AS AUDITORIAS INTERNAS

Objectivos Gerais
Reconhecer o papel das auditorias internas

Objectivos Especficos
Reconhecer os diferentes tipos de Auditorias

Identificar os intervenientes Auditor e Auditado

Execuo de auditorias

Auditorias Internas

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Um Sistema de Gesto

FASES

Deciso da Gerncia
1. Diagnstico

2. Desenvolvimento da
documentao de suporte

3. Implementao do Sistema

4. Auditorias

Porqu Auditar?

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 Para Ter:
A Confiana na Sua Organizao (em si)
Auditorias Ambientais

Verificar!
A Confiana dos outros

Para Dar:
Provar!
A Confiana aos outros

Objectivos de Auditoria

Determinar a conformidade dos elementos do

sistema com os requisitos especificados;
Auditorias Ambientais

Promover melhorias no sistema (dar oportunidades

de melhoria);
Satisfazer exigncias regulamentares;
Avaliar a eficcia do SGA;
Verificar se o sistema de gesto cumpre eficazmente
a poltica e os objectivos e metas definidos pela
organizao
Permitir o reconhecimento de um sistema.

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 Auditoria

Ferramenta essencial de gesto para o

cumprimento de objectivos
Auditorias Ambientais

Auditoria :
- Uma Inspeco ?
- Uma reflexo ?
- Uma verificao ?

Conceito de Auditoria

Processo sistemtico, independente e documentado,

realizado com o propsito de obter evidncia de auditoria
e avaliar a mesma de forma objectiva para determinar o
cumprimento das polticas, procedimentos ou requisitos
utilizados como referencia (critrios de auditoria).

De acordo com as referncias:

ISO 19011: 2003

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Processo sistemtico, documentado e independente
Para que os resultados sejam credveis devem
ser obtidos por pessoas que no estejam
directamente envolvidos no trabalho auditado.

Evidncias Objectivas: Informao verificvel, registos ou

constataes de factos relevantes para a implementao ou manuteno do
SGA
Critrios de Auditorias: Poltica, prticas, procedimentos,
comportamentos, indicadores de desempenho, ou requisitos com
os quais o auditor compara as evidncias objectivas acerca da
matria auditada.

Auditorias internas: Auto avaliao peridica, visando obter informaes

relativas gesto ambiental para orientar e melhorar o SGA e/ou
desempenho ambiental da organizao.

A satisfao de um = Conformidade
Requisito

A NO satisfao de
um Requisito
= NO
Conformidade

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No Conformidade - No satisfao de um
requisito

Defeito - No satisfao de um requisito

relacionado com uma utilizao pretendida ou
especificada

No conformidade = Defeito

Tipos de Auditoria
Finalidade
Produto
Processo
Sistema

Profundidade
Mini auditoria
Faseada
Parcial
Total
Seguimento
Relaes
Internas
Externas

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 Auditoria a:

Produto ou Servio
Determina se os requisitos do Produto/servio esto a ser
Tendo em conta a finalidade

cumpridos.

Processo
Verifica se os requisitos do processo (mtodos,
Procedimentos, ITs) esto a ser cumpridos.

Sistema
Determina se os requisitos do sistema (Manual, poltica,
normas, regulamentos) esto a ser cumpridos.

Um sistema pode ser encarado como um conjunto de processos que

geram um produto/servio.

Mini auditoria
Tendo em conta a profundidade

Faseada

AUDITORIA Parcial

Total

de Seguimento

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Mini Auditoria
Aplica-se a uma rea especifica ou delimitada.
P.e. posto de Trabalho

Faseada
Tendo em conta a profundidade

Acompanha o desenvolvimento de um projecto, processo ou

produto medida que evoluem.

Parcial
executada apenas a uma rea funcional.
P.e. Departamento ou seco

Total
Envolve o sistema no seu todo, de acordo com o mbito.

Seguimento
Permite observar se as aces correctivas solicitadas por uma
auditoria anterior, foram implementadas e se so satisfatrias face
ao sistema.

2 Parte
CLIENTE
O cliente audita a
nossa Organizao
Tendo em conta as relaes

EXTERNA
Organizao 3 Parte

EXTERNA INTERNA Auditoria por uma

1 Parte entidade (parte)
Independente
Auditamos a nossa (p.e. Certificao)
Organizao
2 Parte
Ns auditamos um
Fornecedor
FORNECEDOR

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 Auditorias de 3 parte

De Concesso
Auditoria realizada para efeitos de concesso da
certificao / acreditao na sequncia da anlise do
Auditorias de 3 parte

processo de candidatura.

De Acompanhamento
Auditoria realizada para efeitos de manuteno da
certificao / acreditao.

De Renovao
Auditoria realizada para efeitos de renovao da
certificao / acreditao.

De Extenso
Auditoria realizada para efeitos de tornar extensvel a
certificao / acreditao a novos domnios (mbito) bem
Auditorias de 3 parte

definidos, no abrangidos anteriormente.

De Seguimento
Auditoria destinada a avaliar a adequabilidade e os
resultados das medidas correctivas decorrentes de no
conformidades verificadas em auditorias anteriores.

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 Quem so os Actores deste processo?!

Cliente de Auditoria
Pessoa ou organizao que requer a Auditoria
Os Actores do Processo

Auditado
Organizao a ser auditada AUDITORIA

Equipa Auditora

 Coordenador

Auditor  Tcnico
 Perito
 Observador

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 Os Auditores
Auditor
Pessoa que possui qualificao para realizar auditorias.

Auditor Coordenador
Auditor responsvel pela conduo da Auditoria.
O Auditor

Auditor Tcnico
Especialista no domnio do sector em apreciao, com
conhecimentos da norma de referncia.

Perito Tcnico
Especialista no domnio do sector em apreciao, sem
conhecimentos, especficos da norma de referncia.

Auditor Observador
Tcnico que, no tem responsabilidade directa na realizao da
auditoria, mas acompanha os restantes elementos da Equipa
Auditora.

A confiana e a fiabilidade do processo de

auditorias depende da competncia da Equipa
Auditora.
O Perfil do Auditor

A competncia baseia-se em:

Aptido para aplicar conhecimentos;

Atributos Pessoais

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 O auditor deve assegurar :

Uma avaliao executada com iseno;

Que permanece fiel ao objectivo sem medo ou favor;

Um relacionamento com as pessoas, pela via que melhor conduza aos
objectivos;
O Perfil do Auditor

Reaces com sensibilidade aos hbitos locais;

Que audita sem se distrair;

Reaces eficazes em situaes difceis;

Que chega a concluses baseadas em factos;

Que as suas concluses so verdadeiras e no foram baseadas em
preconceitos

Referncias: * Cdigo de tica do Auditor

Atributos Pessoais
 tico - Justo, verdadeiro, sincero, honesto e discreto.
 Esprito Aberto - disposto a considerar ideias e pontos de vista
alternativos.
Diplomtico - ter tacto ao lidar com os outros.
O Perfil do Auditor

 Observador - activamente consciente do ambiente e das actividades

sua volta.
 Perceptivo - instantaneamente consciente e capaz de entender
situaes.
 Verstil - ajusta-se rapidamente a diferentes situaes.
 Tenaz - persistente, concentrado em atingir objectivos.
 Concludente - chega a concluses atempadas baseadas em
pensamento e anlise lgicas.
 Auto confiante - age e funciona independentemente enquanto interage
com outras pessoas.

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 Quais as situaes
que podem afectar a
independncia do
Auditor?

A independncia do Auditor

Existem conflitos de interesse que podem afectar a independncia

do auditor

 Emprego anterior na empresa auditada;

O Perfil do Auditor

 Ser ou ter sido fornecedor do auditado;

 Ter sido consultor do auditado;
 Contactos em concursos para ser contratado para colaborador;
 Amizade com os colaboradores do Auditado;
 Ofertas (de valor) efectuadas pelo auditado;
 Outras actividades que possam o desempenho do auditor.

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 Norma de referncia

 NP EN 3011:1993

 ISO 19011:2003
Referenciais

Referencial para a programao,

planeamento e execuo de Auditorias.
Aplicvel a auditorias Internas e externas

Etapas de Auditoria

Preparao da Auditoria
Plano
Tarefas da Equipa
Etapas de Auditoria

Analise dos Documentos do SGA

Execuo da Auditoria
Reunio de Abertura
Realizao
Execuo e Preparao do Relatrio
Reunio de Auditoria / Encerramento

Concluses da Auditoria

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 Preparao da Auditoria
Para Auditorias Internas

Programa de Auditorias
Programao das Auditorias

So definidos: Os Processos
Os Departamentos
As Seces
Os Produtos / Servios

A serem auditados ao longo de um ano.

Definam um Programa o mais completo possvel e recorram s vrias

tipologias de Auditoria

Preparao da Auditoria
Para Auditorias Internas e externas

Plano de Auditorias

Define:
Plano de Auditoria

Tipo de Auditoria
Data (s) da Auditoria
Comunicao interna
Equipa Auditora Afixado para
Processos a auditar conhecimento de todos
os intervenientes
Departamentos a auditar
Horas e Etapas

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 Etapas de Auditoria

Preparao da Auditoria
Plano
Tarefas da Equipa
Etapas de Auditoria

Analise dos Documentos do SGQ

Execuo da Auditoria
Reunio de Abertura
Realizao
Execuo e Preparao do Relatrio
Reunio de Auditoria / Encerramento

Concluses da Auditoria

Execuo da Auditoria
Para Auditorias Internas e externas

Fontes de Informao
Tcnicas de Auditoria

 Entrevista
(Observao de actividades, envolvente, condies de trabalho)
 Documentao
(do sistema implementado, regulamentos e legislao aplicvel)
 Registos
(recolha de evidncias objectivas)

A auditoria sempre uma actividade baseada

no conceito de amostragem

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 Questes Habituais em Auditoria

COMO? PORQU?, O QU? QUANDO? OMDE? QUEM?

Tcnicas para Questionar

Mostre-me por favor

Posso ver

Pergunta hipottica: O que sucederia.? ou Vamos supor que ?

Desculpe mas no percebi, pode repetir por favor?

Isso significa que ?

Em situaes de dvida: SIM? ou NO?

Qualquer Pessoa da empresa pode ser contactada;

Conduzidas no local de trabalho, sempre que possvel;

Na Entrevista:

Fazer o possvel para que todos os intervenientes se sintam vontade;
Entrevista

Tomar notas das constataes da Auditoria, explicitar essa necessidade;

Cooperar;

Efectuar perguntas curtas, claras, objectivas e abertas;

Efectuar uma pergunta de cada vez;

Pedir comprovativos;

Analisar documentos e registos.

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 Porqu a utilizao das listas de verificao?

A utilizao das listas de verificao (check lists), permite:

Documentar que todos os aspectos relativos ao plano da

Listas de Verificao

Auditoria foram verificados;

Fornecer a base para a reunio final e para o relatrio da auditoria;

Fornecer evidncia objectiva de que a auditoria foi realizada;

Evidenciar ordem e organizao.

Lista de
Verificao

Etapas de Auditoria

Preparao da Auditoria
Plano
Tarefas da Equipa
Etapas de Auditoria

Analise dos Documentos do SGQ

Execuo da Auditoria
Reunio de Abertura
Realizao
Execuo e Preparao do Relatrio
Reunio de Auditoria/Encerramento
Concluses da Auditoria

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 Preparao da Auditoria
Para Auditorias Internas e externas

Relatrio de Auditoria

Identificao do auditado
Plano de Auditoria

Objectivo e mbito

Documento de referncia

Data e durao

Equipa Auditora

Pessoas contactadas

Lista de distribuio do Relatrio

Quaisquer divergncias no resolvidas

Concluses

Relatrio de Auditoria Interna

E as No
Conformidades?
Relatrio de Auditoria

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 Constataes de Auditoria

No Conformidades

Oportunidades de melhoria
Constataes

Todas as constataes tm de ser

suportadas em evidncias objectivas

Por exemplo: Documentos, registos, testemunhos

Aces correctivas e de
Seguimento
Ps- Auditoria

Planear

Executar

Verificar a eficcia

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Diferentes auditores, a trabalhar de
forma independente, chegam s
mesmas concluses, em
circunstncias semelhantes

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