ORGANIZAO DE ARQUIVO EMPRESARIAL:

RELATO DE EXPERINCIA

TATIANA ROSSI

Resumo: Relatrio de atividades de biblioteconomia e arquivstica desenvolvidas

no arquivo empresarial das lojas Makenji no setor de Recursos Humanos.
Objetivou-se promover a organizao e facilidade na recuperao dos documentos,
bem como zelar por materiais de ordem histrica e de prova para a empresa.
Aplicou-se tcnicas estudadas no decorrer do curso de Biblioteconomia da
Universidade Federal de Santa Catarina sob orientao da Bibliotecria
responsvel e da Supervisora do Recursos Humanos. Os resultados alcanados
foram positivos, uma vez que h agilidade, eficcia e eficincia na recuperao de
documentos solicitados. Concluiu-se que a organizao do arquivo de grande
valia para a empresa, em especial para comprovar informaes requisitadas e que
pode existir valorizao do arquivo mantendo-o em local limpo e com estruturas
condizentes sua importncia.

Palavras-chave: Arquivo empresarial; Biblioteconomia; Arquivstica.

1 INTRODUO

Neste artigo ser abordado o histrico das lojas Makenji e as

atividades desenvolvidas no arquivo do setor de Recursos Humanos
que teve como objetivo promover a organizao e facilidade na
recuperao dos documentos, bem como zelar por materiais de
ordem histrica e comprobatrios para a empresa.
O idealizador e presidente das lojas Makenji, Mrio Kenji Iri
emprestou seu nome para denominar a grife e responsvel pelo
sucesso de uma rede que hoje conta com lojas no Distrito Federal,
Paran, Rio Grande do Sul, Santa Catarina e matriz com escritrio
em So Paulo.
Na dcada de 40 a famlia Kenji Iri chega do Japo e se
estabelece em uma propriedade rural em Marlia (SP). Depois de
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serem perseguidos pelo governo Vargas e terem suas propriedades
confiscadas, transferem-se para Blumenau, onde nasce Mrio Kenji
Iri. Na dcada de 60 Mrio Kenji ingressa na Enciclopdia Britnica
do Brasil e transforma-se no maior vendedor da empresa no pas,
introduzindo novas maneiras de gerenciar e desenvolvendo ainda
mais seu talento para vendas. Em 1974, depois de sair da
Enciclopdia Britnica e abrir uma indstria de purificadores de
gua, d os primeiros passos no varejo de moda junto com sua esposa
Regina Celi Zaguini Iri, abrindo lojas no Mato Grosso e no Paran
(ASEFF, 2006).
Em 8 de maro de 1976 abre a primeira loja no centro de
Florianpolis (SC) com oito funcionrios, chamada Teka Modas, a
qual posteriormente foi denominada Kety Modas, permanecendo at
hoje. A loja inovou com vitrines e preos nas peas, credirio
prprio, alm de fazer liquidaes bem distribudas entre os meses de
alta estao.
Em dois anos j haviam dez lojas em Florianpolis, todas
com nomes e pblicos diferenciados como a Teka, Priv, Malu,
Euforia, Girassol, Purpurina, entre outras, todas concorrentes entre si
(ASEFF, 2006).
Com o advento dos shoppings, no final dos anos 80, a
empresa expande-se para o interior de Santa Catarina e conquista os
trs estados da Regio Sul. Em meados da dcada de 90 a Makenji
envolve-se com as tendncias internacionais, sempre trazidas de
centros de referncia, como Milo, Paris, Nova York e Roma,
tornando-se a marca registrada da grife (ASEFF, 2006).
A misso da Makenji como pode-se verificar nos manuais e
quadros no interior da empresa Oferecer aos clientes a melhor
experincia de compra em moda, com a melhor relao qualidade e
preo.. Sua viso a de Fazer moda para realizar sonhos. e seu
pblico alvo so homens e mulheres da classe B com idade entre 20 e
45 anos que buscam satisfao de vestir-se bem, em sintonia com as
ltimas tendncias da moda.

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 Hoje a Makenji administrada por executivos que seguem
risca a filosofia de seu criador. A empresa busca um diferencial de
qualidade nas atividades, est atenta ao mercado, investe em
treinamento de pessoal, pesquisa de produtos e de matrias primas
nacionais e importadas, conforto e praticidade nas lojas. Atualmente
conta com 36 lojas e cerca de 600 funcionrios, sendo mais de 100
na parte administrativa que fica localizada em Florianpolis no bairro
Estreito.
Na administrao, alm da diretoria geral, existem os setores
de Compras masculino e feminino, Estilo masculino e feminino,
Logstica e Planejamento/Estoque, Marketing, Financeiro,
Contabilidade, Controle de Estoque, Engenharia, Jurdico, Servios
Gerais/Almoxarifado, Tecnologia da Informao, Vendas, Visual
Merchandising e Recursos Humanos, este ltimo com o arquivo
completamente organizado, pois preparado h quase trs anos por
profissionais Bibliotecrios.

2 HISTRICO E ABRANGNCIA DO ARQUIVO

EMPRESARIAL

O Arquivo tem por finalidade a custdia, o processamento

tcnico, a conservao e acesso ao conjunto de documentos
produzidos por uma entidade no desempenho de suas atividades
(ARQUIVO NACIONAL, 2005).
Todos os documentos passam por um ou mais perodos
caracterizados pela freqncia da sua utilizao e pelo tipo de
utilizao que deles feita, denominado de ciclo de vida. Este ciclo
de vida revolucionou a arquivstica contempornea na segunda
metade do sculo XX e compreende as trs idades, composta dos
arquivos corrente, intermedirio e permanente
No arquivo corrente so armazenados os documentos que so
utilizados com muita freqncia. J no arquivo intermedirio, os
documentos ainda so consultados, porm, com pouca assiduidade.
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Os arquivos permanentes so tambm denominados de arquivos
histricos, pois detm documentos de grande valor, apesar de serem
raramente consultados.
Os documentos so suportes, de qualquer formato, que
contm informaes (ARQUIVO NACIONAL, 2005) e a informao
apresentada por Moresi (2000) como o recurso e como um
capital precioso pela possibilidade de utilizao na busca da
competitividade, diferencial de mercado e lucratividade.

A funo primordial dos arquivos disponibilizar as

informaes contidas nos documentos para a tomada
de deciso e comprovao de direitos e obrigaes
que s se efetivar se os documentos estiverem
corretamente classificados e devidamente
organizados. (PAES, 2006, p. 60).

Visto que os documentos so armazenados para posterior

prova, o arquivo necessita de organizao para oferecer segurana e
facilidade na recuperao da informao que deve ser eficiente e ter
muita eficcia. De nada adianta ter uma sala repleta de documentos
importantes e no conseguir recuperar o que precisa. Alm de
comprovar fatos, os documentos tambm podem ser utilizados como
fonte histrica da Instituio e como ferramenta estratgica no
mercado mundial. Desta forma a informao necessita estar disposta
em arquivos muito bem organizados e gerenciados por profissionais
competentes a fim de obter buscas rpidas e precisas.
O profissional da informao capacitado para dirigir,
supervisionar, coordenar, organizar e controlar as atividades de um
arquivo. Ele tem o conhecimento do processamento tcnico para
identificar, classificar, arranjar, descrever, recuperar, disseminar e
conservar os documentos para uma guarda preservada contra a
deteriorizao dos documentos.
O Arquivista sem dvida o profissional da informao mais
capacitado para esta funo, porm, o estado de Santa Catarina ainda
no oferece cursos de graduao em arquivologia, apenas cursos em
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nvel de especializao. neste contexto que os profissionais da
informao Bibliotecrios, que tambm tem a base e habilidades
acima descritas, assumem as atividades dos arquivos empresariais
catarinenses. imprescindvel, porm, que os Bibliotecrios tenham
estudo continuado com cursos de extenso, aperfeioamento e
especializao na rea de arquivstica para continuar atuando com
competncia na funo.
Os profissionais bibliotecrios so responsveis por [...]
agregar valor informao, transformando-a em ferramenta
estratgica, acessvel, til, exata e oportuna para os processos
decisrios da organizao, com vistas competitividade
empresarial. (PIZZARO; DAVOK, 2007, p. 3).
A equipe Makenji tambm passou a corroborar com os fatores
que Moraes e Escrivo Filho (2006) apresentaram de que a busca e
utilizao da informao tornaram-se essenciais e apreciadas como
valor estratgico da empresa. O pessoal de Recursos Humanos
preparou um dossi em setembro de 2003, que foi apresentado para a
Diretoria, no qual constava a situao de calamidade em que se
encontrava o Arquivo, impossibilitando o setor de provar
pagamentos junto fiscalizaes e auditorias e/ou recuperar qualquer
outro documento que necessitasse.

3 ARQUIVO DO SETOR DE RECURSOS HUMANOS DAS

LOJAS MAKENJI

O trabalho de organizao do Arquivo de Recursos Humanos

da Makenji vem ocorrendo desde que a Diretoria deu o aval para o
inicio das atividades. Para isto foi contratada uma consultora que
orientou a organizao do arquivo realizada por quatro estagirios do
ensino mdio, os quais fizeram a separao das rescises por loja no
perodo de 01/03/2004 a 22/07/2004 ainda no antigo Arquivo,
localizado Rua 7 de setembro, n 48 no Centro de Florianpolis em
Santa Catarina.
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 Passados quase dois anos a coordenadora do Departamento
Pessoal Janisse Martins, atual supervisora de Recursos Humanos,
continuava solicitando a transferncia do Arquivo para o prdio junto
ao setor e a organizao contnua do mesmo.
Finalmente a organizao do Arquivo teve continuidade com
a contratao terceirizada da Bibliotecria Grasieti Flores Alves em 1
de fevereiro de 2006. A Bibliotecria foi responsvel pela mudana
do Arquivo para junto do setor de Recursos Humanos localizado
Rua Fulvio Aducci, n 597 no bairro Estreito em Florianpolis;
identificou as prioridades de organizao do Arquivo; formatou um
novo mtodo de ordenao dos documentos para facilitar a
localizao e otimizar o espao; classificou em ordem alfabtica
rigorosa as rescises de 1976 a 1996; iniciou a separao geral dos
materiais por assunto, entre outras atividades.
O Arquivo tem 44m2 e est disposto no andar trreo do
prdio da administrao, antes com apenas 12 estantes, hoje conta
com 30 estantes, 910 caixas arquivo, mesa 2,10mx1,20m para as
atividades de preparao do material, armrio com quatro gavetas e
uma mesa de computador utilizada para dispor os materiais de uso
dirio, onde ser instalado o computador, quando iniciar o processo
de alimentao da Base de Dados.
Devido ao volume de material a ser organizado, a empresa,
junto com a Bibliotecria responsvel, contratou mais uma
Bibliotecria em 13/03/2006 e juntas continuaram o processamento
tcnico dos documentos, tendo auxlio tambm de uma Aprendiz que
permaneceu no quadro de funcionrios do Arquivo de 03/04/2006 a
03/07/2006.
Em 22/04/2006 a Bibliotecria responsvel deixou as
atividades prticas junto ao Arquivo aps assumir uma nova funo
no quadro de funcionrios da Makenji, continuando com a
coordenao da equipe.
Para dar prosseguimento ao ritmo de trabalho foram
contratadas duas estagirias de Biblioteconomia, uma em 02/05/2006
permanecendo at 28/07/2006 e outra com incio dia 16/05/2006
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ficando na equipe at 19/03/2007. A Bibliotecria que atuava
diretamente no Arquivo desligou-se em 14/07/2006.
A partir de 16/08/2006 iniciei as atividades no Arquivo como
estagiria de Biblioteconomia sob a superviso da Bibliotecria
Grasieti e com a companhia da estagiria de Biblioteconomia
Teresinha Oberger.

4 DESENVOLVIMENTO DAS ATIVIDADES

Com relao a tipologia documental Pazin (2005) afirma que

no existe normas, mas lista alguns documentos, como:
Documentos de comunicao e marketing: os meios
utilizados pela instituio na interao com pblico, como as
circulares, o dossi de eventos, manual, folder, etc.
Documentos de constituio: os que do origem e permitem a
existncia das instituies, tais quais, contrato social, estatuto
e regimento.
Documentos de direo: os produzidos pela alta direo que
definem os rumos e a trajetria da instituio, como o
planejamento estratgico, organograma, relatrios, polticas e
normas, etc.
Documentos de reunio: aqueles que apresentam
encaminhamentos e resultados de deliberaes para tomada
de deciso, tais quais a ata, o edital de convocao e
resolues.
Documentos de gesto de recursos humanos: com diversos
documentos divididos em atividades da rea de administrao
de pessoal, rea de sade e segurana do trabalho e da rea de
treinamento e desenvolvimento de pessoas.

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 O arquivo do setor de Recursos Humanos composto de
documentos das trs reas descritas acima, relativos aos funcionrios
da organizao, tais quais: Atestado mdico; Cadastro Geral de
Empregados e Desempregados (CAGED); Comisso Interna de
Preveno a Acidentes do Trabalho (CIPA); Comisses;
Contribuies Assistencial, Sindical e Patronal; Convenes
Coletivas; Currculos; Frias; Folhas de Pagamento; Fundo de
Garantia do Tempo de Servio (FGTS); Imposto de Renda Retido na
Fonte (IRRF); Instituto Nacional do Seguro Social (INSS); Livros e
Fichas Ponto; Programa de Controle Mdico de Sade Ocupacional
(PCMSO); Programa de Preveno de Riscos Ambientais (PPRA);
Recibos de pagamento; Recibos de Vale Transporte (VT), Vale
Refeio (VR), Convnio Mdico e Odontolgico; Reclamatrias
trabalhistas; Relao Anual de Informaes Sociais (RAIS);
Rescises, entre outros.
Em agosto de 2008 a organizao do Arquivo, os Recibos de
Pagamento j estavam completamente higienizados, organizados e
arquivados e o processo de separao das Fichas Ponto havia
iniciado.
A equipe pde observar o fato de vrios documentos no
possurem informaes necessrias para sua classificao, o que
exigiu uma maior ateno e pesquisas complementares, dificultando
e atrasando bastante o trabalho, porm, executando-o de forma mais
completa.
Tendo em vista um resultado com alta qualidade, prezou-se
em cada etapa pelo tratamento do documento, no qual as dobras
foram desfeitas, retirou-se os grampos e clips metlicos, fita adesiva,
entre outros objetos anexados, para seu correto armazenamento.
Aps a disposio nas caixas arquivo, uma etiqueta de identificao
padronizada foi anexada.
Com o trmino da organizao e arquivamento das Fichas
Ponto, foram identificados os Livros Ponto, sendo dispostos em
caixas arquivo para uma melhor disposio e recuperao.

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 As 282 caixas arquivo contendo Rescises e o dossi
completo dos funcionrios foram muito bem tratados, seguindo todo
o procedimento citado anteriormente, alm da identificao de cada
dossi com a loja em que o colaborador trabalhou, data de admisso,
resciso e nome completo do funcionrio.
As Reclamatrias trabalhistas foram identificadas da mesma
forma que os dossis com resciso, acrescidas da identificao de
reclamatria e seu ano.
Os demais documentos ficaram previstos para a organizao
na seguinte ordem de importncia: FGTS e INSS, seguidos do
CAGED e das Contribuies junto ao Sindicato da categoria, os
quais so os documentos mais requisitados depois dos Recibos de
Pagamento, Rescises e Fichas Ponto, os quais tiveram preferncia
na organizao.
Os documentos da RAIS, IRRF, CIPA, PCMSO, PPRA,
Conveno Coletiva, Folha de Pagamento, Atestados Mdicos,
Frias, Benefcios e Comisses ficaram por ltimo no cronograma de
organizao, sem desmerecer sua importncia, devido a pouca
procura para comprovaes e consultas e devido a priorizao dos
outros documentos.
Os documentos do Arquivo corrente so arquivados
diariamente, sendo somente os Currculos organizados mensalmente.
queles documentos transferidos para o Arquivo Intermedirio so
logo tratados para serem incorporados aos demais a fim de terem a
mesma identificao e no se acumularem.
Com os 32 anos de atividade vrias lojas foram abertas,
fechadas e transferidas, desta forma, para melhor conhecer a
Instituio e formar o Arquivo Permanente foi desenvolvido um guia
contendo a descrio de cada loja: sigla, Cadastro Nacional da
Pessoa Jurdica (CNPJ), endereo, bairro e cidade; alm de um
catlogo de orientao para recuperao de documentos no Arquivo
Intermedirio e Permanente; e, uma Tabela de Temporalidade.
Aps a solicitao do documento, identifica-se no guia a loja
pela sigla, CNPJ, endereo, bairro ou cidade, dependendo do dado e
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da dvida que se tem. O setor jurdico, por exemplo, solicita os
documentos pelo CNPJ, enquanto o Recursos Humanos utiliza mais
a identificao de sigla da loja, podendo gerar dvidas quanto a loja
no momento da recuperao.
Com todos os dados da loja em mos, busca-se no catlogo o
tipo de documento que quer se encontrar, neste catlogo est
especificado o tipo de documento, perodo de abrangncia e ordem
de arquivamento, depois s recuper-lo fisicamente.
Para uma melhor conservao dos documentos e
aproveitamento do local, a Tabela de Temporalidade utilizada para
a transferncia de documentos do Arquivo corrente para o
intermedirio ou permanente ou a eliminao dos mesmos (descarte).
Aps findar a organizao dos documentos no Arquivo
Intermedirio pretende-se inclu-los em uma Base de Dados para
facilitar ainda mais a recuperao dos documentos.

5 EVOLUO DA APRESENTAO VISUAL DO ARQUIVO

As figuras abaixo representam a evoluo visual da

organizao do arquivo. Na figura 1 pode-se observar os documentos
soltos, acondicionados em caixas imprprias, dispostos no cho e/ou
em prateleira de madeira.

Fig. 1 -Antigo Arquivo do Recursos Humanos da Makenji em 2003

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 Na figura 2 pode-se observar o processo de organizao dos
recibos de pagamento e a separao por lojas de caixas arquivo
contendo rescises.

Figura 2 - Arquivo do Recursos Humanos da Makenji em 2006

A figura 3 apresenta a mesa j no fundo do Arquivo pela

quantidade de estantes terem sido aumentadas, bem como as estantes
com caixas arquivos identificadas e dispostas por tipo de documento.
Neste processo, as caixas na lateral, dispostas no cho, estavam
sendo esvaziadas.

Figura 3 - Arquivo do Recursos Humanos da Makenji em 2007

A figura 4 est representado o Arquivo como se apresenta

atualmente. Com a identificao das caixas padronizada, estantes
amarradas umas s outras e espao para crescimento entre as caixas.

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 Figura 4 - Arquivo do Recursos Humanos da Makenji em 2008

CONSIDERAES FINAIS

A organizao e recuperao dos documentos no Arquivo

foram elogiadas na mesma proporo em que o Arquivo se
desenvolvia. A cada dia ficava mais bonito, limpo, organizado, de
fcil manuseio para busca e recuperao das informaes.
O departamento jurdico foi um dos setores que se
surpreendeu, talvez por no ter acompanhado passo a passo a
evoluo do Arquivo, mas principalmente por estar em posse de
documentos comprobatrios para apresentar s fiscalizaes,
reclamatrias e auditorias, em questo de minutos. O que antes
levava dias e at meses para recuperar, quando se recuperava, hoje se
investe cerca de minutos e se tem a composio completa dos
documentos solicitados, graas a organizao e mtodos de
recuperao.
A incluso dos documentos na Base de Dados uma
preocupao que ainda se tem, mas ser realizado quando o Arquivo
estiver totalmente organizado, pois com a informatizao, todos os
dados tornam-se acessveis automaticamente, podem ser efetuados

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confrontos, eliminam-se os arquivos duplicados e descobrem-se as
conexes que interligam diversos dados (CONTINOLO, [1975]).
A Makenji uma empresa que se preocupa com o zelo com o
Arquivo. Como diz Vieira (2005, p. 100) Feliz a Organizao que
tem quem zele por seus meios de prova.. Que esta conscincia
nunca deixe de existir e que a cada dia mais empresas sigam seus
passos, contratando profissionais capacitados para a organizao e
cuidado com os seus arquivos.

AGRADECIMENTOS
diretoria e demais funcionrios pelo apoio e valorizao.
Janisse Martins, supervisora de Recursos Humanos, pela
valorizao do meu trabalho, luta para permanncia da organizao
do Arquivo, apoio e orientao quanto ao histrico e processos
administrativos.
Grasieti Flores Alves, Bibliotecria responsvel, por toda ateno
e dedicao prestada nos momentos de dvida e desenvolvimento das
atividades, pelo suporte para a elaborao do guia, catlogo e tabela
de temporalidade, pela luta para manter a ordem do Arquivo, pelos
levantamentos e pesquisas e por todo o carinho despendido nestes
meses em que trabalhamos juntas.
Teresinha Oberger, estagiria de Biblioteconomia, pela
companhia, discusses de idias e sugestes para os trabalhos
desenvolvidos no dia a dia, pela fora e amizade.
Estera Muskat Menezes, professora do Departamento de Cincia
da Informao da Universidade Federal de Santa Catarina, pelas
orientaes em sala de aula e fora dela, colaborao com literaturas e
idias para o desenvolvimento do estgio e artigo.

REFERNCIAS

ARQUIVO NACIONAL (BRASIL). Dicionrio brasileiro de

terminologia arquivstica. Rio de Janeiro, 2005.
Revista ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina, Florianpolis, v.14, n.1, p.104-118, jan./jun., 2009.
116
ASEFF, Marlon. Um talento natural para vendas. Disponvel em:
<http://empreendedor.uol.com.br/_novo/_br/?secao=Noticias&catego
ria=162&codigo=1359>. Acesso em: 18 ago. 2008.
CONTINOLO, Giusepe. Como organizar o arquivo: guia prtico...
Lisboa: M. Fontes, [1975].
MORAES, Giseli Diniz de Almeida; ESCRIVO FILHO, Edmundo.
A gesto da informao diante das especificidades das pequenas
empresas. Cincia da Informao, Braslia, v. 35, n. 3, p. 124-132,
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MORESI, Eduardo Amadeu Dutra. Delineando o valor do sistema de
informao de uma organizao. Cincia da Informao, Braslia,
v. 29, n. 1, p. 14-24, jan./abr. 2000.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e pratica. 3. ed. rev. ampl.
Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2006. 225 p.
PAZIN, Mrcia. Arquivos de empresas: tipologia documental. So
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PIZARRO, Daniella Cmara; DAVOK, Delsi Fries. O papel do
Bibliotecrio na gesto da informao empresarial: uma pesquisa
bibliogrfica em peridicos nacionais de biblioteconomia e cincia
da informao. In: PAINEL DE BIBLIOTECONOMIA EM SANTA
CATARINA, 26.; SENABRAILLE, 5., 2007, Florianpolis. Anais...
Florianpolis: [s.n.], 2007. CD-ROM.
VIEIRA, Sebastiana Batista. Tcnicas de arquivo e controle de
documentos. Rio de Janeiro, Temas e Idias, 2005.
______

THE LIBRARIAN TO FRONT OF BUSINESS ARCHIVE.

Abstract: Report on activities of library and archival developed in the business of
shops Makenji file in the sector of Human Resources. The objective was to promote
the organization and ease the recovery of the documents and ensure that materials
of historical and order of proof for the company. It is applied techniques studied
during the course of Librarianship Universidade Federal de Santa Catarina under
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supervision of librarian responsible and the Supervisory Human Resources. The
results were positive, since there are agility, effectiveness and efficiency in the
recovery of documents requested. It was concluded that the organization of the
archive is of great value to the company in particular to establish information
requested and that there may be recovery of the file in keeping it clean place
structures consistent with its importance.
Keywords: File business; Librarianship; Archival.

_____

Tatiana Rossi
Estudante de Biblioteconomia pela Universidade Federal de Santa
Catarina.
Contato: tat.caua@gmail.com

Artigo:
Recebido em: 15/09/2008
Aceito em: 10/02/2009

Revista ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina, Florianpolis, v.14, n.1, p.104-118, jan./jun., 2009.
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