TESOURARIA ORGANIZAO E CONTROLE Edno Oliveira dos Santos

Em seu formato tpico, a tesouraria engloba as atividades de contas a pagar, contas a

receber, fluxo de caixa, captao e aplicao de recursos financeiros. Contas a pagar e contas
a receber representam o ncleo da tesouraria, j que toda organizao tem essas
duas funes. Em toda tesouraria existe uma tendncia natural ao surgimento de
problemas operacionais, fato que exige a adoo de medidas corretivas e preventivas.
Aqui vamos rotular o surgimento de problemas na teso
u r a r i a c o m o desorganizao. Assim, o termo desorganizao ser usado
num sentido amplo, pois inclui tudo aquilo que causa incmodos, insatisfaes ou
perdas. As causas da desorganizao numa tesouraria podem
s e r i n t e r n a s , externas ou uma combinao dessas duas. As principais causas
internas de desorganizao numa tesouraria so as seguintes: 1) Deficincia
no processo de informatizao. Neste caso podemos ter a tesouraria usando
processos manuais no lugar de processos informatizados, mas tambm pode
acontecer o contrrio. H tambm ocaso em que a informatizao foi feita,
porm de modo inapropriado. No caso de implantao de sistemas corporativos
integrados (tambm denominados Herpes), avezes necessria uma mudana
nos padres de operao da empresa, o que acaba no acontecendo e
frustrando a obteno dos resultados desejados com novo e caro sistema. 2)
Pessoal de tesouraria com perfil inadequado para a funo.Com frequncia
encontramos pessoas trabalhando na tesouraria e que dizem ter cado de
paraquedas l, dado que no tiveram o necessrio preparo para fazer o t r a b a l h o .
Outra situao frequente a da tesouraria que
tm pessoas queaprenderam fazendo, mas que carecem de recicla
g e m o u m e s m o d e f o r m a o apropriada. 3 ) F a l t a d e p l a n e j a m e n t o e
c o n t r o l e n o s p r o c e s s o s d e c o n t a s a p a g a r r eceber.

Mudanas repentinas no esquema de pagamento e recebime

n t o , p o r decises de ltima hora dos scios ou administradores, s
e m q u a l q u e r t i p o d e planejamento contribuem para a criao de caos
nas operaes da tesouraria. 4) Inadequado entrosamento das atividades de contas a
pagar com as reas de compras e contratos. Excessiva quantidade de pagamentos
urgentes, pagamentos cancelados enc i m a d a h o r a e c o m p r a s r e a l i z a d a s
sem a necessria programao financeira tambm contribuem para
o surgimento de problemas operacionais na tesouraria. 5) Inadequado entrosamento
das atividades de contas a receber com a rea comercial. H c a s o s e m q u e a
r e a c o m e r c i a l o f e r e c e t o d o t i p o d e o p o p a r a o s clientes
quitarem suas compras (cheques prprios, cheques de terceiros,
depsitose m c o n t a -
corrente, uma mistura das opes anteriores etc.) acarretando umc
omplexo e demorado controle das contas correntes. A conciliao bancria se torna
bastante complicada.

6. Controle excessivo Em algumas empresas, os processos de pagamento e

recebimento esto submetidos a um excessivo controle, decorrente,
principalmente.

De uma grande centralizao dos processos de autorizao. Na

aparncia pode parecer cuidado com a organizao, mas em muitos casos a
causa de lentido e desorganizao. 7. Fluxo de caixa deficiente Quando a
empresa no consegue projetar adequadamente seus saldos de
caixa, as operaes de pagamento,

Recebimento e decises ligadas a estas (negociaes com clientes

e fornecedores) ficam bastante incertas, contribuindo para maior estresse na
tesouraria.
Quanto aos fatores externos causadores de problemas na tesourar
i a , o s principais so:1) Desorganizao importada de clientes e
fornecedores.A l g u m a s em pr e s as a l m d e c o n vi v e r em
c om u m a lt o g r au d e desorganizao, ainda insistem
e m e x p o r t a r s u a s p r t i c a s p a r a c l i e n t e s e fornecedores. Estes
aceitam conviver com esse estado de coisas porque temem perder clientes
importantes ou fornecedores estratgicos. Essa tolerncia se reflete
negativamente na operao de sua tesouraria. 2) Interpretao da legislao tributria
por parte de clientes. Em alguns casos

,
as empresas sofrem tratamento tributrio incorreto por parte de seus clientes,
incorrendo em perdas ou mesmo erros tributrios. Exemplo disso a reteno
tributria (Imposto de Renda, Contribuio Social, COFINS e PIS)

feita por empresas sobre desconto incondicional recebido quando fazem pagamentoa
seus clientes.3) Legislao do ISS de algumas cidadesPor conta da legislao do ISS
de algumas cidades, uma empresa pode ser s o f r e r b i -
tributao quando presta servios fora de sua sede. Alm
d a p e r d a econmica, este fato gera vrios transtornos para a tesouraria.

Solues:

As solues para os problemas vivenciados na tesouraria das empresas sofactveis

na maioria das vezes, embora sua implementao no seja simples.
Ema l g u n s c a s o s , a l m d e m u d a n a s n o s p r o c e s s o s d e o p e r a
o , t a m b m s o necessrias mudanas nos valores e na cultura da
empresa.Do ponto de vista dos profissionais que trabalham na tesouraria, as
seguintesmedidas so indicadas para melhorar os processos numa tesouraria:

Perguntar-se: o que posso fazer ou sugerir para melhorar meu

p r o c e s s o d e trabalho?

Considerar que todo processo operacional pode sempre ser melhorado.

Para problemas mais complexos, buscar desenvolver solues em grupo.

Considerar os trs elementos bsicos dos processos de uma tesouraria:

custo,velocidade e confiabilidade.

Usar um mtodo para soluo de problemas.

Concluso:

em muitas empresas, a desorganizao na tesouraria vistac o m o

um fato natural, algo como sendo ossos do ofcio e tratada com
c e r t a tolerncia. Entretanto, essa desorganizao produz mais estragos do que
aparenta.G e r a i n s a t i s f a o p r o f i s s i o n a l , p e r d a s f i n a n c e i r a s ( a l g u m a s
normalmente nopercebidas) e prejuzo de imagem junto a parceir
o s i m p o r t a n t e s c o m o b a n c o s , fornecedores e clientes. Melhorar os padres de
organizao da tesouraria deveriaser uma meta de todo gestor financeiro.