir prazo de guarda; recolhimento para guarda permanente.
CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS
Sucesso de fases por que passam os documentos, desde o momento em que so criados
(produo) at a sua destinao final (eliminao ou guarda permanente). Tambm
conhecida como Teoria das trs idades.
Ver tambm TABELA DE TEMPORALIDADE.
CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS
Consiste em organizar os documentos de um arquivo, a partir do agrupamento dos mesmos

em classes - capazes de refletir a estrutura organizacional de onde provm e de atribuir-
lhes um cdigo de classificao, com base numa tabela de classificao de documentos
utilizada.
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
CLASSIFICAO DE SIGILO
Classificao atribuda queles documentos que, em virtude de seu contedo e tendo em

vista a convenincia de limitar sua divulgao s pessoas que tm necessidade de conhec-
los, devem ter o seu acesso restrito. Conforme o teor do sigilo atribudo, podem ser
classificados no grau ultrassecreto, secreto e reservado.
CDIGO DE CLASSIFICAO
Instrumento tcnico utilizado nos arquivos correntes e intermedirios para consolidar

codificao hierrquica de assuntos de documentos, visando, principalmente ao respectivo
agrupamento lgico e fsico.
CONSERVAO DE DOCUMENTOS
Conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteo fsica dos arquivos

contra agentes de deteriorao.
Ver tambm PRESERVAO DE DOCUMENTOS.
CONSULTA
Ao de examinar ou conhecer um documento. Busca direta ou indireta de informaes.
CPIA
Resultado da reproduo de um documento com a finalidade de dar conhecimento a um

determinado setor.
CUSTDIA
Responsabilidade jurdica de guarda e proteo de arquivos, independentemente de vnculo

de propriedade. No caso do governo estadual, a instituio arquivstica custodiadora o
Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro.
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
DATAS-LIMITE
Elemento de identificao cronolgica, em que so mencionados o incio e o trmino do

perodo de produo de uma unidade de descrio.
DESTINAO DE DOCUMENTOS
Encaminhamento dos documentos, em decorrncia da avaliao, guarda permanente ou

eliminao.
DIGITALIZAO
Reproduo por varredura eletrnica e armazenamento em disco tico ou outro suporte de

alta densidade, permitindo a visualizao do documento em terminal de alta resoluo ou
sua impresso em papel.
DOCUMENTO
Unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte ou formato.
DOCUMENTO ARQUIVSTICO
Documento criado ou recebido por uma pessoa fsica ou jurdica no curso de uma atividade
prtica.
DOCUMENTO DIGITAL
Documento Digital todo arquivo digital gerado em um computador ou perifrico, que

tambm contenha um resumo de seu contedo (hash) e a identificao de seu autor.
Caracterizado pela codificao em dgitos binrios e acessado por meio de sistema
computacional.
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
DOCUMENTO DIGITALIZADO
a representao digital de um documento produzido em outro formato e que, por meio da

digitalizao, foi convertido para o formato digital.
DOCUMENTO ORIGINAL
Documento produzido pela primeira vez ou em primeiro lugar. Corresponde tambm

verso final de um documento, j na sua forma apropriada.
DOCUMENTOS OSTENSIVOS
Documentos cujo acesso irrestrito, no havendo limitao explcita de conhecimento e de

divulgao no mbito interno.
DOCUMENTOS RESERVADOS
So os documentos que no devem, imediatamente, ser do conhecimento do pblico em

geral, pois podem conter dados ou informaes cuja revelao no autorizada possa
comprometer planos, operaes ou objetivos neles previstos.
DOCUMENTOS SECRETOS
Documentos que requeiram rigorosas medidas de segurana e cujo teor ou caractersticas

possam ser do conhecimento de agentes pblicos que, embora sem ligao ntima com seu
estudo ou manuseio, sejam autorizados a deles tomarem conhecimento em razo de sua
responsabilidade funcional.
DOCUMENTOS ULTRASSECRETOS
Documentos que requeiram excepcionais medidas de segurana, cujo teor ou caractersticas

s devam ser de conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
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ELIMINAO DE DOCUMENTOS
Destruio de documentos que, na avaliao, forem considerados sem valor para guarda
permanente.
EXPEDIO DE DOCUMENTOS
o ato de encaminhar o documento fisicamente e virtualmente para instituies externas.
FIDEDIGNIDADE OU CONFIABILIDADE
Credibilidade de um documento arquivstico enquanto uma afirmao do fato. Existe

quando um documento arquivstico pode sustentar o fato ao qual se refere, e estabelecida
pelo exame da completeza, da forma do documento e do grau de controle exercido no
processo de sua criao.
GESTO DE DOCUMENTOS
Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso,

avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
INFORMAO
Elemento referencial, noo, ideia ou mensagem contida num documento.
INTEGRIDADE DOS DOCUMENTOS
Estado dos documentos que se encontram completos e que no sofreram nenhum tipo de
corrupo ou alterao no autorizada nem documentada.
LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
Relao de documentos cuja eliminao foi autorizada por autoridade competente.

Ver tambm TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS.
LISTAGEM DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS
Relao de documentos recolhidos para guarda permanente no Arquivo Pblico do Estado

do Rio de Janeiro.
Ver tambm TERMO DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS.
MASSA DOCUMENTAL ACUMULADA
No mbito das organizaes, compreende a documentao volumosa, formada em virtude

da falta de realizao de uma gesto de documentos eficiente, gerando o congestionamento
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
dos setores de trabalho. Dentre os documentos que fazem parte desta massa acumulada,
esto os que se encontram ativos; os eliminveis de imediato, isto , sem nenhum valor
administrativo, tcnico, legal ou histrico; os de valor intermedirio, ou seja, que podero
ser descartados depois de um prazo administrativo, legal ou guardados para sempre e; os de
valor permanente, que interessam pesquisa de fundo histrico.
MICROFILMAGEM
um sistema de gerenciamento e preservao de informaes, mediante a captao das

imagens de documentos por processo fotogrfico sendo juridicamente amparada.
ORGANICIDADE
Relaes que os documentos arquivsticos guardam entre si e que expressam as funes e

atividades da pessoa ou organizao que os produziu.
PLANO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS
Esquema de distribuio de documentos em classes, de acordo com mtodos de

arquivamento especficos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma
instituio e da anlise do arquivo por ela produzido.
PRAZO DE GUARDA
Prazo, definido na Tabela de Temporalidade de Documentos e baseado em estimativas de

uso, em que documentos devero ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
intermedirio, ao fim do qual a destinao efetivada. Tambm referido como prazo de

reteno.
PRESERVAO DE DOCUMENTOS
Gesto que abrange todas as aes que possibilitem a garantia da integridade das
informaes contidas nos documentos.
PROVENINCIA
A instituio que originou o documento.
PROCESSO HBRIDO
So documentos digitais e no digitais de natureza diversa, oficialmente reunidos no

decurso de uma ao administrativa ou judicial, formando um conjunto conceitualmente
indivisvel.
PROTOCOLO
Conjunto de operaes e procedimentos visando o controle dos documentos que ainda

tramitam no rgo, de modo a garantir a sua imediata localizao e recuperao.
RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS
o ato de receber o documento tanto fisicamente quanto virtualmente.
RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS
Passagem de documentos do arquivo intermedirio para o arquivo permanente.
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
RECUPERAO DA INFORMAO
Identificao ou localizao da informao desejada presente nos documentos.
REGISTRO DO DOCUMENTO
a reproduo dos dados do documento, feita em sistema prprio, destinado a controlar a

movimentao da correspondncia e do processo e fornecer dados de suas caractersticas
fundamentais, aos interessados.
SELEO DE DOCUMENTOS
Separao fsica dos conjuntos documentais com vistas ao cumprimento de sua destinao.
SUPORTE
Material sobre o qual as informaes so registradas. Exemplos: papel, pergaminho, filme,

disco tico, disco magntico, fita magntica etc.
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS
Instrumento tcnico de destinao, aprovado pela autoridade competente, que determina

prazos e condies de guarda tendo em vista a transferncia, recolhimento, descarte ou
eliminao de documentos.
TERMO DE DOAO DE DOCUMENTOS
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Constitui-se no registro das informaes relativas ao ato de doao de documentao

privada para o Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro.
TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
Instrumento do qual consta o registro de informaes sobre documentos eliminados aps

terem cumprido o prazo de guarda.
TERMO DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS
Constitui-se no registro das informaes relativas aos documentos recolhidos para guarda
permanente no Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro.
TERMO DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS
Constitui-se no registro das informaes relativas ao ato de transferncia dos documentos

do arquivo corrente para guarda temporria no arquivo intermedirio.
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
Estudo dos tipos documentais, que podem ser definidos como a configurao que assume
uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou.
TRAMITAO
a atividade de circular documentos e processos entre unidades organizacionais internas

e/ou externas, para dar conhecimento, bem como receber informes, respostas e pareceres
que subsidiem a tomada de decises. a movimentao do processo atravs de sistema
prprio.
TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
a passagem de documentos do arquivo corrente para o intermedirio. Os documentos

presentes no arquivo intermedirio, embora sejam menos frequentemente consultados, nele
devero ser conservados, por tempo estabelecido na Tabela de Temporalidade de
Documentos, por razes de ordem administrativa, legal ou financeira.
TRATAMENTO DOCUMENTAL
Conjunto de atividades de classificao e descrio de documentos.
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
Menor conjunto de documentos reunidos de acordo com critrio preestabelecido, que pode
denominar-se caixa-arquivo, dossi, mao, pasta, etc.
UNIDADE PROTOCOLIZADORA
Ver PROTOCOLO.
VALOR ADMINISTRATIVO
Valor que um documento possui para a atividade administrativa de uma entidade

produtora, na medida em que informa, fundamenta ou prova seus atos.
VALOR FISCAL
Valor atribudo a documentos ou arquivos para comprovao de operaes financeiras
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
ou fiscais.
VALOR LEGAL
Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um
direito.
Ver tambm VALOR PROBATRIO.
VALOR PRIMRIO
Valor atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para a entidade
produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos (fase corrente),
legais e fiscais (fase intermediria).
VALOR PROBATRIO
Valor intrnseco que permite a um documento de arquivo servir de prova legal.
VALOR SECUNDRIO
Valor atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para a entidade
produtora e outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles
para os quais foi originalmente produzido (fase permanente).
VIA
Tramitao de um documento desde a sua produo ou recepo, com finalidade de

executar uma ao, at o cumprimento de sua funo administrativa.
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
ANEXO I
MODELOS DE DOCUMENTOS
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
MODELO A
Governo do Estado do Rio de Janeiro

<rgo>
<Setor>
LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS LISTAGEM N:_________
<RGO/ENTIDADE> FOLHA N:___________
<UNIDADE/SETOR>
UNIDADE DE
ARQUIVAMENTO
QUANT. ESPECIFICAO OBSERVAES
CDIGO TIPOLOGIA DATA-LIMITE
Data ____/___/_____ Data ____/____/_____
_______________________ ____________________________________
Responsvel pela eliminao Presidente da Comisso de Gesto de Documentos
62

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
MODELO B

<rgo>
TERMO DE TRANSFERNCIA DE RESPONSABILIDADE DE

DOCUMENTOS
DADOS DO CEDENTE
Secretaria/rgo:
Nome do responsvel:
DADOS DO REQUERENTE
Nome:
CPF:
Doc. de Identidade: rgo Expedidor.
Endereo:
Bairro: Municpio/UF:
Telefone de Contato: Email:
Data Nasc. Grau de Instruo:
Grau de Instruo: Sexo:( )F ( )M
Profisso: Estado Civil:
INFORMAES DO DOCUMENTO
Tipologia:
Cd. de Classificao:
N do Documento:
Nome/ Ttulo:
Aos ____ dias do ms de ___________ do ano de _____ foi realizada transferncia de

responsabilidade do documento supra citado, que, em decorrncia de trmino de prazo de
guarda estabelecido na Tabela de Temporalidade de Documentos seria eliminado.
Responsabilizo-me
me integralmente e a qualquer tempo pela adequada utilizao das
informaes contidas nos documentos que sero de minha guarda. Estou ciente de que
posso vir a ser responsabilizado por danos morais e materiais decorrentes da utilizao,
reproduo ouu divulgao indevida dessas informaes. Isento a Administrao Pblica
Estadual, o rgo ou entidade ou seus servidores de qualquer responsabilidade a este
respeito.
Assinatura do Cedente Assinatura do Requerente

Requ
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
MODELO C

<rgo>
TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
Aos <DD> dias do ms de <ms por extenso> do ano de <AAAA>, o

<NOME DO RGO RESPONSVEL PELA ELIMINAO>, de acordo com o que
consta da Tabela de Temporalidade de Documentos, e conforme consta na listagem
publicada no D.O.E.R.J de <DATA DA PUBLICAO>, procedeu-se eliminao de
<QUANTIDADE DE DOCUMENTOS>, <TIPOLOGIAS>, integrantes do acervo do(a)
<RGO PRODUTOR>, do perodo <DATA-LIMITE DAS TIPOLOGIAS>.
Nome do Responsvel do rgo

Cargo do Responsvel
Matrcula do Responsvel do rgo
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
MODELO D

<rgo>
LISTAGEM DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS
LISTAGEM DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS LISTAGEM N:_________
<UNIDADE/SETOR>
UNIDADE DE
ARQUIVAMENTO
Data ____/___/_____ Data ____/____/_____
_______________________ ____________________________________
Responsvel pela Presidente da Comisso de Gesto de Documentos

Transferncia
65

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
MODELO E

<rgo>
TERMO DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS
Aos _____ dias do ms de ______________ de _________, foi efetuada a

transferncia dos documentos abaixo relacionados Unidade de Arquivamento Central do
rgo ___________________.
Setor: _______________________________
Tipo Documental Datas limite Quantidade Observao
Presidente da Comisso de Gesto de Documentos Responsvel pelo Recebimento
Data ___/____/______ Data ___/___/____
66

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
MODELO F

<rgo>
LISTAGEM DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS
LISTAGEM DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS LISTAGEM N:_________
<UNIDADE/SETOR>
UNIDADE DE
ARQUIVAMENTO
Data ____/___/_____ Data ____/____/_____
_______________________ ____________________________________
Responsvel pelo Presidente da Comisso de Gesto de Documentos

recolhimento
67

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
MODELO G

<rgo>
TERMO DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS
Termo de Recolhimento de documentos para

guarda permanente no Arquivo Pblico do Estado
do Rio de Janeiro, do acervo documental
produzido e/ou acumulado por ........ (inserir nome
do rgo).
O ARQUIVO PBLICO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, rgo integrante da

Secretaria de Estado da Casa Civil, com sede na Praia de Botafogo, n 480, Botafogo, Rio
de Janeiro, RJ, neste ato representado por seu Diretor Geral, xxxxxxxxxxxxxx, brasileiro,
xxxxxxxxx (estado civil), XXXXXX (profisso), portador da cdula de identidade n
XXXXXXXXX, expedida pelo XXXXXXXX e inscrito no CPF/MF sob o n
XXXXXXXX, doravante designado APERJ, e ............. (nome do rgo ou entidade
transferidor/a), vinculado ou subordinado Secretaria .................(nome da Secretaria ao
qual o rgo encontra-se vinculado ou subordinado), situada na Rua .........................,
n.........., ....... andar, ............... (bairro), Rio de Janeiro, RJ, neste ato representado por
............................., brasileiro, (estado civil), (profisso), portador da cdula de identidade n
............, expedida pelo .......... e inscrito no CPF/MF sob o n ......................., doravante
designada .............., nos termos da Lei Estadual n 5.562, de 20 de outubro de 2009, Lei
Federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e do Decreto Estadual n 43.156, de 26 de agosto
de 2011, resolvem assinar o presente Termo de Recolhimento, mediante as seguintes
clusulas e condies:
68

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Clusula Primeira Do objeto
Constitui objeto do presente Termo o recolhimento para a guarda permanente no APERJ,

do acervo produzido e acumulado pelo ........... (inserir rgo), abrangendo ..... (indicar
datas-limite), perfazendo .......... (mensurar a quantidade), conforme discriminado na
listagem descritiva, que passa a fazer parte integrante deste, como Anexo.
Clusula Segunda Das responsabilidades das partes
Para os fins previstos no presente Termo de Recolhimento as partes assumem as seguintes

responsabilidades:
I) Caber ao ........... (inserir rgo), sob a orientao tcnica do APERJ, garantir a

integridade do acervo at o seu destino final (s dependncias do APERJ), bem como arcar
com todas as despesas necessrias ao transporte e alocao da documentao nos
depsitos do APERJ.
II) Caber ao APERJ a orientao e acompanhamento das providncias para a entrada do
acervo.
Clusula Terceira Do acesso e utilizao
A assinatura do presente Termo de Recolhimento implica na autorizao plena, permanente

e geral do .............. para que o APERJ proceda, nos termos da Lei Estadual n 5.562, de 20
de outubro de 2009, Lei Federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991 c/c Decreto n 43.156 de
26 de agosto de 2011, ao acesso, divulgao e publicao de quaisquer documentos do
acervo recolhido, sendo vedado o emprstimo de originais, exceto nos casos previsto em
lei.
Clusula Quarta Dos casos omissos
Os casos omissos e as controvrsias oriundas da execuo do presente Termo sero

encaminhados ao APERJ, para manifestao e providncias.
69

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
E por estarem assim justos e acertados, assinam as partes o presente instrumento, em 03

(trs) vias de igual teor e forma, com as testemunhas abaixo.
Rio de Janeiro, de de xxxx.
_____________________________________________
XXXXXXXXXXXXXXXX
Diretor Geral do Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro
APERJ
_____________________________________________
XXXXXXXXXXXXXXXXX
Nome do responsvel pelo rgo que est realizando o recolhimento
TESTEMUNHAS:
1-
NOME:
CPF:
2-
NOME:
CPF:
70

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
MODELO H

<rgo>
REQUERIMENTO DE ACESSO INFORMAO N ____________________

Requerente Nome completo (pessoa fsica)/Nome ou razo social (pessoa jurdica)
______________________________________________________________________
Nome do representante legal (obrigatrio para pessoa jurdica).
Anexe documento comprobatrio.
______________________________________________________________________
CPF ou CNPJ n: _______________________________________________________
Documento de identificao n ______________________rgo Exp.____________
Anexe cpia da identidade do solicitante e do representante legal, quando for o caso.
Endereo:__________________________________n_______ complemento_______
Cidade _____________________________________________ Estado ____________
CEP ____________________
Telefones: ( ___ ) _________________________, (___ )________________________
E-mail: _______________________________________________________________
Elementos de Pesquisa (dados para localizao de documentos: datas ou perodo, lugares,
temas, tipos de documentos etc.)
_________________________________________________________________________
___________________________________________________________________Estou
ciente de que a informao poder ser prestada em at 20 (vinte) dias, cabendo prorrogao
por mais 10 (dez) dias, e que deverei retornar para obter os documentos solicitados.
Local e data:
Assinatura:
71

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
MODELO I

<rgo>
TERMO DE RESPONSABILIDADE PELO USO E DIVULGAO DE INFORMAES
Requerimento de acesso informao n _________
Nome do requerente: ____________________________________________________
Declaro que:
a) Responsabilizo-me integralmente e a qualquer tempo pela adequada utilizao das

informaes a que tiver acesso. Estou ciente de que posso vir a ser responsabilizado por
danos morais e materiais decorrentes da utilizao, reproduo ou divulgao indevida
dessas informaes. Isento a Administrao Pblica Estadual, o rgo ou entidade ou seus
servidores de qualquer responsabilidade a este respeito;
b) Estou ciente das restries a que se referem os arts. 4 e 6 da Lei n 8.159, de

08.01.1991 (Lei de Arquivos); da Lei n 9.610, de 19.02.1998 (Lei de Direitos Autorais);
dos arts. 138 a 145 do Cdigo Penal, que prev os crimes de calnia, injria e difamao;
bem como da proibio, decorrente do art. 5, X, da Constituio da Repblica Federativa
do Brasil, de 1988, de difundir as informaes obtidas que, embora associadas a interesses
particulares, digam respeito honra e imagem de terceiros, alm do art. 25, 1 e 2, da
Lei Federal n 12.527, de 18 de novembro de 2011(Lei de Acesso Informao Pblica);
c) Estou ciente da obrigatoriedade de, por ocasio da eventual divulgao das referidas
informaes, mencionar a fonte a que os respectivos originais pertencem;
d) Estou ciente de que autorizaes relativas a direitos autorais e de imagem, quando

pertinentes, devem ser solicitados aos autores ou retratados.
Local e data:
Assinatura:
72

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
MODELO J
DOCUMENTO DE ARRECADAO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO (DARJ)

(artigo 231, do Livro VI)
INSTRUES DE PREENCHIMENTO
CAMPO CDIGOS DE RECEITA
01 Preencher com o N. da ICMS

Inscrio no Cadastro de 021-3 - ICMS NORMAL
Contribuintes do Estado do Rio de 022-1 - ICMS ESTIMATIVA
Janeiro. 023-0 - ICMS SUBSTITUIO TRIBUTRIA
024-8 - ICMS IMPORTAO
02 Preencher com o Cdigo de 027-2 - ICMS AQS.AT.FIXO OU MAT.FORA
Receita, conforme tabela. ESTADO
028-0 - ICMS PARCELAMENTO
030-2 - ICMS AUTO DE INFRAO
03 Indicar o N. do CNPJ ou CPF
032-9 - ICMS PETRLEO E DERIVADOS COMB.
do contribuinte responsvel pelo
recolhimento, conforme o caso. LUB.
033-7 - ICMS ENERGIA ELTRICA
034-5 - ICMS COMUNICAES
04 Indicar o N. do auto de 036-1 - ICMS SERVIOS DE TRANSPORTE
infrao, do RQP (Parcelamento), 037-0 - ICMS OUTROS
Certido da Inscrio em Dvida 039-6 - ICMS AUTO DE INFRAO
Ativa, Declarao de Importao, PARCELAMENTO
RENAVAM ou Guia de Controle ITD
101-5 - ITD BENS MVEIS
73

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
do ITD, conforme o caso. 102-3 - ITD BENS IMVEIS

107-4 - ITD AUTO DE INFRAO
05 Apor o ms e ano, no formato 108-2 - ITD AUTO DE INFRAO
MM AAAA, referente ocorrncia PARCELAMENTO
do fato gerador do tributo ou 109-0 - ITD PARCELAMENTO
nmero da parcela quando for
parcelamento.
IPVA
06 Indicar o valor atualizado da 150-3 - IPVA
receita principal, ou nominal em 151-1 - IPVA AUTO DE INFRAO
alguns casos. Este valor est 152-0 - IPVA AUTO DE INFRAO
sempre associado ao cdigo de PARCELAMENTO
receita informado no campo 02. TAXAS
200-3 - TAXA DE SERVIOS ESTADUAIS
07 Indicar o valor correspondente 300-0 - TAXA JUDICIRIA
310-7 - TAXA AUTO DE INFRAO
atualizao monetria, caso ela seja
311-5 - TAXA AUTO DE INFRAO
cobrada de forma no associada ao
PARCELAMENTO
principal.
400-6 - CUSTAS EXTRAJUDICIAIS
DVIDA ATIVA
08 Indicar o valor dos juros, 500-2 - DVIDA ATIVA ICM
acrscimos moratrios e da multa 501-0 - DVIDA ATIVA ICM PARCELAMENTO
de mora somados. 502-9 - DVIDA ATIVA ICMS
503-7 - DVIDA ATIVA ICMS PARCELAMENTO
09 Indicar o valor da multa em 507-0 - DVIDA ATIVA OUTROS
decorrncia da infrao. Este valor 508-8 - DVIDA ATIVA OUTROS
est sempre associado ao principal PARCELAMENTO
informado no campo 06, existindo 509-6 - DVIDA ATIVA TAXA JUDICIRIA
ou no. MULTAS
542-8 - MULTA TRIBUNAL DE CONTAS
10 Preencher com o somatrio dos 545-2 - MULTA PROCON/RJ
campos 06 a 09. 551-7 - MULTA FORMAL ICMS
552-5 - MULTA FORMAL ITD
11 Indicar o dia, ms e ano (no OUTRAS RECEITAS
formato DD/MM/AAAA) em que a 601-7 - ALUGUIS E ARRENDAMENTOS
receita dever ser recolhida. 602-5 - FOROS E LAUDMIOS
604-1 - UTILIZAO SERVIDO DE USO BENS
PRPRIOS
12 Apor o nome, firma ou razo
801-0 - ALIENAO DE BENS MVEIS DO
social do contribuinte responsvel
ESTADO
pelo recolhimento.
802-8 - ALIENAO DE BENS IMVEIS DO
ESTADO
13 a 16 - Indicar dados completos 803-6 - PRODUTO DA REMISSO DE FORO
do endereo do contribuinte. 901-6 - SALRIO EDUCAO ESTADUAL
902-4 - INDENIZAES E RESTITUIES
17 Indicar, por extenso, o nome 903-2 - COMPENSAO RECURSOS HDRICOS
da receita relativa ao cdigo 905-9 - IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA
informado no campo 2. FONTE
909-1 - DEPSITO OU FIANA EM DINHEIRO -
18 Informaes complementares DIVERSOS
que se fizerem necessrias. 999-7 - OUTRAS RECEITAS
(Nota: Alterado pelo Decreto Estadual n. 28.674/2001, vigente a partir de 29.06.2001)
74

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
MODELO K

<rgo>
AFIRMAO DE HIPOSSUFICINCIA DE RENDA

_____________________________________________________________________
(Nome Completo)
ENDEREO:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(endereo completo com bairro, CEP e cidade)
TELEFONE COM DDD: ( )____-______
PROFISSO:__________________________________________________________
N DE IDENTIDADE: __________________________________________________
CPF n _______________________________________________________________
ESTADO CIVIL: ______________________________________________________
Eu, acima qualificado (a) afirmo, sob as penas da lei e baseado na Lei 7.115 de 29 de
Agosto de 1983, que no tenho condies de arcar com as custas dos servios e
materiais utilizados para a disponibilizao das informaes por mim requeridas sem
prejuzo do sustento prprio e de minha famlia, razo pela qual requeiro o benefcio
da GRATUIDADE, contemplado pelo Pargrafo nico do Artigo 12 da Lei
12.527/2011.
Art. 12. O servio de busca e fornecimento da informao gratuito, salvo nas hipteses de
reproduo de documentos pelo rgo ou entidade pblica consultada, situao em que poder ser
cobrado exclusivamente o valor necessrio ao ressarcimento do custo dos servios e dos materiais
utilizados.
Pargrafo nico. Estar isento de ressarcir os custos previstos no caput todo aquele cuja situao
econmica no lhe permita faz-lo sem prejuzo do sustento prprio ou da famlia, declarada nos
termos da Lei no 7.115, de 29 de agosto de 1983"
Local e data:
Assinatura do Declarante:
75

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
ANEXO II
ACESSO INFORMAO
FLUXOS DE PROCESSO DE
TRABALHO
76

FLUXOGRAMA I - ACESSO INFORMAO
77

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
FLUXOGRAMA I ACESSO INFORMAO
Solicitar Documento - SOLICITANTE

Preenche o Modelo H - Requerimento de Acesso Informao e o Modelo I - Termo de
Responsabilidade pelo Uso e Divulgao de Informaes, assina e entrega ao Protocolo do
rgo. Informa, ainda, se o documento para Vista ou Cpia, conforme orientao do
Fluxograma II Disponibilizar Documento, deste Manual.
Protocolar Requerimento - PROTOCOLO

Recebe o Requerimento, confere as informaes, encaminha para a Comisso de Gesto de
Documentos e comunica Chefia de Gabinete, dando cincia da entrada do Requerimento
no rgo.
OBS: Nesta etapa comea a contar o tempo de prazo de resposta, de acordo com o Decreto
Estadual n 43.597, de 16 de maio de 2012, que regulamenta a Lei Federal n 12.527, de
18 de novembro de 2011. O Protocolo deve seguir o Fluxograma III Controlar Prazo,
deste Manual.
Registrar a cincia do protocolamento CHEFIA DE GABINETE

Registra a cincia de entrada do Requerimento. Neste caso, a Chefia de Gabinete pode
verificar se h necessidade de fazer parte deste fluxo, de acordo com a estratgia do rgo.
ANLISE DA COMISSO DE GESTO DE DOCUMENTOS
Identificar o assunto do Requerimento

Recebe o Requerimento, analisa o contedo do documento, identifica o assunto do
Requerimento e avalia a resposta ao Requerimento pertinente ao seu rgo:
1) Caso a informao no seja pertinente ao rgo, encaminha para a atividade Informar
qual o rgo responsvel.
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
2) Caso a informao seja pertinente aos documentos produzidos pelo seu rgo, verifica
se h necessidade de abertura de processo.
2.1) H necessidade da abertura do processo, encaminha a solicitao ao Protocolo para

abertura do processo.
2.2) Caso no seja necessria a abertura do processo, encaminha para atividade
Solicitar localizao do documento para rea.
OBS: O processo dever ser aberto conforme as orientaes do item 3.1.2 do Manual de
Gesto de Protocolo, que orienta quanto autuao de processos. Autua-se um processo
quando a natureza da ao dependa da deciso de duas ou mais pessoas. Dispensa-se a
composio de processo nos casos em que a deciso dependa de uma nica pessoa com
uma tramitao simples e breve, podendo assim, serem solucionados sem as formalidades
do processo.
Informar qual o rgo responsvel

Elabora um Ofcio para o solicitante informando o rgo responsvel por disponibilizao
da informao e encerra o Requerimento.
Solicitar localizao do documento para rea

Solicita para rea identificada as informaes do Requerimento.
OBS: No caso do Requerimento no possuir processo autuado, a solicitao pode ser feita
por meio digital (e-mail, fax e etc...), mas em caso de processo autuado, a solicitao deve
ser por meio de Despacho.
79

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
ANLISE DO SETOR RESPONSVEL PELO DOCUMENTO SOLICITADO
Localizar documento
Recebe o Requerimento e verifica a informao a ser concedida ao Solicitante.
Verifica se a informao requerida possui documento:
1) Caso no exista o documento, segue para a atividade Informar inexistncia do
documento.
2) Caso o documento exista, verifica se pode ser localizado:
2.1) No foi localizado, segue para a atividade Informar inexistncia do documento.
2.2) Foi localizado, verifica se est classificado na Tabela de Temporalidade:
2.2.1) O documento no est classificado, segue para a atividade Classificar o
documento.
2.2.2) O documento est classificado, verifica o grau de sigilo. Se o documento for
sigiloso, segue para a atividade Informar o grau de sigilo. Caso no possua sigilo,
verifica a existncia de informaes pessoais. Caso possua, segue para a atividade
Tarjar documento.
2.2.3) Caso no haja informaes pessoais, segue para a atividade Entregar
documento.
DOCUMENTO FOI ELIMINADO
Apresentar documento de eliminao RESPONSVEL PELO SETOR DO

DOCUMENTO SOLICITADO
Encaminha Comisso de Gesto de Documentos a cpia do Termo de Eliminao de
Documento (Modelo C) assinado pelo Superior e pela Comisso de Gesto DE
DOCUMENTOS.
80

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
DOCUMENTO NO EXISTE OU NO FOI LOCALIZADO
Informar inexistncia do documento RESPONSVEL PELO SETOR DO

Informa ao Superior da rea do documento e este encaminha Despacho (processo autuado)
ou CI (sem processo autuado) Comisso de Gesto de Documentos, informando que o
documento no existe.
DOCUMENTO NO EST CLASSIFICADO
Classificar o documento RESPONSVEL PELO SETOR DO DOCUMENTO

SOLICITADO
Classifica o documento quanto ao grau de sigilo definidos no item 4.0 e no Fluxograma V
Classificar Documento deste Manual.
DOCUMENTO EST CLASSIFICADO
Informar o grau de Sigilo RESPONSVEL PELO SETOR DO DOCUMENTO

SOLICITADO
Elabora Despacho (processo autuado) ou CI (sem processo autuado) para a Comisso de
Gesto de Documentos, informando a impossibilidade da disponibilizao do documento.
Tarjar as informaes pessoais RESPONSVEL PELO SETOR DO

Caso o documento possua dados pessoais conforme define o item 4.3 deste Manual, antes
da liberao do documento, a rea deve tarjar as informaes pessoais.
81

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
DOCUMENTO LIBERADO
Entregar documento RESPONSVEL PELO SETOR DO DOCUMENTO

SOLICITADO
Encaminha o documento solicitado Comisso de Gesto de Documentos.
Disponibilizar resposta ao solicitante COMISSO DE GESTO DE

DOCUMENTOS
Encaminha Despacho (processo autuado) ou Ofcio (sem processo autuado) de resposta
para o Protocolo disponibilizar ao Solicitante e em caso de liberao de documento,
encaminha o documento original em anexo.
Disponibilizar resposta ao solicitante PROTOCOLO

Protocolo entra em contato com o Solicitante e comunica:
1) Em caso de Indeferimento do Requerimento - Comunica ao Solicitante a
disponibilidade da resposta ao Requerimento.
2) Em caso de Deferimento do Requerimento de Vista Segue as etapas do Fluxograma
II Disponibilizar Documento, deste Manual.
3) Em caso de Deferimento do Requerimento de Cpia Segue as etapas do
Fluxograma II Disponibilizar Documento, deste Manual.
Analisar Resposta SOLICITANTE

Analisa a resposta do Requerimento. Caso seja satisfatria, assina e data o encerramento do
Requerimento, o qual arquivado pelo Protocolo. Se a resposta ao Requerimento no for
satisfatria, este:
1) Solicita recurso conforme as etapas do Fluxograma VI Solicitao de Recurso, deste
Manual.
82

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
2) Solicita a desclassificao do documento requerido, caso ele tenha sido indeferido por
ser um documento com grau de sigilo. Neste caso, segue as etapas do Fluxograma IV
Desclassificao.
83

FLUXOGRAMA II DISPONIBILIZAR DOCUMENTO
84

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
FLUXOGRAMA II PARA DISPONIBILIZAR DOCUMENTO
EM CASO DE VISTA DE DOCUMENTO
Solicitar acesso ao documento SOLICITANTE

Preenche o Requerimento com o tipo de acesso disponvel.
1) Se for cpia, segue para atividade de Verificar quantidade de cpias.
2) Se no, segue para atividade Solicitar vista.
Solicitar vista SOLICITANTE

Solicita a vista da documentao para anlise da informao.
Disponibilizar local para vista PROTOCOLO

Disponibiliza para o solicitante o local para vista de documentos.
Comunicar local da vista PROTOCOLO

Informa a disponibilidade do local para vista do documento.
Realizar vista SOLICITANTE

Realiza a vista dos documentos solicitados e encerra o processo.
EM CASO DE CPIA DE DOCUMENTO
Verificar quantidade de cpias PROTOCOLO

Verifica a quantidade de cpias solicitadas.
Calcular custo das cpias PROTOCOLO

Calcula o custo das cpias e comunica ao Solicitante.
85

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Informar como emitir o DARJ PROTOCOLO

Orienta o Solicitante como emitir o DARJ no site: www.fazenda.rj.gov.br
Emitir DARJ SOLICITANTE

Emite o DARJ com o valor a ser pago pela cpia do documento.
Pagar o DARJ SOLICITANTE

Paga o DARJ com os valores informados pelo Protocolo.
Produzir fotocopia PROTOCOLO

Recebe o DARJ pago pelo Solicitante e produz a fotocpia dos documentos.
Entregar fotocpia PROTOCOLO

Entrega as fotocpias para o solicitante, que assina o recebimento, encerra, arquiva o
Requerimento e devolve o documento original rea responsvel.
86

FLUXOGRAMA III CONTROLAR PRAZO
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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
FLUXOGRAMA III CONTROLAR PRAZO
Verifica se o primeiro aviso do prazo de atendimento do Requerimento (10 dias)

expirou:
1) Se sim, segue para a atividade Informar prazo de vencimento.
2) Se no, verifica se expirou o segundo aviso (5 dias).
2.1) Se sim, seguir para a atividade Informar prazo de vencimento.
2.2) Se no, aguarda outro evento de tempo Controlar prazo.
Informar vencimento do prazo PROTOCOLO

Comunica que o primeiro prazo para atendimento Requerimento foi expirado.
Informar vencimento do prazo COMISSO DE GESTO DE

DOCUMENTOS
Informa o vencimento do prazo do segundo aviso para o Superior do Setor
Responsvel pelo Documento.
Verificar necessidade de prorrogao do prazo SETOR RESPONSVEL

PELO DOCUMENTO
Verifica a necessidade de prorrogao do prazo para atendimento do Requerimento.
1) Se sim, segue para atividade Solicitar prorrogao do prazo com justificativa.
2) Se no, disponibiliza resposta Comisso de Gesto de Documentos.
Avaliar situao do prazo SUPERIOR DO SETOR RESPONSVEL PELO

DOCUMENTO
Avalia o prazo e informa rea que esta avaliando o atendimento do Requerimento.
Solicitar prorrogao do prazo com justificativa SETOR RESPONSVEL

PELO DOCUMENTO
Justifica a prorrogao do prazo para a Comisso de Gesto de Documentos.
88

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Informar solicitante prorrogao do prazo COMISSO DE GESTO DE

DOCUMENTOS
Informa a prorrogao do prazo para o Protocolo comunicar ao Solicitante, e
aguarda outro evento de tempo de Controlar prazo.
89

FLUXOGRAMA IV DESCLASSIFICAR DOCUMENTO
90

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
FLUXOGRAMA IV DESCLASSIFICAR DOCUMENTO
Solicitar desclassificao SOLICITANTE

Preenche um Requerimento de desclassificao do documento, solicitando a
mudana do grau de sigilo para o Protocolo.
OBS: O Requerimento de desclassificao pode ser uma solicitao ou petio

preenchida pelo Solicitante, com a justificativa da necessidade de ter acesso quele
documento.
Protocolar Requerimento PROTOCOLO

Recebe o Requerimento de desclassificao.
Abrir processo PROTOCOLO

Abre o processo, caso ainda no tenha sido autuado na etapa anterior de
Requerimento. Se j foi autuado, utilizar o mesmo processo para instruo.
Analisar solicitao COMISSO DE GESTO DE DOCUMENTOS

Recebe o Requerimento solicitando a desclassificao do documento e faz um
parecer tcnico quanto desclassificao do mesmo.
Analisar parecer SETOR RESPONSVEL PELA CLASSIFICAO

Analisa o parecer da Comisso de Gesto de Documentos e verifica a possibilidade
de desclassificao do documento.
1) Se o documento for desclassificado, segue para a atividade Justificar a
desclassificao.
2) Se no, segue para a atividade Justificar a no desclassificao.
Justificar a desclassificao SETOR RESPONSVEL PELA

CLASSIFICAO
91

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Justifica a desclassificao do documento conforme anlise do parecer da Comisso

de Gesto de Documentos e encaminha o documento original para a Comisso.
Justificar a no desclassificao SETOR RESPONSVEL PELA

CLASSIFICAO
Justifica a no desclassificao do documento conforme anlise do parecer da
Comisso de Gesto de Documentos.
Tomar cincia COMISSO DE GESTO DE DOCUMENTOS

Toma cincia da deciso justificada da rea responsvel pela desclassificao.
Permitir acesso COMISSO DE GESTO DE DOCUMENTOS

1) No caso do Requerimento ser deferido, a Comisso encaminha o original para
disponibilizar no Protocolo.
2) No caso do Requerimento ser indeferido, a Comisso encaminha o processo para
o Protocolo.
Disponibilizar documento PROTOCOLO

1) No caso do Requerimento ser deferido, o Protocolo comunica ao Solicitante,
conforme as etapas do Fluxograma II Para Disponibilizar Documentos deste
Manual.
2) No caso do Requerimento ser indeferido, o Protocolo comunica ao Solicitante
para dar vistas ao processo.
Solicitar recurso SOLICITANTE

Analisa as justificativas e decide quanto interposio de recurso.
1) Caso haja recurso, seguir para o Fluxograma VI - Solicitao de Recurso.
2) Caso no haja necessidade de recurso, o Solicitante assina as vistas ao processo e
o Protocolo encerra o processo.
92

FLUXOGRAMA V CLASSIFICAR DOCUMENTO
93

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
FLUXOGRAMA V CLASSIFICAR DOCUMENTO
IDENTIFICAO DAS ATRIBUIES DO SETOR
Preencher Sistema de Tipologia SETOR RESPONSVEL PELO

DOCUMENTO
Preenche as informaes das atribuies do setor no Sistema de Tipologia de
Documentos (SITD).
IDENTIFICAO DA TIPOLOGIA DE DOCUMENTOS
Informar sobre tipologia preenchida SETOR RESPONSVEL PELO

DOCUMENTO
Preenche os requisitos do documento a ser classificado no Sistema de Tipologia de
Documentos (SITD).
Avaliar preenchimento COMISSO DE GESTO DE DOCUMENTOS

Verifica o documento preenchido no Sistema de Tipologia de Documentos (SITD) e
confere se est de acordo com a metodologia:
1) Se aprovada a descrio do documento, encaminha para corroborao.
2) Se no aprovada, solicita que o setor faa os ajustes no preenchimento.
Ajustar o preenchimento SETOR RESPONSVEL PELO DOCUMENTO

Corrige o documento conforme solicitado pela Comisso de Gesto de Documentos.
Encaminhar para corroborao COMISSO DE GESTO DE

DOCUMENTOS
Aprova os documentos que foram preenchidos no Sistema de Tipologia de
Documentos (SITD) e encaminha para anlise da classificao.
94

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
ANLISE DE CLASSIFICAO
Analisar classificao RESPONSVEL PELA CLASSIFICAO

Verifica a classificao quanto ao grau de sigilo.
1) Se a classificao estiver correta, segue para a atividade Classificar o
documento.
2) Se no estiver, segue para atividade Justificar a no aceitao.
Justificar a no aceitao RESPONSVEL PELA CLASSIFICAO

Justifica o motivo da no aceitao da classificao atribuda.
Ajustar a classificao RESPONSVEL PELA CLASSIFICAO

Ajusta o documento quanto classificao de sigilo sugerida.
Informa ajuste RESPONSVEL PELA CLASSIFICAO

Informa o ajuste ao setor responsvel pelo Documento para tomar cincia e encerrar
o processo.
Classificar o documento RESPONSVEL PELA CLASSIFICAO

Classifica o documento quanto ao grau de sigilo e encerra o processo.
Tomar cincia SETOR RESPONSVEL PELO DOCUMENTO

Toma cincia do ajuste executado.
95

FLUXOGRAMA VI SOLICITAR RECURSO
96

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
FLUXOGRAMA VI SOLICITAR RECURSO
Entrar com recurso SOLICITANTE

Preenche o pedido com justificativa para recurso.
Protocolar a solicitao PROTOCOLO

Recebe o pedido de recurso.
Abrir o processo PROTOCOLO

Abre o processo com o pedido de recurso.
OBS: A autuao do processo s ocorrer neste momento, caso o processo no

tenha sido aberto anteriormente. Neste caso, o processo ser o mesmo.
Analisar pedido COMISSO DE GESTO DE DOCUMENTOS

Analisa o motivo do pedido de recurso:
1) Se for sobre desclassificao, encaminha para a Comisso Mista analisar a
solicitao.
2) Se sobre qualquer outro motivo, encaminha para o Chefe da Pasta analisar o
pedido de recurso.
Analisar solicitao CHEFE DA PASTA

Analisa a o pedido de recurso:
1) Se o recurso for deferido, segue para a atividade Gerar resposta.
2) Se o recurso for indeferido, segue para a atividade Gerar justificativa do
indeferimento.
Analisar solicitao COMISSO MISTA

Analisa a o pedido de recurso e gera resposta.
97

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Gerar resposta SECRETRIO

Gera resposta ao pedido do recurso para a Comisso de Gesto de Documentos.
Liberar acesso COMISSO DE GESTO DE DOCUMENTOS

Solicita a liberao do documento pela rea e encaminha ao Protocolo para
comunicar ao Solicitante.
Informar o indeferimento COMISSO DE GESTO DE DOCUMENTOS

Informa indeferimento do recurso ao Solicitante por meio de correspondncia fsica
ou digital e/ou por contato telefnico.
Disponibilizar documento PROTOCOLO

Comunica ao Solicitante, conforme as etapas do Fluxograma II Para
Disponibilizar Documentos deste Manual.
Comunicar indeferimento PROTOCOLO

Comunica ao Solicitante, que assina as vistas ao processo e encerra o processo.
98

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
ANEXO III
PERGUNTAS FREQUENTES
99

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
1. Quais devem ser as caractersticas dos profissionais que desempenham as

atividades de arquivo?
Resposta: O tratamento tcnico dos arquivos e dos documentos indispensvel

para a implantao de polticas eficazes de informao em qualquer organizao.
Nesse sentido, indispensvel o conhecimento de legislao especfica e das
tcnicas arquivsticas, bem como dos procedimentos administrativos.
Os servidores que trabalham diretamente com acervos documentais arquivsticos

administrativos devem ter o seguinte perfil: afinidade com a atividade,
disponibilidade para executar as atividades e conhecimento dos assuntos e da
finalidade da documentao a ser tratada.
2. Como criar uma Comisso de Gesto de Documentos (CGD)?
Atendendo aos requisitos do Decreto n 42.002, de 24 de agosto de 2009, e sendo

composta por um representante de cada rea fim, um especialista de documentao
e um especialista de protocolo, com indicao do membro presidente, e estando
publicada em sequncia de suplncia.
3. Qual deve ser o perfil do servidor para compor a Comisso de Gesto de

Documentos (CGD)?
Os membros indicados para compor a Comisso de Gesto de Documentos (CGD)

devero estar capacitados:
a) Em noes de informtica, j que os dados sero recolhidos por meio do sistema

via web;
b) Para avaliar quanto ao impacto para o rgo, em caso de perda de documento
ou de informao;
c) Para ser o multiplicador das normas e procedimentos estabelecidos pelo
Programa de Gesto de Documentos (PGD -RJ) no seu rgo de representao;
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d) Para responder sobre os procedimentos internos e a produo documental em sua

rea de atuao; e
e) Para gerenciar as solicitaes de acesso informao, de modo que controle os
prazos e promova a interlocuo entre as reas envolvidas no processo.
4. Para qu uma poltica de gesto de documentos?
Resposta: Porque a gesto documental e a proteo especial aos documentos de

arquivo dever do Poder Pblico como instrumento de apoio administrao,
cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao.
5. Porque no se deve chamar arquivo morto?
Resposta: O Arquivo um todo orgnico, com caractersticas prprias. Origina-se

das atividades de um rgo e reflete o dia-a-dia dessas atividades. , portanto, um
organismo vivo que nasce, cresce e sofre transformaes, e ganha novos usos.
6. possvel eliminar documentos de arquivo da administrao pblica?
Resposta: Sim, desde que respeitada a legislao vigente e adotados os

procedimentos tcnicos necessrios orientados pelo Arquivo Pblico do Estado do
Rio de Janeiro (APERJ).
A eliminao consequncia natural do trabalho de avaliao de documentos, que

executada pelas Comisses de Gesto de Documentos (CGD), equipes
multidisciplinares (ou subcomisses) constitudas formalmente, a quem cabe a
definio de critrios para eliminao da massa documental acumulada, bem como a
elaborao das Tabelas de Temporalidade de Documentos. importante registrar
que a eliminao implica na destruio de documentos que, no processo de
avaliao, foram considerados sem valor para guarda permanente. O procedimento
correto para a inutilizao de documentos a fragmentao manual ou mecnica do
papel para reciclagem e nunca a incinerao, considerando as determinaes da Lei
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Federal n 9.605, de 12 de fevereiro de 1998, que dispe sobre as sanes penais e

administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente.
"A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter

pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na
sua especfica esfera de competncia". (Lei Federal 8.159, de 08 de janeiro de 1991,
art. 9)
"A eliminao de documentos oficiais ou pblicos s dever ocorrer se prevista na

tabela de temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade competente na esfera
de sua atuao e respeitado o disposto no art. 9. da Lei n 8.159, de 8 de janeiro
de 1991". (Decreto Federal n 1799, de 30 de janeiro de 1996, art. 12, pargrafo
nico)
As Secretarias de Estado e demais Entidades da Administrao Direta e Indireta

devero apresentar, ..., proposta de Plano de Classificao e Tabela de
Temporalidade referente s atividades-fim da Administrao". (Decreto 42.002, de
24 de agosto de 2009)
7. A microfilmagem permite a eliminao imediata do documento original?
Resposta: No. A eliminao do documento original no pode ser feita apenas

porque foi microfilmado. A eliminao do documento original, bem como de sua
cpia em microfilme, depender de uma avaliao prvia que definir seu prazo de
guarda e destinao.
A eliminao de documentos, no setor pblico, obedece a procedimentos previstos

na legislao arquivstica especfica, que prev a constituio de Comisso de
Gesto de Documentos (CGD) e a elaborao de Tabela de Temporalidade de
Documentos. Conforme determina a legislao, caso o documento original seja
considerado de valor permanente, no poder ser eliminado mesmo havendo cpia
em microfilmes.
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A finalidade principal da microfilmagem no a eliminao de documentos, mas

facilitar a disseminao e o acesso, alm de evitar o manuseio do original,
contribuindo para a sua preservao.
8. Quais so as penalidades aplicveis caso a documentao pblica seja

eliminada, negligenciada ou divulgada sem autorizao da administrao
pblica?
Resposta: Os responsveis ficaro sujeitos a sanes administrativas, civis e penais.
Art. 314 - Extraviar livro oficial ou qualquer documento, de que tem a guarda em
razo do cargo; soneg-lo ou inutiliz-lo, total ou parcialmente: Pena - recluso,
de 1 (um) a 4 (quatro) anos, se o fato no constitui crime mais grave. (Decreto-Lei
n 2848, de 7 de dezembro de 1940, Cdigo Penal. Art. 314)
9. As fotografias e filmes digitais produzidos na minha instituio podem ser

considerados documentos arquivsticos?
Resposta: Sim, desde que tenham sido produzidos (elaborados ou recebidos) no

curso de uma atividade, ou seja, de um processo de trabalho, como instrumentos ou
resultados de tal atividade, e retidos para ao ou referncia. Esses documentos
devem ser contemplados pelo programa de gesto arquivstica da instituio.
10. Um website pode ser considerado um documento arquivstico?
Resposta: Sim, desde que tenha sido elaborado no curso de uma atividade, ou seja,
de um processo de trabalho, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido
para ao ou referncia. O website deve ser contemplado pelo programa de gesto
arquivstica da instituio.
11. Mensagens de correio eletrnico (e-mails) podem ser consideradas

documentos arquivsticos?
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Resposta: Sim, desde que tenham sido produzidas (elaboradas ou recebidas) no

curso de uma atividade, ou seja, de um processo de trabalho como instrumentos ou
resultados de tal atividade, e retidas para ao ou referncia. Na qualidade de
documentos arquivsticos, as mensagens devem ser completas e criadas por pessoas
autorizadas, e recomendvel que sejam redigidas de acordo com normas oficiais
de comunicao. No devem ser tratados assuntos fora da matria que originou o
documento e devem existir procedimentos que controlem a tramitao e o
arquivamento, de forma a garantir sua autenticidade. Esses documentos devem ser
contemplados pelo programa de gesto arquivstica da instituio.
12. O documento digital e o documento digitalizado so a mesma coisa?
Resposta: No. Os documentos digitais tm duas origens distintas: os que j

nascem digitais (documento digitais) e os que so gerados a partir de digitalizao
(documentos digitalizados). Ambos so codificados em dgitos binrios, acessveis e
interpretveis por meio de um sistema computacional.
a) O documento digital produzido, tramitado e arquivado em meio digital.

b) O documento digitalizado a representao digital de um documento produzido
em outro formato e que, por meio da digitalizao, foi convertido para este
formato. Geralmente, esse representante digital visa facilitar a disseminao e o
acesso, alm de evitar o manuseio do original, contribuindo para a sua
preservao. Todo documento digitalizado um documento digital, mas nem
todo documento digital um documento digitalizado.
13. A digitalizao permite a eliminao imediata do documento original?
Resposta: No. A eliminao do documento original no pode ser feita apenas

porque foi digitalizado. A eliminao do documento original, bem como de sua
cpia digital, depender de uma avaliao prvia que definir seu prazo de guarda e
sua destinao.
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A eliminao de documentos, no setor pblico, obedece a procedimentos previstos

na legislao arquivstica especfica, que prev a constituio de Comisso de
Gesto de Documentos (CGD) e a elaborao de Tabela de Temporalidade de
Documentos. Conforme determina a legislao, caso o documento original seja
considerado de valor permanente, este no poder ser eliminado,.
A finalidade principal da digitalizao no a eliminao de documentos, mas

facilitar a disseminao e o acesso, alm de evitar o manuseio do original,
contribuindo para a sua preservao.
14. Quando um documento digital produzido e depois impresso, qual deles

o original?
Resposta: Depende do contexto em que se d a produo do documento:
a) Se o documento digitado em processador de texto impresso e assinado, tramita

e arquivado em papel, ele ser considerado original. Neste caso, o computador
foi utilizado como uma ferramenta para apoiar a produo do documento em
papel.
b) Se o documento produzido em sistema informatizado e, aps a assinatura e a
tramitao, arquivado em meio digital, a impresso em papel ser eventual e o
documento dela resultante ser considerado uma cpia.
15. Posso eliminar documentos arquivsticos digitais? Como faz-lo?
Resposta: Sim. A eliminao de documentos arquivsticos segue o mesmo

processo, sejam eles convencionais ou digitais.
No setor pblico, a eliminao deve ser precedida pela elaborao de listagem de

eliminao de documentos, que, depois de aprovada pela instituio arquivstica na
especfica esfera de competncia, dever ser publicada e, quando for efetivada a
eliminao, ser lavrado o termo de eliminao de documentos, segundo a
legislao vigente. Caso o original seja considerado de valor permanente, este no
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poder ser eliminado, conforme tambm determina a legislao. Deve-se observar

ainda os seguintes procedimentos:
a) Os documentos arquivsticos que estiverem pendentes sob litgio ou investigao

no podero ser destrudos;
b) A eliminao dever ser realizada de forma a impossibilitar a recuperao
posterior de qualquer documento eliminado; e
c) Todas as cpias dos documentos eliminados, incluindo cpias de segurana e
cpias de preservao, independentemente do suporte, devero ser destrudas.
16. Como posso preservar documentos em formato digital?
Resposta: A instituio deve possuir um programa de preservao de documentos

arquivsticos que incorpore os documentos convencionais e digitais.
A preservao digital o conjunto de estratgias e metodologias destinadas a

preservar os documentos em formato digital. Ela pode implicar desde transferncias
peridicas dos suportes de armazenamento at a converso para outros formatos
digitais, bem como a atualizao do ambiente tecnolgico, o hardware e o software.
Tais estratgias devem alcanar todas as caractersticas essenciais que definem um

documento digital, que so: fsicas (suporte / registro fsico), lgicas (software e
formato digital) e conceituais (estrutura / contedo exibido). Alm disso, elas
devem levar em conta os elementos necessrios para a produo, a manuteno e o
acesso aos documentos digitais.
Deve-se compreender, ainda, que a preservao digital no a digitalizao de

documentos que se apresentam em outros suportes. A digitalizao uma ao que
serve captura de documentos para sistemas de informao como forma de facilitar
seu gerenciamento e acesso, bem como auxiliar a preservao dos originais. J a
preservao digital visa exclusivamente preservao dos documentos digitais.
17. O que o Projeto Processo Digital?

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um projeto desenvolvido pela Secretaria de Estado da Casa Civil que realizar a

Gesto Eletrnica de Documentos no Estado do RJ, mediante implantao de um
sistema que informatizar os processos administrativos e possibilitar que todos os
documentos pertencentes ao mesmo sejam geridos de forma digital.
Em uma primeira fase so trs processos-piloto: "Nomear e exonerar servidores", da

Casa Civil; "Gerir solicitao de combustvel" e "Cadastrar veculos", da Secretaria
Estadual de Planejamento e Gesto. Entretanto, outros processos sero
automatizados pelo sistema, gradativamente. O objetivo que, futuramente, todos
os processos da administrao pblica estadual sejam produzidos eletronicamente.
18. O que o Processo Digital?
Resposta: um sistema desenvolvido para realizar as operaes tcnicas da gesto

arquivstica de documentos, processado eletronicamente e aplicvel em ambientes
digitais ou em ambientes hbridos, isto , ambientes que incluem documentos
digitais e convencionais. Compreende funcionalidades tais como:
gesto e aplicao do plano e do cdigo de classificao;

avaliao e destinao (aplicao da tabela de temporalidade);
captura, pesquisa, localizao e apresentao; e
segurana, armazenamento e preservao.
Pode incluir ainda outras funcionalidades como tramitao e fluxo de trabalho, e

caractersticas como usabilidade, interoperabilidade, disponibilidade, desempenho e
escalabilidade.
19. Qual a validade legal do processo em meio digital?
Resposta: O processo digital e todos os seus documentos possuem a mesma

validade legal dos processos convencionais (em papel), ou seja, so dotados de
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legalidade, autenticidade e fidedignidade em toda a esfera jurdico-administrativa.

Para isso, o sistema utiliza assinaturas e certificaes digitais, conforme disposto no
Decreto Estadual n 42.352, de 15/03/2010.
20. Quais benefcios sero gerados para o trabalho atual e para a

administrao pblica?
Resposta: Os processos tero reduzidos seus custos e o tempo de execuo.

Tambm haver aumento significativo na qualidade, uma vez que o sistema possui
tecnologia avanada e customizado s necessidades especficas de cada processo
de trabalho. Logo, haver economia, racionalizao e aumento da eficincia no
Estado. Segundo clculos da Subsecretaria de Gesto da Casa Civil, o Estado do Rio
obter economia superior a R$ 100 milhes nos prximos 10 anos. Alm disso, ao
final da implantao do projeto o Estado ter evitado, anualmente, o corte de 1.877
rvores, economizado mais de trs milhes de litros de gua e mais de 156
quilowatts-hora (KW/h) de energia.
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MANUAL
DE GESTO DE
DOCUMENTOS
Cadernos Tcnicos
do Arquivo Pblico Mineiro

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MANUAL DE GESTO
DE DOCUMENTOS

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Cadernos Tcnicos do Arquivo Pblico Mineiro
N 3
MANUAL DE GESTO
DE DOCUMENTOS
2 Edio
Revista e Atualizada
Texto de Emlia Barroso Cruz
Belo Horizonte
Secretaria de Estado de Cultura de Minas Gerais
Arquivo Pblico Mineiro
2013

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Governador do Estado de Minas Gerais Coordenao editorial

Antonio Augusto Junho Anastasia Augusta Aparecida Cordoval Caetano
Maria de Ftima da Silva Corsino
Secretria de Estado de Cultura Maria Ceclia Bicalho Monteiro Alves
Eliane Denise Parreiras
Texto de
Superintendente do Arquivo Pblico Mineiro Emlia Barroso Cruz
Vilma Moreira dos Santos
Projeto grfico e diagramao
Diretora de Gesto de Documentos Daianne Cristina Fernandes Pacheco
Augusta Aparecida Cordoval Caetano Imprensa Oficial do Estado de Minas Gerais
Diretora de Acesso Informao e Pesquisa Arquivo Pblico Mineiro

Alessandra Palhares
apm@cultura.mg.gov.br
Diretor de Arquivos Permanentes
Av. Joo Pinheiro, 372 Belo Horizonte MG
Ana Maria de Souza
CEP 30.130-180 Tel.(31) 3269-1167
Diretor de Conservao de Documentos

Pedro de Brito Soares
___________________________________________________________________________
Cruz, Emlia Barroso

Manual de gesto de documentos / Texto de Emlia Barroso Cruz. - . ed. rev. e atual.- Belo
Horizonte: Secretaria de Estado de Cultura de Minas Gerais, Arquivo Pblico Mineiro, 2013.
146 p.; 30 cm. (Cadernos Tcnicos do Arquivo Pblico Mineiro; n.3)
ISBN: .978-85-99528-76-1
1. Gesto de documentos. I. Secretaria de Estado de Cultura de Minas Gerais. II. Arquivo Pblico
Mineiro. III. Ttulo. IV. Srie.
CDD 025.1714
________________________________________________________________________________

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SUMRIO
APRESENTAO.................................................................................................................7
1. ARQUIVOS....................................................................................................................... 9
1.1 Conceito...................................................................................................................... 9
1.2 Histrico...................................................................................................................... 9
1.3 O Documento de Arquivo...........................................................................................12
1.4 Princpios Arquivsticos..............................................................................................14
2. GESTO DE DOCUMENTOS.........................................................................................17
2.1 Teoria das Trs Idades..............................................................................................19
2.2 Conceito.....................................................................................................................19
2.3 As Trs Etapas da Gesto de Documentos...............................................................20
2.3.1 Produo..........................................................................................................21
2.3.2 Utilizao..........................................................................................................21
2.3.3 Destinao.......................................................................................................25
2.4 Os Instrumentos da Gesto de Documentos.............................................................32
2.4.1 Classificao....................................................................................................32
2.4.2 Elaborao de Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade
e Destinao de Documentos de Arquivo.................................................................34
2.4.2.1 Passo A: Investigao Preliminar.............................................................35
2.4.2.2 Passo B: Anlise de Atividades................................................................39
2.4.2.3 Passo C: Identificao de Requisitos de Arquivamento...........................51
3. GESTO DE DOCUMENTOS DIGITAIS DE CARTER ARQUIVSTICO......................63
3.1 Consideraes Iniciais...............................................................................................63

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3.1.1 Autenticidade e Integridade..............................................................................64
3.1.2 Acesso e Preservao.....................................................................................66
3.2 Etapas da Gesto de Documentos Digitais...............................................................68
3.2.1 Produo..........................................................................................................68
3.2.2 Utilizao..........................................................................................................77
3.2.3 Destinao.......................................................................................................78
3.3 Ferramentas..............................................................................................................79
3.3.1 Assinatura Eletrnica........................................................................................79
3.3.2 Outros Meios de Autenticao Online...............................................................83
3.3.3 Metadados........................................................................................................83
3.4 Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de

Documentos - e-ARQ Brasil............................................................................................87
4. O ESPAO FSICO DO ARQUIVO.................................................................................89
5. A REFORMATAO VOLTADA PARA OS FINS DA GESTO DE DOCUMENTOS......93
6. A LEGISLAO ARQUIVSTICA.....................................................................................97
7. REFERNCIAS ........................................................................................................... 109
8. ANEXO 1: Formulrios de Identificao de Fontes.......................................................117
9. ANEXO 2: Formulrio de Levantamento de Contexto Organizacional......................... 121
10. ANEXO 3: Formulrio de Levantamento de Funo e Requisitos de Arquivamento. 127
11. ANEXO 4: Modelo de Metadados............................................................................... 131
12. ANEXO 5: Diretrizes para Armazenamento de Documentos at 30 anos em

ambientes tropicais.......................................................................................................... 142
13. ANEXO 6: Diretrizes para Armazenamento de Documentos por 30 anos ou mais

em todas as regies climticas........................................................................................ 143
14. ANEXO 7: Relao das Resolues do Conselho Nacional de Arquivos.................. 144

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Apresentao
O Arquivo Pblico Mineiro (APM) publicou, em 2007, o seu Caderno Tcnico n. 1: Manual
de Gesto de Documentos. Publicao de extrema importncia para os servidores pblicos
responsveis pela gesto de documentos em suas instituies e, principalmente, para os
membros das Comisses Permanentes de Avaliao de documentos de Arquivo (CPADs) dos
rgos e entidades do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais, instituies que o Arquivo
Pblico Mineiro orienta na elaborao dos seus projetos de gesto de documentos.
A reviso e atualizao do Manual que apresentamos agora, em 2013, tornou-se necessria,

especialmente, a partir da promulgao da Lei n 19.420/2011, que estabelece a poltica de
arquivos no Estado de Minas Gerais e da Lei Federal n 12.527/2012, que regula o acesso a
informaes.
Nesta nova edio sero levadas em considerao, tambm, as inmeras solicitaes de

compartilhamento da metodologia utilizada pelo Arquivo Pblico Mineiro na elaborao do
Plano de Classificao e da Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de
Arquivo. Projeto iniciado em 2007, uma parceria da Secretaria de Estado de Planejamento e
Gesto (Superintendncia Central de Governana Eletrnica) e da Secretaria de Estado de
Cultura (Arquivo Pblico Mineiro), quando dezenove rgos do Poder Executivo mineiro, sob
a coordenao da Diretoria de Gesto de Documentos do APM, elaboraram os instrumentos
essenciais de gesto de documentos, ou seja, o Plano de Classificao e a Tabela de
Temporalidade e Destinao de documentos para as suas atividades finalsticas.
O Caderno Tcnico complementa, ainda, a parte de Gesto de Documentos Digitais de Carter

Arquivstico, incluindo o e- ARQ Brasil: Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de
Gesto Arquivstica de Documentos.
Esperamos que este novo Manual possa contribuir com todas as instituies pblicas, privadas,
mineiras, brasileiras, lembrando que a gesto documental imprescindvel, no somente para
o processo decisrio no contexto da administrao pblica, mas, tambm, para assegurar a
transparncia administrativa, os direitos do cidado e a preservao da memria do estado, tendo
em vista o valor administrativo e histrico dos documentos.
Agradeo a Emlia Barroso Cruz, profissional competente, sempre presente nas publicaes e nos
trabalhos desenvolvidos pela Diretoria de Gesto de Documentos e a Maria de Ftima da Silva
Corsino, pelas sugestes sempre pertinentes.
Augusta Aparecida Cordoval Caetano

Diretora de Gesto de Documentos
Arquivo Pblico Mineiro
Manual de Gesto de Documentos 7

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
1. Arquivos
1.1 Conceito
O Conselho Internacional de Arquivos (CIA), organismo vinculado Organizao das Naes

Unidas para a Educao, a Cincia e a Cultura (UNESCO), criado em 1950 com o objetivo de
promover a conservao e a utilizao dos recursos arquivsticos em todos os pases, em seu
Dictionary of archival terminology (1988) definiu arquivos como:
(1) Conjunto de documentos, quaisquer que sejam suas datas, suas formas,
ou seus suportes materiais, produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou
jurdicas, e por servios ou organismos pblicos ou privados, no desempenho
de suas atividades, conservados por seus criadores ou seus sucessores para
seu prprio uso, sendo transferidos instituio arquivstica competente em
razo de seu valor arquivstico.
(2) Instituio responsvel pela aquisio, preservao e disseminao dos
arquivos.
(3) Edifcio, ou parte de um edifcio, no qual os arquivos so preservados e
disponibilizados para consulta; tambm chamado de depsito de arquivos.
(DICTIONARY..., 1988, p. 22, traduo nossa).
Ressalte-se que o conceito adotado pelo CIA abrange o conjunto documental de carter
arquivstico, a instituio arquivstica e a edificao que abriga os documentos.
1.2 Histrico
Com a inveno da escrita, a organizao dos indivduos em sociedade e a constituio

dos governos, os homens sentiram a necessidade de registrar as atividades administrativas
que regem as relaes entre governos, organizaes e pessoas. Nas sociedades
conhecedoras da escrita os documentos sempre foram o alicerce do ... exerccio do poder,
para o reconhecimento dos direitos, para o registro da memria e para sua utilizao futura
(ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 32). A prtica de produo de documentos revolucionou
a utilizao da informao com o seu registro, cpia, autenticao, transmisso, recepo,
difuso, classificao, recuperao, conservao e utilizao de forma fcil, estvel e exata
(ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 61).
Os primeiros arquivos datam de cerca do IV milnio a.C., na regio do crescente frtil, entre os
rios Tigre e Eufrates, e no Oriente Mdio. Os primeiros documentos de arquivo compunham-
se de registros contbeis, correspondncias, tratados, contratos, atos notariais, testamentos,
promissrias, recibos e sentenas de tribunais (SILVA et al., 1998, p. 46). As informaes eram
registradas em tbuas de argila, de fabrico artesanal, e os documentos eram depositados
em locais de acesso restrito, o que indica a importncia a eles atribuda pelas organizaes
acumuladoras. Escavaes arqueolgicas na antiga Mesopotmia revelam a existncia de

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arquivos centrais e arquivos de administrao corrente em cidades como Nippur e Ebla (Sria).
Na cidade hitita de Hatusa (sculo XIV a.C.) foi encontrado um edifcio cujo objetivo exclusivo
era abrigar um arquivo.
Na Antiguidade Clssica, destacamos as civilizaes grega e romana na produo e

acumulao de documentos de carter arquivstico. A civilizao grega clssica utilizava
o papiro e as tbuas de madeira para a produo de documentos originais. A publicidade
destes documentos era proporcionada por meio de cpias esculpidas em placas de pedra
e de bronze afixadas nos principais edifcios pblicos. Somente por volta do ano de 350
a.C. os atenienses passaram a acumular seus documentos oficiais no Mtron, ou templo de
Cibele, a me dos deuses. O arquivo de Atenas guardava os documentos oficiais, como leis
e decretos governamentais, atas de reunies do Senado, documentos judiciais e financeiros,
inventrios e registros de carter cultural como exemplares oficiais da obra de dramaturgos
como squilo e Sfocles , alm de documentos privados (como o testamento de Epcuro). O
sistema de arquivos criado no Imprio Romano ficou conhecido como um dos mais organizados
e bem estruturados da Antiguidade Clssica, graas ao ... sentido prtico dos romanos e a
importncia por eles concedida administrao do Imprio... (SILVA et al., 1998, p. 61).
Na Alta Idade Mdia, a fragilidade dos suportes empregados associada instabilidade

poltica e social, que obrigava o transporte contnuo dos documentos, levou perda de
parte considervel dos arquivos desse perodo. Tanto o pergaminho quanto o papiro
foram em grande parte destrudos pela ausncia de cuidados no acondicionamento e no
armazenamento. Devido debilidade das instituies, as monarquias medievais e os senhores
feudais desenvolveram um tipo de administrao itinerante, de onde surgiram os arquivos
ambulantes, armazenados e transportados em arcas e cofres. Os cofres eram destinados
arrecadao e guarda de documentos referentes coleta e administrao dos impostos.
Os governantes e proprietrios desses arquivos, muitas vezes, confiavam-nos aos mosteiros,
claustros de igrejas ou aos depsitos de torres para os protegerem quando partiam para
guerra ou quando temiam invases inimigas. Esse costume foi um dos responsveis pela
perda de uma quantidade significativa de documentos do perodo medieval (ROUSSEAU;
COUTURE, 1998, p. 40).
A proteo e o armazenamento dos documentos eram compartilhados pela Igreja e pelo Estado.
A situao da Igreja Catlica, como nica instituio europeia permanente e

letrada cuja atividade se estendia ao longo do tempo, deu-lhe a primazia neste
campo durante o primeiro milnio d.C., tal como o atesta o esplendor do arquivo
do Vaticano (HIGGS, 1996, p. 1, traduo nossa).
A consolidao e o fortalecimento das monarquias europeias no final do primeiro milnio,

assim como a diversificao das atividades do Estado, favoreceram a criao e a expanso
dos arquivos, que tinham por fim a preservao dos documentos referentes atuao
governamental nas reas administrativa, legal e financeira.
Durante todo o Antigo Regime, a utilizao dos arquivos era essencialmente administrativa:
... eram custodiados e utilizados pelos funcionrios reais na gesto de seus assuntos.
10 Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro

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De forma parecida atuavam as igrejas e as empresas comerciais da poca. (HIGGS,

1996, p. 2, traduo nossa). O uso da documentao arquivstica pelos governantes para
fins administrativos e polticos intensificou-se durante o sculo XVIII, atraindo a ateno
para os arquivos aps a Revoluo Francesa. Em 1790, os novos governantes, sentindo a
necessidade de preservar os ... documentos oficiais em que passou a assentar o regime
(SILVA et al., 1998, p. 101), criaram os Archives Nationales de Paris, o depsito central dos
documentos de toda a Repblica. O Decreto de Messidor, em seu artigo 37, garantiu, pela
primeira vez na histria, o direito de acesso pblico aos arquivos governamentais. A partir da
Revoluo Francesa, o documento passou a ser encarado como um ... instrumento de poder
cujo acesso sinal do poder do povo (GAGNON-ARGUIN, 1998, p. 31), e o arquivista deixou
de servir s instituies para servir ao cidado.
A intensificao da utilizao dos documentos de arquivo apenas como memria histrica

chegou ao apogeu no sculo XIX, tendo como pano de fundo o desenvolvimento do
nacionalismo1 que se volta para a constituio de um patrimnio histrico-cultural que
pudesse ser compartilhado por todos os cidados e do positivismo histrico, que privilegiava
a reconstruo da histria a partir dos fatos narrados pelos documentos oficiais. Diante de
tal conjuntura, predominava, nas instituies arquivsticas, o interesse pelo valor histrico dos
documentos, at ento conservados em funo de seu carter administrativo, legal ou fiscal.
O arquivista, naquela poca, invariavelmente, tinha formao em histria. At a II Guerra Mundial,

o Instituto de Arquivstica e Estudos Histricos Avanados de Berlim-Dahlem, que era responsvel
pela nomeao para os principais postos arquivsticos na Alemanha, exigia que os candidatos
tivessem educao universitria, o ttulo de doutor em histria e aprovao no primeiro exame do
Estado em histria e lnguas germnicas. A cole Nationale des Chartes2, segundo o historiador
francs Aulardi,
sempre foi uma instituio para o estudo da Idade Mdia ou, melhor dizendo,
para as cincias auxiliares da histria da Idade Mdia (...) Os jovens que
dali saem esto perfeitamente capacitados para classificar os documentos
da Idade Mdia (...) [M]as quanto mais avanamos, mais documentos
modernos e contemporneos se acumulam nos arquivos, e o resultado que
os arquivistas no aprenderam a se desincumbirde parte fundamental de sua
tarefa (citado por HIGGS, 1996, p. 3, traduo nossa).
Aos poucos as instituies arquivsticas se afastaram da administrao pblica e,

inadvertidamente, contriburam para a consolidao da ideia de que os documentos ali
armazenados somente interessavam pesquisa cientfica, ao mesmo tempo em que se
tornaram incapazes de acompanhar e se adaptar revoluo da informao originria das
modernas prticas administrativas e gerenciais.
O sculo XX, por sua vez, ficou marcado pelo movimento inverso, isto , de aproximao e
estreitamento das relaes entre as instituies arquivsticas e os rgos administrativos, visando
racionalizao da produo, da acumulao e da destinao dos documentos de arquivo, por meio
1 Projeto dos Estados Nacionais emergentes preocupados em construir uma identidade comum entre os cidados.
2 Fundada em 1821 em Paris e dedicada formao de arquivistas.

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da gesto de documentos. Tal reaproximao se funda, basicamente, no entendimento de que a

documentao destinada custdia pelos arquivos tem sua origem nas organizaes e que, para
preserv-los, mantendo inalteradas as suas caractersticas e todo o seu potencial informacional,
necessrio o conhecimento dos procedimentos e rotinas das organizaes em questo.
O tratamento dos documentos iniciado nos rgos administrativos no visa to somente ao benefcio
dos usurios das instituies arquivsticas, mas sim, e principalmente, ao benefcio da prpria
organizao que os gerou. Em qualquer instituio h um grupo de pessoas que toma decises
e se esfora para que a misso daquele rgo seja cumprida satisfatoriamente. H, tambm, um
servio burocrtico responsvel por executar as decises tomadas pelos dirigentes. De modo geral,
esse corpo burocrtico fornece o suporte informacional necessrio tomada de deciso. So os
documentos e os arquivos os responsveis por colocar disposio as informaes necessrias.
1.3 O Documento de Arquivo
O registro da informao pelo homem anterior inveno da escrita. Desde a Alta Antiguidade,
o homem sentiu-se compelido a preservar o testemunho de suas aes. Inicialmente sob a forma
oral, mais tarde por meio do registro fsico, como graffiti e desenhos, e finalmente pelo emprego
de smbolos grficos correspondentes a slabas e letras em um sistema codificado (ROUSSEAU;
COUTURE, 1998, p. 34). Uma gama variada de documentos foi produzida desde ento, com
diferentes objetivos: culturais, artsticos e de memria. Diante desse universo, restringiremos aqueles
registros humanos que constituem os arquivos.
Conceito
O Conselho Internacional de Arquivos (CIA) define como documento a Informao registrada,

independentemente da forma ou suporte, criada, recebida e mantida por uma agncia, instituio,
organizao ou pessoa na consecuo de suas obrigaes legais ou de seus negcios
(DICTIONARY..., 1988, p. 128. traduo nossa).
Caractersticas
O documento de arquivo possui quatro caractersticas: 1) produo ou recepo por uma

organizao; 2) provas de transaes passadas; 3) organicidade; e 4) originalidade.
A primeira relaciona-se ao motivo pelo qual o documento foi produzido e acumulado. So

documentos de arquivos aqueles recebidos, produzidos e/ou acumulados por pessoa fsica
ou jurdica no desenvolvimento de uma atividade organizada, para a consecuo de um
determinado fim.

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A segunda caracterstica est relacionada aos valores pelos quais os arquivos so preservados.
A constituio e a proteo dos arquivos visam manuteno de provas de transaes j
concludas. Tais provas podem ter carter legal ou informativo, para a pesquisa cientfica.
A terceira caracterstica diz respeito organicidade. Luciana Duranti (1994) desmembrou essa
particularidade em duas: o inter-relacionamento e a naturalidade. O inter-relacionamento diz
respeito s relaes estabelecidas entre os documentos no andamento das transaes que
lhes deram origem. A preservao dessas relaes implica a preservao do significado dos
documentos diante da totalidade do conjunto documental.
As relaes entre os documentos, e entre eles e as transaes das quais so

resultantes, estabelecem o axioma de que um nico documento no pode
se constituir em testemunho suficiente do curso dos fatos e atos passados:
os documentos so interdependentes no que toca a seu significado e a sua
capacidade comprobatria (DURANTI, 1994, p. 52).
J a naturalidade relaciona-se forma como os documentos so acumulados no

desenvolvimento das atividades administrativas.
O fato de os documentos no serem concebidos fora dos requisitos da

atividade prtica, isto , de se acumularem de maneira contnua e progressiva,
como sedimentos de estratificaes geolgicas, os dota de um elemento de
coeso espontnea, ainda que estruturada (DURANTI, 1994, p. 52).
A quarta e ltima caracterstica a originalidade, ou seja, o documento de arquivo nico,

no havendo exemplares que possam substitu-lo em caso de extravio ou destruio.
Classificao dos Documentos
Os documentos de arquivo podem ser classificados quanto forma (textuais ou especiais),

espcie (cartas, avisos, ofcios, relatrios, decretos, requerimentos etc.) e quanto natureza
do seu contedo (classificados e no classificados).
Documentos Especiais
A documentao especial uma categoria que abrange essencialmente documentos no

textuais e/ou com caractersticas especiais. Como caractersticas especiais, entendemos:
a) o suporte em outra composio fsico-qumica que no o papel comum (acetato, vinil,

polister, metal, vidro etc.);
b) no caso do suporte em papel, os que possuem formatos ou dimenses excepcionais
(mapas, plantas etc.);

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c) linguagem no textual (imagens, imagens em movimento, sons, bits etc.).
Esta documentao necessita de tratamento diferenciado em sees especializadas,

objetivando a sua preservao, mediante condies ideais de armazenamento, e a eficincia
na recuperao de informaes, atravs da sua correta organizao e identificao.
So documentos especiais:
a) filmogrfico: fitas de vdeo, rolos de filmes etc.;

b) sonoro: discos de vinil, fitas magnticas etc.;
c) cartogrfico: plantas, mapas, croquis etc.;
d) iconogrfico: gravuras, fotos, desenhos etc.;
e) informtico, eletrnico ou digital: disco tico, discos flexveis, fitas magnticas etc.;
f) microgrfico: microfilmes, microfichas, jaquetas etc.
Natureza de Sigilo
De acordo com a Lei n. 12.527/2011, os procedimentos a serem observados pela Unio,

Estados, Distrito Federal e Municpios destinam-se a assegurar o direito fundamental de
acesso informao e devem ser executados em conformidade com os princpios bsicos
da administrao pblica. Os documentos sigilosos so aqueles cuja informao est ...
submetida temporariamente restrio de acesso pblico em razo de sua imprescindibilidade
para a segurana da sociedade e do Estado... (BRASIL, 2011, art. 4, inc. III).
A informao em poder dos rgos e entidades pblicas, observado o seu teor e em razo
de sua imprescindibilidade segurana da sociedade ou do Estado, poder ser classificada
como ultrassecreta, secreta ou reservada.
Os prazos mximos de restrio de acesso informao, conforme a sua classificao,

vigoram a partir da data de sua produo e so os seguintes:
a) ultrassecretos: mximo 25 anos;

b) secretos: mximo 15 anos;
c) reservados: mximo 5 anos. (BRASIL, 2011, art. 24.)
1.4 Princpios Arquivsticos
O arranjo dos documentos de carter permanente obedece a dois princpios bsicos da

arquivstica, que dizem respeito ordenao dos grupos de documentos, uns em relao aos
outros, e ao ordenamento das peas individuais dentro dos grupos.

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Princpio da Provenincia
Tambm conhecido como Princpio do respeito aos fundos (respect des fonds), consiste em
deixar agrupados, sem misturar a outros, os arquivos (documentos de qualquer

natureza) provenientes de uma administrao, de um estabelecimento ou
de uma pessoa fsica ou jurdica determinada: o que se chama de fundo
de arquivo dessa administrao, desse estabelecimento ou dessa pessoa.
Significa, por conseguinte, no mesclar documentos de fundos diferentes.
(BELLOTTO, 2004, p. 130).
Este princpio teve aceitao pelas seguintes razes:
a) protege a integridade dos documentos no sentido de que as suas origens e os processos

pelos quais foram criados se refletem no seu arranjo;
b) ajuda a revelar o significado dos documentos, pois os contedos de documentos indivi-
duais somente podem ser completamente compreendidos, no contexto, com documentos
correlatos;
c) fornece ao arquivista um guia exequvel e econmico para o arranjo, descrio e utilizao
dos documentos sob a sua custdia.
Princpio da Ordem Original
Consiste no respeito, por parte do arquivista, ao arranjo interno com que esses papis
vieram do rgo de origem. A ordem original no foi dada aleatoriamente, consequncia
lgica da organizao do corpo administrativo de cujo funcionamento o registro produto
(SCHELLENBERG, 2002, p. 249). Ainda que esta ordem no rena os documentos por
assuntos que atenderiam a todas as necessidades dos pesquisadores, a nica maneira
vivel de conservar os valores de prova quanto ao funcionamento do governo.

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2. GESTO DE DOCUMENTOS
A produo documental est estreitamente vinculada a como uma organizao ou pessoa

administra seus negcios. Assim, era de se esperar que as mudanas polticas, tecnolgicas
e cientficas ocorridas no final do sculo XIX e incio do sculo XX influenciassem o
desenvolvimento da disciplina arquivstica, promovendo discusses e adaptaes realidade
que se apresentava. Os progressos tcnicos provenientes da Revoluo Industrial, como
a mecanizao, a automao e a produo em massa, tornaram inadequados os padres
tradicionais de direo e controle nas organizaes privadas e pblicas. Durante o perodo
que decorre de 1850 a 1920, foi desenvolvida uma nova filosofia de administrao fundada
em ... princpios, normas e funes cuja finalidade ordenar os fatores de produo de modo
a aumentar sua eficincia (SANDRONI, 1996, p. 11). A administrao cientfica, como ficou
conhecida, progrediu como resposta aos problemas e desafios que empresas enfrentaram a
partir da Revoluo Industrial.
No final do sculo XIX, os governos europeu e norte-americano apresentaram crescimento

de suas estruturas administrativas decorrentes do desenvolvimento da interveno estatal na
sociedade. A administrao pblica, conjunto de atividades envolvidas no estabelecimento e
implementao de polticas pblicas, tornou-se, a partir de ento, objeto de interesse cientfico.
Essa ateno acabou por impulsionar, no incio do sculo XX, pesquisas que resultaram
em prescries variadas destinadas a promover economia e eficincia nas operaes
administrativas, alm de propiciar controles internos e e externos, com o objetivo de assegurar a
execuo das polticas do governo pela burocracia3.
Como consequncia natural do aumento das funes e atividades governamentais e da adoo

de princpios da administrao cientfica, presenciou-se o aumento da produo documental nas
administraes pblicas e no setor privado, que chegou ao seu pice na dcada de 1940, ficando
conhecido como exploso documental. Alm das questes polticas e administrativas, alguns avanos
tecnolgicos vieram facilitar a produo e a reproduo de documentos, como a mquina de escrever
(1714), o papel-carbono (1806) e as fotocopiadoras (1968).
At a dcada de 1940, os arquivos nacionais, principalmente os europeus, trabalhavam

em conjunto com os rgos pblicos visando assegurar que estes ltimos ... adotassem
mtodos de recuperao e tratamento dos documentos que facilitariam sua transferncia aos
arquivos... (HIGGS, 1996, p. 4. traduo nossa). No entanto, essa interveno acontecia
de forma desarticulada, uma vez que os arquivistas no consideravam como sua obrigao
a tarefa de coordenar e estimular a adoo de tcnicas de classificao e organizao
3 O termo burocracia utilizado aqui para indicar ... qualquer organizao complexa, pblica ou privada, baseada
numa rgida hierarquizao e especializao das funes (SANDRONI, 1996, p. 63).

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fsica dos documentos que ainda estavam sob custdia da administrao. Para eles, a sua
responsabilidade iniciava somente a partir do recolhimento dos documentos para a instituio
arquivstica. Os arquivistas franceses que se aventuraram junto administrao pblica, por
volta de 1936, foram chamados de arquivistas missionrios (SILVA et al., 1998, p. 139).
O trabalho desses missionrios era encarado, por parte dos arquivos histricos, apenas
como forma de poupar esforos na organizao dos documentos quando fossem recolhidos
instituio arquivstica.
Na Inglaterra, ... a tendncia tradicional era a de destruir o que no tinha interesse do ponto
de vista legal, histrico, estatstico, econmico ou para qualquer fim oficial (SILVA et al.,
1998, p. 130). O arquivista ingls Hilary Jenkinson defendia a medida adotada em seu pas,
enfatizando que a avaliao e a destinao dos documentos produzidos pela administrao
pblica deveriam ser realizadas somente visando aos interesses dos rgos de governo,
sem qualquer tipo de interveno dos arquivistas, j que tal interferncia estava alm do
mbito de suas atribuies. Na Alemanha, a preocupao dos profissionais de arquivo focava
na preservao mais do que na eliminao dos documentos. A posio alem opunha-se
inglesa, defendendo a participao ativa e decisiva dos arquivistas no processo de avaliao.
Quando o arquivo nacional americano o National Archives and Records Administration (NARA)
foi criado, em Washington, no ano de 1934, herdou uma massa de documentos federais
acumulada que chegava a 1 milho de metros lineares e que crescia ao ritmo de mais de 60.000
metros ao ano4 (COOK, 1996, p. 5). Nesta poca, a situao dos arquivos tornou-se crtica
com a acumulao de uma massa documental de forma assistemtica nos diversos setores
da administrao pblica; com a produo e a reproduo desordenadas de documentos; com
o alto custo de conservao daqueles cujo ciclo de vida se encontrava encerrado; e com a
eliminao sem critrios de outros a serem preservados permanentemente. Esses problemas
levaram os arquivistas do NARA a se deterem na busca de solues. Ficou evidente que,
para os arquivos constiturem efetivamente instrumentos de apoio administrao, se fazia
necessria a utilizao de um conjunto de tcnicas, envolvendo princpios de organizao e
mtodo, capaz de gerir documentos desde sua emisso at seu destino final.
O primeiro arquivista do NARA, o historiador R. D. W. Connor, criou um pequeno grupo, os

Deputy Examiners, para analisar os documentos dos departamentos governamentais, com
o objetivo de controlar a sua produo e armazenamento. Em 1940, Phillip C. Brooks, um
desses inspetores, elaborou relatrio com o ttulo What records shall we preserve?, para
reunio da Sociedade de Arquivistas Americanos, no qual introduzia o conceito de ciclo vital
dos documentos e argumentava que os arquivistas (profissionais dedicados aos arquivos
permanentes) tinham interesse legtimo na produo e na gesto dos documentos. Segundo
Brooks, a ausncia de gesto traduzia-se em uma situao em que muitos dos documentos
recebiam tratamento inadequado e se perderiam antes que os arquivistas os tivessem sob
4 Um mvel de arquivo com 4 gavetas tem capacidade de armazenamento de aproximadamente 2,4 metros
lineares. Uma estante padro de 5 prateleiras armazena cerca de 4 metros lineares . 1 milho de metros
lineares significa 416.666,66 mveis de arquivo ou 250.000 estantes, completamente cheios. 60.000 metros
lineares representam 25.000 arquivos ou 15.000 estantes.

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sua custdia na instituio arquivstica. Margaret Cross Norton, Arquivista Chefe do Estado
de Illinois, dirigia suas crticas na mesma direo, quando, em 1944, afirmou que diante do
volume de documentos que a administrao pblica produzia a cada ano, era impossvel
qualquer rgo conservar toda a documentao proveniente de sua atividade. Declarava,
ainda, que o enfoque do trabalho do arquivista deveria estender-se para alm da preservao
dos documentos, para a seleo daqueles que deveriam ser preservados. (COOK, 1996, p. 6)
Solon J. Buck, o segundo arquivista do NARA, desenvolveu o conceito do ciclo de vida dos
documentos, formulado por Brooks, introduzindo o mtodo de gesto de documentos na
administrao pblica norte-americana durante a II Guerra Mundial. Esse mtodo constava
da elaborao de tabelas de temporalidade, de autorizao contnua para eliminao de
documentos e da criao de depsitos de armazenagem temporria de baixo custo (Records
Centers). A proposta de gesto documental foi formalizada pelo Federal Records Act, de 1950,
no qual se dispunha o programa para toda a administrao pblica norte-americana (HIGGS,
1996, p. 5).
2.1 Teoria das Trs Idades
Segundo a abordagem das trs idades, os documentos passam por trs fases distintas de
arquivamento. So elas:
a) Fase corrente ou primeira idade: na qual os documentos so frequentemente consultados

e de uso exclusivo da fonte geradora, cumprindo ainda as finalidades que motivaram a
sua criao;
b) Fase intermediria ou segunda idade: na qual os documentos so de uso eventual pela
administrao que os produziu, devendo ser conservados em depsitos de armazenagem
temporria, aguardando sua eliminao ou recolhimento para a guarda permanente;
c) Fase permanente ou terceira idade: na qual os documentos j cumpriram as finalidades de
sua criao, porm, devem ser preservados em virtude do seu valor probatrio e informa-
tivo para o Estado e para o cidado.
Cada uma dessas fases implica procedimentos tcnicos diferenciados e, como em uma
reao em cadeia, o tratamento dispensado aos documentos na idade corrente condiciona
diretamente o desempenho das atividades arquivsticas nas segunda e terceira idades.
2.2 Conceito
A aplicao do conceito das trs idades dos documentos de arquivo administrao das
organizaes corresponde gesto de documentos. O termo, criado pelos arquivistas
canadenses, a traduo literal do ingls records management, que o conjunto de medidas

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e rotinas, visando racionalizao e eficincia na criao, na manuteno, no uso, na

avaliao e na destinao final dos documentos de arquivo. A lei estadual n.19.420, de 11 de
janeiro de 2011, que estabelece a poltica estadual de arquivos, define gesto de documentos
como:
o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas relativas produo,

classificao, tramitao, ao uso, avaliao e ao arquivamento de
documentos, em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou
a seu recolhimento para guarda permanente (MINAS GERIS, 2011, art. 5).
O emprego dessa abordagem divide o conjunto de documentos de uma instituio em

arquivos corrente, intermedirio e permanente. Cada um desses arquivos receber tratamento
diferenciado e adequado s suas caractersticas, mas sempre tendo por fim a racionalizao e
a eficincia na recuperao e na disseminao da informao arquivstica, no armazenamento
e na preservao dos documentos.
2.3 As Trs Etapas da Gesto de Documentos
James Rhoads (1989) divide a gesto de documentos em trs fases, quais sejam, produo,
utilizao e destinao.
1a Fase - Produo de documentos: Esta fase particularmente importante. Visa:
a) prevenir a criao de documentos no essenciais e assim reduzir o volume dos documen-

tos a serem manipulados, controlados, armazenados e destinados;
b) intensificar o uso e o valor dos documentos que so necessrios;
c) garantir o uso de materiais apropriados na confeco de documentos;
d) assegurar a utilizao apropriada da microfilmagem e/ou digitalizao e automao ao
longo de todo o ciclo de vida dos documentos.
2a Fase - Utilizao dos documentos: Envolve o controle, uso e armazenamento de documentos

necessrios ao desenvolvimento das atividades de uma organizao. A segunda fase abrange
medidas para assegurar:
a) rapidez no ato de disponibilizar documentos e informaes necessrios ao desenrolar dos

funes da instituio;
b) uso efetivo da informao e arquivos correntes;
c) seleo do material, do equipamento e do local para o armazenamento dos documentos.
3a Fase - Destinao dos documentos: uma fase crtica, pois envolve decises sobre quais
documentos devem ser preservados permanentemente como memria do passado de uma
nao. Alm disso, define-se por quanto tempo os documentos, destinados eliminao,
devem ser retidos por razes administrativas ou legais. Programas de destinao de

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documentos devem reunir as seguintes atividades:
a) identificao e descrio de documentos por sries ou classes;

b) listagem destas sries e classes para reteno ou destinao;
c) avaliao para determinar quais documentos so de guarda permanente;
d) eliminao peridica dos documentos destitudos de valor permanente;
e) recolhimento dos documentos permanentes para a instituio arquivstica.
Essas atividades geram uma economia tangvel e poupa gastos mais rapidamente do que
muitos outros elementos da Gesto de Documentos, especialmente se associados ao uso de
depsitos de arquivo intermedirio (RHOADS, 1989).
2.3.1 Produo
A primeira fase da gesto documental inicia-se com a produo do documento de arquivo.

Neste momento, so definidas normas para sua criao que vo desde as caractersticas fsicas
do suporte (material, tamanho, formato, espcie) at as formas de registro da informao.
Essa interveno visa no s economia e racionalizao no uso dos recursos materiais,
humanos e tecnolgicos, mas tambm preservao da integridade fsica e intelectual
do documento e, consequentemente, ao acesso informao nele registrada. Materiais e
tecnologias so selecionados como os mais adequados a cada tipo de registro, segundo a
linguagem utilizada (textual, sonoro, iconogrfico/filmogrfico), seu perodo de guarda (nas
fases corrente e intermediria) e sua destinao final (eliminao ou guarda permanente).
2.3.2 Utilizao
A segunda fase est ligada, basicamente, s formas de recuperao da informao

arquivstica. Para tanto, necessria a elaborao de planos de classificao padronizados
para a instituio, tendo como fundamento as funes e atividades executadas. Os mtodos
de classificao mais significativos segundo Silva, Ribeiro, Ramos e Real so:
... o sistema filing dos americanos, baseado numa ordenao alfabtica;

o sistema francs dos dossiers, que agrupa os documentos de acordo
com os assuntos que tramitam nas administraes e admite a prtica de
reclassificao nos arquivos histricos; o registratur alemo, que tem como
base um aktenplan, ou seja, um plano de classificao; as classificaes
decimais usadas (...) em diversos pases (Holanda, Dinamarca, Blgica, etc.);
a planificao sovitica, estabelecendo quadros de classificao nem sempre
orgnicos (SILVA et al., 1998, p. 140).
O plano de classificao indica a organizao dos documentos, desde sua origem, com base
em esquema sistematizado das funes e atividades desenvolvidas pela administrao que

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os gerou, e padroniza a forma de arquivamento, propiciando a recuperao dos documentos

de forma eficaz5. O controle de tramitao, interna e externa, pelo servio de protocolo
racionaliza e facilita a localizao da documentao.
Registro e Controle de Fluxo
A acumulao e organizao de documentos de arquivo no so um fim em si prprias. O

objetivo dessas atividades munir os administradores da maior quantidade de informao
pertinente tomada de deciso. Para tanto, necessrio providenciar a recuperao e o acesso
s informaes, o que se d pelo registro e pelo controle do fluxo dos documentos.
O registro e o controle de documentos consistem no controle da tramitao dos documentos

nas diversas unidades administrativas de uma instituio, responsveis pela execuo das
atividades que lhes deram origem, identificando a anexao de outros documentos ao dossi,
at a finalizao da tarefa e consequente arquivamento. O protocolo interno e o workflow so
instrumentos utilizados para essas atividades.
O servio de protocolo composto por um conjunto de operaes (recebimento, registro,

distribuio e movimentao) visando ao controle dos documentos em tramitao no rgo, de
modo a assegurar a imediata localizao e recuperao dos mesmos, garantindo o acesso
informao.
O workflow uma ferramenta que tem por finalidade automatizar processos, racionalizando-os
e, consequentemente, aumentando a produtividade por meio de dois componentes implcitos:
organizao e tecnologia. Workflow, do ingls fluxo de trabalho, faz a informao necessria
para cada atividade percorrer o processo previamente mapeado (T. Cruz, citado por BALDAM
et al., 2002, p. 46). Normalmente, esta ferramenta est associada Gesto Eletrnica de
Documentos (GED), na sua aplicao para a definio do fluxo de documentos da instituio.6
Sistemas de Arquivo
Um sistema um conjunto de componentes que, quando funcionam juntos, formam um todo

unificado. Os componentes de um sistema de arquivos so pessoas, procedimentos, oramento
e equipamento, necessrios ao controle dos documentos de uma instituio. O sistema de
arquivos pode ser bem sofisticado, compreendendo arquivos digitais, imagens, microformas e
armazenamento externo; ou pode ser simples, incluindo apenas poucos mveis de arquivo e
uma pessoa encarregada do controle. Independentemente do tamanho, o sistema de gesto
5 A administrao pblica do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais teve seu plano de classificao
formalizado pelo Decreto Estadual 40.187, de 22 de dezembro de 1998 (MINAS GERAIS, 1998c).
6 O workflow uma tecnologia prpria que pode, ou no, estar integrada a um ambiente de GED.

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de documentos necessita interagir efetivamente com cada um dos seus componentes to bem
quanto com o grande sistema organizacional do qual faz parte (WALLACE et al., 1992, p. 28).
O planejamento de um sistema de arquivos inclui a definio de:
a) localizao do sistema na estrutura organizacional;

b) metas e objetivos a serem alcanados a curto, mdio e longo prazos;
c) funes e responsabilidades;
d) equipe e treinamento necessrios;
e) material, equipamento e reas disponveis para o funcionamento do Sistema de Arquivos;
f) constituio, ou no, do arquivo intermedirio.
De um modo geral, a cpula gerencial de uma instituio responsvel pelas polticas e pelas
tomadas de deciso. O nvel mdio de gerncia responsvel por tomadas de deciso e por
aes intermedirias entre o alto e o baixo escalo. O nvel de gerncia mais baixo encarregado
da superviso dos funcionrios e responsvel pelo alcance de metas de produo. A gesto de
documentos considerada parte da funo do servio de informaes, que, geralmente, est
subordinada aos servios administrativos. Assim, em um organograma de uma organizao
tpica, a gesto de documentos est no mesmo nvel dos outros servios relacionados, como
a informtica e os servios gerais. O responsvel pelas atividades administrativas, gestor de
alto nvel, poder controlar todos os servios de informao. O gestor de documentos ser
responsvel por alcanar os objetivos do programa de gesto de documentos, do qual dependem
muitas metas da instituio.
No que diz respeito organizao dos servios de arquivo, h que se definir sobre a adoo de
um sistema centralizado ou descentralizado. A opo pela centralizao ou pela descentralizao
ocorrer a partir do perfil da instituio, de sua cultura organizacional, de seus recursos humanos
e materiais e do espao fsico disponvel.
A criao de uma poltica centralizada de processamento e de mtodos

operacionais importante, mas a localizao fsica dos arquivos correntes
tambm o . Pode ser desastrosa a tentativa de se colocarem numa nica rea
todos os arquivos correntes de vrias funes ou de vrios servios relativos
a uma nica funo, quando estes ficam situados distantes uns dos outros.
As unidades que executam suas atribuies de maneira substancialmente
autnoma necessitam dos arquivos bem prximos para se desincumbirem
eficazmente de suas responsabilidades (CANAD, 1975, p. 6).
Em sistemas de arquivos descentralizados, so criadas unidades de arquivamento setoriais nas

reas de trabalho, sujeitas ao controle e s normas do arquivo central.
A responsabilidade pela gesto de documentos deve ser atribuda a um funcionrio, o

Administrador de Arquivos. Onde esta responsabilidade no fica claramente estabelecida, o
resultado ser a no localizao de documentos importantes, desordem no sistema, confuso
na guarda e, por fim, desleixo, negligncia (CANAD, 1975, p. 6).

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importante frisar que uma boa gesto de documentos depende de:
a) apoio em nvel superior de administrao;

b) administrao, responsabilidade e autoridade de um Administrador de Arquivos competente;
c) recursos humanos disponveis em quantidade compatvel com o volume de atividades a
serem desempenhadas e com treinamento;
d) espao fsico adequado;
e) equipamento e material apropriados;
f) um bom manual tcnico, descrevendo as atividades arquivsticas (CANAD, 1975, p. 7).
Arquivo Corrente
Nos arquivos correntes, a gesto documental abrange a introduo de regras e normas de

produo, classificao, organizao fsica e controle de tramitao e de arquivamento,
objetivando, principalmente, ... tirar o mximo proveito da informao disponvel e essencial
a uma tomada de deciso esclarecida... (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 118). Os
documentos produzidos, recebidos e acumulados nos diversos setores das organizaes so
mantidos em seus arquivos por perodo que corresponde ao tempo em que as informaes
neles contidas sejam necessrias quela instituio. As normas de classificao e organizao
e os controles de tramitao e arquivamento tm em vista a recuperao imediata do
documento para que ... a informao que ele contm seja eficaz (ROUSSEAU; COUTURE,
1998, p. 118). A interveno na produo dos documentos, determinando a melhor tcnica
e o suporte mais adequado, visa, alm da racionalizao e da economia na utilizao dos
recursos materiais, a sua preservao fsica e intelectual, permitindo o acesso informao
a mdio e longo prazos.
Arquivo Intermedirio
A noo de arquivo intermedirio o ponto mais pragmtico da gesto de documentos,

na medida em que soluciona os problemas imediatos de acumulao de documentos na
administrao pblica, sem sobrecarregar as instituies arquivsticas com acervo ainda
no submetido avaliao, que, em grande parte, estaria destinado eliminao. A gesto
documental nos arquivos intermedirios consiste na implementao de normas e rotinas de
transferncia, recolhimento e eliminao de documentos, de acordo com prazos estabelecidos
por procedimentos de avaliao, seleo e destinao.
Nos depsitos de armazenamento intermedirio, os arquivistas devem ter em mente que ainda
esto lidando com documentos pertencentes administrao que os gerou, e que essa pode
requisit-los a qualquer momento, ainda que com baixa frequncia. Dessa forma, mantm-se,
na fase intermediria, a organizao fsica dos documentos e os instrumentos de pesquisa

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utilizados na fase corrente. Ao transferir a documentao ao arquivo intermedirio, a unidade

administrativa est delegando a responsabilidade de conserv-la, sem, contudo, abrir mo de
sua propriedade e do direito de consultar ou autorizar o acesso aos documentos arquivados.
O arquivo intermedirio no tem autonomia para destinar os documentos por ele custodiado
sem autorizao expressa da fonte geradora. Por outro lado, senso comum na comunidade
arquivstica que a unidade de depsito intermedirio no receba documentos que no tenham
sido avaliados e destinados pelo rgo produtor.
As vantagens da implantao do sistema de arquivos intermedirios residem em:
a) economia de espao e de recursos materiais, j que os depsitos devem localizar-se fora

dos prdios da administrao central, de preferncia onde o metro quadrado seja o mais
barato possvel, utilizando-se mobilirio (estanterias) e unidades de acondicionamento
(caixas de arquivo) que possibilitem o aumento significativo da densidade de arquivamen-
to, comparando-se aos escritrios;
b) aproveitamento do espao fsico nos prdios da administrao central, antes ocupado por
documentos;
c) reutilizao do mobilirio e unidades de acondicionamento nos arquivos correntes;
d) agilidade de recuperao da informao contida na documentao corrente tendo em
vista a reduo do seu volume a partir da transferncia para o arquivo intermedirio e
na documentao intermediria, com a eliminao ou o recolhimento de documentos para
a guarda permanente nas instituies arquivsticas.
2.3.3 Destinao
A fase de destinao de documentos, que abrange procedimentos de avaliao, seleo e a

determinao de prazos de guarda, tem como produto final a tabela de temporalidade, que
Um documento descrevendo os documentos de uma agncia, instituio

ou unidade administrativa, especificando aqueles a serem preservados por
possurem valor arquivstico e autorizando a destruio daqueles restantes,
de forma contnua e depois de cumpridos os prazos de reteno ou da
ocorrncia de aes ou eventos especficos (DICTIONARY..., 1988, p. 131.
traduo nossa).
Esse registro esquemtico do ciclo de vida dos documentos determina os prazos de guarda
dos mesmos nos arquivos corrente e intermedirio e sua destinao final, que vem a ser
o recolhimento ao arquivo permanente ou sua eliminao. O instrumento de destinao,
vinculado ao plano de classificao, utilizado na segunda fase do processo de gesto
documental, facilita no s os procedimentos de transferncia, recolhimento e eliminao,
mas, tambm, a identificao de documentos de valor probatrio e informativo, destinados
guarda permanente, distinguindo-os daqueles destitudos de valor secundrio e, portanto,
destinados eliminao. A distino dos documentos de valor permanente no momento da
sua criao possibilita a escolha de materiais e tcnicas de produo adequados.

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Avaliao e Seleo
Nenhum documento deve ser conservado por tempo maior do que o necessrio para o
cumprimento das atividades que o geraram. O processo de avaliao e seleo de documentos
tem como objetivo:
a) reduzir, ao essencial, a massa documental dos arquivos;

b) aumentar o ndice de recuperao da informao;
c) garantir condies de conservao dos documentos de valor permanente;
d) controlar o processo de produo documental, orientando o emprego de suportes
adequados ao registro da informao;
e) ampliar o espao fsico para arquivamento;
f) aproveitar os recursos humanos e materiais;
g) garantir a constituio do patrimnio arquivstico governamental.
Utilizando o conceito das Trs Idades dos documentos, aplicam-se critrios de avaliao na fase
corrente, a fim de distinguir os documentos de valor eventual (de eliminao sumria) daqueles
de valor informativo ou probatrio. Deve-se evitar a transferncia para arquivo intermedirio
de documentos que no tenham sido anteriormente avaliados, pois o desenvolvimento do
processo de avaliao e seleo nesta fase de arquivamento extremamente oneroso do
ponto de vista tcnico e gerencial.
O processo de avaliao de documentos de arquivo requer, para o estabelecimento de critrios

de valor, a participao de pessoas ligadas s diversas reas profissionais. H necessidade
de se identificar a utilidade das informaes contidas nos documentos. Assim, na tarefa de
avaliar, devem-se constituir Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos de Arquivo
(CPADs) integradas por:
a) arquivista ou responsvel pela guarda da documentao;

b) servidores das unidades administrativas s quais se referem os documentos a serem
destinados, com profundo conhecimento das atividades desempenhadas;
c) historiador ligado rea de pesquisa de que trata o acervo;
d) profissional da rea jurdica responsvel pela definio do valor legal dos documentos e
dos prazos de prescrio;
e) profissionais ligados ao campo do conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliao
(economista, socilogo, engenheiro, mdico e outros).
A fixao do prazo de guarda dos documentos vincula-se determinao do valor do

documento, de acordo com:
a) a frequncia de uso das informaes nele contidas;

b) a existncia de leis ou decretos que regulem a sua prescrio legal;

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c) a existncia de outras fontes com as mesmas informaes (documentos recapitulativos);

d) a necessidade de guarda dos documentos por precauo, em virtude das prticas
administrativas (prazos de precauo).
No processo de avaliao, deve-se considerar a atividade que deu origem ao documento,

identificando os valores a ele atribudos, segundo o seu potencial de uso. Schellenberg (2002)
divide esses valores em duas categorias: valores primrios e valores secundrios.
O valor primrio est ligado ... razo de ser dos documentos e recobre exactamente a
utilizao (...) para fins administrativos (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 17), pelo prprio
rgo produtor. Em decorrncia da funo administrativa h que se estabelecer prazos de
guarda ou reteno que cubram o perodo de vigncia do documento para cumprimento dos
fins administrativos, legais ou fiscais para os quais foi produzido, antes de dar a destinao
final. Fazem parte do valor primrio:
a) valor administrativo: todo documento tem valor administrativo, pois foram criados para dar incio
ou prosseguimento a uma atividade da organizao. A durao deste valor pode ser longa ou
curta. Alguns documentos, diretrizes de programas, por exemplo, tm valor administrativo a
longo prazo. Outros, tais como processos de compra de material, tm um valor administrativo
a curto prazo. Muitos documentos mantm seu valor administrativo por um pequeno prazo por
serem cpias (2 via) ou por terem sido recapitulados por outros documentos (ex: relatrios) ou,
ainda, por servirem como controle temporrio (guia de emprstimo de documento).
b) valor fiscal: juntamente com o valor administrativo, alguns documentos podem ter valor fiscal.
Estes registros documentam transaes ou obrigaes fiscais do rgo.
c) valor legal: alm dos valores administrativo e fiscal, os documentos tambm podem ter valor
legal. So documentos criados para legitimar as aes de um governo e, de um modo geral,
tencionam proteger os direitos e garantir o cumprimento das obrigaes de indivduos e
organizaes.
O valor secundrio refere-se ao uso para outros fins que no aqueles para os quais os
documentos foram criados, podendo ser:
a) probatrio - diz respeito s provas de como est organizado um governo: seus modos de ao,
suas polticas ao tratar de toda espcie de questes, seus procedimentos, suas realizaes em geral.
Essas informaes so indispensveis aos governos e estudiosos do governo, para dar coerncia
e continuidade s aes que compem o processo poltico-decisrio e, como precedentes, para
formular diretrizes e procedimentos. Para detectar o valor probatrio, necessrio conhecer a origem,
o desenvolvimento e as operaes da organizao que produziu o documento.
b) informativo - quando contm informaes essenciais sobre matrias com que a organizao lida,
para fins de estudo ou pesquisa (SCHELLENBERG, 2002, p. 199)

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Para avaliao do valor primrio, deve-se observar o perodo de vida administrativa do

documento, tempo necessrio sua tramitao e consequente ao administrativa. A vida
administrativa do documento inicia-se com a sua produo e finda quando a informao nele
contida cumpriu o objetivo que lhe deu origem.
A documentao legal e fiscal apresenta prazos de vigncia definidos, seja em si mesmos

(contratos, certides, convnios etc.), seja por fora de instrumentos legais (documentos
financeiros, judiciais etc.). Existem, tambm, documentos cujo contedo no permite
uma definio clara da vigncia ou prescrio, sugerindo o estabelecimento de prazos de
precauo.
O prazo de precauo o tempo necessrio para guarda do documento entre

o trmino da vigncia ou prescrio e o momento do recolhimento ao arquivo
permanente ou eliminao, dependendo de seu valor.
Os prazos de precauo existem em funo de possveis reclamaes administrativas ou

jurdicas sobre a informao contida no documento ou da sua tramitao e cumprimento.
A documentao pode servir, tambm, como antecedente direto ou suporte jurdico a um
documento agora vigente. O prazo de precauo inicia quando finda a vigncia ou prescrio
da informao contida no documento. J o seu fim est condicionado a fatores externos ao
documento, derivando-se de normas jurdicas que respaldam direitos e obrigaes ou quando
sua guarda se justifica para atender a possveis demandas administrativas posteriores. Tendo
em vista esses critrios, importante definir objetivamente o trmino do prazo de precauo.
Os prazos de guarda referem-se ao tempo necessrio para arquivamento dos

documentos nas fases corrente e intermediria, atendendo exclusivamente s
necessidades da administrao que os gerou, contado, normalmente, a partir
da data de produo do documento.
O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao perodo em que o documento

frequentemente consultado, exigindo sua permanncia junto s unidades administrativas.
A fase intermediria relaciona-se ao perodo em que o documento ainda necessrio
administrao, porm, com baixa frequncia de uso, podendo ser transferido para depsito
em outro local, embora disposio desta.
Avaliao de Massa Acumulada
A avaliao de uma massa documental acumulada requer procedimentos especficos, j que

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se trata de um acervo que:
a) abrange um perodo extenso;

b) perfaz um volume considervel;
c) no tem organizao prvia;
d) aborda os mais diversas atividades da instituio.
O trabalho divide-se em cinco etapas intimamente interligadas:
1) pesquisa da legislao;
2) identificao e organizao do acervo;
3) avaliao;
4) preparao e acondicionamento dos documentos;
5) elaborao de instrumentos de localizao e identificao da documentao.
I- Pesquisa de Legislao
Mediante pesquisa nas leis, decretos, resolues e portarias encontrados nos dirios oficiais
e em colees de leis, procura-se conhecer a estrutura bsica e as competncias do rgo. A
elaborao do histrico auxiliar na etapa de avaliao dos documentos, na medida em que
proporciona conhecimento prvio das atividades, finalidades e funcionamento da instituio
cuja documentao se quer analisar.
II- Identificao e Organizao do Acervo
Nesta fase, ao separar os documentos por ano, em ordem cronolgica, organiza-se uma lista
identificando-os pelos contedos abordados. A partir da listagem, separam-se os documentos
por funo/atividade/transao, em lotes, o que exige o exame de cada item documental.
Assim, teremos os documentos organizados segundo o principal critrio de avaliao em
ordem cronolgica crescente, prontos para serem avaliados.
III- Avaliao
De posse da tabela de temporalidade e do histrico da instituio, inicia-se a avaliao dos

documentos j organizados. A documentao proveniente das atividades contempladas
na tabela de temporalidade cumprir os prazos de guarda e destinao final fixados pelo
instrumento. Os documentos produzidos em funo das atividades que j no constam das
competncias do rgo ou que ainda no foram analisados e no fazem parte da tabela
devero ser examinados segundo critrios especficos de valorao, os quais determinaro
seus prazos de guarda e destinao final.

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No decorrer da avaliao, os documentos devero ser separados segundo a sua destinao

(arquivo intermedirio, eliminao ou guarda permanente).
IV- Preparao e Acondicionamento do Acervo
Aps a avaliao, os documentos destinados ao recolhimento instituio arquivstica e

aqueles que ainda esto em fase intermediria devero ser devidamente higienizados.
Os documentos textuais devero ser acondicionados em caixas-arquivo, envolvidos em
papel alcalino. Aqueles que excedam o padro convencional devero ser acondicionados
em embalagens adequadas s suas dimenses, evitando-se enrol-los ou dobr-los. Os
documentos audiovisuais, cartogrficos, digitais e microformas devero ser acondicionados
em estojos ou caixas de material inerte e sem acidez. Os documentos destinados eliminao
podero ser acondicionados em pacotilhas devidamente identificadas.
A identificao das unidades de acondicionamento dever ser feita com etiquetas contendo
o nome do fundo/coleo, datas-limite e nmero da unidade de acondicionamento em ordem
sequencial. Por exemplo:
Secretaria de Estado de Cultura

Assentamentos Individuais
(Pastas Funcionais)
1985-1986
caixa 001
V. Elaborao dos Instrumentos de Localizao e Identificao
A partir da listagem inicial, elaborada na 2 etapa do trabalho, a Comisso Permanente

de Avaliao de Documentos de Arquivo (CPAD) dever preparar um instrumento similar
para identificao e localizao do acervo do arquivo intermedirio contendo os seguintes
dados: funo/atividade/processo/dossi, datas-limite, nmero da caixa de arquivo onde est
acondicionado.
importante que as instituies arquivsticas estabeleam formulrios para as listagens

descritivas, padronizando as informaes relativas aos acervos transferidos, recolhidos e
eliminados.7
7 O Conselho Estadual de Arquivos de Minas Gerais estabeleceu formulrios de Listagem de Eliminao de

Documentos de Arquivo e Listagem Descritiva de Acervo para as operaes de eliminao e de transferncia
ou recolhimento, respectivamente (Deliberaes n. 4 e 5, de 18 de dezembro de 1998. MINAS GERAIS,
1998a, 1998b)

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Eliminao
O procedimento de eliminao constitui-se da ao tomada em relao aos documentos no

correntes de acordo com sua avaliao e a expirao de seus prazos de reteno previstos
por legislao, regulamentos e procedimentos administrativos (DICTIONARY..., 1988).
Segundo a legislao brasileira,8 a eliminao de qualquer documento pblico ou de carter
pblico s poder ocorrer mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua
especfica esfera de competncia, o que, teoricamente, impede a destruio indiscriminada de
documentos pblicos sem prvia avaliao.
Em 1996 e 1997, o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) expediu as Resolues nmeros

5 e 7, dispondo sobre a publicao de editais de cincia de eliminao de documentos e sobre
procedimentos a serem observados pelos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico,
lanando diretrizes para a normatizao do procedimento. De um modo geral, o processo de
eliminao consiste em:
1. Elaborao de uma listagem de eliminao de documentos pelas CPADs e encaminhamen-

to destas instituio arquivstica pblica;
2. Autorizao, pela instituio arquivstica pblica, para eliminao dos documentos;
3. Publicao, pela CPAD, de edital de cincia de eliminao de documentos no Dirio Oficial;
4. Eliminao dos documentos por meio de fragmentao, com o acompanhamento da CPAD
e de testemunhas;
5. Lavratura, por parte da CPAD, de termo de eliminao de documentos em livro prprio.
Recolhimento
Em 1995, o CONARQ, por meio da Resoluo nmero 2, disps sobre medidas a serem
observadas para o recolhimento de acervos documentais para instituies arquivsticas
pblicas. Segundo a resoluo, os acervos a serem recolhidos aos arquivos pblicos devem
estar organizados, avaliados, higienizados, acondicionados e acompanhados de instrumento
descritivo que permita sua identificao e controle.
Em Minas Gerais, a Deliberao n. 5/1998, do Conselho Estadual de Arquivos dispe sobre os

procedimentos de recolhimento de acervos documentais para o Arquivo Pblico Mineiro.
8 Lei 8.159/91, art. 9o (BRASIL, 1991).

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2.4 Os Instrumentos de Gesto de Documentos
2.4.1 Classificao
Entende-se como classificao a ordenao intelectual e fsica de acervos, de acordo com um

plano de classificao.
A ao de definir a classificao e aplic-la aos acervos fundamental para o sucesso de

qualquer outra operao descritiva ou de avaliao. Mesmo as atividades de preservao
e restaurao esto vinculadas classificao, que define a prioridade de procedimentos.
Acervos guardados sem qualquer classificao esto no limbo do universo do conhecimento,
porque no possvel acess-los ao contedo informacional existente (LOPES, 1996, p. 99).
Segundo Silva et al. (1998), a partir do sculo XVI, a complexidade da atividade econmica e
a consequente reforma do trabalho administrativo deram origem, em centros administrativos
germnicos, ao sistema Registratur. Esse sistema de organizao de documentos
... caracterizado pela manuteno dos processos por negcio ou acto

administrativo, sendo cada um deles formado pelo conjunto dos documentos
recebidos e pelas minutas de cartas expedidas por ocasio de um mesmo
negcio, ordenados cronologicamente e em regra cozidos num mesmo
caderno (SILVA et al., 1998, p. 91).
O sistema Registratur evoluiu para a criao de planos prvios, os chamados aktenplan, e para
a classificao dos documentos desde sua origem, facilitando a manipulao e a utilizao dos
processos pela prpria administrao geradora e, posteriormente, pelos arquivos. No entanto,
esse sistema foi adotado apenas na Europa central e oriental, tendo a tradio latina, em
pases como a Frana, Blgica, Espanha, Holanda e Gr-Bretanha, permanecida ligada ao
registro cronolgico e ao tipo documental.
A atividade de classificao uma das mais importantes e mais complexas na gesto de

documentos. O sistema adotado deve ser claro e inteligvel para todos os funcionrios da
instituio. O arranjo dos documentos pode obedecer a vrias formas, desde que a instituio
defina a utilizao especfica de um.
Segundo Schellenberg (2002), h trs mtodos bsicos que podem ser utilizados na classificao
de documentos pblicos: o funcional, o organizacional (ou estrutural) e o por assunto.
Classificao funcional
Classificao adotada pelo Arquivo Pblico Mineiro para os rgos e entidades do Poder
Executivo do Estado de Minas Gerais. Agrupa os documentos de acordo com a funo/
atividade/transao que lhes deu origem. Criam-se, portanto, unidades de arquivamento -
processos/dossis - para cada ato ou transao.

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Classificao organizacional
A estrutura da instituio fornece a base para o agrupamento dos documentos. Se a

estrutura orgnica se reflete num esquema de classificao, as classes primrias, em geral,
representam os principais elementos organizacionais da repartio (SCHELLENBERG, 2002,
p. 91). A principal forma de se agrupar documentos organizacionalmente a descentralizao
dos mesmos, na qual cada rgo, departamento ou diviso, que executa atividades bem
distintas dos demais, mantm seus prprios arquivos. No entanto, esse tipo de classificao
s aconselhvel para ... governos de organizao estvel, e cujas funes e processos
administrativos sejam bem definidos (SCHELLENBERG, 2002, p. 91), o que no o caso
brasileiro.
Classificao por assunto
Ainda que se considere que documentos pblicos devam ser agrupados segundo a funo e
a estrutura da instituio que os produz, abre-se exceo para certos tipos de documentos,
como aqueles que ... no provm da ao governamental positiva ou que no esto a ela
vinculados (SCHELLENBERG, 2002, p. 93). Nas administraes pblicas modernas, pastas
de referncias e informaes so numerosas, aparecendo sempre que o governo assume
atividades especializadas. Segundo Schellenberg, comum o engano de se aplicar um grande
esquema de assunto, para a elaborao de planos de classificao, quando a organizao
por funo ou estrutura seria mais eficiente. Este o caso da aplicao do Sistema Decimal
Dewey9 para a classificao de documentos. O Sistema Dewey muito apurado em relao
aos assuntos gerais para ser usado para este fim, mas no suficientemente detalhado em
relao ao material especializado.
A maior parte dos documentos pblicos deve ser classificada segundo a origem
organizacional e funcional. Os que merecem classificao por assunto no
devem ser forados num esquema elaborado segundo princpios estabelecidos
a priori, mas devem ser agrupados em classes estabelecidas, pragmaticamente
sobre uma base a posteriori. Essas classes devem ser criadas gradativamente,
medida que a experincia ateste sua necessidade (SCHELLENBERG, 2002,
p. 94).
Defende-se, dentro de uma perspectiva integrada avaliao, a classificao funcional, que gera
dossis. Esses dossis podem ter peas arquivadas em locais separados, devido s caractersticas
fsicas dos suportes, mas devem estar unidos sob o ponto de vista intelectual, ... representando
abstratamente as estruturas, funes e atividades de cada organizao (LOPES, 1996, p. 99).
9 Sistema de classificao bibliogrfica idealizado pelo bibliotecrio norte-americano Melvil Dewey (1851-1931).

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Os dossis contero tipologias documentais (cartas, ofcios, projetos etc.) e suportes diversos
(papel, fitas magnticas, vidro, pano etc.) sobre uma mesma atividade da instituio. A classificao
baseada na funo permite reunir as informaes sobre o conjunto de documentos que, mesmo
estando fisicamente separados, estaro ordenados e codificados do mesmo modo.
A elaborao de um plano de classificao realizada a partir de informaes detalhadas e

consistentes sobre a histria do rgo e suas atividades. A seguir, procuramos estabelecer um
roteiro10 para guiar as Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos de Arquivo (CPADs)
em seus trabalhos.
2.4.2 Elaborao de Planos de Classificao e Tabelas de Temporalidade e

Destinao de Documentos de Arquivo
O Arquivo Pblico Mineiro orientou a elaborao do Plano de Classificao e da Tabela de

Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo para os rgos do Poder Executivo do
Estado de Minas Gerais, que sero institudos, por meio de decreto.
Utilizou-se a metodologia adotada pelo Arquivo Nacional da Austrlia, DIRKS, (ou ISO 15.489/2001),
que prev oito passos, abrangendo todo processo de gesto de documentos, que vai da pesquisa
sobre a instituio, suas funes e procedimentos, at a avaliao da implementao e a reviso
dos instrumentos e do sistema de arquivamento. So eles:
PASSO A: Investigao Preliminar;

PASSO B: Anlise das Atividades (produto final: Plano de Classificao de Documentos de
Arquivo);
PASSO C: Identificao dos Requisitos de Arquivamento (produto final: Tabela de Temporalidade
e Destinao de Documentos de Arquivo);
Passo D: Avaliao dos Sistemas de Informao e Arquivamento Existentes;
Passo E: Estratgias para Gesto de Documentos;
Passo F: Projeto de Sistema de Gesto de Documentos;
Passo G: Implementao de Sistema de Gesto de Documentos.
A metodologia australiana foi utilizada como base para desenvolvimento do Plano de Classificao
e Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo no governo do Estado
de Minas Gerais. Os roteiros, procedimentos e formulrios foram adaptados para a realidade
brasileira e, especificamente, para os rgos do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais,
descrita a seguir:
10 Baseado no manual australiano (AUSTRALIA, 2001).

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2.4.2.1 PASSO A: Investigao Preliminar

No possvel classificar e avaliar documentos de organizaes sobre as quais
pouco ou nada se sabe. (LOPES, 1996)
A investigao preliminar o alicerce para a elaborao do Plano de Classificao e a Tabela

de Temporalidade e Destinao de Documentos. O rgo precisa investir tempo e pessoal nesta
etapa para fornecer uma base slida para as atividades subsequentes.
Por que fazer uma Investigao Preliminar?
O objetivo desta etapa identificar e documentar a instituio de forma abrangente. Sua estrutura,
os ambientes (de atividades, de regulao e scio-poltico) nos quais o rgo opera e os principais
fatores que afetam suas prticas de arquivamento.
A investigao preliminar a oportunidade de se conduzir uma pesquisa e consulta prvia, dentro

da instituio, sobre as questes de arquivamento e identificar problemas especficos ou reas de
risco. Fornece informao contextual importante sobre fatores que influenciam as necessidades
de produo e acumulao documentos no mbito do rgo.
Quais so os benefcios da Investigao Preliminar?
a) o entendimento da instituio e do contexto administrativo, legal, poltico e social no qual ela

opera;
b) a avaliao geral dos pontos fortes e fracos da gesto de documentos e dos sistemas de ar-
quivos na instituio;
c) uma boa base para a definio do escopo do projeto na instituio;
Estas informaes so vitais para a tomada de deciso sobre o sistema e sobre as atividades de
arquivamento no rgo. Elas ajudam na identificao de problemas e garantem que as solues
propostas sejam baseadas em um slido entendimento da instituio e de seu ambiente. A
Investigao Preliminar d suporte para a elaborao de um plano de trabalho visando elaborao
do Plano de Classificao e da Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo
para as atividades finalsticas (incluindo escopo, descrio das atividades, recursos humanos e
materiais etc.).

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Recursos e pr-requisitos:
Para conduzir a Investigao Preliminar a equipe precisa de:
1. acesso a fontes documentais internas, como relatrios anuais, planos corporativos e

planejamento estratgico;
2. acesso a fontes documentais externas, como legislao, padres e boas prticas;
3. acesso aos funcionrios com conhecimento de alto nvel sobre a instituio;
4. pessoal com habilidade analtica, habilidade de comunicao oral e escrita e amplo
conhecimento da instituio. Tais pessoas podem fazer parte da prpria instituio (como
o caso dos membros do Grupo Permanente de Avaliao de Documentos de Arquivo) ou
podem ser engajados como consultores e contratados.
Preparando a Investigao Preliminar:
Determinando o escopo da investigao preliminar
Durante a investigao preliminar preciso identificar:
1. as fronteiras da instituio com a qual se est trabalhando;

2. a estrutura legal que afeta as operaes da instituio;
3. os stakeholders dentro e fora da instituio cujos interesses o rgo deva levar em conta. So
pessoas ou organizaes que so afetadas ou entendem que podem ser afetadas por uma
deciso ou atividade. Os stakeholders podem ser internos, como unidades organizacionais
e funcionrios da instituio, ou externos, como cidados, empresas, parceiros, agncias e
rgos reguladores, grupos de interesse, fornecedores, etc. A identificao dos stakeholders
de particular importncia para os aspectos de avaliao e destinao dos documentos e
podem ser fonte de requisitos de arquivamento de determinados registros. (Passo C)
4. padres sociais, ticos e de conduo de suas atividades que a sociedade espera que a
instituio satisfaa.
5. o tipo de trabalho que a instituio conduz.
6. a cultura organizacional.
7. os fatores que afetam as prticas de arquivamento na instituio.
A equipe utiliza relatrios pr-existentes e o conhecimento pessoal como fonte, com a garantia
que a fonte informacional pode ser acessada novamente, identificando-a corretamente.
Uma pesquisa que resulte em um documento consistente evita a duplicao de esforos em

etapas seguintes.

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Coleta de dados (fontes documentais e entrevistas)
Antes de comear a pesquisa, a equipe verifica se o rgo participou recentemente de projetos

que envolveram anlise corporativa, como reengenharia de processos, planejamento estratgico,
anlise de risco. Tais projetos podem fornecer informaes indispensveis e reduzir a necessidade
de uma pesquisa mais profunda.
Fontes documentais:
1. relatrios anuais;
2. organogramas;
3. planos estratgicos;
4. legislao;
5. polticas e procedimentos;
6. publicaes relacionadas.
A maior parte das fontes documentais listadas produzida pela prpria instituio, e pode ser
acessada online por meio da internet ou da intranet ou por meio de consulta aos arquivos. No
entanto, para ter um conhecimento profundo das atividades, da regulamentao e do contexto
scio-poltico no qual a instituio opera, a equipe precisa pesquisar para alm das fronteiras da
instituio. H muitos tipos de fontes externas que fornecem informao contextual. Duas das
fontes mais importantes:
1. relatrios e diretrizes produzidos por auditores, ouvidores ou outros rgos investigativos;

2. padres, cdigos de boas prticas e protocolos de procedimentos que so relevantes para as
atividades desempenhadas pela instituio.
Entrevistas:
A inteno de consultar os funcionrios especializados neste momento de validar a informao,

obtida por intermdio das fontes documentais, sobre o contexto da instituio, sua cultura, seus
pontos fortes e fracos. As entrevistas podem fornecer informaes sobre reas ou atividades que
no foram suficientemente documentadas. A consulta ocorre por meio de entrevistas individuais
ou coletivas. importante confirmar com os funcionrios se a equipe usa as fontes corretas e
recebe orientaes sobre outras fontes que, eventualmente, so desprezadas ou ignoradas.

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Legislao
Planos
Organogramas
Fontes Fontes Polticas

Externas Documentais
Relatrios Entrevistas
Anuais
Histria
Administrativa
FIGURA1 Tipos de fontes de informao.
As informaes obtidas so registradas em formulrios especficos e a equipe pode retornar a

elas quando necessrio (ver modelo no Anexo 1). Essas informaes devem ser analisadas antes
do prximo passo. A metodologia DIRKS indica um roteiro para o Levantamento de Contexto
Organizacional (ver Anexo 2) que direciona algumas anlises fundamentais para o entendimento
da instituio, suas funes e atividades, seus ambientes, riscos etc.
Esta etapa tende a ser subestimada pelas equipes, que normalmente esto ansiosas para atingirem
as duas etapas subsequentes. No entanto, verificamos em nossa experincia com os rgos do
Poder Executivo do Estado de Minas Gerais, que aquelas que se dedicaram a fazer um trabalho
minucioso nesta fase, conseguiram melhores resultados com menor esforo nas fases seguintes.
Com a informao levantada e organizada e o entendimento dos conceitos de funo, atividade,
transao, processo, steakeholder, risco etc. proporcionaram facilidades na sistematizao das
funes/atividades/transaes e no levantamento dos requisitos de arquivamento para definio
dos prazos de guarda.
2.4.2.2 PASSO B: Anlise das Atividades
O propsito desta etapa desenvolver um modelo conceitual do que a instituio faz e como faz,
por meio do exame de suas atividades e processos. Esta anlise fornece o fundamento central
para o desenvolvimento das ferramentas de gesto de documentos e contribuir para as tomadas
de deciso acerca da produo, captura, controle, armazenamento, avaliao, destinao e
acesso aos documentos de arquivo nas etapas seguintes. Esta fase particularmente importante
quando se trata de ambientes digitais, onde a conexo entre uma instituio e seus documentos
lgica e no fsica. No final desta etapa, o produto o Plano de Classificao de Documentos
de Arquivo.

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Nesta etapa so analisadas sistematicamente as atividades de forma a fazer o melhor uso dos
resultados. Para completar o Passo B a equipe precisa:
a) colher informaes provenientes das fontes documentais e entrevistas (j realizado no Passo

A);
b) analisar o trabalho executado pela instituio;
c) identificar e documentar cada funo, atividade e transao;
d) desenvolver esquema de classificao baseado na sistematizao das funes, atividades e
transaes;
e) validar a anlise das atividades da instituio com os gestores seniores.
Quais so os benefcios da Anlise de Atividades?
A Anlise de Atividades fornece a base conceitual fundamental para o desenvolvimento das

ferramentas de gesto de documentos. Ao finalizar essa anlise, a equipe conta com:
o entendimento do contexto no qual esto inseridas as atividades de arquivamento na

instituio, especificamente a relao entre a consecuo de sua misso e os documentos
que so produzidos como evidncias de suas atividades;
o fundamento para o desenvolvimento de ferramentas e outros mecanismos para estabelecer

um controle corporativo sobre a classificao e arquivamento, incluindo o desenvolvimento
de um vocabulrio controlado e de plano de classificao de documentos de arquivo,
preparao de tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo, identificao
e especificao de requisitos de arquivamento, e responsabilidade de arquivamento,
formalmente identificadas.
Essas informaes so registradas nos seguintes documentos:
a. Formulrio de Levantamento de Funes e Requisitos de Arquivamento, no qual a equipe

detalha cada uma das funes, atividades e transaes, assim como a documentao
produzida em cada uma delas (ver Anexo 3);
b. Esquema de Classificao (EC) que apresenta as relaes entre funes, atividades e

transaes da instituio.
O Esquema de Classificao usado para associar os documentos ao contexto de sua

misso. Este um requisito chave para a produo e captura de documentos completos e
acurados. O Esquema de Classificao, em conjuno com os requisitos de arquivamento
(identificados no Passo C), fornecem a base para o desenvolvimento de duas ferramentas
essenciais a gesto de documentos:
um plano de classificao de documentos com controle de vocabulrio para nomear e

indexar documentos em um contexto especfico. Esta ferramenta de classificao pode

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ser usada sozinha ou suplementada por outras ferramentas de indexao e recuperao;
uma tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo que define prazos

de reteno e as aes de destinao subsequentes para vrias classes de documentos.
Recursos e Pr-requisitos
A Anlise de Atividades da instituio deve ser um processo rigoroso. Antes de iniciar o Passo
B, a equipe deve se assegurar de:
a. ter um entendimento da instituio com a qual est trabalhando e do contexto no qual ela
opera (Passo A);
b. ter uma percepo geral sobre os pontos fortes e fracos da gesto de documento e dos
sistemas de arquivo na instituio (Passo A);
c. obter apoio gerencial para realizar a anlise de atividades;
d. determinar se a instituio j teve suas atividades e processos analisados e documentados;
O Passo B pode ser conduzido concomitantemente ao Passo C Identificao de Requisitos

de Arquivamento, j que usam as mesmas fontes. A equipe deve garantir a familiaridade
com o Passo C antes de comear o Passo B. A equipe notou que durante a pesquisa para
determinar a natureza das funes, atividades e transaes tambm identificou os requisitos
de arquivamento. Um nico formulrio pode ser usado para os levantamentos dos Passos B
e C (ver Anexo 3).
Fazendo a Anlise de Atividades
O objetivo desta etapa estabelecer um modelo, ou representao, das funes e atividades

conduzidas pela instituio. Vrias abordagens podem ser usadas para produzir este modelo,
mas importante destacar que a anlise um processo repetitivo de desenvolvimento de um
produto final que o resultado das muitas revises.
Dois tipos de anlise so teis na identificao das funes, atividades e transaes: a Anlise
Hierrquica e a Anlise de Processo. A Anlise Hierrquica envolve uma abordagem de cima
para baixo para identificar o que a instituio faz e a divide, de forma lgica, em uma srie de
partes e subpartes. A Anlise de Processo uma abordagem de baixo para cima que examina
detalhadamente como a instituio conduz sua misso. A abordagem adotada neste projeto
utiliza-se de ambos os tipos de anlise.

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Para realizar a Anlise de Atividades da instituio a equipe precisa identificar:
a. as metas da instituio e as estratgias adotadas para alcan-las;
b. a amplitude das funes que a instituio conduz para sustentar estas metas e estratgias;
c. as atividades que contribuem para a execuo das funes da instituio;
d. os grupos de transaes ou processos recorrentes que compem cada uma dessas

atividades.
Se a instituio j foi analisada para outros propsitos foi possvel utilizar os resultados destes
trabalhos. Projetos que podem envolver a anlise de atividades:
reengenharia de processos;
automao utilizando workflow;
implementao de sistemas informatizados.
Se a anlise resultante de tais projetos est disponvel e acessvel, a equipe precisa considerar
como, o porqu e quando os projetos foram conduzidos para determinar se os seus resultados
so aplicveis para os propsitos da gesto de documentos.
FIGURA 2 Anlise de atividades.

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Colhendo informaes de fontes documentais e entrevistas
Muitas das fontes usadas no Passo A foram pertinentes na Anlise das Atividades da
instituio. Foram utilizadas as fontes documentais e realizada a consulta aos funcionrios
para esclarecer dvidas e pontos no abordados na documentao.
Identificando e documentando cada funo, atividade e transao
A anlise processual inicia com uma grande fotografia das atividades executadas pela
instituio, e continua com o seu desmembramento em vrias partes para um estudo mais
detalhado. Estas partes so indicadas em ordem descendente (do maior para o menor), indo
das funes at as transaes:
As funes so as maiores pores dentro da misso de uma instituio. Elas representam

as maiores aes geridas pela instituio para a consecuo de suas metas.
As atividades so as maiores tarefas realizadas pela instituio para levar a cabo cada
uma de suas funes. Vrias atividades podem ser associadas a uma nica funo.
As transaes so as menores pores dentro da misso de uma instituio. Elas fornecem

as bases para a identificao, em detalhes, dos documentos que so produzidos em
consequncia do cumprimento da misso do rgo. Dependendo da complexidade da
misso da instituio, pode ser necessrio agrupar as transaes com base em suas
similaridades ou, mais ainda, dissec-las at obter o grau apropriado de especificidade
para o propsito de classificao e arquivamento.
O exemplo a seguir mostra as relaes entre as funes, atividades e transaes:
Funo: Modernizao Institucional
A funo implica em atividades relacionadas ao processo permanente de inovao da

gesto institucional.
Atividade: Desenvolvimento Organizacional
Abrange o levantamento e consolidao de informaes institucionais da Administrao

Pblica, estabelecendo diretrizes e orientando s Instituies da administrao em suas
propostas de reorganizao. Elaborao de Projetos de Estruturao e Reestruturao
Institucional.
Transao: Reestruturao e Modelagem de Processos
Esto includos documentos como: Memorandos; ou Ofcios; Mensagens Eletrnicas;

Manuais de Redesenho de Processos; Formulrios; Plano de Trabalho (contendo os

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anexos: Matriz de responsabilidades, Diretrizes e Cronograma de Execuo); Atas de

Reunies; Diagrama de Escopo; Fluxograma atual; Lista de Presena; Fluxograma
Redesenhado; Plano de Ao; Mapa de Indicadores; Relatrios Finais; Relatrios de
Processos Reestruturados/Redesenhados.
As etapas seguintes so recomendadas para a identificao das funes, atividades e

transaes da instituio. Cada uma delas pode ser revista vrias vezes.
Usar as fontes para identificar o propsito, as metas e estratgias da instituio. Analise os

atos de criao, dando ateno misso e aos objetivos. Considere o que faz a instituio
nica.
Avaliar a amplitude das funes da instituio. As funes geralmente no so baseadas

nas estruturas organizacionais, pois so mais estveis do que as unidades administrativas.
Estas muitas vezes so fundidas ou divididas em reestruturaes. As funes tambm
podem estar dispersas entre componentes estruturais da instituio. Depois de identificar
as funes da instituio, confira se cada uma tem complexidade similar e se no
coincidente com outras funes. Indique se as funes se sobrepem. Compare com a
estrutura organizacional para assegurar de que todos os aspectos da misso da instituio
foram abordados e investigados.
Usar as fontes para identificar as atividades que compem cada funo. Assim como
nas funes, confira se cada uma das atividades tem complexidade similar e se no
coincidente com outras. Indique se as atividades se sobrepem.
Identificar as transaes associadas com cada atividade. Pode ser feito por meio de fontes
escritas, workshops e entrevistas, ou pela anlise dos processos de trabalho examinando
detalhadamente os processos envolvidos na conduo dos trabalhos. A identificao das
transaes ajudar no teste e na definio das fronteiras das atividades.
Testar a anlise preliminar em entrevistas e workshops com funcionrios especialistas

naquelas funes. Reveja as principais funes e as refine sob a luz da anlise subsequente.
Rever e refinar os demais nveis da hierarquia.
Ainda que esta anlise envolva uma abordagem de cima para baixo, no essencial que
a equipe finalize os mais altos nveis das funes antes de trabalhar com os nveis mais
baixos. Na verdade, a identificao das transaes ajuda a definir as fronteiras das atividades
e, portanto, o escopo das funes. O exame das fontes fornece informao relevante a um
nmero de nveis e a equipe deve rever cada nvel muitas vezes para refinar e incrementar o
modelo.
A equipe pode desejar fazer as entrevistas antes da anlise ou, alternativamente, preparar
uma anlise detalhada usando as fontes documentais e utilizar os workshops para refinar e
testar o modelo. til ter no final um esboo rudimentar das funes para gerar discusso
antes de partir para as entrevistas, individuais ou coletivas.
possvel que a equipe, durante o exame das fontes, identifique atividades que no so

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realizadas, na prtica, pela instituio. Estas atividades devem ser documentadas, incluindo
as razes por que elas no foram completadas.
FIGURA 3 Layout de Sistematizao das Funes/Atividades/
Designando termos para funes e atividades
Como parte da anlise necessrio escolher termos que podem representar as funes,
atividades e transaes que a equipe identificar. A escolha dos termos depende da forma na
qual a equipe define as funes, atividades e transaes. Em alguns casos, a terminologia
muito especfica em relao misso da instituio. Em outros casos, a terminologia pode ser
especfica de um setor externo ao rgo A equipe deve ter cuidado para escolher termos que
so relevantes para a instituio.
Para evitar confuso, a equipe descreveu as principais funes usando termos j consolidados
no vocabulrio dos funcionrios da instituio. Assim, a equipe foi capaz de criar um plano
de classificao de documentos de arquivo preciso e integrado. Caso a instituio tenha um
thesaurus disponvel com as funes e atividades, a equipe pode utiliz-lo.
Definindo o escopo das funes e atividades
necessrio definir as fronteiras ou o escopo de cada funo e/ou atividade e determinar

as relaes entre as unidades descritas, assegurando que as unidades do mesmo nvel no
esto sobrepostas. As anotaes sobre o escopo definem o significado de um termo em
particular e guia os usurios sobre como tais termos devem ser aplicados. Estas notas devem
ser breves. Preciso, consistncia e clareza so importantes. As notas devem: especificar
quais termos abrange; determinar quais termos no abrange e fornecer referncias a outros
termos subordinados.

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000 GESTO INSTITUCIONAL

Abrange as atividades de apoio e controle de natureza tcnica, jurdica e administrativa no
cumprimento das atribuies institucionais, quando da execuo das atividades comuns e
sistmicas dos rgos e Entidades do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais.
001 Modernizao Institucional

Abrange as atividades relativas ao processo permanente de inovao da gesto institucional.
001.1 Acordo de Resultados e Avaliao de Desempenho

Institucional
Abrangem os contratos de gesto celebrados com o objetivo de alavancar o
desempenho dos rgos e Entidades do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais.
FIGURA 4 Exemplo de notas de escopo em um Plano de Classificao.
Sem as notas de escopo, pode haver diferentes interpretaes dos termos pelas diversas
unidades da instituio, ao contrrio do compartilhamento de significados esperado.
As notas de escopo comeam como uma tentativa de determinar a sistematizao adotada no

plano de classificao e so revisadas para que se aperfeioe a definio de cada entidade.
As notas de escopo para as funes e atividades devem sempre refletir os componentes de
subordinao. O escopo de uma atividade deve incluir as transaes identificadas como parte
de uma atividade, e o escopo de uma funo, as atividades componentes da funo. Por
exemplo, o termo de funo Publicao pode ser definido como:
A funo de criao, independentemente do formato, de material para venda

ou distribuio interna ou ao pblico. Incluindo esboos, produo manual
ou eletrnica (design, layout, impresso, etc.), marketing e publicaes pela
instituio.
As notas de escopo incluem alguns termos de atividades como distribuio, produo etc.
para descrever a extenso da funo. Em alguns casos, os temos de atividade so ligados
a muitos termos de funo. As notas de escopo destes termos de atividade precisam ser
genricas se esto ligados a mais de um termo.
Anlise e mapeamento do fluxo de processos e transaes
Com o objetivo de registrar o fluxo dos processos a equipe precisa de:
identificar os processos chaves a serem analisados;

investigar cada processo detalhadamente por meio de entrevistas com os funcionrios
que os operacionalizam; da observao do fluxo de trabalho; e da reviso de manuais
operacionais e documentao relacionada;
mapear as sequncias de tarefas, incluindo resultados alternativos;
identificar pontos em que os documentos so (ou podem ser) gerados.

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Exemplo:
Funo: Educao
Subfuno Atividades Transaes Aes Documentos
Celebrao 1) Edital de Licitao;

do Contrato 2) Contrato;
3) Manual.
1) Lista de presena;
2) Consolidado do
Aplicao
processo de avaliao
das Provas
da Superintendncia
Regional de Ensino.
(1.1)
(1.1.1)
(1)
Avaliao 1) Base Bruta
Execuo
Avaliao da de Dados:
da
Educacional Qualidade Apurao e Microdados;
Avaliao
do Ensino divulgao
2) Boletins
dos
Pedaggicos;
resultados
3) Boletins de
Resultados.
1) Empenhos;
2) Liquidao;
Prestao
3) Ordem de
de contas
pagamento;
4)Nota Fiscal.
Como na Anlise de Atividades, a equipe deve rever os fluxos tantas vezes quantas forem
necessrias para melhor-los.
Desenvolvendo um Esquema de Classificao de Funes da instituio
Um Esquema de Classificao de Funes (ECF) um modelo sistematizado das relaes entre

as funes, atividades e transaes da instituio. A relao entre as entidades de mesmo nvel e
entre os nveis deve ser esclarecida.
As funes, atividades e transaes identificadas so representadas em um ECF, incluindo as

notas de escopo. Deve-se indicar se os termos utilizados fazem parte de um vocabulrio controlado
(especificar qual, se da instituio ou de outra fonte) ou se foram determinados pela equipe. Isto
pode auxiliar nas eventuais mudanas futuras. As funes devem ser listadas alfabeticamente,
assim como as atividades subordinadas a cada funo. As transaes tambm devem ser listadas
no Formulrio de Levantamento de Funes (Anexo 3). O ECF pode incluir referncias para
explicar a estrutura lgica e a relao entre as entidades. Isto pode auxiliar no desenvolvimento

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das ferramentas de classificao relacionadas, como o Plano de Classificao de Documentos de

Arquivo que pretendemos produzir.
O layout do Esquema de Classificao de Funes pode facilitar a visualizao das inconsistncias

ou sobreposies da anlise. A equipe deve garantir que:
uma unidade de atividade apropriada seja selecionada como base para cada funo;
cada funo e cada atividade tenha seu escopo definido;
o escopo de cada funo exclua as outras funes; e
a combinao funes que explique toda a misso pela a qual a instituio responsvel.
O nmero de nveis delineados no Esquema de Classificao de Funes depende da complexidade

das vrias funes desenvolvidas pela instituio.
Funes Atividades Transaes Observaes

Atividade 1.1:
Transao 1.1.1:
Legislao
Descrio:
que regula:
Documentos produzidos:
Descrio:
Funo 1: Transao 1.2.1:

Legislao: Descrio:
Descrio: Atividade 1.2: Documentos produzidos:
Legislao
que regula: Transao 1.2.2:
Descrio: Descrio:
Documentos produzidos:
Funo 2: Atividade 2.1: Transao 2.1.1:

Legislao Descrio:
Legislao: que regula: Documentos produzidos:
Descrio: Descrio:
FIGURA 5: Layout de Esquema de Classificao de Funo.
Stakeholders
Como parte da anlise da amplitude legal e do contexto social na Investigao Preliminar

(Passo A), os stakeholders da instituio so identificados. Agora a equipe deve relacionar
estes stakeholders s funes ou atividades relevantes e incluir qualquer stakeholder que
tenha sido identificado posteriormente, na Anlise de Atividades. Os stakeholders externos
que participam do trabalho da instituio, exemplo, cidados, empresas ou demais rgos
pblicos, so revelados por meio da anlise das atividades e das transaes.

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Alm dos stakeholders externos, partes especficas da instituio podem ter interesse nas
funes. Estes stakeholders internos tambm devem ser identificados. Eles incluem aquelas
reas responsveis pela conduo das funes e atividades, mas podem incluir outras reas.
Os stakeholders so identificados neste momento porque tm interesse nos documentos e

podem ser uma fonte de consulta para a definio dos Requisitos de Arquivamento (Passo C).
Eles podem ter impacto na forma como o trabalho executado dentro de uma instituio. Um
exemplo disso quando a consulta aos stakeholders torna-se parte da rotina do processo.
No Passo B examina-se o interesse do stakeholder na funo e na atividade, na execuo
da tarefa. No Passo C, este interesse ser examinado em relao aos documentos gerados
por esta tarefa.
Avaliao de Risco
O risco vinculado s funes e s atividades o risco da ocorrncia de eventos que exponham

a instituio a consequncias adversas. Isto pode incluir a incapacidade de justificar uma
deciso ou o desconhecimento da deciso tomada. As consequncias destes eventos podem
incluir perdas financeiras, embarao pblico ou atrasos inaceitveis. Um bom sistema de
gesto de documentos deve ser capaz de auxiliar na reduo destes riscos. A avaliao de
risco no nvel funcional d suporte s reas prioritrias para futuras anlises e identifica reas
organizacionais responsveis por funes que requerem uma prtica e um treinamento mais
rigorosos.
Algumas reas de risco so identificadas na Investigao Preliminar (ver Anexo 2 itens 14,
17 e 19). A equipe deve relacionar estas reas de risco s funes e atividades relevantes. A
anlise das fontes neste estgio pode revelar outras reas de risco, por exemplo, legislao
que permite a aplicao de penalidades severas pela no conformidade de determinadas
reas, ou riscos que podem ser identificados nos workshops com os funcionrios.
Registro das informaes coletadas
O Esquema de Classificao de Funes a representao das funes, atividades e

transaes conduzidas pela instituio. Para os passos futuros e para justificar a identificao
das entidades feita pela equipe, necessrio registrar esta anlise das funes, atividades e
transaes. A equipe pode incluir informaes como:
legislao e outras fontes que do suporte s funes e s atividades;

riscos associados com cada funo e atividade;
stakeholders que tem interesse nas funes e atividades;
unidades organizacionais que so responsveis pela conduo de todos ou parcela dos

aspectos de cada funo; e

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
mudanas nas funes atravs do tempo.

A informao colhida, incluindo aquelas sobre os stakeholders e sobre fontes de autoridade,
fornece a base para a definio dos requisitos de arquivamento no Passo C.
Validao da Anlise
importante que a equipe faa uma consulta ampla durante a anlise das atividades, validando
suas concluses. Isto envolve questionar gestores e funcionrios das reas operacionais
em relao ao modelo construdo pela equipe para confirmar sua acurcia e completude.
essencial que o modelo seja significativo para a instituio para que sirva de base para as
atividades de gesto de documentos (incluindo o controle intelectual e avaliao). A anlise
e o Esquema de Classificao de Funes tambm devem ser validados com os gestores
seniores (superintendentes e diretores).
Algumas questes a serem resolvidas
Definindo o escopo da anlise
desejvel que se veja a instituio sob uma perspectiva ampla quando se faz a Anlise
de Atividades. Em muitos casos, as funes so conduzidas atravs de um grande nmero
de unidades organizacionais e documentos que registram as atividades e as transaes
associadas a estas funes podem ser criados em vrios sistemas de arquivos. Utilizando
uma abordagem funcional, e no a estrutural, para a anlise das atividades, teremos um
entendimento completo das operaes da instituio o que resultar em decises mais
consistentes sobre a criao, controle e avaliao dos documentos.
Adotando uma abordagem que privilegia a sntese das unidades sem perder o entendimento
do todo nos Passos A e B, a equipe capaz de contextualizar as atividades e identificar as
reas de maior risco. Alguns rgos podem desenvolver funes similares ou partes de uma
mesma funo. Se este o caso de sua instituio ser til consultar os rgos correlatos
quando da anlise no Passo B e da identificao dos requisitos de arquivamento no Passo C.
Assim, a equipe capaz de esboar um modelo que seja entendido pelos rgos com funes
similares. Tal consulta reduz a duplicao de documentos.

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Definindo a graduao de funes e atividades
Embora o Esquema de Classificao de Funes, que derivado da anlise de atividades,

seja dividido em trs nveis (funes, atividades e transaes), a graduao destas entidades
relativa e no absoluta. Em muitos casos a graduao de cada entidade ser simples, mas
h ocasies em que se necessita manipular a escala para criar um Plano de Classificao de
Documentos prtico e significativo.
Criando um Plano de Classificao de Documentos de Arquivo
Para elaborar planos de classificao de documentos de arquivo com qualidade tcnica no

basta realizar o levantamento exaustivo de funes, atividades, transaes e documentos
(o que as equipes fizeram at aqui). preciso sempre levar em conta a utilizao destes
planos pelos usurios das instituies em seu dia a dia. Se o plano for concebido com muitas
classes, o usurio ter dificuldades de encontrar o local exato para classificar o documento,
alm do tempo gasto no exame de cada uma das classes provveis. Por outro lado, se o
plano possuir um nmero muito restrito de classes que agrupam uma variedade imensa de
documentos, no vai cumprir a sua razo de ser, racionalizando e facilitando o arquivamento
e a recuperao da informao.
Desta forma, preciso que as classes de documentos possuam um nvel de generalidade

ideal que proporcione simplicidade, flexibilidade e expansibilidade. (GONALVES, 1998. p.
24-25)
Defendemos, dentro de uma perspectiva integrada avaliao, a classificao que gere

dossis. Estes dossis podem ter peas arquivadas em locais separados, devido s
caractersticas fsicas dos suportes, mas devem estar unidos sob o ponto de vista intelectual,
... representando abstratamente as estruturas, funes e atividades de cada instituio
(LOPES, 1996. p. 99). Os dossis contero tipologias documentais (cartas, ofcios, projetos
etc.) e suportes (papel, fitas magnticas, DVDs etc.) diversos sobre uma mesma atividade da
instituio. A classificao baseada na formao de dossis permite reunir as informaes
sobre o conjunto de documentos que, mesmo estando fisicamente separados, estaro
ordenados e codificados do mesmo modo.
As funes, as atividades, as transaes, os processos e dossis recebem cdigos numricos,

que refletem a estrutura sistematizada das funes do rgo. A sistematizao feita por meio
das classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se das grandes funes e seguindo
at os processos e dossis.
As classes, de um modo geral, devem corresponder s principais funes desenvolvidas

pelo rgo e unidades da administrao. Os cdigos numricos refletem a subordinao dos
subgrupos aos grupos, dos grupos s subclasses e destas, classe. As margens representam
a subordinao entre subgrupos, grupos, classes e subclasses.

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Agora que a equipe possui todas as informaes necessrias para produzir o Plano de
Classificao de Documentos de Arquivo para sua instituio, pode consolidar a anlise das
atividades, a anlise processual e o Esquema de Classificao de Negcios em uma proposta
de Plano de Classificao de Documentos que seja um fiel retrato da instituio.
Concluda a primeira verso desta proposta de Plano de Classificao o momento de coloc-

lo prova. A equipe deve divulg-lo dentro da instituio, submet-lo aos funcionrios ligados
s atividades meio e fim, test-lo nos arquivos da instituio. Todas as sugestes e crticas
devem ser examinadas e respondidas, quer sejam pertinentes ou no. A partir deste teste, a
equipe far as alteraes necessrias.
Parte-se, ento, para o prximo Passo que culminar com a elaborao da Tabela de
Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo para as atividades finalsticas dos
rgos.
2.4.2.3 PASSO C: Identificao dos Requisitos de Arquivamento
O que so requisitos de arquivamento?
O propsito do Passo C identificar e registrar os requisitos de arquivamento da instituio

para produzir e manter as evidncias de sua misso, polticas e decises. O termo evidncia
usado aqui em seu mais amplo sentido, e no especificamente em seu significado legal.
As evidncias (em forma de documentos) ajudam a assegurar que indivduos e instituies
possam ser responsabilizados pelo governo, pelo judicirio, por dirigentes, acionistas,
cidados, grupos de interesse da comunidade e futuras geraes. Os documentos do
coerncia e continuidade s aes que compem o processo poltico-decisrio e so teis
como precedentes para formulao de diretrizes e de procedimentos, tais como interao
com a sociedade, controle de qualidade e tomada de decises.
A natureza da instituio e o contexto no qual ela opera impem o tipo de evidncia das
atividades que necessrio criar, qual forma a evidncia toma, por quanto tempo deve ser
mantida e que tipo de acesso (restrito ou irrestrito) deve ser proporcionado atravs dos anos.
Estes requisitos de arquivamento so identificados por meio de uma anlise sistemtica
das necessidades operacionais, das obrigaes legais e regimentais, e das expectativas da
comunidade, tanto quanto da avaliao dos riscos a que a instituio est exposta se as
evidncias de suas atividades no estiverem disponveis.
Este passo essencial para a elaborao da Tabela de Temporalidade e Destinao de

Documentos de Arquivo. Ele fornece as justificativas para a manuteno e eliminao dos
documentos.

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Para completar o Passo C, a equipe deve:
localizar as fontes relevantes;

identificar os requisitos de arquivamento impostos pela legislao, regimento e comunidade;
documentar a identificao dos requisitos de forma apropriada para os propsitos de
referncia;
determinar e documentar quais os requisitos identificados sero apresentados.
Benefcios de se identificar os requisitos de arquivamento
Para completar este passo a equipe deve contar com:
um entendimento dos requisitos da instituio para produzir e manter documentos como

evidncia de suas atividades;
uma avaliao do nvel de exposio a riscos relacionados s evidncias (tais como falhas
de accountability, aes legais e perda de documentos permanentes) que a instituio
possui;
uma estrutura intelectual para dar suporte s decises de avaliao e eliminao;
uma avaliao dos fatores (cultural, tecnolgico, econmico etc.) internos e externos que
influenciam estes requisitos e que devem ser apresentados;
um padro de referncia para avaliao da atualidade destes requisitos;
uma base para desenvolver especificaes funcionais para sistemas de arquivamento,
incluindo softwares.
Isto documentado em:
uma lista de todas as fontes contendo requisitos de arquivamento relevantes para a

instituio (expandindo a lista das fontes compiladas nos Passos A e B); (Anexo 1) e
uma lista dos requisitos de arquivamento regimentais, da misso e da comunidade
derivados estas fontes, organizados de forma que possam ser facilmente mantidos em
longo prazo como fonte de referncia.
Considerando as implicaes para a accountability organizacional, essencial que o processo

de identificao dos requisitos de arquivamento seja documentado. A documentao deve
fornecer a fundamentao para cada requisito.
Recursos e pr-requisitos
Antes de iniciar o Passo C a equipe deve ter:
um entendimento geral da instituio e do contexto no qual ela opera (obtido no Passo A);

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analisado as funes, atividades e transaes da instituio (realizado no Passo B);
a documentao completa de todas as fontes consultadas durante os Passos A e B, de

forma que a equipe possa consult-las rapidamente e determinar sua utilidade neste
Passo; e
obtido suporte gerencial para identificar e documentar os requisitos de arquivamento da
instituio.
Com o objetivo de identificar e documentar os requisitos de arquivamento da instituio a
equipe necessita:
de acesso s fontes documentais internas e externas e das informaes colhidas por meio
das entrevistas aos funcionrios (estas fontes de informao j podem ter sido utilizadas
nos Passos A e B);
pessoal com habilidades analticas (incluindo familiaridade com tcnicas de modelagem),
habilidades de comunicao oral e escrita e amplo conhecimento da instituio; e
acesso ao pessoal com conhecimento legal, de auditoria, garantia de qualidade e outras
matrias relevantes que possam contribuir com a avaliao dos riscos.
Acesso ao pessoal especializado em Tecnologia da Informao (TI) para auxiliar com a

documentao tambm pode ser benfico.
Muitos dos requisitos de arquivamento podem ser identificados no curso da identificao

das funes e atividades no Passo B. Estes requisitos devem ser relacionados s funes e
atividades especficas na finalizao do Esquema de Classificao de Funes.
Identificando os requisitos de arquivamento
H trs tipos principais de requisitos de arquivamento:
requisitos regimentais (ou accountability ou legislativo);

requisitos de operacionais (consecuo da misso); e
requisitos provenientes das expectativas da comunidade (ou scio-polticos ou sociais).
Os requisitos de arquivamento podem ser estabelecidos explicitamente em leis, regulamentos

e outros instrumentos de autoridade, ou implcitos no ambiente no qual a instituio opera.
Eles se referem a necessidades especficas de evidncias. Por exemplo, um requisito pode
estabelecer a necessidade por:
criao de um documento;
sua reteno por um perodo especfico de tempo;
sua eliminao;

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condies de acesso;
contedo do documento;
forma em que o documento deve ser apresentado; e
aspectos relativos qualidade, que seja um documento completo e acurado.
Com o objetivo de identificar os requisitos de arquivamento da instituio a equipe pode

usar as fontes documentais e as entrevistas. Diferentes tipos de requisitos vm geralmente
de fontes diferentes. Por exemplo, um requisito regimental para a criao de uma evidncia
poder ser encontrado em uma fonte documental, enquanto uma necessidade de reteno
de uma evidncia relacionada misso da instituio pode vir de uma entrevista.
No curso da investigao, desejvel que a equipe apresente numerosas fontes que

identifiquem as necessidades por evidncia. Entretanto, importante distinguir os requisitos
de arquivamento identificados, daqueles requisitos que a equipe escolheu satisfazer. Os
requisitos finais, e a qualidade da evidncia criada e mantida para dar suporte a eles, sero
determinados pelo processo de anlise de risco.
Localizando fontes relevantes
O primeiro estgio de identificao dos requisitos de arquivamento da instituio encontrar

fontes relevantes internas e externas (tais como as listadas no Anexo 1). Nos Passos A e B a
equipe usou estas fontes para analisar o contexto e as atividades da instituio. Neste Passo
a equipe precisa pesquisar estas e outras fontes para colher informaes que possam ajudar
na identificao e avaliao dos requisitos de arquivamento.
importante, tambm, considerar os interesses dos stakeholders internos e externos. Nos

Passos A e B a equipe identificou os stakeholders da instituio e as funes e atividades de
particular importncia. Os interesses dos stakeholders podem representar diferentes tipos de
requisitos de arquivamento. Por exemplo:
parceiros de empreendimentos que querem ter acesso aos documentos da instituio,

referentes queles empreendimentos, por 10 anos (requisito operacional);
a seo responsvel por uma atividade recorre regularmente aos documentos por um
perodo de 7 anos a contar do encerramento do evento (requisito operacional); ou
genealogistas e pesquisadores que argumentam a favor da reteno permanente
de arquivos relacionados imigrao e concesso de cidadania (expectativa da
comunidade).
Fontes documentais podem incluir informaes sobre interesses de stakeholders. Interesses

internos podem ser refletidos nas polticas e procedimentos. Relatrios relativos aos interesses
de stakeholders externos podem estar disponveis. As entrevistas so efetivas para colher

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informaes sobre os interesses dos stakeholders nos documentos. Tenha em mente que o
staff interno muitas vezes conhecer os interesses dos stakeholders externos.
Fontes documentais internas
bom comear pela identificao e localizao de qualquer pesquisa sobre requisitos de arquivamento
realizada na instituio. A equipe poder se beneficiar destas informaes para este projeto.
Por exemplo, anlises realizadas na preparao para o design e implementao de outros sistemas de
informaes dentro da instituio podem ter examinado requisitos de arquivamento em reas de funes
especficas. Isto particularmente desejvel no ncleo de reas de funes que requerem altos nveis
de accountability financeiro e/ou informacional. importante verificar a documentao compilada para
estes outros sistemas ou diretrizes de procedimentos que do suporte a um processo, em particular. A
documentao dos sistemas de informao da instituio pode fornecer alguns dos requisitos relativos
aos registros produzidos e processados nestes sistemas.
A instituio pode possuir algumas normas ou regulamentos sobre a eliminao de documentos

(resolues, portarias, ordens de servio etc.) que podem conter alguma informao sobre os requisitos
de arquivamento. importante analisar estas normas e avaliar a sua atualidade. Muitas vezes os prazos
podem ser superestimados ou, ao contrrio, no serem suficientes, pois no levam em considerao
todas as variveis. As regras de eliminao existentes devem ser tomadas como um ponto de partida e
analisadas sob a luz de todas as outras informaes coletadas.
Requisitos para evidncia podem ser encontrados (ou corroborados) nas polticas, diretrizes internas,
manuais de procedimentos, relatrios estruturais e programas de controle de qualidade da instituio.
O exame das fontes internas tambm ajudar a determinar as atividades e processos que atualmente
resultam na criao e acumulao de documentos na instituio. Alm disso, a investigao destas
atividades e processos pode revelar requisitos adicionais, tanto quanto fornecer informaes valiosas
sobre os sistemas de arquivamento em uso na instituio.
Fontes documentais externas
As fontes documentais externas mais relevantes so a legislao que define as competncias da

instituio e a legislao que regula os processos e sua operao, assim como regulamentos especficos
sobre gesto e preservao de documentos.
A equipe pode considerar os regulamentos, relatrios ou diretrizes provenientes de:
reclamaes e/ou queixas apresentadas ao ouvidor da instituio;

auditorias realizadas por rgo externo;
inspees administrativas ou judiciais;

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comits de inqurito;
comisses independentes de investigao; e
polticas e diretrizes promulgadas pelo Conselho Estadual de Arquivos de Minas Gerais.
Uma falha ao reconhecer os requisitos resultantes destas fontes pode expor a instituio a penalidades
e a processos judiciais.
Vrios padres de procedimentos e de melhor prtica, alm de diretrizes adotadas ou endossadas pela
instituio podem ser relevantes, e incluem:
International Organization for Standardization (ISO) 15.489 sobre gesto de documentos;

International Organization for Standardization (ISO) srie 9.000 sobre padres de qualidade de
gesto;
padres de desenvolvimento de softwares; e
padres de documentao.
Funcionrios da instituio
Alm das fontes documentais, pessoas chaves na instituio podem fornecer informaes detalhadas
sobre as atividades e processos, tanto como perspectivas teis sobre a necessidade de se criar e
preservar alguns documentos em particular. Os gestores muitas vezes podem proporcionar equipe uma
grande fotografia sobre a misso e requisitos de accountability da instituio. O pessoal operacional
normalmente uma boa fonte para identificao de requisitos operacionais mais especficos baseado em
uma anlise dos processos. Por meio da anlise de processos e transaes, requisitos para criao
de documentos tornam-se evidentes. Auditores e procuradores (internos ou externos) podem ser
consultados para determinar requisitos especficos de accountability e para defesa legal. Gestores de
qualidade podem fornecer informaes teis sobre quais documentos precisam ser mantidos e por qu.
Entrevistas com algumas pessoas chaves podem ter sido realizadas nos Passos A e B, e a equipe pode
utilizar este material e focar as questes em assuntos mais especficos.
Identificando requisitos de arquivamento regimentais, operacionais e de

expectativa da comunidade
Depois de localizar as fontes relevantes, a equipe precisa examinar cada uma para encontrar referncias,
implcitas ou explcitas, sobre o arquivamento dos documentos produzidos pela instituio. Isto envolve o
uso da abordagem baseada nas funes, de cima para baixo, e da abordagem baseada no processo,
de baixo para cima, para identificar os requisitos de evidncia. Ou seja, o momento de avaliar os
conjuntos documentais relacionados s atividades da instituio.

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Avaliao e seleo dos documentos
No processo de avaliao considera-se a atividade que deu origem ao documento, identificando os

valores a ele atribudos, segundo o seu potencial de uso. O valor primeiro do documento refere-se sua
funo administrativa. Em decorrncia desta funo estabeleceremos prazos de guarda ou reteno que
cubram o perodo de vigncia do documento para cumprimento dos fins administrativos, legais ou fiscais
para os quais foi produzido, antes de dar a destinao final. Fazem parte do valor primrio:
valor administrativo: todo documento tem valor administrativo, pois foram criados para dar incio ou
prosseguimento a uma atividade da instituio. A durao deste valor pode ser longa ou curta. Alguns
documentos, diretrizes de programas, por exemplo, tm valor administrativo em longo prazo. Outros,
tais como processos de compra de material, tm um valor administrativo em curto prazo. Muitos
documentos mantm seu valor administrativo por um pequeno prazo por serem cpias (2via) ou
por terem sido recapitulados por outros documentos (ex: relatrios) ou por servirem como controle
temporrio (guia de emprstimo de documento).
valor fiscal: juntamente com o valor administrativo, alguns documentos podem ter valor fiscal. Estes
registros documentam transaes ou obrigaes fiscais do rgo.
valor legal: alm dos valores administrativo e fiscal, os documentos tambm podem ter valor legal.
So documentos criados para legitimar as aes de um governo e, de um modo geral, tencionam
proteger os direitos e garantir o cumprimento das obrigaes de indivduos e organizaes.
O valor secundrio refere-se ao uso para outros fins que no aqueles para os quais os documentos foram
criados, podendo ser:
probatrio: diz respeito s provas de como est organizado um governo: seus modos de ao, suas
polticas ao tratar de toda espcie de questes, seus procedimentos, suas realizaes em geral.
Essas informaes so indispensveis aos governos e estudiosos do governo, para dar coerncia
e continuidade s aes que compem o processo poltico-decisrio e como precedentes para
formular diretrizes e procedimentos. Para detectar o valor probatrio necessrio conhecer a origem,
o desenvolvimento e as operaes da instituio que produziu o documento.
informativo: quando contm informaes essenciais sobre matrias com que a instituio lida, para
fins de estudo ou pesquisa. (SCHELLENBERG, 2002, p. 199)
Todos estes valores esto presentes nos requisitos de arquivamento, que podem ter sua origem na
legislao, nos regulamentos, nas necessidades especficas das atividades da instituio ou na
expectativa da comunidade.

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Requisitos regimentais
A definio dos requisitos regimentais para arquivamento envolve tomar cada funo identificada
no Passo B e determinar os requisitos de arquivamento que se aplicam a ela. Depois de todo o
trabalho com as fontes documentais a equipe ser capaz de identificar requisitos relacionados
a cada atividade especfica dentro da funo.
Alguns requisitos regimentais podem estar relacionados aos processos e no s atividades, e,

consequentemente, podem ser aplicveis a diferentes atividades, ou at funes.
Para localizar requisitos implcitos a equipe precisar ler as fontes documentais cuidadosamente.
As informaes legais podem ser obtidas junto assessoria jurdica, alm da consulta legislao
especfica que rege as atividades da instituio (disponveis online nos sites da Assembleia
Legislativa do Estado de MG e da Presidncia da Repblica). Pesquisas similares devem
ser conduzidas sobre padres de procedimentos, que sejam relevantes para as atividades
mantenedoras e finalsticas da instituio.
Algumas fontes regimentais podem explicar apenas que um documento em particular, tal
como um registro, dever ser arquivado e mantido acessvel para certos indivduos ou grupos.
Outras fontes podem ser mais explcitas sobre o contedo de um documento, ou indicar por
quanto tempo ele deve ser mantido na instituio. A equipe deve ter em mente que o mesmo
documento ou conjunto documental pode ter requisitos provenientes de mais de uma atividade,
e que alguns requisitos sero descritos com mais detalhes do que outros.
Requisitos implcitos sero mais difceis de se reconhecer, e tomaro mais tempo e esforo
para sua identificao. Assim, checar a legislao relevante cuidadosamente, assim como as
diretrizes e padres oficiais para as referncias implcitas dos requisitos de arquivamento um
passo importante neste processo de identificao. Isto fornecer meios de se obter muitas das
informaes contextuais que a equipe necessita para o entendimento amplo e completo do
ambiente regimental da instituio. Naturalmente, esta abordagem pode ser acrescida por um
exame das polticas coorporativas e dos procedimentos, e por entrevistas com o pessoal que
est mais familiarizado com a legislao relevante, diretrizes oficiais e padres adotados pela
instituio.
Requisitos operacionais
Os requisitos de arquivamento que do suporte s necessidades administrativas so identificados

na legislao que cria e atribui as competncias da instituio ou outros instrumentos de
autoridade, ou em rotinas que estabelecem e sustentam suas operaes. As organizaes que
administram fundos, por exemplo, iro automaticamente identificar um requisito que produza e
mantenha evidncias da recepo e gastos destes fundos, como parte da rotina de conduo
das atividades financeiras. Entretanto, a forma e o contedo da evidncia vai variar de acordo
com as funes, cultura corporativa da instituio e do ambiente externo.

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Quando as necessidades operacionais ou prticas mudam, preciso reavaliar e

identificar requisitos de evidncias. A rpida expanso da Tecnologia da Informao e das
telecomunicaes nas operaes tem sido um estmulo para muitas das organizaes.
Uma forma til de identificar os requisitos operacionais considerar a cadeia de evidncias

necessria a uma instituio ou indivduo para fundamentar uma sequncia de decises ou
aes. Por exemplo, cpias de faturas recebidas fornecem evidncia de gastos esperados
como pagamento por mercadorias ou servios executados para a instituio. Esta abordagem
analtica adota deliberadamente o foco estrito para determinar diretrizes de operaes internas
para atividades de arquivamento especficas. Em comparao, os Passos A e B adotam um
viso ampla para avaliar as motivaes externas, influncias e sobre a instituio.
Durante o Passo C, a equipe precisar examinar rigorosamente as polticas, diretrizes,

manuais de procedimentos e padres operacionais existentes para identificar quando os
documentos relacionados s funes e s atividades organizacionais so criados. A equipe
dever entrevistar os especialistas nas atividades destas reas para determinar por que estes
documentos so criados e mantidos. Enquanto alguns documentos so criados de acordo
com requisitos regimentais explcitos e previamente identificados e retidos segundo normas
oficiais para eliminao, outros documentos sero criados e mantidos simplesmente para
atender necessidades especficas das atividades das organizaes.
A informao obtida neste estgio pode ser usada de duas formas:
para determinar quais documentos so criados e mantidos atualmente, e as razes

administrativas para sua criao e reteno; e
para identificar os vrios sistemas de arquivamento utilizados pela instituio no momento.
Expectativas da comunidade
As expectativas da comunidade so expressas por uma ampla variedade de stakeholders.

Estes stakeholders podem aumentar os requisitos de arquivamento que podem ou no refletir
nos requisitos regimentais e operacionais.
H momentos em que a comunidade expressa sua preocupao sobre a interpretao e/ou

aplicao de uma legislao em particular ou sobre as aes administrativas tomadas pelo
governo. Em ambas as situaes, grupos de interesse, grupos organizados da comunidade e/
ou a promotoria pblica expressaro seus pontos de vista e preocupaes ao governo eleito.
Indivduos e mdia podem tambm fazer parte deste processo. Uma instituio pode criar um
relacionamento contnuo com estes grupos, fornecer e receber informaes como retorno.
Algumas organizaes estabelecem relao com pesquisadores, grupos ligados pesquisa
histrica ou entusiastas que possuam interesse particular em seus arquivos. A perspectiva
da comunidade pode afetar a poltica governamental informalmente. Alternativamente, as

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atividades destes grupos podem afetar formalmente o processo governamental e, eventualmente,

seus pontos de vista podem ser transformados em requisitos formais de accountability.
Fontes documentais que podem dar expresso aos interesses da comunidade nos documentos
governamentais incluem:
minutas de consultas pblicas;

registros de audincias pblicas;
atas de conselhos (onde as impresses da comunidade so registradas);
representaes;
mensagens ao legislativo;
monitoramento de mdia; e
website da instituio (questionamentos e manifestaes dos visitantes).
A equipe tambm pode obter uma orientao consultando os funcionrios das reas finalsticas
que conhecem as expectativas da comunidade passveis de serem consideradas em relao s
suas atividades. A consulta a stakeholders representativos pode ser conduzida se informaes
suficientes sobre suas expectativas no estiverem disponveis internamente, e para promover o
maior conhecimento a seu respeito.
Entretanto, muitas vezes difcil discernir que evidncias em uma instituio devem criar e
manter para satisfazer as expectativas da comunidade antes de falhar em antecipar ou
reconhecer um interesse de alguma forma e atrair o julgamento pblico. Evidncias de valor
potencial devem ser includas em documentos sobre a poltica da instituio e correspondncias
gerais que revelam a mudana de posio do governo em uma questo em particular ou a
mudana de resposta da comunidade ao longo do tempo. O valor de tais documentos torna-se
patente quando as histrias de organizaes, funes ou atividades so formuladas.
Documentando os requisitos de arquivamento identificados: a

Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo
Os formulrios de Identificao de Fontes (Leis e Decretos e Regulamentos) do Anexo 1 podem

ser usados para registrar as fontes que a equipe consultou nesta etapa. Se a equipe adicionar
informaes quelas colhidas nos Passos A e B, lembrem-se de documentar todas as novas
fontes usadas.
Depois de documentar as fontes j utilizadas, a equipe precisa registrar cada requisito de

arquivamento relacionado s operaes, regimentos e expectativas da comunidade. Ou seja,
agora a equipe vai avaliar os conjuntos documentais, comparar os requisitos levantados, as
evidncias a serem mantidas em cada atividade e cada transao e consolidar esta anlise em
uma proposta de Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo.

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No modelo de Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo adotado

pelo Poder Executivo do Estado de Minas Gerais, foi observado o conceito das Trs Idades
dos documentos. Segundo a abordagem das trs idades, os documentos passam por trs
fases distintas de arquivamento. So elas:
a. fase corrente ou primeira idade, na qual os documentos so frequentemente consultados

e de uso exclusivo da fonte geradora, cumprindo ainda as finalidades que motivaram a
sua criao;
b. fase intermediria ou segunda idade, quando os documentos so de uso eventual

pela administrao que os produziu, devendo ser conservados em depsitos de
armazenagem temporria, aguardando sua eliminao ou recolhimento para a guarda
permanente; e
c. fase permanente ou terceira idade, na qual os documentos j cumpriram as finalidades

de sua criao, porm devem ser preservados em virtude do seu valor probatrio e
informativo para o Estado e para o cidado.
A fixao do prazo de guarda dos documentos vincula-se determinao do valor do

documento, de acordo com:
a frequncia de uso das informaes nele contidas;

a existncia de leis ou decretos que regulem a sua prescrio legal;
a existncia de outros documentos com as mesmas informaes (documentos
recapitulativos); e
a necessidade de guarda dos documentos por precauo, em virtude das prticas
administrativas (prazos de precauo).
Os prazos de guarda referem-se ao tempo necessrio para arquivamento dos documentos nas
fases corrente e intermediria, atendendo exclusivamente s necessidades da administrao
que os gerou, contado, normalmente, a partir da data de produo do documento.
O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao perodo em que o documento

frequentemente consultado, exigindo sua permanncia junto s unidades organizacionais.
A fase intermediria relaciona-se ao perodo em que o documento ainda necessrio
administrao, porm com baixa frequncia de uso, podendo ser transferido para depsito
em outro local, embora disposio desta.
A destinao dos documentos realizada com base na identificao dos valores secundrios.
Os documentos que possuem valores informativo e/ou probatrio devem ser preservados
permanentemente e recolhidos instituio arquivstica pblica, depois de encerrado o prazo
na fase intermediria. Os documentos sem valor secundrio devem ser eliminados, finda a
sua utilidade para a Administrao Pblica. Nenhum documento deve ser conservado por
tempo maior do que o necessrio para o cumprimento das atividades que o geraram.

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Uma tabela de temporalidade abrangente o cerne de um programa de avaliao e destinao

de documentos. Baseada na anlise cuidadosa da documentao da instituio, a tabela de
temporalidade fornece instrues para a reteno ou destinao de cada srie documental.
Uma tabela deve possuir as seguintes caractersticas:
abrangncia: compreender todos os documentos e materiais no arquivsticos da

instituio.
clareza: conter descries cuidadosas e instrues de fcil entendimento.
atualidade: refletir a atualizao peridica ao incluir sries documentais novas ou revistas,
revises autorizadas de prazos de guarda ou das destinaes finais ou quaisquer outras
mudanas necessrias.

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3. Gesto de Documentos Digitais11 de

Carter Arquivstico
3.1 Consideraes Iniciais
A gesto de documentos digitais o ... conjunto de atividades necessrias para a identificao,

custdia e conservao dos documentos, assegurando-se que tais documentos se conservem
acessveis e compreensveis (ANOZ, 2000). Os arquivistas devem se envolver em todo o ciclo
de vida do documento digital, a comear pela concepo dos sistemas digitais de informao
que iro gerar e armazenar documentos arquivsticos. O envolvimento dos profissionais de
arquivo no ciclo de vida dos documentos no implica assumir a responsabilidade por todas
as aes relativas aos documentos, e sim promover o entendimento da funo arquivstica e
a divulgao, junto instituio, de padres e prticas de gesto de documentos, de forma a
atingir todos aqueles que sejam responsveis pela produo e utilizao da documentao
arquivstica digital. A alocao de responsabilidades deve levar em conta a natureza de cada
tarefa e a cultura organizacional. Os departamentos envolvidos nas atividades e os arquivistas
devem trabalhar juntos para obterem o melhor resultado para a instituio. O arquivista deve
deixar de lado o papel passivo de receptor de documentos para contribuir ativamente durante
todo o ciclo de vida da documentao produzida, recebida e acumulada pela instituio.
A gesto de documentos digitais abrange trs fases (produo, utilizao e destinao),

determinando critrios e procedimentos que possibilitem preservao, acesso e autenticidade.
Em todas essas trs fases devem ser levados em conta os conceitos, princpios e prticas
das diversas disciplinas envolvidas, ou seja, a Arquivologia (principalmente no que se refere
gesto de documentos), o Direito, a Diplomtica e a Administrao, para elaborao de
requisitos bsicos de produo, utilizao e destinao de documentos digitais. Tais requisitos
permeiam todo o ciclo de vida dos documentos digitais, garantindo que uma instituio, ao
utilizar a tecnologia para produzir um documento que em ltima instncia a combinao
de suporte e informao gravada sobre ele, o qual pode ser usado como evidncia ou para
consulta (DICTIONARY..., 1988) tenha preservado sua caracterstica arquivstica, assim
como sua autenticidade e condies de acesso.
11 O termo utilizado para identificar este tipo de documento vem mudando desde a dcada de 1970. Inicialmente,
era referido como documento legvel por mquina, em seguida, como documento informtico, mais
recentemente, como documento eletrnico e, finalmente, como documento digital.

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3.1.1 Autenticidade e Integridade
O documento de arquivo, como j foi dito anteriormente, o registro das atividades pessoais
ou de uma organizao, produzido, recebido e acumulado no decorrer da consecuo de sua
misso. Como registros contemporneos aos atos documentados, constituem prova principal
... para as suposies e concluses relativas a essas atividades e s situaes que elas
contriburam para criar, eliminar, manter ou modificar (DURANTI, 1994, p. 50). A confiana
existente em relao ao documento, enquanto evidncia confivel de uma ao, deriva da
contemporaneidade dos documentos arquivsticos aos atos e fatos a que se referem e de
procedimentos administrativos de preservao claramente definidos.
O conceito de preservao da integridade no contexto arquivstico apresenta duas dimenses,

a fsica e a intelectual. A preservao da integridade fsica diz respeito ao documento como
um artefato, um objeto. Significa a proteo das evidncias histricas do uso, tratamentos de
conservao passados e alteraes intencionais, ou no, da estrutura fsica do documento.
A preservao da integridade intelectual concerne preocupao com a evidncia do
documento como prova. A integridade intelectual corresponde autenticidade e veracidade
do contedo da informao registrada, mantida por meio da provenincia e da organicidade
da documentao. Os conceitos de autenticidade e veracidade de um documento no se
confundem. De acordo com a teoria jurdica, a autenticidade est relacionada ... certeza de
que o documento provm do autor nele indicado (SANTOS, 1997, v. 2, p. 388), enquanto o
conceito de veracidade se ope ao de falsidade, que pode ser material ou ideolgica. A falsidade
material decorrente de vcio12 presente no prprio documento, seja no ato de criao, com
a atribuio de uma assinatura falsa, seja posteriormente, com a adulterao do contedo de
um documento verdadeiro e autntico. A falsidade ideolgica implica em documento autntico
e no adulterado, mas cujo contedo no registra fatos verdicos. A verificao da falsidade
material realizada mediante percia sobre o suporte fsico do documento, para conferir a
assinatura ou buscar vestgios e indicaes de adulterao posterior.
Juridicamente, o conceito de integridade concerne impossibilidade de alterao do documento

de modo imperceptvel, mantendo a autenticidade relacionada autoria do documento. Esses
requisitos de integridade e autenticidade so similares aos delineados pela Diplomtica,
durante o sculo XVII, para a autenticao de documentos medievais, que produziu muitos
dos constructos centrais da teoria arquivstica e da teoria legal da evidncia.
O documento como prova de interesse de duas disciplinas, o Direito e a Histria, pois

ambas trabalham com a reconstituio dos fatos ocorridos, seja num passado prximo ou
distante, utilizando-se de documentos ativos ou inativos, para seus julgamentos e anlises.
Essas disciplinas acabaram por desenvolver mtodos de avaliao da fidedignidade dos
documentos, estabelecendo alguns critrios. Os documentos, para serem aceitos como
evidncia de algum fato, devem estar de acordo com pelo menos uma das seguintes regras:
a de melhor prova, a de autenticao e a de garantia circunstancial de fidedignidade.
12 So vcios as rasuras, borres, entrelinhas e emendas.

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A regra da melhor prova baseada na crena de que o documento original a fonte

mais confivel a respeito do fato que ele representa, exigindo-se que seja apresentado
sempre que possvel. Essa regra aplica-se somente quando a autenticidade do contedo
da escrita do documento est em disputa. H, normalmente, preferncia em relao
ao original, em detrimento da cpia, ainda que sob a lei comum certos tipos de cpias
possam ser consideradas originais, como, por exemplo, as cpias em microfilme13.
No ambiente digital, os conceitos de original e cpia no tm aplicabilidade. O documento digital
composto por uma sequncia de bits, que pode ser copiada uma infinidade de vezes, e, uma vez
que se mantenha inalterada essa sequncia, todas as cpias tero as mesmas caractersticas e
propriedades da primeira verso, devendo, tambm, ser consideradas originais. S podemos falar
em original e cpia quando, utilizando as tecnologias de impresso e digitalizao, reproduzimos
um documento originalmente digital em papel e vice-versa, um documento tradicional14
em ambiente digital. No primeiro caso, o original o documento digital e sua cpia, a impresso
em papel; no segundo caso, o original o documento tradicional e sua cpia, o documento
digital gerado a partir do processo de digitalizao.
A regra da autenticao implica a apresentao de alguma outra prova exterior ao documento

de que ele o que se prope ser. Documentos pblicos so considerados autnticos a priori15
, enquanto os privados devem ser autenticados. Autenticao, na acepo legal do termo,
o processo usado para comprovar que os registros de uma evidncia so, com certeza, o
que seus proponentes afirmam que sejam. A autenticidade legal baseada na demonstrao
da conexo entre os documentos e um autor e na autoridade deste autor para criar aqueles
documentos. Cotidianamente, uma assinatura ou o logotipo impresso no papel nos d a
impresso de autenticidade de um documento. Em um tribunal, onde pode haver o interesse
de se apresentar um documento no autntico, a assinatura do autor requer alguma prova
adicional ou corroborao de sua autenticidade. Nos documentos tradicionais, textuais em
papel, esse requisito pode ser alcanado pela autenticao ou o atestado de uma terceira
pessoa neutra, como um tabelio. Nos documentos digitais, isso pode ser realizado por meio
de uma assinatura digital certificada por uma terceira parte neutra, como uma autoridade
certificadora (GILLILAND-SWETLAND, 2000b).
A regra da garantia circunstancial de fidedignidade diz respeito s circunstncias de produo

de um documento como substituto da prova testemunhal. Essa regra impe que o documento
tenha sido criado no momento em que ocorreu o evento ou o fato relatado, e que seu criador
... tenha conhecimento pessoal do assunto e que tenha o dever de inserir o registro no curso
regular do andamento da matria (DURANTI, 1994, p. 53). imprescindvel demonstrar a
13 A Lei Federal n. 5.433, de 8 de maio de 1968, em seu artigo 1, pargrafo 1, determina que Os microfilmes
de que trata esta Lei, assim como as certides, os traslados e as cpias fotogrficas obtidas diretamente dos
filmes produziro os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juzo ou fora dele. (BRASIL, 1968).
14 Entende-se por documento tradicional os textuais, os iconogrficos, os sonoros, os cartogrficos, os
filmogrficos e as microformas.
15 Na administrao pblica, um documento pblico tem valor legal como prova ou informao. O documento
pblico faz prova no s da sua formao, mas, tambm, dos fatos que o escrivo, o tabelio, ou o funcionrio
declarar que ocorreram em sua presena (THEODORO JNIOR, 1994, p. 443).

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cadeia contnua de custdia, bem como as medidas de preservao adotadas, circunstncias

que favoreceriam alguma forma de alterao do registro16.
Portanto, para que possamos aceitar e confiar no valor probatrio de um documento digital
preciso que tenhamos assegurado a sua autenticidade, a sua integridade e a cadeia contnua
de custdia. Atualmente, a tecnologia nos fornece ferramentas com as quais podemos manter
tais propriedades. A assinatura digital garante a autenticidade e a integridade do documento,
enquanto os metadados mantm acessveis a sua cadeia de custdia.
3.1.2 Acesso e Preservao
O conceito de preservao de documentos tem divagado entre a preservao da informao

dos documentos e a preservao dos suportes fsicos. No sculo XVIII e em meados do
sculo XIX, nos Estados Unidos, a impresso de cpias mltiplas foi vista como uma maneira
de perpetuar a informao (DOLLAR, 1994, p. 19). No entanto, a evoluo das tcnicas de
produo documental e sua posterior conservao passaram a apontar para um conceito
de preservao por tempo indefinido, dando ao termo guarda permanente o significado de
permanncia fsica por perodo longo e indeterminado. Agora, a
ideia de permanncia, como compreendida pelos arquivistas, tem mudado

consideravelmente, passando de um inatingvel desejo de ser entendida
como sendo de uma importncia absoluta nos domnios da realizao, para
uma noo extremamente relativa e pouco clara (Jim OToole, citado por
CONWAY, 1997, p. 16-17).
O objetivo, hoje, de alongar ao mximo a expectativa de vida das mdias de armazenamento

por meio da ... estabilizao de suas estruturas e da conteno das possibilidades de
deteriorao provocadas por fatores internos e externos (CONWAY, 1997, p. 17).
Segundo o Dictionary of archival terminology do Conselho Internacional de Arquivos,

preservao funo fundamental dos arquivos e consiste em assegurar o armazenamento
e a proteo dos documentos custodiados. a totalidade dos processos e das operaes
envolvidas na proteo fsica dos documentos e arquivos contra agentes de deteriorao
e na restaurao de documentos danificados (DICTIONARY..., 1988, p. 120). Preservao,
portanto, pode ser entendida como operaes que se destinam a prolongar a vida de um
objeto por antecipao dos danos ou remdio para a deteriorao.
Segundo Vias e Vias (1988), os documentos de arquivo carecem de um processo de

preservao que assegure a sua integridade fsica e funcional. A integridade fsica diz
respeito conservao dos componentes materiais dos documentos, enquanto a integridade
16 No documento digital, o upgrade de um software ou a prpria migrao poderia alterar a configurao original
do registro (GILLILAND-SWETLAND, 2000b).

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funcional refere-se capacidade desses documentos de transmitir a informao que possuem.

Mesmo que se consiga manter a integridade fsica do documento, sem a sua capacidade de
transmisso da informao, esse documento no estaria cumprindo a sua funo e, portanto,
no poderia ser considerado como um documento plenamente preservado. O grau timo de
preservao consiste na consecuo harmoniosa da integridade fsica e funcional.
Os documentos digitais, fisicamente frgeis e dependentes tecnologicamente de

software e hardware, que se tornam obsoletos rapidamente, minaram a noo
de guarda permanente que se firmou durante o sculo XX. No documento digital,
independentemente de quo timas sejam as condies de armazenamento17
, a informao eletrnica desaparecer depois de um tempo relativamente curto, cinco a
trinta anos, dependendo do tipo de suporte utilizado na gravao (INTERNATIONAL COUNCIL
ON ARCHIVES, 1997). Alm da questo fsica do suporte, vemos que a maior parte dos
sistemas computacionais ficaro obsoletas num espao de tempo ainda menor, o que implica
a impossibilidade de acesso s informaes que eles produziram para as geraes de
sistemas seguintes. Atualmente, segundo Conway (2000), pequena a preocupao com a
longevidade dos discos pticos, das fitas magnticas e de outros suportes de armazenamento,
em se tratando da preservao de documentos digitais. A ateno se volta para a expectativa
de vida dos sistemas de acesso, to frgeis quanto s mdias digitais. A migrao peridica
da informao documental para novas plataformas tecnolgicas, copiando-as em novas
mdias de armazenamento e convertendo-as para um formato apropriado aos novos sistemas
computacionais, seguindo a evoluo da tecnologia, uma forma de abrandar os efeitos das
caractersticas fsicas e funcionais dos documentos digitais.
Durante o perodo que antecedeu a II Guerra Mundial, a preservao resumia-se na

coleo de manuscritos e documentos, conduzindo-os ... from a barn, a basement,
or a parking garage and placing it intact in a dry building with locks on the door18
(CONWAY, 2000, p. 19). Dentro dessa perspectiva, preservao e acesso so duas atividades
incompatveis entre si. A disponibilidade dos documentos para a consulta implica a sua
exposio ao risco de roubo e de deteriorao pelo manuseio incorreto ou pelas condies
ambientais, o que induziria restrio do acesso ao documento original tanto pela proibio
de uso como pela utilizao de cpias para consulta. Conceitos modernos de preservao
indicam que preservao e acesso so ideias que se reforam mutuamente. Isso acontece
na medida em que, para garantir o acesso informao documental, necessrio que se
mantenha a integridade fsica e funcional do objeto e que a conservao do documento,
empregando-se tcnicas avanadas de restaurao e preservao, no se justifica sem
que se pretenda o acesso informao. No ambiente dos documentos digitais, o objetivo
a preservao da acessibilidade por meio da capacidade das mquinas em processarem,
transportarem e exporem as informaes, incluindo, tambm, a descrio daquilo a ser
preservado.
17 Incluem-se nessas condies o acondicionamento, o mobilirio, o controle e a climatizao do ambiente, as

diretrizes de cuidado e de manuseio dos documentos e as aes em caso de desastre.
18 ... de um celeiro, um poro, ou uma garagem e coloc-los intactos em um edifcio seco, com fechaduras nas
portas (Traduo nossa).

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O conceito tradicional de acesso corresponde disponibilidade dos documentos para

consulta como resultado de permisso legal e existncia de instrumentos de pesquisa
(DICTIONARY..., 1988, p. 11). No contexto da documentao digital, acesso implica no
s a autorizao legal e condies de recuperao dos documentos, mas condies de
legibilidade e inteligibilidade. Dollar (1994) conceitua legibilidade como a capacidade de os
registros digitais serem ... processados num sistema computacional ou noutro esquema
diverso daquele em que foi inicialmente criado ou no qual seja comumente armazenado
(DOLLAR, 1994, p. 20). Ou seja, legibilidade um critrio a ser considerado na escolha do
suporte fsico de armazenamento, do sistema operacional e dos softwares, no momento da
produo, que garantam a independncia, para o acesso s informaes, em relao a um
hardware e a um software especficos. Essa escolha tem por fim facilitar todo o processo
posterior de migrao da informao para tecnologias mais avanadas, sem perda de
nenhuma caracterstica intelectual do documento original. J a inteligibilidade, que para Dollar
(1994) a compreenso da informao por um ser humano, apresenta dois nveis. O primeiro
nvel o reconhecimento, pelo homem, das informaes decodificadas da linguagem binria,
por exemplo, pelo cdigo ASCII. O segundo nvel de inteligibilidade refere-se s informaes
necessrias, que um documento traz consigo, para que uma pessoa possa compreender seu
contedo. A ausncia dessas informaes est associada aos
... dados numricos e codificados, e a inteligibilidade de tais registros se faz

possvel pelo uso de documentao que defina os valores representados
pelos nmeros e cdigos. Alcanar a inteligibilidade dos documentos
eletrnicos extremamente difcil e dispendiosa quando a documentao
relativa aos mesmos eletrnica e est engastada num sistema dependente
de software (DOLLAR, 1994, p. 20).
3.2 Etapas da Gesto de Documentos Digitais
3.2.1 Produo
O ciclo vital dos documentos digitais determinado por escolhas e decises que so tomadas
em uma etapa que precede a criao dos documentos. Essa etapa inicial compreende a
concepo do sistema digital de informao, na qual so avaliados as necessidades de
informao e o processamento de informao e, alm disso, um sistema desenhado,
desenvolvido e implementado para atender aos propsitos da instituio. Nessa etapa, fazem-
se a seleo, aquisio e instalao da tecnologia mais apropriada para a execuo das
atividades. nesse momento, que os arquivistas devem estar presentes, para interferirem no
processo que influenciar todo o ciclo de vida dos documentos. Essa interferncia significa
participar das definies do design e especificaes do sistema de informaes eletrnicas
com o objetivo de assegurar o contedo, contexto e estrutura dos documentos produzidos e
armazenados de forma que possam fornecer evidncia das atividades de seus criadores e
que sejam identificados e preservados. A adoo de padres arquivsticos no momento da
concepo do sistema reduz a necessidade de alter-lo depois de implementado, o que seria

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mais oneroso e complicado, quando no impossvel.
Nessa fase de definio do design do sistema digital de informao, importante garantir

que todos os seguimentos envolvidos no ciclo vital dos documentos estejam participando
da elaborao das estratgias de gesto. Para tanto, necessrio criar uma equipe
multidisciplinar para definir e monitorar o projeto, a implantao e a gesto do sistema. Essa
equipe multidisciplinar seria responsvel por tarefas como:
(a) identificar as necessidades dos usurios, inclusive aspectos legais;
(b) identificar os documentos importantes para a atividade em questo;
(c) definir regras para elaborao de um plano de classificao eficiente;
(d) definir padres e especificaes para garantir a independncia dos dados em relao
mdia e garantir sua durabilidade;
(e) definir tabela de temporalidade para os documentos em questo;
(f) identificar quem responde pela tarefa durante a vida ativa do documento;
(g) definir treinamento de pessoal e divulgao da poltica da organizao em relao aos

documentos digitais;
(h) monitorar a implantao do sistema. (GUIDELINES..., 1997, p. 20).
Na fase de produo de documentos, busca-se a otimizao da utilizao de recursos

materiais, humanos e financeiros na criao dos documentos que sejam autnticos, confiveis
e susceptveis de serem preservados em longo prazo. Para tanto, d-se nfase ao suporte
dos documentos e s tecnologias utilizadas em sua produo. Sabendo-se que a informao
digital gerada, administrada e armazenada utilizando-se tecnologias e mdias que evoluem
rapidamente e que essa informao se perde em um crculo vicioso e caro de obsolescncia
e incompatibilidade (DURANTI, 2000), vimos anteriormente que o conceito de conservao
dos documentos de arquivo deixa de estar ligado preservao de um suporte, sendo
transferido para a preservao da acessibilidade das informaes neles contidas e a previso
de adequao s possveis mudanas de tecnologia.
Identificao do documento digital
fundamental a identificao do que um documento digital de arquivo, para destinar a ele os

cuidados necessrios para sua preservao, acesso e autenticidade. A prpria instituio deve
definir que registros digitais so produzidos e acumulados na consecuo das suas atividades,
que encerra em si contedo, contexto e estrutura, para fornecerem prova ou evidncia daquelas
atividades.
Pode-se observar, nas organizaes, vrios estgios de informatizao da produo de

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documentos, que vo daquelas em que toda a documentao esteja em papel, ou outros

suportes tradicionais, passando por aquela em que documentos em papel dividam espao
com documentos digitais e aquelas em que haja a converso dos documentos em papel
para o ambiente digital por meio da digitalizao; at aquela em que todas as atividades
produzem, recebem e distribuem documentos eletronicamente. Atualmente, grande parte das
organizaes pblicas se encontra nas fases intermedirias, com a convivncia de documentos
digitais e tradicionais, quadro que deve persistir por mais alguns anos (GUIDELINES..., 1997,
p. 14).
Hardware
A escolha de hardware e software um aspecto importante da gesto de documentos digitais,

uma vez que so determinantes nas questes de preservao e acesso. Muitos dos hardwares
e softwares seguem, hoje, padres e especificaes, mas ainda assim o avano das tecnologias
de informao e comunicao apontam para obsolescncia precoce dos formatos utilizados.19
Existe uma preocupao com a dependncia desses documentos em relao ao formato,
no qual os dados esto armazenados e com a necessidade de uma migrao para novas
tecnologias que provoque o mnimo impacto possvel sobre as colees de documentos
acumuladas20.
Em relao aos hardwares, existem muitos tipos de suportes que podem ser usados no
armazenamento de documentos digitais. Alguns so melhores para armazenamento em
curto prazo e outros em longo prazo. Por isso, importante ter definido, por uma tabela de
temporalidade, o prazo de guarda dos documentos no momento de sua criao para que se
possa fazer a melhor escolha. Nessa escolha so levados em considerao aspectos como
longevidade e durabilidade do suporte, alta capacidade de armazenamento de dados, baixo
custo e padronizao.
No meio digital so utilizados dois tipos de mdias, as magnticas e as pticas. A tecnologia

das mdias magnticas razoavelmente antiga. As partculas magnticas so polarizadas em
uma direo ou outra para gravar cada bit. Os discos magnticos, discos rgidos, disquetes,
zip disks e outros so divididos em crculos magnticos concntricos, chamados trilhas. Cada
trilha separada em setores, e cada setor possui capacidade de armazenamento fixo de
512 bytes. A gravao realizada por meio de um campo magntico criado pela cabea
de gravao/leitura, que magnetiza ou desmagnetiza a camada magntica do suporte
(TORRES, 2001, p. 680, 710). As vrias mdias magnticas so razoavelmente padronizadas
e apresentam uma expectativa de vida varivel. So elas:
19 Mesmo armazenado adequadamente, com controle de temperatura, umidade, poluio, iluminao etc., o
suporte se tornar obsoleto em 15 ou 20 anos.
20 A Unio Europeia, por meio do programa European procurement handbook for open systems (EPHOS), tem
buscado normatizar a adoo de sistemas abertos de tecnologia no setor pblico, com o objetivo de preservar
os documentos e dados em longo prazo (GUIDELINES..., 1997, p. 16).

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Disquetes: so discos flexveis de 3 polegadas, altamente padronizados e compatveis

com um grande nmero de sistemas (PCs, Macintosh e Unix). A capacidade de
armazenamento de informao pequena, cerca de 1,44 MB, e sua vida til bem limitada,
cerca de cinco anos. Aps esse prazo, a camada magntica comea a apresentar falhas
e manchas, semelhantes ao mofo, comprometendo os dados armazenados e sujando
a cabea de leitura/gravao da unidade de disquete (TORRES, 2001, p. 708). So
indicados apenas para fins de armazenamento de curtssimo prazo e de intercmbio de
dados. J em desuso.
Zip disk: resumidamente, um disquete com capacidade de armazenamento de 100 MB,

ou mais, dependendo do modelo. No compatvel com o drive de disquetes de 3
polegadas, necessitando de um drive especfico, o zip drive.
Super disk: foi criado para substituir a unidade tradicional de 1,44 MB. Tem as mesmas
dimenses de um disquete tradicional de 3 polegadas. O super disk utiliza uma tecnologia
hbrida optomagntica, que faz tanto a gravao magntica como a ptica.
Na gravao de dados, um feixe laser utilizado para direcionar um campo

magntico sobre a superfcie do Super Disk. Com isso, o campo magntico
reduzido, permitindo uma maior densidade de gravao, alm de maior
preciso. J a leitura de dados feita por um feixe laser de menor intensidade
(TORRES, 2001, p. 717).
Cartucho magntico: so muito usados para armazenamento de dados em sistemas de

mdio porte. Os cartuchos mais comuns so os de e polegadas da IBM.
Fita magntica: as fitas de 1.600 bpi so legveis em praticamente

todos os drives de fitas e tm sido reconhecidas pelo X-Open21
como um formato de intercmbio. A fita de 6.250 bpi, com capacidade de 112,5 MB,
muito usada em arquivos antigos. Essas fitas devem ser rebobinadas a cada 2 anos e
recopiadas em uma nova fita a cada 10 ou 15 anos.
Digital Audio Tape (fita DAT): uma mdia padronizada concebida para gravao de
udio e posteriormente convertida para informao eletrnica, o que a torna inadequada
segundo os requisitos de segurana de backup. A fita DAT no possui proteo contra
choques, poeira, umidade e desmagnetizao. Ao ser inserida no equipamento de leitura/
gravao, a fita sai do cartucho, passando para as engrenagens, que podem prend-la,
aumentando a sua fragilidade. Sua capacidade de armazenamento de informao fica
em torno de 2,3 GB, devendo ser recopiada a cada 2 anos. A fita DAT indicada para
armazenamento de no mximo 8 GB em uma rede pequena.
Digital Linear Tape (fita DLT): desenvolvida pela Digital Equipment Corporation (DEC),
esta mdia permite o armazenamento de at 40 GB comprimidos. As unidades DLT so
21 Especificaes e padronizao definidas pelo Open Group, que possibilitam que as empresas participantes
deste consrcio desenvolvam produtos compatveis entre si. (Guidelines on best practices for using electronic
information, 1997. p. 50-51)

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
indicadas para sistemas com capacidade acima de 10 GB. A expectativa de vida de uma
Quantum DLT 7000 superior a 30 anos (BELL; WAUGH, 1999, p. 20).
Linear Tape-Open (fita LTO) - permite o armazenamento off-line de grandes volumes de

documentos digitais.
A expectativa de vida de um suporte limitada pela sua deteriorao qumica. Como a

deteriorao qumica dependente da temperatura, a expectativa de vida pode ser estimada
por testes nos quais as temperaturas mdias so extrapoladas, por vrios perodos de tempo,
e, posteriormente, os efeitos no suporte e na gravao da informao so mensurados. Esse
um teste padro para todos os tipos de suporte, e alguns fabricantes, como a Kodak em
relao s suas fitas magnticas, afirmam, a partir deles, que seus produtos tm uma vida til
de 217 anos, se mantidos 25C e 40% de umidade relativa do ar. No entanto, a longevidade
do suporte determinada, tambm, por efeitos cumulativos de pequenos arranhes e
contaminaes a que os suportes esto sujeitos durante o uso e manuseio cotidianos (BELL;
WAUGH, 1999, p. 9-10).
As mdias pticas so o suporte de armazenamento mais recente. A tecnologia do compact

disk (CD) utiliza um feixe ptico (laser) sobre a superfcie da mdia para gravao. Essa tcnica
permite que as informaes sejam gravadas muito prximas, j que no h interferncia
eletromagntica e o feixe de laser bem fino. Na gravao de um disco ptico, sua superfcie
alterada fisicamente para que alguns pontos reflitam ou no a luz, de forma a reproduzir a
linguagem binria. No ponto que no deve refletir a luz criado um sulco22. A mdia ptica tem
evoludo rapidamente na ltima dcada e eventualmente pode vir a substituir outros suportes
de armazenamento em longo prazo. So as mdias pticas:
Compact Disk, Read Only Memory (CD-ROM)23: Esta mdia padronizada, o que a torna
uma boa escolha para os arquivos. H uma diferena entre CD-ROMs impressos (mais
apropriados para confeco de grande nmero de cpias, e mais confiveis) e os CD-
ROMs sulcados individualmente (mais baratos para um pequeno nmero de cpias, mas
pouco confiveis, a menos que recebam uma camada de verniz depois da gravao). Os
CD-ROMs devem ser recopiados a cada 10 ou 20 anos. Ainda que no seja obrigatrio,
convm armazen-los em ambiente controlado24, como feito com as fitas magnticas,
pois a climatizao do ambiente pode aumentar o tempo de vida. Alm disso, os CD-ROMs
de vidro so mais caros, mas possuem uma expectativa de vida maior (GUIDELINES...,
1997, p. 35).
22 ... os sulcos tambm fazem com que a luz seja refletida, porm esta percorrer uma distncia maior do que a
luz refletida pela superfcie lisa do CD. O sensor capta justamente a distncia percorrida pela luz. Os sulcos
so construdos de forma que sua profundidade seja um quarto do comprimento da onda do laser. (TORRES,
2001, p. 819)
23 Com a introduo do CD como mdia para o armazenamento de dados de computador, o CD de udio passou
a ser chamado tambm de CD-DA (Compact Disk, Digital Audio), enquanto o CD de dados chama-se CD-
ROM (Compact Disk, Read Only Memory, memria somente para leitura) (TORRES, 2001, p. 818).
24 O ambiente de armazenamento de documentos digitais deve manter a temperatura em torno de 18C e a
umidade relativa do ar em 40% (GUIDELINES..., 1997, p. 36).

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Digital Versatile Disk (DVD): os DVDs possuem capacidade de armazenamento de 4,7 a

18 GB (GUIDELINES..., 1997, p. 36).
Write Once Read Many (WORM Disk): no h um padro internacional, e esta mdia no
muito difundida. Deve ser recopiada a cada 10 ou 20 anos (GUIDELINES..., 1997, p. 36).
Erasable Optical Disk: a maior parte desses discos usa tecnologia ptico-magntica, que
combina tecnologias de armazenamento ptica e magntica para dar velocidade, alta
densidade e a possibilidade de reescrever os dados vrias vezes. Entretanto, h poucos
padres no momento. Esses discos devem ser recopiados a cada 10 ou 20 anos.
Mais recentemente surgiram as mdias eletrnicas que utilizam a tecnologia de memrias

de estado slido ou SSDs (solid state drive). Estas mdias no possuem partes mveis,
apenas circuitos eletrnicos que no precisam se movimentar para ler ou gravar informaes.
So exemplos desta mdia os pen-drives e os cartes de memria utilizados em mquinas
fotogrficas digitais e celulares. Ambos utilizam a memria flash, que uma memria de
computador do tipo EEPROM (Electrically-Erasable Programmable Read-Only Memory),
desenvolvida na dcada de 1980 pela Toshiba, cujos chips so semelhantes ao da Memria
RAM, permitindo que mltiplos endereos sejam apagados ou escritos numa s operao.
Esta memria comumente usada em cartes de memria, flash drives USB (pen drives),
MP3 Players, dispositivos como os iPods com suporte a vdeo, PDAs, armazenamento interno
de cmeras digitais e celulares.
Como meio de armazenamento, o CD-ROM fornece apenas uma velocidade modesta

de transferncia de dados entre o suporte e o computador. Alm disso, tem problemas
de manuseio, pois sua superfcie gravada fica exposta ao meio ambiente, o que propicia
arranhes e danos gravao.
Os discos pticos dos mesmos problemas dos discos magnticos ao serem dependentes
de um formato de sistema de operao. H pequena compatibilidade entre as geraes de
hardwares, e muitas experincias frustradas de migrao para novas tecnologias. O crescimento
das taxas de densidade de gravao das mdias magnticas supera s das mdias pticas. A
tecnologia ptica tem sido empurrada pela tecnologia do disco rgido magntico, que continua
a proporcionar altas taxas de crescimento de densidade de armazenamento e reduo de
custos. Os discos pticos tendem a ser usados principalmente para distribuio e armazenamento
em pequena escala. As fitas magnticas, por outro lado, fornecem ... high integrity, higher
speeds, operating system independence, file system independence, greater capacity, higher
storage density (per volume and mass), and lower incremental cost for additional capacity25
(BELL; WAUGH, 1999, p. 13).
Segundo Bell e Waugh (1999), para armazenamento em larga escala, a fita magntica a
mais indicada. Para documentos cujo prazo de guarda pequeno, assim como o volume, e em
25 ... alta integridade, maior velocidade, independncia em relao ao sistema operacional, independncia
em relao ao sistema de arquivos, maior capacidade, maior densidade de armazenamento (por volume e
massa), e custo por capacidade adicional menor (Traduo nossa).

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que seja necessria uma mdia de baixo custo, o CD-ROM aceitvel. Para intercmbio entre
organizaes, os suportes mais adequados so o zip disk e o super disk.
Software
A escolha de software a ser utilizado por uma instituio deve levar em conta critrios como:
a) capacidade de possibilitar a facilidade de migrao da informao para novas tecnologias sem

perda da acessibilidade, ou seja, converter e manter a linguagem binria, na qual o documento
produzido, em linguagem passvel de entendimento pelo ser humano;
b) utilizao dos softwares no proprietrios, compatveis entre si;
c) padronizao dos softwares utilizados por uma mesma administrao;
d) utilizao de eXtensible Markup Language (XML) para definio de tipos de documentos que
expressem os modelos formais e eXtensible Style Sheet Language (XSSL) para definio da
aparncia dos documentos.
Assim, os metadados presentes nesses modelos transformariam os documentos em um formato

independente de qualquer tecnologia especfica (THIBODEAU, 2000).
Verificao de autenticidade
Alm das questes de preservao da integridade fsica e intelectual dos documentos, a fase de
produo inclui a verificao de autenticidade dos documentos, ou seja, a qualidade de qualquer
documento que esteja relacionada sua integridade e certeza da identidade pretendida (THE
INTERPARES..., 2000). Atualmente, as pesquisas nesse campo tm-se voltado para a utilizao
de metadados (MACFARLANE et al., 1998) e da assinatura eletrnica.
A utilizao da criptografia em documentos digitais de carter arquivstico se d por duas

razes. Primeiro, para manter o sigilo em relao s informaes registradas, impedindo
o acesso irrestrito a elas. Segundo, para impedir que outra pessoa, que no seja o criador
do documento, possa alterar o seu contedo. Ao selecionar uma tecnologia de criptografia,
importante levar em conta a legislao vigente. A legislao sobre criptografia varia de pas para
pas, podendo haver restries exportao de software de criptografia, como nos EUA; ou ao
seu uso, como na Frana (GUIDELINES..., 1997, p. 46). No Brasil, a utilizao da assinatura
eletrnica em documentos pblicos regulada pela Medida Provisria 2.200-2/2001.26
O uso da assinatura digital requer uma infraestrutura para solicitar as assinaturas e armazenar
26 Medida Provisria n. 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, que institui a Infraestrutura de Chaves Pblicas
Brasileira - ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informao em autarquia, e d outras
providncias. (BRASIL, 2001)

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as chaves pblica e privada associadas. Essa infraestrutura pode ser implementada em uma
variedade de formas, mas as decises tomadas para a implementao tm consequncias para
a fora de prova da assinatura e para o custo de manuteno27.
A experincia do governo australiano (AUSTRALIA, 2004) demonstra que os rgos

governamentais podem optar por uma grande variedade de sistemas e produtos
tecnolgicos. Para a autenticao, em particular, as instituies podem determinar o
grau de segurana necessrio para cada nvel de risco identificado. Atividades on-
line de baixo risco demandam apenas senha ou um Personal Identification Number28
(PIN), enquanto transaes de alto risco podem exigir a implementao de uma infra-estrutura
atribuda ao governo e hermeticamente controlada, uma Infra-Estrutura de Chaves Pblicas.
A figura a seguir mostra as diferentes tecnologias disponveis para autenticao. A pirmide indica
que apenas poucas instituies na Austrlia empregam a Infra-Estrutura de Chaves Pblicas
do governo e tecnologia de biometria, enquanto o uso de senhas e tokens so largamente
difundidos. O governo australiano, alm da prpria Infra-Estrutura de Chaves Pblicas (Public Key
Infrastructure PKI), utiliza-se de sistemas de criptografia como o Pretty Good Privace (PGP)29
e o Secure Sockets Layer (SSL)30.
27 Para mais detalhes sobre Assinatura Eletrnica, ver p. 94-99.

28 Nmero de Identificao Pessoal.
29 O Pretty Good Privacy (PGPi PROJECT) um programa que prov privacidade ao usurio em relao
ao correio digital usando a criptografia assimtrica. O PGP provou ser capaz de resistir s formas mais
sofisticadas de anlise visando leitura do texto codificado. O PGP tambm pode ser usado para aplicar uma
assinatura digital a uma mensagem sem codific-la. Isto normalmente usado em postings pblicos onde o
usurio no tem a inteno de esconder o contedo da mensagem, mas quer permitir que outros confirmem
a sua provenincia. Uma vez que uma assinatura digital criada, impossvel para qualquer um modificar a
mensagem ou a assinatura sem ser detectado pelo PGP. A utilizao relativamente simples, e programas
de e-mail populares como o Eudora (Windows e Mac) ou PMMail (OS/2) integram a utilizao PGP, tornando
a comunicao segura ainda mais fcil. O programa gratuito, vem com documentao detalhada e est
disponvel para quase todas as plataformas.
30 O protocolo Secure Sockets Layer (SSL) oferece um sistema de autenticao superior aos tradicionais e prov
cifragem de dados aps a durao da sesso. Isso tem tornado o SSL um padro para a comunicao segura
na Internet, estando em processo de upgrade para um padro Internet (Transport Layer Securit TLS). Todas
as verses recentes dos dois web browsers dominantes suportam o SSL. A Netscape projetou o SSL para ser
um protocolo genrico, tanto que ele pode servir outras aplicaes alm de http, incluindo e-mail e acesso a
base de dados (RUBIN; GEER JR., 1998, p. 38).

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Pirmide de Tecnologias de Autenticao
Mais alto nvel

de segurana
oferecido. Para A chave privada (Public Key Infrastructure PKI) do
informaes de usurio mantida em um dispositivo, como um smart card.
alto valor. PKI e A biometria usada para proteger a chave.
biometri
a
A chave privada do usurio armazenada em um
Certificado de
assinatura digital (PKI) dispositivo porttil de computador, como um disco.
O nome e a senha do usurio so autenticados

Certificado de assinatura digital usando o encriptador Pretty Good Privace
(PGP) (PGP).
O nome e a senha do usurio so

Senhas e SSL autenticados usando o software de
encriptao de dados Secure Sockets
Mais baixo Layer (SSL).
nvel de
segurana O nome e a senha do usurio so
oferecido. Para Senhas/tokens autenticados sem qualquer
informaes criptografia. Os tokens so
pouco utilizados como segundo fator de
valiosas. autenticao.
FONTE: AUSTRALIA, 2004. p. 12.
A utilizao de metadados tem sido encarada pelos arquivistas como uma forma de descrever
a identidade, a autenticidade, o contedo, a estrutura e o contexto, essenciais gesto dos
documentos digitais. Tal informao descritiva permitir que documentos fidedignos, com
significado e acessveis, sejam mantidos atravs dos tempos para satisfazer s necessidades
informacionais das organizaes, como evidncia das aes, e para a comunidade cientfica31.
A adoo e a implementao de metadados permitem a uma organizao:
assegurar que as informaes sobre o contexto das transaes estejam registradas e

vinculadas aos documentos;
auxiliar na identificao e na recuperao dos documentos, por meio de sua descrio em
termos usados para as funes da organizao, pela limitao de termos pelos quais os
documentos so indexados (criao de vocabulrio controlado) e pela criao de vnculos
entre os documentos de atividades e transaes similares;
controlar o acesso aos documentos por classificao no momento da criao, de acordo
com seu status de segurana, por impedimento legal ou qualquer outro embargo em seu
uso ou reteno;
facilitar o acesso e a transferncia de documentos para outras organizaes, quando for
o caso de deslocamento de competncias;
reduzir o risco de acesso no autorizado ou o uso fraudulento dos documentos;
assegurar que no haja custos adicionais com armazenamento de documentos, para alm
dos prazos estabelecidos pela tabela de temporalidade da organizao;
31 Para mais detalhes sobre metadados, ver p.100-104.

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assegurar que documentos vitais para a organizao no sejam perdidos quando da

implementao de novos sistemas;
ajudar no planejamento de migrao de dados e outras formas de preservao por meio
de identificao, de forma padronizada e acessvel, das dependncias dos documentos
em relao aos softwares e hardwares. (AUSTRALIA, 1999, p. 8).
3.2.2 Utilizao
A segunda fase, que diz respeito utilizao dos documentos e s atividades de classificao,
restrio de acesso, registro e controle de fluxo e arquivamento, descrita a seguir.
Classificao
A classificao o arranjo intelectual e fsico de acervos baseado em uma proposta de

hierarquizao das informaes referentes aos mesmos. A hierarquizao originria do
conhecimento da fonte produtora, das informaes acumuladas e dos aspectos materiais
e intelectuais do acervo. Devemos, para tanto, observar critrios como sistematizao de
funes, atividades e vocabulrio controlado.
O plano de classificao adotado pelo rgo pode e deve ser usado para todos os seus
documentos arquivsticos, independentemente do suporte onde estejam gravados, isto , o
plano de classificao utilizado para os documentos tradicionais o mesmo utilizado para
os documentos digitais. A elaborao de um plano de classificao realizada a partir de
informaes detalhadas e consistentes sobre a estrutura do rgo, suas funes, atividades
e caractersticas especficas do acervo32.
Registro e controle de fluxo
O registro e o controle de fluxo dos documentos digitais so compostos do acompanhamento

da tramitao dos documentos nas diversas unidades da instituio, responsveis pela
execuo da atividade que lhe deu origem, anexando outras informaes ou documentos ao
dossi, at a finalizao da tarefa e consequente arquivamento. Algumas ferramentas podem
ser usadas para auxiliar nesta atividade, como o workflow, para mapeamento e controle do
fluxo de atividades, e o metadado33, para registro de acesso, alteraes e anexaes.
32 Ver metodologia de elaborao de Planos de Classificao, p. 39-73.

33 Ver exemplo de metadado no ANEXO 1.

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Arquivamento
Na atividade de arquivamento so estabelecidas regras para encaminhamento dos documentos

para arquivamento no arquivo corrente central e para a transferncia para o arquivo intermedirio,
segundo tabela de temporalidade do rgo.
Nesta etapa, so fixados procedimentos de preservao e manuteno de acesso aos

documentos digitais arquivados, definindo o acondicionamento, condies de armazenamento e
mantendo as restries de acesso definidas previamente, por interesse da instituio ou por fora
de lei. O arquivo nacional do Reino Unido, The National Archives, determina, para as agncias
do governo sob sua jurisdio, que sejam feitos dois backups: um Master de Preservao, a
partir do qual novas cpias de trabalho podem ser feitas; e um Master de Segurana, que deve
ser mantido para o caso de algum desastre causar a perda dos documentos da instituio. Estas
duas cpias devem ser armazenadas separadamente, em locais diferentes, e de preferncia
off-line (MACFARLANE et al., 1998, p. 27).
Restrio de acesso
Segundo Duranti, Eastwood e MacNeil (1997, p. 25), a definio de restrio de acesso

deve levar em conta algumas regras. Primeiramente, o estabelecimento de regras gerais de
acesso e respectivas excees, incluindo o acesso restrito ou irrestrito para recuperao e
visualizao dos documentos. Em segundo lugar, a proibio de alterao de contedo dos
documentos aps sua classificao. Em seguida, a determinao de privilgios de acesso aos
usurios para cada classe de documentos de acordo com sua competncia, assim como a
permisso de acesso irrestrito aos criadores dos documentos e a permisso de acesso aos
documentos pelos arquivos/arquivistas com o objetivo de classificao. E, por fim, a atribuio
aos arquivos/arquivistas de autoridade exclusiva para acessar os documentos com o propsito
de transferncia, recolhimento ou eliminao.
3.2.3 Destinao
A terceira e ltima fase da gesto documental a destinao dos documentos, que passa por
procedimentos de avaliao, eliminao e preservao permanente, conforme se segue.
Avaliao
A avaliao constitui o elemento vital de um programa de gesto de documentos, ao permitir

racionalizar o fluxo documental nas fases corrente e intermediria, facilitando a constituio
de arquivos permanentes e a implementao de um programa de gesto de documentos,
viabilizando o acesso informao. O processo de avaliao segue procedimentos que visam

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alcanar resultados mais amplos, como a elaborao de uma tabela de temporalidade de

documentos.34
Eliminao
Utilizando-se a tabela de temporalidade da instituio, aprovada pela instituio arquivstica

pblica na sua esfera de competncia, os documentos digitais sero avaliados e destinados.
Seguiro os mesmos procedimentos descritos para os documentos tradicionais35 e sero
eliminados do sistema.
Guarda Permanente
A preservao permanente trata de assegurar que os documentos digitais conservados

permanentemente continuem disponveis, acessveis e compreensveis, o que implica
procedimentos tais como a migrao para novas tecnologias e o armazenamento em condies
arquivsticas.
Documentos digitais devem ser gerenciados e operados dentro da perspectiva de que nenhum
suporte fsico ou programa durar para sempre. A migrao peridica para novos softwares e
novas mdias necessria. bem possvel que esse procedimento no ocorra durante o perodo
em que os documentos estejam sob a guarda dos rgos produtores e que venha a acontecer
somente nos arquivos permanentes36. importante garantir que a migrao dos dados e dos
metadados relacionados acontea sem perda de informao ou de caracterstica do documento.
O metadado particularmente importante, pois mostra como os dados foram manuseados
e utilizados. Sem ele, os futuros usurios sero incapazes de relacionar os documentos no
contexto da instituio. A migrao para novos hardwares deve obedecer ao perodo de
segurana de expectativa de vida do suporte em que os documentos esto gravados para
evitar que a deteriorao do suporte cause danos informao. Ao final dos procedimentos de
migrao, os documentos e metadados devem sofrer inspeo para verificao de integridade.
34 Para mais detalhes, ver p. 28.

35 Ver p. 76.
36 Exceto os documentos relativos administrao de Recursos Humanos, cujos prazos de guarda normalmente
excedem cinquenta anos.

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3.3 Ferramentas
3.3.1 Assinatura Eletrnica
A autoria de um documento normalmente dada pela assinatura de seu produtor. Segundo

Marcacini (2001, p. 13), a assinatura em um documento tem o nico fim de identificar
sua autoria, sendo desnecessrio distinguir a assinatura manuscrita de qualquer outro
procedimento que permita a identificao do sujeito que a realizou, com significativo grau
de certeza. Pode ser considerado como assinatura, tanto na acepo vulgar como jurdica,
qualquer meio que possua as mesmas caractersticas da assinatura manuscrita, isto , que
seja um sinal identificvel, nico e exclusivo de uma dada pessoa (MARCACINI, 2001, p.
14). Dessa forma, desde que a assinatura eletrnica seja nica e exclusiva para o documento
assinado, seja passvel de verificao, seja gerada sob o exclusivo controle do signatrio
e esteja ligada ao documento digital de tal forma que seja invalidada em caso de qualquer
alterao, poder-se- atribuir-lhe o mesmo significado e a mesma eficcia da assinatura
manuscrita.
A assinatura digital deriva da aplicao da criptografia nos documentos digitais. A criptografia

uma tcnica que visa transformar dados de maneira a torn-los incompreensveis queles
que no detm o conhecimento apropriado para a sua traduo. Os esquemas criptogrficos
surgiram na Antiguidade Clssica com a criptografia monoalfabtica, de substituio de letras
por smbolos ou por outras letras, como, por exemplo, a cifra de Csar, usada no Imprio
Romano, que consistia na substituio de cada letra pela letra N posies frente no alfabeto.
Esse tipo de criptografia teve uma vida curta diante do surgimento, j na Idade Mdia, da
tcnica de desvendar a codificao por anlise da frequncia.
Em cada idioma, encontram-se letras que so mais usadas do que outras,

o que certamente resulta em uma maior frequncia de aparecimento de
seu smbolo substituto. Conseguindo-se a decodificao de uma palavra,
descobre-se toda uma srie de smbolos que poder revelar outros, ao serem
substitudos nas outras palavras do texto (VOLPI, 2001, p. 9).
Com esse tipo de anlise, a criptografia monoalfabtica acabou por se tornar brincadeira de
criana.
Durante o Renascimento, o francs Blaise de Vignre criou e divulgou um sistema criptogrfico

que utilizava 27 chaves diferentes, uma para cada letra do alfabeto, definidas por uma
determinada palavra. Esse sistema durou at o final do sculo XIX, quando foi quebrado por
Charles Babbage37. No incio do sculo XX, foram empregadas extensas chaves aleatrias
de uso nico, que at hoje no foram quebradas pelos criptoanalistas. No entanto, os custos
para elaborao e distribuio dessas chaves aleatrias eram muito grandes e normalmente
superavam os benefcios que advinham da criptografia dos dados. A partir do sculo XX,
37 Cientista ingls responsvel pelo conceito inicial do computador moderno.

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passou-se a utilizar mquinas criptogrficas que facilitavam tanto a criao de cifras mais
complexas quanto a sua decodificao pelos criptoanalistas38.
A crescente disseminao da tecnologia informtica a partir da dcada de 1970 imps a

utilizao da criptografia como ferramenta capaz de assegurar a integridade e a autenticidade
dos documentos produzidos em decorrncia de transaes eletrnicas. H dois tipos de
criptografia computacional, a simtrica, que usa uma chave privada, e a assimtrica, que
utiliza duas chaves, uma pblica e outra privada. Na criptografia simtrica, a chave usada
para cifrar dados e criar um novo documento, agora codificado. Ao transmitir um documento
criptografado, o usurio encaminha, separadamente, a mensagem e a chave que sero
recebidas pelo destinatrio. Apesar de rpida, essa tcnica de criptografia no muito
segura, uma vez que um intruso pode interceptar tanto a mensagem quanto a chave e,
assim, ter acesso ao contedo do documento. A interceptao ocorre durante o envio da
mensagem, o que torna difcil a percepo da invaso. Ao quebrar a chave criptogrfica, o
interceptador pode no s ter acesso ao seu contedo, como tambm modific-lo e remeter a
mensagem adiante. De posse da chave criptogrfica, pode, inclusive, gerar novas mensagens
e encaminh-las passando-se pelo mesmo emissor daquela inicialmente interceptada.
O uso mais seguro do sistema simtrico a codificao de dados locais, no qual o usurio
cifra os dados em seu prprio equipamento e somente ele tem conhecimento da chave. A
cifragem de um arquivo de passwords, em que apenas o sistema conhece a chave a ser
usada, um exemplo. No caso de comunicao entre dois usurios, o mais adequado a
troca de chaves, em um primeiro momento, com posterior troca de mensagens.
O sistema Data Encryption Standard (DES) um tipo de criptografia simtrica muito comum
em transaes comerciais. O DES pode usar uma chave com 40 ou 56 bits, para cifrar e
decifrar dados. Esse sistema possui variaes sofisticadas que permitem o uso de mais
de uma chave em cada etapa da comunicao (MOREIRA et al., 1997, p. 54). O sistema
DES um algoritmo razoavelmente seguro, sendo que o mtodo mais vivel de quebr-
lo o teste de chaves pela exausto, conhecido como ataque de fora bruta. Em 1977, o
DES foi escolhido pelo National Bureal of Standards (NBS), hoje chamado National Institute
of Standards and Technology (NIST), como padro americano para cifragem de dados de
aplicaes que no estejam ligadas segurana nacional. Em seguida, foi adotado, tambm,
pelo American National Standards Institute (ANSI).
A criptografia assimtrica mais segura e mais complexa. Baseada em duas chaves, uma
pblica e outra privada, utiliza a primeira para cifrar os dados e a segunda para decifrar a
mensagem. A chave pblica deve ser difundida entre os usurios para que possam receber e
enviar mensagens ao proprietrio das chaves.
Mesmo com a mensagem criptografada, o invasor pode descobrir seus segredos. Supondo-
38 Um exemplo dessas mquinas a Enigma, utilizada pelos nazistas durante a II Guerra Mundial, que consistia
num dispositivo eletromecnico que alternava caracteres por meio de um circuito de cilindros misturadores
(BARRETO, 2000, p. 115).

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se que a chave usada na conta seja um nmero de trs algarismos e lembrando-se que o
sistema binrio, teremos ento 8 possibilidades: 000, 001, 010, 011, 100, 101, 110, 111.
Esses so exemplos de chaves de trs bits. A dificuldade em quebrar uma chave de trs bits
pequena, pois so apenas oito possibilidades. Mas, medida que aumenta o tamanho da chave,
a dificuldade cresce exponencialmente. Ento, so utilizadas chaves maiores (40, 56, 128... bits).
Por exemplo:
Bits Possibilidades
3 8
40 1.099.511.627.776
56 72.057.594.037.927.936
128 340.282.366.920.938.463.463.374.607.431.768.211.456
Assim como as possibilidades crescem medida que as chaves crescem, assim tambm aumenta
a potncia necessria para o computador que est tentando quebrar a senha.
Em 1978, Ron Rivest, Adi Shamir e Leonard Adleman desenvolveram um algoritmo implementando-o
por meio da multiplicao de dois nmeros primos com mais de cem dgitos. Criavam, assim, o
sistema RSA, baseado em chaves pblicas, que se tornou a base da criptografia contempornea. A
segurana do RSA depende da fatorao de nmeros muito grandes. Alguns pesquisadores afirmam
que o nmero ideal de dgitos dos nmeros primos usados na criao da chave RSA est em torno
de 155. J para aplicaes comerciais na Internet, recomenda-se cerca de 200 a 220 dgitos, o que
garante maior segurana (MAI; LINDSTAEDT, 1996, p. 53).
O mtodo de criptografia simtrica necessita de menos processamento do que o mtodo assimtrico.

No entanto, possui a desvantagem da dificuldade de gerenciamento de distribuio das chaves
privadas em um ambiente aberto como o da Internet. J a criptografia assimtrica manipula as
chaves com maior facilidade, mas requer um processamento mais intenso que pode diminuir
gradualmente o desempenho dos aplicativos.
A criptografia tem sido usada, tambm, como um mecanismo de autenticao, como a assinatura
digital. Esta o resultado de ... uma complexa operao matemtica que tem como variveis o
documento eletrnico e a chave privada, detida pelo signatrio com exclusividade (MARCACINI,
2001, p. 3). Ao se aplicar o algoritmo de autenticao39 a documentos diversos, o nmero resultante
ser diferente para cada um deles, j que cada documento uma varivel da expresso matemtica.
Essa caracterstica responsvel por tornar inexequvel a utilizao da mesma assinatura em
outros documentos. O cotejo da assinatura digital realizado mediante o uso da chave pblica. Se
a chave pblica decodifica a assinatura e capaz de relacion-la ao documento assinado, ento,
temos a certeza de que a chave privada foi utilizada na elaborao daquela assinatura para aquele
documento especfico e que este no foi alterado desde ento.
39 Os algoritmos de autenticao ... operam como elementos de verificao da autoria e do contedo dos dados
envidados (VOLPI, 2001, p. 16).

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O processo de criao de assinaturas por meio dos algoritmos de autenticao no pode ser invertido
para a obteno da chave privada ou da assinatura digital. Tal particularidade aumenta o grau de
confiabilidade e segurana das assinaturas obtidas por intermdio da criptografia assimtrica.
Alm da identificao da autoria do documento digital, a assinatura digital tambm pode ser usada
para garantir sua integridade. Para tanto, necessrio preservar a sequncia de bits que compem
o documento digital, independentemente da mdia em que esteja armazenado. A criptografia
assimtrica mantm a integridade do documento na medida em que, ao efetuarmos a assinatura,
... o programa, utilizando frmulas matemticas sofisticadas, vincula a assinatura

digital ao documento assinado, de tal sorte que a assinatura digital s seja vlida
para aquele documento. Qualquer alterao, por menor que seja, na sequncia
de bits que forma o documento digital invalida a assinatura. A simples insero de
mais um espao entre duas palavras, no obstante o sentido do texto no ter sido
modificado, j bastante para que seja perdido o vnculo com a assinatura digital
(MARCACINI, 2001, p. 16).
importante frisar que a criao do vnculo entre a assinatura e o documento no impede que
o documento seja alterado, mas que essa alterao passe despercebida. O documento continua
vulnervel s modificaes no autorizadas, mas caso isso acontea, o vnculo entre documento e
a assinatura se perde, e o documento fica privado de seu valor probante.
Diante dessa propriedade, algumas precaues devem ser tomadas no armazenamento dos
documentos assinados digitalmente. Programas que permitem alterao dos documentos durante a
leitura esto mais sujeitos a perderem o vnculo com a assinatura digital em caso de uma modificao
acidental ou proposital na sequncia de bits. O mesmo poder ocorrer durante a migrao desses
documentos para um software ou um hardware mais moderno.
3.3.2 Outros meios de autenticao online
Modelos de autenticao que no envolvem Infraestrutura de Chaves Pblicas tm sua

implementao e manuteno menos onerosas e so adequados documentao cuja informao
menos sensvel.
Senhas
Os mecanismos de senhas incluem frases e nmeros de identificao pessoal (PINs). So

vulnerveis quando usados isoladamente. O comportamento responsvel do usurio vital para se
evitar vazamentos acidentais. Senhas e PINs esto sujeitos espionagem.
Tokens pessoais
Os tokens consistem em um pequeno hardware (ex: smart card, i-button ou carto de tarja magntica)
empregado em conjunto com uma senha ou PIN. Requerem interface humana e eletrnica. O usurio
no autorizado tem de conhecer a senha ou o PIN, alm de obter o token. A utilizao fraudulenta

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est, muitas vezes, ligada ao comportamento pouco cuidadoso do usurio.
Biometria
Mecanismos de autenticao biomtrica incluem o reconhecimento de digitais, voz ou assinatura

e escaneamento de retina. No so facilmente reproduzveis (AUSTRALIA, 2004, p. 17-18).
3.3.3 Metadados
O termo metadado comeou a ser usado desde a dcada de 1960, tornando-se mais frequente
na literatura sobre sistemas de gerenciamento de base de dados a partir da dcada de 1980.
O termo usado para descrever a informao necessria para documentar as caractersticas
da informao contida em uma base de dados, ou seja, o metadado o dado sobre o dado a
partir de um dicionrio digital de dados (SOUZA et al., 1997).
Na viso de Vellucci (1998), o metadado um dado que descreve atributos de um recurso

informacional, caracteriza suas relaes e ajuda sua recuperao e seu uso efetivo. O
metadado consiste em um conjunto de dados, no qual cada elemento descreve um atributo do
recurso informacional, sua gesto ou uso. Inclui informaes como dados administrativos, de
classificao de contedo, de provenincia, documentos relacionados, dados estruturais etc. A
funo primria do metadado facilitar a identificao, localizao, recuperao, manipulao
e uso de recursos informacionais em ambiente eletrnico, com o objetivo de minimizar a
duplicao de esforos e auxiliar na manuteno dos dados.
Os metadados no foram desenvolvidos de forma linear. Cada grupo de especialistas que

produziu e disponibilizou recursos informacionais em meio eletrnico desenvolveu mtodos
de organizar e recuperar essas informaes, fazendo com que surgisse uma variedade de
sistemas de metadados. Alguns desses projetos de metadados, como o formato MARC40 e
o padro Dublin Core41, foram desenvolvidos para acomodar informaes descritivas sobre
recursos informacionais provenientes de diversas reas do conhecimento. J outros, como
o Government Information Locator Service (GILS)42, o Federal Geographic Data Committee
(FGDC)43 e o Consortium for the Interchange of Museum Information (CIMI)44, so mais
especializados e somente so aplicveis a uma disciplina especfica.
A estrutura do metadado composta por elementos de descrio do contedo dos dados.

Esses elementos so de livre escolha; no entanto, h um esforo no sentido de padronizar
o contedo dos metadados, o intercmbio de dados por meio eletrnico e os modelos de
40 Utilizado para catalogao bibliogrfica.

41 Utilizado para dados sobre pginas da WEB.
42 Utilizado para informaes governamentais.
43 Utilizado para descrio de dados geo-espaciais.
44 Utilizado para informaes sobre museus.

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dados. O esforo de padronizar vem de encontro necessidade das organizaes de terem

... um maior controle de seus dados, conhecer melhor o contedo e a qualidade dos mesmos
de forma rpida, automtica e eficiente (SOUZA et al., 1997). Alm disso, a padronizao
facilitar a disseminao e o acesso informao oriunda de outras organizaes, assim como
a transferncia das informaes para outros sistemas.
A estruturao dos metadados favorece o relacionamento e o estabelecimento de conexes

entre recursos informacionais de diferentes tipos, fontes e formatos.
O uso eficiente de metadados pelas diversas aplicaes, contudo, requer

convenes comuns sobre semntica, sintaxe e estrutura. Comunidades
individualizadas de descrio de recursos definem a semntica como o
significado de metadados que atendem a suas necessidades particulares. A
sintaxe, o arranjo sistemtico de elementos dos dados para processamento
em mquina, facilitam o intercmbio e o uso de metadados dentre as mltiplas
aplicaes. A estrutura pode ser imaginada como um contingenciamento
formal sobre a sintaxe para a representao consistente da semntica (E.
Miller45, citado por KRAEMER, 2001, p. 37).
Padres arquivsticos de descrio que foram desenvolvidos nas ltimas duas dcadas
incluem o MARC Archival and Manuscript Control (AMC), formato publicado pela Biblioteca do
Congresso Norte-Americano em 1984; o General International Standard Archival Description
(ISAD(G)), publicado pelo Conselho Internacional de Arquivos em 1994; e o Encoded Archival
Description (EAD), adotado como padro pela Sociedade de Arquivistas Americanos (SAA),
em 1999. Apesar de ter surgido primeiramente sob a forma impressa, o metadado arquivstico
tem sido distribudo on-line por meio do Research Libraries Information Network Archival and
Mixed Collections file (RLIN AMC), do Archives USA e de sistemas de informao arquivstica
baseados no EAD, como o On-line Archive of Califrnia (GILLILAND-SWETLAND, 2000a).
J o Reference Model for Open Archival Information System (modelo OAIS) foi desenvolvido
para o ambiente eletrnico, configurando-se em um esforo de fornecer uma estrutura de alto
nvel para o desenvolvimento e comparao de arquivos digitais. O modelo OAIS foi concebido,
especificamente, para ser aplicado em organizaes que tm a responsabilidade de manter
acessveis informaes em longo prazo. Mas, tambm, pode ser utilizado pelas organizaes,
ou indivduos, que criam essas informaes que necessitam de preservao permanente, ou
que utilizam informaes provenientes de tais arquivos.
A utilizao dos metadados pelas organizaes, governamentais ou no, tem o propsito de

fornecer aos usurios toda a informao disponvel e relevante acerca do documento eletrnico,
mantendo acessvel a sua cadeia contnua de custdia. As informaes organizadas pelo
metadado podem ser explcitas, como o ttulo de um documento, ou implcitas, como o tipo de
letra usado (que pode ser perdido com a converso do documento para outro software), data de
produo, remetente, destinatrio, nmero de cpias distribudas, localizao do documento,
documentos relacionados.

MILLER, E. An introduction to the Resource Description Framwork (RDF). D-Lib Magazine, may 1998.
Disponvel em: <http://www.dlib.org/dlib/may98/miller/05miller.html>. Acesso em: 31 mar. 2000.

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O metadado pode ser tambm utilizado para indicar a posio de um documento em relao a
outros e fornecer outras informaes derivadas desse contexto. Os documentos tradicionais so
fisicamente agrupados segundo uma estrutura lgica que reflete as necessidades funcionais e
operacionais da organizao, de modo que os usurios possam perceber essa estrutura e as
relaes de interdependncia. No ambiente eletrnico no vivel reproduzir essa organizao
fsica. O arranjo deve ser realizado intelectualmente, propiciando a recuperao total da
informao. A ausncia dessas informaes implica a perda de significado dos documentos,
que se torna de difcil gesto (MACFARLANE et al., 1998).
A criao de metadados para documentos digitais de carter arquivstico deve incluir elementos
necessrios accountabillity da organizao, auditoria, admissibilidade como evidncia e elementos
previstos pela lei em vigor, algo que est se tornando cada vez mais importante, principalmente
com o crescimento do comrcio eletrnico e do governo digital (GILLILAND-SWETLAND, 2000a).
Uma das mais recentes especificaes de metadados arquivsticos foi baseada no modelo Business
Acceptable Communicatons (BAC), desenvolvido pelo projeto Functional Requirements for Evidence
in Recordkeeping (conhecido como Pittsburgh Project). Este props uma estrutura de metadados
que poderia conter uma camada manual para dados de revelao bsica e outras camadas que
armazenariam informaes sobre termos e condies de uso, estruturas de dados, provenincia,
contedo e uso do documento desde sua criao. Entendeu-se que muitas dessas informaes
poderiam ser geradas automaticamente no momento da criao, estariam ligadas a cada documento
e seriam capazes de descrever o contedo e o contexto destes documentos, assim como permitir
sua decodificao para uso futuro.
O Pittsburgh Project foi fonte de inspirao para vrias iniciativas de estruturao de metadados de
arquivamento, principalmente na Austrlia. Em 1999, o National Archives of Austrlia (NAA) publicou
o Recordkeeping metadata standard, definindo o metadado que o NAA recomendava que fosse
captado pelos sistemas de arquivamento das agncias governamentais australianas. No estado de
Victoria, foi desenvolvido o Victorian Electronic Records Strategy (VERS), adaptao do padro de
metadados do NAA (VICTORIA, 2003), que definiu um formato de intercmbio auto-documentado
(o VERS Encapsulated Object - VEO) permitindo a transferncia de contedo dos documentos
e metadados ao longo do tempo. Atualmente, o VEO est implementado como um objeto XML
(eXtensible Markup Language), escolha fundada na capacidade de esta linguagem ser interpretada
usando-se ferramentas de edio de texto bsicas (DAY, 2003, p. 3).
Gilliland-Swetland (2000a) desmembra o metadado em categorias que refletem aspectos chaves de

sua funcionalidade. So elas:
Metadado administrativo: usado na gesto e administrao dos recursos informacionais. Ex:

informao sobre aquisio, requisitos legais para acesso, localizao, controle de verso e
diferenciao entre objetos informacionais similares, trilhas de auditoria criadas pelos sistemas
de arquivamento;
Metadado descritivo: usado para descrever ou identificar recursos informacionais. Ex:

instrumentos de pesquisa, anotaes de usurios, metadados para sistemas de arquivamento
gerados pelos criadores dos documentos;

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Metadado de preservao: relativo ao gerenciamento de preservao dos recursos informacionais.

Ex: registro das condies fsicas do documento, registro de aes de preservao, como dados
sobre migrao;
Metadado tcnico: relacionado ao funcionamento do sistema e do prprio metadado. Ex:

informaes sobre hardware e software, tempo de resposta do sistema, dados de autenticao
e segurana, como chaves criptogrficas e senhas;
Metadado de uso: registra o nvel e o tipo de uso dos documentos. Ex: registros de exibio,
trilhas de uso e de usurios, contedo de informao reutilizada e multiverses.
O metadado contido no prprio documento digital , normalmente, elaborado por seu autor. Esse
tipo de metadado, criado pelos autores dos documentos e pessoas que no so especializadas nas
atividades de catalogao bibliogrfica, costuma ser simples, curto e de fcil entendimento e uso.
Somente documentos destinados guarda permanente, que constituem uma pequena percentagem
do total produzido, mereceriam tratamento dado por especialistas em catalogao. Entre os
extremos, de metadados produzidos por usurios leigos e de metadados sofisticados elaborados por
catalogadores, Vellucci (1998) sugere um conjunto bsico de metadados embutidos em documentos
que possam ser convertidos em uma variedade de estruturas de metadados e expandidos quando
necessrio. A criao e a gesto de metadados tornaram-se uma mistura complexa de processos
automticos e manuais, com camadas criadas por funes e indivduos diferentes, em momentos
diferentes do ciclo vital do documento.
3.4 Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto

Arquivstica de Documentos - e-ARQ Brasil
No perodo entre 2004 e 2009, a Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos (CTDE) do Conselho
Nacional de Arquivos (CONARQ) desenvolveu um modelo de requisitos para sistemas informatizados
de gesto arquivstica de documentos, o qual foi denominado e-ARQ Brasil. O e-ARQ Brasil
uma especificao de requisitos a serem cumpridos pela organizao produtora/

recebedora de documentos, pelo sistema de gesto arquivstica e pelos prprios
documentos, a fim de garantir a confiabilidade e autenticidade, assim como sua
acessibilidade. Alm (...) [de poder] ser usado para orientar a identificao de
documentos arquivsticos digitais. (BRASIL, 2011, p. 9).
O e-ARQ se destina orientao da implantao da gesto arquivstica de documentos digitais e no

digitais e ao fornecimento de especificaes tcnicas e funcionais e de metadados que sirvam de
parmetro para as organizaes pblicas e privadas na aquisio, especificao ou desenvolvimento
de sistemas informatizados de gesto de documentos (SIGADs). O seu pblico alvo formado
por fornecedores e programadores, profissionais de gesto arquivstica de documentos, usurios
e potenciais usurios de SIGADs, compradores de servios externos de gesto de documentos e
instituies acadmicas.
O e-ARQ est organizado em duas partes: a primeira parte trata da gesto arquivstica de
documentos, fornecendo conceitos e definies bsicas em termos de histrico da gesto de

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documentos no Brasil e no mundo, poltica arquivstica, planejamento e implantao de programas

de gesto de documentos, procedimentos e operaes tcnicas de sistemas de gesto arquivstica
de documentos digitais e convencionais, instrumentos utilizados na gesto de documentos, como
planos de classificao, tabelas de temporalidade e destinao de documentos, manuais de gesto
de documentos entre outros.
A segunda parte da publicao foi dividida em quatro sees abrangendo as funcionalidades de um

SIGAD, o modelo de metadados, o glossrio de termos e as referncias utilizadas na elaborao
do e-ARQ Brasil. A seo que trata dos aspectos das funcionalidades de um SIGAD so abordados
temas como: 1) organizao dos documentos arquivsticos por meio de planos de classificao, assim
como suas configuraes e administrao, utilizao de metadados, gerenciamento de dossis e
processos, sejam eles convencionais ou hbridos; 2) tramitao e fluxo de trabalho, abordando o seu
controle e o controle de verses e status de documentos; 3) captura de documentos, abrangendo
procedimentos, captura em lotes, captura de mensagens de correio eletrnico, de documentos
convencionais ou hbridos, formato de arquivos e estrutura dos documentos a serem capturados e
estrutura de procedimentos de gesto; 4) avaliao e destinao de documentos gerenciados pelo
SIGAD, com a configurao e aplicao da tabela de temporalidade e destinao de documentos,
exportao de documentos para transferncia, recolhimento ou migrao, eliminao de documentos,
avaliao e destinao de documentos convencionais e hbridos; 5) pesquisa, localizao e
apresentao dos documentos, englobando a sua visualizao, impresso e emisso de som; 6)
aspectos de segurana, como a produo de cpias de segurana, controle de acesso por usurio,
classificao dos documentos quanto ao grau de sigilo e restrio de acesso informao sensvel,
uso de ferramentas como trilhas de auditoria, assinaturas digitais, criptografia, marcas dgua digitais,
assim como procedimentos como acompanhamento de transferncia e autoproteo; 7) estrutura
de armazenamento que garantam durabilidade, capacidade e efetividade de armazenamento; 8)
preservao dos documentos em sus aspectos fsicos e lgicos; 9) funes administrativas; 10)
conformidade com a legislao e regulamentao vigentes; 11) usabilidade; 12) interoperabilidade;
13) disponibilidade; 14) desempenho e escalabilidade do sistema.
A segunda seo trata dos metadados apresentando conceitos e a metodologia utilizada para o
desenvolvimento do modelo fornecido pelo e-ARQ Brasil. A terceira seo traz um glossrio com
os termos utilizados ao longo da publicao e a quarta seo, as referncias de publicaes e
documentos utilizados para a elaborao do e-ARQ Brasil.

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4.O Espao Fsico do Arquivo46
As reas de armazenamento de arquivo demandam condies ambientais controladas e

destinadas somente a esse fim, garantindo assim a conservao e segurana dos documentos.
possvel destinar a mesma rea para armazenamento de documentos de arquivo e acervo
bibliogrfico desde que estejam fisicamente separados e que o acesso aos documentos
arquivsticos seja restrito aos arquivistas responsveis. importante que a rea escolhida
esteja livre de materiais que comprometam a segurana dos documentos, como combustveis,
resduos industriais ou outros inflamveis. Da mesma forma, o setor de arquivamento deve
manter distncia de reas de risco conhecido, como cozinhas, lavanderias, plantas eltricas,
caixas dgua etc. (AUSTRALIA, 2002, p. 10-11). O Arquivo Nacional da Austrlia define nove
requisitos mnimos:
aprovao de todos os locais de armazenamento por funcionrio designado pela

organizao para essa funo. Tal procedimento evita o armazenamento de documentos
em locais no autorizados e desconhecidos pela organizao;
localizao do setor de arquivamento distante de locais de risco conhecido, como
depsitos de combustveis e caixas dgua, o que previne acidentes;
a rea de armazenamento deve ter boa drenagem, para o caso de inundao;
o prdio e suas instalaes eltricas, hidrulicas etc. devem estar de acordo com os
padres de segurana e legislao reguladora vigentes;
o telhado e as calhas devem ser verificados periodicamente para evitar que a gua da
chuva cause danos aos documentos por meio de goteiras ou inundao do telhado por
falta de escoamento;
as janelas devem ser vedadas para isolar o ambiente de poluio, poeira e dificultar a
entrada de animais;
controle de acesso rea de armazenamento;
isolamento das reas de armazenamento de perigos internos como plantas eltricas ou
canos de gua.
Definida a rea de armazenamento, passemos s condies ambientais necessrias manuteno

da integridade fsica dos documentos arquivados. A temperatura e a umidade so dois fatores crticos
para qualquer tipo de suporte, do papel mdia digital. Nveis altos de umidade e temperatura so
propcios ao aparecimento e desenvolvimento de uma srie de fungos. Por outro lado, umidade
muito baixa pode tornar os documentos quebradios. A flutuao dos nveis de temperatura e
46 O objetivo deste item no determinar procedimentos de conservao e preservao de documentos de

arquivo, o que deve ser feito por um especialista da rea, e sim dispor, em termos gerais, sobre os requisitos
mnimos necessrios ao cuidado com os documentos.

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umidade causa danos ao documento na medida em que a umidade, ao ser absorvida e retirada do
suporte fsico, dilata e retrai suas molculas. Dessa forma, imprescindvel a manuteno de nveis
estveis de temperatura e umidade na rea de armazenamento. Sistemas de ar condicionado
so capazes de manter esse ambiente controlado. De modo geral, os documentos textuais e os
especiais devem ser mantidos temperatura de 20C e com umidade relativa do ar em torno de
50%47 (AUSTRALIA, 2002, p. 31-33). A poluio, poeira e esporos podem afetar a qualidade
do ar nas reas de armazenamento e causar deteriorao dos documentos. importante
providenciar a vedao das janelas e instalar sistemas de circulao e filtragem de ar para
minimizar esses riscos. Alm disso, fundamental a proteo dos documentos da incidncia
direta da luz solar, com a instalao de filtros UVA em janelas, claraboias etc.
O mobilirio e as embalagens
As estanterias, equipamentos e embalagens empregados no armazenamento de documentos

devem garantir a segurana e a proteo dos documentos em relao deteriorao, por
tanto tempo quanto se fizer necessrio. Ao escolherem o mobilirio e as embalagens, os
rgos devem considerar as caractersticas fsicas, o prazo de guarda e o uso previsto para
os documentos. O mobilirio e as embalagens apropriados cumprem um papel vital:
a) na diminuio da variao de temperatura e umidade;

b) na proteo contra a luz, poeira e outros poluentes; e
c) na reduo dos danos provocados pelo manuseio.
Os documentos devem ser acondicionados em invlucros antes de serem armazenados em

mveis.
Para proteger as pessoas que trabalham com os documentos, todos os equipamentos utilizados
devem satisfazer requisitos de segurana e sade ocupacional, previstos em legislao.
O mobilirio das reas de armazenamento deve ser:
adequado e compatvel com o tipo de documento armazenado;

limpo e em boas condies de uso e de conservao;
robusto e capaz de sustentar as cargas potenciais;
distante do cho, como precauo contra acidentes;
disposto de forma a promover boa ventilao.
47 Ver tabelas de Diretrizes para armazenamento de documentos, ANEXOS 2 e 3.

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As embalagens usadas no acondicionamento dos documentos devem:
ser apropriadas ao formato do documento e ao perodo de guarda necessrio;

ser confeccionadas com material durvel e resistente adequado ao peso dos documentos
que contero, ao manuseio e movimentao nas estantes;
ser do tamanho correto para os documentos que contm;
estar em boas condies de uso;
fechar de forma a eliminar a incidncia de luz, poeira, gua e poluentes em geral.
O invlucro de documentos no deve ser armazenado diretamente sobre o cho, a distncia

mnima de 10 cm, devido ao risco de danos por lquidos, umidade e sujeira. Devem ser
armazenados em estantes ou prateleiras (AUSTRALIA, 2002, p. 14).

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5. A Reformatao Voltada para os Fins

da Gesto de Documentos
Microfilmagem
A microfilmagem o resultado do processo de reproduo de documentos em filme por meios

fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo. As microformas so consideradas
especiais pelo suporte. No que se refere linguagem prpria, diferem dos demais, pois se
trata de uma reproduo reduzida tanto de documentos textuais quanto de especiais.
No processo de microfilmagem so produzidas trs geraes de filmes:
Negativo Mster
o filme que se encontra dentro da cmera no momento da microfilmagem. Ele
duplicado uma vez para produzir o Mster de Impresso (Printing Master) e,
aps isto, mantido em armazenamento arquivstico como cpia de segurana.
Mster de Impresso
a duplicao feita diretamente do Negativo Mster. Ele deve, tambm, ser
mantido em armazenamento arquivstico e utilizado para gerar todas as cpias
subsequentes.
Cpias de Servio
Cpias positivas ou negativas disponveis para pesquisa e emprstimo.
Em se tratando de documentao arquivstica, temos duas funes para a microfilmagem, a

microfilmagem de substituio e a microfilmagem de preservao. A microfilmagem de substituio
assim chamada quando os originais microfilmados so eliminados com vistas ao aproveitamento
de espao e equipamentos. Um exemplo desse tipo a microfilmagem de pastas funcionais.
Como o prazo de guarda deste documento de 100 anos, autoriza-se a microfilmagem aps a
aposentadoria do funcionrio (cerca de 35 anos), elimina-se o original e preserva-se o microfilme
pelo prazo restante. Encerrados os 100 anos, o microfilme tambm eliminado. O filme mais
utilizado para a microfilmagem de substituio o filme em rolo, de 16 mm, em diazo.
A microfilmagem de preservao, mais utilizada pelas instituies arquivsticas, pretende preservar

as informaes contidas nos documentos originais danificados e proteg-los do desgaste intrnseco
ao uso e ao manuseio constantes. Faz-se uso do filme em rolo, de 35 mm, em sais de prata, o
nico apropriado para esse fim.

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Digitalizao
A digitalizao o processo de converso de imagens e som de cdigo analgico para cdigo

digital, por meio de dispositivo apropriado. Tem sido utilizada pelos arquivistas e gestores de
documentos, nos arquivos correntes, intermedirios e permanentes, para facilitar o acesso s
informaes contidas nos documentos. As mdias mais utilizadas para o armazenamento dos
documentos digitais, resultantes da digitalizao, so:
Magnticas: Digital Audio Tape (fita DAT), Digital Linear Tape (fita DLT) Linear Tape-Open
(fita LTO);
pticas: Compact Disk, Read Only Memory (CD-ROM) e Digital Versatile Disk (DVD).
Microfilmagem x Digitalizao
Vantagens Desvantagens
O microfilme durvel e Sujeito a arranhes quando manipulado;
relativamente barato; Cada gerao ou cpia perde em resoluo
Normas tcnicas consolidadas; (10%);
Equipamento no passvel de Equipamento exige manuseio do filme;

Microfilmagem
obsolescncia; Impresso de baixa qualidade;
Reconhecimento legal das cpias; Produo com variveis de difcil controle;
Meio fsico de qualidade arquivstica Controle de qualidade s pode ocorrer no final
reconhecida. do processo.
Facilidade de acesso; Tecnologia recente;
Capacidade de transmisso e Ausncia de valor legal;

distribuio excelentes; Ausncia de normas tcnicas em vrias reas;
Restaurao e realce eletrnicos; Armazenamento digital no considerado
Cpia para o usurio de alta de qualidade arquivstica (monitoramento
qualidade; contnuo e recpia peridica);
Digitalizao
Auxlio automatizado de Sistemas de drive se tornaro obsoletos;
recuperao da informao. Altos custos de armazenagem (em declnio);
Custo de armazenagem aumenta com a

melhoria da qualidade;
Imagens em gradao de cinza requerem

espao de armazenamento maior.

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Sistema Hbrido
O sistema hbrido atende s exigncias de um sistema de preservao com a combinao de

tecnologias complementares:
Digitalizao: capacidade de melhorar o acesso, transmisso e distribuio de imagens e

habilidade de realar eletronicamente as imagens preservadas;
Microfilmagem: meio de preservao verdadeiramente arquivstico. Armazenamento em
longo prazo para grandes quantidades de informao.
Vantagens do uso da tecnologia da microfilmagem e da digitalizao
Agilidade na recuperao das informaes bem como o seu intercmbio;

Garantia de preservao de documentos originais passveis de destruio pelo manuseio,
bem como a segurana do acervo contra furto, incndios, inundaes etc.;
Substituio, em situaes especficas, de grandes volumes de documentos destinados
eliminao, mas de prazos de guarda muito extensos, proporcionando melhor
aproveitamento do espao, reduzindo o custo de manuteno, concentrando as
informaes e facilitando o seu manuseio;
Preenchimento de lacunas nos acervos arquivsticos.
Critrios para aplicao da microfilmagem e/ou da digitalizao
Os documentos devem ser previamente avaliados, identificando-lhes valor que justifique

o custo da operao;
Os documentos devem apresentar uma organizao que possibilite a recuperao das
informaes neles contidas antes e depois de processar a alterao do suporte;
Os documentos devem ter caractersticas fsicas que se prestem ao uso do recurso,
dando preferncia a grandes sries, e no a peas isoladas, observando-se o estado de
conservao, para que a reproduo ocorra dentro de parmetros tcnicos adequados;
O recurso utilizado (microfilmagem e/ou digitalizao) deve ser adotado dentro da melhor
tcnica, de forma a assegurar a qualidade da reproduo e a durabilidade do novo suporte;
O rgo que adota tais recursos deve contar com depsitos e equipamentos de segurana
que venham a garantir a preservao do novo suporte.

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Legislao que regula a microfilmagem no Brasil
Lei Federal n. 5.433, de 8 de maio de 1968. Regula a microfilmagem de documentos oficiais e d

outras providncias. Dirio Oficial, Braslia, 10 jun. 1968.
Decreto Federal n. 1.799, de 30 de janeiro de 1996. Regulamenta a Lei n. 5.433, de 8 de maio de

1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d outras providncias. Dirio Oficial,
Braslia, 31 jan. 1996.
Ministrio da Justia. Portaria da Secretaria Nacional de Justia. n. 12, 8 de junho de 2009, Dispe
sobre o registro e fiscalizao do exerccio da atividade de microfilmagem de documentos e revoga a
Portaria n 29, de 10 de setembro de 2008. Dirio Oficial, Braslia, 10 jun. 2009.

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6. A Legislao Arquivstica
O poder do Estado de direito racional quando, escreve Weber, se apoia na

crena da legalidade dos ordenamentos estatudos e do direito daqueles que
foram chamados a exercer o poder (GOZZI, 1999, p. 402).
O objetivo deste item de se fazer conhecer o conjunto de leis federais brasileiras que regem
as atividades arquivsticas. Listaremos, cronologicamente, as leis e suas regulamentaes,
vigentes at o momento e indicaremos os pontos principais de cada uma. Antes, porm,
gostaramos de refletir sobre o papel do arquivista diante da formulao das leis que
regulamentam o seu trabalho. Para tanto, apresentamos, sucintamente, um texto de dois
arquivistas canadenses, Jean-Yves Rousseau e Carol Couture, sobre o assunto.
A legislao e a regulamentao
O arquivista deve conhecer as diversas leis e a regulamentao que direta ou

indiretamente regem as atividades desenvolvidas nas instituies arquivsticas. No s para
agir conforme as leis, mas, tambm, para modific-las. As leis no so imutveis. Normalmente,
adaptam-se s necessidades da sociedade para a qual servem, na sequncia de uma evoluo
poltica, econmica ou sociocultural. Diante dessa possibilidade, o arquivista deve participar
ativamente das alteraes jurdicas que lhe diz respeito.
De um modo geral, a legislao arquivstica trata da constituio, manuteno,

difuso e conservao de documentos. Isso acontece porque, no plano jurdico, o documento,
admitido como prova, um elemento importante. A posse de um documento que estabelece
um ttulo, um ato ou uma transao facilita a prova a prestar, se houver contestao. A histria
arquivstica mostra que, em ltima anlise, tudo comeou com o valor de prova ou de evidncia
que o documento tem e que o fundamento primeiro que justificava, na origem, a criao e
conservao de numerosos documentos era essencialmente de natureza jurdica.
Na Idade Mdia, documentos como as ordens governamentais, as sentenas

judiciais ou os cartrios eram conservados unicamente por causa de seu valor legal
(ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 157). Ainda hoje, o valor legal o que justifica a conservao
de muitos documentos, no intuito de provar um direito ou uma obrigao. S no final do sculo
XVIII e meados do sculo XIX os documentos comearam a ser preservados por seu valor
secundrio, para fins investigativos ou de reconstruo histrica.
Muitos pases no possuem uma legislao especfica que trate da organizao,

proteo e utilizao de seus arquivos. Os arquivos, ento, regem-se por disposies gerais
ou de aplicao restrita que dizem respeito defesa do patrimnio cultural, dos monumentos
histricos, das descobertas arqueolgicas ou do direito administrativo. A questo legislativa
est ligada s realidades sociais, polticas, econmicas e culturais de cada pas. Est
ligadaintimamente s tradies e aos costumes nacionais.

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Alm da legislao, preciso verificar o grau de aplicao para termos a exata noo da ligao
das leis arquivsticas e da poltica nacional que dela decorre. O desenvolvimento de uma
arquivstica nacional eficaz e dinmica somente ocorre a partir do quadro jurdico que registre
uma tomada de conscincia da importncia dos arquivos por parte daqueles responsveis pela
tomada de deciso. Alm do corpo legislativo, necessria a alocao de recursos humanos,
financeiros e materiais para a criao de uma verdadeira poltica de arquivos. A legislao
essencial ... para criar uma rede arquivstica vivel, ou pelo menos para consolidar as infra-
estruturas existentes e preparar os desenvolvimentos futuros (ROUSSEAU; COUTURE, 1998,
p. 159).
Em alguns pases, apesar das medidas legislativas publicadas e dos regulamentos

de aplicao, os servios de arquivo continuam mal organizados ou at mesmo inexistentes.
Muitas vezes, o rgo consultivo dos arquivos tem uma existncia mais terica do que real. Os
Arquivos vem-se impedidos de desempenhar corretamente as suas atribuies em matria
de transferncia ou de conservao, pois os instrumentos postos sua disposio revelam-se
ineficientes: pobreza de meios financeiros, locais demasiado exguos, carncia de pessoal de
arquivo (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 159).
No plano internacional, h uma tendncia de alargamento da abrangncia da

arquivstica, com a legislao abordando a organizao e o tratamento dos arquivos correntes
e intermedirios, alm dos permanentes. Na prtica, no entanto, a arquivstica tradicional,
centrada nos arquivos definitivos, permanece preponderante, enquanto a gesto dos arquivos
correntes e intermedirios est em estado de desenvolvimento.
A legislao arquivstica reflete a inovao ao mesmo tempo em que a vai

modelando, e constitui um elemento essencial de qualquer poltica nacional de arquivos ao
mesmo tempo em que , na maioria dos casos, um indicador privilegiado do desenvolvimento
dessa mesma poltica (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 160).
Leis, decretos, medidas provisrias e outras normas jurdicas
Decreto-Lei n. 25, de 30 de novembro de 1937:
Regula a proteo ao patrimnio histrico e artstico nacional.
Decreto-Lei n. 2.848, de 7 de dezembro de 1940:
Cdigo Penal.
Dano
Art. 163: Destruir, inutilizar ou deteriorar coisa alheia ()

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Dano qualificado
Pargrafo nico Se o crime cometido: (...)
III contra o patrimnio da Unio, Estado, Municpio, empresa concessionria de servios

pblicos ou sociedade de economia mista.48
Pena: deteno, de seis meses a trs anos, e multa.
Dano em coisa de valor artstico, arqueolgico ou histrico
Art. 165: Destruir, inutilizar ou deteriorar coisa tombada pela autoridade competente em
virtude de valor artstico, arqueolgico ou histrico.
Pena: deteno, de seis meses a dois anos, e multa.
Dos crimes praticados por funcionrio pblico contra a administrao
Art. 314: Extraviar livro oficial ou qualquer documento, de que tem a guarda em razo do
cargo; soneg-lo ou inutiliz-lo, total ou parcialmente.
Pena: recluso, de um a quatro anos, se o fato no constituir crime mais grave.
Decreto-Lei n. 3.365, de 21 de junho de 1941:
Dispe sobre desapropriao por utilidade pblica.
Art. 5: Consideram-se casos de utilidade pblica:
l) a preservao e a conservao adequada de arquivos, documentos e outros bens mveis

de valor histrico ou artstico.
Lei n. 5.433, de 8 de maio de 1968:
Regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras providncias.
Autoriza a microfilmagem de documentos privados e pblicos de rgos federais, estaduais

e municipais, dando ao microfilme o mesmo valor legal dos documentos originais (art. 1,
1).
48 Redao alterada pela Lei n. 5.346, de 3 de novembro de 1967, que altera dispositivos do Cdigo Penal,
visando a proteger servios de utilidade pblica (BRASIL, 1967).

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Probe a eliminao de documentos originais de valor histrico aps a microfilmagem

(art. 2).
Permite a eliminao dos documentos sem valor histrico aps sua microfilmagem,
mediante lavratura de termo em livro prprio, pela autoridade competente (art. 1, 5).
Decreto n. 1.799, de 30 de janeiro de 1996:
Regulamenta a Lei n. 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de

documentos oficiais e d outras providncias.
Conceitos:
microfilme (art. 3).
Proteo:
A eliminao de documentos pblicos, aps microfilmagem, s poder ocorrer se prevista

em tabela de temporalidade do rgo, aprovada pela instituio arquivstica pblica (art.
12, pargrafo nico);
Documentos oficiais ou pblicos com valor de guarda permanente no podero ser

eliminados aps microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera
de atuao ou preservados pelo prprio rgo (art. 13).
Validade legal:
Os microfilmes e suas cpias, traslados e certides somente produziro efeitos legais, em

juzo ou fora dele, se obedecerem as regras estipuladas pelo decreto (art. 2);
Empresas e cartrios devem requerer registro no Ministrio da Justia e sujeitar-se a

sua fiscalizao para exercerem a atividade de microfilmagem de documentos (art. 15,
pargrafo nico).
Ministrio da Justia
Portaria 12, de 08 de junho de 2009 e

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Dispe sobre o registro e fiscalizao do exerccio da atividade de microfilmagem de

documentos.
Constituio da Repblica Federativa do Brasil: promulgada em 5 de outubro de 1988:
Acesso:
Ttulo I: Dos direitos e garantias fundamentais.
Captulo I: Dos direitos e deveres individuais e coletivos.
Art. 5: Todos so iguais perante a lei, garantindo-se aos brasileiros e aos estrangeiros
residentes no Pas a inviolabilidade do direito vida, liberdade, igualdade, segurana
e propriedade, nos termos seguintes (...)
X - so inviolveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas,

assegurado o direito a indenizao pelo dano material ou moral decorrente de sua violao;
XIV - assegurado a todos o acesso informao e resguardado o sigilo da fonte, quando

necessrio ao exerccio profissional;
XXXIII todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse
particular, ou de interesse coletivo ou geral, que sero prestadas no prazo da lei, sob
pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana
da sociedade e do Estado;
XXXIV - so a todos assegurados, independentemente do pagamento de taxas: (...) b) a

obteno de certides em reparties pblicas, para defesa de direitos e esclarecimento
de situaes de interesse pessoal;.
LX - a lei s poder restringir a publicidade dos atos processuais quando a defesa da

intimidade ou o interesse social o exigirem;
LXXII - conceder-se- habeas-data: a) para assegurar o conhecimento de informaes

relativas pessoa do impetrante, constantes de registros ou bancos de dados de entidades
governamentais ou de carter pblico; b) para a retificao de dados, quando no se prefira
faz-lo por processo sigiloso, judicial ou administrativo;
LXXVII - so gratuitas as aes de habeas-corpus e habeas-data, e, na forma da lei, os

atos necessrios ao exerccio da cidadania.
Art. 19. vedado Unio, aos Estados, ao Distrito Federal e aos Municpios: (...)
II recusar f aos documentos pblicos.

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Proteo:
Ttulo VIII: Da ordem social.
Captulo III: Da educao, da cultura e do desporto.
Seo II: Da cultura.
Art. 216: Constituem patrimnio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial,
tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referncia identidade, ao,
memria dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem: (...)
IV as obras, objetos, documentos, edificaes e demais espaos destinados s manifestaes

artstico-culturais;
1 - O Poder Pblico, com a colaborao da comunidade, promover e proteger o patrimnio

cultural brasileiro, por meio de inventrios, registros, vigilncia, tombamento e desapropriao, e
de outras formas de acautelamento e preservao.
2 - Cabem administrao pblica, na forma da lei, gesto da documentao governamental

e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. (...)
4 - Os danos e ameaas ao patrimnio cultural sero punidos, na forma da lei.
Lei n. 7.347, de 24 de julho de 1985:
Disciplina a ao civil pblica de responsabilidade por danos causados ao meio ambiente, ao

consumidor, a bens e direitos de valor artstico, esttico, histrico, turstico e paisagstico e d
outras providncias.
Art. 1: Regem-se pelas disposies desta Lei, sem prejuzo da ao popular, as aes de
responsabilidade por danos morais e patrimoniais causados:49
IV a bens e direitos de valor artstico, esttico, histrico, turstico e paisagstico.
Art. 4: Poder ser ajuizada ao cautelar para os fins desta Lei, objetivando, inclusive, evitar
o dano ao meio ambiente, ao consumidor, ordem urbanstica ou aos bens e direitos de valor
artstico, esttico, histrico, turstico e paisagstico.50
Art. 6 Qualquer pessoa poder e o servidor pblico dever provocar a iniciativa do Ministrio
Pblico, ministrando-lhe informaes sobre fatos que constituam objeto da ao civil e
indicando-lhe os elementos de convico.
49 Redao dada pela Lei n. 8.884, de 11 de junho de 1994, que transforma o Conselho Administrativo de Defesa
Econmica (CADE) em Autarquia, dispe sobre a preveno e a represso s infraes contra a ordem
econmica e d outras providncias.
50 Redao dada pela Lei n. 10.257, de 10 de julho de 2001, que regulamenta os artigos 182 e 183 da Constituio
Federal, estabelece diretrizes gerais da poltica urbana e d outras providncias.

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Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991:
Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias.
Conceitos:
arquivos (art. 2);
arquivos pblicos (art. 7);
arquivos privados (art. 11);
gesto de documentos (art. 3);
documentos correntes, documentos intermedirios e documentos permanentes

(art. 8, 1, 2 e 3, respectivamente).
Proteo:
Determina como dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo aos

documentos de arquivo (art. 1);
Estabelece o recolhimento instituio arquivstica ou transferncia instituio

sucessora dos documentos pertencentes s instituies pblicas ou de carter pblico
cujas atividades foram encerradas (art. 7, 2);
A eliminao de documentos pblicos s poder ocorrer mediante autorizao da

instituio arquivstica pblica, na sua esfera de competncia (art. 9);
Documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis (art. 10);
Arquivos privados de interesse pblico e social no podero ser alienados com

disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior (art. 13);
Determina que aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente

ou considerados de interesse pblico e social ser responsabilizado penal, civil e
administrativamente (art. 25).
Acesso:
Permite que todo cidado tenha acesso a informaes, de seu interesse particular ou
de interesse coletivo, contidas em documentos dos arquivos dos rgos pblicos. Com
ressalva aos documentos sigilosos (art. 4);

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Vincula o acesso aos documentos privados de interesse pblico e social autorizao

de seu proprietrio ou possuidor (art. 14);
Decreto n. 4.073, de 3 de janeiro de 2002:
Regulamenta a Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica

nacional de arquivos pblicos e privados.
Trata:
Das competncias, formao e funcionamento do Conselho Nacional de Arquivos

(CONARQ) (art. 1 ao 9);
Das competncias do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) (art. 10 ao 14);
Da definio e regulamentao dos documentos pblicos (art. 15 ao 17);
Da gesto de documentos na Administrao Pblica Federal (art. 18 ao 21);
Dos arquivos privados (art. 22 ao 28).
Decreto n 4.915 de 12 de dezembro de 2003:
Dispe sobre o Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo - SIGA, da administrao

pblica federal, e d outras providncias.
Lei n. 9.507 de 12 de novembro de 1997:
Regula o direito de acesso a informaes e disciplina o rito processual do habeas data.
Lei n. 9.605, de 12 de fevereiro de 1998:
Dispe sobre as sanes penais e administrativas derivadas de condutas e atividades

lesivas ao meio ambiente, e d outras providncias.
Captulo V: Dos crimes contra o meio ambiente.
Seo IV: Dos crimes contra o ordenamento urbano e o patrimnio cultural.
Art. 62: Destruir, inutilizar ou deteriorar:
II arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalao cientfica ou similar

protegidos por lei, ato administrativo ou deciso judicial.

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Pena: recluso, de um a trs anos, e multa.
Pargrafo nico: Se o crime for culposo, a pena de seis meses a um ano de deteno,
sem prejuzo da multa.
Medida Provisria n. 2.200-2, de 24 de agosto de 2001:
Institui a Infraestrutura de Chaves Pblicas Brasileira ICP-Brasil, transforma o Instituto

Nacional de Tecnologia da Informao em Autarquia, e d outras providncias.
Institui a ICP-Brasil para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurdica de

documentos eletrnicos que utilizem certificados digitais, bem como a realizao de
transaes eletrnicas seguras (art. 1);
Os documentos digitais pblicos ou particulares produzidos com a utilizao de processo

de certificao disponibilizado pela ICP-Brasil so, presumidamente, verdadeiros em
relao aos signatrios (art. 10, 1).
Decreto n 3.865, de 13 de julho de 2001:
Estabelece requisito para contratao de servios de certificao digital pelos rgos

pblicos federais, e d outras providncias.
Decreto n 3.996, de 31 de outubro de 2001:
Dispe sobre a prestao de servios de certificao digital no mbito da Administrao

Pblica Federal.
Decreto n 6.605, de 14 de outubro de 2008:
Dispe sobre o Comit Gestor da Infra-Estrutura de Chaves Pblicas Brasileira - CG

ICP-Brasil, sua Secretaria-Executiva e sua Comisso Tcnica Executiva - COTEC.
Lei n 11.419, de 19 de dezembro de 2006:
Dispe sobre a informatizao do processo judicial; altera a Lei no 5.869, de 11 de

janeiro de 1973 Cdigo de Processo Civil; e d outras providncias.
Segurana:
Os autos dos processos eletrnicos devero ser protegidos por meio de sistemas de segurana
de acesso e armazenados em meio que garanta a preservao e integridade dos dados,
sendo dispensada a formao de autos suplementares. (art. 12, 1.)

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Preservao/Acesso:
Art. 14. Os sistemas a serem desenvolvidos pelos rgos do Poder Judicirio devero
usar, preferencialmente, programas com cdigo aberto, acessveis ininterruptamente por
meio da rede mundial de computadores, priorizando-se a sua padronizao.
Autenticidade:
Art. 2. O envio de peties, de recursos e a prtica de atos processuais em geral por

meio eletrnico sero admitidos mediante uso de assinatura eletrnica, na forma do art.
1 desta Lei, sendo obrigatrio o credenciamento prvio no Poder Judicirio, conforme
disciplinado pelos rgos respectivos.
Art. 9. No processo eletrnico, todas as citaes, intimaes e notificaes, inclusive da

Fazenda Pblica, sero feitas por meio eletrnico.
Art. 11. Os documentos produzidos eletronicamente e juntados aos processos eletrnicos

com garantia da origem e de seu signatrio, na forma estabelecida nesta Lei, sero
considerados originais para todos os efeitos legais.
Lei n 12.527, de 18 de novembro de 2011:
Regula o acesso a informaes previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do 3

do art. 37 e no 2 do art. 216 da Constituio Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de
dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no
8.159, de 8 de janeiro de 1991; e d outras providncias.
Conceitos:
Informao, documento, informao sigilosa, informao pessoal, tratamento da

informao, disponibilidade, autenticidade, integridade, primariedade (art. 4).
Acesso:
Art. 5. dever do Estado garantir o direito de acesso informao, que ser franqueada,
mediante procedimentos objetivos e geis, de forma transparente, clara e em linguagem
de fcil compreenso.
Direitos assegurados pela lei (art. 7.).
Procedimentos para obter acesso informao (art. 10 ao 20).

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Restrio de Acesso:
Art. 21. No poder ser negado acesso informao necessria tutela judicial ou
administrativa de direitos fundamentais.
Informaes consideradas como imprescindveis segurana da sociedade e do Estado

(art. 23 - revogado pela Lei n. 12.527/2011).
Graus de sigilo e tempo de restrio de acesso (art. 24 revogado pela Lei n. 12.527/2011)
Procedimentos de classificao de restrio de acesso (art. 27 a 30).
Informaes pessoais (art. 31).
Decreto n 7.724, de 16 de maio de 2012:
Regulamenta a Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispe sobre o acesso a

informaes previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5o, no inciso II do 3o do art. 37 e
no 2o do art. 216 da Constituio.
Decreto n 7.845, de 14 de novembro de 2012:
Regulamenta procedimentos para credenciamento de segurana e tratamento de

informao classificada em qualquer grau de sigilo, e dispe sobre o Ncleo de Segurana
e Credenciamento.
Lei n 12.682, de 9 de julho de 2012:
Dispe sobre a elaborao e o arquivamento de documentos em meios eletromagnticos.
Art. 3. O processo de digitalizao dever ser realizado de forma a manter a integridade,

a autenticidade e, se necessrio, a confidencialidade do documento digital, com o
emprego de certificado digital emitido no mbito da Infraestrutura de Chaves Pblicas
Brasileira - ICP - Brasil.
Art. 4. As empresas privadas ou os rgos da Administrao Pblica direta ou indireta que

utilizarem procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletrnico, ptico
ou equivalente devero adotar sistema de indexao que possibilite a sua precisa
localizao, permitindo a posterior conferncia da regularidade das etapas do processo
adotado.
Art. 6. Os registros pblicos originais, ainda que digitalizados, devero ser preservados
de acordo com o disposto na legislao pertinente.

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7. Referncias
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BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos. Resoluo n. 4, de 28 de maio de 1996. Dispe

sobre o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica:
Atividades-Meio, a ser adotado como um modelo para os arquivos correntes dos rgos
e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, e aprova os prazos de
guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade
e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao
Pblica. Dirio Oficial, Braslia, 29 mar. 1996. Suplemento n. 62.
BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos. Resoluo n. 5, de 30 de setembro de 1996.

Dispe sobre a publicao de editais para Eliminao de Documentos nos Dirios Oficiais
da Unio, Distrito Federal, Estados e Municpios. Dirio Oficial, Braslia, 11 out. 1996. Seo
1, p. 20.558.
BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos. Resoluo n. 7, de 20 de maio de 1997. Dispe

sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades
integrantes do Poder Pblico. Dirio Oficial, Braslia, 23 mar. 1997. Seo 1, p. 10.718.
BRASIL. Constituio da Repblica Federativa do Brasil: promulgada em 5 de outubro de

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de certificao digital no mbito da Administrao Pblica Federal. Dirio Oficial, Braslia,
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BRASIL. Decreto n. 4.073, de 3 de janeiro de 2002. Regulamenta a Lei n. 8.159, de 8 de

janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. Dirio
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BRASIL. Decreto n.4.915, de 12 de dezembro de 2003. Dispe sobre o Sistema de Gesto de

Documentos de Arquivo - SIGA, da administrao pblica federal, e d outras providncias.
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BRASIL. Decreto n.6.605, de 14 de outubro de 2008. Dispe sobre o Comit Gestor da

Infra-Estrutura de Chaves Pblicas Brasileira - CG ICP-Brasil, sua Secretaria-Executiva e
sua Comisso Tcnica Executiva - COTEC. Dirio Oficial, Braslia, 15 out. 2008.
BRASIL. Decreto n.7.724, de 16 de maio de 2012. Regulamenta a Lei no 12.527, de 18 de

novembro de 2011, que dispe sobre o acesso a informaes previsto no inciso XXXIII do
caput do art. 5o, no inciso II do 3o do art. 37 e no 2o do art. 216 da Constituio. Dirio
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utilidade pblica. Dirio Oficial, Rio de Janeiro, 18 jul. 1941.
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25 jul. 1985.
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no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do 3o do art. 37 e no 2o do art. 216 da Constituio
Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de
maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e d outras providncias.
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1998. Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos de arquivo no mbito
dos rgos e entidades integrantes da Administrao Pblica do Estado de Minas Gerais.
Minas Gerais, Belo Horizonte, 18 dez. 1998a.
MINAS GERAIS. Conselho Estadual de Arquivos. Deliberao n. 5, de 17 de dezembro de

1998. Estabelece os procedimentos para entrada de acervos arquivsticos pblicos no Arquivo
Pblico Mineiro. Minas Gerais, Belo Horizonte, 18 dez. 1998b.
MINAS GERAIS. Decreto n. 45.969, de 24 de maio de 2012. Regulamenta o acesso

informao no mbito do Poder Executivo. Minas Gerais, Belo Horizonte, 25 maio 2012.
MINAS GERAIS. Lei n. 19.420, de 11 de janeiro de 2011. Estabelece a poltica estadual de

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2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
8. Anexo 1: Formulrios de Identificao

de Fontes
Formulrio de identificao de fontes Leis e Decretos
Cabealho:
JURISDIO. Ttulo. Numerao e data. Ementa. Dados da publicao que transcreveu o documento.
Nome da Instituio:
Data da compilao: Nmero da fonte:
Tipo de fonte: Nmero de referncia:
Ementa:
Endereo do site: Data de incio de vigncia:
Competncias da instituio:

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Execuo de ofcio:
Efeitos sobre as operaes da instituio:
Funes:
Requisitos de arquivamento:
Notas:

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Formulrio de identificao de fontes Normas Especficas -

Regulamentos
Cabealho:
JURISDIO. Ttulo. Numerao e data. Ementa. Dados da publicao que transcreveu o

documento.
Nome da Instituio:
Data da compilao: Nmero da fonte:
Tipo de fonte: Nmero de referncia:
Ementa:
Endereo do site: Data de incio de vigncia:
Propsito da norma especfica:
Efeitos sobre as operaes da instituio:
Atividades:
Funes:
Requisitos de arquivamento:
Notas:

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Formulrio de identificao de fontes Outras fontes incluindo

Entrevistas
Nome da Instituio:
Data da compilao:
Nome da fonte: Nmero da fonte:
Endereo do site: Data da fonte:
Tipo de fonte:
Resumo da fonte:
Atividades:
Funes:
Notas:

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
9. Anexo 2: Formulrio de Levantamento

de Contexto Organizacional
Use este formulrio para consolidar as informaes colhidas sobre a instituio durante o Passo A
Investigao Preliminar.
O nmero da fonte no final de cada questo uma referncia cruzada questo 22, o registro das
fontes.
Posio:
1. Quem o responsvel pela gesto deste projeto na instituio?
Nome Cargo ou Funo Contato (e-mail, tel.)
Identificando a instituio e seu contexto administrativo:
2. Qual o nome da instituio?
Inserir todos os nomes pelos quais a instituio j foi conhecida, inclusive siglas.
Nome Fonte
3. Que tipo de instituio ela ?
Por exemplo, secretaria, fundao, autarquia, empresa estatal, empresa de economia mista,
departamento, instituto, universidade, agncia, etc.
Tipo Fonte

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4. Quais so as caractersticas que definem a instituio?
Comentar sobre as caractersticas especficas (ex: autonomia oramentria, etc.), e indique

se a instituio um rgo sistmico, responsvel pela definio da legislao que afeta as
demais organizaes governamentais.
Caractersticas Fonte
5. Qual a histria da instituio?
Fazer um resumo cronolgico da criao da instituio e das principais mudanas e eventos,

incluindo as grandes perdas e incorporaes de funes e/ou reestruturaes. Indicar as
primeiras organizaes e a data limite de sua existncia.
Data Comentrios Fonte
6. Qual a estrutura da instituio? Onde esto localizadas as vrias unidades e qual

a atividade conduzida por cada uma?
Todas as unidades da instituio precisam ser claramente identificadas, inclusive as

informais. As vrias unidades devem ser agrupadas pelo tipo ou pelo trabalho que executam.
Alternativamente, anexar um organograma detalhado da instituio
Autoridade responsvel pela instituio, exemplo: secretrio, diretor geral, presidente, etc.
Lista das unidades e sua Atividades Fonte
localizao
7. A instituio tem qualquer ligao administrativa com outra instituio?
Por exemplo: a instituio pode ter slidas ligaes com conselhos, comits, grupo de gesto,
etc. que so organizaes separadas. Anote o nome da instituio e a relao com a instituio
pesquisada.
Nome da instituio Relacionamento Fonte

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Identificando a estrutura legal e de regulamentao
8. Qual a base legal da instituio e por que ela foi criada?
Identificar e documentar a criao da instituio e o propsito pelo qual ela foi criada. Indicar
se houve grandes mudanas na lei de criao.
Criao da instituio Fonte
9. Qual a legislao administrada pela instituio?
Listar a legislao administrada pela instituio. Pode incluir legislao citada nas primeiras
questes, e legislao revogada que foi administrada pela instituio no passado. rgos
com uma longa lista de legislao devem distinguir entre aquelas em que a instituio tem
uma participao efetiva e aquelas em que tem um papel menor.
Nome da fonte Fonte
10. Qual legislao afeta o papel ou as operaes da instituio?
Indicar quais leis, decretos e outros atos legais afetam as operaes da instituio.
Nome da fonte Atividade Fonte
11. A instituio terceirizou qualquer atividade(s), ou parcela(s) de qualquer atividade(s),

para outras agncias do governo ou organizaes no governamentais?
Detalhes da terceirizao Fonte
12. H padres ou protocolos que devem ser impostos ou adotados pela instituio?
Listar padres compulsrios e/ou voluntrios, incluindo best practice, padres tcnicos e
industriais, aos quais a instituio adere, tais como ISO. Indicar, onde aplicado, a unidade
reguladora responsvel pelo monitoramento de conformidade. Tambm listar os padres que
so administrados pela instituio.
Nome do padro e outros detalhes Obrigatrio, voluntrio ou Fonte

administrado

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
Identificando o contexto da misso e funes
13. O que a instituio faz?
Listar as grandes reas de atividades pelas quais a instituio responsvel (ex: sade,
educao, pesquisa cientfica, etc.) e os principais servios e/ou produtos so fornecidos pela
instituio.
Atividade Produtos e/ou servios Fonte
14. H, em alguma rea da instituio, operaes que so objetos frequentes de litgio?
Incluir litgios quando a instituio est se defendendo ou demandando. Fazer comentrios

sobre a natureza, frequncia, tendncia, riscos e consequncias do litgio. Mostrar as diferentes
reas de atividades separadamente. As informaes sobre litgios esto normalmente
disponvel nos relatrios anuais.
Detalhes do litgio Atividade Fonte
15. Quem so os principais stakeholders da instituio?
Para facilitar a referncia, listar os stakeholders identificados durante o curso da Investigao

Preliminar (Passo A) e especificar a natureza de seu interesse. Os stakeholders podem incluir
grupos que expressam uma opinio sobre os produtos e/ou servios da instituio, grupos da
comunidade, clientes, fornecedores, tanto quanto o Governador, e demais Secretarias.
Stakeholder Interesse do stakeholder na instituio Fonte
Identificando a cultura organizacional
16. Qual o foco estratgico atual da instituio?
Examinar os documentos de planejamento estratgico da instituio e os regulamentos

recentes. Identificar a direo, mudanas realizadas recentemente nas atividades ou novas
atividades.
Foco estratgico Fonte

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
17. A instituio ou qualquer faceta de suas atividades foi ou tem sido objeto de
auditorias internas ou externas recentes?
Listar todas as auditorias recentes, indicando a rea de atividade envolvida. Identificar todas as
concluses, incluindo comentrios sobre arquivamento ou gesto da informao. Informaes
bsicas sobre auditorias podem ser encontradas nos relatrios anuais.
Data Auditoria rea de atividade Concluses Fonte

envolvida
18. A instituio tem um programa (estratgia e/ou procedimentos) formal de

conformidade para assegurar que esteja devidamente adequada s leis, aos
padres, etc.?
Indicar todas as medidas adotadas que visam assegurar que leis, regulamentos, cdigos e
padres relevantes no sejam violados.
Detalhes de programas, estratgias ou procedimentos de conformidade Fonte
19. A instituio tem um programa formal de gesto de risco em uso?
Faa um resumo sobre os riscos associados s atividades da instituio e as estratgias e/ou

procedimentos adotados para lidar com estes riscos.
Nvel de risco e estratgias de gesto Atividade finalstica Fonte

de risco adotadas
20. Como feita a gesto de documentos na instituio?
Fazer um resumo sobre o sistema de arquivamento (centralizado, descentralizado ou misto),

nvel de conscincia arquivstica do staff, gesto de documentos tradicionais e digitais (se
estes esto acessveis e inteligveis), conhecimento sobre polticas e procedimentos. Se h
um programa de destinao de documentos, indicar que tabela de temporalidade e destinao
de documentos usada.
Arquivamento e gesto de documentos na instituio Fonte

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
21. Como a tecnologia usada nos sistemas corporativos e sistemas de gesto de

informao, incluindo arquivamento e/ou sistemas de gesto de documentos?
Faa um resumo sobre as capacidades tecnolgicas da instituio, fazendo referncia aos

indicadores tais como o uso da tecnologia nos sistemas corporativos, estaes de trabalho e
prticas de trabalho, recursos alocados para tecnologia e competncia e treinamento do staff.
Tecnologia e seu uso na instituio Fonte
22. Quais fontes foram usadas para a realizao da Investigao Preliminar (Passo A)?
Compilar o registro de todas as fontes documentais e orais usadas durante a Investigao

Preliminar. Numerar cada fonte para que se possa cruz-las nos passos seguintes. Ver Anexo
1 Guia para Fontes Documentais, para saber como identificar e citar as fontes.

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10. Anexo 3: Formulrio de Levantamento

de Funo e Requisitos de Arquivamento
Formulrio de Levantamento de
Funo e Requisitos de
Arquivamento
Informaes sobre a Funo
rgo: Data:
Termo da Nmero de Referncia da

Funo: Funo:
Nota de Escopo da Funo:
Fontes de Informao:
Unidades Administrativas Responsveis pela Funo:
Atividades Subordinadas Funo:

Nmero de
Referncia Atividade:
da Atividade

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Tabela 1: Anlise de Atividades Passo B

Nmero de
Termo da
Referncia da
Atividade:
Atividade:
Nota de Escopo da Atividade:
Fontes de Informao:
Transaes Subordinadas Atividade:

Nmero de
Referncia Natureza do
Transao/Processo Risco Stakeholders:
da Interesse:
Transao:

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Tabela 2: Identificao de Requisitos de Arquivamento Passo C

Transao/ Processo: Nmero de Referncia da Transao/Processo:
Descrio dos Documentos do Processo/Dossi:
Tipos de Requisitos de Arquivamento:
Expectativa
Regimental Operacional da
Comunidade
Stakeholders:
Prazos de Guarda:
Fase Fase
Corrente Intermediria
Destinao
Eliminao Guarda Permanente
Final:
Justificativas:
Fase Corrente:
Fase Intermediria:
Destinao Final:
Unidades Administrativas Responsveis pela Transao:
Fontes de Informao:

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Tabela 3: Fluxo da Transao/Processo

Transao/Processo: Nmero de Referncia da Transao/Processo:
Setor responsvel
Documento produzido em
Descrio da Ao: pela execuo da
decorrncia da ao
ao
Fontes de Informao:

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11. Anexo 4: Modelo de metadados
O modelo de metadados que se segue foi elaborado a partir de exemplos fornecidos pelo
The National Archives, do Reino Unido, (MACFARLANE et al., 1998, p. 63-66) e do National
Archives of Austrlia (AUSTRALIA, 1999, p. 24-135). O modelo apresenta uma relao dos
principais elementos necessrios ao perfil de um documento eletrnico.
1. Agente
Uma corporao ou um elemento organizacional que responsvel por alguma ao ou
uso de um documento. Um indivduo que executa alguma ao sobre o documento, ou que
usa o documento de alguma forma.
1.1 Tipo de agente (obrigatrio) Uma categoria que identifica o papel e as

responsabilidades de um agente particular.
1.1.1 Autores Entidade corporativa ou elemento
organizacional e/ou indivduo que o primeiro
responsvel pelo contedo do documento.
1.1.2 Criadores Entidade corporativa que produz, recebe
e acumula documentos no curso de suas
atividades e a quem os documentos pertencem.
1.1.3 Transactors Indivduos, elementos ou entidades, outras
que no os criadores, envolvidos no ato ou
transao documentada pelo registro.
1.1.4 Registrar Indivduo responsvel por assinar o documento
para o sistema de arquivo.
1.1.5 Oficial de ao Indivduo que acessa ou faz uso de um
documento no curso de seu trabalho.
1.1.6 Divulgador Entidade corporativa responsvel por tornar
um documento publicamente acessvel.
1.1.7 Autoridade Entidade corporativa, elemento organizacional
e/ou indivduo responsvel pela autorizao de
alguma ao sobre o documento.
1.1.8 Gestor de documentos Indivduo responsvel por administrar e
controlar os documentos no dia-a-dia.
1.1.9 Oficial de preservao Indivduo responsvel por assegurar a
preservao contnua e acesso aos documentos
por tanto tempo quanto seja necessrio para a
instituio.
1.1.10 Administrador de sistema Indivduo responsvel pelo funcionamento dirio
do sistema de computadores do qual o sistema
de arquivamento faz parte (incluindo o sistema de
back-up e controle de acesso).
1.1.11 Inspetor de acesso Indivduo que examina os documentos para

identificar qualquer informao isenta que eles
contenham.

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1.1.12 Auditor Indivduo, de agncias internas ou externas,

que conduz auditoria de arquivamento ou
uma auditoria do sistema de tecnologia de
informao para determinar se a organizao
est de acordo com determinados padres.
1.1.13 Oficial de segurana Indivduo responsvel pela promulgao e
cumprimento das polticas de segurana e pela
investigao de brechas na segurana.
1.2 Jurisdio (opcional) Jurisdio com a qual o agente opera.
1.3 Identificador da corporao Identificador atribudo ao departamento do
(opcional) agente ou agncia.
1.4 Nome da corporao Nome do departamento do agente ou da
(obrigatrio) agncia.
1.5 Identificao pessoal (opcional) Identificao atribuda ao indivduo que executa
alguma ao.
1.6 Nome pessoal (opcional) Nome do indivduo que executa alguma ao.
1.7 Nome da seo (opcional) Nome da seo responsvel por uma ao
realizada sobre um documento. O nome da
seo com a qual a pessoa responsvel pelas
atividades de arquivamento trabalha.
1.8 Detalhes de contato (opcional) Informao sobre como contatar o agente, tal
como endereo, caixa postal, telefone, fax.
1.9 E-mail (opcional) Endereo eletrnico do agente.
1.10 Assinatura digital (opcional) Parte do dado, a prova de falsificao,
criptografada, que cria uma identificao nica
e no falsificvel do autor do documento, do
criador do registro do transactor ou do oficial
de ao envolvidos nas transaes.
2. Gesto de Direitos
Polticas, legislao, embargos e/ou classificao que rege ou restringe o acesso ou uso
dos documentos.
2.1 Classificao de segurana Classificao dos documentos de acordo com

(obrigatrio) suas necessidades de segurana.51
2.2 Embargo (opcional) Advertncia que o documento requer manuseio

especial, e que apenas pessoas autorizadas
podem ter acesso a eles.
2.3 Palavra cdigo (opcional) Forma de embargo que usada para se referir
informao ou atividade classificada, sem
revelar a natureza da informao ou atividade
para pessoas no autorizadas.
2.4 Indicador de publicidade Abreviao auto evidente aplicada a certos

(opcional) documentos para indicar seu status de
publicidade.
51 A Lei n. 12.527(Brasil, 2011) e o Decreto n. 45.969 (MINAS GERAIS, 2012) regulam o acesso a informaes
pblicas.

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2.5 Status de acesso (opcional) Informao sobre se um documento em um

perodo fechado (um documento que mais
novo do que 30 anos) pode ser divulgado ou
publicado, ou se ele para ser inteiramente ou
parcialmente ocultado do pblico.
2.6 Condio de uso (opcional) Indicao de que algum tipo de limitao ou
restrio deve acontecer e como um documento
pode ser usado pelo staff de uma agncia ou
pelo pblico em geral.
2.7 Detalhes de criptografia Informao ou indicadores de informao
(opcional) sobre como um documento foi criptografado.
3. Ttulo
Nome dado ao documento.
3.1 Tipo de plano (obrigatrio) O tipo de conveno de nomes usados para os
ttulos dos documentos.
3.1.1 Funcional O plano de titulao usado descreve as
funes e atividades cobertas pelo contedo
do documento.
3.1.2 Baseado na funo/atividade/ O plano de titulao usado descreve tpicos do
transao documento.
3.1.3 Texto livre Texto livre usado para intitular o documento,
sozinho ou em combinao com alguma forma
de vocabulrio controlado.
3.2 Nome do plano (obrigatrio) Nome de padro especfico externo ou interno,
mtodo ou conveno usado para dar ttulo ao
documento.
3.2.1 Nenhum Sem plano a ser usado para dar ttulo ao
documento.
3.2.2 Palavra-chave Thesaurus funcional de termos gerais usados
para intitular documentos.
3.2.3 Thesaurus funcional da Thesaurus funcional especfico e interno da
instituio agncia usado para dar ttulo aos documentos
(pode ser combinado com as palavras-chave).
3.2.4 Thesaurus de termos da Thesaurus especfico e interno da instituio,
instituio baseado em termos, usado para dar ttulo aos
documentos.
3.3 Palavras do ttulo (obrigatrio) Palavras usadas para nomear o documento.
3.4 Alternativa (opcional) Um nome alternativo pelo qual o documento
conhecido.
4. Assunto
O assunto ou tpico de um documento que descreve concisa e acuradamente o contedo
do documento.
4.1 Palavra-chave Em alguns planos, o primeiro nvel (mais alto)
de um ttulo baseado em assuntos. Em outros,
o primeiro de um nmero de palavras-chave de
peso igual.
4.2 Palavra-chave de segundo nvel Em alguns planos, o segundo nvel
(intermedirio) de um ttulo baseado em
assuntos. Em outros, o segundo de um nmero
de palavras-chave de peso igual.
4.3 Palavra-chave de terceiro nvel O terceiro nvel de um ttulo baseado em
assunto.

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5. Descrio (opcional)
Descrio, em texto livre, do contedo e/ou propsito do documento.
6. Idioma (opcional)
Idioma em que o contedo do documento foi produzido, por exemplo: ingls, alemo,
portugus.
7. Relao
Link entre um item documental e outro, ou entre vrios grupos de documentos.
7.1 Identidade do item relacionado Um nico identificador para o documento ou
(obrigatrio) recurso informacional relacionado.
7.2 Tipo de relao (obrigatrio) Categoria de relao entre documentos,
do mesmo ou de diferentes nveis de
agrupamento, ou entre documentos e outros
recursos informacionais.
7.2.1 Contm/contido Revela participao em um nvel de
agrupamento. Revela um documento ou
recurso informacional que faz parte de um
todo definido. Itens podem ser contidos em
arquivos, arquivos (e consequentemente itens)
so contidos em uma srie.
7.2.2 Prximo/prvio Revela que o documento a parte prxima ou
anterior na sequncia.
7.2.3 Substituiu/substitudo por Revela que o contedo do documento
substituiu ou foi substitudo pelo contedo de
outro documento.
7.2.4 Refere-se a Revela que o documento se refere a outro
recurso.
7.2.5 Derivado de (fonte) Revela outro documento ou recurso do qual o
documento derivado.
7.3 Descrio de relao (opcional) Informao sobre a relao no explcita ou
bvia no tipo de relao.
8. Cobertura
Caractersticas jurisdicional, espacial e/ou temporal do contedo do documento.
8.1 Jurisdio (opcional) Jurisdio coberta pelo e/ou discutida no
contedo do documento.
8.2 Nome do local (opcional) Localizao, regio ou rea geogrfica
cobertas pelo e/ou discutida no contedo do
documento.
8.3 Perodo (opcional) Perodo de tempo coberto pelo e/ou discutido
no contedo do documento.
9. Funes
Funes gerais ou especficas e atividades que so documentadas pelos registros da
instituio.
9.1 Descritor de funo (obrigatrio) Funo particular registrada pelo documento.
9.2 Descritor de atividade Atividade ou atividades particulares registradas
(obrigatrio) pelo documento.
9.3 Descritor de terceiro nvel Descritor de atividade limitador que captura as
(opcional) aes ou tpicos especficos registrados pelos
documentos.

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10. Data
Datas e perodos fundamentais para as aes de arquivamento, como criao, transao
ou ocorrncia do registro.
10.1 Data/perodo de criao Data e perodo em que o documento foi enviado
(obrigatrio) ou recebido por uma organizao no curso de
suas atividades.
10.2 Data/perodo de transao Data e perodo em que as aes ou transaes
(obrigatrio) registradas pelo documento ocorreram.
10.3 Data/perodo de registro Data e perodo em que o documento foi
(obrigatrio) capturado no sistema de arquivo.
11. Tipo (opcional)
Forma reconhecida de um documento, que rege sua estrutura interna e est relacionada ao
seu propsito transacional ou ao ou atividade que registra. Exemplo: agenda, diretrizes,
instrues, cartas, mensagem, minuta, apresentao, procedimento, relatrio etc.
12. Nvel de Agregao (obrigatrio)
Nvel no qual o documento est sendo descrito e controlado. O nvel de agregao da
unidade de descrio.
12.1 Item Um nico documento, tal como um relatrio,
uma minuta ou uma mensagem eletrnica.
12.2 Arquivo Um grupo de documentos associados
logicamente, que pode ou no ser fisicamente
co-localizado. A associao lgica pode ser
baseada na funo, atividade ou assunto, ou
outro critrio.
12.3 Srie Um grupo de itens ou arquivos criados ou
mantidos por uma agncia ou pessoa que,
indiferente ao valor, ou custdia atual, so
identificados na mesma sequncia, ou
resultam do mesmo processo de acumulao
ou arquivamento e so de funes, formatos
ou contedo informacional similares.
13. Formato
Forma lgica (formato dos meios e do dado) e formato fsico (mdia, extenso) de um
documento.
13.1 Formato dos meios (obrigatrio) Formato genrico da informao contida no
documento.
13.1.1 udio Apenas som.
13.1.2 Composto Um recurso compreendendo um ou mais
recursos, que so ligados de alguma forma
para constituir um nico objeto (por exemplo,
HTML, documentos com grficos e videoclipes,
ou mensagens de e-mail com documentos de
processadores de texto anexados).
13.1.3 Imagem Representao grfica esttica de um objeto
(incluindo um objeto textual).
13.1.4 Texto Documento textual.
13.1.5 Vdeo Imagens em movimento.
13.2 Formato do dado (obrigatrio) Formato lgico do dado que est contido no
documento.
13.2.1 Texto ASC II Texto (no proprietrio).
13.2.2 Audio Visual Interleave (AVI) Formato de arquivo audiovisual (Microsoft).

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
13.2.3 Hypertext Markup Language Formato para marking up e linking de textos.

(HTML)
13.2.4 Joint Photographic Experts Formato grfico.
Group (JPEG)
13.2.5 Multipurpose Internet Mail Formato composto por documentos de vrios
Extensions (MIME) formatos de dados em uma mensagem de
e-mail.
13.2.6 Portable Document Format Formato de imagem, usado para imagem de
(PDF) texto (Adobe).
13.2.7 Real Audio (RA) Formato de udio.
13.3 Formato da mdia (obrigatrio) Suporte fsico no qual o documento est
armazenado, incluindo, se necessrio, o
tamanho fsico e/ou capacidade para manuseio
e armazenamento de informao.
13.3.1 CD-R Recordable Compact Disk: mdia ptica de
armazenamento que pode ser escrita apenas
uma vez.
13.3.2 DAT Digital Audio Tape: mdia de fita magntica
digital com mais de 24 GB de capacidade.
13.3.3 DVD Digital Versatile Disk: formato de CD-ROM com
capacidade mxima de 17 GB.
13.3.4 Disquete Disco magntico removvel, com capacidade
de armazenamento limitada, geralmente 1.44
MB.
13.3.5 Disco rgido Disco fixo do computador com muitos GB de
capacidade de armazenamento.
13.3.6 JAZ drive Drive de disco removvel com mais de 1GB de
capacidade.
13.3.7 Microfilme Filme em forma de rolo (16 ou 35 mm de
largura) usado para armazenamento de
imagens reduzidas de texto e grficos.
13.3.8 Papel
13.3.9 Videotape Fita magntica para armazenamento de
imagens em movimento e som.
13.3.10 WORM Write Once Read Many: disco ptico com 1 TB
de capacidade de armazenamento que, uma
vez escrito, utilizado apenas para leitura.
13.3.11 ZIP drive Drive removvel e porttil com 100 MB de
capacidade de armazenamento.
13.4 Extenso (opcional) Tamanho fsico e/ou capacidade do documento.

14. Identificador do Documento (obrigatrio)
Um nico identificador para o documento.
15. Histria de Gesto
Datas e descries de todas as atividades de gesto de documentos executadas sobre um
documento a partir de seu registro em um sistema de arquivamento at sua eliminao.
15.1 Data/perodo do evento Data e perodo no qual um evento definido de
(obrigatrio) gesto ocorreu.
15.2 Tipo de evento (obrigatrio) Evento relacionado gesto ou controle de um
documento.

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
15.2.1 Exame de acesso Exame do documento para identificar qualquer

material isento que ele possa conter.
15.2.2 Avaliao Exame do documento para avaliar e determinar
onde e por quanto tempo ele deve ser mantido.
15.2.3 Auditoria Escrutnio do documento por um auditor interno
ou externo para verificar a submisso da
agncia aos vrios preceitos de arquivamento,
como legislao e padres.
15.2.4 Mudana de embargo Embargos modificados, adicionados ou
removidos de um documento.
15.2.5 Classificao para cima ou Mudana da classificao, ou desclassificao,
para baixo de sigilo para mais ou para menos.
15.2.6 Mudana de palavra-chave Palavra-chave mudada, adicionada ou
removida de um documento.
15.2.7 Transferncia de custdia Documento colocado sob a gesto de outra
instituio e transferido a um novo local de
armazenamento.
15.2.8 Desclassificao Classificao removida de um documento.
15.2.9 Destruio Documento deletado de um sistema (mas
alguns metadados do documento sero
retidos).
15.2.10 Distribuio Distribuio de cpias de um nico documento
a destinatrios mltiplos, usando o mecanismo
de lista formal de distribuio.
15.2.11 Autoria do documento O contedo de um documento, ou de parte de
um documento, escrito/compilado pelo tipo
de agente Autor do documento. Como um
documento pode ser constitudo por mais de
um registro, a autoria do documento deve ser
repetida para cada parte do documento.
15.2.12 Arquivo fechado Todas as atividades e transaes documentadas
por um determinado arquivo foram finalizadas,
e nenhum item ser associado quele arquivo.
15.2.13 Mudana de localizao O documento removido para outro local dentro
da instituio. Diferente da Transferncia de
custdia, a instituio retm o controle de
gesto do documento.
15.2.14 Publicidade Documento formalmente publicado, por
exemplo, no website da instituio.
15.2.15 Relao Documento relacionado, de alguma forma, a
outro documento ou a um recurso informacional.
15.2.16 Habeas data Documento disponibilizado para um indivduo
de acordo com a legislao de documentos
sigilosos.
15.2.17 Divulgao com limitaes Documento disponibilizado apenas para
algumas pessoas (definido pela agncia), ou
apenas partes, sees ou contedos limitados.
15.2.18 Mudana de Indicador de Indicador de publicidade modificado,
publicidade adicionado ou removido de um documento.
15.3 Descrio do evento Detalhes especficos do evento, incluindo
(obrigatrio) informao sobre o status original, as
modificaes feitas, as razes das modificaes
e a autorizao das modificaes.

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
16. Histria de Uso

Datas e descrio das tentativas, legais e ilegais, de acesso e uso de um documento,
desde seu registro no sistema de arquivamento at sua destinao final.
16.1 Data e hora do uso (obrigatrio) Data e hora em que ocorreu o uso ou acesso
do documento.
16.2 Tipo de uso (obrigatrio) Evento relacionado ao acesso ou uso feito do
documento.
16.2.1 Booked Cpia do documento, feita atravs dos
mecanismos oficiais do sistema de
arquivamento, disponibilizada ao usurio para
que ele possa trabalhar sobre esta cpia.
Outros usurios podem visualizar o documento
no sistema de arquivamento, mas no podem
copi-lo at que o usurio original retorne com
a cpia para o sistema.
16.2.2 Cpia Parte ou todo o contedo de um documento
selecionado e colado em outro documento.
16.2.3 Download Transferncia de uma cpia de parte ou de
todo o documento do sistema de arquivamento
para o drive do usurio ligado na network.
16.2.4 Screen dumped Impresso do contedo do documento que
mostrado na tela do computador.
16.2.5 Visualizao O documento aberto, mas nenhuma outra
ao realizada.
16.2.6 Acesso ilegal Uma tentativa malsucedida de mover, modificar
ou deletar um documento sem autorizao do
sistema ou outra forma de autorizao.
16.2.7 Brecha na segurana Tentativa bem-sucedida do usurio em acessar
um documento classificado do qual no estava
autorizado a visualizar.
16.3 Descrio do uso (opcional) Detalhes do evento, como informaes sobre
onde o documento foi baixado, o nome e
localizao de onde o documento foi copiado e
natureza especfica de qualquer ao ilegal ou
brecha na segurana.
17. Histria de Preservao
Datas e descrio de todas as aes realizadas sobre um documento depois de seu registro
no sistema de arquivamento que assegura que o documento continua legvel e acessvel
pelo tempo necessrio para a agncia, departamento ou para a comunidade em geral.
17.1 Data e hora da ao Data e hora em que ocorreu uma ao definida
(obrigatrio) de preservao sobre o documento.
17.2 Tipo da ao (obrigatrio) Ao de preservao realizada em um
documento.
17.2.1 Baked up Procedimento regular de manuteno que
copia todos os documentos, um subgrupo
deles, em um sistema de arquivamento para
uma mdia de armazenamento de backup,
como uma fita magntica ou um disco ptico.

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
17.2.2 Compresso Documentos so convertidos, por meio de

um arquivo de compresso, para um formato
especial que minimiza a quantidade de espao
de armazenamento necessria. (Afeta a
acessibilidade e a velocidade de acesso ao
documento.)
17.2.3 Image Documentos so convertidos de seu formato
original para um formato grfico, resultando
em uma informao armazenada como uma
imagem.
17.2.4 Restaurao da mdia Documentos so periodicamente copiados
de um meio de armazenamento para outro
assegurando que a deteriorao do suporte
no afete o documento nem prejudique o seu
acesso.
17.2.5 Microfilmagem Processo fotogrfico usado para produzir
imagens reduzidas de documentos em alta
resoluo. Pode ser usado em documentos
eletrnicos.
17.2.6 Migrao (plataforma) Documentos so removidos de uma plataforma
de operao de sistema/hardware para outro.
17.2.7 Migrao (software) O formato do dado de um documento

atualizado para ser compatvel com (e legvel
por) a mais nova verso do mesmo software,
ou modificado para ser compatvel com
um software diferente. Essa ao pode ser
necessria porque a agncia mudou para um
novo ambiente de hardware e software, ou
porque o formato corrente dos documentos est
se tornando obsoleto e no ser sustentado
por muito tempo pela tecnologia atual.
17.2.8 Movimentao offline O documento transferido para um
armazenamento offline, por exemplo, um
CD-R. O metadado do documento deve ser
armazenado com ele.
17.3 Descrio da ao (obrigatrio) Detalhes especficos da ao, incluindo
informao sobre as condies originais, as
modificaes feitas, as razes das modificaes
e a autorizao das modificaes.
17.4 Prxima ao (opcional) Exame da prxima ao de preservao
necessria para o documento ser mantido.
17.4.1 Ao de exame Prxima ao sobre o documento pode
necessitar ser examinada no caso da mudana
de poltica ou procedimentos na instituio, ou
no caso da instituio estar mudando para um
novo ambiente de hardware e/ou software.
17.4.2 Checagem das condies Checagem fsica de uma mdia de
armazenamento particular (ou condies de
armazenamento), ou inspeo para determinar
quais documentos armazenados em uma
determinada mdia ainda esto legveis.
17.4.3 Nenhuma ao Nenhuma ao deve ser tomada, porque o
documento ser eliminado a seguir.

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
17.4.4 Backup
17.4.5 Compresso
17.4.6 Imaged Ver definio dos subelementos dos tipos de
17.4.7 Restaurao da mdia ao de preservao (17.2)
17.4.8 Microfilmagem
17.4.9 Migrao (plataforma)
17.4.10 Migrao (software)
18. Localizao
A localizao atual (fsica ou sistema) do documento. Detalhes sobre a localizao onde o
documento normalmente est, como um cartrio.
18.1 Localizao corrente Localizao atual do documento. No caso

(obrigatrio) de cpias dos documentos: organizao
externa que armazena os documentos; ou
departamento interno da prpria agncia que
armazena o documento.
No caso de documentos eletrnicos: indivduo a
quem o sistema de arquivamento disponibilizou
o documento (ver booked); localizao do
documento armazenado offline em uma mdia
temporria; ou localizao do sistema do qual
o documento foi removido.
18.2 Detalhes do local (obrigatrio) Nome e endereo da organizao que
armazena o documento.
18.3 Detalhes do armazenamento Informaes sobre localizao especfica de
(obrigatrio) armazenamento dos documentos e qualquer
condio especial sob as quais ele est
armazenado.
18.4 Identificador dos sistemas de Identificador nico para um sistema de
arquivamento (opcional) arquivamento de uma agncia da qual o
documento faz parte ou armazenado.
19. Destinao
Informao sobre polticas e condies que dizem respeito ou controlam a destinao
autorizada dos documentos.
Informao sobre as autoridades de destinao atuais e aes a que os documentos esto
submetidos.
19.1 Autorizao para destinao Documentao legal requerida pela instituio
(obrigatrio) arquivstica, com autorizao sobre a
destinao dos documentos.
19.2 Sentena (obrigatrio) Perodo de reteno indicado para um
documento. baseado na determinao
do valor do documento e no resultado da
identificao da Classe de Destinao
especfica a que ele pertence.
19.3 Ao de destinao (opcional) Data em que o documento destinado
para algum tipo de ato de destinao, como
transferncia ou eliminao.
19.4 Status de destinao (opcional) Descreve quanto tempo o documento deve ser
mantido pela instituio.
19.4.1 Permanente O documento de valor permanente e deve
ser retido indefinidamente.

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
19.4.2 Temporrio de longo prazo O documento deve ser destrudo algum tempo
depois de completar, por exemplo, 30 anos.
19.4.3 Temporrio de curto prazo O documento deve ser destrudo antes de
completar, por exemplo, 30 anos.
19.4.4 Desconhecido No h definio sobre sua destinao.
20. Autorizao
Uma fonte de requisitos de arquivamento.
Uma parte de legislao, diretrizes formais, polticas, padres, conjunto de procedimentos,
ou expectativas da comunidade que (explcita ou implicitamente) impem requisitos de
criao, arquivamento, destinao, controle de acesso e uso de um documento.
20.1 Tipo de autorizao Natureza do recurso que, explcita ou
(obrigatrio) implicitamente, contm requisitos ou
autorizao de arquivamento.
20.1.1 Legislao Instrumento de legislao.
20.1.2 Regulamento Instrumento que regulamenta a lei.
20.1.3 Diretrizes formais Poltica governamental ou do departamento,
ou diretrizes formais da agncia.
20.1.4 Regulamento de atividade Padres ou regulamentos referentes a uma
atividade especfica.
20.1.5 Padres de melhor prtica Padres internacionais que recomendam a
melhor prtica em determinadas reas.
20.1.6 Requisitos internos da Poltica ou procedimentos internos da
atividade instituio.
20.2 Referente (obrigatrio) Tipo de atividade de arquivamento a
qual a autorizao se refere explcita ou
implicitamente.
20.2.1 Criao Documento dever ser criado.
20.2.2 Reteno Documento dever ser arquivado.
20.2.3 Acesso/Uso Estabelece direitos de acesso e uso para
restries de acesso e uso sobre o documento
que deve ser cumprido.
20.2.4 Acessibilidade O documento deve ser mantido e armazenado
20.2.5 Qualidade do documento de tal forma que retenha sua funcionalidade
original, permanecendo ambas acessveis e
legveis.
20.3 Nome da autorizao Nome do recurso que contm, implcita ou
(obrigatrio) explicitamente, os requisitos de arquivamento
ou autorizaes relativas ao documento.
20.4 Referncia da autorizao Referncia atual do recurso ou link para uma
(opcional) referncia on-line, que detalha o requisito de
arquivamento ou autorizao.
20.5 Requisitos (obrigatrio) Qualquer citao direta de requisitos de
arquivamento implcito ou explcito ou
autorizao contida em uma fonte, ou uma
descrio do prprio requisito.

12. Anexo 5: Diretrizes para armazenamento de documentos
142
at 30 anos em ambientes tropicais
CONDIES AMBIENTAIS SEGURANA E PROTEO
FORMATO Temperatura/ Qualidade Iluminao Fogo Segurana Armazenamento Edifcio Embalagem/

Umidade do ar containers
relativa do ar
Papis (a) - Temperatura Estantes de metal Caixas ou
Documentos no excedendo esmaltadas com containers
textuais, cartes, 27 C. cobertura seca.52 Localizao robustos e
impressos e - Umidade acessvel; limpos;
outros. relativa do ar no Local no sujeito Envelopes e pastas
excedendo 60%. inundao; limpos.
Papis (b) Estantes de metal Pastas ou
Ambiente sem
Mapas e plantas esmaltadas com containers robustos
poluio;
cobertura seca e e limpos.
Armazenamento prova de
vertical ou enrolado. pssaros, insetos,
morcegos e
Fotografia, Estantes de metal Caixas ou
roedores;
preto e branco esmaltadas com containers
ou colorida, cobertura seca. Estrutura adequada robustos e limpos;
Detector
filme, raio X e ao peso do material Pastas e envelopes
de calor e
microformas Controle armazenado; limpos.
fumaa;
Mdias Alarme contra Estantes de material Telhado Containers,
Bem Luz de acesso
magnticas fogo; no magnetizvel. impermeabilizado; capas e caixas
Fitas de ventilado. ambiente. Sistema de rea restrita K7 selados e
computador, sprinkler; e Sistema de de material no
videotape, fitas Extintores. drenagem de alta magntico.
de udio, discos capacidade;
20 C 2 C
ptico-magnticos Telhados inclinados
50% 5%
Mdias Estantes de metal ou com calhas; Containers, caixas
pticas,Compact esmaltadas com ou envelopes
Entrada de carga
disk e Discos laser cobertura seca. limpos.
separada da rea
de armazenamento.
FONTE: AUSTRALIA, 2002, p. 32.
Cadernos Tcnicos do Arquivo Mineiro

52 Os mveis esmaltados devem ser testados segundo normas da Sociedade Americana de Testes de Materiais (ASTM) E-595, para garantir que o procedimento de secagem
foi realizado adequadamente e que o esmalte no emitir gases nocivos aos documentos

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
13. Anexo 6: Diretrizes para armazenamento de documentos
por 30 anos ou mais em todas as regies climticas
CONDIES AMBIENTAIS SEGURANA E PROTEO
FORMATO Temperatura/ Umidade Qualidade do ar Iluminao Fogo Segurana Armazenamento Embalagens Embalagens internas
relativa do ar Externas
Papis (a) Bem ventilado Estantes de metal Caixas alcalinas Envelopes, folders ou
Arquivos, cartes, e filtrado para esmaltadas com de qualidade capas alcalinas de
impressos e outros. Temp: 20 C 2 C excluir poeira Detector de cobertura seca. arquivstica. qualidade arquivstica.
UR: 50% 5% e outras calor e fumaa;
partculas, Alarme contra
Papis (b) gases cidos e fogo; Estantes de metal Folders ou Entrefolheamento
Mapas e plantas oxidantes. esmaltadas com embalagens com papel alcalino
Sistema de
cobertura seca e alcalinas de de qualidade
sprinkler; e
armazenamento qualidade arquivstica.
Extintores. horizontal. arquivstica.
Mdias fotogrficas em Temp: <18 C 2 C Como acima. Embalagens Material que tenha
preto e branco UR: 35% Negativos em de qualidade passado pelo Teste de
Manual de Gesto de Documentos

Filme fotogrfico, D o c u m e n t o s Como acima. Segurana vidro necessitam arquivstica que Atividade Fotogrfica.
cine filme, raio X, armazenados com Filmes de fsica e de estantes fixas tenham passado
acetato de Luz fluorescente eletrnica 24
negativos em vidro e temperatura <10C e armazenamento pelo Teste
celulose em com filtro UV; horas;
microformas devem ser aclimatados vertical. de Atividade
antes e depois do uso. degradao Fotogrfica.
e filmes de Sistema de ilumi- Aparato de Controle de
deteco de Negativos em
Mdias fotogrficas Temp: < 5C nitrato devem nao com timer. acesso; Como acima. Como acima.Material
fumaa muito vidro precisam
coloridas UR: 35% ser isolados Podem ser congelado dever estar
sensvel; Sistemas de de proteo
Documentos dos demais armazenados em pacotes selados a
alarme; adicional contra
devem ser documentos. em freezer ou vcuo.
Alarmes choques.
aclimatados rea restrita refrigerador.
contra fogo;
antes e depois do
armazenamento Extintores;
a frio.
Sistema de
Mdias magnticas: Bem ventilado sprinkler ou Estantes de Embalagens vedadas, no magnetizveis
Fitas de computador, e filtrado para gs Halon. material no e de qualidade arquivstica. Envelopes ou
videotape, fitas de excluir poeira magnetizvel. caixas para fitas K7.
udio, discos ptico- e outras
magnticos partculas,
Temp: 18 C 2 C gases cidos e
Mdias pticas 35% 5% Estantes Caixas ou Capas ou envelopes
oxidantes.
Compact disk e Discos de metal containers alcalinos de qualidade
laser esmaltadas com alcalinos de arquivstica.
cobertura seca. qualidade
arquivstica.
143
FONTE: AUSTRALIA, 2002, p. 34.

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
14. Anexo 7: Relao das Resolues do

Conselho Nacional de Arquivos
No. da
Data de Publicao Ementa
Resoluo
Dispe sobre a adoo das Diretrizes do Produtor - A Elaborao
e a Manuteno de Materiais Digitais: Diretrizes Para Indivduos
38 09 de julho de 2013
e Diretrizes do Preservador - A Preservao de Documentos
Arquivsticos digitais: Diretrizes para Organizaes
Aprova as Diretrizes para a Presuno de Autenticidade de
37 19 de dezembro de 2012
Documentos Arquivsticos Digitais.
Dispe sobre a adoo das Diretrizes para a Gesto arquivstica
36 19 de dezembro de 2012 do Correio Eletrnico Corporativo pelos rgos e entidades
integrantes do Sistema Nacional de Arquivos SINAR.
Altera o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para
a Administrao Pblica: Atividades-Meio e na Tabela Bsica de
35 11 de dezembro de 2012 Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos
s Atividades-Meio da Administrao Pblica, aprovados pela
Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001.
Dispe sobre a adoo das Recomendaes para o resgate
34 15 de maio de 2012 de acervos arquivsticos danificados por gua pelos rgos e
entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos SINAR.
Dispe sobre a criao do Informativo CONARQ e d outras
33 30 de maio de 2011
providncias.
Dispe sobre a insero dos Metadados na Parte II do Modelo de
32 17 de maio de 2010 Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica
de Documentos - e-ARQ Brasil.
Dispe sobre a adoo das Recomendaes para Digitalizao
31 28 de abril de 2010
de Documentos Arquivsticos Permanentes.
Altera a Resoluo n 26 de 6 de maio de 2008, que estabelece
30 23 de dezembro de 2009 diretrizes bsicas de gesto de documentos a serem adotadas
nos arquivos do Poder Judicirio.
D nova redao ao Art. 2 e ao inciso I da Resoluo n. 27, de
29 29 de maio de 2009
16 de junho de 2008.
Dispe sobre a adoo da Norma Brasileira de Descrio
Arquivstica - NOBRADE pelos rgos e entidades integrantes
do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, institui o Cadastro
28 17 de fevereiro de 2009
Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivsticos e
estabelece a obrigatoriedade da adoo do Cdigo de Entidades
Custodiadoras de Acervos Arquivsticos - CODEARQ.
Dispe sobre o dever do Poder Pblico, no mbito dos Estados,
do Distrito Federal e dos Municpios, de criar e manter Arquivos
27 16 de junho de 2008 Pblicos, na sua especfica esfera de competncia, para
promover a gesto, a guarda e a preservao de documentos
arquivsticos e a disseminao das informaes neles contidas.
Estabelece diretrizes bsicas de gesto de documentos a serem
26 06 de maio de 2008
adotadas nos arquivos do Poder Judicirio.

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
No. da
Resoluo
Dispe sobre a adoo do Modelo de Requisitos para Sistemas
Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos - e-ARQ Brasil
25 27 de abril de 2007
pelos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos
- SINAR.
Estabelece diretrizes para a transferncia e recolhimento de

24 3 de agosto de 2006 documentos arquivsticos digitais para instituies arquivsticas
pblicas.
Dispe sobre a adoo do Dicionrio Brasileiro de Terminologia
23 16 de junho de 2006 Arquivstica pelos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional
de Arquivos SINAR.
Dispe sobre as diretrizes para a avaliao de documentos em
22 30 de junho de 2005
instituies de sade.
Dispe sobre o uso da subclasse 080 - Pessoal Militar do Cdigo de
Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica:
Atividades-Meio e da Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de
21 4 de agosto de 2004
Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao
Pblica, aprovadospela Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001,
Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.
Dispe sobre a insero dos documentos digitais em programas de
20 16 de julho de 2004 gesto arquivstica de documentos dos rgos e entidades integrantes
do Sistema Nacional de Arquivos.
Dispe sobre os documentos pblicos que integram o acervo das
19 28 de outubro de 2003 empresas em processo de desestatizao e das pessoas jurdicas de
direito privado sucessoras de empresas pblicas.
18 28 de julho de 2003 Revogada
Dispe sobre os procedimentos relativos declarao de interesse

pblico e social de arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas
que contenham documentos relevantes para a histria, a cultura e o
desenvolvimento nacional.
Dispe sobre as diretrizes a serem adotadas para criao do Boletim
Interno do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ.
Revoga a Resoluo n 9, de 1 de julho de 1997, do CONARQ,
15 de fevereiro de substituda pela Portaria n 05, da Casa Civil da Presidncia da
15
2002 Repblica, de 7 de fevereiro de 2002, que dispe sobre o regimento
interno do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).
Aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo n 4, de 28 de maro
de 1996, que dispe sobre o Cdigo de Classificao de Documentos de
Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio, a ser adotado
como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades
14 24 de outubro de 2001
integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de
guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica
de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos
as Atividades-Meio da Administrao Pblica. (D.O.U, 08/02/2002).

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90002.6.8
No. da
Resoluo
Dispe sobre a implantao de uma poltica municipal de arquivos,
13 9 de fevereiro de 2001 sobre a construo de arquivos e de websites de instituies
arquivsticas.
12 7 de dezembro de 1999 Revogada.
11 7 de dezembro de 1999 Revogada
Dispe sobre a adoo de smbolos ISO nas sinalticas a serem

utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivsticos.
09 1 de julho de 1997 Revogada.
08 20 de maio de 1997 Revogada.
Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no
07 20 de maio de 1997
mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico.
Dispe sobre diretrizes quanto terceirizao de servios arquivsticos
06 15 de maio de 1997
pblicos.
Dispe sobre a publicao de editais para Eliminao de Documentos
05 30 de setembro de 1996
nos Dirios Oficiais da Unio, Distrito Federal, Estados e Municpios.
04 28 de maro de 1996 Revogada.
Dispe sobre o Programa de Assistncia Tcnica do Conselho
Nacional de Arquivos.
Dispe sobre as medidas a serem observadas na transferncia ou no
02 18 de outubro de 1995 recolhimento de acervos documentais para instituies arquivsticas
pblicas.
Dispe sobre a necessidade da adoo de planos e ou cdigos de
01 18 de outubro de 1995 classificao de documentos nos arquivos correntes, que considerem
a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funes.

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Impresso em 2014 nas oficinas da

IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO DE MINAS GERAIS
Av. Augusto de Lima, 270 Centro BH Fone: (31) 3237-3400

www.imprensaoficial.mg.gov.br
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A presente edio foi composta em caracteres Arial 11,0 pt e Trajan Pro
20 pt, impressa pela Imprensa Oficial de Minas Gerais em sistema Offset,
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# ARQUIVO DE TESTE SIGED #
Arquivo para Teste de funcionalidades ou falhas no SIGED.
No considerar este arquivo em documentos ou processos onde ele esteja inserido.
Atenciosamente
Coordenao SIGED
3215-3417

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90020.3.9
Atenciosamente
Coordenao SIGED
3215-3417

2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1) - 2016.98999.90020.4.1
Atenciosamente
Coordenao SIGED
3215-3417

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rgo de Origem: SIGED TESTE 2

Nmero do Processo: 2016.98999.00001.6.8 (VOLUME 1)

Classificao Arquivstica: 10.00.02 - OUVIDORIA

Interessado: EMPRESA TESTE LTDA

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Equipe Tcnica Responsvel

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Informaes sobre o trmite fsico de documentos Sede e Unidades............................. 26

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LEI N 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991.

Lei n 8.159, de 8/1/1991

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Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade

O Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade alou o Projeto de Gesto

A estrutura da rea de documentos :

PROTOCOLO PROCESSAMENTO ARQUIVO

A Coordenao de Documentao ligada Coordenao Geral de Administrao e

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Assunto - a matria, motivo ou tema a que se refere o documento, determinando o contedo

Autuao e/ou formao de processo - o termo que caracteriza a abertura do processo.

Correspondncia - toda espcie de comunicao escrita, que circula nos rgos ou

Desapensao - a separao fsica de processos apensados.

Desentranhamento de peas - a retirada de peas de um processo, que poder ocorrer

Desmembramento a separao de parte da documentao de um ou mais processos

Distribuio - a remessa do processo ou documento s unidades, sendo direcionado

Documento - toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de consulta,

Espelho de identificao - a identificao visual padronizada de uma caixa ou pasta, com

Gesto de documentos - Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua

Guia de andamento - uma nota utilizada para certificar o encaminhamento do processo

VERIFIQUE A AUTENCIDADE DESTE DOCUMENTO EM http://siged.manaus.am.gov.br/cadastrousuarioexterno/verificacao.aspx INFORMANDO O CDIGO: 1121230

Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade

Interessado - a pessoa, empresa ou rgo que ser beneficiada com a ao.

Juntada - a unio de um processo a outro, ou de um documento a um processo; realiza-se

Juntada por anexao - a unio definitiva e irreversvel de 01 (um) ou mais processo(s)/

Juntada por apensao - a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais

Numerao de peas - a numerao atribuda s partes integrantes do processo.

Procedncia - A instituio que originou o documento.

Processo acessrio - o processo que apresenta matria indispensvel instruo do

Protocolo geral - a unidade junto ao rgo ou entidade, encarregada dos procedimentos

Registro - a reproduo dos dados do documento, feita em sistema prprio, destinado

Termo de arquivamento e desarquivamento - uma nota utilizada para informar o

VERIFIQUE A AUTENCIDADE DESTE DOCUMENTO EM http://siged.manaus.am.gov.br/cadastrousuarioexterno/verificacao.aspx INFORMANDO O CDIGO: 1121230

Termo de encerramento - uma nota utilizada para registrar o encerramento do processo.

Tramitao - a movimentao do processo e/ou documento de uma unidade outra, interna

A Gesto de Documentos foi definida na LEI N 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, que

A aplicao desta tcnica permite que a Instituio utilize a documentao de maneira

No Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial

VERIFIQUE A AUTENCIDADE DESTE DOCUMENTO EM http://siged.manaus.am.gov.br/cadastrousuarioexterno/verificacao.aspx INFORMANDO O CDIGO: 1121230